نهج العملية في الإدارة.

جوهر نهج العملية هوأن يضمن كل موظف النشاط الحيوي لعمليات تجارية محددة من خلال المشاركة المباشرة فيها. يتم صياغة الواجبات ومجالات المسؤولية ومعايير النجاح لكل موظف ولا يكون لها معنى إلا في سياق مهمة أو عملية محددة. الاتصال الأفقي بين الوحدات الهيكلية أقوى بكثير. العلاقة الرأسية "الرئيس - المرؤوس" تضعف قليلاً. إن إحساس الموظف بالمسؤولية يتغير نوعياً: فهو مسؤول ليس فقط عن الوظائف التي كلفه بها الرئيس ، ولكن أيضًا عن عملية العمل ككل. وظائف ونتائج نشاط الوحدات الهيكلية الموازية مهمة بالنسبة له. إن المسؤولية عن نتيجة العملية التجارية ككل تدفعه إلى تحمل المسؤولية أمام زملائه ، نفس المشاركين في عملية الأعمال مثله.

عند بناء نظام إدارة موجه نحو العملية ، ينصب التركيز الرئيسي على تطوير آليات التفاعل داخل العملية ، سواء بين الوحدات الهيكلية داخل الشركة أو مع البيئة الخارجية ، أي. مع العملاء والموردين والشركاء. إنه نهج العملية الذي يجعل من الممكن مراعاة جوانب مهمة من العمل مثل التركيز على المنتج النهائي ، ومصلحة كل مقاول في تحسين جودة المنتج النهائي ، ونتيجة لذلك ، الاهتمام بالمنتج النهائي. أداء عملهم. يتجاهل نهج العملية للإدارة الهيكل التنظيمي لإدارة المنظمة مع إسناد الوظائف إلى الوحدات الفردية. مع نهج العملية ، ينظر المديرون والموظفون إلى المنظمة كنشاط يتكون من عمليات تجارية تهدف إلى الحصول على النتيجة النهائية. يُنظر إلى المنظمة على أنها شبكة من العمليات التجارية ، وهي عبارة عن مجموعة من العمليات التجارية المترابطة والمتفاعلة ، بما في ذلك جميع الوظائف التي يتم إجراؤها في أقسام المنظمة. بينما يحدد الهيكل الوظيفي للأعمال قدرات المؤسسة من خلال تحديد ما يجب القيام به ، يصف هيكل العملية (في نظام تشغيل الشركة) التكنولوجيا المحددة لتحقيق الأهداف والغايات ، والإجابة على سؤال كيف ينبغي ذلك. تتم.

يعتمد نهج العملية على المبادئ التالية:

يعتبر نشاط الشركة بمثابة مجموعة من العمليات التجارية.

يخضع تنفيذ العمليات التجارية للوائح إلزامية أو وصف رسمي.

كل عملية تجارية لها عميل داخلي أو خارجي ومالك (الشخص المسؤول عن نتيجة العملية التجارية).

تتميز كل عملية تجارية بمؤشرات رئيسية تصف تنفيذها أو نتيجتها أو تأثيرها على نتيجة المنظمة ككل.

تحدد مبادئ نهج العملية للإدارة القواعد الأساسية ، التي تسترشد بها التي يمكن تنظيم الأداء الفعال للأعمال التجارية التي تهدف إلى النتيجة النهائية.

يحدد المبدأ الأول رؤية أنشطة الشركة كمجموعة من العمليات التجارية. هو الذي يحدد الثقافة الجديدة لتصور المنظمة في نهج العملية.

يستند المبدأ الثاني لنهج العملية ، الذي يتطلب تنظيمًا إلزاميًا للعمليات التجارية ، إلى حقيقة أن التنظيم عبارة عن مستند يصف تسلسل العمليات ، والمسؤولية ، وترتيب التفاعل بين فناني الأداء ، وإجراء اتخاذ القرارات لتحسين طريقة العمل.

يرتبط اختيار العملية التجارية دائمًا بتحديد العميل أو المستهلك نتيجة العملية ، والتي لها قيمة معينة بالنسبة له. بالإضافة إلى العميل ، يوجد مالك لكل عملية تجارية - مسؤول لديه الموارد اللازمة تحت تصرفه ، ويدير مسار العملية التجارية ويكون مسؤولاً عن نتائج وكفاءة العملية التجارية. مالك العملية التجارية مسؤول ، قائد رسمي ، وبالتالي لديه السلطة اللازمة ، ولديه الموارد اللازمة لتنفيذ العملية ، ويدير مسار العملية التجارية ويكون مسؤولاً عن نتيجتها. تضمن هذه المزايا الأداء العالي للمؤسسة ، والتي تتمتع إدارتها بطبيعة عملية المنحى بشكل واضح.

تتيح لك الإدارة الموجهة نحو العمليات تغيير أنشطة المنظمة نوعياً على المستويات التشغيلية والتداخلية بين الوظائف وبين المنظمات من تكاملها. لم يعد التكامل الوظيفي مصدرًا للنزاعات متعددة الوظائف التي يصعب حلها. يتلقى المستوى التشغيلي للتكامل رؤية جديدة من خلال شبكة العمليات التجارية للمؤسسة ويسمح بما يلي:

أ) تحديد سلطات ومسؤوليات الموظفين بشكل أكثر فعالية ؛

ب) تطوير نظام فعال لتفويض السلطة ؛

ج) ضمان توحيد متطلبات فناني الأداء ؛

د) تقليل مخاطر الاعتماد على المقاول الفردي ؛

هـ) تقليل عبء العمل على المديرين ؛

هـ) تقليل التكاليف.

ز) تحسين كفاءة إدارة شؤون الموظفين ؛

ح) تحديد المصادر لتقليل التكاليف والوقت لتنفيذ العمليات التجارية ؛

ط) تقليل الوقت اللازم لاتخاذ القرارات الإدارية.

