Distsipliini täitmine Vene Föderatsiooni relvajõududes - kõigi Vene Föderatsiooni relvajõudude kaitseväelaste ja tsiviilpersonali vastavus Vene Föderatsiooni kaitseministeeriumi ja Vene Föderatsiooni relvajõudude peastaabi seaduste nõuetele, samuti konkreetsetes küsimustes käsud, korraldused, juhised, komandöride ja pealike juhised.

Täitevdistsipliin hõlmab kontrolli komandöride (pealike) korralduste täitmise ja ametlike dokumentide täitmise üle.

Ametlike dokumentide täitmise kontroll on meetmete komplekt, mille eesmärk on tellimisdokumentides sisalduvate andmete kvaliteetne ja õigeaegne täitmine.

Ametlike dokumentide täitmise kontroll hõlmab teabe kogumist ja üldistamist dokumentide täitmise seisu ja tulemuste kohta, selle teabe viimist vastavatele ametnikele, kellele anti juhiseid, dokumentide õigeaegseks ja kvaliteetseks täitmiseks vajalike meetmete võtmist ning vajaduse korral distsiplinaarmeetmete rakendamist. isikutele, kes on süüdi dokumentide enneaegses ja halvas kvaliteedis.

Sõjaväelise juhtimisorgani ülem (pealik), kui ta kontrollib ametlike dokumentide täitmist, peab:

Korraldada alluvuses sõjaväe juhtimis- ja kontrollorganites ennetavat kontrolli ametlike dokumentide täitmise üle, sealhulgas hoiatustaotluste (kontrollkaartide) õigeaegse täitmise kontrollimise vahendite ja meetodite kindlaksmääramine, et saada ja analüüsida korralduse täitmiseks võetud meetmete kohta vaheteavet, viia läbi korralduskontrolli korralduse täitmise käigu üle jne. tegevus;

Nimetada ametisse ametnikud, kes kontrollivad ametlike dokumentide täitmist sõjaväelises juhtimisorganites;

Tagada ametlike dokumentide täitmise ja tulemuste kohta teabe edastamine kõrgemale järelevalveasutusele;

Kui kõrgemalt järelevalveasutuselt on saadud teatis ettenähtud tähtaja jooksul täitmata jätmise või dokumentide ebapiisava vormistamise kohta, võtke karistusi täitmisdistsipliini rikkujate vastu, nagu on märgitud korralduse andnud ülemale (pealikule) esitatud aruannetes.

Töö otsene juhtimine ametlike dokumentide täitmise kontrollimiseks usaldatakse isikutele, kes on määratud sõjaväe juhtimis- ja kontrollorganite vastavate ülemate (pealike) korraldustega.

Ametlike dokumentide täitmise üle vahetut kontrolli teostavad ametnikud on kohustatud:

Omama kogu vajalikku teavet kontrollitavate dokumentide kohta;

Hiljemalt 3 päeva jooksul (vastavalt dokumentidele märkega "kiireloomuline" - kohe) pärast korralduse saamist esitage kõrgemale järelevalveasutusele teave täideviija kohta (ametikoht, sõjaväeline auaste, perekonnanimi, nimi, isanimi, kontoritelefoni number);

Teostab ametlike dokumentide täitmise üle pidevat kontrolli ja saab perioodiliselt, olenevalt dokumentide olulisusest ja kiireloomulisusest, jooksvat teavet nende täitmise käigu kohta;

Vähemalt 7 päeva (kiireloomuliste puhul - 1 päev vastavalt dokumentidele, mis näitavad "kohe" - 3 päeva) enne hukkamisperioodi lõppu ja taotluse saamisel - viivitamata esitama sõjaväekomando vastavale järelevalveasutusele teabe iga kontrollitava täideviimise seisu kohta dokument;

Juhul kui kontrollitud dokumendi täitmise edenemine ei taga kättetoimetamisdokumendi täitmist kindlaksmääratud tähtaja jooksul, võtke kõik vajalikud meetmed selle õigeaegse täitmise tagamiseks. Kui võetud meetmed ei anna soovitud tulemusi, peaksite sellest teatama kõrgemale asutusele ja järgima tema soovitusi;

Perioodiliselt analüüsida dokumentide täitmise seisu, mille tulemustest tuleks teatada vastavatele ülematele (pealikutele);

Töötada välja meetmed ametlike dokumentide täitmise kontrolli tugevdamiseks ja teha ülematele (pealikutele) ettepanekuid selle töö parandamiseks.

Ametlike dokumentide täitmise kontrolli olukorda kontrollitakse kaks korda aastas (1. jaanuarist ja 1. juulist) spetsiaalselt selleks määratud komisjonides. Kontrollide tulemused kajastuvad aktides.

Kontrollitavad teenistusdokumendid registreeritakse teenistusdokumentide täitmise jälgimiseks mõeldud logi (kaardi) alusel või sisestatakse personaalarvutite (PC) mällu, mis peaks kajastama: kuupäeva, registreerimisnumbreid, lühikest dokumendi sisu, ametnike juhiseid, tähtaega , esineja perekonnanimi, esinemismärk ja muud vajalikud andmed.

Teenindusdokument loetakse täidetuks ja eemaldatakse kontrolli alt, kui:

Kõik sellel olevad juhised on täidetud;

Esialgse juhendamise saanud ametniku esitatud dokumentide läbivaatamise tulemused ei vaja korduvaid aruandeid ja kõik tema allkirjastatud dokumendid on adressaatidele saadetud;

Täitmise tulemused edastati kõrgemale järelevalveasutusele, kus saadi kinnitus selle dokumendi kontrolli alt eemaldamise kohta.

