Der Stundenzettel ist das wichtigste Dokument, das Informationen über die Anzahl der An- und Abwesenheiten für jeden Mitarbeiter des Unternehmens enthält. Es wird an die Buchhaltung weitergeleitet. Und auf Basis der Daten werden Löhne berechnet und abgegrenzt.

Das Gesetz sieht 2 einheitliche Formulare für Arbeitszeitnachweise vor: T-12 - zum manuellen Ausfüllen; T-13 - zur automatischen Kontrolle der tatsächlich gearbeiteten Zeit (durch das Drehkreuz).

Die Eingabe der Daten erfolgt werktäglich. Am Ende des Monats wird die Summe für die An- und Abwesenheit jedes Mitarbeiters berechnet. Die Erstellung des Berichts kann vereinfacht werden, indem das Ausfüllen einiger Zellen mit Excel automatisiert wird. Mal sehen wie.

Ausfüllen der Eingabedaten mit Excel-Funktionen

Die Formulare T-12 und T-13 haben praktisch die gleiche Zusammensetzung der Requisiten.

Stundenzettel herunterladen:

Geben Sie in der Kopfzeile der 2. Seite des Formulars (z. B. T-13) den Namen der Organisation und der Struktureinheit ein. Also, wie in den Gründungsdokumenten.

Wir registrieren die Dokumentennummer manuell. Stellen Sie in der Spalte "Erstellungsdatum" die Funktion HEUTE ein. Wählen Sie dazu eine Zelle aus. Suchen Sie in der Liste der Funktionen die gewünschte und klicken Sie 2 Mal auf OK.

In der Spalte „Berichtszeitraum“ geben wir den ersten und letzten Tag des Berichtsmonats an.

Wir legen das Feld außerhalb der Arbeitszeittabelle beiseite. Hier werden wir arbeiten. Dies ist das OPERATOR-Feld. Lassen Sie uns zunächst unseren Kalender für den Berichtsmonat erstellen.

Rotes Feld - Daten. Legen Sie auf dem grünen Feld diejenigen ab, wenn der Tag frei ist. In Zelle T2 geben wir eine ein, wenn die Arbeitszeittabelle für einen ganzen Monat erstellt wird.

Lassen Sie uns nun bestimmen, wie viele Arbeitstage ein Monat hat. Wir tun dies im operativen Bereich. Geben Sie in die gewünschte Zelle die Formel ein = ZÄHLENWENN (D3: R4; ""). Die ZÄHLENWENN-Funktion zählt die Anzahl der nicht leeren Zellen in dem in Klammern angegebenen Bereich.

Wir geben manuell die Seriennummer, den vollständigen Namen und die Spezialität der Mitarbeiter der Organisation ein. Dazu die Personalnummer. Informationen entnehmen wir den Personalausweisen der Mitarbeiter.

Arbeitszeittabellen mit Formeln automatisieren

Das erste Blatt des Formulars enthält Symbole für die Abrechnung von Arbeitszeit, Zahlen und Buchstaben. Der Sinn der Automatisierung mittels Excel besteht darin, dass die Stundenzahl bei der Eingabe der Bezeichnung angezeigt wird.

Nehmen wir zum Beispiel die folgenden Optionen:

• An einem Wochenende;
• I - Anwesenheit (Arbeitstag);
• OT - Urlaub;
• K - Geschäftsreise;
• B - Krankenstand.

Lassen Sie uns zuerst die Funktion "Auswählen" verwenden. Damit können Sie den gewünschten Wert in der Zelle einstellen. Zu diesem Zeitpunkt benötigen wir einen Kalender, der im Operator-Feld zusammengestellt wurde. Wenn an einem bestimmten Tag ein freier Tag ist, erscheint "B" im Zeugnis. Der Arbeiter ist "Ich". Beispiel: = WAHL (D $ 3 + 1; "I"; "B"). Es genügt, die Formel in eine Zelle einzugeben. Dann "haken" Sie es in die untere rechte Ecke und halten Sie es entlang der gesamten Linie. Es stellt sich so heraus:

Jetzt werden wir dafür sorgen, dass die Menschen an sicheren Tagen G8s haben. Lassen Sie uns die Funktion "Wenn" verwenden. Wählen Sie die erste Zelle in der Zeile unter der Legende aus. "Funktion einfügen" - "Wenn". Funktionsargumente: logischer Ausdruck - die Adresse der umgewandelten Zelle (Zelle oben) = "B". "Wenn wahr" - "" oder "0". Wenn dieser Tag wirklich ein freier Tag ist - 0 Arbeitsstunden. "Wenn falsch" - 8 (ohne Anführungszeichen). Beispiel: = IF (AW24 = "B"; ""; 8). Wir "greifen" die untere rechte Ecke der Zelle mit der Formel und multiplizieren sie über die gesamte Zeile. Es stellt sich so heraus:

Sie müssen die gleiche Arbeit für die zweite Hälfte des Monats tun. Es reicht aus, die Formeln zu kopieren und die Zellen zu ändern, auf die sie sich beziehen. Ergebnis der Arbeit:

Fassen wir nun zusammen: Zählen wir die Anwesenheiten jedes Mitarbeiters. Die Formel "ZÄHLENWENN" hilft. Der Analysebereich ist die gesamte Serie, für die wir das Ergebnis erhalten möchten. Das Kriterium ist das Vorhandensein des Buchstabens „I“ (Anwesenheit) oder „K“ (Geschäftsreise) in den Zellen. Beispiel: ... Als Ergebnis erhalten wir die Anzahl der Arbeitstage für einen bestimmten Mitarbeiter.

