• چه نوع مکاتبات کسب و کار متمایز است.
• چه قواعد مربوط به مکاتبات کسب و کار مهم است که به آن پایبند باشید.
• چه ویژگی هایی دارای مکاتبات کسب و کار الکترونیکی است.

نگهداری مکاتبات تجاریبا توجه به قوانین، یکی از اجزای مهم موفقیت حرفه ای و کسب و کار. نادیده گرفتن این قوانین، یا استفاده نادرست آنها در عمل می تواند منجر به از دست دادن شرکا و مشتریان شود. علاوه بر این، مکاتبات دقیق و صالحیت کسب و کار جزء مهمی از تصویر کسب و کار است.

چه نوع مکاتبات کسب و کار متمایز است

مکاتبات کسب و کار - با شرکای، مشتریان، همکاران، سازمان ها - یکی از مهمترین فعالیت های هر شرکت. مدیران، کارکنان رتبه های مختلف دریافت و ارسال نامه ها، پیشنهادات تجاری، و غیره بسته به فرم، محتوا و تمرکز، هر مکاتبات به گونه های تقسیم شده تقسیم می شود:

• رسمی؛
• شخصی؛
• درونی؛ داخلی؛
• فضای باز

برای هر یک از آنها الزامات جداگانه ای برای کامپایل و ثبت نام وجود دارد. شایع ترین انواع نامه های کسب و کار رسمی:

• متشکرم؛
• تجاری؛
• نامه ها، الزامات و درخواست ها؛
• رد کردن
• تبریک می گویم؛
• همدردی، نکرولوژیست ها.

با توجه به این واقعیت که امروزه اکثر مکاتبات کسب و کار در فرم الکترونیکی انجام می شود، الگوهای آماده و فرم های آماده برای هر نوع وجود دارد.

هنر یک نامه کسب و کار

هر متن مکانیسم برای تاثیر بر مخاطب است. اگر کار نمی کند، به این معنی است که قوانین مونتاژ را نقض کرده اید: آنها این جزئیات را نگرفتند، آنها چنین نیستند. برای دریافت از مخاطب آنچه شما می خواهید، شما باید حقایق درست را انتخاب کنید، آنها را به درستی آنها را بیان کنید و آن را "با چهره راست" - تمایل به پذیرش پیشنهاد خود را از دریافت کننده دریافت کننده. چگونه انجامش بدهیم؟

حقایق این اتفاق می افتد که استدلال های منطقی که قادر به متقاعد کردن مخاطب هستند، در ارائه متنوع از افکار مختلف و گاهی بیرونی گم می شوند. اما لازم است یک ساختار بسازیم، و نامه روشن و متقاعد کننده می شود، حتی اگر هیچ چیز به معنای تغییر نکرده باشد. اندیشه اصلی (اغلب این انگیزه برای عمل است) در ابتدا درمان می شود، باید بلافاصله تبریک شود. زیر فهرستی از استدلال ها (هر کدام با رشته قرمز مشخص شده و در Italic Its وجود دارد) با تصاویر روشن (توضیحات). در پایان، یک تماس برای عمل تکرار می شود. امضا ویرایش غیر سخت حتی یک پیام نادرست و نه بیش از حد متمایز "در روستای پدربزرگ" از داستان چخوف "ونکا" در یک وسوسه خوبی از پدربزرگش است.

فرستنده تصویر از نحوه فرستنده نامه به نظر می رسد، یک پاسخ بستگی دارد. در نامه شما می توانید یک مقام رسمی باشید و می توانید یک مرد باشید. گاهی اوقات اولین سودمند است و گاهی اوقات - دوم. بیایید بگویم اگر شما آدرس گیرنده را ستایش کنید، بهتر است از یک سبک شخصی استفاده کنید (از خود بنویسید تا نگرش خود را به حقایق گزارش دهید، صحبت کنید. با تشکر از این، مخاطب نه تنها چیزی که او به خوبی انجام می شود، بلکه آنچه شما در مورد او در مورد او یک نظر خوب است. برعکس، برعکس، عبارات رسمی بهتر، انتظار واقعیت های برهنه. این توصیه در ارائه تا حدودی گسترده به نظر می رسد این است: به جای "شما احمق" شما نیاز به نوشتن "نشانه های حضور ذهن خواننده شناسایی نشده است."

