Теория организации

Планирование организационных систем


|                                                                        |
|МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО                                 |
|ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ                                        |
|ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ                                  |
|УНИВЕРСИТЕТ                                                             |
|                                                                        |
|Факультет менеджмента                                                   |
|Кафедра ОП и ВЭД                                                        |
|                                                                        |
|                                                                        |
|                                                                        |
|                                                                        |
|                                                                        |
|                                                                        |
|                                                                        |
|Реферат                                                                 |
|                                                                        |
|по дисциплине: «Теория организации»                                     |
|на тему :                                                               |
|«Планирование организационных систем»                                   |
|                                                                        |
|                                                                        |
|                                                                        |
|                                                                        |
|                                                                        |
|                                                                        |
|                                                                        |
|Выполнил: стдент                                                        |
|группы ВЭД-95-1                                                         |
|Иванов Олег                                                             |
|Руководитель: доц.                                                      |
|Хасанов М. Х.                                                           |
|                                                                        |
|                                                                        |
|                                                                        |
|                                                                        |
|Тюмень 1999                                                             |

                                СОДЕРЖАНИЕ :

1.Введение                                               3
2.Методы планирования организационных систем
         а) системный подход ;                                 4
         б) нормативный метод ;                                6
         в) метод параметрического ( организационного ) моделирования ;
                                  7
         г) метод функционального моделирования
            ( метод аналогий ) ;                               7
         д) Программно-целевой метод ;                   8
3.Закономерности планирования и построения ОС            10
4.Организация планирования ОС                            15
5.Заключение                                                  21
6.Список использованной литературы                            22
                                  ВВЕДЕНИЕ

      На протяжении тысячелетий люди  создавали  организационные  системы  ,
пользуясь интуицией , здравым смыслом и опытом прошлого .
      С возникновением  письменности  практический  опыт  построения  систем
стал  переноситься  на  бумагу  в  виде  проектов  и  передаваться  будущему
поколению  таким  образом  ,  для  построения  новых   операционных   систем
конструктор получил возможность пользоваться готовыми проектами  аналогичных
систем , хорошо зарекомендовавших себя в прошлом  .  Такая  практика  широко
используется и в настоящее время .
      Для создания  системы  ,  имеющей  аналоги  в  прошлом  ,  разработчик
подыскивает подходящий аналогичный проект и принимает его за основу  будущей
системы . Если же такого аналога найти  не  удаётся  ,  на  помощь  приходят
здравый  смысл  и  интуиция  ,  частично  дополняемые  известными   методами
планирования организационных структур управления , среди которых  наибольшее
распространение получили  системный  подход  ,  нормативный  метод  ,  метод
параметрического  моделирования  ,  метод  функционального  моделирования  и
программно-целевой метод .



                 МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ

                             Системный подход .

      Он основан на  представлении  о  системе  как  о  чём-то  целостном  ,
обладающем новыми свойствами (  качествами  )  по  сравнению  со  свойствами
составляющих её элементов . Новые свойства при этом понимаются очень  широко
. Они могут выражаться , в частности , в способности решать  новые  проблемы
или достигать новых целей .
      Для этого  требуется  определить  границы  системы  ,  выделив  её  из
окружающего мира , и затем соответствующим образом изменить (  преобразовать
) , или , говоря  математическим  языком  ,  перевести  систему  в  желаемое
состояние .
      В. М. Глушков[1] выделил в системном подходе следующие этапы :
      1. Постановка задачи ( проблемы ) : определение  объекта  исследования
, постановка целей , задание критериев для изучения объекта и управления  им
.
      2. Очерчивание границ изучаемой системы и её структуризация . На  этом
этапе  вся  совокупность  объектов  и  процессов  ,  имеющих   отношение   к
поставленной цели , разбивается на 2 класса - собственно  изучаемая  система
и внешняя среда .
        3.   Составление   математической   модели   изучаемой   системы   :
параметризация  системы  ,  задание   области   определения   параметров   ,
установление зависимостей между введёнными параметрами .
      4.  Исследование  построенной  модели  :  прогноз  развития  изучаемой
системы на основе её модели , анализ результатов моделирования .
      5. Выбор оптимального управления .

