Менеджмент

Системы управления документами, их функции


Содержание



Введение

Часть I. Системы управления документами, их функции

   Основные функции СУД


   Архитектура СУД


3 Хранилище документов


4 Система управления документооборотом


5 Коммуникационная среда

   1. Интеграционные компоненты
   2. Системные компоненты

Заключение


Список литературы



Введение

Система управления документами (СУД)[1] — система, обеспечивающая  работу  с
документами.

Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах,  содержит
много ценного, выявляемого только при обработке.  Этой  цели  отвечает  СУД,
обеспечивающая управление документами, т.е.  способная  создавать,  хранить,
искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.
Главная функция этой  системы  —  поиск  и  индексирование  документов,  что
позволяет быстро определять  местонахождение  и  отслеживать  их  состояние.
Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Часть I. Системы управления документами, их функции

Компания  IDC  дает  следующее   определение   рынка   Систем   Электронного
Управления Документами:
"Системы электронного  управления  документами  (ЭУД)  обеспечивают  процесс
создания, управления доступом и распространения больших  объемов  документов
в  компьютерных  сетях,  а  также   обеспечивают   контроль   над   потоками
документов. Типы файлов, которые, как  правило,  поддерживают  системы  ЭУД,
включают  текстовые  документы,   образы,   электронные   таблицы,   аудио-,
видеоданные и документы Web.  Обычными  возможностями  систем  ЭУД  являются
создание    документов,    управление     доступом,     преобразование     и
безопасность".[2]


Основными функциями СУД являются:

 . прием, регистрация и учет документов;
 . упорядочение и классификация документов;
 . обработка документов;
 . дописывание комментариев к документам;
 . поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;
 . создание личных библиотек документов;
 . изменение конфигурации документов;
 . контроль версий документов при их модификации;
 . предоставление возможности удаленного доступа к документам;
 . управление информацией в базе данных;
 . обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к  документам  только
   определенным пользователям;
 . пересылка и рассылка документов;
 . администрирование учета и архивирования данных.

Система  управления   документами   должна   также   обладать   возможностью
редактирования и слияния документов, включения в  них  звуковых  фрагментов,
видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное  обновление
информации, входящей в документы.

Поиск документов должен осуществляться в соответствии  с  разнообразными  их
характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая  тема,
тип документа. Управление документами наиболее эффективно  осуществляется  в
сети предприятия,  но  все  шире  используется  доступ  к  информации  через
глобальные сети.
СУД можно разбить на  пять  подсистем[3],  решающие  самостоятельные  задачи
(см. таблицу).
|Задача                               |Подсистемы СУД              |
|Документы нужно надежно хранить      |Централизованное хранилище  |
|и быстро находить                    |электронных документов      |
|Документы нужно обрабатывать         |Система управления          |
|в соответствии с действующими        |документооборотом           |
|процедурами                          |                            |
|Участники процессов должны иметь     |Коммуникационная среда      |
|эффективные средства взаимодействия  |                            |
|СУД должна быть связана с другими    |Интеграционные компоненты   |
|компонентами информационной системы  |                            |
|Все это должно на чем-то работать    |Системные компоненты        |


Хранилище документов

Создается единая база данных на сервере, которая позволяет  надежно  хранить
документы, систематизировать их и быстро  находить  нужную  информацию.  При
этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ  хранится  в  единственном
экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.
Бумажные документы попадают в хранилище  в  результате  их  сканирования,  а
электронные — прямо из той программы, в которой они создаются.
Для быстрого поиска документов  хранилище  снабжается  механизмом  сквозного
или, как его еще называют,  полнотекстового  поиска,  позволяющим  за  очень
короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым  словам.