در مکاتبات مدرن، ما اغلب به پرونده بلافاصله به این پرونده می رویم، "گفتگو درباره آب و هوا" بین تبریک و عبارت عنوان را حذف می کنیم. به نظر می رسد، یک جمله کوتاه اختیاری یک بار حس بزرگ را تحمل نمی کند. اما دقیقا اولین بار است که قبل از چشمان خواننده، به نظر می رسد، بنابراین تن را به نامه تنظیم می کند و تعیین می کند که کدام چشم گیرنده به بقیه نگاه می کند. در اینجا چند نمونه وجود دارد، جایی که پیام خود را به زیردستان و شرکای خود شروع کنید و اهداف مختلف را دنبال کنید.

1. برای دادن وزن: "با توجه به اینکه پروژه A بر کنترل شخصی فرماندار منطقه ای است، ما یادآوری می کنیم."
2. برای ایجاد روابط گرم با یک شرکت ناآشنا: "با یادگیری اینکه شرکت شما، مانند ما، حامی مسابقه KVN Siberia است، ما تصمیم گرفتیم به شما پیشنهاد دهیم."
3. برای کمک به: "Olya، شما خیلی سرد و مهمتر از همه، حرفه ای یک کنفرانس ساخته شده است! من فکر می کنم شما، به عنوان متخصص، می توانید به من کمک کنید. "
4. برای بسیج زیردستان ها: "تبریک - در حال حاضر جمعه. این اقامت برای تصویب دفاتر در بودجه - و شما می توانید استراحت کنید. "

5 عبارات وحشتناکی که نامه شما را می کشند

شرکت آمریکایی Hubspot متوجه شد که اولین پیشنهادات از خواننده الهام گرفته نشده است، اما برعکس، نامه را حذف کنید. پیدا کردن عبارات چیست، و هرگز از آنها در ابتدای مکاتبات استفاده نکنید.

قوانین عمومی برای مکاتبات کسب و کار

شهرت شرکت شما به طور غیرمستقیم بسته به نحوه تزئین نامه تجاری و نوشته شده است. می توان گفت که برای تشکیل یک تصویر موفق از شرکت و تشکیل شهرت آن، لازم است با کارکنان قوانین مربوط به مکاتبات کسب و کار برای ارتباط خارجی و داخلی مطابقت داشته باشد.

نامه خالی درست است که استفاده از فرم های تزئین شده در هویت شرکتی که در آن جزئیات وجود دارد، درست باشد. تحت سبک آگاهی از حضور لوگو، استفاده از یک فونت خاص، نشان دهنده تمام داده های تماس و نام کامل سازمان است.

طرح صفحه هنگام ساخت نامه ای از مکاتبات کسب و کار، زمینه ها استفاده می شود (میدان چپ - 2 سانتی متر، راست - 1 سانتی متر، دندانهای بالا و پایین - 2 سانتی متر). اگر نامه شامل چندین ورق باشد، شماره گیری باید بر روی آنها حضور داشته باشد (در بالای صفحه قرار داده شده است).

سبک. نامه های کسب و کار در یک سبک کسب و کار رسمی نوشته شده است، که شامل شرح مختصری از ماهیت نامه، دقت اصطلاحات و استفاده از تمبرها و انقلاب های استاندارد است. علاوه بر این، مکاتبات کسب و کار دارای یک قانون است: یک مشکل یک حرف است.

ساختار متن نامه استاندارد مکاتبات کسب و کار شامل سه بخش است:

1. درخواست تجدید نظر به مخاطب
2. ورود (اهداف نامه).
3. بخش اصلی.
4. خلاصه.

