Una carta comercial es su representante oficial. Además del contenido, es muy importante formatear correctamente una carta comercial, como saben, "reunirse por ropa". Considere el procedimiento para escribir una carta comercial.

Forma

Una carta comercial debe estar en el membrete oficial de la organización. Los encabezados del formulario deben contener la siguiente información:

• Nombre de la organización;
• dirección física de la organización;
• teléfono y fax;
• sitio web y correo electrónico.

Asimismo, en el formulario se pueden reflejar los datos de la organización y su logotipo.

La presencia de toda esta información permite al destinatario encontrar rápidamente al remitente y enviar una carta de respuesta a la dirección correcta.

los campos

Una carta comercial debe tener márgenes: a la izquierda, aproximadamente tres centímetros, a la derecha, aproximadamente uno y medio. Le recomendamos que utilice los formularios estándar de Microsoft Word. Los campos son necesarios para posibles notas que tomará el destinatario, así como para archivar una carta en una carpeta de archivo.

Número de registro

El número de registro de la carta, que incluye la fecha en que el gerente firmó la carta, es necesario para su conveniencia. Por ejemplo, decidió enviar una carta a otra organización y no le asignó una fecha ni un número. Y si esta empresa recibe varios miles de cartas al día, ¿cómo rastreará el destino de su mensaje? Por lo general, busca por fecha y número. Esto es especialmente cierto para las instituciones gubernamentales. Una carta de respuesta, además de su propio número de salida, también debe contener información sobre el número de la carta de entrada a la que es una respuesta. El número de registro se coloca en la esquina superior izquierda de la carta. Naturalmente, en cualquier organización, las cartas entrantes y salientes deben registrarse con precisión.

Ejemplo:

Árbitro. N° 546 de fecha 28/07/2008 en la entrada. N° 321 del 25/07/2008

Encabezado de carta

El encabezado de la carta, que contiene una apelación al destinatario, se coloca justo debajo del número de registro y generalmente se redacta de la siguiente manera: la posición y el nombre completo del destinatario se escriben en la esquina superior derecha de la carta. La apelación directa se redacta en el centro de la carta y termina con un signo de exclamación. El encabezado puede estar en negrita.

Ejemplo:

al director ejecutivo
Amanecer LLC
Miloslavsky P. N.

¡Estimado Pavel Nikolaevich!

Fuente

La tipografía de la carta afecta fundamentalmente a su percepción por parte del destinatario. La fuente no debe ser demasiado pequeña o demasiado grande. Al mismo tiempo, debe ser el mismo en toda la carta. La práctica habitual es utilizar Times New Roman de 12 puntos con interlineado simple. Pero si sabe que el destinatario tiene mala vista, tenga cuidado: aumente la fuente de la carta.

La elección de la fuente para la correspondencia comercial personal (invitaciones, felicitaciones, condolencias, etc.) se puede abordar de manera más creativa.

Numeración de hojas

La numeración de hojas es especialmente importante para cartas de más de 2 páginas, y especialmente para aquellas que contienen archivos adjuntos. Al numerar hojas en el editor de texto de Microsoft Word, le recomendamos que utilice los "Encabezados y pies de página" - "Insertar texto automático" - "Pág. No. de todo". Esto permitirá al destinatario estimar correctamente el volumen total de la carta y no confundir la secuencia de sus páginas.

La numeración se encuentra en la esquina inferior derecha de la hoja.

Información del artista

La información sobre el contratista debe estar contenida en todas las cartas comerciales firmadas por los altos directivos de la empresa y los jefes de departamento. Esto permitirá al destinatario encontrar rápidamente un especialista específico encargado de resolver el problema en la empresa de envío.

La información sobre el artista debe contener su nombre completo (preferiblemente completo, de lo contrario será difícil para su contraparte iniciar una conversación telefónica, que puede ser necesaria para obtener información adicional) y un número de teléfono de contacto: trabajo o móvil. También es conveniente proporcionar una dirección de correo electrónico.

La información sobre el artista se escribe al final de la carta después de la firma. El tamaño de su fuente debe ser una o dos unidades más pequeño que la fuente del cuerpo del texto de la carta.

Aplicaciones

Si la carta contiene archivos adjuntos, se redactan en hojas separadas. En este caso, la numeración de hojas puede ser común para todo el documento o separada para la letra principal y cada solicitud. La información sobre los archivos adjuntos debe incluirse en el cuerpo de la carta principal antes de la firma.

Ejemplo:

Se adjuntan a esta carta 2 documentos en 3 hojas:
1. certificado de aceptación del trabajo realizado en dos copias;
2. facturas.

Atentamente, Vasilyeva N.K., Jefe de Contabilidad de la fábrica de muebles "Bolshevichka"

Las cartas oficiales se escriben en formularios especiales (formularios externos) que cumplen con el estándar. Para tales formularios, se establece un conjunto de elementos obligatorios (requisitos), los cuales deben ordenarse en un orden determinado.

La forma de una carta oficial es una hoja de papel con elementos permanentes reproducidos de forma tipográfica. Podemos decir que una carta oficial consta de un "marco" de la carta y el texto principal y, además del texto principal, contiene información sobre el remitente (remitente): el nombre completo y abreviado de la organización, su dirección postal y dirección telegráfica, número de teléfono, fax y teletipo, el número de aquella carta o telegramas que dieron origen a la correspondencia, y mucho más. Las formas pueden ser angulares (centradas o en bandera) o con una disposición longitudinal de los detalles.

