Izvođenje discipline u oružanim snagama Ruske Federacije - poštivanje svih vojnika i civilnog osoblja Oružanih snaga Ruske Federacije sa zahtjevima pravnih akata Ministarstva obrane Ruske Federacije i Glavnog stožera Oružanih snaga Ruske Federacije, kao i naredbi, naredbi, uputa, uputa zapovjednika i načelnika o određenim pitanjima.

Izvršna disciplina uključuje kontrolu nad izvršavanjem naredbi zapovjednika (načelnika) i izvršenjem službenih dokumenata.

Kontrola izvršenja službenih dokumenata predstavlja skup mjera usmjerenih na kvalitetno i pravovremeno izvršavanje podataka u dokumentima o nalogu.

Nadzor nad izvršavanjem službenih dokumenata uključuje prikupljanje i generaliziranje podataka o stanju i rezultatima izvršenja dokumenata, donošenje tih podataka nadležnim službenicima kojima su date upute, poduzimanje potrebnih mjera za pravodobno i kvalitetno izvršavanje dokumenata i, ako je potrebno, primjena disciplinskih mjera osobama krivim za neblagovremeno i nekvalitetno izvršavanje dokumenata.

Zapovjednik (načelnik) vojnog kontrolnog tijela, kada vrši nadzor nad izvršavanjem službenih dokumenata, mora:

Organizirati proaktivni nadzor nad izvršavanjem službenih dokumenata u podređenim vojnim zapovjednim i nadzornim tijelima, uključujući identifikaciju sredstava i metoda kontrole pravovremenog izvršavanja zahtjeva za upozorenje (kontrolne kartice) radi dobivanja i analiziranja posrednih podataka o mjerama poduzetim za izvršenje naloga, obavljanje kontrolnih provjera napretka naloga, drugih aktivnost;

Imenovati dužnosnike odgovorne za nadzor izvršenja službenih dokumenata u podređenim tijelima vojnog zapovjedništva;

Pružanje podataka o statusu i rezultatima izvršenja službenih dokumenata višem nadzornom tijelu;

Nakon primitka obavijesti višeg nadzornog tijela o neizvršavanju u propisanom roku ili nedovoljne razrade dokumenata, poduzmite stroge mjere protiv prekršitelja disciplinske discipline, kako je naznačeno u izvješćima koja su dostavljena zapovjedniku (načelniku) koji je dao nalog.

Izravno vođenje rada na kontroli izvršenja službenih dokumenata dodjeljuje se osobama koje imenuju naredbe odgovarajućih zapovjednika (načelnika) vojnih zapovjednih i kontrolnih tijela.

Službeni koji izravno vrše kontrolu nad izvršenjem službenih dokumenata dužni su:

Imati sve potrebne podatke o kontroliranim dokumentima;

Najkasnije u roku od 3 dana (prema dokumentima s naznakom "hitno" - odmah) nakon primitka naloga dostaviti višem nadzornom tijelu podatke o izvršitelju (položaj, vojni čin, prezime, ime, prezime, službeni telefonski broj);

Provode stalnu kontrolu nad izvršavanjem službenih dokumenata i povremeno, ovisno o važnosti i hitnosti dokumenata, primaju aktualne podatke o napretku njihovog izvršenja;

Najkasnije 7 dana (za hitno - 1 dan, prema dokumentima koji označavaju „odmah“ - 3 dana) prije isteka razdoblja izvršenja, a nakon primitka zahtjeva - odmah dostaviti odgovarajućem nadzornom tijelu vojnog zapovjedništva informacije o statusu pogubljenja svakog kontroliranog dokument;

U slučaju da napredak izvršenja kontroliranog dokumenta ne jamči izvršenje servisne isprave u propisanom roku, poduzmite sve potrebne mjere kako biste osigurali njezino pravovremeno izvršavanje. Ako poduzete mjere ne daju željene rezultate, trebali biste to prijaviti višem tijelu i slijediti njegove preporuke;

Periodički analizirati stanje izvršenja dokumenata, čiji se rezultati trebaju izvijestiti odgovarajućim zapovjednicima (načelnicima);

Razviti mjere za jačanje kontrole nad izvršavanjem službenih dokumenata i podnositi prijedloge zapovjednicima (načelnicima) za poboljšanje ovog rada.

Stanje nadzora nad izvršavanjem službenih dokumenata provjerava dva puta godišnje (od 1. siječnja i 1. srpnja) posebno imenovana povjerenstva. Rezultati inspekcije odražavaju se u aktima.

Servisni dokumenti koji podliježu kontroli evidentiraju se prema dnevniku (kartici) za praćenje izvršenja službenih dokumenata ili se upisuju u memoriju osobnih elektroničkih računala (PC) koja bi trebala odražavati: datum, matične brojeve, kratak sadržaj dokumenta, upute službenika, rok , prezime izvođača, oznaka izvedbe i ostali potrebni podaci.

Dokument o usluzi smatra se izvršenim i uklanja se iz kontrole kada:

Sve upute na njemu su dovršene;

Rezultati razmatranja podnesenih dokumenata od strane službene osobe kojoj je data inicijalna uputa ne zahtijevaju ponovljena izvješća, a svi dokumenti koje je potpisao poslani su primateljima;

Rezultati izvršenja prijavljeni su višem nadzornom tijelu, gdje je zaprimljena potvrda o uklanjanju ovog dokumenta iz kontrole.

