سازمان های (فرم T-3) یکی از مدارک اجباری پرسنلی است که باید در هر بنگاهی وجود داشته باشد. می توانید از فرم T-3 به عنوان فرم کارکنان استفاده کنید یا می توانید به طور مستقل فرمی مناسب برای سازمان خود ایجاد کنید که ویژگی های فردی فعالیت های شما را در نظر می گیرد. می توانید جدول پرسنل T-3 را در زیر دانلود کنید. چگونه این فرم را به درستی پر کنیم؟

نمونه برنامه زمانبندی پرسنل

فرم T-3 حاوی اطلاعاتی در مورد کارکنان سازمان است. این شامل اطلاعات مربوط به بخش های شرکت، نام واحدهای شغلی و تعداد آنها است. همچنین برای هر موقعیت، نرخ تعرفه، پاداش ها و کمک هزینه های مختلف مشخص شده است. در مرحله بعد، کل هزینه های ماهانه برای همه موقعیت ها محاسبه می شود. بنابراین، جدول کارکنان به شما امکان می دهد سطح بودجه حقوق ماهانه را ارزیابی کنید.

این سند پرسنلی مورد تایید است، می توان آن را به عنوان مثال در ابتدای سال یا از ابتدای فعالیت سازمان تنظیم کرد. سازمان به طور مستقل دوره اعتبار را انتخاب می کند. اگر سازمان به صورت پویا در حال توسعه است ، منطقی است که هر سال یک جدول جدید کارکنان تهیه کنید و دوره اعتبار آن - 1 سال را نشان دهید. اگر سازمان بزرگ نباشد، شاید برنامه شما چندین سال طول بکشد. در هر صورت، در فرم T-3 باید تاریخ شروع سند و مدت اعتبار را مشخص کنید.

اگر در جریان فعالیت های آن، تغییرات جزئی در کارکنان شرکت ایجاد شود (تعداد واحدهای پرسنلی تغییر می کند، حقوق برخی از واحدهای شغلی تغییر می کند، نام موقعیت تغییر می کند)، پس منطقی است که تایید نکنید. جدول کارمندان جدید، اما برای تغییر جدول فعلی. برای انجام این کار، مدیر دستور مربوطه را تنظیم می کند و تغییرات لازم در فرم فعلی T-3 ایجاد می شود. اگر تغییرات به دلیل، به عنوان مثال، گسترده است، پس بهتر است یک جدول جدید کارکنان تهیه کنید.

تهیه این سند به کارمندان بخش پرسنل و در صورت عدم وجود آن به کارمندان بخش حسابداری سپرده شده است.

خود فرم T-3 به سادگی پر می شود: شما باید یک هدر و یک جدول را با موقعیت ها پر کنید.

جدول کارکنان در فرم T-3 حاوی اطلاعاتی در مورد بخش های ساختاری شرکت است که کدهای آنها را مطابق طبقه بندی داخلی سازمان نشان می دهد. نام موقعیت ها با توجه به طبقه بندی کننده OKPDTR و تعداد آنها. سیستم پاداش برای این موقعیت (حقوق، کمک هزینه) نیز منعکس شده است.

مجموع حقوق برای هر واحد شغلی در تعداد این واحدها ضرب می شود، ارزش حاصله منعکس کننده بودجه ماهانه برای کارکنان این موقعیت خواهد بود. در مرحله بعد، دستمزد ماهانه تمام پست ها جمع می شود و بودجه ماهانه برای کل کارکنان سازمان اخذ می شود.

پس از تکمیل فرم T-3، برای تایید به مدیر ارائه می شود و او علامت تایید خود را در بالای فرم قرار می دهد.

برای سازماندهی سوابق پرسنل در یک شرکت، افسران منابع انسانی مبتدی و حسابداران کاملاً با دوره نویسنده توسط اولگا لیکینا (حسابدار M.Video مدیریت) مناسب هستند ⇓

★

استخدام یک طرح کارمندی است. برخی از شرکت ها از آن غفلت می کنند، اما بازرسی مالیاتی دولت ممکن است این را یک تخلف تلقی کند.

در عمل نیروی انسانی ضروری است و هم برای کنترل داخلی و مدیریت و هم در هنگام ارتباط با مراجع بازرسی به کارفرما کمک می کند. امروز ما جنبه های تهیه و نگهداری سند را درک می کنیم: ما برنامه کارکنان را برای سال 2020 مطابق با تمام قوانین تنظیم می کنیم.

شایان ذکر است که هنگام تنظیم کلیه اسناد داخلی شرکت، مهم است که نام موقعیت ها، حرفه ها و تخصص های کارمندان را به درستی مشخص کنید. همانطور که در بخش 2 هنر ذکر شد. 57 قانون کار فدراسیون روسیه، اگر کار در یک موقعیت خاص با محدودیت یا وجود مزایا همراه باشد، نام این موقعیت (تخصص، حرفه) باید کاملاً با نام مندرج در استاندارد یا صلاحیت حرفه ای مطابقت داشته باشد. فهرست راهنما.

دقت در عنوان شغل برای یک کارمند هنگام درخواست مزایای بازنشستگی ترجیحی بسیار مهم است. مهمترین شرط برای ارائه مزایای بازنشستگی مطابقت دقیق ثبت نام پست ها و مشاغل مندرج در دفترچه کار کارکنان و جدول کارکنان با لیست های شماره 1 و 2 تولید، کار، حرفه ها، موقعیت ها و شاخص هایی که حق حساب بازنشستگی ترجیحی را می دهد که مصوبه شماره 10 کابینه وزیران اتحاد جماهیر شوروی در تاریخ 26 ژانویه 1991 تصویب شده است.

عواقب کمبود نیرو چیست؟

از آنجایی که این فرم فقط مشاوره ای است، بسیاری از کارفرمایان در تعجب هستند که چقدر اجباری است. پاسخ ساده است. معمولاً از سازمان ها خواسته می شود که در بازرسی ها این سند داخلی را در اختیار بازرسان کار و مالیات قرار دهند. علیرغم این واقعیت که در قانون کار هیچ نشانه مستقیمی مبنی بر اجباری بودن آن وجود ندارد، در قانون کار فدراسیون روسیه ذکر شده است و غیره، و از این رو بازرسی مالیاتی دولت نتیجه گیری می کند که سند اجباری است. عدم وجود آن به عنوان نقض قانون کار و حمایت از کار تفسیر می شود. برای چنین تخلفی، این مقام 1000-5000 روبل جریمه می شود، سازمان - از 30،000 تا 50،000 روبل (ماده 5.27 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه).

