Las grandes empresas se corresponden anualmente con decenas de miles de contrapartes, y miles de empleados crean documentos internos. Parte de la correspondencia se puede recibir y procesar en papel. Los sistemas de mantenimiento de registros electrónicos ayudan a las empresas a aumentar su eficiencia laboral varias veces y a crear un único repositorio de todos los documentos.

La "Oficina" cubre todo el ciclo de trabajo con documentos en papel: desde la entrada y el registro hasta la entrega al archivo. La funcionalidad es totalmente coherente con los estándares rusos de trabajo de oficina, lo que le permite automatizar la mayoría de las operaciones "manuales".

Mantener una nomenclatura de asuntos y registros

La lista aprobada de casos se mantiene en un directorio especial del sistema. En el caso de una contabilidad descentralizada de documentos, los lugares de registro se proporcionan dentro de las divisiones estructurales.

Nomenclatura de asuntos

Al preparar documentos para transferir al archivo para cada caso de nomenclatura, puede imprimir automáticamente la portada del caso, así como un inventario de documentos. El tiempo para prepararse para el almacenamiento de archivos y la búsqueda en el archivo se reduce varias veces.

Registro de documentos.

Para ingresar un documento en DIRECTUM, complete los campos requeridos de la tarjeta de control de registro (RKK), y el número de registro se asignará automáticamente. Un sistema de numeración flexible le permite asignar un número a un documento en el contexto de cada libro de registro de forma arbitraria y automática. El número puede incluir un código de unidad, un código de revista y cualquier accesorio necesario. Con la implementación de la solución, el tiempo promedio de registro de documentos se reduce en un 35-50%.

Ejemplo RKK

RKK contiene datos primarios (unidad, fecha de registro, número de registro, etc.), así como información sobre el estado de cualquier documento en papel, por ejemplo, su ubicación. Cuando mueve un documento entre departamentos en cada lugar de registro tiene su propio RKK. Puede seguir el movimiento de un documento en papel dentro de la empresa de acuerdo con la cadena creada por el ALAC.

También puede adjuntar un documento o su imagen escaneada al ALAC. Para la entrada rápida de un gran volumen de documentos, se utiliza el servicio de entrada de transmisión DIRECTUM Capture Service. Admite varios métodos de ingreso de documentos: captura desde correo electrónico o desde un sistema de archivos (por ejemplo, desde un escáner).

La función de crear RKK y llenar datos se puede transferir a los mecanismos inteligentes de Ario. Una vez recibido el documento, lo clasifican de forma independiente, reconocen el texto y completan el RAC con la información significativa extraída. El secretario solo puede verificar la exactitud del llenado. Esto le permite reducir aún más el tiempo de registro y reducir el número de operaciones de rutina.

Consideración y ejecución de documentos entrantes.

Después de registrar el documento entrante, el empleado lo envía a la cabeza por un par de clics. Con base en los resultados de la consideración del documento, el secretario o el jefe mismo forman instrucciones en el documento.

Si el líder tiene un asistente, su asistente lleva a cabo una revisión preliminar del documento con la preparación del proyecto de resolución. El jefe solo puede aprobar el proyecto de resolución y enviar instrucciones para su ejecución.

En el proceso de ejecución de órdenes, se proporciona:

• fijación de correspondencia en la ejecución;
• la posibilidad de delegación y envío para revisión;
• control de tiempo, solicitudes de un nuevo plazo.

Los supervisores realizan un seguimiento visual del rendimiento. Un breve resumen está disponible para todos los participantes en el trabajo, que refleja la situación en las tareas relacionadas.

Árbol de recados

Enviar cartas a los corresponsales

La solución está estrechamente integrada con el módulo de intercambio de contraparte. Después de coordinar la carta saliente, es fácil enviarla a los destinatarios a través de sistemas de intercambio de documentos; esto elimina la necesidad de múltiples impresiones del documento y reduce los costos de envío.

Además, para los documentos salientes, puede especificar una lista de correo por organización y enviar automáticamente correos electrónicos a los destinatarios o imprimir sobres que cumplan con los estándares de la publicación rusa.

