Znate li kako ispravno naznačiti svrhu poslovnog putovanja? Primjer se, naravno, može bez problema pronaći na svim vrstama profesionalnih foruma računovođa ili stručnjaka za ljudske resurse. Ali kopiranje tuđeg iskustva nije uvijek opravdano.

U propisima ne postoji popis svrha poslovnog putovanja. Ipak, vrijedi formulirati razlog zašto je zaposlenik na putu na način da se putni i dnevni troškovi mogu odraziti u računovodstvu kako bi se smanjila oporeziva dobit.

Za to je važno uzeti u obzir niz točaka.

Koji?

Računovođe praktičari lako navode različite primjere putnih ciljeva i ističu sljedeće:

1. Službeni put mora biti jasno u interesu tvrtke. Svrha poslovnog putovanja formulirana je tako da je jasno: "putovanje" je korisno za tvrtku, izravno ili neizravno pridonosi poduzeću stjecanju dobiti, povećanju obujma aktivnosti, poboljšanju kvalitete roba i usluga. Zaposlenik organizacije ne može biti poslan na službeni put sa zadatkom "odmora", "oporavka" ili "oporavka". Za to se osigurava dopust - godišnji ili iz zdravstvenih razloga.
2. Svrha službenog putovanja ne smije biti u suprotnosti s opisom radnog mjesta zaposlenika. Dakle, računovođa se ne može poslati na službeno putovanje radi pregovora s klijentima. A komercijalni direktor tvrtke ne može biti poslan u drugi grad radi “prevoza zaposlenika”.
3. Razlog poslovnog putovanja mora odgovarati trajanju "putovanja" i njegovom itineraru. Ako je svrha službenog putovanja, primjerice, sudjelovanje na izložbi, zaposlenik organizacije dužan je u roku od 24 sata nakon završetka priredbe "krenuti" u suprotnom smjeru.
4. Treba biti izuzetno oprezan kada opravdavate poslovna putovanja vikendom. Ako zaposlenik tvrtke odlazi u drugi grad, na primjer, na pregovore u ponedjeljak, a vrijeme putovanja je jedan dan, onda možete otići ne ranije od subote navečer. Inače, troškovi ulaznica ili goriva i maziva ne mogu se pripisati troškovima.
5. Bolje je izbjegavati općenite riječi. Važno je navesti zašto se zaposlenik organizacije šalje na rad izvan mjesta stalne dužnosti. U suprotnom, kontrolori bi mogli sumnjati u zakonitost razvrstavanja putnih troškova u porezno računovodstvo.
6. Svrhu putovanja treba formulirati tako da se može nedvosmisleno zaključiti je li zadani zadatak izvršen ili ne. Nakon putovanja, zaposlenik će morati podnijeti izvješće o rezultatima, priložiti dokumente koji potvrđuju dovršetak zadatka. Inače, moguća je situacija kada se ne postigne svrha poslovnog putovanja. U tom slučaju poslodavac zahtijeva od radnika da dostavi „objašnjenje” u kojem se navode razlozi zbog kojih nije bilo moguće izvršiti zadatak. Ako posjedujete ovaj dokument, putni troškovi se mogu uzeti u porezno računovodstvo.
7. Ako je svrha službenog putovanja opsežna, sastoji se od više zadataka, važno je registrirati i pojedinačne putne zadatke, od kojih će svaki završetak također biti potrebno potvrditi.
8. Ako je posao specijalista putne prirode i preseljenje na drugo mjesto povezano je s obavljanjem svakodnevnih aktivnosti, onda se takvo "putovanje", prema Zakonu o radu, uopće ne priznaje kao službeno putovanje.

Mogu li se zaposlenici poslati na službena putovanja?

To je jednako važno kao i pitanje kako odrediti svrhu putovanja. Nisu izolirani primjeri slučajeva kada je poslodavac kažnjen jer je poslao zaposlenika u drugi grad koji nije mogao biti poslan na put.

Prije nego što pošaljete zaposlenika u drugi grad ili državu, važno je uzeti u obzir sljedeće:

1. Strogo je zabranjeno "opremanje" trudnica i maloljetnih radnika (osim kadrova zaposlenih u području kreativnosti).
2. Radnik upućen na službeni put mora imati radni odnos kod poslodavca. U trenutku odlaska već mora biti sklopljen ugovor o najmu, sastavljen u skladu s važećim zakonima.
3. Postoje kategorije građana koji imaju pravo odbiti službena putovanja. Dopušteno ih je slati u drugi grad ili državu iz poslovnih razloga samo uz njihovu pismenu suglasnost.

Takve osobe uključuju:

• Majke djece do 3 godine.
• Roditelji ili skrbnici osoba s invaliditetom mlađih od 18 godina.
• Građani njeguju bolesne članove obitelji, prema liječničkom nalazu.
• Majke i očevi koji odgajaju djecu mlađu od 5 godina bez supružnika.

U koje dokumente pišu svrhu putovanja?

Putovanje djelatnika do 2015. godine je isplaćeno:

1. Po redu.
2. Zadatak usluge.
3. Putni list.
4. Izvješće.

Trenutno su sve karakteristike "putovanja" navedene u narudžbi. Ukinuti su objedinjeni obrasci "zadatka usluge", "putni list" i "prijava".

Za potvrdu činjenice putovanja i ispunjenje narudžbe tu su: karte, tovarni listovi, čekovi za plaćanje goriva i maziva, izvješća, pojašnjenja, zapisnici pregovora, potvrde o obuci, sklopljeni ugovori, zalihe.

Sastav i sadržaj ovih dokumenata treba pokazati da li je ostvarena predviđena svrha putovanja.

Razmotrimo kako su zadaci poslovnog putovanja određeni za različite kategorije zaposlenika.

Direktor

Rad najviših rukovoditelja poduzeća često se povezuje s "putovanjima".

Službeno putovanje direktora poduzeća u pravilu se ne formalizira naredbom, već nalogom koji sadrži izraz: "Idem na službeni put s ciljem ...".

