2 Турлаев Евгений Геннадьевич Учредитель консалтинговой компании «Профиком» (целью компании является решение бизнес задач для предприятий, которые имеют дальновидную стратегию развития своих брендов), бизнес-тренер, кризис- менеджер, практик. Более детальная информация на сайте Направление деятельности: консалтинговые услуги по вопросам развития бизнеса; построение качественной дистрибуционной системы продаж; работа в развитии отдела сбыта и стратегии продаж в торговых и производственных компаниях; построения логистических систем; проведение открытых и корпоративных семинаров; кризис менеджмент в сбыте и логистике.

Цель проведения логистического анализа Экспертная оценка существующей складской системы и конструктивное предложение внедрения новой технологии в работе склада, обработки технологических операций с товаром, техническим обеспечении складского комплекса. 4

Ключевой принцип проведения аудита Ключевой принцип проведения аудита – движения от глобальных целей предприятия в изменении существующей складской логистической системы к детальному исследованию складских технологических процессов, причин низкой эффективности и упущенных возможностей в работе складской логистики. 5

Определения задач Встреча с руководством компании. Подготовка списка изменений, в котором указаны сформулированные цели проекта, достижение которых требуется в результате изменений. Список целей делится на приоритеты - обязательные, плановые и желаемые. Обязательные цели должны быть определены. Плановые и желаемые служат для оценки отдельных аспектов решения. Подписание договора и соглашения о конфиденциальности. 6

Общения с персоналом Общения с сотрудниками на складе, которое длится пять рабочих дней; Максимальное вовлечение их в происходящие процессы изменений, что является одной из главных целей аудита; Получение максимального объема информации и объективной оценки работы складского хозяйства на сегодняшний день

Анализ полученной информации Разработка путей решений в оптимизации системы взаимодействия с другими структурными подразделениями компании; Разработка схем товарных потоков и размещения продукции на складе; Проектирование и расчет количества мест хранения; Расчет складского оборудования по типам; Разработка схемы технологического процесса; Оптимизация складских операций; Расчет количества персонала в зависимости от предлагаемых вариантов технологии работы склада; Разработка рекомендаций по оптимизации системы складского учета, документооборота, информационного обмена.

Аудиторская проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материально-производственных запасов на примере ОАО «Торгово-сервисный центр»

Проверка состояния складского хозяйства и сохранности МПЗ - одна из важнейших аудиторских процедур. Для комплексного изучения этого участка деятельности организации аудитор обследует склады, кладовые, цеха и другие места хранения производственных запасов, проверяя условия их хранения, состояние противопожарной безопасности, оснащенность складов необходимым оборудованием, техникой, приборами и правильность их эксплуатации, состояние охраны складских помещений. Неудовлетворительная организация складского хозяйства свидетельствует о низком уровне внутреннего контроля за сохранностью МПЗ.

В ходе обследования особое внимание уделяется проверке организации материальной ответственности работников, связанных с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей. Одним из условий обеспечения сохранности материальных ценностей является разработка и вручение материально ответственным лицам стандартов или должностных инструкций, в которых определяются обязанности и права работников, распорядок их работы, порядок приемки и выдачи ценностей, их документального оформления, ведения учета на складах в натуральных измерителях, сроки предоставления отчетов в бухгалтерию и др.

При осмотре мест хранения МПЗ по имеющимся у материально ответственных лиц документами проверяют, своевременно ли они оформляют приемку и отпуск ценностей и делают записи в книги или карточки складского учета. Неучтенные излишки материалов и готовой продукции могут создаваться путем:

Замены сырья при изготовлении готовой продукции;

Обсчета сдатчиков сырья и материалов в весе, влажности, понижения их сортности;

Обвеса, обсчета, обмера покупателей при отпуске им готовых изделий;

Необоснованного оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.

Неучтенные излишки материалов обычно хранят отдельно. Для их выявления следует использовать данные складского учета. Если имеются неучтенные излишки, то расход отдельных видов ценностей за определенные периоды, как правило, превышает их приход. Такой перерасход перекрывается за счет последующего поступления и оприходования материалов аналогичных наименований. Излишки изымаются за счет последующих поступлений или оформляют бестоварными документами до проверки их фактического наличия при инвентаризации.

Обследование состояния складского хозяйства и обеспечение сохранности материальных ценностей в сочетании с последующей документальной проверкой дают возможность сделать обоснованные выводы о сохранности МПЗ и разработать профилактические мероприятия.

Запасы могут храниться на нескольких складах, и в этом случае их инвентаризацию целесообразно проводить одновременно, чтобы исключить возможность переброски ценностей с одного склада на другой. Если по каким-либо причинам это сделать невозможно, то аудитору нужно по документам отследить внутреннее перемещение запасов между подразделениями (складами) от момента начала инвентаризации на первом складе до ее завершения на последнем складе.

При проведении инвентаризации у аудитора могут возникнуть сложности в получении доказательств о запасах, вызванные особенностями технологического процесса. Для этого иногда могут понадобиться консультации специалистов.

Также могут возникнуть сложности в получении доказательств, связанных с определением количества запасов, которые обусловлены:

а) применением выборки. Как правило, в рамках одной проверки невозможно проверить все запасы сплошным методом, однако при явном несоответствии учетных записей о запасах их фактическому наличию необходимо проверить всех товарно-материальных ценностей;

б) спецификой процедур контроля - необходимо удостовериться, что не было повторного счета и случайно или преднамеренно неучтенных ценностей. Контрольные сверки дают возможность убедиться, что подсчет ценностей был проведен правильно.

в) природой инвентаризуемых ценностей (например, инвентаризация запасов древесины на целлюлозно-бумажных комбинатах, металлопроката и т.д.). В подобных случаях аудитор может воспользоваться оценочными методами, когда подсчитывают и измеряют часть запасов, а затем результаты проверки экстраполируют на их общее количество. Репрезентативность результатов экстраполяции может быть проконтролирована путем их сопоставления с данными бухгалтерского и складского учета.

Наличие некоторых видов запасов нельзя проверить на наличие путем простого пересчета, например, в непрерывных производствах - химическом или сталелитейном. В этом случае аудитору придется полагаться на процедуры внутреннего контроля, а также с разрешения клиента привлечь экспертов для инвентаризации таких материальных ценностей.

