Чек-лист - это что? Чек-лист: пример. Чек-лист проверки. Внутренний аудит смк Является ли обязательным составление чек листа аудитора
Творческое, внимательное и серьезное отношение к работе является важной составляющей современного бизнеса. Однако творческое начало всегда было тесно связано с непредвиденными затратами рабочего времени, неопределенностью в оценке труда, необходимостью уточнения стоимости выполненной работы.
Существует большое количество задач, которые не требуют высокой квалификации и могут быть решены путем точного и качественного исполнения последовательности простых действий. Чек-лист - это именно такой вариант решения задачи.
Область применения идеи
Последовательность простых операций имеет применение как для решения ответственных задач, которые исполняют квалифицированные специалисты, так и для других задач, с которыми может справиться обычный рабочий, студент или школьник.
Чек-лист - это образец правильного записанный в виде последовательности максимально простых, максимально точных и лаконичных, но полных действий, которые нужно совершить, к примеру, чтобы:
- самолет взлетел;
- сходить в магазин и купить то, что мама попросила;
- построить бизнес;
- добиться какой-то цели;
- проверить или сделать что-то для чего-то.
Конвейер когда-то совершил революцию в промышленности, причем оказался полезен в производстве не только простых деталей, но и сложных машин, механизмов, продуктов питания, спортивных товаров, одежды, обуви.
Идеально, когда чек-лист - это десяток минимально необходимых, простых действий:
- идеальное простое действие - простое, безусловное указание что-то сделать;
- идеальное указание не создает вариантов, но следующее действие выполняется строго по очереди;
- никаких беспорядочных перемещений, все делается строго по плану и по контенту каждого пункта листа.
Цель (задача) бывает велика, и на одном листе не всякое решение уместить можно. Однако ничто не мешает составить несколько чек-листов, которые исполняются последовательно разными рабочими в определенные промежутки времени.
Планирование решения задачи
Планирование - важная составляющая любого дела. Чек-лист - это тоже план, а не только решение задачи. Можно составить план действий при возникновении непредвиденной ситуации, план поведения при аварии или стихийном бедствии, распорядок дня в детском лагере отдыха. Расписание занятий в институте или школе - тоже тест-продукт на «простой интеллект», поскольку в такого рода чек-листе есть условия. Например, четные или нечетные дни, недели.
Человек всегда планировал все, что делал, но делал это неосознанно. Появление понятия «чек-лист» - пример того, как обыденное и привычное бессознательное входит в компетенцию сознательного, получает новое значение и кардинально новое качество.
Сам по себе этот термин относительно молод, но история его идеи и её применения насчитывает сотни лет. Скорее всего, первые папирусы с регламентацией последовательности простых действий использовались в глубокой древности, иначе трудно объяснить моменты расцвета древних цивилизаций, равно как и причины их падения.
Образец: чек-лист по установке демона FTP
Это образец, написанный однажды и используемый многие годы. Здесь ничего не оформлено красиво, написано в юниксоидном стиле, но практично.
Вообще говоря, подобные чек-листы рождаются как результат длительного администрирования, выполняемого системным администратором. Как правило, спустя два-три года, после сотен инсталляций, администратор пишет себе и коллегам такую памятку. Это реальный чек-лист: некрасивый, но практичный.
Образец красивого непрактичного чек-листа
Здесь все правильно написано, но это не чек-лист. В частности, «Логотип» - это прежде всего глаголы:
- создать;
- как создать;
- что учесть;
- что отбросить.
За каждым таким глаголом должно стоять несколько рекомендаций.
Апелляция к слогану разумна, но создание слогана - это творчество, а его проверка - это длительная практика (в реальном живом интернете при массовом наплыве посетителей), ни то, ни другое к чек-листу никак не относится.
И так по каждому пункту.
Реально «летающий» чек-лист (фрагмент) для Boeing 737
Именно так должен быть оформлен чек-лист. Фраза - простой ответ. То есть простое действие и простой результат.
Это только фрагмент документа, причем написанный на английском языке, но в данном конкретном случае не язык важен, а точность декларации действия и проверки результата его выполнения.
Тестовые области применения
Практические применения четкого плана действий:
- спортивные состязания;
- бухгалтерский учет;
- проверка продукции предприятия;
- аудит компании;
- следственные мероприятия;
- запуск космического корабля и т. д.
Практически любая сфера жизни и деятельности человека может быть определена ассортиментом различных маленьких планов: чек-лист проверки №1, №2, №3 и т. д.
Особенное значение строгая регламентация действий имеет в ответственных областях деятельности, например в подготовке хирурга к операции, когда медицинский персонал, все участвующие врачи и медсестры - каждый в пределах своей компетенции - выполняет строго регламентированный перечень действий. Обычно все делается «на автомате», но профессиональная этика требует все действия выполнять «по бумажке».
Чек-лист - это незаменимый документ при сертификации и регламентации производства и тестирования продуктов питания, детских товаров, проверки работы машин и механизмов.
Интернет-технологии и простые операции
Любое операционное вмешательство требует высокой квалификации хирурга. Но оно также требует надлежащего исполнения простых операций. В частности, все инструменты на операционном столе должны лежать строго в определенных местах, пациент должен быть подготовлен к операции не только физиологически, но и морально.
Чек-лист (образец последовательности действий) - это не программа, не алгоритм, и его трудно отнести к программированию в прямом значении этого слова, но интернет-технологии привели к необходимости создания и выполнения множества рутинных, но очень важных операций.
