Бухгалтерия – одно из ключевых звеньев в работе любого предприятия. Грамотное, чистое, высококвалифицированное бухгалтерское сопровождение гарантирует бесперебойную работу компании, тогда как непрофессиональный бухгалтер может поставить под удар всю организацию. Именно поэтому работе бухгалтерии на любом предприятии нужно уделять особое внимание. И отдельно руководству предприятия стоит держать под контролем соблюдение кассовой дисциплины. Именно о кассовой дисциплине пойдет речь в данном материале.

Что такое кассовая дисциплина и почему важно ее соблюдать

Если говорить простым и понятным языком, то под кассовой дисциплиной принято понимать ряд правил, норм, и ограничений по приему, выдаче, хранению наличных денежных средств на предприятии, а также, в случае безналичных расчетов – их учет в рамках проведения кассовых операций. Все операции, в которых присутствует наличка, в том числе выдача зарплаты и отпускных, прием оплаты за товары и услуги, а также их своевременное документальное оформление, на языке бухгалтеров называются кассовыми.

Как правило, кассой занимается либо кассир, либо штатный бухгалтер, либо же, в более редких случаях, сам директор и учредитель организации.

Любое предприятие, будь то ИП или ООО, при проведении каких-либо операций, связанных с оборотом наличных финансов, обязано вести кассу и соблюдать кассовую дисциплину.

Важно! Свод правил, по которым принято вести кассу, определяется не внутренними частными постановлениями организации, а устанавливается на уровне российского законодательства.

Кто проверяет кассовую дисциплину и что грозит нарушителям

Уже из одного того факта, что кассовая дисциплина регламентируется Законом РФ, понятно, что она подконтрольна государственным органам. За безупречным соблюдением кассовой дисциплины следит налоговая инспекция и иногда банк, в котором открыты расчетные счета организации.

• налоговой инспекции . В каждом территориальном отделении Федеральной налоговой службы есть специальный Отдел оперативного контроля. Его служащие и выезжают на проверки предприятий и организаций по части бухгалтерского учета и соблюдения кассовой дисциплины.

  Малейшие изъяны и недочеты при ведении кассы, неизменно ведут к административным санкциям.

  Наиболее распространенными среди подобных нарушений являются пренебрежение к наличию и ведению кассовой книги, превышение лимита расчетов, связанных с наличными средствами, а также неправильный расчет кассовых остатков.

• проверка кассовой дисциплины представителями обслуживающего банка . Каждые два года работники обслуживающего банка по закону обязаны проверять кассовый учет на предприятии. Обычно за период проверки берется один квартал. Банковские специалисты, как правило, проверяют организацию на предмет лимита денежных средств в кассе, а также на правильность и полноту ведения кассовой книги. После проведения контроля специалист банка пишет справку, которую впоследствии необходимо будет предъявить налоговому инспектору уже при налоговой проверке, если таковая последует.

  При отсутствии устранения нарушений выявленных представителем банка, налоговик может наложить денежный штраф.

Основные правила кассовой дисциплины: коротко

Для того, чтобы избежать административного наказания в виде наложения материальной ответственности и штрафов, достаточно того, чтобы ведение кассы соответствовало хотя бы некоторым критериям.

• первое, что требуется сделать – завести кассовую книгу . В ней в обязательном порядке должны отражаться все денежные операции;
• руководству предприятия для выполнения кассовых операций необходимо приобрести контрольно-кассовую машину . Впрочем, в некоторых случаях ее можно заменить выдачей товарных чеков и бланков строгой отчетности;
• бухгалтеру или кассиру предприятия необходимо строго следить за тем, чтобы максимально разрешенный лимит денежной наличности ни при каких обстоятельствах не был превышен.

Именно эти три параметра неизменно должны соблюдаться на предприятии, во избежание наказания со стороны контролирующих структур.

Такие документы как и , журналы и справки кассира-операциониста не являются строго обязательными, а, значит, как правило, не подвергаются тщательному изучению со стороны налоговиков и не являются основанием для применения административных санкций.

Ошибки и неточности при ведении кассы

Ни один начальник не застрахован от небрежной или некачественной работы бухгалтерии. Но иногда в нарушениях кассового порядка бывает повинно само руководство предприятия. Практика показывает, что существует несколько наиболее часто встречаемых нарушений по части кассовой дисциплины:

• отсутствие на предприятии контрольно-кассовой техники или работа с ней в обход установленного законом порядка, а также отсутствие товарных чеков или бланков строгой отчетности тогда, когда использование контрольно-кассовой машины не обязательно и может ими заменяться. Пренебрежение к соответствующему требованию закона довольно часто бывает спровоцировано руководством компании;
• полное либо частичное отсутствие в кассовой книге записей о проведении операций и оприходовании наличных средств. Данное нарушение обычно допускают лица, непосредственно занимающиеся ведением кассы и кассовой книги;
• превышение остатка наличных средств в кассе. Количество денежной налички в кассе регламентировано, и если оно больше максимально возможной суммы, то это также считается нарушением закона. Излишек наличных средств по концу рабочего дня должен сдаваться в банк для внесения на расчетный счет предприятия.