      Выбор оптимального управления как раз и позволяет перевести систему  в
желаемое ( целевое ) состояние и тем самым решить поставленную проблему .
      Несмотря на чёткую математическую трактовку системного  подхода  ,  он
не получил , однако , однозначной практической интерпретации  .  В  связи  с
этим развиваются несколько направлений его практической реализации .
      Наибольшее распространение получили  АСУПовские  и  системотехнические
направления , суть  которых  заключается  в  совершенствовании  существующих
систем управления . Для этого проводится их обследование  (  диагностический
анализ ) , выявляются недостатки и пути устранения последних  ,  формируются
мероприятия по совершенствованию систем  ,  разрабатываются  проекты  АСУ  ,
внедрение которых рассматривается  как  способ  преобразования  существующих
систем управления . АСУПовское направление официально признано и  закреплено
в соответствующих руководящих методических материалах[2] .
      Системотехническое направление является более наукоёмким  и  находится
в настоящее время в стадии развития .
      Планирование сложной системы разбивается на два этапа : внешнее (  или
макро- ) и внутреннее ( или микро- )  планирование  .  Внешнее  планирование
отвечает за вопрос : с какой целью  создаётся  система  ?  Внутреннее  -  на
вопрос : какими средствами реализуется система ? Другими  словами  :  "  При
внешнем планировании  формируется  цель  и  критерий  эффективности  будущей
системы , а затем корректируется её модель .  Локализуется  сама  система  ,
определяются её границы , фиксируются факторы внешней среды  ,  влияющие  на
систему или находящиеся под её влиянием ; определяются входы  ,  на  которые
система должна реагировать , и виды  реакций  ,  критерии  эффективности  её
функционирования  .  Внутреннее  планирование  определяет  содержание  самой
системы ."[3]
       Этап  внешнего  планирования  складывается  из  подэтапов  анализа  и
синтеза . На первом подэтапе  формируется  цель  разрабатываемой  системы  ,
проводится изучение существующей системы ,  составляется  генеральная  схема
будущей системы  .  На  втором  -  последовательно  выполняется  эскизное  ,
техническое , рабочее планирование системы .
       Данный  подход  активно  разрабатывается  ,  однако  не  решён   пока
принципиальный вопрос : как на основе анализа существующей  системы  перейти
к модели будущей системы ?

                             Нормативный метод .

      Второе название этого метода - экспортно-аналитический  .  Он  основан
на выявлении статистических  зависимостей  между  параметрами  характеристик
структуры ОС и факторами , влияющими на эти характеристики .  Статистические
зависимости устанавливаются  в  результате  исследования  однородной  группы
лучших ( в  определённом  смысле  )  ОС  :  собираются  данные  о  численных
значениях структурных параметров и  факторов  ;  с  помощью  корреляционного
анализа  определяется  степень  влияния  каждого  фактора   на   структурные
параметры  и  отбираются   наиболее   существенные   факторы   ;   выводятся
нормативные  формулы  для  расчёта  параметров  структуры  .   Разработанные
нормативы  определяют  состав  и  содержание  функций  ,  перечень  решаемых
основных задач , тип организационной структуры и т. д. Полученные  нормативы
используют  при  планировании  определённого  класса   ОС   .   Например   ,
планирование  организационной   структуры   управления   машиностроительными
предприятиями осуществляется на основе типовой схемы структуры управления  ,
утверждённой для определённой  группы  предприятий  ,  и  схемы  должностных
окладов   инжинерно-технических   работников   ,   служащих    и    младшего
обслуживающего персонала .[4]

         Метод параметрического ( организационного ) моделирования .

      Этот метод  заключается  в  установлении  функциональных  зависимостей
между характеристиками ОУ ( объекта управления ) и СУ ( субъекта  управления
) для выявления степени их соответствия  .  Для  этого  применяется  аппарат
математической статистики и логического анализа . В частности  ,  с  помощью
корреляционного анализа изучаются зависимости между  количеством  работников
аппарата управления и объёмом производства , на основе  чего  рассчитываются
нормативы численности управленческого звена .
       "  Логика  и  механизм  зависимости  системы  управления  от  объекта
управления состоят в  следующем  .  Во-первых  ,  эта  зависимость  является
объективной и реальной . Во-вторых , характер  этой  зависимости  и  теснота
связи между элементами управляющей системы , с одной  стороны  ,  и  объекта
управления , с другой - неоднородные .  Так  ,  если  система  функций  ,  а
система информации преимущественно зависят  непосредственно от  особенностей
объекта управления , то аппарат и  техника  управления  зависят  от  объекта
управления не  непосредственно  ,  а  через  функции  управления  и  систему
информации "[5]. Метод помогает производить синтез  ОС  на  основе  изучения
сложившихся соотношений ( пропорций ) между характеристиками ОУ и СУ .

                     Метод функционального моделирования
                             ( метод аналогий ) .