Svi se službeni dokumenti moraju izvršiti na vrijeme. Ako rok za izvršenje službenog dokumenta nije naveden u nalogu ili samom dokumentu, dokument se mora izvršiti u roku od najviše mjesec dana, a dokumenti s oznakom "hitno" - ne više od 3 dana. U roku od 10 dana izvršavaju se narudžbe koje sadrže upute „odmah“ u tekstu.

Rok izvršenja računa se u kalendarskim danima od dana potpisivanja početnog naloga od strane višeg službenika. Prema službenim dokumentima koji sadrže žalbu zamjenika Državne dume Savezne skupštine Ruske Federacije, rok za izvršenje je 30 dana, upit zastupnika 30 dana, parlamentarna istraga je 15 dana od datuma njihove početne registracije u tijelu vojne uprave.

Ako je potrebno produžiti rok za izvršenje naloga najkasnije u roku od 3 dana (prema hitnim dokumentima - 1 dan) prije isteka roka, dužnosniku koji je dao nalog predaje se izvješće s obrazloženim zahtjevom za produženje roka uz obvezno navođenje razloga kašnjenja, poduzetih mjera i roka potreban za izvršenje (reviziju) naloga. Izvješće s zahtjevom za produljenje roka dopušteno je podnositi bez pristanka službenika navedenih u uputi kao suizvršitelja.

Ako je nalog za izvršenje službenog dokumenta dat nekoliko službenika, tada je naznačen službenik odgovoran za izvršenje dokumenta u cjelini.

Ako odgovorna osoba nije navedena u nalogu, tada je službenik naveden u nalogu prvi odgovoran za izvršenje isprave, koji je dužan organizirati izvršenje i koordinaciju isprave sa službenicima navedenim u nalogu, a po potrebi i s drugima dužnosnici.

Izvođači moraju dostaviti svu potrebnu građu, u dogovoru s nacrtima pripremljenih dokumenata, ovjeriti ih i u slučaju neslaganja dati obrazložen zaključak. Suizvršitelji su odgovorni za pravovremeno i kvalitetno izvršavanje naloga, zajedno s odgovornim izvršiteljem dokumenta.

Službeni dokumenti koji ne udovoljavaju utvrđenim zahtjevima, a koji ne sadrže odgovore na sva pitanja postavljena u uputama, nisu dogovoreni s potrebnim službenicima, nisu prošli zakonsku kontrolu na propisan način ili su podneseni u kršenju rokova bez navođenja razloga kašnjenja i mjera utjecaja na nasilnike, vraćaju se na reviziju i ponovno podnošenje ili se izvješćuje u nacrtu naloga za kažnjavanje odgovornih.

Povratak službenih dokumenata koji ne udovoljavaju utvrđenim zahtjevima nije valjan razlog za odgodu roka.

Ako pitamo predstavnike poduzeća koji se odluče za kupnju EDMS-a što očekuju od sustava, zasigurno ćemo čuti da im je pomoć u organiziranju poslovnih procesa vrlo važna. Tržište EDMS nudi mnoštvo rješenja, a osim što će pojednostaviti interakciju unutar tvrtke, sustav će pomoći i u radu ureda, ugovornog odjela i odjela prodaje.

No koliko je učinkovito riješen početni problem nedostatka kontrole nad procesima?

U pravilu se grade procesi odobravanja dokumenata, izvršenja naloga. Za kontrolu se koriste razna izvješća, poput postotka dospjelih narudžbi na datum. Takve statistike mogu biti korisne, ali ne pokazuju uvijek dinamiku, što je važno za razumijevanje postaje li situacija bolja ili lošija. Nije uvijek moguće provesti dubinsku analizu, od općih pokazatelja do konkretnih ljudi i njihovih zadataka.

Stoga važan čimbenik u uspješnoj upotrebi sustava može biti alat kojim možete učiniti transparentnije sve procese u tvrtki i pružiti najcjelovitije informacije menadžeru za donošenje odluka.

Pokušat ćemo zamisliti kako takav alat može izgledati za interaktivnu analizu učinka zaposlenika u sustavu.

Rezime slika

Usredotočit ćemo se na praćenje izvršenja procesa i istaknuti nekoliko univerzalnih pokazatelja:

● Izvođenje discipline jedna je od najjednostavnijih, ali istovremeno korisnih mjernih podataka. To pokazuje koliko zaposlenik pravovremeno izvršava dodijeljene zadatke.

● Radno opterećenje zaposlenika korisno je kada tražite uska grla, odnosno zaposlenike s previše procesa. Istodobno je važno razumjeti je li zaposlenik uspio sve dovršiti na vrijeme.

● Pravovremenost izvršavanja različitih postupaka (naredbe, odobrenja dokumenata) mogu dati podatke o prisutnosti sistemskih problema s njihovim izvršavanjem. Na primjer, neki procesi možda nisu optimalni ili zaposlenici neki dio posla mogu smatrati niskim prioritetom.

● Korisna će biti i ukupna dinamika broja zadataka. U fazi implementacije omogućuje vam da procijenite koliko intenzivno zaposlenici koriste sustav i na vrijeme odredite trendove u izvršavanju zadataka. Može poslužiti kao dobar pokazatelj prilikom uvođenja različitih organizacijskih mjera.

