El proceso de implementación de los sistemas ERP se divide condicionalmente en 7 etapas: trabajo organizativo, encuesta empresarial, elección de la metodología de automatización, diseño del sistema, implementación del software en los lugares de trabajo de los empleados, lanzamiento del sistema a la operación comercial, mantenimiento.

Proponemos considerar el procedimiento para implementar ERP con más detalle.

yo etapa organizativa

El trabajo en el proyecto de implementación de ERP en la empresa comienza con definición de metas y objetivos. No debe ser la automatización por el bien de la automatización: el cliente debe saber claramente qué efectos comerciales quiere lograr al final.

En la etapa preparatoria, también es necesario formar un grupo de trabajo del lado del cliente. Debe incluir:

• Supervisor (preferiblemente de entre los altos directivos de la empresa). Esta persona debe estar bien versada en todos los aspectos de la empresa y la organización de los procesos comerciales. Además, el administrador del proyecto de implementación de ERP debe poder tomar decisiones exclusivas sobre cualquier problema que surja.
• Especialistas responsable del cumplimiento del sistema con los requisitos de la legislación vigente y las normas corporativas. Esta categoría incluye: director ejecutivo, jefe de contabilidad, jefe de servicio de TI.
• Jefes de todos los departamentos quién trabajará en el sistema ERP. Sus tareas incluirán asesorar a los implementadores en la etapa de estudio de los procesos comerciales de la empresa y organizar el trabajo de los departamentos al finalizar el proceso de automatización.
• Especialista general en TI . Su área de responsabilidad será el soporte técnico del proyecto.

Si desea que un sistema de automatización de fábrica brinde resultados comerciales tangibles lo antes posible, debe asegurarse de que los empleados lo usen de la manera más activa y eficiente posible. Para ello, el personal debe estar capacitado para trabajar en ERP y controlado estrictamente en la etapa inicial de operación. Estas responsabilidades también recaen sobre los hombros de los representantes del grupo de trabajo.

Además, en la etapa organizativa, es necesario determinar las fuentes de financiamiento y la empresa integradora.

II etapa de la encuesta empresarial

Una vez finalizado el trabajo organizativo, se lleva a cabo un examen de los procesos comerciales de la empresa. Este procedimiento es necesario para determinar con precisión el tiempo y el costo del trabajo de implementación. Dependiendo de la escala del proyecto y las tareas establecidas, el integrador de TI puede ofrecer al cliente una de las 2 opciones de encuesta:

• examen expreso. Se lleva a cabo dentro de 1,5 a 2 meses. Con base en sus resultados, se elabora un documento "Análisis del anteproyecto". Refleja las características de la contabilidad automatizada y una lista de tareas que deberán resolverse en el proceso de implementación.
• examen completo . Se lleva a cabo dentro de 3-5 meses. Sobre la base de los resultados de un examen exhaustivo, se redactan los "Términos de referencia", se desarrollan los procesos comerciales para la contabilidad automatizada y se describe una lista de las mejoras de software necesarias.

La elección de la opción de encuesta está determinada por la metodología de implementación de ERP preferida.

III Elección de la metodología de implementación del ERP

La implementación de soluciones ERP en la plataforma 1C:Enterprise se puede llevar a cabo de acuerdo con uno de los 4 escenarios:

• servicio de suscriptor . La empresa integradora realiza un estudio exprés de la empresa, elabora un plan de implantación ERP ampliado y, en base a él, determina el coste máximo posible del proyecto. Este costo está especificado en el contrato, allí también se fija el costo de una hora de trabajo del programador-implementador. El plan general de trabajo se divide en meses. En función del número de horas de trabajo, se determina el tamaño del presupuesto mensual. En el contrato también se incluye un monto de pago fijo.
• Tecnología de implementación por fases . Esta metodología de implementación de ERP implica un estudio completo de la empresa, la definición de todos los procesos comerciales automatizados y la preparación de especificaciones técnicas. Los términos de referencia reflejan: el volumen de mejoras a la configuración estándar del programa, una lista completa de trabajos desglosados ​​en etapas fijas, el tiempo y el costo de cada etapa de implementación del ERP. La principal desventaja de esta tecnología es la rigidez. Hacer el más mínimo ajuste al proyecto implica un cambio en los términos de referencia: una revisión del tiempo y el costo de realizar las etapas individuales del trabajo.
• Tecnología de resultados rápidos . El algoritmo de implementación de ERP es aproximadamente el mismo que para los servicios de suscripción. También se realiza una encuesta exprés, se calcula el costo máximo del proyecto, se estima la hora de trabajo del programador. El pago también se realiza una vez al mes, pero no a una tarifa fija, sino de acuerdo con la cantidad de horas realmente dedicadas a los programadores. No existen planes de trabajo estrictamente regulados para un mes, una semana: la lista y la secuencia de tareas pueden variar según las necesidades reales de la empresa. La flexibilidad es una ventaja indudable de la tecnología de resultados rápidos. Puede incluir procesos comerciales adicionales en el proyecto en cualquier etapa y sin largas aprobaciones. El único inconveniente de este esquema de implementación es la falta de definición del cronograma de implementación del proyecto.
• Llamadas únicas . La instalación del programa en los lugares de trabajo de los empleados y la automatización de los procesos comerciales se llevan a cabo en la medida de lo posible por parte del cliente. La empresa compra una caja y todo el trabajo de implementación se lleva a cabo de acuerdo con el escenario de llamadas únicas.

IV Diseño de un sistema ERP

De acuerdo con los resultados de la encuesta empresarial, se determinan los requisitos funcionales para los módulos clave del sistema, la necesidad de cargar datos iniciales y establecer un intercambio con el software que ya está en uso. Los principales procesos comerciales de la empresa están diseñados en el sistema, la funcionalidad estándar se mejora para adaptarse a las características específicas de la empresa.

V Implementación de un sistema ERP en una empresa

El software se instala en los lugares de trabajo de los empleados. Se configuran los derechos de acceso y los informes. Carga de datos de trabajo e información de referencia del sistema antiguo, archivos de Excel, etc.

VI Puesta en operación comercial del sistema

"1C: ERP Enterprise Management 2" es una solución de software moderna para construir sistemas automatizados para administrar las actividades de empresas y empresas. El bajo costo de propiedad y la posibilidad de obtener un efecto económico significativo estimula a las empresas a utilizarlo. Pero la necesidad de introducir sistemas de control automatizados a veces causa preocupación entre la dirección de la empresa. Es bueno si la empresa cuenta con especialistas experimentados que ya han implementado ERP en sus trabajos anteriores o tienen experiencia en su uso. Pero todavía hay pocos de ellos en el mercado laboral. Por lo tanto, los gerentes que resuelven los problemas de mejorar la eficiencia de la empresa y cuyos intereses se ven directamente afectados por la automatización de los sistemas de control se hacen preguntas: ¿cómo abordar la implementación y cómo entender un "juguete informático" complejo?

En primer lugar, debe entenderse que la introducción de un sistema de gestión ERP automatizado en la plataforma 1C es, aunque técnica y organizativamente compleja, pero sigue siendo un PROYECTO, es decir, se le aplican los cánones generales de gestión de proyectos. ¿Cuáles son sus características?
En primer lugar, el objeto de la automatización es el sistema de gestión empresarial: es algo virtual, ya que consta de instrucciones, normas, reglamentos, reglamentos, así como la experiencia del personal. Esto complica todo en el proyecto: planificación, modelado, implementación, gestión de proyectos.

En segundo lugar, la implementación de ERP es una simbiosis compleja de personas y tecnología de la información, y el éxito del proyecto depende del factor humano más que del componente técnico. Pero si tiene una empresa exitosa, si ha llevado su producción al nivel de los estándares internacionales, ¡la implementación de 1C:ERP depende de usted!

Al mismo tiempo, para que el proyecto de implementación 1C: ERP se implemente con éxito, es necesario comprender sus detalles antes del inicio del trabajo.
El término ERP significa literalmente el sistema de planificación de recursos de una empresa. Sus componentes están diseñados tanto para automatizar las operaciones diarias de los procesos comerciales internos como para respaldar la interacción con las contrapartes comerciales, para ayudar a la alta dirección y los propietarios de la empresa. El sistema 1C:ERP ayuda a formar e implementar la estrategia de la empresa.