قوانین مربوط به مکاتبات کسب و کار به زبان انگلیسی

ثبت نام مکاتبات کسب و کار به زبان انگلیسی مطابق با الزامات عمومی انجام می شود:

1. متن تحت پاراگراف ها بدون استفاده از یک رشته قرمز توزیع می شود.
2. گوشه بالا سمت چپ هنگام نوشتن نامه باید حاوی اطلاعات شخصی فرستنده (نام کامل یا نام سازمان و آدرس آن) باشد.
3. در زیر نام حریف یا نام شرکت گیرنده با آدرس نشان می دهد (در خط جدید).
4. تاریخ نوشتن در زیر برای سه خط یا از بالا در گوشه سمت راست نشان داده شده است.
5. بخش عمده ای از نامه در مرکز ورق قرار می گیرد.
6. ایده اصلی بهتر است با دلیل دلیل درخواست تجدید نظر شروع شود: "من نوشتن ..."
7. نامه استاندارد باید با بیان کامل شود: "شما صادقانه" در صورتی که نام مخاطب را می دانید؛ "وفادار" - اگر نه.
8. با پر کردن چهار خط پس از قدردانی، نام و موقعیت خود را مشخص کنید.
9. امضا بین نام و تبریک در بالا قرار دارد.

"زبان" مکاتبات کسب و کار

الزامات ویژه به مکاتبات کسب و کار ارائه شده است. اول از همه، حروف نباید حاوی رنگ عاطفی باشند. آنها باید محدود ترین، مختصر و دقیق باشند. ساخت متن منطقی و سازگار به طور کامل احساس عاطفی را جایگزین می کند. Interdomitia، کلمات کاهش یافته، اختصارات که در فهرست به طور کلی پذیرفته نمی شوند - همه اینها باید در مکاتبات کسب و کار اجتناب شود.

یکی از شرایط مهم برای نوشتن نامه، دقت معنایی است که ارزش عملی آن را نشان می دهد.

معیار مهم بعدی بیانیه منطقی متن است. واژه ها نباید به یک تفسیر دوگانه منتقل شوند - این می تواند معنای محتوا را در نامه تغییر دهد و آن را به توناسیون ناخواسته تبدیل کند.

هدف اصلی هر سند تجاری است متقاعد کردن در بیان یک دیدگاه خاص . قوانین اصلی در نوشتن و تهیه یک سند، دفتر یادداشت یا نوشتن، سواد آموزی، استدلال، درخواست تجدید نظر، دقت اطلاعات و تعداد کافی از شواهد است.

در زیر قوانین چندگانه برای نوشتن نامه های کسب و کار وجود دارد:

با استفاده از pronovation در مکاتبات کسب و کار، انعکاس احساسات شخصی و ادراکات شخصی باید اجتناب شود. اطلاعات کسب و کار به طور سنتی با استفاده از فرم های استاندارد منتقل می شود. به عنوان یک قاعده، در جریان چنین مکاتبات، منافع یک شرکت کامل بیان شده است، و نه یک شخصیت جداگانه، بنابراین درخواست تجدید نظر از یک مجموعه. و، با وجود این واقعیت که این شامل استفاده از ضمایر "ما" است، باید با استفاده از فرم های فعل مناسب اجتناب شود.

تعهدات در مکاتبات کسب و کار شما باید از یک سپرده طبقه بندی استفاده کنید. چنین تجدید نظر یک نگاه نرمتر دارد. به عنوان مثال، اگر این عبارت را بازسازی کنید: "شما کار تعمیر را انجام نمی دهید"، کلمات "تعمیر کار ارائه شده در قرارداد برآورده نشده بود"، پس از آن ممکن است واقعیت عدم تحقق کار بدون نامزد شدن را بیان کند اتهامات مستقیم به این معناست که واقعیت نقض مشخص شده است، اما مرتکبین خاص مشخص نشده اند که تن از نامه را نرم تر می کند.

سپرده واقعی هنگام تعیین جسم در نامه استفاده می شود که به عنوان آغازگر اقدامات خاص عمل می کند. به عنوان مثال، بخش حقوقی یک توضیح را ارائه می دهد ... ". لازم به ذکر است که این پیشنهادات از یک فرم زمان واقعی استفاده می کنند.

