Los empleados de empresas y organizaciones no siempre se encuentran con el concepto de número de personal. Además, es posible que los trabajadores comunes y corrientes ni siquiera sepan de su existencia. Pero los especialistas del departamento de recursos humanos deben mantener registros del personal. Y esto es sólo una parte de la gestión de registros de personal, que es una ciencia real que tiene sus propias leyes, normas y procedimientos. Al mismo tiempo, la sección sobre personal ocupa un lugar bastante importante, aunque no del todo oficial.

¿Qué es un número de personal?

Como ya se desprende del propio nombre, de hecho, Número personal– este es un código de empleado digital especial. Se asigna a una persona desde el momento en que comienza a desempeñar sus funciones laborales. Los números de personal no se repiten y dicho código es estrictamente individual para cada empleado. Durante todo el período de trabajo de una persona en una determinada empresa, su número de personal permanece sin cambios.

Incluso si un empleado en algún momento abandonó la organización, pero luego decidió regresar a ella, se le asignará el mismo número de personal.

Hay que decir que el cronometraje rara vez se utiliza en las pequeñas empresas, pero, por regla general, es obligatorio en las medianas y grandes empresas.

¿Por qué se necesitan números de personal?

La asignación de combinaciones digitales especiales a los empleados de una empresa tiene varios propósitos:

• facilitar el trabajo de los especialistas del departamento de contabilidad en el procesamiento y registro de datos sobre movimientos internos de los empleados;
• el número de personal se utiliza para ingresar varias marcas para un empleado en particular, lo que permitirá en el futuro calcular de manera más simple y correcta parámetros como los salarios y los impuestos relacionados;
• Estas cifras permiten encontrar fácilmente toda la información sobre salarios, bajas laborales, permisos, horas extras, vacaciones, etc. para tal o cual empleado.

Pero, sin embargo, el objetivo principal del número de personal es registrar el tiempo que pasa el empleado directamente en el lugar de trabajo. Para ello, los empleados autorizados de la empresa registran la hora de llegada del personal del trabajo y salida a casa, todo tipo de ausencias para almorzar, por asuntos personales, etc. En el futuro, esta información permitirá determinar si la persona trabajó el tiempo asignado o tal vez realizó horas extras y, en base a ello, calcular su salario.

Si hablamos del tiempo que debe pasar un empleado en el lugar de trabajo, existen tres opciones principales.

1. Tiempo completo (40 horas semanales).
2. Jornada laboral reducida (20 horas semanales o menos).
3. Trabajo a tiempo parcial (el número de horas se determina individualmente mediante un acuerdo separado entre el empleador y el empleado).

En la mayoría de los casos, los dos últimos puntos se aplican a estudiantes, menores, jubilados, personas con discapacidad y algunas otras categorías de ciudadanos.

¿Quién asigna un número de personal a un empleado?

Cada organización que mantenga dichos registros de personal debe tener un especialista asignado a esta responsabilidad. Por regla general, se trata del jefe de departamento o de un empleado del departamento de personal, que posteriormente transmite los datos al departamento de contabilidad, ya sea directamente como contable o como cronometrador especial. Esto último es especialmente común en las grandes empresas industriales. Un empleado autorizado mantiene un registro y registro de los cifrados asignados, monitoreando la exactitud de su asignación y uso.

¿A quién se le asignan códigos de personal?

Se deben asignar números de personal a todos los empleados de la empresa donde se mantienen los registros de personal. En particular:

• los que tienen un empleo permanente;
• empleados temporales;
• trabajadores externos a tiempo parcial;
• trabajadores estacionales.

¡Atención! Si un empleado combina puestos dentro de una unidad estructural o departamento, no es necesario crear un número de personal separado para él. Sin embargo, si su segundo trabajo está fuera de esta organización o en otro departamento, entonces asignarle un número de personal es bastante apropiado.

¿Cómo se asigna un número de personal?

