бизнес модель нотация

Нотация ARIS eEPC

Нотация ARIS eEPC расшифровывается следующим образом: extended Event Driven Process Chain - расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями. Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером. В табл. 1 приводятся основные используемые в рамках нотации объекты.

Таблица 1. Объекты нотации eEPC

	Наименование	Описание	Графическое представление
		Объект «Функция» служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями/сотрудниками предприятия
		Объект «Событие» служит для описания реальных состояний системы, влияющих и управляющих выполнением функций
	Организационная единица	Объект, отражающий различные организационные звенья предприятия (например, управление или отдел)
	Документ	Объект, отражающий реальные носители информации, например бумажный документ
	Прикладная система	Объект отражает реальную прикладную систему, используемую в рамках технологии выполнения функции
	Кластер информации	Объект характеризует данные как набор сущностей и связей между ними. Используется для создания моделей данных
	Стрелка связи между объектами	Объект описывает тип отношений между другими объектами, например активацию выполнения функции некоторым событием
	Логическое «И»
	Логическое «ИЛИ»	Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса
	Логическое исключающее «ИЛИ»	Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса

Помимо указанных в табл. 1 основных объектов при построении диаграммы eEPC могут быть использованы многие другие объекты. Применение большого числа разных объектов, связанных различными типами связей, значительно увеличивает размер модели и делает ее плохо читаемой. Для понимания смысла нотации eEPC достаточно рассмотреть основные используемые типы объектов и связей. На рис. 1 представлена простейшая модель eEPC, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.

Рис. 1.

На рис. 1 видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрелка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1, «активирует» или инициирует выполнение Функции 1. Функция 1 «создает» Событие 2, за которым следует символ логического «И», «запускающий» выполнение Функций 2 и 3. Нотация eEPC построена на определенных семантических правилах описания:

• 1. каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием;
• 2. в каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускающей» выполнение функции, и выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.

Кроме этих правил, существуют и другие важные правила формирования моделей в ARIS. Эти правила можно изучить при помощи методического материала «Методы ARIS», который устанавливается на компьютер одновременно с демо-версией продукта.

На рис. 2 показано применение различных объектов ARIS при создании модели бизнес-процесса.

Рис. 2.

Каждый объект в системе ARIS Toolset, которая поддерживает метод описания бизнес-процессов ARIS, имеет определенный набор атрибутов. Пользователю предлагается воспользоваться стандартными атрибутами для описания объектов или ограниченным количеством пользовательских атрибутов.

Из рис. 1 видно, что бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполнения. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в eEPC не может быть отражена визуально. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено одновременное выполнение двух задач. Используемые при построении модели символы логики позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например графики Ганта в системе Microsoft Project.

Таким образом, при помощи нотации eEPC ARIS можно описывать бизнес-процесс в виде потока последовательно выполняемых работ (процедур, функций). Примеры моделей, сформированных с использованием ARIS eEPC, показаны на рис. 3 и 4.

Рис. 3.

Рис. 4. Описание процесса анализа и согласования заявки клиента

Моделирование бизнес процессов является одним из методов улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этого метода лежит описание процесса через различные элементы (действия, данные, события, материалы и пр.) присущие процессу. Как правило, моделирование бизнес процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. В более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации процессы или системы.

Моделирование бизнес процессов позволяет понять работу и провести анализ организации. Это достигается за счет того, что модели могут быть составлены по различным аспектам и уровням управления. В больших организациях моделирование бизнес процессов выполняется более подробно и многограннее, чем в малых, что связано с большим количеством кросс-функциональных связей.

Цели бизнес моделирования:

• За счет моделирования можно проследить, что происходит в процессах от начала, до завершения. Моделирование позволяет получить «внешний» взгляд на процессы и определить улучшения, которые повысят их эффективность.
• Нормирование процессов. Моделирование бизнес процессов задает правила выполнения процессов, т.е. то, каким образом они должны быть выполнены.
• Моделирование бизнес процессов устанавливает четкую связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.

ARIS (акроним от англ. Architecture of Integrated Information Systems) - методология и тиражируемый программный продукт для моделирования бизнес-процессов организаций. Продукт и методология принадлежат немецкой компании Software AG как результат поглощения компании IDS Scheer автора методологии Августа-Вильгельма Шеера.

Реализация методологии предполагается с задействованием специализированного программного продукта, обеспечивающего совместную работу над описаниями и диаграммами. Первая версия продукта выпущена в 1994 году. К концу 2000 года продукт был продан в 24 тыс. организаций. С 2009 года поставляется бесплатная версия инструмента - ARIS Express.

