Hoy, el 100% de los documentos en la oficina se crean electrónicamente, pero aún más del 80% de ellos se imprimen (para aprobación, familiarización, puesta en marcha). ¿Puede tal enfoque ser efectivo?

Parece que la introducción de la gestión electrónica de documentos es la acción más razonable por parte de los responsables de la toma de decisiones. Pero la necesidad comercial de automatización está lejos de ser instantánea. Y solo después de recibir una serie de señales, la gerencia llega a la conclusión de que la empresa necesita un sistema de información especial para la gestión de contenido (sistema ECM). Es entonces cuando surge la necesidad de gestionar la información en todas las etapas de su existencia, hasta que se vuelve obsoleta.

¿Qué es un documento electrónico, EDMS, ECM?

Hay muchas definiciones. Intentaremos brindarle lo más comprensible y amplio.

Documento electrónico- un conjunto de información (texto, imagen, grabación de sonido) almacenada en una computadora (archivos de Word, Excel, etc.). Se acompaña de una ficha con atributos, al igual que los libros de una biblioteca se acompañan de un archivador. Por atributos (título, autor, fecha de creación, etc.) se puede encontrar rápidamente un documento.

flujo de trabajo(flujo de trabajo): una secuencia de acciones de los empleados dentro de un proceso comercial específico. Un ejemplo de tal secuencia es la recepción de un documento, su registro, consideración y ejecución del documento, y un proceso comercial es el trabajo con las apelaciones de los ciudadanos.

Gestión de documentos electrónicos(EDI) es una forma de organizar el trabajo con documentos, en la que la mayor parte de los documentos se utilizan en formato electrónico y se almacenan de forma centralizada.

¿Necesita un sistema ECM?

Para evaluar si se necesita un sistema EDMS o ECM, responda usted mismo las siguientes preguntas:

• ¿Puede encontrar rápidamente el documento correcto mientras habla por teléfono con un socio importante?
• ¿Será posible decir exactamente cuáles de las instrucciones que ha dado no se han completado y están atrasadas en este momento?
• ¿Está seguro de que la velocidad actual de aprobación de documentos crea una imagen positiva de su organización?
• ¿Está satisfecho con el volumen de papeles que hay en su escritorio?
• ¿Puede decir con confianza dónde se encuentra actualmente el documento que se envió para su aprobación?

Ventajas de la gestión electrónica de documentos

Transparencia de los procesos de negocio. Gracias al sistema, puede realizar un seguimiento de todas las etapas de las actividades de la organización. Los procesos de negocio se vuelven absolutamente transparentes para la gestión, son más fáciles de controlar.

Disciplina de alto rendimiento. Según las estadísticas, el 20% de las tareas recibidas no son realizadas por los empleados responsables de las mismas. Con control total de todas las etapas del trabajo, el sistema ECM afecta directamente la disciplina de desempeño de los empleados.

Menores costos laborales para gerentes y empleados. El sistema reduce el tiempo que los empleados dedican a casi todas las operaciones rutinarias con documentos: creación, búsqueda, aprobación, etc. Acelera el flujo de documentos. Y como resultado, todos los procesos de la organización van más rápido.

Se garantiza la confidencialidad de la información.. Una violación de datos puede costarle a una organización millones de dólares. A diferencia del flujo de trabajo tradicional en "papel", el sistema ECM brinda acceso a los documentos estrictamente de acuerdo con los derechos de usuario asignados. Todas las acciones sobre el documento (lectura, modificación, firma) quedan registradas.

Cumple con las normas ISO 9000. Establecer la gestión de calidad se ha convertido ahora en una de las tareas prioritarias en las empresas rusas. Entre los requisitos para el sistema de gestión de calidad (QMS) se encuentra un flujo de documentos transparente, así como el intercambio de información entre los empleados.

Innove y capacite fácilmente a los novatos. Gracias al sistema de notificación construido sobre la base del sistema ECM, puede traer rápidamente nuevas reglas de trabajo a todos los empleados. El tiempo de formación de los nuevos empleados se reduce debido a la búsqueda rápida de la información necesaria (reglamentos, instrucciones, etc.). Es fácil cambiar las rutas y las plantillas de documentos, después de lo cual los empleados comienzan a trabajar automáticamente de una manera nueva.

Desarrollo de la cultura corporativa.. La introducción de un sistema ECM establece y mantiene la política interna de la empresa, conduce a la formación de equipos. Al mismo tiempo, aumenta la responsabilidad de cada empleado por el desempeño cualitativo de la tarea que se le ha encomendado.

Más ventajas competitivas. El sistema ECM afecta directamente las ventajas competitivas de la empresa frente a otros actores del mercado. La velocidad y la calidad del servicio al cliente aumentan debido al rápido movimiento de los flujos de información y al control preciso de todos los procesos. El trabajo de incluso la empresa más grande se vuelve más móvil y menos dependiente de algunos empleados "irreemplazables".

Tecnologías ECM

La gestión de contenido empresarial se puede abordar tanto desde el punto de vista de la práctica como de la teoría.

Comencemos con el último. Preste atención a los componentes del ciclo de vida, indicados en la definición canónica del glosario AIIM (Association for Information and Image Management):

• capturar (capturar),
• gestión (Gestionar),
• almacenamiento (tienda),
• protección (preservar),
• entrega de información (Deliver).

Es necesario gestionar la información a lo largo de todo su ciclo de vida: desde la creación o recepción por parte de la organización, hasta la entrega al usuario final o la destrucción tras la expiración del período de almacenamiento.

La información impregna todos los procesos de la organización, es creada y procesada en diferentes software y con la ayuda de diversas aplicaciones. Pero solo un sistema ECM se centra en un enfoque unificado para la gestión de datos a lo largo de su vida.

Desde el punto de vista empresarial, son importantes las etapas en el ciclo de vida de un documento, las cuales tienen un impacto directo en los procesos de negocio cuando participa en flujos de trabajo (workflow). Pero desde un punto de vista técnico, no tienen una carga semántica pronunciada y se designan con el término general "gestión de documentos".

