Менеджмент

Пример должностной инструкции секретаря-референта


ЗАО "РИНГО" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
01.03.96    № 3
секретаря-референта генерального директора
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "РИНГО" О. В. Ломов
01.03.96
                  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Секретарь-референт   относится   к   категории   специалистов
предприятия,

принимается и увольняется директором.
2. Основными    задачами   секретаря-референта   являются   организационное

и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
   —  законодательными актами РФ;
1. Уставом предприятия;
2. Положением о функциональных службах предприятия;

1. приказами (указаниями) руководства предприятия;
2. нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
   -  настоящей должностной инструкцией.
5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним

специальным образованием и стажем работы не менее 1   года или без стажа,
но

при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
   -  перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной
   деятельности;
3. организации работы с документами, составления документации;
4. организации управленческого труда;

3. применения средств вычислительной и организационной техники;
4. перевода  служебной  документации   на  иностранный   язык
коммерческого

партнера;
5. культуры труда и служебной этики;
6. охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
7. оказания первичной медицинской помощи.

                     2. ФУНКЦИИ
   На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства

в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
5. Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ
Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсут

ствия инспектора по персоналу).
7. Ведение учета рабочего времени сотрудников.
8. Ведение учета командировочных удостоверений.

                         3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
   Секретарь-референт должен;
1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финан

сово-хозяйственную деятельность предприятия.
2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов,

информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3. Контролировать качество подготовки, правильность составления,
согласования

и утверждения документов, представляемых на подпись руководству
предприятия.
4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства,

принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их

выполнение.
5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их

до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов,
предо

ставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как ком

мерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам
теку

щей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).
7. Вести прием посетителей.
8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятель

ности предприятия:

8. оформление приказов по личному составу;
9. оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

   — оформление трудовых книжек;
10. оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
11. оформление командировочных документов;
12. оформление листов нетрудоспособности;
13. ведение табеля учета рабочего времени;
14. выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
   3.9.     Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных
   работ.
10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.
11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на

уничтожение.     •
12. Выполнять отдельные  поручения  руководства  по  профилю  финансово-

хозяйственной деятельности предприятия.
13. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в
   бухгалтерию.

                      4. ПРАВА
   Секретарь-референт имеет право:
Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также

объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям

и специалистам предприятия.
Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с на

рушением  установленных правил  их  составления  и   оформления   (ГОСТ
6.38-96),

международных правил оформления документов (ISO).
Визировать   документы   управленческой   деятельности   в   рамках   своей

компетенции.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению доку-

ментационного обеспечения  деятельности  предприятия,  совершенствованию
форм

и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения

служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в
деятель

ности предприятия.
2. Работать с документами, имеющими гриф "КТ" или "Конфиденциально".
3. Принимать решения в пределах своей компетенции.
Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по во

просам проверки исполнения документов, поручений и представления
необходимой

информации руководству.

                  5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
   Секретарь-референт несет ответственность за:
1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.
3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Кон

фиденциально" или "КТ".


0. Зам. директора
подпись
С. Р. Сегедин
 Юрисконсульт
 подпись    О.С. Васильева
 28.02.96


смотреть на рефераты похожие на "Пример должностной инструкции секретаря-референта "