Geschäftskommunikation per E-Mail ist ein wesentlicher Bestandteil des Lebens eines jeden modernen Menschen: Wir schreiben an Arbeitskollegen, an das Management, an Kunden, Geschäftspartner, an Menschen, die uns kennen, und an diejenigen, die uns noch nicht kennen. Was ist Geschäftsethik in der elektronischen Korrespondenz und wie notwendig ist sie für erfolgreiche Geschäfte?

Jeder Buchstabe ist unsere Visitenkarte und ein Spiegel unserer Geschäftsposition. Und wenn es uns wichtig ist, dass diese Visitenkarte anständig aussieht und die Geschäftsposition zum Komfort und zur Produktivität der Kommunikation beiträgt, dann ist die Kenntnis der Grundregeln guter Manieren und deren Einhaltung in der täglichen Korrespondenz die wichtigste Voraussetzung für den Erfolg.

Für die elektronische Geschäftskorrespondenz gelten dieselben Regeln und Vorschriften wie für die Geschäftswelt bei allen anderen Formen der geschäftlichen Interaktion: bei der Kommunikation per Telefon, bei Verhandlungen usw. Meiner Meinung nach basiert die Ethik der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz auf mehreren unerschütterlichen Prinzipien:

1. Gegenseitiger Respekt zwischen den Gegnern für die Persönlichkeit und die geschäftliche Position des anderen.
2. Berücksichtigung der Geschäftsinteressen des Gegners.
3. Die Bedeutung von Datenschutzfragen verstehen.
4. Pünktlichkeit beim Informationsaustausch.

Betrachten wir praktische Werkzeuge zur Umsetzung dieser Prinzipien

1. Kompetent und übersichtlich gestaltetes Feld „Betreff“ / „Betreff“.

Die Angabe eines Betreffs spart dem Adressaten Zeit, da er den Inhalt des Briefes, den er erhält, sofort beurteilen und beim Lesen schnell über dessen Priorität entscheiden kann.

2. Begrüßung und persönliche Ansprache des Adressaten/der Empfänger

Schafft Vertrauen und verleiht dem Brief eine persönliche Note. Das Ignorieren des Namens des Adressaten wird als Unrichtigkeit empfunden.

3. Adressiergenauigkeit

Das korrekte Ausfüllen der Felder „An“, „Cc“ und „Bcc“ ist das wichtigste Instrument für eine effiziente und ethische Kommunikation. Um Fehler bei der Arbeit mit diesen Feldern zu vermeiden, müssen Sie deren Zweck kennen, der im modernen Geschäftsumfeld allgemein anerkannt ist:

• steht Ihr Name im direkten Adressatenfeld („An“), bedeutet dies, dass der Absender des Briefes auf eine Antwort auf seine Frage von Ihnen wartet;
• Wenn in diesem Feld mehrere Adressaten eingetragen sind, bedeutet dies, dass der Absender des Briefes auf eine Antwort von jedem oder jedem der Adressaten wartet;
• Wenn Ihr Name im Feld „Cc“ steht, bedeutet das, dass der Absender Sie auf das Problem aufmerksam machen möchte, aber keine Antwort von Ihnen erwartet. Sie sollten den Betreff der Korrespondenz nicht eingeben, wenn Ihr Name im Feld „Cc“ steht. Sollten Sie sich dennoch zu einer Korrespondenz entschließen, wäre es ein Zeichen guten Benehmens, den Brief mit einem der folgenden Sätze zu beginnen: „Lassen Sie mich an der Diskussion dieses Themas teilnehmen...“, „Entschuldigen Sie die Einmischung…“, „Lassen Sie mich meine Meinung äußern…“.

Besonderes Augenmerk aus ethischer Sicht gilt dem Bereich „Blind Carbon Copy“. Aus Sicht der Geschäftsethik ist dies das „anfälligste“ E-Mail-Tool, weil... Dieser Bereich wird üblicherweise als Instrument der geheimen Kontrolle und Information wahrgenommen. Bcc-Empfänger sind für andere Empfänger nicht sichtbar. Einige ethisch sensible Unternehmen verbieten den Einsatz dieses Tools in der Unternehmenskorrespondenz. Eine Ausnahme bilden Massenmailings (z. B. Einladungen). Sie werden an eine Vielzahl von Empfängern verschickt, allerdings sollten die E-Mail-Adressen nicht für jeden sichtbar sein.

Es gibt Unternehmen, die das Feld „Bcc“ gelassener behandeln und sich dabei an die folgenden allgemeinen Regeln halten:

• Im Feld „Blinddurchschrift“ werden Empfänger (verborgene Adressaten) eingetragen, die Kenntnis von der Korrespondenz haben sollen, deren Kenntnis aber für direkte Adressaten nicht offensichtlich sein soll;
• Das Versenden eines Briefes mit ausgefülltem Feld „Blindkopie“ setzt eine vorläufige Vereinbarung oder eine spätere Kenntnisnahme des Verfassers des Briefes und verborgener Empfänger über den Grund und Zweck dieser Form der Information voraus;
• Der versteckte Empfänger sollte den Betreff der Korrespondenz nicht aus dem BCC-Feld eingeben.

4. Schnelligkeit der Reaktion

Die Antwortzeit auf einen Brief ist einer der Indikatoren für Ihre Position in Bezug auf die Geschäftsinteressen von Partnern und Kunden. Unternehmen haben diesbezüglich unterschiedliche Standards. Eine akzeptable Antwort-/Reaktionszeit auf einen Brief liegt bei zwei bis drei Stunden. Wenn Sie nach Erhalt und Lektüre eines Briefes feststellen, dass Sie ihn nicht innerhalb von 24 Stunden beantworten können, besteht die Regel der guten Form darin, dem Adressaten mitzuteilen, dass Sie seinen Brief erhalten haben und ihn beantworten werden: „Ich habe einen Brief bekommen. Ich werde heute im Laufe des Tages antworten. oder „Ich habe einen Brief bekommen. Zur Beantwortung sind zusätzliche Informationen erforderlich. Ich werde versuchen, spätestens zu antworten ...“

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5. Korrekter Umgang mit Informationen (Volumen, Sprache, Struktur, Format)

Die Art und Besonderheit der Darstellung von Informationen im Brieftext ist auch ein Instrument und Indikator für Ihre Fähigkeit und Ihren Wunsch, die Korrespondenz gegenüber Ihrem Adressaten möglichst korrekt und respektvoll zu führen:

• maximaler Komfort beim Lesen des Briefvolumens, das „auf einen Bildschirm“ passt, maximal – im Textvolumen eines Blattes im A-4-Format;
• Das Volumen der gesendeten Anhänge sollte 3 MB nicht überschreiten (größere Dateien können Probleme verursachen, da sie möglicherweise nicht den Mailserver des Empfängers passieren);
• Es ist besser, die gesendeten Dateien in universellen Kodierungen zu „packen“: Zip oder rar (andere Erweiterungen können während der Weiterleitung blockiert oder abgeschnitten werden und Probleme für den Empfänger verursachen);
• Wenn Sie auf einen Brief des Adressaten antworten, sollte der Text Ihrer Antwort oben (am Anfang) des Briefes und nicht unten platziert werden (dies erspart dem Adressaten das „Blättern“ durch den vorherigen Text des Briefes). die Korrespondenz auf der Suche nach der Antwort, die Sie geschrieben haben);
• Sie sollten eine Antwort auf den Brief des Adressaten nicht als neuen Brief starten (ohne den Korrespondenzverlauf zu speichern). Eine solche Antwort zwingt den empfangenden Empfänger dazu, Zeit mit der Suche nach der ursprünglichen Nachricht zu verschwenden;
• Es ist notwendig, in einer Sprache zu schreiben, die für den Adressaten möglichst verständlich ist. In jedem konkreten Fall wird die Frage geklärt, ob die Verwendung von professionellem, unternehmensinternem Vokabular, Slang, Abkürzungen und Anglizismen (Entlehnungen aus dem Englischen in einer anderen Sprache) sinnvoll ist.

Wenn die Verwendung von Slang und Abkürzungen die Geschwindigkeit und Effizienz der Korrespondenz erhöht, ist die Verwendung von Slang akzeptabel und ethisch vertretbar. So ist die interne Korrespondenz innerhalb eines Unternehmens fast immer von Slang geprägt: Er ist für alle Korrespondenzteilnehmer vertraut und verständlich und ermöglicht Ihnen eine Zeitersparnis. In der Korrespondenz mit externen Geschäftspartnern/Kunden ist dies jedoch ein Thema, das Vorsicht erfordert.

Es kommt vor, dass man auf Terminologie nicht verzichten kann. Beispielsweise stellt ein Unternehmen seinen Kunden ein Produkt/eine Dienstleistung wie Online-Werbung zur Verfügung und Konzepte wie „Medien-Kontext-Banner“, „Keywords“, „negative Wörter“, „CTR“ können durch nichts ersetzt werden, sie müssen eingeführt werden in den Geschäftskontext einbinden und dem Kunden beibringen, damit umzugehen. In diesem Fall ist es wichtig, dass beide Seiten geduldig und erklärungs- und lernbereit sind.

Es gibt jedoch Fälle, in denen die Verwendung von Abkürzungen und Begriffen vermieden werden kann und sollte.

BEISPIEL:

Ein Freund von mir hat zwei Tage lang nach einer Antwort auf die Frage gesucht: Was ist ASAP? Sie bereitete Materialien für den Verlag vor und in ihrem letzten Brief schrieben sie ihr: „ Mascha, bitte schick uns alle deine Materialien so schnell wie möglich" Mascha kam zu dem Schluss, dass es sich hierbei um die Bezeichnung eines ihr unbekannten Formats handelte, in das der Text „übersetzt“ werden musste. Die Zeit, die Mascha damit verbrachte, die Bitte des Herausgebers zu „entschlüsseln“ und zu erfüllen, dauerte zwei Tage. Stellen Sie sich den Ärger der Maschine vor, als sie nach zwei Tagen herausfand, dass sich hinter dem mysteriösen „asap“ eine im englischsprachigen Umfeld weit verbreitete Abkürzung verbirgt. so schnell wie möglich» – « schnellstens».

BERATUNG: Missbrauchen Sie in der Korrespondenz mit externen Kunden und Partnern keine Anglizismen, Sonderbegriffe und firmeninternen Abkürzungen.

6. Verfügbarkeit von Unterschrift und Kontaktinformationen

Dies ist ein notwendiges Attribut, das jeden Ihrer Briefe beenden sollte. Folgendes muss im Signaturblock platziert werden:

1. Ihr Vor- und Nachname.

Dadurch wird die Korrespondenz personalisiert, was sich auf die Wirksamkeit und den psychologischen Komfort der Kommunikation auswirkt. Abkürzungen sollten in Ihrer Signatur nicht verwendet werden. Anstelle von T.L. Vorotyntseva In meiner Unterschrift werde ich Tamara Leonidovna Vorotyntseva (oder Tamara Vorotyntseva) schreiben, damit der Adressat versteht, wie er mich in einem Antwortschreiben kontaktieren kann.

1. Geben Sie Ihre Position an.

Auf diese Weise machen Sie dem Empfänger die Grenzen Ihrer Autorität und Fachkompetenz bei der Lösung von Problemen klar.

1. Kontaktkoordinaten (Telefon, E-Mail, Name und Adresse des Unternehmens, seine Website).

Dadurch bieten Sie dem Empfänger bei Bedarf die Möglichkeit einer zusätzlichen betrieblichen Kommunikation.

Zusammenfassend kann ich aufgrund meiner langjährigen Erfahrung in der Beobachtung der Korrespondenz in verschiedenen Unternehmen mit Sicherheit Folgendes sagen: Ethische Standards in der modernen Geschäftswelt sind nicht nur und nicht so sehr nominelle Attribute guter Manieren, sie sind praktische Werkzeuge, die mitgebracht werden zum Leben erwecken, die es ermöglichen, die Geschäftskommunikation korrekt, zeitnah, komfortabel und letztendlich effektiv zu gestalten.

Achten Sie auf die Schulung von Tamara Vorotyntseva.

Artikel

Geschäftskorrespondenz ist ein wesentlicher Bestandteil des Images eines Unternehmens und eines Unternehmers. Die Kontaktaufnahme, die Pflege von Verbindungen und die schriftliche Erörterung geschäftlicher Themen ist manchmal vorzuziehen und oft einfach notwendig, daher muss das in der Geschäftskorrespondenz erzeugte Bild vollständig mit dem Außenbild übereinstimmen, das durch Live-Kommunikation entsteht. Gleichzeitig ist in der Geschäftskorrespondenz die Einhaltung der Regeln und Anforderungen nicht nur in allgemeinen Grundsätzen, sondern auch in kleinen Details und Details zwingend erforderlich.

Grundsätze und Etikette der Geschäftskorrespondenz

Die Etikette in der Geschäftskorrespondenz unterscheidet sich im Allgemeinen nicht von den allgemeinen Anforderungen der Geschäftskommunikation. Hier sind seine Hauptprinzipien:

• Höflichkeit, Respekt,
• Klarheit der Zielsetzung,
• ergebnisorientiert und kontaktorientiert,
• verantwortungsvoller Umgang mit der Zeit und den Verpflichtungen anderer Menschen,
• logische Konsistenz und Genauigkeit,
• sachliche Spezifität,
• Alphabetisierung,
• Neutralität des Tons, Strenge und Formalität der Sprache,
• Einhaltung von Unterordnung und Traditionen.

Diese Anforderungen sind nicht originell, aber ihre Umsetzung gewährleistet einen konstruktiven Umgang mit Partnern und Kunden.

Buchstabenform und Sprachformeln

Ein Briefkopf ist das Gesicht des Unternehmens, daher sind seine obligatorischen Eigenschaften Lese- und Schreibkompetenz, Genauigkeit der Details, äußere Sauberkeit und bescheidene Originalität des Designs.

Unabhängig davon, ob es sich um eine Eck- oder Längsversion des Formulars handelt, müssen der vollständige Name der Organisation, die Postanschrift, die tatsächliche und offizielle Adresse, die Telefon-, Fax- und E-Mail-Adresse sowie die Adresse der offiziellen elektronischen Seite gut lesbar sein. Die Liste der Details ist nicht streng geregelt, die Vollständigkeit der Daten erscheint jedoch immer vorteilhafter.

Als Referenz: Wünschenswert sind auch Informationen zur Registrierung der Korrespondenz – zum Datum, zur Nummer in der Liste, zum konkreten Testamentsvollstrecker, der das Dokument für den Versand vorbereitet hat. Handelt es sich um ein Antwortschreiben, ist ein Verweis auf das Anforderungsschreiben erforderlich.

