Prije nekoliko godina govorili su o svijetlim sustavima upravljanja dokumentima kao svijetloj budućnosti. Danas se već aktivno koriste u privatnim i javnim poduzećima. No što je najvažnije, potražnja za EDMS-om stalno raste. elektroničko upravljanje dokumentima i kako to funkcionira, razmotrite primjer sustava koji djeluju u Ruskoj Federaciji.

Preduvjeti

Da biste bolje razumjeli kako funkcionira program EDMS, morate razmotriti osnovne pojmove i zadatke. Ključni čimbenici su čimbenici o kojima ovisi izbor određenog sustava.

Ako organizacija može funkcionirati u uvjetima neformalnog upravljanja, tada nema potrebe za protokom dokumenata. Pojavom poslovnih procesa, postoji potreba za upravljanjem mehanizmom koristeći pojednostavljenu dokumentaciju. Ako pravodobno ne trgujete vrijednosnim papirima, oni će se početi gomilati i gubiti se.

Kao alternativa papirnatom mediju, na poslužitelju se koristi posebna shema za pohranu datoteka. Ali to također dugo ne djeluje. S rastom volumena tvrtke povećava se potreba za spremanjem i sinkronizacijom informacija.

Postavlja se dilema: treba li za pohranu podataka koristiti stare papirne medije ili EDMS. Što je toliko važno da možete proći kroz elektronički sustav? Povećajte učinkovitost organizacije.

Ekonomski učinak

Učinkovitost rada može se povećati na dva načina: smanjiti troškove ili povećati rezultate. EDMS dokumenti omogućuju vam postizanje dva cilja odjednom. Odnosno, implementacija sustava omogućava organizaciji da troši manje, ali zarađuje više.

Smanjenje troškova vrši se smanjenjem troškova papira, gubitkom vremena, ubrzavanjem razmjene informacija, promjenom korporativne kulture.

Da biste procijenili učinkovitost koju pruža program EDMS, morate izračunati troškove radnog vremena za papirologiju. Konzultantske tvrtke procjenjuju da takve operacije zauzimaju 20% radnog vremena. U sustavu ruske birokracije to traje još više - 60% vremena. Uvođenjem EDMS-a smanjit će se ti troškovi najmanje 10 puta.

Uredski posao i protok dokumenata

Dva pojma su povezana. Papirologija je pojam za formalni skup pravila za rad s dokumentima. Neki se EDMS sustavi mogu prilagoditi pravilima uredskog rada, ali postoje i oni sustavi na temelju kojih je uredski rad već formiran.

Dokument je jedinica za pohranu podataka u EDMS-u. Tok dokumenata stvara se iz različitih izvora: drugih sustava, aplikacija, e-pošte, ali prije svega - iz skeniranog papirnog medija. Stoga su skeneri i ostala oprema sastavni dio EDMS-a. Sustav pohranjuje sve dokumente, održava njihovu povijest, osigurava kretanje kroz organizaciju i s njima obavlja poslovne procese.

U takvoj osnovi postoji odluka, upute i naredba EDMS-a. Preko njih se upravlja organizacijom. Bilo koji dokument isporučuje se sa "pomoći". Skup polja u obrascu ovisi o vrsti dokumenta. B se pohranjuje kao baza podataka svakog polja takve kartice.

Funkcije i zadaci EDMS-a

Program upravljanja dokumentima dizajniran je za rješavanje sljedećih zadataka:

• sistematizacija rada s dokumentima.
• izrada dokumenata po predlošcima, njihovo pohranjivanje u registraciji;
• automatizacija računovodstva;
• klasifikacija dokumenata.

Razmotrimo detaljnije funkcije EDMS-a. Program tijeka rada koristi se za:

• stvaranje karata.
• formiranje teksta dokumenta;
• spremanje podataka u pdf ili ms formatu;
• upravljanje pravima pristupa korisnicima;
• kreiranje ruta;
• kontrola protoka dokumenata;
• slanje obavijesti, podsjetnika;
• vođenje časopisa, referenci, klasifikatora;
• formiranje naloga;
• pretraživanje i potpisivanje dokumenata;
• generiranje izvještaja.

Funkcije na razini cijelog sustava uključuju:

• daljinski rad s dokumentima;
• korištenje DBMS-a za spremanje podataka;
• istodobni rad s EDMS-om;
• sigurnost putem certifikata, barkodova i personalizacije.

Prednosti i nedostatci

Prelazak na EDMS ima više prednosti nego nedostataka. Međutim, pogrešno organiziran projekt može uništiti sve prednosti automatizacije. Ciljevi primjene ERMS-a trebali bi biti dostižni. Prednosti uključuju:

• centralizirano strukturirano pohranjivanje podataka;
• isti pristup formiranju i obradi dokumenata;
• pomoću predložaka;
• traži;
• revizija pristupa.

