حرفه متخصص اسناد. متخصص اسناد - مسئولیت های شغلی، الزامات و حقوق آرشیو و مدیریت اسناد محل کار

حرفه مدیر اسناد

Vereshchako D.D.

دانشگاه ایالتی تامبوف به نام. گ.ر.درژاوینا

uraevairinavic_1608@ پست الکترونیکی. ru

ما در دنیایی زندگی می کنیم که اطلاعات به محصول تولید جهانی تبدیل شده است، به یک کالا، بنابراین اکثریت جمعیت شاغل سیاره ما در حوزه اطلاعات به کار گرفته شده اند. تصور فعالیت های هر سازمانی بدون جمع آوری، پردازش، انباشت، ذخیره، جستجو و توزیع اطلاعات غیرممکن است. در عین حال، اطلاعات به طور فزاینده ای ماهیت ثابت و مستند به خود می گیرد. متخصص اسناد یک متخصص در زمینه مدیریت اسناد و کارهای اداری است که نظم در اوراق را تضمین می کند و به کار سیار سازمان کمک می کند، فعالیت های خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت را سازماندهی و بهبود می بخشد.

مستندسازی اطلاعات با شکل گیری اولین ایالت ها ویژگی های یک فعالیت حرفه ای را به دست آورد. به شخصی که اسناد را تنظیم و رونویسی می کرد، کاتب می گفتند. تعداد کمی از افراد باسواد می توانستند به این حرفه تسلط پیدا کنند، بنابراین یکی از معتبرترین آنها محسوب می شد.

در روسیه باستان، کاتب خدمتکار شخصی شاهزاده بود، او امور مکتوب او را انجام می داد و نگهبان خزانه شاهزاده بود. از قرن 14 مترادف یونانی کلمه "کاتب" "منشی" است. افراد شیک اما کاسبکار منشی شدند. در آغاز قرن 18. نهادهای مرکزی قوه مجریه - دستورات - با دانشکده ها جایگزین شدند. کار هیئت ها توسط یک قانون قانونی خاص تنظیم می شد - مقررات عمومی، مصوب 28 فوریه 1720. این اولین قانون هنجاری بود که رویه انجام کار اداری در مؤسسات دولتی را تعیین کرد. مقررات عمومی پست های جدیدی را متناسب با وظایف دفتری معرفی کرد: منشی، سردفتر، اکچوئر، سردفتر، منشی، کارمند فرعی، کپی، مترجم، مترجم، بایگانی.

در آغاز قرن 19. ترکیب مناصب روحانی تقریباً بدون تغییر باقی ماند. منشی ها، سردفترها، نسخه داران، بایگانی ها و دیگران کارهای معمول خود را در دفاتر مقامات مرکزی، ادارات استانی، خودگردانی شهرستان ها و املاک انجام دادند و به تدریج به اهمیت افراد کلیدی در دستگاه اداری دست یافتند. پیش از انقلاب، شغل منشی - دفتری مرد بود، در دفتر کار شوروی، این شغل به زنان تبدیل شد. با وجود چنین سابقه طولانی این حرفه، پرسنل ویژه برای آن برای مدت طولانی آموزش ندیده اند.

برای اولین بار، مسئله آموزش حرفه ای در کار اداری در بهار سال 1941 در جلسه ای در مورد تجهیزات اداری که توسط انجمن علمی مهندسی و فنی مهندسین مکانیک اتحادیه سراسری برگزار شد، مطرح شد. در این جلسه موضوعات مکانیزه شدن کارهای مدیریتی مورد بحث و بررسی قرار گرفت که حل آن به دلیل هرج و مرج در امور اداری با مشکل مواجه شد. برنامه اقداماتی که در نهایت به تصویب رسید، ایجاد یک سیستم واحد آموزش و بازآموزی کارکنان دفتری و معرفی قوانین تنظیم اسناد رسمی در مدارس متوسطه را فراهم کرد. با این حال، جنگ به زودی آغاز شد و این برنامه تنها 20 سال بعد بازگشت.