نتيجة لذلك ، تزداد قابلية إدارة المنظمة ، ويقل تأثير العامل البشري وتكلفة المنتجات والخدمات. كل هذا يؤدي إلى تغيير في جودة المنظمة نفسها وتشكيل منظمة موجهة نحو العمليات يكون فيها الفريق بأكمله مشاركًا واعيًا في العملية المستمرة للنشاط المرتبط بالنتيجة النهائية لإنتاج المنتجات أو توفيرها من الخدمات.

لقد تلقى تطوير نهج العملية للإدارة استجابة واسعة ، في الواقع ، تتمتع جميع المنظمات الرائدة في العالم بطابع المنظمات الموجهة نحو العمليات.

بناءً على فهم العمليات التجارية التي يتم إجراؤها في المؤسسة ، من الممكن بناء هيكل تنظيمي فعال لإدارتها. إذا كان الهيكل التنظيمي قد تطور بشكل تقليدي ، فيمكن أن يساعد نظام تشغيل الشركة في تحليل جودتها.

وبالتالي ، فإن غياب نهج العملية في الإدارة يؤدي إلى نتائج تلقائية لا يمكن الاعتماد عليها ولا يمكن تحليلها ، حيث يصعب إعادة إنتاجها. إنه نهج العملية الذي يجعل من الممكن فهم أن المنتج النهائي لنشاط الشركة هو نتيجة العمل المشترك لجميع موظفيها دون استثناء ، بالإضافة إلى أنه يسمح لك بإزالة الفجوات في واجهة العمليات ، واستعادة العلاقة بينهما. لا يرفض نهج العملية نظام الإدارة الحالي في الشركة ، ولكنه يحدد طرق تحسينه وتعديله نوعياً.

المميزات والعيوب- نظام واضح للعلاقات المتبادلة داخل العمليات وفي أقسامها ؛ - نظام واضح لوحدة القيادة - يركز قائد واحد في يديه على إدارة المجموعة الكاملة من العمليات والإجراءات التي تهدف إلى تحقيق الهدف والحصول على النتيجة المرجوة ؛ - تمكين الموظفين بصلاحيات أكبر وزيادة دور كل منهم في عمل الشركة يؤدي إلى زيادة كبيرة في تأثيرهم ؛ - الاستجابة السريعة لوحدات العمليات التنفيذية للتغيرات في الظروف الخارجية ؛ - في عمل المديرين ، تهيمن المشاكل الاستراتيجية على المشاكل التشغيلية ؛ - معايير كفاءة وجودة عمل الإدارات والمنظمة ككل متسقة وموجهة بشكل مشترك - زيادة اعتماد نتائج عمل المنظمة على المؤهلات والصفات الشخصية والتجارية للموظفين العاديين وفناني الأداء ؛ - تعد إدارة فرق العمل المختلطة وظيفيًا مهمة أكثر صعوبة من إدارة الوحدات الوظيفية ؛ - يؤدي وجود عدة أشخاص من مؤهلات وظيفية مختلفة في الفريق حتماً إلى بعض التأخيرات والأخطاء التي تحدث عند نقل العمل بين أعضاء الفريق ، لكن الخسائر هنا أقل بكثير مما هي عليه في التنظيم التقليدي للعمل ، عندما يقدم المؤدون تقارير إلى أقسام مختلفة الشركة

بالطبع ، من المستحيل زيادة الكفاءة من خلال إضفاء الطابع الرسمي على العمليات التجارية وحدها ، ونهج العملية ليس حلاً سحريًا لجميع العلل التنظيمية. يسمح بتشخيص مشاكل كل من الشركة بأكملها وتفاعل أقسامها المختلفة في أداء مهمة مشتركة.

فهرس:

1. Vishnyakov O. نهج موجه نحو العمليات في إدارة المنظمة 2008.

2. Efimov V.V. تأملات في نهج العملية / V.V. ايفيموف 2004.

3. Repin V.V. نهج العملية للإدارة. المعايير والجودة. - 2004. - 498 ص.

4. Repin V.V. نهج العملية في الممارسة. المعايير والجودة. - 2004. - رقم 1. - ص 74-79.

تعتبر نظرية الأنظمة العملية بمثابة تغيير في النظام. في الواقع ، أي نشاط هو عمل يهدف إلى تحقيق نتيجة ، والتي يتم التعبير عنها في حقيقة أن النظام يكتسب حالة جديدة. نواجه عمليات في الهندسة والهندسة والكيمياء وحتى علم الاجتماع. ومع ذلك ، كل واحد منا هو مشارك في إجراءات العمل كل يوم. كما تظهر التجربة ، غالبًا ما يتجنب المسؤولون التنفيذيون في الشركة الأتمتة وإضفاء الطابع الرسمي على العمليات ، ويبدو أن "تشديد الخناق" ليس ديمقراطيًا تمامًا. لكن عبثا. يساعد البناء والإدارة الكفؤان للعمليات في أي شركة من أي ملف تعريف على ضمان التفاعل المناسب بين الموظفين ، بسبب المسؤولية والاهتمام بالمواعيد النهائية. نهج العملية لم يمت - فهو يكمن وراء العديد من النظريات العصرية للتنمية وإدارة الشركات والموظفين. سنخبرك اليوم بمكان التقاء العمليات وكيفية إدارتها وما إذا كنت بحاجة إليها من حيث المبدأ.

نهج العملية: من علم التحكم الآلي إلى الإدارة

بشكل عام ، عند الحديث عن CRM و ERP ، اعتاد الجميع على سماع مفهوم "العملية التجارية" وغالبًا ما تتطرق المناقشات إلى كيفية اختلاف عملية الأعمال عن العملية. هناك نسخة مفادها أن المصطلح عبارة عن ورقة تتبع من "عملية الأعمال" الإنجليزية (عملية الأعمال) ولا تحمل أعمال الكلمات المركبة أي عبء ، باستثناء تسليط الضوء على العمليات التي تجري في الشركات من العديد من العمليات (التقنية والكيميائية ، بيولوجية ، وما إلى ذلك). في الواقع ، من السهل الموافقة على هذا الإصدار ، وتذكر كيف ، على سبيل المثال ، تسمى التجربة ببساطة عملية ، مع التخلص من العلامة.