      Он заключается в том , что в основу формирования  аппарата  управления
кладётся стандартный набор функций ,  осуществление  которых  необходимо  на
каждом объекте для его нормальной работы . К ним относятся такие  функции  ,
как   оперативное   управление   производством   ,   материально-техническое
снабжение  ,  расчёт  труда  и  заработной  платы  ,   технико-экономическое
планирование  и  др.  Основной  характеристикой  организационной   структуры
управления считается численность  административно-управленческого  персонала
,  которая  рассчитывается  по  функциям  управления  с   учётом   масштабов
производства , отраслевой принадлежности предприятия  и  других  факторов  .
Исходя  из   численности   для   каждого   уровня   управления   принимается
определённое организационное решение : формирование отдела , управления  или
бюро для выполнения работ по  каждой  функции  ,  установление  определённых
должностей и т. п.

                         Программно-целевой метод .

      Этот метод основан на формировании " древа целей " , в соответствии  с
которым определяется система мероприятий по реализации  целей  ,  называемая
целевой комплексной программой  (  ЦКП  )  .  Для  выполнения  ЦКП  строится
специальная система управления ( СУ ЦКП ) , которая доводит задания  ЦКП  до
конкретных   исполнителей   и   контролирует    выполнение    программы    .
Организационная структура СУ ЦКП определяется , таким  образом  ,  "  древом
целей " , составом исполнителей и содержанием ЦКП .
      Множество исполнителей программы и  СУ  ЦКП  образуют  в  совокупности
программно-целевую  ОС  ,  действующую  в  течение  всего  периода   решения
проблемы .
      Такие системы предлагается планировать в три стадии :
       1.  Формирование  общей  структурной  схемы  системы  и  её   главных
характеристик ( стадия композиции ) .
      2. Разработка состава подразделений и основных  связей  между  ними  (
стадия структуризации ) .
      3.  Разработка  количественных  характеристик  аппарата  управления  ,
установление порядка его деятельности ( стадия регламентации ) .
      При этом первая стадия имеет принципиальное значение ,  поскольку  она
определяет структуру организации .  На  ней  определяются  система  целей  и
задач организации , её тип и правовой статус , степень  самостоятельности  ,
границы деятельности , состав функций .
        К   недостаткам   программно-целевого   подхода   следует    отнести
методическую незавершённость . Достаточно сказать , что в настоящее время  "
нет чётких  ,  устоявшихся  определений  по  широкому  кругу  концептуальных
положений разработки и реализации комплексных программ , отсутствует  единая
точка зрения исследователей на основополагающие понятия  программно-целевого
планирования и управления , соотношение плана ( в его традиционной  форме  )
и целевой комплексной программы ".[6]
      В результате  происходит  адаптация  (  приспособление  )  программных
методов  к  существующим  методам  планирования  и  управления  .  Всё   это
существенно ограничивает  рамки  применения  программно-целевого  подхода  ,
который  наиболее  эффективен  для  решения   хорошо   структуризованных   (
изученных  )  проблем  ,  для   которых   сравнительно   нетрудно   провести
исследование по схеме " цель - система мероприятий - ОУ - СУ " .
      В целом указанные выше подходы и методы  применяются  главным  образом
для совершенствования существующих ( действующих )  ОС  .  Что  же  касается
создания новых ОС , то здесь  пока  ещё  царят  стихийность  и  субъективный
подход . В самом деле , вопрос о том  ,  быть  или  не  быть  той  или  иной
организации , предприятию , объединению часто решается волевым путём  сверху
вниз без научного обоснования . Такой путь формирования ОС , к  сожалению  ,
прочно укоренившийся в нашей практике , даёт большой процент  "  брака  "  -
нежизнеспособных и неэффективных систем .
      Отсутствием научной основы разработки ОС объясняется  во  многом  и  "
забывчивость " создаваемых систем . Не потому ли на  каком-то  этапе  своего
развития они начинают утрачивать связь с проблемами ,  для  решения  которых
создавались , что эта связь не была учтена в полной мере при самом  создании
системы , определении её границ , структуры , функций и т. д. ?
      Как уже  отмечалось  ,  при  создании  новых  ОС  приходится  отбирать
ресурсы ( в основном трудовые ) у существующих .  Понятно  ,  что  выделение
ресурсов под каждую ОС  должно  быть  строго  дозировано  в  зависимости  от
важности решаемых ими  проблем  .  К  сожалению  ,  и  вопросы  ранжирования
проблем  по  их   общественной   значимости   ,   и   оценки   эффективности
использования тех или иных  ресурсов  в  различных  ОС  остаются  почти  без
внимания .
      Это  приводит  к  тому  ,  что  решение  многих  важных  проблем  (  и
соответственно их ОС  )  не  имеет  достаточного  ресурсного  обеспечения  .
Преобладание отраслевого принципа  распределения  ресурсов  не  способствует
улучшению положения .
      Кроме того , у нас нет  и  адекватных  методик  расчёта  экономической
эффективности ОС ,  что  делает  невозможным  обоснование  необходимости  их
создания .
      Недостатком существующей практики планирования и создания ОС  является
также недостаточная оперативность . Иногда с момента  появления  проблемы  и
до момента построения ОС проходят многие годы , в течение  которых  обществу
наносится  невосполнимый  ущерб  от  игнорирования  проблем  .  Например   ,
десятилетиями замалчивалась проблема охраны окружающей среды , пока  наконец
не была создана специальная ОС . Лишь сравнительно недавно  стали  предметом
обсуждения проблемы наркомании  ,  проституции  ,  борьбы  с  организованной
преступностью . Рано или поздно эти проблемы  всё  равно  бы  "  всплыли  на
поверхность " , однако очевидно , что чем раньше та или иная проблема  будет
обнаружена и решена , тем больший ущерб удастся предотвратить .
      Вряд ли можно признать такое  положение  удовлетворительным  ,  и  без
разработки теории планирования и построения ОС его не улучшить .


                ЗАКОНОМЕРНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ И ПОСТРОЕНИЯ ОС .

      Всякая теория должна исходить из практики , чтобы потом служить ей  же
опорой . В этом смысле и теория планирования и построения ОС  не  исключение
, она должна основываться на анализе практики  создания  и  функционирования
ОС . Основная сложность состоит в том  ,  чтобы  среди  множества  единичных
фактов  и  наблюдений  различных  специалистов  выявить  какие-то   ключевые
положения , закономерности , общие для планирования и построения всех  ОС  .
Среди них можно выделить следующие :
      1. Формирование ОС - это многоэтапный процесс .
      2. Необходимым условием для начала планирования , а затем  и  создания
ОС , является наличие определённой общественной потребности .  Однако  одной
потребности  недостаточно  ,  нужны   ещё   определённые   экономические   ,
юридические  ,  социальные  ,  технические  условия  и  другие  гарантии   ,
обеспечивающие им самостоятельность и относительную устойчивость .
      3. Решение вновь возникающих проблем не обязательно  требует  создания
новых ОС . Многие проблемы могут успешно решаться в рамках " старых "  ОС  .
Обычно для этого разрабатывается специальный комплекс мероприятий ( или  ЦКП
) и готовятся постановления ( или приказы )  ,  обязывающие  соответствующие
ОС выполнять предписанные им работы  .  Контроль  за  реализацией  комплекса
мероприятий ( или ЦКП ) осуществляется организацией ,  назначаемой  головной
по данной проблеме . Необходимость в  планировании  и  построении  новых  ОС
возникает  обычно  ,  когда  становится   очевидным   ,   что   существующие
организационные структуры управления не справляются с  решением  проблемы  и
требуется создать новые .
      4. Для выбора способа решения  проблем  предварительно  проводится  их
исследование  .  Наибольшее  распространение  при   этом   получили   методы
системного  анализа  ,  в  основном  программно-целевые  методы  ,  наиболее
естественным путём связывающие проблему со средствами её решения  .  Решение
сложной проблемы обычно начинают с построения " дерева  целей  "  ,  которых
требуется достичь путём организации  и  проведения  определённого  комплекса
мероприятий . Задача заключается  в  том  ,  чтобы  найти  этот  комплекс  ,
указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий .  Для  этого
" дерево " как бы " накладывается " на реальную среду ,  в  результате  чего
находится необходимая информация и составляется конкретная  программа  работ
.
      Для решения сложных проблем иногда используются методы  аналитического
и имитационного моделирования .
      5. После исследования проблемы наибольшую  трудность  вызывает  обычно
выбор исполнителей ( или организаций-исполнителей ) ,  деятельность  которых
в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную  потребность  (  или
решить проблему ) полностью или частично . Сложность задачи  заключается  не
столько  в  том  ,  чтобы  найти  таких  исполнителей  (  или   организаций-
исполнителей ) , которые способны решить проблему , сколько в  том  ,  чтобы
их  можно  было  организовать  в  систему  .  При  этом  должна  учитываться
возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую ( из старой  в  новую
) . Последнее обстоятельство требует  учёта  ущерба  ,  который  может  быть
нанесён  обществу  вследствие  ухода  исполнителя  из  "  старой  "   ОС   и
соизмерение этого ущерба с ожидаемой полезностью вследствие перехода  его  в
новую ОС  .  Конечно  ,  необходимость  соизмерять  ожидаемую  полезность  с
ущербом возникает далеко не всегда , однако когда  в  качестве  исполнителей
рассматриваются крупные ОС , то она становится очевидной .
      Оптимальный  выбор  исполнителей  ,  т.  е.  состава  ОУ  ,  -  задача
достаточно сложная . С ростом числа потенциально возможных исполнителей (  n
) количество их сочетаний растёт , как 2n , поэтому объективно  оценить  все
альтернативные варианты состава ОУ и  выбрать  из  них  один  оптимальный  в
качестве основы для будущей ОС , как правило , не  представляется  возможным
. В связи с этим данная задача решается обычно экспертным путём .  При  этом
часто допускаются ошибки , снижающие эффективность создаваемой ОС .
      Некоторые из этих ошибок исправляет практика , другие же  сопровождают
всю " жизнь " созданной ОС .
      Выбор состава ОУ - длительный процесс ,  условно  разбиваемый  на  два
этапа . На первом этапе определяются потенциально  возможные  исполнители  ,
т. е. те , кто своей деятельностью способен ( судя по  имеющейся  информации
) оказать заметное влияние на решение проблемы . На  втором  этапе  из  всех
кандидатур на включение в  состав  отбираются  те  ,  которые  удовлетворяют
определённым требованиям . Для первого и второго этапов нужна  информация  ,
которую получают как на основе исследования самой проблемы  ,  так  и  путём
изучения конкретных условий её решения . Одним из наиболее  распространённых
способов  определения  состава   потенциально   возможных   исполнителей   (
кандидатов на включение в состав ОУ ) является построение " дерева  целей  "
, нижний уровень которого (  уровень  мероприятий  )  определяет  конкретные
мероприятия и позволяет  установить  предполагаемый  состав  исполнителей  .
Множество потенциально возможных  исполнителей  обычно  называют  проблемным
объектом . Понятие " проблемный объект " используется и другими  авторами[7]
, правда , в несколько ином смысле .
      6. Планирование СУ производится после того ,  как  выбраны  границы  (
состав  )  ОУ  .  Этот  вывод  является  очень  важным  для  понимания  всей
технологии построения ОС .
      В многоэтапном формировании ОС можно выделить три стадии :
      1.  На  этой  стадии  ,  в  связи  с  некоторой  проблемой  происходит
умозрительное выделение ( одним  или  несколькими  исследованиями  )  ОУ  из
среды . При этом объект пока не получил  широкого  научного  признания  (  и
названия ) и не имеет собственного СУ . Например , в связи с  необходимостью
решения  проблемы  укрепления  здоровья  населения  некоторые  исследователи
выделяют объект , включающий ряд отраслей (  здравоохранение  ,  медицинская
промышленность , физкультура и спорт , туризм и т. д. ) , состав которого  ,
однако , требует уточнения . Этот объект пока не получил  научного  названия
и не имеет собственного СУ .
      2. На  второй  стадии  объект  получает  научное  признание  ,  однако
собственного СУ всё ещё не  имеет  .  Например  ,  топливно-производственный
комплекс .
       3.  На  третьей  стадии  объект  получает  юридическое  признание   и
собственный СУ .