In einem Geschäftsbrief ist es auch möglich, die Gattung anzugeben, was die Formatierung der Korrespondenz vereinfacht: Informationsschreiben, Vorschlag, Bitte, Petition, Entschuldigung, Beileid, Dankbarkeit.

Brief auf dem offiziellen Briefkopf der Organisation

Der erste Teil des Briefes ist eine Adresse, deren Formel den Namen und das Patronym des Adressaten oder eine offiziellere Version – das Wort „Herr“ enthält:

• Lieber Fedor Fedorovich!
• Sehr geehrter Herr Smirnow!
• Sehr geehrter Herr Direktor!

Der Hauptteil des Briefes – informativ – enthält eine kurze, verständliche und prägnante Botschaft und klare Aufgaben: Auskunft geben, Informationen klären, Versorgungsprobleme lösen usw. Wenn das Schreiben eine Ablehnung enthält, ist es richtig, die erste Hälfte mit einer klaren und beweiskräftigen Begründung zu beginnen. Sprachformeln können je nach gewähltem Ton unterschiedlich sein:

• Das Unternehmen bittet darum, das Problem zu prüfen...
• Der Präsident und der Vorstand bitten um Information über...
• Bitte denken Sie über die Gelegenheit nach...
• Bitte antworten Sie so bald wie möglich...

Der letzte Teil des Briefes besteht aus Dankbarkeit, Entschuldigung, der Zusicherung, dass das Problem so schnell wie möglich gelöst wird, und der Hoffnung auf weitere Zusammenarbeit.

Geschäftsbriefe erfordern die Einhaltung behördlicher Vorschriften: Wenn der Brief die Unterschrift eines Vorgesetzten erfordert, muss er vom Vorgesetzten (zumindest seinem Stellvertreter) unterzeichnet werden.

Online-Geschäftsetikette und Geschäfts-E-Mails

Elektronische Briefe bestehen ebenso wie Papierbriefe aus mehreren wichtigen Elementen, die eine kompetente Ausfüllung erfordern, und zwar nicht wegen spekulativer Regeln, sondern gerade weil diese Elemente aus nützlicher und praktischer Sicht informativ und sehr praktisch sein können. Ein korrekter Brief garantiert eine korrekte und zeitnahe Antwort sowie eine konstruktive Lösung des Problems.

Als Referenz: Unternehmen verfügen häufig über eigene E-Mail-Server und -Programme und entwickeln außerdem einen Unternehmensstil für die E-Mail-Formatierung und interne Regeln für die Korrespondenz, die den Standardregeln in der Regel nicht widersprechen, sondern diese ergänzen.

1. Adressat: Es ist üblich, in der Adressatenzeile eine Adresse anzugeben.

Dies deutet nicht nur auf eine respektvolle Haltung gegenüber dem Gesprächspartner hin, sondern schützt ihn auche— Postvor Spam, unnötigen Mailings und neugierigen Blicken.

1. Eine Kopie des Briefes des Adressaten wird zweckgebunden ausgefüllt.

Indem der Adressat einen Brief an den Hauptadressaten sendet und im Abschnitt „Kopie“ einen anderen angibt, informiert er den zweiten Gesprächspartner über das Geschehen, verlangt von ihm jedoch keine Antwort oder direkte Beteiligung an der Korrespondenz.

1. Betreffzeile: Spezifität und Einzigartigkeit.

Die größtmögliche Spezifität des Themas sollte sowohl dem Adressaten als auch dem Adressaten helfen, sich im Diskussionsthema zurechtzufinden und zwischen vielen Problemen und Aufgaben zu unterscheiden: nicht nur „Bericht von Katya“, sondern „Bericht für Mai 2015. Entwurf“. Bitte beachten Sie: Der Name ist in diesem Fall nutzlos, da der Adressat bereits aus dem Namen des E-Mail-Postfachs hervorgeht.

1. Der Text der E-Mail sollte drei Schlüsselelemente enthalten.

Zuerst eine Begrüßung (wenn es sich zum Beispiel um den ersten Brief dieses Tages handelt) und eine Adresse (in jedem Brief). Zweitens eine Formulierung der Frage: eine Vorstellung Ihrer Person (falls der Brief der erste ist), eine Erinnerung an die zu lösenden Aufgaben, eine Beschreibung des Problems oder seiner Lösung. Drittens eine Aufforderung oder Ermutigung zum Handeln.

1. Die E-Mail-Lesebenachrichtigungsfunktion erfordert Sensibilität.

Es sollte verwendet werden, wenn der Brief wirklich wichtig ist, es aber keine Möglichkeit gibt, beispielsweise telefonisch nach dem Eingang zu fragen. Diese Funktion erlegt dem Empfänger meist unklare, vage formulierte psychologische Verpflichtungen auf und sollte daher nicht missbraucht werden. Eine korrekte und weniger kategorische Option ist eine höfliche Bitte am Ende des Briefes, um anzuzeigen, dass er gelesen wurde.

1. Die Signatur erfordert Prägnanz und zugleich Kapazität.

Die Formulierung kann die Standardformel „Mit Respekt“ enthalten oder sich auf den Nachnamen und den Vornamen beschränken. Die Unterschrift, einschließlich Name, Position, Name der Organisation und Kontaktinformationen, sollte 7 Zeilen nicht überschreiten. Es empfiehlt sich, neben dem Postfach auch alternative Kontaktinformationen anzugeben: Telefon,Skype, ICQ, andere beliebte Messenger.

1. Anhänge: Die Hauptsache ist, die Dateien zu warnen und richtig zu benennen.

Die Netiquette erfordert Informationen über das Dokument in der dem Brief beigefügten Datei: über das Format, seinen Umfang und seinen Inhalt. Die Investition sollte nicht mehr als 3-5 betragenMb. Der Titel sollte ebenso wie der Betreff des Briefes äußerst kurz, spezifisch und einzigartig sein.

Normaler E-Mail-Typ

Die Reaktionszeit eines Briefes in der Netiquette unterscheidet sich von der Zeit inaus— Linie. Zwei bis drei Stunden ist eine angenehme Zeit, um auf eine Antwort auf einen dringenden Brief zu warten. Als Antwort auf dringende oder wichtige E-Mails reicht es manchmal aus, darauf hinzuweisene— Posterhaltenen und berücksichtigten Informationen. Wenn das Problem eine längere Prüfung erfordert, muss der Adressat seinen Gesprächspartner über die Zeit informieren, die für die Beantwortung der Frage benötigt wird.

Als Referenz: Ein Tag ist eine angenehme Zeit, um auf E-Mails zu antworten. Wenn innerhalb von 3 Tagen keine Antwort eingeht, können Sie gemäß den Etiketteregeln einen zweiten Brief senden oder den Adressaten über eine alternative Kommunikationsquelle kontaktieren – Telefon,Skype, ICQ. Schweigen für 5-7 Tage oder auf wiederholte Anfrage kann als mangelnde Bereitschaft zur Fortsetzung der Geschäftskorrespondenz gewertet werden.

Der Ruf eines Unternehmers und eines Unternehmens beruht nicht nur auf der Effizienz und Effektivität des Geschäfts, sondern auch auf den kleinen Dingen und Nuancen jeder Phase der Geschäftsverhandlungen. Die Einhaltung der Grundsätze der Geschäftskorrespondenz wird von jedem Vertreter des Unternehmens verlangt: vom kleinen Sachbearbeiter über den PR-Spezialisten bis hin zum Firmenchef.

Video: So schreiben Sie Geschäftsbriefe klar, deutlich und verständlich

In Kontakt mit

Die Geschäftsetikette erstreckt sich nicht nur auf das menschliche Verhalten in der Gesellschaft bei der persönlichen Kommunikation zwischen Menschen, sondern legt auch Regeln fest, die in der schriftlichen Kommunikation befolgt werden müssen. Die korrekte und anforderungsgerechte Führung von Geschäftskorrespondenz ist für jeden von Interesse, der beruflich tätig ist oder aktiv mit verschiedenen Behörden interagiert und deren Probleme löst, beispielsweise als Verbraucher einer Dienstleistung.

Vorteile der Geschäftskorrespondenz gegenüber anderen Arten der Informationsübermittlung

Auch wenn das Verfassen von Geschäftsbriefen zeitaufwändig ist, hat diese Form der Informationsübermittlung unbestreitbare Vorteile.

• Mit ihnen können wichtige behördliche und vertrauliche Informationen übermittelt werden, die nicht mündlich mitgeteilt werden können.
• Erstellte Nachrichten können lange gespeichert werden, Sie können zu ihnen zurückkehren und den Inhalt erneut prüfen.
• Ein Brief kann mit demselben Text gleichzeitig an mehrere Empfänger gesendet werden, was eine erhebliche Zeitersparnis beim Vorbereiten und Versenden von Briefen zum gleichen Thema ermöglicht.

Geschäftskorrespondenz ist eine Form der schriftlichen Geschäftskommunikation zum Austausch von Informationen offizieller geschäftlicher Natur.

Der eigentliche Begriff der Formalität der Korrespondenz bedeutet das Vorhandensein offizieller oder anderer geschäftlicher Informationen, die aus irgendeinem Grund nicht mündlich oder informell an den Adressaten übermittelt werden können. Durch das Versenden einer offiziellen Nachricht unterstreicht der Autor seine geschäftliche Einstellung zum Thema. Gleichzeitig muss er entweder die Organisation unter Angabe aller relevanten Angaben vertreten oder in eigenem Namen handeln, indem er mit seinem echten Nachnamen, Vornamen und Vatersnamen unterschreibt und seine Standortdaten oder Kontakte für den weiteren Informationsaustausch bereitstellt.

Klassifizierung der Geschäftskorrespondenz

Geschäftsnachrichten können auf unterschiedliche Weise klassifiziert werden.

Je nachdem, ob der Brief über die Grenzen einer Organisation hinausgeht, gibt es welche zwei Arten davon:

1. Extern, an einen Drittadressaten gesendet.
2. Intern, innerhalb einer Organisation verwendet.

Nach Verwendungszweck Geschäftsnachrichten und Korrespondenz werden in die folgenden Typen unterteilt.

1. Informationsbrief.
2. Briefnachricht.
3. Bewerbungsschreiben.
4. Eine Anfrage.
5. Angebotsschreiben.
6. Einladungsbrief.
7. Werbebrief.
8. Erinnerungsschreiben.
9. Beschwerdebrief.
10. Garantieerklärung.
11. Empfehlungsschreiben.
12. Etikette-Briefe.

Aus Initiative Alle Geschäftsnachrichten sind unterteilt in:

• Initiativbriefe.
• Briefe sind Antworten.

Und endlich, per Übermittlungsmethode Information:

• Gedruckte Briefe mit Briefkopf, die per Kurier zugestellt oder per Post oder Fax verschickt werden.
• E-Mails.

Informationsbrief

Der Hauptzweck dieser Nachricht besteht darin, offizielle Informationen zu übermitteln, beispielsweise über jede Änderung in den Aktivitäten der Organisation, die vom Empfänger berücksichtigt werden muss: Standortwechsel, Einzelheiten, für die Lösung eines Problems zuständiger Beamter. Das Schreiben kann die Anwendung von Regeln, gesetzlichen Anforderungen und organisatorischen Vorschriften erläutern. Zusätzlich zum Informationsteil selbst können Anhänge mit Dokumenten hinzugefügt werden.

Briefnachricht

Der Inhalt eines solchen Briefes sind alle Informationen, die der Adressat benötigt, um Aufgaben oder Funktionen im Rahmen einer gemeinsamen Sache zu erfüllen. Die Besonderheit der versendeten Informationen besteht darin, dass sie sowohl beim Absender als auch beim Empfänger gleichermaßen nachgefragt werden. Eine solche Nachricht kann auch als Antwort auf eine Anfrage eines geschäftlichen Kommunikationspartners versendet werden. Im Gegensatz zu einem Newsletter ist er immer kürzer.

Bewerbungsschreiben

Eine Art Geschäftskorrespondenz, bei der eine Anfrage zum Erhalt von Dienstleistungen oder Informationen gesendet wird, beispielsweise über die Möglichkeit zur Teilnahme an einer Geschäftsveranstaltung: einer Ausstellung, Konferenz, einem Seminar. In der Regel veranlasst das Schreiben den Empfänger dazu, Maßnahmen zur Bereitstellung der angeforderten Informationen zu ergreifen, beispielsweise: Erteilen einer Bestellung oder eines offiziellen Antrags, Angabe von Einzelheiten zur Ausstellung einer Rechnung für Dienstleistungen.

Eine Anfrage

Eine Nachricht, die gesendet wird, um zusätzliche Informationen oder Unterlagen zu erhalten, mit der obligatorischen Begründung des Bedarfs an den angeforderten Informationen.

Angebot

Eine Art Brief, in dem der Adressat aufgefordert wird, über die Möglichkeit einer Zusammenarbeit nachzudenken, um sich mit einer Dienstleistung oder einem Produkt vertraut zu machen. Ein häufig verwendetes Formular zum Versenden eines kommerziellen Angebots. Der Versand kann proaktiv oder in Form einer Antwort auf ein Anfrageschreiben erfolgen. Die Besonderheit solcher Nachrichten besteht darin, dass sie an mehrere Empfänger gleichzeitig gesendet werden können. Wird der Brief zum ersten Mal an einen potenziellen Kunden verschickt, enthält er in der Regel allgemeine Informationen über das Unternehmen.

Diese Nachricht lädt den Empfänger zu einer Besprechung oder Veranstaltung ein. Die Besonderheit des Briefes besteht darin, dass bei der Formatierung weniger formale Formen mit zusätzlichen Elementen verwendet werden dürfen, die die Nachricht schmücken. Besonderes Augenmerk wird auch auf die Angabe von Adresse, Datum, Uhrzeit und Route zum Tagungsort gelegt.

Erinnerungsschreiben

Der Zweck dieser Nachricht besteht darin, Sie an die Verpflichtungen zu erinnern, die der Empfänger im Rahmen der Lösung eines geschäftlichen Problems eingeht: Schulden begleichen, einen Bericht vorlegen, ein Treffen vereinbaren.

Anspruch oder Beschwerde

Beanstandungen liegen dann vor, wenn einer der an der Kommunikation beteiligten Parteien seinen Pflichten nicht nachgekommen ist oder Fehler bei der Erfüllung dieser Pflichten begangen hat. Ein besonderes Merkmal des Anspruchs ist das Vorliegen einer detaillierten Beschreibung der verletzten Bedingungen, Informationen zur Schadensbeurteilung und Forderungen auf Schadensersatz oder Korrektur des festgestellten Verstoßes. Oftmals enthält diese Art von Briefen Anhänge, zum Beispiel Fotos beschädigter Waren, Kopien von Dokumenten: Verträge, Abnahmebescheinigungen.