Создание веб-ресурса требует как минимум тройки Apache, PHP и MySQL или её аналога на базе другого сервера, иного интерпретатора и базы данных. Установка этой троицы - минимально необходимая четкая последовательность действий.
Ошибка здесь чревата невозможностью работы вообще. Современное интернет-программирование характеризуется тем, что алгоритмы сервера, интерпретатора и языка программирования браузера «не думают», но если чего «не понимают», то однозначно «не делают»!
Запись ошибки в журнал обязательно декларируются, но часто записанного в журнал недостаточно для поиска проблемы.
Интернет-программирование: простые решения сложных проблем
Чек-лист - это решение проблемы. Практика интернет-программирования на JavaScript и PHP, в частности, при объектно-ориентированном стиле письма допускает всего два варианта решения проблемы:
- Профессиональная интуиция.
- Тест-кейс.
Третьего не дано. Тестовый инструментарий в программировании давно очень развит. Также существует масса дополнительных средств для проверки кода, а разработчики языков программирования уделяют много времени и сил созданию средств отладки и поиска ошибок.
Но определить, в каком месте, на каком уровне, в какой именно подсистеме объектов общей системы случилась оказия, может только создатель (автор) кода, ну или продвинутый тест-кейс, к созданию которого приложил руку опытный мастер.
Идеальное решение - делать чек-лист на уровне кода, когда не человек, а сам созданный им объект заботится об исполнении своей собственной функциональности, а также контролирует свое состояние и свои отношения с другими объектами.
Интернет-продвижение, SEO
С тех пор как интернет стал доступен массовому посетителю (а тема "чек-лист как тест продукт" всегда была доступна массам), в сферу SEO хлынул поток однообразных идей. Предлагались абсолютно тривиальные последовательности, а из доверчивых покупателей выколачивались совершенно реальные деньги на пустых и беспочвенных основаниях.
- техническая составляющая;
- внутренняя идеализация контента;
- семантическое наполнение ядра ресурса;
- контент: как есть и как должен стать;
- коммерческий момент, монетизация ресурса;
- внешние обстоятельства;
- регион продвижения;
- поведенческий момент в образе посетителя и т. д.
Но целью умных слов были деньги. Доверчивые покупатели, оплачивая «труд» авторов чек-листов, стимулировали производство такой продукции, что вовсе не хорошо. Но этот процесс привел к тому, что тема продвижения расширилась до максимально возможного предела и создала условия для обобщения информации.
Репродуцирование в области информации - естественный процесс, и сегодня всякий желающий получает реальное продвижение собственного ресурса в любом варианте:
- минимальные затраты, через собственный потенциал;
- максимальные затраты, через квалифицированного мастера.
Чек-лист сегодня - это реальный и эффективный инструмент достижения желаемого в его формальной части и абсолютно полная свобода в творческом моменте достигаемой цели.
Виртуальное пространство простых идей
Материальная составляющая в жизни, на работе, в социально-экономической сфере в целом приобрела стабильность. Фундаментальные основания успешного достижения желаемого стали очевидны. Чек-лист - пример того, как творческая составляющая ушла в виртуальное пространство.
Уровень квалификации потребителей и авторов идей перешёл в новое качество. Это обнулило позиции и обусловило формирование ассортимента новых задач и потребность в новых решениях. Мир вновь стал совершеннее, и вновь новое качество было обусловлено простым и естественным шагом вперед.
В журнале №4(28)2013 на стр 52. мы публиковали статью нашего автора, генерального директора группы компаний «Международный менеджмент, качество, сертификация» под названием «Основные тенденции и результаты аудитов систем менеджмента безопасности пищевой продукции». В качестве приложения к данному материалу и в целях оказания помощи начинающим внутренним аудиторам предлагаем ознакомиться с РАЗВЕРНУТЫМ вариантом чек-листа (который в статье приводится в таблице 4), который они могут использовать для повышения результативности системы.