Иногда по ряду причин провести инвентаризацию невозможно. Например, когда к моменту заключения договора на аудит, инвентаризация на конец года клиентом уже была проведена, и проводить ее повторно он отказывается или когда проведение инвентаризации достаточно дорого. В таком случае аудитор может применить математические методы, которые с определенной вероятностью позволяют оценить величину запасов. Может сложиться так, что клиент не желает проводить сплошную инвентаризацию, но по просьбе аудитора проведет инвентаризацию части товарно-материальных ценностей.

Обеспечение сохранности материальных ценностей во многом зависит от подбора и расстановки материально ответственных лиц. На такие должности не должны приниматься лица, имевшие судимость за растраты, хищения и не оправдавшие доверия на прежних работах.

Встречаются и такие нарушения, как: вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды; вывоз материальных ценностей по пропускам, подписанным лицом, не имеющим на это права; вывоз материальных ценностей по устным разрешениям и запискам и т.д.

В процессе аудиторской проверки состояния складского учета в ОАО «ТСЦ» были обследованы склады, кладовые, цеха и другие места хранения производственных запасов на предприятии, проверены условия их хранения, состояние противопожарной безопасности складских помещений, оснащенность складов оборудованием, техникой, приборами и правильность их эксплуатации, состояние охраны складских помещений. Так же для проведения аудита был составлен аудиторский тест проверки состояния складского хозяйства и сохранности МПЗ (таблица 3.1.)

При осмотре мест хранения материально-производственных запасов по имеющимся у материально ответственных лиц документам было выявлено, что оформление приемки и отпуска материальных ценностей, а также записи в книги и карточки складского учета производятся своевременно.

Запасы на предприятии хранятся на нескольких складах, и в этом случае их инвентаризация проводится одновременно, чтобы исключить возможность переброски ценностей с одного склада на другой.

Таблица 3.1 - Аудиторский тест проверки состояния складского хозяйства и сохранности МПЗ Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. Ростов н/Д: ФЕНИКС, 2005. - 89 с.

В Обществе обеспечен постоянный контроль за сохранностью имеющихся товарно-материальных ценностей. Важный прием такого контроля является инвентаризация, которая позволяет контролировать как сохранность собственности Общества, так и правильность ведения бухгалтерского учета.

При инвентаризации материальных ценностей проверяют наличие производственных запасов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определения их объема и сопоставления полученных, фактических данных с данными бухгалтерского учета.

В Обществе проводится как частичная, когда проверяют наличие ценностей в отдельных местах хранения, так и полная, когда проверкой охватываются все ценности на предприятии в целом. Обязательная полная инвентаризация проводится ежегодно перед составлением годового отчета в сроки, установленные инструкцией по проведению инвентаризации. Кроме годовой инвентаризации на предприятии проверяют наличие остатков в натуре в течение года.

Для проведения инвентаризации в ОАО «ТСЦ» создается специальная комиссия. Результаты проверки оформляются инвентаризационной описью и соответствующим актом. Руководитель предприятия лично рассматривает материалы инвентаризации и принимает соответствующие решения по ее результатам. Выявленные при инвентаризации излишки приходуют. При этом составляют бухгалтерскую запись:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

Недостачи производственных запасов, а также потери от порчи ценностей относят в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита соответствующих материальных счетов. Если недостачи выявлены ревизиями в текущем году, но относятся они к прошлым годам, то на дебет счета 94 соответствующие суммы относят с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов». Недостающую продукцию текущего года списывают по плановой себестоимости. В дальнейшем после принятия решения о списании потерь и недостач их списывают с кредита счета 94 в установленном порядке. В заключении отметим, что как таковых недостатков в состоянии складского учета не обнаружено. Складской учет ведется в соответствии с установленными правилами.

Ырысбек Ташбаев, к. т. н., заместитель генерального директора по развитию Института исследования товародвижения и конъюнктуры оптового рынка (ИТКОР)

Отлаженная система логистики на современном предприятии предполагает наличие квалифицированного и компетентного персонала, современного складского и транспортного оборудования, высокопроизводительных технологий. К сожалению, еще не все предприятия готовы к осуществлению системных проектов в области логистики. Причиной этого могут быть недостатки в организации работы компании, неотрегулированная система управления, неподготовленность персонала. Кроме того, консультанты по логистике обычно предлагают решения в тех функциональных областях, в которых они компетентны, не уделяя внимания системным проблемам предприятия. Все это в комплексе вынуждает компании обращаться к независимым экспертам с просьбой о проведении логистического аудита.

Логистический аудит в большей степени востребован на промышленных предприятиях, где задействованы все логистические функции в комплексе, включая закупки, производство и сбыт продукции; имеет смысл проводить его также в торговле. Результаты аудита могут быть полезны для фирм, предлагающих информационные и консалтинговые решения в области логистики, для складских операторов и экспедиторских компаний.

Что же подразумевается под логистическим аудитом и в чем его отличие от «привычной» бухгалтерской проверки? Согласно существующим определениям, «аудит – системный процесс получения и оценки объективных данных об экономических действиях и событиях, устанавливающий уровень их соответствия установленному критерию и представляющий результаты заинтересованным пользователям». Синонимами этого термина являются слова «исследование», «диагностика», «изучение». Следовательно, под логистическим аудитом можно понимать проводимую независимой стороной оценку всех аспектов цепи поставок компании, определение «сильных» и «слабых» сторон логистической системы предприятия, отслеживание тенденций, влияющих на их формирование, проведение анализа случаев неэффективного использования ресурсов, определение уровня конкурентоспособности логистической системы предприятия.

Ключевой принцип логистического аудита – продвижение от общего к частному: от глобальных целей и показателей операционной работы к причинам низкой эффективности, производительности и упущенных возможностей и только после этого – к детальному исследованию выбранных сфер деятельности предприятия.