Garantie

Der Absender eines solchen Schreibens garantiert die Erfüllung der von ihm bei Vertragsschluss genannten Bedingungen: die Zusage, die Ware zurückzusenden, pünktlich zu liefern, die Rechnung zu bezahlen oder die Arbeiten innerhalb der vereinbarten Frist abzuschließen. Als Antwort auf eine Reklamation kann eine Garantieerklärung verwendet werden.

Eine besondere Form einer Geschäftsbotschaft, bei der der Verfasser eine Empfehlung an eine dritte Person oder Organisation richtet und so deren Merkmale mitteilt. Empfehlungsschreiben werden vor allem bei Bewerbungen oder Empfehlungen eines Unternehmens an andere Kunden häufig verwendet und enthalten eine Beschreibung der Qualität der erbrachten Dienstleistungen und der Besonderheiten der Zusammenarbeit.

Etikett

Eine bestimmte Art von Geschäftsnachrichten, die beim Eintreten bestimmter Ereignisse gesendet werden, die für den Empfänger wichtig sind. Zu dieser Briefkategorie gehören Glückwunschbriefe zu Feiertagen und bedeutenden Ereignissen, Dankesbriefe für die abgeschlossene Arbeit oder die Teilnahme an einem Projekt sowie Kondolenzbriefe. Was auch immer der Grund für das Schreiben einer Nachricht ist, sie ist immer ein Zeichen der Aufmerksamkeit für den Empfänger.

Die Etikette für Geschäftsbriefe legt mehrere Grundanforderungen an den Inhalt von Nachrichten fest.

1. Adressierbarkeit.
2. Eine klare Angabe des Zwecks des Einspruchs, der bereits zu Beginn der Nachricht klar sein sollte.
3. Kürze und Prägnanz. Der Brief sollte nicht zu lang sein, sonst wird er nicht zu Ende gelesen, unaufmerksam studiert oder gar nicht gelesen.
4. Strukturierte und logische Darstellung von Informationen. Es sollte keine Zufälligkeit geben, kein Springen von Thema zu Thema, alle Teile des Briefes sollten miteinander verbunden sein.
5. Die Spezifität der bereitgestellten Informationen, dank derer der Empfänger über nichts nachdenken muss und keine zusätzlichen Fragen zur Klärung des geschriebenen Textes haben sollte.

• Respektvolle Ansprache an den Adressaten.
• Formale Rede, die keine Umgangssprache enthält.
• Neutralität und Mangel an emotionalem Inhalt der bereitgestellten Informationen.
• Ein Text, der leicht verständlich ist und keine für den Empfänger unklaren Begriffe enthält.
• Verbot der Verwendung von Emoticons.
• Keine Fehler oder Tippfehler.

Nuancen der Geschäftskorrespondenz

1. Bei der Erstellung von Geschäftsbriefen ist es wichtig, einige Besonderheiten der schriftlichen Geschäftskommunikation zu berücksichtigen.

Die Regeln der Geschäftskorrespondenz erlauben die Verwendung von Standardformulierungen.

Sie können den Empfänger beispielsweise wie folgt begrüßen:

• Hallo, lieber Pjotr ​​Semenowitsch!
• Guten Tag, Elena Petrowna!

Abschließend können Sie Formulierungen verwenden wie

• Mit freundlichen Grüßen…
• Mit Dank…
• Mit besten Grüßen...

Wenn Sie auf einen Brief antworten, können Sie ihn folgendermaßen beginnen:

• Als Antwort auf eine erhaltene Nachricht...
• Bezüglich Ihrer Anfrage...
• Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Organisation.

2. Sie sollten Text nicht aktiv fett oder unterstreichen, um besondere Aufmerksamkeit zu erregen, oder diese Technik dosiert anwenden.

3. Emoticons werden nicht in Briefen an Empfänger verwendet, zu denen kein vertrauensvolles Verhältnis besteht oder deren Bekanntschaftszeitraum kurz ist. Sie sind ausgeschlossen, wenn das Schreiben rein amtlicher Natur ist.

Aufbau eines Geschäftsbriefes

Die Ethik beim Verfassen von Geschäftsbriefen schreibt die Verwendung einer bestimmten Struktur einer Geschäftsbotschaft vor.

Zu den Hauptabschnitten des Briefes gehören:

1. Einleitung mit Angabe des Zwecks der Beschwerde.
2. Der Hauptteil mit den Informationen, die dem Adressaten mitgeteilt werden müssen.
3. Der letzte Teil mit einem Fazit oder einer Zusammenfassung des Brieftextes und Informationen darüber, welches Ergebnis der Verfasser der Nachricht erwartet.
4. Schlusssatz und Unterschrift.

Designregeln

Offizielle Korrespondenz muss entsprechend den Anforderungen für Geschäftsbriefe formatiert sein. Heutzutage sind handschriftliche offizielle Nachrichten sehr selten; in den meisten Fällen werden sie am Computer erstellt.

Briefe müssen auf dem offiziellen Briefkopf der Organisation gedruckt werden, der bei Unternehmen als vorgefertigte Vorlage vorliegt.

Am Anfang des Schreibens werden Informationen über die Organisation angegeben: Name, Postanschrift des Standorts, Telefon, E-Mail-Adresse, Bankkontodaten, Website-Internetadresse, Logo und, falls vorhanden, der Firmenslogan. Diese Informationen können entweder in der linken Ecke des Formulars oder in Längsrichtung ganz oben auf dem Blatt platziert werden.

Auf der linken Seite des Formulars werden vor Beginn des Haupttextes die Registrierungsnummer und das Datum der Registrierung der Nachricht angegeben, auf der rechten Seite der Name der Organisation sowie der Nachname, die Initialen und die Berufsbezeichnung der Person an wen die Nachricht gesendet wird.

Beispiel Eckplatzierung:

Es könnte so sein:

Nach dem Haupttextteil werden ggf. Angaben zu Anhängen zum Brief eingetragen. Am Ende des gesamten Textblocks steht die Unterschrift der Person, von der die Informationen gesendet werden.

Wenn der Brief auf mehreren Blättern geschrieben ist, müssen diese nummeriert werden.

Das ausgefüllte Formular könnte dann so aussehen:

Muster von Geschäftsbriefen

Bei der Erstellung von Geschäftsbriefen können Sie sich anhand vorgefertigter Beispiele ein Bild davon machen, wie verschiedene Arten von Nachrichten erstellt werden, und den Zeitaufwand für deren Erstellung minimieren.

Vorgefertigte Muster ermöglichen es Ihnen, Informationen sowohl über die Gestaltung als auch über die beim Verfassen verwendeten Formulierungen zu erhalten.

Antwort auf die Nachricht

Gemäß den Anforderungen der Etikette muss jeder eingehende Geschäftsbrief beantwortet werden. Sie müssen jedoch nicht nur die Anforderung berücksichtigen, eine Antwort zu geben, sondern auch die Notwendigkeit, diese schnell zu erhalten. Daher ist es wichtig, den richtigen Weg zum Versenden einer Nachricht zu wählen. Wenn ein zeitnaher Erhalt der Antwortinformationen erforderlich ist, ist es am besten, einen Brief per E-Mail oder Fax zu senden.

Die Standardantwortzeit für einen Geschäftsbrief beträgt nach den Regeln der Geschäftskorrespondenz ein bis drei Tage. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Antwort, kann beim Absender der Eindruck entstehen, dass seine Nachricht entweder vom Empfänger nicht gelesen wurde oder er nicht zur Korrespondenz bereit ist. Im Falle einer verspäteten Antwort besteht laut Etikette die Möglichkeit, einen zusätzlichen Anruf zu tätigen, um sicherzustellen, dass der Brief zugestellt wurde.

Geschäftskorrespondenz innerhalb der Organisation

Die interne Korrespondenz in einer Organisation weist ihre eigenen Merkmale auf und hängt von den im Unternehmen festgelegten Anforderungen an den Dokumentenfluss ab.

Einige Unternehmen führen offizielle interne Korrespondenz und registrieren alle Briefe in speziellen Journalen. In anderen Organisationen werden nur interne Bestellungen berücksichtigt und andere Nachrichten werden ohne Registrierung per E-Mail versendet.

Bezüglich der internen Korrespondenz bleiben alle Regeln für den Nachrichtenaustausch mit externen Empfängern bestehen.

Zu den Merkmalen der internen Kommunikation gehören:

• Weniger strenge Durchsetzung von Regeln in Nachrichten.
• Das Vorhandensein spezieller Briefformen, die in der externen Kommunikation nicht verwendet werden, zum Beispiel: elektronische Berichte oder Erläuterungen.

E-Mail-Korrespondenz: Worauf Sie achten sollten

In der modernen Realität werden die meisten Geschäftsbriefe per E-Mail verschickt und daher formulieren die Regeln der Geschäftsetikette Anforderungen an die Durchführung elektronischer Geschäftskommunikation.

1. Wenn Nachrichten nicht von Unternehmensservern gesendet werden, müssen Sie beim Schreiben Ihrer E-Mail-Adresse vorsichtig sein. Der Name der E-Mail-Adresse muss offiziell sein und es ist besser, nicht alle leichtfertigen Optionen zu verwenden, zum Beispiel: „krasotka_mary“, „supercar“ und dergleichen.
2. Es ist immer notwendig, das Feld mit dem Betreff des Briefes auszufüllen und ihn so kurz und prägnant wie möglich zu formulieren.
3. Wenn Sie eine Antwort schreiben, können Sie die ursprüngliche Nachricht zitieren, damit der Empfänger sehen kann, welche Fragen er beantwortet haben möchte. Diese Regel ist nicht streng; sie richtet sich nach den anerkannten Standards der Geschäftskorrespondenz im Unternehmen oder den festgelegten Regeln für die Kommunikation mit einem bestimmten Empfänger.
4. Es ist zulässig, die Funktionen von E-Mail-Programmen zu nutzen, um eine Lesebestätigung anzufordern. Es ist nicht immer notwendig, diese Option zu nutzen, insbesondere wenn der Brief an eine Adresse außerhalb der Organisation gerichtet ist, da der Empfänger in diesem Fall verpflichtet ist, eine solche Benachrichtigung zu senden, was ihn möglicherweise irritieren kann. Besser ist es, im Text der Nachricht um eine Benachrichtigung über den Eingang des Briefes zu bitten: „Bitte bestätigen Sie den Empfang.“
5. Die Signatur in einer E-Mail hat ihre eigenen Eigenschaften. Es sollte detaillierter sein als auf dem Briefkopf der Organisation. In der Geschäftskorrespondenz ist es üblich, den Brief nicht nur zu unterschreiben, sondern neben der Unterschrift auch den Namen der Organisation, die Position, die Kontakttelefonnummer und die Website der Organisation anzugeben. Im Wesentlichen ersetzt dieses Signaturformat die Kopfzeile eines gedruckten Formulars. Die Funktionen von E-Mail-Programmen ermöglichen es Ihnen, eine Signaturvorlage zu erstellen und diese mit automatischer Ersetzung in jeder von Ihnen gesendeten Nachricht zu verwenden.
6. Bewerbungen werden als Anhang einer E-Mail-Nachricht gesendet und die Namen der angehängten Dateien können im Text aufgeführt werden.

Die Kenntnis der Regeln und deren Anwendung in einem Geschäftsbrief ermöglicht es dem Absender, sich einen Ruf als Unternehmer und zuverlässiger Partner aufzubauen, der aufmerksam auf die an seine Adressaten gesendeten Informationen achtet.

Geschäftsdokument— das wichtigste Mittel zur Durchführung von Verwaltungstätigkeiten, zur Aufzeichnung und Übermittlung von Informationen. Mit Hilfe des Dokuments werden Geschäftsaktivitäten koordiniert und Informationen gesammelt. In einer großen Organisation werden in der Regel Anweisungen erstellt, die angeben, wer offiziell Dokumente verfasst, wer wem in welchen Fällen Bericht erstattet, wer wem Informationen übermittelt usw. Eine der wichtigsten Möglichkeiten zur Formalisierung der Informationsübermittlung sind Standardformulare (Formulare). Der Vorteil des Formulars besteht darin, dass sich der Ausfüllende keine Gedanken darüber machen muss, wann, wie und welche Angaben in diesem Fall gemacht werden müssen; das spart viel Zeit.

Der Anteil der Korrespondenz im Geschäftsleben ist sehr groß.

Richtig kompiliert erfüllt es folgende Anforderungen:

• Zuverlässigkeit und Objektivität der Darstellung;
• Vollständigkeit der Informationen;
• Kürze der Darstellung (ein Geschäftsbrief sollte nicht mehr als eine Seite umfassen);
• Mangel an Argumentation und Erzählung;
• neutraler Vortragston, aber gleichzeitig Wohlwollen, Fehlen von Unhöflichkeit und Ironie, Anmaßung, falsche Höflichkeit;
• der Einsatz von Mitteln zur logischen statt emotional-expressiven Beurteilung der Situation und Sachverhalte.

Es gibt verschiedene Arten von Geschäftsbriefen. So bedürfen Briefe mit Abmahnung, Mahnung, Einladung, Bestätigung, Ablehnung, Deckungs-, Garantie-, Auskunfts-, Benachrichtigungs- und Anordnungsschreiben keiner zwingenden schriftlichen Beantwortung. Die Antwort muss in einem Brief mit einer Bitte, einem Einspruch, einem Vorschlag, einer Bitte oder einer Forderung verfasst werden.

Ethik des Geschäftsschreibens

Die Respektlosigkeit gegenüber dem Verfasser eines Geschäftsbriefs, auch wenn sie verschleiert ist, wird beim Adressaten immer spürbar, was trotz der scheinbar tadellosen Überzeugungskraft der Nachricht eine anhaltend negative Einstellung gegenüber dem Brief und seinem Verfasser bildet.

Beim Lesen eines Ablehnungsschreibens ist besondere Vorsicht geboten. Sie können ein solches Schreiben nicht mit einer Ablehnungserklärung beginnen. Zunächst müssen überzeugende Erklärungen abgegeben werden. Verwenden Sie die folgenden Formeln: „Ihrem Antrag kann aus folgenden Gründen nicht stattgegeben werden …“; „Leider ist es nicht möglich, Ihrer Anfrage nachzukommen...“; „Wir bedauern zutiefst, aber wir können Ihrem Wunsch nicht nachkommen ...“ usw. Der Platz dieser Formel befindet sich im letzten Absatz des Briefes. In diesem Fall müssen Sie sich an die Regel erinnern: „Wenn Sie eine Ablehnung formulieren, achten Sie darauf, dass Sie keinen Freund oder Kunden verlieren.“

Hier ist ein Musterplan für ein Antwortschreiben, das eine Ablehnung einer Anfrage oder eine Ablehnung eines Angebots enthält:

• Wiederholung der Anfrage – der Adressat muss sicher sein, dass sein Brief sorgfältig gelesen wurde und der Kern seiner Anfrage genau verstanden wurde;
• die Gründe dafür, dass einem Antrag nicht stattgegeben werden kann oder warum ein Angebot nicht angenommen werden kann, sind die rationale und psychologische Vorbereitung des Empfängers auf eine spätere Ablehnung;
• Eine Ablehnungserklärung oder Ablehnung eines Vorschlags ist eine Ablehnungsformel.