El diseño de la forma, correspondiente a los principios de la estética técnica, tiene un efecto positivo en la percepción de su contenido. Por ejemplo, dado que al ojo humano le resulta más fácil fijar la parte superior de cualquier objeto, a la hora de diseñar documentos se debería saturar más la parte superior de los mismos.

Los estándares para claves de disposición establecen los formatos y tamaños de los campos de los documentos que forman parte del sistema de documentación unificado, así como los requisitos para construir una malla estructural de una clave de disposición, un conjunto de detalles y reglas para su ubicación. Los documentos que componen los sistemas de documentación unificada constan de tres partes principales, las cuales se ubican dentro de zonas claramente delimitadas. Esta "geometría" del documento proporciona la necesaria velocidad de percepción de su texto.

Los requisitos son características obligatorias establecidas por ley o reglamento para cierto tipo de documentos. La composición y disposición de los detalles en los formularios de los documentos organizacionales y administrativos deben cumplir con GOST R 6.30 - 2003.

El establecimiento de un estándar para la clave de diseño, que a su vez determina los requisitos para la forma de una carta oficial, se origina por la necesidad de unificar el proceso de su diseño, lo que permite:

Organizar la producción centralizada de formularios para cartas;

Reducir el costo de mecanografiar;

Reducir costos de mano de obra para la preparación y ejecución de cartas;

Facilitar la búsqueda visual de la información necesaria;

Ampliar las posibilidades de uso de tecnología informática y organizacional en el procesamiento de cartas.

El Layout Key es la base para el diseño de formularios y formularios para todo tipo de documentación de gestión. El área asignada a los formularios de muestra para la ubicación de cada atributo corresponde al volumen óptimo de este atributo en caracteres impresos.

Un formulario es un conjunto de detalles de un documento. Según GOST R 6.30 - 2003, los documentos pueden contener hasta 30 detalles, sin embargo, no se redacta un solo documento con un conjunto completo de ellos. Para cada tipo de documento, la composición de los detalles se determina según su propósito. Entonces, para una carta oficial, se recomienda la siguiente composición de detalles:

1) el emblema o marca registrada de la organización;

nombre de la organización (completo o abreviado);

datos de referencia sobre la organización;

fecha del documento;

1. título del texto;

2. apellido (o apellido, nombre y patronímico) y número de teléfono del artista intérprete o ejecutante.

Se pueden indicar las iniciales del mecanógrafo y el número de copias, pero no forman parte de los datos requeridos. Puede incluir accesorios: ID de correo electrónico (si es necesario).

La carta oficial es el único documento que no contiene el nombre de su especie. Todos los demás documentos tienen nombres, por ejemplo, "Orden", "Acto", "Decisión", "Memorándum", etc.

Según GOST R 6.30-2003, la imagen del Emblema Estatal de la Federación Rusa colocados en membretes de agencias gubernamentales.

Nombre de la compañía - el destinatario del documento se proporciona de forma completa y abreviada, por ejemplo, el Instituto de Investigación de Gestión y Archivo de Registros de toda Rusia - VNIIDAD.

Debe recordarse que no es posible abreviar arbitrariamente los nombres de las organizaciones. Los nombres abreviados de organizaciones se forman de tres maneras:

Por las primeras letras de las palabras incluidas en los nombres, por ejemplo, el Ministerio del Interior (Ministerio del Interior). Las abreviaturas se escriben juntas y las letras que contienen no están separadas por puntos;

De acuerdo con las sílabas iniciales de las palabras incluidas en los nombres, por ejemplo, Uralmash (Ural Machine-Building Plant);

De forma mixta, cuando los nombres abreviados complejos se forman en parte a partir de letras iniciales, en parte a partir de palabras truncadas y se escriben en la primera parte en mayúsculas, en la segunda, en minúsculas, por ejemplo, VNIIdormash. Estas palabras también se escriben juntas. Los nombres de las instituciones se abrevian solo si el nombre abreviado se indica en un documento oficial (por ejemplo, registrado en la Carta de la organización).

Paraantecedentes de la organización incluir, en primer lugar, las direcciones postal y telegráfica. El procedimiento y forma de registro de la información sobre las direcciones postales y telegráficas de la organización deberá ajustarse al Reglamento Postal. En segundo lugar, los datos de referencia incluyen números de teléfono, números de fax, números de cuentas bancarias. También deben indicarse en el membrete.

El elemento requerido de la carta es la fecha, que se encuentra en la esquina superior izquierda. La fecha de la carta es la fecha de su firma. Sirve como función de búsqueda y se utiliza cuando se hace referencia a una carta. Las fechas en la carta deben ser digitales. Los elementos de fecha se dan en una línea en números arábigos en la siguiente secuencia: día, mes, año. Por ejemplo, la fecha 25 de octubre de 2000 debe escribirse como 25/10/2000. Si el día o el mes se indica con un solo dígito, se coloca un cero delante. Por ejemplo, la fecha 12 de enero de 2000 se escribe de la siguiente manera: 12/01/2000. Después de dos dígitos que indican el día y el mes, se colocan puntos, después de cuatro dígitos que indican el año, no se coloca el punto (por ejemplo, 20.02.2000).

Número de registro del documento saliente - el número de letra y su símbolo - normalmente consta de varias partes. En primer lugar se podrá registrar el índice de la unidad estructural, el índice según la nomenclatura de casos del clasificador de corresponsales, ejecutantes, y por último será el número de serie de la carta de salida, por ejemplo, el No. 2/ 16-2955 o 18/275.

