ارتباط تجاری از طریق ایمیل بخشی جدایی ناپذیر از زندگی هر فرد مدرن است: ما به همکاران در محل کار، مدیریت، مشتریان، شرکای تجاری، افرادی که ما را می شناسند و کسانی که هنوز ما را نمی شناسند نامه می نویسیم. اخلاق تجاری در مکاتبات الکترونیکی چیست و چقدر برای کسب و کار موفق ضروری است؟

هر حرف کارت ویزیت ما و بازتابی از موقعیت تجاری ماست. و اگر برای ما مهم است که این کارت ویزیت ظاهر مناسبی داشته باشد و موقعیت تجاری به راحتی و بهره وری ارتباطات کمک کند، دانستن اصول اولیه اخلاق و رعایت آنها در مکاتبات روزانه مهمترین شرط موفقیت است.

با توجه به مکاتبات تجاری الکترونیکی، همان قوانین و مقرراتی اعمال می شود که جامعه تجاری در هر شکل دیگری از تعامل تجاری عمل می کند: هنگام برقراری ارتباط تلفنی، مذاکره و غیره. به نظر من، اخلاق مکاتبات ایمیل تجاری بر چندین اصل تزلزل ناپذیر استوار است:

1. احترام متقابل بین مخالفان برای شخصیت و موقعیت تجاری یکدیگر.
2. توجه به منافع تجاری طرف مقابل.
3. درک اهمیت مسائل مربوط به حریم خصوصی.
4. وقت شناسی در تبادل اطلاعات

بیایید ابزارهای عملی برای اجرای این اصول را در نظر بگیریم

1. فیلد "موضوع" / "موضوع" به خوبی و به وضوح طراحی شده است

مشخص کردن موضوع باعث صرفه جویی در وقت مخاطب می شود و به او اجازه می دهد بلافاصله محتوای نامه ای را که دریافت می کند ارزیابی کند و به سرعت در مورد اولویت آن هنگام خواندن تصمیم بگیرد.

2. با سلام و آدرس شخصی به مخاطب/گیرنده

اعتماد ایجاد می کند و به نامه حس شخصی می بخشد. نادیده گرفتن نام مخاطب نادرست تلقی می شود.

3. دقت آدرس دهی

پر کردن صحیح فیلدهای "به"، "Cc" و "Bcc" مهمترین ابزار برای ارتباط کارآمد و اخلاقی است. برای جلوگیری از اشتباه در هنگام کار با این زمینه ها، باید هدف آنها را بدانید که به طور کلی در محیط کسب و کار مدرن پذیرفته شده است:

• اگر نام شما در قسمت مخاطب مستقیم ("به") باشد، به این معنی است که فرستنده نامه منتظر پاسخ سوال خود از طرف شما است.
• اگر چند مخاطب در این قسمت قرار داده شده باشد، به این معنی است که فرستنده نامه منتظر پاسخ هر یک یا هر یک از مخاطبان است.
• اگر نام شما در قسمت "Cc" قرار داده شده است، به این معنی است که فرستنده می خواهد شما از موضوع مطلع شوید، اما انتظار پاسخی از شما ندارد. اگر نام شما در قسمت "Cc" باشد، نباید وارد موضوع مکاتبات شوید. اگر با این وجود تصمیم دارید وارد مکاتبه شوید، نشانه حسن خلق این است که نامه را با یکی از عبارات زیر شروع کنید: «اجازه بدهید من به بحث این موضوع بپیوندم...»، «ببخشید که دخالت می کنم...»، «اجازه بدهید نظرم را بگویم...».

توجه ویژه از نظر اخلاقی به حوزه «کپی کربن کور» تعلق دارد. این "آسیب پذیرترین" ابزار ایمیل از نظر اخلاق تجاری است، زیرا ... این میدان معمولا به عنوان ابزاری برای کنترل مخفی و اطلاعات تلقی می شود. گیرندگان رونوشت مخفی برای سایر گیرندگان قابل مشاهده نیستند. برخی از شرکت هایی که به مسائل اخلاقی حساس هستند، استفاده از این ابزار را در مکاتبات شرکتی ممنوع می کنند. استثناء، ارسال های انبوه (به عنوان مثال، دعوت نامه ها) است. آنها برای تعداد زیادی از گیرندگان ارسال می شوند، اما آدرس های ایمیل نباید برای همه قابل مشاهده باشد.

شرکت‌هایی وجود دارند که با رعایت قوانین جهانی زیر با حوزه «Bcc» با آرامش بیشتری رفتار می‌کنند:

• در قسمت "کپی کربن کور"، گیرندگان (مخاطبین پنهان) قرار می گیرند که باید از مکاتبات آگاه باشند، اما آگاهی آنها نباید برای مخاطبین مستقیم آشکار باشد.
• ارسال نامه ای با فیلد "کپی کربن کور" پر شده مستلزم توافق اولیه یا آگاهی بعدی نویسنده نامه و گیرندگان پنهان در مورد دلیل و هدف این فرم اطلاعات است.
• گیرنده پنهان نباید از قسمت BCC وارد موضوع مکاتبات شود.

4. سرعت پاسخگویی

زمان پاسخگویی به نامه یکی از شاخص های موقعیت شما در رابطه با منافع تجاری شرکا و مشتریان است. شرکت ها استانداردهای مختلفی در این زمینه دارند. زمان پاسخ/واکنش قابل قبول به نامه در عرض دو تا سه ساعت است. اگر با دریافت نامه ای و خواندن آن متوجه شدید که نمی توانید ظرف 24 ساعت به آن پاسخ دهید، قاعده خوب این است که اطلاعات مخاطب را که نامه او را دریافت کرده اید ارسال کنید و به آن پاسخ دهید: "نامه ای گرفتم. امروز در طول روز پاسخ خواهم داد"یا "نامه ای گرفتم. برای پاسخگویی به اطلاعات تکمیلی نیاز است. سعی می کنم حداکثر تا ... جواب بدهم.»

ما پیشنهاد می دهیم

5. کار صحیح با اطلاعات (حجم، زبان، ساختار، قالب)

ماهیت و ویژگی ارائه اطلاعات در متن نامه نیز ابزار و نشانگر توانایی و تمایل شما برای انجام مکاتبات تا حد امکان صحیح و محترمانه با مخاطب است:

• حداکثر راحتی هنگام خواندن حجم نامه، که "در یک صفحه" قرار می گیرد، حداکثر - در حجم متن یک برگ با فرمت A-4.
• حجم پیوست های ارسالی نباید از 3 مگابایت تجاوز کند (فایل های بزرگتر ممکن است مشکلاتی ایجاد کنند، زیرا ممکن است از سرور ایمیل گیرنده عبور نکنند).
• بهتر است فایل های ارسالی را در رمزگذاری های جهانی "بسته بندی" کنید: Zip یا rar (افزونه های دیگر ممکن است در حین ارسال مسدود یا قطع شوند و برای گیرنده مشکل ایجاد کنند).
• هنگام پاسخ دادن به نامه ای از مخاطب، متن پاسخ شما باید در بالای نامه (در ابتدای) قرار گیرد و نه در پایین (این امر مخاطب را از "پیمایش" در متن قبلی نجات می دهد. مکاتبات در جستجوی پاسخی که نوشتید)؛
• شما نباید پاسخ نامه مخاطب را به عنوان نامه جدید (بدون ذخیره سابقه مکاتبات) شروع کنید. چنین پاسخی گیرنده دریافت کننده را مجبور می کند تا زمان خود را برای جستجوی پیام اصلی تلف کند.
• باید به زبانی نوشت که تا حد امکان برای مخاطب قابل فهم باشد. در هر مورد خاص، سوال توصیه به استفاده از واژگان حرفه ای، داخلی شرکت، عامیانه، اختصارات و انگلیسی ها (قرض گرفتن از انگلیسی در هر زبان دیگری) حل می شود.

اگر استفاده از عامیانه و اختصارات باعث افزایش سرعت و کارایی مکاتبات شود، استفاده از زبان عامیانه قابل قبول و اخلاقی است. بنابراین ، مکاتبات داخلی در یک شرکت تقریباً همیشه مملو از زبان عامیانه است: برای همه شرکت کنندگان در مکاتبات آشنا و قابل درک است و به شما امکان می دهد در زمان خود صرفه جویی کنید. اما در مکاتبات با شرکای تجاری/مشتریان خارجی، این موضوعی است که نیاز به احتیاط دارد.

این اتفاق می افتد که شما نمی توانید بدون اصطلاحات انجام دهید. به عنوان مثال، یک شرکت یک محصول/خدمات مانند تبلیغات آنلاین را به مشتریان ارائه می دهد و مفاهیمی مانند «بنر رسانه ای»، «کلمات کلیدی»، «کلمات منفی»، «ctr» را نمی توان با چیزی جایگزین کرد وارد زمینه کسب و کار شده و به مشتری آموزش دهید که با آنها کار کند. در این مورد، مهم است که هر دو طرف صبور باشند و مایل به توضیح و یادگیری باشند.

با این حال، مواردی وجود دارد که می توان و باید از استفاده از اختصارات و اصطلاحات اجتناب کرد.

مثال:

یکی از دوستان من 2 روز به دنبال پاسخ به این سوال بود: ASAP چیست. او در حال تهیه مواد برای انتشارات بود و در آخرین نامه خود به او نوشتند: ماشا، لطفا تمام مطالب خود را در اسرع وقت ارسال کنید" ماشا تصمیم گرفت که این یک نامگذاری از قالبی است که برای او ناشناخته است، که متن باید به آن "ترجمه شود". زمانی که ماشا برای "رمزگشایی" و برآورده کردن درخواست ناشر صرف کرد 2 روز طول کشید. آزار ماشین را تصور کنید زمانی که بعد از 2 روز متوجه شد که در پشت "asap" مرموز یک مخفف وجود دارد که به طور گسترده در محیط انگلیسی زبان استفاده می شود. در اسرع وقت» – « در سریع ترین زمان ممکن».

مشاوره:در مکاتبات با مشتریان و شرکای خارجی، از انگلیسیسم، اصطلاحات خاص و اختصارات داخلی سوء استفاده نکنید.

6. در دسترس بودن امضا و اطلاعات تماس

این یک ویژگی ضروری است که باید به هر یک از حروف شما پایان دهد. موارد زیر باید در بلوک امضا قرار گیرد:

1. نام و نام خانوادگی شما.

این امر مکاتبات را شخصی می کند که بر اثربخشی و راحتی روانی ارتباط تأثیر می گذارد. از اختصارات نباید در امضای شما استفاده شود. به جای تی.ل. Vorotyntseva در امضای خود من Tamara Leonidovna Vorotyntseva (یا Tamara Vorotyntseva) را می نویسم تا مخاطب بتواند نحوه تماس با من را در یک نامه پاسخ دهد.

1. موقعیت خود را مشخص کنید.

با انجام این کار، به گیرنده اجازه می‌دهید مرزهای اختیار و صلاحیت حرفه‌ای شما در حل مسائل را درک کند.

1. مختصات تماس (تلفن، ایمیل، نام و آدرس شرکت، وب سایت آن).

با انجام این کار، در صورت لزوم، امکان ارتباط عملیاتی اضافی را در اختیار گیرنده قرار می دهید.

با جمع بندی همه موارد فوق و داشتن سالها تجربه در انجام مکاتبات در شرکت های مختلف، می توانم با اطمینان خاطر بگویم: استانداردهای اخلاقی در جامعه تجاری مدرن نه تنها و نه چندان از ویژگی های اسمی خوش اخلاقی، بلکه ابزارهای کاربردی هستند. زندگی ای که اجازه می دهد ارتباطات تجاری صحیح، سریع، راحت و در نهایت موثر باشد.

به آموزش انجام شده توسط Tamara Vorotyntseva توجه کنید.

مقالات

مکاتبات تجاری بخشی جدایی ناپذیر از تصویر یک شرکت و یک شخص تجاری است. برقراری تماس، حفظ ارتباطات، بحث در مورد مسائل تجاری به صورت کتبی گاهی ترجیح داده می شود و اغلب به سادگی ضروری است، بنابراین تصویر ایجاد شده در مکاتبات تجاری باید کاملاً مطابق با تصویر خارجی باشد که از طریق ارتباط زنده شکل می گیرد. در عین حال، در مکاتبات تجاری، رعایت قوانین و الزامات نه تنها در اصول کلی، بلکه در جزئیات و جزئیات جزئی الزامی است.

اصول و آداب مکاتبات تجاری

آداب مکاتبات تجاری معمولاً با الزامات عمومی ارتباطات تجاری تفاوتی ندارد. در اینجا اصول اولیه آن آمده است:

• ادب، احترام،
• وضوح هدف گذاری،
• نتیجه گرا و تماس گرا،
• نگرش مسئولانه نسبت به زمان و تعهدات دیگران،
• سازگاری و دقت منطقی،
• ویژگی واقعی،
• سواد،
• بی طرفی لحن، سخت گیری و رسمی بودن گفتار،
• رعایت فروع و سنت.

این الزامات اصلی نیستند، اما اجرای آنها تعامل سازنده با شرکا و مشتریان را تضمین می کند.

فرم نامه و فرمول های زبان

سربرگ چهره این شرکت است، بنابراین ویژگی های اجباری آن سواد، دقت جزئیات، آراستگی بیرونی و اصالت ساده طراحی است.

خواه نسخه گوشه ای یا طولی فرم باشد، نام کامل سازمان، آدرس پستی، واقعی و رسمی، تلفن، فکس، آدرس ایمیل و آدرس صفحه الکترونیکی رسمی باید به راحتی قابل خواندن باشد. لیست جزئیات به شدت تنظیم نشده است، اما کامل بودن داده ها همیشه سودمندتر به نظر می رسد.

برای مرجع: اطلاعات مربوط به ثبت مکاتبات نیز مطلوب است - در مورد تاریخ، شماره در لیست، در مورد مجری خاصی که سند را برای ارسال آماده کرده است. اگر این یک پاسخ نامه است، پس ارجاع به نامه درخواست ضروری است.

