Предпринимательство

Виды обработки документов

Содержание:



Введение.   3
Виды обработки документов.   4
Докладная записка (внутренняя).   7
Служебное письмо (внешнее)   9
Заключение  11
  Список используемой литературы: 12



                                  Введение.


      Нормативно-методическая  база  делопроизводства  -  это   совокупность
законов,    нормативно-правовых    актов    и    методических    документов,
регламентирующих технологию создания, обработки,  хранения  и  использования
документов в  текущей  деятельности  учреждения,  а  также  регламентирующие
работу службы делопроизводства - её структуру, функции,  штаты,  техническое
обеспечение и т.д.
      Документационное обеспечение - важнейшая  задача  деятельности  любого
учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской  Федерации
регламентирует  общие  принципы  организации  документационного  обеспечения
деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.
      Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает
виды  и  разновидности  документов,  создаваемых  с  целях  фиксации   актов
гражданских  взаимоотношений,  регистрации  фактов  их   возникновения   или
прекращения,  подтверждения  правоотношений  и  др.  наряду  с   гражданским
кодексом Российской  Федерации  отдельные  стороны  работы  с  документацией
регулируются  специальными  Федеральными  законами.  Например  закон  РФ  "О
стандартизации" от 10 июня 1943 г.  №5154-1  устанавливает  правовые  основы
стандартизации  в  РФ,  обязательные  для   всех   государственных   органов
управления, предприятий фи  предпринимателей,  общественных  объединений,  и
определенные  меры   государственной   защиты   интересов   потребителей   и
государства посредством разработки и применения  нормативных  документов  по
стандартизации.[1]
      Цель данной работы рассмотрев лишь некоторые аспекты делопроизводства,
такие как виды обработки документов, а также  правила  оформления  докладной
записки (внутренней) и служебного письма (внешнего) в соответствии  с  ГОСТ-
ом

                         Виды обработки документов.


      Установление порядка движения документов или управление  документацией
организации  заключается  в  создании   условий,   обеспечивающих   хранение
необходимой документационной информации, её быстрый  поиск  и  снабжение  ею
потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами.  Документооборот
- это движение документов с момента их получения или создания до  завершения
исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.  Документооборот  можно
разделить не следующие этапы:
      . экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию
      . предварительное рассмотрение документов  службой  документационного
        обеспечения.
      . регистрация
      . рациональной движение документов внутри организации
      . обработка исполненных и отправленных документов.[2]