В соответствии с этим принципом, например, локальная оптимизация склада или транспортной системы не проводится на этапах сбыта продукции или закупок – такие решения принимают только исходя из системного видения всей цепочки поставок. Для проведения логистического аудита на предприятии создается команда, в которую включают представителей как служб логистики, так и других функциональных подразделений (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продажи, производство и закупки, информационные технологии), а также сторонних экспертов. Чрезвычайно важен профессиональный уровень привлекаемых специалистов. Они не обязательно должны быть знатоками специфики конкретного бизнеса, но, по крайней мере, должны быть компетентны в области теории и практики логистики и управления цепями поставок. Это позволит выявить резервы и скрытый потенциал, имеющийся на предприятии, и дать объективную оценку уровня его логистического менеджмента.

На предварительном этапе команда в течение 2…3 дней изучает области продаж (розничные и оптовые клиенты), складирования (склады сырья и материалов, готовой продукции), производства. Затем в течение недели эксперты обрабатывают результаты аудита и готовят перечень рекомендаций (точнее, круг вопросов), подлежащих аудиту. Совместно со специалистами предприятия приглашенные эксперты формулируют вопросы, которые ложатся в основу интервью, анкет, вопросников, и составляют перечень показателей, по которым оцениваются логистические функции. Для этого они отбирают из различных существующих моделей (таких, как SCOR, или др.) показатели, которые наиболее применимы на этом предприятии. На предварительном этапе важно установить контакты между членами команды по проведению аудита и собственниками бизнеса: для предприятия вопросы, связанные с логистикой, являются расходной составляющей, и важно, чтобы владельцы ясно видели, какие выгоды они получат от внедрения отлаженной логистической системы.

По окончании предварительного этапа можно переходить непосредственно к процедуре логистического аудита, который по форме можно разделить на внешний и внутренний. Есть разные мнения о том, какому из этих подходов следует отдать предпочтение на начальном этапе, но при работе с неформализованной структурой внутренней логистики более логичным будет проведение аудита внутри предприятия.

Процедура внутреннего аудита включает:

Интервью с представителями функциональных направлений по вопросам, имеющим отношение к логистике (транспорт, склады, запасы, поставки, система управления, мотивация);

Обработку выборки документов предприятия (первичная документация, различные файлы, отчеты как внутренние, так и внешние);

Сбор данных по договорам для проведения статистического анализа и точного описания работы существующей логистической системы.

Важно, чтобы основные предложения по плану мероприятий, решения и идеи исходили от тех членов команды логистического аудита, которые представляют предприятие-заказчика. В ходе проводимого системного анализа выстраивается система операционных показателей, которые можно разделить на четыре группы:

• показатели эффективности обслуживания клиентов (внутренних и внешних клиентов) и оценки качества сервиса;
• показатели, связанные с затратами на выполнение логистических функций (затраты на закупки, поставки, транспорт, склады, складирование, запасы). При анализе затрат проводят расчет «затраты–выгоды» – имеются в виду выгоды, получаемые клиентами от реализации тех или иных решений;
• показатели использования активов (складские сооружения, собственный парк подвижного состава). Составляющие инфраструктуры с расширением масштабов бизнеса и географии операций начинают все больше сказываться на себестоимости продукции для производственных предприятий и товаров для торговых фирм;
• показатели бенчмаркинга – изучение лучшего в практике конкурентов заказчика в областях, касающихся логистики.

Имея на руках результаты внутреннего аудита, команда может переходить к аудиту внешнему, в процессе которого изучают ожидания и требования клиентов с целью определения показателей работы компании, рассматривают приемы, используемые конкурентами, а также уровни требуемого обслуживания. Проводится внешний аудит в виде почтовой рассылки анкет, выборочных собеседований с клиентами (представителями различных обслуживаемых сегментов рынка, покупателями с разным объемом закупок и из разных географических мест). Типовые вопросники и анкеты адаптируются под каждое предприятие; при этом опрашиваются обычно как руководители компании и отдельных подразделений, так и конкретные специалисты. Анкеты выполняют несколько функций: они служат в качестве источника получения структурированной информации о логистической системе компании и средства привлечения внимания специалистов к ключевым вопросам функционирования этой системы. При обработке анкет основное внимание обращают на качество обслуживания клиентов, анализ причин и следствий по разным видам издержек.

Результаты внешнего аудита позволяют группе по проведению логистического аудита сформулировать рекомендации в отношении будущей стратегии компании и указать изменения, которые требуется провести в действующей операционной системе логистики, описать рекомендованную стратегию разработки эффективной и производительной системы логистики.

В качестве примера предлагаю рассмотреть, как проводился логистический аудит в холдинге, имеющем в своем составе промышленные предприятия по производству яиц, торговый дом и управляющую компанию. Для опросов, интервью и других вспомогательных видов деятельности во время аудита привлекались студенты и преподавательский состав вузов, расположенных в том же городе, что и холдинг. Это, по нашему мнению, принципиальный момент – такой шаг позволит решить проблему подготовки системных аналитиков в области логистики, с тем чтобы в дальнейшем они могли занять должности координаторов или логистов на предприятиях.

В ходе проведения аудита было выявлено, что на каждом из предприятий есть специалисты, отвечающие за склады, закупки, финансы, бухгалтерию. Управляющая компания осуществляет общий контроль, координирует операции, управляет инвестициями. Весь логистический процесс разбивался на отдельные подпроцессы: закупок и поставок сырья для первого предприятия, поставок и отгрузок продукции/полуфабриката от первого предприятия последующим, отгрузки продукции от этих предприятий торговому дому, который осуществлял отгрузку и доставку продукции до покупателя и прямые отгрузки другим оптовым компаниям. Основные проблемы в холдинге возникали на стыке подразделений и предприятий; зачастую имело место дублирование функций, обязанностей. Не всегда была в наличии информационная система, консолидирующая сведения, которые поступали от подразделений на разных этапах логистического процесса.

Исследованию и анализу подверглись следующие виды деятельности холдинга:

1. Обслуживание клиентов.

2. Транспортировка.

3. Складирование.

4. Управление запасами.

5. Планирование операций.

6. Продажи и маркетинг.

7. Финансы и бухгалтерия.

8. Закупки.

9. Общий менеджмент.