      Таким образом , важно иметь ввиду , что ОУ длительное время  может  не
иметь своего СУ . Вместе с  тем  формирование  ОУ  можно  рассматривать  как
подготовительный этап создания СУ и ОС в целом .
      Построение СУ осуществляется  на  основе  анализа  особенностей  ОУ  (
количества  исполнителей  ,  их  профессионального   состава   ,   сложности
выполняемых работ ) и информации , полученной при  исследовании  проблемы  и
условий её решения .
       Зависимость  характеристик   СУ   от   особенностей   ОУ   определяет
необходимость предварительного  изучения  производственной  деятельности  ОУ
для разработки соответствующего СУ . Этот тезис получил  своё  подтверждение
и дальнейшее развитие в работах наших учёных ( С.  Е.  Каменицера  ,  В.  В.
Соломатина , А. А. Модина и др. ) . Так  ,  по  мнению  А.  А.  Модина  ,  "
создание и развитие современных систем управления определяется  требованиями
научного управления , свойствами управляемых объектов , а так  же  условиями
использования технических средств "[8] .
      Подобным образом высказываются и  другие  авторы  .  "  Характеристики
управляющей системы полностью  определяются  целями  управления  и  степенью
соответствия этим целям характеристик объекта  ,  т.  е.  всей  совокупности
представляющих его параметров ( структура объекта  ,  состав  и  взаимосвязи
входящих в него элементов , параметры  отдельных  элементов  и  т.  д.  )  .
Следовательно , ведущая роль в формировании параметров замкнутой  системы  ,
включающей объект управления  ,  управляющую  систему  и  обратную  связь  ,
принадлежит объекту управления  .  Поэтому  при  разработке  организационной
структуры органов управления первичным является объект как элемент базиса  ,
а вторичным - управляющая система как фактор надстройки "[9] .
      На изучении и использовании зависимости между  характеристиками  СУ  и
ОУ  основан  метод  параметрического   моделирования   ,   имеющий   широкое
применение при планировании организационных структур управления .  Указанные
выше  наблюдения  и  объективные  закономерности   создания   ОС   позволяют
сформулировать  следующие  положения  ,  составляющие   основу   проблемного
подхода к планированию и последующему построению ОС .
      1. В основе разработки любой  ОС  должно  лежать  изучение  конкретной
общественной потребности ( проблемы ) .
      2. Планирование и последующее построение ОС  должно  осуществляться  в
последовательности " проблема - ОУ - СУ " ,  что  означает  последовательное
выполнение этапов : исследование проблемы , выбор границ ( состава  )  ОУ  ,
построение ( синтез ) СУ .
      3. Выбор границ (  состава  )  ОУ  целесообразно  осуществлять  в  две
стадии .  На  первой  -  определить  состав  проблемного  объекта  ,  т.  е.
множество потенциальных исполнителей  ,  кто  своей  деятельностью  способен
оказать влияние на решение проблемы . На второй - выбрать из них тех  ,  кто
удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на  создание
ОС . При этом исполнителями могут быть организации ( их  подразделения  )  ,
предприятия , объединения , отрасли и другие ОС .
      4. Решение вопроса о целесообразности создания ОС  должно  приниматься
на основе исследования проблемы ,  проблемного  объекта  ,  а  также  оценки
ожидаемой эффективности системы .
      5. Синтез СУ должен осуществляться исходя из особенностей ОУ .
      6. Планирование ОС следует выполнять с учётом этапов  ,  принятых  для
разработки сложных систем управления .