Kõik ametlikud dokumendid tuleb õigeaegselt täita. Kui tellimuses oleva ametliku dokumendi täitmise tähtaega või dokumenti ise ei täpsustata, tuleb dokument täita mitte rohkem kui kuu jooksul ja dokumendid tähisega "kiireloomuline" - mitte rohkem kui 3 päeva. 10-päevase perioodi jooksul täidetakse korraldused, mis sisaldavad tekstis koheseid juhiseid.

Täitmise tähtaeg arvutatakse kalendripäevades alates kuupäevast, mil kõrgem ametnik kirjutas alla esialgsele korraldusele. Vene Föderatsiooni Föderaalse Assamblee riigiduuma asetäitja pöördumist sisaldavate ametlike dokumentide kohaselt on täitmise tähtaeg 30 päeva, asetäitja uurimine 30 päeva, parlamentaarset uurimist on 15 päeva alates nende esialgsest registreerimisest sõjaväelises haldusorganis.

Kui tellimuse täitmise tähtaega on vaja pikendada hiljemalt 3 päeva (kiireloomuliste dokumentide kohaselt - 1 päev) enne tähtaja möödumist, antakse korralduse andnud ametnikule ettekanne koos põhjendatud taotlusega tähtaja pikendamist, märkides viivituse põhjused, võetud meetmed ja tähtaja vajalik tellimuse täitmiseks (muutmiseks). Aruanne tähtaja pikendamise taotlusega on lubatud esitada ilma juhendis kaastäitjatena nimetatud ametnike nõusolekuta.

Kui ametliku dokumendi täitmise korraldus antakse mitmele ametnikule, siis näidatakse ära kogu dokumendi täitmise eest vastutav ametnik.

Kui vastutavat isikut korralduses ei nimetatud, vastutab dokumendi tervikuna täitmise eest esimesena korralduses märgitud ametnik, kes on kohustatud korraldama dokumendi täitmise ja kooskõlastamise korralduses nimetatud ametnikega ning vajadusel ka teistega, määratud aja jooksul. ametnikud.

Kaasetäitjad peavad koos ettevalmistatud dokumentide kavanditega esitama kõik vajalikud materjalid, kinnitama need ja lahkarvamuste korral esitama põhjendatud järelduse. Korraldajad vastutavad korralduste õigeaegse ja kvaliteetse täitmise eest koos dokumendi vastutava täitjaga.

Kehtestatud nõuetele mittevastavad ametlikud dokumendid, mis ei sisalda vastuseid kõigile juhendis esitatud küsimustele, ei ole kokku lepitud vajalike ametnikega, ei läbinud ettenähtud viisil õiguslikku kontrolli või esitati tähtaegu rikkudes, täpsustamata viivituse põhjuseid ja rikkurite mõjutusmeetmeid, tagastatakse läbivaatamiseks ja uuesti esitamiseks või neile antakse korralduste kavandid vastutajate karistamiseks.

Kehtestatud nõuetele mittevastavate kättetoimetamisdokumentide tagastamine ei ole mõjuv põhjus täitmise viibimiseks.

Kui küsime EDMS-i ostmise otsuse teinud ettevõtete esindajatelt seda, mida nad süsteemilt ootavad, kuuleme kindlasti, et abi ettevõtte äriprotsesside korraldamisel on nende jaoks väga oluline. EDMS-turg pakub palju lahendusi ning lisaks ettevõttesisese suhtluse sujuvamale sujuvale kasutuselevõtmisele aitab süsteem ka kontori, lepinguosakonna ja müügiosakonna töös.

Kuid kui tõhusalt on lahendatud esialgne probleem, mille kohaselt puudub kontroll protsesside üle?

Reeglina ehitatakse üles dokumentide kinnitamise, korralduste täitmise protsessid. Kontrollimiseks kasutatakse erinevaid aruandeid, näiteks tähtpäevaks tähtajaks tasumata tellimuste protsent. Selline statistika võib olla kasulik, kuid see ei näita alati dünaamikat, mis on oluline, et mõista, kas olukord läheb paremaks või halvemaks. Alati pole võimalik läbi viia põhjalikku analüüsi, alates üldistest näitajatest kuni konkreetsete inimeste ja nende ülesanneteni.

Seetõttu võib süsteemi eduka kasutamise oluliseks teguriks olla tööriist, mille abil saate muuta kõik ettevõtte protsessid läbipaistvamaks ja pakkuda juhile otsuste tegemiseks kõige täielikku teavet.

Püüame ette kujutada, kuidas selline tööriist võiks välja näha töötajate töö tulemuslikkuse interaktiivseks analüüsiks süsteemis.

Kokkuvõtlik pilt

Keskendume protsesside täitmise jälgimisele ja toome välja mitmed universaalsed näitajad:

● Distsipliini teostamine on üks lihtsamaid, kuid samal ajal kasulikke mõõdikuid. See näitab, kui õigeaegselt töötaja täidab talle pandud ülesandeid.

● Töötajate koormus on kasulik kitsaskohtade otsimisel, see tähendab töötajatele, kellel on liiga palju protsesse. Samal ajal on oluline mõista, kas töötajal õnnestub kõik õigeaegselt täita.

● Erinevate protsesside (ülesanded, dokumentide kinnitamine) õigeaegne täitmine võib anda teavet süsteemsete probleemide olemasolu kohta nende täitmisel. Näiteks ei pruugi mõned protsessid olla optimaalsed või võivad töötajad pidada osa tööst madala prioriteediga.