Funcionalidad y clasificación de los sistemas EDMS y ECM

Según la empresa de investigación Gartner, los sistemas que soportan al menos 3 de 6 funciones pueden clasificarse como ECM:

• gestión documental: check-out/check-in, control de versiones, seguridad, agrupación de documentos, etc.;
• trabajo colaborativo en documentos comunes y apoyo a equipos de proyecto;
• escaneo de documentos y gestión de imágenes de documentos en papel;
• gestión de registros para el archivo a largo plazo, automatización de las normas y reglamentos de retención, asegurando que los registros cumplan con las leyes y reglamentos;
• flujo de trabajo para soporte de procesos comerciales, enrutamiento de contenido, asignación de tareas y estados de trabajo, seguimiento de rutas y control de ejecución;
• gestión de contenido web para la automatización de publicaciones, gestión de contenido dinámico y gestión de la interacción del usuario para estas tareas.

Puede obtener más información sobre este tema en los encabezados de la sección "Funcionalidad de EDMS y ECM":

Qué no esperar de un sistema ECM

Actualmente, la automatización compleja de las empresas se construye integrando varios sistemas, cada uno de los cuales resuelve una determinada gama de tareas. Por lo tanto, es muy importante entender qué implementar exactamente dentro de cada sistema.

Considere los requisitos comerciales más comunes, cuya implementación en el sistema EDMS y ECM debería ser razonable.

Gestión de registros de recursos humanos. A pesar de que está directamente relacionada con los documentos, la tarea de esta área no es el flujo de documentos en sí, sino la contabilidad y la gestión del personal.

Un empleado necesita varias selecciones por parte del personal: por educación, género, especialidades, fecha de admisión / despido, etc., ya que esta información debe almacenarse de forma estructurada en una base de datos, y no en forma de documentos separados no estructurados.

La creación de cada documento debe reflejarse en un cambio en el estado del personal, por lo tanto, para automatizar la gestión de registros de personal, es mejor utilizar sistemas de gestión de personal especializados que se puedan integrar con un sistema ECM para almacenar información no estructurada (CV, fotografías , órdenes de personal, etc.). Además, es útil para automatizar los procesos de aprobación de estos documentos en el sistema ECM.

Contabilización de documentos financieros..La situación es similar con los documentos financieros estructurados: facturas, cartas de porte, actos de trabajo realizados, etc.

Para impuestos y contabilidad, que se basan en documentos primarios, se diseñan sistemas contables especializados, así como módulos especializados del sistema ERP. El sistema ECM no puede reemplazarlos, aunque escanear y organizar un archivo electrónico de imágenes escaneadas de documentos financieros son tareas del EDMS. La necesidad de implementar este tipo de soluciones suele surgir cuando hay una gran cantidad de documentos y participantes del proceso comercial que trabajarán con documentos financieros como con los documentos EDMS, teniendo en cuenta los derechos de acceso, la firma electrónica, etc.

Además, ahora es posible intercambiar documentos financieros (facturas, contratos, cartas de porte y actas) con contrapartes en forma electrónica. Y el almacenamiento de dichos documentos en el EDMS brindará una ventaja adicional. .

Análisis y modelado de procesos de negocio.

Por regla general, los sistemas de la clase BPM () se utilizan para el análisis y modelado de procesos. Estas son herramientas especializadas de análisis de negocios para una empresa o firma de consultoría externa. Los procesos de negocio simulados pueden contener acciones que no están relacionadas con documentos, realizadas manualmente (por ejemplo, entrega de documentos por mensajería), entidades externas (por ejemplo, proveedores) o con el apoyo de otras clases de sistemas (ERP, CRM).

El EDMS clásico puede proporcionar información para el análisis de procesos de negocio (por ejemplo, en forma de informes sobre retrasos en la ejecución de cierto tipo de tareas). Pero esto es solo una pequeña parte de los datos necesarios para un análisis completo.

Tiene sentido integrar EDMS con sistemas de modelado para datos de referencia, por ejemplo, tipos de documentos o estructura organizativa.

Implementación de un sistema ECM

Efecto de implementación

La evaluación de los resultados de un proyecto de ECM no es diferente de un análisis de la eficacia de un proyecto de TI, y este último, de la evaluación de cualquier proyecto de empresa.

Aquí, el motivo es la madurez de las tecnologías de la empresa, sin las cuales la empresa simplemente no puede considerarse eficaz. En otros casos, los beneficios son casi imposibles de calcular, aunque la necesidad de implementación está fuera de toda duda. Y a veces el cálculo del efecto es más caro que la propia tecnología (como, por ejemplo, proporcionar a los empleados acceso ilimitado a Internet). En todos estos casos, la atención se centra más bien en el costo del proyecto y el potencial de la solución, incluida la facilidad con la que el sistema implementado resolverá otros problemas de la empresa.

EDMS y las soluciones basadas en él no siempre se pueden atribuir a los sistemas, con respecto al efecto del cual todo está claro. Los métodos tradicionales de análisis de la efectividad del uso de los activos no son aplicables a la información, así como la fórmula "la relación entre la ganancia y los costos totales es eficiencia". Esto se debe a que la información es un activo intangible involucrado en la producción junto con los recursos materiales y laborales. La introducción de un sistema ECM va acompañada de un cambio en los procesos comerciales y los costos laborales. Los costos de los sistemas de información, incluido ECM, son en la mayoría de los casos indirectos, que pueden calcularse por unidad de producción solo con la ayuda de algún modelo de planificación económica. Y la formalización suele ser bastante difícil.

La elección y compra de un sistema ECM es solo el primer paso hacia la creación de un sistema de gestión de documentos electrónicos en una organización. Antes de que comience a funcionar y realmente comience a producir un efecto, habrá un proceso de implementación.

La implementación de un sistema ECM generalmente consta de los siguientes pasos:

• organización del proyecto, asignación de personal (director del proyecto y grupo de trabajo);
• investigación de la empresa y diseño de soluciones para el uso del sistema ECM;
• establecer y adaptar el sistema ECM;
• capacitación;
• operación de prueba.

En cualquier caso, las siguientes reglas son obligatorias para una implementación exitosa:

• participación activa de la gerencia en el proceso de implementación y uso del sistema ECM;
• asignación y capacitación en profundidad de empleados clave para la implementación y soporte de software;
• organizar la formación para todos los usuarios y proporcionar instrucciones sobre cómo trabajar con el sistema.