در نامه تجاری، می توان ژانر را نیز مشخص کرد که قالب بندی مکاتبات را ساده می کند: نامه اطلاعاتی، پیشنهاد، درخواست، درخواست، عذرخواهی، تسلیت، سپاسگزاری.

نامه روی سربرگ رسمی سازمان

قسمت اول نامه یک آدرس است که فرمول آن حاوی نام و نام خانوادگی مخاطب یا نسخه رسمی تر - کلمه "آقا" است:

• فدور فدوروویچ عزیز!
• آقای اسمیرنوف عزیز!
• جناب مدیر محترم!

بخش اصلی نامه - آموزنده - حاوی یک پیام کوتاه، قابل فهم و مختصر و وظایف روشن است: ارائه اطلاعات، شفاف سازی اطلاعات، حل مسائل تامین و غیره. اگر نامه حاوی امتناع باشد، صحیح است که نیمه اول را با یک توجیه روشن و شواهد شروع کنیم. بسته به لحن انتخابی، فرمول های زبان ممکن است متفاوت باشد:

• این شرکت درخواست بررسی این موضوع را دارد ...
• درخواست رئیس و هیئت مدیره جهت اطلاع از...
• لطفا فرصت را در نظر بگیرید...
• لطفا در اسرع وقت پاسخ دهید...

قسمت پایانی نامه تشکر، پوزش، اطمینان از رفع هر چه سریعتر مشکل و امید به همکاری بیشتر است.

نامه های تجاری مستلزم رعایت رویه های رسمی است: اگر نامه نیاز به امضای یک مدیر دارد، باید توسط مدیر (حداقل معاون وی) امضا شود.

آداب کسب و کار آنلاین و ایمیل های تجاری

نامه های الکترونیکی، مانند نامه های کاغذی، از چندین عنصر مهم تشکیل شده اند که به هیچ وجه به دلیل قوانین گمانه زنی، نیاز به پر کردن شایسته دارند، بلکه دقیقاً به این دلیل است که این عناصر می توانند آموزنده و از نظر کاربردی و کاربردی باشند. نامه صحیح تضمین کننده پاسخ صحیح و سریع و همچنین راه حلی سازنده برای مسئله است.

برای مرجع: شرکت ها اغلب سرورها و برنامه های ایمیل خود را دارند و همچنین یک سبک سازمانی برای قالب بندی ایمیل و قوانین داخلی برای مکاتبات ایجاد می کنند که معمولاً با استانداردهای استاندارد در تضاد نیست، بلکه آنها را تکمیل می کند.

1. مخاطب: مرسوم است که یک آدرس در خط مخاطب مشخص شود.

این نه تنها نشان دهنده نگرش محترمانه نسبت به طرف مقابل است، بلکه از او نیز محافظت می کنده— پست الکترونیکیاز هرزنامه ها، پست های غیر ضروری و چشمان کنجکاو.

1. یک کپی از نامه مخاطب برای هدف خاصی پر می شود.

مخاطب با ارسال نامه ای به مخاطب اصلی و نشان دادن دیگری در قسمت "کپی"، مخاطب دوم را از آنچه در حال رخ دادن است مطلع می کند، اما نیازی به پاسخگویی یا مشارکت مستقیم در مکاتبات ندارد.

1. موضوع: خاص بودن و منحصر به فرد بودن.

ویژگی بسیار زیاد موضوع باید به مخاطب و مخاطب کمک کند تا موضوع بحث را هدایت کنند و بین بسیاری از مشکلات و وظایف تمایز قائل شوند: نه فقط «گزارش از کاتیا»، بلکه «گزارش برای می 2015. پیش‌نویس». لطفاً توجه داشته باشید: نام در این مورد بی فایده است، زیرا مخاطب قبلاً از نام جعبه ایمیل برای مخاطب مشخص است.

1. متن ایمیل باید شامل 3 عنصر کلیدی باشد.

ابتدا یک سلام (اگر مثلاً اولین حرف این روز باشد) و یک آدرس (در هر حرف). ثانیا، بیانیه سوال: ارائه خود (اگر نامه اول باشد)، یادآوری وظایف در حال حل، شرح مشکل یا راه حل آن. ثالثاً درخواست یا تشویق به اقدام.

1. عملکرد اعلان خواندن ایمیل نیاز به حساسیت دارد.

در صورتی که نامه واقعا مهم است باید استفاده شود، اما راهی برای پرسیدن دریافت آن مثلاً تلفنی وجود ندارد. این عملکرد معمولاً تعهدات روانشناختی نامشخص و مبهم را بر گیرنده تحمیل می کند، بنابراین نباید از آن سوء استفاده کرد. یک گزینه صحیح و نه چندان طبقه بندی شده، درخواست مودبانه در انتهای نامه برای نشان دادن خوانده شدن آن است.

1. امضا مستلزم مختصر بودن و در عین حال ظرفیت است.

عبارت ممکن است حاوی فرمول استاندارد "با احترام" باشد یا محدود به نام خانوادگی و نام باشد. امضا شامل نام، سمت، نام سازمان و اطلاعات تماس نباید بیش از 7 خط باشد. توصیه می شود علاوه بر صندوق پستی، اطلاعات تماس جایگزین را نیز نشان دهید: تلفن،اسکایپ, ICQ، سایر پیام رسان های محبوب.

1. پیوست ها: نکته اصلی هشدار دادن و نامگذاری صحیح فایل ها است.

Netiquette به اطلاعاتی در مورد سند موجود در فایل پیوست نامه نیاز دارد: در مورد قالب، حجم و محتوای آن. سرمایه گذاری نباید بیشتر از 3-5 باشدMB. عنوان آن نیز مانند موضوع نامه باید بسیار کوتاه، مشخص و منحصر به فرد باشد.

نوع معمولی ایمیل

زمان واکنش یک حرف در نت با زمان در متفاوت استخاموش— خط. دو تا سه ساعت زمان مناسبی برای انتظار برای پاسخ به یک نامه فوری است. در پاسخ به پیام های فوری یا مهم، گاهی کافی است به آن هشدار دهیده— پست الکترونیکیدریافت شده و اطلاعات در نظر گرفته شده است. اگر مشکل نیاز به بررسی طولانی داشته باشد، مخاطب باید زمان پاسخگویی به سؤال را به مخاطب خود اطلاع دهد.

برای مرجع: یک روز زمان مناسبی برای پاسخ دادن به ایمیل ها است. در صورت عدم پاسخگویی در مدت 3 روز، قوانین آداب معاشرت به شما امکان می دهد نامه دوم ارسال کنید یا با استفاده از یک منبع ارتباطی جایگزین - تلفن، با مخاطب تماس بگیرید.اسکایپ, ICQ. سکوت برای 5-7 روز یا در پاسخ به درخواست مکرر می تواند به عنوان عدم تمایل به ادامه مکاتبات تجاری تلقی شود.

شهرت یک شخص تجاری و یک شرکت نه تنها شامل کارایی و اثربخشی تجارت است، بلکه شامل موارد کوچک و تفاوت های ظریف هر مرحله از مذاکرات تجاری است. رعایت اصول مکاتبات تجاری از هر نماینده شرکت الزامی است: از یک کارمند خردسال تا یک متخصص روابط عمومی و رئیس شرکت.

ویدئو: نحوه نوشتن نامه های تجاری به وضوح، واضح و قابل درک

در تماس با

آداب کسب و کار نه تنها به رفتار انسان در جامعه در حین ارتباط شخصی بین افراد گسترش می یابد، بلکه قوانینی را نیز تعیین می کند که باید هنگام برقراری ارتباط کتبی رعایت شوند. نحوه انجام مکاتبات تجاری به درستی و مطابق با الزامات مورد علاقه همه کسانی است که در فعالیت های حرفه ای درگیر هستند یا به طور فعال با مقامات مختلف تعامل دارند و مسائل خود را حل می کنند، به عنوان مثال، به عنوان مصرف کننده یک سرویس.

مزایای مکاتبات تجاری نسبت به سایر انواع انتقال اطلاعات

علیرغم اینکه نوشتن نامه های تجاری به زمان نیاز دارد، این شکل از انتقال اطلاعات دارای مزایای غیرقابل انکاری است.

• می توان از آنها برای انتقال اطلاعات مهم رسمی و محرمانه که به صورت شفاهی قابل انتقال نیست استفاده کرد.
• پیام های ایجاد شده را می توان برای مدت طولانی ذخیره کرد، می توانید به آنها برگردید و محتوا را دوباره بررسی کنید.
• یک نامه را می توان به طور همزمان برای چندین گیرنده با یک متن ارسال کرد که می تواند به طور قابل توجهی در زمان آماده سازی و ارسال نامه ها در یک موضوع صرفه جویی کند.

مکاتبات تجاری نوعی ارتباط تجاری است که به صورت کتبی برای تبادل اطلاعات با ماهیت تجاری رسمی انجام می شود.

مفهوم رسمی مکاتبات به معنای وجود اطلاعات رسمی یا تجاری دیگر در آن است که بنا به دلایلی نمی توان به صورت شفاهی یا غیر رسمی به مخاطب منتقل کرد. نویسنده آن با ارسال یک پیام رسمی بر نگرش تجاری خود به موضوع تاکید می کند. در عین حال، او باید یا نماینده سازمان باشد و تمام جزئیات مربوطه را ذکر کند، یا از طرف خود اقدام کند، نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی واقعی خود را امضا کند و اطلاعات موقعیت یا مخاطبین خود را برای تبادل اطلاعات بیشتر ارائه دهد.

طبقه بندی مکاتبات تجاری

پیام های تجاری را می توان به روش های مختلفی طبقه بندی کرد.

بسته به اینکه نامه فراتر از مرزهای یک سازمان باشد، وجود دارد دو نوع از آن:

1. خارجی، به یک مخاطب شخص ثالث ارسال می شود.
2. داخلی، در یک سازمان استفاده می شود.

با هدفپیام تجاری، مکاتبات به انواع زیر تقسیم می شود.

1. پست اطلاعاتی
2. پیام نامه.
3. نامه درخواست.
4. یک پرس و جو
5. نامه پیشنهاد.
6. دعوتنامه.
7. نامه تبلیغاتی
8. نامه یادآوری.
9. نامه شکایت.
10. ضمانت نامه.
11. توصیه نامه.
12. آداب نامه ها.

با ابتکار عملهمه پیام های تجاری به دو دسته تقسیم می شوند:

• نامه های ابتکاری
• نامه ها پاسخ هستند.

و در نهایت با روش انتقالاطلاعات:

• نامه های چاپی، سربرگ که توسط پیک تحویل داده می شوند یا از طریق پست یا فکس ارسال می شوند.
• ایمیل ها

پست اطلاعاتی

هدف اصلی این پیام انتقال اطلاعات رسمی است، به عنوان مثال، در مورد هر گونه تغییر در فعالیت های سازمان، که باید توسط گیرنده در نظر گرفته شود: تغییر مکان، جزئیات، مقام مسئول حل و فصل هر موضوع. این نامه ممکن است کاربرد قوانین، الزامات قانونی و مقررات سازمانی را توضیح دهد. علاوه بر خود قسمت اطلاعات، ضمائم همراه با اسناد را می توان به آن اضافه کرد.

پیام نامه

محتوای این نوع نامه عبارت است از هرگونه اطلاعاتی که مخاطب برای انجام هر کار یا کارکردی در چارچوب یک علت مشترک به آن نیاز دارد. ویژگی اطلاعات ارسال شده این است که هم برای فرستنده و هم برای گیرنده تقاضای یکسانی دارد. چنین پیامی همچنین می تواند در پاسخ به درخواست یک شریک ارتباط تجاری ارسال شود. بر خلاف یک خبرنامه، طول آن همیشه کوتاهتر است.

نامه درخواست

نوعی مکاتبات تجاری که شامل ارسال درخواست برای دریافت هر گونه خدمات یا اطلاعاتی است، مثلاً در مورد فرصت شرکت در یک رویداد تجاری: نمایشگاه، کنفرانس، سمینار. به عنوان یک قاعده، نامه گیرنده را وادار می کند تا برای ارائه اطلاعات درخواستی اقدام کند، به عنوان مثال: ثبت سفارش یا درخواست رسمی، ارائه جزئیات برای صدور فاکتور برای خدمات.

یک پرس و جو

پیامی که برای به دست آوردن اطلاعات یا اسناد اضافی با توجیه اجباری نیاز به اطلاعات درخواستی ارسال می شود.

پیشنهاد

نوعی نامه که در آن از مخاطب دعوت می شود تا امکان همکاری، آشنایی با یک خدمت یا محصول را در نظر بگیرد. فرمی که اغلب برای ارسال پیشنهاد تجاری استفاده می شود. می توان آن را فعالانه یا در قالب پاسخ به نامه درخواست ارسال کرد. ویژگی چنین پیام هایی این است که می توان آنها را به طور همزمان برای چندین گیرنده ارسال کرد. اگر نامه برای اولین بار به مشتری احتمالی ارسال شود، معمولاً حاوی اطلاعات کلی در مورد شرکت است.

این پیام گیرنده را به یک جلسه یا رویداد دعوت می کند. ویژگی نامه این است که هنگام قالب بندی آن، مجاز است از فرم های کمتر رسمی با عناصر اضافی که پیام را تزئین می کند استفاده شود. همچنین توجه ویژه ای به جزئیات آدرس، تاریخ، زمان و مسیر رسیدن به محل جلسه می شود.

نامه یادآوری

هدف از این پیام یادآوری تعهداتی است که گیرنده به عنوان بخشی از حل و فصل هر مشکل تجاری داده است: پرداخت بدهی، ارائه گزارش، برنامه ریزی جلسه.

ادعا یا شکایت

شکایت در صورتی مطرح می شود که یکی از طرفین درگیر در ارتباط یا به تعهدات خود عمل نکرده و یا در انجام آنها اشتباه کرده باشد. ویژگی متمایز ادعا، وجود شرح مفصلی از شرایط نقض شده، اطلاعات در مورد ارزیابی خسارت و مطالبات برای جبران یا اصلاح تخلف شناسایی شده است. اغلب این نوع نامه حاوی پیوست هایی است، به عنوان مثال، عکس های کالاهای آسیب دیده، کپی اسناد: قراردادها، گواهی های پذیرش.

