نامه تجاری نماینده رسمی شماست. علاوه بر محتوا، فرمت صحیح نامه تجاری، همانطور که می دانید، "ملاقات با لباس" بسیار مهم است. روش نوشتن نامه تجاری را در نظر بگیرید.

فرم

نامه تجاری باید روی سربرگ رسمی سازمان باشد. سرفصل های فرم باید حاوی اطلاعات زیر باشد:

• نام سازمان؛
• آدرس فیزیکی سازمان؛
• تلفن و فکس؛
• وب سایت و ایمیل

همچنین مشخصات سازمان و لوگوی آن در فرم قابل انعکاس است.

وجود تمام این اطلاعات به مخاطب این امکان را می دهد که به سرعت فرستنده را پیدا کند و پاسخ نامه را به آدرس صحیح ارسال کند.

زمینه های

یک نامه تجاری باید دارای حاشیه باشد: در سمت چپ - حدود سه سانتی متر، در سمت راست - حدود یک و نیم. ما به شما توصیه می کنیم از فرم های استاندارد Microsoft Word استفاده کنید. فیلدها برای یادداشت‌های احتمالی که مخاطب می‌گیرد و همچنین برای ثبت نامه در یک پوشه بایگانی ضروری است.

شماره ثبت

شماره ثبت نامه که شامل تاریخ امضای نامه توسط مدیر است برای راحتی شما ضروری است. مثلا تصمیم گرفتید برای سازمان دیگری نامه بفرستید و تاریخ و شماره ای به آن اختصاص نداده اید. و اگر این شرکت روزانه چندین هزار نامه دریافت کند، سرنوشت پیام خود را چگونه پیگیری خواهید کرد؟ معمولا بر اساس تاریخ و شماره جستجو کنید. این امر به ویژه در مورد نهادهای دولتی صادق است. پاسخ نامه، علاوه بر شماره ارسالی خود، باید حاوی اطلاعاتی در مورد شماره نامه دریافتی نیز باشد که به آن پاسخ داده شده است. شماره ثبت در گوشه سمت چپ بالای نامه درج شده است. طبیعتاً در هر سازمانی نامه های ورودی و خروجی باید به طور دقیق ثبت شود.

مثال:

مرجع. شماره 546 مورخ 28/07/1387 در ورودی. شماره 321 مورخ 25/07/1387

سرصفحه نامه

عنوان نامه که حاوی درخواست تجدید نظر از مخاطب است دقیقاً زیر شماره ثبت قرار می گیرد و معمولاً به شرح زیر است: سمت و نام کامل مخاطب در گوشه سمت راست بالای نامه نوشته می شود. درخواست تجدید نظر مستقیم در مرکز نامه ترسیم می شود و با علامت تعجب به پایان می رسد. هدر ممکن است پررنگ باشد.

مثال:

به مدیر عامل
سحر LLC
میلوسلاوسکی P.N.

پاول نیکولایویچ عزیز!

فونت

فونت نامه اساساً بر درک آن توسط مخاطب تأثیر می گذارد. فونت نباید خیلی کوچک یا خیلی بزرگ باشد. در عین حال باید در تمام نامه یکسان باشد. استفاده از 12 نقطه Times New Roman با فاصله یک خط یک تمرین استاندارد است. اما اگر می دانید که گیرنده بینایی ضعیفی دارد، مراقب باشید - فونت نامه را افزایش دهید.

انتخاب فونت برای مکاتبات تجاری شخصی (دعوت نامه، تبریک، تسلیت و غیره) می تواند خلاقانه تر باشد.

شماره گذاری برگه

شماره گذاری برگه ها مخصوصاً برای حروف بزرگتر از 2 صفحه و مخصوصاً برای آنهایی که حاوی پیوست هستند اهمیت دارد. هنگام شماره گذاری برگه ها در ویرایشگر متن Microsoft Word، توصیه می کنیم از "سرصفحه ها و پاورقی ها" - "Insert AutoText" - "Pg. نه از همه چیز." این به مخاطب اجازه می دهد تا حجم کل نامه را به درستی تخمین بزند و ترتیب صفحات آن را اشتباه نگیرد.

شماره گذاری در گوشه سمت راست پایین برگه است.

اطلاعات هنرمند

اطلاعات مربوط به پیمانکار باید در کلیه نامه های تجاری امضا شده توسط مدیران ارشد شرکت و روسای بخش ها باشد. این به مخاطب این امکان را می دهد که به سرعت متخصص خاصی را که مسئول حل مشکل در شرکت ارسال کننده است پیدا کند.

اطلاعات مربوط به مجری باید شامل نام کامل او باشد (ترجیحاً به طور کامل، در غیر این صورت شروع یک مکالمه تلفنی برای طرف مقابل شما دشوار خواهد بود، که ممکن است برای یافتن اطلاعات اضافی مورد نیاز باشد) و یک شماره تلفن تماس - محل کار یا تلفن همراه. همچنین ارائه یک آدرس ایمیل مطلوب است.

اطلاعات مربوط به مجری در انتهای نامه پس از امضا نوشته می شود. اندازه فونت آن باید یک یا دو واحد کوچکتر از فونت متن نامه باشد.

برنامه های کاربردی

اگر نامه حاوی پیوست باشد، آنها در برگه های جداگانه ترسیم می شوند. در این صورت شماره‌گذاری برگه‌ها می‌تواند برای کل سند مشترک باشد یا برای حرف اصلی و هر درخواست مجزا باشد. اطلاعات مربوط به پیوست ها باید قبل از امضا در متن نامه اصلی موجود باشد.

مثال:

ضمیمه این نامه 2 سند در 3 برگ است:
1. گواهی پذیرش کار انجام شده در دو نسخه.
2. فاکتورها

با احترام، واسیلیوا N.K.، حسابدار ارشد کارخانه مبلمان "Bolshevichka"

نامه های رسمی بر روی فرم های خاص (فرم های خارجی) نوشته می شوند که استاندارد را رعایت می کنند. برای چنین فرم هایی، مجموعه ای از عناصر اجباری (نیازها) ایجاد می شود که باید به ترتیب خاصی مرتب شوند.

شکل نامه رسمی یک ورق کاغذ با عناصر دائمی است که به روش چاپی تکثیر شده است. می توان گفت که نامه رسمی شامل یک "قاب" از نامه و متن اصلی است و علاوه بر متن اصلی، حاوی اطلاعاتی در مورد آدرس دهنده (فرستنده) است: نام کامل و مختصر سازمان، پست و پست آن و آدرس تلگراف، شماره تلفن، فکس و شماره تله تایپ، شماره آن نامه یا تلگراف هایی که باعث مکاتبه شده است و خیلی چیزهای دیگر. فرم ها می توانند با زاویه (مرکز یا پرچم) یا با آرایش طولی جزئیات باشند.