Impresión de sobres

Registro y familiarización con documentos organizativos y administrativos.

El registro y envío para la aprobación de documentos administrativos está totalmente automatizado. Es suficiente completar los datos necesarios en el asistente de acción, después de lo cual el sistema generará un documento y lo enviará a los empleados correctos para su aprobación y firma:

Después de firmar, el documento administrativo y organizacional puede enviarse a los empleados interesados \u200b\u200bpara su revisión. Para hacer esto, complete la lista de correo en RKK. Esta lista también se puede utilizar en el futuro para enviar otro documento.

Los empleados de la lista de correo reciben asignaciones para familiarizarse con el documento. En el sistema DIRECTUM, es suficiente completar la tarea para confirmar el conocimiento. Y si se envía una tarea para familiarizarse con un documento que no se ingresó en el sistema, esto se indica en el texto de la tarea y los ejecutantes se familiarizan con el documento en papel.

Búsqueda y análisis

Por detalles conocidos, tanto el documento electrónico como su ALAC se pueden encontrar junto con información sobre la ubicación y la etapa de ejecución del documento.

Búsqueda por RKK

También puede encontrar rápidamente el documento requerido junto con el RKK por código de barras en un análogo de papel del documento. Gracias a la tecnología de identificación rápida, el código de barras es leído por un escáner especial, después de lo cual el sistema encuentra automáticamente el documento y las tareas relacionadas.

Ventana para acciones en el documento encontrado

Para analizar la efectividad del trabajo de los usuarios, el sistema proporciona informes especializados: "Lista de familiarización", "Monitoreo del tiempo de ejecución de las órdenes", "Estadísticas de la ejecución de las órdenes", "Documentos a devolver", etc.

Informe de ejemplo

El cliente web se puede usar en oficinas remotas de una organización distribuida geográficamente o como un cliente principal que proporciona multiplataforma y facilidad de administración. Para trabajar, solo necesita acceso a Internet.

RKK entrante en la oficina web

Efecto de la implementación

Usando la solución, los empleados recibirán órdenes e instrucciones a tiempo para la ejecución. El monitoreo de la implementación de las decisiones de gestión será completamente transparente.

• A un mínimo riesgo reducido de pérdida de documentos
• 2 veces se reducirá el tiempo para preparar y coordinar una carta saliente
• 12 veces la búsqueda de documentos en papel se acelerará
• 2 veces la preparación de la información se acelerará
• 20% el cumplimiento de las instrucciones de gestión aumentará

Rasgo distintivo Olympus electronic office es su rica funcionalidad, que se originó a partir del trabajo clásico de oficina.

En una gran empresa industrial, las tareas del secretario (secretario) no son solo el registro de documentos, sino también una serie de otras tareas:

• determinación del líder a quien transferir el documento entrante a la resolución
• preparación de pre-resoluciones
• entrega del documento al contratista
• control de retorno de script
• análisis sumario de tareas
• control de ejecución de órdenes
• formación de informes finales sobre tareas pendientes
• enviar documentos salientes
• busque el documento deseado a pedido
• impresión, escaneo
• e incluso almacenar una gran cantidad de documentos. Un buen empleado es responsable de todo esto.

¡La oficina electrónica de Olympus puede hacer que el trabajo de buenas personas sea más fácil y efectivo!

Registro automático

Control automático de documentos recibidos nuevamente.

El sistema mismo captura documentos que vuelven a ingresar a la organización y lo advierte.

Autenticación de devolución automática

El sistema proporciona una secuencia de comandos para el movimiento de la secuencia de comandos y, si no se devuelve a tiempo, se lo notificará al registrador.

Conveniente sistema de comunicación

Las relaciones de los documentos con Olympus sugieren la posibilidad de obtener un historial detallado de todos los documentos interrelacionados, incluidos los de archivo, creados además de la cancelación o modificación.

Diseñador de informes

Utilizando el diseñador de informes del sistema Olympus, un empleado puede crear los informes que necesita sin recurrir a la ayuda de un administrador o programador. Muy a menudo, los informes se generan en documentos no ejecutados o de control.