Продукт предусматривает серверную часть (ARIS Server) с централизованным репозиторием, хранимым в реляционной СУБД и серию пользовательских инструментов для ведения объектов и подготовки графических представлений (ARIS Toolset в ранних версиях, в версиях 2000-х годов - ARIS Business Architect, ARIS Designer).
К середине 2010-х годов также появилась публично-облачная версия продукта. Доступная по адресу http://www.ariscloud.com/

Продукт ARIS используется в различных проектах по реинжинирингу и оптимизации бизнес-процессов, ИТ-проектах типа внедрения и эксплуатации ERP-систем, в частности, есть проработанное интеграционное решение для SAP R/3.

Одна из иллюстраций структурированного подхода ARIS к проекту реинжиниринга

Программное обеспечение ARIS составляет основу пакета Business Process Analysis Suite корпорации Oracle. Технически инструментарий ARIS достаточно простой для изучения, имеет интуитивно понятный интерфейс. Модели копируются и вставляются в файлы документов (например, формата Microsoft Word) в виде рисунков.

В продуктах ARIS предусмотрена возможность создания сценариев автоматизации составления различных аналитических отчётов, нормативных документов, новых моделей. Каждый сценарий представляет собой подпрограмму, запускаемую в ARIS Business Architect (либо Toolset - более ранней версии) или непосредственно на сервере ARIS. Сценарии пишутся на специальном языке программирования - SAX Basic. Для автоматизированного формирования того или иного отчёта в ARIS сценарии оперируют данными из базы моделей, вычленяя из неё конкретные объекты и модели.

Технология ARIS Script позволяет в автоматическом режиме производить:
формирование нормативных документов на основании моделей ARIS (например, паспорт процесса, регламент процесса);
формирование аналитических отчётов на основании моделей ARIS;
интеграцию ARIS Toolset с другими приложениями и базами данных;
Формирование базы моделей ARIS на основании готовых спецификаций.

Например любая организация в методологии ARIS рассматривается с пяти точек зрения: организационной, функциональной, обрабатываемых данных, структуры бизнес-процессов, продуктов и услуг. При этом каждая из этих точек зрения разделяется ещё на три подуровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Для описания бизнес-процессов предлагается использовать около 80 типов моделей, каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту.

ARIS предоставляет визуальный инструментарий для обеспечения наглядности моделей. Также инструментарий поставляется с набором референтных моделей, заранее разработанных для типичных процессов в различных отраслях.

Общий принцип в инструментарии - возможность интеграции моделей разных типов в рамках одного репозитория посредством декомпозиции (детализации) объектов. Таким образом, любую организацию можно описать с помощью иерархии моделей - от обобщения: например, VACD (англ. value added chain diagram) до уровня процедур и ресурсного окружения функций.

Среди большого количества возможных методов описания можно выделить следующие:

• eEPC (англ. extended event-driven process chain) - событийная цепочка процессов
• ERM (англ. entity-relationship model) - модель «сущность-связь» для описания структуры данных;
• UML (англ. unified modeling language) - унифицированный объектно-ориентированный язык моделирования

Основные элементы, используемые в нотации ARIS:

1. Organizational chart:
2. Organizational unit;
3. Символ «Person»;
4. Символ «Location»;
5. Группа персон, роль: «Role».
6. Process landscape:
7. Process.
8. Business process:
9. Event - событие фиксирует состояние определенных параметров на определенный момент времени;
10. Activities - работа, определённое действие, выполняемое в течение некоторого промежутка времени;
11. Role - должность в организации;
12. IT system - информационная система, частный случай «хранилища данных»
13. Risks - риски;
14. Input and Output data - отправитель или получатель данных.
15. Process control via rules (and, or, xor) - перекрёсток («и», «или», «исключающее или»);
16. Proccess interface - средство связи с рассматриваемым процессом.
17. Data model:
18. Entity - сущность (таблица);
19. Attributes - атрибут сущности (поле таблицы);
20. Primary Key - уникальный атрибут сущности (первичный ключ таблицы);
21. Foreign Key - внешний ключ таблицы;
22. Relationship - отношения между сущностями (связь между таблицами);
23. IT infrastructure:
24. IT system;
25. Hardware;
26. Network;
27. Network components.
28. System landscape:
29. IT system;
30. Domain.
31. Deneral diagramm (англ.)

Доступные типы моделей в Aris express: organization chart, process landscape, business process, data model, IT infrastructure, system landscape, BPMN diagram, whiteboard, general diagram.