ضمانتنامه

فرستنده چنین نامه ای تضمین می کند که هنگام انعقاد قرارداد، شرایطی که توسط او ارائه شده است: تعهد به بازگرداندن کالا، تحویل به موقع آنها، پرداخت صورت حساب یا تکمیل کار در چارچوب زمانی توافق شده. ضمانت نامه می تواند به عنوان پاسخ به شکایت استفاده شود.

شکل خاصی از پیام تجاری که در آن نویسنده آن به شخص یا سازمان ثالثی توصیه می کند و از این طریق ویژگی های آن را ارائه می دهد. توصیه نامه ها به ویژه در هنگام درخواست شغل یا توصیه یک شرکت به سایر مشتریان رایج است که حاوی توضیحاتی در مورد کیفیت خدمات ارائه شده و ویژگی های همکاری است.

برچسب

نوع خاصی از پیام های تجاری که در صورت وقوع رویدادهای خاص که برای گیرنده مهم هستند ارسال می شود. این دسته از نامه ها شامل نامه های تبریک در تعطیلات و رویدادهای مهم، نامه های تشکر برای تکمیل کار یا شرکت در یک پروژه، نامه های تسلیت است. دلیل نوشتن پیام هر چه که باشد، همیشه نشانه توجه به گیرنده است.

آداب نامه تجاری چندین الزام اساسی را برای محتوای پیام ها تعریف می کند.

1. آدرس پذیری
2. بیان روشنی از هدف درخواست تجدید نظر که باید از همان ابتدای پیام مشخص باشد.
3. ایجاز و مختصر. نامه نباید طولانی باشد وگرنه تا آخر خوانده نمی شود یا بی توجه مطالعه می شود و یا اصلا خوانده نمی شود.
4. ارائه ساختار یافته و منطقی اطلاعات. نباید تصادفی وجود داشته باشد، از موضوعی به موضوع دیگر پرش نشود، تمام قسمت های نامه باید با یکدیگر مرتبط باشند.
5. ویژگی اطلاعات ارائه شده که به لطف آن گیرنده نیازی به فکر کردن در مورد چیزی نخواهد داشت و نباید سؤالات اضافی برای روشن کردن متن نوشته شده داشته باشد.

• خطاب محترم به مخاطب.
• گفتار رسمی که حاوی زبان عامیانه نباشد.
• بی طرفی و فقدان محتوای احساسی اطلاعات ارائه شده.
• متنی که به راحتی قابل درک است و حاوی عباراتی است که برای گیرنده نامشخص است.
• ممنوعیت استفاده از شکلک.
• بدون خطا یا غلط املایی.

تفاوت های ظریف مکاتبات تجاری

1. هنگام تهیه نامه های تجاری، مهم است که برخی از ویژگی های ارتباطات تجاری مکتوب را در نظر بگیرید.

قوانین مکاتبات تجاری اجازه استفاده از عبارات استاندارد را می دهد.

به عنوان مثال، می توانید به صورت زیر به گیرنده احوالپرسی کنید:

• سلام پیتر سمنوویچ عزیز!
• عصر بخیر، النا پترونا!

در خاتمه می توانید از فرمولاسیون هایی مانند

• خالصانه…
• با تشکر…
• با بهترین آرزوها...

هنگام پاسخ دادن به نامه، می توانید آن را به این صورت شروع کنید:

• در پاسخ به پیام دریافتی ...
• با توجه به درخواست شما ...
• از علاقه شما به سازمان ما متشکریم.

2. شما نباید به طور فعال از متن پررنگ یا خط دار برای جلب توجه ویژه به آن استفاده کنید، یا از این تکنیک در دوز استفاده کنید.

3. شکلک ها در نامه هایی به گیرندگانی که رابطه اعتمادی با آنها برقرار نشده است یا دوره آشنایی کوتاه است استفاده نمی شود. در صورتی که نامه کاملاً رسمی باشد مستثنی هستند.

ساختار یک نامه تجاری

اخلاق نوشتن نامه های تجاری استفاده از ساختار خاصی از پیام تجاری را تجویز می کند.

بخش های اصلی نامه عبارتند از:

1. مقدمه ای که هدف از تجدیدنظرخواهی را بیان می کند.
2. بخش اصلی با اطلاعاتی که باید به مخاطب منتقل شود.
3. قسمت پایانی با نتیجه گیری یا خلاصه ای از متن نامه و اطلاعاتی در مورد اینکه نویسنده پیام انتظار دارد چه نتیجه ای دریافت کند.
4. عبارت پایانی و امضا.

قوانین طراحی

مکاتبات رسمی باید مطابق با الزامات نامه های تجاری قالب بندی شود. امروزه بسیار نادر است که پیام‌های رسمی با دست نوشته شوند.

نامه ها باید روی سربرگ رسمی سازمان که در شرکت ها به عنوان یک الگوی آماده وجود دارد چاپ شود.

در بالای نامه اطلاعات مربوط به سازمان ذکر شده است: نام، آدرس پستی محل، تلفن، آدرس ایمیل، مشخصات حساب بانکی، آدرس اینترنتی وب سایت، آرم و در صورت وجود شعار شرکت. این اطلاعات را می توان در گوشه سمت چپ فرم یا به صورت طولی در بالای برگه قرار داد.

در سمت چپ فرم قبل از شروع متن اصلی، شماره ثبت و تاریخ ثبت پیام و در سمت راست نام سازمان و نام خانوادگی، حروف اول و عنوان شغلی شخص قید شده است. که پیام برای آنها ارسال می شود.

مثال قرار دادن گوشه:

می تواند اینگونه باشد:

بعد از قسمت متن اصلی، اطلاعات مربوط به پیوست نامه، در صورت وجود، وارد می شود. در انتهای کل بلوک متن، امضای شخصی که اطلاعات از او ارسال می شود قرار می گیرد.

اگر حرف روی چند برگه نوشته شده باشد، باید شماره گذاری شوند.

در نتیجه، فرم تکمیل شده ممکن است به شکل زیر باشد:

نمونه نامه های تجاری

هنگام تهیه نامه های تجاری، می توانید از نمونه های آماده استفاده کنید تا از نحوه ایجاد انواع پیام ها ایده بگیرید و زمان آماده سازی آنها را به حداقل برسانید.

نمونه های آماده به شما این امکان را می دهند که هم در مورد طرح و هم در مورد عبارات مورد استفاده در هنگام نوشتن آنها اطلاعات کسب کنید.

پاسخ پیام

با توجه به الزامات آداب معاشرت، هر نامه تجاری دریافت شده باید پاسخ داده شود. با این حال، شما باید نه تنها نیاز به ارائه پاسخ، بلکه نیاز به دریافت سریع آن را نیز در نظر بگیرید. بنابراین، انتخاب روش صحیح برای ارسال پیام مهم است. اگر دریافت فوری اطلاعات پاسخ مورد نیاز است، بهترین گزینه ارسال نامه از طریق ایمیل یا فکس است.

زمان استاندارد پاسخگویی نامه تجاری طبق قوانین مکاتبات تجاری از یک تا سه روز می باشد. اگر پاسخی در این بازه زمانی دریافت نشود، ممکن است فرستنده این تصور را داشته باشد که یا پیام او توسط گیرنده خوانده نشده است یا آماده مکاتبه نیست. در صورت تأخیر در پاسخگویی، آداب معاشرت امکان برقراری تماس اضافی را برای اطمینان از تحویل نامه فراهم می کند.

مکاتبات تجاری درون سازمانی

مکاتبات داخلی در یک سازمان ویژگی های خاص خود را دارد و بستگی به الزامات جریان اسناد ایجاد شده در شرکت دارد.

برخی از شرکت ها مکاتبات داخلی رسمی را انجام می دهند و همه نامه ها را در مجلات ویژه ثبت می کنند. در سایر سازمان ها فقط سفارشات داخلی لحاظ می شود و سایر پیام ها بدون ثبت نام از طریق ایمیل ارسال می شوند.

در مورد مکاتبات داخلی، تمام قوانین حاکم بر مبادله پیام با گیرندگان خارجی یکسان است.

ویژگی های ارتباطات داخلی عبارتند از:

• اجرای دقیق کمتر قوانین در پیام ها.
• وجود اشکال خاصی از نامه ها که در ارتباطات خارجی استفاده نمی شود، به عنوان مثال: گزارش های الکترونیکی یا یادداشت های توضیحی.

مکاتبات ایمیلی: به چه نکاتی باید توجه کرد

در واقعیت مدرن، بیشتر نامه‌های تجاری از طریق پست الکترونیکی ارسال می‌شوند، و بنابراین قوانین آداب معاشرت، الزاماتی را برای انجام ارتباطات تجاری الکترونیکی تدوین می‌کنند.

1. اگر پیام ها از سرورهای شرکتی ارسال نمی شوند، باید هنگام نوشتن آدرس ایمیل خود مراقب باشید. نام آدرس ایمیل باید رسمی باشد و بهتر است از همه گزینه های بیهوده استفاده نکنید، به عنوان مثال: "krasotka_mary"، "supercar" و موارد مشابه.
2. همیشه لازم است فیلد موضوع نامه را پر کنید و آن را تا حد امکان مختصر و مختصر بیان کنید.
3. وقتی پاسخی را می نویسید، می توانید پیام اصلی را نقل قول کنید تا گیرنده بتواند ببیند به چه سؤالاتی می خواهد پاسخ دهد. این قانون سختگیرانه نیست و بسته به استانداردهای پذیرفته شده مکاتبات تجاری در شرکت یا قوانین برقرار شده ارتباط با یک گیرنده خاص اعمال می شود.
4. استفاده از قابلیت های برنامه های ایمیل برای درخواست رسید خواندن قابل قبول است. استفاده از این گزینه همیشه ضروری نیست، به خصوص اگر نامه نوشته می شود تا به خارج از سازمان ارسال شود، زیرا گیرنده در این مورد ملزم به ارسال چنین اطلاعیه ای است که ممکن است باعث عصبانیت او شود. بهتر است در متن پیام درخواست اطلاع از دریافت نامه از عبارت «لطفاً دریافت را تأیید کنید» استفاده شود.
5. امضا در ایمیل ویژگی های خاص خود را دارد. باید جزئیات بیشتری نسبت به زمانی که در سربرگ سازمان صادر می شود باشد. در مکاتبات تجاری، مرسوم است که نه تنها نامه را امضا می کنند، بلکه در کنار امضا، نام سازمان، سمت، شماره تلفن تماس و وب سایت سازمان را نیز درج می کنند. در اصل، این فرمت امضا جایگزین هدر یک فرم چاپی می شود. قابلیت های برنامه های ایمیل به شما این امکان را می دهد که یک الگوی امضا بسازید و در هر پیامی که ارسال می کنید از آن با جایگزینی خودکار استفاده کنید.
6. برنامه ها به صورت پیوست به یک پیام ایمیل ارسال می شوند و نام فایل های پیوست شده را می توان در متن فهرست کرد.

آگاهی از قوانین و کاربرد آنها در نامه تجاری به فرستنده این امکان را می دهد که به عنوان یک شخص تجاری و یک شریک قابل اعتماد که مراقب اطلاعات ارسال شده به مخاطبین خود است، شهرت ایجاد کند.

سند تجاری- ابزار اصلی انجام فعالیت های مدیریتی، ثبت و انتقال اطلاعات. با کمک سند، فعالیت های تجاری هماهنگ شده و اطلاعات جمع آوری می شود. در یک سازمان بزرگ معمولاً دستورالعمل هایی تهیه می شود که نشان می دهد چه کسی رسماً اسناد را می نویسد ، چه کسی به چه کسی و در چه مواردی گزارش می دهد ، چه کسی اطلاعات را به چه کسی منتقل می کند و غیره. یکی از مهم ترین راه های رسمی سازی انتقال اطلاعات، فرم های استاندارد (فرم ها) است. مزیت فرم این است که شخصی که آن را پر می کند نیازی به فکر در مورد زمان، چگونگی و چه اطلاعاتی در این مورد ندارد. این باعث صرفه جویی در زمان زیادی می شود.

سهم مکاتبات در زندگی تجاری بسیار زیاد است.

به درستی کامپایل شده، شرایط زیر را برآورده می کند:

• قابلیت اطمینان و عینی بودن ارائه؛
• کامل بودن اطلاعات؛
• مختصر بودن ارائه (یک نامه تجاری نباید بیش از یک صفحه طول بکشد).
• عدم استدلال و نقل;
• لحن خنثی ارائه، اما در عین حال حسن نیت، عدم وجود بی ادبی و کنایه، پرمدعا، ادب کاذب؛
• استفاده از ابزارهای ارزیابی منطقی و نه احساسی- بیانی از موقعیت و حقایق.

نامه های تجاری انواع مختلفی دارند. بنابراین نامه‌های حاوی اخطار، تذکر، دعوت‌نامه، تأیید، امتناع، پوشش‌نامه، تضمین، اطلاعات، نامه‌های ابلاغی و دستوری نیازی به پاسخ کتبی اجباری ندارند. پاسخ باید به نامه ای با درخواست، استیناف، پیشنهاد، درخواست، تقاضا نوشته شود.

اخلاق نوشتن کسب و کار

بی احترامی نویسنده نامه تجاری، حتی اگر پوشیده باشد، همیشه توسط مخاطب احساس می شود که علیرغم روش های به ظاهر بی عیب و نقص قانع کننده پیام، نگرش منفی مداوم نسبت به نامه و نویسنده آن ایجاد می کند.