Nedostaci uključuju visoke prethodne troškove i pažljiv trening korisnika.

Procesi obrade dokumenata

U sustavu EDMS elektroničko upravljanje dokumentima prolazi kroz niz faza tijekom kojih se dokumentu dodjeljuju određena svojstva. Obrada se vrši i ručno i automatski. U drugom slučaju su postavljeni sljedeći:

• uvjeti za prijelaze između stupnjeva;
• dijeljenje rute;
• ciklusi obrade;
• pokretanje podprocesa, tajmera, postupaka obrade;
• postavljaju se uloge korisnika.

Vrste tretmana:

• Izrada dokumenata.
• Uređivanje.
• Preimenovanje.
• Premještanje.
• Očuvanje.
• Indeksiranje.
• Uklanjanje.

EDS troškovi

Tok dokumenta ne može u potpunosti funkcionirati bez licence, poslužitelja, cjelovite konfiguracije i obuke svih korisnika. Svaki od ovih elemenata je skup. Pored toga, ne treba zaboraviti na integraciju EDMS-a s drugim sustavima, ažuriranje baza podataka i softvera, savjetovanje sa servisom tehničke podrške i ostale troškove podrške.

Implementacija EDMS-a

Provedba projekta može trajati nekoliko mjeseci. Proces ovisi kako o broju dokumentacijskih procesa, tako i o financijskim, organizacijskim i resursnim mogućnostima. Provedba se provodi prema sljedećem algoritmu:

• stvaranje radne skupine, određivanje vođe;
• definiranje ciljeva i zadataka;
• provjera postojećih dokumentacijskih procesa;
• razvoj tehničkih specifikacija;
• izbor EDMS-a;
• zaključivanje sporazuma za provedbu EDMS-a;
• izrada i odobravanje radnih pravila;
• provjera početnog sadržaja direktorija;
• preliminarno testiranje EDMS-a;
• osposobljavanje osoblja za rad;
• testna primjena EDMS-a;
• analiza rezultata ispitivanja;
• ispravak pogreške;
• puna primjena EDMS-a.

Pogreške ubrizgavanja

Posebnu pozornost treba posvetiti onim postupcima u kojima je potreban papirnati dokument. Glavna pogreška je umnožavanje papirnatog dokumenta s elektroničkim. To otežava posao i stvara negativan stav prema automatizaciji. Nitko ne plaća dodatnih troškova za dvostruki rad. Potrebno je izgraditi procese automatizacije bez umnožavanja. Druga je pogreška nedostatak obuke osoblja. Najčešće se novi procesi doživljavaju neprijateljski. Stoga je potrebno objasniti zaposlenicima zašto se EDMS uopće uvodi kako bi svjesno pristupili procesu učenja.

Tehnologije skladištenja dokumenata

U EDMS-u elektroničko upravljanje dokumentima sastoji se od atributa na osnovu kojih se vrši pretraživanje, klasifikacija, grupiranje i konstrukcija izvještaja. Ponekad se dokument stvori iz predloška, \u200b\u200bponekad - prijenosom podataka iz baze podataka. Atributi su pohranjeni u tablicama. Sama datoteka je smještena u mapu za pohranu, a podaci iz nje nalaze se u DBMS direktoriju. Samo korisnici EDMS sustava imaju pristup podacima.

Što je streaming skeniranje?

Strujna obrada dokumenata s naknadnim smještanjem njihovih uzoraka u arhivu provodi se pomoću skenera. U procesu skeniranja moguće je automatski stvoriti crtični kod na dokumentu i registrirati ga u bazi podataka, a slijedi smjer duž određene rute.

Optičko prepoznavanje teksta

Ovaj sustav elektroničkog upravljanja dokumentima EDMS pretvara elektroničku sliku dokumenta u foto ili jpeg formatu u tekstualni format. U ovom se slučaju koristi poseban softver u obliku samostalne aplikacije ili integriranog ESCOM.BPM-a u EDMS-u. Što je ESCOM.BPM? Ovo je program za prepoznavanje dokumenata tipkanih u različitim fontovima. Treba napomenuti da samostalne aplikacije imaju više značajki i čak prepoznaju rukopisni tekst.

Bar kodiranje

Ova tehnologija pruža skup postupaka za stvaranje i primjenu grafičkog barkoda na dokument. Jedinstveni barkod generira se putem sistemskog poslužitelja. Također omogućuje identifikaciju dokumenta, njegovo brzo pretraživanje u bazi i distribuciju na mjestima skladišta. Prilikom registracije dokumenta, na etiketi se ispisuje barkod koji odgovara identifikatoru elektroničke kartice. Zalijepljen je na papirnu verziju dokumenta.