Čelnik tvrtke može ići na poslovno putovanje, posebice kako bi osvojio nova prodajna tržišta, potragu za kupcima i sklopio ugovore o isporuci proizvoda. Kako će u ovom slučaju zvučati svrha službenog puta direktora? primjeri:

• pregovaranje i sklapanje ugovora s Firma doo;
• pregovori sa sudionicima konferencije "Roba budućnosti" u gradu N-sk "___" ________ 20__ godine;
• demonstracija uzoraka proizvoda "Subject-1" tvrtke "Veliki kupac";
• prezentacija robe za tvrtku "Dobar klijent" dd.

Prva osoba tvrtke također može otputovati u drugi grad ili državu kako bi se sastala s postojećim klijentima tvrtke. Za ovaj slučaj stručnjaci za ljudske resurse već su smislili kako napisati svrhu službenog putovanja na potvrdu o službenom putu. primjeri:

• rasprava o uvjetima ugovora za nabavu proizvodne opreme za LLC "Naš prijatelj";
• koordinacija s dd "Koncern" plana nabave za 2. polovicu godine ____.

Direktori tvrtki s vremena na vrijeme šalju se u druge gradove ili zemlje kako bi "otvorili novu podružnicu tvrtke". Ova formulacija željenog rezultata također je prihvatljiva u dokumentima. Međutim, u ovom slučaju vrijedi identificirati i ciljeve i ciljeve putovanja. Primjer:

“Odlazim u Nsk kako bih organizirao rad nove strukturne jedinice.

• Studija ciljnog tržišta.
• Testiranje i zapošljavanje djelatnika na poziciju voditelja poslovnice.
• Koordinacija s voditeljem ispostave planova rada za ___ godinu“.

Također, voditelj male tvrtke, poput stručnjaka u odjelu nabave, može otići u drugi grad ili državu kako bi kupio novu opremu, zaključio ugovore o nabavi sirovina, materijala, komponenti, pregovarao o uvjetima suradnje s dobavljači. U tom slučaju dokumenti također trebaju ispravno naznačiti svrhu službenog puta ravnatelja. primjeri:

• pregovori s LLC "Partner" o kupnji pošiljke robe "Veshch";
• sklapanje ugovora o kupnji proizvoda od strane LLC "Poster";
• kupnja opreme "Stroj";
• istraživanje uzoraka robe "Stuck" od LLC "Proizvođač".

Kako se drugačije može formulirati svrha službenog putovanja prve osobe tvrtke? primjeri:

• trening;
• sudjelovanje na izložbi, seminaru, konferenciji "(prisustvo događanjima vezanim uz financijske i gospodarske aktivnosti poduzeća);
• profesionalni razvoj;
• ovladavanje novim tehnologijama;
• provjera kvalitete rada jedinice.

Voditelj prodaje

U jedinicama koje se bave prodajom roba i usluga svrha službenog putovanja u pravilu je vrlo detaljno propisana. Zaposlenici dobivaju detaljne upute u pisanom obliku s naznakom koji zadaci moraju biti obavljeni i koji su kvantitativni pokazatelji postignuti.

Najprije se postavlja glavni cilj poslovnog puta voditelja prodaje. primjeri:

• povećanje obima prodaje u regiji;
• istraživanje tržišta;
• pregovori s potencijalnim klijentima.

“Veliki” posao podijeljen je u faze, na temelju rezultata svake od kojih zaposlenik sastavlja pisano izvješće. Sljedeći "podciljevi" često se postavljaju za voditelja prodaje:

• obavljati posjete postojećim klijentima, prema rasporedu posjeta;
• posjećivati ​​potencijalne kupce u skladu s planom sastanka;
• prikupiti informacije o novom tržištu za odjel marketinga;
• posjetiti prodajna mjesta konkurenata, provesti komparativnu analizu.

Inženjeri, proizvodno osoblje

Poslovna putovanja ovih kategorija zaposlenika su dugotrajna, jer su najčešće povezana s osiguravanjem učinkovitog rada alatnih strojeva, automatskih linija i robota.

Također je vrlo važno da inženjeri i radnici ispravno formuliraju svrhu službenog putovanja u potvrdi o službenom putu. primjeri:

• ugradnja, podešavanje opreme;
• osposobljavanje odgovornih djelatnika za rad s proizvodnom linijom;
• pregled, ispitivanje alatnih strojeva;
• jamstveni popravak, servisno održavanje uređaja isporučenih prema Ugovoru br. ___ od "___" __________;
• rutinsko održavanje, preventivno održavanje opreme.

Mnogi inženjeri odlaze na poslovna putovanja kako bi komunicirali s kolegama i stekli nova praktična znanja. Ovo je vrlo česta svrha poslovnog putovanja. Primjer:

• razmjena iskustava s programerima Powerful uređaja.

Računovođa

Glavni računovođe putuju u druge gradove kako bi provjerili kvalitetu rada računovodstvenih stručnjaka, obučili zaposlenike, prikupili informacije, sumirali financijske i gospodarske aktivnosti tvrtke.

Obični računovođa može krenuti na putovanje kako bi poboljšao svoje kvalifikacije, razmijenio iskustva s kolegama i sudjelovao na sastanku.

Kako se može formulirati svrha službenog putovanja računovođe? Primjer:

• provođenje interne revizije, provjeru ispravnosti iskaza u računovodstvu financijsko-poslovnog poslovanja podružnice.

Prihvatljiva je i svaka druga svrha službenog putovanja koja odgovara opisu posla knjigovođe. Primjer:

• posjeta radi prihvaćanja predmeta.

Poljoprivredni radnici

Poljoprivrednici, agronomi, rukovatelji strojevima, stočari, peradari suočeni su s potrebom odlaska na poslovna putovanja, možda puno češće nego "gradski" stručnjaci. Radeći u ruralnim područjima, moraju stalno biti u kontaktu s "civilizacijom": kupovati sjeme, hranu za životinje, prisustvovati izložbama dostignuća nacionalnog gospodarstva, upoznati se s novim tehnologijama i, konačno, prodavati proizvode gradskim poduzećima i pojedincima, tržištu posjetitelja.