این سند به توجیه اخراج کارمندان به دلیل کاهش کارکنان هنگام رسیدگی به پرونده در دادگاه کمک می کند. بدون این سند، اثبات موجه بودن اخراج توسط کارفرما دشوار است. همچنین نمی توان ثابت کرد که در زمان اخراج هیچ جای خالی در سازمان وجود نداشته است که باید به کارکنان اخراج شده پیشنهاد شود (کارفرما موظف است طبق ماده 179 قانون کار روسیه در هنگام اخراج مشاغل دیگری را ارائه دهد. فدراسیون؛ برای این باید آنها را در کادر مشخص کنید).

چه کسی و چگونه برنامه کارکنان را تنظیم و نگهداری می کند؟

به طور کلی، تهیه اسناد از این دست وظیفه و وظیفه مقدس یک اقتصاددان کار از بخش سازمان و دستمزد است (کتاب مرجع صلاحیت برای موقعیت های مدیران، متخصصان و سایر کارمندان، قطعنامه شماره وزارت کار روسیه. 37 از 1998/08/21). نمونه ای از پر کردن جدول کارکنان 2020 به این متخصص در کار خود کمک می کند: به وضوح روند نگهداری و پر کردن سند را نشان می دهد.

با این حال، در واقع، سوابق پرسنل توسط حسابداران، افسران پرسنل و وکلا نگهداری می شود که باید نحوه محاسبه تعداد نرخ ها را بیابند. از آنجایی که جدول کارکنان یک سند تنظیمی سازمان است که توسط مدیریت عالی تأیید شده است که ساختار و تعداد کارکنان را رسمی می کند و میزان حقوق و دستمزد را بسته به موقعیت شغلی نشان می دهد، رئیس شرکت و حسابدار ارشد رسماً مسئول هستند. سند، زیرا آنها آن را امضا می کنند.

یک سوال مهم این است که برنامه زمانبندی نیرو برای سال آینده چه زمانی تصویب می شود؟ این فرم برای هر دوره ای تنظیم می شود، اما معمولاً به مدت یک سال انجام می شود و هر بار در ابتدای سال بررسی می شود. برای اینکه این روش هر بار به آرامی پیش برود، ارزش دارد که آن را در دستورالعمل های کار اداری توصیف کنید و نشان دهید:

• شرایط و قوانین برای توسعه و معرفی تغییرات؛
• فرم دستور برای تأیید کارکنان؛
• افراد مسئول تشکیل و امضا؛
• ترکیب مقررات قانونی و محلی کارفرما که بر اساس آن سند ایجاد می شود.
• کارمندانی که لازم است پیش نویس سند و تغییرات در آن را با آنها هماهنگ کنید.

فرم سند

پس از پرداختن به این سوال که میز کارمندان چیست، بیایید به سوال شکل آن برویم. این سند یک قانون نظارتی محلی است که ساختار سازمانی شرکت را توصیف می کند و حاوی اطلاعاتی در مورد تعداد پرسنل آن است. مطابق فرم شماره T-3 (قطعنامه شماره 1 کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه "در مورد تأیید فرمهای یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای ثبت کار و پرداخت آن" مورخ 01/05/2004) تهیه شده است. ، اما هیچ الزامات سختگیرانه ای برای استفاده از آن وجود ندارد - فرم مشاوره ای است. هر شرکتی آن را با نیازهای خود تطبیق می دهد. توصیه می کنیم از فرم شماره T-3 به شکل معمول خود استفاده کنید، زیرا حاوی تمام داده های لازم است. این همان چیزی است که فرم کارکنان برای سال 2020 به نظر می رسد که توسط کمیته آمار دولتی تأیید شده است.

نحوه پرکردن صحیح فرم شماره T-3

بیایید به یک مثال گام به گام از جدول کارکنان LLC برای سال 2020 نگاه کنیم. همانطور که در مثال نشان داده شده است، جزئیات فرم را پر می کنیم.

نام سازمان باید کاملاً با نام مندرج در اسناد تشکیل دهنده از جمله نام اختصاری و نام به زبان خارجی مطابقت داشته باشد. اگر نام اختصاری وجود داشته باشد، در فرم داخل پرانتز و به دنبال نام کامل مشخص می شود.

کد سازمان - هشت کاراکتر کد طبق طبقه‌بندی همه روسی شرکت‌ها و سازمان‌ها (OKPO).

شماره سند و تاریخ آماده سازی در قالب HH.MM.YYYY نوشته شده است

اعتبار. این نشان می دهد که سند چه مدت اعتبار دارد و از چه تاریخی لازم الاجرا می شود.

فیلدها را پر کنید، در کل 10 عدد وجود دارد.

نام واحد سازه بدون اختصار مطابق با طبقه بندی واحدهای مورد تایید کارفرما مشخص می شود. اگر طبقه بندی وجود نداشته باشد، به ترتیب حروف الفبا یا به ترتیب نزولی تعداد کارکنان بخش. در صورتی که اعطای مزایا به کارکنان بستگی به نام بخش داشته باشد، نام بخش را مطابق با طبقه‌بندی‌کننده‌های صنعت صنایع خطرناک و سایر اسناد مربوطه نشان می‌دهیم.

ما کد واحد ساختاری را مطابق با طبقه بندی کننده ای که در آن بر اساس اهمیت عملکردی مرتب شده اند در سند پر می کنیم. اگر طبقه‌بندی‌کننده وجود نداشته باشد، می‌توان کدها را به بخش‌هایی که به ترتیب حروف الفبا یا بر اساس اصل دیگری مرتب شده‌اند اختصاص داد.

سمت (تخصص، حرفه)، رتبه، طبقه (رده)، صلاحیت ها در کارکنان بدون اختصار در ترکیب واحد ساختاری، از مدیر شروع می شود و به مجری فنی ختم می شود. توجه: برای کارگران - حرفه ها، برای کارمندان - موقعیت ها (بند 7 ماده 144 قانون کار فدراسیون روسیه).

تعداد واحدها برای هر موقعیت یا حرفه مشخص شده است. اگر کار پاره وقت در نظر گرفته شده است، در سهام مناسب نشان داده شده است (به عنوان مثال، 0.5؛ 2.75، و غیره).

نرخ تعرفه و حقوق بسته به سیستم پاداش (تعرفه، حقوق، درصد سود، نرخ مشارکت نیروی کار و غیره) در میزان حقوق ماهانه مشخص می شود. مقدار حقوق باید به روبل یا به صورت درصد، ضرایب و غیره نشان داده شود. عمل نشان دادن حقوق به دلار تقریبا منسوخ شده است. قانون مقررات ارزی مستقیماً این را ممنوع می کند و قانون کار فدراسیون روسیه در مورد تعهد کارفرما به پرداخت دستمزد به روبل صحبت می کند.

