organizacije (obrazac T-3) jedan je od obveznih kadrovskih dokumenata koji moraju biti prisutni u svakom poduzeću. Obrazac T-3 možete koristiti kao obrazac za zapošljavanje ili možete samostalno razviti obrazac prikladan za vašu organizaciju, koji će uzeti u obzir individualne karakteristike vaših aktivnosti. Raspored T-3 sa zaposlenicima možete preuzeti u nastavku. Kako pravilno ispuniti ovaj obrazac?

Uzorak rasporeda osoblja

Obrazac T-3 sadrži podatke o kadrovskoj popunjenosti organizacije. To uključuje podatke o odjelima poduzeća, nazive radnih jedinica i njihov broj. Također, za svaku poziciju naznačena je tarifna stopa, razni bonusi i dodaci. Zatim se izračunavaju ukupni mjesečni troškovi za sve pozicije. Dakle, tablica osoblja omogućuje vam procjenu razine mjesečnog proračuna plaća.

Ovaj kadrovski dokument je odobren; može se sastaviti, na primjer, na početku godine ili od početka aktivnosti organizacije. Organizacija samostalno odabire rok valjanosti. Ako se organizacija dinamično razvija, onda ima smisla svake godine sastavljati novu tablicu osoblja i navesti njezino razdoblje valjanosti - 1 godinu. Ako organizacija nije velika, onda će vaš raspored možda trajati nekoliko godina. U svakom slučaju, na obrascu T-3 morate navesti datum početka dokumenta i rok valjanosti.

Ako se tijekom obavljanja djelatnosti dogodi neka manja promjena u osoblju poduzeća (promjena broja radnih jedinica, promjena plaće neke radne jedinice, promjena naziva radnog mjesta), tada ima smisla ne odobriti novi raspored zaposlenih, ali da se mijenja postojeći. Da bi to učinio, upravitelj sastavlja odgovarajući nalog, a potrebne izmjene se unose u trenutni obrazac T-3. Ako su promjene raširene zbog, na primjer, , tada je bolje sastaviti novu tablicu osoblja.

Izrada ovog dokumenta povjerava se zaposlenicima kadrovske službe, a u nedostatku istih zaposlenicima računovodstvene službe.

Sam obrazac T-3 popunjava se vrlo jednostavno: morate ispuniti zaglavlje i tablicu s pozicijama.

Tablica osoblja u obrascu T-3 sadrži podatke o strukturnim odjelima poduzeća s naznakom njihovih kodova prema internoj klasifikaciji organizacije; nazive radnih mjesta prema OKPDTR klasifikatoru i njihov broj. Prikazan je i sustav nagrađivanja za ovo radno mjesto (plaća, dodaci).

Ukupna plaća za svaku jedinicu posla pomnožena je s brojem tih jedinica, a dobivena vrijednost odražavat će mjesečni proračun za zaposlenike na tom radnom mjestu. Zatim se zbrajaju mjesečne plaće svih pozicija i dobiva se mjesečni proračun za cjelokupno osoblje organizacije.

Nakon popunjenog obrasca T-3 isti se dostavlja na odobrenje voditelju koji na vrhu obrasca stavlja oznaku o odobrenju.

Za organiziranje kadrovske evidencije u poduzeću, početnici HR službenici i računovođe savršeno odgovaraju autorskom tečaju Olge Likine (računovođa M.Video management) ⇓

★

Kadrovski raspored je kadrovski plan. Neke tvrtke to zanemaruju, ali Državni porezni inspektorat to može smatrati prekršajem.

U praksi je kadrovska popunjenost neophodna i pomaže poslodavcu kako za unutarnju kontrolu i upravljanje, tako i za komunikaciju s inspekcijskim tijelima. Danas razumijemo aspekte pripreme i održavanja dokumenta: sastavljamo raspored osoblja za 2020. u skladu sa svim pravilima.

Važno je napomenuti da je prilikom sastavljanja svih internih dokumenata tvrtke važno ispravno navesti nazive pozicija, profesija i specijalnosti zaposlenika. Kao što je navedeno u dijelu 2. čl. 57 Zakona o radu Ruske Federacije, ako je rad na određenom položaju povezan s ograničenjima ili uključuje prisutnost beneficija, naziv ovog položaja (specijalnost, profesija) mora strogo odgovarati nazivu sadržanom u profesionalnom standardu ili kvalifikaciji. imenik.

Točnost naziva radnog mjesta vrlo je važna za zaposlenika pri podnošenju zahtjeva za povlaštenu mirovinu. Najvažniji uvjet za ostvarivanje mirovina je točna podudarnost unosa naziva položaja i zanimanja navedenih u radnim knjižicama zaposlenika i tablici osoblja, s popisima br. 1 i br. 2 proizvodnje, rada, profesije, položaji i pokazatelji koji daju pravo računati na povlaštenu mirovinu, koji su odobreni Rezolucijom Kabineta ministara SSSR-a od 26. siječnja 1991. br. 10.

Koje su posljedice nedostatka osoblja?

Budući da je ovaj obrazac samo savjetodavan, mnogi poslodavci se pitaju koliko je obavezan. Odgovor je jednostavan. Od organizacija se obično traži da ovaj interni dokument daju inspektorima rada i poreznim inspektorima tijekom inspekcija. Unatoč činjenici da u Zakonu o radu nema izravnih naznaka da je to obvezno, spominje se itd. Zakon o radu Ruske Federacije, a iz toga Državna porezna inspekcija izvlači zaključak da je dokument obvezan. Njegov izostanak tumači se kao kršenje zakona o radu i zaštiti na radu. Za takav prekršaj, službenik se kažnjava novčanom kaznom od 1000-5000 rubalja, organizacija - u iznosu od 30.000 do 50.000 rubalja (članak 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Ovaj dokument pomaže opravdati otpuštanje zaposlenika zbog smanjenja osoblja prilikom razmatranja slučaja na sudu. Bez tog dokumenta poslodavac teško može dokazati opravdanost otkaza. Također je nemoguće dokazati da u trenutku otpuštanja u organizaciji nije bilo slobodnih radnih mjesta koja je trebalo ponuditi otpuštenim zaposlenicima (poslodavac je dužan ponuditi druge poslove tijekom otpuštanja prema članku 179. Zakona o radu Ruske Federacije). Federacija; za to moraju biti naznačeni na osoblju).