|
Критические области |
Действует |
||||
| Работа с поставщиками | |||||
| 1. Лист одобренных поставщиков | □ | □ | □ | ||
| 2. У всех поставщиков внедрена СМБПП и они прошли сертификацию по ISO 22000 (BRC, IFS, FSSC 22000) | □ | □ | □ | ||
| 3.Все новые поставщики оцениваются по процедуре PRP, у значимых проводится аудит | □ | □ | □ | ||
| Приемка | □ | □ | □ | ||
| 4 Сотрудники осознают проблемы безопасности пищевых продуктов при приемке поступающих продуктов? | □ | ||||
| 5. При ответе на вопросы персонал демонстрирует знание основных факторов безопасности пищевых продуктов при проверке транспортного средства доставки пищевой продукции | □ | □ | □ | ||
| 6. Все закупки от одобренных поставщиков | □ | □ | □ | ||
| 7. Есть описание всего закупаемого сырья по 7.3.3. ? | □ | □ | □ | ||
| 8. Доступны ли эти записи в зоне приемки? | □ | □ | □ | ||
| 9. Записи по приемке демонстрируют соответствие написанным процедурам? | □ | □ | □ | ||
| 10. Осуществляется мониторинг температуры всех холодильников и морозильных камер? | □ | □ | □ | ||
| 11. Продукция хранится при требуемой температуре и влажности? | □ | □ | □ | ||
| 12. Вся документация с требованиями доступна? | □ | □ | □ | ||
| 13. Проводится регулярный мониторинг транспортных средств, доставляющих пищевую продукцию? | □ | □ | □ | ||
| 14. Документация с требованиями к транспорту доступна? | □ | □ | □ | ||
| 15. Все формы по доставке заполнены | □ | □ | □ | ||
| Политика дерева и стекла | |||||
| 16. Нет стекла и дерева в производственной территории? | □ | □ | □ | ||
| Маркировка и прослеживаемость | |||||
| 17. Все скоропортящиеся продукты на хранение четко обозначены, отражена дата приобретения, и они используются до окончания срока годности | □ | □ | □ | ||
| 18. Все заранее подготовленные продукты и продукция незавершенного производства в случае хранения четко маркирована | □ | □ | □ | ||
| Хранение | |||||
| 19. На всех складах пищевая продукция хранится не на полу, не входит в контакт с поверхностью стен? | □ | □ | □ | ||
| 20. Все продукты в контейнерах для хранения закрыты и имеют надписи с названием продукта, датой производства? | □ | □ | □ | ||
| 21.Вся упаковка с хорошем состоянии? | □ | □ | □ | ||
| 22. Все продукция отгружается по FIFO (первый пришел, первый ушел)? | □ | ||||
| 23. Для складирования достаточно месте? | □ | □ | □ | ||
| 24. Есть специально выделенная область для потенциально небезопасной или отозванной продукции? | □ | □ | □ | ||
| 25. Температура и влажность на складах соответствуют нормативным требованиям, проводится мониторинг, ведутся записи? | □ | □ | □ | ||
| 26. Are foods stored to prevent cross contamination from raw to cooked products in storage areas? | □ | □ | □ | ||
| 27. Нет возможностей перекрестного загрязнения готовой продукции от сырья? | □ | □ | □ | ||
| 28. Вся пища с аллергенами хранится отдельно? | □ | □ | □ | ||
| 29. Инфраструктура складов в хорошем состоянии, т.е. без трещин в стенах, непроницаемый пол, без конденсации от кондиционеров? | □ | □ | □ | ||
| 30. Дверные уплотнители оборудования в хорошем состоянии? | □ | □ | □ | ||
| 31. По всем выявленным ранее несоответствиям разработаны корректирующие действия, имеются соответствующие записи? | □ | □ | □ | ||
| 32. Химикаты и моющие средства хранятся отдельно, доступ к ним ограничен? | □ | □ | □ | ||
| 33. На складах отсутствуют признаки наличия вредителей? | □ | ||||
| 34. Все необходимое оборудование поверено и откалибровано? | □ | □ | □ | ||
| 35. Записи по точкам OPRP ведутся, все КД выполняются своевременно, имеются записи после устранения проблемы | □ | □ | □ | ||
| Клининг (уборка) | |||||
| 36. Расписание клининга находится в доступном месте и все с ним ознакомлены? | □ | □ | □ | ||
| 37. PRP выполнения клининга включает в себя всю необходимую информацию: Инструкции по подготовке моющих средств, периодичность, перечень химических веществ, которые будут использоваться, перечень оборудования для использования, кто за что несет ответственность и т.д.? | □ | □ | □ | ||
| 38. Все графики клининга выполняются своевременно? | □ | □ | □ | ||
| 39. Имеется все соответствующее оборудования и установки для проведения клининга результативно? | □ | □ | □ | ||
| 40. Оборудование для клининга чистое, в хорошем состоянии, хранится в соответствии с техническими условиями? | □ | □ | □ | ||
| 41. Есть дезинфицирующие средства для рабочих поверхностей и они всегда доступны для использования во время приготовления пищи? | □ | □ | □ | ||
| 42. Химические вещества для клининга используются правильно? | □ | □ | □ | ||
| 43.Сертификаты безопасности химических средств в наличии? | □ | □ | □ | ||
| 44. Верификация результативности клининга проводится регулярно? Лаборатория берет смывы? Есть экспресс анализ? | □ | □ | □ | ||
| 45. Все химические вещества для клининга хранятся в отдельном складе от пищевых продуктовs? | □ | □ | □ | ||
| 46. Все химические вещества хранятся в своих емкостях и подписаны? | □ | □ | □ | ||
| 47. Все новое оборудование включено в PRP | □ | ||||