کمک هزینه ها ستون 6-8 نشان دهنده پرداخت های تشویقی و غرامت است که توسط قانون یا به ابتکار کارفرما تعیین شده است.

در بخش "کل"، مقدار کل ستون های 5-8 (حقوق و دستمزد) ضرب در تعداد واحدهای کارکنان نشان داده شده است.

در صورتی که اطلاعات ستون های فرم مبهم باشد و نیاز به توضیح داشته باشد، یک یادداشت پر می شود.

در خط "کل" تعداد کل موقعیت های کارکنان و مبلغ کل پرداخت ها را با در نظر گرفتن همه کمک هزینه ها که به لیست حقوق و دستمزد ماهانه می رسد، نشان دهید.

پیش نویس دستور توسط مدیر پرسنل و حسابدار ارشد امضا می شود.

فراموش نکنید که شماره سند را در کادر مربوطه روی فرم قرار دهید.

در حال آماده سازی یک دستور برای تایید هستیم

متن دستور حاکی از تایید جدول کارکنان، تعداد کل واحدهای پرسنلی و تاریخ لازم الاجرا شدن سند است. این سفارش توسط رئیس شرکت یا شخص مجاز دیگری امضا می شود و سپس در ژورنال ثبت سفارش برای فعالیت اصلی ثبت می شود. شماره ثبت روی سفارش درج شده است. سپس سفارش و جدول زمانی برای ذخیره سازی ارسال می شود، به عنوان یک قاعده، همراه با سایر اسناد مربوط به فعالیت اصلی (برنامه برای ذخیره سازی دائمی است، و سفارش برای 75 سال است، به بندهای 19 و 71 لیستی که به ترتیب تایید شده است مراجعه کنید. وزارت فرهنگ روسیه مورخ 25 اوت 2010 شماره 558).

چگونه تغییرات ایجاد کنیم

از آنجایی که جدول پرسنل با دستور تأیید می شود، تغییرات در آن با دستورات مربوطه انجام می شود. تاریخ صدور دستور تغییر و تاریخ لازم الاجرا شدن تغییر معمولاً یکسان نیستند.

تغییرات معمولاً بر کارمندان تمام وقت تأثیر می گذارد، بنابراین تغییرات در قراردادهای کاری به دنبال دارد. در بیشتر موارد استفاده از آنها مستلزم رضایت کارکنان، رعایت دوره های اطلاع رسانی کارکنان و غیره است.

آشنایی کارمند با دستور اصلاح جدول کارکنان رضایت وی را برای تغییر شرایط قرارداد کار تایید نمی کند.

بیایید ببینیم چگونه تغییرات در حقوق کارکنان را منعکس کنیم. کارفرما موظف است از دو ماه قبل این موضوع را به کارکنان اطلاع دهد و سپس دستور ایجاد تغییرات در جدول پرسنل را صادر کند. این دستور موقعیت ها، حقوق جدید و زمان لازم الاجرا شدن تغییرات را مشخص می کند. کارمندان بخش منابع انسانی که تغییراتی در قراردادهای کاری ایجاد می کنند، پس از امضا با سفارش آشنا می شوند.

سپس قراردادهای اضافی با کارمندان منعقد می شود. برای آنها کافی نیست که خود را به واقعیت افزایش یا کاهش حقوق محدود کنند، باید دلایل را ذکر کنند (طبق مواد 22 و 132 قانون کار فدراسیون روسیه. حقوق کارمند شرط اساسی است. اندازه قرارداد کار بستگی به صلاحیت ها، پیچیدگی کار انجام شده، کمیت و کیفیت کار صرف شده دارد). در غیر این صورت، به عنوان مثال، کارمند قادر خواهد بود برای دوره های قبلی که همان کار را انجام داده است، پرداخت اضافی را مطالبه کند، اما با پول کمتر.

کاهش دستمزد به صورت یکجانبه بر اساس ماده. 74 قانون کار فدراسیون روسیه امکان پذیر است، اما این مستلزم رعایت دقیق کل روش است: صدور دستور لازم برای ایجاد تغییرات، اطلاعیه کتبی به کارمندان از دو ماه قبل، و پیشنهاد اجباری تمام موقعیت های خالی معمولی به کارمندی که از کار کردن در شرایط جدید امتناع می کند. در صورت موافقت کارمند با شرایط جدید، قرارداد اضافی با او منعقد می شود. اگر او آماده باشد تا یک موقعیت خالی دیگر را در اختیار بگیرد، انتقال پردازش می شود. اگر علیرغم پیروی از کل رویه، کارمند از کار با دستمزد کمتر امتناع کند، کارفرما حق دارد طبق بند 7 قسمت 1 او را اخراج کند.

مقررات ایالتی فهرست اصلی اسناد را تعیین می کند که حضور آنها برای هر کارفرما، صرف نظر از شکل سازمانی و قانونی، الزامی است. لیست این مدارک شامل جدول پرسنل نیز می باشد. اگرچه هیچ نشانه مستقیمی از این در قانون وجود ندارد، جدول کارکنان در چندین ماده از قانون کار فدراسیون روسیه ذکر شده است که به طور غیرمستقیم نیاز به وجود آن را تأیید می کند.

پرسنل چیست

جدول کارکنان یکی از اسناد اساسی همه سازمان ها است. این شامل اطلاعاتی در مورد ساختار شرکت، موقعیت ها و تعداد واحدهای کارکنان است.

در سازمان هایی که سیستم حقوق و دستمزد فقط به حقوق محدود می شود، این سند اصلی برای محاسبه دستمزد است.

بر چه اساسی پر می شود؟

اگر سازمان به تازگی فعالیت خود را آغاز کرده است و جدول کارکنان برای اولین بار در حال تنظیم است، بهتر است ابتدا لیست پست های مورد نیاز را بررسی کنید و سند تنظیم دستمزد را تهیه کنید.

مسئول تالیف

جدول پرسنل توسط هر کارمندی که به آن اختصاص داده شده است تهیه می شود. به عنوان یک قاعده، این یک کارمند بخش پرسنل یا یک حسابدار است.

آشنایی با این سند

از آنجایی که جدول کارکنان یک قانون نظارتی محلی سازمان نیست (بند 7 نامه روسترود مورخ 15 مه 2014 N PG/4653-6-1)، کارفرما موظف نیست کارکنان را با جدول کارکنان آشنا کند.