Ответственность при выявлении нарушений кассовой дисциплины

Вне зависимости от того, по чьему недосмотру и упущению возникли проблемы с кассовой дисциплиной, при обнаружении нарушений налоговые специалисты могут либо на первый раз вынести предупреждение, либо сразу наложить штраф. Степень меры административного и финансового воздействия зависит от того, насколько велика ошибка.

• Предупреждение может быть вынесено исключительно за отсутствие или неправильное использование контрольно-кассовой техники, и только при условии, что в течение проверяемого периода, не было выявлено других серьезных нарушений.

  Также отделаться предупреждением может организация, руководство которой вовремя направило в налоговую службу ходатайство с просьбой о вынесении предупреждения и обязательства устранить найденные нарушения.

• Штраф накладывается при нарушении таких норм ведения кассы, как неправильное оприходование выручки и превышение максимально возможного лимита наличных средств. Размеры штрафов зависят от организационно-правовой формы предприятия. Если это индивидуальный предприниматель, то, как физическое лицо, выполняющее определенные должностные функции, он будет подвержен штрафу от 4 до 5 тыс. рублей.

  Если нарушения выявлены в ходе выездной проверки юридического лица, то есть предприятия или организации в статусе, например, ООО, то штраф будет в десять раз выше: от 40 до 50 тыс. рублей.

  В последнем случае, должностное лицо, допустившее ошибку, к примеру, главный бухгалтер, старший кассир или даже директор предприятия, также может понести финансовую ответственность за неправомерность своих действий – штраф для него составит сумму от 4 до 5 тыс. рублей.

Как свидетельствует практика работы организаций и предприятий различных сфер деятельности, гораздо выгоднее сразу наладить правильное профессиональное ведение бухгалтерии. В противных случаях, выявление нарушений и ответственность при проверках неизбежна. При этом следует помнить о том, что выездные налоговые проверки проводятся, как правильно в самые неподходящие моменты.

Нерадивых представителей бизнеса, особенно тех, кто не в первый раз попался на пренебрежении к закону, налоговики «берут на карандаш» и проверяют чаще, чем законопослушных предпринимателей.

Что такое кассовая дисциплина?
Кассовая дисциплина - это общепринятая формулировка, описывающая учет денежных средств – наличных, безналичных – в рамках порядка ведения кассовых операций . Кассовая дисциплина - это разговорное выражение понятия, которое регулируется в основном следующими законами:

• Закон "О применении контрольно-кассовой техники... ";
• Закон "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ ";
• КоАП;
• Указание ЦБ РФ № 3073-У от 07.10.2013 г. "Об осущетсвлении наличных расчетов".

В этой статье мы постараемся максимально подробно и понятно ответить на вопросы, возникающие при ведении кассовой дисциплины. Что представляет из себя кассовая дисциплина и как ее правильно вести? Какие бывают штрафы и как их избежать? Как потратить минимум времени и средств на ведение кассовой отчетности?

Статья написана с учетом изменений законодательства в 2017-2018 годах.

Порядок ведения кассовых операций за день (рабочую смену).

Дополнительные действия в течение дня:

Многим нравится вести все четко, то есть заполнять все своевременно и полностью переносить сведения в кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера и аккуратно сохранять документы, которыми Вы подтверждаете записи. На самом деле это все очень сложно и придется брать профессионала либо нанимать консалтинговую фирму . На практике обычно все происходит иначе:

Минимально необходимые действия для ведения кассовых операций

Здесь мы опишем, как ведут кассовую дисциплину предприниматели (не важно ИП или ООО), для которых ведение кассовых операций - это бюрократический груз. Поэтому они соблюдают только минимально необходимые условия для того, чтобы не нести материальную ответственность - не платить штрафы.

Законодатель Российской Федерации требует от предпринимателей и организаций при проведении кассовых операций выполнять три основных требования:

Все остальные документы кассовой отчетности не являются документами, за неведение или за неправильное ведение которых предусмотрена административная или какая-либо другая ответственность.

Соответственно, все, что нужно сделать, - это:

1. Купить кассовый аппарат. Если вы не обязаны использовать ККМ, то отдавать покупателям товарные чеки (подробнее ).

2. Установить лимит денежной наличности. Подробнее о лимите .

3. Ничего не делать(!). Но быть на чеку. Во время проверки кассовых операций налоговой инспекцией вы должны предоставить инспектору кассовую книгу за последние 2 месяца . Проверять кассовую отчетность более чем за два месяца налоговые инспекторы хоть и имеют право, но оштрафовать за административное нарушение не смогут.

Обычно после налоговой проверки предприниматель может отложить визит в инспекцию на несколько дней, сославшись на уважительный повод: заболел или уехал приходящий бухгалтер и др. За это время спокойно заполняется кассовая книга за последние 2 - 2,5 месяца, которая потом предъявляется налоговой инспекции.

Если вы будете делать этот минимум, то никаких штрафов не будет, но нарушения будут - нарушения не законов, а всяких подзаконных актов, циркуляров и т.д. А за эти нарушения штрафов не предусмотрено.

Оснащение рабочего места кассира

Положение Центрального банка "О порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации" описывает требования к оборудованию кассы, в том числе в эти требования входят охранные сигнализации, отдельные зарешеченные помещения и наличие несгораемого ящика – сейфа. Умелые инспекторы под нарушение кассовой дисциплины подводят и отсутствие такого рабочего места. Это аналогично тому, как под неприменение ККМ подводят отсутствие голограммы . На самом деле закон напрямую не предусматривает наказание за это. Такие штрафы легко оспариваются в Арбитражном суде.