Zählen wir die Arbeitsstunden. Es gibt zwei Möglichkeiten. Mit der Funktion "Summe" - einfach, aber nicht effektiv genug. Schwieriger, aber zuverlässiger - mit der Funktion "ZÄHLENWENN". Beispielformel: ... Wobei AW25: DA25 der Bereich ist, die erste und letzte Zelle der Reihe mit der Stundenzahl. Das Kriterium für den Arbeitstag ("I") - "= 8". Für eine Geschäftsreise - "= K" (in unserem Beispiel werden 10 Stunden bezahlt). Ergebnis nach Eingabe der Formel.

Das Arbeitszeitblatt dient dazu, Informationen über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitern von Organisationen zu erfassen. Ich muss sagen, dass der Stundenzettel nicht zwingend vorgeschrieben ist - im Prinzip kann er willkürlich sein, dh es steht jedem Unternehmen frei, seinen eigenen Stundenzettel zu verwenden, wenn ein solcher Bedarf entsteht. Das Formular wurde jedoch vom Staatlichen Statistikausschuss der Russischen Föderation entwickelt und zur Verwendung empfohlen und wird bevorzugt.

Dateien

Wer füllt den Stundenzettel aus

Das Ausfüllen des Formulars erfolgt entweder durch einen Mitarbeiter der Personalabteilung, durch den Leiter der Struktureinheit oder durch einen eigens für diese Funktion eingestellten Zeitnehmer. Aufgrund der eingegebenen Informationen berechnen die Spezialisten der Buchhaltung den Mitarbeitern der Organisation Löhne und andere Zahlungen. Tatsächlich ist der Stundenzettel eines der wichtigsten Buchhaltungsdokumente. Und wenn kleine Unternehmen darauf verzichten können, müssen große Unternehmen solche Zeitnachweise führen.

Abhängig von dem im Unternehmen eingeführten Personalabrechnungssystem kann der Stundenzettel entweder für alle Mitarbeiter der Organisation erstellt oder in jeder Abteilung separat geführt werden.

Die Arbeitszeittabelle ist ein reguläres Dokument, dh Sie müssen jeden Monat eine neue Kopie erstellen, damit die Seriennummer der Arbeitszeittabelle der Seriennummer des Monats entspricht, in dem sie erstellt wurde. Der Zeiterfassungszeitraum umfasst alle Tage des Monats.

Sie können den Stundenzettel sowohl elektronisch als auch schriftlich ausfüllen. Nach Eingabe aller notwendigen Angaben muss er jedoch noch zur Unterschrift der Verantwortlichen ausgedruckt werden.

Formular T-13. Formularfunktionen

Beginnen wir mit dem T-13-Formular, das jetzt viel häufiger verwendet wird, um einen Stundenzettel zu führen.

Den Mitarbeitern der Personalabteilung ist das einheitliche Formular T-13 bzw. der elektronische Stundenzettel bekannt. Dies ist nicht die einzige, aber definitiv die gebräuchlichste Methode zur Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden. Wenn Sie Aufzeichnungen manuell führen, sollten Sie das Formular T-12 verwenden.

Timesheet ist ein bekanntes Tool zum Verfolgen der Anwesenheit von Mitarbeitern. Mit dem Formular T-13 können Sie die Gründe für das Nichterscheinen zur Arbeit detailliert erfassen, darunter Studienurlaub während der Session, Weiterbildung und verschiedene Arten von Behindertenurlaub. Der Zeitraum, für den das Dokument ausgefüllt wird, darf weniger als 31 Tage betragen.

Das ausgefüllte T-13 ist die Grundlage für die Berechnung der Gehälter.

Format zum Ausfüllen des Stundenzettels in T-13

Im Gegensatz zu beliebigen Tabellen mit ähnlichem Inhalt enthält T-13 Daten über das Unternehmen, einschließlich der Eigentumsform und OKPO. Die Belegnummer wird gemäß den internen Anforderungen zur Pflege von Stundenzetteln angebracht.

Der Name der Abteilung wird auch oben angezeigt. Es ist zu beachten, dass der Leiter dieser Abteilung (auch wenn das Ausfüllen des Stundenzettels nicht in seiner Verantwortung liegt) das ausgefüllte Formular unterschreiben muss.

Die Reihenfolge der Mitarbeiter wird durch die Entscheidung des Verantwortlichen bestimmt. Die gebräuchlichste Sortierung ist wie in unserem Beispiel alphabetisch, jedoch ist die Sortierung nach Personalnummer möglich (Spalte 3).

In Spalte 4 setzen wir die Tagesnoten:

ICH BIN- (Anwesenheits-)Werktag,
V- freier Tag,
VON- Urlaub,
RP- Beteiligung am arbeitsfreien Tag (Arbeitsfreistellung),
ZU- Geschäftsreise,
PC- die Weiterbildung,
Verfügen über- Studienurlaub mit Anruf von einer Bildungseinrichtung,
B- Krankenstand mit Krankenstand,
T- unbezahlter Krankenstand ohne Krankenstand.

Unter der Markierung habe ich die Anzahl der Stunden angegeben, die an diesem Tag gearbeitet wurden. In Spalte 5 fassen wir die Anzahl von I in der Zeile und die Anzahl der Stunden zusammen. Wir erhalten 4 Werte für 2 Monatshälften. In Spalte 6 fassen wir die Werte zusammen und erhalten die endgültige Zahl für die Arbeit für den Monat.

Die Stundenzahl für C, OT, K, B und andere Fälle wird in der vierten Spalte nicht angegeben. Dafür gibt es die Spalten 10-13.