Enlace al número de registro y fecha del documento entrante incluye el número de registro y la fecha de la carta que se responde, y se encuentra debajo del número de registro y la fecha del documento saliente. Este requisito está presente únicamente en el membrete. La comparación de las fechas de envío y recepción de cartas da una idea del grado de eficiencia del trabajo de la institución con la correspondencia.

En ningún caso deberá poner estos datos en el texto de la propia carta. El tipo de este requisito en la carta deberá ser el siguiente: “Al No. 4520/144 de fecha 17/05/2000”.

Destino - nombre y dirección del destinatario de la carta (nombre y dirección de la organización, parte estructural de la organización, firma o apellido y dirección de la persona a quien se envía la carta) - indicado en la parte superior derecha del membrete. Esta es la dirección de correo electrónico interna. En el destinatario se escribe el nombre de la organización receptora en caso nominativo. Por ejemplo:

CJSC "Óxido"

Esto se hace en parte teniendo en cuenta el procesamiento de la máquina. Para agilizar la ejecución de la carta, si se conoce el nombre de la persona que la considerará, se recomienda indicar también este nombre. Al enviar una carta a un funcionario, el nombre de la organización se indica en el caso nominativo, y la posición y el apellido, en el dativo. Por ejemplo:

Kemerovo OJSC "Granito"

Jefe especialista

UN. Smirnov

Si la carta está dirigida al jefe de la organización, el nombre de la organización debe incluirse en el nombre del cargo del destinatario. Por ejemplo:

Rector de Novosibirsk

academia estatal

Economía y Gestión

profe. Yu.V. Gusev

Se pueden omitir los signos de puntuación en una dirección interna. El nombre de la organización, el nombre y apellido de la persona a quien va dirigida la carta se escribirán tal como se encuentran en la correspondencia de esta organización o en el directorio.

El atributo "destinatario" puede incluir una dirección postal. La dirección postal no se escribe en los documentos enviados a organizaciones gubernamentales y corresponsales permanentes; en estos casos, es recomendable utilizar sobres con direcciones preimpresas.

Si la carta está dirigida a un funcionario, primero se indica el cargo, luego el apellido e iniciales, luego la dirección de la organización. Por ejemplo:

Director de CJSC "Cristal"

G. N. Nekrasov

103030, Moscú,

Calle Skatertny, 22

Si la carta está dirigida a un particular, se indica en primer lugar el código postal y la dirección, y luego las iniciales y apellidos del destinatario. Por ejemplo:

630102, Novosibirsk-102,

S t. Kirova, 76, apto. 12

PI. grigoriev

Si la persona a cuyo nombre se escribe la carta tiene rango académico (grado académico), se debe indicar antes del apellido:

académico AG Ivánov

profe. N.G. Kirsanov

Abreviatura de texto "g". (de la palabra "ciudadano") se utiliza cuando la persona a quien se dirige la carta se considera sujeto de relaciones jurídicas civiles. En la correspondencia con organizaciones y empresas de otros países, las palabras "Sr", "Sr" se abrevian "Sr", "Sr".

Título del texto debe reflejar el tema principal planteado en la carta, y ser concisa y concisa, formulada en una sola frase. El encabezado se coloca antes del cuerpo del correo electrónico. El contenido de la letra se expresa en ella en forma de caso preposicional con la preposición "o" ("sobre"). El encabezamiento no se marca con comillas, se escribe con mayúscula y comienza inmediatamente desde el margen izquierdo de la hoja. Por ejemplo:

Sobre la organización del comercio exterior

Sobre el suministro de carbón bajo el contrato No. 33-02/567

Sobre la compra de una fábrica de ladrillos

Sobre la invitación

Es deseable que el título no exceda de dos líneas; si hay dos líneas, se utiliza un párrafo.

El encabezamiento debe ser redactado por el albacea directo, quien conoce mejor que nadie el contenido del documento. Debería ser suficiente que el empleado que clasifica el correo lea el encabezado para determinar a qué categoría de cartas pertenece esta carta y dónde debe enviarse, lo cual es especialmente importante en los casos en que la dirección no indica la persona específica a quien va dirigida la carta. está dirigido. Además, un rápido vistazo al titular puede evitar que el empleado tenga que leer la carta en su totalidad.

No se recomienda utilizar las palabras "con respecto a", "inquietudes" en el título. Además, no debe escribir "sobre el caso", ya que esta expresión es aceptada en la práctica legal. Es muy apropiado, por ejemplo, en una carta dirigida al departamento de policía:

Jefe

departamentos de policía

distrito de kirovski

Novosibirsk G. V. Sidorov

en el caso del Sr. Kruglova A.A.

Elementos esenciales de una carta comercial texto . La longitud máxima de una línea estándar en una carta oficial es de 64 caracteres, lo que equivale a unos 17 cm. Una línea suele contener entre 60 y 62 caracteres. La elección de tal longitud de línea se explica por el formato A4 más utilizado, y también por el hecho de que al leer el texto lo solemos mantener a una distancia de 30-35 cm de los ojos, y el ángulo del sector de la mejor susceptibilidad del ojo humano es de 30 grados.

Marca de verificación de la aplicación se hace si se adjunta algún documento a la carta. En la esquina inferior izquierda de la carta, inmediatamente desde el campo, se coloca la palabra "Apéndice", luego se colocan los nombres de los documentos adjuntos en secuencia numérica, indicando el número de copias y hojas. Cada título está en una línea separada. Bajo la palabra "Solicitud" no se realiza ninguna entrada. Por ejemplo:

Apéndice: Una copia del contrato con la empresa "Keller" para 3 hojas. en 1 copia.

