Бухгалтерский учет и аудит

Организация работы с документами в бухгалтерии


                     АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ

                             РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

                            Факультет менеджмента

                Кафедра информационных технологий управления



                           САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА

                        по курсу  “Делопроизводство”



                                  на тему:

              Бухгалтерская документация в процессе управления



|Студент                              |Н.Г.Микульская                       |
|Наименование учебной группы          |ЭУП-1                                |
|Руководитель                         |В.Ф.Быченков                         |



                                 Минск, 2000


                                 СОДЕРЖАНИЕ

|1. ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………...                       |…….|
|                                                             |3  |
|2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В БУХГАЛТЕРИИ……………………………                 |…….|
|                                                             |4  |
| 2.1.   Виды используемых в бухгалтерии документов………………….   |…….|
|                                                             |5  |
| 2.2.   Организация работы с документами в бухгалтерии……………… |…….|
|                                                             |8  |
|3.  ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………                        |…..|
|                                                             |.11|
| ЛИТЕРАТУРА……………………………………………………………..                         |…..|
|                                                             |.12|
| ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………                           |…..|
|                                                             |.13|



                                 1 Введение

     В  условиях  развития  рыночных  отношений  и  создания  широкой  сети
негосударственных структур, существенно меняется роль  такого  традиционного
для всех учреждений, организаций и предприятий  структурного  подразделения,
как бухгалтерия. Вместо  простого  учетного  органа  бухгалтерия  становится
одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы  и
влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности.

     Учетная  политика  фирмы,  грамотный  анализ   финансово-хозяйственной
деятельности, взаимодействие с налоговыми  службами  –  это  принципиальные,
ключевые моменты в  работе  любой  негосударственной  структуры,  обладающей
полной  самостоятельностью  и  выживающей  в  условиях  острой  конкурентной
борьбы.

     Значимость  данного  структурного  подразделения  требует  постоянного
совершенствования  организации  и  деятельности  бухгалтерии,  улучшения  ее
кадрового  состава,  внедрения   прогрессивных   информационных   технологий
обработки экономической информации.

     Важным  направлением  улучшения  работы  любой  бухгалтерии   является
совершенствование   организации   и   ведение   делопроизводства   в    этом
подразделении.  Многочисленные  виды   документов   (финансовых,   расчетно-
денежных,   первичных   учетных,   отчетно-статистических,   организационно-
распорядительных)  –  “продукт”  труда  работников  бухгалтерии,  отражающий
жизнеспособность фирмы и перспективы ее дальнейшего существования.

     Основным литературным источником при написании  этой  работы  являлась
книга  Андреевой   В.И.   “Делопроизводство   в   бухгалтерии”,   содержащая
малоизвестные  работникам   коммерческих   структур   общие   требования   к
оформлению служебных документов.


                      2 Делопроизводство в бухгалтерии

     В бухгалтерии, как и в  сфере  управления  в  целом,  все  работают  с
документами  как  носителями  информации.  Документ  является   объектом   и
результатом труда в сфере управления.

     ГОСТ определяет  документ  как  “материальный  объект  с  информацией,
закрепленной созданным человеком способом  для  ее  передачи  во  времени  и
пространстве”.  Из  определения  документа  видно,  что  главное  назначение
документа, причина его появления – необходимость зафиксировать информацию.

     Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение
и   накопление,   возможность   передачи    другому    лицу,    многократное
использование, возращение к информации  во  времени.  Документ,  регистрируя
явления, выполняет функцию  учета,  используется  как  доказательство  чего-
либо. Таким образом, документ может выполнять несколько функций.

     Особое место среди  документов  бухгалтерии  занимает  организационно-
распорядительная  документация,  обеспечивающая   как   организацию   работы
бухгалтерии (положения о  бухгалтерии,  должностные  инструкции  сотрудникам
бухгалтерии), так и нормативно-правовую основу многих финансовых и расчетно-
денежных  операций  (приказы  и  распоряжения,  акты  ревизий,  докладные  и
объяснительные записки и д.р.).

     Правильное составление и оформление этих документов в  соответствии  с
действующими нормативами – одна из обязанностей работников в бухгалтерии.

Другой существенной стороной ведения делопроизводства  бухгалтерии  является
систематизация и хранение всех образующихся  здесь  документов,  необходимых
впоследствии не  только  для  анализа  финансово-хозяйственной  деятельности
фирмы, но и для предъявления этих документов  при  аудиторской  проверке,  а
также для сдачи на  хранение  в  установленном  порядке  в  ведомственные  и
государственные архивы.


               2.1 Виды используемых в бухгалтерии документов

     Организационные документы представлены  уставами,  положениями  в  том
числе положением  о  бухгалтерии,  должностными  инструкции   на  работников
этого структурного подразделения, инструкциями и правилами.