Abrechnung von Krankheits-, Urlaubs- oder sonstigen Fehlzeiten

Bezeichnungscodes können unterschiedlich sein (zB numerisch). Die konkrete Form der Befüllung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Die X-Bezeichnung zeigt, dass wir diesen Tag nicht berücksichtigen: Der Monat wird der Einfachheit halber in zwei Zeilen mit ungleichen Werten unterteilt. Für Monate mit 30 Tagen (z. B. November sieht die Spalte so aus (der Einfachheit halber ist die „nicht vorhandene“ 31. Zahl rot markiert):

T-13 für November

Analog wird der T-13 für Besuche im Februar ausgefüllt.

Die Spalten 7-9 geben den Zahlungscode, die Anzahl der Tage und die Art der Gebühren an. Unser Beispiel verwendet Codes:

• 2000 - gemeinsamer Arbeitstag,
• 2300 - Krankenstand (Behindertengeld),
• 2012 - Urlaub.

Alternative Lösung

Einige Unternehmen genehmigen eine leicht vereinfachte Version des Stundenzettels, ohne den Grund für die Auslassungen anzugeben. Spalte 4 zeigt nur 2 Codes an:

• ICH BIN- Arbeitstag,
• n- arbeitsloser Tag.

Diese Methode kann insofern umständlich sein, als dass keine Krankmeldungen erfasst werden.

Sonderfälle

1. Wie fülle ich die T-13 für Mitarbeiter aus, die an Konferenzen und anderen Schulungsveranstaltungen teilnehmen?

Hängt von der Position des Unternehmens ab. Diese Tage können als Arbeiter (I) oder als Weiterbildung (PC) gezählt werden. Auch die Zahlungsrate kann variieren.

2. Kann Code I einen Wert von mehr als 8 Stunden haben?

Ja. Vielleicht, wenn es eine Sonderregelung zu verlängerten Arbeitszeiten gibt. Überstunden können mit einem C gekennzeichnet werden.

3. Was ist der Unterschied zwischen T-12- und T-13-Stundenzettel?

Das erste ist ein manuelles Anwesenheitsformular. Der zweite ist elektronisch. Viele Buchhaltungsabteilungen haben inzwischen auf T-13 umgestellt, da es mit einem speziellen Programm automatisch gesammelt werden kann.

Formular T-12

Zuallererst müssen Sie wie in jedem anderen Dokument der Personalakte zunächst die Details der Organisation in die Arbeitszeittabelle eingeben: ihren vollständigen Namen mit dem OKPO-Code (diesen müssen Sie den Registrierungsunterlagen entnehmen), organisatorischer und rechtlicher Status (IP, LLC, CJSC, OJSC) sowie die Struktureinheit (Abteilung), für die diese Arbeitszeittabelle geführt wird (falls erforderlich).

Anschließend müssen Sie in der entsprechenden Spalte die Belegnummer für den internen Belegfluss sowie den Berichtszeitraum angeben, den dieses Arbeitszeitblatt berücksichtigt.

Numerische und alphabetische Codes in der Arbeitszeittabelle

Dieser Teil des Stundenzettels enthält alphabetische und numerische Codes, die verwendet werden, um die erforderlichen Informationen zu den Mitarbeitern sowie deren Entschlüsselung einzugeben. Sie müssen in den Hauptteil des Arbeitszeitblattes eingetragen werden, um die tatsächlich am Arbeitsplatz verbrachte Zeit des einen oder anderen Arbeitnehmers sowie die Gründe für seine Abwesenheit kurz und deutlich wiederzugeben. Wenn die Spezialisten der Personalabteilung in dieser Form des Zeugnisses zusätzliche Codes eingeben müssen, können diese eigenständig entwickelt und in diese Tabelle eingetragen werden.

Zeiterfassung in T-12

Dieser Abschnitt im Zeugnis ist der wichtigste - darin wird die Arbeitszeit erfasst. Zuerst müssen Sie in der ersten Spalte dieses Abschnitts die Seriennummer des Mitarbeiters eingeben, dann in der zweiten seinen vollständigen Namen (vorzugsweise den vollständigen Namen und das Vatersname, damit keine Verwechslungen und Fehler auftreten). In der dritten Spalte müssen Sie die ihm während der Beschäftigung zugewiesene Personalnummer des Mitarbeiters eingeben (sie ist individuell und wird nie wiederholt).

Im Zeugnis gibt es für jeden Mitarbeiter zwei Zeilen – sie enthalten verschlüsselte Informationen über die An- oder Abwesenheit des Arbeitsplatzes an jedem Kalendertag des Monats. Darüber hinaus ist unverzüglich der Grund für das eventuelle Nichterscheinen am Arbeitsplatz anzugeben.

Der Grund wird in der oberen Zeile gegenüber dem vollständigen Namen des Mitarbeiters und in der unteren Zeile angezeigt - die Anzahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, und wenn der Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz erschienen ist, kann die untere Zelle leer bleiben.

Im nächsten Schritt wird die Gesamtzahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und -tage für zweiwöchige Zeiträume und am Ende der Tabelle das Ergebnis der Berechnungen für den Monat berechnet.

Gleichzeitig sollten Sie sorgfältig darauf achten, dass die Gesamtzahl der Kalendertage in einem Monat mit der für jeden Mitarbeiter angegebenen Arbeits-, Ruhe- und Feiertagsmenge übereinstimmt.

Es ist darauf hinzuweisen, dass die für das Ausfüllen des Arbeitszeitnachweises verantwortlichen Personen manchmal nur diejenigen Informationen eingeben, die sich auf die Tage beziehen, an denen der Arbeitnehmer vom Arbeitsplatz abwesend war. Diese Möglichkeit kann jedoch zu personellen und buchhalterischen Fehlern führen, sodass von deren Nutzung abgeraten wird.