La indicación de la presencia de una solicitud, cuyo nombre figura en el texto de la carta, puede hacerse de la siguiente forma:

Aplicación: para 5 litros. en 1 copia.

Este requisito se puede preparar en el membrete. El apéndice encuadernado no indica el número de hojas. Por ejemplo:

Apéndice: material informativo sobre la exposición internacional "SIB-2000" en 3 copias.

Los documentos en sí, que forman parte de la solicitud, deben tener todos los detalles necesarios: el nombre del tipo de documento, título, fecha, firma. Además, en las solicitudes en la esquina superior derecha, se realiza una marca que indica la conexión de la solicitud con el documento principal. Si la solicitud es un documento independiente, se envía con una carta de presentación.

Accesorios « firma » se coloca a la izquierda del subtexto de la carta inmediatamente desde el campo. La composición de la firma incluye el nombre del cargo de la persona que firma la carta, la firma personal y su transcripción. Dado que las cartas comerciales se escriben en papel con membrete de instituciones, el nombre de la institución no se indica en la firma. Por ejemplo:

Director Firma N. K. Sidorov

Se ponen dos firmas en el caso cuando es necesario confirmar la validez de la primera firma, así como en documentos especialmente importantes, por ejemplo, en cartas sobre temas financieros y crediticios enviadas a instituciones financieras y bancarias. Tales cartas siempre están firmadas por el contador jefe (superior) de la empresa.

Cuando se firma una carta por varios funcionarios, sus firmas se colocan una debajo de la otra en la secuencia correspondiente al cargo ocupado:

director del instituto Firma UN. Marchenko

contador jefe Firma Sí. Vólkov

Al firmar una carta por varias personas que ocupan los mismos cargos, sus firmas se ubican al mismo nivel:

Director de OJSC Karelia Director de CJSC Korsar

Firma IV Petrov Firma GEORGIA. Fomin

Todas las copias de las cartas que queden en los asuntos de las organizaciones deben contener las firmas originales de los funcionarios. Si no hay un funcionario cuya firma se prepara en el borrador de la carta, la carta será firmada por la persona que actúe en su calidad o su suplente. Al mismo tiempo, se debe indicar el cargo real de la persona que firmó la carta (por ejemplo, "interino", "diputado") y su apellido. No se pueden firmar letras con la preposición "para" o poniendo una barra antes del título del puesto.

Firmar un documento es una forma de certificarlo. Una carta oficial sin firma no tiene fuerza legal.

Una nota sobre el ejecutante (autor de la carta) incluye el apellido del ejecutante y el número de teléfono de su oficina y se coloca en el anverso de la carta.

Aquí hay un ejemplo de una carta comercial con una disposición de detalles en las esquinas:

Nombre de la organización Destinatario

Nombre de la estructura

divisiones (si es necesario)

Dato de referencia

sobre la organización

___________№ ______

al nº _______ de _____

Encabezado de correo electrónico (comienza con "O" o "Acerca de")

Posición del texto Firma iniciales, apellido

Apellido (o apellido, nombre, patronímico) del artista intérprete o ejecutante, número de teléfono

Iniciales del mecanógrafo y número de copias

Identificación de correo

1. La carta está impresa en papel blanco o de color claro de formato A4 (210 x 297 mm) o A5 (148 x 210 mm).

2. La hoja debe tener campos de al menos:

20 mm - izquierda;

10 mm - derecho;

20 mm - superior;

20 mm - inferior.

La fecha de la carta es la fecha en que se firmó. La fecha está escrita en números arábigos en la secuencia: día del mes, mes, año. El día del mes y el mes se trazan con dos pares de números arábigos separados por un punto; año - cuatro números arábigos.

4. Número saliente.

El número de registro (saliente) de la carta consiste en su número de serie, que puede complementarse a su discreción con un índice (por ejemplo, las iniciales del jefe del departamento). El número de registro de una carta compilada conjuntamente por dos o más departamentos consiste en los números de registro de la carta de cada uno de estos departamentos, separados por una barra oblicua.

6. Destinatario

El destinatario puede ser organizaciones, sus subdivisiones estructurales, funcionarios o individuos. Cuando se dirija una carta a un funcionario, las iniciales se indican ANTES del apellido. El nombre de la organización y su unidad estructural se indica en caso nominativo.

Por ejemplo:

LLC "Compañía" Nombre "

Departamento de Planificación

El cargo de la persona a quien va dirigida la carta se indica en caso dativo, Por ejemplo:

al director ejecutivo

LLC "Compañía" Nombre "

AUTOMÓVIL CLUB BRITÁNICO. Ivánov

LLC "Compañía" Nombre "

Departamento de Planificación

CAMA Y DESAYUNO. Petrov

La carta no debe contener más de cuatro destinatarios. No se indica la palabra "Copia" antes del segundo, tercer y cuarto destinatario. Con un mayor número de destinatarios, conforman una lista de correo de cartas.

La "Dirección" requerida puede incluir una dirección postal. Los elementos de la dirección postal se indican en la secuencia establecida por las normas para la prestación de servicios postales.

Al dirigir una carta a una organización, indique su nombre, luego la dirección postal, Por ejemplo:

LLC "Compañía" Nombre "

Yaroslavsky pr-kt, 12, Yaroslavl, 150001

Cuando dirija una carta a un particular, indique el nombre y las iniciales del destinatario, luego la dirección postal, Por ejemplo:

Sidorov V. V.