هنگام خواندن نامه ای که حاوی امتناع است، باید مراقب باشید. شما نمی توانید چنین نامه ای را با بیانیه امتناع شروع کنید. ابتدا باید توضیحات قانع کننده ای ارائه شود. از فرمول های زیر استفاده کنید: «به دلایل زیر نمی توان به درخواست شما پاسخ داد...»؛ "متاسفانه امکان برآوردن درخواست شما وجود ندارد..."; "ما عمیقا متأسفیم، اما نمی توانیم درخواست شما را برآورده کنیم..." و غیره. جای این فرمول در پاراگراف آخر نامه است. در این مورد، باید این قانون را به خاطر بسپارید: "هنگام امتناع، مراقب از دست دادن یک دوست یا مشتری باشید."

در اینجا یک طرح نمونه برای پاسخ نامه حاوی رد درخواست یا رد یک پیشنهاد آمده است:

• تکرار درخواست - مخاطب باید مطمئن باشد که نامه او به دقت خوانده شده است و اصل درخواست او به درستی درک شده است.
• دلایل عدم پذیرش درخواست یا عدم پذیرش پیشنهاد، آمادگی منطقی و روانی گیرنده برای امتناع بعدی است.
• بیانیه رد یا رد یک پیشنهاد یک فرمول رد است.

زبان نامه تجاری

آکادمیسین D.S. لیخاچف، کارشناس برجسته زبان روسی، در یادداشتی برای همکاران جوان خود "درباره زبان خوب کار علمی" نوشت: "زبان خوب مورد توجه خواننده قرار نمی گیرد. خواننده باید فقط به فکر توجه کند، اما نه زبانی که فکر با آن بیان می شود.

اعتماد به نوشتن با سالها تجربه امکان پذیر است. در ابتدا توصیه می شود از توصیه های عملی متخصصان استفاده کنید:

• شما باید کلمات ساده را انتخاب کنید، اما زبان را ضعیف نکنید.
• از افعال بیشتر از صفت استفاده کنید: به این ترتیب متن پویا و در عین حال بی‌پناه خواهد بود.
• از دور شروع نکنید، از موضوع منحرف نشوید، جزئیات زیادی را توصیف نکنید.
• از اظهارات طولانی اجتناب کنید: آنها قانع کننده نیستند، بنابراین باید مختصر باشید و از حداقل جملات فرعی استفاده کنید.
• انتقال از یک عبارت به عبارت دیگر باید منطقی و طبیعی باشد، "بی توجه"؛
• هر عبارت نوشته شده را با گوش بررسی کنید.
• از حداقل ضمایری استفاده کنید که باعث شود فکر کنید به چه چیزی اشاره می کنند، چه کلمه ای را «جایگزین کرده اند» (به طور خاص بنویسید، نه «درباره این»، «آن»، «او/آن/آنها»، و غیره).

نامه تجاری باید دارای سواد و سبک باشد.

قالب بندی نامه تجاری

یک نامه رسمی همیشه روی سربرگ سازمان نوشته می شود.

در گوشه سمت چپ بالای نامه ارسالی (یعنی ارسالی از سازمان) شماره ارسالی مشخص شده است که در لاگ اسناد سازمان ثبت می شود. تاریخ نگارش نامه باید ذکر شود. در گوشه سمت راست بالا نام سازمان (در حالت اسمی)، موقعیت مخاطب و نام خانوادگی او قرار دارد. در گوشه پایین سمت چپ سمت، نام خانوادگی و امضای مدیر، و 2 سانتی متر پایین - نام خانوادگی مجری نامه (بدون حروف اول) و شماره تلفن او قرار دارد.

اساساً و از نظر ظاهری، محتوای نامه از چندین بلوک تشکیل شده است: o فرمول نامه - اصل درخواست چیست. o توجیه درخواست؛ o اطلاعات پشتیبانی

در پاسخ نامه خود حتماً به آخرین نامه او اشاره ای مودبانه داشته باشید. اگر این نامه مکاتباتی را با یک شریک خارجی باز می کند، باید سازمان را معرفی کنید، اهداف و اهداف آن را در زمینه فعالیت های بین المللی شرح دهید. این قسمت از نامه بسیار مختصر است، زیرا اطلاعات اولیه در مورد سازمان باید در دفترچه ضمیمه نامه (که لینک آن در نامه الزامی است) ارائه شود. چنین نامه ای باید با تشکر از همکاری و/یا ابراز امیدواری برای چنین نامه ای در آینده پایان یابد. یک فرمول اثبات شده "با احترام (نام شما)" است.

نوشتن خوب به دایره لغات بزرگ و توانایی ارتباط آنها نیاز دارد که مستلزم خواندن منظم و دقیق داستان و غیرداستانی است. بدون تغذیه مداوم با دانش بشردوستانه، یک رهبر تمام عیار ظهور نخواهد کرد. این نتیجه‌گیری محقق برجسته مدیریت لی یاکوکا است: «در طول سال‌ها، وقتی فرزندانم می‌پرسیدند چه چیزی بخوانند، توصیه همیشگی من این بود که باید در علوم انسانی تحصیلات خوبی کسب کنند... کلید این است که یک دانشگاه قوی بسازیم. شالوده دانش در زمینه ادبیات، به خوبی بر گفتار شفاهی و نوشتاری تسلط داشته باشد.»

تصور فعالیت های یک فرد تجاری بدون کار با اسناد غیرممکن است. اقتصاددانان محاسبه کرده اند که برخی از دسته های کارمندان مدیریت از 30 تا 70 درصد از زمان کار خود را صرف تنظیم اسناد رسمی و کار با آنها می کنند.

در پشت هر سند افرادی وجود دارند که به طور غیرمستقیم روابط بین آنها را بیان می کند، بنابراین تصادفی نیست که حوزه روابط تجاری الزامات نسبتاً سخت خود را برای تهیه اسناد رسمی و انجام مکاتبات تجاری دارد که در تجارت گنجانده شده است. آداب معاشرت. روابط خوب در تیم، با شرکای تجاری و در نهایت، موفقیت کسب و کار تا حد زیادی به یک سفارش درست و یک نامه نوشته شده به درستی بستگی دارد.

یکی از تاجران غربی زمانی گفت: «هرکسی که تجارت می‌کند باید به خاطر داشته باشد که کلام مکتوب چهره شما و چهره شرکت شماست. استفاده از کلمه ای نامناسب می تواند تجارت را خراب کند و اعتماد کارمند به شما را از بین ببرد. نوشتن نامه یا یادداشت به اندازه نوشتن برآورد هزینه مهم است. ران تپر، نویسنده کتاب محبوب ایالات متحده "چگونه بر هنر نوشتن تجاری مسلط شویم"، خاطرنشان می کند که اسناد تجاری خوب آثار هنری هستند. و شاهکارها همانطور که می دانیم در چند دقیقه خلق نمی شوند.

نویسندگان پیام های مؤثر و مقالات تجاری زمان زیادی را به مستندسازی خود اختصاص می دهند. افرادی که به سبک و هنر مکالمه کاری مسلط هستند، اغلب در مواجهه با نیاز به تهیه این یا آن سند، خود را درمانده می یابند. دلیل این امر ماهیت رسمی اسناد رسمی است که مستلزم اختصار، وضوح و زبان تک هجایی است. اسناد نباید مملو از کلمات یا الگوهای گفتاری غیر ضروری باشند. حداکثر اطلاعات با حداقل کلمات یک قانون تغییرناپذیر ترکیب آنهاست.

رسمی شدن اسناد رسمی به شما امکان می دهد تا به سرعت و به وضوح ماهیت موضوع را درک کنید، از اتلاف وقت در تهیه آن جلوگیری کنید و کاغذبازی را کاهش دهید. مانند هر تشریفاتی که از نشانه های ادب است، ماهیت قراردادی دارد. از یک طرف، این منجر به این واقعیت می شود که قوانین تنظیم اسناد رسمی و انجام مکاتبات تجاری در اسناد رسمی، به عنوان مثال در GOST ها گنجانده شده است، و بنابراین، برای همه نهادهای تجاری یکنواخت می شود، و از سوی دیگر، آنها می توانند به طور قابل توجهی با چنین قوانینی که مثلاً در ژاپن یا فرانسه به تصویب رسیده اند، متفاوت باشند.

طبق قوانین ارتباطات تجاری که در ایالات متحده پذیرفته شده است، تاجری که برای مشتری پیام می نویسد باید از لحظه ای شخصی استفاده کند: یک بازی فوتبال، بچه ها، مدرسه، یک دوست مشترک که در گفتگو ذکر شده است. در رویه تجاری داخلی ما، چنین آشنایی غیر ضروری تلقی می شود. در عین حال، اصول کلی ارتباطات تجاری از طریق مستندسازی عملاً در سراسر جهان یکسان است.

الزامات برای تهیه پیش نویس اسناد رسمی

کلیه اسناد رسمی را می توان به بخش های آموزشی و اداری (دستورالعمل ها، تصمیمات، دستورات، دستورات)، مرجع (خلاصه، اعمال، پروتکل ها، بیانیه ها)، عملیاتی (نامه های رسمی، یادداشت ها، پیام های تلفنی و ...) و سازمانی (منشور، مقررات، مقررات) تقسیم کرد. ، دستورالعمل ها ).

در بین اسناد اداری، رایج ترین آنها است سفارش.باید دقیق، روشن و مطابق با قانون باشد. محتوای آن در عنوان گنجانده شده است و در حالت اضافه فرمول بندی شده است، به عنوان مثال: "در مورد کنترل کیفیت محصولات ورودی."

بخش مقدماتی (اظهار) دستور، حقایق یا وقایعی را که مبنای صدور دستور قرار گرفته است، بیان می‌کند: «مطابق تصمیم...»، «در اجرای دستور...»، «علاوه بر این. به دستور...»، «به منظور رفع نواقص ذکر شده...» در قسمت اداری دستور از عبارات غیر اختصاصی مانند: افزایش، افزایش، تقویت، بهبود، اتخاذ تدابیر خودداری شود. مواردی که حاوی چنین وظایفی هستند مبهم هستند و تأیید آنها تقریباً غیرممکن است.

سفارشات مربوط به پرسنل دارای برخی ویژگی ها هستند و جدا از دستورات در مورد مسائل عمومی تنظیم می شوند. ممکن است قسمت بیان شده را حذف کنند. در قسمت اداری، قاعدتاً ابتدا بندهایی در مورد انتصاب در سمت، سپس در مورد انتقال، عزل از سمت، تغییر نام و ... وجود دارد. ارائه محتوای چنین سفارشاتی باید یکنواخت باشد که استفاده از آنها را برای اهداف مرجع تسهیل می کند. هر نقطه از دستور با یک فعل شروع می شود: اختصاص، انتقال، رها کردن، اعلام (قدردانی یا توبیخ). این کلمات با حروف بزرگ نوشته می شوند. سپس در یک خط جدید، نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی شخص مورد نظر، سمت وی ​​و واحد ساختاری که به آن منصوب شده است مشخص می شود.

دستورات و دستورات باید به زبانی بیان شوند که گویی با صدای بلند خوانده می شوند. شما نباید از علم گرایی بیش از حد سوء استفاده کنید، از طولانی شدن مصنوعی گفتار استفاده کنید، باید سعی کنید ضمن رعایت رسمی بودن زبان دستور، از سختی ارائه مطالب جلوگیری کنید. و البته لحن توهین آمیز یا بی ادبانه دستور غیرقابل قبول است. سفارشات قاعدتاً به اطلاع کلیه کارکنان یک مؤسسه، شرکت یا بخش معین می‌رسد، به استثنای موارد خاصی که فقط به افراد ذینفع اعلام می‌شود.

جای زیادی در بین اسناد رسمی اشغال شده است نامه های تجاری،که به دلایل مختلف گردآوری می شوند. یک نامه واضح و خوش نوشته یکی از موثرترین ابزار برای دستیابی به موفقیت تجاری است. هدف از نامه های تجاری چیست؟ آنها دو عملکرد را انجام می دهند: ارتباط بین شرکای تجاری را فراهم می کنند و اطلاعات مربوط به این ارتباط را ذخیره می کنند.

هنگام نوشتن نامه تجاری، رعایت الزامات زیر مهم است:

• اجراکننده باید پیامی را که می‌خواهد منتقل کند یا سؤالی را که می‌خواهد روشن کند به وضوح درک کند و دقیقاً بداند که چگونه آن را به شکلی قابل فهم و مختصر بیان کند.
• نامه باید ساده، مشخص، منطقی، بدون ابهام باشد و امکان تفسیرهای متعدد را فراهم کند تا مخاطب بتواند محتوای آن را درک کند.
• نامه فقط در مورد یک موضوع نوشته شده است. متن نامه به پاراگراف هایی تقسیم شده است که هر کدام باید تنها به یک جنبه از موضوع بپردازد.
• نامه باید قانع کننده و با استدلال کافی باشد.
• نامه با لحن ارائه خنثی نوشته شده است و اجازه بیان احساسی را نمی دهد.
• حجم نامه تجاری، به طور معمول، نباید از دو صفحه متن تایپ شده تجاوز کند، اما مجری به هیچ وجه نباید ادب لحن را به خاطر اختصار قربانی کند.
• نامه ای که دارای اشتباهات املایی، نحوی و سبکی است، برداشت بدی ایجاد می کند و گیرنده را آزار می دهد.

باید در نظر داشت که درک نامه تا حد زیادی نه تنها به محتوا، بلکه به پاکت نامه و سربرگ شرکت نیز بستگی دارد. نامه های تجاری بر روی فرم های ویژه ای نوشته می شوند که مطابق با استانداردها هستند و دارای مجموعه ای از عناصر اجباری (جزئیات) هستند که به ترتیب خاصی مرتب شده اند.

نام بخشی که سازمان به آن تعلق دارد (کامل یا مخفف)؛ نام سازمان (شرکت، مؤسسه، مؤسسه) که به صورت کامل و مختصر آمده است. آدرس پستی و تلگرافی؛ شماره تلفن و فکس؛ حساب بانکی؛ تاریخ؛ فهرست سند؛ پیوند به فهرست و تاریخ سند دریافتی؛

نام (نام) مخاطب؛ عنوان متن؛ متن; علامت گذاری در مورد حضور برنامه؛ امضا؛ نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی و شماره تلفن مجری.