Pasemos a las imágenes e imaginemos un sistema de soporte vital en las difíciles condiciones del "espacio abierto de las grandes empresas". Todos los sistemas funcionan como un reloj. Pero esto no es suficiente. El monitor de gestión debe recibir periódicamente información sobre el estado actual del negocio y sobre las desviaciones de la dirección estratégica del movimiento. Es deseable resolver la mayoría de los problemas menores automáticamente "en el acto" y no cargar al administrador con esto, es decir, librarlo de los problemas actuales.

Entonces, el propietario podrá concentrarse solo en la formación de la estrategia de desarrollo de la empresa y el control sobre su implementación. Esto demuestra la importancia de los sistemas integrados de gestión para la gestión de la empresa.

Pasemos ahora al equipo de ejecutantes, ya que a menudo son los participantes del proyecto los que provocan la mayor ansiedad de la dirección. Por lo tanto, el requisito principal para la empresa ejecutora del proyecto es tener experiencia exitosa en la implementación de 1C: ERP, es deseable tener un conocimiento experto en el área temática de trabajo del cliente.

La mejor opción es si el contratista tiene un equipo de proyecto experimentado. Antes del inicio del proyecto, puede solicitar un resumen de estos especialistas, si es necesario, realizar entrevistas con ellos.

Los especialistas experimentados que han implementado varios proyectos podrán identificar, clasificar y resolver problemas mucho más rápido que "su propio" especialista que trabaja en los procesos comerciales existentes. La necesidad de especialistas durante la implementación de los sistemas ERP es máxima, y ​​en las etapas de operación industrial ya se reduce al nivel de trabajo episódico.

Motores de un proyecto exitoso
Participación en el proyecto del primer jefe.

Si la primera persona de la empresa participa activamente en la preparación e implementación de la implementación de 1C: ERP, entonces asegura la creación de condiciones para lograr los objetivos estratégicos y motiva al personal y al equipo del proyecto para el éxito.

Descuidar la participación del primer gestor en el lanzamiento del ERP puede ser uno de los problemas importantes a los que hay que enfrentarse en el proceso de implantación. Esto parece la retirada del liderazgo de tomar decisiones clave sobre el proyecto. Y debido a esto, el equipo del proyecto carece de autoridad, los participantes no quieren asumir la responsabilidad por sí mismos o resuelven las tareas de construcción exclusivamente en interés de "su" unidad, los objetivos estratégicos se desdibujan.

Formación, organización del trabajo y motivación del equipo de proyecto

Aquí hay un ejemplo de una estructura típica de equipo de proyecto.

El equipo de proyecto puede consistir en grupos de trabajo conformados de acuerdo a las áreas de negocio, y conformado tanto por especialistas del contratista como por empleados responsables del cliente. Administra un equipo de proyecto, como una junta de gestión de cambios.

Por lo general, el presidente de la junta es el propietario del negocio o el llamado patrocinador del proyecto: el gerente superior más alto, el administrador de recursos. Los grupos de trabajo están encabezados por gerentes de línea. Los usuarios funcionales y los especialistas en TI están invitados a los grupos de trabajo del lado del cliente.

Si se establece una relación de trabajo confiable entre los especialistas del contratista y los usuarios funcionales del sistema, los participantes del proyecto podrán hacer frente a todas las dificultades, comprender las causas de los errores y eliminarlos. Si los empleados del cliente no están motivados para participar en la implementación, entonces la interacción puede reducirse a buscar errores en el trabajo de los especialistas del contratista y sabotear su corrección, lanzándose tareas entre ellos en busca del "extremo".

Profesionalidad del director del proyecto.

En un proyecto de implementación de 1C:ERP, un gerente de proyecto (PM) efectivo es uno de los principales factores de éxito. Su tarea es lograr resultados organizando el trabajo de otras personas. Esto es especialmente cierto para el director del proyecto por parte del cliente. Al elegirlo, le ofrezco al cliente:

Use un recurso interno: elija un empleado que ya haya implementado algunos de sus proyectos gracias a su energía y habilidades organizativas;

Busque en el mercado un gerente de proyecto con experiencia (o implementación de un sistema similar).

Dado que el proyecto de implementación de sistemas ERP es tecnológicamente complejo, la tarea del RP es formar un equipo de proyecto que incluirá personas técnicamente capacitadas en las que él confíe. Por cierto, mucho depende de la personalidad del gerente del proyecto, su capacidad para unir y organizar el equipo del proyecto.

Elección de la empresa implementadora adecuada

Para no equivocarse en este asunto, le aconsejo que preste atención a la experiencia de diseño del solicitante. Para esto vale:

Averigüe la cantidad y el estado de los proyectos implementados, incluidos los de su industria;
. familiarizarse con las revisiones de empresas donde el solicitante llevó a cabo implementaciones similares;
. leer los currículos de los miembros del equipo del proyecto de la potencial empresa ejecutora;
. discutir la posibilidad de una conversación personal con cada especialista;
. comprobar la existencia de un sistema de gestión de la calidad documentado.

Se debe tener en cuenta un matiz más. Dado que el proyecto de implementación de 1C: ERP implica una estrecha interacción y, literalmente, los especialistas del contratista se adaptan a los problemas del cliente, el tema de la confianza en el equipo de ejecutores es muy relevante.

Implementación de sistemas ERP

Planificación de recursos empresariales (ERP), que en traducción significa sistemas de información de planificación de recursos empresariales, se han convertido durante mucho tiempo en un área de actividad común para empresas medianas y grandes. La introducción de redes de información tiene como objetivo mejorar la eficiencia de los procesos comerciales, que son el suministro, la comercialización y la producción. La introducción de esta tecnología afecta significativamente el aumento de la productividad de la empresa en su conjunto. Pero ERP no es solo la automatización de los procesos de negocio, también es la automatización de funciones de gestión como la planificación, el control y la contabilidad.

El sistema ERP es radicalmente diferente del conocido programa Microsoft Office, que funciona igual en todas las computadoras. Funcionalidad del sistema ERP depende directamente de una definición clara de la tarea de una empresa en particular y su ajuste a estas tareas. El beneficio total de usar este sistema se logra solo si está diseñado y configurado correctamente, lo que ayudará a que el negocio sea más manejable en el futuro.

Característica distintiva del sistema ERP de otros sistemas radica en el hecho de que ayuda a recopilar datos sobre las actividades de la empresa y solo sobre la base de la información recopilada, el sistema podrá analizar los datos. Una característica importante de este sistema es que las transacciones comerciales en el sistema se registran solo una vez, y podemos analizar de inmediato su impacto en las actividades de la empresa de acuerdo con los informes recibidos.

El sistema de información de planificación de recursos empresariales es un sistema bastante desarrollado y sus funciones están en constante desarrollo y mejora, pero, sin embargo, sucede que después de que el sistema ERP se ha implementado en una empresa en particular y todos los métodos de implementación se han utilizado correctamente, el las empresas de gestión aún no logran obtener un control completo de la información sobre las actividades de la empresa. Y lo más interesante, no pasa nada significativo, sino todo lo contrario, todo sigue igual. ¿Cuál es el problema aquí? Puede haber muchos factores que inciden en el funcionamiento incorrecto de un sistema ERP. Esto puede ser, por ejemplo, ejecución incorrecta de documentos primarios, fallas y violaciones en la política de ventas, la presencia de exceso de existencias en la empresa. Incluso es posible que muchas empresas, después de la introducción de un sistema ERP, lo rechacen, debido al hecho de que supuestamente responde de manera inadecuada e inoportuna a las tareas que se le asignan. Pero este es el caso no solo en nuestras empresas, hay evidencia de que en Occidente la proporción de implementaciones exitosas del sistema ERP en las empresas representa menos del 50% de los casos.

Pero, ¿por qué un porcentaje tan grande de implementaciones de sistemas ERP no tienen éxito? Si analizamos las implementaciones fallidas de un sistema ERP, queda claro que uno de los principales factores de las implementaciones fallidas es una violación del principio de diseño de sistemas de control automático ( ACS). Existe la opinión entre los especialistas de que los proyectos de implementación de sistemas de control automatizado no dan resultados positivos debido a que al diseñar estos sistemas no se tiene en cuenta la estrategia de desarrollo del negocio, los procesos de negocio se reprograman con demasiada frecuencia.