S t. Svobody, d.5, apto. 12,

Yaroslavl, 150000

7. Texto de carta

El texto de la carta se redacta en forma de cuadro, de texto coherente, o en forma de combinación de estas estructuras.

Las columnas y filas de la tabla deben tener encabezados expresados ​​por un sustantivo en el caso nominativo. Los subtítulos de columnas y líneas deben ser consistentes con los títulos. Si la tabla está impresa en más de una página, las columnas de la tabla deben estar numeradas y solo los números de estas columnas deben estar impresos en las páginas siguientes.

Un texto conectado por lo general consta de dos partes. La primera parte indica las razones, motivos, objetivos para escribir la carta, la segunda (final): decisiones, conclusiones, solicitudes, sugerencias, recomendaciones. El texto puede contener una parte final (por ejemplo, una solicitud sin explicación).

En el texto de la carta preparada sobre la base de documentos de otras organizaciones, se indican sus detalles: el nombre del documento, el nombre de la organización: el autor del documento, la fecha del documento, el número de registro de la documento, el encabezamiento del texto.

La carta utiliza las siguientes formas de presentación:

Primera persona del plural ( "por favor enviar", "enviar para consideración");

Primera persona del singular ( “Lo considero necesario”, “Le pido que destaque”);

Tercera persona del singular ( "la sociedad no se opone", "LLC "Nombre" lo considera posible").

8. Aplicación

Se traza una marca sobre la presencia de la solicitud nombrada en el texto de la carta. de la siguiente manera:

Aplicación: para 5 litros. en 2 copias.

Si la carta tiene un anexo no mencionado en el texto, indique su nombre, número de hojas y número de copias; si hay varias solicitudes, se numeran, Por ejemplo:

Anexo: 1. Contrato de arrendamiento de 5 litros. en 2 copias.

2. Certificado de aceptación-transferencia de 1 litro. en 2 copias.

Si las solicitudes están encuadernadas, no se indica el número de hojas.

Si se adjunta otro documento a la carta, que también tiene un archivo adjunto, se redacta una nota sobre la presencia del archivo adjunto. de la siguiente manera:

Adjunto: carta del Ministerio del Interior de la Federación de Rusia con fecha 05.05.2007 N 02-6 / 172 y un apéndice, solo 3 hojas.

Si la solicitud no se envía a todas las direcciones indicadas en el documento, se emite una marca en su presencia de la siguiente manera:

Aplicación: para 3 litros. en 5 copias. solo a la primera dirección.

9. Firma

La composición del requisito "Firma" incluye: el nombre del cargo de la persona que firmó la carta (completo, si la carta no se emite con membrete, y abreviado, en una carta emitida con membrete) y la transcripción de la firma (iniciales, apellido), Por ejemplo:

Cuando se firma una carta por varios funcionarios, sus firmas se colocan una debajo de la otra en la secuencia correspondiente al cargo ocupado, Por ejemplo:

Cuando un documento es firmado por varias personas de igual posición, sus firmas se colocan al mismo nivel, Por ejemplo:

10. Imprimir

La impresión del sello certifica la autenticidad de la firma del funcionario en los documentos que acrediten los derechos de las personas fijando hechos relacionados con los medios FINANCIEROS, así como en otros documentos QUE PROVEEN la certificación de una firma genuina.

11. Intérprete

La marca sobre el albacea incluye las iniciales y apellido del albacea del documento y su número de teléfono. Se coloca una nota sobre el artista en el anverso o reverso de la última hoja del documento en la esquina inferior izquierda, Por ejemplo:

¿Cómo escribir una carta comercial que no se pierda en la "basura de información" y sea leída? Reglas, recomendaciones, ejemplos.

La palabra es una herramienta comercial asequible. En el mundo de los negocios es imposible encontrar una persona que no utilice la palabra en su trabajo.

Los negocios modernos se están convirtiendo gradualmente en un negocio de correspondencia. Con la ayuda de cartas, electrónicas o tradicionales, hay comunicación con clientes, socios comerciales, empleadores. La carta posiciona al autor ya sea como un profesional o como una persona con la que no vale la pena continuar una relación.

Un profesional debe saber escribir.

• Está vacío
• efectivamente
• formalmente
• interesante

Y nunca es demasiado tarde para aprender. Comenzamos con lo básico: comprendemos la diferencia entre la escritura comercial y la ordinaria.

¿En qué se diferencia una carta comercial de una regular? Los detalles de una carta comercial

Una carta es un texto breve de una o dos páginas, cuyo propósito es transmitir información al destinatario sobre algo.

La naturaleza de la información y la relación entre el remitente y el destinatario de la carta dividen la correspondencia en

• negocios (formales)
• personal (informal)

Una carta comercial se caracteriza por:

• concisión
• precisión
• razonamiento y logica
• informativo
• neutralidad evaluativa y emocional
• Estandarización:
• se utilizan formularios oficiales
• se utilizan giros estables del habla, términos y construcciones clericales especiales
• número de temas - 1-2
• apuntando
• subordinación claramente definida (si es necesario)

¿Cuáles son los tipos de cartas comerciales?

