Предпринимательство

Обов'зки секретаря


                     Міністерство освіти і науки України


               Тернопільський державний технічний універститет


                              імені Івана Пулюя



                              Реферат на тему:
                             Обов’язки секретаря



                                                  Підготував: ст. гр. МВ-ІІІ
                                                                Лізогуб О.О.
                                                     Прийняла: Савченко Т.О.


                               Тернопіль- 2000
                                    Зміст

. Трохи з історії.
. Можливості секретаря-референта.
. Основні функції секретаря.
. Сучасні вимоги.
. Класифікація секретарів.
. Обов'язки.
. Висновок.


  1. Трохи з історії.

        Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів.
  Потім з секретарів виділилися нотаріуси.

        А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів  і  перів
  поступово  перетворилися  в  діловодів.  Традиційно  в  ролі   секретарів
  виступали чоловіки.  І  тільки  в  кінці  18  століття  з'явилися  жінки-
  секретарі.



2. Можливості секретаря-референта.


        Секретар    це  обличчя  фірми.  Він  перший,   з   ким   стикається
  відвідувач,  що  прийшов  в  установу,   перший,  з  ким   зустрічається,
  починаючи  свій  трудовий  день  керівник,  перший,  хто  відповідає   на
  телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря  багато  в  чому  залежить  не
  тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і
  клієнтів фірми.

        Секретар повинен  бути  завжди  в  «формі»:   ретельно  і  продумано
  одягнутий, охайний, готовий швидко і  кваліфіковано  виконати  дані  йому
  доручення., уміти спокійно,   без  розгубленості,  різкості,  суєти  і  з
  достоїнством  вирішувати  питання  в  рамках  своєї   компетенції.   Йому
  необхідний дар відчувати «нюанс»  справи, що дозволяє вільно  виходити  з
  скрутних ситацій, зокрема,  не бачити і  не  чути  того,  чого  не  треба
  бачити або чути. Секретар завжди повинен бути  на  насторожі  і  в  курсі
  багатьох справ: вести роботу з документами,  брати  участь  в  проведенні
  ділових зустрічей і переговорів, відповідати  на телефонні дзвінки і  сам
  робити  розпорядження  за  дорученням  керівництва,   здійснювати   запис
  відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і  разові  доручення,
  наприклад, передачу  грошей,  міжміську  телефонну  розмову,  відвідувати
  хворого товариша по службі і так далі.

        Через  секретаря  здійснюється  зв'язок  керівника  з  підлеглими  і
  зовнішніми світом. Здатність  орієнтуватися  в  складному  різноманітному
  потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати  її  часто
  визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.



        Основні функції секретаря.

        Важливу роль  грає  професійна  базова  підготовка,  що  включає  як
  високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути
  визначені відповідно до основних функцій секретаря:

. знання,  необхідні для ефективної  участі  в  інформаційно-документарному
  забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними
  засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);
. знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її  внутрішньою
  структурою і зовнішніми зв'язками;  знання правових актів і додатків,  що
  регламентують роботу фірми і її співробітників;
. знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення  роботи  фірми  і
  її адміністрації; вони  необхідні  секретареві  при  підготовці  нарад  і
  прийомі відвідувачів, при діловій переписці і  ділових  переговорах,  при
  плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.

  Сучасні вимоги.

        Щоб   відповідати  сучасним  вимогам,  секретар   повинен   володіти
  наступними якостями:

. мати професійний імідж;
. добре володіти мовою і письмом;
. володіти хорошою пам'яттю;
. добре орієнтуватися у часі;
. тримати  в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
. уміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;
. освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;
. бути енергійним, проявляти ініціативу;
. швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;
. підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;
. контролювати фінанси офісу;
. бути обачним в конфіденційних, делікатних  питаннях фірми.

  Класифікація секретарів.