Datum und Unterschriften der Verantwortlichen

Nach dem Ausfüllen des Stundenzettels muss der dafür verantwortliche Mitarbeiter seine Position angeben und auch in den entsprechenden Zellen mit einer obligatorischen Dekodierung unterschreiben. Der Stundennachweis muss auch vom Leiter der Struktureinheit oder vom Direktor des Unternehmens genehmigt werden – ebenfalls mit Angabe der Position und einer Unterschrift mit Entschlüsselung. Als letztes geben Sie das Datum ein, an dem der Stundenzettel ausgefüllt wurde.

T-12 Stundenzettel ist ein von Goskomstat genehmigtes Formular und ist eine der Registrierungsoptionen für die Erfassung von Arbeitszeiten. Wo Sie das Arbeitszeitblatt-Formular herunterladen können und was die Besonderheiten seiner praktischen Anwendung sind, erfahren Sie im Artikel.

Was ist das Formular T-12 (Stundenzettel)

Auf der Grundlage des T-12-Formulars, das von Goskomstat mit dem Dekret vom 01.05.2004 Nr. 1 in die Praxis der Dokumentenzirkulation eingeführt wurde, wird ein Stundenzettel erstellt, der für folgende Zwecke bestimmt ist:

• Führung von Aufzeichnungen über Besuche von Mitarbeitern an ihrem Arbeitsplatz gemäß dem festgelegten Zeitplan;
• Definition von Indikatoren zur Berechnung des Gehalts der Mitarbeiter;
• die Bildung bestimmter statistischer Daten über das Personal (zum Beispiel an Rosstat oder Forschungsagenturen gesendet).

Zu beachten ist, dass das betreffende Formular manuell auszufüllen ist (am PC mit Word oder einem ähnlichen Programm oder in ausgedruckter Form mit Kugelschreiber). Und der Stundenzettel, der bei der Aktivierung der Zugangskontrollsysteme automatisch ausgefüllt wird, wird auf der Grundlage eines anderen Formulars des Staatlichen Statistikausschusses - T-13 - erstellt. Die gewählte Form des Stundenzettels 2017 sollte in den Bilanzierungsrichtlinien angegeben werden.

Lesen Sie im Artikel, was das T-13-Formular ist "Einheitliches Formular Nr. T-13 - Formular und Muster" .

Wenn das Stundenzettelformular 0504421 gemäß OKUD verwendet werden soll

Das Stundenzettelformular entsprechend der OKUD-Nummer 0504421 (T-12 hat einen sehr ähnlichen Namen, daher kann es manchmal zu Verwirrung bei der Anwendung dieses oder jenes Dokuments kommen) wurde vom Finanzministerium der Russischen Föderation in den Geschäftsverkehr eingeführt, das erteilte Verfügung vom 30.03.2015 Nr. 52n. Dieses Dokument wird für die gleichen Zwecke wie das T-12 verwendet, unterliegt jedoch der Verwendung durch Regierungsbehörden.

Das Arbeitszeitblatt entsprechend dem Formular 0504421 hat ebenfalls einen ähnlichen Aufbau wie das Formular T-12. Daher stellt es für einen Mitarbeiter der Personalabteilung in der Regel kein Problem dar, sich an ein vom Finanzministerium genehmigtes Dokument anzupassen, wenn er es gewohnt ist, das Formular von Goskomstat zu verwenden und umgekehrt.

Ist es in privaten Unternehmen erlaubt, die Arbeitszeittabelle zu verwenden f. 0504421

Die Verwendung eines Stundenzettels in Form von 0504421 ist für private Unternehmen nicht verboten. Tatsache ist, dass ab dem 01.01.2013 Firmen, die nicht direkt gesetzlich vorgeschrieben sind, bestimmte vereinheitlichte Formen von Primärquellen zu verwenden, alle anderen verwenden dürfen. Daher hat ein privates Unternehmen das Recht, zur Überwachung der bei der Arbeit verbrachten Arbeitnehmer ein Arbeitszeitblatt auf dem Formular T-12 und das Formular 0504421 oder ein anderes unabhängig entwickeltes Formular zu verwenden. Auf die eine oder andere Weise muss das Unternehmen über ein solches Dokument verfügen - aufgrund der Tatsache, dass gemäß den Bestimmungen von Art. 91 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation muss jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit der eingestellten Arbeitnehmer überwachen.

Lesen Sie mehr über das Ausfüllen des T-12-Formulars im Material "Einheitliches Formular Nr. T-12 - Formular und Muster" .

Wo das T-12-Formular zum Download zur Verfügung steht

Sie können den Stundenzettel – ein einfaches Formular T-12 – auf unserem Portal herunterladen.

Stundenzettel, Formular 0504421 (Formulardownload)

Das Arbeitszeitblatt-Formular 0504421 steht auch auf unserer Website zum Download bereit.

Wie werden Urlaube im Stundenzettel ausgewiesen?

Einheitliche Formulare für die Führung eines Arbeitszeitnachweises der Mitarbeiterbesuche in den russischen Unternehmen T-12 und T-13 beinhalten die Wiedergabe von Urlaubsinformationen unter Verwendung der Codes, die auf der Titelseite des T-12-Formulars angegeben sind.

Diese Codes werden in zwei Varianten präsentiert: alphabetisch und numerisch. Die Verwendung von beiden ist gleichwertig. Darüber hinaus kann im lokalen Standard der Organisation eine bestimmte Mischnutzungsoption oder eine mit der Verwendung völlig unterschiedlicher Codes festgelegt werden. Der Arbeitgeber hat auch das Recht, das Arbeitszeitblatt mit Symbolen darin selbstständig zu entwickeln und zu verwenden.