De acuerdo con las reglas de personal y contabilidad generalmente aceptadas, los números de personal deben asignarse a partir de un valor único. A medida que aumenta el número de empleados, esta cifra crece correspondientemente en orden cronológico, sin omisiones. Para cifrar el número de personal se utilizan únicamente números arábigos, sin añadir ningún otro símbolo, como puntos, comillas, guiones, etc.

Sin embargo, la información anterior no es estrictamente obligatoria. El caso es que la ley no contiene cláusulas especiales ni reglamentos que regulen la asignación de números de personal. Entonces, en teoría, cada empresa tiene derecho a decidir de forma independiente cómo desarrollar y aplicar estos códigos digitales a los empleados, así como a ajustarlos en el futuro.

Dado que los registros de personal le permiten mantener el orden en la documentación interna, al asignar números de personal es recomendable seguir las siguientes recomendaciones:

1. Un empleado estrictamente definido debe participar en el cronometraje;
2. Se debe asignar un número de personal inmediatamente después de que el empleado recién contratado presente todos los documentos necesarios para el registro o en su primer día hábil;
3. Al asignar combinaciones digitales de personal, se deberá seguir la cronología, excluyendo omisiones;
4. Es necesario llamar la atención del empleado sobre el código digital que se le ha asignado;
5. Asegúrese de ingresar su número individual en .

Asignar números de personal de empleados dimitidos a empleados recién contratados

Tarde o temprano, casi todos los especialistas involucrados en el cronometraje en empresas y organizaciones se preguntan: ¿es posible reasignar los números de personal? Dado que esto no está regulado en modo alguno por la ley, debemos basarnos en la práctica establecida. Y es tal que normalmente los números que ya se han utilizado no encuentran más uso o se asignan a nuevos empleados después de que haya pasado al menos un año desde el momento en que el empleado previamente registrado fue despedido.

¿Dónde se registra la contabilidad de números de personal?

Las empresas que utilizan hojas de tiempo de los empleados, por regla general, también registro de numero de personal. Registra los siguientes datos:

• apellido, nombre, patronímico del empleado;
• fecha de contratación;
• cargo y especialidad;
• número del contrato de trabajo y su fecha;
• la unidad estructural en la que está registrado;
• el número de personal en sí.

ARCHIVOS

Resumiendo la información anterior, podemos decir que mantener registros de tiempo es un componente bastante importante de los registros contables y de personal. Sin embargo, al asignar personal, uno debe guiarse por ciertas reglas que cada empresa tiene derecho a desarrollar de forma independiente. Sin embargo, su violación no da lugar a sanciones por parte de las autoridades reguladoras. Sin embargo, unas hojas de tiempo impecables facilitan y optimizan significativamente el trabajo de los departamentos de recursos humanos y contabilidad, lo que le permite evitar errores en el cálculo de salarios y otros pagos.

No todos los empleados de las organizaciones saben qué es un número de personal y muchos ni siquiera saben que existe. Pero los empleados del departamento de recursos humanos deben mantener registros de personal utilizando un número de personal. Consideraremos con más detalle el procedimiento de asignación, así como las características principales de este concepto.

Definición

Un número de personal puede entenderse como un código digital especial de un empleado. La asignación de un número de personal a un empleado se produce al comienzo de su empleo en una organización específica. Los números de personal no se repiten y existe un código individual para cada empleado. A lo largo de toda su carrera en una determinada empresa, el número de empleados no cambia.

Incluso si una persona abandonó la organización por algún motivo, pero regresó después de un tiempo, se le asigna el mismo número de personal.

¿Para qué se necesita?

Asignar un número de personal a un empleado de una organización es necesario para:

1. Facilitar la labor del departamento de contabilidad en el procesamiento de datos sobre el movimiento interno de personal.
2. Ingrese notas para un empleado en particular que le permitirán realizar más cálculos.
3. Encuentre la información necesaria sobre salarios, bajas por enfermedad, pago de vacaciones, tiempo libre, etc. por los empleados.