U skladu sa zadaćama konkretnog putovanja, formulira se svrha službenog putovanja poljoprivrednih radnika. primjeri:

• kupnja gnojiva;
• dobivanje dozvola;
• predstavljanje investicijskog projekta na specijaliziranoj izložbi;
• sudjelovanje na konferenciji poljoprivrednika, razmjena iskustava;
• kupnja posebne opreme;
• prodaja proizvoda na gradskom sajmu;
• isporuka pošiljke robe u pogon JSC "Kupac".

Vozač

O konkretnom zadatku ovisi kako u nalogu napisati svrhu službenog putovanja. Primjeri za vozača:

• isporuka robe tvrtki "Naš klijent" (adresa);
• prijevoz komercijalnog direktora;
• isporuka robe i materijala, prijem računa.

Kako bi još mogla izgledati svrha službenog puta vozača? primjeri:

• kupnja rezervnih dijelova za popravak automobila;
• zakazana dijagnostika automobila;
• dostava originala transakcijske dokumentacije.

Istraživač

Znanstvenici, istraživači, stručnjaci, teoretičari raznih industrija, nastavnici srednjih i visokih učilišta odlaze na poslovna putovanja radi sudjelovanja na konferencijama i natjecanjima, razmjene iskustava, proučavanja jedinstvenih izvora, posjeta specijaliziranim izložbama i muzejima te sudjelovanja u arheološkim iskapanjima.

Kako se može formulirati svrha putovanja? Primjer:

• Zbirka podataka za znanstveni rad na temu (naslov).

• Proučavanje izvornika dokumentacije.

Zaključak

Uopće nije potrebno koristiti standardne "pojmove" u kojima se obično opisuje svrha putovanja. Primjeri samo olakšavaju odabir "prikladnih" riječi. Iskustvo mnogih zaposlenika dokazuje da formuliranje zadatka može biti besplatno.

Za ispravno dokumentiranje putnih troškova vrlo je važan aspekt ispravna svrha radnog putovanja zaposlenika. Navedeno je u pisanom nalogu poslodavca. Ova narudžba omogućuje vam da pošaljete zaposlenika da izvrši zadatak koji ima za cilj ostvarivanje dobiti za poduzeće. Za vrijeme boravka na službenom putu potrebno je izvršiti dodijeljeni zadatak. Ovaj je zahtjev naveden u dijelu 1. čl. 166. Zakona o radu Ruske Federacije, stavka 3. "Pravilnik o specifičnostima slanja radnika na službena putovanja", odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 13.10.2008. br. 749.

Zadatak se formira na temelju poslovnih potreba poduzeća.

Važno je napomenuti da ispravna formulacija cilja omogućuje izbjegavanje nepotrebnih rizika ako se cilj poslovnog putovanja ne postigne. Primjerice, formulacija “potpisati ugovor s Horns and Hoofs” zvuči nedvosmisleno, a formulacija “procijeniti mogućnost suradnje s Horns and Hoofs” implicira negativan rezultat kao jednu od opcija za postizanje cilja.

Koji su ciljevi

Ciljevi radnog putovanja mogu biti različite prirode i mogu se uvjetno podijeliti na univerzalne i posebne:

1. Univerzalni su usmjereni na razvoj poslovanja tvrtke i mogu uključivati ​​pronalaženje klijenata ili privlačenje investitora.
2. Posebni ciljevi mogu biti različite prirode i odražavati potrebe poduzeća u određenom trenutku, na primjer, sudjelovanje u sudskom sporu.

Važno je napomenuti da svaki cilj treba biti specifičan i sadržavati u svojoj formulaciji potpune informacije o zadatku, odnosno biti specifičan.

Svrha poslovnog putovanja i primjeri:

• sudjelovanje predstavnika tvrtke u pregovorima (mora se navesti druga strana) o pitanjima (predmet pregovora je propisan);
• zastupanje u sudskoj sjednici arbitražnog suda (pun naziv suda) u predmetu (broj predmeta);
• inspekcija podružnice (adresa poslovnice).

Svrha poslovnog putnika također se može navesti u planu poslovnog putovanja, ako to zahtijevaju lokalni propisi organizacije. Ovu ispravu sastavlja i potpisuje ravnatelj ili druga ovlaštena osoba. Zaposlenik potpisuje plan nakon što ga pregleda.

Osim zadatka, plan treba sadržavati podatke o mjestu ili organizaciji u koju je zaposlenik poslan, popis pitanja koja treba riješiti i trajanje putovanja.

Uzorak plana putovanja

Na temelju Uredbe Vlade Ruske Federacije od 29. prosinca 2014. br. 1595, koja je stupila na snagu 01.08.2015., sastavljanje putne potvrde prestalo je biti obvezno i ​​potrebno je samo ako je napisano u lokalnim propisima samog poduzeća. U ovom slučaju, svrhu poslovnog putovanja u putnoj potvrdi i primjere možete vidjeti iznad.

Ako svrha nije navedena ili ne odgovara svrsi poslovnog putovanja

Važno je napomenuti da u vezi s ukidanjem obveznog izdavanja putne potvrde i izradom plana službenog putovanja u nalogu treba navesti svrhu. Certifikati i plan izrađuju se samo ako je navedeno u lokalnim propisima organizacije.

Cilj bi trebao biti u skladu s poslovnim fokusom. Ako je netočno napisan ili nedostaje, radni put zaposlenika po uputama uprave mogu inspekcijski organi poništiti, a troškovi za njega mogu biti predmet plaćanja poreza na dohodak i osiguranja.

10.09.2019

Plan poslovnog putovanja je dokument za čije ispunjavanje snosi čelnik zaposlenika koji je poslan na službeno putovanje.

Osim osnovnih podataka o putniku i samom radnom putovanju, rasporedu rada, u njemu su navedeni ciljevi zbog kojih zaposlenik odlazi na put.

Trebam li skladati?

Radno zakonodavstvo koje je na snazi ​​na teritoriju Ruske Federacije utvrđuje određena pravila i zahtjeve koji se postavljaju u odnosu na radna putovanja - poslovna putovanja.