Sehen wir uns an, welche Bezeichnungen für Ferien gelten.

Haupt- und Nebenurlaub

Wenn ein Mitarbeiter regelmäßig bezahlten Urlaub hat und das Unternehmen das Formular T-12 oder T-13 verwendet, wird der Buchstabe OT-Code oder der numerische Code 09 in der Abrechnungstabelle, die im Zeugnis angegeben ist, für jeden Tag erfasst des Urlaubs des Arbeitnehmers.

Wenn der Rest zusätzlich ist, wird ein anderer Code eingetragen: OD (10).

Studien- und unbezahlter Urlaub (Verwaltungsurlaub)

In den Bestimmungen des Art. 128 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation wird der Urlaub auf Kosten eines Arbeitnehmers in 2 Arten unterteilt:

• vom Arbeitgeber freiwillig auf Verlangen des Arbeitnehmers bereitgestellt - in diesem Fall wird der DO-Code (16) im Zeugnis ausgewiesen;
• vom Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers unbedingt zur Verfügung gestellt - der OZ-Code wird verwendet (17).

Nach dem Arbeitsrecht gibt es auch 2 Arten von Studienurlaub (Artikel 173 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation):

• Beurlaubung zum Studium mit Einbehalt des Einkommens - wird durch den U-Code (11) wiedergegeben;
• unbezahlter Urlaub für bestandene Aufnahmeprüfungen, Sessions, Staatsexamen - wird im Zeugnis mit dem UD-Code (13) vermerkt.

Mehr über die gesetzliche Regelung der Gewährung von Studienurlaub erfahren Sie im Artikel „Studienurlaub nach Artikel 173 Arbeitsgesetzbuch (Nuancen)“.

Mutterschafts- und Elternzeit

Mutterschaftsurlaub nach Art. 255 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, das im Zeugnis unter Verwendung des P-Codes widergespiegelt wird (14). Elternurlaub nach Art. 256 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation wird mit dem Kühlmittelcode (15) festgelegt.

Es ist ein Szenario denkbar, in dem ein Arbeitnehmer in Elternzeit in Teilzeit arbeitet. Ist dies der Fall, so wird bei der Abrechnung ihrer Besuche im Zeugnis der „Doppel“-Code I (01) und ABl. (15) verwendet. Diese Codes können in einer Zelle der Arbeitszeittabelle mit dem Symbol "/" angegeben werden (z. B. I / OJ oder 01/15) oder dem Arbeitszeittabellenformular eine zusätzliche Zeile hinzufügen.

Theoretisch kann es in einer Zelle drei Codes geben. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter einer Geschäftsreise zugestimmt hat und dort einen freien Tag hat. In diesem Fall enthält die Tabelle: К / РВ / ОЖ (06.03.15).

Was in das Zeugnis eintragen, wenn der Urlaub auf einen Feiertag fällt

Gemäß Art. 120 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation sind arbeitsfreie Feiertage, die auf den Zeitraum des jährlichen Haupt- oder jährlichen zusätzlichen bezahlten Urlaubs fallen, nicht in der Anzahl der Kalendertage des Urlaubs enthalten und werden nicht berücksichtigt.

Feiertage, die durch regionale Gesetzgebung festgelegt sind, sind ebenfalls vom Urlaub ausgenommen (siehe Beschluss des Präsidiums der Streitkräfte des Gerichtshofs der Russischen Föderation vom 21.12.2011 Nr. 20-PV11).

Daraus folgt, dass Feiertage, die auf Urlaub fallen, im Zeugnis mit dem Code „B“ oder 26 gekennzeichnet werden müssen.

Wenn Sie möchten, können Sie hierfür einen eigenen Code festlegen. Dies wurde vom Arbeitsministerium in einem Schreiben vom 27. April 2017 Nr. 14-2 / ​​​​B-370 angegeben.

Ergebnisse

Der russische Gesetzgeber hat Formen der Überwachung der Anwesenheit von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz in Umlauf gebracht, die für Arbeitgeber jeglicher Art (einschließlich privater und öffentlicher Unternehmen) geeignet sind. Arbeitgeber, die nicht Regierungsbehörden angehören, haben das Recht, jede Form von relevanten Buchhaltungsunterlagen zu verwenden. Die T-12-Form ist jedoch weiterhin eine der bequemsten.

Stundenzettel Sie müssen unabhängig von der Größe des Unternehmens führen. Schließlich können Sie anhand dieses Dokuments die Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters berechnen. Fehlt ein solches Dokument, sind die Gebühren laut Gesetz nicht gerechtfertigt. Das bedeutet, dass die Arbeitskosten den steuerfreien Gewinn nicht mindern.

Auf dem Territorium der Russischen Föderation wird genehmigt, wonach solche Ausgaben manuell abgerechnet werden. Es gibt sogar einen Tarif für einen Spezialisten, der dieses Zeugnis behalten kann. Die Einführung einer weiteren Stabsstelle wird jedoch von den meisten Führungskräften auch großer Unternehmen für unvernünftig gehalten, daher wird diese Verantwortung einem Mitarbeiter der Personalabteilung, einem Buchhalter oder dem Leiter einer Struktureinheit übertragen. Diese Pflicht kann ihm durch gesonderten Auftrag zugewiesen oder im Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers konkretisiert werden.

Formular T-12: ausfüllen

Erste Seite des Stundenzettels.

