IN böyük şirkətlər Hər il on minlərlə qarşı tərəflə yazışmalar aparılır və daxili sənədlər minlərlə işçi tərəfindən yaradılır. Yazışmaların bir hissəsi kağız şəklində alınaraq işlənə bilər. Elektron sənəd sistemləri şirkətlərə effektivliyini bir neçə dəfə artırmağa və bütün sənədlərin vahid deposunu yaratmağa kömək edir.

"Chancery" kağız sənədləri ilə işin bütün dövrünü əhatə edir: giriş və qeydiyyatdan arxivə təqdim olunmağa qədər. İşlevsellik, Rusiya ofis iş standartlarına tamamilə uyğundur və "əl" əməliyyatlarının əksəriyyətini avtomatlaşdırmağa imkan verir.

İşlərin və qeyd jurnallarının nomenklaturasının aparılması

İşlərin nomenklaturasının təsdiq edilmiş tərkibi sistemin xüsusi bir məlumat kitabında saxlanılır. Sənədlərin mərkəzləşdirilməmiş uçotu vəziyyətində, struktur bölmələr daxilində qeydiyyat yerləri təmin edilir.

İşlərin nomenklaturası

Hər bir nomenklatura işi üçün arxivə köçürmək üçün sənədlər hazırlayarkən, avtomatik olaraq işin üz qabığını və sənədlərin siyahısını çap edə bilərsiniz. Arxiv saxlama və arxivdə axtarışa hazırlaşma vaxtı bir neçə dəfə azalır.

Sənədlərin qeydiyyatı

Sənədi DIRECTUM-a daxil etmək üçün qeydiyyat kartının (RCC) tələb olunan sahələrini doldurun və qeyd nömrəsi avtomatik olaraq təyin ediləcək. Çevik bir nömrə sistemi, hər qeyd dəftəri kontekstində sənədlərə bir nömrəni özbaşına və avtomatik olaraq təyin etməyə imkan verir. Nömrəyə şöbə kodu, jurnal kodu və tələb olunan hər hansı bir məlumat daxil edilə bilər. Həllin tətbiqi ilə sənəd qeydiyyatının orta müddəti 35-50% azalır

Nümunə RKK

RKK birincil məlumatları (şöbə, qeydiyyat tarixi, qeydiyyat nömrəsi və s.), Habelə hər hansı bir sənəd sənədinin vəziyyəti, məsələn yeri barədə məlumatları ehtiva edir. Sənəd şöbələr arasında köçürüldükdə, hər bir qeydiyyat yerində öz RKK yaradılır. Kağız sənədin bir şirkət daxilində yaradılan RCC zənciri boyunca hərəkətini izləmək mümkündür.

RKK-ya bir sənəd və ya skan edilmiş şəkli də əlavə edə bilərsiniz. DIRECTUM Capture Service böyük həcmdə sənədləri tez bir zamanda daxil etmək üçün istifadə olunur. Sənədləri tutmağın müxtəlif yollarını dəstəkləyir: elektron poçt və ya fayl sistemindən (məsələn, skanerdən).

ALS yaratmaq və məlumat doldurmaq funksiyası Ario-nun ağıllı mexanizmlərinə ötürülə bilər. Sənədi aldıqdan sonra müstəqil olaraq təsnif edirlər, mətni tanıyırlar və RKK-nı çıxarılan mənalı məlumatlarla doldururlar. Katib yalnız doldurulmanın düzgünlüyünü yoxlaya bilər. Bu, qeydiyyat vaxtını daha da azaltmağa və rutin əməliyyatların sayını azaltmağa imkan verir.

Gələn sənədlərin nəzərdən keçirilməsi və icrası

Gələn sənədi qeyd etdikdən sonra katib bir neçə kliklə menecerə göndərir. Sənədə baxılma nəticələrinə əsasən katib və ya rəhbər özü sənəd üçün təlimat hazırlayır.

Liderin köməkçisi varsa, köməkçisi qərar layihəsi hazırlayaraq sənədin ilkin nəzərdən keçirilməsini həyata keçirir. Lider yalnız qətnamə layihəsini təsdiqləyə və icra üçün təlimat göndərə bilər.

Sifarişlərin icrası zamanı aşağıdakılar təmin edilir:

• icraya dair yazışmaların təsbit edilməsi;
• tapşırılma və düzəliş üçün göndərmə qabiliyyəti;
• vaxta nəzarət, yeni bir müddət üçün istəklər.