Нарушение кассовой дисциплины

Контроль за ведением кассовой дисциплины осуществляют инспекторы "Отдела оперативного контроля" соответствующих межрайонных налоговых инспекций .

К основным нарушениям кассовой дисциплины, а точнее говоря, к нарушениям порядка ведения кассовых операций относятся:

Размеры штрафов

Юридические лица:

Если организация будет признана виновной в нарушении кассовой дисциплины, статьи 15.1 КоАП РФ или ст. 14.5 КоАП , то штраф от 30.000 рублей . Если привлекается должностное лицо, то от 10.000 , при этом должностное лицо привлекается одновременно с юридическим лицом. Обычно штрафуют руководителя либо в редких случаях лицо ответственное за ведение кассовых операций - старшего кассира, бухгалтера и т.д. Общая сумма штрафа в итоге - от 40.000 до 55.000 рублей .

Индивидуальные предприниматели:

ИП привлекаются как должностные лица, штраф от 10.000 руб. В кодексе об административных правонарушениях предприниматели приравнены к должностным лицам.

Предупреждение вместо штрафа:

Предупреждения вместо штрафа предусмотрены за нарушения ст.14.5 КоАП:

• неприменение или использование не в установленном порядке контрольно-кассовой техники

При наложении штрафов, связанных с применением ККТ – предупреждения возможны, если руководитель налоговой инспекции (именно он и только он принимает решение о наложении штрафа либо предупреждения) сочтет достаточно мотивированным , которое к нему будет обращено.

Предупреждение вместо штрафа может быть применено, если у вас за последний год не было других нарушений. То есть, если в течение года было подобное нарушение (любое нарушение), то вас точно оштрафуют. Если нарушений не было - смело пишите ходатайство.

Предупреждения не предусмотрены за нарушения :

• превышение допустимого лимита наличности
• неоприходование, недооприходование денежной выручки

Как это бывает на практике?
Что касается дополнительного штрафа для руководителя - 10000 руб.
Если нарушение очевидно и вина руководителя легко доказуема, нарушения допущены либо при грубом его попустительстве, либо по его прямому указанию, то руководителя оштрафуют. Это обычно происходит, если имеются письменные объяснения или показания руководителя или сотрудника. Поэтому не стоит говорить ничего лишнего или отвечать на какие-либо вопросы, а также нужно внимательно читать акт проверки перед тем, как ставить подпись.
В случае, если нарушение допущено одним из сотрудников (работников) вопреки должностной инструкции (или приказам руководителя), к ответственности привлекают сотрудника. Но надо помнить, что по умолчанию руководитель ответственен за все. Даже главного бухгалтера не привлекут к ответственности, если он допустил ошибку. Привлечен будет руководитель, потому что главный бухгалтер не "очевидное лицо".

Ходатайство

Для избежания штрафных санкций необходимо написать ходатайство на имя начальника межрайонной налоговой инспекции. Начальник МИФНС может наложить предупреждение, если за последний год у вас не было подобных нарушений.

Пример ходатайства:

Начальнику МИФНС №____

от ____________________

Ходатайство

По факту проверки ООО "НЕВИННОСТЬ" были выявлены нарушения моими работниками, выразилось это в том-то ___________________ (описать нарушение).

Прошу вынести предупреждение, так как нарушение было допущено первый раз, а также мною были приняты все зависящие от меня предупредительные меры:

• оснастил рабочее место моего работника зарегистрированной в налоговой инспекции контрольно-кассовой техникой
• кассовый аппарат находится на техническом обслуживании в ЦТО (копия договора с ЦТО в приложении)
• своевременно оплачен договор на техническое обслуживание (копия документов на оплату в приложении)
• кассовый аппарат опломбирован в установленном порядке
• кассовый аппарат был своевременно оклеен голограммой сервисного обслуживания (копия паспорта с отметкой ЦТО о наклеивании в приложении)
• кассовый аппарат был оклеен голограммой государственного реестра (отменена в 2013 г.)
• оснастил работника товарными чеками и печатью организации
• приказ об ответственности работника имеется, где он расписался, что обязуется каждому покупателю пробивать контрольно-кассовый чек, выдавать его на руки вместе с покупкой, сумму пробивать не менее оплаченной и т.д. (копия приказа в приложении)

Работник допустил нарушение самостоятельно, неумышленно, случайно. Ввиду его неопытности, плохого самочувствия, усталости в конце трудного рабочего дня, отвлекшись.
Прошу не применять к работнику и предприятию штрафных санкций.

Подпись, дата

Если вас штрафуют за голограмму, можно написать, что голограмма была наклеена, но случайно отклеилась от нагрева. В паспорте ККМ есть об этом отметка (если нет - поставят в ЦТО, так как это и их вина от части). Наклеить новую голограмму нужно срочно.

Все равно окончательное решение принимает руководитель межрайонной налоговой инспекции. Его решение можно обжаловать в арбитражном суде. При наличии вышеперечисленных обстоятельств суд легко примет вашу сторону.

Кассовая дисциплина для ИП и организаций разная?