استفاده از تعهد رنج، ماهیت نامه را تعیین می کند. چنین اشکال به شما اجازه می دهد تمرکز بر یک رویداد خاص، و نه در عملکرد عملیاتی (پیشنهاد ارسال شده، گزارش دریافت شده). یک سپرده طبقه بندی را اعمال کنید و اگر شیء نشان داده شود (تاریخ جلسه تعیین شده است).

فرم فرم فعل اگر نیاز به تمرکز بر عمل به طور مداوم تکرار وجود دارد، افعال در فرم ناتمام برای توصیف آنها استفاده می شود (کارشناسان به طور منظم خط زمانی را نقض می کنند). اگر لازم باشد تا تکمیل روند را تخصیص دهید، دیدگاه کامل از افعال اعمال می شود (گشت ها شروع به حمل سرویس کرده اند).

معرفی لهجه ها. با وجود این واقعیت که در اغلب موارد، مکاتبات کسب و کار خنثی است، در بعضی موارد، تمرکز بیشتری در نقاط خاص مورد نیاز است. برای این، تغییرات مقدماتی اصلاح عبارت استفاده می شود. (اگر این عبارت را بازسازی کنید "لطفا مستنداتی را که دارید" ارسال کنید "به عنوان لطفا مستنداتی را که ظاهرا در شما است ارسال کنید، پس از آن درجه ولتاژ به طور قابل توجهی در آن کاهش می یابد، و مناسب تر برای الزامات کسب و کار است تطبیق مکاتبات)

هنگام نوشتن نامه های کسب و کار، لازم است توجه به نگرش احترام نسبت به حریف داشته باشیم. بنابراین، اگر عبارت "ما به پیشنهاد شما علاقه مند نیستیم" برای جایگزینی با "متاسفانه، ما در حال حاضر علاقه مند به پیشنهاد شما نیستیم" آن را معاف از سفتی غیر ضروری است که در مکاتبات کسب و کار مناسب نیست.

ساختارهای مقدماتی نیز جزء مهمی از نامه کسب و کار هستند، زیرا آنها خیلی خشک نیستند. مطابق با هنجارهای اخطار کسب و کار، عبارت "درخواست برای کامپایل، در صورت امکان، مفاهیم متخصص آن در مورد کیفیت مواد ما" مناسب خواهد بود. طرح های مقدماتی یک ابزار خوب برای کاهش دسته بندی، تظاهرات احترام و توجه، و همچنین بیان از لحاظ خیرخواهانه است. استفاده از آنها اجازه می دهد تا شما را بیان کنید، به غرور حریف کمک نمی کند.

آداب و رسوم کسب و کار: 5 نکته، چگونه یک تصور خوب از دور

1. زمان پاسخ در این نامه علاقه شما را به همکاری ارتباطی نشان می دهد. شما باید به نامه های کسب و کار برای کوتاه ترین زمان ممکن پاسخ دهید: دقیقه، ساعت، حداکثر روز. اگر دلایل عینی برای تأخیر وجود داشته باشد، یک نامه ارسال کنید و بنویسید که پیام دریافت کرده اند و به زودی پاسخ خواهند داد. به منظور به درستی ترتیب اولویت ها، شما باید به علامت های مناسب در نامه حریف توجه کنید - "اهمیت"، "موضوع" و غیره. حضور چنین علامت هایی نشان می دهد که پاسخ شما مهم است.

تاخیر پاسخ احتمال بالایی از از دست دادن مشتری است. در صورت امکان، بلافاصله پاسخ دهید. "برای بعد،" فقط نامه ها را ترک کنید، پاسخی که در زمان صرف شده است. یاد بگیرید که رفتار مردم را پیش بینی کنید و مذاکرات بزرگی به شما در مدرسه مدیر کل کمک خواهد کرد.

2. درخواست تجدید نظر شخصی درخواست تجدید نظر شخصی ترجیح داده می شود زیرا این تظاهرات احترام به مخاطب است.

با استفاده از درخواست تجدید نظر شخصی یکی از قوانین اجباری مکاتبات کسب و کار است. جهت گیری شخصی تظاهرات احترام به فردیت و حسن نیت است. علاوه بر این، بنابراین شما نامه خود را از توده خاکستری از پاسخ های قالب را برجسته می کنید.