Cabe destacar los siguientes errores:

1. Al diseñar un sistema ERP, no se tiene en cuenta la estrategia de desarrollo posterior de la empresa.

Como muestran los análisis, este es el principal error al implementar un sistema ERP. Veamos por qué sucede esto. En los últimos años, la economía y los diversos sectores económicos en los que operan las empresas han cambiado significativamente y continúan cambiando constantemente, en este contexto es imposible configurar correctamente el sistema de información, ya que no podrá tener en cuenta posibles cambios en las actividades de la empresa en el futuro. Un ejemplo de esto es el hecho de que las empresas que operan en la industria del petróleo y el gas han retirado todos los activos secundarios, mientras que la información sobre estos activos era una parte importante del ACS. Otro ejemplo: las empresas que operan en el campo de la metalurgia han reducido casi a la mitad el número de sus empleados, lo que afecta la cantidad de lugares automatizados, que tampoco se pueden tener en cuenta al implementar sistemas ERP. Sobre la base de todo esto, queda claro que es necesario mejorar y modernizar de alguna manera los sistemas de planificación de recursos empresariales para que en el futuro sea posible tener en cuenta todos los indicadores cambiantes. De lo contrario, la introducción de sistemas ERP se convertirá en una especie de carga para las actividades correctas y productivas de la empresa. Pero ahora es posible implementar un sistema ERP con todas las funciones en las empresas, pero este es un proceso largo y puede llevar de 3 a 5 años. Para no repetir errores en el futuro, es necesario diseñar y pensar la estructura y la escala de las actividades de la empresa con al menos tres años de anticipación. Pero aquí, nuevamente, con un pronóstico incorrecto de las perspectivas de las actividades de la empresa en el futuro, es posible que se produzcan grandes pérdidas y gastos, por ejemplo, para la compra de equipos adicionales para sistemas ERP, lo que genera gastos imprevistos para pagar el tráfico de Internet. A pocas personas les resultará agradable cuando, después de cierto tiempo, se plantee la cuestión de transferir un sistema ERP existente a otra plataforma.

También se deben tener en cuenta constantemente otras áreas de desarrollo comercial: esta es la expansión de la práctica de producción a pequeña escala y la organización de sucursales, y una reducción significativa de las existencias de reserva y un control más estricto de los tiempos de entrega. Al llevar a cabo todas estas medidas, aumenta la carga en el rendimiento del sistema ERP, del cual depende la puntualidad y la eficiencia del registro de las transacciones comerciales, de lo contrario, cualquier dato recopilado mediante este sistema será ineficaz.

2. Diseño de sistemas de información “de abajo hacia arriba”.

Es posible establecer correctamente los objetivos de la empresa y las perspectivas para su posterior desarrollo exitoso solo utilizando el método de diseño de arriba hacia abajo. La práctica demuestra que la creación de un sistema de gestión de la información eficaz es costosa, ya que es casi imposible tener en cuenta todo el flujo de información que aparece en la empresa. Por lo tanto, al diseñar un sistema ERP, cada desarrollador enfrenta el problema de pasar de obtener la cantidad total de información a un cierto límite. La tarea principal en el diseño de un sistema ERP es la elección de la dirección significativa principal para la toma de decisiones de gestión eficaz. Dado que la empresa recibe diariamente grandes cantidades de información de diversos contenidos, el diseñador debe seleccionar solo la información más significativa e importante de todo este flujo de información. Naturalmente, cada empresa tiene sus propias necesidades de soporte de información. Por lo tanto, el diseño correcto de un sistema ERP significa, en primer lugar, la selección de información que es importante para las capas superiores de gestión, y solo luego el diseñador desciende. Este método está diseñado principalmente para obtener información crítica que necesita la alta dirección. Pero como muestra la práctica de diseñar sistemas ERP, los diseñadores, sin entrar en detalles sobre la importancia de la información entrante, ingresan mucha información innecesaria y redundante en el sistema, lo que aumenta el costo del sistema de control automatizado. Como resultado, debido a la insuficiencia e integridad de la información recibida, la gestión de la empresa se resiente. Y la dirección de la empresa recibe ingentes cantidades de información sin analizar, lo que ralentiza significativamente el proceso de toma de decisiones gerenciales, hay muchos ejemplos de esto. Para que una empresa no reciba información redundante e ineficiente al diseñar e implementar un sistema ERP, lo que requiere costos significativos, es necesario tener en cuenta los objetivos de la empresa al diseñar un sistema ERP y, con base en esto, determinar correctamente el tipo y naturaleza de la información recibida por la empresa.

3. Rediseño incorrecto de los procesos de negocio.

A menudo sucede que una empresa que decide implementar un sistema ERP decide dar un paso tan significativo como el rediseño o la reingeniería de todos los procesos comerciales existentes en la empresa y su posterior implementación, y subordinar los requisitos del sistema ERP. O es posible que la empresa insista en mantener todos los procesos comerciales existentes mientras reconstruye el sistema ERP seleccionado y, a veces, incluso lo reescribe por completo. Pero estas dos opciones para implementar un sistema ERP son simplemente incorrectas, lo que en el futuro afectará negativamente la eficiencia de la empresa.

Al realizar la reingeniería de todos los procesos comerciales, aumenta el riesgo de que el sistema ERP que se está implementando en la empresa no se utilice en absoluto. Dado que la práctica de la reingeniería de procesos comerciales muestra que cualquier cambio significativo en los procesos comerciales es muy difícil de arraigar y, como resultado, se usa muy raramente.

Si observamos las empresas occidentales, veremos que los sistemas ERP occidentales se desarrollan teniendo en cuenta la experiencia mundial en la implementación de estos sistemas basados ​​​​en la experiencia de construir y optimizar procesos comerciales. En base a esto, se vuelve obvio que esta experiencia debe tenerse en cuenta al mejorar el sistema de gestión en nuestras empresas y empresas rusas. Pero puede suceder que los diseñadores del sistema ERP no siempre utilicen correctamente las referencias a las prácticas occidentales, ya que las empresas nacionales operan en un entorno económico completamente diferente.

Guardar todos los procesos comerciales existentes también es un método ineficiente, porque el sistema resultante pierde su confiabilidad y eficiencia debido a múltiples modificaciones y revisiones. Esto incide en el riesgo de procesamiento erróneo de la información ingresada, y tampoco habrá beneficio de automatizar el sistema seleccionado, ya que los procesos de negocio modificados y rediseñados serán ineficaces. La empresa en este caso dependerá del sistema de gestión elegido y automáticamente se verá privada de la oportunidad de mejorar sus actividades. Con base en estos métodos, es importante encontrar un punto medio "dorado" entre la reingeniería de procesos comerciales y el perfeccionamiento del sistema existente.

4. Evaluación incorrecta de la eficiencia económica de la implementación del sistema ERP.

La implementación de un sistema ERP cuesta mucho dinero, esto incluye la compra de los equipos necesarios, computadoras, pago de servicios de consultoría, etc. En este sentido, el jefe de la empresa deberá resolver el problema principal de la eficiencia económica del sistema ERP implementado. El gerente se enfrenta a la tarea de comparar los costos de la automatización de procesos comerciales con los resultados económicos finales del proyecto. La solución de este problema incluye respuestas a las siguientes preguntas: qué información recibirá finalmente el gerente, qué pérdidas ayudará a evitar, cómo maximizar la eficiencia de los recursos de la empresa utilizados. Si al menos uno de estos problemas no se resuelve, es muy posible que el costo de implementar un sistema ERP no se justifique o simplemente no se resuelva. Para evitar posibles fallas, es necesario determinar el precio de incluir cierta información en todas las etapas de diseño e implementación de un sistema ERP. Pero eso no es todo. Es necesario resolver el problema de la eficiencia económica incluso cuando se crea un prototipo del futuro sistema ERP. La mayor eficiencia de la implementación del sistema ERP solo es posible cuando la empresa tiene un sistema de gestión bien construido.

Un factor positivo que influye en el funcionamiento correcto y eficiente del sistema ERP implementado es la presencia de una rica funcionalidad. Pero la práctica muestra que no es raro que el sistema ERP implementado sirva como una herramienta empresarial para ayudar en la preparación de declaraciones de impuestos o, más aún, como una simple calculadora. Varias razones pueden contribuir a esto, que van desde la elección incorrecta de una empresa de consultoría que ayude a la empresa a implementar un sistema ERP, hasta la elección incorrecta de tareas y objetivos por parte del diseñador del sistema. Muchas empresas cometen un gran error, guiadas por el principio de "compre ahora y luego veremos". Por lo tanto, estas empresas también sufren pérdidas significativas de fondos.

