• Qué tipo de correspondencia de negocios se distinguen.
• ¿Qué reglas de la correspondencia comercial es importante para adherirse a.
• Qué características tiene una correspondencia comercial electrónica.

Mantenimiento correspondencia de negociossegún las reglas, uno de los componentes importantes del éxito profesional y en los negocios. La ignorancia de estas reglas, o su uso indebido en la práctica puede llevar a la pérdida de socios y clientes. Además, la correspondencia comercial precisa y competente es un componente importante de la imagen empresarial.

¿Qué tipos de correspondencia comercial se distinguen?

Correspondencia comercial: con socios, clientes, colegas, organizaciones, una de las actividades más importantes de cualquier empresa. Los gerentes, empleados de varios rangos reciben y envían cartas, propuestas comerciales, etc. Dependiendo de la forma, el contenido y el enfoque, cualquier correspondencia se divide en tales tipos:

• oficial;
• personal;
• interno;
• exterior.

Para cada uno de ellos hay requisitos separados para compilar y presentar. Los tipos más comunes de cartas oficiales de negocios:

• growty;
• comercial;
• letras, requisitos y solicitudes;
• refutación;
• felicidades;
• condolencias, necrólogos.

Teniendo en cuenta el hecho de que hoy la mayor parte de la correspondencia comercial se lleva a cabo en forma electrónica, hay patrones y formas preparados para cualquier tipo.

Arte de una carta de negocios

Cada texto es un mecanismo para el impacto en el destinatario. Si no funciona, significa que ha violado las reglas de ensamblaje: no tomaron esos detalles, no estaban tan compuestos. Para obtener del destinatario de lo que desea, debe recoger los hechos correctos, declararlos correctamente y hacerlo "con la cara correcta", el deseo de aceptar su oferta del destinatario del destinatario. ¿Cómo hacerlo?

Hechos. Sucede que los argumentos racionales que pueden convencer al destinatario se pierden en una presentación diversa de pensamientos diversos, a veces extraños. Pero es necesario construir una estructura, y la letra se vuelve clara y convincente, incluso si nada se cambia en sentido. El pensamiento principal (a menudo es una motivación a la acción) se trata al principio, debe ser inmediatamente saludable. La siguiente es una lista de argumentos (cada uno marcado con una cuerda roja y está en cursiva) con ilustraciones brillantes (explicaciones). Al final, se repite una llamada a la acción. Firma. La edición no dura se convierte en un mensaje asqueroso y no demasiado distinto "en el pueblo del abuelo" de la historia de Chekhov "Vanka" en una tentación bien argumentada de su abuelo.

Imagen del remitente. Desde cómo aparece el remitente de la carta, depende una respuesta. En la carta puedes ser un funcionario, y puede ser un hombre. A veces, la primera es beneficiosa, y a veces, la segunda. Digamos que si alabemos al destinatario, es mejor usar un estilo personal (escribir de nosotros mismos, para informar su actitud hacia los hechos, hablando igual). Gracias a esto, el destinatario descubrirá no solo que esté bien hecho, sino también lo que usted tiene sobre él una buena opinión. Regañan, por el contrario, mejores frases formales, esperando hechos desnudos. Este consejo en una presentación algo extendida se parece a esto: en lugar de "usted un tonto", debe escribir "Signos de la presencia de la mente del lector no detectados".

En la correspondencia moderna, a menudo vamos al caso de inmediato, omitiendo "conversaciones sobre el clima" entre el saludo y la frase del título. Parecería, una oración corta opcional no tiene una gran carga de sensación. Pero es precisamente el primero en resultar ante los ojos del lector, por lo tanto, establece el tono a la letra y determina qué ojos el destinatario verá el resto. Aquí hay algunos ejemplos, donde comenzar su mensaje a subordinar y socios, persiguiendo diferentes objetivos.

1. Para dar un peso: "Teniendo en cuenta que el proyecto A está en el control personal del gobernador regional, recordamos".
2. Para establecer relaciones cálidas con una compañía desconocida: "Al aprender que su empresa, como nosotros, es un patrocinador del concurso de KVN Siberia, decidimos ofrecerle primero".
3. Para obtener ayuda: "Olya, ¡eres tan genial y, lo más importante, lo hiciste profesionalmente! Creo que, como experto, puedes ayudarme ".
4. Para movilizar a los subordinados: "Felicidades, ya el viernes. Queda por pasar las oficinas en el presupuesto, y usted puede relajarse ".

5 primeras frases terribles que matarán tu carta.

La compañía estadounidense HubSpot descubrió lo que las primeras ofertas no están inspiradas por el lector, pero, por el contrario, te hacen quitar la letra. Averigüe qué son las frases, y nunca las use al principio de la correspondencia.

Reglas generales para la correspondencia comercial.