Целью работ стало выявление проблем, «узких» мест и резервов совершенствования логистической системы, повышение эффективности и производительности системы логистического обеспечения снабженческо-производственно-сбытовой деятельности холдинга.
Что же посоветовали сделать специалисты для улучшения логистики на этом предприятии? Поскольку перечень всех рекомендаций был довольно большим, рассмотрим лишь первые четыре позиции, более всего связанные с логистикой.

В области обслуживания клиентов

Разработка системы обслуживания клиентов. Разработка классификации клиентов на основе анализа существующих клиентов, процедур работы с клиентами, условий стандартизации и формализации работы с клиентами.

Анализ приоритетности работы с клиентами.

Анализ требований клиентов по разным параметрам.

Разработка стандартов обслуживания, включая обоснование уровней обслуживания клиентов.

Анализ и обоснование структуры добавленной стоимости для внутренних и внешних клиентов.

Расчет показателей эффективности и производительности обслуживания клиентов.

В области транспортировки

Анализ условий для внедрения системы управления транспортом.

Анализ возможностей сокращения числа перегрузок.

Анализ существующих процедур развоза яиц.

Анализ мер по исключению нерациональных перевозок.

Анализ существующей структуры транспортных средств (устаревший парк подвижного состава).

Анализ показателей использования парка подвижного состава.

Анализ условий для введения системы мотивации водителей.

Анализ существующих процедур найма внешнего транспорта.

Разработка системы управления транспортными затратами.

Расчет показателей эффективности и производительности транспортировки.

В области складирования

Разработка системы управления складированием.

Анализ условий хранения яиц на складах.

Анализ процедуры отгрузки продукции со складов птицефабрик в Москву.

Анализ пропускной способности складов и птицефабрик при комбикормовом производстве.

Анализ технологических процессов на складах сырья и готовой продукции.

Анализ задержек и простоев при разгрузке (погрузке) на складах.

Анализ «затраты–выгоды» наличия склада распределительного центра в городе.

Анализ процессов доставки свежих яиц с фабрик на склад распределительного центра.

Разработка мероприятий по поддержанию на складах оптимальной температуры.

Расчет показателей эффективности и производительности складирования.

В области управления запасами

Разработка системы управления запасами.

Анализ сбоев в сроках поставок.

Анализ процедуры прогнозирования цен на зерно.

Анализ работы с производителями.

Анализ порядка заключения и продления договоров.

Анализ процедуры выделения денег на закупки.

Анализ стратегических запасов.

Разработка процедуры расчета и обоснования размеров и структуры запасов на всех этапах цепочки поставок (от розницы до закупок сырья).

Разработка процедуры расчета страхового запаса.

Расчет показателей эффективности и производительности системы управления запасами.

Станислав Зинченко, директор Центра индустриальных исследований делового портала «Управление производством» .

Об авторе урока

Станислав Зинченко - специалист по аудиту и оптимизации производственно-логистических систем, имеет опыт реализации консалтинговых проектов (более 100) для 50 производственных предприятий в Германии, России, Украине. Работал руководителем отделов промышленного консалтинга, бизнес-аналитиком Мирового Банка, профессиональный тренер в области производственного менеджмента и логистики. Руководитель и участник ряда международных проектов по внедрению немецкого опыта производственного менеджмента в России и Украине.

Автор проходил обучение в Германии, является специалистом и тренером REFA: Организация рабочих систем и процессов, Управление данными процесса, Оптимизация материальных потоков, Управление цепочками поставок, Процессный анализ, Экономика времени. Проходил стажировки в немецких консалтинговых компаниях: REFA, LEGROS, ORTIM, SDZ в сфере производства и логистики по специализациям: Нормирование работ, Организация и оптимизация рабочих мест, Оптимизация материальных потоков, Управление логистическими системами, Автоматизация логистических процессов.

Суета - не показатель эффективности

Любое производство, даже самое совершенное, имеет потенциал для улучшений, главное - уметь его увидеть. И проводить «Аудит своими глазами» мы начнем с, должно быть, самого неприметного места на всем предприятии - со склада. Сюда редко приводят гостей или прессу, желая продемонстрировать свои успехи, этому месту никогда не отдается приоритет при проведении модернизации, но от того, как организована работа на складе, зависит своевременность выполнения заказов, бесперебойная работа в цехах и репутация всей компании.

Итак, отправимся на склад. Каким бы он ни был, какая бы продукция здесь ни хранилась, функция его остается неизменной: склад - это буфер, предназначенный для гармонизации мощностей участков, производства и продаж, совмещенный с зоной переработки товаро-материальных ценностей, где товар меняет форму, комплектность, состояние и т.д.

Видимыми базовыми элементами складской системы, постоянно находящимися во взаимодействии, являются:

• персонал;
• оборудование;
• товаро-материальные ценности.

Не стоит забывать, что существуют и другие элементы, участвующие в работе системы:

• процессы;
• документооборот и система учета;
• организация работ.

Разберемся с каждым из них по очереди.

Когда, войдя на склад, мы наблюдаем оживленную работу - одни работники сгружают грузы, другие загружают, третьи перемещают их по складу, четвертые оформляют документацию, кто-то руководит, кто-то выполняет - у нас невольно создается иллюзия, что все идет как надо, кипит работа, и каждый при деле. Но суета - не показатель эффективности. Скорее наоборот - она является свидетельством того, что этот складской «организм» болен и нуждается в срочном лечении.

В нормально организованной и управляемой складской системе по определению не может быть концентрации персонала и осуществляемых процессов в одном месте и в одно время. На качественно организованных складах царит тишина и спокойствие, работа выполняется размеренно, здесь не толпятся сотрудники - лишь одинокие работники, не спеша и не отвлекаясь, делают свое дело.