Tko i kako izrađuje i vodi raspored zaposlenih?

Općenito govoreći, sastavljanje takve dokumentacije je funkcija i sveta dužnost ekonomista rada iz odjela za organizaciju i nagrađivanje (Kvalifikacijski priručnik za radna mjesta rukovoditelja, stručnjaka i drugih zaposlenika, Rezolucija Ministarstva rada Rusije br. 37 od 21.08.1998.). Ovom stručnjaku u radu će pomoći uzorak popunjavanja tablice osoblja 2020: jasno pokazuje postupak održavanja i popunjavanja dokumenta.

Međutim, kadrovsku evidenciju zapravo vode računovođe, kadrovici i odvjetnici, koji moraju smisliti kako izračunati broj stopa. Budući da je tablica osoblja regulatorni dokument organizacije odobren od strane najvišeg rukovodstva, koji formalizira strukturu i broj zaposlenika, navodeći iznos plaće ovisno o položaju koji obnaša, šef tvrtke i glavni računovođa službeno su odgovorni za dokument, budući da ga potpisuju.

Važno pitanje je kada se odobrava kadrovski raspored za sljedeću godinu? Ovaj obrazac se sastavlja za bilo koje razdoblje, ali obično se radi za godinu dana i pregledava se svaki put na početku godine. Kako bi ovaj postupak svaki put prošao glatko, vrijedi ga opisati u uputama za upravljanje uredom i navesti:

• uvjete i pravila za izradu i uvođenje promjena;
• obrazac naloga za odobrenje osoblja;
• osobe odgovorne za formiranje i potpisivanje;
• sastav pravnih i lokalnih propisa poslodavca na temelju kojih se isprava izrađuje;
• djelatnici s kojima je potrebno uskladiti nacrt dokumenta i izmjene istog.

Obrazac dokumenta

Nakon što smo se pozabavili pitanjem što je tablica osoblja, prijeđimo na pitanje njegovog oblika. Ovaj dokument je lokalni regulatorni akt koji opisuje organizacijsku strukturu tvrtke i sadrži podatke o broju njezinog osoblja. Sastavlja se prema obrascu br. T-3 (Rezolucija br. 1 Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije „O odobrenju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovu isplatu“ od 01.05.2004.) , ali ne postoje strogi zahtjevi za njegovu upotrebu - obrazac je savjetodavan. Svaka tvrtka ga prilagođava svojim potrebama. Preporučamo korištenje obrasca broj T-3 u uobičajenom obliku jer sadrži sve potrebne podatke. Ovako izgleda obrazac za zapošljavanje za 2020. koji je odobrio Državni odbor za statistiku.

Kako pravilno ispuniti obrazac br. T-3

Pogledajmo korak po korak primjer tablice osoblja LLC za 2020. Ispunjavamo detalje obrasca kao što je prikazano u primjeru.

Naziv organizacije mora u potpunosti odgovarati onom sadržanom u osnivačkim dokumentima, uključujući skraćeni naziv i naziv na stranom jeziku. Ako postoji skraćeni naziv, navodi se u obrascu u zagradi, iza punog naziva.

Šifra organizacije - osam kodnih znakova prema Sveruskom klasifikatoru poduzeća i organizacija (OKPO).

Broj dokumenta i datum izrade ispisuje se u formatu HH.MM.GGGG

Valjanost. Označava koliko dugo dokument vrijedi i od kojeg datuma stupa na snagu.

Ispunite polja, ima ih ukupno 10.

Naziv ustrojstvene jedinice navodi se bez kratica u skladu s klasifikatorom jedinica koji je odobrio poslodavac. Ako nema klasifikatora, onda po abecednom redu ili prema silaznom redoslijedu broja zaposlenika odjela. Ako pružanje pogodnosti zaposlenicima ovisi o nazivu odjela, navodimo naziv odjela u skladu s industrijskim klasifikatorima opasnih industrija i drugim relevantnim dokumentima.

Šifru strukturne jedinice u dokumentu ispunjavamo prema klasifikatoru u kojem su raspoređene po funkcionalnoj važnosti. Ako ne postoji klasifikator, šifre se mogu dodijeliti odjelima poredanim abecednim redom ili prema drugom principu.

Položaj (specijalnost, profesija), čin, klasa (kategorija), kvalifikacije u osoblju naznačeni su bez kratica u sastavu strukturne jedinice, počevši od upravitelja, završavajući s tehničkim izvođačem. Pažnja: za radnike - profesije, za zaposlenike - pozicije (stavak 7. članka 144. Zakona o radu Ruske Federacije).

Za svako radno mjesto ili zanimanje naveden je broj jedinica. Ako je predviđeno nepuno radno vrijeme, to se označava u odgovarajućim udjelima (npr. 0,5; 2,75 itd.).

Tarifna stopa i plaća iskazuju se u visini mjesečne plaće, ovisno o sustavu nagrađivanja (tarifa, plaća, postotak dobiti, stopa radnog učešća i dr.). Iznos plaće mora biti naveden u rubljima ili kao postotak, koeficijenti itd. Praksa iskazivanja plaća u dolarima gotovo je zastarjela. Zakon o regulaciji valute to izravno zabranjuje, a Zakon o radu Ruske Federacije govori o obvezi poslodavca da isplaćuje plaće u rubljima.