Nəzarətçilər performansı əyani olaraq izləyirlər. İşdəki bütün iştirakçılar əlaqədar tapşırıqlardakı vəziyyəti əks etdirən qısa bir xülasədən istifadə edə bilərlər.

Missiya ağacı

Müxbirlərə məktub göndərmək

Çözüm "Tərəflər ilə mübadilə" modulu ilə yaxından əlaqələndirilir. Gedən bir məktub təsdiqləndikdən sonra sənəd mübadiləsi sistemləri vasitəsi ilə alıcılara göndərmək asandır - bu sənədin birdən çox çapına ehtiyac qalmır və çatdırılma xərclərini azaldır.

Əlavə olaraq, gedən sənədlər üçün təşkilat tərəfindən bir poçt siyahısı müəyyənləşdirə və avtomatik olaraq alıcılara e-poçt göndərə və ya Rusiya poçtunun standartlarına cavab verən zərfləri çap edə bilərsiniz.

Zərflərin çap edilməsi

Qeydiyyat və təşkilati və inzibati sənədlərlə tanışlıq

İdarə sənədlərinin icrası və təsdiqinə göndərilməsi tam avtomatlaşdırılmışdır. Fəaliyyət sihirbazında lazımi məlumatları doldurmaq kifayətdir, bundan sonra sistem bir sənəd yaradaraq təsdiq və imzalanması üçün lazımi işçilərə göndərir:

İmzadan sonra təşkilati və inzibati sənəd baxılması üçün maraqlı işçilərə göndərilə bilər. Bunu etmək üçün RKK poçt siyahısını doldurun. Bu siyahı gələcəkdə başqa bir sənəd yaymaq üçün də istifadə edilə bilər.

Poçt siyahısında olan işçilər sənədlə tanış olmaq üçün tapşırıqlar alırlar. DIRECTUM sistemində tanışlığı təsdiqləmək üçün tapşırığı yerinə yetirmək kifayətdir. Sistemə daxil olmayan bir sənədlə tanış olmaq üçün bir tapşırıq göndərilirsə, bu tapşırıq mətnində göstərilir və ifaçılar sənədlə sənəd şəklində tanış olurlar.

Axtarış və analiz

Məlum təfərrüatlara görə, həm elektron sənədin özü, həm də RKK sənədin yeri və icra mərhələsi barədə məlumatlarla birlikdə tapıla bilər.

RKK tərəfindən axtarın

Sənədin kağız analoqundakı barkod ilə RKK ilə birlikdə tələb olunan sənədi tez bir zamanda tapmaq mümkündür. Sürətli identifikasiya texnologiyası sayəsində barkod xüsusi bir skaner tərəfindən oxunur, bundan sonra sistem sənəd və əlaqəli tapşırıqları avtomatik tapır.

Tapılan sənəd üçün fəaliyyət pəncərəsi

İstifadəçilərin işinin effektivliyini təhlil etmək üçün sistem ixtisaslaşdırılmış hesabatlar təqdim edir: "İcmal siyahısı", "Sifarişlərin icra müddətinə nəzarət", "Sifarişlərin icrası haqqında statistika", "Geri qaytarılacaq sənədlər" və s.

Nümunə hesabat

Veb müştərisi coğrafi olaraq paylanmış bir təşkilatın uzaq ofislərində və ya platformalararası və asan idarəetmə təmin edən əsas müştəri kimi istifadə edilə bilər. İşləmək üçün yalnız İnternetə ehtiyacınız var.

Veb ofisində daxil olan RKK

Tətbiq effekti

Çözümdən istifadə edərək, işçilər vaxtında icra üçün sifariş və təlimat alacaqlar. İcra nəzarəti idarəetmə qərarları tamamilə şəffaf olur.

• Ən azı sənədlərin itirilməsi riski azalır
• 2 dəfə gedən bir məktubun hazırlanması və təsdiqlənməsi üçün vaxt azalacaq
• 12 dəfə kağız sənədlərin yerini daha sürətli axtarmaq
• 2 dəfə sifarişlərin icrası barədə rəhbərlik üçün məlumatların hazırlanması sürətlənəcəkdir
• 20% rəhbərlikdən gələn təlimatların icrası artacaq

Mobil və. Üçün müxtəlif aksesuarlar alaraq istehlakçı elektronikası Sotovik-M mağazasında, yol boyunca, dəftərxana ləvazimatı yığmağı məsləhət görürük - hər hansı bir iş və ya qeyri-kommersiya təşkilatının iş prosesləri bunlar olmadan edə bilməz. Topdansatış dəftərxana ləvazimatları almaq istəyirsinizsə, çeşidimizə baxın.