     Положения – нормативные акты, имеющий сводный кодификационный характер
и определяющие порядок образование, структуру,  компетенцию,  обязанности  и
организацию работы системных  органов  государства.  Например,  Положение  о
бухгалтерском учете и отчетности  в  Республике  Беларусь  или  Положение  о
документах и документообороте в бухгалтерском учете.

     Положения утверждаются в установленном порядке.

     Инструкция  –  “правовой  акт,  издаваемый  органом   государственного
управления  (или  утверждаемый  его  руководителем)  в  целях   установления
правил, регулирующих организационное, научно-техническое, финансовые и  иные
специальные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц  и
граждан”.

     Инструкции издаются также в целях разъяснения  и  определение  порядка
применения законодательных актов и  распорядительных  документов.  Например:
”Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и  служащих
на   предприятиях,   организациях”,   “Инструкция   о   порядке   заполнения
бухгалтерского отчета предприятия”.

     К распорядительным документам относят постановления, решения, приказы,
распоряжения, указания. Бухгалтерия,  как  правило,  получает  для  сведения
копии распорядительных документов по  основной  деятельности  и  обязательно
копии приказов по  личному  составу,  по  которым  начисляется  заработанная
плата.

     Приказ  является  самым   распространенным   видом   распорядительного
документа, применяемого в практике управления. Приказ издается  по  вопросам
создания, ликвидации, реорганизации учреждений или  их  структурных  частей;
утверждение положений, правил и т.п.

     По  средством  приказа  руководитель  ставит  основные  задачи   перед
работниками,  указывает  пути  решения   принципиальных   вопросов.   Приказ
обязателен для всех работников данной  организации  или  отрасли.  Например:
“Приказ  по  личному  составу”.   Его   копия   обязательно   передается   в
бухгалтерию.

     Протокол.  Работникам  бухгалтерии,  входящим   в   состав   различных
комиссий, не редко приходится оформлять протоколы заседаний. Протокол  можно
определить как документ, фиксирующий  ход  обсуждения  вопросов  и  принятие
решений  или  как  документ  с  записью  всего  происходящего  на  собрании.
Протокол ведется, как правило, во время заседания. Оформляется  протокол  по
форме  общего  бланка  на  чистом  листе  бумаги.  Полностью  подготовленный
протокол подписывается председателем и секретарем. Потом  он  формируется  в
дело вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания.

     Наиболее часто работникам бухгалтерии приходится составлять акты.

     Акт  –  документ  составленный  несколькими  лицами  и  подтверждающий
установленный  факт,  событие,  действие.  Чаще  всего   акты   составляются
комиссиями.  Работники  бухгалтерии  входят  во  многие  комиссии,  особенно
связанные  с  учетом  или  списанием  материальных  ценностей.  Поводы   для
составления  акта  могут  быть  различными,  отсюда  и  большое   количество
разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий); акт приема-
передачи  (при  смене  руководства,  материальных  ценностей;   акт   приема
объектов и т.п.

     Акт независимо от разновидности составляется по единой схеме.

     Служебные письма – обобщенное название большой  группы  управленческих
документов  различного  содержания,  которые  служат  средством  общения   с
учреждениями,  организациями  и  частными  лицами,  сообщения   чего-нибудь,
уведомления  о  чем-нибудь.  Служебные  письма   применяются   для   решения
многочисленных   оперативных   вопросов,   возникающих   в    управленческой
деятельности,   отсюда   вытекает   разнообразие   вида   писем:    запросы,
уведомления, приглашения, претензии,  изменения,  замечания,  требования   и
т.п.

     Служебные письма занимают до 80%  входящие  и  исходящей  документации
учреждения в целом и  часто используется в деятельности бухгалтерии.

     Сопроводительное  письмо  -  часто  составляемый   документ,   который
информирует  адресата о направлении к нему прилагаемых к письму  документов.
Составление  сопроводительных  писем  допустимо  лишь  в  том  случае,  если
необходимо что-либо  разъяснить  или  дополнить  к  приложенным  документам:
указать срок исполнения, объяснить причину задержки и т.д.

     Также могут составляться  письмо-приглашение,  информационное  письмо,
рекламное письмо, письмо-извещение, гарантийное письмо и т.п.

     Докладная  записка  –  документ,  адресованный  руководителю   данного
учреждения  и  информирующий  его  о  сложившейся  ситуации,  имевшей  место
явлении или факте, о выполнении работы.


             2.2 Организация работы с документами в бухгалтерии

     Бухгалтерия, как структурное  подразделение,  выполняет  специфические
функции ведения бухгалтерского учета. В небольших  организациях  эту  работу
может выполнять один человек – бухгалтер. Однако  во  всех  случаях  функция
бухгалтерского учета является одной из функций управленческой  деятельности.