Dodaci. U stupcima 6-8 iskazuju se stimulacije i naknade utvrđene zakonom ili na inicijativu poslodavca.

U odjeljku "Ukupno" naveden je ukupni iznos stupaca 5-8 (plaća i naknada), pomnožen s brojem jedinica osoblja.

Napomena se popunjava ako su podaci u stupcima obrasca dvosmisleni i zahtijevaju pojašnjenje.

U retku "Ukupno" navedite ukupan broj radnih mjesta i ukupni iznos isplata po svim stopama, uzimajući u obzir sve dodatke, koji će iznositi mjesečnu plaću.

Nacrt naloga potpisuju kadrovski menadžer i glavni računovođa.

Ne zaboravite staviti broj dokumenta u odgovarajuće polje na obrascu.

Pripremamo nalog za odobrenje

Tekst naloga ukazuje na činjenicu odobrenja tablice osoblja, ukupan broj jedinica osoblja i datum stupanja dokumenta na snagu. Nalog potpisuje čelnik poduzeća ili druga ovlaštena osoba, a zatim se upisuje u dnevnik za evidentiranje naloga za glavnu djelatnost. Registarski broj je utisnut na nalogu. Zatim se nalog i raspored šalju na pohranu, u pravilu, zajedno s drugim dokumentima o glavnoj djelatnosti (plan je za trajno skladištenje, a nalog je za 75 godina, vidi paragrafe 19. i 71. popisa odobrenog naredbom Ministarstvo kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558 ).

Kako napraviti promjene

Budući da je tablica osoblja odobrena naredbom, izmjene se vrše odgovarajućim naredbama. Datum izdavanja naloga za promjenu i datum stupanja promjene na snagu obično nisu isti.

Promjene u pravilu zahvaćaju stalno zaposlene osobe pa slijede izmjene ugovora o radu. U većini slučajeva njihova uporaba zahtijeva suglasnost zaposlenika, poštivanje razdoblja obavijesti osoblja itd.

Upoznavanje zaposlenika s nalogom za izmjenu rasporeda osoblja ne potvrđuje njegov pristanak na promjenu uvjeta ugovora o radu.

Pogledajmo kako odraziti promjene u plaćama zaposlenika. Poslodavac je dužan o tome obavijestiti zaposlenike dva mjeseca unaprijed, a zatim izdati nalog za promjenu rasporeda zaposlenih. Naredbom su određena radna mjesta, nove plaće i vrijeme stupanja izmjena na snagu. S nalogom se prilikom potpisa upoznaju djelatnici kadrovske službe koji će vršiti izmjene ugovora o radu.

Zatim se sa zaposlenicima sklapaju dodatni ugovori. Nije dovoljno da se ograniče na činjenicu povećanja ili smanjenja plaće; potrebno je navesti razloge (prema člancima 22 i 132 Zakona o radu Ruske Federacije. Plaća zaposlenika je bitan uvjet ugovora o radu, a njegova veličina ovisi o stručnoj spremi, složenosti poslova koji se obavljaju, količini i kvaliteti uloženog rada). U suprotnom, zaposlenik će, primjerice, moći tražiti doplatu za prethodna razdoblja u kojima je radio isto, ali za manje novca.

Jednostrano smanjiti plaće prema čl. 74 Zakona o radu Ruske Federacije je moguće, ali to zahtijeva strogo pridržavanje cijele procedure: izdavanje potrebne naredbe za uvođenje promjena, pisanu obavijest zaposlenicima dva mjeseca unaprijed i obveznu ponudu svih redovnih slobodnih radnih mjesta zaposlenika koji odbija raditi u novim uvjetima. Ako je zaposlenik suglasan s novim uvjetima, s njim se sklapa dodatni ugovor. Ako je spreman preuzeti drugo upražnjeno radno mjesto, vrši se transfer. Ako usprkos cijeloj proceduri zaposlenik odbije raditi za manju plaću, poslodavac mu ima pravo dati otkaz prema klauzuli 7. dio 1.

Državni propisi određuju glavni popis dokumenata, čija je prisutnost obvezna za svakog poslodavca, bez obzira na organizacijski i pravni oblik. Popis ovih dokumenata uključuje i tablicu osoblja. Iako nema izravnih naznaka o tome u zakonodavstvu, tablica osoblja spominje se u nekoliko članaka Zakona o radu Ruske Federacije, što neizravno potvrđuje potrebu za njegovim postojanjem.

Što je kadroviranje

Raspored osoblja jedan je od temeljnih dokumenata svih organizacija. Sadrži podatke o strukturi poduzeća, radnim mjestima i broju zaposlenih.

U onim organizacijama u kojima je sustav nagrađivanja ograničen samo na plaće, ovo je glavni dokument za izračun plaća.

Na temelju čega se popunjava?

Ako je organizacija tek započela svoje aktivnosti i kadrovska tablica se sastavlja prvi put, tada bi bilo preporučljivo prvo razmisliti o popisu potrebnih pozicija i sastaviti dokument koji regulira plaće.

Odgovoran za kompilaciju

Raspored osoblja sastavlja svaki zaposlenik koji mu je dodijeljen. U pravilu je to zaposlenik kadrovske službe ili računovođa.

Upoznavanje s ovim dokumentom

Budući da tablica osoblja nije lokalni regulatorni akt organizacije (stavak 7. pisma Rostruda od 15. svibnja 2014. N PG/4653-6-1), poslodavac nije dužan upoznati zaposlenike s tablicom osoblja.