İstehsalçıdan dəftərxana ləvazimatı toplu olaraq almaq (dəftərxana ləvazimatı topdansatışı, dəftərxana ləvazimatı topdansatış moskva) şirkətin ofisinin toplu dəftərxana ləvazimatı ilə davamlı təchizatına qənaət etmək üçün təsirli bir yoldur. Topdansatış dəftərxana ləvazimatları ucuz istəyirsiniz? Rübdə və ya altı ayda bir dəfə böyük bir qələm, qələm, kağız qırıntı, dəftər və digər xırda əşyalar sifariş etməklə, növbəti aylıq çatdırılma qeydiyyatına vaxt itirmək lazım deyil. Topdansatış dəftərxana ləvazimatlarının topdan alışı üçün faydalıdır dövlət təşkilatları - bir çox idarə təhsil müəssisələri məktəb üçün toplu olaraq dəftərxana ləvazimatı almaq, uşaq bağçası ya da universitet. Topdan dəftərxana ləvazimatları şirkətləri lazımi səviyyədə saxlayır qiymət siyasətiBuna görə də "Sotovik-M" yazı qablarını sərfəli qiymətə satır - topdan dəftərxana ləvazimatları ucuzdur. Moskvadakı dəftərxana ləvazimatı topdansatışı (dəftərxana ləvazimatı Moskvası, topdansatış dəftərxana ləvazimatı Moskva) onlayn mağazamızda.

Topdan dəftərxana ləvazimatları çox ucuzdur. Moskvada topdansatış dəftərxana ləvazimatı

Mağazamızda ən uyğun qiymətlərdən biri olan topdan dəftərxana ləvazimatları. Topdansatış məktəb dəftərxana ləvazimatı, dəftərxana ləvazimatını ucuz qiymətə toplamaq və ya hədiyyə mağazası üçün qeyri-adi dəftərxana ləvazimatı sifariş etmək istəyirsinizsə, Sotovik-M sizə lazım olanıdır! Rusiyada sürətli çatdırılma ilə cəlbedici bir qiymətə adi dəftərlərdən tutmuş məhsullara və vizit kartlara qədər dəftərxana ləvazimatı toplu şəkildə alın. Topdansatış dəftərxana ləvazimatımız çox ucuzdur!

Fərqli xüsusiyyət Olympus elektron ofisi, klassik ofis işlərindən qaynaqlanan zəngin funksionallığıdır.

Böyük sənaye müəssisəsi katibin (katibin) vəzifələri yalnız sənədlərin qeydiyyatı deyil, eyni zamanda bir çox digər tapşırıqlardır:

• daxil olan sənədi qətnamə üçün köçürəcəyi menecerin müəyyənləşdirilməsi
• əvvəlcədən qətnamələrin hazırlanması
• sənədin podratçıya çatdırılması
• orijinalın qaytarılmasına nəzarət
• tapşırıq icrasının xülasə təhlili
• sifarişlərin icrasına nəzarət
• yerinə yetirilməmiş vəzifələr barədə yekun hesabatın formalaşdırılması
• gedən sənədlərin göndərilməsi
• tələb olunan sənədi istəyə görə axtarın
• çap et, tara
• və hətta saxlama böyük məbləğ sənədlər. Bütün bunlardan yaxşı bir katib cavabdehdir.

Elektron ofis Olympus işi edə bilir yaxşı insanlar daha asan və daha səmərəli!

Avtomatik qeydiyyat:

Yenidən qəbul edilmiş sənədlərə avtomatik nəzarət

Sistem özü quruma yenidən daxil olan sənədləri tutur və bu barədə xəbərdarlıq edir.

Avtomatik qayıt bildirişləri

Sistem əslin köçürülməsi üçün bir sxem təqdim edir və vaxtında qaytarılmasa, qeydiyyatdan keçməyə xəbər verəcəkdir.

Rahat rabitə sistemi

Olympus'dakı sənədlər arasındakı əlaqələr, arxiv sənədləri də daxil olmaqla, bir-birinə bağlı olan bütün sənədlərin ləğv və ya dəyişdirilməsində ətraflı bir tarixçənin əldə edilməsini nəzərdə tutur.