      Обработка   корреспонденции,   поступающей   в   организацию    должна
осуществляться специально выделенным должностным  лицом:  секретарем  фирмы,
работником службы документационного обеспечения (канцелярии,  общего  отдела
и др.).  при получении корреспонденции прежде всего  должна  быть  проверена
правильность  её  доставки  и  целостность  упаковки.  При  необходимости  с
документами следует приложить перечень выявленных дефектов.  Не  вскрывается
в экспедиции и передается адресату корреспонденция,  имеющая  гриф  "лично",
документы  на  машинных  носителях,  а   также   адресованные   общественным
организациям.  На  всех  поступающих  документах  для  удобства  и  точности
нумерации корреспонденции применяют  нумерационные  бланки  или  "шахматки",
вычеркивая из них использованные номера Нумерационные бланки ведут  отдельно
для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если  корреспонденция
не  вскрывается,  то  регистрационный  штамп  ставится  на  конвертах.  Если
документ  является  повторным,  то  при  его  получении  устанавливается  по
информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного  документа
по данному вопросу  и  на  поступившем  документе  делается  соответствующая
пометка. Экспедиционная  обработка  должна  проводится  в  день  поступления
документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни.[3]
      Следующий этап обработки поступивших документов -  их  предварительное
рассмотрение, которое обычно поручается самому  опытному  сотруднику  службы
документационное обеспечение управления. При оценке  поступившего  документа
учитывается: важность его  содержания;  сложность;  и  новизна  поставленных
вопросов;  авторство;   реальная   срочность   исполнения   документа;   вид
документа;  закон,  распоряжения,  письмо,   отчет   и   т.д..   на   стадии
предварительного   рассмотрения   эти   документы   отбираются   и   типовым
сопроводительным письмом  направляются  по  назначению.  После  установления
компетенции  и  ответственности,  необходимых  для  решения  поставленных  в
документах вопросов, отбираются те из  них,  к  рассмотрению  которых  и  их
исполнению   следует   привлечь   руководство   организации.   Поступать   к
руководителю и возвращаться после рассмотрения  документы  должны  в  строго
обусловленное   время   (при    необходимости    делают    копии).    Служба
документационного  обеспечения  должна  быть   уведомлена:   кому   документ
определен руководством на исполнение и какое решение  руководителем  принято
и  зафиксировано  в  резолюции.  После  введения  в  информационно-поисковую
систему сведений  о  поступивших  документах,  т.е.  регистрации,  документы
передаются исполнителям.
      При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен
быть оговорен способ передачи  информации  исполнителю:  через  компьютерную
сеть или непосредственно сам исполняемый документ.[4]
      Процесс регистрации - снятия с документа показателей (реквизитов)  для
создания базы данных о документах учреждения.
      Из документа  выписываются,  как  правило,  следующие  сведения:  дата
получения,  входящий  номер  (индекс);  дата  документа,  индекс  документа;
автор, заголовок; резолюция, срок исполнения,  исполнитель,  ход  исполнения
(фиксируются все передачи документа и как исполн), номер дела (куда  помещен
документ после исполнения).
      Формы    регистрации    могут     быть:     журнальная,     карточная,
автоматизированная, электронная.
      Передача   документов   внутри    организации    между    структурными
подразделениями  производится  через  инспекторов  (секретарей)  структурных
подразделений  или  лиц,  ответственных  за  документационное   обеспечение.
Ознакомление ряда должностных лиц  с  одним  экземпляром  документа  следует
поручать специально  выделенному  сотруднику,  и  если  это  не  возможно  -
составить  график  сроков  и  последовательности  прохождения  документа   в
организации.  Такой  же  типовой   график   может   быть   разработан    для
ознакомления с текущий информацией вместо  подготовки  и  распространения  в
организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания.
      Обработка  и  отправка  документов  проводится   централизованно   или
секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором).  Получив  документ  к
отправке  прежде  всего  проверяют  правильность  его  оформления:   наличие
подписи;  наличие  даты;  заголовок;  правильность   адресования   (адреса),
наличие всех страниц в документе. Эти элементы  оформления  обязательны  при
отправке документа как по почте, так и по факсу.[5]

                       Докладная записка (внутренняя).


      Докладная  записка-документ,  адресованный  руководителю  данного  или
вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации,  имевшем
место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий  выводы  и
предложения составителя.  Докладная  записка  готовится  как  по  инициативе
самого  работника,  так  и  по  указанию  руководителя.  Цель   инициативной
докладной записки  -  побудить  руководителя  принять  оптимальное  решение.
Поэтому текст ее четко делится   на  две  части.  В  первой,  констатирующей
(описательный), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация,  во
второй - излагаются предложения, просьбы. Докладными  записками  информируют
руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
      Тексту   докладной   записки   обязательно   предшествует   заголовок,
начинающийся с предлога "о" ("об"). Как  и  оформление  справок,  оформление
этого вида документа зависит от  адресата.  Докладные  записки  (внутренние)
оформляются не простом листке бумаги. Машинописным способом  воспроизводятся
реквизит бланка:  наименование  структурного  подразделения,  вид  документа
(докладная  записка),  дата.  Подписывает   внутреннюю   докладную   записку
составитель.[6]
      Пример оформления внутренней докладной записки.

|Общий отдел            |                    |Генеральному директору     |
|Докладная записка      |                    |объединения                |
|10.05.99 №36           |                    |Иванову Н.К.               |
|г. Калуга              |                    |                           |



                          О замене пишущих машинок.

      Довожу до вашего сведения, что  машбюро  в  настоящее  время  оснащено
пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых  имеют  ненадежные
эксплуатационные качества.
      Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести  новых  машинок  и  одного
компьютера с принтером.



      Зав.машбюро            Подпись               Г.Н.Колбина.