استطرادات مهمة: مكان العملية في نظام إدارة الجودة (ISO 9001)

"تؤيد هذه المواصفة القياسية الدولية تطبيق مبدأ" نهج العملية "لتطوير وتنفيذ وتحسين فعالية نظام إدارة الجودة من أجل زيادة رضا العملاء من خلال تلبية متطلبات العملاء.

لتكون ناجحة ، يجب على المنظمة تحديد وإدارة العديد من الأنشطة المترابطة. يمكن اعتبار النشاط الذي يستخدم الموارد ويتم إدارته لتحويل المدخلات إلى مخرجات عملية. غالبًا ما يشكل ناتج إحدى العمليات مدخلات العملية التالية مباشرة.
يمكن تعريف تطبيق نظام العمليات في منظمة إلى جانب تحديدها وتفاعلها ، بالإضافة إلى إدارة العمليات التي تهدف إلى الحصول على النتيجة المرجوة ، على أنها "نهج عملية".
تتمثل ميزة نهج العملية في استمرارية التحكم الذي يوفره عند تقاطع العمليات الفردية داخل نظامهم ، وكذلك في دمجهم وتفاعلهم.

عند تطبيقه على نظام إدارة الجودة ، فإن هذا النهج يسلط الضوء على أهمية:

أ) فهم المتطلبات والوفاء بها ؛
ب) الحاجة إلى النظر في العمليات من حيث قيمتها المضافة ؛
ج) تحقيق النتائج المخططة للعمليات وضمان فعاليتها ؛
د) تحسن مستمرالعمليات القائمة على القياس الموضوعي.

يوضح نموذج نظام إدارة الجودة القائم على نهج العملية ، الموضح في الشكل ، الروابط بين العمليات (المنظمات - ملاحظة المؤلف). يوضح هذا النموذج أن المستهلكين يلعبون دورًا مهمًا في تحديد المتطلبات التي تعتبر مدخلات. تتطلب مراقبة رضا العملاء تقييم المعلومات حول تصورات العملاء للوفاء بمتطلباتهم. يغطي النموذج الموضح في الشكل جميع المتطلبات الرئيسية لهذه المواصفة القياسية ، لكنه لا يُظهر العمليات على مستوى تفصيلي.

وبالتالي ، يوصي المعيار بأن تحدد المنظمة جميع الأنشطة الرئيسية وأن تتعلم كيفية إدارتها. في المقابل ، النشاط الذي يستخدم الموارد ، وله هدف ونتيجة ، يعتبر بالفعل عملية. وغالبًا ما تكون نتيجة إحدى العمليات بمثابة نقطة دخول لعملية أخرى. يشير معيار GOST R ISO 9001: 2008 نفسه الأنواع الهامةتخطيط أنشطة الشركة ، والقيادة ، ومراجعة الإدارة ، وإدارة الموارد (بما في ذلك الأفراد والبنية التحتية) ، وإدارة دورة حياة المنتج ، والتصميم والتطوير ، والقياس ، والتحليل والتحسين.

العمليات في Ruli24 - كيفية التوجيه بشكل صحيح

• العمليات الرائدة. تنقسم إلى ثلاثة مكونات: التنظيم والقيادة والإدارة. بالنسبة لهذه العمليات ، من المهم وضع عملية مختصة للتنسيق والتحليل وجمع البيانات في البرنامج.

جميع التحليلات مدمجة في التقارير: يمكن للمستخدم تحديد الاختيارات التي يحتاجها وتحليل الشرائح باستخدام المرشحات ، والعروض الرسومية ، والجداول ، والشطرنج.

• العمليات الأساسية. إنها تعتمد بشدة على نوع نشاط الشركة ، ولكنها تشمل دائمًا التسويق والتوريد والترويج.

• عمليات الدعم - عناصر الإنتاج المباشر وتوفير الأنشطة الأساسية. وهذا يشمل إدارة شؤون الموظفين ، والإدارة المالية ، والأمن ، والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات ، محاسبةوما إلى ذلك وهلم جرا.

بالإضافة إلى هذا التقسيم ، هناك قسم تم ذكره أعلاه: في عمليات البحث والتصميم والإنتاج والمعلومات. إنها ليست مترابطة فقط ، ولكنها تعمل أيضًا على أي كائن أو جزء منه.

تتضمن آلية التحكم في العملية تنظيم العمل فيما يتعلق بأنواع العمليات الأربعة المحددة. كل عملية لها ترتيب التنفيذ الخاص بها ، وشكل التحكم والنتيجة المتوقعة. العمل هو مدخلات ومخرجات العملية.

يوفر النظام عدة أشكال من إدارة العمل. يتم تحديد استخدام نموذج أو آخر من خلال التفاصيل أنواع مختلفةالأنشطة والجوانب التنظيمية. يعمل مع عمليات المعلوماتتم تنفيذه بمساعدة أشكال التحكم:

• "مستند وارد" - تسجيل المستندات الواردة الخارجية ؛
• "وثيقة صادرة" - تسجيل الوثائق المرسلة إلى المنظمات الخارجية ؛
• "الطلب" آلية عالمية للمراسلات الرسمية ، بغض النظر عن التسلسل الهرمي الإداري للعلاقات.

• "المنتدى" - التسجيل العمل بروح الفريق الواحدوتوزيع الوثائق الداخلية وآلية المناقشة؛
• "الاجتماع" - آلية لتحديد مواعيد الاجتماعات.

• "الموضوع" - يستخدم النموذج لإبراز الأعمال في مناطق معينة ؛
• "المشروع" - يستخدم النموذج لتجميع الأعمال في مشاريع معينة ؛
• "مجموع العمل" - تسجيل العمل عام، والتي تشمل الوظائف المخصصة لفناني الأداء المحددين.
• "مهمة المشروع" - تسجيل مهمة محددة للمقاول للمشروع.