Ako ove pokazatelje kombiniramo u jednu sažetu sliku, dobit ćemo primjer početne stranice alata za analizu rada zaposlenika u sustavu.

Pokazatelji se prikazuju grafičkim grafikonima:

● "Izvođenje discipline" s vrijednošću od 0 do 100%. Odmah vidimo opću sliku tvrtke u cjelini.

● "Zastarjeli procesi" u obliku torte, čiji su dijelovi različiti procesi. Brzo identificiramo „problematične“ vrste procesa.

● "Zaposlenici s velikim radnim opterećenjem" u obliku dvije trake za svaku: zelena - broj zadataka bez kršenja roka, crvena - broj prekasnih zadataka. Brzo identificiramo zaposlenike koji su „uska grla“: broj zadataka je velik, u kombinaciji s puno „crvenih“.

● "Dinamika rada sa zadacima" bit će prikazana kao grafikon s dva retka: ukupan broj aktivnih zadataka za svaki datum i broj zadataka s kršenjem roka (crveno). Odmah vidimo opću dinamiku duž crvene linije: situacija je stabilna, poboljšava se ili se pogoršava.

U ovom je pogledu moguće procijeniti opće stanje rada zaposlenih u sustavu, ali što ako želimo detaljno razmotriti svaki pokazatelj?

Prikladno rješenje bilo bi dodati interaktivnost: kad odaberemo vrijednost za pokazatelj na početnoj stranici, možemo prijeći na stranicu s proširenim podacima. Na primjer, odabirom određenog zaposlenika s velikim opterećenjem, idite na stranicu koja će pokazati od čega je došlo ovo opterećenje.

Razmotrimo svaku takvu stranicu zasebno.

Analiza izvedbene discipline

Disciplina izvedbe odražava postotak izvršenih zadataka na vrijeme.

● Ili se sustav uopće ne koristi.

● Svi zaposlenici nisu učinkoviti.

● Ili je vrijeme zadataka očito nerealno.

Ako disciplina u posljednjih mjesec dana nije prešla 50%, onda bez sumnje može se dati ocjena - loše. Ali kako shvatiti što je sačinjavalo takvo značenje, postoje li neki pozitivni ili negativni trendovi? Stoga je za disciplinu izvođenja potreban njegov detalj.

Iz sažetke slike, odabirom pokazatelja "Izvođenje discipline", idite na stranicu s njenom detaljnom analizom.

Ovdje vidimo postotak pokazatelja po zaposlenom. Najbolje je započeti s organizacijskim mjerama za povećanje discipline rada s onim zaposlenicima koji imaju najmanju vrijednost izvođenja discipline.

Za odabranog zaposlenika možete vidjeti:

● Koje konkretne zadatke zaposlenik nije izvršio na vrijeme i koliko mu je prekasno, utvrdite razloge njihove kašnjenja.

● Procijenite dinamiku pokazatelja.

Ako je pokazatelj disciplinske discipline stalno visok, tada je sve u redu.

Ako su poduzete ranije organizacijske mjere za poboljšanje disciplinske discipline, vrijednost pokazatelja trebala bi se povećati

Pad vrijednosti pokazatelja ukazuje da poduzete mjere nisu bile učinkovite

● Jednostavno zaboravljanje. Ako zaposlenik radi u sustavu, nije često lako zaboraviti provjeriti dolazne zadatke.

● Ne razumiju zašto dovršiti zadatke. Djelo se već može obaviti u stvari, kakvu razliku čini kada je zadatak završen.

● Neznanje da je izvršavanje zadataka lanac radova, a neblagovremeni neuspjeh u izvršavanju zadatka može poremetiti vrijeme čitavog postupka.

U takvim je slučajevima potrebno izvršiti izvršiteljima informacije o tome kako i zašto je potrebno raditi u sustavu.

Analiza opterećenja zaposlenika

Na sažetku slike vidimo zaposlene zaposlenike, broj primljenih radnih mjesta i postotak prezaduženih. Zelena traka prikazuje broj poslova bez kršenja roka, crvena - broj zakašnjelih poslova.

Da bismo razumjeli koje konkretne zadatke nije dovršio na vrijeme, idemo na stranicu s detaljima njegovih zadataka.

Evo vidimo:

● Radno opterećenje zaposlenika sastoji se od zadataka za koje vrste procesa.

● Kakve zadatke zaposlenik nema na vrijeme dovršiti.

● Kakva je dinamika broja zadataka koje dobiva i koliki je broj zadanih zadataka među njima. Ako bi se poduzele mjere za smanjenje radnog opterećenja zaposlenika, tada bi se trebao smanjiti ukupan broj i broj dospjelih plaćanja, inače mjere nisu bile učinkovite.

U praksi su često „uska grla“ u EDMS-u menadžeri koji su koordinatori i potpisivači tijekom odobravanja dokumenata, kao i službenici. Među menadžerima, razlog velikog protoka dolaznih zadataka može biti upravljanje mirom - zatvaranje svih procesa tvrtke na sebe.

Ali moguća je situacija kada se opterećenje zaposlenika postupno povećava i dovodi do njegovog preopterećenja. Tada se jednostavno fizički ne može nositi sa svojim količinama posla.

Ovdje su moguće dvije vrste mjera:

● Operativno: pružite nekom da mu pomogne, dio djela prebacite na druge izvođače.