Sprache für Geschäftsbriefe

Akademiker D.S. Likhachev, ein brillanter Kenner der russischen Sprache, schrieb in einem Memo für seine jungen Kollegen „Über die gute Sprache wissenschaftlicher Arbeit“: „Eine gute Sprache wird vom Leser nicht wahrgenommen. Der Leser sollte nur den Gedanken wahrnehmen, nicht aber die Sprache, in der der Gedanke ausgedrückt wird.“

Sicherheit beim Schreiben ist mit langjähriger Erfahrung möglich. Zunächst empfiehlt es sich, praktische Ratschläge von Experten einzuholen:

• Sie sollten einfache Wörter wählen, aber die Sprache nicht verarmen lassen;
• Verwenden Sie mehr Verben als Adjektive: Auf diese Weise wird der Text dynamisch und gleichzeitig unpompös;
• nicht aus der Ferne beginnen, nicht vom Thema abweichen, nicht viele Details beschreiben;
• Vermeiden Sie lange Aussagen: Sie überzeugen nicht, daher sollten Sie sich kurz fassen und ein Minimum an Nebensätzen verwenden.
• der Übergang von einem Satz zum anderen sollte logisch und natürlich sein, „unbemerkt“;
• Überprüfen Sie jeden geschriebenen Satz nach Gehör.
• Verwenden Sie ein Minimum an Pronomen, die Sie darüber nachdenken lassen, worauf sie sich beziehen, welches Wort sie „ersetzt“ haben (schreiben Sie konkret und nicht „über dieses“, „das“, „sie/es/sie“ usw.).

Ein Geschäftsbrief muss kompetent und stilistisch korrekt sein.

Einen Geschäftsbrief formatieren

Ein offizieller Brief wird immer auf dem Briefkopf der Organisation verfasst.

In der oberen linken Ecke des ausgehenden Briefes (d. h. des von der Organisation gesendeten Briefes) ist die ausgehende Nummer angegeben, die im Dokumentenprotokoll der Organisation erfasst wird. Das Datum, an dem der Brief geschrieben wurde, muss angegeben werden. In der oberen rechten Ecke stehen der Name der Organisation (im Nominativ), die Position des Adressaten und sein Nachname. In der unteren linken Ecke stehen die Position, der Nachname und die Unterschrift des Managers und 2 cm darunter der Nachname des Briefausführenden (ohne Initialen) und seine Telefonnummer.

Im Wesentlichen und visuell besteht der Inhalt des Briefes aus Sündenblöcken: o die Formel des Briefes – was ist der Kern der Bitte; o Begründung des Antrags; o unterstützende Informationen.

Achten Sie in Ihrem Antwortschreiben darauf, höflich auf seinen letzten Brief Bezug zu nehmen. Wenn dieser Brief eine Korrespondenz mit einem ausländischen Partner eröffnet, müssen Sie die Organisation vorstellen und ihre Ziele und Zielsetzungen im Bereich der internationalen Aktivitäten beschreiben. Dieser Teil des Briefes ist äußerst kurz, da die grundlegenden Informationen über die Organisation in der dem Brief beigefügten Broschüre enthalten sein sollten (ein Link dazu ist im Brief erforderlich). Ein solcher Brief sollte mit einer Dankbarkeit für die Zusammenarbeit und/oder einem Ausdruck der Hoffnung auf eine solche in der Zukunft enden. Eine bewährte Formel lautet „Mit freundlichen Grüßen (Ihr Name)“.

Gutes Schreiben erfordert einen großen Wortschatz und die Fähigkeit, diese zu verbinden, was ein systematisches und sorgfältiges Lesen von Belletristik und Sachliteratur erfordert. Ohne ständige Versorgung mit humanitärem Wissen wird es keinen vollwertigen Anführer geben. Dies ist die Schlussfolgerung des renommierten Managementwissenschaftlers Lee Iacocca: „Als meine Kinder im Laufe der Jahre fragten, was sie studieren sollten, war mein ständiger Rat, dass sie eine gute geisteswissenschaftliche Ausbildung benötigen … Der Schlüssel liegt darin, eine starke Schule aufzubauen.“ Grundlagen der Kenntnisse auf dem Gebiet der Literatur, um mündliche und schriftliche Sprache gut zu beherrschen.“

Die Tätigkeit eines Unternehmers ist ohne die Arbeit mit Dokumenten nicht vorstellbar. Ökonomen haben berechnet, dass einige Kategorien von Führungskräften 30 bis 70 % ihrer Arbeitszeit damit verbringen, offizielle Dokumente zu erstellen und damit zu arbeiten.

Hinter jedem Dokument stehen Menschen; es drückt indirekt die Beziehung zwischen ihnen aus, daher ist es kein Zufall, dass im Bereich der Geschäftsbeziehungen eigene, recht strenge Anforderungen an die Erstellung offizieller Dokumente und die Führung der Geschäftskorrespondenz gelten, die zum Geschäftsleben gehören Etikette. Gute Beziehungen im Team, zu Geschäftspartnern und letztlich der Erfolg des Unternehmens hängen maßgeblich von einer korrekt verfassten Bestellung und einem korrekt verfassten Brief ab.

Einer der westlichen Geschäftsleute bemerkte einmal: „Jeder, der Geschäfte macht, muss sich daran erinnern, dass das geschriebene Wort Ihr Gesicht und das Gesicht Ihres Unternehmens ist.“ Ein unangemessen verwendetes Wort kann ein Geschäft ruinieren und das Vertrauen eines Mitarbeiters in Sie zerstören. Das Verfassen eines Briefes oder einer Notiz ist genauso wichtig wie das Verfassen eines Kostenvoranschlags.“ Ron Tepper, Autor des beliebten US-Buches „How to Master the Art of Business Writing“, stellt fest, dass gute Geschäftsdokumente Kunstwerke sind. Und Meisterwerke entstehen bekanntlich nicht in wenigen Minuten.

Wer wirkungsvolle Nachrichten und Geschäftspapiere verfasst, investiert viel Zeit in die Dokumentation. Menschen, die den Stil und die Kunst der geschäftlichen Konversation beherrschen, sind oft hilflos, wenn es darum geht, dieses oder jenes Dokument zu verfassen. Der Grund dafür ist der formalisierte Charakter der offiziellen Dokumentation, der Prägnanz, Klarheit und eine einsilbige Sprache erfordert. Dokumente sollten nicht mit Wörtern oder unnötigen Sprachmustern überladen werden. Maximale Information mit einem Minimum an Worten ist eine unveränderliche Regel ihrer Zusammensetzung.

Die Formalisierung der offiziellen Dokumentation ermöglicht es Ihnen, den Kern des Problems schnell und klar zu verstehen, Zeitverschwendung bei der Vorbereitung zu vermeiden und den Papierkram zu reduzieren. Wie jede Formalität, die zu den Zeichen der Etikette gehört, ist sie vertraglicher Natur. Dies führt einerseits dazu, dass die Regeln für die Erstellung amtlicher Dokumente und die Führung von Geschäftskorrespondenz in offiziellen Dokumenten, beispielsweise in GOSTs, verankert und damit für alle Wirtschaftssubjekte einheitlich werden, und andererseits Sie können erheblich von solchen Regeln abweichen, die beispielsweise in Japan oder Frankreich gelten.

Gemäß den in den Vereinigten Staaten geltenden Regeln der Geschäftskommunikation muss ein Geschäftsmann, der eine Nachricht an einen Kunden schreibt, einen persönlichen Moment nutzen: ein Fußballspiel, Kinder, die Schule, einen im Gespräch erwähnten gemeinsamen Freund. In unserer inländischen Geschäftspraxis wird eine solche Vertrautheit als unnötig erachtet. Gleichzeitig sind die allgemeinen Prinzipien der Geschäftskommunikation durch Dokumentation weltweit praktisch einheitlich.

ANFORDERUNGEN AN DIE ERSTELLUNG OFFIZIELLER DOKUMENTE

Alle offiziellen Dokumente können in instruktive und administrative (Anweisungen, Entscheidungen, Anordnungen, Anordnungen), Referenzdokumente (Zusammenfassungen, Handlungen, Protokolle, Erklärungen), operative (offizielle Briefe, Notizen, Telefonnachrichten usw.) und organisatorische Dokumente (Charta, Verordnungen) unterteilt werden , Anweisungen ).

Unter den Verwaltungsdokumenten ist dies am häufigsten Befehl. Es muss genau und klar sein und dem Gesetz entsprechen. Sein Inhalt ist im Titel enthalten und im Präpositionalfall formuliert, zum Beispiel: „Über die Kontrolle der Qualität eingehender Produkte.“

Im einleitenden (beschreibenden) Teil der Anordnung werden die Tatsachen oder Ereignisse aufgeführt, die als Grundlage für den Erlass der Anordnung dienten: „Gemäß der Entscheidung...“, „In Umsetzung der Anordnung…“, „Darüber hinaus.“ zur Anordnung...“, „Um die festgestellten Mängel zu beseitigen...“ Im administrativen Teil der Anordnung sind unspezifische Ausdrücke wie: erhöhen, erhöhen, verstärken, verbessern, Maßnahmen ergreifen zu vermeiden. Die Elemente, die solche Aufgaben enthalten, sind vage und kaum zu überprüfen.

Personalanordnungen weisen einige Besonderheiten auf und werden getrennt von Anordnungen zu allgemeinen Fragen erstellt. Sie können den erklärenden Teil weglassen. Im Verwaltungsteil gibt es in der Regel zunächst Absätze zur Ernennung, dann zur Versetzung, Entlassung, Namensänderung etc. Die Darstellung des Inhalts solcher Anordnungen sollte einheitlich sein, was ihre Verwendung zu Referenzzwecken erleichtert. Jeder Punkt der Bestellung beginnt mit einem Verb: zuweisen, übertragen, freigeben, verkünden (Dankbarkeit oder Tadel). Diese Wörter werden in Großbuchstaben geschrieben. Anschließend werden in einer neuen Zeile Name, Vorname und Vatersname der betreffenden Person, ihre Stellung und die Struktureinheit, der sie zugeordnet ist, angegeben.

Befehle und Anweisungen müssen so formuliert werden, als ob sie laut vorgelesen würden. Sie sollten keine übermäßige Wissenschaftlichkeit missbrauchen, die Rede künstlich verlängern, Sie sollten versuchen, unter Beachtung der Formalität der Ordenssprache die Starrheit der Präsentation des Materials zu vermeiden. Und natürlich ist ein beleidigender oder unhöflicher Ton der Anordnung inakzeptabel. Anordnungen werden in der Regel allen Mitarbeitern einer bestimmten Institution, Firma oder Abteilung zur Kenntnis gebracht, mit Ausnahme von Sonderfällen, in denen sie nur interessierten Personen bekannt gegeben werden.

Einen großen Platz unter den offiziellen Dokumenten nimmt ein Geschäftsbriefe, die aus verschiedenen Gründen zusammengestellt werden. Ein klarer, gut geschriebener Brief ist eines der effektivsten Mittel, um geschäftlichen Erfolg zu erzielen. Wozu dienen Geschäftsbriefe? Sie erfüllen zwei Funktionen: Sie sorgen für die Kommunikation zwischen Geschäftspartnern und speichern Informationen über diese Verbindung.

Beim Verfassen eines Geschäftsbriefes ist es wichtig, folgende Anforderungen zu beachten:

• Der Darsteller muss die Botschaft, die er vermitteln möchte, oder die Frage, die er klären möchte, klar verstehen und genau wissen, wie er sie in verständlicher und prägnanter Form ausdrücken kann;
• Der Brief sollte einfach, spezifisch, logisch und ohne Mehrdeutigkeit sein und mehrere Interpretationen ermöglichen, damit der Adressat seinen Inhalt verstehen kann.
• Der Brief ist nur zu einem Thema geschrieben. Der Text des Briefes ist in Absätze unterteilt, die jeweils nur einen Aspekt des Themas behandeln sollten;
• der Brief muss überzeugend sein und ausreichend argumentiert sein;
• Der Brief ist in einem neutralen Ton verfasst, der keinen emotionalen Ausdruck zulässt.
• Der Umfang eines Geschäftsbriefs sollte in der Regel zwei Seiten maschinengeschriebenen Textes nicht überschreiten, der Testamentsvollstrecker sollte jedoch der Kürze halber auf keinen Fall auf Höflichkeit im Ton verzichten.
• Ein Brief mit Rechtschreib-, Syntax- und Stilfehlern macht einen schlechten Eindruck und irritiert den Empfänger.

Es ist zu bedenken, dass die Wahrnehmung eines Briefes nicht nur vom Inhalt, sondern auch vom Umschlag und dem Briefkopf des Unternehmens abhängt. Geschäftsbriefe werden auf speziellen Formularen verfasst, die den Standards entsprechen und einen festgelegten Satz obligatorischer Elemente (Angaben) enthalten, die in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet sind.

Name der Abteilung, zu der die Organisation gehört (vollständig oder abgekürzt); Name der Organisation (Firma, Unternehmen, Institution), der in vollständiger und abgekürzter Form angegeben wird; Post- und Telegrafenadresse; Telefon- und Faxnummer; Bankkonto; Datum von; Dokumentenindex; Link zum Index und Datum des eingehenden Dokuments;

Name (Titel) des Adressaten; Titel des Textes; Text; markieren Sie das Vorhandensein des Antrags; Unterschrift; Nachname, Vorname, Vatersname und Telefonnummer des Darstellers.

Ein Geschäftsbrief ist das einzige offizielle Dokument, auf dem kein Titel steht. Es ist nicht erlaubt, den Namen von Organisationen willkürlich zu kürzen, obwohl offizielle Abkürzungen nicht nur erlaubt, sondern beispielsweise als Voraussetzung für einen Geschäftsbrief auch notwendig sind. Das Datum des Briefes (seine Unterzeichnung), das in der oberen linken Ecke angezeigt wird, ist eine Suchfunktion und wird bei der Bezugnahme auf den Brief verwendet.