• "العملية التجارية" - أساس النموذج هو وصف لتسلسل العمل لتحقيق نتيجة معينة.
• "المهمة" - شكل يتم من خلاله تنظيم العمل والتحكم في التنفيذ ، اعتمادًا على التسلسل الهرمي لعلاقات الخدمة

• خلق عمل جديد- نتيجة لذلك ، يتم إنشاء سجل في النظام مع وصف للعمل في حالة "الاهتمام".
• التعرف على العمل - يتم نقل العمل إلى الحالة "المفتوحة".
• تنفيذ الوظيفة - يتم نقل الوظيفة إلى الحالة "النشطة".
• تسجيل حقيقة التنفيذ - يتم إدخال تاريخ الانتهاء من العمل وتقرير عن العمل المنجز. تم نقل الوظيفة إلى حالة "تم".
• إغلاق العمل - يقوم مؤلف العمل بالتحقق من حقيقة تنفيذ العمل ونقله إلى الحالة "المغلقة". إذا تبين أن نتيجة العمل المكتمل غير مرضية ، ينقل المؤلف العمل إلى الحالة "مغلق (-)".

إذا كنت تقرأ المنشور ليس من أجل الاهتمام بنهج العملية ، ولكن اخترت CRM أو نظام أتمتة مناسب لجميع مكونات عملك ، فابحث تحت المفسد - يتم تقديم تنفيذ العمليات في واجهة Ruli24 بوضوح هناك .

شرائح ، شرائح!

التحكم في عملية Ruli24- يتضمن 13 مهمة.

Ruli24 مسؤول إدارة العمليات- يسمح لك بتكوين الأنشطة والأشياء وحقوق المستخدم.

منظم 24يسمح لك بإدارة الوقت الشخصي والجماعي. هنا ، يتم تخطيط الشؤون الشخصية والتحكم فيها ، والإنتاج البسيط (المهام والطلبات والمهام التشغيلية) و عمل بحثي(اجتماعات ومنتديات). يمكن أن يتم التخطيط من خلال التقويم الخاص بك أو من خلال تقويم الموظف. تتوفر ملفات مختلفة هنا أيضًا. المستندات الإلكترونية. تتوفر جميع أنواع العمل في مجلد حالاتي ، حيث تعكس عناصر واجهة المستخدم الحالات الجديدة والمفتوحة والمتأخرة.

في المهمة Ruli24 مكتب العمل تتم إضافة المستندات الواردة والصادرة والتنظيمية والتوزيع إلى كائنات المنظم. الآن هذه المستندات متوفرة أيضًا في مجلد حالاتي.

في المهمة Ruli24 إدارة المشروع تتم إضافة الموضوع والمشروع وملخص العمل ومهمة المشروع إلى كائنات المنظم. يمكن رؤية كل هذه الأعمال ليس فقط في التقويم ، ولكن أيضًا في مخطط جانت وفي المخطط. الآن هذه الأعمال متوفرة أيضًا في مجلد "شؤوني".

في المهمة Ruli24 إدارة عمليات الأعمال ثستطيع ان تخلق عمل نموذجيالعمليات وتشغيل ومراقبة عمليات الأعمال.

في المهمة عجلات القيادة 24 إدارة العملجمعت جميع الأعمال من عملية البحث (مناقشة) ، من عملية المعلومات(إدارة المكاتب) ، عملية المشروع (التصميم) وعملية الإنتاج (الإنتاج). الآن في مجلد "حالاتي" جميع الأعمال من هذه العمليات متاحة.

في المهمة مسؤول Ruli24 CRM، CRM ، CRM ، B2B ، CRM B2C مضافة إلى العملاء المتوقعين ، الصفقات ، العمل مع عملاء B2B ، العمل مع عملاء B2C. الآن في مجلد "My Affairs" متاح والعمل من CRM.

ومع ذلك ، هناك حاجة إلى نظام إدارة العمليات في الشركة ليس فقط لعمالقة مثل البنوك ، ولكن أيضًا لأي شركة تقريبًا. للحصول على فهم أعمق لنهج العملية ، يمكنك تطبيق ما يسمى بدورة "خطة - افعل - تحقق - تصرف" (PDCA) لـ Deming-Shewhart. إنها "خطة - فعل - اختبار - تحسين العمل". يسمح لك استخدام هذه الدورة بالتنفيذ المستمر للتحسين المستمر للعملية الذي يهدف إلى تحسين كفاءة المنظمة. انعكس هذا المفهوم بعمق في تطوير. هذا ما يبدو عليه نموذج التحكم الحجمي ، والذي يكمن وراء فكرة النظام بأكمله. إذا تم تقديم النموذج على أنه تفاعلي ، فإن العلاقات المتبادلة والتقاطعات بين جميع المكونات تصبح واضحة.

يشبه نموذج وصف العملية أدناه مخطط PERT ، أي جدول الشبكة. الفرق هو أنه لا يمكن تنفيذ كل الأعمال في تنفيذ محدد لعملية الإنتاج ، اعتمادًا على ظروف "مفترق الطرق". بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تحديد كل وظيفة بشكل أكبر (في بعض سماتها) اعتمادًا على الشروط في وصف العملية. لكن كما نتذكر ، فإن العملية لا تعرف عن تنفيذ الإجراءات والتعليمات داخلها.

لذلك ، قررنا النموذج وسنقوم بعمل قائمة مراجعة تقريبية لإدارة العمليات في شركتك.

