Обязанности функции достижения в резюме секретаря. Требования к образованию и профессиональным навыкам секретаря. Секретарь секретарю рознь
Ирина
Город: Москва
Пол: женский
Возраст: 27 лет
text-autospace:none">Требования к будущей работе :
text-autospace:none">Должность: Администратор - Офис-менеджер - Помощник руководителя - Секретарь
text-autospace:none">Опыт работы:
text-autospace:none">более 5 лет
text-autospace:none">
text-autospace:none">ПКОО "Кворум Ресеч Лимитед": с октября 2008 по декабрь 2009
text-autospace:none">Должность:
Помощник руководителя
Административная поддержка руководителя. Визовая поддержка и другие задачи, связанные с организацией частых загранкомандировок руководителя и др. сотрудников компании. Жизнеобеспечение офиса (канцтовары, расходные материалы, выбор и заказ различной орг.техники, а также выбор и закупка подарков деловым партнерам и сотрудникам компании). Ведение и контроль рабочих контактов руководителя (переписка, телефонные переговоры, личные встречи), фильтрация телефонных звонков. Планирование, организация и помощь в проведении совещаний, рабочих встреч и переговоров руководителя, подготовка необходимых информационных материалов. Информационная поддержка, а также выполнение, распределение и координация вопросов и задач, поставленных руководителями компании во время их пребывания в основном офисе компании (США). Письменные переводы в небольшом объеме, прием телефонных звонков и корреспонденции от иностранных партнеров. Личные поручения руководителя.
text-autospace:none">
text-autospace:none">Должность:
Секретарь-референт
Административная поддержка генерального директора и при необходимости начальников отделов, помощь в координировании работы подразделений компании. Делопроизводство, отслеживание входящей и исходящей документации, а также документации на подпись руководителю. Организация совещаний, переговоров, деловых встреч. Визовая и тревел-поддержка руководителя и сотрудников компании. Жизнеобеспечение офиса. Первичный подбор сотрудников. Координирование вопросов по офису, связанных с руководителями бизнес-центра. Информационная поддержка, поиск и анализ информации по конкурентам.
text-autospace:none">
text-autospace:none">Должность:
Помощник/заместитель руководителя
Организация работы нового офиса, делопроизводство с нуля, работа с договорами, работа с клиентами, а также выполнение функций личного секретаря руководителя, координация поручений учредителей.
text-autospace:none">
text-autospace:none">ООО "Фирма Илиев": с сентября 2005 по февраль 2007
text-autospace:none">Должность:
Секретарь Генерального директора
Делопроизводство в полном объеме. Визовая поддержка и подготовка загранкомандировок руководителя и сотрудников компании. Курирование ряда вопросов и взаимодействие с представителями гос.структур (Управа, Префектура, Департамент Потребительского рынка и др.). Жизнеобеспечение офиса. Ведение и контроль рабочих контактов руководителя. Планирование, организация и помощь в проведении совещаний, рабочих встреч и переговоров руководителя. Информационная поддержка и координирование вопросов и задач, поставленных руководителем в его отсутствие. Организация и помощь в проведении различных корпоративных мероприятий, в том числе работа с агентствами, подрядчиками и другими сторонними компаниями.
text-autospace:none">
text-autospace:none">
text-autospace:none">Международный отдел Московской Академии государственного и муниципального управления: с сентября 2004 по февраль 2005
text-autospace:none">Должность:
Помощник начальника международного отдела МАГМУ
Стандартные обязанности секретаря, общение по телефону и приемы (руководители крупных организаций РФ и СНГ), работа с офисной техникой, ПК, Интернет (поиск и обработка информации), работа с базами данных, работа с документацией (договора, счета, акты), помощь в оформлении виз, и других выездных документов. Координирование международных бизнес-поездок групп руководителей организаций РФ и СНГ (от получения заявок до отправления из аэропорта)и др.