Der Link zum Brief, auf den geantwortet wird, enthält Index und Datum und befindet sich unterhalb des Index und Datums des ausgehenden Dokuments. Dieses Detail ist nur auf Briefkopf verfügbar. Der Vergleich der Sende- und Empfangsdaten von Briefen gibt einen Eindruck vom Grad der Effizienz bei der Korrespondenzabwicklung und der geschäftlichen Höflichkeit. Manchmal gibt es in Briefen Ausdrücke wie „An Ihre Nr.... von...“, die oft im Text des Briefes selbst platziert werden. Die Verwendung der Wörter „unser“ und „Ihr“ wird nicht empfohlen, und das Formular sollte einen Link zum Brief enthalten, zum Beispiel: „An Nr._von_“.

Der Name und die Adresse des Empfängers des Briefes (Adressat) werden auf der oberen rechten Seite des Briefformulars angegeben, etwas unterhalb der Zeile mit dem Datum und der Abgangsnummer. Hier wird der Name der Organisation, ihr Strukturteil, das Unternehmen oder der Name und die Adresse der Person angegeben, an die der Brief gesendet wird. Beim Versenden eines Briefes an einen Beamten wird der Name der Organisation im Nominativ und die Position und der Nachname im Dativ angegeben. Nach dem Nachnamen werden Initialen geschrieben. Satzzeichen in der internen Adresse können weggelassen werden. Der Name der Organisation sowie der Vor- und Nachname der Person, an die der Brief gerichtet ist, sollten so geschrieben werden, wie sie in der Korrespondenz dieser Organisation oder im Verzeichnis angegeben sind.

Wird der Brief an eine Privatperson geschickt, werden zunächst Postleitzahl und Adresse sowie im Dativ der Nachname und die Initialen des Empfängers angegeben. Ist der Brief an mehrere Personen gerichtet, wird jeder Nachname in eine eigene Zeile geschrieben. Sofern der Empfänger des Schreibens einen akademischen oder sonstigen Titel trägt, ist dieser vor dem Nachnamen anzugeben. Abkürzungen wie „t.“, „gr.“, „g.“ oder „Herr“ wird in diesem Fall nicht verwendet. Zum Beispiel:

Kandidat der Rechtswissenschaften, außerordentlicher Professor V.I

Oberst I.D. Stepanov

Der Brief sollte nicht mehr als vier Adressaten enthalten. Beim Versenden eines Briefes an mehr als vier Adressen wird eine Mailingliste erstellt und auf jedem Brief nur ein Adressat angegeben.

Die Kopfzeile wird links vor dem Text des Briefes platziert und enthält einen Satz, der den Hauptgrund für die Absendung des Briefes und einen Hinweis darauf, worum es geht, wiedergeben sollte. Sie sollten nicht versuchen, den Inhalt des Briefes im Titel anzugeben; er sollte kurz und prägnant sein. Der Titel beginnt normalerweise mit der Präposition „O“ oder „Ob“ und wird nicht durch Anführungszeichen hervorgehoben. Zum Beispiel:

Über den Kauf einer Charge Schuhe der Firma Marco

Nach der Kopfzeile folgt der Text des Briefes. Da offizielle Schreiben rechtliche Bedeutung haben, müssen Inhalt und Stil bestimmte Anforderungen erfüllen. Typischerweise besteht der Brief aus zwei Teilen. Im ersten werden die Fakten und Ereignisse dargelegt, die das Verfassen dieses Briefes erforderlich machten, im zweiten finden sich konkrete Wünsche, Vorschläge, Entscheidungen, Empfehlungen etc.

Ein Experte auf dem Gebiet des Geschäftsschreibens, der Amerikaner R. Tepper, glaubt, dass korrekt verfasste Geschäftsbriefe dem gleichen Muster folgen. Startlinien anlocken Aufmerksamkeit, die folgenden ein oder zwei Sätze ermutigen Interesse Leser, drückt sich dann in zwei Absätzen aus Anfrage, und der letzte Teil macht den Leser des Briefes aufmerksam Akt.

Obwohl die Sprache offizieller Dokumente aus einer Reihe von Klischees, Klischees und Standards besteht, die darauf abzielen, den subjektiv-emotionalen Faktor zu minimieren, hat jeder Geschäftsbrief neben dem Inhalt selbst einen Subtext, der durch das Wort „Ton“ ausgedrückt wird. ” Anhand der kleinen Striche des Buchstabens, der Wortwahl, stilistischen Wendungen und einfach an der Gestaltung kann man den Autor dieses Briefes beurteilen.

Die Verwendung standardisierter mündlicher Ausdrücke ermöglicht nicht nur die Beseitigung des unnötigen emotionalen Tons des Briefes, sondern ist auch Ausdruck geschäftlicher Höflichkeit, da dadurch unnötiger Stress für den Adressaten beim Lesen des Briefes sowie Mehrdeutigkeiten und Ungenauigkeiten im Wortlaut vermieden werden. Die Formalisierung der Sprache eines Geschäftsbriefs hilft auch dessen Autor oder Ausführenden und reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Ausarbeitung des Dokuments. Wir können sagen, dass die Sprache der offiziellen Korrespondenz eine Reihe von Formularen ist, denen jedes Mal neue Inhalte hinzugefügt werden.

Ein offizieller Brief ist kein literarisches Werk, obwohl er die Einhaltung der Sprachregeln erfordert und seine eigene geschäftliche „Schönheit“ hat. Wie es in einem der französischen Handbücher heißt, sollen Geschäftsbriefe nicht die Bewunderung des Lesers erregen, sondern ihn überzeugen und gewinnen.

Wenn dem Brief ein Anhang beigefügt ist, wird dieser in der unteren linken Ecke des Briefes markiert. Das Wort „Bewerbung“ ist auf der roten Linie gedruckt und unterstrichen. Rechts finden Sie eine Liste der beigefügten Dokumente mit Angabe der Anzahl der Kopien und Blätter.

Jeder Name steht in einer separaten Zeile. Zum Beispiel:

Anwendung: 1. Protokoll der Sitzung über die Finanzaktivitäten des Unternehmens in Yul. in 1 Exemplar.

2. Maßnahmenliste zur Stabilisierung der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens auf 3 Seiten. in 1 Exemplar.

Wenn im Text des Schreibens der Name des Antrags angegeben ist, gibt das Zeichen nur die Anzahl der Blätter und Kopien an, zum Beispiel:

Anwendung: für 5l. in 3 Exemplaren.

Der Brief endet mit einer Unterschrift, die den Namen der Person, die den Brief unterzeichnet hat, eine persönliche Unterschrift und eine Niederschrift enthält. Der Name der Institution wird nicht angegeben, um die bereits auf dem Formular angegebene Angabe nicht zu wiederholen. In der Unterschrift stehen die Initialen vor dem Nachnamen. Zum Beispiel:

Direktor der JSC (Unterschrift) I. P. Karov

Zwei Unterschriften werden in Fällen angebracht, in denen die Gültigkeit der ersten Unterschrift bestätigt werden muss oder wenn es sich um Sachverhalte handelt, die eine Bestätigung ihrer Richtigkeit durch einen Spezialisten erfordern. Beispielsweise wird in Briefen zu Finanz- und Kreditfragen an Finanz- und Bankinstitute die Unterschrift des Hauptbuchhalters angebracht. In solchen Fällen stehen die Unterschriften in der der Position entsprechenden Reihenfolge untereinander. Zum Beispiel:

Direktor des Unternehmens (Unterschrift) A. I. Petrenko

Hauptbuchhalter (Unterschrift) S.E. Wiktjuk

Manchmal ist es erforderlich, dass ein Brief von mehreren Beamten unterzeichnet wird, die dieselben Positionen innehaben. Anschließend werden die Signaturen auf gleicher Höhe platziert. Zum Beispiel:

Direktor der Aktiengesellschaft „Phoenix“ (Unterschrift) M.S. Strandläufer

Direktor der Firma „Selena“ (Unterschrift) Ya.L. Iwanow

Was tun, wenn der Beamte, dessen Unterschrift auf dem Brief steht, abwesend ist? Ein solches Schreiben kann von der Person, die ihre Aufgaben wahrnimmt, oder ihrem Stellvertreter unterzeichnet werden. In solchen Fällen wird die Signatur häufig durch die Präposition „für“ oder einfach einen Schrägstrich ergänzt. Dies wird von den Regeln der Geschäftsetikette nicht empfohlen, da für den Adressaten, der den Brief unterschrieben hat, unklar ist und ob die Person, die ihn unterzeichnet hat, über die erforderlichen Befugnisse verfügt. Daher ist es erforderlich, die Position und den Nachnamen der Person anzugeben, die den Brief unterzeichnet hat, zum Beispiel: „Amtierende Person“. oder „Stellvertreter“

Das letzte Detail eines Geschäftsbriefes ist eine Notiz über den Absender. Der Verfasser eines offiziellen Schreibens und der Testamentsvollstrecker sind nicht immer dieselbe Person. Für den rechtlichen Teil des Briefes ist der Autor verantwortlich, für den technischen Teil der Darsteller, weshalb im Brief eine Angabe des Darstellers erforderlich ist. Diese Notiz enthält den Namen des Briefschreibers und seine geschäftliche Telefonnummer. Die Markierung wird auf der Vorder- oder Rückseite des Briefes in der unteren linken Ecke angebracht. Im Gegensatz zur Unterschrift eines Beamten werden die Initialen hinter den Nachnamen des Testamentsvollstreckers gesetzt, zum Beispiel:

Viktorova L.N. 105 17 10

Die oben genannten Regeln gelten für alle offiziellen Briefe. Doch je nach Verwendungszweck gibt es mehrere Arten von Geschäftsbriefen, die jeweils ihre eigenen Eigenschaften haben und die dafür erforderlichen Anforderungen erfüllen müssen.

Also, Bitteschreiben Sie ähneln in ihrer Form einer Aussage, mit der sich jeder von uns wiederholt bei verschiedenen Institutionen beworben hat. Sie können in der ersten Person Singular („Ich bitte…“), in der ersten Person Plural („Wir bitten…“) oder in der dritten Person Singular geschrieben werden, wenn die Rede im Namen der Institution oder ihrer Institution erfolgt Gremium (Direktion, Verwaltung, Handbücher). Es ist auch möglich, in der dritten Person Plural zu adressieren, wenn die Anfrage von mehreren Institutionen oder Körperschaften gestellt wird, zum Beispiel: „Das kleine Unternehmen „Vector“ und die Aktiengesellschaft „Sphinx“ fragen …“ In solchen Briefen Da sie im Zusammenhang mit dem Interesse der Verfasser des Schreibens an der Erfüllung der Anfrage stehen, ist eine besondere geschäftliche Höflichkeit erforderlich.

Ein Brief, der in einem Briefumschlag mit einer schönen Aufdruckadresse verschickt wird, vermittelt dem Aktionär ein Gefühl der Wichtigkeit und eine respektvolle Haltung seitens der Fondsleitung gegenüber dem Stammaktionär, was wiederum sein Vertrauen in dieses Unternehmen stärkt.

Anschreiben sind erforderlich, wenn sie zusätzliche Erläuterungen zu den beigefügten Dokumenten enthalten. Wenn ein solcher Brief nur geschrieben wird, um Adresse, Datum und Index darauf anzugeben, erhöht sich der Papierfluss, da diese Details in das Dokument selbst geschrieben werden können. Das Anschreiben sollte jedoch nicht unterschätzt werden: Es bestätigt die Tatsache, dass Dokumente innerhalb einer bestimmten Frist gesendet werden, und ist ein zuverlässiges Mittel zur Überwachung der Einhaltung der Disziplin der offiziellen Korrespondenz und der Sicherheit der gesendeten Dokumente.

Zur Bestätigung erhaltener Dokumente und Materialien und manchmal auch eines Telefongesprächs werden diese manchmal schriftlich verfasst Bestätigungsschreiben. Es empfiehlt sich, zu Beginn eines solchen Briefes kurz auf den Inhalt des Briefes einzugehen, auf den Bezug genommen wird, damit der Adressat versteht, worum es geht. Sie können mit einer Bitte, Vorschlägen, Kommentaren oder Anweisungen enden. Aus geschäftlichen Gründen ist es erforderlich, rechtzeitig ein Bestätigungsschreiben zu senden, ohne auf ein Erinnerungsschreiben warten zu müssen.

Erinnerungsschreiben sollte versendet werden, wenn es nicht möglich ist, die gewünschte Antwort durch Telefongespräche oder persönlichen Kontakt zu erhalten. Es besteht in der Regel aus zwei Teilen: einer Erinnerung an die Erfüllung bestimmter Pflichten oder Anforderungen und den Maßnahmen, die bei Nichterfüllung ergriffen werden. Die Vorbereitung eines solchen Briefes erfordert besondere Fingerspitzengefühl, um beim Adressaten keine negative Reaktion hervorzurufen.

Der Erhalt eines Erinnerungsschreibens wiederum sollte vom Adressaten als Zeichen der Respektlosigkeit gegenüber dem Geschäftspartner gewertet werden. Wenn ein solcher Brief von einer übergeordneten Organisation kommt, bedeutet dies, dass die Untergebenen ihre Pflichten nachlässig erfüllen oder dass die Geschäftsführung kein Vertrauen in die genaue Erfüllung dieser Pflichten durch diese Untergebenen hat. Wenn der Verfasser des Erinnerungsschreibens nicht sicher ist, ob der Adressat das früher adressierte Schreiben erhalten hat, wiederholt er den Wortlaut des vorherigen Schreibens wörtlich. In diesem Fall wird der Vermerk „Sekundär“ im Feld des Schreibens platziert und betont die Tatsache der Mahnung.

IN Benachrichtigungsbrief etwas wird mitgeteilt oder behauptet. Normalerweise handelt es sich um eine Antwort auf eine Anfrage und beginnt mit den Worten: „Wir informieren“, „Wir benachrichtigen“, „Wir machen Sie darauf aufmerksam.“ Eine der häufigsten Arten solcher Briefe sind Informationsbriefe. Wenn die darin dargelegten Tatsachen von geringer Bedeutung sind, können sie von einem Assistenten oder einer Sekretärin unterzeichnet werden. Häufig werden Informationsbriefe verschickt, um für die Aktivitäten von Unternehmen und Organisationen und deren Produkte zu werben.