در سال 1960 در مسکو، در کنفرانس اتحادیه سراسری در مورد مکانیزاسیون کار کارگران مهندسی و فنی و کارکنان اداری و مدیریتی، مسئله نیاز به آموزش پرسنل بسیار ماهر در امور اداری دوباره مطرح شد. این وظیفه مربوط به توسعه و پیاده سازی سیستم مدیریت رکورد یکپارچه ایالتی (USSD) بود. موسسه تاریخی و بایگانی دولتی مسکو اجرای آن را آغاز کرد. تخصص جدید «اسناد و سازماندهی کارهای مدیریتی در مؤسسات دولتی» نام گرفت. به فارغ التحصیل مدرک "متخصص اسناد" اعطا شد.

در دهه 1990. در فرآیند ادغام روسیه در فضای جهانی اطلاعات، اهمیت کار با اسناد در سازمان ها مورد ارزیابی مجدد قرار گرفته است. اسناد سنتی مبتنی بر کاغذ توسط همتایان الکترونیکی آنها تکمیل شده است. کار اداری جای خود را به پشتیبانی مستندسازی برای مدیریت داد. نام این تخصص نیز تغییر کرده است: "پشتیبانی اسناد و مدارک برای مدیریت".

متخصص اسناد مدرن، متخصصی با سطح بالایی از آموزش فنی است که جریان اطلاعات اسنادی را در سازمان ها و شرکت های همه صنایع و اشکال مالکیت، که در مقامات دولتی و شهرداری کار می کند، مدیریت می کند. با اسناد کاغذی سنتی و الکترونیکی و تکنوترونیک سروکار دارد.

با استفاده از سیستم های مدرن مدیریت اسناد الکترونیکی، تدارکات اداری خودکار و سیستم های ذخیره سازی آرشیو، یک متخصص اسناد قادر است از کارآمدترین کار با اطلاعات حتی در بزرگترین سازمان اطمینان حاصل کند. یک متخصص اسناد گاهی تنها فردی است که از تمام اسرار تجاری یک شرکت مطلع است.

از تمام موارد فوق می توان مزایای زیر را در حرفه متخصص اسناد شناسایی کرد:

1. متخصص اسناد، متخصصی است که کارش همیشه دستمزد بالایی دارد.

2. متخصص اسناد، متخصصی است که می تواند در شرکت های مختلف با هر نوع مالکیت و در هر صنعتی کار کند.

3. متخصص اسناد - یک متخصص واجد شرایط در مدیریت اطلاعات و اسناد در یک شرکت، دستیار مدیر.

4. متخصص اسناد، متخصصی است که یکی از معدود افرادی است که قادر به سازماندهی کار شرکت خود برای ارائه خدمات اسناد مدیریت است.

5. یک دانشجوی مدارک از سال دوم فرصت بی نظیری برای یافتن شغل در تخصص خود دارد، زیرا در بخش خصوصی نه تنها شرکت های بزرگ شروع به خودنمایی می کنند، بلکه شرکت های متوسط و کوچک نیز به تدریج شروع به کار می کنند. حرکت به سطح کیفی بالاتر کار

6. متخصصان اسناد می توانند در فعالیت های حرفه ای خود به کارهای طراحی سازمانی، تحلیلی و مشاوره ای بپردازند.

یک متخصص اسناد واجد شرایط و با تجربه باید بتواند: در مورد فرآیندهای مستندسازی زندگی سیاسی، اقتصادی و اجتماعی جامعه تحقیق کند. انجام تشخیص و تحقیق مشکلات برای پشتیبانی مستندات مدیریت سازمان؛ ارائه اسناد و پشتیبانی قانونی هنگام تصمیم گیری مدیریت.