● Strateški: pregledati i optimizirati procese u poduzeću.

Analiza procesa

Na početnoj stranici sa sažetim podacima vidimo vrste procesa među kojima najčešće postoje kršenja vremena.

Da bismo vidjeli koji su konkretni zadaci u okviru tih procesa stvorili takvu situaciju, otvorit ćemo stranicu s proširenim informacijama.

Na stranici koju vidimo:

● Koji su konkretni zadaci u odabranom procesu prekasni i tko je bio izvršitelj.

● Kakva je dinamika: mijenja li se situacija, u kojem smjeru.

Normalna dugoročna situacija su minimalne stabilne vrijednosti volumena procesa s kršenjem termina.

Analiza rasporeda s dinamikom zadataka omogućava vam da vidite problematične situacije:

U sustavu se smanjuje broj započetih procesa.

To može biti signal da zaposlenici prestaju koristiti sustav.

Zaposlenici ne izvršavaju zadatke na vrijeme.

Ovo je prikazano na grafu kao približavanje crvene linije zastarjelih procesa liniji ukupnog broja procesa.

To bi moglo značiti sljedeće:

● Zaposlenici se ne nose sa svojim dužnostima.

● Termini zadataka suviše optimistični.

● Zaposlenici prestaju koristiti sustav i zadaci ostaju neispunjeni.

Shvativši koji problemi postoje, možete otkriti njihove uzroke jer procesi nisu uvijek optimalni:

● Unutar procesa može biti skriveni podproces od nekoliko više faza. Na primjer, kada se odobritelj mora sam dogovoriti s nekim drugim, cijeli 1 dan.

● Istovremeno, paralelno pregovaranje može se koristiti umjesto uzastopnih, ali jedan pregovarač još čeka da drugi odluči. Na primjer, glavni inženjer može pričekati dok odvjetnik pregleda dokument dok krši uvjete svoje dužnosti.

● Funkcije mogu biti dodijeljene pogrešnoj osobi. Primjerice, službenik priprema propratno pismo za ugovor. Prisiljen je otići do zaposlenika odjela ugovora i otkriti što treba napisati. U takvoj bi situaciji bilo bolje da ugovorni zaposlenik odjela pripremi prateću dokumentaciju.

Umjesto zaključka

Primjerom smo ispitali što alat može biti interaktivna analiza učinka zaposlenika u sustavu. Izvršna disciplina pomoći će nam da razumijemo ukupnu „temperaturu“ u smislu pravodobnosti zadataka, popis najzaposlenijih zaposlenika pojednostavit će zadatak pronalaska „uskih grla“, a prikaz zakašnjelih procesa omogućit će nam da optimiziramo te procese.

Elektronski sustavi za upravljanje dokumentima pohranjuju ogromnu količinu informacija, ali u pravilu je većina toga skrivena. Vizualizacija skrivenih podataka otvara nove mogućnosti i omogućuje sustavu da dostigne kvalitativno novu razinu kontrole procesa.

Prakse analize mogu se razviti i u drugim predmetnim područjima: prodaja, upravljanje projektima, uredski rad. Uostalom, koje god područje odabrali, uvijek postoje pokazatelji koji odražavaju stvarno stanje stvari u njemu. A kako to predstaviti korisniku već je zadatak EDMS-a i alata za vizualizaciju koje pružaju.

Kako se ovaj alat implementira u DirectumRX-u može biti

Veljača je vrijeme za sažimanje rezultata zadataka za prošlu godinu. Pitanja kontrole nad izvršavanjem zadataka i izvršavanjem discipline dolaze u prvi plan. Koja je kontrola potrebna i kako je održavati tijekom cijele godine, reći ćemo u članku.

ZAŠTO JE IZVRŠENA DISCIPLINA ANALIZIRANA U VELJAČI

Neće biti moguće analizirati uspješnost zadataka u organizaciji tijekom protekle godine do veljače. U prvim danima veljače priprema se godišnja potvrda o izvođenju discipline u organizaciji iz dva razloga :

1. Većina zadataka dokumenata ima uobičajeni rok od 30 kalendarskih dana. Ako je zadatak dat 30. prosinca, tada ga treba ispuniti do 30. siječnja. U 2018. godini zadnji je radni dan bio 29. prosinca (29. siječnja 2019. standardni je rok za dovršavanje zadataka dokumenata). U 2019. godini već rade 30. i 31. prosinca, stoga će rokovi za dovršavanje zadataka biti pomaknuti na posljednje dane siječnja.
2. Ne može se zanemariti ljudski faktor i vrlo uobičajena navika odlaganja stvari do posljednjeg. Malo je vjerojatno da među izvođačima neće biti nikoga tko će svoje izvještaje poslati 29. siječnja, iako je za to imao čitav mjesec dana.

Dakle, ako je rok za zadatak 29. siječnja, tada moramo pričekati do tog dana. Ako 30. siječnja nema izvješća o napretku, zadatak će se tada smatrati neispunjenim.

ŠTO JE UPRAVLJANJE ZADATKOM I IZVRŠENO DISCIPLINA

Svakog dana vođa postavlja zadatke svojim podređenima. Naravno, moraju se ispuniti. Ali to nije uvijek slučaj. Stoga postoji kontrola izvršenja zadataka.