Sistema de filtración flexible

El sistema Olympus brinda la capacidad de cumplir una solicitud de búsqueda de documentos utilizando la cadena de filtro. La línea de filtro le permite formular muchas condiciones de búsqueda variables para el documento deseado.

Oficina electrónica en el sistema Olympus - Esta es una herramienta para organizar el trabajo de oficina digital. Este segmento acumula toda la información relacionada con los documentos de la empresa. Contiene el historial de trabajo del usuario; almacena todos los enlaces de documentos; informa sobre la fecha límite; incluye todos los archivos creados con el documento; da respuestas a las preguntas de los ejecutores y los responsables del documento, así como los resultados de su trabajo.

Control de ejecución

Monitoreo de desempeño en el sistema Olympus - Esta es una funcionalidad profunda que proporciona información sobre el tiempo, las etapas y los resultados de la ejecución de las instrucciones. Esta funcionalidad está presente en todo el sistema, desde la oficina electrónica hasta un repositorio estructurado. La funcionalidad se basa en el momento de la ejecución del documento y las instrucciones e informa sobre el incumplimiento de estos términos.

Visualización de monitoreo de rendimiento

1. Indicación de color y mensajes del sistema Olympus sobre una fecha límite.
2. Un régimen especializado con el número total de tareas recibidas, tomadas a tiempo, completadas a tiempo, retrasadas por períodos, no completadas a tiempo.
3. Todo un sistema de informes sobre la ejecución de instrucciones en el contexto del documento, ejecutores, supervisores.

Control especial

Para la ejecución oportuna y de alta calidad de las tareas, Olympus tiene un sistema de control especial. Su esencia es que todas las tareas más importantes asignadas al control deben pasar por el procedimiento de eliminación del control, es decir clausura. En algunos casos, para eliminar una tarea del control, se requiere una evaluación de la calidad del trabajo realizado por un especialista competente. Entonces el sistema puede aplicar adicionalmente el procedimiento de confirmación.

Formación de una orden de control.

1. La emisión de órdenes de control va acompañada del nombramiento de un supervisor y, si es necesario, de confirmar el desempeño de calidad del empleado.
2. Según las órdenes de control, el coeficiente de disciplina de rendimiento se calcula automáticamente.
3. El modo especial "Análisis de la ejecución de tareas de control" muestra información sobre la puntualidad de la ejecución de las tareas de control.
4. Los paneles en el escritorio convierten esta información en una vista gráfica.

Gestión de documentos

La gestión adecuada de documentos es la clave para el trabajo efectivo del departamento, unidad, servicio y organización en su conjunto. "Gestión de documentos" en el sistema Olympus - Esta es una herramienta moderna para administrar una empresa a gran escala, especialmente enfocada en procesos comerciales de alto nivel.

La “Gestión de documentos” es un segmento del módulo Gestión de documentos - Olympus, construido sobre el principio de un planificador, es decir Todas las tareas y documentos recibidos por el empleado se organizan en una lista.

La lista muestra el tipo de asignación, tema, contenido, fecha de recepción, fecha límite, de quién vino. Esta lista se puede complementar fácilmente con la columna deseada.

Un fondo rojo indica una tarea atrasada, que le ayudará a recordar completarla. El sistema tiene control avanzado cuando la indicación de color informa que se acerca la fecha límite para la ejecución del documento.

Debajo de la lista de marcadores, puede ver toda la información adicional que se requerirá para tomar una decisión. Este es el texto del documento, la tarea ampliada, la historia del movimiento y los documentos relacionados.

Es fácil encontrar el documento necesario en el programa, así como aumentar el historial de trabajo con él. No solo eso, en la historia, puede ver cuántos círculos tiene el documento, quién lo llevó a trabajar y quién no.

Recepción inmediata de información:

• quien inició el documento;
• quien estuvo de acuerdo;
• quién es él en este momento;
• qué comentarios fueron dados y por quién en el documento;
• si este documento está asociado con otros documentos y cómo, con la capacidad de abrir, incluidos los documentos relacionados;
• por empleado, servicio, unidad o toda la empresa en su conjunto, vea una imagen de las órdenes ejecutadas y no ejecutadas.