Пример диаграмм:

Organizational chart

Process landscape (VAD)

Business process (EPC (event-driven process chain)

BPMN (business process modeling notation (BPMN 2.0))

Нотация BPMN описывает условные обозначения для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм бизнес-процессов. BPMN ориентирована как на технических специалистов, так и на бизнес-пользователей. Для этого язык использует базовый набор интуитивно понятных элементов, которые позволяют определять сложные семантические конструкции. Кроме того, спецификация BPMN определяет, как диаграммы, описывающие бизнес-процесс, могут быть трансформированы в исполняемые модели на языке BPEL. Спецификация BPMN 2.0 также является исполняемой и переносимой (то есть процесс, нарисованный в одном редакторе от одного производителя, может быть исполнен на движке бизнес-процессов совершенно другого производителя, при условии, если они поддерживают BPMN 2.0).

Облачная версия aris cloud включает в себя 4 типа диграмм : EPC, OC, VAD, application system type diagram

Бесплатная версия программы т.е ARIS EXPRESS поддерживает только базовые типы диаграмм, не имеет многопользовательской поддержки (ARIS CLOUD поддерживает), не использует базу данных, не содержит инструментов для формирования отчётов и средств анализа модели. ARIS Express не поддерживает связи между создаваемыми объектами в отличие от полноценной платной версии, то есть отсутствует контроль целостности и непротиворечивости модели. Это означает, что при редактировании одной модели программа не будет вносить соответствующие изменения в другую модель, а также не будет проверять существуют ли должности, указываемые в качестве ответственных в процессе и т.д.

Типовые задачи описания бизнес-процессов

Требования к описанию бизнес-процессов предприятий

Основная задача данного аналитического исследования состоит в том, чтобы ответить на ряд вопросов, возникающих у руководителей и специалистов в начале проекта по моделированию и реорганизации бизнес-процессов предприятия. Наиболее часто в этом случае задают следующие вопросы (по степени важности для спрашивающих):

• какое программное обеспечение использовать в проекте (“ARIS лучше BPWin”, “ERWin лучше ARIS” и т.п.);
• как моделировать процессы с использованием продукта?
• как проводить анализ и выявлять проблемы при помощи продукта?
• какую методологию использовать для описания процессов?

В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое количество CASE-систем, многие из которых позволяют, так или иначе, создавать описания (модели) бизнес-процессов предприятий. Очевидно, что выбор системы в значительной мере определяет весь дальнейший ход проекта. Рациональный выбор системы возможен при понимании руководством компании, и ее специалистами нескольких аспектов:

• целей проекта;
• требований к информации, характеризующей бизнес-процессы и необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;
• возможностей CASE-систем по описанию процессов с учетом требований п.2.

Говорить о преимуществе той или иной системы/нотации бессмысленно, пока не определены тип и рамки проекта, основные задачи, которые данные проект должен решить. В настоящем исследовании сделана попытка провести сравнение наиболее популярных нотаций, используемых для описания бизнес-процессов, и двух систем, поддерживающих эти нотации. Предполагается, что данное исследование послужит основанием для дискуссии, посвященной проблемам эффективного применения CASE-систем для описания и анализа бизнес-процессов предприятий.

Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат на выпуск продукции, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций при внедрении стандартов ISO-9000 и т.д. Для каждой такой задачи существует определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае, модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:

• какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;
• в какой последовательности выполняются эти процедуры;
• какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса;
• кто выполняет процедуры процесса;
• какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса;
• какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса;
• какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса;
• какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры;
• какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом.

Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды, позволяющих отразить все указанные выше аспекты. Только в этом случае модель бизнес-процесса окажется полезной для предприятия, т.к. ее можно будет подвергнуть анализу и реорганизации.

2. Описание нотации ARIS eEPC

Нотация ARIS eEPC расшифровывается следующим образом – extended Event Driven Process Chain – расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями. Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером. В следующей таблице приводятся основные используемые в рамках нотации объекты.

Таблица 1

Помимо указанных в Таблице 1 основных объектов, при построении диаграммы eEPC могут быть использованы многие другие объекты. Применение большого числа различных объектов, связанных различными типами связей значительно увеличивает размер модели и делает ее плохо читаемой. Для понимания смысла нотации eEPC достаточно рассмотреть основные используемые типы объектов и связей. На следующем рисунке представлена простейшая модель eEPC, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.

Рисунок 1.

На рисунке 1 видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрелка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1 “активирует” или инициирует выполнение Функции 1. Функция 1 “создает” Событие 2, за которым следует символ логического И, “запускающий” выполнение Функций 2 и 3. Нотация eEPC построена на определенных семантических правилах описания:

• каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием;
• в каждую функцию не может входить более одной стрелки, “запускающей” выполнение функции, и выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.

Кроме этих правил, существуют и другие важные правила формирования моделей в ARIS. Эти правила можно изучить при помощи методического материала “Методы ARIS”, который устанавливается на компьютер одновременно с демо-версией продукта.