Preuzimam
iz GOST R 7.0.8-2013 „Sustav standarda za informacije, knjižničarstvo i izdavaštvo. Uredski posao i arhiviranje. Uvjeti i definicije "

88. kontrola nad izvršavanjem dokumenata: Skup radnji kojima se osigurava pravovremeno izvršenje dokumenata.

Zaposlenik odgovoran za nadzor izvršenja dokumenata uvijek je svjestan stanja izvođenje discipline u organizaciji - omjer broja dodijeljenih zadataka i broja izvršenih. U idealnom slučaju, ravnoteža bi trebala biti 1: 1.

Kontrola nad izvršavanjem naloga ne postoji sama za sebe. To je alat za upravljanje i temelj motivacijskog sustava organizacije. Na temelju saznanja o tome tko je i kako radio u izvještajnom razdoblju raspodjeljuje se bonuse i bonuse za to razdoblje. Na primjer, u veljači sastavljamo Izvještaj o uspješnosti za prošlu godinu za raspodjelu godišnjih bonusa. Ako ne postoji sustav „plus“ motivacije, kontrola izvođenja discipline služi manje ugodnom cilju - raspodjelu kazna za neizvršavanje zadataka (disciplinske sankcije, isplata bonusa ne u cijelosti). Ako nema kazne, tada kontrola gubi smisao. Primjerice, ravnatelj je svjestan da je samo polovica od njegovih 10 naloga izvršena, ali što ako nije poduzeta nikakva radnja?

TKO KONTROLE

Osoba odgovorna za kontrolu izvršenja dokumenata obično se imenuje iz reda djelatnika ureda. Na primjer, šef službe ili jedan od njezinih zaposlenika, u malim organizacijama - pomoćnik voditelja.

Odgovorna osoba imenuje se naredbom za glavnu djelatnost (Primjer 1), a odgovarajuća dopuna se unosi u opis posla (Primjer 2).

ŠTO POSTOJI ZA KONTROLE

Ako organizacija koristi sustav elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS), a zatim svi zadani zadaci u njemu automatski potpadaju pod kontrolu. Dnevne i godišnje potvrde također se generiraju automatski (detaljno). Osoba odgovorna za kontrolu ostaje da generira izvještaj i "istovari" ga iz programa.

U nedostatku EDMS-a postoje opcije:

• organizacija može sve zadatke staviti pod kontrolu. S jedne strane, ovo pojednostavljuje postupak: nema potrebe donositi odluku o svakom zadatku, bilo da se prati njegovo izvršavanje ili ne. S druge strane, količina posla znatno se povećava. Ono što EDMS radi automatski, odgovorna osoba mora učiniti ručno;
• organizacija definira zadatke koje treba kontrolirati. Sastavlja se popis ispitanika nad kojima se kontrolira izvršenje pisama; teme interne i vanjske korespondencije; vrste dokumenata. Popis je utvrđen u uputama za uredski rad (Primjer 3). Obratite pažnju na klauzulu 5.8.27 u primjeru 3: daje organizaciji pravo staviti bilo koji zadatak pod kontrolu, ako direktor smatra da je to potrebno.

VRSTE ZAKONA KOJIM SE UPRAVLJA DJELOVANJE

Pismeni

Većina takvih naloga. Podijeljeni su u vrste prema vrstama dokumenata:

• zadaci za dolazna pisma;
• zadaci internom dopisom (usluga, memorandumi);
• zadaci po nalogu za temeljne aktivnosti;
• zadatke temeljene na zapisnicima sastanaka;
• zadaci za odobravanje nacrta dokumenata.

Zadaci za dolazne poruke e-pošte i unutarnju prepisku iznesena u rezoluciji. Ovo je rekord isprave, koji mora sadržavati prezime, inicijale izvršitelja (e), nalog za isprava, ako je potrebno - rok za izvršenje, potpis osobe koja je izdala rješenje, datum rješenja.

Voditelji ne smiju navesti sadržaj zadatka, rok, pa čak ni ime izvođača (ovisno o situaciji). Tajnica, koja postavlja zadatak izvršenja, mora to razumjeti:

• ako direktor nije naznačio rok, tada se koristi standardni rok naveden u uputama za uredski rad;
• ako redatelj nije naznačio sadržaj zadatka, tada je pismo (napomena) tipično, a sam izvođač mora razumjeti što treba učiniti;
• ako direktor nije naznačio izvršitelja, onda je pismo (napomena) tipično, a sam tajnik mora shvatiti kome treba poslati zadatak, a izvršitelju - da je to pitanje u okviru njegovih dužnosti.

Potonja opcija je izvan norme, ali je uobičajena.

U naredbama i protokolima nalog, rok i izvršitelj su navedeni u tekstu dokumenta (Primjeri 4, 5, respektivno).

Zadaci za odobravanje nacrta dokumenata razlikuju se u pogledu izvršenja. Ne zahtijevaju rješenja i izjave u naredbama ili protokolima. Sastav osoba koje koordiniraju za svaku vrstu dokumenata evidentira se u uputama za uredski posao, propisima o ugovornom radu itd. Ako službenik primi nacrt dokumenta s oznakom "Na odobrenje", tada on, ispunjavajući zahtjeve LNA, mora ispuniti ovaj zadatak bez dodatnih uputa.

oralno

Mnogi menadžeri, uz pomoć tajnika, stavljaju vlastite usmene upute na kontrolu. Teže je nego kontrolirati pismene zadatke:

• usmena pouka mora biti "uhvaćena" i pravilno navedena u zadatku;
• usmena pouka nema standardne rokove;
• izvršitelj također može dati izvještaj o provedbi usmenog zadaća usmeno, na osobnom prijemu kod ravnatelja ili telefonom, ali o tome neće obavijestiti tajnika.