Nekoliko članaka posvećeno je ovoj temi u Zakonu o radu Ruske Federacije, uključujući 168. Podaci o poslovnom putovanju također su uključeni u Porezni zakon.

Plan putovanja odražava ciljeve radi čijeg ispunjenja se radnik upućuje na radno putovanje.

Valja napomenuti da dokument navedenog uzorka ne spada u kategoriju obveznih. Iz ovoga možemo zaključiti da se plan izrađuje prema nahođenju čelnika poduzeća.

Svrha putovanja može se naznačiti u nalogu na temelju kojeg poslodavac šalje radnika na službeno putovanje.

Općenito, plan i program putovanja osmišljeni su tako da zaposleniku olakšaju putovanje.

Da bi ispravno ispunio svoje dužnosti, dovoljno je da se pridržava redoslijeda radnji koje odredi voditelj.

Plan rada na poslovnom putu posebno je prikladan u situacijama kada postoji više ciljeva i zadataka putovanja.

U takvim je slučajevima puno lakše percipirati informaciju.

Nakon toga, poslodavac nema pravo zahtijevati nešto što nije navedeno u planu.

Važno je napomenuti da se potreba za sastavljanjem ovog dokumenta za određene kategorije zaposlenih građana ogleda u naredbi Ministarstva unutarnjih poslova Ruske Federacije br. 1150, Federalne agencije za upravljanje imovinom br. 51 i Sudskog odjela broj 152.

Kako sastaviti program rada i raspored rada?

Program i raspored rada na službenom putu izrađuje rukovoditelj upućenog djelatnika ili osoba imenovana za odgovornu osobu.

Svaka tvrtka može koristiti vlastitu tehnologiju za obradu papira ove prirode. Informacije o ovom pitanju trebale bi se odraziti u administrativnoj dokumentaciji poduzeća.

U većini slučajeva svi poslodavci odražavaju standardne podatke. U situaciji s planom radnih putovanja kao takve djeluju sljedeće informacije:

• trajanje putovanja, datum njegovog početka i završetka;
• područje na koje je otputovani zaposlenik poslan;
• podaci o strani primateljici - naziv tvrtke koja se nalazi u drugom području;
• svrha službenog putovanja - može ih biti neograničen broj;
• položaj zaposlenika koji ide na službeni put, njegovi inicijali;
• glavni dio.

Glavni dio se može oblikovati kao tablica sa sljedećim nazivima stupaca:

• pitanja / aktivnosti / zadaci koje treba obavljati / obavljati dok je radnik na radnom putu;
• rok za izvršenje zadatka/događaja ili rješavanje problema, dužina vremena za to;
• rezultat koji se očekuje kao rezultat izvršenja zadanog zadatka, aktivnosti itd.

Nakon tablice mora biti potpisan voditelj koji je pripremio program. Naveden je datum registracije.

Nakon toga, zaposlenik za kojeg je izrađen plan upoznaje se sa sadržajem dokumenta. Ako nema pitanja, ostavlja svoj potpis na dokumentu.

Brzi primjer za voditelja prodaje

Približna struktura plana putovanja za voditelja prodaje mogla bi izgledati ovako:

službena putovanja

• Trajanje radnog putovanja je 5 dana. 10.-14. studenog 2019.
• Domaćin - tvrtka "Trading networks", grad Sankt Peterburg, ulica Leninskaya, zgrada 4.
• Svrha izleta je sklapanje ugovora o nabavi proizvoda.
• Poslani djelatnik - voditelj prodaje - Anisimova Lyudmila Sergeevna.
• Sadržaj radnog putovanja

Voditelj poduzeća: Salenko A.E., potpis

Upoznata s planom službenog putovanja: Anisimova L.S., potpis

Preuzmite uzorak plana i rasporeda rada na poslovnom putu -

Gospodarska djelatnost organizacija uključuje mnoštvo akcija, operacija, vrsta komunikacija i drugih aspekata svakodnevne rutine. Menadžment organizacije i njezini zaposlenici svakodnevno se suočavaju s potrebom rješavanja različitih pitanja i donošenja upravljačkih odluka. Neki slučajevi se ne mogu riješiti dok ste na radnom mjestu, udobno sjedeći u uredskoj stolici za računalom. Potrebna su putovanja i poslovna putovanja, pregovori u drugim gradovima, pa čak i državama. Ovaj članak detaljno razmatra pitanje potrebe za poslovnim putovanjem, njegove ciljeve i primjere, registraciju prema važećem zakonodavstvu, zahtjeve dokumentacije, kao i specifičnosti putovanja u Rusiji i inozemstvu. Također, ovaj članak će se pozabaviti pitanjem koga se može poslati na put i što treba smatrati službenim putovanjem.

Koncept poslovnog putovanja

Ovaj koncept ima jasnu definiciju, koja je navedena u radnom zakonodavstvu. Prema Zakonu o radu Ruske Federacije, poslovno putovanje je usmjeravanje zaposlenika od strane uprave na put s određenim zadatkom. Istodobno, odredište je prilično udaljeno od glavnog mjesta rada, putovanje ima jasno formuliran cilj, naveden u dokumentima, a vremenski okvir za njegovu provedbu je ograničen. Prijava popratnih dokumenata, javljanje na kraju putovanja, jamstva za zaposlenika regulirani su zakonima o radu i porezima. Također su navedeni mogući ciljevi poslovnog putovanja, čiji primjeri su prikazani u nastavku.