                         ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ОС

Разработка ОС - сложный многоплановый процесс , требующий участия  различных
специалистов :
      - специалистов по решаемой проблеме - для  постановки  и  исследования
проблемы , а так же выбора границ проблемного объекта и  объекта  управления
;
      - системотехников - для проектирования и внедрения системы ;
      - экономистов - для оценки экономической  эффективности  проектируемой
системы и выбора наилучшего варианта её построения ;
      - программистов  и  электронщиков  -  для  оснащения  ОС  необходимыми
программными и техническими средствами ;
      -  специалистов  по  базам  данных  и  базам  знаний  -  для  создания
информационной основы системы ;
      - юристов -  для  разработки  документов  ,  определяющих  юридический
статус системы и регламентирующих порядок работы её подразделений .
      Формирование комплексных бригад , включающих указанных специалистов  ,
требует значительных организационных усилий и затрат . Однако  положительный
опыт создания в 60 - 70-х годах подобных бригад для разработки  АСУ  говорит
о том , что эта  задача  выполнима  .  Подобные  бригады  или  группы  могут
создаваться на хозрасчётной основе при научно-исследовательских и  проектных
организациях  ,  занимающихся  созданием  АСУ  ,   а   также   при   центрах
экономического ( или управленческого ) консультирования . В  дальнейшем  они
, по-видимому , смогут объединяться в организации  ,  специализирующиеся  на
создании проблемно-ориентированных ОС .
      Пока  ещё  ни  у  нас  в  стране  ,  ни  за  рубежом  практически  нет
организаций  или  коллективов  ,  специализирующихся  на   их   создании   .
Популярные в последнее время центры  управленческого  консультирования  этим
пока тоже не занимаются . Учитывая почти полное отсутствие отечественного  и
зарубежного опыта организации проектирования ОС , можно привести  ряд  общих
положений , которые могут быть полезны для практических целей .

      В разработке системы должны участвовать :
      - организация-заказчик ( т. е. организация , ответственная за  решение
проблемы и обладающая соответствующими полномочиями и ресурсами ) ;
      - организация-разработчик  (  научно-исследовательский  или  проектный
институт по созданию ОС ) ;
      - НИИ  (  или  их  подразделения  )  ,  специализирующиеся  на  данной
проблеме , называемые проблемными НИИ ;
      - организации ( подразделения ) , входящие в состав ОУ .