La creación e implementación de un sistema ERP en una empresa o emprendimiento implica inicialmente cambios radicales en los procesos de negocio de una determinada empresa o empresa. Esto se ve facilitado por la metodología para implementar el sistema ERP, la funcionalidad de este sistema ERP. Hay sistemas de la clase SAP R/3, para los cuales la práctica de implementación generalmente aceptada es atraer los procesos comerciales de la empresa a la rica funcionalidad ya existente del sistema ERP. Como resultado de la introducción de este sistema, la empresa incurre en costos importantes para la gestión del proyecto implementado, así como también debido a cambios en sus propios procesos comerciales. También existen sistemas como MS Navision Attain y Axapta, que se consideran sistemas de clase media. Estos sistemas se encuentran entre los mejores sistemas de esta clase; al implementar estos sistemas, el diseñador inicialmente se enfoca en la adaptabilidad a los procesos empresariales requeridos. Es decir, el objetivo principal de implementar estos sistemas se centra en los procesos del cliente, y solo entonces en la funcionalidad del sistema. Los sistemas ERP modernos tienen un entorno de desarrollo integrado y de alto nivel, en este caso es posible crear un sistema que satisfaga completamente todos los requisitos existentes de la empresa.

En el último artículo, hablé sobre qué es un sistema ERP, y también sobre los casos en los que la implementación de este sistema de software traerá beneficios reales y qué buscar al elegir un ERP. Y ahora quiero hablar sobre cómo obtener el beneficio práctico de un sistema ERP. Y para ello se debe implementar un producto de software.

Ya he escrito sobre la implementación de productos de software en la serie de artículos “Introducción de un producto de software. Características del trabajo de un consultor de empresas. Y muchas de las recomendaciones de esta serie de artículos también se pueden aplicar a las implementaciones de ERP. Pero aún así, este sistema está destinado a las medianas y grandes empresas, por lo que su implementación tiene ciertas características de entre las que no desvelé en artículos anteriores dedicados principalmente a las pequeñas y medianas empresas. Otra característica importante de ERP es un sistema complejo y multifuncional con una funcionalidad muy amplia, y este hecho también debe tenerse en cuenta al implementarlo.

La pregunta más importante que surge en vísperas de la implementación de cualquier sistema de software es "¿por dónde empezar?". Si sabe cómo y dónde comenzar la implementación, y comienza el trabajo correctamente, lo más probable es que el proceso transcurra sin dificultades, reelaboraciones y conflictos innecesarios. Y el resultado justificará las expectativas del negocio.

También intentaré hablar sobre cómo liderar un proyecto de implementación de un sistema ERP de principio a fin en los siguientes artículos. Y ahora quiero hablar sobre lo más importante: el comienzo de la implementación.

Diferentes enfoques para la implementación

Hay varios enfoques para la implementación de sistemas ERP que he visto en el desempeño de otra persona y/o yo mismo los he aplicado en la práctica. Cada uno de ellos tiene sus pros y sus contras, algunos "trampas" y ventajas.

En principio, todos los enfoques para la implementación de ERP también son relevantes para cualquier sistema complejo, por ejemplo, 1C SCP, 1C ERP, SAP Bussines ONE, ODOO, etc. Hablemos de ellos en detalle.

Preparación de términos de referencia

Un sistema ERP es un producto muy tecnológico. Es por eso que tanto los desarrolladores como los empresarios a menudo se ven tentados a planificar la implementación al máximo incluso antes del inicio del trabajo. Parecería que todo es lógico. Con este enfoque, se asume que el sistema de software tecnológico debe ser lo más algorítmico posible. Y el proceso de implementación puede y debe abordarse desde el punto de vista de la algoritmización y un modelo matemático.

Cómo se implementa:

1. Se crea una tarea técnica voluminosa, en la que todos los procesos, incluidos los más pequeños, se piensan y describen al máximo.
2. Bajo los términos de referencia, se crea un plan de trabajo de calendario.

Puede llevar meses completar dicha especificación. Personalmente, vi a un especialista redactar los términos de referencia para la implementación de ERP dentro de los seis meses. Durante este período, viajó regularmente al sitio, profundizó en todos los matices y los ingresó en el documento.

Los desarrolladores se benefician de este enfoque, en primer lugar:

• Los términos de referencia del documento serán costosos. Hay mucho trabajo que requiere mucho tiempo. Y los clientes suelen estar de acuerdo con el alto precio de los términos de referencia sin hacer preguntas.
• Los desarrolladores reciben instrucciones detalladas sobre la base de las cuales se puede realizar el trabajo. Y en caso de soluciones fallidas disponibles en los TOR firmados, las modificaciones se pagarán por separado.

La desventaja del enfoque es su volumen y complejidad. Es imposible crear términos de referencia completos que proporcionen todos los módulos, documentos, todos los matices del trabajo futuro. El sistema es multifuncional y cualquier cambio en un módulo puede resultar en la necesidad de realizar cambios en otro.

Del mismo modo, con los errores en la elaboración de las especificaciones técnicas: cualquier decisión equivocada en un módulo puede dar lugar a muchos cambios en otros. Por ejemplo, algunos procesos comerciales podrían malinterpretarse y luego, durante la implementación, resulta que parte de la documentación y los libros de referencia no son necesarios, pero se requieren otros completamente diferentes. Demasiada información, demasiada complejidad del sistema: como resultado, resulta imposible establecer inicialmente todos los matices y prever todos los posibles errores.

Implementación "parcial"

En este caso, elaboran un listado de las áreas de negocio más significativas y módulos para trabajar con ellas. En base a ellos, se elabora un cierto plan de implementación, que es la base para comenzar a trabajar.

En este caso, la tarea técnica también está disponible. Así como el plan calendario para la variante de trabajo, donde se toman como base las especificaciones técnicas volumétricas. Pero aquí los términos de referencia no son tan completos, es posible elaborar sus propias especificaciones técnicas para las diferentes etapas del trabajo. Esos. el documento principal en este caso es el Plan de Ejecución de Obra.

Por ejemplo:

Como primera etapa de implementación, seleccionamos la sección Finanzas y Movimiento de mercancías. Esta área de trabajo es muy importante para cualquier empresa. Nos ocupamos de las peculiaridades de los movimientos financieros en la organización, estudiamos el almacenamiento y la venta de mercancías. En base a esto, elaboramos un TOR para la automatización en el ERP del área seleccionada. E implementamos la funcionalidad necesaria para este sitio.

En la siguiente etapa, elegimos otra dirección, por ejemplo, producción. Y también estamos trabajando con esta dirección, además tenemos en cuenta el trabajo realizado (y posibles mejoras) en módulos listos para usar relacionados con finanzas y productos.

La principal ventaja de este método es el realismo. Es extremadamente difícil cubrir todo a la vez. La implementación por etapas es mucho más fácil y, por lo general, se cometen menos errores. Y los resultados del trabajo ya son visibles en el proceso de implementación. Yo mismo elijo con mayor frecuencia este enfoque.

Contras: un aumento en los términos, que el cliente puede considerar como un retraso. En caso de ejecución parcial, los plazos de la obra pueden retrasarse tanto por causas objetivas como por diversas razones relacionadas con la financiación, el factor humano, etc. Además, si un líder empresarial quiere obtener todo a la vez, es posible que tampoco esté satisfecho con la falta de datos de implementación precisos (cuándo se completará, cuál será la cantidad exacta, etc.).

Este método de operación es muy cuidadoso y, a menudo, lleva más tiempo que otras implementaciones. Entonces, si en el primer enfoque (elaboración de los TOR) todos los términos y montos se calculan por adelantado, antes del inicio del trabajo, aquí todas las cifras preliminares son aproximadas. Y se elaboran especificaciones técnicas para las diferentes etapas en el proceso de implementación.

Además, con el primer método de trabajo en automatización, el trabajo de diferentes departamentos se puede realizar en paralelo. El cliente verá la automatización de la contabilidad, las ventas, el almacén y la producción. Aquí el trabajo se realiza etapa por etapa. Y las divisiones también están conectadas a ERP a su vez.