Zašto su vam potrebna poslovna putovanja

Kad zaposlenik ode na službeni put, uprava mu definira jasan zadatak koji mora izvršiti u tom procesu. Zadatak se može odnositi na različita područja gospodarskih aktivnosti organizacije. Primjeri ciljeva putovanja uključuju:

• sklapanje ugovornih odnosa za isporuku ili prodaju s drugim ugovornim stranama;
• pregovori o suradnji;
• rješavanje sporova, sukoba i drugih pitanja vezanih uz pravnu stranu djelatnosti;
• kupnja opreme, sirovina i materijala;
• poslovne konferencije, sudjelovanje na skupovima i izložbama vezanim uz smjer tvrtke;
• promocija robe na novim prodajnim tržištima, širenje baze klijenata;
• sudjelovanje u istraživačkim projektima vezanim uz djelatnost tvrtke;
• stručno usavršavanje zaposlenika;
• istraživanje prodajnih tržišta, konkurentskih organizacija i drugih marketinških pitanja;
• postavljanje opreme, softvera i rad s drugim tehničkim pitanjima u podružnicama ili odjelima;
• provođenje nadzora nad radom mreže poslovnica i odjela.

Što se ne može smatrati poslovnim putovanjem

• nedostatak službene registracije zaposlenika u organizaciji, nije sklopljen ugovor o radu, nema upisa u radnu knjižicu;
• u ugovoru o radu zaposlenika navodi se putna priroda posla;
• zaposlenik je slobodni radnik koji nema stalni stalni posao.

Vrste putovanja i njihovo vrijeme

Korporativna putovanja mogu se klasificirati prema različitim karakteristikama. Dakle, na teritorijalnoj osnovi razlikuju se putovanja po teritoriju Ruske Federacije i u strane države. Prema terminima službenih putovanja razlikuju se kratkoročna i dugotrajna. Prema sastavu zapovjednika – grupni i pojedinačni. Moguća su i planirana i neplanirana poslovna putovanja.

Do danas u zakonodavstvu nema jasne naznake datuma putovanja. Ne postoje minimalna ili maksimalna ograničenja. Menadžment organizacije samostalno određuje složenost zadatka i vrijeme potrebno za njegovo izvršenje. Nekada su postojala ograničenja. Vjerovalo se da maksimalno trajanje službenog putovanja ne može biti dulje od četrdeset dana. U građevinarstvu je maksimalni prag za poslovna putovanja dosegao godinu dana.

Zakonski zahtjevi i regulativa

Za putovanja koja su registrirana kao službena putovanja nameću se određeni zakonski uvjeti. Poslovna putovanja regulirana su Zakonom o radu Ruske Federacije i Poreznim zakonom Ruske Federacije. U Zakonu o radu propisi koji se tiču ​​ovih radnih procesa opisani su u člancima 166., 167., 168. Oni otkrivaju niz pitanja koja se mogu pojaviti prilikom prijave ovog postupka: što se može smatrati službenim putovanjem, jamstva za zaposlenika, kao i kao pitanja o naknadi putnih troškova.

Porezni zakonik opisuje informacije o tome kako u računovodstvu prikazati putne troškove, što se može otpisati, iz kojih se iznosa uplate u fondove socijalnog osiguranja građana. Postoje i zasebne uredbe koje sadrže najpotpunije informacije o izmjenama i dopunama zakonskih akata, računovodstvenim inovacijama i osiguravanju zahtjeva regulatornih tijela. Sve ove podatke možete pronaći u sljedećim dokumentima: Rezolucije br. 749, 729, 812, 64.

Što je zajamčeno zaposleniku

Jamstva zaposleniku ne ovise o svrsi putovanja, primjera može biti puno. Ali kod svakog od njih poslodavac ima neke obveze prema zaposleniku. Zaposleniku koji se šalje na službeni put daju se sljedeća jamstva:

• zadržavanje položaja, radnog mjesta, prosječne dnevne plaće;
• plaćanje slobodnih dana, provedenih na službenom putu, uz dvostruku tarifu;
• naknadu troškova koji mogu nastati na službenom putu u Rusiji i inozemstvu, uključujući dobivanje strane putovnice, dobivanje vize, carine i druge pristojbe.

Sva su ta jamstva navedena u radnom zakonodavstvu i podliježu obveznoj provedbi od strane poslodavca.

Koga poslati na poslovno putovanje

Odabir djelatnika za slanje na put ovisi o svrsi putovanja, primjerima zadatka posla, njegovom trajanju i težini očekivanih uvjeta. Različiti razlozi putovanja zahtijevaju od zaposlenika specifična znanja i vještine.

Dakle, izvršenje ugovora o opskrbi mora se povjeriti osobi koja je podsjetna u poslovnim pregovorima i diplomaciji. To može biti stručnjak čije su radne obveze nabava, planiranje i proračun za poslovne odnose s dobavljačima ili osoba koja može kompetentno obrazložiti svoj stav i postići optimalne uvjete u sklopljenom ugovoru o nabavi.

Ako je svrha putovanja prilagodba hardvera ili softvera, otpremljeni zaposlenik nema dovoljno znanja o uredskom radu i običnoj ljudskoj karizmu. Na takav se put šalje službenik s tehničkom naobrazbom. Ista je situacija i kod provođenja terenskih inspekcija i revizija. Na takav put treba poslati računovođu ili ekonomista.

Kome je zabranjeno slanje na službena putovanja

Osim ljudskog faktora, pitanja o kvalifikacijama i osobnim sposobnostima kandidata, postoji još jedan aspekt u odabiru djelatnika za službeni put. Postoje zakonski uvjeti koji se odnose na kategorije građana koji se ni pod kojim uvjetima ne mogu poslati na službeno putovanje. To uključuje sljedeće grupe osoba:

• maloljetni zaposlenici, pripravnici, pripravnici;
• trudna žena;
• zaposlenici poduzeća, koji rade po ugovoru o naukovanju (osim službenih putovanja u svrhu osposobljavanja);
• sudionici izbornih kampanja, kandidati za političke dužnosti;
• ljudi čije su mogućnosti ograničene bolešću.

Postoje i grupe osoba koje se mogu poslati na službeni put samo uz pismeni pristanak:

• žene s malom djecom (do tri godine starosti);
• samohrani roditelj koji odgaja dijete mlađe od pet godina;
• staratelji djece mlađe od punoljetnosti;
• zaposlenik koji u obitelji ima uzdržavanog člana kojemu je potrebna stalna njega.