طراحی فرم، مطابق با اصول زیبایی شناسی فنی، تأثیر مثبتی بر درک محتوای آن دارد. به عنوان مثال، با توجه به اینکه برای چشم انسان راحت‌تر می‌توان قسمت بالایی هر شی را ثابت کرد، هنگام طراحی اسناد، قسمت بالایی آنها باید اشباع‌تر شود.

استانداردهای کلیدهای طرح بندی، قالب ها و اندازه های فیلدهای اسناد را که بخشی از سیستم اسناد یکپارچه هستند، و همچنین الزامات ساخت یک شبکه ساختاری کلید طرح، مجموعه ای از جزئیات و قوانین را برای مکان آنها تعیین می کند. اسنادی که سیستم های مستندسازی یکپارچه را تشکیل می دهند از سه بخش اصلی تشکیل شده اند که در مناطق کاملاً مشخص قرار دارند. این "هندسه" سند، سرعت لازم برای درک متن آن را فراهم می کند.

الزامات ویژگی های اجباری هستند که توسط قانون یا مقررات برای انواع خاصی از اسناد تعیین شده است. ترکیب و ترتیب جزئیات مربوط به فرم های اسناد سازمانی و اداری باید با GOST R 6.30 - 2003 مطابقت داشته باشد.

ایجاد استانداردی برای کلید طرح، که به نوبه خود الزامات شکل نامه رسمی را تعیین می کند، ناشی از نیاز به یکپارچه سازی روند طراحی آن است که اجازه می دهد:

سازماندهی تولید متمرکز فرم های نامه.

کاهش هزینه تایپ؛

کاهش هزینه های نیروی کار برای تهیه و اجرای نامه ها؛

تسهیل جستجوی تصویری برای اطلاعات لازم؛

گسترش امکانات استفاده از کامپیوتر و فناوری سازمانی در پردازش نامه ها.

Layout Key اساس طراحی فرم ها و فرم ها برای انواع اسناد مدیریتی است. مساحتی که به فرم های نمونه برای مکان هر صفت تخصیص داده می شود با حجم بهینه این ویژگی در کاراکترهای چاپ شده مطابقت دارد.

فرم مجموعه ای از جزئیات یک سند است. طبق GOST R 6.30 - 2003، اسناد می توانند حداکثر 30 جزئیات را شامل شوند، با این حال، یک سند واحد با مجموعه کاملی از آنها تهیه نمی شود. برای هر نوع سند، ترکیب جزئیات بسته به هدف آن تعیین می شود. بنابراین، برای نامه رسمی، ترکیب جزئیات زیر توصیه می شود:

1) نشان یا علامت تجاری سازمان؛

نام سازمان (کامل یا مخفف)؛

داده های مرجع در مورد سازمان؛

تاریخ سند؛

1. عنوان متن؛

2. نام خانوادگی (یا نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی) و شماره تلفن مجری.

حروف اول تایپیست و تعداد کپی ها ممکن است نشان داده شود، اما آنها بخشی از جزئیات مورد نیاز نیستند. می توانید موارد زیر را اضافه کنید: شناسه ایمیل (در صورت لزوم).

نامه رسمی تنها سندی است که نام گونه آن درج نشده است. همه اسناد دیگر دارای اسامی هستند، به عنوان مثال، "دستور"، "قانون"، "تصمیم"، "تذکره" و غیره.

مطابق با GOST R 6.30-2003، تصویر نشان دولتی فدراسیون روسیه روی سربرگ های سازمان های دولتی قرار می گیرد.

نام شرکت - مخاطب سند به صورت کامل و مختصر داده شده است، به عنوان مثال، موسسه تحقیقاتی تمام روسیه مدیریت سوابق و بایگانی - VNIIDAD.

لازم به یادآوری است که امکان اختصار نام سازمان ها به صورت خودسرانه وجود ندارد. نام اختصاری سازمان ها به سه صورت تشکیل می شود:

با حروف اول کلمات موجود در نام ها، به عنوان مثال، وزارت امور داخلی (وزارت امور داخلی). اختصارات با هم نوشته می شوند و حروف در آنها با نقطه از هم جدا نمی شوند.

با توجه به هجاهای اولیه کلمات موجود در نام ها، به عنوان مثال، Uralmash (کارخانه ماشین سازی اورال)؛

به روشی مختلط، زمانی که نام های مخفف پیچیده تا حدی از حروف اولیه، تا حدی از کلمات کوتاه شده تشکیل می شود و در قسمت اول با حروف بزرگ نوشته می شود، در قسمت دوم - با حروف کوچک، به عنوان مثال، VNIIdormash. چنین کلماتی نیز با هم نوشته می شوند. نام مؤسسات تنها در صورتی مخفف می شود که نام اختصاری در یک سند رسمی ذکر شده باشد (مثلاً در اساسنامه سازمان ثبت شده است).

بهاطلاعات پس زمینه در مورد سازمان اولاً آدرس پستی و تلگراف را شامل می شود. نحوه و شکل ثبت اطلاعات آدرس پستی و تلگراف سازمان باید با قوانین پستی مطابقت داشته باشد. ثانیا، داده های مرجع شامل شماره تلفن، شماره فکس، شماره حساب بانکی است. آنها همچنین باید روی سربرگ مشخص شوند.

عنصر مورد نیاز نامه است تاریخ، که در گوشه سمت چپ بالا قرار می گیرد. تاریخ نامه تاریخ امضای آن است. این به عنوان یک ویژگی جستجو عمل می کند و هنگام ارجاع به نامه استفاده می شود. تاریخ های نامه باید دیجیتال باشد. عناصر تاریخ در یک خط با اعداد عربی به ترتیب زیر آورده شده است: روز، ماه، سال. برای مثال تاریخ 25 اکتبر 2000 باید به صورت 10/25/2000 نوشته شود. اگر روز یا ماه با یک رقم مشخص شود، در مقابل آن یک صفر قرار می گیرد. به عنوان مثال تاریخ 12 ژانویه 2000 به صورت زیر نوشته شده است: 01/12/2000. پس از دو رقم که نشان دهنده روز و ماه است، نقطه قرار می گیرد، پس از چهار رقم که نشان دهنده سال است، نقطه قرار نمی گیرد (مثلاً 2000/02/20).

شماره ثبت سند خروجی - شماره حرف و نماد آن - معمولاً از چندین بخش تشکیل شده است. ابتدا شاخص واحد سازه، شاخص با توجه به نام موارد طبقه بندی کننده گزارش دهندگان، مجریان قابل ثبت است و قسمت آخر شماره سریال نامه ارسالی مثلاً شماره 2/ خواهد بود. 16-2955 یا 18/275.