Primarni zahtjevi

Raspored zaposlenih nalazi se u popisu jedinstvenih obrazaca, gdje ide pod slovom T-3. Većina organizacija koristi ovaj obrazac jer sadrži sva potrebna polja i stupce.

No uporaba ovog obrasca nije obvezna, već je samo savjetodavne prirode, iako je oko toga bilo dosta polemika. Ovo je pitanje konačno riješeno pismom Rostruda od 23. siječnja 2013. N PG/409-6-1. Izravno navodi da organizacije imaju pravo razviti vlastite obrasce ovog dokumenta i koristiti ih, glavno je uzeti u obzir zahtjeve zakona.

Posebno u čl. 15, 57 Zakona o radu Ruske Federacije navodi se da se radna funkcija zaposlenika određuje u skladu s položajem i profesijom navedenim u rasporedu osoblja. Odnosno, nazivi pozicija moraju biti uključeni u ovaj dokument.

Kako pravilno ispuniti tablicu osoblja za LLC poduzeća i samostalne poduzetnike

Rekviziti

• puno ime organizacije mora biti navedeno u potpunom skladu s osnivačkim dokumentima;
• OKPO je 8-znamenkasti kod organizacije. Ovi podaci sadržani su u informativnom pismu statističkih tijela, koje bi trebalo biti dostupno u svakom poduzeću;
• broj osoblja. Ovdje nema jasnih zahtjeva. Možete koristiti kontinuirano numeriranje, možete započeti svaku godinu s brojem 1 i označiti godinu kroz razlomak, možete koristiti bilo koji drugi način numeriranja.
• Datum pripreme. Naveden je stvarni datum sastavljanja; može se razlikovati od datuma stupanja na snagu tablice osoblja (na primjer, tablica osoblja sastavljena u prosincu tekuće godine stupa na snagu 1. siječnja sljedeće godine);
• naznačeno je razdoblje važenja rasporeda osoblja, najčešće 1 godina, i od kojeg datuma stupa na snagu;
• u gornjem desnom kutu stavlja se pečat „Odobreno“ i navode se detalji naloga o suglasnosti i provedbe rasporeda zaposlenih. Pečat organizacije se u pravilu stavlja na vrh pečata "Odobreno", iako to nije propisano zakonom.

Kadrovski obrazac 2020

Obrazac se može preuzeti iz bilo kojeg pravnog sustava, kao što je Konzultant ili Jamac. U pravilu, format koji se nudi za preuzimanje je Word ili Excel; ovdje nema temeljne razlike, ali je prikladnije održavati u tabelarnom obliku, jer se formule mogu unijeti u odgovarajuće ćelije, a sam dokument izračunat će broj. kadrovskih jedinica i fonda plaća.

Postupak popunjavanja obrasca T-3

Stupac 1 "Naziv strukturne jedinice"

Strukturne jedinice uključuju podružnice, predstavništva, radionice, odjele itd.

Obično počinju s odjelima višeg menadžmenta, zatim računovodstvenim i financijskim uslugama, proizvodnjom i poslovnim uslugama.

Na primjer: uprava, odjel financija i investicija, ekonomski odjel, odjel prodaje itd.

Stupac 2 "Šifra odjela"

Ovdje se kodiranje dodjeljuje prema istom principu koji se koristi u prvom stupcu i označava podređenost strukturnih jedinica. Na primjer, odjel za financije i imovinu ima šifru 02; njemu podređeni odjel za financije imat će šifru 02.2. Ovaj se stupac rijetko popunjava, uglavnom u vrlo velikim poduzećima. I može se potpuno isključiti iz dokumenta.

Stupac 3 "Pozicija (specijalnost, profesija), rang, klasa (kategorija) kvalifikacija"

Pozicije se upisuju u nominativu i jednini, u cijelosti, bez kratica.

Poslodavac ima pravo odrediti nazive radnih mjesta, osim onih povezanih s teškim i štetnim uvjetima rada i primanjem državnih beneficija (prijevremeno umirovljenje). Ova radna mjesta moraju biti upisana u skladu s kvalifikacijskim i tarifnim priručnikom, odnosno standardima struke koji su trenutno u izradi.

Stupac 4 „Broj jedinica osoblja”

Ovdje je naveden broj jedinica osoblja za svaku poziciju; može biti cijeli broj ili razlomak, na primjer 05 ili 0,25 stope, što znači da je količina radnog vremena za takvu poziciju smanjena dva ili četiri puta .

Napomena: prilikom navođenja radnih mjesta i kadrovskih jedinica, poslodavac ima pravo navesti bilo koji broj, neovisno o stvarnom broju zaposlenih. Odnosno, on može dodati 3 računovodstvene jedinice na tablicu osoblja, ali zaposliti 2, a treća jedinica može ostati prazna koliko god dugo želi.

Iznimka je kadrovsko mjesto koje je predviđeno za kvotu za osobe s invaliditetom. Njegovo slobodno mjesto mora se prijaviti tijelima za zapošljavanje.

Stupac 5 "Tarifna stopa (plaća) itd., rub."

Sve ovisi o sustavima nagrađivanja usvojenim u organizaciji. To može uključivati ​​plaću, tarifnu stopu ili razne postotke i koeficijente.

Ako nije moguće unijeti određene brojke, možete jednostavno naznačiti oblik naknade "po komadu", "akord". Ali onda bi u sljedećim stupcima trebala stajati poveznica na Pravilnik o nagrađivanju ili neki drugi dokument koji opisuje obračun plaće.

Stupci 6,7,8 "Dodatni dodaci, rub."

Ispunjeno u skladu s Pravilnikom o plaćama i drugim lokalnim regulatornim dokumentima. To je obično uključeno:

• bonus za noćni rad;
• čišćenje kupaonica;
• sjeverni dodaci;
• ostala dodatna plaćanja i naknade.