Prijava službenog putovanja

Kako bi službeno putovanje bilo uzeto u obzir u poreznom, računovodstvenom i upravljačkom računovodstvu, potrebno ga je pravilno dogovoriti. Prije svega, sastavlja se zadatak za poslovno putovanje, određuju se datumi i datumi. Podnositelj zahtjeva za putovanje mora se upoznati sa sastavljenom ispravom i dati pisani pristanak ili odbijanje.

U slučaju pozitivnog odgovora, upravitelj izdaje nalog za slanje stručnjaka na službeni put. Zaposleniku se izdaje i izdaje putna potvrda i radni zadatak. Na kraju putovanja putnik mora dostaviti izvješće o napretku i izvješće o troškovima s pratećim računima, računima i kartama.

Od 2016. godine uvedena je izmjena zakona prema kojoj je prestala obveza izdavanja potvrde i rasporeda na posao. Umjesto toga, koriste dopis. No mnoge organizacije nastavljaju obraditi te dokumente za potrebe internog računovodstva.

Prilikom korištenja osobnog ili poslovnog cestovnog prijevoza potreban vam je dopis i tovarni list, kao i punomoć i drugi dokumenti koji potvrđuju zakonitost korištenja određenog automobila.

Informacije u dokumentima

Servisna obavijest sastavlja se u slobodnom obliku, ali u isto vrijeme postoji niz rekvizita koji se moraju navesti: datumsko razdoblje službenog putovanja, podaci o korištenom prijevozu, ciljevi postavljeni za zaposlenika i rezultati njihovu provedbu.

U izvještaju o troškovima moraju se navesti svi troškovi koje je zaposlenik imao na putovanju. Ovaj se zahtjev odnosi na apsolutno sve vrste potrošnje, uključujući stanovanje, prijevoz, gorivo, hranu i ostalo. Kako biste potvrdili troškove plaćanja stanovanja, potrebno je na kraju putovanja računovodstvu dostaviti ček, račun ili račun koji sadrži podatke o najmodavcu, trošku i razdoblju najma stana.

U skladu s tim mora se izdati nalog upravljanja. U uredskom radu postoji jedinstveni obrazac br. T-9, ali ga organizacija nije dužna koristiti isključivo. U računovodstvenoj politici određene organizacije može se utvrditi vlastiti oblik dokumenta. Također možete iskoristiti priliku za sastavljanje narudžbe u slobodnom obliku. Glavni uvjet je sadržaj sljedećih podataka u njemu:

• naziv i podatke o organizaciji koja je poslala zaposlenika na put;
• podatke o zaposleniku;
• datum narudžbe;
• datum početka i završetka razdoblja putovanja;
• zadaci zaposleniku, svrha putovanja.

Primjer službenog puta

Što je zadatak važniji, sadrži više razina. Što više tvrtka ulaže u posao, to više rezultata želi postići. Nije nužno da u narudžbi budu navedeni svi sitni detalji koje voditelj želi znati. O nekima od njih može se usmeno razgovarati na sastancima i tijekom brifinga putnika. No, najvjerojatnije će zaposlenik morati obračunati sve bodove na temelju rezultata putovanja, čak i za one koji nisu službeno napisani, ali su usmeno pročitani. Radi jasnoće, evo primjera zadatka usluge u nastavku.

Na primjer, uzmimo cilj - "Zaključivanje ugovora o opskrbi, oglašavanje proizvoda." Za praktičnost razmišljanja koristimo vrstu dokumenta koju generira program 1C. Možete ga pronaći u kadrovskoj evidenciji, obrazac broj T-10a. Ovaj obrazac sadrži 11 stupaca koje treba ispuniti: strukturnu jedinicu, radno mjesto specijalista, državu, grad i organizaciju u koju se zaposlenik upućuje, datum početka i završetka službenog puta, ukupan broj kalendarskih dana bez vremena putovanja, organizaciju platitelja, osnovicu , sadržajne zadatke i kratko izvješće o njegovoj provedbi. Dokument potpisuju voditelj strukturne jedinice, čelnik organizacije i sam zaposlenik.

Narudžba je ispunjena informacijama o putovanju kako slijedi:

• Prezime, ime, patronim zaposlenika i njegov broj osoblja: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (broj osoblja u posebnom prozoru, prema kadrovskoj evidenciji).
• Pododjel: Odjel za marketing i oglašavanje.
• Položaj (specijalnost, struka): Vodeći marketer.
• Mjesto poslovnog putovanja (država, grad, organizacija): Rusija, Moskva, LLC "Company".
• Za razdoblje od 14 kalendarskih dana od 14. siječnja 2018. do 27. siječnja 2018. godine.
• U svrhu: reklamna kampanja, sklapanje ugovora o opskrbi.
• Službeno putovanje na teret: DOO "Realizator".
• Razlog (dokument, broj i datum): Servisni zadatak br. 3 od 13.01.2018.

Na kraju naloga slijede potpisi voditelja i djelatnika. Nasuprot natpisa da je upoznat sa nalogom stavlja se potpis radnika.

Suptilnosti dizajna

Ako zaposlenik iz nekog razloga nije dostavio popratne dokumente o troškovima (čekove, potvrde), organizacija mu neće nadoknaditi te troškove. Stoga je tako važno ne zaboraviti na prijavu tijekom poslovnog putovanja. Čak i vožnja taksijem ili autobusom mora biti potvrđena putnom kartom ili potvrdom vozača.

Važna točka je i naznaka strukturne jedinice organizacije i svrhe putovanja. Ovisno o navedenim podacima, uslijedit će daljnji otpisi troškova u računovodstvenom i poreznom računovodstvu. Dakle, ako je svrha putovanja bila popravak strojeva, prilikom provođenja računovodstvenih obračuna iznos troškova će se otpisati za amortizaciju popravljene opreme. Ako je cilj bio sklapanje ugovora, otpis će se voditi kao opći poslovni rashodi.

I posljednji trenutak – poslovno putovanje s neostvarenim ciljem. U većini slučajeva troškove takvog putovanja porezna uprava ne priznaje i ne odbija poreznu osnovicu. Na sudskoj sjednici možete pokušati obraniti svoj slučaj, ali u većini slučajeva zakon ostaje na strani Federalne porezne službe.