     Бухгалтерия в своей работе с документами  руководствуется  Инструкцией
по делопроизводству в данной организации и номенклатурой дел в бухгалтерии.

     Так  как  бухгалтерия  –  это  структурное  подразделение  учреждения,
организации  или  предприятия,   документы   бухгалтерии   являются   частью
документального   фонда   организации   в   целом   и   включены   в   общий
документооборот.

     Под документооборотом понимается “движение документов в организации  с
момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки”.  В
Положении о документах и документообороте  в  бухгалтерском  учете  указано,
что “Движение первичных документов в  бухгалтерском  учете  регламентируется
графиком”.

     Вся документация бухгалтерии делится на три документальных потока:

    * Входящие (поступающие) документы;

    * Исходящие (отправляемые) документы;

    * Внутренние документы.

     Бухгалтерские  документы  поступают   в   общем   потоке   документов,
адресуемых учреждению.  Они  получаются  и  обрабатываются  экспедицией  или
специально выделенным работником. При получении документов,  после  проверки
правильности их доставки, конверты вскрываются  и  проверяется  правильность
вложения и  его  ценность,  т.е.  наличие  всех  страниц  документа  и  всех
приложений. Для факса также  проверяется  как  общее  количество  полученных
страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так  и
их читаемость. В случае  неполного  получения  факсимильного  сообщения  или
плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

     Заканчивается  первичная  обработка  документов  сортировкой   их   на
регистрируемые и нерегистрируемые и подачей  нерегистрируемых  документов  в
отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны,  поэтому  они  обычно
входят в список документов, не подлежащих  централизованной  регистрации,  и
сразу  передаются  в  бухгалтерию.  Кроме  того,  в  бухгалтерию   поступает
достаточно большое количество документов от отделов.

     Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою  специфику  и
проходит  в  бухгалтерии.  В   соответствии   с   распределением   служебных
обязанностей поступивший документ передаются тому работнику бухгалтерии,  за
которым закреплен этот участок работы.  Например,  финансовая  деятельность,
материальная, расчет заработной платы и т.д.

     Все  первичные  документы,   поступившие   в   бухгалтерию,   подлежат
обязательной проверке  как  по  форме  (полнота  и  правильность  оформления
первичных  документов,  заполнение  реквизитов),   так   и   по   содержанию
(законность   документируемых   операций,   логическая   увязка    отдельных
показателей) [3].

     “Проверенные и принятые к учету документы систематизируются  по  датам
совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются  мемориальными
ордерами (накопительными ведомостями)” [4] или “содержащиеся  в  принятых  к
учету  первичных  документах  информация,  необходимая   для   отражения   в
бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных  регистрах”
[5].

     Порядок записей и формы накопительных учетных документов определены  в
инструкциях по бухгалтерскому учету.

     Подготовка  организационно-распорядительных   документов   ведется   в
бухгалтерии  по  общим   правилам   составления   и   оформления   служебных
документов.

     Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии  производится  в
общем потоке документов учреждения через секретаря-референта или  канцелярию
(экспедицию).

     При отправке проверяется правильность оформления документа:

  * Наличие подписи;

  * Наличие даты;

  * Наличие заголовка;

  * Правильность адресования;

  * Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

     Если  документ  оформлен  неправильно  или  представлен  не  в  полном
комплекте, он возвращается в бухгалтерию для доработки.


                                3 Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного
элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы,
обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для
принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и
источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой
работы.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством
соответствующих документов. Таким образом, документация, будучи тесно
связана со всеми формами управленческой деятельности, используется
аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных
на него функций.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным,
предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно
является одним из средств укрепления законности и контроля.

     От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном
итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной  организации
документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в  бухгалтерии,
где  несвоевременная  обработка  финансовых  документов  может  привести   к
отрицательным экономическим последствиям.


                                 ЛИТЕРАТУРА

1. Андреева В.И. Делопроизводство в бухгалтерии. – М., 1994.

2. ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и  определения.
   – М., 1984 с.4  п.37

3.  Инструкция  по  бухгалтерскому  учету  в  учреждениях  и   организациях,
   состоящих на бюджете.  п. 16, с. 11

4. Горбачев Н.Н. Методическое пособие по курсу “Делопроизводство”. Часть  I-
   II. – М.: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 1997. –
   142 с.

5. Киреанова М.В., Аксенов Ю.М. Документационное обеспечение  управления.  -
   Новосибирск, 1986.



смотреть на рефераты похожие на "Организация работы с документами в бухгалтерии"