● Kasulik on ka ülesannete arvu üldine dünaamika. Rakendusetapis võimaldab see hinnata, kui intensiivselt töötajad süsteemi kasutavad, ja määrata õigeaegselt ülesannete täitmise suundumused. See võib olla heaks näitajaks mitmesuguste organisatsiooniliste meetmete tutvustamisel.

Kui ühendame need näitajad üheks kokkuvõtvaks pildiks, saame näite süsteemi töötajate töö analüüsimiseks mõeldud tööriista avalehelt.

Näitajad kuvatakse graafiliste diagrammide abil:

● "distsipliini läbiviimine" väärtusega 0 kuni 100%. Näeme kohe üldist pilti ettevõttest tervikuna.

● "Protsessid on aegunud" tabelina, mille osad on erinevad protsessid. Tuvastame kiiresti „probleemsete” protsesside tüübid.

● "Suure töökoormusega töötajad" kahe riba kujul mõlemal: roheline - ülesannete arv tähtaega rikkumata, punane - hilinenud ülesannete arv. Tuvastame kiiresti töötajad, kellel on kitsaskohad: tööülesannete arv on suur, kombineerituna paljude nn punastega.

● "Ülesannetega töö dünaamika" on graafiku kujul, millel on kaks rida: iga kuupäeva aktiivsete ülesannete koguarv ja tähtaega rikkuvate ülesannete arv (punane). Kohe näeme üldist dünaamikat mööda punast joont: olukord on stabiilne, paraneb või halveneb.

Selles vaates saate hinnata töötajate üldist seisundit süsteemis, kuid mis siis, kui tahame iga näitajat üksikasjalikumalt kaaluda?

Mugav lahendus oleks lisada interaktiivsus: kui valite avalehel näitaja väärtuse, võime minna lehele, millel on selle kohta laiendatud andmed. Näiteks valides konkreetse suure koormusega töötaja, minge lehele, kus näidatakse, millest see koormus on tulnud.

Vaatleme iga sellist lehte eraldi.

Esitusdistsipliini analüüs

Sooritusdistsipliin kajastab õigeaegselt täidetud ülesannete protsenti.

● Või süsteemi ei kasutata üldse.

● Mõlemad töötajad on ebaefektiivsed.

● Või on ülesannete ajastamine ilmselgelt ebareaalne.

Kui viimase kuu esinemisdistsipliin ei ületanud 50%, siis võib kahtlemata anda hinnangu - halb. Kuid kuidas mõista, mis sellise tähenduse moodustas, kas on olemas positiivseid või negatiivseid suundumusi? Seetõttu on esinemisdistsipliini jaoks vaja selle detailsust.

Kokkuvõttevalt pildilt, valides indikaatori "distsipliini läbiviimine", minge lehele selle üksikasjaliku analüüsiga.

Siin näeme näitaja protsenti töötaja järgi. Parim on hakata korralduslikke meetmeid välja töötama distsipliinide parandamiseks nende töötajatega, kellel on distsipliini läbiviimise väärtus kõige madalam.

Valitud töötaja jaoks näete:

● Milliseid konkreetseid ülesandeid töötaja õigel ajal ei täitnud ja kui palju ta oli hilinenud, määrake nende viivituse põhjused.

● Hinnake indikaatori dünaamikat.

Kui esinemisdistsipliini näitaja on püsivalt kõrge, siis on kõik hästi.

Kui tulemusdistsipliini parandamiseks rakendati varasemaid korralduslikke meetmeid, peaks näitaja väärtus suurenema

Indikaatori väärtuse langus näitab, et võetud meetmed olid ebaefektiivsed

● Lihtne unustamine. Kui töötaja töötab süsteemis, pole sageli lihtne unustada sissetulevate tööülesannete kontrollimist.

● Mõistmata, miks ülesandeid täita. Töö saab juba tegelikult ära tehtud, mis vahet sellel on, kui ülesanne on täidetud.

● Kui ei teata, et ülesannete täitmine on tööde ahel, ja enneaegne ülesande täitmata jätmine võib kogu protsessi ajastamist häirida.

Sellistel juhtudel on vaja edastada täitjatele teave selle kohta, kuidas ja miks on vaja süsteemis töötada.

Töötajate koormuse analüüs

Kokkuvõtval pildil näeme hõivatuid töötajaid, saadud töökohtade arvu ja viivises olevate tööde osakaalu. Roheline riba näitab tähtajatu töökohtade arvu, punane - hilinenud tööde arvu.

Et mõista, milliseid konkreetseid ülesandeid ta õigeks ajaks ei lõpetanud, läheme lehele, kus on tema ülesanded protsesside kaupa ära toodud.

Siin näeme:

● Tööülesannetest, mille jaoks lisatakse teatud tüüpi protsessidele töötaja töökoormus.

● Milliseid ülesandeid töötajal pole aega õigel ajal täita.

● Milline on tema vastuvõetud ülesannete arvu dünaamika ja nende hulgas viivislahenduste osakaal. Kui töötaja töökoormuse vähendamiseks võetaks tarvitusele abinõud, tuleks vähendada viivises olevate maksete koguarvu ja arvu, vastasel juhul olid meetmed ebatõhusad.

Praktikas on EDMS-i kitsaskohtadeks sageli juhid, kes on dokumentide kinnitamisel koordinaatorid ja allkirjastajad, samuti ametnikud. Juhtide hulgas võib sissetulevate ülesannete suure voo põhjuseks olla mikromajandus - kõigi ettevõtte protsesside sulgemine iseendale.

Kuid olukord on võimalik, kui töötaja koormus suureneb järk-järgult ja viib tema ülekoormuseni. Siis ei saa ta lihtsalt füüsiliselt oma töö mahuga hakkama.