3. بیان کلمات قدردانی (برای درخواست تجدید نظر). قدردانی، بیان شده در نامه، بیان عجیب و غریب از قدردانی از انتخاب حریف، و یا مشتری به نفع شرکت شما است. یک پاسخ کتبی با شروع از کلمات "تشکر از نامه شما" نشان می دهد حریف است که آن را برای شما ارزشمند است. چنین تن از نامه کسب و کار صحیح است، زیرا این نشان دهنده موقعیت سازنده است. برای مثال:

بیان قدردانی برای اعتماد به نفس در کسب و کار شما در ابتدای حروف با استفاده از چنین ساختارها انجام می شود:

• از حسن توجه شما تشکر میکنم…؛
• از نامه شما متشکرم ...؛
• از اینکه با ما تماس گرفتید، متشکریم ...؛
• با تشکر از شما برای انتخاب در شرکت ما ...؛
• از شما سپاسگزارم برای علاقه شما ...

4. تکمیل مثبت طرح های تاشو - تضمین شده برای ورود به حریف پس از آشنایی با نامه. بنابراین، مطلوب است که در این فرم رفع نگرش مثبت مربوط به مکاتبات کسب و کار و ایجاد خلق و خوی مثبت در شریک مکاتبات و تمایل به ادامه ارتباطات باشد. برای مثال؛

آخرین، که هنگام خواندن نامه شما توجه مخاطب را در نظر می گیرد. فضای مثبت احساسی ارتباطی کسب و کار را در آخرین عبارات امن کنید. خلق و خوی خوبی از مخاطب ایجاد کنید - به طوری که او می خواست دوباره با شما صحبت کند. برای مثال:

همیشه با حرف پایان می یابد، یک نگرش مثبت به حریف ایجاد می کند تا ارتباطات را ادامه دهد. برای این اهداف، می توانید از طرح ها استفاده کنید:

• ما خوشحالیم که همکاری می کنیم؛
• آماده پاسخ به سوالات شما؛
• در صورت مسائل، لطفا با ما تماس بگیرید
• ما امیدواریم که همکاری های متقابل سودمند باشد؛
• ما خوشحال می شویم به شما کمک کنیم؛
• خالصانه.

5. امضا و بلوک تماس. یک کارمند که یک مکاتبات کسب و کار را هدایت می کند باید یک ایده داشته باشد که در طرف دیگر مانیتور حضور داشته باشد. به عبارت دیگر، اطلاعات مربوط به نام نام، موقعیت ها و اطلاعات تماس حریف مورد نیاز است:

1. نام (نام خانوادگی) - امکان گردش شخصی را فراهم می کند؛
2. موقعیت - یک حریف را درک می کند درک سطح صلاحیت
3. مختصات - به ظهور کانال های ارتباطی اضافی کمک می کند.

برای بهینه سازی کار با مکاتبات کسب و کار، بلوک با اطلاعات تماس بهتر است به تنظیمات استاندارد. این واحد باید در نامه هایی به شرکای، همکاران و مشتریان به عنوان نماد نگرش حرفه ای به کسب و کار حضور داشته باشد.

قوانین مکاتبات کسب و کار الکترونیکی

Grigory Siazonenko، مدیر کل شرکت حفاظت از اطلاعات CJSC، مسکو

1. از دکمه "پاسخ به همه" استفاده کنید. اگر چندین نفر در مکاتبات شرکت کنند، باید به همه پاسخ دهید، و نه فقط فرستنده آخرین پیام.

2. همیشه موضوع نامه را مشخص کنید. در اغلب موارد، گیرنده تنها عنوان نامه جدید را می بیند. بعدها، اطلاعات در فیلد "تم" به یافتن و مرتب سازی پیام ها کمک می کند. در عنوان، شما می توانید از کلمات برچسب استفاده کنید - به عنوان مثال، "مهم!" - اما فقط اگر آنها واقعا به محتوای نامه مربوط می شود (با این حال، راحت تر است به سادگی دکمه "اهمیت" را فشار دهید، که در همه است برنامه های پستی محبوب - و علامت در کنار موضوع "موضوع" ظاهر می شود). یک فرم تک تک را انجام دهید و تمام وقت به آن بچسبید. در نظر داشته باشید که امروزه بسیاری از فیلتر های اتوماتیک برای مرتب سازی مکاتبات استفاده می کنند. بنابراین، عنوان باید انتخاب شود تا بتواند "خواندن" و ماشین را "بخواند".