На рисунке 2 показано применение различных объектов ARIS при создании модели бизнес-процесса.

Рисунок 2.

Каждый объект в системе ARIS Toolset, которая поддерживает метод описания бизнес-процессов ARIS, имеет определенный набор атрибутов. Пользователю предлагается воспользоваться стандартными атрибутами для описания объектов или ограниченным количество т.н. пользовательских атрибутов.

Из рисунка 1 видно, что бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполнения. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в eEPC визуально отражена быть не может. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено выполнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели символы логики позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например графики Ганта в системе MS Project.

Таким образом, при помощи нотации eEPC ARIS можно описывать бизнес-процесс в виде потока последовательно выполняемых работ (процедур, функций). Пример моделей, сформированных с использованием ARIS eEPC, показаны на рисунках 3-4.

Рисунок 3.

Рисунок 4.

3. Описание нотации IDEF0, IDEF3

Нотация IDEF0 была разработана на основе методологии структурного анализа и проектирования SADT, утверждена в качестве стандарта США и успешно эксплуатируется во многих проектах, связанных с описанием деятельности предприятий. Нотация IDEF3 была разработана с целью более удобного описания рабочих процессов (Work Flow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур. Нотации IDEF0 и IDEF3 используют следующие объекты.

Нотация IDEF0

Нотация IDEF3

Таблица 2.

В моделях могут использоваться стрелки трех видов, показанных в следующей таблице 3.

Таблица 3.

Семантика построения моделей IDEF0 и IDEF3 предполагает соблюдение четких правил. Детальную информацию о построении моделей в IDEF0,3 можно узнать в стандартах и книгах (см. литературу).

Бизнес-процесс, сформированный при помощи нотации IDEF0, показан на рисунке 5. (Этот процесс представлен в нотации ARIS eEPC на рисунке 3).

Рисунок 5.

На рисунке 6 показан бизнес-процесс, описанный при помощи нотации IDEF3. (Этот процесс представлен в нотации ARIS eEPC на рисунке 4.)

Рисунок 6.

В нотации IDEF3, так же как и в нотации ARIS eEPC, используются символы логики, отражающие ветвление процесса.

4. Сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF

Сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF приводится в следующей таблице.

Таблица 4.

Одним из важнейших аспектов описания моделей бизнес-процессов является отражение на модели управляющих воздействий, обратных связей по контролю и управлению процедурой. В нотации ARIS eEPC управление процедурой может быть отражено только при помощи указания входящих документов, которые регламентируют выполнение процедуры, и последовательности выполнения процедур во времени (запускающие события). В отличие от ARIS, в нотации IDEF0 каждая процедура должна иметь хотя бы одно управляющее воздействие (вход управления – стрелка сверху). Если при создании модели в eEPC указывать только последовательность выполнения процедур, не заботясь об отражении управляющих документов и информации, полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования. К сожалению, именно эта ошибка наиболее распространена на практике. Создается модель Work Flow (поток работы), отражающая простую последовательность выполнения процедур и входящих/исходящих документов, при этом управляющие (контрольные) воздействия на функции в модели не отражаются. Реальные процессы управления могут остаться “за кадром” на 30-90% (см. пример на следующем рисунке).

Рисунок 7. Недостатки описания бизнес-процесса в ARIS eEPC.

На рисунке 7 Функция 4 является контрольной и служит для проверки результатов выполнения работы, выполняемой функциями 2 и 3. Но данная модель не отвечает на вопросы:

• каким образом осуществляется управляющее воздействие на функции 2 и 3, показан только тот факт, что по ходу процесса возможен возврат и повторное выполнение функций 2 и 3; информация об этой обратной связи может быть раскрыта только в виде описания в атрибутах объектов модели;
• какие документы (например, нормативы), распоряжения, внешние условия (например, влажность воздуха в помещении), регламентируют выполнение функций.

Если пытаться отразить все условия и ограничения, определяющие выполнение функций, то потребуется описать большое количество событий и входящей информации (например, устных распоряжений руководителей), и модель станет сложной и плохо читаемой. (Эти недостатки присущи так же и нотации IDEF3). Указанных недостатков нет у нотации IDEF0. В то же время, на моделях в IDEF0 не предусмотрено использование символов логики выполнения процесса.

Таким образом, нотация ARIS eEPC является расширением достаточно простой нотации IDEF3. Для адекватного описания процесса управления в нотации eEPC необходимо заранее договориться, как будут отражены в модели документы (информация), регламентирующие выполнение процедур процесса.