Za ispravno dokumentiranje putnih troškova vrlo je važan aspekt ispravna svrha radnog putovanja zaposlenika. Navedeno je u pisanom nalogu poslodavca. Ova narudžba omogućuje vam da pošaljete zaposlenika da izvrši zadatak koji ima za cilj ostvarivanje dobiti za poduzeće. Za vrijeme boravka na službenom putu potrebno je izvršiti dodijeljeni zadatak. Ovaj je zahtjev naveden u dijelu 1. čl. 166. Zakona o radu Ruske Federacije, stavka 3. "Pravilnik o specifičnostima slanja radnika na službena putovanja", odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 13.10.2008. br. 749.

Zadatak se formira na temelju poslovnih potreba poduzeća.

Važno je napomenuti da ispravna formulacija cilja omogućuje izbjegavanje nepotrebnih rizika ako se cilj poslovnog putovanja ne postigne. Primjerice, formulacija "potpisati ugovor s Horns and Hooves" zvuči nedvosmisleno, a formulacija "procijeniti mogućnost suradnje s Horns and Hooves" implicira negativan rezultat kao jednu od opcija za postizanje cilja.

Koji su ciljevi

Ciljevi radnog putovanja mogu biti različite prirode i mogu se uvjetno podijeliti na univerzalne i posebne:

1. Univerzalni su usmjereni na razvoj poslovanja tvrtke i mogu uključivati ​​pronalaženje klijenata ili privlačenje investitora.
2. Posebni ciljevi mogu biti različite prirode i odražavati potrebe poduzeća u određenom trenutku, na primjer, sudjelovanje u sudskom sporu.

Važno je napomenuti da svaki cilj treba biti specifičan i sadržavati u svojoj formulaciji potpune informacije o zadatku, odnosno biti specifičan.

Svrha poslovnog putovanja i primjeri:

• sudjelovanje predstavnika tvrtke u pregovorima (mora se navesti druga strana) o pitanjima (predmet pregovora je propisan);
• zastupanje u sudskoj sjednici arbitražnog suda (pun naziv suda) u predmetu (broj predmeta);
• inspekcija podružnice (adresa poslovnice).

Svrha poslovnog putnika također se može navesti u planu poslovnog putovanja, ako to zahtijevaju lokalni propisi organizacije. Ovu ispravu sastavlja i potpisuje ravnatelj ili druga ovlaštena osoba. Zaposlenik potpisuje plan nakon što ga pregleda.

Osim zadatka, plan treba sadržavati podatke o mjestu ili organizaciji u koju je zaposlenik poslan, popis pitanja koja treba riješiti i trajanje putovanja.

Uzorak plana putovanja

Na temelju Uredbe Vlade Ruske Federacije od 29. prosinca 2014. br. 1595, koja je stupila na snagu 01.08.2015., sastavljanje putne potvrde prestalo je biti obvezno i ​​potrebno je samo ako je napisano u lokalnim propisima samog poduzeća. U ovom slučaju, svrhu poslovnog putovanja u putnoj potvrdi i primjere možete vidjeti iznad.

Koji?

Računovođe praktičari lako navode različite primjere putnih ciljeva i ističu sljedeće:

1. Službeni put mora biti jasno u interesu tvrtke. Svrha poslovnog putovanja formulirana je tako da je jasno: "putovanje" je korisno za tvrtku, izravno ili neizravno pridonosi poduzeću stjecanju dobiti, povećanju obujma aktivnosti, poboljšanju kvalitete roba i usluga. Zaposlenik organizacije ne može biti poslan na službeni put sa zadatkom "odmora", "oporavka" ili "oporavka". Za to se osigurava dopust - godišnji ili iz zdravstvenih razloga.
2. Svrha službenog putovanja ne smije biti u suprotnosti s opisom radnog mjesta zaposlenika. Dakle, računovođa se ne može poslati na službeno putovanje radi pregovora s klijentima. A komercijalni direktor tvrtke ne može biti poslan u drugi grad radi “prevoza zaposlenika”.
3. Razlog poslovnog putovanja mora odgovarati trajanju "putovanja" i njegovom itineraru. Ako je svrha službenog putovanja, primjerice, sudjelovanje na izložbi, zaposlenik organizacije dužan je u roku od 24 sata nakon završetka priredbe "krenuti" u suprotnom smjeru.
4. Treba biti izuzetno oprezan kada opravdavate poslovna putovanja vikendom. Ako zaposlenik tvrtke odlazi u drugi grad, na primjer, na pregovore u ponedjeljak, a vrijeme putovanja je jedan dan, onda možete otići ne ranije od subote navečer. Inače, troškovi ulaznica ili goriva i maziva ne mogu se pripisati troškovima.
5. Bolje je izbjegavati općenite riječi. Važno je navesti zašto se zaposlenik organizacije šalje na rad izvan mjesta stalne dužnosti. U suprotnom, kontrolori bi mogli sumnjati u zakonitost razvrstavanja putnih troškova u porezno računovodstvo.
6. Svrhu putovanja treba formulirati tako da se može nedvosmisleno zaključiti je li zadani zadatak izvršen ili ne. Nakon putovanja, zaposlenik će morati podnijeti izvješće o rezultatima, priložiti dokumente koji potvrđuju dovršetak zadatka. Inače, moguća je situacija kada se ne postigne svrha poslovnog putovanja. U tom slučaju poslodavac zahtijeva od radnika da dostavi „objašnjenje” u kojem se navode razlozi zbog kojih nije bilo moguće izvršiti zadatak. Ako posjedujete ovaj dokument, putni troškovi se mogu uzeti u porezno računovodstvo.
7. Ako je svrha službenog putovanja opsežna, sastoji se od više zadataka, važno je registrirati i pojedinačne putne zadatke, od kojih će svaki završetak također biti potrebno potvrditi.
8. Ako je posao specijalista putne prirode i preseljenje na drugo mjesto povezano je s obavljanjem svakodnevnih aktivnosti, onda se takvo "putovanje", prema Zakonu o radu, uopće ne priznaje kao službeno putovanje.