3. نامه باید مختصر و ساختار باشد. تلاش برای حداکثر شفافیت معنای و وضوح ارائه، به اشتراک گذاشتن جزئیات قابل توجه و ثانویه. به نفع شما، به طوری که پس از یک بار خواندن نامه کسب و کار، آسان بود به درک هر دو ماهیت مشکل و تاریخ سوال، معنای پیشنهادات و ماهیت اقدامات انتظار از آدرس گیرنده. مواد اضافی (اسناد، جداول، عکس ها) بهتر است به عنوان یک پیوست ارسال کنید تا متن پیام را افزایش ندهید؛ در همان زمان، در نامه شما باید مشخص کنید که چه فایل هایی را ارسال می کنید.

4. مودب باشید در هر نامه باید یک مکان برای تبریک، دستکاری و امضا وجود داشته باشد (شما می توانید آن را به طور خودکار به هر یک از پست خود اضافه کنید). همچنین لازم است که لهجه های معنایی و احساسی را در نظر بگیرید - از سبک تلگراف اجتناب کنید. حتی اگر مکاتبات به یک مشکل یا درگیری حاد اعمال شود، به لحن احترام احترام بگذارند. پس از همه، در کسب و کار مهم نیست که توهین نکنید و یک راه حل پیدا کنید. محدودیت و حسن نیت ارائه میدهد - کمک های خوب در این.

5. نامه ها باید پاسخ داده شوند! و بلافاصله سوء تفاهم از این حقیقت اساسی، بسیاری از سوء تفاهم ها را به وجود می آورد. فرستنده باید یاد بگیرد که نامه خواندن و بعد از مدتی شما می توانید منتظر پاسخ معنی دار باشید. لازم نیست به طور کامل بر روی دستگاه های پاسخگو و اطلاعیه های خودکار تکیه کنید - یک عبارت کوتاه از خودتان بنویسید. برای برخی از حروف، برعکس، شما نیازی به پاسخ نیستید. اول، در جایی که آدرس شما در فیلد "کپی" قرار دارد: فرستنده می خواهد شما را به دانستن مکاتبات با شخص دیگری. ثانیا، در مواردی که آدرس شما به هیچ وجه نیست: این به این معنی است که نویسنده نامه مختصات شما را در فیلد "مخفی کپی" اضافه کرد - یعنی قصد دارد شما را به طور مخفیانه از مخاطب مستقیم پیام به شما آشنا کند .

6. متن نامه ای را که به آن پاسخ می دهید را حذف نکنید. ممکن است پاسخ شما زمان پس از زمان را صادر کند - شاید حتی در چند سال. بسیاری از شرکت ها در حال حاضر سیستم های آرشیو ایمیل را اداره می کنند. به هر حال، در کشورهایی که یک ایمیل از یک مقام رسمی شرکت به عنوان یک سند قانونی قابل توجه شناخته شده است، ذخیره سازی طولانی مدت مکاتبات، الزامات قانون است. ما هنوز چنین چیزی نداریم، اما تمرینات را از بین می برد. به هر حرفی که می نویسید نگاه کنید، چشم های دریافت کننده. این قانون اساسی مکاتبات کسب و کار است. اگر شما آن را دنبال کنید، مخاطبان شروع به تخصیص پیام های خود را از جریان می کنند.

7. به طور صحیح بنویسید خطاهای تک در این نامه به مخاطب حمله می کنند، زیرا آنها به عنوان تظاهرات شتابزده یا غفلت درک می شوند. و خطاهای متعدد نشان دهنده سطح پایین فرهنگی فرستنده، و همچنین - از آنجا که به زودی در مورد مکاتبات کسب و کار صحبت می شود - نمایندگی در نور سودآور و شرکت که در آن فرستنده کار می کند.