Кассовая дисциплина одна для всех. Независимо от того, ИП у вас или ООО, независимо от вида выбранного налогообложения ЕНВД, УСН и т.д.

Но есть некоторые нюансы.

Не все должны использовать кассовый аппарат и отчетность, связанную с ним: журнал кассира-операциониста - КМ-4, справку кассира-операциониста КМ-6 и другие, связанные с кассовым аппаратом документы. Подробнее .
У организаций, в отличие от ИП, всегда есть , это тоже накладывает .

На практике у ООО выше требования к заполнению кассовой книги, потому что нужно знать план счетов , ту самую колонку в кассовой книге, где указан номер корреспондирующего счета, вы должны знать, как называются эти операции в цифровом выражении. Кассовую книгу в ООО нужно вести действительно тщательно, расписывая полностью весь приход, указывая источники и весь расход, указывая контрагентов.
Соответственно, и приходно-расходные кассовые ордера нужно вести тщательней.

Для ООО хороший бухгалтер – залог здоровья его кассовой дисциплины.

Приказ о кассовой дисциплине (приказ о бюджетной политике).

Приказ о бюджетной политике. Зачем он нужен? Режим работы некоторых предприятий, допустим АЗС, круглосуточный. В конце кассовой смены кассир снимает Z-отчет с кассового аппарата, инкассирует наличность, фиксирует денежные счетчики. Деньги после этого часто сдаются в банк. Если режим работы круглосуточный, то какую точку считать отчетом начала смены, как фиксировать суммы за конкретную календарную дату, если смена заканчивается, например, в 8 часов утра? Вот для таких моментов и служит приказ о бюджетной политике.

Смысл примерно такой: приказ может предохранить от претензий со стороны налоговой инспекции. Эти претензии неуместны - деньги никуда не пропали, но налоговая инспекция может посчитать нарушением то, что показания кассового аппарата не совпадают с записями в кассовой книге.

Также в этом приказе можно учесть другие моменты деятельности вашего предприятия:

• как осуществляются расчеты
• как работники уходят в отпуск
• какие дни считать рабочими

Проверка банком кассовой дисциплины

Банк, в котором находится Ваш расчетный счет, должен каждые два года проверять вашу кассовую отчетность.

Банк может проверить выборочно любые три месяца вашей работы с ним. Банк проверяет правильность финансового, математического счета, его не интересуют товарные накладные.

Банк проверяет в основном два пункта:

1. Не был ли превышен лимит наличности.
2. Кассовая книга и документы, подтверждающие записи в ней: платежные поручения, кассовые чеки, X и Z-отчеты, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

Банк после проверки составляет справку, которую часто требует налоговый орган при своей проверке. Если инспектор видит, что вы не исправили замечания банка, он может наложить на вас штраф. Если все исправлено, штрафа не будет.

Многие воспринимают банк как государство. Банк не является государством, это такой же хозяйствующий субъект, как и ваша фирма. Точнее говоря, он ваш партнер. Но у партнера есть право проверить правильность ведения кассовых операций. Это не прямой надзор - у банка нет полномочий по привлечению к ответственности. Банк может как бы рекомендовать, обучать, но указывать или, тем более, штрафовать права не имеет.

Выбирая банк, вы выбираете себе партнера. У кого дешевле открыть расчетный счет, где дешевле обслуживание, какой-то банк расположен ближе к офису или дому, кто не сольет о тебе информацию мошенникам. Это партнер, поэтому на него нужно смотреть так: если тебе не понравится этот партнер, ты его всегда сменишь. И у банка тоже прямая заинтересованность в Вас, как в клиенте. По большому счету, вы зарабатываете друг на друге деньги.

Акт проверки кассовый дисциплины

Сначала составляется первый акт на месте проверки. В нем фиксируется все, что касается обследования рабочего места: снятие отчета с контрольно-кассовой техники, наличие пломбы, выдан ли чек, все ли реквизиты на чеке и т.д.

После составления первого акта налоговый инспектор приглашает предпринимателя к себе с документами, которые ему интересны. Это могут быть:

• справка банка о проверке
• кассовая книга
• журнал кассира-операциониста
• справка-отчет кассира-операциониста
• Z-отчеты
• фискальные отчеты (которые снимает сотрудник ЦТО)

В налоговой инспекции составляется второй акт (протокол). После этого акта вам могут выписать штраф или предупреждение либо отпустить с миром.

Решение о наложении штрафа принимает только руководитель МИФНС. Но рядовой инспектор принимает более важные решение о возбуждении дела об административном правонарушении или о прекращении административного производства . Это решение принимает инспектор на стадии, пока идет производство. С момента проверки до оформления протокола, а после оформления протокола только руководитель инспекции может принимать решения по делу.
После передачи дела начальнику инспекции бороться либо сотрудничать нужно будет с юридической службой инспекции.

А если полтора года назад было нарушение, а на меня все равно наложили штраф , даже после моего ходатайства, это правомерно?
У нас, кроме закона, есть еще право на внутренние убеждения. Руководитель инспекции, если вынесет штраф даже через полтора года после прошлого нарушения, все равно будет прав. Но его действия можно оспорить в суде. Но потенциально налоговый орган ничего не нарушает. В суде нужно будет упирать именно на незначительность нарушения. То есть допустим, если кассир не пробил чек на маленькую сумму, например. жевательная резинка 20 рублей (а именно такие контрольные закупки обычно совершают налоговики), то нужно в суде делать упор на то, что данного рода нарушение незначительно и его последствия минимальны.