5. Функциональные возможности продуктов ARIS и BPWin

Функциональные возможности инструментальных средств моделирования ARIS Toolset и BPWin можно корректно сравнивать только по отношению к определенному кругу задач. В данном исследовании рассматривается задача формирования моделей (описания) бизнес-процессов предприятия. Каждая из рассматриваемых систем имеет свои преимуществ и недостатки. В зависимости от решаемых задач эти преимущества могут как усиливаться, так и наоборот. То же касается и недостатков: недостаток системы в рамках одного проекта, может не быть недостатком в рамках другого. Например, отсутствие четких соглашений по моделированию управляющих воздействий в рамках eEPC ARIS может привести к созданию моделей, не отвечающих на поставленные вопросы, в то время как нотация IDEF0 системы BPWin позволяет решить эту задачу. С другой стороны, описание процедуры, выполняемой одним сотрудником, может быть описано более адекватно при помощи eEPC ARIS, чем IDEF0 или IDEF3 BPWin. Сравнение функциональных возможностей систем приводится в следующей таблице.

Таблица 5.

Сравнивая две системы, следует сразу отметить, что для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД, и под каждый проект создается новая база данных. Для удобства пользователя модели (объекты моделей) могут храниться в различных группах, организованных в зависимости от специфики проекта. Вполне естественно, что в ARIS-е предусмотрены различные функции по администрированию базы данных: управление доступом, консолидация и т.п. В BPWin данные модели хранятся в файле, что существенно упрощает работу по созданию модели, но с другой стороны ограничивает возможности по анализу объектов модели. В Model Mart так же предусмотрено администрирование базы данных.

Часто одним из недостатков BPWin сторонники ARIS-а называют ограничение по количеству объектов на диаграмме. Однако опыт реальных проектов показывает, что для проекта, результаты которого можно реально использовать (критерий – обозримость), количество объектов в базе данных ARIS или модели BPWin составляет 150-300. Это означает, что при 8 объектах на одной диаграмме, общее количество диаграмм (листов) в модели составит 20-40. Базы данных ARIS Toolset (как и BPWin), содержащие более 500 объектов, фактически невозможно использовать. Следует подчеркнуть, что модель создается для выделения и анализа проблем, т.е. требуется детальное описание наиболее сложных, проблемных областей деятельности, а не тотальное описание всех процессов. Как ни странно, среди директоров компаний существует вера в то, что детальное описание процессов само по себе представляет ценность и может решить многие проблемы. Это далеко не так. Именно понимание того, что нужно описывать и какие аспекты функционирования реальной системы при этом отражать, определяет успех проекта по моделированию бизнес-процессов.

ARIS предоставляет существенно больше возможностей по работе с отдельными объектами модели, но именно вследствие чрезмерного количества настроек работа по созданию модели должна регламентироваться сложной, многоаспектной документацией – т.н. “Соглашениями по моделированию”. Разработка этих “Соглашений” само по себя является сложной, дорогой и требующей значительного времени (1-3 месяца) и квалифицированных специалистов задачей. Если проект с использованием ARIS начинается без детальной проработки таких соглашений, то вероятность создания моделей бизнес-процессов, не отвечающих на поставленные вопросы, составляет 80-90%. В свою очередь, BPWin отличается простотой в использовании, и достаточной строгой регламентацией при создании диаграмм (стандарт IDEF и рекомендации по его применению, бланк IDEF для создания диаграммы, ограниченное количество обязательно заполняемых полей, ограничение количества объектов на одной диаграмме и т.д.). ARIS, безусловно, является более “тяжелым” инструментом, по сравнению с BPWin, но это в итоге оборачивается значительными трудностями и высокими затратами на его эксплуатацию.

6. Выводы

Рекомендации по применению систем в зависимости от типовых задач

Различные ситуации применения инструментальных средств моделирования бизнес-процессов и их экспертная оценка по 5-бальной шкале показаны в следующей таблице.

Таблица 6.

Позиционирование систем можно провести по отношению к решению задачи моделирования бизнес-процессов (см. рисунок 8).

Рисунок 8.

Таким образом, для ведения небольших по масштабам (малые и средние предприятия, 2-5 человека в группе консультантов) и длительности (2-3 месяца) проектов рационально использовать BPWin. Для крупных и/или длительных проектов (например, внедрение системы непрерывного улучшения бизнес-процессов, ISO, TQM) больше подходит ARIS. В этом случае подготовительные работы по созданию регламентирующей документации могут занять 1-3 месяца, но это является необходимым элементом последующей успешной работы.

Владимир Репин

Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент»

Член ABPMP Russia

Консультант по управлению

Бизнес-тренер

Кандидат технических наук

Во многих современных системах класса Business Process Management (BPMS) для описания «исполняемых» процессов применяется спецификация BPMN (версия 1, 2). Эта спецификация является, вероятно, лучшей для целей формализации автоматизируемых процессов. Однако для описания и регламентации процессов, исполняемых людьми, она является слишком сложной так же, как и некоторые другие нотации, появившиеся ранее.