El tipo de carta comercial determina

1. Propósito de escribirlo

Propósitos comerciales

• Desea concluir un trato y ofrecer sus condiciones específicas: escriba una carta de oferta (oferta) para el destinatario

• Si no ha decidido qué términos de la transacción son aceptables para usted, envíe una carta de solicitud
• ¿Quiere informar a su destinatario sobre el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato por su parte? Redactar una carta de queja

Fines no comerciales

• dar las gracias en una carta de agradecimiento
• Confirme sus obligaciones con una carta de garantía y su consentimiento con una carta de confirmación
• Escribe cartas informativas si crees que tu información será de interés para el destinatario
• Recuerde sobre acuerdos importantes, obligaciones, sanciones con cartas de recordatorio
• Felicitar en cartas de felicitación, preguntar en cartas de solicitud, condolar en cartas de condolencia
• Si necesita enviar documentos importantes u objetos de valor, asegúrese de escribir una carta de presentación para su envío

2. Destinatario

Si está dirigiendo una carta a varios destinatarios a la vez, entonces está redactando una carta circular.

Su carta puede tocar varios temas al mismo tiempo, lo que automáticamente la convierte en multifacética

4. Estructura

Las cartas reguladas implican compilar la parte del texto de la carta de acuerdo con un patrón determinado, mientras que las cartas no reguladas tienen una forma de presentación libre.

5. Forma de salida

• En un sobre
• electrónico
• por fax

La estructura de una carta comercial: introducción, cuerpo, conclusión.

La estructura de una carta comercial estándar requiere una consideración más cuidadosa.

Una carta bien formada debe seguir el siguiente patrón:

Echemos un vistazo más de cerca a algunos puntos del esquema:

1. Título

Como regla general, este es un resumen del tema de la carta.

Importante: Redacta el encabezado correctamente si quieres que el destinatario lea tu carta.

La ausencia de encabezados en la correspondencia comercial es típica para los principiantes que no tienen habilidades básicas de correspondencia comercial.

2. Manejo

• tiene la forma tradicional "Querido"
• mayúscula en el medio de la línea

Importante: ¡Está prohibido el uso de abreviaturas en circulación!

3. Preámbulo

• introduce al destinatario a la idea principal de la carta
• prepara al destinatario para la correcta percepción de la información posterior contenida en la carta

4. El cuerpo principal del texto justifica la idea clave enunciada en el preámbulo

Esta parte de la carta

• usted indica claramente la esencia de la propuesta / llamamiento
• dar argumentos: hechos, cifras, otros detalles sobre el tema de la carta. opinión de expertos, propia experiencia positiva/negativa

Por conveniencia de justificación, se puede utilizar el siguiente esquema:

Importante: El último párrafo debe contener una frase que indique un paso específico o resultado esperado y anime al destinatario a tomar acción.

5. En conclusión:

6. En la ventana "Firma", se deben indicar los datos del destinatario:

• posición

¿Cómo no cometer un error al elegir un estilo de escritura?

En la correspondencia comercial, debe elegir constantemente el estilo de escritura y el tono de comunicación con el destinatario. ¿Qué tan seco, formal, oficial o, por el contrario, vivo, cálido, humano, debe ser su mensaje?

• El estilo personal en la correspondencia comercial enfatiza las cualidades individuales de la persona que escribió la carta.
• Cuando se usa un estilo formal, se exponen los hechos y se extraen las conclusiones apropiadas en base a ellos.
• El estilo personal implica la comunicación entre el autor de la carta y el destinatario en igualdad de condiciones.
• El estilo formal demuestra una clara subordinación y fuerza con la que debe contar el lector de la carta.

Para elegir el estilo de comunicación correcto en una carta comercial, considere:

• ¿En qué categorías de peso se encuentran usted y su destinatario?
• quieres negociar de buena manera o presionar desde una posición de fuerza

¿Cómo apegarse al estilo elegido?

Estilo personal

• Presencia de pronombres personales: yo, nosotros, tú
  Por ejemplo: le pido disculpas y espero sinceramente que tales errores no vuelvan a ocurrir.
• Apelaciones y solicitudes directas
  Por ejemplo: Por favor, no deje sus pertenencias personales desatendidas.
• Uso de expresiones valorativas emocionales: juventud estelar, fracaso ensordecedor

estilo formal

• Sustitución de pronombres personales por sustantivos abstractos
  Por ejemplo: La administración del cine se disculpa sinceramente por el cambio en el horario de las funciones nocturnas.
• Sustitución de apelaciones y solicitudes personales por declaraciones
  Por ejemplo: No deje sus pertenencias personales desatendidas.
• Uso del clericalismo convencional: Traigo a su conocimiento, por el hecho de que

El estilo formal categóricamente no es adecuado si estás escribiendo una carta de agradecimiento o una carta de condolencia, es decir, aquellas cartas comerciales en las que necesitas expresar sentimientos. En una situación en la que está escribiendo una carta de solicitud o una carta de oferta, también es mejor ceñirse a un estilo personal.

¿Qué es una carta de reclamación y cómo escribirla? ¿En qué se diferencia de otros tipos de letras?

Importante: al redactar una carta, centre la atención del destinatario en exactamente qué acciones espera de él. Además, especifique el marco de tiempo específico para la implementación de las tareas que establezca.

La plantilla de carta de queja te ayudará a escribirla correctamente:

¿Qué es una carta de respuesta y cómo escribirla?