                         Служебное письмо (внешнее)


      Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо;  во  множественном
числе  деловая  корреспонденция)  -  общепринятое  название  большого  числа
разновидностей   справочно-информационных   документов,   используемых   для
решения, главным образом, текущих задач в  управлении.  Основным  признаком,
по которому письма выделяются в группу документов является пересылка  их  по
почте.
      Различают  различные  виды   писем:   дадим   краткую   характеристику
некоторым. Циркулярные письма: обычно  выделяет  вышестоящая  организация  и
они касаются деловых вопросов и носят распорядительный характер.
      Гарантийные письма направляются с  целью  подтверждения  данных  ранее
обещаний или оговоренных условий.
      Сопроводительные письма составляются при отправке адресату  каких-либо
документов или материальных ценностей.
      Коммерческие  письма  составляют  от  имени  юридического   лица   при
выполнении коммерческой сделки.
      Существуют   также:   договорные   письма,   письма-просьбы,   письма-
приглашения и т.д.
      Разработчик делового письма должен построить грамотную  стилистическую
конструкцию.
      Ряд требований  к оформлению писем отражен в данном макете письма.
      Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную  часть,
излагающую повод  для  написания  письма;  доказательную  часть,  проводящую
доводу, ссылки на нормативные документы;  заключительную  часть,  в  которой
излагается просьба, согласие, отказ и пр.[7]



                                 Заключение


      Информационно-документационное    обслуживание    выступает    главной
обеспечивающей функцией управления, выполнение которых  требует  специальных
профессиональных знаний.
      В данной работе были рассмотрена такая  неотъемлемая  и  важная  часть
документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе  которого
решается важнейшая задача обработки документов организации.  И  лишь  только
централизованная  система  учета  документов,   т.е.   сосредоточение   всех
регистрируемых операций в  одном  месте,  создает  наибольшую  экономическую
эффективность.  Необходимо  не  только  грамотно  производить   все   стадии
обработки  документов,  но  и  механизировать  эти  систему,  внедряя  новые
технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.
      В работе были рассмотрены также такие виды  документов  как  докладная
записка  (внутренняя)  и  служебное  письмо  (внешнее)  и  даны  примеры  их
оформления в соответствии с требованиями ГОСТа. Но к  служебному  письму,  в
качестве примера, в работе представлен лишь макет, т.к.  существует  большое
количество видов  служебных  писем  и  каждое  имеет  свои  особенности,  но
порядок их оформления должен отвечать тому ряду требований, что приведены  в
макете.
      В настоящее время система делопроизводства  претерпевает  значительные
положительные   изменения,   связанные   с    использованием    персональных
компьютеров,   что   позволяет   решить   многие    проблемы    в    системе
делопроизводства.

Список используемой литературы:


     1. Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах.  Ростов-
        на-Дону, 1997 с. 52-58.
     2. Кирсанова М.В.,Аксенова М. Курс делопроизводства М.: Инфра-М,  1997
        с.141-142.
     3. Организация работы с документами: учебник /В.А.Кудряев и др.  -  М.
        Инфра-М, 1998. С. 44-47, с.183-186
     4. Секретарское дело М., 1996 с.187-198

-----------------------
[1] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-
М, 1998 - с.44-47.
[2] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-
М, 1998 - с.183-184.
[3] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-
М, 1998 - с.185-186.
[4] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-
М, 1998 - с.185-186.
[5] Секретарское дело М.,1996. С.187-198
[6] Кирчанова М.В.., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства .М.: Инфра-М.,1997
с.141.
[7] Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-на-
Дону, 1997, с.52-58.

-----------------------

                            Показание о контроле

      Заголовок к тексту  (отвечает  на  вопрос  "О  чем  ?",  начинается  с
предлога "О")

Код предприятия
Код формы документа


Гриф ограничения


Адресат: наименование должности.
Ф.И.О. (все в дательном падеже)
Почтовый индекс, г. Город, ул. Название, номер дома

Эмблема: награды
Наименование министерства
Наименование ведомства
Наименование структурного подразделения.


Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона и
телетайпа, номер счета в банке.



              0. № 00/00-00
на № 00          от 00.00.00





смотреть на рефераты похожие на "Виды обработки документов"