La reputación de su empresa es indirectamente dependiendo de cómo se decore y escriba la carta de negocios. Se puede decir que para la formación de una imagen exitosa de la compañía y la formación de su reputación, es necesario cumplir con los empleados de las reglas de correspondencia comercial tanto para la comunicación externa como la interna.

Letra en blanco. Será correcto usar los espacios en blanco decorados en la identidad corporativa en los que están presentes los detalles. Bajo el estilo es consciente de la presencia de un logotipo, el uso de una fuente especial, que indica todos los datos de contacto y el nombre completo de la organización.

Diseño de página. Al hacer una carta de correspondencia comercial, se usan campos (campo izquierdo - 2 cm, derecho - 1 cm, sangrías superior e inferior - 2 cm). Si la letra incluye varias hojas, la numeración debe estar presente en ellas (se coloca en la parte superior de la hoja en medio).

Estilo. Las cartas de negocios se escriben en un estilo oficial-negocio, que implica una breve descripción de la esencia de la carta, la precisión de la redacción y el uso de sellos y revoluciones estándar. Además, la correspondencia comercial tiene una regla: un problema es una letra.

Estructura de texto. La carta estándar de correspondencia comercial incluye tres partes:

1. Apelación al destinatario.
2. Entrada (objetivos de la letra).
3. Parte principal.
4. Resumen.

Reglas de correspondencia comercial en inglés.

El registro de la correspondencia comercial en inglés se realiza de acuerdo con los requisitos generales:

1. El texto se distribuye bajo párrafos sin el uso de una cuerda roja.
2. La esquina superior izquierda al escribir la letra debe contener los datos personales del remitente (nombre completo o el nombre de la organización y su dirección).
3. A continuación se muestra el nombre del oponente, o el nombre de la empresa del destinatario con la dirección que indica (en la nueva línea).
4. La fecha de escritura se indica a continuación para tres líneas, o desde arriba en la esquina derecha.
5. La mayor parte de la letra se coloca en el centro de la hoja.
6. La idea principal es mejor comenzar con la razón por la razón de la apelación: "Estoy escribiendo ..."
7. La letra estándar debe completarse por la expresión: "Tuyo sinceramente" en caso de que sepas el nombre del destinatario; "Tuyo fielmente" - si no.
8. Saltando cuatro líneas después de la gratitud, especifique su nombre y posición.
9. La firma se encuentra entre el nombre y el saludo de arriba.

"Idioma" de correspondencia comercial.

Se presentan requisitos especiales a la correspondencia comercial. En primer lugar, las letras no deben contener color emocional. Deben ser los más restringidos, concisos y precisos. La construcción de texto lógica y consistente reemplaza completamente la emocionalidad. Interdomitia, decreciando palabras, abreviaturas que no están en la lista de generalmente aceptadas, todo esto debe evitarse en la correspondencia comercial.

Una de las condiciones importantes para escribir la carta es la precisión del significado que representa su valor práctico.

El siguiente criterio importante es la declaración lógica del texto. Las palabras no deben ser sujetas a una doble interpretación: puede cambiar el significado del contenido en la letra y darle tonalidad no deseada.

El objetivo principal de cualquier documento de negocios es persuasión en expresar un cierto punto de vista. . Las principales reglas por escrito y elaborar un documento, la nota de la oficina o la escritura son la alfabetización, la argumentación, la apelación correcta, la exactitud de la información y el número suficiente de evidencia.

A continuación se presentan varias reglas para escribir cartas comerciales:

Usando la pronogación. En la correspondencia comercial, se debe evitar el reflejo de las emociones personales y las percepciones. La información comercial se transmite tradicionalmente utilizando formularios estándar. Como regla general, en el curso de tal correspondencia, se expresan los intereses de toda una empresa, y no es una personalidad separada, por lo tanto, la apelación proviene de un plural. Y, a pesar del hecho de que esto implica el uso de pronombre "nosotros", debe evitarse utilizando las formas verbales apropiadas.

Formas de compromiso. En la correspondencia comercial, debe usar un depósito estratificativo. Tales apelaciones tienen un aspecto más suave. Por ejemplo, si reconstruye la frase: "No cumplió con el trabajo de reparación", las palabras "El trabajo de reparación previsto en el contrato no se cumplió," entonces es posible afirmar el hecho de que no se realice el trabajo del trabajo sin la nominación. cargos directos. Es decir, el hecho de la violación se especifica, pero no se especifican los perpetradores específicos que facilitan el tono de la letra más suave.

El depósito real se utiliza al determinar el objeto en la letra, que sirve como iniciador de ciertas acciones. Por ejemplo, el departamento legal proporciona una explicación ... ". Cabe señalar que estas propuestas utilizan una forma en tiempo real.