Enfoque ágil

En este caso, el trabajo de implementación comienza inmediatamente sin ninguna etapa preparatoria. Parecería que esto es inaceptable, los sistemas ERP son demasiado complejos para ser implementados sin antes estudiar las características del negocio y compilar la documentación. Sin embargo, he visto un trabajo similar en la práctica.

Algunos desarrolladores, incluso en el caso de los sistemas ERP, actúan según el principio de "empezar y luego lo resolveremos". De acuerdo con este enfoque, se crea un plan de implementación general preliminar, que se divide en partes pequeñas según sea necesario.

Muy a menudo, este método de trabajo lo practican los vendedores de productos de software "en caja". La razón es que reciben una ganancia por la venta de la "caja" en cualquier caso, y la implementación para ellos es solo un servicio relacionado.

La principal ventaja de este método es que el trabajo de implementación comienza inmediatamente después de que se toma la decisión. Sin preparación larga. Esto es lo que atrae a los empresarios. Por ejemplo, se tomó la decisión de automatizar el departamento de ventas e inmediatamente nos pusimos manos a la obra. Decidido, es necesario transferir los restos, se transfieren de inmediato.

En principio, la implementación exitosa de acuerdo con este principio también es bastante posible. Pero es muy difícil y el éxito requerirá un nivel muy alto de profesionalismo del gerente, así como una experiencia significativa en la implementación de tales proyectos. E incluso en este caso, los profesionales suelen elegir otros caminos. Simplemente porque te permiten reducir el número de errores y superposiciones, la influencia del factor humano. Como resultado, las opciones para trabajar de acuerdo con los TOR o la implementación en partes le permiten obtener el resultado deseado con menos superposiciones y alteraciones.

Contras: falta de planificación para una implementación compleja. Aquí, los problemas surgen casi por las mismas razones que cuando se compila un TOR completo: ERP es un producto de software complejo y los errores en la implementación de un módulo pueden afectar el funcionamiento de otro módulo. Pero si en el primer caso tales problemas surgen por un intento de prever con demasiada antelación, aquí se debe a una falta de planificación. Esos. los especialistas en implementación resuelven tareas momentáneas, sin pensar que en la siguiente etapa necesitarán datos y documentos del módulo actual para organizar el trabajo de otro departamento.

Otra desventaja es que con este enfoque, la participación de los empleados de la empresa en el proceso de implementación es mucho menor que con cualquiera de los métodos descritos anteriormente. Esto tiene un efecto negativo en el compromiso de los empleados de participar en las pruebas y la transición al nuevo sistema, y ​​también provoca el sabotaje del uso de las nuevas herramientas.

"Poco a poco, pero todo a la vez"

Otro enfoque para la implementación de ERP, personalmente lo llamo "Poco a poco, pero todo a la vez". Esta opción también puede ser una solución exitosa y conveniente. Personalmente lo he usado más de una vez. Y si, con la implementación parcial, uno o dos módulos se ponen en funcionamiento, están completamente configurados y solo entonces comienzan a trabajar en otros módulos, entonces, en este caso, el trabajo también se lleva a cabo gradualmente, entonces no existe una restricción tan clara. - solo este módulo y ningún otro.

Con este enfoque, el primer paso es también elaborar un plan de proyecto. En este sentido, las etapas principales no son módulos (uno, luego otro, etc.), sino unos tipos de trabajo que pueden afectar a todos los módulos a la vez o selectivamente a algunos de ellos. A su vez, se indica el tiempo aproximado y el costo de cada etapa.

En el caso más general, dicho plan se ve así:

1. Desarrollo de especificaciones técnicas.
2. Ejecución de los trabajos de acuerdo con los términos de referencia... Este ítem se puede detallar, luego se divide la ejecución de los trabajos en varias etapas.
3. Pruebas del sistema.
4. Puesta en marcha.
5. Capacitación.
6. Finalización (entrega) del proyecto.

Se elabora un plan similar por separado para cada módulo, lo que permite al cliente especificar el costo de cada etapa del trabajo tanto como sea posible, así como determinar los términos más precisos posibles. Al mismo tiempo, es necesario acordar con el cliente la posibilidad durante el proceso de implementación, si es necesario, de cambiar algunos tipos de trabajos planificados por otros.

Este método es más conveniente y realista que redactar una tarea técnica, ya que los TOR generales para todo el proyecto requerirán 2-3 meses de trabajo o incluso más, y será muy difícil para el cliente estudiar el voluminoso documento resultante con todos los detalles.

Aquí el cliente ve un plan con plazos y montos para cada etapa. Y los términos de referencia para cada etapa del trabajo se crean por separado, son pequeños y no requieren costos de tiempo significativos. También es conveniente nombrar cada uno de los documentos de forma comprensible. Por ejemplo, "Contabilidad y Finanzas" o "Departamento de Ventas".

Las ventajas de este enfoque:

• El cliente ve todo el proyecto a la vez. Con los plazos y costes más precisos, en la medida de lo posible antes del inicio de la ejecución.
• El contratista define claramente el presupuesto de cada etapa y emite una factura de pago. Al mismo tiempo, el monto de la factura no genera dudas, lo que le permite trabajar de manera productiva sin distraerse justificando la factura o contando la cantidad de horas realmente gastadas.

Contras del enfoque:

• El cliente debe elegir al contratista con mucho cuidado para que el director del proyecto comprenda los detalles de la implementación de cada módulo al nivel adecuado. De lo contrario, los cálculos en el plan no serán lo suficientemente precisos. El presupuesto puede aumentar inesperadamente, los plazos pueden estirarse, es decir. se perderán las principales ventajas del enfoque.
• El Contratista necesitará un número significativo de personal altamente calificado para cumplir con los plazos y tratar los diferentes módulos en paralelo. Esos. un equipo pequeño no podrá implementar tal enfoque.

Una característica importante de la planificación: Al calcular el presupuesto, independientemente de su experiencia y la precisión de la estimación, debe "asignar" una cantidad adicional en caso de situaciones imprevistas. La cantidad óptima de tal cantidad es el 30% del costo del trabajo planificado. Esto se puede llamar la variación del costo del proyecto acordado. Estas herramientas pueden ser necesarias si surgen algunas dificultades: organizar el intercambio de datos con un programa que no es compatible con la API existente, finalizar directorios básicos, dificultades en la transferencia de datos, implementar las funciones necesarias para el trabajo que, por una razón u otra, no pudo ser previsto de antemano, etc. .d.

Este 30% está incluido en el presupuesto, pero se paga al contratista solo si es necesario. Si durante la implementación del proyecto logró cumplir con las cifras básicas del presupuesto sin una "reserva", ¡genial! El cliente lo agradecerá, y un cliente satisfecho significa tanto nuevos pedidos como la mejor publicidad de boca en boca (recomendaciones a amigos y conocidos).

Si aún necesita usar la reserva, es muy importante justificar correcta y claramente para qué trabajo se requirió este dinero. Es necesario incluir esta cantidad en el presupuesto para evitar situaciones desagradables cuando el presupuesto aumenta y el cliente no prevé dicho gasto.

¿Con qué módulos empezar?

La cantidad de módulos que puede ofrecer un sistema ERP a menudo genera dudas sobre por dónde empezar, porque hay muchas oportunidades, como dicen, "los ojos se abren como platos". Recomiendo comenzar con las áreas más críticas para el trabajo de la empresa y módulos relacionados:

1. Finanzas y acuerdos mutuos. (No lo confunda con el presupuesto: este módulo puede y debe implementarse más adelante, se relaciona con la planificación, no con el trabajo crítico en curso).
2. Movimiento de artículos de inventario (inventario): almacenamiento, venta, recepción. Es muy importante que los bienes y materiales se contabilicen correctamente, antes de la transferencia de saldos, generalmente se realiza un inventario, luego se transfieren los saldos, después de lo cual el trabajo se realiza solo en el nuevo sistema.
3. Contabilidad. Implementación de un módulo de contabilidad u organización del intercambio de datos con un sistema de contabilidad. El estado no perdona nada, y cualquier violación, independientemente de la presencia de intención, es castigada. Por lo tanto, la contabilidad y la contabilidad fiscal también es un sistema que resulta crítico para el funcionamiento de cualquier empresa.