Mogu li se zaposlenici poslati na službena putovanja?

To je jednako važno kao i pitanje kako odrediti svrhu putovanja. Nisu izolirani primjeri slučajeva kada je poslodavac kažnjen jer je poslao zaposlenika u drugi grad koji nije mogao biti poslan na put.

Prije nego što pošaljete zaposlenika u drugi grad ili državu, važno je uzeti u obzir sljedeće:

1. Strogo je zabranjeno "opremanje" trudnica i maloljetnih radnika (osim kadrova zaposlenih u području kreativnosti).
2. Radnik upućen na službeni put mora imati radni odnos kod poslodavca. U trenutku odlaska već mora biti sklopljen ugovor o najmu, sastavljen u skladu s važećim zakonima.
3. Postoje kategorije građana koji imaju pravo odbiti službena putovanja. Dopušteno ih je slati u drugi grad ili državu iz poslovnih razloga samo uz njihovu pismenu suglasnost.

Takve osobe uključuju:

• Majke djece do 3 godine.
• Roditelji ili skrbnici osoba s invaliditetom mlađih od 18 godina.
• Građani njeguju bolesne članove obitelji, prema liječničkom nalazu.
• Majke i očevi koji odgajaju djecu mlađu od 5 godina bez supružnika.

Direktor

Rad najviših rukovoditelja poduzeća često se povezuje s "putovanjima".

Službeno putovanje direktora poduzeća u pravilu se ne formalizira naredbom, već nalogom koji sadrži izraz: "Idem na službeni put s ciljem ...".

Čelnik tvrtke može ići na poslovno putovanje, posebice kako bi osvojio nova prodajna tržišta, potragu za kupcima i sklopio ugovore o isporuci proizvoda. Kako će u ovom slučaju zvučati svrha službenog puta direktora? primjeri:

• pregovaranje i sklapanje ugovora s Firma doo;
• pregovori sa sudionicima konferencije "Roba budućnosti" u gradu N-sk "___" ________ 20__ godine;
• demonstracija uzoraka proizvoda "Subject-1" tvrtke "Veliki kupac";
• prezentacija robe za tvrtku "Dobar klijent" dd.

Prva osoba tvrtke također može otputovati u drugi grad ili državu kako bi se sastala s postojećim klijentima tvrtke. Za ovaj slučaj stručnjaci za ljudske resurse već su smislili kako napisati svrhu službenog putovanja na potvrdu o službenom putu. primjeri:

• rasprava o uvjetima ugovora za nabavu proizvodne opreme za LLC "Naš prijatelj";
• koordinacija s dd "Koncern" plana nabave za 2. polovicu godine ____.

Direktori tvrtki s vremena na vrijeme šalju se u druge gradove ili zemlje kako bi "otvorili novu podružnicu tvrtke". Ova formulacija željenog rezultata također je prihvatljiva u dokumentima. Međutim, u ovom slučaju vrijedi identificirati i ciljeve i ciljeve putovanja. Primjer:

“Odlazim u Nsk kako bih organizirao rad nove strukturne jedinice.

• Studija ciljnog tržišta.
• Testiranje i zapošljavanje djelatnika na poziciju voditelja poslovnice.
• Koordinacija s voditeljem ispostave planova rada za ___ godinu“.

Također, voditelj male tvrtke, poput stručnjaka u odjelu nabave, može otići u drugi grad ili državu kako bi kupio novu opremu, zaključio ugovore o nabavi sirovina, materijala, komponenti, pregovarao o uvjetima suradnje s dobavljači. U tom slučaju dokumenti također trebaju ispravno naznačiti svrhu službenog puta ravnatelja. primjeri:

• pregovori s LLC "Partner" o kupnji pošiljke robe "Veshch";
• sklapanje ugovora o kupnji proizvoda od strane LLC "Poster";
• kupnja opreme "Stroj";
• istraživanje uzoraka robe "Stuck" od LLC "Proizvođač".

Kako se drugačije može formulirati svrha službenog putovanja prve osobe tvrtke? primjeri:

• trening;
• sudjelovanje na izložbi, seminaru, konferenciji "(prisustvo događanjima vezanim uz financijske i gospodarske aktivnosti poduzeća);
• profesionalni razvoj;
• ovladavanje novim tehnologijama;
• provjera kvalitete rada jedinice.

Primjeri ispravnih formulacija

Kako bismo vam olakšali odluku o pripremi dokumenata, navest ćemo nekoliko primjera ciljeva poslovnog putovanja s ispravnim formulacijama. Možda ćete među njima čak pronaći onaj koji je prikladan za vaš konkretni slučaj:

Uprava i direkcija

• Otvaranje nove strukturne jedinice
• Pregovori o sklapanju dugoročnog ugovora o opskrbi
• Neplanirana revizija osoblja udaljene poslovnice
• Širenje poslovnih veza

Odjel prodaje

• Istraživanje tržišta
• Pregovori s potencijalnim veleprodajnim kupcima
• Komparativna analiza konkurentskih proizvoda
• Stručno usavršavanje: prodajni treninzi, razmjena znanja i iskustava

Znanstveno osoblje

• Sudjelovanje na putujućim izložbama, konferencijama i prezentacijama
• Prikupljanje informacija za istraživačke aktivnosti
• Terensko istraživanje
• Proučavanje primarnih izvora znanstvenih radova

Sektor poljoprivrede

• Gostovanje izložbi posvećenih novim tehnologijama u području poljoprivrede
• Prodaja proizvoda na sajmovima i sličnim događanjima
• Kupnja poljoprivrednih strojeva
• Kupnja gnojiva ili stočne hrane

Navedeni su najčešći razlozi službenih putovanja za navedene skupine zaposlenika. Naravno, neki od njih su univerzalni i mogu ih obavljati zaposlenici različitih odjela. Tako, primjerice, obuka može postati cilj službenog puta direktora, a prodajni predstavnik može se pobrinuti za ugovor o nabavi.