В статье рассмотрены проблемы выбора нотаций, адекватных задаче описания и регламентации процессов, исполняемых людьми. Выполнено сравнение нотации ARIS eEPC, «простой блок-схемы » в MS Visio и «Процедуры» Business Studio.

Делаются выводы о целесообразности выбора нотации для комплексного описания и регламентации процессов компании.

Введение

Довольно типичной является ситуация, когда директор по развитию ставит задачу своим специалистам выбрать нотации (методики), которые будут в дальнейшем использоваться для описания и регламентации бизнес-процессов компании. При осуществлении такого выбора целесообразно учитывать, как минимум, следующие четыре аспекта:

1. Возможности нотации для описания процессов требуемого уровня сложности;
2. Возможности среды моделирования, поддерживающей выбранную нотацию;
3. Наличие методики применения выбранной нотации и соответствующего инструмента для решения поставленных задач в рамках проекта;
4. Наличие специалистов с компетенциями, необходимыми для использования нотации и инструмента с учетом требования методики выполнения проекта.

Если цели проекта сформулированы нечетко, то выбор нотации, скорее всего, будет выполнен ошибочно. Рассмотрим, в качестве примера, следующую формулировку: «Мы хотим описать и автоматизировать наиболее важные бизнес-процессы в BPMS, регламентировать работу всех сотрудников компании и описать требования для доработки существующего программного обеспечения». Такая фраза содержит несколько совершенно разнородных задач:

1. Описание исполняемых процессов в рамках системы BPM;
2. Регламентация деятельности сотрудников при помощи внутренних нормативно-методических документов (т. е. создание регламентной базы);
3. Описание требования к программному обеспечению.

При такой постановке задачи придется, скорее всего, использовать несколько нотаций: BPMN, некоторую нотацию типа Work Flow и, возможно, UML. Использовать какую-то одну нотацию и один инструмент моделирования для эффективного решения этих разнородных задач на практике вряд ли получится.

Нотация BPMN является наиболее удобной (в ряду существующих в настоящее время) для описания «автоматически исполняемых» процессов. Но она не удобна для создания относительно простых схем в регламентирующих документах для сотрудников по следующим причинам:

1. Наличие слишком сложной и избыточной для описания простых процессов семантики;
2. Неудобство при создании сложной, многоуровневой процессной модели организации в целом;
3. Значительные сложности по обучению сотрудников компании (в силу сложности спецификации и дефицита специалистов, способных проводить такое обучение).

Для создания схем процессов, которые будут «прозрачны» и понятны большинству сотрудников компании без длительного и сложного обучения, необходима другая нотация. Интересно рассмотреть некоторые популярные на сегодняшний день нотации с точки зрения следующих факторов:

1. Простота в освоении, интуитивная понятность для сотрудников компании;
2. Приемлемая информативность схем процессов при минимальном наборе используемых графических символов;
3. Поддержка нотации современными средствами моделирования;
4. Затраты на внедрение методики описания и регламентации процессов с использованием соответствующего инструмента;

Нотация ARIS eEPC

Нотация ARIS eEPC была одной из первых нотаций, получившей широкую известность на российском рынке. Она относится к нотации типа Work Flow (поток работ). Особенностями нотации является наличие элементов типа «событие» и наличие операторов логики: «и», «неисключающее или», «исключающее или» (см. Рис. 1).

Рис. 1. Схема процесса в нотации ARIS eEPC

В своем полном варианте, нотация ARIS eEPC содержит очень большое количество графических элементов. Поэтому при выполнении проектов создаются так называемые «методические фильтры» (в рамках «соглашений по моделированию»), которые ограничивают количество типов элементов, доступных пользователям при создании схем процессов. (В некоторых средствах моделирования нотация ARIS eEPC сразу реализована с минимально необходимым набором элементов). Однако даже в этом случае, неопытные пользователи создают схемы такой сложности, которые потом невозможно однозначно воспринять. К таким схемам требуется подробный текстовый комментарий (либо наличие аналитика, способного объяснить схему).

Почему возникает такой эффект? Он является результатом описания множества ветвлений, возникающих при выполнении процесса, при помощи формальных логических операторов. Делать это приходится, придерживаясь определенных строгих правил. В результате появляется громоздкая, формально правильная, но плохо воспринимаемая схема.

Возникает вопрос: а за что, собственно, боролись? Типичная схема в ARIS eEPC:

1. Не годится для автоматизации в системе класса BPM (нужно применять дополнительный транслятор, переводящий ее в нотацию BPMN, с последующей ручной доработкой);
2. Сложна для восприятия рядовыми сотрудниками компании (их нужно учить правилам использования логических операторов и корректному чтению схем, которые их содержат).

