Менеджмент

Язык и стиль распорядительных документов: язык и стиль коммерческой кореспонденции, язык и стиль инструктивно-методических документов. Реклама деловой речи. Правила оформления документов. Речевой этикет в документах

                         Институт Бизнеса и Политики
                            Нижегородский филиал


                     Факультет «Экономики и управления»



                                   РЕФЕРАТ



                по дисциплине «Русский язык и культура речи»



            На тему : «Язык и стиль распорядительных документов:


               язык и стиль коммерческой кореспонденции, язык


                и стиль инструктивно-методических документов.


            Реклама деловой речи. Правила оформления документов.


                       Речевой этикет в документах. »



                                  Выполнил:

                               Студент 3 курса
                                                          Заочного отделения

                                № з/книжки 3097

                                Катрова О.В.

                                  Проверил:

                                Пещерова И.А.



                                 Н.Новгород
                                   2003 г.


                                 Содержание



 Введение.
                                -  3


 Основная часть:
   1. Язык и стиль коммерческой коресспонденции.                    -   4

            2. Язык и стиль инструктивно-методических документов.      -
4

   3. Реклама деловой речи.
                 -   6
   4. Правила оформления документов.
      -   6
   5. Речевой этикет в документах.
            -   9

  Заключение.
                              -  11

  Список использованной литературы.
          -  12



                                  Введение.


                    «Это я почтальон Печкин, принес посылку. Только я вам её
                                не отдам, потому что у вас документов нету.»

                                                      из книги Э. Успенского
                                                    «Трое из Простоквашино».


В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически в любой
сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что же означает
слово документ? В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее
определение термина «документ».
Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость
с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во
времени и пространстве в целях его хранения и использования.
Деловой  стиль- это совокупность языковых средств, функция которых –
обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений,
возникающих между органами государства, между организациями или внутри них,
между организациями и частными лицами в процессе их  производственной,
хозяйственной и юридической деятельности.
Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и
требований принятого стандарта: Единой государственной системы
делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.
В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной
излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой -
выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.Различают две
категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не
однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют
документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое
содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную
форму, но вариативное содержание, т.е. значительно различаются по имеющейся
в них информации.



                               Основная часть.


                1.Язык и стиль коммерческой коресспонденции.


Неоднородность тематики и разнообразие жанров позволяет выделить в
рассматриваемом стиле две разновидности, одной из которых является обиходно-
деловой стиль, к которому относится коммерческая корреспонденция: частные
деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и
др.). Она характеризуется известной стандартизацией, облегчающей её
составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на
устранение неоправданной информационной избыточности.



            2. Язык и стиль инструктивно-методических документов.


Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров,
государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов,
инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Документы – это
письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Несмотря на
различия в содеожании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в
целом характеризуется рядом общих черт,(обладает следующими обязательными
качествами):

1) Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-
фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися
ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во
внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…);
2) Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик,
   квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители);
   название лиц по профессии и социальному положению, значение совокупности
   (граждане, служащие);
3) Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в
общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, сторона,
реализация…);
4) Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например,
   служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не
   посылается);
5) Преобладание имен существительных;
6) Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение);
7) Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования
   (считать, принять, должен, обязан);
8) Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих
   личных форм глагола;
9) Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении
   предписания или долженствования, а также форм глагола со значением
   констатации (комиссия осмотрела);
10) Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу,
   по линии, в части);
11) Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций:
   простые предложения (как правило, повествовательные, личные,
   распространенные, полные), с однородными членами, обособленными
   оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в
   предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения;
12) Использование прямого порядка слов в предложениях;
13) Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм
   формулировок, экономное использование языковых средств;
14) Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы
   (удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употребление
   присущих этому стилю клише;
15) Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований
   (юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и
   фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревеатур;
16) Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов
   (на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также различных
   устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей предложения (на
   случай, если…, на том основании что… и т.п.);
17) Повествовательный характер изложения (нейтральный тон),  использование
   номинативных предложений с перечислением;
18) Прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его
   конструирования (точность, исключающая двоякое понимание);
19) Тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое
   подчинение одних  фактов другим;
20) Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;
21) Слабая индивидуализация стиля;
22) Достоверность и объективность;
23) Безупречность в юридическом отношении. Т.е.должна быть стандартность
   языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
24) Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе
   устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний,
   в построении фразы и всего текста.
По возможности точно и полно объяснить факты окружающей нас
действительности, показать причинно следственые связи между явлениями,
выявить закономерности исторического развития и т. д. Научный стиль
характеризуется логической последовательностью изложения,упорядоченной
системой связей между частями высказывания, стремление авторов к точности,
сжатости, однозначности выражения при сохранении насыщенности содержания.
Характерной чертой стиля научных работ является их насыщенность терминами,
в частности интернациональнами. Не следует, однако, переоценивать степень
этой насыщенности: в среднем терминологическая лексика обычно составляет 15-
25 процентов общей лексики, использованной в работе.
Во-первых, в качестве условия высокой частотности сложных предложений в
текстах деловой речи выступает её письменный характер, требующий полноты
изложения дела в тексте документа. Заметим,что с этим же фактором связано
частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленных именных
словосочетаний, преимущественно с родительным падежом типа: 1) разработка
+2) проблем +3) дальнейшего совершенствования +4) очистки +5) промышленных
стоков.
Во-вторых, здесь сказывается требование логичности изложения: в этом плане
необходимыми становятся схемы сложноподчиненного роедложения с союзной
связью, с придаточными причины, следствия, условия.
В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания требования краткости
изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько
количество слов в предложении, сколько «стремление вместить в пределы одной
фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей «представить
все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с
выводом из них в одном целом».