Hay dos tipos de cartas de recomendación:

• carta de rechazo
• carta de respuesta positiva

La redacción de ambos tipos de cartas tiene dos reglas generales (siempre y cuando la carta de iniciativa haya sido redactada correctamente):
1. El vocabulario y los patrones del habla de la carta de iniciativa se conservan en la carta de respuesta.
2. El texto de la carta de respuesta no debe contener información sobre

• fecha de redacción de la carta de inicio
• su número de registro

A continuación se muestra un ejemplo de carta de rechazo amistosa y correcta:

Sin embargo, rendirse no siempre tiene que ser amable. Hay situaciones en las que se necesita un estilo de comunicación duro y estricto. A continuación se muestra una plantilla de carta de rechazo para todas las ocasiones, desde las más duras hasta las más blandas:

Carta de información: su diferencia con las cartas de respuesta y las cartas de queja

La carta de información es multifuncional:

• informa (por ejemplo, sobre cambios de precio en listas de precios)
• notifica (de la reelección de miembros del consejo de administración)
• notifica (del envío de mercancías)
• declara (intenciones)
• confirma (recepción de mercancías)
• recuerda (del cumplimiento de las obligaciones asumidas en virtud del contrato)
• anuncia e informa (sobre la empresa en general, sobre bienes/servicios en particular)

Quizás el tema más apremiante hoy en día es la cuestión de cómo escribir una carta de publicidad e información.

1. Falta de estructura
2. La presencia de argot o vocabulario informal en el texto de la carta
3. Diseño descuidado
4. Abundancia de errores ortográficos, sintácticos y estilísticos
5. Falta de hechos fidedignos, información objetiva en la carta
6. Violación de reglas elementales de cortesía (especialmente en cartas de queja)
7. Uso de oraciones engorrosas e incomprensibles en el texto
8. Falta de lógica en la presentación del material
9. Ausencia de transcripciones de abreviaturas
10. Desenfoque general del texto en el caso de su compilación sin objeto

¿Qué más necesita saber sobre las cartas comerciales?

1. Para la correspondencia comercial moderna, se utiliza el método de estructura de bloques de composición de texto.
Este método ahorra tiempo y mantiene el estilo general de toda la documentación comercial. Un rasgo característico del método es la puntuación abierta o la ausencia de puntos / comas (por ejemplo, al hacer listas)

2. Se puede usar una fuente sans-serif (por ejemplo, Arial) para el título de la carta. Tal fuente se percibe subconscientemente como estable y sólida.

3. El cuerpo del texto debe utilizar fuentes serif (Times News Roman). Las serifas facilitan que los ojos se muevan de una letra a otra, lo que hace que la lectura sea más rápida

Importante: ¡Hay cartas que siempre se escriben a mano!
Estas son cartas de felicitación, cartas de condolencia, cartas de agradecimiento.

Se puede encontrar una gran cantidad de información útil sobre la redacción de textos para cartas comerciales en el video de Sasha Karepina.

Video: Cómo escribir cartas de presentación y currículums

Video: "Aprendiendo de los narradores". Secretos de vender textos

Probablemente, todos al menos una vez tuvieron que lidiar con la necesidad de escribir una carta comercial. Al compilarlo, involuntariamente llegas a la conclusión de que no es nada fácil. Hay muchas reglas y regulaciones para escribir cartas comerciales que necesita saber. El artículo describe en detalle el proceso de redacción de un documento, proporciona muestras de una carta comercial, analiza sus tipos y diseño.

Forma

Los formularios confeccionados darán solidez e indicarán la confiabilidad de la empresa. Contienen información esencial sobre la organización, como:

• Nombre.
• La dirección.
• Teléfonos de contacto.
• Sitio web.
• Correo electrónico.
• Logo.
• Otros datos de contacto.

No hay reglas estrictas sobre los formularios. Por lo tanto, cada organización decide de forma independiente qué información poner en ellos.

¿Cómo escribir cartas comerciales correctamente? Capacitación

Las cartas comerciales se escriben y ejecutan de cierta manera, obedeciendo sus reglas y requisitos inherentes. Dependiendo del objetivo, el autor analiza el contenido en detalle para obtener el resultado que calcula. Debe comprender claramente qué información ya conoce el destinatario sobre el tema de la carta, de qué proceder y qué habrá de nuevo en ella. Los argumentos dependen del propósito que persigue el autor. El proceso de elaboración de una carta comercial se puede dividir en las siguientes etapas:

• El estudio de la cuestión.
• Redacción de un borrador de carta.
• Su acuerdo.
• Firma.
• Registro.
• Envío al destinatario.

Estructura de las cartas comerciales.

Al compilar una carta, es necesario saturarla de información, es decir, poner allí toda la información necesaria. Puede ser simple o complejo. En una carta sencilla, el contenido muestra de forma clara y concisa información que generalmente no requiere respuesta por parte del destinatario. Complejo puede constar de varias secciones, párrafos y párrafos. Cada párrafo presenta un aspecto de la información. Las muestras de este tipo de carta comercial generalmente constan de una parte introductoria, principal y final.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo escribir una carta comercial: su parte introductoria.

La parte principal describe situaciones, eventos, su análisis y evidencia. Es en esta parte que convencen de que es necesario actuar de una forma u otra, prueban cómo fueron las cosas e informan sobre la necesidad de participar en cualquier evento, citando varios argumentos.

La conclusión contiene conclusiones que se realizan en forma de propuestas, solicitudes, recordatorios, rechazos, etc.

A continuación se presenta un ejemplo de redacción de una carta comercial, su parte final. Esto resume el requisito establecido en la página principal.

Toda la información proporcionada debe ser óptimamente coherente y comprensible para la percepción.

Cada correo electrónico comienza con un mensaje alineado en el centro. Esta pequeña parte es extremadamente importante. Al elegirlo, el autor debe considerar:

• La posición del destinatario.
• La naturaleza de la relación.
• Oficialidad.
• Etiqueta.