А суд может изменить решение руководителя налоговой инспекции?

Арбитражный суд может изменить наложение штрафа на предупреждение. Суду нужны убедительные доказательства. Самое немаловажное при обращении в Арбитражный суд - по таким делам нужно апеллировать к суду о том, что само нарушение настолько малозначительно, что неадекватно применение такой штрафной санкции. Допустим, купили жвачку за 25 рублей, кассир не пробил чек и ему выписан штраф в 30 тысяч рублей. Арбитраж может принять во внимание малозначительность нарушения: не диван покупали все-таки, если уж на то пошло.
Так же с отсутствием голограммы или марки-пломбы . Инспекция оштрафовала за отсутствие голограммы - принесите в суд доказательства того, что она была, но отклеилась.

Арбитраж не может отменить штраф, наложенный в течение года после аналогичного правонарушения.

А за журнал кассира-операциониста штрафуют?
Кассовый аппарат, журнал кассира-операциониста , карточка регистрации ККМ, паспорт кассового аппарата, формы КМ-1, КМ-2 и т.д., над всем этим лежат положения по применению контрольно-кассовой техники и методические рекомендации, за нарушения которых штрафы не предусмотрены.

Как изменился порядок проведения кассовых операций в 2017 году? Для чего внесли поправки в положение № 3210-У о порядке ведения кассовых операций? Правда ли, что с 19 августа 2017 года вводятся в действие новые правила кассовой дисциплины? Как вести кассовую книгу с указанной даты? Изменились ли правила оформления кассовых документов? Давайте разбираться.

Вводная информация

Нормативный правовой акт, которым регулируется ведение кассы – Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». В этот документ Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У внесены поправки. Изменения начнут действовать через 10 дней после опубликования (документ опубликован 8 августа). Следовательно, порядок ведения кассовых операций меняется с 19 августа 2017 года.

Зачем потребовались изменения

Но для чего потребовалось корректировать положение о порядке ведения кассовых операций? Главный ответ мы можем найти в пояснительной записке к проекту комментируемых поправок:

Что следует из пояснительной записки

Разработка проекта обусловлена внедрением с 1 июля 2017 года онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях. См. « ».

Проектом поправок уточняется порядок оформления приходного кассового ордера 0310001, а также предусматривается оформление расходного кассового ордера 0310002 на общую сумму принятых, выданных наличных денег при применении юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники.

Таким образом, приход и расход средств будут сверяться с передаваемыми в ИФНС онлайн данными.

Также уточняется порядок оформления кассовых документов в электронном виде и актуализируются отдельные положения Указания № 3210-У. Расскажем подробнее о наиболее значимых коррективах в кассовой дисциплине с 19 августа 2017 года.

Деньги под отчет можно выдавать без заявления

Подотчетные лица – это сотрудники, которым организация или индивидуальный предприниматель выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором требуется зафиксировать необходимую сумму и указать на какие цели она будет потрачена. Это следует из пункта 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У. Привычное многим заявление о выдаче денег из кассы может выглядеть, например, так:

Благодаря комментируемым изменениям, с 19 августа 2017 года 2017 года организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Его название или форму Центробанк не предусмотрел. Поэтому организация или индивидуальный предприниматель сможет оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Форма распорядительного документа – произвольная. Однако в нем обязательно должны содержаться записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Этого требует пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У (в новой редакции).

Приведем возможный пример приказа организации о выдаче денег под отчет, который может издать директор (или иное уполномоченное лицо) в июле 2017 года.

Заметим, что после 19 августа 2017 года можно будет работать в прежнем порядке и выдавать подотчетные по заявлениям сотрудников. Такой вариант Центробанк оставляет допустимым. Прежде, как мы уже сказали, заявление было обязательным и единственно возможным вариантом.

С 19 августа 2017 года, получив заявление от работника или распорядительный документ (например, приказ) о выдаче денег в подотчет, бухгалтер обязан будет сформировать расходный кассовый ордер (0310002). Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Вот пример расходно-кассового ордера, составленного в июле 2017 году, где в качестве основания для выдачи денежных средств зафиксирован изданный директором приказ, а не заявление.

Вы можете данный образец расходно-кассового ордера КО-2 в качестве примера. На основании сформированного РКО кассир обязан выдать сотруднику денежные средства.

Выдавать деньги под отчет можно при наличии задолженности

Многие знают, что нельзя выдавать из кассы подотчетные суммы работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. За нарушение этого ограничения могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Напомним, что на случаи, когда деньги перечисляют на карту, это правило не распространяется.

Однако с 19 августа 2017 года ситуация меняется. С этой даты организации и ИП смогут выдавать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Такая поправка внесена в пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У.

Срок возврата никто не отменял

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). Этот срок никто не отменял. Однако теперь, даже если работник не вернул в установленный срок подотчетные суммы, он праве получить новую подотчетную денежную сумму.

Напомним, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о взыскании – не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ).

Квитанцию к ПКО можно направлять на электронную почту

Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Он составляется в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:

• сам приходный кассовый ордер;
• отрывная часть – квитанция (выдается лицу, внесшему деньги).