الزامات اولیه

جدول کارکنان در لیست فرم های یکپارچه است که در زیر حرف T-3 قرار می گیرد. اکثر سازمان ها از این فرم استفاده می کنند زیرا شامل تمام فیلدها و ستون های لازم است.

اما استفاده از این فرم اجباری نیست، بلکه صرفا توصیه ای است، هرچند در این مورد بحث و جدل فراوانی شده است. این موضوع سرانجام توسط نامه روسترود مورخ 23 ژانویه 2013 N PG/409-6-1 متوقف شد. این به طور مستقیم بیان می کند که سازمان ها حق دارند فرم های خود را از این سند توسعه دهند و از آنها استفاده کنند، نکته اصلی این است که الزامات قانون را در نظر بگیرند.

به ویژه در هنر. 15، 57 قانون کار فدراسیون روسیه بیان می کند که عملکرد کار کارمند مطابق با موقعیت و حرفه مندرج در جدول کارکنان تعیین می شود. یعنی نام سمت ها باید در این سند درج شود.

نحوه پر کردن صحیح جدول کارکنان برای شرکت های LLC و کارآفرینان فردی

ملزومات

• نام کامل سازمان باید مطابق با اسناد تشکیل دهنده مشخص شود.
• OKPO یک کد سازمانی 8 رقمی است. این داده ها در نامه اطلاعاتی مقامات آماری موجود است که باید در هر شرکتی موجود باشد.
• تعداد پرسنل در اینجا هیچ الزامات روشنی وجود ندارد. می توانید از شماره گذاری پیوسته استفاده کنید، می توانید هر سال را با عدد 1 شروع کنید و سال را از طریق کسری نشان دهید، می توانید از هر روش شماره گذاری دیگری استفاده کنید.
• تاریخ تهیه. تاریخ واقعی گردآوری مشخص شده است؛ ممکن است با تاریخ لازم الاجرا شدن جدول کارکنان متفاوت باشد (به عنوان مثال، جدول پرسنلی که در دسامبر سال جاری تهیه شده است در 1 ژانویه سال آینده لازم الاجرا می شود).
• مدت اعتبار جدول کارکنان نشان داده شده است، اغلب 1 سال، و از چه تاریخی لازم الاجرا می شود.
• در گوشه سمت راست بالا مهر تایید شده قرار گرفته و جزئیات دستور تایید و اجرای جدول پرسنل مشخص شده است. به عنوان یک قاعده، مهر سازمان در بالای مهر "تایید شده" قرار می گیرد، اگرچه این در قانون پیش بینی نشده است.

فرم پرسنل 2020

فرم را می توان از هر سیستم حقوقی مانند مشاور یا ضامن بارگیری کرد. به عنوان یک قاعده، قالب ارائه شده برای دانلود Word یا Excel است؛ هیچ تفاوت اساسی در اینجا وجود ندارد، اما نگهداری آن به صورت جدولی راحت تر است، زیرا فرمول ها را می توان در سلول های مناسب وارد کرد و خود سند تعداد را محاسبه می کند. واحدهای کارکنان و صندوق دستمزد.

مراحل تکمیل فرم T-3

ستون 1 "نام واحد سازه"

بخش های ساختاری شامل شعب، دفاتر نمایندگی، کارگاه ها، بخش ها و غیره می باشد.

آنها معمولاً با واحدهای مدیریت ارشد شروع می کنند، سپس خدمات حسابداری و مالی، تولید و خدمات تجاری.

به عنوان مثال: هیئت مدیره، بخش مالی و سرمایه گذاری، بخش اقتصادی، بخش فروش و غیره.

ستون 2 "کد تقسیم"

در اینجا کدگذاری بر اساس همان اصلی که در ستون اول به کار رفته و نشان دهنده تابع بودن واحدهای ساختاری است اختصاص داده می شود. به عنوان مثال واحد دارایی و دارایی کد 02 است و واحدهای حسابداری و اقتصادی زیر مجموعه آن به ترتیب دارای کد 02.1 و 02.2 خواهند بود. این ستون به ندرت پر می شود، عمدتاً در شرکت های بسیار بزرگ. و می توان آن را به طور کلی از سند حذف کرد.

ستون 3 "مقام (تخصص، حرفه)، رتبه، طبقه (رده) مدارک تحصیلی"

موقعیت ها به صورت اسمی و مفرد به صورت کامل و بدون علامت اختصاری وارد می شوند.

کارفرما حق تعیین نام پست ها را دارد به استثنای مشاغلی که با شرایط سخت و زیان آور کار و دریافت مزایای دولتی (بازنشستگی پیش از موعد) همراه است. این موقعیت ها باید مطابق با دفترچه مرجع صلاحیت و تعرفه یا استانداردهای حرفه ای که در حال حاضر در حال توسعه هستند وارد شوند.

ستون 4 "تعداد واحدهای کارکنان"

تعداد واحدهای کارکنان برای هر موقعیت در اینجا نشان داده شده است؛ این می تواند یک عدد صحیح یا کسری باشد، به عنوان مثال 05 یا 0.25 نرخ، به این معنی که مقدار زمان کار برای چنین موقعیتی دو یا چهار برابر کاهش می یابد. .

تبصره : کارفرما در هنگام ذکر سمت و واحدهای پرسنلی حق دارد هر تعداد را بدون در نظر گرفتن تعداد واقعی کارکنان قید کند. یعنی می تواند 3 واحد حسابدار را به جدول پرسنل اضافه کند اما 2 واحد را استخدام کند و واحد 3 تا هر زمانی که بخواهد خالی بماند.

استثناء پست پرسنلی است که برای افراد دارای معلولیت سهمیه در نظر گرفته شده است. جای خالی آن باید به مقامات استخدامی گزارش شود.

ستون 5 "نرخ تعرفه (حقوق و غیره) مالش."

همه چیز به سیستم های پاداش اتخاذ شده در سازمان بستگی دارد. این می تواند شامل حقوق، نرخ تعرفه یا درصدها و ضرایب مختلف باشد.

اگر امکان وارد کردن اعداد خاص وجود ندارد، می توانید به سادگی شکل پاداش "تک کار"، "وتر" را مشخص کنید. اما در ستون های بعدی باید پیوندی به آیین نامه حقوق و دستمزد یا سند دیگری که محاسبه دستمزد را توضیح می دهد وجود داشته باشد.

ستون های 6،7،8 "کمک هزینه های اضافی، مالش."