لینک شماره ثبت و تاریخ سند دریافتی شامل شماره ثبت و تاریخ نامه در حال پاسخگویی است و در زیر شماره ثبت و تاریخ سند ارسالی قرار دارد. این مورد فقط روی سربرگ موجود است. مقایسه تاریخ های ارسال و دریافت نامه ها، میزان کارایی کار موسسه با مکاتبات را نشان می دهد.

به هیچ وجه نباید این داده ها را در متن خود نامه قرار دهید. نوع این شرط نامه به شرح زیر باشد: «به شماره 4520/144 مورخ 17/5/1379».

مقصد - نام و آدرس گیرنده نامه (نام و نشانی سازمان، بخش ساختاری سازمان، شرکت یا نام خانوادگی و آدرس شخصی که نامه برای او ارسال شده است) - در سمت راست بالای سربرگ قید شده است. این آدرس ایمیل داخلی است. در مخاطب، نام سازمان گیرنده به صورت اسمی نوشته می شود. مثلا:

CJSC "اکسید"

این تا حدودی با در نظر گرفتن پردازش ماشینی انجام می شود. برای تسریع در اجرای نامه، در صورت مشخص بودن نام شخصی که آن را بررسی می کند، توصیه می شود این نام را نیز قید شود. هنگام ارسال نامه به یک مقام رسمی، نام سازمان در مورد اسمی و موقعیت و نام خانوادگی - در داتیو مشخص می شود. مثلا:

Kemerovo OJSC "Granit"

کارشناس ارشد

A.N. اسمیرنوف

در صورتی که نامه خطاب به رئیس سازمان باشد، نام سازمان باید بخشی از نام سمت مخاطب باشد. مثلا:

رئیس نووسیبیرسک

آکادمی دولتی

اقتصاد و مدیریت

پروفسور Yu.V. گوسف

علائم نگارشی در یک آدرس داخلی ممکن است حذف شود. نام سازمان، نام و نام خانوادگی شخصی که نامه به او ارسال می شود باید همانطور که در مکاتبات این سازمان یا در فهرست درج شده است، نوشته شود.

ویژگی «آدرس» ممکن است شامل یک آدرس پستی باشد. آدرس پستی در اسناد ارسال شده به سازمان های دولتی و خبرنگاران دائمی درج نمی شود - در این موارد توصیه می شود از پاکت هایی با آدرس های از پیش چاپ شده استفاده کنید.

اگر نامه خطاب به یک مقام رسمی باشد، ابتدا سمت، سپس نام خانوادگی و حروف اول و سپس آدرس سازمان مشخص می شود. مثلا:

مدیر CJSC "کریستال"

G.N. نکراسوف

103030، مسکو،

Skatertny Lane، 22

اگر نامه خطاب به شخص خصوصی باشد ابتدا کد پستی و آدرس و سپس حروف اول و نام خانوادگی گیرنده درج می شود. مثلا:

630102، نووسیبیرسک-102،

خیابان کیرووا، 76، آپارتمان. 12

P.I. گریگوریف

اگر شخصی که نامه به نام او نوشته شده دارای رتبه علمی (مدرک تحصیلی) باشد قبل از نام خانوادگی باید قید شود:

آکادمی A.G. ایوانف

پروفسور N.G. کیرسانوف

مخفف متن "g." (از کلمه شهروند) زمانی به کار می رود که شخص مورد خطاب به عنوان موضوع روابط حقوقی مدنی تلقی شود. در مکاتبات با سازمان‌ها و شرکت‌های دیگر کشورها، کلمات «آقا»، «آقا» به اختصار «آقا»، «آقا» می‌شوند.

عنوان متن باید موضوع اصلی مطرح شده در نامه را منعکس کند و مختصر و مختصر و در یک عبارت تنظیم شود. هدر قبل از متن ایمیل قرار می گیرد. مضمون حرف در آن به صورت حرف اضافه با حرف اضافه «و» (درباره) بیان شده است. عنوان با علامت نقل قول مشخص نشده است، با حروف بزرگ نوشته می شود و بلافاصله از حاشیه سمت چپ برگه شروع می شود. مثلا:

در مورد سازمان تجارت خارج از کشور

در مورد عرضه زغال سنگ طبق قرارداد شماره 33-02/567

در مورد خرید کارخانه آجرپزی

در مورد دعوتنامه

مطلوب است که عنوان از دو خط تجاوز نکند. اگر دو خط وجود داشته باشد از یک پاراگراف استفاده می شود.

عنوان باید توسط مجری مستقیم نوشته شود که محتوای سند را بهتر از دیگران می داند. کافی است کارمندی که نامه را مرتب می کند، سربرگ را بخواند تا مشخص کند این نامه به کدام دسته از نامه ها تعلق دارد و به کجا باید ارسال شود، که به ویژه در مواردی که آدرس نشان دهنده شخص خاصی نیست که نامه به او ارسال شده است، بسیار مهم است. مورد خطاب قرار می گیرد. علاوه بر این، یک نگاه سریع به عنوان می تواند کارمند را از خواندن کامل نامه نجات دهد.

استفاده از کلمات "با توجه"، "نگرانی" در عنوان توصیه نمی شود. همچنین، شما نباید "در مورد" بنویسید، زیرا این عبارت در عمل قانونی پذیرفته شده است. برای مثال در نامه ای خطاب به اداره پلیس کاملاً مناسب است:

رئیس

ادارات پلیس

منطقه کیروفسکی

نووسیبیرسک G. V. Sidorov

در مورد آقای کروگلوا A.A.

عناصر ضروری یک نامه تجاری متن . حداکثر طول یک خط استاندارد یک نامه رسمی 64 کاراکتر چاپ شده است که حدود 17 سانتی متر است.معمولا یک خط شامل 60-62 کاراکتر است. انتخاب چنین طول خطی با پرکاربردترین فرمت A4 توضیح داده می شود و همچنین با این واقعیت که هنگام خواندن متن، معمولاً آن را در فاصله 30-35 سانتی متری از چشم ها و زاویه بخش قرار می دهیم. بهترین حساسیت چشم انسان 30 درجه است.

علامت تیک برنامه در صورت ضمیمه شدن اسناد به نامه انجام می شود. در گوشه سمت چپ پایین نامه بلافاصله از فیلد کلمه "ضمیمه" قرار می گیرد، سپس نام اسناد پیوست شده به ترتیب عددی نشان دهنده تعداد نسخه ها و برگه ها قرار می گیرد. هر عنوان در یک خط جداگانه قرار دارد. در زیر کلمه "برنامه" هیچ ورودی انجام نمی شود. مثلا:

ضمیمه: یک نسخه از قرارداد با شرکت "کلر" برای 3 برگ. در 1 نسخه

نشانی از وجود یک برنامه، که نام آن در متن نامه آمده است، می تواند به شکل زیر باشد:

کاربرد: برای 5 لیتر. در 1 نسخه

این ملزومات را می توان روی سربرگ تهیه کرد. پیوست صحافی شده تعداد برگه ها را نشان نمی دهد. مثلا:

ضمیمه: مطالب اطلاعاتی نمایشگاه بین المللی "SIB-2000" در 3 نسخه.