Tako da nema problema s nadzorom izvršenja usmenih uputa, tajnik može:

• slažu se s ravnateljem da ako se usmeni zadatak stavi pod kontrolu, tada direktor obavijesti tajnika o tome, rekavši i izvršitelja i rok;
• pozovite ravnatelja da usmeni zadatak pretvori u pismeni: stvori nalog za glavnu aktivnost ili kratki zapisnik sastanka. Tada će usmena zadaća postati uobičajena zadaća na dokumentu, koju je puno lakše kontrolirati;
• ako upute i dalje ostanu usmene, tajnik podsjeća izvršitelja na potrebu da podnese izvješće o izvršenju ne samo ravnatelju, već i kontroloru - tajniku.

Tajnik obavještava izvođača o postavljanju zadatka bilo EDMS-om ili e-poštom, odnosno, u svakom slučaju, zadatak je naveden u pisanom obliku i određuje se datum njegovog slanja izvođaču.

UVJETI IZVRŠENJA ZADATAKA

Rokovi za dovršavanje svake vrste zadataka trebaju se utvrditi u uputama za vođenje evidencije organizacije. Izvor uvjeta mogu biti Model upute za uredski rad u državnim organizacijama (točke 4.6, 6.6), kao i regulatorni pravni akti za pojedine industrije.

Posebnu pozornost treba posvetiti vremenu izvršenja apeli građana. Ovdje je na snazi \u200b\u200bSavezni zakon br. 59-FZ od 02.05.2006. "O postupku razmatranja zahtjeva građana Ruske Federacije" (dopunjen 27.12.2018; u daljnjem tekstu - Federalni zakon br. 59-FZ). Navedimo dva njegova članka:

Preuzimam
iz saveznog zakona br. 59-FZ

2. Pismeni zahtjev podliježe obveznoj registraciji u roku od tri dana od primitka državnom tijelu, tijelu lokalne uprave ili dužnosniku.

Preuzimam

iz saveznog zakona br. 59-FZ

Članak 12. Uvjeti razmatranja pismenog zahtjeva

1. Pismena žalba koju je zaprimilo državno tijelo, tijelo lokalne samouprave ili službena osoba u skladu sa svojim nadležnostima razmotrit će se u roku od 30 dana od dana registracije pisane žalbe ...

Zakonodavac je organizacijama dao tri dodatna dana za ispunjavanje zahtjeva građana u odnosu na pisma koja stižu od organizacija koja su registrirana na dan kada su primljeni. Hoće li to iskoristiti, organizacija sama određuje i odluku bilježi u uputama za upravljanje uredom (primjer 6).

ALGORITAM KONTROLE

Algoritam za praćenje izvršenja naloga prikazan je u Shemi.

Kao što smo saznali, bez obzira na to je li usmeni ili pismeni zadatak stavljen pod kontrolu, sam proces kontrole se nužno provodi "pismeno". Što točno tajnik treba zabilježiti u svakoj od faza, razmotrit ćemo u tablici.

REFERENCE O IZVRŠENOJ DISCIPLINI

Rezultat stalnog praćenja izvršenja zadataka voditelja su potvrde o izvedbenoj disciplini. Prema odluci Uprave, potvrde mogu biti različite učestalosti: od dnevnih do godišnjih. Princip je jednostavan: ako organizacija prakticira mjesečne bonuse na temelju rezultata rada, tada se certifikat sastavlja mjesečno; ako su premije tromjesečne, tada je i potvrda tromjesečna. Moguće je generirati izvještaje češće kako bi se na vrijeme otkrili otvoreni zadaci. U svakom slučaju sastavlja se godišnja potvrda: svaki upravitelj želi znati koliko je zadataka koji su mu dodijeljeni za godinu izvršeno (Primjer 7).

Obrazac certifikata također se izrađuje na razini organizacije i bilježi se u uputama za uredski rad.

SAŽETAK

1. Nadgledanje izvršenja naloga i praćenje discipline izvršenja su upravljačke funkcije. Oni su u središtu motivacijske politike organizacije.
2. Za nadgledanje izvršenja naloga zadužen je posebno imenovani zaposlenik. Također, u određenoj učestalosti, rukovodstvu podnosi podatke o stanju u izvedbenoj disciplini.
3. Oba zadatka na dokumentima i usmene upute glave stavljaju se pod kontrolu. Na temelju rezultata izvršenja svakog od njih, izvođač mora podnijeti informativno izvješće.

Odredba 5.28 GOST R 7.0.97-2016 „Sustav standarda za informacije, knjižničarstvo i izdavaštvo. Organizacijska i administrativna dokumentacija. Zahtjevi za papirologiju "(odobren naredbom Rosstandart od 08.12.2016. Broj 2004-og).

Jedan od važnih uvjeta, zahvaljujući kojem se osigurava produktivan rad organizacije, je izvedbena disciplina. Stoga su zaposleni zainteresirani za određivanje pokazatelja izvođenja discipline i njezino daljnje usavršavanje, kao i vodstvo predmeta.