1. Hier wird der Name des Unternehmens angegeben, das sich strikt an die Gründungsdokumente halten muss.

2. Wenn ein Unternehmen eine Struktureinheit hat, ist deren Name in der entsprechenden Spalte anzugeben.

3. Die Nummer des Dokuments wird notiert, dann das Datum seiner Erstellung. Hier tragen sie normalerweise den letzten Tag des Monats ein, an dem das Dokument erstellt wird.

4. Der Berichtszeitraum ist in den meisten Fällen der Zeitraum vom ersten bis zum letzten Tag des jeweiligen Monats.

Zweite Seite des Stundenzettels.

1. Zunächst notieren wir in der entsprechenden Spalte die Seriennummer des Mitarbeiters, über den wir Auskunft geben.

2. Informationen über den Mitarbeiter selbst sollten von seiner Personalkarte übernommen werden, dies vermeidet Fehler und Missverständnisse.

Der Stundenzettel muss innerhalb eines Monats geführt werden, und die Anzahl der Stunden, die jeder Mitarbeiter geleistet hat, wird am letzten Tag berechnet.

3. Informationen über die geleisteten Arbeitsstunden des Tages müssen in zwei Spalten angezeigt werden: der vierten und der sechsten. Sie sind in zwei separate Zeilen aufgeteilt. Geben Sie oben den Code für die Kosten der geleisteten Arbeitsstunden an (er ist der ersten Seite dieses Dokuments entnommen); unten - die Dauer der Zeit, die dem angegebenen Code entspricht (in Stunden und Minuten).

4. Zwischenergebnisse sind in der fünften und siebten Spalte angegeben. Die oberste Zeile sollte die Anzahl der Arbeitstage in diesem Zeitraum enthalten; unten - die Anzahl der an diesen Tagen gearbeiteten Stunden.

Beim Ausfüllen des Stundenzettels wird dieser auf zwei Arten berücksichtigt. Die erste ist die Methode der fortlaufenden Registrierung (Anmeldung von Anwesenheit / Nichterscheinen). Die zweite ist die Methode zur Erfassung von Abweichungen (wir sprechen von Fehlzeiten, Verspätungen, Überstunden usw.). Wenn die Abrechnung in Tagen erfolgt, werden die unteren Spalten mit Informationen über Nichterscheinen leer gelassen, die oberen mit den entsprechenden Codes gefüllt.

1. Die Spalten vom achten bis siebzehnten werden am Ende jedes Monats ausgefüllt, wobei die Anzahl der Arbeitstage und -stunden gezählt wird. Die Zeit der Abwesenheit des Arbeitnehmers vom Arbeitsplatz ist ausgeschlossen. Dies sind Tage mit Geschäftsreisen, Krankheitstage, Wochenenden, Schulschwänzen und so weiter.

2. Wenn Sie die achte Spalte ausfüllen, reicht es aus, die Daten aus den oberen Zeilen der siebten und fünften Zeile hinzuzufügen.

3. In der Neunten addieren wir die Zahlen aus den unteren Zeilen fünf und sieben.

4. Zählen Sie die Tage, an denen der Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz erschienen ist, separat. Sie spiegeln sich in den Spalten vierzehn bis sechzehn wider.

5. Der Grund für das Nichterscheinen wird durch den ihr zugewiesenen Code angezeigt, er muss in der fünfzehnten Spalte buchstabiert werden. Der Code kann auf der ersten Seite des Dokuments eingesehen werden.

6. Die siebzehnte Spalte enthält Daten über die Anzahl der freien Tage für jeden der Mitarbeiter.

Dritte Seite des Stundenzettels.

Die Spalten achtzehn bis zweiundzwanzig geben Auskunft über eine Zahlungsart für alle Arbeitsweisen sowie über das entsprechende Konto.

Vom achtzehnten bis vierunddreißigsten - Informationen über verschiedene Zahlungsarten für jedes Arbeitskonto und die entsprechenden Konten.

Es ist zu beachten, dass die dritte Seite wie die vierte von der Buchhaltung ausgefüllt werden muss.

Das Dokument wird in nur einer Kopie erstellt. Danach muss es vom Leiter der Struktureinheit, einem Mitarbeiter der Personalabteilung, unterschrieben werden. Anschließend muss der Stundenzettel an die Buchhaltung übermittelt werden.

Um die tatsächlich von Mitarbeitern in der Organisation geleistete Arbeitszeit zu berücksichtigen, sieht das Arbeitsrecht das Ausfüllen eines Stundenzettels vor. Diese Verpflichtung gilt auch für private Unternehmer und juristische Personen jeder Organisationsform.

Um den Abrechnungsprozess zu organisieren, hat Goskomstat spezielle Abrechnungsformulare Nr. T-12 und Nr. T-13 entwickelt und genehmigt.

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Das Führen eines Stundenzettels ist ein einfaches Verfahren, die Umsetzung erfordert jedoch die Einhaltung bestimmter Regeln zur Datenspiegelung, da die Berechnungen der Löhne der Mitarbeiter von der richtigen Gestaltung des Berichts abhängen. Darüber hinaus wird die Buchhaltung es der Organisation ermöglichen, zusätzliche Ausgaben für die Bezahlung tatsächlich nicht verarbeiteter Zeit zu vermeiden.

Was ist dieses Dokument und wozu dient es?

Mit Erlass des Staatlichen Statistikausschusses Nr. 1 vom 5. Januar 2004 wurde ein spezielles Formular genehmigt, das der Personalabteilung und der Buchhaltung untersteht.

Mit diesem Formular können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

• verfolgen Sie die geleisteten Stunden und geben Sie Informationen über die vom Mitarbeiter nicht geleisteten Stunden wieder;
• überwachen die Einhaltung der Arbeitsdisziplin, reflektieren die Anwesenheit / Abwesenheit, die Tatsache der Verspätung zur Arbeit;
• über ausreichende Informationen über den Arbeitsumfang des Arbeitnehmers verfügen, um die Löhne korrekt zu berechnen und Informationen für die Statistik einzugeben.