ضروری است که یک متخصص اسناد باید بداند: اقدامات قانونی و نظارتی، قطعنامه ها، دستورات، دستورات، سایر اسناد حاکمیتی و نظارتی مقامات بالاتر مربوط به پشتیبانی اسناد از مدیریت. روش برنامه ریزی، طراحی و فناوری کار بر اساس فناوری سازمانی و رایانه ای برای خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت. روش های تحقیق، تجزیه و تحلیل، طراحی و توسعه سیستم های مستندسازی؛ روش ثبت نام، طبقه بندی، ذخیره سازی، بررسی ارزش اسناد؛ سازمان امور آرشیوی؛ اسناد نظارتی و روش شناختی در مورد طراحی و بهره برداری از سیستم های مدیریت اطلاعات خودکار؛ مبانی برنامه نویسی؛ روش‌های طراحی و به‌روزرسانی پایگاه‌های اطلاعاتی و بانک‌های داده؛ مستندات؛ قوانین و مقررات حمایت از کار.

یک منشی باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟ همانطور که از نام این حرفه پیداست، فعالیت یک متخصص اسناد کاملاً به جستجو، پردازش و ذخیره اسناد مربوط می شود، بنابراین متخصص باید به کار "کاغذی" تمایل داشته باشد. علاوه بر این، یک متخصص اسناد نمی تواند کار خود را به نحو احسن انجام دهد اگر ویژگی های شخصی مانند: فداکاری، سازماندهی، سخت کوشی، مسئولیت پذیری، استقلال، دقت، تعهد به ارزش های اخلاقی، بردباری، پشتکار در دستیابی به اهداف را نداشته باشد. تحمل.

مدیریت اسناد فقط یک حرفه جهانی نیست، بر خلاف بسیاری دیگر، تا حدی به بحران های اقتصادی بستگی دارد. با هر بی ثباتی اقتصادی، اسناد هیچ جا ناپدید نمی شوند، تعداد آنها کاهش نمی یابد، ایجاد می شوند، حتی گاهی اوقات در حجم های بزرگتر از قبل. در عین حال، برای اینکه اسناد از نظر قانونی دارای اهمیت باشند، باید مطابق با استانداردهای بین المللی و روسی تنظیم شوند. هر سازمانی دارای یک بایگانی است، به این معنی که هر شرکتی به متخصصی نیاز دارد که تمام اسناد را حسابرسی و ثبت کند. یک متخصص اسناد (بر اساس حرفه) می تواند مدیر یک بایگانی در داخل یک سازمان و به عنوان یک موسسه مستقل، دستیار وزیر (به عنوان منشی شخصی) یا رئیس یک دولت و نهاد مدیریتی مستقل باشد.

بنابراین، متخصص اسناد، متخصصی است که همه چیز را در مورد یک سند مرتبط با کار با آن (تهیه، ثبت، حسابداری، ثبت، کنترل اجرا، ذخیره سازی) بر اساس استفاده از فناوری های مدرن خودکار می داند. متخصصان اسناد می توانند خود را در صنایع مختلف بشناسند: در ارگان های دولتی و محلی، شرکت های تجاری، بازرگانی، صنعت و سازمان های حسابرسی. آنها فعالیت های شرکت را مستند می کنند ، سیستمی از پشتیبانی اسناد برای مدیریت در شرکت ایجاد می کنند ، از محافظت از اطلاعات مستند در برابر دسترسی غیرمجاز و صدور گواهینامه شرکت مطابق با استانداردها اطمینان حاصل می کنند. تجربه نشان می دهد که یک متخصص اسناد همیشه مورد تقاضا است، حتی در سخت ترین زمان ها.

فهرست منابع مورد استفاده:

1. استاندارد آموزشی دولتی آموزش عالی حرفه ای. M.: کمیته دولتی فدراسیون روسیه برای آموزش عالی. 1995.

2. Demidova N.F. بوروکراسی خدمات در روسیه در قرن هفدهم. و نقش آن در شکل گیری مطلق گرایی / N.F. دمیدوا. - م.، 1987.

3. ویژگی های صلاحیت تخصصی "پشتیبانی اسناد و مدارک مدیریت". [منبع الکترونیکی]. – حالت دسترسی: http://islu.irk.ru/350800.html، رایگان. - کلاه لبه دار. از روی صفحه نمایش.- زبان. روسیه

4. Mityaev K.G. تاریخچه و سازماندهی کار اداری در اتحاد جماهیر شوروی / K.G. میتیایف. - م.، 1959.

5. Nechaeva E.V. پشتیبانی اسناد و مدارک برای مدیریت. بخش اول: کتاب درسی. کمک هزینه / E.V. نچایوا. - سنت پترزبورگ: انتشارات GPU سن پترزبورگ، 2003.