Давайте попробуем пристально рассмотреть, что же на самом деле скрывается за «активной» жизнью склада, описанной выше, и определим возможные причины возникающих авралов и суматохи, которые зачастую воспринимаются нами как естественное положение дел:

1. Наличие материальных крестов, пересекающихся материальных потоков, указывает на неправильное планирование пространства и нерациональное распределение работ, что повышает возможность ошибок и риск того, что грузы будут отправлены не по назначению.
2. Наличие технологических крестов, пересекающихся маршрутов движения техники и людей, ведет к торможению работ и повышает риск нанесения повреждений (как технике, так и сотрудникам).
3. Отсутствие правильного планирования работы склада (выполнение работы по факту возникновения необходимости) приводит к тому, что запланированные операции пересекаются во времени и пространстве, создавая нагрузку на одни и те же элементы складской системы.
4. Неэффективность сменной организации труда возникает, когда нагрузка на склад оценивается по усредненным показателям (за неделю, день) и сменная организация труда не учитывает реальные пики нагрузки по процессам и операциям.
5. Неэффективная организация работ - когда линейный руководитель не знает, что, кто и когда должен делать, работники принимают эти решения самостоятельно, что, при отсутствии организации и «командного центра», в конечном итоге оказывается губительным для любой системы.

Таковы самые простые, но в то же время самые глобальные проблемы склада, которые сразу бросаются в глаза при внимательном наблюдении за тем, как осуществляются работы.

Остановимся на некоторых элементах рабочей атмосферы склада и рассмотрим их подробнее.

Товаро-материальные ценности

Самым простым шагом при проведении «аудита своими глазами» является наблюдение за состоянием, обращением, хранением и перемещением товаро-материальных ценностей.

В отношении ТМЦ можно выделить группу простых признаков существования проблем складской системы:

• ТМЦ находятся в складе вне системы логистических юнитов (коробка, поддон, контейнер и др.);
• ТМЦ хранятся прямо на полу вне привязки к какой-либо зоне (идентифицированной согласно системе учета);
• упаковка продажи или юнит хранения (перемещения) ТМЦ повреждены;
• ТМЦ находятся на складе без какой-либо упаковки;
• ТМЦ находятся на складе без системы идентификации (идентификация проводится по внешнему виду или затруднена);
• ТМЦ находятся в упаковке, в логистическом юните, но в форме, делающей невозможной их обработку без дополнительных затрат и операций.

Наличие подобных проблем на складе позволяет сделать неутешительные выводы:

• на складе не реализована система хранения;
• правила работы с ТМЦ не разработаны или не доведены до сведения работников;
• работники склада не соблюдают правила работы с ТМЦ;
• на складе не внедрена система учета или ее реализация невозможна;
• низок уровень исполнительской дисциплины и организации работ на складе;
• уровень остатков в системе учета никогда не соответствует фактическому;
• постоянно требуются дополнительные затраты на отбраковку, переупаковку, закупку упаковочных материалов и т.д.
• часты случаи, когда на момент подачи запроса ТМЦ не готовы к отгрузке, что приводит к увеличению времени выполнения заказа или его срыву. Поскольку если, к примеру, из 10000 коробов 50 повреждены, утеряны или не упакованы, заказ нельзя считать выполненным в полной мере. Результатом в любом случае станут дополнительные затраты и срыв заказа.
• проблема нехватки людей, техники и места будет возникать регулярно, поскольку часть ресурсов постоянно направляется на дополнительные операции.

Самым страшным для предприятия в подобной ситуации является даже не потеря прибыли от сорванного заказа и не впустую потраченное время. Намного хуже, если работники склада (грузчики, кладовщики, заведующий склада, логисты), ежедневно сталкиваясь с этими сбоями и их последствиями, не замечают их, считая все происходящее НОРМАЛЬНЫМ. В таком случае проблема не в какой-то детали, валяющейся на полу; проблема куда глубже и ее решение потребует смены всей системы и, возможно, замены многих сотрудников.

Складские системы хранения

Следующим элементом, на который следует обратить внимание при проведении «аудита своими глазами», являются складские системы хранения и комплектации, проще говоря, - различные стеллажные конструкции и то, как они используются, как в них хранятся и обрабатываются ТМЦ.

Есть группа простых критериев, которые позволяют зафиксировать проблемы с использованием стеллажных конструкций:

1. Каждая стеллажная система предназначена для хранения согласно определенным принципам.

• не эффективно хранить и обрабатывать единицы продукции или комплектующие на паллетных стеллажах;
• не эффективно размещать в тоннель въездных стеллажей различный ассортимент;
• не эффективно хранить единицы товара или комплектующие в блочно-напольной системе без проходов для трехсторонней обработки.

2. Каждая стеллажная система предназначена для обработки специальной техникой (гидравлической или комплектовочной тележкой, штабелером, погрузчиком и пр.).

• не эффективно проводить ручной отбор грузов со стеллажных систем, предназначенных для обработки техникой;
• не эффективно допускать работу персонала на высоте с грузами, хранящимися на стеллажных конструкциях;
• не эффективно использовать один тип техники для работы со всеми видами стеллажных систем.

3. Каждая стеллажная система - это дорогая конструкция, не менее ценная, чем оборудование или хранимый на ней товар. Она также требует к себе бережного отношения, потому недопустимы:

• разбитые стойки и погнутые балки;
• сорванные и отсутствующие таблички и инструкции.

Наиболее часто встречающимися проблемами, связанными со складскими системами хранения являются:

• неправильное проектирование и расстановка стеллажных систем (без учета маршрутов транспортировки, товаро-материальных потоков, методов погрузки-разгрузки и пр.);
• неэффективное использование стеллажных систем, что приводит к ненужным затратам;
• постоянные дополнительные затраты на обслуживание, возникающие из-за неправильного обращения со складскими системами хранения;
• постоянная замена элементов стеллажных конструкций, поврежденных из-за неправильного обращения;
• большое время комплектации заказа;
• большое количество персонала, требуемого для выполнения работы;
• нехватка места для размещения ассортимента;
• нехватка техники для обслуживания системы;
• нехватка мест комплектации для отбора продукции;
• невозможность нормального функционирования системы учета.

Самым большим разочарованием нередко становится отсутствие выгод от вложения средств в модернизацию складов (постройку нового помещения, закупку дорогостоящей техники и стеллажных систем). Причиной этого чаще всего становится то, что персонал склада, для облегчения работы которого и были осуществлены эти инвестиции, работая привычным образом, сводит на нет все усилия, разрушая стеллажные системы или не используя их преимущества в полной мере.