U ovim redovima možete jednostavno naznačiti dokument u kojem je sve to navedeno, pogotovo ako ima puno dodataka. Jedino što u ovim stupcima nije navedeno su dodaci koji se obračunavaju na cijelu plaću. Na primjer, bonus, koji se isplaćuje u iznosu određenog postotka svih prethodno obračunatih iznosa (plaća ili tarifna stopa plus dodaci).

Stupac 9 “Ukupno mjesečno”

Ovaj stupac se može popuniti samo ako su u stupcima 5-10 iznosi napisani u rubljama i za isto vremensko razdoblje (rubalja/dan, rublja/sat), u suprotnom se upisuje ili crtica ili se množi iznos samo plaće prema broju jedinica osoblja.

Stupac 10 "Napomena"

Ovdje se može navesti lokalni regulatorni akt koji regulira plaće, minimalna plaća ako je utvrđena (na primjer, plaćanje po komadu, a bilješka označava: "ne manje od 10 000 rubalja.")

Kao što je već spomenuto, poslodavac može isključiti stupce koji su mu nepotrebni.

Uzorak popunjavanja obrasca tablice osoblja T-3

Stvari koje treba zapamtiti

Prilikom popunjavanja stupca 5 tablice osoblja, morate imati na umu da se takozvana "vilica" naknade ne može unijeti u tablicu osoblja. Budući da je zakonski utvrđeno da za jednak rad postoji jednaka plaća (članak 22. Zakona o radu Ruske Federacije).

Odnosno, ako u jednom odjelu postoje 2 radna mjesta računovođa, tada bi plaća ili tarifna stopa trebala biti ista. Ali možete postaviti pojedinačne dodatke i dodatke.

Tko potpisuje

Obrazac T-3 zahtijeva dva potpisa ispod tablice osoblja: zaposlenik odjela ljudskih resursa i glavni računovođa. Ako neka kategorija nedostaje, onda se može proći jednim potpisom, ili odgovarajućim nalogom da organizacija imenuje druge osobe.

Uvjeti i mjesto skladištenja

Izvorna tablica osoblja pohranjuje se u odjelu za osoblje ili u odjelu računovodstva, to se određuje protokom dokumenata određene organizacije. U svakom slučaju, ako je original u odjelu za osoblje, onda bi trebala postojati kopija u odjelu računovodstva i obrnuto.

Prema paragrafima. "a" umjetnost. Članak 71 1.2 „Organizacijske osnove upravljanja” Popisa standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u procesu aktivnosti državnih tijela, lokalnih vlasti i organizacija, s naznakom razdoblja pohrane (odobren Nalogom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. 2010 N 558), tablica osoblja trajno se pohranjuje u organizaciji.

Promjena

Zakon ne utvrđuje rok važenja tablice osoblja, tako da može biti jedini tijekom cijelog životnog vijeka poduzeća, a sve promjene i dodaci bit će formalizirani u posebnim naredbama za promjenu tablice osoblja.

Poslodavac sam donosi odluku o promjeni podataka u kadrovskom rasporedu, u ovom slučaju nije ograničen u vremenu i broju promjena. Izuzetak su zakonom predviđeni slučajevi, npr. provođenje mjera smanjenja. U ovom slučaju, rok za izvršenje promjene utvrđen je Zakonom o radu.

Rezultati

Tablica osoblja jedan je od glavnih dokumenata poduzeća bilo kojeg oblika vlasništva, koji sadrži važne dokumente. Budući da u tijeku dokumenata nema analoga ovom dokumentu, održavanje tablice osoblja nije samo obavezno, već je i neophodno za optimalnu organizaciju rada poduzeća.

Video - kako izraditi tablicu osoblja za poduzeće u programu 1C:

Zdravo! Jeste li ikada čuli za takav dokument kao što je "Raspored osoblja organizacije"? Ali to je dokument na temelju kojeg se obračunavaju plaće, primaju i otpuštaju zaposlenici. Sada ćemo pokušati detaljno razgovarati o tome koje funkcije SR obavlja i kako ga pravilno sastaviti.

Što je "raspored osoblja"

Svatko od vas je barem jednom u životu bio u odjelu ljudskih resursa nekog poduzeća. Vjerojatno ste vidjeli nebrojene mape i osobne datoteke zaposlenika. Sigurno je mnoge zanimalo kako zaposlenici ovog odjela prikupljaju i pamte podatke o svim pozicijama, zaposlenicima itd.

I sve je vrlo jednostavno. Imaju dokument koji se zove tablica osoblja.

Stol za osoblje (SH)- ovo je regulatorni dokument koji pruža informacije o svim pozicijama poduzeća, broju zaposlenih s punim radnim vremenom, veličini njihovih tarifnih stopa i iznosu naknada.

Drugim riječima, ovo je dokument koji sadrži općenite podatke o broju zaposlenih u poduzeću i raspoloživim radnim mjestima. Osim toga, tablica osoblja prikazuje plaću za svako radno mjesto, uzimajući u obzir sve primjenjive dodatke.
Vrlo često ovaj dokument pomaže menadžerima poduzeća tijekom pravnih postupaka. Primjerice, zbog prisilnog smanjenja broja radnika, radnik je dobio otkaz i tužio bivše rukovoditelje. U ovom slučaju, ShR je izravan dokaz zakonitosti postupaka okrivljenika.

Zbog važnosti ovog dokumenta sve stranice su numerirane, prošivene i zapečaćene.

• Preuzmite uzorak naloga za odobrenje tablice osoblja

• Preuzmite Obrazac kadrovskog rasporeda N T-3

Kadrovske funkcije

Kao i svaki dokument, ShR obavlja niz funkcija. Glavni su:

• Mogućnost organizacije radnog vremena osoblja;
• Obračun mjesečnih plaća zaposlenika;
• Službena prijava novozaposlenih djelatnika;
• Pridržavanje pravila dnevne rutine;
• Premještanje prijavljenih djelatnika s jednog radnog mjesta na drugo itd.