مطابق با مقررات مربوط به پاداش و سایر اسناد نظارتی محلی پر شده است. این معمولا شامل:

• پاداش کار شبانه؛
• نظافت حمام؛
• کمک هزینه شمالی؛
• سایر پرداخت ها و کمک هزینه ها.

در این خطوط به سادگی می توانید سندی را که در آن همه اینها بیان شده است مشخص کنید، به خصوص اگر کمک هزینه زیادی وجود داشته باشد. تنها چیزی که در این ستون ها نشان داده نشده است کمک هزینه هایی است که به کل حقوق تعلق می گیرد. به عنوان مثال، پاداشی که به میزان درصد معینی از تمام مبالغ جمع آوری شده قبلی (حقوق یا نرخ تعرفه به اضافه کمک هزینه) پرداخت می شود.

ستون 9 "مجموع در ماه"

این ستون را فقط در صورتی می توان پر کرد که در ستون های 5-10 مبالغ به روبل و برای مدت زمان مشابه (روبل/روز، روبل/ساعت) نوشته شده باشد، در غیر این صورت یا خط تیره وارد می شود یا مقدار فقط حقوق ضرب می شود. بر اساس تعداد واحدهای کارکنان

ستون 10 "یادداشت"

در اینجا ممکن است یک قانون نظارتی محلی برای تنظیم دستمزدها نشان داده شود، حداقل دستمزد در صورت ایجاد (به عنوان مثال، پرداخت تکه ای، و یادداشت نشان می دهد: "نه کمتر از 10000 روبل.")

همانطور که در بالا ذکر شد، کارفرما می تواند ستون هایی را که برای او غیر ضروری هستند حذف کند.

نمونه پر کردن جدول پرسنل T-3

چیز هایی برای به یاد آوردن

هنگام پر کردن ستون 5 جدول کارکنان، باید به یاد داشته باشید که به اصطلاح "چنگال" پاداش را نمی توان در جدول کارکنان وارد کرد. از آنجایی که از نظر قانونی مشخص شده است که برای کار مساوی دستمزد برابر وجود دارد (ماده 22 قانون کار فدراسیون روسیه).

یعنی اگر در یک بخش 2 موقعیت حسابدار وجود دارد، حقوق یا نرخ تعرفه باید یکسان باشد. اما شما می توانید هزینه های اضافی و کمک هزینه را تعیین کنید.

چه کسی امضا می کند

فرم T-3 به دو امضا در زیر جدول کارکنان نیاز دارد: کارمند بخش منابع انسانی و حسابدار ارشد. اگر دسته‌ای از دست رفته است، می‌توانید با یک امضا یا با دستور مناسب برای تعیین افراد دیگر، از عهده سازمان برآیید.

شرایط و محل نگهداری

جدول اصلی کارکنان در بخش پرسنل یا در بخش حسابداری ذخیره می شود، این توسط جریان اسناد یک سازمان خاص تعیین می شود. در هر صورت اگر اصل در قسمت پرسنل است، باید یک نسخه در حسابداری وجود داشته باشد و بالعکس.

طبق پاراگراف ها. هنر "الف" بخش 71 1.2 "مبانی سازمانی مدیریت" فهرست اسناد بایگانی مدیریت استاندارد تولید شده در روند فعالیت های ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی (مصوب با دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه در 25 اوت، 2010 N 558)، جدول کارکنان به طور دائم در سازمان ذخیره می شود.

تغییر

قانون مدت اعتبار جدول پرسنل را تعیین نمی کند، بنابراین می تواند تنها در تمام طول عمر شرکت باشد و تمام تغییرات و اضافات در دستورات جداگانه برای تغییر جدول کارکنان رسمیت می یابد.

خود کارفرما تصمیم به تغییر داده ها در جدول پرسنل می گیرد؛ در این صورت محدودیت زمانی و تعداد تغییرات ندارد. استثنائات مواردی است که توسط قانون پیش بینی شده است، به عنوان مثال، انجام اقدامات کاهش. در این مورد، مهلت ایجاد تغییر توسط قانون کار تعیین می شود.

نتایج

جدول کارکنان یکی از اسناد اصلی یک شرکت از هر شکل مالکیت است که حاوی اسناد مهم است. از آنجایی که هیچ مشابهی برای این سند در جریان اسناد وجود ندارد، حفظ جدول کارکنان نه تنها اجباری است، بلکه برای سازماندهی بهینه کار شرکت نیز ضروری است.

ویدئو - نحوه ایجاد یک جدول کارکنان برای یک شرکت در برنامه 1C:

سلام! آیا تا به حال در مورد سندی به عنوان "برنامه کارکنان یک سازمان" شنیده اید؟ اما این سندی است که بر اساس آن دستمزد محاسبه می شود و همچنین کارمندان استخدام و اخراج می شوند. اکنون سعی خواهیم کرد در مورد عملکردهایی که SR انجام می دهد و نحوه تنظیم صحیح آن صحبت کنیم.

"برنامه پرسنلی" چیست؟

هر یک از شما حداقل یک بار در زندگی خود به بخش منابع انسانی یک شرکت رفته اید. احتمالا پوشه ها و فایل های شخصی کارمندان بی شماری را دیده اید. مطمئناً بسیاری علاقه مند بودند که چگونه کارمندان این بخش اطلاعات مربوط به همه موقعیت ها، کارمندان و غیره را جمع آوری و به خاطر بسپارند.

و همه چیز بسیار ساده است. سندی دارند به نام جدول پرسنل.

میز پرسنل (SH)- این یک سند نظارتی است که اطلاعاتی در مورد تمام موقعیت های شرکت، تعداد کارکنان تمام وقت، اندازه نرخ تعرفه آنها و میزان کمک هزینه ارائه می دهد.

به عبارت دیگر، این سندی است که حاوی اطلاعات کلی در مورد تعداد کارمندان شرکت و موقعیت های موجود است. علاوه بر این، جدول کارکنان حقوق و دستمزد هر موقعیت را با در نظر گرفتن تمام کمک هزینه های قابل اجرا نشان می دهد.
اغلب، این سند به مدیران شرکت در طی مراحل قانونی کمک می کند. مثلاً به دلیل کاهش اجباری نیرو، یک کارگر اخراج شد و از مدیران سابق شکایت کرد. در این مورد، ShR دلیل مستقیم قانونی بودن اقدامات متهم است.

با توجه به اهمیت این سند، تمامی صفحات شماره گذاری، توری و مهر و موم شده است.