Складская техника

Проводя «аудит своими глазами», нельзя обойти вниманием складскую технику, к которой относятся все типы механизмов, предназначенные для перемещения ТМЦ на складе.

В отношении техники проведение аудита упрощается, поскольку все проблемные стороны, как правило, достаточно очевидны, хотя и часто игнорируются даже теми сотрудниками, которые регулярно с ними сталкиваются:

• техника находится в ненадлежащем виде (загрязненность и следы повреждений);
• техника имеет надписи, рисунки, приспособления, не предусмотренные по ее паспорту;
• не вся техника из имеющейся в наличии задействована в процессах;
• на территории склада или комплекса имеются «брошенные» единицы техники;
• в процессе работы у техники заканчивается заряд или горючее;
• существует постоянная проблема нехватки техники, возникают регулярные требования закупить несколько дополнительных единиц;
• при наличии сервисных служб, осуществляющих ремонт по договору, существует и собственный механический и ремонтный участки, где постоянно что-то ремонтируется.

Наличие вышеперечисленных «симптомов» указывает на существование следующих проблем:

• отсутствует отдельный график работы техники, согласованный с графиком нагрузок;
• реальные потребности в технике не идентифицированы, отсутствует взаимосвязь между объемом и частотой работ и количеством единиц техники;
• персонал не несет личной ответственности за используемую технику;
• техника содержится и обслуживается без соблюдения правил работ по техпаспорту.

Как ни удивительно, но на практике трудно встретить хотя бы один склад, которому, по мнению руководителя, не требуется еще несколько единиц складской техники. И в то же время практически на каждом складе можно найти возможности сокращения ее количества или увеличения ее продуктивности за счет рационального использования и обслуживания.

Упаковочные и расходные материалы

Среди всех складов, будь то производственные или торговые, едва ли найдется 20%, где в точности прописаны правила и процедуры по обращению с упаковочными и расходными материалами, определены зоны для их хранения и выделены необходимые ресурсы. Проблемы, возникающие с ними, похожи на проблемы с ТМЦ, хотя и имеют некоторую специфику.

Посмотрев «по-новому» на свои расходные и упаковочные материалы, Вы можете обнаружить, что:

• они не имеют фиксированного места хранения, находясь в беспорядке по всей территории склада или предприятия;
• отсутствуют точные данные о количестве используемых видов и их номенклатуре;
• они не присутствуют в системе учета остатков или их учтенное количество никогда не соответствует реальному;
• несмотря на постоянную закупку, их регулярно не хватает, что вызывает задержки в процессах;
• не существует действующего регламента по обращению с ними, как и ответственного за их использование и расход;
• регулярно возникают жалобы со стороны поставщиков и клиентов на использование не тех материалов.

Подобные, на первый взгляд, незначительные проблемы могут иметь очень серьезные последствия для бизнеса:

• без точного учета доля упаковочных и расходных материалов в себестоимости единицы продукции никогда не будет определена;
• затраты на упаковочные и расходные материалы будут постоянно распределяться на общие и накладные расходы;
• вы создадите искусственные нормы расхода, которые не будут соблюдаться;
• из-за отсутствия постоянной зоны для упаковочных и расходных материалов места их промежуточного хранения будут повсюду;
• захламленность материалами будет постоянно затруднять проход, они будут перекладываться с места на место по мере необходимости.

Вы также должны понимать, что назначением кладовщика и грузчика, ответственных за упаковочные и расходные материалы, проблему не решить. В отличие от других проблем складской системы, данная полностью кроется в отсутствии складского учета, настолько же отличного от бухгалтерского, насколько бухгалтерский учет отличается от финансового. Лишь при его эффективном функционировании возможно начать более рациональное использование упаковочных и расходных материалов.

Складской персонал

Кладовщиками и грузчиками не становятся - ими рождаются. Эта шутка имеет под собой серьезные основания, так как складской персонал уникален по своим характеристикам. Нигде не происходит так много революций и забастовок, нигде не выдвигается столько ультиматумов и нигде нет настолько незаинтересованных в отсутствии качественного результата людей. Секрет в том, что они не чувствуют себя ценными сотрудниками, создающими добавленную стоимость, но привыкли к тому, что их всегда во всем считают виноватыми.

Проблемы данного звена легко обнаруживаются при наблюдении за их работой:

• они ходят группами и работают по 2-3 на одной операции, процессе;
• на одного или двух работающих всегда есть один наблюдатель;
• если попросить бригадира или кладовщика назвать всех людей, работающих на складе, и указать, кто на каком процессе работает в данный момент, Вы не услышите четкого ответа;
• каждый раз на смену выходит разное количество людей;
• не соблюдается техника безопасности;
• они неаккуратно обращаются с ТМЦ;
• они ходят в не установленной правилами обуви и одежде;
• они говорят по мобильным телефонам и принимают пищу в неположенном месте;
• постоянно используется ненормативная лексика;
• на территории разрешено курение, сотрудники посещают место для курения группами по 3-10 человек.

Подобное положение дел дает основание для следующих выводов:

• на складе царит хаос;
• управление складом непрофессионально;
• отсутствует исполнительская дисциплина;
• управляет рабочими процессами группа «старожилов», опытных сотрудников, которые уверены, что знают, как выполнять свою работу, и не признают регламента и правил;

В такой ситуации Вы оказываетесь полностью зависимым от работников склада в отношении выполнения заказов и заявок, и никакая система оплаты труда не повысит качество работ.

На самом деле стоит заглянуть в «курилку», услышать громко играющее радио, заглушающее все вокруг, увидеть суетящийся персонал, изображающий бурную деятельность, - и этого будет достаточно, чтобы признать, что со складским персоналом существуют проблемы. Разница лишь в глубине поражения этой «болезнью».

Складские процессы

Умение прописывать процессы существенно облегчает жизнь руководителя, позволяя организовывать работу самым эффективным образом, постоянно видеть последовательность выполняемых операций, понимать, кто и за какую часть работы несет ответственность. Но многие, приняв этот метод за универсальный рецепт эффективности и начав его применение на складе, сталкиваются с полнейшим неприятием, вызванным тем, что в отличие от производственного складской персонал, не воспринимая свою работу как создающую ценность для клиента и всего предприятия, равнодушно относится к понятиям технологий, их последовательности и культуре производства. Поэтому будьте готовы к тому, что за один раз прописать и реализовать необходимые складские процессы не удастся.