En muchos sentidos, coinciden con los proyectos de implementación de otros sistemas de información y conducen a lo siguiente consecuencias negativas:

• se violan los plazos y el presupuesto del proyecto;
• no se logran todas las metas (el sistema funciona, pero no en su totalidad: menos/peor de lo planeado);
• la implementación está completamente interrumpida (el sistema realmente no funciona).

Detalles del riesgo debido al hecho de que la mayoría de los empleados de la empresa deben ser transferidos en poco tiempo a métodos de trabajo completamente nuevos para ellos (lectura de documentos en formato electrónico, recepción de resoluciones y firmas de la gerencia en formato electrónico, etc.). Los riesgos más característicos de implementar un sistema ECM incluyen:

• conservadurismo de los usuarios, rechazo a nuevos métodos de trabajo;
• bajo nivel de conocimientos informáticos de los usuarios ordinarios y la alta dirección;
• procesos no estructurados (falta de normativa);
• equipo técnico insuficiente/inadecuado;
• gestión de proyectos difusos.

Maneras de prevenir riesgos estándar:

• diseño detallado y preliminar de la operación del sistema ECM en una empresa determinada;
• directivas claras y ejemplo personal de liderazgo;
• capacitación del personal y apoyo operativo en la resolución de problemas;
• implementación por etapas.

El campo de la gestión de contenidos electrónicos y la interacción sin papel en las empresas se está desarrollando activamente. La legislación también está cambiando, algunas reglas se fijan en ella después de que se hayan establecido en la vida y otras, por el contrario, se introducen después de la adopción de nuevas normas a nivel estatal.

Determinar la autenticidad y el significado legal de un documento en papel es un procedimiento claro para todos: el documento debe tener las firmas y los sellos necesarios. Pero, ¿cómo determinar la autenticidad de un documento electrónico?

creado para esto firma electrónica (ES)- detalles de un documento electrónico diseñado para protegerlo de la falsificación. Podrá identificar al titular de la firma, así como establecer la ausencia de cambios en el documento electrónico posterior a su firma.

En su forma más simple, el mecanismo EP funciona de la siguiente manera:

• se asigna un centro de certificación (subdivisión u organización externa) que, utilizando un software especializado, genera los llamados "certificados clave" para cada usuario;
• se crea una clave ES: esta es una secuencia única de caracteres. Consiste en una clave privada, que está disponible solo para su propietario y puede firmar el documento ES, y una clave pública, disponible para todos, con su ayuda puede determinar quién y cuándo firmó el documento electrónico.

Al utilizar un sistema ECM, se ocultan todas las "dificultades" que el usuario pueda encontrar. El usuario, por regla general, simplemente debe seleccionar la función deseada: "Firmar el documento" (el documento firmado por el SE se cerrará para cambios al mismo tiempo) u "Obtener información sobre las firmas". Se reconoce la legitimidad de los documentos electrónicos.

Le deseamos éxito en el dominio de nuevos conocimientos, y nuestros materiales siempre lo ayudarán con esto.

Hay una afirmación en la literatura económica de que en los negocios, supuestamente, hay algunos componentes "más importantes" y otros "menos importantes". Los defensores de este enfoque argumentan que los procesos principales (que, por ejemplo, generan un flujo de caché o producen un producto) son lo que realmente sostiene la empresa, y los procesos de apoyo, como, por ejemplo, la gestión de documentos en una empresa, son aquellos los componentes aquel, de que es posible rechazar con las pérdidas mínimas. Por un lado, uno podría imaginar que tales especialistas tienen razón y su punto de vista está realmente justificado, pero solo si estamos hablando de una empresa con un horizonte de desarrollo de un año. Porque tan pronto como comenzamos a hablar de una empresa que realmente tiene como objetivo desarrollarse en el mercado: aumentar su facturación, aumentar sus activos, expandir su red de sucursales, se vuelve claro que los procesos de apoyo, entre los cuales, por supuesto, es el de la empresa. proceso de gestión de documentos juega un papel igualmente importante en el éxito de un negocio.

En el artículo de hoy entenderemos por qué la automatización del flujo de trabajo de hoy es la clave para ordenar mañana y qué tareas resuelven los sistemas de gestión de documentos electrónicos en empresas que se centran en la eficiencia.

¿Qué es SED?

Para comprender qué son los sistemas de gestión de documentos electrónicos, primero debe responder a la pregunta: "¿Por qué, de hecho, los negocios los necesitan?". Muchos todavía creen que el papeleo y los gerentes corriendo por los pasillos con las facturas, los contadores que tienen rascacielos de contratos y facturas en sus escritorios son normales y esta es la esencia de cualquier negocio. Este artículo está dirigido a quienes entienden que las actuales condiciones de interacción económica y el nivel de avance tecnológico crean una situación en la que la eficiencia empresarial depende en gran medida de la rapidez en el manejo de la información de que dispone la empresa y de la organización del movimiento racional de esta. información.

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos resuelven uno de los problemas comerciales clave en la parte administrativa: simplifican la interacción entre los empleados.

Cuando toda la información corporativa se almacena de forma segura, se distribuyen los niveles de acceso de los diferentes empleados a las distintas secciones del sistema de información corporativo, se proporciona una gestión de la documentación sencilla y comprensible, y todas las partes interesadas reciben herramientas y estándares de gestión de documentos electrónicos para su uso en sus eliminación: la productividad de cualquier actividad conjunta de los empleados aumenta significativamente.

Los llamados EDMS (Electronic Document Management System) son sistemas de software interconectados configurados individualmente que le permiten administrar varios tipos de documentos e información.