نامه تجاری تنها سند رسمی است که عنوان آن را شامل نمی شود. کوتاه کردن خودسرانه نام سازمان ها مجاز نیست، اگرچه اختصارات رسمی نه تنها مجاز است، بلکه لازم است، به عنوان مثال، به عنوان شرط لازم برای نامه تجاری. تاریخ نامه (امضای آن)، که در گوشه سمت چپ بالا مشخص شده است، یک ویژگی جستجو است و هنگام اشاره به یک نامه استفاده می شود.

پیوند نامه ای که به آن پاسخ داده می شود شامل فهرست و تاریخ آن است و در زیر فهرست و تاریخ سند ارسالی قرار دارد. این جزئیات فقط روی سربرگ موجود است. مقایسه تاریخ‌های ارسال و دریافت نامه‌ها، میزان کارآیی در انجام مکاتبات و ادب تجاری را نشان می‌دهد. گاهی اوقات در حروف عباراتی مانند "به شما .... از ..." وجود دارد که اغلب در متن خود نامه قرار می گیرد. استفاده از کلمات "ما" و "شما" توصیه نمی شود و پیوندی به نامه باید در فرم درج شود، به عنوان مثال: "به No._from_".

نام و آدرس گیرنده نامه (مخاطب) در سمت راست بالای فرم نامه، کمی زیر خط تاریخ و شماره خروجی مشخص شده است. نام سازمان، بخش ساختاری آن، شرکت یا نام خانوادگی و آدرس شخصی که نامه به او ارسال شده است در اینجا ذکر شده است. هنگام ارسال نامه به یک مقام رسمی، نام سازمان در مورد اسمی و موقعیت و نام خانوادگی - در مورد داده شده مشخص می شود. حروف اول بعد از نام خانوادگی نوشته می شود. علائم نگارشی در آدرس داخلی ممکن است حذف شود. نام سازمان، نام و نام خانوادگی شخصی که نامه به او ارسال می شود باید همانطور که در مکاتبات منتسب از این سازمان یا در فهرست ذکر شده است، نوشته شود.

اگر نامه برای شخص خصوصی ارسال شده باشد، ابتدا کد پستی و آدرس و سپس نام خانوادگی و حروف اول گیرنده در مورد داتیو ذکر می شود. اگر نامه خطاب به چند نفر باشد، هر نام خانوادگی در یک خط جداگانه نوشته می شود. در صورتی که گیرنده نامه دارای عنوان علمی یا هر عنوان دیگری باشد باید قبل از نام خانوادگی قید شود. اختصاراتی مانند "t."، "gr."، "g." یا "آقا" در این مورد استفاده نمی شود. مثلا:

کاندیدای علوم حقوقی، دانشیار V.I

سرهنگ استپانوف I.D.

نامه نباید بیش از چهار مخاطب داشته باشد. هنگام ارسال نامه به بیش از چهار آدرس، یک لیست پستی تهیه می شود و تنها یک مخاطب در هر نامه مشخص می شود.

سربرگ قبل از متن نامه در سمت چپ قرار می گیرد و حاوی یک عبارت است که باید دلیل اصلی ارسال نامه و اشاره ای به موضوع آن باشد. شما نباید سعی کنید محتوای نامه را در عنوان کوتاه و مختصر بیان کنید. عنوان معمولاً با حرف اضافه "O" یا "Ob" شروع می شود و با علامت نقل قول مشخص نمی شود. مثلا:

در مورد خرید یک دسته کفش از شرکت مارکو

بعد از هدر متن نامه می آید. از آنجایی که نامه های رسمی دارای اهمیت قانونی هستند، محتوا و سبک آنها باید الزامات خاصی را داشته باشد. به طور معمول نامه از دو بخش تشکیل شده است. اولی حقایق و وقایعی را بیان می کند که نگارش این نامه را ضروری کرده است، دومی حاوی درخواست ها، پیشنهادات، تصمیمات، توصیه ها و غیره خاص است.

یک متخصص در زمینه نوشتن تجاری، آمریکایی R. Tepper، معتقد است که نامه های تجاری که به درستی ترکیب شده اند از همین الگو پیروی می کنند. خطوط شروع جذب کنندتوجه کنید، یکی دو جمله زیر تشویق می کند علاقهخواننده، سپس خود را در دو پاراگراف بیان می کند درخواست،و قسمت آخر خواننده نامه را می سازد عمل کنید

اگرچه زبان اسناد رسمی مجموعه ای از کلیشه ها، کلیشه ها و معیارهایی است که به دنبال به حداقل رساندن عامل ذهنی-عاطفی است، اما هر نامه تجاری، علاوه بر خود محتوا، دارای زیرمتنی است که با کلمه «تن» بیان می شود. ” با ضربات کوچک حروف، انتخاب کلمات، چرخش های سبک و صرفاً با طراحی می توان درباره نویسنده این نامه قضاوت کرد.

استفاده از عبارات کلامی استاندارد نه تنها امکان حذف لحن احساسی غیرضروری نامه را فراهم می کند، بلکه بیانی از ادب تجاری است، زیرا استرس غیرضروری مخاطب را هنگام خواندن نامه و همچنین ابهام و عدم دقت عبارت را از بین می برد. رسمی کردن زبان یک نامه تجاری به نویسنده یا مجری آن نیز کمک می کند و زمان و تلاش لازم برای پیش نویس سند را کاهش می دهد. می توان گفت که زبان مکاتبات رسمی مجموعه ای از فرم هایی است که هر بار محتوای جدیدی به آن اضافه می شود.

نامه رسمی یک اثر ادبی نیست، اگرچه نیاز به رعایت قوانین زبان دارد و "زیبایی" تجاری خاص خود را دارد. همانطور که در یکی از کتاب های راهنمای فرانسوی نوشته شده است، نامه های تجاری برای برانگیختن تحسین خواننده نیستند، بلکه برای متقاعد کردن و جلب او هستند.

اگر پیوستی به حرف وجود داشته باشد، علامتی در مورد آن در گوشه سمت چپ پایین حرف قرار می گیرد. روی خط قرمز کلمه “Application” چاپ شده و زیر آن خط کشیده شده است. در سمت راست لیستی از اسناد پیوست است که تعداد کپی ها و برگه ها را نشان می دهد.

هر نام در یک خط جداگانه قرار دارد. مثلا:

کاربرد: 1. صورتجلسه در مورد فعالیت های مالی شرکت در یول. در 1 نسخه

2. فهرست اقدامات تثبیت وضعیت اقتصادی شرکت در 3 صفحه. در 1 نسخه

اگر نام برنامه در متن نامه ذکر شده باشد، علامت فقط تعداد برگه ها و کپی ها را نشان می دهد، به عنوان مثال:

کاربرد: برای 5 لیتر در 3 نسخه

نامه با یک امضا به پایان می رسد که شامل نام موقعیت شخصی که نامه را امضا کرده است، یک امضای شخصی و رونوشت آن است. نام موسسه ذکر نشده است تا آنچه قبلاً در فرم ذکر شده تکرار نشود. در امضا، حروف اول قبل از نام خانوادگی قرار می گیرد. مثلا:

مدیر JSC (امضا) I. P. Karov

در مواردی که لازم است اعتبار امضای اول تأیید شود یا در مورد مسائلی صحبت می کنیم که نیاز به تأیید صحت آنها توسط متخصص دارد، دو امضا قرار می گیرد. به عنوان مثال در نامه های مربوط به مسائل مالی و اعتباری که به موسسات مالی و بانکی ارسال می شود، امضای حسابدار ارشد قید می شود. در چنین مواردی، امضاها یکی زیر دیگری در توالی مربوط به موقعیت نگهداشته شده قرار می گیرند. مثلا:

مدیر شرکت (امضا) A. I. Petrenko

حسابدار ارشد (امضا) S.E. ویکتیوک

گاهی اوقات لازم است نامه ای به امضای چند نفر از مقامات دارای سمت های مشابه برسد. سپس امضاها در همان سطح قرار می گیرند. مثلا:

مدیرعامل شرکت سهامی «ققنوس» (امضا) م.س. ماسه شنی

مدیر شرکت "سلنا" (امضا) Ya.L. ایوانف

در صورت غیبت مسئولی که امضای او در نامه آمده است چه باید کرد؟ چنین نامه ای می تواند توسط شخص انجام دهنده وظایف یا معاون او امضا شود. اغلب در چنین مواردی، امضا با حرف اضافه "برای" یا به سادگی یک اسلش تکمیل می شود. قوانین آداب تجارت این را توصیه نمی کند، زیرا برای مخاطب مشخص نیست که نامه را امضا کرده است و آیا امضا کننده دارای اختیارات لازم است یا خیر. بنابراین لازم است سمت و نام خانوادگی امضا کننده نامه ذکر شود، به عنوان مثال: "بازیگری". یا "معاون"

آخرین جزئیات یک نامه تجاری، یادداشتی در مورد مجری است. نویسنده نامه رسمی و مجری همیشه یک نفر نیستند. مسئولیت جنبه حقوقی نامه بر عهده نگارنده و جنبه فنی بر عهده مجری است و به همین دلیل الزامی است که در نامه در مورد مجری یادداشت شود. این یادداشت شامل نام نامه نویس و شماره تلفن تجاری وی است. علامت در جلو یا پشت حرف در گوشه سمت چپ پایین قرار می گیرد. بر خلاف امضای یک مقام رسمی، حروف اول بعد از نام خانوادگی مجری قرار می گیرد، به عنوان مثال:

ویکتوروا L.N. 105 17 10

قوانین فوق برای کلیه نامه های رسمی اعمال می شود. اما بسته به هدف، چندین نوع نامه تجاری وجود دارد که هر کدام ویژگی های خاص خود را دارند و باید شرایط لازم برای آن را داشته باشند.

بنابراین، نامه های درخواستیاز نظر شکلی شبیه به بیانیه ای هستند که هر یک از ما بارها و بارها با آن به نهادهای مختلف مراجعه کرده ایم. آنها را می توان به صورت اول شخص مفرد («من می خواهم ...»)، به صورت اول شخص جمع («ما درخواست می کنیم ...») یا در صورتی که سخنرانی از طرف مؤسسه یا مؤسسه باشد، به سوم شخص مفرد نوشته شود. بدنه (اداره، اداره، دفترچه راهنما). همچنین می توان در مواردی که درخواست توسط چندین نهاد یا ارگان مطرح شده باشد، به صورت سوم شخص جمع خطاب کرد، به عنوان مثال: «شرکت کوچک «وکتور» و شرکت سهامی «اسفینکس» درخواست می کنند...» در چنین نامه هایی. از آنجایی که مربوط به علاقه نویسندگان نامه در تحقق درخواست است، رعایت ادب ویژه تجاری الزامی است.

نامه ارسالی در پاکت مارک دار با آدرسی که به زیبایی چاپ شده است، احساس اهمیت و نگرش محترمانه مدیریت صندوق را نسبت به سهامدار عادی به سهامدار القا می کند که به نوبه خود باعث افزایش اعتماد وی به این شرکت می شود.

مقدمه ای که برای یک نامه یا مدرک نوشته می شودزمانی ضروری است که حاوی توضیحات اضافی برای اسناد ضمیمه شده باشد. اگر چنین نامه ای فقط برای قرار دادن آدرس، تاریخ و فهرست روی آن نوشته شود، جریان اوراق را افزایش می دهد، زیرا این جزئیات را می توان در خود سند نوشت. اما نامه پوششی را نباید دست کم گرفت: تأیید واقعیت ارسال هرگونه اسناد در مدت زمان معین، وسیله ای قابل اعتماد برای نظارت بر رعایت نظم مکاتبات رسمی و ایمنی اسناد ارسال شده است.

برای تایید مدارک و مطالب دریافتی و گاه مکالمه تلفنی، گاهی نوشته می شود نامه های تاییدتوصیه می شود در ابتدای چنین نامه ای به طور مختصر مفاد نامه مورد اشاره بیان شود تا مخاطب متوجه موضوع مورد بحث شود. آنها ممکن است با یک درخواست، پیشنهاد، نظر یا دستورالعمل به پایان برسند. حسن نیت تجاری مستلزم ارسال نامه تأیید به موقع، بدون انتظار برای نامه یادآوری است.

نامه یادآوریدر مواقعی که امکان دریافت پاسخ مورد نیاز از طریق مکالمات تلفنی یا تماس شخصی وجود ندارد، باید ارسال شود. معمولاً از دو بخش تشکیل شده است: یادآوری برای انجام برخی تعهدات یا الزامات و اقداماتی که در صورت عدم رعایت آنها انجام خواهد شد. تهیه چنین نامه ای ظرافت خاصی می طلبد تا باعث واکنش منفی مخاطب نشود.

به نوبه خود، دریافت نامه یادآوری باید توسط مخاطب به عنوان نشانه بی احترامی به شریک تجاری تلقی شود. هنگامی که چنین نامه ای از یک سازمان بالاتر می آید، تلویحا این است که زیردستان در انجام وظایف خود سهل انگاری می کنند یا مدیریت از انجام دقیق این وظایف توسط این زیردستان اطمینان ندارد. اگر نویسنده تذکر نامه مطمئن نباشد که مخاطب نامه مورد نظر را زودتر دریافت کرده است، متن نامه قبلی را کلمه به کلمه تکرار می کند. در این صورت، تبصره «ثانویه» در قسمت نامه قرار می گیرد و بر واقعیت یادآوری تأکید می کند.

که در نامه اطلاع رسانیچیزی ابلاغ یا ادعا می شود. معمولاً پاسخ به یک درخواست است و با کلمات: "ما اطلاع می دهیم" ، "ما اطلاع می دهیم" ، "توجه شما را جلب می کنیم" شروع می شود. یکی از رایج ترین انواع این گونه نامه ها، نامه های اطلاعاتی است. اگر حقایق ذکر شده در آنها اهمیت کمی داشته باشد، می توان آنها را توسط دستیار یا منشی امضا کرد. اغلب نامه های اطلاعاتی برای تبلیغ فعالیت شرکت ها و سازمان ها و محصولات آنها ارسال می شود.