In der Praxis der Geschäftskommunikation weit verbreitet Rundbriefe, Der Zweck besteht darin, Informationen gleichen Inhalts an mehrere Adressen zu liefern. Üblicherweise verschickt die Trägerorganisation Rundbriefe, um ihre nachgeordneten Unternehmen über ein bestimmtes Thema zu informieren oder entsprechende Anordnungen zu erteilen. Diese Briefe können rein informativer Natur sein und sich auf geschäftliche Angelegenheiten des Unternehmens beziehen. Bei einer großen Anzahl von Adressaten werden diese nicht in die interne Adresse des Briefes aufgenommen, stattdessen wird die Überschrift „Rundschreiben“ geschrieben. Das Rundschreiben wird vom Leiter des Unternehmens oder der Organisation und in Fragen der Finanz- und Buchhaltungstätigkeit, Buchhaltung und Berichterstattung auch vom Hauptbuchhalter oder dem Leiter des Finanz- und Buchhaltungsdienstes unterzeichnet.

IN Garantiebriefe bestimmte Zusagen oder Tätigkeitsbedingungen werden bestätigt. In der Regel können der Lohn für die geleistete Arbeit, der Zeitpunkt ihrer Fertigstellung, die Arbeit im Fachgebiet, der Wohnraum und die Qualität der Arbeit garantiert werden. Diese Garantien können in einem separaten Schreiben oder als Teil eines Schreibens erscheinen. Garantiebriefe machen einen guten Eindruck, wenn sie in einem höflichen, freundlichen Ton verfasst sind, der dem Adressaten gegenüber Wohlwollen zum Ausdruck bringt.

In der Geschäftskorrespondenz nimmt viel Platz ein Anfrageschreiben und Antworten auf sie. Wenn es nicht möglich ist, ein Problem persönlich oder telefonisch zu lösen, werden Anforderungsschreiben verfasst. Sie bestehen in der Regel aus zwei Teilen. Im ersten Teil wird der Kern der Frage dargelegt, im zweiten Teil wird die eigentliche Anfrage formuliert, auf die eine Antwort erwartet wird.

Bei der Erstellung eines Antrags wird auf behördliche Unterlagen, Beschlüsse, Vereinbarungen, Weisungen höherer Behörden oder frühere Schreiben Bezug genommen. Wenn es sich um eine kommerzielle Anfrage handelt, wendet sich der Käufer auf diese Weise in der Regel an den Verkäufer mit der Bitte, detaillierte Informationen über das Produkt oder die Dienstleistung bereitzustellen und (oder) ein Angebot für die Lieferung von Waren zu senden. Es gibt den Namen des Produkts und die Bedingungen an, unter denen der Käufer das Produkt erhalten möchte, zum Beispiel die Menge und Qualität des Produkts, sein Modell, seine Marke, seinen Preis, die Lieferzeit und die Zahlungsbedingungen.

Die Geschäftsetikette erfordert eine bedingungslose Reaktion auf Anfragen und in kürzester Zeit. Die Antwort muss alle Punkte der Anfrage widerspiegeln, kann jedoch in einer anderen Reihenfolge als in der Anfrage dargestellt werden. Es hängt von der Meinung der anderen Partei und dem Grad der Produktionsbedeutung des angesprochenen Problems ab. Wenn der Befragte nicht in der Lage ist, auf alle Punkte der Anfrage zu antworten, sollte er in seinem Schreiben darauf hinweisen, dass diese Punkte in einem späteren Schreiben erwähnt werden. Kann der Verkäufer der Anfrage des Käufers nicht sofort nachkommen, sendet er ihm ein Schreiben, in dem er dem Kunden mitteilt, dass entweder die Anfrage zur Prüfung angenommen wurde oder die Möglichkeit der Lieferung der gewünschten Ware an den Käufer geklärt wird oder eine Ablehnung vorliegt zur Lieferung der Ware gegeben ist.

Die Antwort auf die Anfrage kann auf eine Änderung der vom Käufer gestellten Bedingungen hinweisen, beispielsweise der angeforderten Warenmenge, des Modells, der Lieferzeit usw. Der Brief kann auch die Zusage enthalten, innerhalb der angegebenen Frist ein Angebot für die Lieferung des gewünschten Produkts zu senden. Ein solcher Vorschlag wird als Angebot bezeichnet. Gilt, wenn der Verkäufer den Wunsch des Käufers erfüllen und die von ihm benötigten Waren liefern kann. Im Angebot sind in der Regel die grundlegenden Lieferbedingungen der Ware (Menge, Qualität, Preis, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen usw.) angegeben. Ist der Käufer mit diesem Angebot einverstanden, bestätigt er die Annahme gegenüber dem Verkäufer, was zur Auftragserteilung bzw. zum Vertragsschluss führt. Im Falle einer Meinungsverschiedenheit mit den Bedingungen des Angebots wird eine Korrespondenz zwischen dem Verkäufer und dem Käufer aufgenommen oder persönliche Verhandlungen geführt, bis eine Einigung erzielt wird.

Die wichtigste Anforderung der Geschäftsetikette besteht darin, Ihr Wort zu halten und Ihre Verpflichtungen strikt einzuhalten. Werden diese Pflichten aus irgendeinem Grund nicht erfüllt, können Ansprüche und Schadensersatzansprüche in Form einer Reklamation gegenüber dem liefernden Unternehmen geltend gemacht werden.

Beschwerde kann Anforderungen enthalten, minderwertige Waren durch qualitativ hochwertige zu ersetzen oder herabzusetzen, eine Nachlieferung der fehlenden Warenmenge oder eine Rückerstattung des für die fehlende Warenmenge gezahlten Betrags, Rabatte auf den Gesamtpreis der Warensendung , Kündigung des Vertrages und Schadensersatz wegen Verletzung seiner Bedingungen.

Die Beschwerde muss schriftlich per Einschreiben eingereicht werden, zusammen mit allen Dokumenten, die die Vertragsverletzung bestätigen und für beide Parteien beweiskräftig sind. Bei Anerkennung der Reklamation ist die Antwort auf die Reklamation schriftlich per Einschreiben oder Fax, im Falle einer Ablehnung per Einschreiben unter Beifügung aller die Ablehnung rechtfertigenden Unterlagen zu übermitteln.

Der Eingang eines Geschäftsbriefes wird durch die Eingangsnummer in der oberen linken Ecke angezeigt, die Tatsache, dass der Brief gelesen wurde, wird durch die Eingangsnummer angezeigt. Auflösung Manager, einschließlich einer Anweisung oder eines Bezugs zur Information, einer Nummer und einer Unterschrift. Es wird schräg auf der linken Seite des Briefes platziert, wobei auf der ersten Seite ein Rand von mindestens 5 cm und auf den folgenden Seiten von mindestens 2 cm verbleibt. Die Einstellung zur Information wird normalerweise mit den Wörtern ausgedrückt "Zustimmen nicht zustimmen". Es ist nicht ungewöhnlich, auf ein vages „Es macht mir nichts aus“ zu stoßen. Wenn man eine solche Resolution sieht, und oft folgen sie einer nach der anderen, hat man, meist nicht ohne Grund, den Eindruck, dass der Beamte versucht, sich der Verantwortung zu entziehen. Es macht mir nichts aus, aber überzeugen Sie sich selbst, die konkrete Entscheidung liegt bei Ihnen und die Verantwortung dafür liegt bei Ihnen.

Resolutionen, die Anweisungen enthalten, können entweder allgemeiner oder spezifischer Natur sein. Allgemeine Anweisungen werden durch die Worte „Zur Führung“, „Zur Ausführung“, „Zur Information“ ausgedrückt. Spezifische Anweisungen werden in der Imperativform oder unbestimmten Form des Verbs formuliert und richten sich an untergeordnete Personen (eine oder mehrere), zum Beispiel:

„Nikiforov F.S. Sorgen Sie dringend für den Warenversand.“ Der zwingende Ton der Vorlage eines Beschlusses ist jedoch inakzeptabel, wenn er sich nicht an Untergebene, sondern an Untergebene richtet. Nach der Unterweisung kann der Manager seine persönliche Einstellung zur Sachlage äußern: „Sidorov P.N.!

Bitte schauen Sie sich das an und melden Sie sich zurück. Meiner Meinung nach sollte man auf die Personalauswahl der Selbsthilfegruppe achten.“ Das Wort „bitte“ mildert den gebieterischen Ton der Resolution und vermittelt einen Hauch von Respekt vor dem Darsteller.

Gleichzeitig ist ein an einen Untergebenen gerichteter Beschluss eigentlich ein Befehl, eine Anweisung, die vorschreibende Maßnahmen enthält. Daher reicht es nicht aus, sich auf allgemeine Bemerkungen zu beschränken, insbesondere in Form von Fragen wie „Ihre Meinung?“, „Ihre Gedanken?“ usw. In solchen Fällen ist es richtiger zu schreiben: „Bitte teilen Sie Ihre Meinung zu diesem Problem mit“ oder „Bitte berichten Sie über die Möglichkeit, das Problem zu lösen.“ Der Ton der Resolution sollte freundlich sein, ohne Beleidigungen oder Demütigungen. Humor ist in Geschäftsbeziehungen notwendig, in Vorsätzen mit rechtlichem Gebotscharakter hat er jedoch keinen Platz. Ein Beschluss ist nicht nur eine Anordnung. Es ist ein Indikator für den Führungsstil; es kann verwendet werden, um den Grad der Effizienz, Kompetenz und den Charakter des Beamten zu beurteilen. Daher sollten Sie nicht nur auf den Inhalt der Bestellung achten, sondern auch auf deren Form: Stil, Sprache, Ton, Design.

Eine Reihe von Schreiben (Bestätigungsschreiben, Anschreiben, einige Informationsschreiben) bedürfen keiner detaillierten Lösung. In solchen Fällen ist es üblich, sich auf die Angabe des ausübenden Künstlers zu beschränken. Es wird nicht empfohlen, „Zur Information“, „Zur Information“, „Zur Ausführung“, „Zur Verwaltung“ zu schreiben, wenn der Name des Darstellers erscheint. Enthält der Brief mehrere Fragen, kann der Vorsatz des Vorgesetzten, der den Brief gelesen hat, mehrere Fragen haben, d.h. bestehend aus mehreren Resolutionen zu jedem oder einigen der im Brief angesprochenen Themen. Die Fähigkeit, eine korrekte, klare und prägnante Lösung durchzusetzen, zeugt nicht nur von der hohen Geschäftskultur des Beamten, sondern trägt auch zu einer schnelleren Weitergabe von Dokumenten, der Lösung darin enthaltener Probleme und letztendlich zum Erfolg des Unternehmens bei.

STIL UND DESIGN OFFIZIELLER DOKUMENTE

Der Text des offiziellen Dokuments darf nicht mit anderen Texten verwechselt werden. Dies deutet darauf hin, dass sie im Laufe der Jahre, in denen es offizielle Dokumentationen gibt, ihren eigenen Stil entwickelt hat, der bestimmten Regeln unterliegt, die Teil der Geschäftsetikette sind.

Eine spezifische „Färbung“ erhalten solche Dokumente durch die Verwendung von Formulierungen und sprachlichen Klischees, die sich in der häuslichen Büroarbeit herausgebildet haben, wie etwa: „sich aus seiner Position befreien ...“; „die Kontrolle über die Ausführung anvertrauen …“; „Zahlung ist garantiert...“; „in Verfolgung der Entscheidung...“; „Wir, die Unterzeichner, haben dieses Gesetz in folgender Weise ausgearbeitet:“; „Dieses Zertifikat wurde ausgestellt

(an wen) in diesem (Gegenstand des Zertifikats), zur Präsentation (wo)“ usw. Das Vorhandensein solcher Stempel erleichtert die Erstellung offizieller Dokumente und verleiht ihnen den erforderlichen Informationsgehalt, erleichtert und „standardisiert“ den Prozess der Dokumentenwahrnehmung. Daraus ergibt sich auch die Notwendigkeit von Lakonizität, präziser Formulierung und Eindeutigkeit des semantischen Inhalts offizieller Dokumente.

Westliche Büromanagement-Experten hingegen sind der Meinung, dass man beim Verfassen von Geschäftsbriefen Klischees wie „nach unserer Vereinbarung“, „hiermit sende ich Ihnen“, „nach Ihrem Wunsch“, „im Zusammenhang mit dem oben Gesagten“ vermeiden sollte. , usw. Die Sprache von Geschäftsbriefen sollte der Konversation möglichst nahe kommen.

Die Geschäftsetikette erfordert, dass Dokumente zuverlässig, beweiskräftig, objektiv und überzeugend sind. Genauigkeit bei der Auswahl von Fakten und Lagebeurteilungen ist insbesondere bei der Dokumentation widersprüchlicher Sachverhalte im Bereich der Geschäftsbeziehungen erforderlich. Wenn beispielsweise eine Ablehnung einer Anfrage vorbereitet wird, sollte diese in einem freundlichen Ton mit überzeugenden Begründungen verfasst werden, damit die Fortsetzung der Geschäftsbeziehung möglich bleibt. Deshalb sollten Sie den Brief nicht mit einer Absage beginnen, sondern zunächst den Grund dafür erläutern.

Obwohl Dokumente normalerweise in einem neutralen Ton verfasst sind, kann der Stil des Dokuments selbst als freundlich oder unhöflich, höflich oder taktlos usw. angesehen werden. Sogar F. Bacon argumentierte, dass es wichtiger sei, einen Geschäftsdialog in einem freundlichen Ton zu führen, als schöne Worte zu verwenden und sie in die richtige Reihenfolge zu bringen. Oftmals sind in Dokumenten hinter der äußeren Neutralität des Tons Härte und Respektlosigkeit gegenüber dem Adressaten sichtbar. Allerdings sollte man nicht in das andere Extrem verfallen – in übertriebener Höflichkeit konkurrieren. Ein Missverständnis über geschäftliche Höflichkeit führt dazu, dass in Dokumenten Ausdrücke wie „Bitte verweigern Sie die Höflichkeit nicht ...“, „Seien Sie so freundlich ...“ usw. auftauchen.

Wie Experten anmerken, ist die moderne Geschäftsdokumentation eher von Trockenheit als von übertriebener Höflichkeit geprägt. Der westliche Stil ist in dieser Hinsicht etwas sanfter. Daher rät R. Tepper Geschäftsleuten, in Geschäftsbriefen und Notizen eine Reihe von „Zauberwörtern“ zu verwenden, die den Erfolg sichern. Er betrachtet diese Worte als: erstaunlich, inspirierend, erstaunlich, bezaubernd, knisternd, heiß, atemberaubend, unvergesslich, Aufmerksamkeit erregend, beeindruckend, fesselnd, atemberaubend, verlockend, ehrfurchtgebietend usw. Der häusliche Stil von Geschäftsbriefen ist noch nicht durch die Verwendung solcher „Zauberwörter“ gekennzeichnet.