El propósito más importante de un número de personal es registrar el tiempo de trabajo de cada empleado. Para ello, un empleado autorizado registra la hora de llegada y salida de cada uno de los miembros del personal, así como los periodos de tiempo dedicados a comidas, ausencias, etc. En el futuro, esto ayudará a calcular la eficacia con la que el empleado trabajó las horas de trabajo requeridas. En base a esto, se calculan los salarios.

Hay ciertos estándares de reloj que se deben seguir:

• 40 horas - jornada laboral completa;
• 20 horas - jornada laboral reducida;
• a tiempo parcial (dependiendo de determinadas condiciones acordadas entre las partes al momento de la contratación).

Quién debe asignar y a quién

El número de personal del empleado lo asigna una persona autorizada que lleva los registros de personal de la organización. Podría ser el propio gerente, un contador, una secretaria o un empleado de recursos humanos. Este empleado deberá mantener un registro y registro de los números asignados y vigilar su correcto uso.

Cada empleado que trabaja oficialmente en la empresa debe tener un número de personal. El procedimiento para la asignación de números de personal no está establecido por ninguna normativa, por lo que la organización tiene derecho a determinarlo de forma independiente. Se asigna el número de personal:

• trabajando de forma permanente;
• son empleados temporales;
• que sean trabajadores externos a tiempo parcial;
• trabajando bajo contrato de duración determinada.

Es importante recordar que si se trata de un trabajador interno a tiempo parcial, no es necesario asignarle otro número de personal. Pero esto es bastante aconsejable.

Cómo asignar un número

Según los registros de personal y contables, a cada empleado se le debe asignar un número de personal. El orden en el que se asigna el código se basa en el orden cronológico. En otras palabras, cada empleado tiene su propio valor unitario. Y para cada empleado posterior, el código aumenta según la cuenta. Para codificar se utilizan números arábigos. No puede utilizar otros caracteres: puntos, comillas, etc.

Pero ni una sola norma legislativa establece exactamente cómo se asigna un número de personal. Esto tampoco regula la legislación laboral. El contrato de trabajo también debe contener el código de empleado, que se asigna al momento de la contratación.

Dado que las hojas de tiempo le permiten mantener toda la documentación en orden, al asignar el código digital de un empleado es mejor seguir las siguientes reglas:

1. Una persona debe llevar registros de tiempo.
2. El código debe asignarse tan pronto como el empleado recién llegado presente los documentos para su registro.
3. Se debe observar la cronología al asignar números.
4. El código digital debe incluirse en la orden de contratación del empleado.

Cifras de los que renuncian

Muchos especialistas que llevan registros de tiempo se preguntan: ¿es posible asignar el número de personal de un empleado que ya renunció a un empleado recién contratado? Esta cuestión no se aborda ni en la legislación federal ni en la legislación laboral. El contrato de trabajo tampoco contiene ninguna información sobre el número de personal. En consecuencia, los directores de recursos humanos tienen que confiar en las prácticas existentes. Es decir, algunas empresas pueden hacer lo siguiente: si después de 12 meses el empleado no ha regresado al lugar de trabajo, su número de personal puede asignarse a un nuevo empleado.

Registro

Anteriormente se explicó qué es un número de personal, el procedimiento para asignar este código y algunas de sus características. A continuación, descubriremos cómo se realiza el seguimiento del número de personal. Para este efecto, la empresa mantiene un diario especial donde se registra la siguiente información:

1. Datos del empleado (apellido, nombre, patronímico).
2. Fecha empleo.
3. Título profesional.
4. Especialidad.
5. Número del contrato de trabajo, fecha de su elaboración.
6. La unidad estructural en la que trabaja el empleado.
7. Número de personal del empleado.

Mantener registros de tiempo es un factor bastante importante en el trabajo de oficina. Y resultó que al asignar un número a cada empleado, es necesario seguir ciertas reglas. Sin embargo, cada organización puede desarrollar su propio modelo de contabilidad de personal y seguirlo. Al no existir normas reguladas, la desviación de lo anterior no da lugar a ninguna sanción. Lo principal que hay que recordar es que las hojas de tiempo debidamente organizadas facilitarán enormemente el trabajo tanto de los departamentos de contabilidad como de los especialistas de recursos humanos.