        Є декілька позицій, які займають секретарі:

        RECEPTIONIST   дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить
  відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій
  посаді необов'язкове  знання  іноземної  мови.  Основна  вимога    уміння
  триматися і акуратність.

        На цьому ж рівні знаходиться  посада  інформатора.  Тільки  в  цьому
  випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

        Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада  OFFICE
  MENEGER,  який займається організацією офісу.

        Сама ж висока посада   PERSONAL  SEKRETARY    помічник  генерального
  директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного
  шефа,  відповідає  на  кореспонденцію  як  на  украінській,  так   і   на
  англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика  увага
  приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості,  виконавчості
  . Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але  і   ініціатором.
  Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не
  межа. Можна вирости з секретаря в менеджери…

        Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана  з  тим,  що  вона
  завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами.
  Він як би безліччю ниточок зв'язує  різні підрозділи фірми, знаходиться в
  центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в
  ритмічному ефективному функціонуванні фірми, в  створенні  психологічного
  клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.


  Обов'язки.


        Без  особливого  роду  знань,   умінь  і  навичок   секретареві   не
  справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

. облік, реєстрація, розгляд і підготовка  поступаючої  кореспонденції  для
  доповіді керівництву;
.  оформлення   (в  тому  числі  друкування)   і   розсилка    розподільних
  документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т.  п..;
.  підготовка  по  вказівці  керівника   і   узгодження   зі   структурними
  підрозділами   проектів  окремих  наказів,  довідок,  листів,   відрядних
  посвідчень і інших документів;
. оформлення протоколів розсилок виписок з них;
. аналіз  довідок  і  доповідей  структурних  підрозділів  з  висновками  і
  пропозиціями по них;
.  підготовка  і  своєчасна  розсилка  матеріалів   до   засідань,   нарад,
  конференцій, семінарів і з'їздів;
. прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;
. організація прийомів відвідувачів;
. прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка
  поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка  справ  до
  здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.

        Крім  роботи  з  документами   в  обов'язку  секретаря   включаються
  функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:

1. технічне забезпечення роботи керівника;
2. підготовка і організація  матеріально-технічного  забезпечення  засідань,
  нарад;
3. організація прийому працівників і відвідувачів;
4. телефонне обслуговування;
5. підготовка відряджень;
6. організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;
7. стенографування;
8. контроль за святковими і ювілейними датами;
9. обробка пошти;
10. машинописні роботи;
11. збір ділової інформації  і її реферування  по завданню директора;
12. збір матеріалів для доповідей і мов керівника;
13. ведення табеля обліку робочого часу і т.д.

        Перераховані службові обов'язки можуть  бути  обмежені  і  доповнені
  іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської
  роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути  головні  аспекти  професійної
  діяльності  і культури  праці секретаря.

        Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в  умовах
  стресу. У цьому  випадку  виручає  уміння  слухати,  правильно  розуміти,
  запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення.



3. Висновок.


        Пам'ятайте: ваші  помилки    це  помилки  тієї  посадової  особи,  в
  структурному підрозділі якого ви працюєте.

        Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні питання:  Що
  треба зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?

        Небагато роздуму, трішки здорового  глузду,  оперативності    і  все
  готове. Якщо ви цілеспрямована і  організована,  ділова,  доброзичлива  в
  спілкуванні з оточуючими і приваблива, то професія секретар чекає вас.



                              Перелік посилань

         При  написанні  реферату   використовувались   найновіші   дані   з
комп’ютерної мережі  Internet.  Джерело  інформації  розташоване   на  сайті
наукової бібліотеки Національного університету "Києво-Могилянська  академія"
за  адресою:   http://www.ukma.kiev.ua/ukmalib/UKRAINE/ukraine.html.   Також
використовувались дані з інших цифрових  бібліотек.



Лізогуб Олег
В рамках проекту “Працюй головою”
Е-mail: Lizogub@tu.edu.te.ua


смотреть на рефераты похожие на "Обов'зки секретаря"