In Geschäftskreisen in entwickelten Ländern ist es üblich, Handbücher zur Geschäftsdokumentation zu verwenden, die einen speziellen Abschnitt zur Etikette enthalten und eine Liste spezieller Redewendungen enthalten, die dem Dokument eine höfliche Konnotation verleihen, aber aufgrund ihrer Formalität zu einer Art geworden sind von „Etikette-Klischee“. Sätze wie „Vielen Dank für Ihre zeitnahe Antwort“ oder „Wir sind Ihnen für die Erfüllung unserer Anfrage dankbar“ scheinen nicht nur die offizielle Dokumentation nicht zu verstopfen, sondern auch ein wichtiger Faktor für die Aufrechterhaltung guter Geschäftsbeziehungen zu sein.

Eine vollständige Liste empfohlener Ausdrücke ist kaum möglich. So reichhaltig die Sprache ist, so vielfältig sind auch die Ausdrucksformen der Höflichkeit, trotz der Trockenheit, Formalität und dem starren Stilrahmen von Geschäftsdokumenten. Dabei geht es nicht nur um Worte, sondern auch um die Form des Phrasenbaus, um Taktgefühl bei der Darstellung von Fakten und Wünschen, um Sauberkeit im Design und Klarheit des Stils und schließlich sogar um eine Art geschäftliches „Zeremonial“, d. h. Regeln für die Erstellung, Unterzeichnung, Weitergabe und Umsetzung von Dokumenten.

Daher ist es unwahrscheinlich, dass der Adressat, selbst wenn er den Autoren des Dokuments unterstellt ist, einen Brief, in dem man Verachtung für ihn empfindet, gerne annimmt: „Wir senden Ihnen einen überarbeiteten Entwurf der Charta... Wir bitten Sie, ihn zu prüfen und zu genehmigen.“ Die Vernachlässigung zeigt sich hier darin, dass die Verfasser des Schreibens die Möglichkeit einer Nichtgenehmigung des Dokuments nicht einräumen. In diesem Fall kann der Fehler behoben werden, wenn im Buchstaben nach den Wörtern steht "Beachten Sie bitte" einen Satz hinzufügen „und im Falle einer positiven Entscheidung...“ oder streichen Sie das Wort „erwägen“ und lassen Sie einfach Folgendes übrig: "Bitte bestätigen."

Auch bei der Unterzeichnung von Geschäftspapieren empfiehlt es sich, „Zeremonie“ einzuhalten. Es liegt in der Notwendigkeit, bei der Unterzeichnung von Dokumenten das offizielle Niveau einzuhalten. Insbesondere muss eine Antwort auf ein vom Direktor unterzeichnetes Schreiben auch vom Direktor und nicht von seinem Stellvertreter unterzeichnet sein. Eine Antwort auf ein vom stellvertretenden Direktor unterzeichnetes Schreiben kann jedoch vom Direktor unterzeichnet werden.

Durch seine Nachlässigkeit hinterlässt das Dokument einen unangenehmen Eindruck. Sie sollten das Dokument sorgfältig lesen, um mögliche Fehler und Tippfehler auszuschließen. Oft liegt ein falscher Aufbau des Textes, eine unverhältnismäßige Anordnung seiner Teile und eine fehlende Aufteilung in Absätze vor, was die Wahrnehmung des Textes erheblich erschwert. In amtlichen Dokumenten sollte der falschen Verwendung von Wörtern und Begriffen, der unangemessenen oder ungerechtfertigten Verwendung von Fremdwörtern, unnötigen oder für den Adressaten unverständlichen Abkürzungen usw. entgegengewirkt werden. Es ist zu beachten, dass es offiziell festgelegte Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten gibt. Zusätzlich zu den bereits genannten Anforderungen ist insbesondere Folgendes anzumerken.

Bei Dokumenten, die aus zwei oder mehr Seiten bestehen, müssen die zweite und die folgenden Seiten nummeriert werden und die Nummer „1“ sollte nicht auf der ersten Seite stehen. Die Seitenzahlen sollten in der Mitte des oberen Blattrandes in arabischen Ziffern im Abstand von 10-15 mm vom oberen Rand angebracht werden.

Angaben (Name der Organisation, Adresse etc.), die aus mehreren Zeilen bestehen, werden einzeilig gedruckt. In diesem Fall sollten die Bestandteile Name des Adressaten, Genehmigungsstempel, Vermerk über das Vorliegen des Antrags, Genehmigungsstempel im Abstand von 1,5-2 Zeilen voneinander getrennt sein. Asami-Details sind durch einen Abstand von 2–4 Zeilen voneinander getrennt.

Der Name des Dokumenttyps wird in Großbuchstaben gedruckt. Die Niederschrift der Unterschrift wird auf Höhe der letzten Zeile der Berufsbezeichnung abgedruckt. Wenn ein Dokument von mehreren Beamten unterzeichnet wird und deren Unterschriften untereinander stehen, werden die Bezeichnungen der Positionen und die Niederschrift der Unterschriften durch einen Abstand von 2–4 Zeilen getrennt.

Das Datum in offiziellen Dokumenten kann auf eine der folgenden Arten formatiert werden: 20.05.95 oder 20.05.1995. Nach den Zahlen, die das Jahr angeben, gibt es keinen Punkt. Abhängig vom Zweck des Dokuments ist es möglich, Datumselemente in der folgenden Reihenfolge aufzulisten: Jahr, Monat, Tag des Monats. Eine mündliche und digitale Erfassung von Daten in Urkunden, offiziellen Briefen, Anordnungen, Protokollen und anderen Dokumenten mit Finanzinformationen ist ebenfalls zulässig. Zum Beispiel: 17. Januar 1995 oder 17.01.95.

Wenn Sie ein Datum in ein Dokument schreiben, das von ausländischen Partnern verwendet wird, müssen Sie bedenken, dass im Vereinigten Königreich zuerst das Datum geschrieben wird, dann der Monat – 07.10.95 entspricht dem 10. Juli 1995 und in den USA zuerst der Monat, dann das Datum, d.h. . Der 07.10.95 entspricht dem 7. Oktober 1995, daher muss das Datum in solchen Dokumenten in Worten und Zahlen angegeben werden. In der russischsprachigen Version des Dokuments wird es wie der 10. Juli 1995 aussehen, in der englischsprachigen Version – je nach Land – entweder 10 Juli 1995 oder Juli 10,1995.

Wenn der Text Zahlen verwendet, sollten Sie wissen, wie man diese schreibt. Die Zahl 159.000 im Text des Dokuments sieht beispielsweise so aus: 159.000 Diese Schreibweise erleichtert die Wahrnehmung von Zahlen erheblich.

Eine einstellige Zahl wird als Wort und nicht als Zahl geschrieben, z. B.: Die Ware wurde in drei Containern geliefert. Wenn einer einstelligen Zahl eine Maßeinheit beigefügt ist, wird sie als Wort geschrieben: Für ein Produkt werden drei Meter Stoff benötigt.

Mehrstellige Zahlen werden üblicherweise in Ziffern geschrieben. Steht jedoch eine Zahl am Anfang eines Satzes, sollte diese in Worten geschrieben werden.

Zum Beispiel: Zwölf Tage Vorbereitungsarbeit(Tyu: 12 Tage wurden für die Vorbereitungsarbeiten aufgewendet.

Wenn das Dokument genehmigt werden muss, befindet sich der Genehmigungsstempel in der oberen rechten Ecke des Blattes und besteht aus dem Wort „Ich genehmige“, der Positionsbezeichnung der Person, die das Dokument genehmigt (einschließlich des Namens der Organisation, wenn es nicht in den Angaben des Formulars enthalten ist), persönliche Unterschrift, deren Abschrift und Daten, zum Beispiel:

GENEHMIGT vom Direktor des Handelszentrums „Success“

• (persönliche Unterschrift) M.A. Vogt
• 20.03.95

Wird ein Dokument durch Beschluss, Beschluss oder Anordnung genehmigt, so wird der Genehmigungsstempel wie folgt erstellt:

GENEHMIGT

(Name des Dokuments im Instrumentalfall)

Der Genehmigungsstempel wird unter der Angabe „Unterschrift“ oder auf einem separaten Genehmigungsblatt angebracht. Dieser Stempel besteht aus dem Wort „Einverstanden“, dem Namen des Beamten, mit dem das Dokument vereinbart wird, einschließlich des Namens der Organisation, der persönlichen Unterschrift, der Niederschrift und des Datums, zum Beispiel:

EINVERSTANDEN: Eisenbahnminister

Kopien von Dokumenten werden beglaubigt, indem die Aufschrift „True“, der Name der Position des Mitarbeiters, der die Kopie beglaubigt hat, seine persönliche Unterschrift, seine Abschrift und das Datum der Beglaubigung angebracht werden, zum Beispiel:

Richtig: 17.06.95

Inspektor (persönliche Unterschrift)

K.L. Winogradow

Auf Kopien der in der Akte verbliebenen ausgehenden Dokumente dürfen das Datum der Beglaubigung und die Position des Mitarbeiters, der die Kopie beglaubigt hat, nicht angegeben werden.

Erfahrene Manager haben es nicht eilig, es sofort nach der Erstellung des Dokuments an die Adresse zu senden, sofern es die Zeit natürlich zulässt. Dies geschieht, um es noch einmal zu lesen, gegebenenfalls zu korrigieren und erst dann zu versenden. Die Wahrnehmung des Schreibens wird von vielen Faktoren beeinflusst, darunter Gereiztheit, Müdigkeit und Eile. Nach einiger Zeit können der Text und sein Inhalt beim Absender einen völlig anderen Eindruck hinterlassen, was ihn dazu zwingt, den Brief sorgfältiger zu bearbeiten.

Ein Geschäftsbrief an einen ausländischen Partner sollte in der Regel in der Sprache des Adressaten oder bei Schwierigkeiten in einer der gebräuchlichsten Fremdsprachen im Land des Adressaten verfasst werden. Wenn Sie einem algerischen Kollegen einen Brief schicken und keinen Spezialisten für Arabisch finden, ist es besser, ihn auf Französisch zu schreiben, während Sie in Ägypten für einen Brief auf Englisch dankbar sein werden. Wenn Sie Ihre Nachricht auf Russisch übermitteln, riskieren Sie bestenfalls, eine verspätete Antwort zu erhalten und Ihrem Partner Schwierigkeiten zu bereiten. Im schlimmsten Fall wird der Inhalt des Briefes verfälscht und erreicht somit nicht sein Ziel. Es ist durchaus akzeptabel, zwei Texte eines Briefes zu verfassen – auf Russisch und in einer Fremdsprache.

Die Adresse auf dem Umschlag ist in der Sprache des Empfängerlandes oder auf Englisch angegeben. Auch dieses Merkmal sollte berücksichtigt werden: In der ausländischen Postkorrespondenz ist es üblich, zuerst die Position und den Nachnamen des Adressaten anzugeben, dann den Firmennamen, die Straße, das Haus, die Stadt und erst am Ende das Land.

Natürlich entwickelt jede Organisation ihre eigenen Traditionen bei der Erstellung von Dokumenten, aber es muss sichergestellt werden, dass das Dokument trotz aller Unterschiede klar, spezifisch, beweiskräftig, objektiv, stilistisch verfasst und schön gestaltet ist , und sein Inhalt entspricht den geschäftlichen Anforderungen.

KORRESPONDENZ MIT AUSLÄNDISCHEN PARTNERN

Geschäftsbriefe können formell (formell) oder informell sein. Letztere werden meist zwischen Menschen ausgetauscht, die sich gut kennen. Ein solcher Brief (oder auch nur ein Einspruch) kann handschriftlich verfasst werden, während ein offizieller Brief ausgedruckt werden muss (mit Ausnahme einiger Sonderfälle, auf die weiter unten eingegangen wird). Der Verfasser eines formlosen Briefes darf die Adresse nicht angeben "Sehr geehrter Herr Smith" A „Lieber Bill.“ Die Adresse des Empfängers steht nur auf dem Umschlag. Die Absenderadresse steht sowohl auf dem Umschlag als auch auf der Seite mit dem Text (in der oberen rechten Ecke). Sowohl informelle als auch formelle Briefe sollten ohne Markierungen auf einem sauberen, ordentlich beschnittenen Blatt verfasst sein.

Wer normalerweise informelle Briefe auf der Schreibmaschine oder am Computer schreibt, sollte auf diese wunderbare Technik verzichten, wenn es darum geht, Dankesbriefe, Einladungen, Glückwünsche oder Beileidsbekundungen zu verschicken. Und natürlich muss der Brief in jedem Fall handschriftlich unterschrieben sein.

In entwickelten Ländern wird der formellen Seite der offiziellen Geschäftskorrespondenz große Aufmerksamkeit geschenkt. Das Fehlen beispielsweise eines traditionellen Kompliments am Ende eines Briefes verändert den Ton der Nachricht erheblich und kann den Adressaten ernsthaft beleidigen. Wenn Sie die Beziehungen zu ausländischen Partnern nicht ruinieren möchten, müssen Sie die Etikette in der Geschäftskorrespondenz strikt einhalten.

Zunächst müssen Sie sich an folgende Regeln erinnern:

1. Es ist üblich, Geschäftsbriefe auf gedruckten Briefköpfen des Unternehmens (Organisation, Institution) zu verfassen. Das Formular enthält den Namen und die Adresse des Absenders. Diese Informationen sollten leicht lesbar und gleichzeitig von einem professionellen Designer gestaltet sein. Die Meinung des Empfängers über Ihr Unternehmen hängt unter anderem vom Aussehen des Formulars, der Druckleistung und der Qualität des Papiers ab.

Angaben zum Formular für die Korrespondenz mit ausländischen Partnern müssen in englischer Sprache erfolgen (kann in der Landessprache vervielfältigt werden). Neben der vollständigen Anschrift des Unternehmens sind auch Telefonnummern, Telex- und Faxnummern anzugeben. Geschäftsbriefe sollten nur auf der Vorderseite geschrieben werden, sei es Briefkopf oder ein einfaches leeres Blatt Papier.