خود اسناد که بخشی از درخواست هستند، باید تمام جزئیات لازم را داشته باشند: نام نوع سند، عنوان، تاریخ، امضا. علاوه بر این، روی برنامه ها در گوشه سمت راست بالا، علامتی نشان می دهد که ارتباط برنامه با سند اصلی را نشان می دهد. اگر پیوست یک سند مستقل باشد، همراه با یک نامه پوششی ارسال می شود.

لوازم جانبی « امضا » بلافاصله از قسمت سمت چپ زیر متن نامه قرار می گیرد. ترکیب امضا شامل نام سمت شخص امضاکننده نامه، امضای شخصی و رونوشت آن است. از آنجایی که نامه های تجاری روی سربرگ موسسات نوشته می شود، نام موسسه در امضا درج نمی شود. مثلا:

سر معلم امضا N.K. سیدوروف

در موردی که لازم است اعتبار امضای اول تأیید شود و همچنین در اسناد مهم به ویژه در نامه هایی که در مورد مسائل مالی و اعتباری به مؤسسات مالی و بانکی ارسال می شود، دو امضا قرار می گیرد. چنین نامه هایی همیشه توسط حسابدار ارشد ( ارشد) شرکت امضا می شود.

هنگام امضای نامه توسط چندین مقام، امضای آنها یکی زیر دیگری به ترتیبی مطابق با سمتی که در اختیار دارند قرار می گیرد:

مدیر موسسه امضا A.N. مارچنکو

سر حسابدار امضاآره. ولکوف

هنگام امضای نامه توسط چندین نفر که دارای سمت های مشابه هستند، امضای آنها در یک سطح قرار می گیرد:

مدیر OJSC Karelia مدیر CJSC Korsar

امضا I.V. پتروف امضا GA. فومین

کلیه رونوشت نامه های باقی مانده در امور سازمان ها باید دارای اصل امضای مسئولان باشد. در صورتی که هیچ مقامی وجود نداشته باشد که امضای او در پیش نویس نامه تنظیم شده باشد، نامه به امضای شخصی که در سمت خود یا معاون او عمل می کند می رسد. در عین حال، موقعیت واقعی شخصی که نامه را امضا کرده است (به عنوان مثال، "بازیگر"، "معاون") و نام خانوادگی او باید مشخص شود. شما نمی توانید حروف را با حرف اضافه "برای" امضا کنید یا قبل از عنوان موقعیت، یک اسلاید قرار دهید.

امضای سند یکی از راه های تایید آن است. نامه رسمی بدون امضا وجه قانونی ندارد.

یادداشت مربوط به مجری (سازنده نامه) شامل نام خانوادگی مجری و شماره تلفن دفتر وی است و در قسمت جلوی نامه قرار می گیرد.

در اینجا نمونه ای از نامه تجاری با ترتیب گوشه ای از جزئیات آمده است:

نام سازمان مخاطب

نام سازه

تقسیمات (در صورت لزوم)

داده های مرجع

در مورد سازمان

___________№ ______

به شماره _______ از _____

سرصفحه ایمیل (با "O" یا "About" شروع می شود)

موقعیت متن امضاحروف اول، نام خانوادگی

نام خانوادگی (یا نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی) مجری، شماره تلفن

حروف اول تایپیست و تعداد کپی ها

آدرس ایمیل

1. نامه بر روی کاغذ سفید یا رنگ روشن با فرمت A4 (210 x 297 میلی متر) یا A5 (148 x 210 میلی متر) چاپ می شود.

2. برگه باید دارای فیلدهای حداقل باشد:

20 میلی متر - سمت چپ؛

10 میلی متر - سمت راست؛

20 میلی متر - بالا؛

20 میلی متر - پایین تر.

تاریخ نامه، تاریخی است که امضا شده است. تاریخ با اعداد عربی به ترتیب روز ماه، ماه، سال نوشته می شود. روز ماه و ماه با دو جفت اعداد عربی که با یک نقطه از هم جدا شده اند ترسیم می شوند. سال - چهار عدد عربی.

4. شماره خروجی.

شماره ثبت (خروجی) نامه شامل شماره سریال آن است که به صلاحدید شما با یک نمایه (مثلا حروف اول رئیس بخش) تکمیل می شود. شماره ثبت نامه ای که به طور مشترک توسط دو یا چند بخش تنظیم می شود، شامل شماره ثبت نامه هر یک از این بخش ها است که با یک اسلش از هم جدا شده اند.

6. مخاطب

مخاطب می تواند سازمان ها، زیرمجموعه های ساختاری آنها، مقامات یا افراد باشند. هنگام ارسال نامه به یک مقام رسمی، حروف اول قبل از نام خانوادگی مشخص می شود. نام سازمان و واحد ساختاری آن در حالت اسمی ذکر شده است.

مثلا:

LLC "نام شرکت" "

بخش برنامه ریزی

موقعیت شخصی که نامه به او خطاب می شود در مورد داتیو نشان داده شده است. مثلا:

به مدیر عامل

LLC "نام شرکت" "

A.A. ایوانف

LLC "نام شرکت" "

بخش برنامه ریزی

B.B. پتروف

نامه نباید بیش از چهار مخاطب داشته باشد. کلمه "کپی" قبل از مخاطب دوم، سوم، چهارم ذکر نشده است. با تعداد بیشتری از گیرندگان، آنها یک لیست پستی از نامه ها را تشکیل می دهند.

"آدرس" مورد نیاز ممکن است شامل یک آدرس پستی باشد. عناصر آدرس پستی به ترتیبی که توسط قوانین ارائه خدمات پستی تعیین شده است نشان داده شده است.

هنگام ارسال نامه به یک سازمان، نام آن و سپس آدرس پستی را مشخص کنید. مثلا:

LLC "نام شرکت" "

Yaroslavsky pr-kt, 12, Yaroslavl, 150001

هنگام ارسال نامه به شخصی، نام و حروف اول گیرنده و سپس آدرس پستی را مشخص کنید. مثلا:

سیدوروف V.V.

خیابان Svobody, d. 5, apt. 12،

یاروسلاول، 150000

7. متن نامه

متن نامه به صورت جدول، متنی منسجم و یا به صورت ترکیبی از این ساختارها ترسیم می شود.

ستون‌ها و ردیف‌های جدول باید دارای سرفصل‌هایی باشند که با یک اسم در حالت اسمی بیان می‌شوند. زیرعنوان ستون ها و خطوط باید با سرفصل ها همخوانی داشته باشد. اگر جدول در بیش از یک صفحه چاپ شده باشد، ستون های جدول باید شماره گذاری شده و فقط شماره این ستون ها در صفحات بعدی چاپ شود.