در عمل ارتباطات تجاری، گسترده است حروف دایره ای،که هدف آن ارائه اطلاعات از یک محتوا به چندین آدرس است. معمولاً بخشنامه‌هایی از سوی سازمان حاکم برای اطلاع‌رسانی به بنگاه‌های زیرمجموعه در مورد موضوعی خاص یا دستورات مقتضی ارسال می‌شود. این نامه ها ممکن است ماهیت صرفاً اطلاعاتی در مورد مسائل تجاری شرکت داشته باشند. در صورت وجود تعداد زیادی مخاطب، در آدرس داخلی نامه درج نمی شود، در عوض عنوان "بخشنامه" نوشته می شود. بخشنامه به امضای رئیس شرکت یا سازمان و در موضوعات فعالیت های مالی و حسابداری، حسابداری و گزارشگری نیز به امضای رئیس حسابداری یا رئیس خدمات مالی و حسابداری می رسد.

که در ضمانت نامه هابرخی وعده ها یا شرایط فعالیت تایید می شود. به عنوان یک قاعده، دستمزد برای کار انجام شده، زمان اتمام آن، کار در تخصص، فضای زندگی و کیفیت کار را می توان تضمین کرد. این ضمانت‌نامه‌ها ممکن است در یک نامه جداگانه یا به عنوان بخشی از یک نامه ظاهر شوند. ضمانت نامه ها اگر با لحنی مودبانه و دوستانه که بیانگر حسن نیت مخاطب باشد نوشته شده باشد، تأثیر خوبی می گذارد.

فضای زیادی در مکاتبات تجاری اشغال شده است نامه های درخواست و پاسخبر روی آنها در صورتی که حل مشکلی به صورت حضوری یا تلفنی غیرممکن باشد، نامه های درخواستی نوشته می شود. آنها معمولاً از دو بخش تشکیل شده اند. بخش اول جوهر سؤال را بیان می کند، بخش دوم درخواست واقعی را که انتظار پاسخ به آن است، فرموله می کند.

هنگام تنظیم یک درخواست، به مواد قانونی، تصمیمات، موافقت نامه ها، دستورالعمل های مقامات بالاتر یا نامه های قبلی اشاره می شود. اگر این یک درخواست تجاری است، معمولاً در این روش خریدار با درخواست ارائه اطلاعات دقیق در مورد محصول یا خدمات و (یا) ارسال پیشنهاد برای عرضه کالا به فروشنده مراجعه می کند. نشان دهنده نام محصول و شرایطی است که خریدار مایل به دریافت محصول است، به عنوان مثال، کمیت و کیفیت محصول، مدل، برند، قیمت، زمان تحویل و شرایط پرداخت.

آداب کسب و کار مستلزم پاسخگویی بدون قید و شرط به درخواست ها و در کوتاه ترین زمان ممکن است. پاسخ باید همه نکات درخواست را منعکس کند، اگرچه ممکن است به ترتیبی متفاوت از درخواست ارائه شود. بستگی به نظر طرف مقابل، میزان اهمیت تولید موضوع مطرح شده دارد. در صورتی که پاسخ دهنده نتواند به تمام نکات درخواست پاسخ دهد، در نامه وی باید مشخص شود که این نکات در نامه بعدی ذکر خواهد شد. اگر فروشنده نتواند فوراً درخواست خریدار را برآورده کند، نامه‌ای برای او ارسال می‌کند که در آن به مشتری اطلاع داده می‌شود که یا درخواست برای رسیدگی پذیرفته شده است یا امکان عرضه کالای مورد علاقه به خریدار در حال روشن شدن است یا رد شده است. برای تامین کالا داده می شود.

پاسخ به درخواست ممکن است نشان دهنده تغییر در شرایط تحمیل شده توسط خریدار باشد، به عنوان مثال، مقدار درخواستی کالا، مدل، زمان تحویل و غیره. این نامه همچنین ممکن است حاوی قولی برای ارسال پیشنهاد برای عرضه محصول مورد علاقه در بازه زمانی مشخص باشد. به چنین پیشنهادی پیشنهاد می گویند. در صورتی اعمال می شود که فروشنده بتواند درخواست خریدار را برآورده کند و کالای مورد نیاز او را تامین کند. پیشنهاد معمولاً بیانگر شرایط اولیه تحویل کالا (کمیت، کیفیت، قیمت، زمان تحویل، شرایط پرداخت و غیره) است. در صورت موافقت خریدار با این پیشنهاد، پذیرش آن را به فروشنده تایید می کند که نتیجه آن صدور سفارش یا انعقاد قرارداد است. در صورت عدم موافقت با هر یک از شرایط پیشنهاد، مکاتبه بین فروشنده و خریدار برقرار می شود و یا مذاکرات شخصی تا حصول توافق انجام می شود.

مهمترین شرط آداب تجارت، نیاز به پایبندی به قول و پایبندی دقیق به تعهدات است. در صورت عدم انجام این تعهدات به هر دلیل، مطالبات و مطالبه جبران زیان در قالب شکایت به شرکت تامین کننده کالا ارائه می شود.

شکایتممکن است شامل الزاماتی برای جایگزینی کالاهای بی کیفیت با کالاهای باکیفیت یا علامت گذاری آنها، تحویل اضافی مقدار کالای گم شده یا بازگشت مبلغ پرداخت شده برای مقدار گمشده کالا، تخفیف از هزینه کل محموله کالا باشد. ، فسخ قرارداد و جبران خسارات ناشی از تخلف از شرایط آن.

شکایت باید به صورت کتبی از طریق پست سفارشی همراه با کلیه اسنادی که نقض قرارداد را تأیید می کند و دارای ارزش اثباتی برای هر دو طرف باشد، ارائه شود. در صورت پذیرفته شدن ادعاها، پاسخ به شکایت باید به صورت کتبی از طریق پست سفارشی یا فکس و در صورت امتناع - از طریق پست سفارشی همراه با کلیه مدارک توجیه کننده امتناع ضمیمه ارسال شود.

دریافت نامه تجاری با شماره ورودی که در گوشه سمت چپ بالا قرار می گیرد و خوانده شدن نامه با شماره دریافتی مشخص می شود. وضوحمدیر، شامل یک دستورالعمل یا ارتباط با اطلاعات، یک عدد و یک امضا. با زاویه ای در سمت چپ حرف قرار می گیرد که برای آن حاشیه هایی با عرض حداقل 5 سانتی متر در صفحه اول و حداقل 2 سانتی متر در صفحات بعدی گذاشته می شود. نگرش نسبت به اطلاعات معمولاً با کلمات بیان می شود "موافق مخالف". غیرعادی نیست که با یک جمله مبهم "من مشکلی ندارم" روبرو شوید. وقتی چنین قطعنامه‌ای را می‌بینید، و اغلب آنها یکی پس از دیگری دنبال می‌شوند، اغلب نه بدون دلیل، این تصور برای شما به وجود می‌آید که این مقام در تلاش است تا از مسئولیت فرار کند. من مشکلی ندارم، اما خودتان ببینید، تصمیم خاص با شماست و مسئولیت آن بر عهده شما خواهد بود.

قطعنامه های حاوی دستورالعمل ها می توانند کلی یا خاص باشند. دستورالعمل های کلی با کلمات "برای مدیریت"، "برای اجرا"، "برای اطلاعات" بیان می شود. دستورالعمل‌های خاص به صورت دستوری یا نامشخص فعل تنظیم می‌شوند و به افراد فرعی (یک یا چند نفر) خطاب می‌شوند، برای مثال:

نیکیفوروف اف.اس. از حمل و نقل کالا به فوریت اطمینان حاصل کنید."با این حال، لحن ضروری ارائه قطعنامه زمانی غیرقابل قبول است که خطاب به زیردستان، بلکه زیردستان باشد. پس از دستورالعمل، مدیر می تواند نگرش شخصی خود را نسبت به وضعیت امور بیان کند: "سیدوروف P.N.!

لطفا به آن نگاه کنید و گزارش دهید. به نظر من باید به انتخاب پرسنل گروه پشتیبانی توجه کنید.»کلمه "لطفا" لحن دستوری قطعنامه را ملایم می کند و نشانه ای از احترام به اجراکننده می دهد.

در عین حال، یک قطعنامه خطاب به یک زیردست در واقع یک دستور است، دستورالعملی حاوی اقدامات تجویزی. بنابراین، محدود به اظهارات کلی، به ویژه در قالب سؤالاتی مانند «نظر شما؟»، «افکار شما؟» کافی نیست. و غیره در چنین مواردی نوشتن: «لطفاً نظر خود را در مورد این موضوع گزارش دهید» یا «لطفاً در مورد امکان حل مشکل گزارش دهید» صحیح تر است. لحن قطعنامه باید دوستانه و بدون توهین و تحقیر باشد. شوخ طبعی در روابط تجاری ضروری است، اما در قطعنامه هایی که ماهیت یک امر قانونی دارند، جایی ندارد. قطعنامه فقط یک دستور نیست. این یک شاخص از سبک رهبری است که می توان از آن برای قضاوت در مورد میزان کارایی، شایستگی و شخصیت یک مقام استفاده کرد. بنابراین، شما باید نه تنها به محتوای سفارش، بلکه به شکل آن نیز توجه کنید: سبک، زبان، لحن، طراحی.

تعدادی از نامه ها (تأیید نامه ها، نامه های پوششی، برخی نامه های اطلاعاتی) نیازی به تفکیک دقیق ندارند. در چنین مواردی مرسوم است که خود را به تعیین مجری محدود کنیم. نوشتن "برای اطلاعات"، "برای اطلاعات"، "برای اجرا"، "برای مدیریت" زمانی که نام مجری ظاهر می شود، توصیه نمی شود. اگر نامه حاوی چندین سؤال باشد، تصمیم مدیری که نامه را خوانده است می تواند چندگانه باشد، یعنی. متشکل از چندین قطعنامه در مورد هر یک یا برخی از موضوعات مطرح شده در نامه. توانایی تحمیل یک قطعنامه صحیح، واضح و مختصر نه تنها نشان دهنده فرهنگ تجاری بالای مقامات است، بلکه به عبور سریعتر اسناد، حل مسائل موجود در آنها و در نهایت به موفقیت تجارت کمک می کند.

سبک و طراحی اسناد رسمی

متن سند رسمی را نمی توان با هیچ متن دیگری اشتباه گرفت. این نشان می دهد که در طول سال ها وجود اسناد رسمی، او سبک خاص خود را با رعایت قوانین خاصی که بخشی از آداب تجارت است، توسعه داده است.

با استفاده از فرمول‌بندی‌ها و کلیشه‌های زبانی که در کارهای اداری خانگی ایجاد شده‌اند، «رنگ‌آمیزی» خاصی به چنین اسنادی داده می‌شود، مانند: «تسکین خود از موقعیت...»؛ "سپردن کنترل بر اجرا..."؛ "پرداخت تضمین شده است ..."؛ «در اجرای تصمیم...»؛ «ما امضاکنندگان زیر این قانون را در آن تنظیم کرده‌ایم». «این گواهی صادر شده است

(به چه کسی) در آن (موضوع گواهی)، برای ارائه (کجا)» و غیره. وجود چنین مهرهایی روند تنظیم اسناد رسمی را تسهیل می کند و محتوای اطلاعاتی لازم را در اختیار آنها قرار می دهد ، روند درک اسناد را تسهیل و "استاندارد" می کند. این امر نیز نیاز به لکونیسم، دقت عبارت و عدم ابهام محتوای معنایی اسناد رسمی را مشخص می کند.

برعکس، کارشناسان مدیریت دفتر غربی بر این باورند که هنگام نوشتن نامه های تجاری باید از کلیشه هایی مانند: "طبق توافق ما"، "به این وسیله شما را می فرستم"، "طبق درخواست شما"، "در رابطه با موارد فوق" اجتناب کرد. ، و غیره. زبان نامه های تجاری باید تا حد امکان به محاوره نزدیک باشد.

آداب تجارت مستلزم آن است که اسناد قابل اعتماد، شواهد، عینی و قانع کننده باشند. دقت در انتخاب حقایق و ارزیابی وضعیت به ویژه در اسناد منعکس کننده مسائل متضاد در زمینه روابط تجاری ضروری است. اگر مثلاً رد درخواستی در حال تنظیم است، باید با لحنی دوستانه همراه با توضیحات قانع کننده نوشته شود تا ادامه رابطه تجاری امکان پذیر باشد. بنابراین، شما نباید نامه را با امتناع شروع کنید، ابتدا باید توضیح دهید که چه چیزی باعث آن شده است.

اگرچه اسناد معمولاً با لحن خنثی نوشته می شوند، سبک خود سند را می توان دوستانه یا بی ادبانه، مؤدبانه یا بی تدبیر و غیره در نظر گرفت. حتی اف بیکن استدلال کرد که انجام یک گفتگوی تجاری با لحن دوستانه مهمتر از استفاده از کلمات زیبا و قرار دادن آنها در ترتیب صحیح است. اغلب در اسناد، پشت بی طرفی خارجی لحن، تندخویی و بی احترامی به مخاطب نمایان است. با این حال، نباید به افراط دیگر رفت - رقابت در ادب بیش از حد. تصور نادرست در مورد ادب تجاری باعث می شود در اسناد عباراتی مانند "لطفا از ادب خودداری نکنید ..." ، "خیلی مهربان باشید ..." و غیره ظاهر شود.

همانطور که کارشناسان خاطرنشان می کنند، اسناد تجاری مدرن بیشتر با خشکی مشخص می شوند تا ادب بیش از حد. سبک غربی در این زمینه تا حدودی نرمتر است. بنابراین، R. Tepper به بازرگانان توصیه می کند که از مجموعه ای از "کلمات جادویی" در نامه ها و یادداشت های تجاری استفاده کنند که موفقیت را تضمین می کند. او این کلمات را شگفت‌انگیز، الهام‌بخش، شگفت‌انگیز، دلربا، سوزان، داغ، خیره‌کننده، فراموش نشدنی، جلب توجه، تأثیرگذار، گیرا، خیره‌کننده، وسوسه‌انگیز، هیبت‌انگیز و غیره می‌داند. سبک داخلی نامه های تجاری هنوز با استفاده از چنین کلمات "جادویی" مشخص نشده است.