Die Formulare Nr. T-12 und T-13 dienen dem Buchhalter als Begründung für die Berechnung des Lohns und der zusätzlichen Vergütungen für jeden Arbeitnehmer. Für die Personalabteilung können Sie mit dem Arbeitszeitnachweis die Anwesenheit von Mitarbeitern kontrollieren und bei festgestellten Verstößen Sanktionen gegen den säumigen Mitarbeiter verhängen.

Die Steuergesetzgebung sieht das Recht eines Arbeitnehmers bei einer Entlassung vor, einen Stundenzettel zusammen mit der Ausstellung anderer persönlicher Dokumente, einschließlich eines Arbeitsbuchs, zu verlangen. Diese Bestimmung ist in Art. 84,1 NK.

Unternehmensleiter sollten sich bewusst sein, dass seit 2013 einheitliche Formulare abgeschafft werden. Trotz der Aufhebung streng festgelegter Formulare bleibt die Verpflichtung, die von den Mitarbeitern in der Organisation verbrachte Zeit zu verfolgen, gemäß Teil 4 von Art. 91 TC. Somit hat das Unternehmen die Möglichkeit, Anpassungen am Dokument zur Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter vorzunehmen.

Da das von Goskomstat eingeführte Formular für die Dateneingabe und Weiterverarbeitung praktisch ist, verwenden es viele Organisationen weiterhin.

Wenn die Lohnberechnung separat durchgeführt wird, wird der zweite Abschnitt des Formulars T-12 leer gelassen.

Wer ist für die Pflege des Dokuments verantwortlich?

Gemäss den 2019 geltenden Richtlinien für die Beantragung und Ausfüllung der primären Buchhaltungsunterlagen werden die Formulare von einem separaten Mitarbeiter erstellt, der mit dieser Maßnahme betraut wurde. Das Dokument muss vom Leiter und Personalreferenten unterschrieben werden.

Eine separate Buchhaltungsposition im Unternehmen ist nicht erforderlich, diese Arbeit kann von jedem von der Geschäftsführung autorisierten Mitarbeiter ausgeführt werden. Dies erfolgt durch Erteilung einer Anordnung zur Bestellung eines Mitarbeiters der eingerichteten Position, der für die Erfassung der Arbeitszeit verantwortlich ist.

Darüber hinaus muss in den Arbeitsvertrag eine gesonderte Klausel über die Übertragung dieser Befugnisse an den Arbeitnehmer aufgenommen werden. Geschieht dies nicht, ist die Geschäftsleitung nicht berechtigt, vom Mitarbeiter die Erfüllung der Rechnungslegungspflichten zu verlangen.

Der ernannte Beamte gibt die Daten innerhalb eines Monats ein und reicht das Dokument dann dem Abteilungsleiter und dem Mitarbeiter der Personalabteilung zur Unterschrift zu. Der Personalreferent prüft die Daten, entnimmt dem vorgelegten Bericht die für die Durchführung der Personalarbeit notwendigen Angaben, unterschreibt das Formular und übergibt es zur weiteren Bearbeitung an die Buchhaltung.

Wenn die Organisation nicht groß ist, wird die Zeiterfassung in die Aufgaben eines Personalreferenten eingeführt, der das Dokument dann dem Buchhalter zur Lohnberechnung übergibt.

Beispiel für das Ausfüllen des Formulars T-13:

Regeln zum Ausfüllen des Stundenzettels

Die Produktivität des Buchhalters und des Personalsachbearbeiters hängt davon ab, wie bequem die Arbeit mit dem Bericht ist, und die richtige Wiedergabe der Informationen über die tatsächlich am Arbeitsplatz verbrachte Zeit ermöglicht eine korrekte Berechnung der Zahlung an den Mitarbeiter, die ist für beide Seiten von Vorteil - für den Arbeitnehmer und seinen Arbeitgeber.

Einerseits steht dem Arbeitgeber ein Abzugsrecht zu, wenn die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nicht der vertraglich festgelegten Zeit entspricht. Andererseits hat der Wachmann, der am freien Tag zur Arbeit ging, das Recht, eine zusätzliche Entschädigung für die geleistete Menge zu verlangen.

Das Dokument ist eine Handlung über die tatsächlich von jedem Arbeitnehmer geleistete Arbeit und über das im Unternehmen geltende Arbeitsregime mit der Eingabe von Abweichungen vom festgelegten Arbeitsplan.

Der Stundennachweis wird für die Arbeit folgender Organisationsstrukturen benötigt:

Nach einfachen Regeln kann ein Mitarbeiter schnell und kompetent einen Bericht über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiter des Unternehmens in einem Monat erstellen:

1. Das Zeugnis wird in einer einzigen Kopie ausgefüllt.
2. Sie können das Formular manuell ausfüllen oder Informationen über einen Computer eingeben.
3. Damit der Arbeitnehmer zur Buchführung berechtigt ist, muss der Leiter des Unternehmens eine entsprechende Verfügung erlassen, um dem Arbeitnehmer die erforderlichen Befugnisse zu übertragen. Diese Pflicht sollte in die Stellenbeschreibung aufgenommen werden.
4. Die Erstellung des Stundennachweises beginnt am Vorabend des Berichtsmonats.
5. Das Titelblatt enthält Informationen über den vollständigen Namen des Unternehmens, des Geschäftsbereichs sowie des Beginndatums der Rechnungslegung. Wenn der Monat endet und die Arbeitszeittabelle geschlossen wird, wird das Enddatum des Berichts eingegeben.
6. Das nächste Blatt ist in Form einer Tabelle mit Angaben zu den Mitarbeitern gestaltet. Es ist auf die korrekte Angabe der Nachnamen und Vornamen der Mitarbeiter zu achten, um Verwechslungen zwischen Mitarbeitern mit demselben Nachnamen zu vermeiden.
7. Für jeden Mitarbeiter werden Informationen über die Nummer seiner Personalakte eingetragen.
8. Jede Spalte in der Arbeitszeittabelle entspricht einem bestimmten Tag des Monats.
9. Die Zellen gegenüber den Namen enthalten Informationen über die geleisteten Arbeitsstunden, die Anzahl der Schichten, bei freien Tagen und Feiertagen werden entsprechende Markierungen vorgenommen.
10. Anhand der vorgelegten amtlichen Unterlagen (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Anordnungen, Erklärungen, Anordnungen der Geschäftsleitung) werden täglich Informationen über die tatsächlich geleistete Arbeit erfasst.
11. Auch Fälle von Verspätungen und Fehlzeiten werden in Form von alphabetischen, numerischen Codes reflektiert.

Ein Dokument gilt als gültig, wenn es von den Behörden unterschrieben ist. Die Verantwortung für die korrekte Eingabe der Informationen liegt vollständig beim beauftragten Mitarbeiter.

Funktionen für Budgetorganisationen

In haushaltsnahen Unternehmen wurde eine andere Form der Rechnungslegung eingeführt, die in Form des Formulars Nr. 0504421 genehmigt wurde. Das Formular unterscheidet sich von den allgemeinen Formularen T-12 und T-13 aufgrund der Berücksichtigung der Besonderheiten der Arbeit der Staatsbediensteten. In der ausgefüllten Tabelle werden neue Codebezeichnungen eingeführt: Studienfreier Tag, Ersatz durch verlängerte Tagesgruppen, Studienurlaub.

Die Titel- und Tabellenabschnitte weisen einige Unterschiede auf:

• die Titelseite enthält neben Informationen zum Namen der Organisation einen digitalen Code;
• wenn keine Änderungen vorgenommen wurden, wird die Bezeichnung "0" in die Spalte eingefügt;
• wenn Korrekturen vorgenommen wurden, wird die Seriennummer der Änderungen angegeben;
• Spalten 20, 37 enthalten Angaben zu Zwischen- und Monatssummen der Arbeitszeit;
• zusätzliche Berechnungen werden im Formular nicht vorgenommen.

Ansonsten unterscheiden sich die Regeln zum Ausfüllen dieses Formulars kaum von einheitlichen Formularen.

Beispiel zum Ausfüllen des Formulars T-12:

Musterformulare T12 und T13

Mithilfe der Vorlage können Sie schnell und korrekt Informationen eingeben, die dann von HR und Buchhaltung einfach gelesen und verwendet werden können.

Das Ausfüllen des Stundenzettels nach Muster sieht die Verwendung von Digital- und Buchstabenbezeichnungen mit obligatorischer Entschlüsselung auf der Titelseite des Berichts vor. Da in manchen Fällen die festgelegten Kodizes nicht ausreichen, sollte die Geschäftsleitung eine gesonderte Anordnung zur Genehmigung weiterer Kennzeichnungen (z. B. Stillpausen) erlassen.

Die wichtigsten Codebezeichnungen, die durch Goskomstat Nr. 20 vom 24.03.1999 eingeführt wurden, lauten wie folgt:

Bezüglich des Füllmusters solltest du auf die häufigsten Füllfehler achten:

• nur der Nachname mit Initialen wird ohne Position eingegeben;
• Angabe eines arbeitsfreien Feiertags als Werktag;
• Angabe der Dauer des Vorurlaubstages als voll ("8" statt "7").

Bei der Abrechnung der Arbeit eines Teilzeitbeschäftigten ist die genaue Dauer der Arbeit zu vermerken. Die Stunden und Minuten, die ein solcher Mitarbeiter für die Erfüllung seiner Aufgaben aufwendet, sind in der untersten Zeile in den Spalten 4, 6 (in Form von T-12) oder in der 2. und 4. Zeile in Spalte 4 (in der Form T -13). Bei einem internen Teilzeitjob wird die Dauer der Arbeit informationsbezogen nach Job verteilt.

Ist der Mitarbeiter auf Dienstreise, wird der Buchstabencode „K“ oder der digitale Code „06“ ohne Angabe der Arbeitszeit in das Zeugnis eingetragen.

Strafen für Fehlleitung

Die ordnungsgemäße Ausführung des Stundenzettels wird von den Aufsichtsbehörden der Regierung kontrolliert. Wenn bei einer der Prüfungen (Finanz- oder Steuerprüfungen) Verstöße aufgedeckt werden, wird die Organisation bestraft.

Die häufigsten Inkonsistenzen sind:

• Daten im Zeugnis und primäre Berichterstattung weichen ab;
• Gehaltsdaten stimmen nicht mit Berechnungen in Zahlungsbelegen überein;
• Codes wurden mit Fehlern eingegeben, falsche Codes wurden verwendet, ausgenommen Überstunden und Überstunden;
• falsche Berechnung des Krankengeldes.

Bei Feststellung des Verstoßes kann das Unternehmen mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 Rubel belegt werden. Eine viel schwerwiegendere Strafe droht, wenn eine obligatorische Zeiterfassung überhaupt nicht geführt wurde. Die Höhe der Geldbuße kann bis zu 50 Tausend Rubel betragen, die vom Manager auf der Grundlage von Art. 5.27 des Verwaltungsgesetzbuches.