text-autospace:none">
text-autospace:none">Клуб Культуры СГУ:
с января 2003 по март 2004
Должность:
Помощник директора, организатор
Организация, проведение и курирование различных мероприятий как общеуниверситетского, городского, а также всероссийского уровня; взаимодействие и работа с подрядчиками, спонсорами и другими организациями; адмистративная поддержка, оформление документации, ведение переписки, телефонных переговоров, прием посетителей, организация переговоров, фуршетов, банкетов, приемов; выполнение других поручений директора.
text-autospace:none">
text-autospace:none">Профессиональные навыки:
text-autospace:none">- Продвинутый пользователь ПК (хорошее владение офисными пакетами и другими программами‚ в т.ч. настройка‚ установка‚ удаление программного обеспечения)‚ Интернет (поиск‚ обработка‚ систематизация и оформление информации‚ найденной в Интернет‚ работа с электронной почтой‚ в т.ч. с различными почтовыми клиентами)‚ скорость печати более 200 уд./мин.;
Должность секретаря разносторонняя и ответственная – вам необходимо будет выполнять поручения руководителя, встречать посетителей, иметь дело с документацией, при этом всегда опрятно и прилично выглядеть. В своём резюме обязательно вставьте фото, ведь помимо ваших навыков, работодатель также будет оценивать и внешние данные (аккуратная причёска, деловая одежда, хороший маникюр).
Конечно основная работа секретаря – работа с бумагами, нужно быть внимательным, аккуратным, уметь работать с офисной техникой. Знание иностранных языков даст вам преимущество среди других кандидатов, укажите в резюме уровень владения иностранными языками. Образование не обязательно должно быть конкретной специализации, главное, чтобы основная его суть была связана с ведением документации, умением анализировать данные, находить подход к людям. В личных качествах упомяните организованность, собранность и коммуникабельность.
Смотрите также другие примеры резюме:
Скачать образец резюме секретаря:
Дьяченко Маргарита Юрьевна
(Margarita Dyachenko)
Цель: Замещение должности секретаря руководителя.
Образование:
сентябрь 1992 г. – июнь 1995 г. Техникум учёта и механизации, финансовый факультет, специальность – «документоведение», диплом младшего специалиста (дневное отделение).
Дополнительное образование:
январь 2000 г. – апрель 2000 г. Курсы повышения квалификации.
Опыт работы:
Архивариус
август 1995 г. – январь 2000 г. ГП Центр статистики г. Львов.
Функциональные обязанности:
— хранение архивных документов;
— регистрация и систематизация архивных документов;
— выдача документов и контроль их возврата;
— периодическая инвентаризация.
Секретарь руководителя
апрель 2000 г. – май 2010 г. ООО «Стройматериалы», г. Львов,
Функциональные обязанности:
— регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
— отправка почты;
— подготовка писем;
— приём звонков;
— поддержка работоспособности в офисе;
— организация мероприятий;
— приём гостей и посетителей.
Профессиональные навыки:
— Уверенный пользователь ПК;
— Владение офисной техникой (сканер, принтер, факс);
— Грамотность речи и письма;
— Знание делового этикета;
— Владение языками: русский и украинский языки свободно; английский – свободно.
Личные качества:
— коммуникабельность,
— ответственность,
— презентабельная внешность,
— пунктуальность,
— исполнительность,
— усидчивость,
— организованность.
Дополнительные сведения:
Семейное положение: замужем.
Дети: есть.
Возможность командировок: нет.
Надеемся, что составленный нами образец резюме на должность секретаря, помог вам в создании своего резюме на работу. Вернутся в раздел ..
Деятельность секретаря – это широкий круг обязанностей и навыков. Какими именно навыками владеет конкретный соискатель, определяется его опытом. Кто-то значительную часть времени работал в роли помощника руководителя, кто-то принимал посетителей на ресепшене. Кто-то за 10 лет работы сменил 5 позиций, и все они имели разную специфику: одна – с уклоном в делопроизводство, другая – в обязанности переводчика, третья – в работу с документами, и т. д.
Что же писать в резюме? Перечислять все навыки, или только самые главные (тогда как определить, какие главные)? Насколько подробно описывать опыт, если пришлось сменить много мест работы, и опыт достаточно разнообразный?