• تفتيت العمليات.يجب أن تكون كل عملية وحدة مستقلة منظمة ، ومن ثم سيكون من الأسهل عليك إدارة الشركة ككل. بالإضافة إلى ذلك ، في حالة تنظيم أتمتة الشركة كمزيج من العديد من العمليات الصغيرة ، فمن الأسهل تحديد الرابط الضعيف وإصلاحه ، وليست هناك حاجة للتدخل في العمليات واسعة النطاق. وهذا يوفر الوقت ولا يسمح باستيقاظ العمل.
• عمليات الهيكل.يجب أن يكون لكل عملية مالك ومسؤول ونقاط دخول وخروج وإجراءات داخلية والغرض والنتيجة. يجب أن تحتوي العملية على معلمات ومقاييس الوقت لإكمالها بنجاح / غير ناجح. يبدو الأمر وكأنه مجرد بيروقراطية من الخارج - فالعقل البشري يتكيف بسرعة مع راحة الأتمتة ، ويتلقى أيضًا "مكافأة" إضافية: لست بحاجة إلى الاحتفاظ بجميع الحالات في رأسك ، فالتذكيرات والتنبيهات ستفعل ذلك. وظيفة للمدير.
• عمليات الارتباطهذه هي الطريقة الوحيدة للحصول على نموذج إدارة فعال. تتيح لك الاتصالات والتبعيات بين العمليات الصغيرة جمع أقصى قدر من المعلومات حول العملاء المتوقعين والعملاء ونتائج العمل وما إلى ذلك ، وتبسيط وتسريع النشاط نفسه بشكل كبير.
• استخدم مجموعة من أدوات إدارة العمليات(تقارير ، قمع ، مخطط جانت ، خطط). سيسمح لك هذا بتحديد مناطق المشكلات بسرعة وإجراء التغييرات.
• العمل باستمرار مع العمليات وتحسينها.حتى لو اجتمع أفضل خبراء الصناعة وشركتك ومطوري Ruli24 في مكان واحد ، فلن يكون من الممكن إنشاء عملية مثالية وإنشاء الإدارة. بعد التكرار التالي ، من الضروري مراجعة معايير العملية وتحليل مسارها ونتيجتها ومقارنتها بالتوقعات. بعد عدة دورات ، سيكون من الممكن إنشاء أكثر عمليات "الترس" مصقولة والتي ، بدون مبالغة ، ستساعد شركتك على العمل كالساعة.
• قم بتضمين الموردين والمقاولين والعاملين بدوام جزئي والعاملين لحسابهم الخاص في العمليات.كلما زاد عدد العناصر التي تأخذها في الاعتبار ، زادت السيطرة على شركتك. معظم أنظمة أتمتة الأعمال (Ruli24 ليست استثناء) مفتوحة لتوصيل الوكلاء الخارجيين ، ولكن نادرًا ما يتم استخدام هذا الاحتمال. يجب أن نتذكر أن كل شخص تعتمد عليه النتيجة مهم.
• ارسم العمليات على الورق، تصحيح في مجموعات العمل ، تخصيص الموارد. إدخال عملية واضحة في نظام أتمتة الأعمال مع عقد ومراحل وتحولات لا لبس فيها.

أكثر من مجرد عمليات تجارية أضف العلامات

أي نشاط هو دائمًا عملية معينة ، حيث أن له مدة زمنية ومراحل ونتيجة. لذلك ، من إنتاج الحرف اليدوية أو الحرف اليدوية إلى شركات التكنولوجيا الفائقة الحديثة ، يشارك الجميع في العمليات. ما الذي تغير في مؤخرا؟ لماذا أصبح موضوع العمليات التجارية وثيق الصلة بهذا اليوم؟ في هذه المادة ، سأحاول تحليل نهج العملية لإدارة مؤسسة ما وعكس السمات المحددة لوجهة نظر جديدة للإدارة ، والتي جلبت معهم نظريات النمذجة وإعادة الهندسة.

خلفية

يهتم الباحثون في مجال الإدارة باستمرار بمسألة عالمية النظريات وإمكانية إثبات الحلول. من المستحسن ، كما هو الحال في الرياضيات ، إيجاد البديهيات والثوابت التي يمكن للمرء الاعتماد عليها بثقة عند البحث واتخاذ القرارات. ثانية موضوع مهمهي لغة لعرض القرارات المتعلقة بالتنظيم و أنظمة الإدارة. أكثر المحاولات نجاحًا لجعل علم الإدارة أكثر تناغمًا هي الإحصاءات المحاسبية والمالية. هذه أجزاء قيّمة جدًا من الإدارة ، ولكنها ، للأسف ، ليست مناسبة لـ "البشر الفانين" الذين لا يحتاجون فقط إلى قبول الحل الصحيحولكن أيضًا نقلها إلى جميع الموظفين. هنا يمكنك أيضًا التحدث عن تخطيط الشبكة ونظرية الرسم البياني ، ولكن لا يزال هذا النهج مثيرًا للجدل بالنسبة للكثيرين.

في السبعينيات من القرن الماضي ، في المشاريع العسكرية المعقدة ، توصل المتخصصون الأمريكيون إلى الحاجة إلى تنظيم الأنشطة بصريًا ، ومنذ ذلك الحين تم ترسيخ مفهوم كعملية تجارية في الممارسة الإدارية. يمكن تسمية هذه الفترة بشكل مشروط "بهيكلة" الأعمال ، حيث كان الغرض من بناء المخططات المرئية للأنشطة في ذلك الوقت هو تحديد المنطق ، ومجالات المسؤولية المنفصلة ، وتحديد تدفق المستندات والمنتجات ، وهذا الإجراء بحد ذاته تسارع بشكل كبير والفهم المبسط ، وتحديد الأماكن والفواصل غير الدقيقة.

في هذه المرحلة ، تم تعريف عملية الأعمال على أنها مجموعة من العمليات المتسلسلة و / أو الموازية التي تحول المواد و / أو تدفق المعلومات إلى التدفقات المقابلة بخصائص مختلفة. بالطبع ، نحن هنا لا نتحدث عن حقيقة أنهم للمرة الأولى رأوا العملية قيد النشاط (تم تحسين العمليات بالفعل بواسطة آدم سميث في القرن الثامن عشر ، وقام هنري فورد ببناء عمليات إنتاج بشكل مثالي) ، ولكن ظهرت هذه الأداة من أجل عرض وتحليل النظام لأنشطة الشركة من خلال الرسوم البيانية العملية.

أدى الانعكاس المرئي للعمليات التجارية للمؤسسة إلى تسريع وتبسيط نشاط الأتمتة بشكل كبير ، وبالتالي ، في فترة الثمانينيات ، تحول التركيز إلى وصف العمليات التجارية الآلية. كانت فترة مشاركة نشطة لأجهزة الكمبيوتر في جميع مجالات الإنتاج والإدارة. بطبيعة الحال ، لم يكن وصف واحد كافياً للمديرين في وقت قريب جدًا ، لذلك بدأ يتشكل مستوى جديدالصعوبات - ادارة العمليات.