Итак, как же осуществлять «аудит своими глазами» в отношении складских процессов? Самое привлекательное в таком «аудите» это то, что не существует «особенных» и «уникальных» складских хозяйств, и об этом стоит постоянно помнить. Не обманывайтесь заявлениями кладовщиков, заведующих складами и даже руководителей комплексов, о том, что предлагаемые методы усовершенствования организации работ на складе не будут работать «потому что…» - далее следуют любые объяснения, чем данный склад отличается от аналогов. Но любой склад предназначен для выполнения одних и тех же базовых задач: приемки, размещения, хранения, комплектации, инвентаризации, отгрузки грузов и выполнения группы процессов и операций, связанных с обработкой товара (формирование комплектов, упаковка, подготовка и т.д.).

Поэтому для определения того, насколько технологичны и правильны процессы, осуществляемые на складе, Вы можете сделать следующее:

1. Запросить все виды складских документов, регламентирующих складские процессы (положения, порядки, инструкции, алгоритмы, распоряжения, приказы и т.д.), и проверить знание руководителей и работников, включая то, насколько эти документы актуальны.
2. Проверить любого работника на понимание выполнения процесса (попросить разъяснить, что, почему и зачем он делает, к какому результату это должно привести и что случится, если процесс не будет выполнен в срок).
3. Попробовать нарушить какую-либо операцию или процесс и понаблюдать, к каким результатам это приведет, отследив скорость реакции и принятия решений (и определить, будут ли вообще замечены изменения).
4. Провести аттестацию руководителей и работников с помощью кейсов, предложив условные ситуации, которые могут возникнуть в процессе работы на складе, и попросив описать свои действия. Пример задачи: на склад пришла машина с поврежденным товаром, менеджер по закупкам недоступен, до конца рабочего дня 1 час, а водитель торопится уехать. Придумав до 20 таких вопросов, Вы достаточно объективно сможете оценить готовность своего персонала к самым разным ситуациям.
5. И напоследок выборочно проверить ценность для Вас и клиентов любых 2-3 операций или подпроцессов в каждом складском процессе.

Проведя такой аудит на своем складе, руководители нередко приходят к неутешительным выводам. Наиболее типичными проблемами являются:

• обилие «не идентифицированных» (не внесенных в план) процессов и операций, на которые тратится до 20-30% рабочего времени;
• работники склада принимают решения по процессам, руководствуясь интуицией, о таблице решений никому не известно, нет понимания того, что одни и те же проблемы возникают регулярно и требуют стандартных решений;
• существующие документы склада не отражают реально происходящие процессы и операции, а целого ряда необходимых документов просто не существует, и никто из участников процесса не видит в этом проблемы;
• большая часть процессов и операций выполняется за счет «общественного бессознательного» группы опытных сотрудников. Особенно заметной эта зависимость становится, когда они болеют или уходят в отпуск, - результативность работ сразу падает на 30-40%;
• уровень квалификации сотрудников не соответствует ни стоимости ТМЦ, ни стоимости процессов для Вас и клиентов.

К сожалению, выполнение процессов на складе полностью зависит от персонала, и об этом необходимо помнить. Но когда Вы будете оптимизировать осуществляемые на складе процессы, руководствуясь принципом «люди - главная ценность», помните о том, что сотрудник должен не просто числиться на Вашем предприятии, но действительно представлять ценность и, в свою очередь, видеть ценность в Вас и Вашей компании.

Документооборот и система учета

Постоянная проблема склада, встречающаяся практически на каждом предприятии, - складской учет, который, как уже упоминалось выше, имеет свою специфику в сравнении и с бухгалтерским, и с финансовым. К сожалению, это далеко не всегда понимает служба бухгалтерии, редко уделяющая происходящему на складе должное внимание: ТМЦ приходуются, остатки списываются, на первый взгляд, все учтено. Но главная проблема складского учета, заслуживающая «аудита своими глазами» - это актуальность данных в системе учета и их адекватность по отношению к реальной ситуации на складе.

Для исследования системы учета и документооборота на складе нет нужды перепроверять все накладные и расходные документы. «Аудит своими глазами» позволяет выявить узкие места, вскрыв лишь верхний слой проблемы.

Поэтому для того, чтобы понять насколько эффективна система учета и документооборота, Вы можете спустится в склад и задать следующие вопросы:

• как учитываются возвраты?
• как учитываются неликвиды?
• как учитывается бой, брак, лом, хищения?
• как учитываются расходные и упаковочные материалы?

Этих вопросов оказывается достаточно, чтобы выяснить, что даже при работе с «идеальной» программой (от 1С до SAP) остатки материалов зачастую не находятся на положенном месте хранения, их количество и номенклатура не соответствуют указанному в документации, существует расхождение во времени между фактическими процессами и их программным (документарным) списанием (перемещением, оприходованием), из-за чего один и тот же юнит программа может засчитать дважды. И многое другое.

Как и в прочих разделах «аудита своими глазами», наличие проблем в складском учете тоже можно достаточно просто увидеть своими глазами: если для идентификации ТМЦ на складе действуют надписи, сделанные вручную, если документы разбросаны, если можно обнаружить прикрепленную к поддону бумагу с надписью вроде «Забрать завтра утром кладовщику Петрову», то помните - бухгалтерский учет у Вас, может быть, и есть, но складской учет как система и один из важнейших принципов организации работы на предприятии отсутствует.

Организация работ

С заявлениями об идеальном складе сегодня выступает практически каждое предприятие. Конечно, исходя из того, что раньше наши склады скорее напоминали бараки, - красивое современное здание, оцинкованные стеллажные системы и модные японские или немецкие погрузчики сегодня можно принять за критерии идеального склада. Но эта картинка обманчива, она далеко не всегда помогает успешно выполнить рабочее задание.