Raspored osoblja je obavezan dokument

Svako poduzeće ima veliku količinu dokumentacije. Postoje dokumenti koji se održavaju bez greške, a postoje oni koji nastaju iz nužde. Na pitanje "Je li ShR obavezan dokument?" nemoguće je dati definitivan odgovor.

To je zbog činjenice da zakon o radu ne zahtijeva prisutnost radne snage u poduzeću. Ali ako uzmemo u obzir ovo pitanje na temelju zahtjeva Roskomstata, ispada da je ovaj dokument neophodan, jer to je primarna dokumentacija za obračun isplata plaća.

Iako zakon nigdje ne propisuje jasna pravila, većina organizacija vodi ovu vrstu dokumentacije. Uostalom, glavni dio državnih inspekcija počinje proučavanjem SR.

Zapravo, prisutnost ovog dokumenta olakšava život ne samo inspektorima, već i menadžerima, ljudskim resursima i računovodstvenim odjelima.

Koji je rok valjanosti rasporeda zaposlenih?

Nijedan službeni dokument ne navodi točan rok valjanosti ShR. Sam upravitelj ima pravo naznačiti razdoblje u kojem je ovaj dokument sastavljen. Najčešće se ponavlja svake godine i stupa na snagu 1. siječnja. Prilikom sastavljanja ShR-a naveden je datum njegove valjanosti. Ali ako ne navedete datum, dokument se smatra neograničenim i ne treba ga ponovno raditi.

Koliko i gdje se pohranjuje tablica osoblja?

Na temelju odluke Federalnog arhiva, ShR se nakon isteka mora čuvati u poduzeću 3 godine. A rok trajanja aranžmana osoblja je 75 godina.

Raspored osoblja– izborni dokument za svako poduzeće, koji se izrađuje na temelju rasporeda osoblja. To je mobilna verzija HR-a i uključuje detaljnije podatke o zaposlenicima tvrtke (navedena su puna imena radnika, skupina invaliditeta itd.).

Tko izmišlja

Prije početka izrade dokumenta, upravitelj izdaje nalog za promjenu tablice osoblja, gdje imenuje zaposlenika koji će ga sastaviti.

To može biti apsolutno bilo koji zaposlenik organizacije. Ali najčešće se takav posao povjerava zaposlenicima kadrovske službe, računovodstvenog odjela ili inženjera radnih standarda.

Koliko bi primjeraka ShR trebalo biti u proizvodnji?

Prilikom sastavljanja SR izrađuje se jedan primjerak. Dakle, original i kopija moraju se čuvati u kadrovskoj službi i računovodstvu.

Promjena osoblja

Ponekad je potrebno unijeti izmjene u postojeći SR. To se radi u nekoliko slučajeva:

1. Ako postoji reorganizacija društva;
2. Ako je potrebno optimizirati i unaprijediti rad upravljačkog aparata;
3. Ako izmjene zakonodavstva zahtijevaju obvezne izmjene i dopune ShR-a;
4. U slučaju promjena kadrovskih pozicija ;
5. Promjene položaja u rasporedu osoblja;
6. Promjene u plaćama u rasporedu osoblja.

Ako su promjene manje i ne zahtijevaju stvaranje novog HR-a, tada voditelj izdaje nalog za izmjenu rasporeda osoblja. Nakon toga odgovorni zaposlenik vrši izmjene i dopune postojećeg dokumenta.

Prilikom izmjene rasporeda osoblja, uprava nije dužna pismeno obavijestiti zaposlenike.

Drugi način za izmjene i dopune je stvaranje novog ShR.

Za bilo kakve promjene SR potrebno je izvršiti izmjene i dopune radnih knjižica i osobnih kartica zaposlenika. Prije nego što to učinite, morate dobiti pismeno dopuštenje za ovu radnju od zaposlenika.

Na primjer, ako se tekst naziva radnog mjesta neznatno promijeni, zaposlenik mora biti obaviješten pismenim putem. Tek nakon toga se vrše izmjene u njegovoj radnoj knjižici.

Ukoliko se promjene tiču ​​visine plaća, u tom slučaju zaposlenik se o tome obavještava pisanim putem 2 mjeseca unaprijed. Ove izmjene se istovremeno unose u ugovor o radu.

Postoji li obvezni obrazac za zapošljavanje?

Za sastavljanje SR najčešće se koristi unificirani. To je obrazac - tablica u koju treba unijeti podatke.

Većina organizacija uzima obrazac T-3 kao osnovu i "prilagođava" ga kako bi odgovarao njihovom poduzeću. To je dopušteno, odnosno jedinstveni obrazac ovog dokumenta nije obavezan.

U slučajevima kada poduzeće ima državni oblik upravljanja, tada se tablica osoblja sastavlja prema svim pravilima.

Struktura rasporeda osoblja organizacije

SR se sastoji od “zaglavlja”, tablice i podataka osoba koje su potpisale ovaj dokument.

Prvi dio dokumenata sadrži sljedeće podatke:

• Naziv organizacije, prema osnivačkim dokumentima;
• Datum početka ShR-a, njegov broj i razdoblje valjanosti. Numeriranje se može dodijeliti proizvoljno.
• Datum i broj naloga kojim se odobrava raspored osoblja;
• Ukupno osoblje.

Drugi dio je zbirka podataka za sve pozicije. Pogledat ćemo ga malo kasnije.

Treći dio sadrži imena i položaje osoba koje su potpisale ovaj dokument. Najčešće je to voditelj kadrovske službe i glavni računovođa.