يعتبر نهج العملية الإدارة بمثابة عمل شخص خاص ("مالك العملية") لتصميم تسلسل فعال للإجراءات لإنشاء نتيجة مصاغة في ظل ظروف معينة وضمان تنفيذ هذه الإجراءات (العملية). أي أن التركيز من إدارة الأشخاص في إدارة العمليات يتحول إلى إدارة تدفقات الإجراءات والنتائج.

مراحل تطوير النمذجة

بعد الشروع في مسار تبسيط العمليات التجارية ، يجب أن تتحول الإدارة عاجلاً أم آجلاً إلى إدارة العمليات على نطاق واسع للشركة ، نظرًا لأن تدفق النشاط ، مثل تدفق المياه ، لا يمكن أن يوجد في مكان مغلق - حيث تكون الحركة محدودة. أي أن الشركة مجبرة على فهم جميع أنشطتها كشبكة من العمليات المترابطة ، لربطها بحيث تقوي بعضها البعض بدلاً من إضعاف بعضها البعض. هنا ، مطلوب نمذجة جميع الأنشطة في المجمع. بدأت هذه المرحلة في الغرب حوالي التسعينيات. كل شيء يحدث مع بعض التأخير ، لكنه يعتمد بشدة على الصناعة. لقد نجحت الصناعات سريعة النمو (مثل الاتصالات) في إتقان هذه التقنيات منذ فترة طويلة.

من سمات الإدارة الموجهة نحو العمليات تعريف العمليات التجارية على أنها مجموعة مترابطة من الأعمال التي تضمن تحقيق أهداف الشركة (تنفيذ الإستراتيجية) ، وهو أمر من حيث الحجم أكثر صعوبة من إدارة عملية محلية. هنا ، يتم تحويل تركيز اهتمام الإدارة من الإنتاج و العمليات اللوجستيةإلى "المكتب".

أظهر التقييم أن عمليات التصميم والتخطيط والمحاسبة وما إلى ذلك غالبًا ما تكون السبب الرئيسي وراء بطء وتكلفة عمليات الإنتاج. أي أنهم يحددون ، في النهاية ، خصائص العمليات التي تخلق قيمة للعميل.

وبالتالي ، من أجل تحقيق النجاح ، يجب أن تخضع إدارة الشركة نفسها للنمذجة والتحسين ، ولكن في بعض الأحيان يكون هذا صعبًا للغاية ، حيث يتم ملاحظته في أغلب الأحيان:

• عدم اليقين الشديد في تصرفات المديرين ؛
• نقص الكفاءات اللازمة في إدارة العملية ؛
• عدم الاستعداد النفسي للمتخصصين والمديرين "لدفع أنفسهم إلى الأطر".

لذلك ، فإن المرحلة التالية في تطوير مهام النمذجة أمر لا مفر منه - هذا هو التصميم الأولي المختص لجميع عمليات الشركة باعتبارها واحدة نظام فعال- الأعمال الهندسية. تعتبر منهجية هندسة الأعمال الإدارة بمثابة خدمة لتدفق القيمة ، كما ينبغي أن تكون. في الوقت نفسه ، يتم تنفيذ نهج العملية تلقائيًا تقريبًا ولا يتطلب جهودًا للتغلب على مقاومة أي من مجموعات الموظفين (بالطبع ، إذا تم تصميم كل شيء بشكل صحيح من البداية).

أخطط للنظر في موضوع هندسة الأعمال بمزيد من التفصيل في المقالات التالية. هنا أود أن أنتبه إلى الخيارات والتفاصيل الدقيقة للعملية التجارية كظاهرة إدارة حديثة.

ظاهرة الإدارة

بعد النظر في ديناميات تطوير نهج العملية لإدارة المشاريع ، أعتقد أنه لا أحد يشك في أن هذا أمر خطير ولفترة طويلة. رأيي الشخصي هو أن الانتقال إلى إدارة العمليات يمكن مقارنته بالانتقال من الحسابات على الأصابع إلى الحسابات باستخدام السجلات والصيغ والقواعد. مع تعقيد كائن التحكم ، يجب أن تصبح تقنيات الإدارة حتمًا أكثر تعقيدًا.

لكن هل هو حقا بهذه الصعوبة؟ أين يواجه المدير الحديث حاجز ميزة نهج العملية؟ تظهر ملاحظاتي أن المدير ، بحكم التقاليد ، يتخيل المنظمة في شكل هيكل تنظيمي ، حيث الشيء الرئيسي هو المعلومات حول تقسيم الموظفين إلى وحدات وحول المسؤولية لكل مجموعة. دعونا نقارن كيف تبدو المخططات الهيكلية والعملية التجارية ، مرسومة باستخدام نفس الأدوات المرئية.

بناء

من الواضح أن الاختلاف الرئيسي بين المخططات هو وجود تدفق في المخطط الثاني ، والذي يوحد جميع المشاركين بمنطق معين. العمل الإداري مختلف بالمثل. مع التقليدية الإدارة الوظيفيةإنها "مشاركة" الاهتمام والعمل والمكافأة ، وهي مسألة شاقة للغاية ولا تضمن أي شيء.

مع الانتقال إلى نهج موجه نحو الإدارة في الإدارة ، لم يعد من الممكن اعتبار إدارة الشركة على أنها عمل "مشرف" ، بل عمل مدرب أو قائد أو مدير ، إلخ. - أي أن المهمة تتغير من الفصل والتحكم إلى تكوين أفضل تكوين للشروط لتعظيم تدفق القيمة التي تم إنشاؤها.

يمكننا أن نستنتج أن الصعوبة برمتها تكمن في عادة النسخة التقليدية للإدارة ، وجزئيًا في حقيقة أنه لا توجد نماذج عملية مرئية جاهزة ، وأن إنشائها من الصفر يتطلب جهودًا جادة من فريق الإدارة.