یک متن متصل معمولاً از دو بخش تشکیل شده است. در بخش اول، دلایل، زمینه ها، اهداف نوشتن نامه، در قسمت دوم (نهایی) - تصمیمات، نتیجه گیری، درخواست ها، پیشنهادات، توصیه ها ذکر شده است. متن ممکن است شامل یک بخش پایانی باشد (مثلاً یک درخواست بدون توضیح).

در متن نامه تهیه شده بر اساس اسناد سایر سازمان ها، جزئیات آنها ذکر شده است: نام سند، نام سازمان - نویسنده سند، تاریخ سند، شماره ثبت سند، عنوان متن.

این نامه از اشکال ارائه زیر استفاده می کند:

اول شخص جمع ( "لطفا ارسال کنید"، "ارسال برای بررسی");

اول شخص مفرد ( "من لازم می دانم"، "از شما می خواهم برجسته کنید");

سوم شخص مفرد ( "جامعه مخالف نیست"، "LLC "Name" آن را ممکن می داند").

8. کاربرد

علامتی در مورد حضور برنامه ای که در متن نامه ذکر شده است ترسیم می شود به روش زیر:

کاربرد: برای 5 لیتر. در 2 نسخه

اگر نامه پیوستی دارد که نام آن در متن نیست، نام، تعداد برگه ها و تعداد کپی ها را مشخص کنید. اگر چندین برنامه وجود داشته باشد، آنها شماره گذاری می شوند، مثلا:

ضمیمه: 1. قرارداد اجاره 5 لیتری. در 2 نسخه

2. گواهی قبولی-انتقال 1 لیتری. در 2 نسخه

اگر برنامه ها صحافی شده باشند، تعداد برگه ها مشخص نشده است.

اگر سند دیگری ضمیمه نامه باشد که ضمیمه نیز داشته باشد، یادداشتی در مورد وجود پیوست تنظیم می شود. به روش زیر:

پیوست: نامه وزارت امور داخلی فدراسیون روسیه به تاریخ 05.05.2007 N 02-6 / 172 و یک پیوست به آن، فقط 3 برگ.

اگر درخواست به تمام آدرس های ذکر شده در سند ارسال نشود، علامتی در مورد حضور آن صادر می شود به روش زیر:

کاربرد: برای 3 لیتر. در 5 نسخه فقط به آدرس اول

9. امضاء

ترکیب مورد نیاز "امضا" شامل: نام موقعیت شخصی که نامه را امضا کرده است (کامل، اگر نامه روی سربرگ صادر نشده باشد، و به اختصار - در نامه ای که روی سربرگ صادر شده است) و رونوشت نامه امضا (حرف اول، نام خانوادگی)، مثلا:

هنگام امضای نامه توسط چندین مقام، امضای آنها یکی زیر دیگری به ترتیب مربوط به سمتی که در اختیار دارند قرار می گیرد. مثلا:

هنگامی که یک سند توسط چندین نفر با موقعیت های مساوی امضا می شود، امضای آنها در یک سطح قرار می گیرد. مثلا:

10. چاپ کنید

مهر و موم صحت امضای مقام رسمی را در اسناد تأیید کننده حقوق اشخاصی که حقایق مربوط به ابزارهای مالی را ثابت می کنند و همچنین سایر اسنادی که گواهی امضای واقعی را ارائه می دهند تأیید می کند.

11. مجری

علامت مربوط به مجری شامل حروف اول و نام خانوادگی مجری سند و شماره تلفن وی می باشد. یادداشتی در مورد مجری در جلو یا پشت آخرین برگه سند در گوشه پایین سمت چپ قرار می گیرد. مثلا:

چگونه یک نامه تجاری بنویسیم که در "زباله اطلاعات" گم نشود و خوانده شود؟ قوانین، توصیه ها، مثال ها

کلمه یک ابزار تجاری مقرون به صرفه است. در دنیای تجارت، نمی توان فردی را پیدا کرد که از این کلمه در کار خود استفاده نکند.

تجارت مدرن به تدریج در حال تبدیل شدن به تجارت مکاتبه ای است. با کمک نامه ها - الکترونیکی یا سنتی - ارتباط با مشتریان، شرکای تجاری، کارفرمایان وجود دارد. این نامه نویسنده را یا به عنوان یک حرفه ای یا فردی که ارزش ادامه رابطه با او را ندارد، معرفی می کند.

یک حرفه ای باید بتواند بنویسد

• واضح است
• به طور موثر
• با جدیت
• جالب هست

و هیچ وقت برای یادگیری دیر نیست. ما با اصول اولیه شروع می کنیم: ما تفاوت بین نوشتن تجاری و معمولی را درک می کنیم.

یک نامه تجاری چه تفاوتی با نامه معمولی دارد؟ مشخصات یک نامه تجاری

نامه متنی کوتاه یک یا دو صفحه ای است که هدف آن رساندن اطلاعات به مخاطب در مورد چیزی است.

ماهیت اطلاعات و رابطه بین فرستنده و گیرنده نامه مکاتبات را به دو دسته تقسیم می کند

• تجارت (رسمی)
• شخصی (غیررسمی)

یک نامه تجاری با موارد زیر مشخص می شود:

• مختصر بودن
• دقت
• استدلال و منطق
• آموزنده
• بی طرفی ارزشی و عاطفی
• استاندارد سازی:
• از فرم های رسمی استفاده می شود
• چرخش های پایدار گفتار، اصطلاحات و سازه های روحانی خاص استفاده می شود
• تعداد موضوعات - 1-2
• هدف گذاری
• تابعیت به وضوح تعریف شده (در صورت لزوم)

انواع نامه های تجاری چیست؟

نوع نامه تجاری تعیین می کند

1. هدف از نوشتن آن

اهداف تجاری

• شما می خواهید معامله ای را منعقد کنید و شرایط خاص آن را ارائه دهید - یک پیشنهاد نامه (پیشنهاد) برای مخاطب بنویسید

• اگر در مورد شرایط معامله مورد قبول خود تصمیم نگرفته اید، نامه درخواستی ارسال کنید
• آیا می خواهید مخاطب خود را در مورد تخلف از تعهدات قرارداد از طرف او مطلع کنید؟ یک شکایت نامه بنویسید

اهداف غیر تجاری

• در یک نامه تشکر تشکر کنید
• تعهدات خود را با ضمانت نامه و رضایت خود را با تاییدیه تایید کنید
• اگر فکر می کنید که اطلاعات شما مورد توجه مخاطب قرار می گیرد، نامه های اطلاعاتی بنویسید
• قراردادهای مهم، تعهدات، جریمه ها را با نامه های یادآور یادآوری کنید
• تبریک در نامه های تبریک، درخواست در نامه های درخواستی، تسلیت در نامه های تسلیت
• در صورت نیاز به ارسال مدارک مهم یا اشیاء با ارزش، حتماً نامه ای برای ارسال خود بنویسید

2. گیرنده

اگر نامه ای را به طور همزمان به چندین گیرنده خطاب می کنید، در این صورت یک نامه بخشنامه می نویسید

نامه شما می تواند چندین موضوع را به طور همزمان لمس کند، که به طور خودکار آن را چند وجهی می کند

4. ساختار

حروف تنظیم‌شده شامل جمع‌آوری بخش متنی نامه بر اساس الگوی خاصی است، در حالی که حروف غیرقانونی شکل ارائه رایگان دارند.