Conveniencia de trabajar con una gran variedad de documentos:

• el sistema mismo genera una lista de documentos para su consideración;
• el sistema le indica qué documentos necesita para tomar una decisión con urgencia;
• el sistema informa sobre la fecha límite que está llegando a su fin;
• el sistema permite delegar su trabajo y controlar fácilmente la ejecución oportuna;
• el sistema le permite obtener un historial de trabajo en cualquier documento;
• el sistema le permitirá nombrar a diputados durante el tiempo que dure su ausencia y ver cómo trabajó el diputado.

Facilidad de gestión de documentos:

• aumentar la velocidad del intercambio de información;
• aumentar el nivel de disciplina ejecutiva de los empleados;
• observancia de los términos de ejecución de los contratos;
• la capacidad de obtener la información necesaria sin levantarse rápidamente del lugar de trabajo.

Estructura de almacenamiento

El depósito estructurado de documentos en el sistema Olympus no es solo una biblioteca con acceso diferenciado a las carpetas, es una "base de conocimiento" individual para cada empleado. El principio de construir el repositorio Olympus se basa en los derechos de acceso del usuario a secciones, carpetas, documentos, archivos. El sistema crea automáticamente una estructura de archivo individual para cada empleado. El usuario solo ve aquellas secciones y documentos sobre los que tiene derechos.

Además, el empleado tiene la capacidad de copiar parte de la estructura de archivos, carpetas y documentos en el almacenamiento personal. Dicha oportunidad permitirá al usuario obtener la información y el documento que necesita aún más rápido.

Bóveda de llenado

El repositorio en el sistema Olympus se llena automáticamente con documentos de acuerdo con los resultados de la finalización del ciclo de trabajo con el documento. Esta tecnología le permite acumular los documentos necesarios en las secciones relevantes, sin asignar tiempo específicamente para este trabajo.

Cuando aparece un nuevo documento en el repositorio, el sistema notifica al empleado si está suscrito a dichas notificaciones.

Facilidad para trabajar con documentos.

El repositorio Olympus se distingue por servicios funcionales que determinan la conveniencia de trabajar con documentos:

• Versionado
• Documentos de comunicación (cancelados, caducados, además);
• Extracto del archivo;
• Emisión del original;
• Atributos de almacenamiento (número de inventario, almacenamiento, estantería, estantería, número de copias).

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Por lo general, la carga de proporcionar un flujo de trabajo "en papel" y monitorear la ejecución de las instrucciones recae en los departamentos de la organización involucrados en el papeleo: trabajo administrativo, gestión de casos, así como los responsables del papeleo en las unidades estructurales. El módulo "Cancillería" del sistema de gestión de documentos electrónicos y gestión de interacción DIRECTUM está diseñado específicamente para ellos. Este módulo facilita la realización de operaciones rutinarias para procesar documentos en papel de acuerdo con los requisitos de GSDOU, en los que se basa la tecnología de trabajo de oficina tradicional rusa:

• registro único de toda la correspondencia entrante y saliente, así como documentos internos utilizando tarjetas de registro y control (RKK);
• registro de la ubicación del documento en papel en cualquier etapa de su ciclo de vida: revisión de la administración, aprobación del borrador del documento, ejecución, etc.
• control sobre la ejecución oportuna de instrucciones, resoluciones e instrucciones de la administración;
• cancelación de documentos en el caso de acuerdo con la nomenclatura de asuntos adoptada por la organización;
• búsqueda rápida de la información necesaria sobre el estado, disponibilidad, movimiento de documentos en papel;
• obtener los formularios y revistas estándar necesarios, así como informes estadísticos sobre el flujo de trabajo de la organización.

Además, el módulo Cancillería le permite organizar intercambios entre diferentes organizaciones. Con dicho intercambio, es posible utilizar una firma electrónica (ES), y los mecanismos especiales del sistema le permiten controlar la entrega de documentos. Los principios de intercambio se basan en el estándar de la industria para el intercambio de documentos electrónicos "Interacción de sistemas de automatización para soporte de gestión de documentos", aprobado por el Gremio de Gerentes de Documentos.