| 48. Ппосудомоечные машины работают правильно и обслуживаются по графику. Контактирующие поверхности омываются чистой водой | □ | □ | □ | ||
| Техническое обслуживание приборов и оборудования | |||||
| 49. Все оборудование в исправном состоянии и своевременно ремонтируется? | □ | □ | □ | ||
| 50. Проводится своевременное ТО Освещения Вентиляции Дренажа | □ | □ | □ | ||
| 51.Все заявки на ремонт оборудования выполняются в срок | □ | □ | □ | ||
| 52. Сломанное оборудование находится отдельно от работающего | □ | □ | □ | ||
| 53. Фитинги находятся в рабочем состоянии, отсутствуют щели | □ | □ | □ | ||
| 54. В организациях общественного питания посуда чистая и без сколов | □ | □ | □ | ||
| 55. Все основное оборудование, такое холодильники, морозильные камеры печи, оборудование для термической обработки, приборами контроля температуры | □ | □ | □ | ||
| 56. Все оборудование, задействованное в мониторинг ККТ поверено | □ | □ | □ | ||
| 57. Все приборы в рабочем состоянии, поверхность без сколов и трещин | □ | □ | □ | ||
| 58. Есть программы профилактического осмотра и ремонта зданий, сооружений и оборудования? | □ | □ | □ | ||
| 59. Все лампы покрыты небьющейся защитой | □ | □ | □ | ||
| Контроль вредителей | |||||
| 60. Есть PRP вредителям | □ | □ | □ | ||
| 61.Ведутся записи контроля вредителей | □ | □ | □ | ||
| 62. Есть договор со специализированной службой | □ | □ | □ | ||
| 63. Есть карта приманок (ловушек) | □ | □ | □ | ||
| 64 Места приманок (ловушек) известны работникам | □ | □ | □ | ||
| 65. Все яд имеют сертификаты | □ | □ | □ | ||
| Отходы | |||||
| 66.Есть PRP по отходам? | □ | □ | □ | ||
| 67. Отходы удаляются при определенном % заполнения баков? Определены места расположения баков? | □ | □ | □ | ||
| 68. Баки для отходов по цвету и форме отличаются от баков для годной продукции? | □ | □ | □ | ||
| 69. Контейнеры с отходами плотно закрываются, содержатся в чистоте и опустошаются в определенные периоды? | □ | □ | □ | ||
| 70. Места расположения мусора (сбора отходов) удалены от производственных цехов? | □ | □ | □ | ||
| Персональная гигиена | |||||
| 71. Есть PRP по гигиене? Проводится регулярный мониторинг персональной гигиены руководителем группы HACCP, все корректирующие действия предпринимаются незамедлительно? | □ | □ | □ | ||
| 72. Все умывальники обустроены соответствующим образом и к ним есть доступ в производственных цехах, ножная педаль или сенсорное управление? | □ | □ | □ | ||
| 73 Наличие теплой воды, жидкого мыла и бумажных полотенец | □ | □ | □ | ||
| 74. Персонал использует перчатки | □ | □ | □ | ||
| 75. Нет ювелирных украшений, часов | □ | □ | □ | ||
| 76. Курение и прием пищи осуществляется в специально отведенных местах? | □ | □ | □ | ||
| 77. Персонал производственных цехов в защитной одежде и головных уборах? | □ | □ | □ | ||
| 78. Весь персонал понимает ответственность и своевременно сообщает о болезни | □ | □ | □ | ||
| 84. Больные работники не допускаются до работы? | □ | □ | □ | ||
| 79. Аптечка скорой помощи имеется и окрашена в яркий цвет, защищена от воды | □ | □ | □ | ||
| 80. Весь персонал соблюдает требования пищевой безопасности? | □ | □ | □ | ||
| 81. Весь персонал обучен личной гигиене и влиянию на безопасность пищевой продукции? | □ | □ | □ | ||
| Обучение и адаптация | |||||
| 82. Весь персонал прошел обучение по СМБПП? | □ | □ | □ | ||
| 83. У всех работников есть учебные материалы | □ | □ | □ | ||
| 84. Весь новый персонал перешел через обучение, охватывающее необходимость информирования о болезни, правильное мытье рук / правильное использование перчаток и требования личной гигиены | □ | □ | □ | ||
| 85. Весь персонал имеет необходимую компетентность | □ | □ | □ | ||
| 86 Записи по обучению ведутся регулярно? | □ | □ | □ | ||
| Управление потенциально опасной продукцией и жалобами | |||||
| 87. Есть обязательная документированная процедура? Все инциденты, жалобы на продукцию регистрируются и по ним проводятся обязательные корректирующие действия | □ | □ | □ | ||
| Изъятие продукции | |||||
| 88. Есть процедура изъятия и все отзывы и изъятия происходят по процедуре? | □ | □ | □ | ||
| 89. Все требуемые формы заполняются? | □ | □ | □ | ||
| Производство продукции | |||||
| 90. Используется правило 2часа/4час по всем шагам от производства до заморозки или реализации? | □ | □ | □ | ||
| 91. Пищевая продукция с аллергенами готовится отдельно? | □ | □ | □ | ||
| 92. Все салаты готовятся перед отправкой? | □ | □ | □ | ||
| 93. Все химические вещества для гигиены и санитарии включены с перечень | □ | □ | □ | ||
| 94. Правильное использование оборудования и приборов для предупреждения контаминации? | □ | □ | □ | ||
| 95. Документы по клинингу на местах? | □ | □ | □ | ||
| 96.По всем выявленным несоответствиям проведены КД? | □ | □ | □ | ||
| 97. Все контактирующие поверхности чистые? | □ | □ | □ | ||
| 98. Все химикаты хранятся отдельно для предупреждения контаминации? | □ | □ | □ | ||
| 99. Предупреждено попадание посторонних примесей? | □ | □ | □ | ||
| 100. Все оборудование хорошо работает? | □ | □ | □ | ||