در محافل تجاری در کشورهای توسعه یافته مرسوم است که از کتابچه های راهنمای اسناد تجاری استفاده شود که دارای بخش ویژه ای به آداب معاشرت است و حاوی لیستی از اصطلاحات خاص است که به سند مفهومی مودبانه می بخشد، اما به دلیل رسمی بودن به نوعی تبدیل شده است. از «کلیشه آداب معاشرت». به نظر می رسد عباراتی مانند "از پاسخ به موقع شما متشکرم" یا "ما از شما برای انجام درخواست خود سپاسگزاریم" نه تنها اسناد رسمی را مسدود نمی کند، بلکه به عنوان یک عامل مهم در حفظ روابط تجاری خوب عمل می کند.

فهرست کاملی از عبارات توصیه شده به سختی امکان پذیر است. همانطور که زبان غنی است، با وجود خشکی، رسمی بودن و چارچوب سبکی سفت و سخت اسناد تجاری، اشکال بیان ادب نیز غنی است. و نکته فقط در کلام نیست، بلکه در قالب ساخت عبارات، درایت در ارائه حقایق و درخواست ها، آراستگی طراحی و وضوح سبک، و در نهایت، حتی در نوعی تجارت "تشریفاتی" است. قوانین تنظیم، امضا، تصویب و اجرای اسناد.

بنابراین، بعید است که مخاطب، حتی یکی از افراد زیردست نویسندگان سند، نامه ای را که در آن شخص نسبت به او احساس تحقیر می کند، با کمال میل بپذیرد: ما یک پیش‌نویس اصلاح‌شده منشور را برای شما ارسال می‌کنیم... از شما می‌خواهیم در نظر بگیرید و تأیید کنید.»غفلت در اینجا در این واقعیت آشکار می شود که نویسندگان نامه احتمال تأیید نشدن سند را نمی پذیرند. در این مورد، اگر در حرف بعد از کلمات باشد، خطا را می توان حذف کرد "لطفا درنظر داشته باشید"یک عبارت اضافه کنید "و در صورت تصمیم مثبت..."یا کلمه "در نظر گرفتن" را حذف کنید، به سادگی ترک کنید: "لطفا تایید کنید."

"تشریفات" نیز توصیه می شود در عمل امضای اوراق تجاری رعایت شود. این در نیاز به رعایت سطح رسمی هنگام امضای اسناد نهفته است. به ویژه، پاسخ نامه ای که توسط مدیر امضا شده است باید به امضای مدیر نیز برسد و نه معاون او. اما پاسخ نامه ای که به امضای معاون مدیر می رسد ممکن است به امضای مدیر برسد.

با بی دقتی سند، تصور ناخوشایندی از آن باقی می ماند. برای از بین بردن خطاها و اشتباهات احتمالی باید سند را با دقت مطالعه کنید. اغلب ساخت نادرست متن، چیدمان نامتناسب اجزای آن وجود دارد، و هیچ تقسیم بندی به پاراگراف ها وجود ندارد، که به طور قابل توجهی درک متن را پیچیده می کند. در اسناد رسمی باید با استفاده نادرست از کلمات و اصطلاحات، استفاده نابجا یا ناموجه از کلمات بیگانه، اختصارات غیر ضروری یا نامفهوم برای مخاطب و ... مبارزه کرد. لازم به یادآوری است که الزامات رسمی برای تهیه اسناد وجود دارد. به ویژه، علاوه بر الزاماتی که قبلاً ذکر شد، می توان به موارد زیر نیز اشاره کرد.

در اسنادی که در دو یا چند صفحه تنظیم شده اند، صفحات دوم و بعدی باید شماره گذاری شوند و شماره "1" نباید در صفحه اول قرار گیرد. شماره صفحات باید در وسط حاشیه بالای برگه با اعداد عربی و به فاصله 10-15 میلی متر از لبه بالایی قرار گیرد.

جزئیات (نام سازمان، آدرس و غیره)، متشکل از چندین خط، با فاصله چاپ می شوند. در این صورت اجزای نام مخاطب، مهر تأیید، علامت حضور درخواست، مهر تأیید باید با فاصله 2-1.5 سطر از یکدیگر جدا شوند. جزئیات آسامی با فاصله 2-4 خط از یکدیگر جدا می شوند.

نام نوع سند با حروف بزرگ چاپ می شود. رونوشت امضا در سطح آخرین خط عنوان شغل چاپ می شود. اگر سندی به امضای چند نفر از مقامات رسیده باشد و امضای آنها یکی زیر دیگری قرار گیرد، نام سمت ها و رونوشت امضاها با فاصله 2 تا 4 سطر از هم جدا می شود.

تاریخ در اسناد رسمی را می توان به یکی از روش های زیر قالب بندی کرد: 95/05/20 یا 95/05/20. بعد از اعداد نشان دهنده سال هیچ نقطه ای وجود ندارد. بسته به هدف سند، می توان عناصر تاریخ را به ترتیب زیر فهرست کرد: سال، ماه، روز ماه. روش شفاهی و دیجیتالی ثبت تاریخ در اعمال، نامه های رسمی، دستورات، پروتکل ها و سایر اسناد حاوی اطلاعات مالی نیز مجاز است. به عنوان مثال: 17 ژانویه 95 یا 17/01/95.

هنگام نوشتن تاریخ در سندی که توسط شرکای خارجی استفاده می شود، باید به خاطر داشته باشید که در انگلستان ابتدا تاریخ نوشته می شود، سپس ماه - 10/7/95 مربوط به 10 ژوئیه 1995 و در ایالات متحده آمریکا - ابتدا نوشته می شود. ماه، سپس تاریخ، یعنی . 95/10/7 منطبق بر 16 مهر 95 است لذا تاریخ در اینگونه مدارک باید به صورت کلمه و عدد نوشته شود. در نسخه روسی زبان سند مانند 10 ژوئیه 1995 و در نسخه انگلیسی زبان - بسته به کشور - 10 خواهد بود. جولای 1995 یا جولای 10,1995.

اگر متن از اعداد استفاده می کند، باید نحوه نوشتن آنها را بدانید. به عنوان مثال، عدد 159000 در متن سند به این صورت است: 159 هزار این نماد درک اعداد را بسیار تسهیل می کند.

یک عدد تک رقمی به صورت کلمه نوشته می شود نه عدد، به عنوان مثال: کالا در سه کانتینر تحویل داده شده است. اگر یک عدد تک رقمی همراه با یک واحد اندازه گیری باشد، به صورت کلمه نوشته می شود: برای یک محصول سه متر پارچه لازم است.

اعداد چند رقمی معمولاً با اعداد نوشته می شوند. اما اگر عددی در ابتدای جمله باشد باید به صورت کلمات نوشته شود.

مثلا: دوازده روز صرف کارهای مقدماتی شد(تیو: 12 روز صرف کارهای مقدماتی شد).

اگر سند باید تأیید شود، مهر تأیید در گوشه سمت راست بالای برگه قرار دارد و شامل عبارت «تایید می‌کنم»، عنوان سمت شخص تأییدکننده سند (شامل نام سازمان، اگر در جزئیات فرم درج نشده باشد، امضای شخصی، رونوشت و تاریخ آن، به عنوان مثال:

تایید شده توسط مدیر مرکز تجاری "موفقیت"

• (امضای شخصی) م.ع. فوگت
• 20.03.95

در صورتی که سندی با مصوبه، تصمیم یا دستوری تأیید شود، مهر تأیید به شرح زیر تنظیم می شود:

تایید شده

(نام سند در پرونده ابزاری)

مهر تأیید در زیر جزئیات «امضا» یا روی برگه تأیید جداگانه قرار می گیرد. این تمبر شامل کلمه "موافقت" است، نام مقام رسمی که سند با او توافق می شود، شامل نام سازمان، امضای شخصی، رونوشت و تاریخ آن، به عنوان مثال:

موافقت: وزیر راه آهن

کپی اسناد با الصاق کتیبه "درست" ، نام موقعیت کارمندی که کپی را تأیید کرده است ، امضای شخصی وی ، رونوشت آن و تاریخ صدور گواهی تأیید می شود ، به عنوان مثال:

صحیح: 95/06/17

بازرس (امضای شخصی)

K.L. وینوگرادوف

در کپی اسناد خروجی باقی مانده در پرونده، تاریخ صدور گواهینامه و موقعیت کارمندی که کپی را تأیید کرده است ممکن است نشان داده نشود.

مدیران باتجربه عجله ای برای ارسال فوری آن به آدرس پس از تهیه سند ندارند، البته اگر زمان اجازه دهد. این کار به منظور بازخوانی مجدد آن، در صورت لزوم تصحیح و تنها پس از ارسال آن انجام می شود. درک از نوشتن تحت تأثیر عوامل زیادی از جمله تحریک، خستگی و عجله است. ممکن است پس از مدتی متن و محتوای آن تأثیری کاملاً متفاوت بر فرستنده بگذارد که او را مجبور می کند تا با دقت بیشتری روی نامه کار کند.

نامه تجاری به یک شریک خارجی معمولاً باید به زبان مخاطب یا در صورت دشواری به یکی از رایج ترین زبان های خارجی در کشور مخاطب نوشته شود. هنگام ارسال نامه به یک همکار الجزایری و یافتن متخصص در زبان عربی، بهتر است آن را به زبان فرانسوی بنویسید، در حالی که در مصر برای نامه ای به زبان انگلیسی سپاسگزار خواهید بود. با ارائه پیام خود به زبان روسی، در بهترین حالت خطر دریافت پاسخ تاخیری و ایجاد مشکلات برای شریک زندگی خود را دارید. در بدترین حالت، محتوای نامه تحریف می شود و در نتیجه به هدف خود نمی رسد. نوشتن دو متن نامه - به زبان روسی و یک زبان خارجی کاملاً قابل قبول است.

آدرس روی پاکت به زبان کشور گیرنده یا به زبان انگلیسی نوشته شده است. این ویژگی را نیز باید در نظر گرفت: در مکاتبات پستی خارجی، مرسوم است که ابتدا موقعیت و نام خانوادگی مخاطب، سپس نام شرکت، خیابان، خانه، شهر و فقط در پایان کشور نوشته شود.

البته هر سازمانی سنت های خود را در تهیه اسناد ایجاد می کند، اما باید اطمینان حاصل شود که با وجود همه تفاوت ها، سند واضح، مشخص، شواهدی، عینی، مطابق با قوانین سبک نوشته شده و به زیبایی طراحی شده باشد. ، و محتوای آن مطابق با الزامات کسب و کار ادب است.

مکاتبه با شرکای خارجی

نامه های تجاری می توانند رسمی (رسمی) یا غیر رسمی باشند. دومی معمولا بین افرادی رد و بدل می شود که یکدیگر را به خوبی می شناسند. چنین نامه ای (یا فقط درخواست تجدید نظر) را می توان با دست نوشت، در حالی که یک نامه رسمی باید چاپ شود (به جز برخی موارد خاص، همانطور که در زیر بحث خواهد شد). نویسنده نامه غیر رسمی نمی تواند در آدرس بنویسد "آقای اسمیت عزیز"آ "بیل عزیز."آدرس گیرنده فقط روی پاکت نوشته شده است. آدرس فرستنده هم روی پاکت نامه و هم در صفحه حاوی متن (در گوشه سمت راست بالا) است. نامه های غیررسمی و رسمی باید بدون علامت، روی یک برگه تمیز و مرتب و مرتب باشند.

کسانی که معمولاً نامه‌های غیررسمی را روی ماشین تحریر یا رایانه تایپ می‌کنند، هنگام ارسال یادداشت تشکر، دعوت نامه، تبریک یا تسلیت باید از این تکنیک فوق‌العاده چشم پوشی کنند. و البته در همه موارد نامه باید با دست امضا شود.

در کشورهای توسعه یافته توجه زیادی به جنبه رسمی مکاتبات تجاری رسمی می شود. به عنوان مثال، عدم وجود تعارف سنتی در پایان نامه به طور قابل توجهی لحن پیام را تغییر می دهد و می تواند به طور جدی مخاطب را آزار دهد. اگر نمی خواهید روابط با شرکای خارجی را خراب کنید، آداب مکاتبات تجاری باید به شدت رعایت شود.

اول از همه، شما باید قوانین زیر را به خاطر بسپارید:

1. نوشتن نامه های تجاری بر روی سربرگ های چاپی شرکت (سازمان، موسسه) مرسوم است. فرم حاوی نام و آدرس فرستنده است. این اطلاعات باید به راحتی قابل خواندن و در عین حال توسط یک طراح حرفه ای طراحی شود. نظر گیرنده در مورد شرکت شما از جمله به ظاهر فرم، سطح عملکرد چاپ و کیفیت کاغذ بستگی دارد.

جزئیات فرم در نظر گرفته شده برای مکاتبه با شرکای خارجی باید به زبان انگلیسی باشد (می توان آن را به زبان دولتی کپی کرد). علاوه بر آدرس کامل شرکت، شماره تلفن، شماره تلکس و فکس باید درج شود. نامه های تجاری باید فقط در سمت جلو نوشته شوند، چه سربرگ یا یک ورق کاغذ خالی ساده.