العناصر الرئيسية لإدارة العملية

1. يكشف النتائج الرئيسيةالأنشطة ومقارنتها لعمليات أعمال الشركة.
2. تحديد عملاء العمليات التجارية ومتطلباتهم (في المستقبل ، من الضروري إقامة علاقة قوية معهم ومراقبة رضاهم باستمرار ، حيث أن العميل مع هذا النهج هو الذي يصبح المقياس الرئيسي لجودة العملية).
3. إنشاء هيكل للعمليات التجارية ، بناءً على أهمية الأنشطة وتداخلها وتسلسلها الزمني.
4. تعريف معلمات العمليات التجارية.
5. تحديد المسؤولين والمنفذين لكل عملية.
6. التصميم المنطقي هو تقنية يجب أن تضمن إنشاء النتيجة المرجوة في الوقت المناسب.
7. إنشاء نظام لمزامنة أنشطة العمليات المختلفة (بشكل مثالي ، أتمتة التخطيط ومراقبة جميع مؤشرات العملية).
8. تدريب الموظفين هو تشكيل الاستعداد لمسؤولية المجموعة عن النتيجة (غالبًا ما يتطلب ذلك إعادة هيكلة قوية بما فيه الكفاية لنظام التحفيز).
9. تشكيل نمط دوري من تصميم وتحليل وتعديل العمليات ، بناءً على نتائج التحليل - ما يسمى "إيقاع الأعمال".

من المراحل المهمة في تطوير ووصف الأنشطة تحديد خصائص العمليات التجارية. تسلط كل منهجية تقريبًا الضوء على العناصر التالية.

1. حدود العملية ، والتي يتم تحديدها من خلال أحداث البداية والمدخلات (الموارد) ، وكذلك أحداث النهاية والمخرجات (النتائج).
2. الوثائق المعيارية للعملية. وتشمل هذه التشريعات الخارجية والقواعد والخطط والتعليمات الصادرة عن الشركة. لسوء الحظ ، من النادر في الشركات العثور على مستندات تحكم مكتوبة جيدًا ، لذا فإن التأخير الرئيسي في الانتقال إلى إدارة العملية ينشأ من الحاجة إلى تطوير العدد المطلوب من القواعد والتعليمات.
3. موارد العملية: المؤدون والمشاركون والمعدات والأدوات وأنظمة المعلومات والعناصر المهمة الأخرى التي بدونها تكون العملية مستحيلة أو غير فعالة.
4. مؤشرات العملية هي متغيرات العملية المقاسة وقيمها المعيارية. قد لا تشمل هذه فقط حجم النتيجة ، ولكن أيضًا الوقت المستغرق في العملية ، ومقدار الخسارة في المواد أو المال ، وعدد العيوب ، ومؤشر رضا العملاء ، وما إلى ذلك.

كل هذا يمكن وصفه في نص بسيط أو شكل جدولي ، ولكن ليس عبثًا ما يستخدمه المصممون طرق الرسم. سيكون أي تصميم ، بما في ذلك التنظيمي ، أكثر تفصيلاً وذا مغزى إذا تم تقديمه بشكل مرئي وفي سياق بقية النظام.

يمكن أن يكون تصور العمليات في شكل تقنيات بسيطًا ، كما هو موضح في الشكل أعلاه ، ويتألف من الرسوم البيانية المتاحة لأي موظف ، أو يمكن أن يكون أكثر تعقيدًا ، ويتم إجراؤه باستخدام أدوات نمذجة العمليات الخاصة. كجزء من هذه الدورة ، أخطط لوصف جميع ملاحظات النمذجة الأكثر إثارة للاهتمام والتي يمكن الوصول إليها. بينما يمكنك التعرف على اثنين منهم - و.

على أي حال ، توفر المنهجية التوجيه والأدوات ، بينما يتم إنشاء القيمة للشركة من قبل فريق الإدارة الذي يشكل نظام الإدارة. لا تضمن حتى التقنية الأكثر دقة أن الآلية ستعمل مثل الساعة إذا لم يكن هناك سيد يفهم هذه "الساعة" ويضبطها ويحافظ عليها.

أعتقد أنه لا يوجد لدى أي شخص سؤال عما إذا كانت هناك حاجة إليها أم لا ولماذا يتم تطوير العمليات التجارية ، لأنه عندما يكون هناك عمل تجاري ، فهناك عمليات تجارية بحكم التعريف. لذلك ، لا يمكن القول أن العمل مع العمليات التجارية هو أساسًا عهد جديد. ولكن لا يزال التحول في التركيز والأدوات والتقنيات الجديدة يغير بشكل كبير جوهر العمل الإداري. أولئك الذين يفهمون هذا لديهم فرصة لإنشاء عمل تجاري أكثر كفاءة وقابلية للإدارة أكثر بكثير من أولئك الذين يتم توجيههم من خلال الإدارة القديمة - غالبًا من خلال الضغط النفسي على المرؤوسين.

تجعل الحقائق الحديثة من الضروري تكييف جهاز الإدارة مع بيئة متطورة ديناميكيًا مع منافسة شرسة. تختلف آراء المهنيين في هذا الصدد. ينكر البعض تمامًا أهمية الأساليب التنظيمية والاقتصادية ، بينما يقترح البعض الآخر تعيين شخص مسؤول عن كل وظيفة إدارية.

تظهر التجربة العملية أن استخدام فقط من الناحية الوظيفيةيؤدي إلى انخفاض في كفاءة الإدارة. ما هو جوهر طرق الإدارة الأخرى؟ ما هو نهج العملية الذي يركز عليه وما هي مزاياه؟

4 مناهج للإدارة

في الإدارة الحديثةهناك أربعة أنواع تسمح لك بإلقاء نظرة مختلفة على عملية التنظيم والإدارة. هذا هو النهج الكمي ، والعملية ، والنظامي ، والظرفية ، والتي نشأت في القرن العشرين.

نهج العملية في الإدارة

يعتمد نهج العملية الحديث على نهج منظم للإدارة ويعتبر أي منظمة ككائن حي واحد. في كل مؤسسة ، يتم تنفيذ مجموعة متنوعة من العمليات التجارية ، مع أخذ الموارد عند الإدخال ، وإعطاء منتج أو منتج شبه نهائي عند الإخراج. يتم إغلاق الدورة بأكملها عند الإفراج عن السلع والخدمات الجاهزة.