En cualquier empresa que realiza negocios activamente, la cantidad de documentación oficial crece constantemente y es imposible frenar su crecimiento, en particular, por razones legislativas. En este caso, es necesario crear ciertos esquemas de automatización del flujo de trabajo que estandaricen los procesos de gestión, regulen las actividades de los empleados en esta parte del trabajo, liberen al personal del trabajo manual y, de hecho, aumenten la eficiencia de todo el sistema como entero. Los objetos en los que se enfocan tales sistemas no son solo los documentos habituales en papel o incluso en formato electrónico, sino en general todos los procesos comerciales de la empresa que de alguna manera se reflejan en el sistema de intercambio de información. Es por eso que las empresas líderes se han interesado recientemente en la automatización de la gestión de documentos en general y en la automatización de los sistemas de gestión de documentos electrónicos en particular, y ven grandes perspectivas al aumentar la eficiencia general mediante la introducción de tales cambios. De hecho, los EDMS automatizados se están convirtiendo en un sistema de gestión de información comercial universal en el sentido más amplio, lo que permite que una empresa dentro de un sistema obtenga todas las herramientas necesarias para trabajar desde el momento en que aparece la información hasta su liquidación final.

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Eficiencia de EDMS

Si hablamos de la eficiencia real que se puede lograr a través de la automatización de la gestión de documentos electrónicos en una empresa, se deben enumerar los siguientes puntos:

• Exclusión total o reducción máxima de operaciones rutinarias y trabajo manual con información. Los sistemas automatizados simplifican en gran medida procesos como la entrada inicial o el procesamiento de datos, el escaneo y control de datos o documentos, los procesos de importación o exportación de información de una fuente a otra.
• Creación en la empresa de un espacio único de documentación electrónica, en el que exista una jerarquía interna de acceso de los empleados a la información diversa. Esto elimina la necesidad de crear almacenes de información distribuidos para garantizar su seguridad o separación de niveles de acceso, ya que un sistema interconectado puede resolver este problema. Por ejemplo, en estructuras distribuidas, esto se convierte en una herramienta extremadamente conveniente para la alta dirección, que puede necesitar acceso a cierta información en niveles inferiores.
• EDMS le permite implementar un conveniente sistema de búsqueda, que está totalmente interconectado con todos los procesos de gestión de la empresa. Así, un sistema de automatización de documentos integrado en una empresa se convierte en un sistema de recuperación de información interna que puede ser necesaria para solucionar problemas empresariales o simplemente realizar sus funciones directas.
• Reducir al mínimo el número de soportes de información en papel o su exclusión total del trabajo de los empleados. Hay muchas ventajas en esta solución, desde reducir los gastos reales en el rubro "administrativo", hasta reducir el riesgo de que la información confidencial salga de la empresa en papel.
• Un sistema de gestión documental automatizado le permite aumentar la velocidad de interacción entre los empleados y los departamentos, así como aumentar el grado de su responsabilidad mutua por las acciones cometidas o, por el contrario, no cometidas en el marco de la cooperación. Este es un aspecto muy importante de la eficiencia del EDMS, ya que, como muestra la práctica, la productividad del trabajo de los departamentos aumenta muchas veces precisamente en el contexto del hecho de que las partes de la cooperación están limitadas al marco del sistema y trabajar juntos exclusivamente en el caso. Al mismo tiempo, se debe tener en cuenta que “todo el mundo deja huellas” en el sistema electrónico, por lo que no se podrá pretender después que alguien no escuchó algo, o que no sucedió en absoluto.
• Los sistemas de flujo de trabajo automatizados tienen un efecto positivo en la relación entre la gerencia y los subordinados debido a que las órdenes se vuelven claramente orientadas, más comprensibles y garantizan que se transmitan a las personas a las que estaba destinada la información. También se puede señalar que en el marco de los sistemas electrónicos automatizados, la velocidad de formación de instrucciones intermedias, ajustes, decisiones y modificaciones, así como el control sobre la ejecución de órdenes en todos los niveles, está aumentando.
• EDMS le permite implementar en la empresa un sistema no solo para el intercambio de información interna, sino también para desarrollar rutas y métodos para importar y exportar información con sistemas externos. Así, se forma un filtro natural que regula la forma en que la información sale de la empresa (y en ocasiones esto es sumamente importante desde el punto de vista del estándar), así como la forma en que la información entrante llega a los empleados de la empresa dentro del sistema. . Todo esto permite lograr una identidad de información en la empresa, lo cual es extremadamente importante para el trabajo productivo de la empresa en su conjunto.

La automatización del EDMS en el sentido global es la mejor base para la formación de estándares y algoritmos, según los cuales todos los procesos comerciales de la empresa se desarrollan en varios niveles. Así, el sistema de gestión de documentos electrónicos deja de ser solo una parte del trabajo de oficina o del intercambio de documentos, para convertirse en un componente importante del sistema empresarial, que es responsable de la eficacia con la que los empleados de la empresa utilizan la información.

Capacidades instrumentales de los sistemas automatizados de gestión de documentos.

Gracias al activo desarrollo de la programación en los últimos diez a quince años, hoy los sistemas enfocados a la automatización de la interacción de la información permiten incluir exactamente el conjunto de herramientas que una empresa en particular necesita. Las diferentes áreas de negocio y simplemente las características individuales de su conducta imponen una cierta lista de requisitos sobre dichos sistemas que se aplican específicamente aquí y ahora.

Para algunas empresas, un conjunto de funciones más o menos "clásico" es suficiente: crear documentos, procesar información, buscar y revisar datos, así como la interacción interna (transmisión, notificaciones de partes, configuración y supervisión de tareas). Otros necesitan sistemas significativamente más complejos y un conjunto diferente de herramientas que les permitan construir jerarquías complejas, formar comandos remotos, acceso remoto, integración con datos de bases de datos SQL y Oracle, dar acceso a servidores sin aplicaciones especiales y, por ejemplo, conectarse sistemas de nube. Los usuarios más avanzados de sistemas automatizados de gestión de documentos electrónicos pueden tener acceso a herramientas tan complejas y específicas como el reconocimiento óptico automático de la información, el código de barras y el escaneo, un sistema de firma digital, búsqueda de texto completo y atributos, etc.