Если сумма денег, указанная в “приходнике”, совпадает с внесенной суммой, кассир ставит подпись в ордере. Затем на квитанции к ордеру ставит печать или штамп (при наличии печати у организации) и выдает квитанцию вносителю.

Что же касается изменений, то квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру с 19 августа 2017 года можно направить на электронную почту вносителя. Распечатывать не обязательно. Лишь квитанцию от бумажного ПКО выдавайте, как и прежде, на руки. Прежде, заметим, что требовалось выдавать «бумажные» квитанции, даже если РКО формировался в электронном формате.

Кассовую книгу вправе вести не только кассир

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации. Только индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно НК РФ, вправе не формировать кассовую книгу (п.п. 1, 4.6 Указания № 3210-У).

Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Однако с 19 августа 2017 года Центробанк разрешает заполнять кассовую книгу любому сотруднику, а не только кассиру. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У).

Если кассовую книгу с 19 августа 2017 года будет вести не кассир, а другой работник, то в соответствующие обязанности должны быть в его должностной инструкции.

Кассовую книгу разрешено вести на бумажном носителе или в электронном виде (п. 4.7 Указаний № 3210-У).

О правилах проведения проверки кассовой дисциплины говорится в законодательстве России. Опишем основные особенности выполнения своих обязательств налоговыми органами при осуществлении контроля за проверяемыми предприятиями в 2019 году.

Если на предприятии используется ККМ, оно обязано выполнять соответствующие нормы и законы, которые регулируют данный вопрос.

За этим пристально следят уполномоченные органы, и в случае обнаружения нарушения определяют меру наказания. Проводятся специальные проверки, о которых далее и пойдет речь.

Основные моменты

Рассмотрим, что понимают под кассовой дисциплиной и на какие нормативные акты стоит ссылаться.

Необходимые определения

При ведении деятельности хозяйственного типа предприятия могут применять различные виды расчетов. Проводимые операции являются кассовыми.

Их регистрируют в учете в соответствии с описанными в законодательстве правилами. Правительством также установлены ограничения по работе с наличными средствами.

Кассовая дисциплина организована и сформулирована так, чтобы нарушения свидетельствовали об умысле, а не ошибке.

Назначение осуществляемого мероприятия

Проверка кассовой дисциплины осуществляется налоговой инспекцией и обслуживающими банковскими учреждениями. С кассой могут работать кассиры, бухгалтеры и руководство предприятия.

Не существует ограничения по количеству проверок – налоговая инстанция вправе проверять кассу фирмы хоть ежедневно ().

Такие проверки не считаются выездными, а значит, к ним не могут применяться правила, отраженные в Налоговом кодексе. Работники налогового органа считают средним показателем периодичности проведения проверок кассовой дисциплины год.

Уполномоченными структурами составляется план, в соответствии с которым компания будет проверяться. Если вы не попали в такой список, то проверка возможно только в случае предоставления жалоб.

Перечислим ситуации, когда проверка кассы может быть чаще, чем раз в году:

1. Если было зафиксировано нарушения ранее.
2. Если кто-либо подаст (в том числе и о не предоставлении чеков).
3. Если подана жалоба о получении неофициальной заработной платы или о занижении налоговой базы.
4. Если деятельность предприятия является убыточной.

Компания должна в обязательном порядке соблюсти ограничения остатков кассы. Руководство ежегодно подает расчеты лимитов в банковское учреждение. Бланки для этого выдаст банк.

Если у фирмы имеется несколько расчетных счетов, можно подать расчеты в один банк, а в остальные представить ксерокопии. Если необходимая документация не будет подана до нового года, то лимит будет равен 0.

Стоит также осуществлять контроль за расходованием наличности, о чем стоит договориться с работниками банковского учреждения.

Следует также придерживаться лимита по расчетам между юрлицами, контролировать ведение кассовой документации, применение ККТ.

Правовая база

С начала 2012 года вступило в силу Положение о порядке ведения кассовых операций, что было утверждено .

В феврале того же года начали действовать такие регламенты:

• относительно проверки ККТ;
• относительно проверки кассовой дисциплины.

Руководствоваться также можно:

1. и т. д.

Порядок проверки ККМ налоговыми органами

Финансовый директор и главбух должны строго контролировать выполнение операций, учитывая локальные изменения.

Кассиры не имеют права:

• работать без контрольных лент, клеить их в месте обрывов;
• разрешать посторонним лицам входить в помещение кассы, подходить к кассовым машинам (это может только директор, его замы, бухгалтер, старший кассир и техспециалисты, проверяющие органы);
• выходить из кассовой кабины без предупреждения начальства, не отключая кассовый аппарат, не закрывая на ключ кассу;
• вносить коррективы в программы по работе кассовых терминалов;
• держать в кассе свои средства, что не учтены через кассовый аппарат.

Контроль за деятельность кассира может быть таким:

Если контроль осуществляется налоговым органом, стоит помнить о следующих правилах.

Сроки проверки налоговой кассовой дисциплины отражены в Административном регламенте:

За какой период нужны данные?

В административном регламенте ничего не говорится о том, какой период может быть охвачен проверкой. В говорится, что постановление о нарушении административного характера может выноситься на протяжении 2 месяцев с момента его фиксации.