      Аналогично АСУП  процесс  создания  ОС  должен  осуществляться  в  три
стадии с включением в первую стадию дополнительного этапа НИР  ,  связанного
с постановкой и исследованием проблемы , выбором границ и  обследованием  ОУ
, а также синтезом СУ . Таким образом , весь процесс  создания  ОС  включает
следующие три стадии :
       1.  Предпроектная  стадия  .  Включает  этапы  :  подготовительный  ,
проведения НИР , разработки технико-экономического обоснования  (  ТЭО  )  и
технического задания ( ТЗ ) на создание ОС .
       2.  Стадия  проектирования  (  планирования  )  .  Включает  этапы  :
разработки технического ( ТП ) и рабочего ( РП ) проектов или  технорабочего
( ТРП ) проекта .
      3. Стадия ввода в эксплуатацию ОС . Включает  :  выполнение  монтажно-
наладочных работ , опытную эксплуатацию и приёмосдаточные испытания  системы
.

       На  подготовительном   этапе   уточняется   постановка   проблемы   ,
определяются заказчик , разработчик и проблемные НИИ ,  заключается  договор
на  проведение  НИР  ,  формируется  экспертный  совет  ,   составляется   и
утверждается план-график совместных работ .
      На этапе НИР проводится исследование проблемы ,  определяются  границы
проблемного объекта , составляется ЦКП по решению проблемы , делается  вывод
о  целесообразности  или  нецелесообразности   разработки   проекта   ОС   .
Реализация  плана  мероприятий  должна  окупать  затраты   ,   связанные   с
проведением НИР .  При  положительном  решении  вопроса  о  целесообразности
создания ОС заключается договор на разработку и внедрение системы .
      На этапе ТЭО  формируются  альтернативные  варианты  построения  ОС  ,
оценивается их эффективность и выбирается наиболее приемлемый вариант .  ТЭО
должно подтверждать необходимость и целесообразность создания  ОС  .  В  ТЭО
обосновывается основная идея проектных решений по всем видам обеспечения  ОС
, выявляются и оцениваются факторы и источники эффективности ,  производится
оценка затрат и эффекта , ожидаемого от внедрения системы .
      На этапе ТЗ разрабатываются варианты структуры ОС  ,  определяется  её
функциональный   состав   ,   устанавливаются    основные    требования    к
информационному   ,   программному   ,   техническому    ,    правовому    и
лингвистическому обеспечению системы , разрабатываются план-график  создания
системы и перечень организационно-технических мероприятий по  подготовке  ОУ
к внедрению системы . Этап заканчивается составлением и  утверждением  ТЗ  ,
которое должно содержать :
      - основание для создания ОС ;
      - постановку и описание решаемой проблемы ;
      - результаты проведения НИР ;
      - назначение и цель создания ОС ;
      - требования к ОС и средствам её обеспечения ;
      - мероприятия по подготовке ОУ к внедрению ОС ;
      - показатели эффективности функционирования системы (источники
       ожидаемой эффективности , методика расчёта эффективности , результаты
       расчёта) ;
      - стадии создания ОС (перечень стадий , этапов и видов работ ,  график
       их выполнения ) ;
      - порядок контроля и приёмки ОС (элементов и системы в целом) .

      На этапе ТП принимаются проектные решения по общесистемным вопросам  ,
в  т.  ч.  по  структуре   ОС   ,   составу   реализуемых   задач   процессу
функционирования   системы   ;   производится    разработка    решений    по
организационному , техническому и другим видам  обеспечения  ;  производится
увязка различных видов обеспечения между собой ;  осуществляется  разработка
проектно-сметной строительной документации . Этап  завершается  составлением
и утверждением ТП , включающего  три  основных  компонента  :  общесистемную
документацию , проектные решения обеспечивающей части  и  проектные  решения
функциональной части .
      Общесистемная документация должна содержать :
      - пояснительную записку к проекту (перечень документов , на  основании
       которых разрабатывается система , их содержание , исполнители и сроки
       выполнения работ , постановка проблемы , характеристика ОУ и основных
       проектных решений) ;
      - план мероприятий по подготовке ОУ к  внедрению  системы  (уточнённый
       перечень работ по этапам создания , их содержание  ,  объём  ,  сроки
       выполнения , исполнители и форма завершения) ;
      - смету затрат на создание и эксплуатацию системы ;
       -  расчёт  эффективности  (исходные  данные  ,  расчёт  и  результаты
       расчёта) .