Hesabat dizayneri

Olympus sisteminin hesabat dizayneri istifadə edərək, bir işçi administrator və ya proqramçı köməyi olmadan ehtiyac duyduğu hesabatları hazırlaya bilər. Görkəmli və ya nəzarət sənədlərində tez-tez hesabatlar belə hazırlanır.

Esnek filtrasiya sistemi

Olymp sistemi bir filtr sətrindən istifadə edərək sənəd axtarışı tələbini yerinə yetirmək imkanı verir. Filtrləmə xətti istədiyiniz sənəd üçün bir çox dəyişən axtarış termini formalaşdırmağa imkan verir.

Olympus sistemindəki elektron ofis rəqəmsal ofis işinin təşkili üçün bir vasitədir. Bu seqment şirkət sənədləri ilə əlaqəli bütün məlumatları toplayır. İstifadəçi tarixçəsini ehtiva edir; bütün sənəd bağlantılarını saxlayır; son tarix barədə məlumat verir; sənədlə yaradılan bütün sənədləri əhatə edir; ifaçıların və sənədə cavabdeh şəxslərin suallarına, habelə işlərinin nəticələrinə cavab verir.

İcra nəzarəti

Olympus sistemində icra nəzarəti sifarişlərin icrasının vaxtı, mərhələləri və nəticələri barədə məlumat verən dərin bir funksiyadır. Bu funksionallıq elektron ofisdən strukturlaşdırılmış saxlamaya qədər bütün sistemdə mövcuddur. İşlevsellik sənədin və təlimatların icrası vaxtı və bu müddətlərin uğursuz olması barədə məlumat verməklə qurulur.

İcra nəzarəti

1. Rəng göstəricisi və son tarixin uğursuz olması barədə Olympus sistemindən mesajlar.
2. Alınan, işə qəbul edilən, vaxtında başa çatdırılan, vaxtında başa çatmayan dövrlərdə gecikmə ilə tamamlanan tapşırıqların ümumi sayı ilə ixtisaslaşdırılmış rejim.
3. Sənəd, icraçılar, nəzarətçilər kontekstində sifarişlərin icrası barədə bütün hesabatlar sistemi.

Xüsusi nəzarət

Tapşırıqların vaxtında və keyfiyyətli icrası üçün Olympus xüsusi bir nəzarət sisteminə malikdir. Onun mahiyyəti budur ki, nəzarət üçün qoyulmuş bütün ən vacib tapşırıqlar nəzarətdən kənarlaşdırma prosedurundan keçməlidir, yəni. bağlanma. Bəzi hallarda bir tapşırığı nəzarətdən çıxarmaq üçün səlahiyyətli bir mütəxəssis tərəfindən yerinə yetirilən işin keyfiyyətini qiymətləndirmək lazımdır. Sonra sistem əlavə olaraq təsdiqləmə prosedurunu tətbiq edə bilər.

Nəzarət əmrinin formalaşdırılması

1. Nəzarət əmrlərinin verilməsi bir rəhbərin təyin edilməsi və lazım olduqda yüksək keyfiyyətli fəaliyyətini təsdiqləyən bir işçi ilə müşayiət olunur.
2. Nəzarət sifarişləri üçün əmsal avtomatik olaraq hesablanır nizam-intizam.
3. "Nəzarət tapşırıqlarının icrasının təhlili" xüsusi rejimi nəzarət tapşırıqlarının vaxtında yerinə yetirilməsi barədə məlumatları göstərir.
4. Masaüstündəki panellər bu məlumatları qrafik bir görünüşə çevirir.

Sənəd idarəetməsi

Səlahiyyətli sənəd idarəetməsi bir zəmanətdir effektiv iş bütövlükdə şöbə, şöbə, xidmət və təşkilat. Olympus sistemindəki "Sənəd İdarəetmə" xüsusi olaraq yüksək səviyyəli iş proseslərinə yönəlmiş geniş miqyaslı bir müəssisəni idarə etmək üçün müasir bir vasitədir.

"Sənəd İdarəetmə" bir planlayıcı prinsipi əsasında qurulmuş Sənəd İdarəetmə Seqmentidir - Olympus modulu, yəni işçinin aldığı bütün tapşırıqlar və sənədlər bir siyahıda sıralanır.

Siyahıda tapşırıq növü, mövzu, məzmun, qəbul tarixi, son tarix, kimdən gəldiyi göstərilir. Bu siyahı tələb olunan sütunla asanlıqla əlavə edilə bilər.