Можем предположить, что налоговая служба при проверке ограничится 2 месяцами. Но есть мнения, что проверка может охватить и более длительные периоды – до 3 лет, что предшествуют году, когда проверка проводится.

Что обычно проверяют?

Проверка налоговой кассы должна осуществляться в присутствии должностного лица проверяемой организации. При этом соблюдаются нормы законодательства.

Если проводится проверка правильности использования ККМ (расчеты с населением, правильность исчисления налоговых платежей):

На что налоговые работники обратят внимание, и как будут действовать:

Если будет обнаружено ККМ, что не прошла регистрацию в налоговой службе, стоит проверить, не эксплуатируется ли такой аппарат скрыто.

Для этого налоговые представители запрашивают паспорт на такую технику, документацию о ее покупке, данные суммирующего счетчика, контрольную ленту по таким устройствам.

При проверке ремонтных работ ККМ обращают внимание:

• есть ли ;
• ведутся ли записи в ;
• регистрируются ли выполненные работы в форме 30 Типового порядка по использованию ККТ.

Если компания имеет право использовать бланки строго отчетности, они будут проверяться налоговой инстанцией. Если такие документы не утверждены законодательством, то фирма не получает освобождения от применения ККТ.

Проверяя прейскурант на предоставляемые услуги, инспектор определит, обоснованным ли является документ (когда и кем утверждался, для каких отраслей, ведомств, предприятий).

Осмотрит, как оформлен (четкие ли данные, есть ли необходимые подписи, штампы), и является ли доступным для клиентов.

Проверяющие структуры имеют право:

• без препятствий подходить к ККМ и другим объектам проверки;
• истребовать документы, которые имеют отношение к использованию ККТ и учету денег;
• проверять наличные средства в кассе и наличие БСО;
• получать сведения о БСО, заполнении бланка, автоматической подготовке документации, что приравнивается к кассовому чеку;
• истребовать объяснение, справку, данные по вопросам, что возникают при проведении проверки;
• работать совместно с органом внутренних дел;
• получить пароль ККМ, что нужнее для снятия отчета показания фискальной памяти;
• привлечь к ответственности нарушителей.

Перечислим документы, которые могут быть затребованы налоговой инстанцией:

1. Журнал КМ-8.
2. , в котором стоит отметка ФНС.
3. Журнал КМ-4.
4. Кассовая книга КО-4.

Чего стоит бояться

Стоит учесть несколько нюансов. Если проверяющие органы найдут личные средства сотрудников, они посчитают их неоприходованными наличными деньгами.

Такие средства будут зачисляться в прибыли фирмы. Ответственные же лица должны будут дать разъяснения, почему в кассе есть излишки (п. 27, 37 Порядка).

Организацию также привлекут к ответственности – назначат штраф. Наказание в виде штрафных санкций предусмотрено и при других нарушениях.

Возникающие нюансы

Выясним, какие вопросы являются актуальными для фирм, применяющих ККТ.

Если обнаружена недостача

При проведении ревизии кассы комиссией пересчитываются наличные средства, проверяются иные ценности. Затем остатки сверяются со сведениями, что отражаются в кассовой книге.

Если выявлено недостаток, такой факт, как и сама сумма, обстоятельства ее появления будут отражены в акте, что будет составлен по окончанию проверки.

Видео: налоговые проверки

Кассир дает письменные объяснения, почему средства в кассе не совпали с учетными сведениями. Недостача будет взыскана с виновника.

Если имеет место серьезное нарушение законов, материалы проверки передаются следственному органу. Может также возбуждаться производство по административным правонарушениям.

Часто задаваемые вопросы по налоговой кассе

Как быть, если организацией было принято от покупателя деньги в выходные дни, ведь не всегда возможно передать выручку в банк?

Хранение средств в кассе допустимо (и нее считается нарушением законодательства) в таких случаях:

• в день выдачи заработка, стипендии и т. д.;
• в день перечисления средств социального плана;
• в выходные, праздничные дни.

Стоит инкассировать выручку не позже 1 рабочего дня. Как быть, если не удается инкассировать средства в первый рабочий день? Выдайте средства подотчет. При сдаче выручки подотчетное лицо будет возвращать подученные средства.

Какой срок давности для подачи по ревизии кассы? Такой срок составляет 2 месяца. Есть ли штраф за работу кассового аппарата не по месту, где он зарегистрирован? К примеру, ККТ используют не в офисе, а на складе, где отпускается товар.

Нарушения в этом нет. Даже если кассовая техника расположена в обособленных подразделениях, которые не находится на отдельных балансах, а регистрация ККМ осуществлена по месту учета фирмы в ФНС , штраф также не назначается.

Что такое длящиеся нарушения? В том случае, когда не соблюдены законодательные нормы кассовой дисциплины, компания может получить административный штраф ().

Он назначается в течение 2 месяцев. Если имеет место длящееся правонарушение – с того момента, как оно выявлено (). Перечислены длящиеся нарушения в пункте 1 ст. 4.5 КоАП.