• 2. اگر نامه بیش از یک صفحه را اشغال کند، در انتهای آن می نویسند: ادامه دارد. ("ادامه در ادامه").در رویه تجاری بین المللی، متن معمولاً در یک صفحه نگهداری می شود.
• 3. برای شماره گذاری از اعداد عربی استفاده می شود.
• 4. نامه باید روی ماشین تحریر یا کامپیوتر تایپ شود. عرض زمین در سمت چپ حداقل دو سانتی متر است (برای راحت تر کردن سجاف). متن در دو یا حداقل یک و نیم فاصله چاپ می شود. پاراگراف با یک خط قرمز شروع می شود - پنج فاصله از حاشیه. مرسوم است که بدون پاراگراف برای مخاطب آدرس بنویسید. باید از خط خطی کردن کلمات اجتناب شود.
• 5. اصلاحات در متن نامه حتی دقیق ترین آنها مجاز نیست.
• 6. توصیه می شود نامه داخل پاکت بیش از یک بار (با متن داخل) تا شود. برای حروف مخصوصاً مهم، پاکت نامه ای با قالبی انتخاب کنید که صفحه خم نشده باقی بماند. شما می توانید تمام جزئیات را در فرم روی پاکت نامه قرار دهید، از جمله نام تجاری خود. پاکت های بزرگی که نامه ها در آنها باز شده ارسال می شوند باید از کاغذ ضخیم ساخته شوند تا محتویات آنها در هنگام ارسال چروک نشود.
• 7. پاکت های تشییع جنازه (با آستر مشکی داخل) باید برای هدف مورد نظر استفاده شود.
• 8. مرسوم است که در مورد مکاتبات دریافتی فقط با مداد تصمیم گیری شود. اگر با جوهر است، پس وضوح باید در یک صفحه جداگانه، که به حرف سنجاق شده است.
• 9. پاسخ به درخواست تلگرافی باید ظرف سه روز داده شود. به نامه - قبل از انقضای ده روز. در صورت عدم امکان پاسخ دقیق و جامع به موقع، باید ظرف سه روز اطلاع دهید که نامه مورد توجه قرار گرفته است و حداکثر تا سی روز بعد پاسخ نهایی را بدهید.

نامه تجاری شامل عنوان، تاریخ، نام و آدرس گیرنده نامه، نشانی مقدماتی، نشانی از محتوای کلی نامه، متن اصلی، فرمول ادب نهایی و امضا است. ساختار نامه همچنین به شما امکان می دهد پیوندی به افراد خاص و اطلاعاتی در مورد در دسترس بودن نسخه ها اضافه کنید.

سرفصل ها

عنوان نامه تجاری نام و آدرس شرکت ارسال کننده (چاپ شده روی سربرگ شرکت) است.

اگر نامه ای را روی یک کاغذ خالی چاپ می کنید، نام و نام خانوادگی خود را در گوشه سمت راست بالا، زیر آنها بنویسید - شماره آپارتمان، خانه، نام خیابان و منطقه. حتی پایین تر - نام شهر، کد پستی، نام ایالت.

تاریخ در سمت راست، دو فاصله زیر عنوان قرار داده شده است. اختصارات تاریخ (2000/06/25) در مکاتبات بین المللی مجاز نمی باشد. ماه و روز سال باید به طور کامل نوشته شود، به عنوان مثال: 25 ژوئن 2000. تاریخ نشان دهنده روز ارسال نامه است، نه نوشته شده.

نام و آدرس گیرنده

این قسمت از نامه، مشخصات مخاطب را که روی پاکت درج شده است، تکرار می کند.

داده های مخاطب در سمت چپ، دو فاصله زیر لینک (در صورت وجود) نوشته شده است. قبل از نام خانوادگی شخصی که نامه به او خطاب می شود، حروف اول او نوشته می شود و یکی از حروف اختصاری باید قبل از حروف اول قرار گیرد: "آقا" ("آقا"به انگلیسی - "Mg.")یا "خانم" ("خانم"به انگلیسی - "خانم."). کلمات "آقا"و "خانم"همیشه به صورت مخفف نوشته می شود

اگر مخاطب عنوان یا رتبه ای دارد، مثلاً به جای خطاب کردن "به آقای دبلیو. اسمیت"باید مشخص شود: "پروفسور وی. اسمیت."در آلمان فرمول این است: "آقا + عنوانیا رتبه + نام خانوادگی".نادیده گرفتن عناوین نجیب، درجات نظامی و علمی بی ادبانه است. عناوین تحصیلی پایین - لیسانس و فوق لیسانس - به ندرت مورد استفاده قرار می گیرند.

گاهی اوقات (در ایالات متحده آمریکا - بسیار به ندرت) به جای آن "Mg."پس از قرار دادن نام کامل گیرنده "اسک." ("Esquire" - "Esquire")به نشانه احترام

اگر چندین عنوان یا رتبه وجود داشته باشد، فقط یکی از آنها استفاده می شود. توصیه می شود درجات و عناوین ممتاز از قبیل سرهنگ، سرلشگر، دانشگاهیان، رئیس جمهور و ... را به طور کامل بخصوص روی پاکت نوشته شود.

خط دوم حاوی موقعیت مخاطب است.

در سوم - نام شرکت.

آدرس پستی گیرنده در زیر آمده است: شماره خانه، نام خیابان، شهر، ایالت (بخش، استان، ناحیه، استان و غیره)، کد پستی و نام کشور مقصد. اگر گیرنده صندوق پستی دارد، به جای شماره خانه و نام خیابان، شماره صندوق پستی نشان داده شده است. ترتیب نوشتن داده های آدرس باید به شدت رعایت شود.

گاهی اوقات نامه خصوصی به شخصی که آدرسش مشخص نیست به آدرس شرکت محل کارش ارسال می شود.

علامت "خصوصی"بعد از نام خانوادگی به این معنی است که فقط شخصی که خطاب به او است می تواند نامه را باز کند. در ایالات متحده آمریکا در این مورد آنها می نویسند "شخصی".علامت "محرمانه"به این معنی که نامه می تواند توسط دستیار شخصی یا منشی گیرنده نیز چاپ شود.

آدرس افتتاحیه

آدرس باز، نام خانوادگی (یا نام و نام خانوادگی) نشان داده شده در آدرس را تکرار می کند. اگر نام مخاطب ناشناخته است و در بالا ذکر نشده است، می توانید از گزینه های آدرس زیر (کاملاً رسمی) استفاده کنید: آقا، خانم، آقا عزیز، خانم عزیز.اگر فرستنده نامه شخصاً مخاطب را می شناسد یا می خواهد با او روابط دوستانه برقرار کند، باید اینگونه بنویسد: "Dear Mr..." ("Dear Mr.").

یک بیانیه مقدماتی در نامه ای خطاب به دو یا چند مرد، یک شرکت (سازمان، موسسه) به این صورت است: "آقایان"یا "آقایان" "آقایان"در انگلستان محبوب تر است "آقایان"- در آمریکا. اگر نامه خطاب به دو یا چند زن یا یک شرکت (سازمان، موسسه) متشکل از زنان باشد، آدرس "خانم ها"در ایالات متحده آمریکا نیز می توان از آدرس استفاده کرد "خانم ها".

درخواست تجدید نظر در نامه ای که می خواهید به آلمان بفرستید باید طبق فرمول تنظیم شود: ” جناب استاد + نام خانوادگی.”

آدرس مقدماتی با کاما (در اروپا) یا دونقطه (در ایالات متحده آمریکا) دنبال می شود.

اشاره به محتوای کلی نامه

زیر آدرس مقدمه از لبه صنوبر برگه (بدون احتساب حاشیه) شروع می شود و برخلاف آدرس گیرنده و آدرس مقدمه به وسط برگه ختم نمی شود. نشانه ای از محتوای کلی نامه با مخفف کلمه نشان داده می شود "با توجه به" ("مرجع") - ("Re:").به عنوان مثال: Re: «در پاسخ به نامه شما به تاریخ ۱۹ خرداد ۱۳۷۷».

در حال حاضر، شکل دیگری رایج شده است: نشانی از محتوای کلی با حروف بزرگ در زیر آدرس نوشته شده است یا زیر آن خط کشیده شده است. مثلا:

آقای اسمیت عزیز،

درباره پیشنهادات شما برای تحویل تجهیزات تشخیصی.

متن اصلی

دو فاصله زیر اطلاعات قبلی بدون پاراگراف چاپ شده است. اخیراً سبک تمام بلوک کاملاً گسترده شده است که در آن یک پاراگراف جدید با عقب نشینی 5 کاراکتر نشان داده نمی شود، بلکه با فاصله 3-4 (به جای دو مورد سنتی) از قبلی جدا می شود.

بند اول نامه باید شامل یک تعریف مقدماتی باشد. اگر برای اولین بار است که برای این مخاطب می نویسید، مناسب است با این جمله شروع کنید که او یک تولید کننده شناخته شده در حوزه کاری خود است. در یک نامه پاسخ، یک تعریف مقدماتی ممکن است قدردانی از مکاتبات دریافت شده باشد. تعریف متداول در مکاتبات بین شرکای دیرینه، ابراز قدردانی از کمک در برخی موارد است.

نکات اصلی در ادامه می آید. متن اصلی باید با یک تعریف به پایان برسد. این می تواند بیان سنتی امیدواری برای همکاری بیشتر باشد: "از این فرصت استفاده کنید و یک بار دیگر تضمین های ما را در مورد آمادگی خود برای همکاری های بیشتر متقابل سودمند بپذیرید"، "ما مشتاقانه منتظر چشم انداز همکاری بیشتر خود هستیم."و غیره

در نسخه انگلیسی متن اصلی، نام، آدرس، آدرس، هر کلمه از نام اصلی شرکت (سازمان، موسسه)، هر کلمه از عنوان موقعیت، نام موضوعات مکاتبات (توافقنامه، پروژه) و غیره) با حرف بزرگ نوشته می شوند. استفاده از اشکال اختصاری افعال وجهی و کمکی مجاز نمی باشد.

بخش پایانی

باید در سمت راست، دو فاصله زیر متن اصلی قرار گیرد. فرمول نهایی ادب باید با سلام منطبق باشد. اگر نامه با درخواست تجدید نظر شروع شود "آقای محترم"یا "خانم عزیز"سپس در نتیجه باید بنویسید "ارادتمند شما"

باز کردن آدرس ها "جناب آقای."و "خانم عزیز."عبارت پایانی مطابقت دارد "با احترام" "با احترام"اگر نامه با یک آدرس غیررسمی شروع شود، به عنوان مثال. "ویلیام عزیز"سپس با یک عبارت دوستانه به پایان می رسد، به عنوان مثال: "با احترام"،اغلب با بیان ترکیب می شود "ارادتمند شما".

در ایالات متحده، بر خلاف انگلستان، نامه های تجاری اغلب با این عبارت ختم می شوند: "واقعاً مال شما"، "خیلی واقعاً مال شما"، "بسیار واقعاً مال شما".

امضا

امضا باید زیر فرمول نهایی حسن نیت، در سمت راست برگه باشد.

در آلمان بر خلاف اکثر کشورهای جهان، مرسوم است که فرمول ادب نهایی را در سمت چپ قرار می دهند و بر این اساس، امضا نیز در سمت چپ برگه قرار می گیرد.

بین خودنویس نویسنده نامه و فرمول ادب پایانی گاهی بنا به شرایط خاص نام شرکت ارسال کننده قرار می گیرد. چهار فضای برای امضا وجود دارد. معمولاً با جوهر سیاه و با خودکار نوشته می شود. نام و نام خانوادگی نویسنده در زیر امضا درج شده است. جایگاه او حتی پایین تر است. ممکن است یک پس نویس در انتهای نامه چاپ شود. نام آن به خوبی شناخته شده است - " P.S." یک پست نوشته اضافه می شود تا گیرنده را در مورد رویدادهای مهمی که پس از نوشتن متن نامه رخ داده است، مطلع کند. در برخی موارد، پس‌نسخه برای تأکید بر یک نکته مهم است. استفاده از Postscript فقط در موارد استثنایی توصیه می شود.

گاهی اوقات ساختار نامه شامل انواع مختلفی از دستورالعمل ها می شود. به عنوان مثال، ممکن است یک مرجع بین سرفصل ها (نام و آدرس فرستنده) و تاریخ قرار گیرد. مرجع شامل حروف اول نامه نگار و/یا حروف اول تایپیست است. پیوند معمولاً شامل حروف الفبا و/یا عناوین عددی بخش یا بخش فرستنده، شماره مورد و غیره است. در ایالات متحده، پیوند در گوشه سمت چپ پایین صفحه قرار می گیرد.

ممکن است نشانی از افراد خاص بین آدرس گیرنده و بیانیه افتتاحیه درج شود. اگر فرستنده بخواهد نامه توسط شخص یا بخش خاصی در این شرکت خوانده شود، از چنین نشانه ای در نامه ای خطاب به یک شرکت (سازمان، موسسه) استفاده می شود. نشانه ای از افراد خاص با این عبارت بیان می شود: "توجه آقای..."یا "برای توجه آقای ...").ارجاع به افراد خاص می تواند متفاوت به نظر برسد، برای مثال: جهت توجه آقای قطعه اسمیت توجه: Mr. اسمیتیا توجه: مدیر فروشیا Attn.s Mr. اسمیتیا Att. آقای. اسمیت.

اگر نامه با پیوست ارسال شود - هر گونه مواد یا اسناد، سپس در گوشه سمت چپ پایین برگه، تحت تعیین موقعیت و نویسنده، نشانی از پیوست قرار می گیرد.

ابتدا کلمه "برنامه(ها)" نوشته می شود. ("محفظه^)").در سمت راست آن، در همان خط، برنامه های خاصی نشان داده شده است، به عنوان مثال:

ضمیمه: 1. موافقتنامه

انواع مختلفی از نماد برنامه استفاده می شود:

محفظه (ها) دو محفظه

Enc.(s) Encs.(2)

Enel. Enel. (2)

نشانه یک برنامه همچنین می تواند یک خط تیره مورب (/)، یک خط افقی (-) یا یک سری نقطه (...) در حاشیه سمت چپ، مقابل خطی که برنامه در آن ذکر شده است باشد. گاهی اوقات یک پیوست با چسباندن برچسب ها به پیوست و ایمیل شناسایی می شود. در زیر، یک خط جداگانه می تواند توزیع نسخه ها را نشان دهد ("زباله کربن"،به اختصار - "SS"یا "s/s")مثلا: s/s: آقای جان براون.