Izvođenje discipline - koncept

Ovaj se pojam ogleda u interakciji zaposlenika i njegovog poslodavca. Izvršna disciplina pokazatelj je odgovornosti bivšeg za izvršenje izravnih naloga od nadređenih ili njegovih pojedinačnih zadataka. U stvari, što se bolji zaposlenik pokorava svom šefu, veća je izvršna disciplina.

Izvedbena disciplina u organizaciji igra vrlo važnu ulogu, jer od nje ovisi usklađenost rada subjekta i učinkovitost njegovog funkcioniranja. Važnost izvođenja discipline jednaka je na početku i na višim razinama hijerarhije upravljanja u poduzeću.

Sama hijerarhija u poduzeću uspostavljena je kolektivnim ugovorom o radu ili opisom radnog mjesta koji se izdaje svakom zaposleniku tvrtke. Dovoljno je pogledati ove dokumente da shvatite tko se treba pokoravati i kome.

Izraz "disciplina rada" može se primijeniti kako na određenog zaposlenika, tako i na organizaciju u cjelini. Treba jasno razumjeti da disciplina organizacije ovisi o disciplini njezinih zaposlenika. Istodobno, organizacija je zainteresirana za disciplinsku disciplinu svakog zaposlenika, a svaki je zaposlenik osobno zainteresiran za njegovu disciplinu.

Utjecaj izvođenja discipline na učinkovitost poduzeća

Struktura svake organizacije uključuje zasebne strukturne odjele, sekcije, radionice, a svaka od njih ima svoje funkcije i zadatke. U isto vrijeme svaki odjel zapošljava zaposlenike koji također imaju određenu funkcionalnost. Što se bolje nose sa svojim zadacima, što savjesnije pristupaju radu i ispunjavanju uputa, to je veća izvršna disciplina, a samim tim i učinkovitost cijelog poduzeća.

Ovaj pokazatelj može mjeriti koliko su učinkovito obavljanje dužnosti pojedinih zaposlenika, kao i timovi, timovi i radionice općenito.

Izvršna disciplina potrebna je kako bi se osiguralo da se proizvodni zadaci brzo izvode na odgovarajućoj razini. Govorimo o zadacima koji su povjereni pojedinim zaposlenicima i tvore velike projekte koji utječu na uspjeh organizacije.

U početku, jedan zadatak koji je izveden u lošoj namjeri na najnižoj razini organizacijske hijerarhije ne može prouzročiti nikakvu štetu društvu u cjelini. Ali njihovo nakupljanje može dovesti do neuspjeha projekata na koje je usmjerena glavna pažnja tvrtke i popratnih ozbiljnih problema (pojava sankcija poduzeću zbog poremećenih projekata, zakašnjeli rokovi i neizvršenje ugovornih obveza, usporavanje njegovog razvoja, jer će se dugoročni izgledi izgubiti na umu nedostatak mogućnosti za provedbu profitabilnih projekata).

Stoga bi kontrola nad izvršnom disciplinom trebala postati prioritetna zadaća upravljačkih tijela tvrtke. Samo na taj način moguće je u potpunosti ostvariti potencijal organizacije i postići njezin samouvjereni razvoj.

Ako uprava preuzme izvršnu disciplinu u svoje ruke i poduzme mjere za održavanje i poboljšanje, to će omogućiti poduzeću da postigne strateške ciljeve tvrtke i na vrijeme ispuni sve svoje planove.

Kontrola radne discipline

Iako se na prvi pogled disciplinska uspješnost čini subjektivnim pokazateljem entuzijazma zaposlenika, može se procijeniti standardnim kriterijima, među kojima su sljedeći:

Kako bismo jasnije shvatili kako stoje stvari s izvedbenom disciplinom u poduzeću, izračunava se koeficijent izvođenja discipline. Da biste ga odredili, potrebno je povezati broj zadataka koje je zaposlenik izvršio u određenom vremenu i broj zadataka koji su mu tada bili dodijeljeni.

Na broj izvršenih zadataka utječe ne samo odgovornost zaposlenika, već i pitanje koliko mu je jasan zadatak dodijeljen. Vrlo je važno da šef odjela zna prenijeti redovnom zaposleniku sve nijanse zadatka i detaljno objasniti što treba učiniti.

Postoji posebna formula za postavljanje zadatka zvanog SMART. Dokazao se učinkovitim, a sada ga koriste mnoge tvrtke. Prema njezinim riječima, zadatak dodijeljen zaposleniku mora:

• Imajte jasan i razumljiv naslov.

Najbolje je ako započne s glagolom.

• Biti koncizan i biti što je moguće jasniji;
• Biti mjerljivi i mjerljivi;
• Biti dostižan za određenog podređenog;
• Imajte jasno definiran rok.

Da bi se postigli maksimalni rezultati, kontrola discipline rada mora se provoditi sustavno. Da biste ga organizirali, dovoljno je uspostaviti jasne zahtjeve za zaposlenicima. Ti bi zahtjevi trebali sadržavati i obvezne i poželjne.

Ako se zahtjevi ispune u dobroj namjeri, uprava poduzeća moći će kontrolirati disciplinu performansi u svim fazama rada. To će menadžmentu pružiti priliku da ispravi nedostatke koji su nastali u njezinoj kontroli u prošlosti.