Mantener una nomenclatura de asuntos y registros

Un sistema de numeración flexible le permite asignar un número a un documento en el contexto de un diario de registro electrónico. Para cada diario, se establece un método arbitrario para numerar automáticamente documentos dentro del diario. El número puede incluir el código de la unidad, el código de la revista, así como cualquier otra información necesaria.

Al preparar documentos para transferir al archivo para cada caso de nomenclatura, puede imprimir la portada del caso, así como un inventario de los documentos del caso, lo que reduce significativamente el tiempo que lleva preparar documentos para el almacenamiento de archivos.

Registro de documentos.

Para el registro de documentos en el módulo "Cancillería", se utilizan tarjetas de registro y control (RCM) que contienen todos los datos primarios (corresponsal, unidad organizativa, representante de la organización, fecha de registro, número de registro, resumen de tema y documento, método de entrega, etc. ), así como la información necesaria sobre el estado de cualquier documento en papel de la organización (ubicación, estado de ejecución, etc.). Para documentos salientes, puede especificar una lista de correo por organización.

El sistema implementa la capacidad de registrar documentos de organizaciones y ciudadanos.

Para las organizaciones que utilizan un registro descentralizado de documentos, el sistema utiliza ubicaciones de registro: los lugares de trabajo de secretarias y personal de oficina. Cada lugar de registro puede servir a uno o varios departamentos. En los lugares de registro, es posible diferenciar los derechos de acceso a los datos.

Al mover un documento entre departamentos en cada lugar de registro puede tener su propio RKK. Por lo tanto, aparece una cadena RKK, a lo largo de la cual puede realizar un seguimiento del movimiento de un documento en papel no solo entre los empleados dentro de la unidad, sino también entre las unidades. Además, a través del ALAC, los documentos registrados del sistema están interconectados, tales como: "En respuesta a", "En ejecución", etc.

El procedimiento de registro es simple y consiste en completar los campos obligatorios del RCM, mientras que el número de registro se asigna automáticamente.

Al registrarse directamente desde el RAC, es posible ingresar un documento escaneado (electrónico) en el módulo "Gestión de documentos electrónicos" con su conexión automática al RAC. Para la entrada rápida de un gran volumen de documentos, se utilizan los servicios de entrada del sistema, que garantizan la entrada en línea de documentos en el módulo. En el futuro, RKK, como un documento electrónico grabado, se puede encontrar fácilmente mediante un código de barras en un análogo de papel del documento, gracias a la tecnología de identificación rápida integrada en el sistema.

Según el ALAC, se imprimen revistas de documentos entrantes y salientes. Para documentos salientes, puede generar e imprimir automáticamente una pegatina en el sobre.

Movimiento y ejecución de documentos.

Después del registro, el documento entrante pasa por las etapas de consideración, resolución, declaración de control y ejecución del documento. Además, el trabajo posterior de los ejecutores con el documento puede realizarse completamente en forma electrónica. Esto reduce significativamente el tiempo dedicado por los artistas y evita la pérdida accidental del original.

Dependiendo del estilo de trabajo del trabajador, el documento es considerado por él, ya sea en papel o en formato electrónico.

Según la resolución emitida por el jefe, el documento puede controlarse con el nombramiento de ejecutores, instrucciones y plazos. Para los ejecutores que trabajan con el módulo de Gestión de Procesos de Negocio, la secretaria o el propio gerente pueden crear rápidamente una tarea directamente desde el ALAC. Trabajar con tareas le permite maximizar el uso de tales capacidades del sistema para monitorear la ejecución de órdenes, tales como: arreglar correspondencia completa sobre la ejecución de órdenes; la capacidad de enviar para revisión; configuración de enrutamiento flexible, etc.

Posteriormente, para tareas relacionadas con el RAC, puede recrear rápidamente el historial de trabajo en el documento, el procedimiento de aprobación y la justificación de la decisión.

Si el módulo de Cancillería se usa de forma independiente, todas las instrucciones emitidas a los ejecutores son ingresadas por el secretario en el documento RAC, luego de lo cual se supervisa su ejecución oportuna. Al mismo tiempo, los pedidos pueden imprimirse para usuarios no automatizados.