6. استاندارد آموزشی ایالتی فدرال برای آموزش عالی حرفه ای در زمینه تهیه اسناد و علوم آرشیو. [منبع الکترونیکی]. - حالت دسترسی: http://www2.termika، رایگان. - کلاه لبه دار. از صفحه نمایش - یاز. روسیه

زمانی، شاعر شوروی واسیلی لبدف-کوماچ در "آواز یک دیوان سالار" خود به دقت اشاره کرد که ویژگی اصلی جامعه روسیه این است: "بدون یک تکه کاغذ شما یک حشره هستید، اما با یک تکه کاغذ شما یک حشره هستید. مرد!" این خطوط امروز اهمیت خود را از دست نداده اند. بنابراین، جای تعجب نیست که کل زندگی ما، به هر نحوی، با نمایندگان حرفه مدیریت اسناد، که برای آنها یک سند فقط یک تکه کاغذ نیست، بلکه ابزار اصلی فعالیت حرفه ای است، از نزدیک در ارتباط است.

زمانی، شاعر شوروی واسیلی لبدف-کوماچ در "آواز یک دیوان سالار" خود به دقت اشاره کرد که ویژگی اصلی جامعه روسیه این است: "بدون یک تکه کاغذ شما یک حشره هستید، اما با یک تکه کاغذ شما یک حشره هستید. مرد!" این خطوط امروز اهمیت خود را از دست نداده اند. اسناد و مدارک ما را در همه جا و همیشه همراهی می کنند، صرف نظر از اینکه این زندگی شخصی باشد یا لحظات کاری. بنابراین، تعجب آور نیست که کل زندگی ما، به هر طریقی، از نزدیک با نمایندگان مرتبط است حرفه متخصص سند، که سند برای آنها فقط یک تکه کاغذ نیست، بلکه ابزار اصلی فعالیت حرفه ای است.

بیایید توجه داشته باشیم که امروزه این حرفه به دلیل توسعه سریع اقتصاد و مدیریت اسناد الکترونیکی "تولد مجدد" را تجربه می کند. در جامعه مدرن، اطلاعات، در تمام مظاهر آن، به عنوان یک کالای "گرم" تلقی می شود که جستجو، پردازش و ذخیره سازی آن مستلزم هزینه های مالی، کار، زمان و مادی قابل توجهی است. متخصصان اسناد که تمام اسرار جریان اسناد شایسته را می دانند و مهارت های بهینه سازی کار با جریان اطلاعات را دارند به حداقل رساندن این هزینه ها کمک می کنند. در نتیجه، متخصصان این رشته تقریباً در تمام حوزه های زندگی بشری تقاضای ثابتی دارند و دانشکده های مدیریت اسناد در بین متقاضیان بسیار محبوب هستند.

متخصص اسناد کیست؟

یک متخصص مجرب در زمینه کار اداری و مدیریت اسناد، تضمین نظم در اوراق یک شرکت یا سازمان. مشاغل مرتبط: بایگانی، منشی، سازمان دهنده دفتر.

نام این حرفه از لاتین documentum (اثبات) و اسلاوی قدیمی vedѣti (دانستن) گرفته شده است. به عبارت دیگر، در ابتدا اسناد شناسان، که به هر حال، وظایف آنها قبلاً توسط کاتبان انجام می شد، به جای اسناد سیستماتیک، شواهدی را در مورد پیشینه قانونی این یا آن رویداد ثبت کردند. مفهوم مدیریت اسناد، که برای ما آشناست، تنها در نیمه اول قرن بیستم به دست آمد، زمانی که پل اتلت معنای کلمه "سند" را تا جایی گسترش داد که هر اطلاعاتی که در یک رسانه ملموس ثبت می شود نامیده می شود. یک سند. در همان زمان ، حرفه یک متخصص اسناد به وجود آمد که وظایف وی با وظایف یک کاتب تفاوت اساسی داشت.