| 101. Все оборудование чистое? | □ | □ | □ | ||
| 102. Отходы вывозятся регулярно? | □ | □ | □ | ||
| 103. Персонал понимает, какие опасности угрожают безопасности пищевой продукции? | □ | □ | □ | ||
| 101. Персонал знает, где ККТ, а ответственный обучен мониторингу, знает критические пределы и КД | □ | □ | □ | ||
| 105. Персонал в защитной одежде? | □ | □ | □ | ||
| 106. Персонал соблюдает требования персональной гигиены? | □ | □ | □ | ||
| 107. Заболевшие не присутствуют на производственной территории? | □ | □ | □ | ||
| 108. Есть необходимые средства для гигиены, умывальники, душевые, санпропускники? | □ | □ | □ | ||
| 109. Личные вещи персонала хранятся отдельно и не вступают в контакт с пищевой продукцией? | □ | □ | □ | ||
| Разморозка | |||||
| 110. Все продукты размораживаются в холодильнике? | □ | □ | □ | ||
| 111. Все сырые продукты размораживаются отдельно от готовых? | □ | □ | □ | ||
| 112. Все размораживаемые продукты закрыты и маркированы? | □ | □ | □ | ||
| 113. Цель, дата и время удаления из морозильной камеры маркируется? | □ | □ | □ | ||
| 114. Все размораживаемые продукты маркированы? | □ | □ | □ | ||
| 115. Размороженные продукты используются не позже 3 дней после удаления из морозильной камеры? | □ | □ | □ | ||
| 116.Разработаны все КД по выявленным ранее несоответствиям? | □ | □ | □ | ||
| Термическая обработка | |||||
| 117. Персонал знает, где ККТ и записи в журнале? | □ | □ | □ | ||
| 118. Заполнена графа мониторинга? | □ | □ | □ | ||
| 119. Перчатки при прямом контакте с руками? | □ | □ | □ | ||
| 120 Выполнится Все PRP для предупреждения контаминации микроорганизмами, физическими и химическими опасностями, аллергенами в процессе термической обработки? | □ | □ | □ | ||
| 121. Весь персонал соблюдает требования личной гигиены и знает эти требования? | □ | □ | □ | ||
| 134. Все оборудование для термической обработки чистое? | □ | □ | □ | ||
| 122. Лаборатория берет смывы на химические и микробиологические загрязнения? | □ | □ | □ | ||
| 123. Нет возможностей перекрестного загрязнения? | □ | □ | □ | ||
| 124. Весь персонал здоров? | □ | □ | □ | ||
| 125. Приборы регистрации температуры поверены? | □ | □ | □ | ||
| 126. Контролируется риск загрязнения после приготовления? | □ | □ | □ | ||
| Охлаждение | |||||
| 127. В комнате охлаждения соблюдается температурный режим? | □ | □ | □ | ||
| 128.Ведутся необходимые записи по контроля и/или мониторингу в ККТ, OPRP. Есть холодные комнаты? | □ | □ | □ | ||
| 129. Вся необходимая документация доступна? | □ | □ | □ | ||
| 130. При возможности вся охлаждаемая еда закрыта или помещена в шоковую заморозку? | □ | □ | □ | ||
| 131. Все холодильное камеры и морозильные камеры герметично закрываются, имеют уплотнители? | □ | □ | □ | ||
| 132. Вся готовая продукция защищена от контакта с сырьем | □ | □ | □ | ||
| 133. Предпринимаются своевременные КД? | □ | □ | □ | ||
| 134. Температура и время охлаждения соответствуют установленным требованиям? | □ | □ | □ | ||
| 135. Предприняты все PRP для предотвращения контаминации в ходе охлаждения? | □ | □ | □ | ||
| 135. Все емкости маркированы? | □ | □ | □ | ||
| Упаковка | |||||
| 137. Заполнены необходимые формы? | □ | □ | □ | ||
| 138. Ведутся записи по мониторингу температуры, влажности? | □ | □ | □ | ||
| 139.Персонал знает и соблюдает требования личной гигиены? | □ | □ | □ | ||
| 140.Корректирующие действия предпринимаются незамедлительно? | □ | □ | □ | ||
| 141. Все PRP выполняются, персонал их знает? | □ | □ | □ | ||
| 142. Персонал работает в перчатках? | □ | □ | □ | ||
| 143. Чистота упаковки контролируется? | □ | □ | □ | ||
| 144. Выполняется контроль вредителей? | □ | □ | □ | ||
| Транспортировка | |||||
| 145. PRP по транспортировке выполняются | □ | □ | □ | ||
| 146. Вся пищевая продукция упакована и хранится при соответствующей температуре в ходе транспортировки | □ | □ | □ | ||
| 147.Температура контролируется перед выгрузкой? | □ | □ | □ | ||
| 179. Вся продукция защищена от контаминации? | □ | □ | □ | ||
| 148. Ведутся записи по контролю в OPRP? Они находятся в транспортном средстве? | □ | □ | □ | ||
| 149. Все водители знакомы с требованиями по безопасности пищевой продукции? | □ | □ | □ | ||
| 150. Готовая продукция и сырье не перевозится одновременно? | □ | □ | □ | ||
| 152.Корректирующие действия предпринимаются незамедлительно? | □ | □ | □ | ||
| 152. Идентифицированы все опасные факторы в ходе перевозки? | □ | □ | □ | ||
| Потребители/внутренние жалобы | |||||
| 153. Все несоответствия регистрируются? | □ | □ | □ | ||
| 154. Персонал знает характеристики продукции (7.3.3.)? | □ | □ | □ | ||
| 155. Четко распределены ответственность и полномочия по работе с жалобами? | □ | □ | □ | ||
| 156. Персонал информирован о жалобах потребителя? | □ | □ | □ | ||
| 157. Предпринимаются действия по всем выявленным несоответствиям и жалобам? | □ | □ | □ | ||
| Изменения в продукции и процессах | |||||
| 158. Есть описание всей продукции? | □ | □ | □ | ||
| 159. При внесении изменений в процесс проводится валидация? | □ | □ | □ | ||