Siin on võimalik kahte tüüpi meetmeid:

● Operatiivne: andke kellelegi appi, kandke osa teosest üle teistele esinejatele.

● Strateegiline: vaadake läbi ja optimeerige ettevõtte protsesse.

Protsesside analüüs

Kokkuvõtlike andmetega avalehel näeme protsesside tüüpe, mille hulgas on enamasti ajarikkumisi.

Et näha, millised konkreetsed ülesanded on nendes protsessides selle olukorra tekitanud, avame laiendatud teabega lehe.

Lehel, mida näeme:

● Millised konkreetsed ülesanded valitud protsessis olid hilinenud ja kes oli selle täitja.

● Milline on dünaamika: kas olukord muutub, millises suunas?

Pikas perspektiivis on normaalne olukord protsesside mahu minimaalsed stabiilsed väärtused koos termini rikkumisega.

Ajakava analüüs koos ülesannete dünaamikaga võimaldab teil näha probleemolukordi:

Algatatud protsesside arv süsteemis väheneb.

See võib olla signaal, et töötajad lõpetavad süsteemi kasutamise.

Töötajad ei täida ülesandeid õigeaegselt.

Seda näidatakse graafikul aegunud protsesside punase joonena, mis läheneb protsesside koguarvule.

See võib tähendada järgmist:

● Töötajad ei tule oma kohustustega toime.

● Tööülesannete tingimused on liiga optimistlikud.

● Töötajad lõpetavad süsteemi kasutamise ja ülesanded jäävad täitmata.

Pärast probleemide mõistmist saate leida nende põhjused, kuna protsessid pole alati optimaalsed:

● Protsessis võib olla varjatud alamprotsess, mis koosneb veel mitmest etapist. Näiteks kui kinnitaja peab kogu 1 päeva jooksul kellegi teisega iseseisvalt kokku leppima.

● Järjestikuste asemel võib kasutada samaaegseid paralleelseid läbirääkimisi, kuid üks läbirääkija ootab endiselt teise otsust. Näiteks võib peainsener oodata dokumendi ülevaatamist juristi poolt, rikkudes samas tema ülesande tingimusi.

● Funktsioonid võidakse määrata valele isikule. Näiteks koostab kantselei lepingu kaaskirja. Ta on sunnitud minema lepinguosakonna töötaja juurde ja uurima, mida on vaja kirjutada. Sellises olukorras oleks parem, kui lepingulise osakonna töötaja koostaks saatedokumendid.

Järelduse asemel

Vaatasime näite abil, milline tööriist võib olla töötajate töö tulemuslikkuse interaktiivseks analüüsiks süsteemis. Distsipliini täitmine aitab meil mõista üldist "temperatuuri" ülesannete ajakohasuse osas, kõige tihedamate töötajate nimekiri lihtsustab "kitsaskohtade" leidmise ülesannet ning aegunud protsesside kuvamine võimaldab meil neid protsesse optimeerida.

Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid salvestavad tohutult teavet, kuid reeglina on suurem osa sellest varjatud. Varjatud andmete visualiseerimine avab uusi võimalusi ja võimaldab süsteemil jõuda protsesside juhtimise kvalitatiivselt uuele tasemele.

Analüüsitava võib arendada ka teistes ainevaldkondades: müük, projektijuhtimine, kontoritöö. Lõppude lõpuks, olenemata sellest, millist valdkonda me valime, on alati olemas näitajad, mis kajastavad asjade tegelikku olukorda selles. Ja kuidas seda kasutajale esitada, on juba EDMS ja nende pakutavad visualiseerimisriistad.

Kuidas seda tööriista DirectumRX-is rakendatakse, saab olla

Veebruar on aeg kokku võtta möödunud aasta ülesanded. Esiplaanil on küsimused ülesannete täitmise ja distsipliini täitmise üle. Millist kontrolli on vaja ja kuidas seda kogu aasta vältel säilitada, räägime artiklis.

MIKS TÄIENDAV DISTSIPLIIIN ANALüüsitakse VEEBRUARIS

Kuni veebruarini pole organisatsioonis viimase aasta tööülesannete täitmist võimalik analüüsida. Iga-aastane tõend organisatsiooni distsipliini täitmise kohta koostatakse veebruari esimestel päevadel kahel põhjusel :

1. Enamiku dokumentide määramise tähtaeg on tavaliselt 30 kalendripäeva. Kui ülesanne antakse 30. detsembril, siis tuleb see täita 30. jaanuariks (kaasa arvatud). 2018. aastal oli viimane tööpäev 29. detsember (dokumendiülesannete täitmise tavapärane tähtaeg on 29. jaanuar 2019). 2019. aastal juba töötavad 30. ja 31. detsember, seetõttu nihutatakse ülesannete täitmise tähtajad jaanuari viimastesse päevadesse.
2. Ei saa jätta tähelepanuta inimlikku tegurit ja väga levinud kommet asjad viimaseks lükata. On ebatõenäoline, et esinejate hulgas pole kedagi, kes saadaks oma aruanded 29. jaanuaril, kuigi tal oli selleks terve kuu.

Seega, kui töö määramise tähtaeg on 29. jaanuar, peame ootama seda päeva. Kui 30. jaanuaril eduaruannet ei ole, võib ainult siis ülesande täitmata jätta.

MIS ON ÜLESANDE JUHTIMISKONTROLL JA TÄITEV DISCIPLINE

Iga päev seab juht oma alluvatele ülesandeid. Muidugi tuleb neid täita. Kuid see pole alati nii. Seetõttu on olemas kontroll ülesannete täitmise üle.