A veces escucho objeciones de que una empresa puede tener sus propios matices, por ejemplo, debido a la alta rotación de personal, RR.HH. es el más crítico. De hecho, lo más probable es que exista algún tipo de automatización del trabajo de recursos humanos en la empresa en el momento del inicio de la implementación del ERP. Y por muy crítico que sea el trabajo de esta unidad para el negocio, desde hace un tiempo se puede realizar la gestión de personal en el sistema que existe. Y si se revelan ciertos errores en el proceso, esto será un inconveniente, pero no el más crítico para la existencia de la empresa.

Además, el departamento de proyectos o marketing durante algún tiempo podrá trabajar en el modo habitual y llevar registros de forma autónoma en el sistema que utilizaban antes.

Al mismo tiempo, la contabilidad estricta y el control del movimiento de los valores fundamentales (financieros y materiales), así como la ausencia de errores en la contabilidad y la contabilidad fiscal, son los “pilares” sin los cuales ninguna empresa puede existir.

Espero que el material sobre cómo comenzar a implementar ERP y qué métodos de trabajo con este sistema se practican le haya sido útil. En las siguientes publicaciones, hablaré sobre mi experiencia personal en la implementación de ERP, compartiré información sobre los errores que es mejor evitar, así como a lo que debe prestar atención durante el proceso de implementación y la mejor manera de construir este trabajo para que la transición a ERP es lo más efectivo posible.

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Un sistema ERP es una forma efectiva de hacer negocios que ayuda a administrar el flujo de trabajo como un todo, planificar las actividades de los elementos comerciales individuales de la empresa y mejorar la operación de todas las instalaciones de producción.

Aprenderás:

• ¿Qué es un sistema ERP y cuándo se necesita?
• Cuáles son las ventajas y desventajas de un sistema ERP.
• ¿Qué funciones realiza el sistema ERP en la empresa?
• Cómo elegir un sistema ERP.
• Cómo implementar correctamente un sistema ERP en una empresa.
• Qué tipo de capacitación se necesita para el personal que trabajará con el sistema ERP.
• ¿Qué determina el costo de un sistema ERP?

¿Qué es un sistema ERP y cuándo se necesita?

Para comprender mejor el significado del sistema ERP, no basta con conocer la decodificación de estas letras (Enterprise Resources Planning) y la traducción de esta definición al ruso (enterprise resource planning), es mejor estudiar la historia de su ocurrencia.

A finales del siglo XX, la masa automatización de procesos de negocio: Las PC se estaban extendiendo rápidamente, se desarrollaron para ellos programas para mantener registros financieros y contables, gestión de documentos electrónicos, control del funcionamiento de maquinaria y equipos.

La diferencia en los principios comerciales no estuvo solo en la digitalización de la información, sino también en la aparición de nuevos métodos para analizar e intercambiar datos, combinando inicialmente diferentes tipos de información. El resultado de esto fue la oportunidad de ver todo el trabajo de la empresa como un todo y analizar el funcionamiento de sus áreas individuales (el trabajo de la producción principal, almacén, contabilidad). La información obtenida permitió distribuir de manera más competente el uso de las capacidades productivas y tomar las decisiones correctas.

Fue esta forma de hacer negocios la que se denominó ERP, y el software utilizado para este propósito se definió como un sistema EPR.

Por lo tanto, todos los programas diseñados para contabilidad, gestión de personal, etc., son parte del sistema ERP, mientras que CRM (sistema de gestión de relaciones con los clientes) también se refiere a ERP y se traduce como "sistema de gestión de relaciones con los clientes".

Actualmente, todos los componentes anteriores de la configuración básica del sistema ERP a menudo se usan como programas separados. Por ejemplo, solo la contabilidad puede automatizarse en una empresa, mientras que toda la demás información se almacena en varios programas del paquete estándar de MS Office.

No tiene sentido discutir si CRM y la contabilidad electrónica son componentes de un sistema ERP, sin embargo, está claro que con el tiempo, el nivel de automatización de los flujos de trabajo comerciales solo crecerá junto con la cantidad de licencias de software vendidas, así como el volumen de los servicios de instalación y mantenimiento posterior.

En una situación en la que la empresa inició sus actividades recientemente, no hay necesidad de una automatización profunda de los procesos de trabajo. Los documentos se pueden preparar en aplicaciones informáticas estándar, y el director podrá aclarar la información necesaria de uno de los miembros del personal. Sin embargo, junto con la expansión de todo el negocio, aumenta el número de operaciones, documentación y empleados, lo que conlleva la necesidad de almacenar y analizar toda la información en formato electrónico.

Si la empresa en su conjunto no utiliza un sistema ERP, entonces, por regla general, toda la información se almacena aleatoriamente, lo que dificulta encontrarla. A veces, hay situaciones en las que el trabajo del sistema ERP se establece solo en alguna división separada.

¿Qué funciones realiza el sistema ERP en la empresa?

La funcionalidad dentro de la cual es posible utilizar un sistema ERP depende de la escala y la dirección de una empresa en particular, los detalles de su trabajo, pero en general debe estar dirigido a la gestión empresarial general. La funcionalidad estándar es:

1. Producción

• elaborar especificaciones para productos manufacturados o servicios prestados para calcular el volumen de consumibles necesarios y las horas de trabajo de los empleados;
• planificar y gestionar el funcionamiento de la empresa a varias escalas: desde equipos de producción específicos hasta divisiones completas.

2. Finanzas

• elaboración de planes para el uso de los recursos financieros de la organización y seguimiento de los resultados;
• contabilidad corriente, contabilidad de impuestos y otros pagos al presupuesto y fondos extrapresupuestarios, informes financieros y control;
• trabajar con activos de la empresa, que incluyen efectivo en cuentas bancarias, valores, activos fijos (por ejemplo, bienes raíces).

3. Logística

• gestión del aprovisionamiento de materiales y envío de productos terminados: mantenimiento de una base de datos de contratos y contrapartes, elaboración de planos e informes sobre existencias, etc.;
• preparación de datos sobre todos los consumibles necesarios para cumplir con los estándares de producción previamente calculados.

4. Marcos

• registros de personal y mantenimiento de hojas de tiempo, dotación de personal, nómina;
• búsqueda y registro de empleados;
• preparación de planes de trabajo.

• elaboración de planes para la venta de productos;
• preparación e implementación de campañas publicitarias y comunicaciones de marketing;
• cálculo de precios de productos manufacturados, desarrollo de programas de descuento, rebajas, etc.

6. Proyectos. Informes

• la presencia de una gran cantidad de formularios de informes estándar para todas las áreas de las actividades de la organización, así como la capacidad de crear informes adicionales;
• verificación y análisis de rendimiento empresas;
• desarrollo de una política general para el trabajo de la organización, incluida la fijación de plazos para cada una de las tareas establecidas, el cálculo de los recursos necesarios para estos fines (dinero, materiales, personal de trabajo).

Sistema ERP en la empresa: 4 etapas de implementación.

Una implementación completa de un sistema ERP en una organización puede llevar desde un par de semanas hasta varios años (dependiendo del volumen y la escala de las actividades de la empresa). Al mismo tiempo, tanto los propios especialistas en TI de la empresa como los empleados de la empresa desarrolladora pueden instalar el sistema ERP.

La implementación de un sistema ERP se puede dividir en los siguientes pasos:

Etapa 1. Organización primaria

La etapa en la que se definen las tareas, se establecen los objetivos, después de lo cual se realiza un plan de proyecto.

Etapa 2. Desarrollo del proyecto

Además, se estudia el trabajo de la empresa: planes de desarrollo, procesos de producción. Esta información es la base para seleccionar la estructura del sistema ERP, así como para realizar ajustes al plan técnico (si es necesario).

Etapa 3. Ejecución del proyecto

El procedimiento para implementar procesos comerciales en la empresa se basará en el sistema ERP instalado, por lo que en esta etapa es necesario transferir datos de los sistemas contables que se utilizaron anteriormente al sistema ERP, unificarlos entre sí. En una situación en la que resulta que los módulos del sistema ERP no son suficientes para una empresa determinada, en esta etapa es posible refinarlo. Una vez completada la instalación, los principios básicos del sistema ERP se presentan a los empleados de la organización y se realizan pruebas de prueba.

Etapa 4. Puesta en marcha

En la etapa final, puede encontrar y solucionar problemas que surjan durante la operación del sistema ERP.

¿Qué métodos se utilizan para implementar un sistema ERP?