| 160. При изменении оборудования вносятся коррективы в PRP, OPRP | □ | □ | □ | ||
| 161. При проведении изменений проводится обучение персонала? | □ | □ | □ | ||
| 162. Все жалобы привели к изменениям? | □ | □ | □ | ||
| Документация системы менеджмента безопасности пищевой продукции | |||||
| 163. Последний аудит проходил в подразделении позднее чес за 12 месяцев | □ | □ | □ | ||
| 164. Все необходимые программы актуализируются? | □ | □ | □ | ||
| 165. Вся документация утверждена и актуальна | □ | □ | □ | ||
| 166. Область распространения системы не поменялась? | □ | □ | □ | ||
| 167. Члены группы HACCP остались в прежнем составе? | □ | □ | □ | ||
| 168. Описание продукции не изменилось | □ | □ | □ | ||
| 169. Диаграммы потоков (технологические схемы) актуальны | □ | □ | □ | ||
| 170. Анализ опасностей проведен | □ | □ | □ | ||
| 171. Цели в области безопасности пищевой продукции выполняются? | □ | □ | □ | ||
Отчет о проблемах
Помните, мы выделили две части требований ISO 9001:2015 к внутренним аудитам. Только что мы в основном говорили о первой части. Практическую реализацию на предприятии остальных положений ISO 9001 проверить будет сложнее. Однако и эта задача по плечу любому. Зависит от специфики конкретного проверяемого процесса, конечно. Как известно, многие компании для оценки деятельности прибегают к ключевым показателям эффективности (KPI – Key Performance Indicators, – ред.), в том числе, когда добиваются соответствия ISO 9001:2015. , измеряя конкретный показатель которых можно с уверенностью делать выводы о состоянии процесса.
Я это говорю к тому, что если KPI у вас внедрены и поддерживаются владельцами процессов, то оценку эффективности СМК на основе имеющихся KPI можно включить в качестве одного из элементов чек-листа внутреннего аудита. Если KPI не включены в практику проверяемой компании, то хорошо будет включить в чек-лист вопрос к владельцу процесса: как он сам для себя определяет, что его процесс эффективен. Выяснив это, вы добьетесь большего от процесса внутреннего аудита.
Чтобы получить больше информации о ключевых показателях деятельности, посетите страницу « ».
Роман Исаев
Эксперт по организационному развитию и процессному управлению
Партнёр ГК «Современные технологии управления»
Руководитель проектов организационно-корпоративного развития
Профессиональный бизнес-тренер и специалист по Business Studio
Заключительная статья цикла, посвященного функционированию системы менеджмента качества (СМК) в коммерческом банке (начало см.: ММК, 2010, № 11-12 «Типовая система менеджмента качества коммерческого банка и ее архитектура», часть 1 и часть 2). В серии статей данного цикла детально рассмотрены процессы (этапы) развития СМК: планирование и построение СМК (см.: ММК, 2011, № 1), управление каждым процессом СМК (см.: ММК, 2011, № 2), внутренний аудит СМК, анализ СМК со стороны руководства банка, а также приведены практические примеры и рекомендации из опыта различных банков. Автор демонстрирует, как обеспечить стабильное и эффективное функционирование СМК в банке на протяжении длительного периода времени.
Внутренний аудит СМК банка
Аудит — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективной их оценки в целях установления степени выполнения критериев аудита .
Объектом аудита может быть: СМК (верхний уровень), процесс, подразделение, информационная система и др.
Модель данного процесса приведена на схеме 1.
Схема 1. Внутренний аудит СМК
При проведении внутреннего аудита СМК банка рекомендуется использовать стандарт ISO 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента».
Шаблоны документов, которые необходимы для проведения аудита СМК банка и аудита процессов банка, приведены в .
см. схемы 2 и 3 , ММК, 2011, № 1, с. 6-7), то и внутренний аудит СМК включает два соответствующих этапа, а также общий этап «Подготовка к аудиту»:
- Подготовка к аудиту. Исполнитель: служба качества;
- Внутренний аудит СМК (верхнего уровня). Исполнитель: служба качества;
- Аудит процесса. Исполнитель: процессная команда.
Рассмотрим эти этапы более подробно.
1. Подготовка к аудиту
Предполагает следующие процедуры и действия.
Разработка, согласование и утверждение программы внутренних аудитов. В данном документе указывается перечень всех видов аудитов с наименованиями (на ближайший год). Для каждого аудита указывается: перечень объектов аудита, Ф.И.О. руководителя аудита, срок проведения аудита.
Формирование и обучение (при необходимости) группы внутренних аудиторов банка. Параллельно с разработкой программы аудитов определяется потребность в аудиторах, формируется и обучается (при необходимости) группа аудиторов, назначаются аудиторы для каждой процессной команды, назначаются аудиторы для аудита СМК верхнего уровня, утверждается главный аудитор.
Подготовка и издание приказа о проведении внутренних аудитов. Приказом по банку утверждаются программа аудитов, состав группы аудиторов и их обязанности, обязанности членов процессных команд, руководителей подразделений и сотрудников банка при проведении аудитов.