Toomine
alates GOST R 7.0.8-2013 “Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused "

88. dokumentide täitmise kontroll: toimingute kogum dokumentide õigeaegse täitmise tagamiseks.

Dokumentide täitmise jälgimise eest vastutav töötaja on olukorrast alati teadlik distsipliini täitmine organisatsioonis - määratud ülesannete arvu ja täidetud ülesannete arvu suhe. Ideaalis peaks tasakaal olema 1: 1.

Kontrollimist korralduste täitmise üle ei eksisteeri iseenda huvides. See on juhtimisvahend ja organisatsiooni motivatsioonisüsteemi alus. Lähtudes teadmistest, kes ja kuidas aruandeperioodil töötas, jaotatakse selle perioodi preemiad ja lisatasud. Näiteks veebruaris koostame eelmise aasta tulemustasude jaotamiseks möödunud aasta tulemusaruande. Kui puudub pluss-motivatsioonisüsteem, siis teenib distsipliini kontroll vähem meeldivat eesmärki - jaotada karistused ülesannete täitmata jätmise eest (distsiplinaarkaristused, boonuste maksmine mitte täies ulatuses). Kui karistusi pole, kaotab kontroll oma mõtte. Näiteks on direktor teadlik, et tema 10 tellimusest on täidetud vaid pooled, kuid mis saab siis, kui midagi pole tehtud?

WHO KONTROLLID

Dokumentide täitmise kontrolli eest vastutav isik nimetatakse tavaliselt kontoritöötajate hulgast. Näiteks teenistuse juht või üks selle töötajatest, väikestes organisatsioonides - juhi assistent.

Vastutav isik nimetatakse põhitegevuse korraldusega (näide 1) ja ametijuhendisse tehakse vastavad lisad (näide 2).

MIS KONTROLLITAKSE

Kui organisatsioon kasutab elektroonilist dokumendihaldussüsteemi (EDMS), siis kuuluvad kõik selles seatud ülesanded automaatselt kontrolli alla. Päeva- ja aastasertifikaadid genereeritakse ka automaatselt (üksikasjalikult). Kontrolli eest vastutav isik peab alles looma aruande ja selle programmist maha laadima.

EDMSi puudumisel seal on võimalusi:

• organisatsioon saab kõik ülesanded kontrolli alla saada. Ühelt poolt lihtsustab see protsessi: iga ülesande osas pole vaja otsustada, kas kontrollida selle täitmist või mitte. Teisest küljest suureneb töö maht märkimisväärselt. Mida EDHS automaatselt teeb, peab vastutav isik tegema käsitsi;
• organisatsioon määratleb kontrollitavad ülesanded. Koostatakse vastajate nimekiri, kust kontrollitakse kirjade täitmist; sise- ja välise kirjavahetuse teemad; dokumentide liigid. Loetelu on fikseeritud kontoritöö juhendites (näide 3). Pöörake tähelepanu näite 3 punktile 5.8.27: see annab organisatsioonile õiguse seada mis tahes ülesanded kontrolli alla, kui direktor peab seda vajalikuks.

TÖÖ TÜÜBID, MIDA TÖÖTASU KONTROLLitakse

Kirjutatud

Enamik selliseid tellimusi. Need on dokumentide tüüpide järgi jagatud tüüpideks:

• ülesanded saabuvatele kirjadele;
• sisemise kirjavahetuse ülesanded (kätteandmine, memorandumid);
• põhitegevuste tellimused;
• koosolekute protokollidel põhinevad ülesanded;
• ülesanded dokumentide eelnõude kinnitamiseks.

Sissetulevate e-kirjade ülesanded ja sisemine kirjavahetus sätestatud resolutsioonis. See on dokumendi rekvisiit, mis peab sisaldama perekonnanime, täitja (initsiaalide) initsiaale, vajadusel dokumendi korraldust - täitmise tähtaeg, resolutsiooni väljastanud isiku allkiri, otsuse kuupäev.

Juhid ei tohi märkida ülesande sisu, tähtaega ja isegi täitja nime (sõltuvalt olukorrast). Sekretär, kes seab ülesande täitmiseks, peab mõistma, et:

• kui direktor pole tähtaega märkinud, kasutatakse kontoritöö juhendis seatud standardset tähtaega;
• kui lavastaja ei märkinud ülesande sisu, on tüüpiline täht (märkus) ja esitaja peab ise aru saama, mida teha;
• kui direktor ei osutanud täitjale, siis on tüüpiline kiri (märkus) ja sekretär peab ise aru saama, kellele ülesande saata, ja täitjale - et see küsimus on tema tööülesannete raamides.

Viimane võimalus on väljaspool normi, kuid on tavaline.

Tellimustes ja protokollides tellimus, tähtaeg ja täitja on märgitud dokumendi tekstis (vastavalt näited 4, 5).

Dokumentide kavandite kinnitamise ülesanded erinevad täitmise osas. Need ei nõua korraldustes ega protokollides resolutsioonide ja väljaütlemiste tegemist. Igat tüüpi dokumente koordineerivate isikute koosseis on kirjas kontoritöö juhendis, lepingulist tööd käsitlevates määrustes jne. Kui ametnik saab dokumendi kavandi, mille tähis on "Kinnitamiseks", peab ta LNA nõudeid täites selle ülesande täitma ilma täiendavate juhisteta.