Qırmızı bir fon, vaxtı keçmiş bir tapşırığa işarə edir ki, bu da başa çatmasını unutmamağınıza kömək edəcəkdir. Rəng göstəricisi sənədin icra tarixinin yaxınlaşması barədə məlumat verəndə sistem qabaqcıl idarəetməyə malikdir.

Qərar vermək üçün tələb olunan bütün əlavə məlumatlar sekmelerdəki siyahının altında görünür. Bunlar sənəd mətni, ətraflı tapşırıq, hərəkət tarixi və əlaqəli sənədlərdir.

Proqramda istədiyiniz sənədi tapmaq və onunla işləmə tarixçəsini qaldırmaq asandır. Üstəlik tarix sənədin onsuz da neçə dövrə vurduğunu, kimin işə başladığını və kimin hələ göstərmədiyini göstərir.

Məlumatların dərhal alınması:

• sənədi kim başlatdı;
• kim razılaşdı;
• bu anda kimdə var;
• sənədə hansı şərhlər verildi və kimlər tərəfindən;
• bu sənədin digər sənədlərlə əlaqəli olub olmadığı və əlaqədar sənədlər daxil olmaqla necə açılma qabiliyyəti ilə;
• bir işçi, xidmət, şöbə və ya bütövlükdə bütün müəssisə üçün tamamlanmış və yerinə yetirilməmiş sifarişlərin şəklini görmək.

Çoxsaylı sənədlərlə işləmək rahatlığı:

• sistem özü baxılması üçün sənədlərin siyahısını yaradır;
• sistem hansı sənədlər üçün təcili qərar verməyinizi tələb edir;
• sistem sona çatmaqda olan bir müddət haqqında məlumat verir;
• sistem işinizi həvalə etməyə və vaxtında icrasına asanlıqla nəzarət etməyə imkan verir;
• sistem istənilən sənəd üzərində iş tarixçəsini əldə etməyə imkan verir;
• sistem yoxluğunda müavinlər təyin etməyə və müavininin necə işlədiyini görməyə imkan verəcəkdir.

Sənəd idarə edilməsinin asanlığı:

• məlumat mübadiləsinin sürətinin artırılması;
• işçilərin icra intizamı səviyyəsinin artırılması;
• müqavilələrin icrası üçün son tarixlərə uyğunluq;
• iş yerindən tez qalxmadan lazımi məlumatları əldə etmək bacarığı.

Saxlama quruluşu

Olympus sisteminin sənədlərinin strukturlaşdırılmış saxlanması sadəcə qovluqlara giriş məhdudluğu olan bir kitabxana deyil, hər bir işçinin fərdi "bilik bazası" dır. Olympus deposunu qurma prinsipi, istifadəçinin bölmələrə, qovluqlara, sənədlərə, sənədlərə giriş hüquqlarına əsaslanır. Sistem avtomatik olaraq hər bir işçi üçün fərdi bir arxiv quruluşu qurur. İstifadəçi yalnız hüquqlarına malik olan bölmələri və sənədləri görür.

Üstəlik, işçi arxivin strukturunun bir hissəsini, qovluqları, sənədləri fərdi saxlamaya köçürə bilər. Belə bir fürsət istifadəçiyə lazım olan məlumatları və sənədləri daha sürətli əldə etməyə imkan verəcəkdir.

Anbarın doldurulması

Olympus sistemindəki yaddaş sənədlə işləmə dövrünün tamamlanmasının nəticələrinə əsasən avtomatik olaraq sənədlərlə doldurulur. Bu texnologiya yığmağa imkan verir tələb olunan sənədlər xüsusi olaraq bu iş üçün vaxt ayırmadan müvafiq hissələrdə.

Anbarda yeni bir sənəd göründükdə, sistem bu cür bildirişlərə abunə olduğu təqdirdə işçini xəbərdar edir.

Sənədlərlə işləmək rahatlığı

Olymp anbarı sənədlərlə işləmək rahatlığını təyin edən funksional xidmətlər ilə seçilir:

• Versiya;
• Bağlantı sənədləri (ləğv edildi, etibarsız oldu, əlavə olaraq);
• Arxivdən çıxarış;
• Orijinalın verilməsi;
• Saxlama xüsusiyyətləri (inventar nömrəsi, saxlama yeri, raf, rəf, nüsxə sayı).