Ответ на эти вопросы универсален – и имеет смысл для любой специализации.
Что именно писать в резюме, на чем акцентировать внимание работодателя, определяется вакансией.
Поясним на примере.
Есть вакансия секретаря на ресепшн в частную медицинскую клинику. Есть претендент с опытом работы секретарем, при этом большая часть стажа – это опыт работы помощником руководителя. Соискатель своими конкурентными преимуществами считает способность эффективно взаимодействовать с руководителем: понимать задачи с полуслова и транслировать их в команду (ставить задачи исполнителям, контролировать исполнение); планировать день руководителя; контролировать документооборот, особенно связанный с сотрудничеством с зарубежными компаниями.
Вакансия секретаря на ресепшн в частной медицинской клинике, скорее всего, не требует навыков оформления документов для получения визы; она также не требует навыков тесного взаимодействия с руководителем. Зато она требует опыта общения с клиентами, знания медицинской тематики (хотя бы основ), способности много общаться по телефону, не теряя тонуса и терпения.
Может ли наш соискатель – помощник руководителя – претендовать на вакансию секретаря на ресепшн? Конечно, может. Чтобы получить эту работу, важно показать в резюме навыки, необходимые на данной вакансии, а об остальных упомянуть вскользь, без акцента.
Давайте рассмотрим это на примере. Итак, у нас есть вакансия «Секретарь на ресепшн в медклинику» и соискатель с большим опытом работы, в основном – в сфере организации работы руководителя.
———————————————————————————————————————-
Секретарь, помощник руководителя
ФИО: Фомина Анастасия Петровна
Семейное положение: Замужем.
Город проживания: Москва
Мобильный телефон: [телефон]
E-mail:
Цель : Позиция секретаря на ресепшн в команде профессионалов, в малом/среднем бизнесе.
Комментарий: возможно, соискатель рассматривает разные варианты работы, и работа на ресепшн – лишь один из них, и не самый желанный. Но по какой-то причине соискатель отправляет резюме на данную вакансию. Разумно в цели поиска указать нечто, близкое к вакансии. Было бы странно, если бы руководитель клиники получил резюме, в котором в цели было бы написано: «Позиция помощника руководителя крупного промышленного предприятия». Резюме с такой целью имело бы нулевые шансы быть рассмотренным.
Знания и навыки :
- ведение документооборота;
- ответы на телефонные звонки;
- общение с клиентами (встреча, консультация об услугах компании, направление клиента к специалистам),
- обеспечение жизнедеятельности офиса,
- обработка корреспонденции;
- оперативное выполнение заданий руководителя;
- организация встреч, совещаний и прием посетителей;
- планирование рабочего дня руководителя,
- основы кадрового делопроизводства.
Комментарий: важные для вакансии навыки размещены в первой половине списка. Остальные – ниже. Таким образом, между навыками специалиста и теми, что требуются, перебрасывается «мостик». Это как сигнал работодателю – «Я вам подхожу!»
Опыт работы :
Помощник руководителя:
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, кофе, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.),
- прием телефонных звонков,
- консультирование клиентов по услугам компании,
- организация рабочего процесса в целом (выдача поручений от руководителя сотрудникам, контроль исполнения; поиск подрядчиков для отдельных задач; организация корпоративов),
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями,
- организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений сотрудников,
- ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив,
- организация командировок руководителя, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц,
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.).
2012 – 2013 г.г . Банк «Авангард» (коммерческий банк)
Клиент-менеджер:
- работа с клиентами (поиск, встречи, переговоры, консультации);
- обработка входящих звонков и электронных писем;
- ведение документации;
- проведение презентаций для клиентов,
- заключение контрактов.
Достижения:
Награда «Клиент-менеджер года – 2012», присвоенная банком по результатам привлечения клиентов (в конкурсе участвовали 132 клиент-менеджера из 95-ти отделений банка).
2010 – 2012 г.г . Компания «Кондор ЛТД» (промышленное предприятие, производство изделий из пластика)
Помощник руководителя отдела маркетинга:
- прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям;
- ответы на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю,
- выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов.