Suuline

Paljud juhid panid sekretäri abiga oma suulised juhised kontrolli alla. See on raskem kui kirjalike ülesannete kontrollimine:

• suuline juhendamine peab olema „kinni püütud” ja ülesandes õigesti kirjas;
• suulisel juhendamisel puuduvad standardsed tähtajad;
• testamenditäitja võib suulise ülesande täitmise aruande anda ka suuliselt, direktoriga isiklikul vastuvõtul või telefoni teel, kuid sekretärile ta seda ei räägi.

Et suuliste juhiste täitmise kontrollimisel probleeme ei tekiks, saab sekretär:

• leppima direktoriga kokku, et kui suuline ülesanne antakse kontrolli alla, teatab direktor sellest sekretärile, öeldes nii täitja kui ka tähtaja;
• paluge direktoril muuta suuline ülesanne kirjalikuks: koostage põhitegevuse tellimus või lühike koosoleku protokoll. Siis saab suuline ülesanne dokumendis tavaliseks ülesandeks, mida on palju lihtsam kontrollida;
• kui korraldus on endiselt suuline, tuletab sekretär täitjale meelde vajadust esitada täitmise aruanne mitte ainult direktorile, vaid ka vastutavale töötlejale - sekretärile.

Sekretär teatab esinejale ülesande seadmise kas EDMS-i või e-posti teel, see tähendab, et ülesanne pannakse igal juhul kirjalikult kirja ja kinnitatakse selle esitajale saatmise kuupäev.

Ülesannete täitmise tingimused

Iga tüüpi ülesande täitmise tähtajad tuleks kehtestada organisatsiooni dokumendihaldusjuhendites. Tingimuste allikaks võivad olla riiklike organisatsioonide bürootöö näidisjuhised (punktid 4.6, 6.6), samuti tööstusharuspetsiifilised normatiivaktid.

Erilist tähelepanu tuleks pöörata täitmise ajastamisele kodanike pöördumised. Siin kehtib 02.05.2006. Aasta föderaalne seadus nr 59-FZ "Vene Föderatsiooni kodanike taotluste läbivaatamise korra kohta" (muudetud 27.12.2018; edaspidi - föderaalne seadus nr 59-FZ). Tsiteerime kahte tema artiklit:

Toomine
alates föderaalseadusest nr 59-FZ

2. Kirjalik taotlus tuleb kohustuslikult registreerida kolme päeva jooksul pärast kättesaamist riigiasutusele, kohaliku omavalitsuse organile või ametnikule.

Toomine

alates föderaalseadusest nr 59-FZ

Artikkel 12. Kirjaliku taotluse läbivaatamise tingimused

1. Riigiasutuse, kohaliku omavalitsusorgani või ametniku poolt vastavalt oma pädevusele esitatud kirjalik avaldus vaadatakse läbi 30 päeva jooksul alates kirjaliku avalduse registreerimise kuupäevast.

Seadusandja andis organisatsioonidele kodanike taotluste täitmiseks kolm lisapäeva, võrreldes kirjadega, mille saadavad organisatsioonid, kes registreeritakse vastuvõtmise päeval. Kas seda kasutada, otsustab organisatsioon ise ja fikseerib otsuse kontoritöö juhendites (näide 6).

KONTROLLI ALGORITM

Tellimuste täitmise jälgimise algoritm on esitatud skeemil.

Nagu saime teada, hoolimata sellest, kas suuline või kirjalik töö antakse kontrolli alla, viiakse kontrolliprotsess ise tingimata läbi "kirjalikult". Mida täpselt sekretär peaks igas etapis registreerima, kaalume tabelis.

VIIDE TÄITEVASE DISCIPLIINI KOHTA

Pea ülesannete täitmise pideva jälgimise tulemus on distsipliini täitmise tunnistused. Juhtkonna otsusel võivad sertifikaadid olla erineva sagedusega: iga päevast aastasele. Põhimõte on lihtne: kui organisatsioon praktiseerib igakuiseid boonuseid vastavalt töötulemustele, koostatakse tunnistus iga kuu; kui kindlustusmaksed on kvartaalsed, siis on ka tunnistus kvartalid. Täitmata tööülesannete õigeaegseks tuvastamiseks on võimalik sagedamini aruandeid koostada. Aastase tõendi koostatakse igal juhul: iga juht soovib teada, kui palju talle aastaks pandud ülesandeid täideti (näide 7).

Sertifikaadi vorm on välja töötatud ka organisatsiooni tasandil ja see kantakse kontoritöö juhenditesse.

KOKKUVÕTE

1. Korralduste täitmise jälgimine ja täitmisdistsipliini jälgimine on juhtimisfunktsioonid. Need on organisatsiooni motivatsioonipoliitika keskmes.
2. Korralduste täitmise jälgimise eest vastutab spetsiaalselt määratud töötaja. Samuti edastab ta juhtkonnale teatud sagedusega teabe distsipliini täitmise kohta.
3. Nii dokumentidega seotud ülesanded kui ka suulised juhised juhitakse kontrolli alla. Kõigi nende täitmise tulemuste põhjal peab esitaja esitama informatiivse aruande.

Klausel 5.28 GOST R 7.0.97-2016 “Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Organisatsiooniline ja haldusdokumentatsioon. Nõuded paberimajandusele "(kinnitatud Rosstandarti 08.12.2016 määrusega nr 2004-st).

Üks olulisi tingimusi, mis tagab organisatsiooni produktiivse töö, on esinemisdistsipliin. Seetõttu on töötajad huvitatud distsipliini täitmise näitaja määramisest ja selle edasisest täiustamisest, samuti õppeala juhtimisest.