Beneficios de los sistemas de flujo de trabajo automatizado

Hoy en día, el uso de sistemas automatizados de gestión de documentos, en particular los sistemas, se está convirtiendo no solo en una ventaja competitiva para las empresas orientadas a la eficiencia, sino también en una necesidad objetiva para todos los participantes en la interacción económica que, en principio, están interesados ​​en el funcionamiento productivo de su negocio El mundo ha cambiado drásticamente en la última década, y esto ha afectado a todas las áreas de los negocios y empresas, obligándolas a cambiar junto con la llegada de la economía digital. En comparación con los sistemas tradicionales que anteriormente permitían construir un proceso de gestión de información en una empresa, los sistemas de gestión de documentos automatizados abrieron nuevos horizontes para las empresas en el campo de aumentar su propia eficiencia, lo que resultó en las siguientes ventajas de los sistemas de gestión de documentos automatizados:

1. Dichos sistemas aumentan en gran medida la productividad de la empresa al aumentar la productividad, lo que está garantizado no solo por la conveniencia de la interacción de procesos entre departamentos, sino también por la presencia en los sistemas EDMS de oportunidades para trabajar ilimitadamente con la información necesaria, desde el acceso a las transformaciones cardinales. de información en el menor tiempo posible.
2. La información en forma electrónica se mantiene en un estado más actualizado, ya que el proceso de realizar y acordar cambios puede continuar sin interrupción de la actividad principal en el modo "de fondo".
3. Los sistemas electrónicos son más tolerantes a fallas y más seguros que otros. Pueden reducir en gran medida el impacto de la falta de atención humana (el llamado "factor humano") y garantizar la seguridad de la información. Está claro que si lo deseas y tienes capacidades técnicas, puedes romper cualquier sistema, pero aún teniendo en cuenta la posibilidad de pirateo, un sistema electrónico implica más herramientas para proteger, cifrar o respaldar datos.
4. ERMS crea las condiciones previas para una reducción significativa en los costos operativos, tanto en términos de gastos directos como en el área de costos de personal, debido a una disminución en la necesidad de ejecutores de la empresa.
5. Dicho sistema abre nuevas oportunidades para la cooperación entre departamentos, tanto en cuestiones directas (en el campo del intercambio de información), como en forma de oportunidades para el trabajo conjunto o escalonado (uno tras otro, partes) en varios proyectos comerciales. Una gran herramienta para lluvias de ideas remotas, grupos de trabajo, ediciones en equipo y aprobaciones.

En general, los sistemas de gestión documental automatizados aportan a la empresa no sólo las ventajas enumeradas anteriormente, sino también una serie de otras que son difíciles de medir o calcular en unidades convencionales, pero que no son menos importantes. Estamos hablando del crecimiento de la alfabetización técnica del personal y un claro aumento en la disciplina del personal y la responsabilidad por sus acciones y su trabajo. Al trabajar en un solo sistema electrónico, el personal interactúa constantemente entre sí, resolviendo los problemas que surgen en los niveles inferiores y, por lo tanto, fortaleciendo el espíritu corporativo.

La automatización del sistema de flujo de trabajo hoy en día no es solo una herramienta interna para optimizar los procesos comerciales, sino una necesidad natural de las empresas para aumentar su productividad frente a las crisis económicas mundiales. La reducción significativa de las oportunidades para recaudar fondos y hacer crecer los negocios a través de inyecciones de inversión lleva a las empresas de industrias tradicionales a comprender que las oportunidades para mejorar el desempeño comercial están ocultas dentro de las propias empresas. Si hace veinte años solo importaba “vender mucho”, hoy lo importante es “vender efectivamente”, y esto es completamente imposible sin un moderno sistema automatizado de gestión de la información.

En conclusión, me gustaría señalar que cualquier automatización en una empresa está asociada con inversiones impresionantes, mientras que (si nos referimos al programa en sí) no es una parte significativa de ellas. Su base es el desarrollo de una metodología para la construcción de un sistema, pero en el futuro dan más que sus frutos debido a la creciente eficiencia y velocidad de los negocios de la empresa. Como ya se mencionó, hoy no solo gana el participante del mercado más inteligente, sino también el más rápido, por lo que el sistema de gestión de documentos es una de las oportunidades para el desarrollo favorable de la empresa en el futuro.

Hoy en día, la mayoría de los documentos se crean inicialmente de forma electrónica. Los que ingresan a la organización en papel a menudo se digitalizan. Por tanto, cuando hablamos de gestión documental, debemos tener en cuenta no solo los documentos en papel, sino también la formalización del movimiento de versiones electrónicas, es decir, EDI.

Hay diferentes tipos, formas de organizar la gestión de documentos electrónicos: crear un almacenamiento de archivos compartidos en el servidor, usar el correo interno u otros sistemas de comunicación. Pero funciona hasta cierto nivel de tareas a resolver y la escala de las actividades de la empresa. Yendo más allá, necesitamos introducir un esquema que agilice el trabajo con documentos en papel y electrónicos. Esto le permite hacer EDI de varios tipos.

¡El objetivo de la gestión de documentos electrónicos es la eficiencia!

Atrás quedaron los tiempos en los que la introducción de EDMS podía ser un tributo a la moda. Ahora, las organizaciones que están cambiando a EDI, en primer lugar, piensen en la eficiencia. Su aumento es posible de dos maneras: a través de un aumento en el resultado, una disminución en los costos. El EDMS moderno utiliza ambos métodos.

Así, para reducir costes contribuir a:

• Reducción de costes de papel (impresión, copia, envío, etc.).
• Reducción de gastos improductivos de la jornada laboral de los empleados. Según las empresas de consultoría occidentales, la parte del tiempo dedicado a operaciones rutinarias e improductivas en documentos puede ser de hasta el 20-30% del tiempo de trabajo total (y en la práctica, hasta el 60-70%). Reducir tales costos es uno de los objetivos más importantes de implementar un EDMS.

La efectividad de la implementación del EDMS se ve afectada por:

• Aceleración de los flujos de información (más soporte de información operativa para la gestión - mayor velocidad en la toma de decisiones).
• Cambiar la cultura corporativa (mejorar la preparación en tecnología de la información del personal, contribuyendo a una mejor percepción de las innovaciones).