• 2. Wenn der Brief mehr als eine Seite einnimmt, steht am Ende: „Fortsetzung folgt“ („Fortsetzung weiter“). In der internationalen Geschäftspraxis wird der Text meist auf einer Seite gehalten.
• 3. Zur Nummerierung werden arabische Ziffern verwendet; die Nummer wird nicht auf der ersten Seite platziert.
• 4. Der Brief muss auf einer Schreibmaschine oder einem Computer eingegeben werden. Die Breite des Feldes auf der linken Seite beträgt mindestens zwei Zentimeter (um das Säumen zu erleichtern). Der Text wird in zwei oder mindestens eineinhalb Zeilen gedruckt. Der Absatz beginnt mit einer roten Linie – fünf Leerzeichen vom Rand entfernt. Es ist üblich, eine Ansprache ohne Absatz an den Adressaten zu schreiben. Worttrennungen sollten vermieden werden.
• 5. Korrekturen im Text des Briefes, auch die genauesten, sind nicht zulässig.
• 6. Es empfiehlt sich, den Brief im Umschlag höchstens einmal zu falten (mit dem Text darin). Wählen Sie für besonders wichtige Briefe einen Umschlag mit einem solchen Format, dass die Seite ungeknickt bleibt. Sie können alle Angaben des Formulars, einschließlich Ihres Markennamens, auf dem Umschlag platzieren. Große Umschläge, in denen Briefe ungefaltet verschickt werden, sollten aus dickem Papier bestehen, damit der Inhalt beim Versenden keine Falten wirft.
• 7. Trauerumschläge (mit schwarzem Innenfutter) sollten bestimmungsgemäß verwendet werden.
• 8. Es ist üblich, Beschlüsse über eingegangene Korrespondenz nur mit Bleistift zu fassen. Wenn es sich um eine Tinte handelt, sollte die Auflösung auf einem separaten Blatt stehen, das an den Brief geheftet wird.
• 9. Eine Antwort auf eine telegrafische Anfrage muss innerhalb von drei Tagen erfolgen. Auf den Brief - vor Ablauf von zehn Tagen. Ist eine zeitnahe und ausführliche Antwort nicht möglich, sollten Sie innerhalb von drei Tagen mitteilen, dass das Schreiben berücksichtigt wurde, und spätestens dreißig Tage später eine endgültige Antwort geben.

Ein Geschäftsbrief besteht aus Titel, Datum, Name und Adresse des Briefempfängers, einer einleitenden Ansprache, einer Angabe des allgemeinen Inhalts des Briefes, dem Haupttext, einer abschließenden Höflichkeitsformel und einer Unterschrift. Der Aufbau des Briefes ermöglicht es Ihnen auch, einen Link zu bestimmten Personen und Informationen über die Verfügbarkeit von Exemplaren einzufügen.

SCHLAGZEILEN

Die Überschrift eines Geschäftsbriefes besteht aus dem Namen und der Adresse des Absenderunternehmens (gedruckt auf dem Briefpapier des Unternehmens).

Wenn Sie einen Brief auf ein leeres Blatt Papier drucken, schreiben Sie in die obere rechte Ecke Ihren Vor- und Nachnamen, darunter die Nummer der Wohnung, des Hauses, den Namen der Straße und des Bezirks; noch niedriger - der Name der Stadt, die Postleitzahl, der Name des Staates.

Das Datum steht rechts, zwei Intervalle unterhalb der Überschrift. Abkürzungen des Datums (25.06.2000) sind im internationalen Schriftverkehr nicht zulässig. Der Monat und der Tag des Jahres müssen vollständig angegeben werden, zum Beispiel: 25. Juni 2000. Das Datum gibt den Tag an, an dem der Brief gesendet wurde, nicht den Tag, an dem er geschrieben wurde.

NAME UND ADRESSE DES EMPFÄNGERS

Dieser Teil des Briefes wiederholt die auf dem Umschlag angegebenen Adressatenangaben.

Die Daten des Adressaten stehen links, zwei Leerzeichen unterhalb des Links (sofern vorhanden). Vor dem Nachnamen der Person, an die der Brief gerichtet ist, werden seine Initialen geschrieben, und vor den Initialen muss eine der Abkürzungen stehen: „Herr“ („Herr“) auf Englisch - „Mg.“) oder „Frau“ („Madam“) auf Englisch – „Mrs.“). Wörter "Herr" Und "gnädige Frau" immer abgekürzt geschrieben.

Wenn der Adressat einen Titel oder Rang hat, dann zum Beispiel statt einer Anrede „An Herrn W. Smith“ sollte angegeben werden: „Prof. V. Smith.“ In Deutschland lautet die Formel: „Herr + Titel oder Rang + Nachname". Es ist unhöflich, Adelstitel, militärische und akademische Ränge zu ignorieren. Die niedrigeren akademischen Grade Bachelor und Master werden selten geführt.

Manchmal (in den USA - äußerst selten) stattdessen „Mg.“ nachdem der vollständige Name des Empfängers angegeben wurde „Esq.“ („Esquire“ – „Esquire“), als Zeichen des Respekts.

Bei mehreren Titeln oder Dienstgraden wird nur einer davon verwendet. Es empfiehlt sich, die ehrenvollsten Dienstgrade und Titel wie Oberst, General, Akademiker, Präsident usw. vollständig und insbesondere auf dem Umschlag zu vermerken.

Die zweite Zeile enthält die Position des Adressaten.

Im dritten steht der Name des Unternehmens.

Nachfolgend finden Sie die Postanschrift des Empfängers: Hausnummer, Straßenname, Stadt, Bundesland (Landkreis, Provinz, Bezirk, Präfektur usw.), Postleitzahl und Name des Ziellandes. Verfügt der Empfänger über einen Briefkasten, wird anstelle der Hausnummer und des Straßennamens die Briefkastennummer angegeben. Die Reihenfolge beim Schreiben der Adressdaten ist unbedingt einzuhalten.

Manchmal wird ein privater Brief an eine Person, deren Adresse unbekannt ist, an die Adresse des Unternehmens gesendet, in dem sie arbeitet.

Markieren "Privat" nach dem Nachnamen bedeutet, dass nur die Person, an die er gerichtet ist, den Brief öffnen kann. In den USA schreiben sie in diesem Fall "Persönlich". Markieren "Vertraulich" bedeutet, dass der Brief auch vom persönlichen Assistenten oder der Sekretärin des Empfängers ausgedruckt werden kann.

ERÖFFNUNGSANSPRACHE

Die Eröffnungsadresse ist eine Vervielfältigung des in der Adresse angegebenen Nachnamens (oder Vor- und Nachnamens). Wenn der Name des Adressaten unbekannt ist und oben nicht angegeben wurde, können Sie die folgenden (streng offiziellen) Adressoptionen verwenden: Sehr geehrte Damen und Herren, sehr geehrter Herr, sehr geehrte Frau. Wenn der Absender des Briefes den Adressaten persönlich kennt oder freundschaftliche Beziehungen zu ihm aufbauen möchte, sollte er so schreiben: „Sehr geehrter Herr...“ („Sehr geehrter Herr.“).

Eine einleitende Aussage in einem Brief an zwei oder mehr Männer, ein Unternehmen (Organisation, Institution) sieht folgendermaßen aus: "Damen und Herren" oder "Herren" "Damen und Herren" in Großbritannien beliebter "Herren"- in den USA. Wenn der Brief an zwei oder mehr Frauen oder an ein ausschließlich aus Frauen bestehendes Unternehmen (Organisation, Institution) gerichtet ist, ist die Adresse anzugeben „Mesdames“ in den USA kann die Adresse ebenfalls verwendet werden "Damen".

Der Einspruch in dem Brief, den Sie nach Deutschland schicken möchten, muss nach folgender Formel aufgebaut sein: „Sehr geehrter Herr Professor + Nachname.“

Auf die Einleitung folgt ein Komma (in Europa) bzw. ein Doppelpunkt (in den USA).

Hinweis auf den allgemeinen Inhalt des Schreibens

Sie wird unter der Einleitungsadresse beginnend am Blattrand (ohne Rand) geschrieben und endet im Gegensatz zur Empfängeradresse und der Einleitungsadresse nicht in der Blattmitte. Einen Hinweis auf den allgemeinen Inhalt des Briefes gibt die Abkürzung des Wortes „Bezüglich“ („Referenz“) – („Re:“). Zum Beispiel: Betreff: „Als Antwort auf Ihren Brief vom 10. Juni 1998.“

Derzeit hat sich eine andere Form durchgesetzt: Ein Hinweis auf den allgemeinen Inhalt wird in Großbuchstaben unter die Adresse geschrieben oder unterstrichen. Zum Beispiel:

Sehr geehrter Herr Smith,

Über Ihre Vorschläge zur Lieferung von Diagnosegeräten.

HAUPT TEXT

Zwei Leerzeichen unterhalb der vorherigen Informationen werden ohne Absatz gedruckt. In letzter Zeit hat sich der All-Block-Stil weit verbreitet, bei dem ein neuer Absatz nicht durch einen Rückzug von 5 Zeichen gekennzeichnet wird, sondern durch 3-4 Intervalle (anstelle der traditionellen zwei) vom vorherigen Absatz getrennt ist.

Der erste Absatz des Briefes muss ein einleitendes Kompliment enthalten. Wenn Sie diesen Adressaten zum ersten Mal anschreiben, ist es angebracht, mit dem Satz zu beginnen, dass es sich um einen bekannten Hersteller auf seinem Gebiet handelt. In einem Antwortschreiben kann ein einleitendes Kompliment Ihre Dankbarkeit für die erhaltene Korrespondenz zum Ausdruck bringen. Ein häufiges Kompliment in der Korrespondenz zwischen langjährigen Partnern ist ein Ausdruck der Dankbarkeit für die Unterstützung in einer Angelegenheit.

Die wichtigsten Punkte folgen. Der Haupttext sollte mit einem Kompliment enden. Dies könnte ein traditioneller Ausdruck der Hoffnung auf eine weitere Zusammenarbeit sein: „Nutzen Sie diese Gelegenheit, um noch einmal unsere Zusicherung unserer Bereitschaft zu einer weiteren für beide Seiten vorteilhaften Zusammenarbeit entgegenzunehmen“, „Wir freuen uns auf die Aussichten für unsere weitere Zusammenarbeit“ usw.

In der englischen Version des Haupttextes sind Namen, Adressen, Adressen, jedes Wort des ursprünglichen Namens des Unternehmens (Organisation, Institution), jedes Wort des Titels der Position, die Namen der Korrespondenzgegenstände (Vereinbarung, Projekt) aufgeführt usw.) werden mit Großbuchstaben geschrieben. Die Verwendung abgekürzter Formen von Modal- und Hilfsverben ist nicht gestattet.

SCHLUSSTEIL

Es sollte rechts, zwei Leerzeichen unterhalb des Haupttextes, platziert werden. Die abschließende Höflichkeitsformel sollte mit der Begrüßung übereinstimmen. Wenn der Brief mit einer Berufung beginnt "Lieber Herr" oder "Sehr geehrte Frau" Dann müssen Sie abschließend schreiben "Hochachtungsvoll"

Eröffnungsadressen "Lieber Herr." Und "Sehr geehrte Frau." Der letzte Satz entspricht "Dein." Beginnt der Brief mit einer formlosen Anrede, z.B. „Lieber William“ dann endet es mit einem freundlichen Satz, zum Beispiel: "Mit freundlichen Grüßen", oft mit dem Ausdruck kombiniert "Mit freundlichen Grüßen".

In den USA enden Geschäftsbriefe im Gegensatz zu Großbritannien oft mit diesem Ausdruck: „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“.

Unterschrift

Die Unterschrift sollte unter der endgültigen Höflichkeitsformel auf der rechten Seite des Blattes stehen.

In Deutschland ist es, anders als in den meisten Ländern der Welt, üblich, die letzte Höflichkeitsformel auf der linken Seite zu platzieren und dementsprechend auch die Unterschrift auf der linken Seite des Blattes zu platzieren.

Zwischen dem Autogramm des Verfassers des Briefes und der abschließenden Höflichkeitsformel wird manchmal, abhängig von den konkreten Umständen, der Name des sendenden Unternehmens platziert. Für Unterschriften stehen vier Felder zur Verfügung. Geschrieben wird es meist mit schwarzer Tinte und einem Füllfederhalter. Unterhalb der Signatur ist der Vor- und Nachname des Autors abgedruckt. Noch niedriger ist seine Position. Am Ende des Briefes kann ein Nachwort abgedruckt werden. Seine Bezeichnung ist bekannt: „ P.S.." Ein Nachwort wird hinzugefügt, um den Empfänger über wichtige Ereignisse zu informieren, die nach dem Verfassen des Brieftextes eingetreten sind. In manchen Fällen dient ein Nachwort dazu, einen wichtigen Punkt hervorzuheben. Es wird empfohlen, Postscript nur in Ausnahmefällen zu verwenden.

Manchmal enthält der Aufbau des Briefes verschiedene Arten von Anweisungen. Beispielsweise kann zwischen den Überschriften (Name und Adresse des Absenders) und dem Datum ein Verweis gesetzt werden. Die Referenz enthält die Initialen des Briefschreibers und/oder die Initialen der Schreibkraft. Der Link enthält in der Regel alphabetische und/oder numerische Bezeichnungen der Abteilung oder des Sektors des Absenders, der Fallnummer usw. In den USA wird der Link in der unteren linken Ecke des Blattes platziert.

Zwischen der Adresse des Empfängers und der Eröffnungsrede kann eine Angabe konkreter Personen eingefügt werden. Ein solcher Hinweis wird in einem Brief an ein Unternehmen (Organisation, Institution) verwendet, wenn der Absender möchte, dass der Brief von einer bestimmten Person oder Abteilung dieses Unternehmens gelesen wird. Ein Hinweis auf bestimmte Personen wird durch die Formulierung ausgedrückt: „Achtung von Herrn...“ oder „Zur Kenntnisnahme von Herrn...“). Die Bezugnahme auf bestimmte Personen kann unterschiedlich aussehen, zum Beispiel: Zu Händen von Herrn Smith-Stück Achtung: Mr. Schmied oder Achtung: Vertriebsleiter oder Zu Händen von Herrn Schmied oder Att.; Herr. Schmied.

Wenn der Brief mit einem Anhang – irgendwelchen Materialien oder Dokumenten – verschickt wird, wird in der unteren linken Ecke des Blattes unter der Bezeichnung der Position und des Autors ein Hinweis auf den Anhang platziert.

Das Wort „Antrag(e)“ wird zuerst geschrieben. („Anlage^)“). Rechts davon werden in derselben Zeile konkrete Anwendungen angezeigt, zum Beispiel:

Anhang: 1. Vereinbarung

Es werden verschiedene Arten der Anwendungsnotation verwendet:

Gehäuse(s) Zwei Gehäuse

Enc.(s) Encs.(2)

Enel. Enel.(2)

Ein Hinweis auf eine Bewerbung kann auch ein diagonaler Strich (/), eine horizontale Linie (-) oder eine Reihe von Punkten (...) am linken Rand gegenüber der Zeile sein, in der die Bewerbung erwähnt wird. Manchmal wird ein Anhang durch das Anbringen von Aufklebern sowohl am Anhang als auch an der E-Mail identifiziert. Darunter kann eine separate Zeile die Verteilung der Kopien anzeigen („Kohlenstoffmüll“, abgekürzt - „SS“ oder „s/s“) Zum Beispiel: s/s: Herr John Brown.