Los siguientes métodos se pueden utilizar para implementar un sistema ERP:

1. Implementación escalonada, cuando la implementación del sistema ERP se realiza por turnos en algunos procesos interconectados, lo que minimiza riesgos de problemas.
2. "Big bang": todo el sistema se instala a la vez. Este enfoque se puede utilizar en una organización pequeña con procesos de fabricación simples. Al mismo tiempo, se debe prestar especial atención a la etapa de prueba para identificar todos los posibles errores en la operación del sistema ERP.
3. La implementación es una instalación parcial de software con distribución posterior a otras estructuras empresariales. En un sitio separado, el método de implementación se puede aplicar tanto en etapas como simultáneamente, ya que, en general, los riesgos de una implementación fallida son pequeños.

La elección del método de implementación de un sistema ERP para cada empresa debe hacerse con mucho cuidado, analizando los posibles costos, así como teniendo en cuenta la experiencia de otras empresas.

Quién capacita al personal sobre qué es un sistema ERP

Explicar los conceptos básicos para trabajar con un sistema ERP es una de las etapas más difíciles de su implementación. Hacer negocios con un sistema ERP puede cambiar los procesos de negocios en una empresa, lo que implica la necesidad de llevar a cabo a la par con deberes oficiales así como la funcionalidad asociada con el uso de este paquete de software. Así, el punto principal para la gestión de la empresa es preparar moralmente al personal para trabajar con el sistema ERP.

Al implementar un sistema ERP, puede haber un problema con la falta de deseo entre los empleados comunes de aprender a trabajar con él, porque dicha automatización facilita el trabajo de la administración. En esta situación, la salida es el traslado de dichos trabajadores a otros puestos. La mayoría del personal, por regla general, piensa en el futuro y comprende la necesidad de capacitación para utilizar los conocimientos adquiridos en el trabajo.

De la calidad de la aprendiendo dependerá de la eficiencia del uso del sistema ERP. Los empleados deben tener una buena comprensión de los conceptos básicos de su trabajo y tener la motivación adecuada, porque si el personal no comprende para qué se utilizan tales innovaciones, los resultados de la implementación del sistema ERP no se notarán. Por lo tanto, los empleados deben comprender que el uso de este paquete de software puede ser una palanca importante para mejorar la eficiencia de toda la empresa.

La capacitación de los empleados en los conceptos básicos para trabajar con un sistema ERP debe comenzar con anticipación. Puede realizar una campaña de publicidad interna, preparar información accesible sobre los objetivos que se lograrán después del inicio del uso de este paquete de software. En un documento especialmente desarrollado, "Estrategias de capacitación del personal", esta tarea se designa primero. En este documento, todos los empleados de la empresa se dividen en grupos según la cantidad de actividades de capacitación necesarias, y se enumeran todos los demás pasos de capacitación.

Como regla general, se asignan varios grupos en los que se divide todo el personal. Por ejemplo, se puede distinguir un grupo separado administracion de COMPAÑIA y mandos intermedios que gestionarán directamente el funcionamiento de la empresa y tomarán las decisiones necesarias. Otro grupo es esa parte de los usuarios que realizan la funcionalidad principal al trabajar con el sistema ERP, sin profundizar en los detalles de los procesos comerciales, pero con un conocimiento profundo del paquete de software. Y el tercer grupo es la parte principal de los empleados que ingresarán los datos primarios en el programa.

Los dos primeros grupos deben ser capacitados por empleados de la organización que desarrolló el sistema ERP, mientras que la mayor parte del personal del tercer grupo puede aprender los conceptos básicos del programa de forma remota o a través de colegas que ya han recibido los conocimientos necesarios.

La capacitación se puede llevar a cabo tanto en los centros de capacitación de las agencias consultoras como directamente en la empresa. En algunos casos, los desarrolladores del sistema ERP determinan la condición obligatoria para obtener el certificado apropiado de los empleados del segundo grupo.

Las agencias de consultoría celebran acuerdos con los principales proveedores, como SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, lo que les otorga el derecho de capacitarse sobre cómo trabajar con el programa y emitir documentos de respaldo al finalizar la capacitación. Puede encontrar información sobre esto en los sitios web oficiales de dichas empresas. Los desarrolladores nacionales, "Sail" y "Galaktika", tienen sus propios centros de capacitación.

Sistema ERP: un ejemplo de implementación exitosa

Una de las empresas dedicadas a la producción y venta de equipos de refrigeración - corporación howe(EE. UU.) – con el fin de realizar negocios de manera más eficiente, decidió implementar un sistema ERP basado en una arquitectura orientada a servicios (SOA) de 2ª generación. Esto permitió obtener resultados de inmediato y ver los beneficios de utilizar este sistema ERP, ya que la calidad y la rentabilidad de todos los procesos comerciales han mejorado significativamente.

Esta organización tuvo la oportunidad de analizar más cualitativamente el volumen de reservas de material y la necesidad de su reposición. Después de la implementación del sistema ERP, Howe Corporation tiene todas las herramientas necesarias para planificar actividades tanto a corto como a largo plazo, lo que elimina el uso de un método de planificación de calendario poco confiable.

Además, todas las posibilidades de uso del sistema ERP fueron evaluadas por una empresa internacional alfa laval, que se ha fijado el objetivo de lograr un mejor rendimiento mediante la mejora de la eficiencia de los procesos de negocio. En una de las oficinas de Alfa Laval en Bulgaria, se utilizó el sistema ERP Epicor iScala, que ayudó a realizar un análisis detallado del uso de materiales y materias primas, controlar el momento de su compra para cumplir con los pedidos pertinentes, que afectaron reducción de residuos industriales. Al mismo tiempo, dado que el sistema ERP automatizó por completo todos los procesos comerciales, esto permitió reducir el volumen de productos en exceso en los almacenes, así como minimizar el tiempo de inactividad en la producción.

otra empresa es Electrónica IO- también puede servir como ejemplo del uso exitoso de un sistema ERP. Su objetivo era alcanzar con éxito los objetivos fijados para los próximos 4 años.

Según el director de IO Electronics, con el rápido desarrollo de las actividades y el desarrollo de otras áreas de producción, la rentabilidad de la empresa puede disminuir significativamente si hay fallas en el intercambio de información entre las divisiones internas. Sin embargo, cuando se utiliza un sistema ERP, toda la información está disponible en línea. Al finalizar la tarea, el sistema ERP se actualiza, lo que le permite realizar un seguimiento de todo el proceso de producción y ver la disponibilidad real de un producto en particular, así como evitar una sobreabundancia de inventarios en los almacenes.

practicante dice

Cómo un sistema ERP redujo la necesidad de capital de trabajo en un 40%

Serguéi Sukhinin,

Dado que anteriormente nuestra empresa no contaba con un sistema ERP, era imposible notar rápidamente cambios en el proceso comercial, lo que implicaba falta de materiales para el ensamblaje de productos terminados, actividades descoordinadas de los talleres, deterioro en la calidad del producto final y Mayor consumo de materias primas. Todos estos costos innecesarios solo podrían reducirse implementando un sistema ERP.

La actividad principal de nuestra organización es la producción, por lo que las tareas de automatización de la planificación y la gestión de los procesos comerciales fueron las principales prioridades. Habiendo determinado que un sistema ERP nos ayudaría a resolver nuestras tareas, queríamos lograr objetivos tales como:

1. Aumentar la eficiencia del gasto de capital de trabajo.
2. Reducción de inventarios almacenados en almacenes.
3. Creación de un programa de producción teniendo en cuenta las capacidades disponibles.
4. Reducir el nivel de trabajo en curso.
5. Creación de una lista general de materiales utilizados en la producción.
6. Proceso de cálculo de tasa de material mejorado.
7. Aumentar la precisión de los planes de compras, lo que ayudará a reducir el volumen de existencias ilíquidas en los almacenes.

Solo después de la introducción del sistema ERP, pudimos planificar correctamente el volumen de materiales necesarios para la producción en función del análisis de las existencias en los almacenes, lo que resultó en una reducción del 40% en los costos de capital de trabajo. Además, dicho análisis ayuda a comprar solo aquellos materiales que son necesarios para un proceso comercial en particular. También se optimizó la estructura organizacional de la empresa, lo que contribuyó a la reducción de empleados en el departamento de producción y despacho en un 50% sin comprometer la calidad del trabajo.