Cuando se trabaja con documentos electrónicos, todos los movimientos de documentos se llevan a cabo mediante tareas, mientras que la ubicación de un documento en papel en cualquier momento se fija en un marcador especial del RAC. Esto le permite encontrar rápidamente un documento original en papel a través del ALAC. El trabajo con documentos salientes e internos se basa en los mismos principios.

Intercambio de documentos electrónicos entre sistemas.

Usando el sistema, puede organizar el intercambio de documentos electrónicos oficiales, legalmente significativos entre organizaciones. El intercambio de documentos se basa en el uso del estándar de la industria para el intercambio de documentos electrónicos, "Interacción de sistemas de automatización para la gestión de documentos", aprobado por el Gremio de Administradores de Documentos.

Los documentos se pueden intercambiar entre divisiones estructurales de una empresa (holding) y entre organizaciones asociadas independientes. Al mismo tiempo, las partes de intercambio pueden usar diferentes sistemas de gestión de documentos electrónicos o no trabajar con dichos sistemas en absoluto.

Si el intercambio se realiza entre divisiones de la misma empresa (holding), el trabajo con documentos se realiza en los módulos "Gestión electrónica de documentos", "Gestión de procesos comerciales" y "Oficina". Si el intercambio se realiza entre organizaciones de terceros, el documento electrónico se exporta desde el sistema a un archivo ESD. El segundo lado puede importar el documento ESD en el sistema de gestión de documentos electrónicos utilizado (siempre que este formato sea compatible con este sistema; el formato ESD está abierto), o utilizar el programa DIRECTUM OverDoc de distribución gratuita para trabajar con el documento ESD. DIRECTUM OverDoc le permite ver el documento, sus atributos y todas las firmas electrónicas con las que se firmó el documento, incluido un marcador de confianza.

Búsqueda y análisis de información.

Desde el momento del registro de cualquier documento en el sistema, puede encontrar su tarjeta de registro junto con información sobre la ubicación y el proceso de ejecución del documento, así como el documento electrónico en sí.

El sistema busca por números de registro, corresponsal, autor de la resolución, así como todos los detalles del RKK y su combinación arbitraria.

Además, el sistema proporciona informes especializados que aumentan significativamente la eficiencia de los usuarios: documentos bajo consideración, pedidos vencidos, documentos a devolver, etc.

Módulo Web de Cancillería

El módulo web "Office" está diseñado para automatizar el trabajo con documentos oficiales en papel, por ejemplo, documentos administrativos, cartas entrantes y salientes, instrucciones, informes y notas. Facilita el procesamiento de documentos en papel.

El procesamiento de documentos en papel se lleva a cabo de acuerdo con los requisitos de GSDOU, en los que se basa la tecnología tradicional de la oficina rusa.

El módulo web "Office" está destinado a resolver los siguientes problemas:

• registro unificado de toda la correspondencia entrante y saliente, así como documentos internos, utilizando tarjetas de registro y control;
• control sobre la ejecución oportuna de instrucciones, resoluciones e instrucciones de la administración;
• búsqueda rápida de la información necesaria sobre el estado, disponibilidad, movimiento de documentos en papel;
• obtener los formularios y revistas estándar necesarios, así como informes estadísticos sobre el flujo de trabajo de la organización.

La base del módulo web "Cancillería" se compone de los libros de referencia "Tarjetas de registro y control", "Instrucciones para el RKK", "Nomenclatura de asuntos".

Ventajas de integrar el módulo de Cancillería con otros módulos del sistema

Por lo tanto, gracias a la interacción de los módulos "Gestión electrónica de documentos", "Gestión de procesos comerciales" y "Oficina" en un solo sistema, la organización está trabajando de manera más eficiente en total cumplimiento de las tradiciones nacionales y los estándares de trabajo de oficina. Todos los mecanismos proporcionados por cada módulo se pueden utilizar en varias combinaciones de etapas "en papel" y "electrónicas" de trabajo con documentos. Al mismo tiempo, el papeleo tradicional de "papel" encaja armoniosamente en la gestión de documentos electrónicos de una organización con conexiones horizontales desarrolladas.