حرفه ای مسئولیت های متخصصان اسنادامروز شامل نه تنها تهیه اسناد، بلکه شامل موارد زیر است:

توسعه فرم ها و برگه های اسناد؛
سیستم سازی ترکیب جریان اسناد؛
بررسی و سازماندهی ذخیره سازی اسناد؛
اطمینان از "حرکت" اسناد از مدیریت به زیردستان؛
ایجاد پایگاه های اسنادی؛
تأیید اسناد دریافتی و اختصاص فهرست ثبت و آدرس ذخیره الکترونیکی به آنها.
مرتب سازی اسناد و انتقال اطلاعات قدیمی به بایگانی؛
بهینه سازی جریان اسناد یک سازمان یا شرکت

یک متخصص اسناد چه ویژگی های شخصی باید داشته باشد؟

همانطور که از نام این حرفه پیداست، فعالیت های یک متخصص اسنادبه طور کامل به جستجو، پردازش و ذخیره اسناد مربوط می شود، بنابراین متخصص باید به کار "کاغذی" تمایل داشته باشد. علاوه بر این، یک متخصص اسناد نمی تواند کار خود را به طور موثر انجام دهد اگر ویژگی های شخصی مانند:

علاوه بر ویژگی های شخصی ذکر شده در بالا، یک متخصص اسناد خوب دارای مجموعه کاملی از دانش و مهارت های حرفه ای است که لیست آنها شامل: مهارت در کار با برنامه های رایانه شخصی (Word، Excel، 1C، Outlook و غیره)، دانش است. از مبانی اقتصاد، برنامه ریزی بازرگانی، بایگانی، مدیریت، مدیریت پرسنل، سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی، منبع پژوهی، مدیریت سوابق پرسنلی، ویرایش ادبی، قانون گذاری در زمینه کار، اداری، مدنی و قانون اساسی.

مزایای حرفه متخصص اسناد

اصلی مزیت حرفه متخصص اسناد"تطبیق پذیری" آن است. یک دیپلم تخصصی در مدیریت اسناد و یک "توشه دانش" گسترده که در یک دانشگاه به دست آمده است به یک حرفه ای اجازه می دهد تقریباً در هر شرکت یا سازمانی بدون توجه به زمینه فعالیت شرکت شغلی پیدا کند. در عین حال، او می تواند روی یک سطح پرداخت کاملا مناسب حساب کند (به طور متوسط حدود 30-40 هزار روبل در ماه).

تنوع شغلی فراوان نیز در این حرفه جذاب است. یک متخصص جوان پس از فارغ التحصیلی از دانشگاه می تواند به راحتی مشاغلی مانند: منشی، بایگانی، مدیر، منشی-دستیار، مدیر دفتر، دستیار شخصی (دستیار مدیر) و ... را به دست آورد.

با وجود یکنواختی ظاهری و روتین فعالیت های حرفه ای یک متخصص اسناد، کار این متخصص بسیار جالب و متنوع است. از این گذشته ، این متخصص اولین کسی است که اسناد را دریافت می کند ، به این معنی که او همیشه به روزترین اطلاعات را در مورد نوآوری های معرفی شده در شرکت دارد (و همانطور که می دانیم هر کسی که اطلاعات را در اختیار دارد صاحب جهان است. ). علاوه بر این، اغلب متخصص اسناد تنها فردی است (البته علاوه بر مدیریت ارشد) که از تمام اسرار تجاری شرکت آگاه است.

اگر روحیه کارآفرینی و تجربه کافی در زمینه پشتیبانی اسناد برای مدیریت پرسنل دارید، یک متخصص اسناد می تواند تجارت خود را سازماندهی کند (مثلاً یک شرکت حسابرسی ایجاد کند) و به صورت خصوصی خدمات ارائه دهد.