¿Cambiará el número de personal de un empleado cuando se transfiera a otro departamento o puesto? Más detalles en el artículo.

Del artículo aprenderás:

El número de personal es un requisito muy utilizado en los registros de personal. Con su ayuda, en los documentos internos se designa a un empleado, una persona específica y no una unidad de personal de la empresa. Los números de personal en 2017 aparecen junto con los datos del pasaporte del personal en archivos y tarjetas personales, , nóminas.

Importante: si una organización utiliza registros internos de personal y formularios unificados del Comité Estatal de Estadísticas, el número de personal del empleado se convierte en un detalle obligatorio, sin el cual es imposible completar correctamente los formularios.

Descargue documentos sobre el tema:

¿Qué es el número de personal de un empleado?

Un número de personal es un código digital único asignado a un empleado dentro de una empresa determinada. El código debe ser lo suficientemente simple y permitir identificar de manera única a cada empleado, para que no haya confusión al completar los formularios contables. Si una unidad estructural tiene su propio departamento de personal y departamento de contabilidad, a sus empleados se les asignan códigos dentro del departamento. Esto se puede encontrar en las grandes empresas.

Número de personal asignado a un empleado una vez , permanece sin cambios durante todo el período mientras subsista la relación laboral entre el trabajador y el empleador. Como regla general, después del despido de un empleado, su número de personal permanece desocupado y, si el ex empleado decide regresar, se le asignará el identificador anterior.

En el futuro, a cada recién llegado admitido en el personal se le asigna su propio código, en orden ascendente, en orden cronológico. Una vez recibido, el código no cambia cuando o en caso de un cambio en los datos del pasaporte del empleado.

Estos números de identificación de empleado se asignan a:

• quienes trabajan con contratos de trabajo indefinidos;
• empleado por ;
• trabajadores externos a tiempo parcial;
• trabajadores estacionales.

Los números de personal están destinados a uso interno. Por lo tanto, casi nunca aparecen en la documentación de salida del empleador, sino que se utilizan para registrar el tiempo trabajado y automatizar los cálculos salariales al registrarse. etcétera.

El uso de dichos identificadores le permite:

• simplificar y facilitar el procesamiento de los datos de los empleados;
• rastrear su movimiento entre departamentos durante el proceso de transferencia;
• al asignar un número de personal, hacer notas especiales en él para facilitar la contabilidad y establecer, por ejemplo, un procedimiento especial de acumulación ;
• genere rápidamente solicitudes para cada empleado y reciba información completa sobre los salarios acumulados y pagados, , tiempo libre, horas extras, vacaciones, etc.

Pero aún así, la razón principal que hace que sea especialmente apropiado asignar números de personal a los empleados son las horas de trabajo trabajadas por cada uno de ellos. Estos números únicos se utilizan para la contabilidad, incluidos los automatizados, y para registrar la hora de llegada y salida del trabajo, las pausas para el almuerzo y las ausencias por asuntos personales. Gracias a su uso, el empleador tiene la oportunidad de obtener información confiable sobre en qué medida el empleado utiliza su tiempo de trabajo, controlarlo y tenerlo en cuenta en el sistema de remuneración, por ejemplo, al calcular las bonificaciones.

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Cada empleado debe recibir su propio código único, incluso si se trata de un trabajador externo a tiempo parcial que trabaja a mitad o cuarto de tarifa.

Número de personal del empleado: cómo se asigna el código a un trabajador interno a tiempo parcial

- un fenómeno común, cuya esencia se reduce a realizar trabajos en varios puestos dentro de una organización. Un trabajador interno a tiempo parcial realiza tareas adicionales por parte del empleador únicamente durante su tiempo libre en su puesto principal, sobre la base de un contrato de trabajo independiente.