Идеальный склад, как и идеальное производство, не зависит от внешней картинки, от оборудования и технологий. Его «идеальность», в первую очередь, зависит от организации работ. Это понятие часто игнорируется на многих складах, где главным считается емкость и величина. Многие забывают, что склад предназначен не для хранения, а для обработки, и современные показатели эффективности работы склада - это не объемы хранимых материалов, а, прежде всего, количество собираемых за смену строк и количество одновременно обрабатываемых заказов. А для достижения этих показателей принципиальным является эффективная организация работ.

Для того, чтобы идентифицировать проблемы в организации работ на складе, проводя «аудит своими глазами», достаточно понаблюдать за:

• соблюдением распорядка начала и конца рабочего дня;
• организацией рабочих мест;
• обеспечением ресурсами процессов и операций;
• передачей смен;
• процессом решения проблем и принятия решений;
• охранным режимом и уборкой на складе;
• процессом получения заданий и распределения работ.

К сожалению, почти наверняка Вы увидите:

• лишние и не эффективные затраты времени;
• неэффективные и нелогичные решения;
• халатность, лень и распущенность;
• неграмотное руководство на всех уровнях;
• захламленные рабочие места;
• постоянный поиск документов, решений, людей.

Ни одно оборудование не обеспечит наличие здравого смысла, опыта, душевного и ответственного отношения к труду и сплоченной команды, а создание складской, как и производственной, культуры невозможно без этих факторов.

Конечно, мы надеемся, что проведя «аудит своими глазами», Вы не обнаружите ни одной из вышеописанных проблем. Хотя такое маловероятно, потенциал для улучшения есть даже в самой совершенной системе. Главное, не бояться изменений.

Напоследок раскроем главный секрет по обнаружению проблем на складе - это наличие стульев, диванов, кресел и пр. Если при проведении «аудита своими глазами» Вы видите пару пластиковых стульев в зоне отгрузки/приемки грузов или старый диван в зоне хранения или обработки товара, то уже одного этого достаточно, чтобы понять - пора начинать планировать изменения!

Мы, со своей стороны, рекомендуем Вам регулярно приходить на склад и организовывать такие произвольные «аудиты своими глазами» для своих коллег и подчиненных, так как от работы склада зависит очень многое: без своевременно отгруженных заказов и вовремя поступившего на производство сырья предприятие никогда не будет работать слаженно и эффективно, как единый здоровый организм.

Вопросы Станиславу Зинченко вы можете задать в комментариях ниже.

Правильная организация работ и распределения сотрудников по конкретным операциям позволяет добиваться слаженности их действий и, в конечном счете, ведет к минимизации расходов и повышению эффективности работы склада.

Описание и схема процесса приемки, размещения и хранения готовой продукции

Готовая продукция, разлитая и упакованная в различные типы тары, поступает на транспортерах на территорию складского комплекса. Далее начальники смены отдельных складов контролируют количество и вид поступившей продукции, оформляются товаросопроводительные документы. Внутри склада продукция сортируется кладовщиками и распределяется грузчиками на стеллажах. Оператором смены документируются все процессы выгрузки, приемки и хранения продукции, ведется строгий учет количества приходящей на склад и уходящей со склада продукции. Составленный отчет о проведенных во время смены операциях передается главному оператору склада.

Контроль условий хранения готовой продукции обеспечивается начальником смены, результаты документируются оператором смены. Монтаж и демонтаж необходимого оборудования, а также его обслуживание ведется механиком склада.

Разгрузка продукции и отправка ее на реализацию происходит согласованно с работой Отдела продаж и производится только при наличии документов, подтверждающих распоряжение начальства. Данные процессы также контролируются начальником смены и оператором смены.

Управление всеми складскими операциями обеспечивает начальник складского комплекса, организацию процессов ведет начальник склада и его заместитель, в чьи обязанности также входит выбор обслуживающего оборудования, установление режимов хранения и т.д. Все манипуляции с готовой продукцией строго отслеживаются и документируются.

Обоснование выбора проверяемых элементов качества

Процесс приемки и хранения готовой продукции в помещениях складского комплекса довольно сложен. Для подержания высокой эффективности работы отдела сотрудники должны быть хорошо обучены и строго следовать должностным инструкциям. Ниже перечислены этапы процесса, на которых наиболее часто могут быть обнаружены несоответствия:

1. Приемочный контроль продукции по количеству и качеству. При некачественном контроле продукции может быть нарушена отчетность склада и предприятие понесет неучтенные убытки. 2. Размещение продукции на складе. При неудовлетворительной работе грузчиков и кладовщиков возможно возникновение поврежденной упаковки или тары продукции. Это недопустимо на предприятии пищевой промышленности, так как в следствие этого может возникнуть заражение продукции м/о или внесение в нее химикатов, что повлечет за собой затраты на брак. 3. Хранение продукции. При нарушении условий хранения продукция может стать непригодной к употреблению, что повлечет за собой большие затраты на брак.

Программа аудита

Основными задачами проверки является: установление компетентности сотрудников, их осведомленность о новейшей с нормативной документации, качество и соответствие заявленных процессов производства нормативным (приложение). Аудитирование будет включать в себя проверку документации предприятия, осведомленности руководящих лиц о работе и эффективности проверяемого отдела, аудит сотрудников отдела на месте, проверку условий выполнения поставленных перед отделом задач.

Внутренний аудит отдела складских операций позволит выявить причины снижения эффективности работы отдела и вывести качество проводимых в нем процессов на новый уровень.

Элементы системы качества, проверяемые при аудите:

1. Ответственность руководства.

2. Управление документацией и данными (ведение журналов и отчетности по приемке и отправки на реализацию готовой продукции).

3. Управление контрольным и другим оборудованием.

4. Управление процессом (контроль за выполнением обязанностей складских рабочих).

5. Управление несоответствующей продукцией (идентификация несоответствующей продукции и отправка ее на утилизацию).

6. Погрузочно-разгрузочные работы, хранение.

7. Соответствие условий приемки и хранения продукции нормативным показателям.

8. Управление регистрацией данных.

9. Техническое обслуживание.

10. Подготовка кадров.

Матрица ответственности проведения аудита

График аудита подразделения

Составление чек-листа

Вопросник аудитора

Составление отчета об аудите