معایب حرفه متخصص اسناد

حدس زدن این نکته دشوار نیست که در کنار مزایا، حرفه متخصص اسناد معایبی نیز دارد. و عیب اصلی مسئولیت بزرگ است. این امر به ویژه برای آن دسته از متخصصانی که در یک آژانس بایگانی با اهمیت فدرال یا یک موسسه تحقیقاتی ایالتی برای مدیریت اسناد و امور بایگانی کار می کنند صادق است. بالاخره این سازمان ها هستند که اسنادی را برای دولت تهیه می کنند که بر اساس آن تصمیمات مهم دولت گرفته می شود.

نقطه ضعف حرفه متخصص اسنادهمچنین می توانید در هنگام درخواست کار به لزوم داشتن تجربه کاری عملی اشاره کنید. بنابراین، یک مدیر اسناد آغازین باید یا در حالی که هنوز در حال تحصیل است، فعالیت حرفه ای خود را آغاز کند (به هر حال، دانش آموزان در سال دوم این فرصت را دارند، زیرا در این زمان آنها قبلاً به مقدار کافی دانش تسلط یافته اند. کاربرد عملی آنها) یا به عنوان دستیار مدیر اسناد پس از فارغ التحصیلی شغلی پیدا کنید.

از کجا می توان به عنوان یک متخصص اسناد حرفه ای دریافت کرد؟

موسسه آموزش حرفه ای روسیه "IPO" دانشجویان را برای دریافت آموزش در IPO استخدام می کند - راهی راحت و سریع برای دریافت آموزش از راه دور. بیش از 200 دوره آموزشی بیش از 8000 فارغ التحصیل از 200 شهر. مهلت کوتاه تکمیل مدارک و آموزش خارجی، اقساط بدون بهره از موسسه و تخفیف انفرادی. با ما تماس بگیرید!

به عنوان یک متخصص اسناد حرفه ای بگیریداین امکان در هر دانشگاه روسیه وجود دارد که بر اساس آن متخصصانی را در تخصص هایی مانند "پشتیبانی از اسناد برای شرکت" ، "مدیریت اسناد" یا "پشتیبانی اطلاعاتی برای شرکت" آموزش می دهند. لازم به ذکر است که دانشجوی مدارک این امکان را دارد که به چندین تخصص به طور همزمان تسلط یابد. به عنوان مثال، هنگام دریافت حرفه یک متخصص اسناد، یک متخصص جوان می تواند به طور همزمان بر تخصص یک افسر پرسنل یا بایگانی تسلط یابد.

هنگام انتخاب دانشگاه، نه تنها باید به پایگاه علمی و فنی موسسه آموزشی، بلکه به امکان گذراندن دوره کارآموزی در شرکت های بزرگ روسی نیز توجه بیشتری کرد. علاوه بر این، تقاضا برای فارغ التحصیلان دانشگاهی در بازار کار از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین، قبل از هر چیز، توصیه می شود امکان ورود به چنین مواردی را در نظر بگیرید دانشگاه های پیشرو در روسیه، چگونه:

دانشگاه دولتی بشردوستانه نیژنوارتوفسک؛
دانشگاه دولتی ایرکوتسک؛
دانشگاه مالی و حقوق مسکو؛
دانشگاه فنی ایالتی دان؛
موسسه اقتصاد و مدیریت اجتماعی ورونژ.

متخصص اسناد، متخصصی است که با مستندات کار می کند. متخصص یک پایگاه داده از اسناد را نگهداری می کند، جریان اسناد الکترونیکی را مدیریت می کند، بر نگهداری اسناد برای انطباق با استانداردهای تعیین شده توسط شرکت نظارت می کند، با مکاتبات کار می کند و همچنین با بسیاری از وظایف دیگر سر و کار دارد.

امروزه موقعیت مدیر اسناد بسیار مرتبط است و در شرکت های بزرگ تقاضای زیادی دارد.

مکان های کار

هر جا که نیاز به کار با اسناد باشد، یک متخصص اسناد می تواند مورد تقاضا باشد:

در وزارتخانه ها و ادارات؛
در شرکت های بزرگ و متوسط؛
در آرشیو ادارات؛
و در بسیاری از سازمان های دیگر.