Podemos resumir los siguientes resultados de la implantación del sistema ERP en nuestra empresa:

1. Los saldos de producción en los almacenes se redujeron en 60 millones de rublos.
2. En todas las áreas de actividad, el control se realiza en base a los resultados del análisis de los indicadores medidos. Los ingresos de los empleados dependen del trabajo que hayan realizado o dejado de realizar, y ellos son los únicos responsables de ello.
3. La compra de materias primas de producción y su posterior distribución a los talleres están totalmente controladas.
4. El saldo de materiales ilíquidos disminuyó en 20 millones de rublos.
5. El plan de adquisiciones se ha vuelto óptimo, se le realizan cambios de manera oportuna si surge tal necesidad.
6. Se hizo posible planificar la carga en las instalaciones de producción y, en consecuencia, la cantidad de trabajadores necesarios para esto.

¿Qué sistema ERP tiene demanda entre las empresas rusas?

Los sistemas de software que existen actualmente en el mercado de tecnología de TI pueden ser desarrollados por empresas nacionales y extranjeras. Al mismo tiempo, difieren no solo en el país de desarrollo, sino también en la funcionalidad integrada.

Los sistemas ERP extranjeros, como los programas de SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, se pueden utilizar en empresas de cualquier categoría y son ejemplos a seguir. Sin embargo, al trabajar con dichos sistemas en Rusia, pueden surgir algunas dificultades:

• la ausencia del número requerido de especialistas capacitados al nivel apropiado para la implementación y el mantenimiento posterior del sistema ERP;
• la falta de voluntad de las organizaciones nacionales para reconstruir los procesos comerciales establecidos, ya que los sistemas de gestión extranjeros tienen diferencias significativas con los que se utilizan en Rusia;
• alto costo de implementación.

Sin embargo, los desarrolladores rusos también están tratando de expandir las capacidades de sus propios sistemas de software de acuerdo con las necesidades de los clientes. Dichos sistemas ERP hacen frente con éxito a las tareas establecidas en el caso de que sea necesario automatizar ciertas áreas del trabajo de la organización y no es necesario introducir un paquete de software en el trabajo de toda la empresa en su conjunto. Un ejemplo es el software de las empresas 1C y Galaktika.

11 errores de implementación de ERP

Para mejorar la eficiencia de la empresa, instalar un sistema ERP es casi la tarea más costosa y difícil. El precio final de implementación, así como el tiempo requerido para ello, dependerá de la cantidad de errores que se produzcan en el proceso.

Error 1. Mala planificación.

Este hecho puede conducir a una mala comprensión del estado presente y futuro del sistema ERP, automatización incorrecta de los procesos comerciales.

Error 2. Análisis superficial de organizaciones-desarrolladores de sistemas ERP.

Como regla general, el criterio principal es el bajo costo, pero a veces los desarrolladores subestiman deliberadamente el costo de los servicios para probar el proceso de implementación en el primer cliente. Tras una instalación de este tipo, se pueden identificar fallas y fallas graves en el sistema.

Error 3. No entender las necesidades de la empresa.

Después de decidir que aún es necesario implementar un sistema ERP, la empresa cliente no entiende completamente qué módulos de software necesita instalar. Esto puede ser utilizado por vendedores sin escrúpulos que incluirán muchos componentes innecesarios en el sistema ERP o, por el contrario, la funcionalidad instalada no será suficiente.

Error 4. Subestimación de los costos de tiempo y material.

La determinación incorrecta del tiempo de implementación y el costo de instalación de un sistema ERP puede generar expectativas poco razonables de un rápido aumento en la eficiencia de los procesos comerciales.

Error 5. Falta de empleados calificados en la empresa del cliente.

El equipo de la empresa debe incluir empleados con un nivel suficiente de conocimiento en cualquier campo, desde administración y contabilidad hasta contabilidad en el almacén, adquisición de materiales, etc.

Error 6. Falta de prioridades.

Si no establece las prioridades correctas inicialmente, durante la instalación de un sistema ERP a menudo tendrá que cambiar entre diferentes tareas, y esto puede provocar un retraso en el proceso de instalación, problemas imprevistos, etc.

Error 7. Insuficiente formación del personal.

Si no muestra a los empleados toda la funcionalidad del sistema ERP y cómo usarlo, el personal de la organización puede negarse a trabajar en el sistema por completo o usar sus capacidades solo parcialmente.

Error 8. Subestimar la exactitud de la información primaria.

Dado que el punto clave del sistema ERP es el análisis de la información, el resultado de su trabajo dependerá en gran medida de la exactitud de los datos iniciales. Evite errores de tipeo y verifique cuidadosamente la información proporcionada.

Error 9. Usar aplicaciones desactualizadas.

Muy a menudo, las empresas utilizan un sistema ERP y un software previamente instalado en paralelo: hay una entrada de datos duplicada. De esta manera, se incrementa el tiempo para la implementación final del sistema ERP.

Error 10. Falta de un período de prueba.

A veces, la prueba del paquete de software instalado se lleva a cabo solo en unos pocos usuarios, lo que no le permite ver todas las deficiencias y la carga actual en el sistema ERP de manera oportuna.

Error 11. Falta de un plan de mantenimiento e implementación de actualizaciones.

Sin esto, el paquete de software muy pronto se volverá irrelevante. Para el componente de hardware del sistema ERP, es necesario aumentar periódicamente la capacidad de producción, ya que también crecerá el volumen de información procesada. El componente del programa puede requerir ajustes en caso de, por ejemplo, cambios en la legislación.

Estos errores son los más comunes, pero cada empresa puede tener problemas individuales. Para minimizarlos, debe preparar cuidadosamente un plan para instalar un sistema ERP en cada etapa.

Qué determina el costo de un sistema ERP

El precio final del sistema ERP será una combinación de los siguientes componentes:

1. Los precios del propio complejo de software: el conjunto principal de módulos y componentes adicionales.
2. Costo del servicio de instalación.
3. Realización de mejoras y ajustes al programa en base a las necesidades de la empresa cliente.
4. Más servicio y soporte.

Para reducir el costo de implementar un sistema ERP, es necesario en primer lugar prestar atención a los proveedores rusos, ya que los programas extranjeros tienen un precio de adquisición más alto y requieren cambios significativos para cumplir con la legislación nacional.

Opinión experta

La implementación del sistema ERP le costó a la empresa $ 2,5 millones

Serguéi Sukhinin,

Jefe del Departamento de Sistemas de Control Automatizado del Complejo Científico y de Producción OJSC Elara, Chuvashia

La licencia para instalar el sistema ERP nos costó $470,000 y el costo total de implementación fue de $2,500,000. Sin embargo, ya en el proceso de uso del sistema ERP, se logró un efecto positivo, mientras que los costos se reembolsaron por completo 1,5 años después de la instalación de este paquete de software.

Información sobre expertos

sergey bratukin, director de la práctica "Distribución" Columbus IT&Russia, Moscú. Sergey Bratukin en 1997-2005 trabajó como consultor en la división rusa de Columbus IT. Participó en la implementación de proyectos a gran escala para la implementación de sistemas ERP en empresas como Torgovaya Ploshchad, MVO, Starik Hottabych, Formula Kino, Avtomir, etc. La consultora internacional Columbus IT brinda servicios de consultoría para la selección, implementación y soporte de sistemas de información corporativos, así como consultoría de gestión. Fundada en 1989 en Dinamarca, actualmente cuenta con oficinas en 28 países alrededor del mundo. Durante los ocho años de trabajo de Columbus IT en Rusia, más de 200 empresas se han convertido en clientes de la empresa, incluidas SSM-Tyazhmash, Trade House Perekrestok, Dixy, L'Etoile, Unimilk, Istok, Toyota y muchas otras.

Serguéi Sukhinin, Jefe del Departamento de Sistemas de Control Automatizado del Complejo Científico y de Producción OJSC Elara, Chuvashia. El Complejo de Investigación y Producción de Elara OJSC es un fabricante ruso líder de sistemas de vuelo y navegación, sistemas automáticos y de control remoto, computadoras a bordo y sistemas de visualización para aviones militares y de aviación civil. En el marco del acuerdo de cooperación con JSC Russian Railways, JSC Elara se está preparando para la producción de dispositivos y sistemas para el transporte ferroviario ruso.