Izvođenje disciplinskog upravljanja

Disciplina rada nije proizvoljna vrijednost koja ovisi isključivo o osobnim kvalitetama zaposlenika tvrtke. Po želji, uprava tvrtke može dobro utjecati na to, poboljšavajući ovaj pokazatelj. Postoji nekoliko načina za to:

Razlozi za slabu disciplinu

U cilju poboljšanja disciplinske discipline, uprava može poduzeti sve mjere i upravljačke odluke. Tako, na primjer, tvrtka može čak izdati poseban administrativni dokument koji će imati dovoljno snažan utjecaj na zaposlenike i njihov rad.

Ali, istodobno, izdavanje takvog naloga samo po sebi nije jamstvo poboljšanja radne discipline i promjene odnosa zaposlenika prema izvršavanju njihovih radnih dužnosti.

Jedan od glavnih razloga smanjenja odgovornosti zaposlenika je niska izvršna disciplina top menadžera. Voditelji na svim razinama trebali bi biti svjesni svoje odgovornosti i biti primjer savjesnog stava prema dodijeljenom djelu. Samo u ovom slučaju upravljanje disciplinom u izvođenju će biti stvarno učinkovito i dati željeni rezultat.

FEDERALNA AGENCIJA ZA KULTURU I KINEMATOGRAFIJU

O jačanju nadzora nad stanjem u izvođenju discipline
u aparatu Federalne agencije za kulturu i kinematografiju

Analiza stanja obavljanja discipline u aparatima Federalne agencije za kulturu i kinematografiju pokazala je da je niz uputa sadržanih u dekretima i naredbama Vlade Ruske Federacije i zapisnicima vladinih sastanaka, uputa predsjednika Ruske Federacije, predsjednika Vlade Ruske Federacije, zamjenika predsjednika Vlade Ruske Federacije i drugih tijela državne vlasti, kao i upute rukovodstva Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruske Federacije izvršene su protivno utvrđenim rokovima.

Kako bi se ojačala kontrola nad pravodobnim i kvalitetnim izvršavanjem naloga, priprema odgovora na upite i zahtjeve članova Vijeća Federacije, zamjenika Državne dume, čelnika državnih tijela konstitutivnih entiteta Ruske Federacije

naručujem:

1. Šefovi strukturnih odjela kako bi pojačali kontrolu nad pravodobnim i kvalitetnim izvršavanjem naloga, imenovali iz reda svojih zamjenika one koji su odgovorni za stanje discipline u odjelu.

2. Upozoriti šefove odjela o osobnoj odgovornosti za ispunjavanje rokova za izvršenje naloga.

Da bi se utvrdilo da ako je nemoguće izvršiti nalog u propisanom roku iz objektivnih razloga, voditelj odjela unaprijed podnosi upravne prijedloge Agencije za produljenje razdoblja s nacrtom odgovora tijelu koje je izdalo ovaj nalog, navodeći razloge za produženje i planirani datum izvršenja.

3. Odjel za poslove (AD Krasnov) poduzeti organizacijske mjere za jačanje kontrole izvršenja naloga u aparatima Federalne agencije za kulturu i kinematografiju.

Za ovu svrhu:

a) osigurati redovitu svakodnevnu dostavu službene korespondencije od Ministarstva kulture Rusije;

b) prioritetno obrađuju vladine dokumente i izvještavaju ih uprave Agencije na dan kad su primljeni;

c) tjedno šalju čelnicima strukturnih odjela informacije o nalozima koji su pod kontrolom s istekom rokova;

d) zahtijevaju od rukovoditelja strukturnih odjela objašnjenja o razlozima neispunjavanja određenog naloga, u kojima se navodi zaposlenik odgovoran za njegovo izvršavanje, za naknadno izvješće upravi Agencije;

e) mjesečno pružaju menadžmentu analitičke informacije o stanju u obavljanju discipline u osoblju Agencije.

4. Prije odobrenja Pravilnika Federalne agencije za kulturu i kinematografiju, pri organiziranju rada sa službenim dokumentima, voditi se Modelnim pravilima o interakciji saveznih izvršnih tijela, odobrenim dekretom Vlade Ruske Federacije od 19. siječnja 2005. N30.

Odjel za poslove rada dužan je dostaviti odjelima preslikama određenih Modelnih propisa.

5. Pravnom odjelu (I.F. Ilyina), Odjelu za poslove (A.D. Krasnov), uz sudjelovanje drugih odjela Agencije, osigurati provedbu odredbe 2. Uredbe Vlade Ruske Federacije od 19. siječnja 2005. br. 30 „O uzornim pravilima za interakciju saveznih tijela Izvršna moč" .

6. Glavni informacijski i računski centar (OP Neretin) dovršava opremanje radnih mjesta osoba odgovornih za uredski rad u odjelima odgovarajućim programima i po potrebi organizira njihovo osposobljavanje.

7. Zamjenici načelnika AA Golutve, VS Malyshev da osiguraju smanjenje veličine bonusa odgovarajućoj strukturnoj jedinici i pojedinim zaposlenicima, uzimajući u obzir disciplinu performansi.

8. Nadzor nad izvršavanjem ovog naloga povjerava se zamjeniku načelnika V. S. Malyshevu

Vođa
M. E. Shvydkoi