Подготовка учебно-методических материалов по внутреннему аудиту .
Разработка единого чек-листа для аудита процесса.
Чек-лист — это таблица, которая используется аудитором для проверки выполнения установленных требований. Фрагмент чек-листа (три столбца таблицы) для аудита процесса приведен в табл. 1.
Чек-лист состоит из шести столбцов:
- Номер строки;
- Проверяемое требование;
- Уточняющие вопросы (при необходимости);
- Способ оценки выполнения требования (изучение документации, наблюдение, опрос и др.);
- Отметка о соответствии/несоответствии;
- Свидетельство аудита (запись и комментарии аудитора).
Таблица 1. Чек-лист для аудита процесса (фрагмент)
Единый чек-лист для аудита процесса необходим для того, чтобы все процессные команды и аудиторы проводили аудит процессов по одним и тем же требованиям.
2. Аудит СМК (верхнего уровня)
Состоит из следующих процедур и действий.
Разработка чек-листа и плана для аудита СМК(верхнего уровня). Образец чек-листа (фрагмент) для аудита СМК (верхнего уровня) представлен в табл. 2.
Таблица 2. Чек-лист для внутреннего аудита СМК (верхний уровень)
В нем перечислены общие требования к компонентам СМК (верхнего уровня). Данные требования должны быть детализированы и дополнены требованиями стандарта ISO 9001 (можно сказать, цитатами из данного стандарта) и собственными требованиями банка.
Например, требование «1.1. Перечень (полнота) документации — соответствие требованиям ISO 9001» детализируется на требования разд. 4.2 стандарта ISO 9001 «Требования к документации», где указан состав необходимой документации:
«Документация системы менеджмента качества должна включать в себя:
- Документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;
- Руководство по качеству…» .
На основе чек-листа разрабатывается план аудита СМК.
План аудита состоит из пяти столбцов:
- Номер строки;
- Номер чек-листа либо раздел (группа проверяемых требований) чек-листа;
- Ф.И.О. аудитора;
- Дата и время проверки;
- Ф.И.О. и должность ответственного от членов процессной команды/исполнителей процесса.
Аудитор выбирает из чек-листа требования и в плане прописывает, когда, как и с помощью кого он будет их проверять.
Например, чтобы проверить требование «1.2. Актуальность документации» аудитор назначает несколько интервью с сотрудниками банка, ответственными за данные документы, и записывает это в план.
Проведение аудита СМК (верхнего уровня) согласно плану и заполнение чек-листа. Аудитор оценивает выполнение каждого требования из чек-листа с помощью выбранного способа оценки (опрашивает сотрудников банка, изучает документацию, наблюдает за деятельностью банка). Затем ставит отметку о соответствии/несоответствии и указывает свидетельства, которые это подтверждают .
Подготовка отчета по результатам внутреннего аудита СМК (верхнего уровня). В отчете по результатам внутреннего аудита СМК объединяются все заполненные чек-листы в порядке следования требований. Указывается общее число выявленных несоответствий, выводы и заключения.
Разработка корректирующих и предупреждающих действий по результатам аудита.
Выполнение оперативных корректирующих и предупреждающих действий.
Наиболее срочные и важные действия выполняются сразу после разработки. Действия, требующие привлечения значительных трудовых и финансовых ресурсов, выполняются в течение следующего периода функционирования СМК.
3. Аудит процесса
Правила проведения аудита процесса схожи с правилами аудита СМК (верхнего уровня), только объектом аудита становится процесс. Поэтому приведем перечень процедур и действий без дополнительных комментариев.
Чтобы аудит процесса выполнялся процессной командой методически правильно и эффективно, в нее должен входить квалифицированный аудитор от службы качества.
Итак, процессная команда при проведении аудита:
- Знакомится с документацией по внутреннему аудиту;
- Разрабатывает план аудита процесса;
- Проводит аудит процесса согласно плану и заполняет чек-лист;
- Подготавливает отчет по результатам аудита процесса и передает его в службу качества;
- Разрабатывает корректирующие и предупреждающие действия по результатам аудита;
- Выполняет оперативные корректирующие и предупреждающие действия.
Например, в одном банке функционировал вполне нормальный и рентабельный процесс «Зарплатные проекты». Однако в результате проведенного аудита было выявлено много несоответствий. Некоторые из них даже не были известны владельцу и функциональным менеджерам процесса. Устранение несоответствий позволило вдвойне повысить показатели результативности и качества процесса.
Получение и агрегация отчетов по аудитам процессов от процессных команд. Отчеты по результатам всех аудитов должны быть собраны воедино для дальнейшей работы с ними.
Анализ СМК со стороны руководства банка
Модель подпроцесса «Анализ системы менеджмента качества со стороны руководства банка» приведена на схеме 2.
Схема 2. Анализ СМК со стороны руководства банка
Процесс запускается согласно установленной в банке периодичности (как минимум, два раза в год) либо по решению руководства банка. Руководство сбором и подготовкой информации для анализа СМК, выработкой планов по улучшению СМК осуществляет директор по качеству. Ответственный исполнитель работ в рамках подготовки анализа СМК — начальник отдела СМК. Ответственные за процесс анализа СМК в рамках процессов — процессные команды (владелец процесса).