                          3. Реклама деловой речи.

В рекламе широко применяется промышленная графика, плакат, оформительское
исскуство, малые формы архитектуры. Современными средствами рекламы деловой
речи являются:
         1) печать (газеты, журналы, афишы, проспекты и др.);
         2) телевидение;
         3) радио;
         4) витрины;
         5) вывески;
         6) световые объявления;
         7) товарные и фирменные знаки.

                      4. Правила оформления документов.



      Сколько  существует  документов,  столько   существует   способов   их
оформления. Каждый документ оформляется  по-своему.  Рассмотрим  на  примере
делового  письма.  Деловое  письмо  принято  писать  на  бланках  фирмы  или
организации, где уже имеются  реквизиты  учреждения  или  фирмы-отправителя.
Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой  фирмы,  поэтому
к его оформлению следует отнестись со  всей  серьезностью.  Чем  официальнее
бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

      Рассмотрим его структуру:

      С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя  указывается
дата отправления с указанием  месяца  буквами,  например:  10  мая  1999  г.
Принятые  у  нас  сокращения   10.05.99   в   международной   переписке   не
употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем  число  –  май
10, 1999.

      Само письмо необходимо начинать с точного повторения в  левом  верхнем
углу адреса, написанного на конверте.

      Еще ниже, без абзаца, сразу у поля опять  же  с  левой  стороны  пишут
вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:

      · «Дорогой г–н (или г–жа) + фамилия»;
      · «Дорогой доктор + фамилия»;
      · «Господа»;
      · «Уважаемые господа»;
      · «Уважаемый г–н + фамилия».

      После вступительного обращения ставится запятая, а не  восклицательный
знак, как принято в нашей практике.

      В официальных письмах не принято обращаться на ты. К людям, занимающим
достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на  ты  даже
в том случае, если в жизни вы с ними накоротке.  В  зависимости  от  степени
близости с корреспондентом обращение может  начинаться  словами:  «Уважаемый
Джон»  (имя),  либо  «Уважаемый  Смит»  (фамилия).Посылая  письмо   в   ФРГ,
необходимо употребить обращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».

      А в Австрию и Швейцарию, например, достаточно  написать  «Дорогой  г–н
доктор».

      Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма.  Для
этого достаточно поставить Re: (английское in Reference to  —  относительно,
что касается), Русский эквивалент – «касательно» или «Kac.». Например;  «Re:
В ответ на ваш телекс oт 05 мая 1999 г.».

      Если письмо касается только  одной  проблемы,  то  тему  письма  можно
обозначить и до обращения сразу после адреса. Если же переписка с  партнером
ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае  было  бы  удобнее
сразу после однократного обращения обозначить темы  письма  и  этим  разбить
письмо на соответствующее число блоков. Например:

      Дорогой г–н Смит,
      Re: О ваших предложениях по проекту «Омега»;
      Неоплаченные счета №№ 28765, 54б78;
      О поставках картофеля в октябре 1998 г.

      Однако более современным считается способ,  при  котором  заголовок  к
тексту  письма  просто  подчеркивается  или  пишется   заглавными   буквами.
Например:

      Дорогой г–н Смит,
      О Ваших предложениях по проекту «Омега».
      Дорогой г–н Смит,
      О ваших предложениях по проекту «омега»,

      Далее следует текст письма. В настоящее время все большую популярность
приобретает так  называемый  цельноблочный  стиль,  при  котором  абзацы  не
начинаются с отступлением на 5  знаков,  а  даются  вровень  с  левым  полем
страницы так  же,  как  и  внутренний  адрес,  заголовок  к  тексту  письма,
вступительное обращение и заключительная  формула  вежливости.  Чтобы  четко
отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2,  а
через 3-4 интервала.

      Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как
правило,  употребляется  комплимент  «Весьма  искренне  Ваш»  («Very   truly
yours»).  В  других  случаях   употребляется   комплимент   «Искренне   Ваш»
(«Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми  пожеланиями:
«Наилучшие пожелания г-ну...»,  «С  наилучшими  пожеланиями»,  «Примите  мои
наилучшие пожелания» («My best regards») и т. д.

      Этим     комплиментам      должны      соответствовать,      следующие
обращения:Уважаемый г–н (Dear  Sir.)  –  С  уважением,  (Your  faithfully.);
Уважаемый г–и Браун, (Dear Mr. Brown,) – Искренне Ваш,  (Sincerely  yours,);
Многоуважаемый г–н Браун, (Му Dear Mr.  Brown,)  –  С  искренним  уважением,
(Very truly yours).

      При формулировке вступительного обращения  и  комплимента  учитывается
принцип взаимности. Особенно это касается  ответов  на  письма.  В  ответном
письме используются те же выражения,  что  и  в  присланном.  Заключительная
форма письма зависит от  степени  близости  корреспондентов,  их  отношений,
стиля общения и пр.

      Под комплиментом ставится  подпись  с  указанием  под  ней  фамилии  и
должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с  правой  стороны
листа, как раз под заключительной формулой вежливости.  Если  заключительный
комплимент расположен с левой стороны  (это  практикуется  в  Германии),  то
подпись  ставится  с  левой  стороны  также  под   заключительной   формулой
вежливости. Фамилия подписывающего письмо  печатается  на  машинке  под  его
рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией,  напечатанной
на машинке, – 2-2,5 см.

      Чтобы не ставить партнера в трудное положение  с  определением  вашего
пола, желательно написать своё имя полностью.

      Если после написания письма срочно надо сообщить о  событиях,  которые
произошли позже, то в этом случае в письме ставится P. S.  (постскриптум)  и
дописывается необходимая информация. В конце  постскриптума  снова  ставится
подпись.  Желательно,  по  возможности   припиской   в   конце   письма   не
злоупотреблять.

      Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы,  то  они
обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной  строке  после
слова «Приложение (Enclosurе)». Например:

      Приложение: 1. Контракт (5 л.)

                    2. Страховой полис (6 л. ).

      Указание на рассылку копий (Carbon сору  или  СС)  занимает  отдельную
строку под приложением и появляется в письме, когда возникает  необходимость
направить его по нескольким адресам. Например:

Копия: Г–ну С. Шатайло «Нацбанк».


                       6. Речевой этикет в документах.



      Речевой   этикет   регламентирует   словесные   формулы   приветствия,
знакомства,  поздравления,  пожелания,  благодарности,  извинения,  просьбы,
приглашения,  совета,  предложения,  утешения,  сочувствия,  соболезнования,
комплимента,  одобрения;   к   речевому   этикету   относят   также   манеру
разговаривать  (искусство вести беседу).

      В  культуре  современного  типа,  в  которой  превыше  всего   ценится
возможность свободного  выбора  и  полной  реализации  личности,  «искусство
общения» заключается не столько в том, чтобы сохранить свой статус,  сколько
в умелом и разумном  приспособлении  его  к  конкретной  ситуации.  Наиболее
высоко оценивается не  буквальное  соблюдение  правил,  а  умение  в  случае
необходимости  нарушать  их.  Вместо  обязательных  предписаний  и  запретов
ритуализованного  поведения  —  творческое  обыгрывание  существенно   более
мобильных норм.

      Строго говоря,  речевым  этикетом  может  быть  признан  только  такой
этикет, который предполагает возможность выбора. Вежливость начинается  там,
где  кончается  целесообразность,  хотя  в  вежливости,   несомненно,   есть
целесообразность более высокого порядка. Речевой этикет всегда  предполагает
определенную избыточность, и с этим во  многом  связан  его  художественный,
эстетический характер.



                                  Заключение.



Официально-деловой стиль представляет собой один из функциональных стилей
современного русского литературного языка: набор языковых средств,
предназначение которых – обслуживание сферы официально деловых отношений.
Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по
единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов
различаются спецификой  своего содержания, а соответственно и своей формой;
объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для
передачи деловой информации. А всё это очень важно в сегодняшнем бурно
развивающемся деловом мире.



                       Список используемой литературы.


Русский язык и культура речи- под редакцией  профессора
В.И.Максимова.М,2002 г.
Дифференциальные признаки официально-делового стиля на синтаксическом
уровне – И.С. Вольская. М, 1963 г.
Корреспонденция и делопроизводство – В.А.Бахарев, Г.Н. Корякин. М, 1970г.
Русский язык и культура речи – Н.Ю.Штрейкер. М, 2003г.



смотреть на рефераты похожие на "Язык и стиль распорядительных документов: язык и стиль коммерческой кореспонденции, язык и стиль инструктивно-методических документов. Реклама деловой речи. Правила оформления документов. Речевой этикет в документах "