• دانلود نمونه سفارش تایید جدول پرسنلی

• فرم پرسنل N T-3 را دانلود کنید

توابع کارکنان

مانند هر سند دیگری، ShR تعدادی عملکرد را انجام می دهد. اصلی ترین آنها عبارتند از:

• امکان سازماندهی ساعات کاری کارکنان;
• محاسبه حقوق ماهانه کارکنان؛
• ثبت رسمی کارکنان تازه استخدام شده؛
• حفظ قوانین روزمره؛
• انتقال کارکنان ثبت نام شده از یک سمت به پست دیگر و غیره.

جدول پرسنل یک سند اجباری است

هر سازمانی دارای اسناد زیادی است. اسنادی هستند که بدون نقص نگهداری می شوند و اسنادی هستند که از سر ناچاری ایجاد می شوند. در پاسخ به این سوال که "آیا ShR یک سند اجباری است؟" نمی توان پاسخ قطعی داد.

این به این دلیل است که قانون کار نیازی به حضور نیروی کار در یک شرکت ندارد. اما اگر این موضوع را بر اساس الزامات Roskomstat در نظر بگیریم، معلوم می شود که این سند ضروری است، زیرا این سند اولیه برای حسابداری پرداخت دستمزد است.

اگرچه قانون در هیچ کجا قوانین روشنی را تعیین نکرده است، اکثر سازمان ها این نوع اسناد را حفظ می کنند. از این گذشته ، بخش اصلی بازرسی های دولتی با مطالعه SR آغاز می شود.

در واقع وجود این سند زندگی را نه تنها برای بازرسان، بلکه برای مدیران، منابع انسانی و واحدهای حسابداری آسان می کند.

مدت اعتبار جدول پرسنل چقدر است؟

هیچ سند رسمی مدت اعتبار دقیق ShR را نشان نمی دهد. خود مدیر حق دارد دوره تنظیم این سند را مشخص کند. اغلب، هر سال مجدداً انجام می شود و از اول ژانویه به اجرا در می آید. هنگام تهیه ShR، تاریخ اعتبار آن مشخص می شود. اما اگر تاریخ را مشخص نکنید، سند نامحدود در نظر گرفته می شود و نیازی به انجام مجدد نیست.

میز پرسنل چقدر و کجا ذخیره می شود؟

بر اساس حکم آرشیو فدرال، ShR، پس از انقضا، باید به مدت 3 سال در شرکت ذخیره شود. و عمر مفید ترتیبات کارکنان 75 سال است.

ترتیب کارکنان- یک سند اختیاری برای هر شرکت که بر اساس جدول کارکنان ایجاد می شود. این یک نسخه تلفن همراه از HR است و شامل اطلاعات دقیق تری در مورد کارمندان شرکت است (نام کامل کارگران، گروه معلولیت و غیره مشخص شده است).

چه کسی تشکیل می دهد

قبل از شروع به ایجاد سند ، مدیر دستور تغییر جدول کارکنان را صادر می کند ، جایی که کارمندی را منصوب می کند که آن را تهیه می کند.

این می تواند کاملاً هر کارمند سازمان باشد. اما اغلب چنین کارهایی به کارمندان بخش پرسنل، بخش حسابداری یا مهندس استانداردهای کار سپرده می شود.

چند نسخه از ShR باید در حال تولید باشد؟

هنگام کامپایل یک SR، یک کپی ساخته می شود. بنابراین، اصل و یک کپی باید در بخش منابع انسانی و حسابداری نگهداری شود.

تغییر کارکنان

گاهی اوقات لازم است تغییراتی در SR موجود ایجاد شود. این کار در چند مورد انجام می شود:

1. در صورت سازماندهی مجدد شرکت؛
2. در صورت لزوم بهینه سازی و بهبود فعالیت کاری دستگاه های مدیریتی؛
3. اگر تغییرات ایجاد شده در قانون مستلزم اصلاحات اجباری در ShR باشد.
4. در صورت تغییر پست های کارکنان ;
5. تغییر موقعیت در جدول کارکنان؛
6. تغییرات حقوق در جدول کارکنان.

اگر تغییرات جزئی باشد و نیازی به ایجاد یک HR جدید نداشته باشد، مدیر دستور اصلاح جدول کارکنان را صادر می کند. پس از آن کارمند مسئول اصلاحاتی را در سند فعلی انجام می دهد.

هنگام ایجاد تغییرات در جدول کارکنان، مدیریت ملزم به اطلاع کتبی به کارکنان نیست.

راه دوم برای اصلاح، ایجاد یک ShR جدید است.

برای هر گونه تغییر در SR، باید اصلاحاتی در دفتر کار و کارت های شخصی کارکنان انجام شود. قبل از انجام این کار، باید مجوز کتبی این اقدام را از کارمندان دریافت کنید.

به عنوان مثال، اگر عبارت عنوان شغلی کمی تغییر کند، باید کتبا به کارمند اطلاع داده شود. تنها پس از این تغییرات در کتاب کار او ایجاد می شود.

اگر تغییرات مربوط به میزان حقوق باشد، در این مورد 2 ماه قبل به صورت کتبی به کارمند اطلاع داده می شود. این اصلاحات به طور همزمان در قرارداد کار انجام می شود.

آیا فرم استخدام اجباری وجود دارد؟

برای کامپایل SR، یکپارچه اغلب استفاده می شود. این یک فرم است - جدولی که باید داده ها را در آن وارد کنید.

اکثر سازمان‌ها فرم T-3 را به عنوان مبنایی در نظر می‌گیرند و آن را به تناسب شرکت خود «سفارشی» می‌کنند. این مجاز است، یعنی فرم یکپارچه این سند اجباری نیست.

در مواردی که شرکت دارای شکل مدیریت دولتی است ، جدول کارکنان طبق کلیه قوانین تنظیم می شود.

ساختار جدول کارکنان سازمان

SR شامل یک "هدر"، یک جدول و داده های افرادی است که این سند را امضا کرده اند.

بخش اول اسناد حاوی اطلاعات زیر است:

• نام سازمان بر اساس اسناد تشکیل دهنده؛
• تاریخ شروع ShR، تعداد و مدت اعتبار آن. شماره گذاری را می توان خودسرانه اختصاص داد.
• تاریخ و شماره دستور تأیید جدول کارکنان؛
• کل کارکنان

بخش دوم مجموعه ای از داده ها برای همه موقعیت ها است. کمی بعد به آن نگاه خواهیم کرد.

قسمت سوم شامل اسامی و سمت افرادی است که این سند را امضا کرده اند. اغلب این رئیس بخش پرسنل و حسابدار ارشد است.

نحوه ایجاد برنامه زمانبندی کارکنان

امیدواریم هنگام پر کردن "سرصفحه" هیچ کس سوالی نداشته باشد، بنابراین بیایید به پر کردن خود جدول برویم.