Objetivos principales

Al implementar EDI, las organizaciones a menudo planean resolver las siguientes tareas:

• mejorar la eficiencia de la gestión mediante la automatización del control del desempeño, mayor transparencia en las actividades de los departamentos, empleados individuales;
• automatización de procesos de negocio con su optimización simultánea;
• proporcionar apoyo para la acumulación, gestión y organización del acceso a la información corporativa, el conocimiento;
• registrar las actividades de la empresa en su conjunto, sus divisiones individuales, grupos de trabajo, empleados utilizando esta información para apoyar la toma de decisiones, etc.;
• reducir la rotación de documentos en papel (para reducir costos);
• simplificación, reducción del costo de almacenamiento de los documentos utilizados en las actividades corrientes a través de la creación de un archivo electrónico operativo.

Factores que influyen en la elección de EDMS

Cualquier organización que elige un EDMS se guía por ciertos criterios. La elección está influenciada por factores que caracterizan a la propia organización y su flujo de trabajo. Se relacionan con las características de la estructura organizativa, los procesos comerciales, los requisitos existentes para el flujo de documentos, los tipos de contenido, la funcionalidad necesaria del sistema, los métodos de implementación, el soporte, su desarrollo, integración, etc. Más
Clasificación general

Cualquier clasificación es condicional. Los tipos de sistemas de gestión de documentos electrónicos se distinguen por su funcionalidad y tareas a resolver, por la escala de las empresas, por la arquitectura, etc.

Según la funcionalidad y tareas a resolver, se distinguen las siguientes:

• Sistemas de negocios. Diseñado para organizaciones con reglas de flujo de trabajo rígidamente formalizadas y gestión vertical.
• Archivos electrónicos. No están diseñados para soportar el movimiento de documentos, el objetivo principal es organizar el almacenamiento y la recuperación de los datos necesarios.
• Sistemas de flujo de trabajo. En su centro están los procesos comerciales que automatizan, y los documentos y el flujo de trabajo son los medios por los cuales se llevan a cabo los flujos de trabajo.
• sistemas ECM. Este es un complejo de gestión de contenido corporativo que implementa varias funciones a la vez: gestión: documentos; imágenes de documentos (Document Imaging); registros; flujos de trabajo (Flujo de trabajo); contenido web (WCM); contenido multimedia (DAM); conocimiento (Gestión del Conocimiento); interacción colectiva (Colaboración).

La mayoría de los EDMS del mercado contienen elementos de varios tipos de EDMS a la vez.

¿Cómo elegir el EDMS “adecuado”?

Entonces, la elección de un sistema de gestión documental es un proceso complejo que depende de muchas cosas. Si se trata de una empresa comercial, el posible efecto económico de la implantación tiene un peso decisivo. Si se trata de una institución pública, el énfasis está en apoyar todas las tareas resueltas por la organización, y las características de estas tareas relacionadas con las especificidades de la actividad. Los especialistas de nuestra empresa siempre están listos para tener en cuenta todos los factores para ayudarlo con la elección. "ARCHIVE BUSINESS" es un sistema especializado para automatizar el mantenimiento de archivos departamentales en papel y electrónicos.

Los empleados de EOS lo ayudarán con la elección de EDMS para sus tareas

Hace unos años, se hablaba de los sistemas de gestión de documentos electrónicos como un futuro brillante. Hoy ya se utilizan activamente en empresas públicas y privadas. Pero lo más importante es que la demanda de EDMS crece constantemente. gestión de documentos electrónicos y cómo funciona, consideraremos el ejemplo de los sistemas que operan en la Federación Rusa.

requisitos previos

Para comprender mejor cómo funciona un programa EDMS, es necesario revisar los conceptos y tareas básicos. La clave son los factores de los que depende la elección de un sistema en particular.

Si la organización puede funcionar en condiciones de gestión informal, entonces no hay necesidad de gestión de documentos. Con la llegada de los procesos comerciales, existe la necesidad de administrar el mecanismo con la ayuda de una documentación ordenada. Si no se ocupa de los documentos de manera oportuna, comenzarán a acumularse y perderse.

Como alternativa a los medios en papel, se utiliza un esquema especial para almacenar archivos en el servidor. Pero tampoco funciona por mucho tiempo. Con el crecimiento de los volúmenes de la empresa, aumenta la necesidad de almacenar y sincronizar la información.

Surge un dilema: si utilizar medios de papel antiguos o EDMS para almacenar información. ¿Qué es tan importante que puedes conseguir gracias al sistema electrónico? Aumentar la eficiencia de la organización.

Efecto económico

La eficiencia se puede aumentar de dos maneras: reducir costos o aumentar los resultados. Los documentos EDMS le permiten lograr dos objetivos a la vez. Es decir, la implementación del sistema permite que la organización gaste menos, pero gane más.

La reducción de costos se lleva a cabo reduciendo el costo del papel, pérdida de tiempo, acelerando el proceso de intercambio de información, cambiando la cultura corporativa.

Para evaluar la eficiencia que proporciona el programa EDMS, debe calcular el tiempo dedicado al papeleo. Las empresas consultoras estiman que este tipo de operaciones ocupan el 20% del tiempo de trabajo. En el sistema de la burocracia rusa, esto requiere aún más: el 60% del tiempo. La introducción de EDMS reducirá estos costos al menos 10 veces.

Trabajo de oficina y flujo de documentos

Estos dos términos están interrelacionados. Mantenimiento de registros es un término que se refiere a un conjunto formal de reglas para trabajar con documentos. Algunos sistemas EDMS se pueden personalizar según las reglas del trabajo de oficina, pero también existen aquellos sistemas en base a los cuales ya se está formando el trabajo de oficina.

Un documento es una unidad de almacenamiento de información en un EDMS. El flujo de documentos se forma a partir de varias fuentes: otros sistemas, aplicaciones, correo electrónico, pero sobre todo, de medios de papel escaneados. Por lo tanto, los escáneres y otros equipos son parte integral del EDMS. El sistema almacena todos los documentos, mantiene su historial, asegura el movimiento a través de la organización y realiza procesos comerciales con ellos.

En tal base de datos existe una decisión, instrucción y orden de la SED. A través de ellos se gestiona la organización. Cualquier documento se suministra con "ayuda". El conjunto de campos en el formulario depende del tipo de documento. B se almacena como una base de datos de cada campo de dicha tarjeta.