Desde cuando las partes celebran no uno, sino varios contratos de trabajo, según el número de puestos que ocupa el empleado, es aconsejable asignar un número de personal a cada uno de ellos. Un especialista que trabaja en dos puestos recibe dos números de personal diferentes, en tres puestos, tres, y así sucesivamente. Esto simplifica el procedimiento para registrar el tiempo trabajado por un trabajador a tiempo parcial. Las horas trabajadas en el puesto principal se cuentan por separado del tiempo trabajado en Descargue la muestra completa
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En 2017, se asignan números de personal a todos los empleados con los que el empleador establece relaciones laborales. Incluyendo a los trabajadores a domicilio, y especialistas empleados a tiempo parcial o semanalmente. Los números de personal de 2017 no se asignan solo a personas con las que se lleva a cabo la cooperación sobre la base (contrato, prestación de servicios).

¿Qué es un número de personal, de dónde viene y es obligatorio? Lea nuestro artículo para saber si puede utilizar el número de empleados despedidos

De este artículo aprenderás:

Procedimiento para asignar un número de personal

El Código del Trabajo no define cuál es el número de personal de un empleado. Este concepto apareció en la Carta del Comité Estatal de Trabajo de la URSS N 75-AB, el Ministerio de Finanzas de la URSS N 89, la Oficina Central de Estadística de la URSS N 10-80 del 27 de abril de 1973. Cuando una persona consigue un trabajo, el departamento de recursos humanos le asigna un código digital: un número de personal. Esta combinación de números es única y no repetida; cada empleado tiene la suya propia. El código permanece inalterado durante todo el período de relación laboral entre la persona y la empresa.

En empresas muy grandes con miles de empleados, esto lo puede realizar un especialista independiente: un cronometrador. En otras empresas, estas responsabilidades se asignan a un especialista del departamento de recursos humanos o de contabilidad.

La legislación no regula de ninguna manera esta codificación y su asignación y, teóricamente, cualquier empresa tiene derecho a inventar su propio cifrado utilizando números, símbolos y letras romanos. Pero normalmente los cronometradores siguen la práctica que se ha desarrollado a lo largo de los años.

El proceso de asignación de un número de personal a un nuevo empleado es tradicionalmente el siguiente:

• el especialista que registra al empleado recién llegado solicita una combinación gratuita al empleado responsable;
• el código asignado a la persona se ingresa en la orden de empleo y en la tarjeta personal;
• La información sobre el especialista contratado y el número que se le asigna se ingresa en el diario contable.

¿Se requiere un número de personal?

Dado que la legislación no exige el número de personal de los empleados, las pequeñas empresas de 2 a 3 empleados pueden prescindir de él. Pero en las medianas y grandes empresas se utilizan con mayor frecuencia. Esta codificación permite:

• facilitar el trabajo de los contadores en el procesamiento y registro de información sobre los movimientos internos de los empleados;
• los impuestos también son más sencillos y correctos, gracias a las marcas ingresadas según el número de personal del empleado;
• simplificar la búsqueda de información sobre salario, bajas laborales, permisos, etc. de cada empleado.

Número de personal del empleado al volver a contratarlo

El código asignado a un empleado al incorporarse no cambia hasta que la persona abandona la organización. Para evitar confusiones, se recomienda no asignar su código a nuevos especialistas durante 1 o 2 años después del despido de un empleado.

En este caso, si el empleado decide regresar a la empresa, deberá devolver su DNI anterior. En caso de un regreso posterior, la persona recibirá el código anterior sólo si no tiene tiempo de entregárselo a uno de los nuevos especialistas.

No todos los empleados se topan con el concepto de "número de personal del empleado". A menudo, quienes trabajan en una empresa grande o mediana lo saben. El departamento de contabilidad de una LLC de pequeña escala generalmente no notifica a los empleados. Las grandes fábricas siempre comunican a sus empleados su número de personal. Lo sepan o no los empleados, la asignación de un número de serie la realiza el departamento de personal o el departamento de contabilidad. Esto está regulado por la legislación vigente, y la ausencia de esta cláusula constituye una infracción.