El uso de la promesa de sufrimiento determina la naturaleza de la letra. Tales formas le permiten establecer un enfoque en un evento específico, y no en los intérpretes de acción (propuesta enviada, el informe recibido). Aplique un depósito estratificativo y, si se evidencie el objeto (se determina la fecha de la reunión).

Forma de la forma del verbo. Si es necesario centrarse en la acción de repetición constantemente, los verbos en la forma inacabada se utilizan para describirlos (los expertos violan regularmente la línea de tiempo). Si es necesario asignar la finalización del proceso, se aplica la vista perfecta de los verbos (las patrullas han comenzado a llevar el servicio).

La introducción de acentos. A pesar de que, en la mayoría de los casos, la correspondencia comercial es neutral, en algunos casos se requiere un enfoque adicional en ciertos puntos. Para esto, los giros de introducción se utilizan mitigando la frase. (Si recorta la frase ", envíe la documentación que tiene", a medida que le envíe la documentación que aparentemente esté en usted ", entonces el grado de voltaje se reduce significativamente en él, y es más adecuado para los requisitos del negocio. Táctica de correspondencia).

Al escribir cartas de negocios, también es necesario prestar atención a una actitud respetuosa hacia el oponente. Por lo tanto, si la frase "No estamos interesados \u200b\u200ben su oferta" para reemplazar con "Desafortunadamente, actualmente no estamos interesados \u200b\u200ben su oferta", está exento de una rigidez innecesaria que no es apropiada en la correspondencia comercial.

Las estructuras introductorias también son un componente importante de la carta de negocios, ya que no están tan secas. De acuerdo con las normas de la etiqueta empresarial, la frase "solicitud para compilar, si es posible, sus nociones expertas sobre la calidad de nuestros materiales" serán apropiadas. Los diseños introductorios son una buena herramienta para reducir la categoría, las manifestaciones de respeto y la atención, así como las expresiones de tono benevolente. Su uso le permite expresar el pensamiento, no asistió al orgullo del oponente.

Etiquette de correspondencia de negocios: 5 consejos, cómo hacer una buena impresión desde lejos

1. El tiempo de respuesta en la carta demuestra su interés en la cooperación de la comunicación. Debe responder a las letras del negocio por el menor tiempo posible: minutos, horas, un máximo del día. Si hay razones objetivas para un retraso, envíe una carta y escriba que recibieron un mensaje y responderán pronto. Para organizar corremente prioridades, debe prestar atención a las marcas apropiadas en la carta del oponente, "importancia", "Tema", etc. La presencia de tales marcas indica lo importante que es su respuesta.

Un retraso de respuesta es una alta probabilidad de perder al cliente. Si es posible, responda inmediatamente. "Para más tarde," Deje solo letras, la respuesta a la que se pasa a tiempo. Aprender a predecir el comportamiento de las personas y una gran negociación lo ayudará en la escuela del Director General.

2. Apelación personal. La apelación personal es preferible porque es una manifestación de respeto al destinatario.

El uso de la apelación personal es una de las reglas obligatorias de la correspondencia comercial. La orientación personal es una demostración de respeto por la individualidad, y la buena voluntad. Además, para que resaltes su carta de la masa gris de las respuestas de la plantilla.

3. Exprese las palabras de apreciación (para la apelación). La apreciación, expresada en la carta, es una expresión peculiar de gratitud por la elección del oponente, o al cliente a favor de su empresa. Una respuesta escrita que comienza con las palabras "Gracias por su carta" demuestra al oponente que es valioso para usted. Tal tono de la carta de negocios es correcta, ya que refleja una posición constructiva. Por ejemplo:

Una expresión de gratitud por la confianza en su negocio se realiza al comienzo de las letras utilizando tales estructuras:

• Gracias por su interés…;
• Gracias por su carta ...;
• Gracias por contactarnos ...;
• Gracias por elegir en nuestra empresa ...;
• Agradecido a usted por su interés ...

4. Finalización positiva. Diseños plegables: garantizados para ingresar la atención del oponente después de la familiarización con la letra. Por lo tanto, es deseable solucionarlo en este formato una actitud positiva de la correspondencia comercial y crear un estado de ánimo positivo en el socio de correspondencia y el deseo de continuar la comunicación. Por ejemplo;

por último, lo que permanece a la atención del destinatario al leer su carta. Asegure la atmósfera emocional y positiva de la comunicación empresarial en las últimas frases. Crea un buen humor del destinatario, para que él quería hablar contigo otra vez. Por ejemplo:

Siempre terminando con la letra, cree una actitud positiva hacia el oponente para continuar la comunicación. Para estos fines, puede utilizar los diseños:

• Estamos encantados de cooperar;
• Listo para responder a sus preguntas;
• En caso de problemas, contacte;
• Esperamos la cooperación mutuamente beneficiosa;
• Estamos encantados de ayudarte;
• Atentamente.