Distsipliini teostamine - kontseptsioon

See mõiste kajastub töötaja suhtluses oma tööandjaga. Distsipliini täitmine on näitaja, kes vastutab oma ülemuste või tema üksikute ülesannete otseste korralduste täitmise eest. Tegelikult, mida paremini töötaja allub oma ülemusele, seda kõrgem on distsipliin.

Esitusdistsipliin organisatsioonis mängib väga olulist rolli, kuna sellest sõltub subjekti meeskonna töö sidusus ja toimimise efektiivsus. Distsipliini täitmise tähtsus on ettevõtte juhtimishierarhia nii alg- kui ka kõrgemal astmel sama.

Ettevõtte väga hierarhia kehtestatakse kollektiivlepingu või ametijuhendiga, mis antakse igale ettevõtte töötajale. Piisab nende dokumentide uurimisest, et mõista, kellele ja kellele peaks järgima.

Mõistet "tulemusdistsipliin" saab rakendada nii konkreetse töötaja kui ka organisatsiooni kui terviku suhtes. Tuleks selgelt mõista, et organisatsiooni distsipliin sõltub selle töötajate distsipliinist. Samal ajal on organisatsioon huvitatud iga töötaja jõudlusdistsipliinist ja iga töötaja on isiklikult huvitatud oma tulemuslikkuse distsipliinist.

Distsipliini täitmise mõju ettevõtte efektiivsusele

Mis tahes organisatsiooni struktuur hõlmab eraldi struktuurijaoskondi, sektsioone, töökodasid, millest igal on oma funktsioonid ja ülesanded. Samal ajal töötab igas osakonnas töötajaid, kellel on ka teatud funktsionaalsus. Mida paremini nad oma ülesannetega hakkama saavad, seda kohusetundlikumalt nad lähevad tööle ja juhiste täitmisele, seda kõrgem on distsipliin ja seega ka kogu ettevõtte efektiivsus.

Selle indikaatori abil saab mõõta, kui tõhusalt täidavad üksikute töötajate, aga ka meeskondade, meeskondade ja töötubade ülesandeid üldiselt.

Distsipliini täitmine on vajalik, et tagada tootmisülesannete kiire ja õigeaegne teostamine. Me räägime ülesannetest, mis usaldatakse üksikutele töötajatele ja moodustavad suuremahulisi projekte, mis mõjutavad organisatsiooni edukust.

Algselt ei tohi üksik ülesanne, mis tehti pahauskselt ja organisatsiooni hierarhia madalaimal tasemel, põhjustada kogu ettevõttele kahju. Kuid nende kuhjumine võib põhjustada projektide ebaõnnestumisi, millele oli keskendunud ettevõtte põhitähelepanu, ja sellega kaasnevaid tõsiseid probleeme (katkestatud projektide suhtes sanktsioonide tekkimine ettevõtte vastu, hilinenud tähtajad ja lepinguliste kohustuste täitmata jätmine, ettevõtte arengu aeglustamine, kuna pikaajalised väljavaated kaotatakse võimaluste puudumine kasumlike projektide elluviimiseks).

Seega peaks kontroll täitevdistsipliini üle saama ettevõtte juhtorganite jaoks esmatähtsaks ülesandeks. Ainult sel viisil on võimalik täielikult ära kasutada organisatsiooni potentsiaal ja saavutada selle enesekindel areng.

Kui juhtkond võtab täitevdistsipliini enda kätte ja võtab meetmeid selle säilitamiseks ja parendamiseks, võimaldab see ettevõttel saavutada ettevõtte strateegilised eesmärgid ja täita kõik plaanid õigeaegselt.

Sooritusdistsipliini kontroll

Ehkki esmapilgul näib tulemusdistsipliin töötajate entusiasmi subjektiivse indikaatorina, saab seda hinnata standardsete kriteeriumide abil, mille hulgas on järgmised:

Et selgemalt aru saada, kuidas ettevõttes asjad esinemisdistsipliiniga on, arvutatakse sooritusdistsipliini koefitsient. Selle kindlaksmääramiseks on vaja seostada tööülesannete arv, mille töötaja teatud aja jooksul täitis, nende ülesannete arvuga, mis olid talle määratud just selleks ajaks.

Lõpetatud ülesannete arvu mõjutab mitte ainult töötaja vastutus, vaid ka see, kui selge ülesanne talle määrati. On väga oluline, et osakonna juhataja teaks, kuidas edastada tavalisele töötajale kõik ülesande nüansid ja selgitab üksikasjalikult, mida tuleb teha.

Ülesande seadmiseks on olemas spetsiaalne valem nimega SMART. See on osutunud tõhusaks ja seda kasutavad nüüd paljud ettevõtted. Tema sõnul peaks töötajale pandud ülesanne:

• Kas teil on selge ja arusaadav pealkiri.

Kõige parem on, kui see algab tegusõnaga.

• Olema alluva suhtes konkreetne ja võimalikult selge;
• Olema mõõdetav ja mõõdetav;
• Olema konkreetse alluva jaoks saavutatav;
• Kas teil on selgelt määratletud tähtpäev.

Maksimaalsete tulemuste saavutamiseks tuleb tulemuslikkuse distsipliini kontrolli süstemaatiliselt läbi viia. Selle korraldamiseks piisab, kui kehtestada töötajatele selged nõuded. Need nõuded peaksid sisaldama nii kohustuslikke kui ka soovitavaid.

Kui nõudeid täidetakse heas usus, suudab ettevõtte juhtkond kontrollida tulemuslikkuse distsipliini kõigis tööetappides. See annab juhtkonnale võimaluse parandada puudusi, mis on tema juhtimise ajal varem tehtud.