      В состав проектных решений  по  обеспечивающей  части  должны  входить
решения   по   каждому   из   видов   обеспечения   :   организационному   ,
информационному  ,  техническому  ,   программному   ,   математическому   ,
лингвистическому , правовому  .  Так  ,  например  ,  проектные  решения  по
организационному обеспечению должны содержать решения по функциям  персонала
ОС  и  по  организационной  структуре  системы  .   Проектные   решения   по
информационному  обеспечению  должны  содержать   :   описание   организации
информационной  базы  ,  описание  системы  классификации  и  кодирования  ,
описание условий и требований по обеспечению обмена информацией в системе  ,
макеты форм документов и др. Проектные решения по  техническому  обеспечению
должны содержать  :  описание  КТС  ,  проектную  оценку  надёжности  КТС  ,
технологическую схему обработки данных и т. д.
      На этапе РП разрабатываются программы и эксплуатационная  документация
проекта по информационному , организационному  и  др.  видам  обеспечения  ;
проводится адаптация программ и программной документации  ;  разрабатывается
документация  для  технических  средств   разового   изготовления   .   Этап
завершается подготовкой РП , включающего :
      - технологическую схему обработки информации ;
      - формы документов и описание маршрутов их движения ;
      - инструкции по внесению изменений в информационную базу ;
      - перечень стандартных программ , альбомы классификаторов и кодов ;
      - инструкции по эксплуатации КТС для решения предусмотренных  проектом
       задач ;
      - рабочие программы , блок схемы алгоритмов ;
      - описания контрольных примеров ;
      - описание входной  информации  и  результатов  работы  ЭВМ  и  других
       технических средств ;
      - технологические инструкции по обработке данных ;
      - уточнённый расчёт экономической эффективности системы .

      Особой частью РП должны явиться организационная  структура  ,  штатное
расписание и должностные  инструкции  ,  определяющие  права  ,  обязанности
сотрудников аппарата управления и обслуживающего персонала системы .

      Создание ОС требует , как правило :
      - формирования новых организационно-функциональных структур ;
      - введения новых документов и документопотоков ;
      - формирования новой информационной базы ;
      - разработки нового программного обеспечения ;
      - установки и обслуживания дополнительных технических средств .

      Ввод в эксплуатацию ОС заключается  в  выполнении  монтажно-наладочных
       работ , комплексной  отладке  всех  звеньев  системы  ,  проверка  её
       работоспособности в реальных условиях и заканчивается сдачей  системы
       межведомственной комиссии .


                                 ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      В заключении можно отметить ,  что  многие  существующие  ОС  обладают
большой избыточностью , "омертвляя" значительную часть закреплённых за  ними
народохозяйственных  ресурсов  (трудовых  ,  материальных  ,  финансовых)  ,
которые могли быть использованы  для  решения  актуальных  задач  социально-
экономического развития страны.
      Сейчас или в ближайшем  будущем  необходимо  пересмотреть  действующий
механизм формирования ОС , чтобы исключить или по  крайней  мере  ограничить
практику  создания  неэффективных  систем  .  В  самом  деле  ,   дальнейшее
игнорирование  ОС  как   самостоятельного   класса   систем   ,   требующего
специального изучения  ,  при  наблюдаемом  росте  их  количества  неизбежно
приведёт к дальнейшему снижению эффективности использования  ресурсов  .  До
тех пор , пока общество не научится создавать высокоэффективные ОС , ему  не
удастся увеличить отдачу от используемых ресурсов . Именно  поэтому  вопросы
разработки научного фундамента планирования ,  проектирования  и  построения
ОС требуют первостепенного внимания и незамедлительного решения .
-----------------------
[1] Глушков В. М. Введение в АСУ . Киев : Техника , 1974
[2] Общеотраслевые руководящие методические материалы по созданию АСУП .
М.: Статистика , 1977

[3] Мамиконов А. Г. Методы разработки АСУ . М.: Энергия , 1973
[4] Кабаков В. С. Организация управления и эффективность производства .
Ленинград : ЛИЭИ , 1985 .
[5] Каменицер С. Е. , Соломатин В. В. Автоматизированная система управления
машиностроительным предприятием . М. : Машиностроение , 1971 .
[6] Мильнер Б. З. , Евенко Л. И. , Раппопорт В. С. Системный подход к
организации управления . М. : Экономика , 1983 .
[7] Лейбкинд А. Р. , Руднева Е. В. , Рудник Б. Л. Проблемы методологии и
разработка комплексных программ . М. : Наука , 1983 .
[8] Модин А. А. Основы разработки и развития АСУ . М. : Наука , 1984 .
[9] Лагоша Б. А. , Маркович В. Г. , Дегтярёва Т. Д. Методы и модели
совершенствования организационных структур . М. : Наука , 1988 .



смотреть на рефераты похожие на "Планирование организационных систем"