Tipik olaraq, "kağız" sənəd axınının təmin edilməsi və sifarişlərin icrasına nəzarət təşkilatın ofis işləri ilə məşğul olan bölmələrinin üzərinə düşür: ofis, işlərin idarəedilməsi, eləcə də struktur bölmələrdə ofis işlərindən məsul olanların üzərinə. DIRECTUM elektron sənəd dövriyyəsi və qarşılıqlı idarəetmə sisteminin "Office" modulu onlar üçün nəzərdə tutulmuşdur. Bu modul ənənəvi rus ofis işi texnologiyasının əsas götürdüyü Təhsil Dövlət Təhsil Təşkilatının tələblərinə uyğun olaraq kağız sənədlərin işlənməsi üçün gündəlik əməliyyatların yerinə yetirilməsini asanlaşdırır:

• bütün daxil olan və gedən yazışmaların, habelə qeydiyyat nəzarət kartlarından (RCC) istifadə edilən daxili sənədlərin vahid qeydiyyatı;
• kağız sənədin yaşayış dövrünün istənilən mərhələsində qeydiyyatı: rəhbərlik tərəfindən baxılması, sənəd layihəsinin təsdiqlənməsi, icrası və s.;
• rəhbərliyin əmr, qərar və göstərişlərinin vaxtında icrasına nəzarət;
• təşkilatda qəbul edilmiş işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq sənədləri işə yazdırmaq;
• kağız sənədlərin vəziyyəti, mövcudluğu, hərəkəti barədə lazımi məlumatların sürətli axtarışı;
• zəruri standart formaları və jurnalları, habelə təşkilatın iş axını barədə statistik hesabatları əldə etmək.

Bundan əlavə, "Ofis" modulu müxtəlif təşkilatlar arasında mübadilə təşkil etməyə imkan verir. Bu mübadilə ilə istifadə etmək mümkündür elektron imza (ES) və sistemin xüsusi mexanizmləri sənədlərin çatdırılmasına nəzarət etməyə imkan verir. Mübadilə prinsipləri sənaye mübadiləsi standartına əsaslanır elektron sənədlər "Avtomatlaşdırma sistemlərinin qarşılıqlı əlaqəsi sənəd dəstəyi rəhbərliyi "Sənədlər Menecerləri Gildiyası tərəfindən təsdiq edilmişdir.

İşlərin və qeyd jurnallarının nomenklaturasının aparılması

Çevik nömrələmə sistemi, kontekstdə bir sənədə bir nömrə təyin etməyə imkan verir elektron jurnal qeydiyyat. Hər jurnal üçün sənəd daxilində sənədlərin avtomatik nömrələnməsinin özbaşına bir üsulu müəyyən edilmişdir. Nömrəyə şöbə kodu, jurnal kodu və digər tələb olunan məlumatlar daxil edilə bilər.

Sənədləri hər bir nomenklatura işi üçün arxivə köçürmək üçün hazırlayarkən, sənədin arxivini saxlaya bilmək üçün sənədlərin hazırlanması müddətini əhəmiyyətli dərəcədə azaldan işin sənədlərinin bir inventarını, habelə işin üz qabığını çap edə bilərsiniz.

Sənədlərin qeydiyyatı

Sənədləri "Ofis" moduluna qeyd etmək üçün bütün ilkin məlumatları (müxbir, təşkilat vahidi, təşkilatın nümayəndəsi, qeyd tarixi, qeydiyyat nömrəsi, mövzu və s.) Daxil olan qeyd və nəzarət kartlarından (RCC) istifadə olunur. xülasə sənəd, çatdırılma üsulu və s.), həmçinin təşkilatın hər hansı bir sənəd sənədinin vəziyyəti (yeri, icra vəziyyəti və s.) haqqında lazımi məlumatlar. Gedən sənədlər üçün quruluşa görə bir poçt siyahısını təyin edə bilərsiniz.

Sistem həm təşkilatlardan, həm də vətəndaşlardan sənədləri qeyd etmək qabiliyyətini həyata keçirir.

Sənədlərin mərkəzləşdirilməmiş qeydiyyatından istifadə edən təşkilatlar üçün sistem qeydiyyat yerlərindən - katiblərin və ofis işçilərinin iş yerlərindən istifadə edir. Hər bir qeydiyyat yerinə bir və ya bir neçə şöbə xidmət edə bilər. Qeydiyyat yerləri ilə məlumatlara giriş hüquqlarını fərqləndirmək mümkündür.