Обратите внимание, что при описании опыта работы в списке функций всегда первыми перечисляются задачи, имеющие непосредственное отношение к вакансии – прием телефонных звонков, встреча посетителей, консультирование клиентов. Таким образом соискатель обращает внимание работодателя, что с задачами он справится – соответствующий опыт есть.
Все, что связано с позициями помощника руководителя, также нашло отражение в резюме, но соответствующий функционал перечислен не в первую очередь.
Образование
2004 – 2009 г.г. МГУКИ (Московский государственный университет культуры и искусств), библиотечно-информационный факультет.
Специальность «Библиотечное дело».
Повышение квалификации
2009 г., Центр компьютерного обучения УНЦ НПФ “Мастак” при МГТУ им. Баумана.
Квалификация: Офис-менеджер
Дополнительные навыки
Уверенный пользователь ПК (Windows; MS Word‚ Excel‚ Outlook‚ Internet).
Иностранные языки: английский в совершенстве, немецкий – разговорный.
Умение пользоваться оргтехникой (принтер‚ ксерокс‚ факс)‚ навыки работы с мини-АТС.
Личные качества:
- способность в рекордно короткие сроки стать частью команды, установление отношений сотрудничества с легкостью,
- эффективная работа в условиях мультизадачности,
- способность сохранять ровный эмоциональный фон в стрессовых условиях.
Почему иногда в названиях вакансий пишут не просто секретарь, а секретарь-референт. Чем отличается секретарь референт от обычного секретаря? Само слово «референт» в переводе с латыни означает сообщающий, относящий, воспроизводящий. Одно из значений слова «референт» — это докладчик, делающий доклад или читающий реферат. Т.о. слово «референт» в названии должности секретаря подразумевает дополнительно к обычным обязанностям секретаря еще следующие: подготовка докладов и выступлений, подготовка проектов документов, сбор и подготовка информационно-аналитических материалов, и т.д. Часто от секретаря-референта требуется знание иностранных языков. Условно можно считать, что в отличие от обычного секретаря, в обязанности которого входит работа с уже готовыми документами, секретарь-референт участвует в процессе создания документов, занимается еще и подготовкой документов и сбором необходимой информации для их подготовки.
Умение вести делопроизводство.
Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми.
Элегантная приятная внешность.
Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс.
Умение работать с конфиденциальной информацией.
Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.
Образец резюме секретаря
Несомненно, в резюме должна присутствовать фотография претендента на эту должность, выполненная в деловом стиле. Также, презентуя себя, необходимо сделать акцент на своей аккуратности, внимательности, коммуникабельности, организованности и собранности, на умение владеть оргтехникой. Хорошим преимуществом среди других претендентов станет владение одним или несколькими иностранными языками. Обязательно нужно указать уровень владения ими. Чтобы стать секретарём, не нужно иметь какое-либо специальное образование. Нужно уметь грамотно работать с людьми и деловой документацией.
Предлагаем ознакомиться с примером резюме секретаря.
2001 - 2006
Высшее:
Сибирский государственный университет путей сообщения (СГУПС), г. Новосибирск, Инженер путей сообщения – строитель по специальности «Мосты и транспортные тоннели»
апр - май 2008
Дополнительное (курсы, тренинги):
Учебный центр «Знание-сила», г. Новосибирск, «Инспектор отдела кадров», программа «Кадровое делопроизводство и правовые отношения в организации с компьютерным курсом 1С «Зарплата и Кадры»: версия 8.0»
Как составить резюме секретаря
Комментарий: возможно, соискатель рассматривает разные варианты работы, и работа на ресепшн – лишь один из них, и не самый желанный. Но по какой-то причине соискатель отправляет резюме на данную вакансию. Разумно в цели поиска указать нечто, близкое к вакансии. Было бы странно, если бы руководитель клиники получил резюме, в котором в цели было бы написано: «Позиция помощника руководителя крупного промышленного предприятия». Резюме с такой целью имело бы нулевые шансы быть рассмотренным.