5. Firma y bloqueo de contacto. Un empleado que lidera una correspondencia comercial debe tener una idea que está presente "en el otro lado del monitor". En otras palabras, se necesita información sobre el nombre del nombre, las posiciones y los datos de contacto del oponente:

1. El nombre (apellido): proporciona la posibilidad de circulación personal;
2. Posición: proporciona a un oponente comprensión del nivel de competencia.
3. Coordenadas: contribuyen a la aparición de canales de comunicación adicionales.

Para optimizar el trabajo con la correspondencia comercial, el bloqueo con la información de contacto se realiza mejor en la configuración estándar. Esta unidad debe estar presente en las cartas a socios, colegas y clientes como un símbolo de actitud profesional hacia los negocios.

Reglas de correspondencia de negocios electrónicos

Grigory siazonenko, Director General de la Empresa de Protección de Información CJSC, Moscú

1. Use el botón "Responder a todos". Si varias personas participan en la correspondencia, debe responder a todos, y no solo al remitente del último mensaje.

2. Siempre especifique el sujeto de la letra. En la mayoría de los casos, el destinatario solo ve el título de la nueva letra. Más tarde, la información en el campo "Tema" ayuda a encontrar y ordenar los mensajes. En el título, puede usar las palabras de la etiqueta, por ejemplo, "¡IMPORTANTE!", Pero solo si realmente corresponden al contenido de la letra (sin embargo, es más conveniente simplemente presionar el botón "importancia", que está en total Los programas postales populares, y la marca aparecerá junto al campo "Asunto"). Hace una sola forma de redacción y se adhiere a él todo el tiempo. Tenga en cuenta que hoy en día muchos usan filtros automáticos para ordenar la correspondencia. Por lo tanto, el título debe ser elegido para que pueda "leer" y el automóvil.

3. La carta debe ser breve y estructurada. Luchar por la máxima transparencia del significado y la claridad de la presentación, comparta detalles significativos y secundarios. En su interés, de modo que después de la lectura de una sola vez de la carta de negocios, fue fácil entender tanto la esencia del problema como la historia de la pregunta, el significado de las propuestas y la naturaleza de las acciones esperadas del destinatario. Materiales adicionales (documentos, tablas, fotos) es mejor enviar como un archivo adjunto para no inflar el texto del mensaje; Al mismo tiempo, en la letra necesita especificar qué se envía los archivos que envía.

4. Ser educado. En cualquier letra, debe haber un lugar para saludo, manejo y firmas (puede habilitarlo agregando automáticamente a cualquiera de su publicación). También es necesario realizar acentos semánticos y emocionales, evitar el estilo de telégrafo. Incluso si la correspondencia se aplica a un problema agudo o en conflicto, se adhiere al tono respetuoso. Después de todo, es importante en la empresa no insultar, y encontrar una solución. Restricción y cortesía - buenos ayudantes en esto.

5. ¡Las letras deben ser respondidas! Y puntualmente. El malentendido de esta verdad básica conlleva muchos malentendidos. El remitente debe saber que la letra se lee y después de un tiempo puede esperar una respuesta significativa. No es necesario confiar completamente en las máquinas de contestación y notificaciones automáticas, escriba una frase corta de usted mismo. Para algunas letras, por el contrario, no necesita responder. Primero, en el lugar donde se encuentra su dirección en el campo "Copiar": el remitente quiere que sepa la correspondencia con otra persona. En segundo lugar, en aquellos donde su dirección no es en absoluto: esto significa que el autor de la carta agregó sus coordenadas en el campo "Copia oculta", es decir, tiene la intención de familiarizarlo con el reproche secretamente del destinatario directo del mensaje. .

6. No elimine el texto de la letra a la que responde. Es posible que su respuesta le relleará tiempo después del tiempo, tal vez incluso en unos pocos años. Muchas empresas ya operan sistemas de archivo de correo electrónico. Por cierto, en países donde un correo electrónico de un funcionario de la Compañía se reconoce como un documento legalmente significativo, el almacenamiento a largo plazo de la correspondencia es el requisito de la ley. Aún no tenemos tal cosa, pero la práctica supera los ajustes escritos. Mira cada letra que escribes, los ojos del destinatario. Esta es la regla básica de la correspondencia comercial. Si lo sigue, los destinatarios comenzarán a asignar sus mensajes de la secuencia.

7. Escribe de manera competente. Los errores individuales hechos en la carta son ofensivos para el destinatario, porque se perciben como una manifestación de apresurados o negligencia. Y múltiples errores indican el bajo nivel cultural del remitente, así como, ya que pronto habla de la correspondencia comercial, representan en la luz no rentable y la compañía donde trabaja el remitente.