Sənəd şöbələr arasında köçürüldükdə, hər qeydiyyat yerində öz RKK-sı başlaya bilər. Beləliklə, RKK zənciri meydana çıxır ki, bu müddət ərzində yalnız bir sənəd daxilində işçilər arasında deyil, həm də şöbələr arasında bir kağız sənədin hərəkətini izləmək mümkündür. Bundan əlavə, RKK vasitəsi ilə, sistemin qeydiyyatdan keçmiş sənədləri ilə əlaqələr öz aralarında həyata keçirilir, məsələn: "Cavab olaraq", "İcra mərhələsində" və s.

Qeydiyyat proseduru sadədir və qeyd nömrəsi avtomatik olaraq təyin edilərkən RKK-nın tələb olunan sahələrini doldurmaqdan ibarətdir.

Birbaşa RKK-dan qeydiyyatdan keçərkən, RKK-ya avtomatik qoşulması ilə "Elektron Sənəd İdarəetmə" moduluna skan edilmiş (elektron) sənəd daxil etmək mümkündür. Böyük həcmli sənədlərin operativ daxil olması üçün sənədlərin modula axın daxil edilməsini təmin edən sistemin giriş xidmətlərindən istifadə olunur. Gələcəkdə, RKK, daxil edilmiş elektron sənəd kimi, sistemə quraşdırılmış sürətli identifikasiya texnologiyası sayəsində sənədin kağız analoqundakı barkodla asanlıqla tapıla bilər.

RKK məlumatlarına görə, daxil olan və çıxan sənədlərin qeydləri çap olunur. Gedən sənədlər üçün avtomatik olaraq bir zərf stikeri yarada və çap edə bilərsiniz.

Sənədlərin hərəkəti və icrası

Qeydiyyatdan sonra gələn sənəd baxılma, qərar qəbul etmə, sənədin nəzarəti və icrası üçün müəyyən mərhələlərdən keçir. Bu vəziyyətdə ifaçıların sənədlə daha çox işi tamamilə içində həyata keçirilə bilər elektron formatda... Bu ifaçılar üçün tələb olunan vaxtı əhəmiyyətli dərəcədə azaldır və orijinalın təsadüfən itirilməsinin qarşısını alır.

Menecerin iş tərzindən asılı olaraq sənəd onun tərəfindən ya kağız, ya da elektron formada nəzərdən keçirilir.

Rəhbərin verdiyi qərar əsasında, ifaçıların təyin edilməsi, tapşırıqlar və son tarixlər ilə sənəd nəzarətə götürülə bilər. "İş Prosesi İdarəetmə" modulu ilə işləyən icraçılar üçün katib və ya menecer özü ALAC-dan birbaşa bir tapşırıq yarada bilər. Tapşırıqlarla işləmək sistemin sifarişlərin icrasına nəzarət etmək imkanlarından maksimum dərəcədə istifadə etməyə imkan verir, məsələn: sifarişlərin icrası ilə bağlı tam yazışmaların qeyd edilməsi; reviziya üçün göndərmə qabiliyyəti; marşrutun çevik konfiqurasiyası və s.

Daha sonra, RKK ilə əlaqəli vəzifələrə görə, sənəd üzərində iş tarixini, təsdiqləmə prosedurunu və qərarın əsasını tez bir zamanda yenidən qura bilərsiniz.

"Ofis" modulu müstəqil olaraq istifadə olunursa, icraçılara verilən bütün təlimatlar katib tərəfindən RKK sənədinə daxil edilir və bundan sonra onların vaxtında yerinə yetirilməsinə nəzarət olunur. Eyni zamanda, sifarişlər avtomatik olmayan istifadəçilər üçün də çap edilə bilər.

Elektron sənədlərlə işləyərkən sənədlərin bütün hərəkətləri tapşırıqlar vasitəsilə həyata keçirilir, istənilən vaxt sənəd sənədinin yeri xüsusi RKK nişanında qeyd olunur. Bu, RKK vasitəsilə orijinal sənəd sənədini tez bir zamanda tapmağa imkan verir. Gedən və daxili sənədlərlə iş eyni prinsiplərə əsaslanır.

Sistemlər arasında elektron sənəd mübadiləsi

Sistemdən istifadə edərək təşkilatlar arasında rəsmi, qanuni əhəmiyyətə malik elektron sənəd mübadiləsini təşkil edə bilərsiniz. Sənəd mübadiləsi Sənəd Menecerləri Gildiyası tərəfindən təsdiqlənmiş "Sənədlərin idarə edilməsinə dəstək üçün avtomatlaşdırma sistemlərinin qarşılıqlı əlaqəsi" elektron sənəd mübadiləsi üçün sənaye standartının istifadəsinə əsaslanır.