Вакансия секретаря на ресепшн в частной медицинской клинике, скорее всего, не требует навыков оформления документов для получения визы; она также не требует навыков тесного взаимодействия с руководителем. Зато она требует опыта общения с клиентами, знания медицинской тематики (хотя бы основ), способности много общаться по телефону, не теряя тонуса и терпения.
Образец резюме секретаря
— выписка пропусков и встреча гостей (чай, кофе);
— обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ хозяйственных товаров, канцелярских товаров);
— Контроль деятельности курьера. Работа с курьерскими и почтовыми службами; Заказ транспортных компаний.
— организация и сопровождение деловых поездок сотрудников компании (заказ билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов для получения виз);
Личностные качества (выбрать):
(Возможно перечислить шаблонные качества, либо отметить те, которые показывают вас как профессионала и подкрепить их доказательствами.)
— Высокая работоспособность и профессионализм,
— Умение отстаивать интересы компании.
Образец резюме секретаря
- Делопроизводство в полном объеме, деловая переписка;
- Письменные переводы с/на английский язык (контракты, лицензионные соглашения, рекламные материалы, финансовые документы),
- Протоколирование совещаний на русском и английском языках.);
- Планирование рабочего дня руководителя,
- Прием гостей, организация переговоров,
- Встреча и сопровождение VIP гостей,
- Туристическая и визовая поддержка (бронирование гостиниц, заказ билетов, оформление виз и приглашений);
- Координация работы офиса
- Опыт сбора и обработки информации, написания информационных обзоров
2001-2004гг. Компания «Окна» (производство и реализация пластиковых окон)
Должность:
секретарь-референт
Обязанности:
Работа с документацией (внутренний и внешний документооборот), прием и распределение телефонных звонков (мини-АТС), перевод документации с/на английский язык; планирование и организация встреч и переговоров руководителя, организация конференц-связи, бронирование и заказ билетов и гостиниц, прием посетителей.
Образцы резюме
- организация жизнедеятельности офиса
- прием и распределение телефонных звонков
- регистрация и оформление документации, подготовка деловых документов на подпись руководителю
- перевод документации, в том числе и технической
- работа с оргтехникой
- организация переговоров, совещаний и встреч, ведение протоколов
- организация встреча VIP-гостей
- обеспечение комфортной и приятной рабочей обстановки
Секретарь – это лицо фирмы. Должность секретаря-референта очень ответственная. В обязанности секретаря-референта входит прием и распределение телефонных звонков, встреча посетителей. Хоть и принято считать, что должность секретаря является трамплином в карьере, но уровень образованности должен быть достаточно высоким, а вот внешний вид секретаря-референта является визитной карточкой предприятия. Обязанности секретаря могут ограничиваться лишь подачей кофе и приемом звонков, а могут и значительно расширяться до составления важнейших документов и организации отдыха руководителя и его семьи.
Образец резюме секретаря
Позитивные отзывы предыдущих работодателей существенно повысят шансы на успех соискателя. Кроме того, на собеседовании внимание обращается не только на образец резюме секретаря-референта (делопроизводителя), но, еще и на внешний вид его владельца и манеры поведения. Это связано с тем, что секретарь является лицом фирмы и человеком, который встречает посетителей, деловых партнеров, а значит, формирует первое впечатление об организации.
Функциональные обязанности:
Резюме секретаря: образец
Профессиональные навыки и умения: прием и сортировка поступающей корреспонденции, ответы на звонки, их регистрация и информирование руководителя, встреча посетителей, составление плана работ начальника, выполнение поручений, составление писем, служебных записок, работа с любыми документами. Уверенный пользователь MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook, «Консультант Плюс», Lotus. Работа с офисной техникой.
Имея все шансы на успех, резюме все-таки может быть отложено, если соискатель не отобразил свои уникальные способности или профессиональные навыки, выделяющие его на фоне подобных. Для резюме секретаря такими преимуществами будут: дополнительное знание иностранных языков, уверенная работа во всех приложения MS OFFICE, стаж работы в должности помощника руководителя, кадровое дело. Непременно указывается бережное обращение с офисной техникой. Наиболее важные для вакансии навыки всегда размещаются первыми, чтобы работодатель видел навыки специалиста сразу.