يتكون هذا النهج من مثل هذا التنظيم للعمل ، والذي يعتمد على تقسيم جميع أنشطة المؤسسة إلى عمليات تجارية ، وجهاز الإدارة إلى كتل. يمكن تمثيل النظام بأكمله كمخطط ، سلسلة ذات روابط منفصلة - عمليات. النتيجة النهائية لسلسلة الإنتاج هي المنتج. يتم تشكيل الروابط المسؤولة عن عملية تجارية محددة من الوحدات الهيكلية.

أساسيات نهج العملية

من أجل توضيح الأمر أكثر ، قمنا بترتيب جميع الافتراضات في الجدول أدناه.

مشاكل في تنفيذ نهج العملية

من الناحية النظرية ، يبدو نهج العملية بسيطًا ومنطقيًا ، لكن تنفيذه في أنشطة المؤسسة عمليًا تبين أنه صعب. في الوقت نفسه ، يجدر الانتباه إلى الأمثلة الحقيقية ، والنتيجة العملية للمنظمات الأخرى ، ورأي المستشارين المحترفين. بالنسبة لأي منظمة ، يؤدي تطبيق نظرية غير مختبرة إلى تكاليف نقدية كبيرة وتكاليف أخرى.

يرتبط تطبيق نهج العملية في الممارسة بعدد من المشاكل:

• تقدم الإدارة نهج العملية في الإدارة فقط على المستوى الرسمي ؛
• النظام الذي تم إنشاؤه لا يتوافق مع الحالة الحقيقية للشؤون في المنظمة ؛
• محاولة لإدخال نهج على مستوى غير رسمي ؛
• لا ينظر المديرون إلى هذا النهج على أنه أيديولوجية تنظيمية جديدة ؛
• لا تفكر الإدارة في الحاجة إلى تنظيم العمليات أو لا تعرف كيفية إدارتها ؛
• المدراء ليسوا مستعدين للتغييرات الأساسية ، على سبيل المثال ، مراجعة هيكل الشركة ؛
• نقص الكفاءة والحافز والتفاني والمثابرة في تحسين العمليات.

نهج العملية في المنظمة ونظام إدارة الجودة

أحد المتطلبات الرئيسية لـ ISO 9001: 2000 هو تنفيذ نهج العملية. وفقًا للمعيار ، من الضروري تحديد العمليات وتنظيم إدارتها ، ولكن لا يتم تقديم نظام محدد للإجراءات.

ينظر العديد من المديرين ، الذين يبدأون العمل على إنشاء نظام إدارة الجودة ، إلى تنفيذه على أنه غير رسمي. في الوقت نفسه ، يؤكدون على مدى أهمية التغييرات المتوقعة للأفضل التي تنشأ أثناء التنفيذ ، وليس شهادة نظام إدارة الجودة نفسها. في الممارسة العملية ، تنفيذ المشروع يخلق صعوبات. إنهم يخيفون إدارة المنظمة ، التي تقرر أن تقتصر على الامتثال للمتطلبات الرسمية لـ ISO.

وبالتالي ، يظل نظام إدارة الجودة على المستوى الرسمي. ونتيجة لذلك ، فإن الموظفين المحبطين لديهم موقف سلبي تجاه النظام نفسه ونهج العملية.

طرق الانتقال إلى إدارة العمليات

كل منهم معروض في الجدول:

ماذا يوفر وصف وتنظيم العمليات؟

لا ترتبط زيادة الكفاءة ارتباطًا مباشرًا بتنظيم العمليات. الأوصاف واللوائح قد لا تكون في المؤسسة. سيستمر تنفيذ العمل من قبل الموظفين وفقًا للقواعد المقبولة ، حيث يعرف الموظفون عملية الإنتاج. يؤدي تنظيم العمل هذا إلى خسارة مستمرة للموارد. يفتح وصف العمليات وتنظيمها عددًا من الاحتمالات:

1. الأنشطة في إطار المعايير ، تكرار العمليات تخلق فرصًا للإدارة.
2. تحديد المشاكل واللحظات الصعبة وفقدان الموارد في تنفيذ العمليات.
3. تطوير تدابير لتحسين العمليات.
4. الخبرة والمعرفة بإجراءات العمل التي يمكن نقلها للموظفين الجدد والفروع والمؤسسات الأخرى.
5. تنفيذ المقارنة المعيارية ومقارنة شركتك مع المنافسين لتحسين العمليات التجارية.
6. التدقيق الداخلي.

تكون اللوائح التنظيمية فعالة إذا كانت مصحوبة بتحليل وتطوير وتنفيذ التحسينات.

أيديولوجية نهج العملية

نهج العملية وتنفيذها الحقيقي ، وليس الرسمي ، في نظام الإدارة يسبب العديد من الصعوبات. مشكلة الإدارة هي الافتقار إلى المهارات القيادية والقدرة على إشراك الموظفين. يجب أن يحدث التغيير في إنشاء أنظمة جديدة أولاً في أذهان العمال.

يتم تسهيل مشاركة الموظف إذا تم النظر إلى هذا النهج على أنه أيديولوجية. أولاً ، الفكرة تخترق عقول الناس ، ثم تصبح أداة. بعد ذلك سيكون الموظفون مستعدين لتطبيق أساليب وبرامج جديدة ، والتي يجب تشجيعهم عليها.

خاتمة

في العديد من دول العالم ، يُنظر إلى نهج العملية للإدارة على أنه عامل النجاح الرئيسي في الأعمال التجارية. ليس من قبيل المصادفة أنه أصبح أساس معايير إدارة الجودة. لم يتم تأكيد فعالية هذا النهج من خلال الأمثلة الحقيقية للتنفيذ على الشركات الروسية. هناك أمثلة قليلة ، بالإضافة إلى فوائد جديدة من تطبيق المعيار. والسبب هو أن العديد من المؤسسات غيرت المصطلحات ببساطة: كان هناك قسم مبيعات ، وكانت هناك عملية "مبيعات". أصبح رؤساء الأقسام أصحاب العمليات.

نهج العملية في الإدارة هو الأداة الرئيسية من بين الأدوات التي تستخدمها الإدارة لإعادة تنظيم نظام الإدارة.