تاریخچه این حرفه

تاریخچه این حرفه به قرن ها قبل برمی گردد. اولین متخصصان سند را می توان کاتب نامید. در مصر باستان، کاتبان از طومارها کپی می کردند. کاتبان افرادی بودند که مخصوصاً در نوشتن آموزش دیده بودند و نه تنها املا را می فهمیدند، بلکه علوم دقیق را نیز می دانستند.

امروزه به دلیل توسعه سریع مدیریت اسناد الکترونیکی و اقتصاد، حرفه مدیریت اسناد عمدتاً زنانه و کاملاً مورد تقاضا است.

مسئولیت های یک مدیر اسناد

مسئولیت های مدیر اسناد عبارتند از:

مدیریت سوابق؛
تأیید اسناد؛
مجموعه اسناد اولیه؛
تولید و ارسال اسناد

همچنین ممکن است مسئولیت های دیگری نیز تعیین شود، مانند:

کنترل بر وضعیت کار اداری؛
حفظ یک ثبت نام؛
تهیه و ارائه مطالب برای جلسات؛
تهیه و انتقال اسناد به بایگانی؛
انجام کارهای کپی، ویرایش و تایپ، اسکن اسناد.

الزامات یک مدیر اسناد

لیست الزامات اولیه برای متقاضیان این حرفه شامل موارد زیر است:

دانش کامپیوتر: 1C، Word، Excel، PowerPoint، Outlook.
تجربه کار با اسناد؛
آموزش عالی

نمونه رزومه متخصص اسناد

چگونه متخصص اسناد شویم

حرفه متخصص اسناد مستلزم کسب تحصیلات عالی ترجیحاً در زمینه اقتصاد یا فقه است. برای تبدیل شدن به یک متخصص اسناد، شما نیاز به کسب تجربه دارید که می تواند با کار به عنوان معاون حقوقی، منشی، حسابدار یا سایر متخصصان در هر حرفه مرتبط به دست آید.

حقوق متخصص سند

حقوق یک متخصص اسناد بسته به منطقه از 8 تا 50 هزار روبل در ماه متغیر است که میانگین حقوق آن 25 هزار روبل در ماه است.

کجا آموزش ببینیم

علاوه بر آموزش عالی، تعدادی آموزش کوتاه مدت در بازار وجود دارد که معمولا از یک هفته تا یک سال طول می کشد.

آکادمی علمی و فنی مدرن (SNTA) و تعدادی از دوره های آن در راستای "".

آکادمی بین منطقه ای مجتمع ساختمانی و صنعتی و دوره های آن در راستای "".

موسسه آموزش حرفه ای "IPO" شما را به گذراندن دوره های از راه دور در جهت "" (گزینه های 256، 512 و 1024 ساعت تحصیلی وجود دارد) برای دریافت دیپلم یا گواهی دولتی دعوت می کند. ما بیش از 8000 فارغ التحصیل از تقریبا 200 شهر را آموزش داده ایم. می توانید دوره های آموزشی خارجی را پشت سر بگذارید و اقساط بدون بهره دریافت کنید.

45.8

برای دوستان!

ارجاع

مبنای وجود هر بنگاه اقتصادی اسناد و مدارک است. بدون آنها و بدون یک سیستم مدیریت اسناد مستقر، هرج و مرج و سردرگمی به وجود می آید. متخصص اسناد، متخصصی است که نظم را در اوراق تضمین می کند و به کار سیار سازمان کمک می کند.

کاتب را می توان «پدر» حرفه مدیریت اسناد دانست. در مصر باستان، این کاتبان بودند که طومارها (نمونه اولیه سند) را جمع آوری و کپی کردند. این حرفه فوق العاده محترمانه و معتبر بود. در یکی از تواریخ مصری نوشته شده است: «کاتب سبد نمی‌برد، با پارو پارو نمی‌زند، با چوب شلاق نمی‌زند، و تحت فرمان چندین مافوق نیست». جای تعجب نیست، زیرا کاتبان افرادی هستند که به طور ویژه در هنر نویسندگی آموزش دیده اند. آنها نه تنها زبان هیروگلیف را می دانستند، بلکه در علوم دقیق - حساب نیز به خوبی مسلط بودند. کاتبان تقریباً همیشه مرد بودند و کارهای خود را منتقل می کردند.