Sənəd mübadiləsi hər ikisi arasında həyata keçirilə bilər struktur vahidlər bir şirkət (holdinq) və müstəqil tərəfdaş təşkilatlar arasında. Eyni zamanda, mübadilə tərəfləri fərqli elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərindən istifadə edə bilər və ya bu sistemlərlə ümumiyyətlə işləməməlidirlər.

Mübadilə bir şirkətin (holdinqin) bölmələri arasında aparılırsa, sənədlərlə iş "Elektron Sənəd İdarəetmə", "İşləmə İdarəetmə" və "Ofis" modullarında aparılır. Mübadilə üçüncü tərəf təşkilatlar arasında aparılırsa, elektron sənəd sistemdən bir ESD sənədinə ixrac olunur. İkinci tərəf ya bir ESD sənədini elektron sənəd dövriyyəsi sisteminə idxal edə bilər (bu format bu sistem tərəfindən dəstəkləndiyi təqdirdə; ESD formatı açıqdır) ya da ESD sənədi ilə işləmək üçün pulsuz DIRECTUM OverDoc proqramından istifadə edə bilər. DIRECTUM OverDoc, sənədi, atributlarını və sənədin imzalandığı bütün elektron imzaları, o cümlədən etibarlılıq işarəsini görüntüləməyə imkan verir.

İnformasiya axtarışı və təhlili

Sistemdə hər hansı bir sənədin qeydiyyata alındığı andan etibarən həm qeydiyyat kartını həm yeri, həm sənədlərin icrası prosesi, həm də elektron sənədin özü haqqında məlumat tapa bilərsiniz.

Sistem axtarır qeydiyyat nömrələri, müxbir, qətnamənin müəllifi, eləcə də RKK-nın bütün detalları və onların özbaşına birləşməsi üçün.

Bundan əlavə, sistem istifadəçilərin işinin səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artıran ixtisaslaşdırılmış hesabatlar təqdim edir: nəzərdən keçirilən sənədlər, vaxtı keçmiş sifarişlər, qaytarılacaq sənədlər və s.

"Office" veb modulu

"Kırtasiye" veb modulu rəsmi sənəd sənədləri ilə işi avtomatlaşdırmaq üçün hazırlanmışdır, məsələn inzibati sənədlər, daxil olan və gedən məktublar, təlimatlar, hesabatlar və notlar. Kağız sənədlərin işlənməsini asanlaşdırır.

Kağız sənədlərin işlənməsi ənənəvi rus ofis işi texnologiyasının əsas götürüldüyü Dövlət Təhsil Təşkilatının tələblərinə uyğun olaraq həyata keçirilir.

"Office" veb modulu problemlərin həllinə yönəlib:

• qeyd və nəzarət kartlarından istifadə etməklə bütün daxil olan və gedən yazışmaların, habelə daxili sənədlərin vahid qeydiyyatı;
• rəhbərliyin əmr, qərar və göstərişlərinin vaxtında icrasına nəzarət;
• cəld axtarış kağız sənədlərin vəziyyəti, mövcudluğu, hərəkəti barədə lazımi məlumatlar;
• lazımi standart forma və jurnalların, həmçinin təşkilatın iş axını barədə statistik hesabatların alınması.

"Ofis" veb modulunun əsasını "Qeydiyyat və nəzarət kartları", "RKK üçün təlimat", "İşlərin nomenklaturası" istinad kitabları təşkil edir.

"Dəftərxana ləvazimatı" modulunu sistemin digər modulları ilə birləşdirməyin üstünlükləri

Beləliklə, "Elektron Sənəd İdarəetmə", "İş Prosesi İdarəetmə" və "Ofis" modullarının qarşılıqlı əlaqəsi sayəsində vahid sistem təşkilatın səmərəliliyinin artması milli ənənələrə və ofis iş standartlarına tam uyğundur. Hər bir modul tərəfindən verilən bütün mexanizmlər sənədlərlə işin müxtəlif "kağız" və "elektron" mərhələlərində istifadə edilə bilər. Eyni zamanda, ənənəvi "kağız" ofis işi, inkişaf etmiş üfüqi əlaqələri olan bir təşkilatın elektron sənəd dövriyyəsinə ahəngdar şəkildə uyğundur.