Таким образом, нотация ARIS eEPC не предназначена для описания «автоматически исполняемых» процессов и неудобна для восприятия сотрудниками в силу своей сложности. Моделирование в ARIS eEPC не дает значительных преимуществ ни для автоматизации, ни для регламентации. Нотация ARIS eEPC является классической и формально правильной, но ее «машинная» логика не удобна для восприятия рядовым сотрудникам компании. Поэтому с практической точки зрения эффективность применения ARIS eEPC вызывает существенные вопросы.

Заметим, что нотация ARIS eEPC поддерживается многими современными средствами моделирования бизнес-процессов. Но такая ситуация не столько доказывает эффективность ее применения в проектах, сколько говорит о желании поставщиков софта заработать на раскрученной, общеизвестной рынку нотации.

Несмотря на указанные выше проблемы, применение нотации ARIS eEPC и соответствующего средства моделирования, безусловно, позволяет создать в компании достаточно качественную, комплексную процессную модель с возможностью последующей выгрузки информации в виде регламентирующих документов.

«Простая блок-схема »

Нотация «простая блок-схема » реализована в популярном офисном продукте MS Visio. На Рис. 2. показаны элементы этой нотации и фрагмент соответствующей схемы. В полном объеме рассматриваемая нотация применяется редко.

Вообще, в MS Visio представлено несколько нотаций типа «блок-схема» , которые являются достаточно сложными. Очевидно, по этой причине они не нашли широкого применения, хотя и были включены в набор нотаций, поставляемых с системой.

Нотация «простая блок-схема » в своем самом простом и часто используемом на практике варианте, содержит всего несколько элементов:

1. Процесс;
2. Решение;
3. Ручная операции (реже);
4. Документ;
5. Данные;
6. Стрелка (для отображения связей между объектами схемы).

При помощи рассматриваемой нотации можно показать потоки данных, если необходимо описывать процессы под задачу автоматизации. Но описывать «автоматически исполняемые» в BPM-системе процессы неудобно.

Рис. 2. Нотация «Простая блок-схема » в MS Visio

Рассмотрим некоторые особенности применения «Простой блок-схемы », в частности применение стрелок. На практике, сотрудники компании, формирующие схемы при помощи «Простой блок-схемы » придерживаются двух подходов:

1. Не именуют стрелки вообще;
2. Стараются присваивать стрелкам, связывающие элементы схемы, простые и понятные названия;

На Рис. 3 показан пример применения нотации «Простая блок-схема » в одной из компаний. Использованы все пять типов элементов. Тем не менее, схема выглядит вполне читаемой и понятной пользователю — сотруднику компании.

Нотация «Простая блок-схема » при использовании в компаниях часто подвергается различным вариациям:

1. Изменяется смысл элемента «решение»;
2. По-разному используют стрелки связей (именуют или не именуют и т. п.);
3. По-разному используют стрелки связей в сочетании с объектом «документ»;
4. Прочее.

Интересно, что нотация «простая блок-схема » в том или ином виде часто используется специалистами по менеджменту качества при описании процессов СМК.

Рис. 3. Пример схемы в нотации «Простая блок-схема »

Преимуществами нотации «Простая блок-схема » (с сокращенным до минимума количество элементов) являются:

1. Простота формирования графических схем процессов;
2. Интуитивная понятность схем сотрудникам (даже без специального обучения);
3. Минимальная потребность в обучении сотрудников;
4. Наличие доступных инструментов для описания процессов (MS Visio, MS Word).

Однако (как это часто бывает на практике), если нотация используется без утвержденного внутреннего стандарта и специализированного средства моделирования, компания получает набор большого количества нестандартно оформленных схем, которые содержатся в различных файлах. Поддерживать такую совокупность схем в связном состоянии и отслеживать изменения сложно. Требуется большое количество ручного труда бизнес-аналитиков. Поэтому, выбирая нотацию «Простая блок-схема » необходимо заранее разработать:

1. Внутренний стандарт использования этой нотации;
2. Внутренний стандарт формирования, хранения и актуализации файлов со схемами процессов.

В целом, масштабное использование в компании нотации «Простая блок-схема » без современного средства моделирования представляется весьма неэффективным.

«Процедура» Business Studio

На Рис. 4 представлена схема, сформированная в нотации «Процедура» среды моделирования процессов Business Studio (Россия). В рассматриваемой нотации используются следующие условные обозначения:

1. Процесс;
2. Решение;
3. Событие;
4. Стрелка предшествования (как в классических нотациях класса Work Flow);
5. Стрелка потока объектов;
6. Сноска;
7. Внешняя ссылка.