Funciones y tareas del EDMS

El programa de gestión documental está diseñado para resolver las siguientes tareas:

• sistematización del trabajo con documentos.
• creación de documentos según plantillas, su registro y almacenamiento;
• automatización contable;
• clasificación de documentos.

Consideremos con más detalle las funciones del SED. El programa de flujo de trabajo se utiliza para:

• creando tarjetas.
• formación del texto del documento;
• guardar datos en formato pdf o ms word;
• gestión de derechos de acceso de usuarios;
• creación de rutas;
• gestión del flujo de documentos;
• envío de notificaciones, recordatorios;
• mantenimiento de diarios, directorios, clasificadores;
• formación de instrucciones;
• búsqueda y firma de documentos;
• generación de informes.

Las funciones generales del sistema incluyen:

• trabajo remoto con documentos;
• uso de un DBMS para el almacenamiento de datos;
• trabajo simultáneo con EDMS;
• seguridad mediante certificados, códigos de barras y personalización.

Ventajas y desventajas

Cambiar a EDMS tiene más ventajas que desventajas. Sin embargo, un proyecto mal organizado puede destruir todos los beneficios de la automatización. Los objetivos de la implementación del EDMS deben ser alcanzables. Los beneficios incluyen:

• almacenamiento estructurado centralizado de información;
• el mismo enfoque para la formación y procesamiento de documentos;
• uso de plantillas;
• buscar;
• auditoría de acceso.

Las desventajas incluyen altos costos iniciales y una capacitación rigurosa del usuario.

Procesos de procesamiento de documentos

En el EDMS, la gestión de documentos electrónicos pasa por una serie de etapas, durante las cuales se asignan ciertas propiedades al documento. El procesamiento se lleva a cabo tanto de forma manual como automática. En el segundo caso, establezca:

• condiciones de transición entre etapas;
• separación de rutas;
• ciclos de procesamiento;
• lanzamiento de subprocesos, temporizadores, procedimientos de procesamiento;
• se establecen los roles de usuario.

Tipos de procesamiento:

• Crea un documento.
• Edición.
• Rebautizar.
• Mover.
• Preservación.
• Indexación.
• Eliminación.

Costos de EDMS

El flujo de documentos no puede funcionar completamente sin una licencia, servidores, configuración completa y capacitación de todos los usuarios. Cada uno de estos elementos requiere un gran desembolso de efectivo. Además, no debemos olvidarnos de la integración del EDMS con otros sistemas, actualización de bases de datos y software, consultas de soporte técnico y otros costos de mantenimiento.

Implementación de EDMS

La ejecución del proyecto puede tardar varios meses. El proceso depende tanto del número de procesos de documentación como de las capacidades financieras, organizativas y de recursos. La implementación se lleva a cabo de acuerdo con el siguiente algoritmo:

• creación de un grupo de trabajo, determinación de un líder;
• definición de metas y objetivos;
• verificación de los procesos de documentación existentes;
• elaboración de especificaciones técnicas;
• elección de EDMS;
• conclusión de un contrato para la implementación de EDMS;
• elaboración y aprobación de reglamentos de trabajo;
• comprobar el contenido inicial de los directorios;
• prueba preliminar del EDMS;
• la formación del personal;
• prueba de implementación de EDMS;
• análisis de los resultados de las pruebas;
• error de corrección;
• plena aplicación de la SED.

Errores de implementación

Se debe prestar especial atención a aquellos procesos que requieren un documento en papel. El principal error es la duplicación de un documento en papel con uno electrónico. Esto complica el trabajo y provoca una actitud negativa hacia la automatización. Nadie paga extra por hacer el doble de trabajo. Es necesario construir procesos de automatización sin duplicidad. El segundo error es la falta de preparación del personal. Muy a menudo, los nuevos procesos se perciben con hostilidad. Por lo tanto, es necesario explicar a los empleados por qué se está introduciendo un EDMS, para que aborden conscientemente el proceso de aprendizaje.

Tecnologías de almacenamiento de documentos

En EDMS, la gestión de documentos electrónicos consta de atributos, sobre la base de los cuales se realizan búsquedas, clasificaciones, agrupaciones e informes. A veces, se crea un documento de acuerdo con una plantilla, a veces, mediante la transferencia de datos de la base de datos. Los atributos se almacenan en tablas. El archivo en sí se coloca en la carpeta de almacenamiento, la información del mismo se coloca en el directorio DBMS. El acceso a los datos solo está disponible para los usuarios del sistema EDMS.

¿Qué es el escaneo en línea?

El procesamiento en línea de documentos con la posterior colocación de sus muestras en el archivo se lleva a cabo mediante escáneres. Durante el proceso de escaneado, es posible crear automáticamente un código de barras en un documento y registrarlo en la base de datos con la dirección posterior a lo largo de una ruta específica.

LOC

Este sistema de gestión de documentos electrónicos EDMS convierte una imagen electrónica de un documento en formato de foto o jpeg en formato de texto. En este caso, se utiliza un software especial en forma de aplicación independiente o ESCOM.BPM integrado en el EDMS. ¿Qué es ESCOM.BPM? Este es un programa para reconocer documentos escritos en diferentes fuentes. Sin embargo, vale la pena señalar que las aplicaciones independientes tienen más funciones e incluso reconocen texto escrito a mano.

código de barras

Esta tecnología proporciona un conjunto de procedimientos para crear y aplicar un código de barras gráfico a un documento. Se genera un código de barras único a través del servidor del sistema. También proporciona identificación de documentos, su búsqueda rápida en la base de datos y distribución en lugares de almacenamiento. Al registrar un documento, se imprime en la etiqueta un código de barras correspondiente al identificador de la tarjeta electrónica. Está pegado a la versión en papel del documento.

EDS

Le permite verificar la corrección del documento y la inmutabilidad de los datos. La firma se lleva a cabo con la ayuda de un proveedor criptográfico y una clave de software: un certificado. Este último es un archivo en un formato especial, que se regenera en el centro de emisión de licencias. Para garantizar la seguridad de la información, debe almacenar el certificado en una tarjeta inteligente o claves I-Token. Están protegidos por un PIN. Si el PIN se ingresa incorrectamente varias veces, el certificado se bloqueará automáticamente.