شرح فعالیت

امروزه، حرفه مدیریت اسناد عمدتاً زنانه است. این متخصصی است که همه چیز را در مورد اسناد و کار با آنها می داند. نکته اصلی در کار او تهیه و اجرای اوراق تجاری است. متخصص اسناد سوابق و ثبت آنها را حفظ می کند، کار مرجع و خدمات اطلاعات سازمان یا شرکت خود را کنترل می کند. بر رعایت سفارش و شرایط نگهداری هر گونه اوراق تجاری بسته به سطح اهمیت آنها نظارت می کند.

امروزه شرکت ها و سازمان ها به طور گسترده به مدیریت اسناد الکترونیکی روی می آورند که کار متخصصان را بسیار ساده می کند.

فکر نکنید که حرفه یک متخصص اسناد خسته کننده است. این فقط کاغذبازی نیست. یک متخصص اسناد گاهی تنها فردی است که از تمام اسرار تجاری یک شرکت مطلع است.

حق الزحمه

میانگین برای روسیه:میانگین مسکو:میانگین سن پترزبورگ:

وظایف شغلی

متخصص اسناد فرم های استاندارد و برگه های زمانی را ایجاد می کند. اسناد منتقل شده برای ذخیره سازی را مرتب می کند و ارزش آنها را بررسی می کند. از جمله وظایف او رسمیت بخشیدن به تصمیمات مدیران است. در این صورت لازم است کلیه قوانین و مقررات تنظیم اوراق تجاری به شدت رعایت شود. پس از آن او "حرکت" تصمیمات را از مدیریت به زیردستان، از یک بخش به بخش دیگر تضمین می کند.

یکی دیگر از وظایف مدیر اسناد، ایجاد پایگاه داده اسناد است. به هر سند باید یک آدرس ذخیره الکترونیکی و یک فهرست ثبت اختصاص داده شود. و برای اینکه تمامی کارکنان سازمان بتوانند به راحتی سند مورد نظر را در این پایگاه بیابند، لازم است طبقه بندی موثری ایجاد شود. اسنادی که از گردش خارج شده اند به بایگانی می روند.

ویژگی های رشد شغلی

متخصصان مستندسازی می توانند خود را در صنایع مختلف شناسایی کنند: در آموزش، در صنعت، در شرکت های حسابرسی. رشد شغلی تا حد زیادی به محل خدمت بستگی دارد. در وزارتخانه ها، یک متخصص اسناد می تواند برای سمت متخصص برجسته، مشاور، رئیس بخش، معاون بازرگانی یا مدیر بازرگانی درخواست دهد. و در شرکت های کوچک یک متخصص اسناد می تواند بعد از مدیر نفر دوم شود. کارشناسان معتقدند که اوج حرفه یک متخصص اسناد تهیه اسناد برای رهبری دولت فدراسیون روسیه و رئیس جمهور فدراسیون روسیه است.

زمانی، شاعر شوروی واسیلی لبدف-کوماچ در "آواز یک دیوان سالار" خود به دقت اشاره کرد که ویژگی اصلی جامعه روسیه این است: "بدون یک تکه کاغذ شما یک حشره هستید، اما با یک تکه کاغذ شما یک حشره هستید. مرد!" این خطوط امروز اهمیت خود را از دست نداده اند. اسناد و مدارک ما را در همه جا و همیشه همراهی می کنند، صرف نظر از اینکه این زندگی شخصی باشد یا لحظات کاری. بنابراین، تعجب آور نیست که کل زندگی ما، به هر طریقی، از نزدیک با نمایندگان مرتبط است حرفه متخصص سند، که سند برای آنها فقط یک تکه کاغذ نیست، بلکه ابزار اصلی فعالیت حرفه ای است.