5. فرم خروج

• در یک پاکت
• الکترونیکی
• از طریق فکس

ساختار یک نامه تجاری: مقدمه، بدنه، نتیجه گیری

ساختار یک نامه تجاری استاندارد نیاز به بررسی دقیق تری دارد.

یک نامه خوب باید از الگوی زیر پیروی کند:

بیایید نگاهی دقیق تر به برخی از نکات این طرح بیندازیم:

1. عنوان

به عنوان یک قاعده، این خلاصه ای از موضوع نامه است.

مهم: اگر می خواهید گیرنده نامه شما را بخواند، عنوان را به درستی بنویسید.

عدم وجود سرفصل در مکاتبات تجاری برای مبتدیانی است که مهارت های اولیه مکاتبات تجاری را ندارند.

2. هندلینگ

• شکل سنتی "عزیز" دارد
• با حروف بزرگ در وسط خط

مهم: استفاده از حروف اختصاری در گردش ممنوع است!

3. مقدمه

• گیرنده را با ایده اصلی نامه آشنا می کند
• مخاطب را برای درک صحیح از اطلاعات بعدی مندرج در نامه آماده می کند

4. بدنه اصلی متن ایده کلیدی بیان شده در مقدمه را توجیه می کند

این قسمت از نامه

• شما به وضوح ماهیت پیشنهاد / تجدید نظر را نشان می دهید
• ارائه استدلال: حقایق، ارقام، سایر مشخصات در مورد موضوع نامه. نظر متخصص، تجربه مثبت/منفی خود

برای سهولت توجیه، می توان از طرح زیر استفاده کرد:

مهم: آخرین پاراگراف باید حاوی عبارتی باشد که نشان دهنده یک مرحله خاص یا نتیجه مورد انتظار باشد و مخاطب را تشویق به اقدام کند.

5. در نتیجه:

6. در پنجره "امضا" اطلاعات مخاطب باید مشخص شود:

• موقعیت

چگونه در انتخاب سبک نوشتاری اشتباه نکنیم؟

در مکاتبات کاری، دائماً باید در مورد سبک نوشتار و لحن ارتباط با مخاطب انتخاب کنید. پیام شما چقدر باید خشک، رسمی، رسمی یا برعکس، پر جنب و جوش، گرم، انسانی باشد؟

• سبک شخصی در مکاتبات تجاری بر ویژگی های فردی شخصی که نامه را نوشته است تأکید می کند.
• هنگام استفاده از یک سبک رسمی، حقایق بیان می شود و بر اساس آنها نتیجه گیری مناسب می شود.
• سبک شخصی شامل ارتباط بین نویسنده نامه و مخاطب در موقعیتی برابر است.
• سبک رسمی نشان دهنده تبعیت و قدرتی است که خواننده نامه باید با آن حساب کند.

برای انتخاب سبک ارتباطی مناسب در نامه تجاری، موارد زیر را در نظر بگیرید:

• شما و مخاطبتان در چه وزنی هستید؟
• می خواهید به نحوی خوب مذاکره کنید یا از موضع قدرت فشار بیاورید

چگونه به سبک انتخابی پایبند باشیم؟

سبک شخصی

• وجود ضمایر شخصی: من، ما، شما
  به عنوان مثال: من از شما عذرخواهی می کنم و از صمیم قلب امیدوارم که دیگر چنین اشتباهاتی تکرار نشود.
• درخواست ها و درخواست های مستقیم
  به عنوان مثال: لطفا وسایل شخصی را بدون مراقبت رها نکنید.
• استفاده از عبارات ارزیابی عاطفی: جوانی ستاره ای، شکست کر کننده

سبک رسمی

• جایگزینی ضمایر شخصی با اسم انتزاعی
  به عنوان مثال: مدیریت سینما بابت تغییر برنامه اکران های شبانه صمیمانه عذرخواهی می کند
• جایگزینی درخواست ها و درخواست های شخصی با بیانیه ها
  به عنوان مثال: لطفا وسایل شخصی را بدون مراقبت رها نکنید
• استفاده از روحانیت متعارف: به اطلاع شما میرسانم با توجه به اینکه

اگر در حال نوشتن نامه تشکر یا تسلیت هستید، یعنی نامه های تجاری که در آن باید احساسات خود را ابراز کنید، سبک رسمی کاملاً مناسب نیست. در شرایطی که در حال نوشتن درخواست نامه یا پیشنهاد نامه هستید، همچنین بهتر است به یک سبک شخصی پایبند باشید.

ادعا نامه چیست و چگونه آن را بنویسیم؟ تفاوت آن با انواع دیگر حروف چیست؟

مهم: هنگام نوشتن نامه، توجه مخاطب را بر روی آنچه دقیقاً از او انتظار دارید متمرکز کنید. همچنین بازه زمانی مشخصی را برای اجرای وظایفی که تعیین کرده اید مشخص کنید.

الگوی نامه شکایت به شما کمک می کند آن را به درستی بنویسید:

پاسخ نامه چیست و چگونه می توان آن را نوشت؟

دو نوع توصیه نامه وجود دارد:

• نامه رد
• نامه پاسخ مثبت

نوشتن هر دو نوع حروف دارای دو قانون کلی است (به شرطی که ابتکار نامه به درستی نوشته شده باشد):
1. واژگان و الگوهای گفتاری ابتکار نامه در پاسخ نامه حفظ می شود
2. متن پاسخ نامه نباید حاوی اطلاعاتی در مورد

• تاریخ نوشتن نامه شروع
• شماره ثبت او

نمونه ای از نامه رد دوستانه و صحیح در زیر نشان داده شده است:

با این حال، تسلیم شدن همیشه نباید ملایم باشد. شرایطی وجود دارد که به یک سبک ارتباطی سخت و سخت نیاز است. در زیر یک الگوی نامه رد برای همه موارد، از سخت تا نرم وجود دارد:

اطلاعات نامه: تفاوت آن با پاسخ نامه و نامه شکایت

نامه اطلاعات چند منظوره است:

• اطلاع می دهد (مثلاً در مورد تغییرات قیمت در لیست قیمت ها)
• به اطلاع می رساند (انتخاب مجدد اعضای هیئت مدیره)
• اطلاع می دهد (از حمل و نقل کالا)
• اعلام می کند (نیت)
• تایید می کند (دریافت کالا)
• یادآوری (ایفای تعهدات بر عهده گرفته شده در قرارداد)
• تبلیغات و اطلاع رسانی (در مورد شرکت به طور کلی، در مورد کالا / خدمات به طور خاص)

شاید مهم ترین مسئله امروز، نحوه نوشتن نامه تبلیغاتی و اطلاع رسانی باشد.