Búsqueda de atributos y texto completo

La búsqueda de atributos se realiza a través de un formulario especial para varios valores de los campos de la tarjeta. Por ejemplo, el criterio "Cuenta" busca datos en el campo "Destinatario" o "Remitente". Al mismo tiempo, el sistema compara los criterios introducidos con los datos de las tarjetas e introduce en el resultado aquellas tarjetas que coincidieron. La búsqueda se realiza teniendo en cuenta coincidencias exactas o parciales.

La búsqueda de texto completo se lleva a cabo de acuerdo con los datos del propio documento, incluidas las formas de palabras a través de las herramientas incorporadas de DBMS, como MS SQL SERVER, ORACLE. Para una búsqueda completa, los archivos deben ingresarse en la base de datos en formato de documento (doc), tabla (xls), presentaciones, mensajes.

Gestión de documentos electrónicos (EDM)- un conjunto de procesos automatizados para trabajar con documentos presentados en formato electrónico sin el uso de soportes de papel.

Los documentos electrónicos según formularios aprobados son componentes de todos los programas de contabilidad, pero para que un documento electrónico sea reconocido legalmente, debe estar firmado con una firma electrónica.

Tipos de documentos electrónicos.

Se puede utilizar un documento electrónico firmado con una firma electrónica si la legislación de la Federación Rusa no contiene una prohibición directa sobre su uso.

Así, los contratos, facturas diversas, solicitudes, informes, extractos, así como cartas de porte, actas y facturas pueden ser documentos electrónicos.

Asimismo, los documentos electrónicos se dividen en documentos no formalizados y documentos formalizados.

Los documentos no formalizados (cartas, contratos, poderes, documentación técnica y otra correspondencia) están libres de una regulación estricta por parte del estado.

Para documentos formalizados, actos legislativos separados estipulan requisitos estrictos para el formato y las reglas de transmisión.

Documento formalizado: un documento creado de acuerdo con el formato del Servicio de Impuestos Federales.

Los documentos formalizados afectan directamente la corrección de los cálculos de impuestos, por lo que el cumplimiento de todos los procedimientos de transferencia es importante para ellos.

Los documentos formalizados son, por ejemplo, las facturas electrónicas.

Para algunos documentos primarios, el Servicio de Impuestos Federales de Rusia ha desarrollado un formato recomendado para una carta de porte en forma de TORG-12 y un Acta de aceptación y entrega (trabajo) de servicios.

A pesar de que para tales documentos se indica el carácter recomendado del formato, es en este formato que las empresas deben enviar estos documentos por vía electrónica a requerimiento de la inspección tributaria si es necesario para confirmar los gastos del impuesto a la renta.

Opciones para la gestión de documentos electrónicos

Hay dos opciones para organizar un sistema de gestión de documentos electrónicos. El primero es celebrar un acuerdo sobre la gestión de documentos electrónicos con las contrapartes e intercambiar documentos firmados con firma electrónica a través de correo electrónico. En este caso, puede utilizar una firma electrónica simple.

La segunda opción es organizar la gestión de documentos electrónicos a través de un operador especial.

Con este método, la empresa se une a las reglas para el intercambio de documentos electrónicos y puede intercambiar con las contrapartes tanto documentos formalizados (para los cuales el Servicio de Impuestos Federales de Rusia aprobó oficialmente el formato) como no formalizados (contratos, acuerdos, actas de conciliación, etc.).

Las principales funciones del sistema de gestión de documentos electrónicos.

Las funciones principales del sistema de gestión de documentos electrónicos son:

registro de documentos;

control sobre la ejecución de documentos;

creación de directorios y trabajo con ellos;

control del movimiento de documentos en papel y electrónicos, manteniendo el historial de trabajo con documentos;

creación y edición de detalles de documentos;

formación de informes sobre el flujo de documentos de la empresa;

importar documentos del sistema de archivos e Internet;

crear un documento directamente desde el sistema basado en una plantilla (integración directa);

trabajar con versiones de documentos, documentos complejos de múltiples componentes y múltiples formatos, archivos adjuntos;

distribución electrónica de documentos;

trabajar con documentos en carpetas;

recepción de documentos mediante escaneo y reconocimiento.

reduciendo el costo de acceso a la información y procesamiento de documentos.

Ventajas de la gestión electrónica de documentos

Entre las principales ventajas de la gestión electrónica de documentos se encuentran las siguientes:

almacenamiento centralizado, estructurado y sistematizado de documentos en un archivo electrónico;

reducir el costo de impresión, franqueo y almacenamiento de facturas en papel;

un enfoque uniforme de los procedimientos para la formación y procesamiento de un documento (registro, aprobación, etc.);

reducción de tiempos de entrega, registro y aprobación de documentos;

velocidad de firma de documentos;

la capacidad de realizar cualquier operación con documentos en línea durante todo el día: buscar, descargar, imprimir, verificar, rechazar, así como rastrear su movimiento;

búsqueda rápida de documentos.

La confidencialidad del intercambio está garantizada por el cifrado de los documentos.

Una firma digital electrónica (EDS) asegura la identificación del firmante y la integridad de los documentos transmitidos.

La entrega de los documentos electrónicos está garantizada por el operador de gestión documental.

Implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos.

Para operar un sistema de gestión de documentos electrónicos, debe:

desarrollar y aprobar el procedimiento para la gestión electrónica de documentos;

asignar la responsabilidad de su mantenimiento;

organizar un archivo electrónico de documentos recibidos y enviados;

prescribir en la política contable las reglas para la creación, recepción y almacenamiento de documentos electrónicos, designar a los responsables de la formación y firma de los documentos electrónicos.

Todo empleado que esté autorizado para firmar documentos electrónicos debe tener una firma electrónica.

Habiendo creado un sistema de gestión de documentos electrónicos, una organización no puede imprimir documentos, sino almacenarlos en un archivo electrónico.

En caso de ser necesario, los documentos depositados en el archivo podrán ser impresos para los inspectores, presentando un documento firmado con las firmas electrónicas de las partes, debidamente certificadas con anterioridad.

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