Distsipliini juhtimise läbiviimine

Tulemusdistsipliin ei ole meelevaldne väärtus, mis sõltub ainult ettevõtte töötajate isikuomadustest. Soovi korral võib ettevõtte juhtkond seda hästi mõjutada, parandades seda näitajat. Selleks on mitu viisi:

Madala esinemisdistsipliini põhjused

Tulemusdistsipliini parandamiseks võib juhtkond võtta mis tahes meetmeid ja juhtimisotsuseid. Nii näiteks võib ettevõte välja anda isegi spetsiaalse haldusdokumendi, millel on piisavalt tugev mõju töötajatele ja nende tööle.

Kuid samal ajal ei ole sellise korralduse väljaandmine iseenesest garantii tulemuste distsipliini parandamiseks ja töötajate suhtumise muutmiseks töökohustuste täitmisele.

Töötajate vastutuse vähenemise üks peamisi põhjuseid on tippjuhtide madal juhtiv distsipliin. Kõigi tasandite juhid peaksid olema teadlikud oma vastutusest ja olema näide kohusetundlikust suhtumisest määratud töösse. Ainult sel juhul on esinemisdistsipliini juhtimine tõesti tõhus ja annab soovitud tulemuse.

KULTUURI- JA KINEMATOGRAAFIA FÖDERAAGENT

Kontrolli tugevdamise kohta distsipliini seisundi üle
föderaalse kultuuri- ja kinematograafiaagentuuri aparaadis

Distsipliini täitmise olukorra analüüs Föderaalse Kultuuri- ja Kinematograafiaagentuuri aparaadis näitas, et mitmed Vene Föderatsiooni valitsuse dekreetides ja korraldustes ning valitsuse koosolekute protokollides sisalduvad juhised, Vene Föderatsiooni presidendi, Vene Föderatsiooni valitsuse esimehe, Vene Föderatsiooni valitsuse aseesimehe ja muude organite juhised kehtestatud tähtaegu rikkudes täideti riigiasutusi, samuti Vene Föderatsiooni Kultuuri- ja Majuhtkonna juhiseid.

Selleks et tugevdada kontrolli korralduste õigeaegse ja kvaliteetse täitmise üle, vastuste ettevalmistamist Föderatsiooninõukogu liikmete, Riigiduuma asetäitjate, Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste riiklike võimuorganite juhtide päringutele ja taotlustele

ma tellin:

1. Struktuuriosakondade juhid, et tugevdada kontrolli korralduste õigeaegse ja kvaliteetse täitmise üle, nimetada oma asetäitjate hulgast need, kes vastutavad divisjoni tulemusdistsipliini taseme eest.

2. Hoiata osakondade juhte isikliku vastutuse eest tellimuste täitmise tähtaegadest kinnipidamise eest.

Tehke kindlaks, et kui korraldust ettenähtud tähtaja jooksul objektiivsetel põhjustel täita ei ole võimalik, esitab allüksuse juht agentuuri juhtimisettepanekutele selle tähtaja pikendamise kohta eelnevalt korralduse andnud asutusele vastuse eelnõu, näidates ära pikendamise põhjused ja kavandatud täitmise kuupäeva.

3. asjade osakond (A. D. Krasnov) võtma organisatsioonilisi meetmeid, et tugevdada kontrolli korralduste täitmise üle föderaalse kultuuri- ja kinematograafiaagentuuri aparaatides.

Selleks otstarbeks:

a) tagab regulaarse igapäevase ametliku kirjavahetuse kättetoimetamise Venemaa kultuuriministeeriumilt;

b) töötleb esmajärjekorras valitsuse dokumente ja teatab nende saamise päeval agentuuri juhtkonnale;

c) saadavad iganädalaselt struktuuriüksuste juhtidele teavet kontrolli all olevate tähtaegadega korralduste kohta;

d) nõuda struktuuriüksuste juhtidelt selgitust konkreetse tellimuse täitmata jätmise põhjuste kohta koos märkusega selle täitmise eest vastutava töötaja kohta agentuuri juhtkonnale järgneva aruande esitamiseks;

e) esitama juhtkonnale igakuiselt analüütilist teavet ameti töötajate töökorralduse olukorra kohta.

4. Enne kultuuri- ja kinematograafia föderaalse agentuuri määruste kinnitamist juhindub ametlike dokumentidega töö korraldamisel föderaalsete täitevorganite koostoimimise näidisreeglitest, mis on heaks kiidetud Vene Föderatsiooni valitsuse 19. jaanuari 2005. aasta määrusega N 30.

Ettevõtlusosakond edastab osakondadele nimetatud näidisreeglite koopiad.

5. Juriidilisele osakonnale (I. F. Iljina), asjade osakonnale (A. D. Krasnov) agentuuri teiste osakondade osalusel tagada Vene Föderatsiooni valitsuse 19. jaanuari 2005. aasta otsuse nr 30 "Föderaalsete asutuste koostoime näidisreeglite" punkti 2 rakendamine. täidesaatev võim ".

6. Peamine teabe- ja arvutuskeskus (OP Neretin), et viia allüksustes kontoritöö eest vastutavate isikute töökohad varustamisele vastavate programmidega ja korraldada vajaduse korral nende väljaõpe.

7. Asejuhatajate asetäitjad A. A. Golutve, V. S. Malõšev näevad ette vastava struktuuriüksuse ja üksikute töötajate preemiate suuruse vähendamise, võttes arvesse tulemusdistsipliini.

8. Kontroll selle korralduse täitmise üle usaldatakse juhataja asetäitjale V. S. Malõševile

Juht
M. E. Shvydkoi