Поскольку архитектура СМК состоит из двух уровней (см. схемы 2 и 3 , ММК, 2011, № 1, с. 6-7), то и анализ СМК со стороны руководства имеет две составляющие:
- Подготовка процессными командами и анализ руководством (комитетом по процессам и качеству) сводных отчетов по всем процессам СМК;
- Подготовка службой качества и анализ руководством (комитетом по процессам и качеству) отчетов по верхнему уровню СМК.
Отметим, что анализ СМК со стороны руководства банка так же, как и внутренний аудит СМК банка, рекомендуется проводить с помощью программных продуктов класса «Бизнес-моделирование» (например, Business Studio). Они позволяют хранить всю информацию и документы по СМК, интегрировать (устанавливать и поддерживать взаимосвязи) с другими компонентами СМК (процессы, подразделения, цели и показатели, проекты), автоматически формировать документы СМК, которые получаются на выходах процессов (отчеты, протоколы, записи и др.).
Более подробная информация об использовании данных программных продуктов при выполнении всех процессов/этапов функционирования СМК банка представлена в .
Процесс состоит из следующих процедур и действий.
Рассылка информации и запросов процессным командам. Процессные команды должны провести анализ и аудит своих процессов, подготовить и передать в службу качества сводный отчет по процессу. У процессных команд может запрашиваться дополнительная информация по процессу, которая не входит в сводный отчет.
Получение, проверка и агрегация сводных отчетов по процессам от процессных команд. Все отчеты должны быть проверены, затем объединены в единый отчет по процессам.
Подготовка и агрегация отчетов по верхнему уровню СМК включают отчеты:
- По результатам внутреннего аудита СМК;
- О реализации корректирующих/предупреждающих действий для верхнего уровня СМК;
- По анализу претензий клиентов (сводный);
- По реализации плана разработки, актуализации и улучшения СМК;
- О выполнении действий, утвержденных по результатам предыдущего анализа СМК со стороны руководства;
- По анализу факторов внешней и внутренней среды, изменений, существенно влияющих на СМК банка.
Более подробная информация о данных отчетах, а также их образцы представлены в .
Разработка отчета о функционировании и результативности СМК. Данный отчет включает в качестве приложений отчеты по верхнему уровню СМК, сводные отчеты по процессам. Он должен содержать выводы и заключения о функционировании и результативности СМК (каждого компонента) за прошедший период.
Разработка корректирующих и предупреждающих действий. Корректирующие и предупреждающие действия разрабатываются службой качества как для процессных команд, так и для верхнего уровня СМК.
Предварительное изучение отчета, планов, подготовка замечаний и предложений. Руководство банка (комитет по процессам и качеству) должны ознакомиться со всеми документами и передать в службу качества свои замечания и предложения.
Сбор и обработка замечаний и предложений от членов комитета по процессам и качеству
Организация комитета, вынесение итоговой версии отчета и планов на заседание комитета (выполняется службой качества).
Подготовка, выступление с докладом и презентацией отчета. Директор по качеству на заседании комитета по процессам и качеству делает доклад о функционировании и результативности СМК за прошедший период, проводит презентации подготовленных отчетов и планов.
Обсуждение и утверждение отчета, планов и решений. При обсуждении отчета и планов на заседании комитета по процессам и качеству для них фиксируются необходимые корректировки и дополнения. На основе отчетов и планов комитет должен оценить результативность и качество каждого компонента СМК (в соответствии с архитектурой — см. схемы 2 и 3 , ММК, 2011, № 1, с. 6-7). Могут быть следующие решения/оценки:
- Отлично. Достигнуты все запланированные результаты. Отсутствовали сбои, ошибки, несоответствия. Компонент не требует улучшения и корректирующих действий;
- Удовлетворительно. Достигнуты не все запланированные результаты. Были незначительные сбои, ошибки, несоответствия. Требуются некоторые улучшения и корректирующие действия;
- Неудовлетворительно. Запланированные результаты не достигнуты. Были значительные сбои, ошибки, несоответствия. Требуются значительные изменения.
В процессе совещания составляется протокол анализа системы менеджмента качества со стороны руководства, в котором указывается принятое решение по каждому рассмотренному комитетом документу/компоненту СМК.
Корректировка и утверждение планов по результатам анализа СМК со стороны руководства (выполняется службой качества).
Например, в одном банке руководство после изучения всех отчетов СМК осталось настолько довольно прозрачностью и эффективностью подконтрольной им деятельности, что выделило службе качества три отдельных просторных кабинета, оборудованных «по последнему слову техники», рядом с кабинетом председателя правления банка.
Заключение
Итак, секрет стабильного и эффективного функционирования СМК банка на протяжении длительного времени заключается в строгом соблюдении описанных в настоящей работе процессов и процедур, а также в использовании типовых и лучших практик в области менеджмента качества (например, типовая система менеджмента качества банка ).
Таким образом, СМК банка будет готова к повторной успешной сертификации и сможет постоянно приносить банку как финансовый (увеличение прибыли, снижение расходов на некачественные процессы), так и нефинансовый эффект (повышение репутации, лояльности клиентов).
Список использованной литературы
ISO 9000:2005. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
Типовая система менеджмента качества коммерческого банка (в составе комплексной типовой бизнес-модели коммерческого банка)
ISO 9001:2008. Системы менеджмента качества. Требования
Исаев Р. А. Бизнес -инжиниринг и управление в коммерческом банке. — М.: ГОЛОС-ПРЕСС, 2009. — 318 с.: ил.