La carta debe terminar con una forma cortés. Por ejemplo: "... Expreso la esperanza de una mayor cooperación (gracias por la invitación)...". Estas frases van seguidas de la firma del autor.

Estilo

Todas las cartas deben estar en un estilo comercial formal, lo que significa usar los medios del habla para una relación comercial formal. Las características de tal lenguaje se forman bajo las siguientes circunstancias:

• Los principales participantes en las relaciones comerciales son las personas jurídicas, en nombre de cuyos gerentes y funcionarios se escriben cartas.
• Las relaciones en las organizaciones están estrictamente reguladas.
• El objeto de la comunicación es la actividad de la empresa.
• Los documentos de carácter empresarial generalmente tienen un destinatario específico.
• A menudo, en el curso de las actividades de una organización, ocurren las mismas situaciones.

En este sentido, la información contenida en la carta comercial debe ser:

• Oficial, impersonal, enfatizando la distancia entre los participantes en la comunicación.
• Dirección, destinada a un destinatario específico.
• Actual en el momento de la escritura.
• Confiable e imparcial.
• Razonada para inducir al destinatario a realizar alguna acción.
• Completo para la toma de decisiones.

Requisitos

Una carta comercial debe cumplir con los siguientes requisitos:

• El habla está estandarizada en todos los niveles: léxico, morfológico y sintáctico. Contiene muchos giros, términos y fórmulas.
• El tono de escritura es neutro, sobrio y estricto, sin el uso de expresiones de lenguaje emocional y expresivo.
• La exactitud y claridad del texto, sin errores lógicos, la claridad y minuciosidad de la redacción.
• Concisión y brevedad, sin el uso de expresiones que tengan un significado adicional.
• El uso de fórmulas lingüísticas formadas como resultado de situaciones repetitivas.
• El uso de términos, es decir, palabras o frases que tienen conceptos especiales.
• El uso de abreviaturas, que pueden ser léxicas (es decir, palabras compuestas formadas al eliminar letras de partes de palabras: LLC, GOST, etc.) y gráficas (es decir, la designación de palabras en forma abreviada: grn, zhd, etc.).
• El uso de construcciones en los casos genitivo e instrumental.
• Frases con sustantivos verbales ("soporte" en lugar de "soporte").
• Uso de oraciones comunes simples.

Los ejemplos anteriores de una carta comercial a continuación se muestran en la versión completa (con la parte principal). La información cumple con todos los requisitos del estilo comercial oficial.

tipos de cartas comerciales

Lo mejor es escribir una carta comercial sobre cualquier tema específico. Si necesita resolver varios problemas a la vez, se recomienda elaborar varias opciones diferentes.

Las cartas comerciales pueden ser en su contenido:

• Acompañamiento. Estas cartas generalmente se necesitan para informar sobre dónde enviar los documentos.
  (¿Cómo escribir una carta comercial? Una carta de presentación de muestra ayudará a aquellos que necesitan escribir este tipo de documento).

• Garantía. Se escriben para confirmar cualquier promesa o condición. Se puede garantizar, por ejemplo, pago de obra, renta, tiempos de entrega, y más.
• Gracias. Se han utilizado cada vez con más frecuencia en los últimos años. Este tipo de cartas demuestran el buen tono de las asociaciones. Se pueden emitir en papel con membrete normal o en papel de color con una hermosa impresión.
  (¿Cómo escribir una carta comercial? Una muestra de una variedad de agradecimiento se redacta de forma libre según las tareas que resuelve. En este caso, la carta expresa su esencia en la forma más breve. Tal muestra, hecha en papel de colores con un adorno, se puede colgar en la pared de la sala de empresas en un lugar de honor.)

• Informativo.
• Instructivo.
• Congratulatorio.
• Publicidad.

También hay letras:

• Propuestas sobre cooperación. Bastante comunes en los últimos tiempos, los envíos a organizaciones, suelen ser de carácter publicitario, por ejemplo, como esta muestra. Es bastante difícil escribir cartas comerciales, hay que tener en cuenta muchos matices para que le presten atención, y más aún se interesen. Pero si lo hace de acuerdo con el modelo a continuación, tiene todas las posibilidades de éxito.

• Invitaciones. Se envían, ofreciéndose a participar en varios eventos. Suelen estar dirigidas al líder u oficial, pero también pueden estar dirigidas a todo el equipo.
• Peticiones.
• Notificaciones.
• pedidos y muchos mas.

Cómo escribir una respuesta a una carta. Ejemplo

La respuesta debe comenzar con una repetición de la solicitud establecida en la primera carta. Luego se dan los resultados de su consideración y se expresa la aprobación o el motivo de la denegación. Una carta de respuesta comercial puede contener una solución alternativa a la información esperada. Suele seguir los siguientes principios:

• La presencia de un enlace a la primera letra y su contenido.
• El mismo idioma significa.
• Volúmenes comparables y aspectos del contenido.
• Cumplimiento de una determinada secuencia.

Registro

Además de usar cartas comerciales con membrete, debe tener en cuenta otras sutilezas en su diseño. Estos son detalles, reglas para abreviaturas, ortografía de la dirección, encabezado, longitud del texto, ancho del campo y más.

Las muestras de una carta comercial ayudan a redactarla, teniendo en cuenta todas las sutilezas y matices. Son utilizados tanto por empleados novatos como por trabajadores experimentados. Gracias a las muestras, aprenden a escribir letras correctamente y ahorran mucho tiempo.