1 ستون . نام واحد سازهآنها باید به ترتیب زیرمجموعه فهرست شوند. به عنوان مثال، مدیریت، دبیرخانه، بخش مالی، حسابداری و غیره.

2 شمارش. کد دپارتمانما تقسیمات را از بالا به پایین شماره گذاری می کنیم (01،02،03، و غیره).

3 شمارش. عنوان شغلیداده ها باید در حالت اسمی بدون علامت اختصاری، به صورت مفرد، با هدایت دایرکتوری های صلاحیت و تعرفه وارد شوند.

4 شمارش . تعداد واحدهای کارکناناین ستون نشان می دهد که شرکت به چند نفر از یک موقعیت نیاز دارد. این مقدار می تواند یک عدد صحیح یا یک کسری باشد. به عنوان مثال، 2.5 می تواند به این معنی باشد که 2 کارمند تمام وقت و یک کارمند پاره وقت کار خواهند کرد.

ارل پنجم . میزان حقوق، نرخ تعرفه یا پاداش.برای هر موقعیت به روبل نشان داده شده است. به عنوان مثال، اگر 2 حسابدار مشغول به کار هستند، اما مدیر به آنها حقوق متفاوتی می دهد، در جدول کارکنان یک حقوق و پرداخت های اضافی در ستون کمک هزینه نشان داده می شود. یعنی حقوق کارگران در همان سمت باید یکسان باشد.

6، 7، 8 ستون . کمک هزینه برای شرایط کاری خاص.ممکن است وجود نداشته باشند، سپس خط تیره ها در ستون ها قرار می گیرند. اما اگر کارمندی در شب، روزهای تعطیل کار می کند یا حمام را تمیز می کند. گره ها و غیره، پس طبق قانون باید غرامت خاصی به او پرداخت شود.

ارل نهم. فقط در یک ماه.داده های ستون های 5،6،7،8 خلاصه شده و سپس در تعداد واحدهای کارکنان برای هر موقعیت ضرب می شود.

ارل دهم . توجه داشته باشید.ممکن است یک قانون نظارتی محلی مشخص شود که بر اساس آن دستمزد پرداخت می شود.

پس از وارد کردن داده ها، باید نتایج را خلاصه کنید 4 و 9 ستون بنابراین، تعداد واحدهای کارکنان را در جدول پرسنل و صندوق دستمزد ماهانه متوجه می شویم.

تایید نیروی انسانی

طبق قوانین تصویب جدول پرسنل، پس از جمع آوری و بررسی کلیه داده ها، HR توسط مدیر، حسابدار ارشد و رئیس بخش پرسنل امضا می شود. پس از آن رئیس شرکت دستور اجرای این سند را صادر می کند.

نتیجه

SR اجباری نیست، اما یک سند بسیار مهم برای هر سازمانی است. بر اساس آن، می توانید یک مورد جدید را بپذیرید. علاوه بر این، با کمک آن، دستمزد برای کارکنان شرکت محاسبه می شود.

این سند به شدت تنظیم نشده است، بنابراین می توان آن را برای هر سازمان "سفارشی" کرد و در صورت لزوم تغییر داد. این یک نجات دهنده برای یک مدیر در هنگام بازرسی توسط سازمان های دولتی است.

وجود این سند طبق قانون الزامی نیست. و با این حال، در بسیاری از شرکت ها، به خصوص بزرگ، وجود دارد. در این مقاله به بررسی مسائل مهم می پردازیم: نحوه پر کردن جدول پرسنل، چه کسی باید آن را تایید کند و آیا می توان بدون آن کار کرد.

از مقاله یاد خواهید گرفت:

پرسنل چیست و چرا به آن نیاز است؟

در زمان اتحاد جماهیر شوروی گفته می شد: "کارکنان همه چیز را تصمیم می گیرند" ، اما ارتباط خود را در دنیای تجارت مدرن از دست نداده است. در واقع، اگر یک سازمان را با یک موجود زنده مقایسه کنیم، میز کارکنان به عنوان یک اسکلت در آن عمل می کند - ساختاری که پرسنل بر روی آن "ساخته می شوند": کارگران، مدیران، رهبران در سطوح مختلف.

شرکت در مجموع به چند کارمند نیاز دارد؟ چه تعداد از آنها باید در پست های رهبری باشند؟ چند واحد مورد نیاز است؟ چشم انداز رشد چیست؟ به همه این افراد چقدر باید پرداخت شود؟ اگر چنین سوالاتی را بی نظم بپرسید، اداره یک کسب و کار دشوار خواهد بود. اما زمانی که یک سازمان دارای جدول کارکنان باشد، تصویر بسیار واضح تر می شود. بنابراین، اولین دلیل برای تهیه یک "کارکن" عملی است، کمک می کند:

• ساختار مشخصی از شرکت را تشکیل دهید.
• یک تیم موثر استخدام کنید و همیشه به موقع به جای خالی پاسخ دهید.
• مدیریت حقوق و دستمزد و کنترل دستمزد.

ارائه اسامی خاص کارکنان ضروری نیست. جدول کارکنان یک سند ساختاری است که بر اساس آن خدمات استخدامی کارکنان را با کارمندان پر می کند. هنگامی که یک کارمند استخدام می شود یا پس از اخراج وی، سند اصلی تغییر نمی کند.

چگونه به درستی برنامه کارمندان را تنظیم کنیم

علیرغم این واقعیت که هیچ هنجار یا نمونه اجباری برای تهیه SR وجود ندارد، هر کسی که مسئول این سند است مایل است نمونه ای ملموس از نحوه پر کردن صحیح آن را ببیند.

در اینجا مناسب است که فرم یکپارچه T3 را که در 5 ژانویه 2004 توسط کمیته آمار دولتی روسیه تأیید شد، به عنوان مبنایی در نظر بگیرید. از سال 2013 مقررات مربوط به این فرم لغو شده است و همه نمونه ها به جای اجباری توصیه می شوند. یعنی در صورت نیاز هر شرکتی می تواند متناسب با نیاز داخلی سازمان تغییراتی در قالب ایجاد کند. با این حال، پایبندی به استانداردهای قبلی توسعه یافته ایمن تر و آسان تر است.

هنگام تهیه فرم فردی ShR ، لازم است از انطباق با قسمت دوم ماده 9 قانون "در مورد حسابداری" اطمینان حاصل شود.