Kako napraviti raspored osoblja

Nadamo se da nitko nije imao pitanja prilikom popunjavanja "zaglavlja", pa prijeđimo na popunjavanje same tablice.

1 stupac . Naziv strukturne jedinice. Treba ih navesti redoslijedom podređenosti. Na primjer, uprava, tajništvo, financijski odjel, računovodstvo itd.;

2 točke. Šifra odjela. Divizije numeriramo odozgo prema dolje (01,02,03, itd.);

3 točke. Naziv radnog mjesta. Podaci se unose u nominativu bez kratica, u jednini, vodeći se kvalifikacijskim i tarifnim imenicima;

4 točke . Broj jedinica osoblja. Ovaj stupac pokazuje koliko ljudi na jednoj poziciji treba poduzeću. Ova vrijednost može biti cijeli broj ili razlomak. Na primjer, 2,5 može značiti da će 2 zaposlenika raditi puno radno vrijeme, a jedan skraćeno;

5. grof . Iznos plaće, tarifne stope ili bonusa. Navedeno u rubljima za svaku poziciju. Ako, na primjer, rade 2 računovođe, ali im voditelj isplaćuje različite plaće, tada je u tablici osoblja navedena jedna plaća, a dodatne isplate u stupcu dodataka. Odnosno, plaća radnika na istom radnom mjestu treba biti ista;

6, 7, 8 stupaca . Dodaci za posebne uvjete rada. Možda ne postoje, tada se crtice stavljaju u stupce. Ali ako zaposlenik radi noću, praznicima ili čisti kupaonicu. čvorova itd., onda mu se po zakonu mora platiti stanovita naknada;

9. grof. Za samo mjesec dana. Podaci u stupcima 5,6,7,8 zbrajaju se, a zatim množe s brojem jedinica osoblja za svako radno mjesto;

10. grof . Bilješka. Može se navesti lokalni regulatorni akt na temelju kojeg se isplaćuju plaće;

Nakon unosa podataka potrebno ih je sažeti 4 I 9 stupac. Tako saznajemo broj jedinica osoblja u tablici osoblja i mjesečni fond plaća.

Odobrenje kadrovskog rasporeda

Prema pravilima za odobravanje tablice osoblja, nakon sastavljanja i provjere svih podataka, HR potpisuju upravitelj, glavni računovođa i voditelj kadrovske službe. Nakon toga voditelj poduzeća izdaje nalog za stavljanje ovog dokumenta na snagu.

Zaključak

SR nije obavezan, ali vrlo važan dokument svake organizacije. Na temelju njega možete prihvatiti novi. Osim toga, uz njegovu pomoć izračunavaju se plaće za zaposlenike tvrtke.

Ovaj dokument nije strogo reguliran, tako da se može "prilagoditi" za svaku organizaciju i po potrebi mijenjati. Ovo je spas za upravitelja tijekom inspekcija državnih agencija.

Prisutnost ovog dokumenta nije propisana zakonom. Pa ipak, postoji u mnogim, posebno velikim tvrtkama. U ovom članku ispitujemo važna pitanja: kako popuniti tablicu osoblja, tko bi ga trebao odobriti i je li moguće raditi bez njega.

Iz članka ćete naučiti:

Što je osoblje i zašto je potrebno?

“Kadrovi odlučuju o svemu”, govorilo se u sovjetsko doba, ali to nije izgubilo na važnosti u modernom poslovnom svijetu. Doista, ako usporedimo organizaciju sa živim organizmom, tada će tablica osoblja služiti kao kostur u njoj - struktura na kojoj se "izgrađuje" osoblje: radnici, menadžeri, vođe na različitim razinama.

Koliko zaposlenika tvrtka ukupno treba? Koliko bi njih trebalo biti na rukovodećim mjestima? Koliko jedinica je potrebno? Kakvi su izgledi za rast? Koliko bi svi ti ljudi trebali biti plaćeni? Ako takva pitanja postavljate kaotično, bit će teško voditi posao. Ali kada organizacija ima tablicu osoblja, slika postaje mnogo jasnija. Dakle, prvi razlog za sastavljanje "osoblja" je praktičan, pomaže:

• Formirajte jasnu strukturu poduzeća.
• Angažirajte učinkovit tim i uvijek pravovremeno odgovorite na slobodna radna mjesta.
• Upravljajte platnim spiskom i kontrolirajte plaće.

Nije potrebno navoditi konkretna imena zaposlenika. Kadrovski raspored je strukturni dokument na temelju kojeg služba za zapošljavanje popunjava djelatnike. Kada se zaposlenik zaposli ili nakon njegovog otkaza, glavni dokument se ne mijenja.

Kako pravilno sastaviti raspored osoblja

Unatoč činjenici da ne postoje obvezne norme ili uzorci za sastavljanje SR-a, svi koji su odgovorni za ovaj dokument željeli bi vidjeti konkretan primjer kako ga treba ispravno ispuniti.

Ovdje je prikladno uzeti kao osnovu jedinstveni obrazac T3, koji je odobrio Državni odbor za statistiku Rusije 5. siječnja 2004. Od 2013. ukinuta je uredba o ovom obrascu, a svi su uzorci umjesto obvezni postali preporučeni. Odnosno, ako je potrebno, svaka tvrtka može promijeniti predložak u skladu s internim potrebama organizacije. Međutim, sigurnije je i lakše pridržavati se prethodno razvijenih standarda.

Prilikom izrade pojedinačnog obrasca ShR potrebno je osigurati poštivanje drugog dijela članka 9. Zakona „O računovodstvu“.

Sastavljanje tablice osoblja može se podijeliti na ispunjavanje tri glavna odjeljka: zaglavlje, glavni i završni dijelovi. Pogledajmo detaljno svaki odjeljak.