1. نداشتن ساختار
2. وجود واژگان عامیانه یا غیر رسمی در متن نامه
3. طراحی شلخته
4. فراوانی اشتباهات املایی، نحوی، سبکی
5. عدم وجود حقایق قابل اعتماد، اطلاعات عینی در نامه
6. نقض قوانین ابتدایی ادب (به ویژه در شکایت نامه ها)
7. استفاده از جملات دست و پا گیر و نامفهوم در متن
8. عدم وجود منطق در ارائه مطالب
9. عدم رونوشت اختصارات
10. تاری کلی متن در صورت گردآوری بی هدف آن

چه چیز دیگری باید در مورد نامه های تجاری بدانید؟

1. برای مکاتبات تجاری مدرن، از روش ساختار بلوک ترکیب متن استفاده می شود.
این روش باعث صرفه جویی در زمان و حفظ سبک کلی تمام اسناد تجاری می شود. یکی از ویژگی های روش علامت گذاری باز یا عدم وجود نقطه / کاما است (به عنوان مثال، هنگام تهیه لیست)

2. برای عنوان نامه می توان از فونت sans-serif (مثلا Arial) استفاده کرد. چنین فونتی به طور ناخودآگاه پایدار و جامد تلقی می شود.

3. متن اصلی باید از فونت های سریف استفاده کند (Times News Roman). سریف‌ها حرکت چشم‌ها از حرفی به حرف دیگر را آسان‌تر می‌کنند و خواندن را سریع‌تر می‌کنند

مهم: حروفی هستند که همیشه با دست نوشته می شوند!
اینها نامه های تبریک، نامه های تسلیت، نامه های تشکر است

مقدار زیادی از اطلاعات مفید در مورد تهیه پیش نویس متون برای نامه های تجاری را می توان در ویدیوی ساشا کارپینا یافت.

ویدئو: نحوه نوشتن نامه و رزومه

ویدئو: "یادگیری از داستان نویسان." اسرار فروش متون

احتمالاً هر کس حداقل یک بار مجبور شد با نیاز به نوشتن نامه تجاری دست و پنجه نرم کند. هنگام تدوین، بی اختیار به این نتیجه می رسید که اصلاً آسان نیست. قوانین و مقررات زیادی برای نوشتن نامه های تجاری وجود دارد که باید بدانید. این مقاله به طور مفصل روند تهیه یک سند را شرح می دهد ، نمونه هایی از نامه تجاری را ارائه می دهد ، انواع و طراحی آنها را مورد بحث قرار می دهد.

فرم

فرم های آماده استحکام می بخشد و نشان دهنده قابلیت اطمینان شرکت است. آنها حاوی اطلاعات ضروری در مورد سازمان هستند، مانند:

• نام.
• آدرس.
• شماره تلفن های تماس
• سایت اینترنتی.
• پست الکترونیک.
• لوگو.
• سایر اطلاعات تماس

هیچ قانون سختگیرانه ای روی فرم ها وجود ندارد. بنابراین، هر سازمان به طور مستقل تصمیم می گیرد که چه اطلاعاتی را در خود قرار دهد.

چگونه نامه های تجاری را به درستی بنویسیم؟ آموزش

نامه های تجاری به روشی خاص و با رعایت قوانین و الزامات ذاتی آنها نوشته و اجرا می شوند. نویسنده بسته به هدف، به جزئیات مطالب فکر می کند تا به نتیجه ای که محاسبه می کند، برسد. او باید به وضوح درک کند که مخاطب قبلاً چه اطلاعاتی در مورد موضوع نامه می داند ، از چه چیزی باید نتیجه بگیرد و چه چیز جدیدی در آن خواهد بود. استدلال ها به هدفی که نویسنده دنبال می کند بستگی دارد. فرآیند تهیه نامه تجاری را می توان به مراحل زیر تقسیم کرد:

• بررسی موضوع.
• نوشتن پیش نویس نامه.
• موافقت او
• امضا کردن.
• ثبت.
• ارسال به مخاطب.

ساختار نامه های تجاری

هنگام تدوین نامه، لازم است آن را با اطلاعات اشباع کنید، یعنی تمام اطلاعات لازم را در آنجا قرار دهید. می تواند ساده یا پیچیده باشد. در یک نامه ساده، محتوا به طور واضح و مختصر اطلاعاتی را نشان می دهد که عموماً نیازی به پاسخگویی از طرف مخاطب ندارد. مجموعه ممکن است از چندین بخش، پاراگراف و پاراگراف تشکیل شده باشد. هر پاراگراف یک جنبه از اطلاعات را ارائه می دهد. نمونه های این نوع نامه تجاری معمولا از قسمت های مقدماتی، اصلی و پایانی تشکیل شده است.

در زیر نمونه ای از نوشتن نامه تجاری - قسمت مقدماتی آن آورده شده است.

بخش اصلی موقعیت ها، رویدادها، تجزیه و تحلیل و شواهد آنها را شرح می دهد. در این قسمت است که متقاعد می‌شوند که باید به هر طریقی عمل کرد، ثابت می‌کنند که چطور بوده و با استناد به استدلال‌های مختلف از لزوم شرکت در هر رویدادی خبر می‌دهند.

نتیجه گیری شامل نتیجه گیری هایی است که در قالب پیشنهاد، درخواست، تذکر، امتناع و غیره صورت می گیرد.

نمونه ای از نوشتن نامه تجاری - قسمت پایانی آن - در زیر ارائه شده است. این خلاصه الزامی است که در قسمت اصلی بیان شده است.

تمام اطلاعات ارائه شده باید به طور بهینه سازگار و قابل درک برای درک باشد.

هر ایمیل با یک پیام تراز وسط شروع می شود. این بخش کوچک بسیار مهم است. نویسنده هنگام انتخاب آن باید در نظر داشته باشد:

• موقعیت مخاطب.
• ماهیت رابطه.
• رسمی بودن
• آداب معاشرت.

نامه باید با یک فرم مودبانه تمام شود. به عنوان مثال: "... برای همکاری بیشتر (با تشکر از دعوت) ابراز امیدواری می کنم ...". این عبارات با امضای نویسنده همراه است.