Número de personal: ¿qué es?

En principio, por el nombre mismo queda claro qué es un número de personal. Se trata de una especie de valor numérico que se asigna a un empleado específico. Este es un código que identifica a un empleado.

Las peculiaridades de los números de personal incluyen el hecho de que son individuales. Es decir, no hay trabajadores cuyo código coincida completamente. Al mismo tiempo se conserva el número de personal del empleado despedido. Si posteriormente continúa su relación laboral con este empleador, se le asignará su antiguo número.

También vale la pena señalar que el número de personal del empleado se le asigna al momento de su contratación y no cambia posteriormente. Es decir, al registrarse para un puesto de trabajo se le asigna un determinado código, que en el futuro sigue siendo el mismo, independientemente de un cambio de puesto o aumento de salario.

La necesidad de números de personal. ¿Para qué se necesitan?

Aún así, es mejor averiguar por qué el empleador necesita personal. El empleado no obtiene nada de esto. Como se mencionó anteriormente, es posible que el empleado no tenga conocimiento de la existencia de dicho código. Pero ¿por qué se introdujo inicialmente el número de personal del empleado? ¿Cómo se asigna este cifrado y qué significa?

Los números de personal ayudan al departamento de contabilidad de una LLC o empresa. Gracias a ellos, la gestión de documentos electrónicos se vuelve más sencilla. Aunque vale la pena señalar que los números de personal en las grandes fábricas se han utilizado durante bastante tiempo, incluso antes de la llegada del programa 1C.

¿Cuáles son los puntos principales que le permiten utilizar este cifrado? Esto es, en primer lugar:

• Facilitar el trabajo de los especialistas en RRHH. Esto se debe al hecho de que el seguimiento del número de personal ayuda a no "perder" a un empleado cuando cambia de puesto.
• Ayudar al departamento de contabilidad a trabajar con el cálculo y emisión de salarios. Los números de personal en 1C están directamente relacionados aquí. Es este programa el que le ayuda a seleccionar un empleado no por su nombre o puesto, sino por su número de personal.
• Seguimiento de la presencia de un empleado en el trabajo. Relevante para empresas que están equipadas con un sistema de pase electrónico.

Ejemplos específicos. ¿Por qué necesitas un número de personal?

Para comprender quién y cómo asigna un número de personal a un empleado, debe comprender completamente por qué se necesita este parámetro.

En primer lugar, ayuda a evitar chismes innecesarios. Entonces, si, al calcular los salarios, un contador o un especialista en estandarización y remuneración solo ve números de personal. No puede entender exactamente qué cantidad recibió Ivanov y qué cantidad recibió Petrov. Es decir, esto nos permite potenciar aún más el secreto.

El número de personal también le ayuda a evitar errores. Este es otro parámetro que le permite verificar la exactitud del documento. Esto es especialmente cierto cuando hay homónimos o homónimos completos. Por supuesto, también puedes consultar parámetros por puesto o fecha de contratación. Sin embargo, no se debe descartar el número de personal.

¿Quién puede apropiarse?

Los números de personal los asigna un especialista en recursos humanos a los empleados. Sin embargo, vale la pena señalar que la legislación no regula la posición del empleado involucrado en la asignación de cifrados. Sin embargo, cuando se solicita un puesto de trabajo, son los ingenieros de recursos humanos los que están directamente presentes.

Esto también lo pueden hacer los jefes de las divisiones estructurales o incluso el jefe de la empresa. En ausencia de un empleado de personal, un contador puede ocupar su lugar en este asunto.

¿A quién se le puede asignar un número de personal?

¿Se puede asignar un código a todos los empleados? Los números de personal suelen guardarse para todos los empleados de una empresa. A saber:

• Para empleados que trabajan de forma permanente.
• Trabajadores temporales o estacionales.
• Trabajadores externos a tiempo parcial.
• Para quienes trabajan a tiempo parcial.