Policajac

Bez obzira na format (u obrascu T-3 ili bez njega), zaglavlje počinje nazivom dokumenta. U našem slučaju, ovo je "Tablica osoblja". Također je potrebno navesti sve podatke o tvrtki:

• Naziv, uključujući pravni oblik (doo, dd ili drugo).
• Matični broj, kao i OKUD i OKPO šifre.

Ovdje također treba navesti datume pripreme, odobrenja, stupanja na snagu i isteka. Također je vrijedno dati pečat odobrenja.

Imajte na umu: jedinstveni obrazac ne predviđa strogi format odobrenja, pa biste se trebali voditi postojećim državnim standardima za ispunjavanje pečata odobrenja. Više o ShR odobrenju pročitajte u nastavku članka. Da biste u praksi razumjeli sve nijanse izrade, preuzmite ogledni dokument.

Primjer popunjavanja tablice osoblja obrasca T3

Glavni dio

Prema jedinstvenom obrascu, ovaj dio tablice osoblja formira se na temelju deset stupaca:

• Okvir 1: Naziv jedinice (velikim slovima).
• Stupac 2: Šifra odjela (obavezno preuzeti iz dokumenta o ustroju organizacije).
• Stupac 3: Naziv radnog mjesta i šifra. Ako u odjelu radi nekoliko stručnjaka, bolje ih je navesti u silaznom hijerarhijskom redoslijedu - od menadžera do običnih zaposlenika. Ako postoje zahtjevi za kvalifikacije ili rang, navedite.
• Stupac 4: Broj slobodnih radnih mjesta za svako radno mjesto. Radnici s nepunim radnim vremenom i radnici s nepunim radnim vremenom zbrajaju se za ovaj stupac. Na primjer, ako odjel ima 3 zaposlenika na nepuno radno vrijeme i jednog zaposlenog na puno radno vrijeme, vrijednost za stupac je 2,5.
• Okvir 5: Tarifna ljestvica ili plaća.
• Stupci 6–8: Podaci o bonusima i vrstama financijske motivacije, ako postoje.
• Stupac 9: Konačni fond plaća. Za izračun treba pomnožiti broj iz stupca 4 sa zbrojem vrijednosti iz stupaca 6, 7 i 8. Ovaj stupac je potrebno popuniti čak i ako su plaće mješovite ili betarifne.
• Okvir 10: Bilješke i bilješke, ako ih ima.

Završni dio

Ovdje su, u pravilu, potpisi onih koji su odgovorni za izradu i provedbu "osoblja". Na primjer, glavni računovođa i voditelj kadrovske službe. Na službenom obrascu nema mjesta za pečat, pa se on stavlja prema nahođenju upravitelja.

Ako specifičnosti tvrtke uključuju korištenje privremenih ili sezonskih radnika, vrijedi dodati SR uz stupac "Trajanje rada". Ako postoje zaposlenici koji rade u opasnim uvjetima, njihovi nazivi radnih mjesta moraju odgovarati onima navedenima u vladinim klasifikacijama i drugim propisima. Ako je raspored osoblja sastavljen i odobren, nazivi radnih mjesta u ugovorima o radu moraju odgovarati onima navedenima u njemu.

Tko sastavlja kadrovski raspored u organizaciji?

Pitanje tko bi trebao razvijati SR jedno je od najčešćih pitanja na HR forumima. I to ne čudi, jer ne postoje zakonski odobreni standardi u pogledu osoblja. Bitno je da spaja kadrovska i financijska pitanja. Stoga je logično da strukturu organizacije i nazive poslova zapisuju kadrovici, a ekonomisti ili računovođe da se bave rubrikama koje se odnose na tarifnu stavku, dodatke i druga financijska pitanja. U malim tvrtkama glavni knjigovođa često preuzima sve poslove oko sastavljanja izvješća o radu.

Kada se sastavlja osoblje?

Najbolje je izraditi ga i odobriti odmah nakon osnivanja tvrtke. Ako iz nekog razloga to nije učinjeno, nikad nije kasno za izradu takvog rasporeda.

Ne postoji zakonska periodika sastavljanja SR. Prema odluci uprave, to se može učiniti jednom godišnje, češće ili rjeđe. Najčešće, tvrtke biraju ovaj način: dokument se sastavlja godišnje, u fazi planiranja za sljedeću godinu. Tijekom tog razdoblja, ako se ukaže potreba, unose se izmjene u njega, potvrđujući ih odgovarajućim nalozima.

Stručnjaci preporučuju da se oblik ShR-a, kao i postupak i učestalost njegovog ažuriranja ugrade u poseban lokalni regulatorni akt.

Kako odobriti

Raspored osoblja odobrava šef tvrtke ili zaposlenik koji ima takve ovlasti (to mora biti naznačeno u osnivačkim dokumentima). Potrebno je izdati odgovarajuću naredbu, au ispravi u žigu suglasnosti upisati podatke o naredbi: njen broj i datum stupanja na snagu.

Rok trajanja

Kao i drugi organizacijski i regulatorni dokumenti tvrtke, ShR ima određeni rok trajanja. Kako bismo odredili koliko dugo treba čuvati ovaj dokument, obratimo se nalogu Ministarstva kulture br. 558 od 25.08.2010. Ima nekoliko položaja:

• Trajno se pohranjuje ako je razvijen u istom poduzeću. Ako je sa strane, tada je rok trajanja samo 3 godine.
• Projekti i radna dokumentacija za izradu te dokumentacije - 5 godina.
• Interna korespondencija u vezi s promjenama SR mora se čuvati 3 godine nakon usvajanja tih promjena.
• Povezani dokument (kadrenje) treba čuvati 75 godina.