Система управления документооборотом

Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании,  и  является
отражением ее бизнес-процессов, а способы  управления  ими  у  каждой  фирмы
уникален.
Кроме того,  любая  успешно  действующая  организация  непрерывно  меняется.
Создание новой продукции,  приобретение  нового  бизнеса,  завоевание  новых
рынков вызывают изменения  в  организационной  структуре,  в  управленческих
процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за  этими
изменениями,  нужно  использовать   для   автоматизации   рабочих   процедур
специальные программные средства.
С помощью конструктора бизнес–процедур процесс  обработки  документов  можно
представить  как  последовательность  шагов.  На   каждом   шаге   обработки
документа определяется, что следует сделать с документом и кто  должен  быть
исполнителем.  По  окончании  шага  система  автоматически  вычисляет,  куда
направить  документ  дальше,   и   происходит   автоматическое   уведомление
следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать  его
в виде наглядной диаграммы и видеть, на  какой  стадии  обработки  находится
документ.

Коммуникационная среда

Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие  участников  автоматизированного
документооборота, СУД  требуется  некая  "сигнальная  система".  Обычно  это
электронная почта.
По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях,  происходящих
в системе, таких как появление новых документов,  поступление  документа  на
рассмотрение,  нарушения  контрольных  сроков.   Извещение,   как   правило,
содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ  из
централизованного хранилища.
В последнее время популярными становятся также средства обмена  сообщениями,
позволяющие участникам бизнес-процессов, в  том  числе  и  между  различными
организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию  о
наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями,  а
также проводить аудио- и видеоконференции.

Интеграционные компоненты

СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы,  причем,  как
правило, создается она не в первую очередь.  И,  конечно,  СУД  должна  быть
интегрирована в общую среду таким образом, чтобы  не  возникало  участков  с
"ручной" обработкой информации.

Системные компоненты

Техническими  средствами,  позволяющими  обеспечить  функционирование   СУД,
являются информационные магистрали, серверы,  дисковые  массивы,  библиотеки
оптических   дисков,   сканеры   для   массового    ввода    документов    и
специализированное серверное программное обеспечение.



Заключение

Управление документами лишь часть глобальной системы, частью  которой  может
является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем  развитии
подобные  системы  стремятся  к  воплощению  идеала  –  системы   управления
знаниями, обычно на корпоративном уровне.
Как  показывает  практика,  внедрение  СУД  проходит  поэтапно,   отдельными
составляющими, некоторые из  которых,  бывает,  и  вовсе  не  приживаются  в
конкретном бизнес-процессе.
Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у  организаций
(фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые  системы
могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и  ещё  столько  же  внедрение.  В
России использование  импортных  СУД  осложнено  их  неприспособленностью  к
условиям нашей действительности.

Список литературы


1. Как управлять документами  в  современной  организации,  Виктор  Таранов,
   2003г., http://www.directum.ru/514280.shtml.
2.  Гипертекстовый  энциклопедический  словарь   по   информатике,   2004г.,
   http://ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.
3.    Системы    Управления    Документами,    Алексей    Жданов,    2003г.,
   http://www.naumen.ru/go/company/press/judgement.
4. Захаров  О.  Что  такое  электронный  документооборот.  Компьютер  пресс.
   1997г., № 4, с. 79-82.
5. IDC. Europe Document Management Market Review  and  Forecast,  1998-2003,
   (2000. февр.).



                   МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

                             им. М.В. ЛОМОНОСОВА


                           ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ


              кафедра экономической информатики экономического

                               факультета МГУ



                                   Реферат

           на тему: “СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, ИХ ФУНКЦИИ”.



                            Выполнил:

                            студент 315 гр. Бровкин Александр

                            Проверил:

                            доц., канд. тех. наук Когаловский М.Р.



                                   Москва

                                    2004


-----------------------
[1] Document Management System (DMS)
[2] IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003,

(2000. февр.).
[3] “Как управлять документами в современной организации”, Виктор Таранов,
2003г.

http://www.directum.ru/514280.shtml



смотреть на рефераты похожие на "Системы управления документами, их функции "