De hecho, cada empleado tiene su propio número de personal, independientemente de cuánto tiempo esté empleado. Cabe destacar que incluso los estudiantes que solicitan prácticas en cualquier departamento reciben su propio código.

Vale la pena señalar que si un empleado tiene cualquier combinación de trabajos o profesiones dentro de una empresa, aún recibe un número de personal. Un empleado que trabaja a tiempo parcial en dos empresas tiene su propio código individual en cada una de ellas.

¿Cómo se asigna el número de personal de un empleado? ¿Que dice la ley?

Vale la pena señalar de inmediato que la legislación es bastante vaga en cuanto a la asignación de un número de personal en una empresa. De hecho, no existen artículos específicos en el Código del Trabajo ni en las leyes federales que regulen cómo se asignan los números de personal a los empleados. Cada empleador desarrolla por sí mismo un sistema que le ayuda a mantener registros competentes y convenientes de estos cifrados. Aquí los documentos internos de la organización juegan un papel importante. En ellos, por ejemplo, se puede determinar el puesto del empleado involucrado en la asignación de números.

Generalmente se acepta que a cada empleado se le asigna un número de personal y se debe comenzar con el primer número. De hecho, se vuelve idéntico al concepto de "número ordinal".

Esta contabilidad se puede realizar de dos formas:

• Usando programas especiales.
• Manualmente por un empleado.

Este último método se utiliza cada vez menos. Esto se debe al hecho de que el programa 1C más popular le permite asignar números automáticamente a cada empleado recién contratado de la empresa.

Asignar un número de personal puede parecer un proceso que requiere mucho tiempo. Sin embargo, no lo es. Simplemente sigue unas sencillas reglas y esta acción se llevará a cabo automáticamente.

En primer lugar, los documentos internos de la organización deben asignar esta obligación a un empleado específico. Esto ayudará a evitar discusiones en el futuro. Esto también eliminará la situación en la que nadie es responsable de esta operación.

En segundo lugar, la asignación directa de un número a un empleado debe realizarse el primer día laborable del empleado y, idealmente, en el momento de la celebración del contrato de trabajo. En este caso la numeración será correcta y sin espacios.

Se debe comunicar a los empleados un código numérico específico, ya que esto no sólo aumenta su importancia ante sus ojos, sino que también ayuda a evitar errores al calcular los salarios. Esto se debe a que al redactar cualquier solicitud de asistencia financiera o de licencia, el empleado indicará, entre otras cosas, su número de personal.

Este parámetro también debe indicarse en la orden de empleo. Puede escribirse en el programa o escribirse a mano por un representante de Recursos Humanos.

Cuaderno. Registro de números de personal

Las empresas que se ven obligadas a utilizar números de personal para sus empleados suelen utilizar un documento como un registro de números de personal.

Este documento interno de la empresa puede indicar los siguientes parámetros:

• Los datos del pasaporte del empleado, incluidos su apellido, nombre y patronímico, así como el número y serie del documento.
• La fecha en que el empleado fue contratado en su lugar de trabajo principal.
• El número del contrato de trabajo, así como la fecha de su elaboración.
• Puesto de especialista.
• El departamento en el que trabajará el empleado.
• Número de personal directo.

Un número de personal es obligatorio para las grandes empresas. Sin embargo, las pequeñas empresas también utilizan este método para hacer la vida más fácil a los empleados del departamento de recursos humanos o del departamento de contabilidad. En sentido general, esta es la numeración de empleados. Dado que cada número es único, ayuda a garantizar que los fondos se acrediten a la persona adecuada. Esto es especialmente cierto cuando se emplean homónimos o homónimos. Mantener registros del número de personal en sí no es un procedimiento complejo ni que requiera mucho tiempo. Básicamente, se confía al especialista en recursos humanos. Sin embargo, la ley permite asignar esta misión a otro empleado. Este hecho consta en los documentos de la propia organización.