При операциях с наличными средствами не идет речь о длящемся правонарушении. На что нельзя тратить наличность из кассы:

Система штрафов

Самые частые нарушения:

• нет первичной кассовой документации, или она оформлена с нарушениями правил;
• произведено перечисление средств подотчетному лицу на основе документации, что подтверждает затраты, но не оформлено авансовый отчет;
• не выполнен установленный лимит расчета наличностью между компаниями;
• выявлены ошибки в расчетах оборотов и остатков в учетном регистре, если ведение учета осуществляется вручную;
• не в полной мере оприходовано средства.

Размер штрафа:

Если организация не перечислила налоги из-за неоприходования выручки в кассу, ФНС начислит штраф в соответствии со или 15.1 КоАП.

Но стоит учесть, что за одно правонарушение лицо не может привлекаться одновременно к налоговому и административному виду ответственности.

Но вот налоговые органы поступают так – организацию штрафуют по ст. 122 НК, а руководителя и главбуха – по ст. 15.1 КоАП.

Могут ли нагрянуть без предупреждения?

Работники налоговой службы проводят проверку, предупредив руководство компании. Хотя не будет считаться нарушением, если ФНС нагрянет с проверкой без предупреждения.

Компания должна особое внимание уделять кассовой дисциплине. В противном случае есть риск нарваться на неприятности от работников налогового органа.

Ведь за нарушения законодательных норм придется понести ответственность административного характера. Следите за проведением операций, контролируйте работу кассира, своевременно выполняйте свои обязательства.

Кассовая дисциплина — это ряд правил, которые контролируют движение и учет наличных денег в бизнесе. Законодательство устанавливает эти правила для малого, среднего бизнеса и крупных коммерческих предприятий.

Различие между «кассой» и «ККМ»

Часто возникает путаница в понятиях «касса» и «ККМ». «Касса» — это условный кошелек предпринимателя или организации, «сейф», в который приходит на хранение наличность и из которого она уходит на нужды бизнеса и владельца бизнеса. А «ККМ» — контрольно-кассовая машина, необходимая при наличных расчетах с покупателями. Это средство для учета тех денег, которые вы получаете от клиентов за товары или услуги. В кассу деньги могут приходить из нескольких ККМ. Из контрольно-кассовой машины расходовать деньги нельзя. В конце дня наличность из всех ККМ вносится в кассу, делается соответствующая запись, и уже из кассы средства могут тратиться. Кассовую дисциплину нужно соблюдать независимо от наличия ККМ.

Оформление кассовых документов

Есть два варианта ведения кассовых документов — базовый и упрощенный (для ИП и малых организаций, его мы рассмотрим ниже). В базовом варианте ИП и ООО должны оформлять все кассовые операции с помощью следующих документов:

• приходный кассовый ордер — формируется при поступлении наличности в кассу;
• расходных кассовый ордер — формируется при выдаче наличности из кассы;
• кассовая книга (по форме КО-4) - в ней ведется учет всех поступлений и расходов наличности на основании всех приходных и расходных ордеров;
• расчетно-платежная форма (по форме №Т-49) и платежная ведомость (по форме №Т-53) - документы для расчета и выплаты заработной платы и других выплат персоналу;
• авансовый отчет — это документ, который оформляет сотрудник или директор организации (но не ИП), чтобы отчитаться за расходы наличности, выданные ему ранее авансом или потраченные из личных средств.

К кассовой дисциплине никак не относятся КУДиР, книга учета БСО, справка-отчет (по форме КМ-6) и журнал кассира-операциониста (по форме КМ-4).

Проще говоря, кассовая дисциплина подразумевает ведение кассовой книги и отражение наличных операций, составление кассовых документов (приходные ордера, расходные ордера, авансовые расчеты). Также - соблюдение лимита расчетов наличными при расчетах с контрагентами (не физлицами и не сотрудниками): лимит не должен превышать 100 000 рублей при единовременной выплате наличкой. Также важно хранить деньги в кассе в рамках установленного организацией лимита, а превосходящие его средства сдавать в банк.

Кассовые документы можно вести в электронном виде и на бумаге. Бумажные документы заполняются от руки или на компьютере, затем распечатываются и заверяются подписью. В электронном виде документы оформляются в специальной программе или бухгалтерском сервисе и подписываются электронными подписями.

Упрощенный порядок ведения кассы для малого бизнеса

Упрощенный порядок кассовых операций установлен с 1 июня 2014. Согласно ему ИП могут отказаться от оформления приходного и расходного ордера, а также не вести кассовую книгу. В обязанности ИП вменяется лишь оформление расчетно-платежных и платежных ведомостей при выплатах зарплаты физлицам или иных вознаграждений в наличной форме.

Кроме того, ИП и малые организации с численностью сотрудников до 100 человек и выручкой до 400 млн рублей в год могут не соблюдать лимит остатка денег в кассе. Но если ИП и малым организациям удобно вести кассовые документы, они вправе это делать.

Проверки и штрафы

Проверку ведения кассы осуществляет налоговая инспекция. За нарушение кассовой дисциплины (например, неоприходование выручки, превышение лимита наличных расчетов с контрагентами) предусмотрены административные штрафы (ст. 15.1 КоАП РФ):

• для ИП — от 4 000 до 5 000 рублей;
• для ООО — от 40 000 до 50 000 рублей.

Ведите кассу в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия: у нас есть касса и необходимые кассовые документы. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите учет, отправляйте отчетность и сверяйтесь с контролирующими органами с помощью Контур.Бухгалтерии.