Навыки и умения для резюме пример — инструкция написания резюме
Образование, стаж, занимаемые должности на прошлых постах - обязательные части CV. Хорошее резюме недопустимо составлять без описания важнейших умений специалиста. Описать эти умения нужно так, чтоб у потенциального начальника появилось непреодолимое желание нанять на работу не кого-то, а именно Вас.
Наемщику недостаточно знать, где вы учились и получали профессиональный стаж. Ему необходимо точное знание того, чем вы можете заниматься, и чем вы можете быть полезны его фирме. Так что правильно расписанные основные умения сильно приумножают вероятность получения заветной работы.
В резюме на должность офис-менеджера можно указать места прохождения практик и выполняемые обязанности. Довольно часто практикантам доверяют лишь работу с документами, например, их архивирование. Поскольку должность подразумевает большой объем обработки документов, то данный факт можно указать, как полученный опыт работы.
- Ведение документооборота, в том числе регистрация, архивирование и оформление документов.
- Работы с корреспонденцией, как входящей, так и исходящей.
- В некрупных организациях в обязанности менеджера может входить подбор персонала и выставление объявлений об актуальных вакансиях.
- Прием звонков, их перераспределение; обработка полученной информации и ведение календаря руководителя.
- Организация командировок сотрудников, например, бронирование билетов и гостиниц; начальная организация логистики - составление маршрутов и распорядка дня водителей.
- Должность подразумевает организацию и помощь в проведении деловых встреч, презентаций.
В настоящее время невозможно себе представить ни одного руководителя более-менее крупной фирмы, обходящегося в своей деятельности без секретаря. В компаниях с большим штатом сотрудников, наличием филиалов и представительств в разных регионах, активным ведением документооборота, как правило, имеется несколько взаимодополняемых должностей с четким разграничением обязанностей: секретарь, делопроизводитель, референт. В организациях поменьше, где важным фактором уменьшения производственных затрат на содержание штата сотрудников является совмещение ставок – секретарь становится универсальным работником, сочетающим в своей деятельности функции помощника руководителя, делопроизводителя и менеджера по кадрам.
Многие обязанности, возлагаемые на секретаря делопроизводителя, не прописаны в стандартной должностной инструкции, а определяются самим работодателем на основе особенностей функционирования конкретной организации. Тем не менее, некоторые общие положения о деятельности сотрудника в рамках подобной должности существуют, и их вполне успешно можно использовать при составлении резюме секретаря делопроизводителя.
Должностные обязанности секретаря делопроизводителя
Секретарь делопроизводитель играет важную роль в упорядочивании и систематизации деятельности не только непосредственного руководителя, помощником коего является, но и в организации обратной связи между начальником и подчиненными, исполнителями и заказчиками, обеспечении эффективного документооборота внутри фирмы и между ее структурными подразделениями. В связи с этим в его обязанности входят следующие пункты:
- ведение телефонных и личных переговоров с клиентами, прием входящей документации, факсов, телефонограмм и т.д., обработка и переадресация исходящих документов, доведение распоряжений непосредственного руководителя до сведения заинтересованных лиц;
- назначение и организация встреч руководителя с заказчиками, партнерами и сотрудниками фирмы;
- прием и регистрация посетителей с обеспечением их комфортными условиями во время ожидания, информирование по вопросам, находящимся в компетенции секретаря;
- ведение отчетной документации установленного образца, обеспечение документооборота в рамках действующего законодательства, создание архива документов, писем и т.д.
Как видно из вышеописанного функционала, спектр деятельности секретаря делопроизводителя достаточно разнообразен. Кроме исполнения означенных в этом перечне обязанностей, от секретаря, являющегося, по сути, лицом компании, требуется наличие таких качеств как:
- грамотная внятная речь, умение ясно излагать свои мысли;
- доброжелательность, толерантность, приятный внешний вид;
- знание делового этикета и этикета межличностного общения.