При построении схем в нотации «Процедура» используются так называемые дорожки («кросс-функциональная» схема), что дает возможность описывать «сквозные» процессы компании.

На примере схемы процесса, представленного на Рис. 4, рассмотрим, каким образом используются стрелки на диаграмме. Стрелка, именованная как «План доставки на следующий день» имеет тип предшествования, т. е. показывает последовательность выполнения действий во времени. Но одновременно она визуально информирует сотрудника, читающего схему, какой документ передается между операциями процесса.

В среде моделирования Business Studio к стрелке можно привязать один или несколько документов. Они не будут видны непосредственно на схеме, но информация об этих документах может быть включена в регламентирующий документ в удобной форме (см., например, таблицу 1).

Рис. 4. Схема процесса в нотации «Процедура» Business Studio

Обратим внимание на стрелку, именованную как «Необходима корректировка плана внутренней доставки на следующий день». Эта стрелка, по сути, описывает одно из событий, завершающих операцию «Проверка плана доставки на следующий день» (на схеме это ромбик — «решение»). Вторая стрелка, выходящая из этой операции, информирует о другом возможном событии «План внутренней доставки на следующий день согласован».

На Рис. 4. видно, что по ходу процесса для повышения информативности схемы используются элементы-события («Ежедневно, в 9-00», «В течение дня», «12-00»). Таким образом, информацию о событиях можно показывать как виде специальных элементов, так и путем соответствующего именования стрелок.

Стрелка «Чистовой лист комплектации» с двойным наконечником, выходящая из соответствующей операции, отображает на схеме поток документов. Эта стрелка не осуществляет передачу управления от одной операции к другой, а служит только для обозначения потоков объектов или данных.

В целом, схема процесса в нотации «Процедура» при кажущейся простоте является весьма информативной и удобной для описания. Можно сформулировать следующие преимущества этой нотации (в случае ее использования в Business Studio):

• Представлен минимально необходимый набор графических элементов для описания процессов типа Work Flow (поток работ);
• Быстрота создания графических схем для целей регламентации;
• Возможность повышения информативности схем процессов за счет гибкого использования событий и именованных стрелок (одновременно с возможностью привязки документов к стрелкам и последующей выгрузки информации в регламентирующих документах);
• Схемы процессов просты и понятны всем сотрудникам даже без специального обучения;
• Простота в обучении (нет необходимости привлекать дорогостоящих специалистов со стороны — обучение можно проводить силами сотрудников отдела орг. развития);
• Схемы процессов являются кросс-функциональными, что удобно для описания «сквозных» процессов компании;
• Можно выгружать и редактировать схемы в MS Visio (при необходимости).

Среда моделирования Business Studio позволяет достаточно быстро создавать процессную модель компании. Информация о процессах может быть выгружена из системы в виде регламентирующих документов в требуемом формате. Заметим, что в Business Studio есть возможность описывать процессы в нотации ARIS eEPC, нотации IDEF0 и нотации «Процесс» (см. руководство по системе).

В качестве дополнительного примера на Рис. 5. показан фрагмент более сложной схемы, выполненной в нотации «Процедура». Кстати, для повышения информативности стрелки, описывающие несоответствующие результаты («Комплект документов не полный», «Температурный режим нарушен» и др.), показаны красным цветом. Кроме того, на схеме приводятся дополнительные комментарии к некоторым операциям.

Таблица 1. Информация о процессе, представленном на Рис. 4

Рис. 5. Пример схемы в нотации «Процедура» в Business Studio

Выводы

В целом, нотация «Процедура» в версии, реализованной в среде моделирования Business Studio, является более удобной и понятной сотрудникам, чем нотация ARIS eEPC. Она позволяет быстро описывать и регламентировать процессы компании.

В случае, если необходимо описывать и регламентировать множество процессов, из которых только незначительная часть потом будет поддерживаться в BPM-системе, выбор нотации «Процедура» представляется вполне адекватным поставленной задаче.

При выборе нотации для комплексного описания процессов компании желательно убедиться в том, чтобы она была проста и понятная большинству сотрудников без специального обучения и длительного освоения.

Конечно, можно заставить людей описывать процессы в любых нотациях при помощи совершенно разных средств моделирования, но затраты на внедрение таких нотаций/систем в организации могут быть весьма значительными. Чрезмерно сложная нотация и средство моделирования могут сделать методы процессного управления уделом узкого круга профессионалов из отдела организационного развития или ИТ-отдела, а преимущества процессного подхода не будут реализованы в полной мере.

Нотация ARIS еЕРС расшифровывается следующим образом - extended Event Driven Process Chain - расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями. Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером (см. }