طراحی جدول پرسنل را می توان به پر کردن سه بخش اصلی تقسیم کرد: قسمت سرصفحه، قسمت اصلی و نهایی. بیایید هر بخش را با جزئیات بررسی کنیم.

یک کلاه

صرف نظر از فرمت (در فرم T-3 یا بدون آن)، قسمت هدر با نام سند شروع می شود. در مورد ما، این "میز کارکنان" است. همچنین لازم است تمام جزئیات شرکت ذکر شود:

• نام، از جمله فرم قانونی (LLC، JSC یا موارد دیگر).
• شماره ثبت و همچنین کدهای OKUD و OKPO.

تاریخ های تهیه، تصویب، لازم الاجرا شدن و انقضا نیز باید در اینجا ذکر شود. ارائه مهر تایید نیز ارزش دارد.

لطفاً توجه داشته باشید: فرم یکپارچه فرمت تأیید دقیقی را ارائه نمی دهد، بنابراین باید با استانداردهای دولتی موجود برای پر کردن مهر تأیید هدایت شوید. در ادامه مقاله درباره تایید ShR بیشتر بخوانید. برای درک در عمل تمام تفاوت های ظریف پیش نویس، یک سند نمونه را دانلود کنید.

نمونه ای از پر کردن جدول پرسنل فرم T3

بخش اصلی

طبق فرم یکپارچه، این بخش از جدول کارکنان بر اساس ده ستون تشکیل شده است:

• جعبه 1: نام واحد (با حروف بزرگ).
• ستون 2: کد دپارتمان (باید از سند ساختار سازمان گرفته شود).
• ستون 3: عنوان و کد شغل. اگر چندین متخصص در یک بخش مشغول به کار هستند، بهتر است آنها را به ترتیب سلسله مراتب نزولی - از مدیران گرفته تا کارمندان عادی - فهرست کنید. اگر شرایط لازم برای صلاحیت یا رتبه وجود دارد، لطفاً ذکر کنید.
• ستون 4: تعداد پست های خالی برای هر موقعیت. کارگران پاره وقت و کارگران پاره وقت برای این ستون خلاصه می شوند. به عنوان مثال، اگر یک بخش دارای 3 کارمند پاره وقت و یک کارمند تمام وقت باشد، مقدار ستون 2.5 است.
• جعبه 5: مقیاس تعرفه یا حقوق.
• ستون 6-8: داده های مربوط به پاداش ها و انواع انگیزه های مالی، در صورت وجود.
• ستون 9: صندوق حقوق نهایی. برای محاسبه، باید عدد ستون 4 را در مجموع مقادیر ستون های 6، 7 و 8 ضرب کنید. این ستون باید پر شود حتی اگر دستمزدها مختلط یا بدون تعرفه باشد.
• جعبه 10: یادداشت ها و یادداشت ها، در صورت وجود.

قسمت پایانی

در اینجا، به عنوان یک قاعده، امضای کسانی است که مسئول تنظیم و اجرای "کارکنان" هستند. به عنوان مثال، حسابدار ارشد و رئیس بخش پرسنل. بر روی فرم رسمی جایی برای مهر وجود ندارد لذا بنا به صلاحدید مدیر قرار می گیرد.

اگر مشخصات شرکت شامل استفاده از کارگران موقت یا فصلی باشد، ارزش SR را با ستون "مدت کار" اضافه کنید. اگر کارمندانی وجود دارند که در شرایط خطرناک کار می کنند، عنوان شغلی آنها باید با عناوین شغلی ذکر شده در طبقه بندی های دولتی و سایر مقررات مطابقت داشته باشد. در صورت تنظیم و تایید جدول پرسنل، عناوین شغلی در قراردادهای کاری باید با موارد مندرج در آن مطابقت داشته باشد.

چه کسی جدول کارکنان یک سازمان را تنظیم می کند؟

این سوال که چه کسی باید SR را توسعه دهد یکی از سوالات متداول در انجمن های منابع انسانی است. و این تعجب آور نیست، زیرا هیچ استاندارد قانونی تایید شده در مورد کارکنان وجود ندارد. مهم این است که مسائل پرسنلی را با مسائل مالی ترکیب می کند. بنابراین منطقی است که ساختار سازمان و عناوین شغلی توسط متخصصان منابع انسانی نوشته شود و اقتصاددانان یا حسابداران به ستون های مربوط به نرخ تعرفه، کمک هزینه و سایر مسائل مالی بپردازند. در شرکت های کوچک، حسابدار ارشد اغلب تمام وظایف تهیه گزارش کار را بر عهده می گیرد.

پرسنل چه زمانی تنظیم می شود؟

بهترین گزینه این است که بلافاصله پس از تأسیس شرکت، آن را تهیه و تأیید کنید. اگر به دلایلی این کار انجام نشد، هرگز برای ایجاد چنین برنامه‌ای دیر نیست.

هیچ دوره قانونی برای تدوین SR وجود ندارد. بنا به صلاحدید مدیریت، می توان این کار را سالی یک بار یا کم و بیش انجام داد. بیشتر اوقات ، شرکت ها این حالت را انتخاب می کنند: سند سالانه در مرحله برنامه ریزی برای سال آینده تهیه می شود. در این مدت در صورت نیاز تغییراتی در آن اعمال می شود و با دستورات مربوطه تایید می شود.

کارشناسان توصیه می کنند شکل ShR و همچنین روش و دفعات به روز رسانی آن را در یک قانون نظارتی محلی جداگانه ایجاد کنند.

نحوه تایید

جدول کارکنان توسط رئیس شرکت یا کارمندی که چنین اختیاری دارد تأیید می شود (این باید در اسناد تشکیل دهنده ذکر شود). لازم است دستور مناسب صادر شود و در سند، در مهر تأیید، اطلاعات مربوط به دستور: شماره آن و تاریخ لازم الاجرا شدن درج شود.

ماندگاری

ShR مانند سایر اسناد سازمانی و نظارتی شرکت دارای ماندگاری مشخصی است. برای تعیین مدت زمان نگهداری این سند به دستور وزارت فرهنگ به شماره 558 مورخ 25/08/1389 مراجعه می کنیم. چندین موقعیت دارد:

• اگر در همان شرکت توسعه داده شود، به طور دائم ذخیره می شود. اگر در کنار، پس از آن عمر مفید تنها 3 سال است.
• پروژه ها و اسناد کاری برای تهیه چنین اسنادی - 5 سال.
• مکاتبات داخلی مربوط به تغییرات در SR باید به مدت 3 سال پس از تصویب این تغییرات حفظ شود.
• سند مربوطه (ترتیبات کارکنان) باید به مدت 75 سال نگهداری شود.