سبک

همه نامه ها باید به سبک تجاری رسمی باشد، که به معنای استفاده از ابزار گفتاری برای یک رابطه تجاری رسمی است. ویژگی های چنین زبانی در شرایط زیر شکل می گیرد:

• مشارکت کنندگان اصلی در روابط تجاری اشخاص حقوقی هستند که از طرف مدیران و مقامات آنها نامه نگاری می شود.
• روابط در سازمان ها به شدت تنظیم می شود.
• موضوع ارتباط فعالیت شرکت می باشد.
• اسنادی که ماهیت مدیریتی دارند عموماً مخاطب خاصی دارند.
• اغلب در جریان فعالیت های یک سازمان، شرایط مشابهی رخ می دهد.

در این رابطه، اطلاعات مندرج در نامه تجاری باید به شرح زیر باشد:

• رسمی، غیر شخصی، با تاکید بر فاصله بین شرکت کنندگان در ارتباطات.
• آدرس، در نظر گرفته شده برای یک مخاطب خاص.
• جاری در زمان نگارش.
• قابل اعتماد و بی طرف.
• مستدل برای ترغیب گیرنده به انجام هر اقدامی.
• کامل برای تصمیم گیری

الزامات

یک نامه تجاری باید شرایط زیر را داشته باشد:

• گفتار در تمام سطوح - واژگانی، صرفی و نحوی استاندارد شده است. این شامل چرخش ها، اصطلاحات و فرمول های بسیاری است.
• لحن نوشتار خنثی، مهار شده و سختگیرانه و بدون استفاده از عبارات زبانی احساسی و رسا است.
• دقت و وضوح متن، بدون خطاهای منطقی، وضوح و سنجیده بودن عبارت.
• مختصر و مختصر - بدون استفاده از عباراتی که دارای معنای اضافی هستند.
• استفاده از فرمول های زبانی که در نتیجه موقعیت های تکراری شکل گرفته است.
• استفاده از اصطلاحات، یعنی کلمات یا عباراتی که مفاهیم خاصی دارند.
• استفاده از اختصاراتی که می توانند واژگانی باشند (یعنی کلمات ترکیبی که با حذف حروف از قسمت هایی از کلمات تشکیل می شوند: LLC، GOST و غیره) و گرافیکی (یعنی نامگذاری کلمات اختصاری: gr-n، zh-d و موارد دیگر. ).
• استفاده از ساخت و سازها در موارد جنسی و ابزاری.
• عباراتی با اسم های فعل ("حمایت" به جای "حمایت").
• استفاده از جملات رایج ساده

نمونه های فوق از نامه تجاری زیر در نسخه کامل (همراه با قسمت اصلی) نشان داده شده است. اطلاعات تمام الزامات سبک تجاری رسمی را برآورده می کند.

انواع نامه های تجاری

بهتر است یک نامه تجاری در مورد یک موضوع خاص بنویسید. اگر نیاز به حل چندین مسئله در یک زمان دارید، توصیه می شود چندین گزینه مختلف را ترسیم کنید.

نامه های تجاری می تواند در محتوای آنها باشد:

• مشایعت. معمولاً چنین نامه هایی برای اطلاع از محل ارسال مدارک مورد نیاز است.
  (چگونه یک نامه تجاری بنویسیم؟ یک نمونه نامه پوششی به کسانی که نیاز به نوشتن این نوع سند دارند کمک خواهد کرد.)

• ضمانتنامه. آنها برای تایید هرگونه قول یا شرط نوشته شده اند. می توان آن را تضمین کرد، به عنوان مثال، پرداخت برای کار، اجاره، زمان تحویل، و بیشتر.
• متشکرم. آنها در سال های اخیر بیشتر و بیشتر مورد استفاده قرار گرفته اند. چنین نامه هایی لحن خوب مشارکت را نشان می دهد. آنها را می توان بر روی سربرگ معمولی یا کاغذ رنگی با چاپ زیبا منتشر کرد.
  (چگونه یک نامه تجاری بنویسیم؟ نمونه ای از انواع تشکر بسته به وظایفی که حل می کند به صورت رایگان تهیه می شود. در این صورت نامه ماهیت خود را به کوتاه ترین شکل بیان می کند. چنین نمونه ای ساخته شده است. روی کاغذ رنگی با تزئین، می توانید در اتاق شرکت ها در مکان افتخاری به دیوار آویزان کنید.)

• اطلاعاتی.
• آموزنده.
• تبریک می گویم.
• تبلیغات.

همچنین نامه هایی وجود دارد:

• پیشنهاداتی در مورد همکاری بسیار رایج در زمان های اخیر، ارسال به سازمان ها، اغلب ماهیت تبلیغاتی، به عنوان مثال، مانند این نمونه. نوشتن نامه های تجاری بسیار دشوار است، شما باید بسیاری از تفاوت های ظریف را در نظر بگیرید تا آنها به آن توجه کنند و حتی بیشتر علاقه مند شوند. اما اگر آن را مطابق مدل زیر بسازید، شانس موفقیت زیادی دارد.

• دعوت نامه ها آنها فرستاده می شوند و پیشنهاد شرکت در رویدادهای مختلف را می دهند. آنها معمولا خطاب به رهبر یا مسئول هستند، اما می توانند خطاب به کل تیم نیز باشند.
• درخواست ها.
• اطلاعیه.
• درخواست ها و بسیاری موارد دیگر

نحوه نوشتن پاسخ نامه مثال

پاسخ باید با تکرار درخواستی که در نامه اول ذکر شده است شروع شود. سپس نتایج رسیدگی به آن ارائه و تایید یا دلیل امتناع بیان می شود. نامه پاسخ تجاری ممکن است حاوی یک راه حل جایگزین برای اطلاعات مورد انتظار باشد. معمولاً از اصول زیر پیروی می کند:

• وجود لینک به حرف اول و محتویات آن.
• همین زبان یعنی.
• حجم و جنبه های محتوا قابل مقایسه است.
• انطباق با یک توالی خاص.

ثبت

علاوه بر استفاده از نامه های تجاری سربرگ، باید ظرافت های دیگری را نیز در طراحی آنها در نظر بگیرید. اینها جزئیات، قوانین اختصارات، املای آدرس، عنوان، طول متن، عرض فیلد و موارد دیگر هستند.

نمونه نامه های تجاری با در نظر گرفتن تمام ظرافت ها و تفاوت های ظریف به نوشتن آن کمک می کند. آنها هم توسط کارمندان تازه کار و هم توسط کارگران با تجربه استفاده می شوند. با تشکر از نمونه ها، آنها یاد می گیرند که چگونه حروف را به درستی بنویسند و در زمان زیادی صرفه جویی می کنند.