EDS

Omogućuje vam provjeru ispravnosti dokumenta i nepromjenjivosti podataka. Potpisivanje se vrši pomoću davatelja kriptografije i softverskog ključa - potvrde. Potonja je datoteka u posebnom formatu koja se regenerira u centru licenci. Da bi se osigurala sigurnost informacija, potvrda treba biti spremljena na pametnu karticu ili I-tokene ključeve. Oni su zaštićeni PIN-om. Ako ste nekoliko puta pogrešno unijeli PIN, potvrda će se automatski blokirati.

Pretraživanje cijelog teksta i atributa

Pretraživanje atributa vrši se kroz poseban obrazac za nekoliko vrijednosti iz polja karata. Na primjer, kriterij "Protivnik" traži podatke u polju "Primatelj" ili "Pošiljatelj". U tom slučaju sustav uspoređuje unesene kriterije s podacima na karticama i unosi u rezultat one kartice za koje su pronađene utakmice. Pretraživanje se vrši uzimajući u obzir točno ili djelomično podudaranje.

Pretraživanje cjelovitog teksta vrši se prema podacima u samom dokumentu, uključujući tekstne oblike putem ugrađenih DBMS alata, kao što su MS SQL SERVER, ORACLE. Za cjelovito pretraživanje datoteke se moraju unijeti u bazu podataka u obliku dokumenta (dok.), Tablice (xls), prezentacija, poruka.

Osnovni pojmovi elektroničkog upravljanja dokumentima

Osnovna načela elektroničkog upravljanja dokumentima

• Jedinstvena registracija dokumenta, koja omogućuje jedinstvenu identifikaciju dokumenta u bilo kojoj instalaciji ovog sustava.
• Mogućnost paralelnog izvršavanja operacija, što omogućuje smanjenje vremena kretanja dokumenata i povećanje učinkovitosti njihovog izvršavanja
• Kontinuitet kretanja dokumenta koji omogućava identificiranje osobe odgovorne za izvršavanje dokumenta (zadatka) u svakom trenutku života dokumenta (procesa).
• Jedinstvena (ili koordinirana distribuirana) baza dokumentarnih informacija, koja eliminira mogućnost umnožavanja dokumenata.
• Učinkovito organiziran sustav pretraživanja dokumenata koji vam omogućuje pronaći dokument s minimalnim informacijama o njemu.
• Razvijen sustav izvješćivanja za različite statuse i atribute dokumenata koji vam omogućuje kontrolu kretanja dokumenata kroz procese protoka dokumenata i donošenje upravljačkih odluka na temelju podataka iz izvješća.

Ruski elektronički sustavi za upravljanje dokumentima

Vlasnički EDMS

EDMS se plaća iz proračuna

• EDMS za organizacije koje sudjeluju u proračunskom procesu osigurava Federalna blagajna

Plaćeni EDMS

vidi također

• ECM (business) - Enterprise sustav upravljanja informacijskim resursima

linkovi

• Samo o elektroničkom tijeku rada, poslovnim procesima i interakciji. Blogovi. Rasprave.
• Odabir sustava automatizacije poduzeća u skladu s kriterijima

Zaklada Wikimedia. 2010.

Pogledajte što je "EDMS" u drugim rječnicima:

SED - SEDO sustav elektroničkog upravljanja dokumentima tech. SED je konsolidirani ekonomski odjel za fin. SED sustav "elektronske demokracije" http: // e democratia.ru/ ...

SED UD - sustav elektroničkog upravljanja dokumentima i tehnologija upravljanja interakcijama. Izvor: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Primjer korištenja EDMS UD Directuma ... Rječnik kratica i akronima

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima je automatizirani višekorisnički sustav koji prati proces upravljanja radom organizacije radi osiguranja obavljanja njezinih funkcija. Rječnik poslovnih pojmova. Academic.ru. 2001 ... Poslovni pojmovnik

SED GO UR - Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima državnih tijela države Udmurt, Udmurtia Izvor: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 ... Rječnik kratica i akronima

SED PD - sustav elektroničkog upravljanja dokumentima primarne računovodstvene dokumentacije fin. Izvor: http://mskit.ru/news/n57353/ ... Rječnik kratica i akronima

SEDO Tip kancelarke Sustav automatizacije protoka dokumenata, SEDO Developer IBA, Minsk Web stranica www.kancler.by www.iba.by Ovaj izraz ima drugačija značenja, vidi kancelar. Kancelar ... Wikipedija

Sedo - SED SEDO elektronički sustav upravljanja dokumentima ... Rječnik kratica i akronima

- - elektronički sustav upravljanja dokumentima koji su razvili stručnjaci ukrajinske tvrtke "Bankomsvyaz", a koji je zamišljen za izgradnju cjelovitog sustava za upravljanje poslovnim procesima za obradu dokumenata i nadgledanje njihove provedbe. AO ... ... Wikipedija

Vrsta EDMS, korporativni informacijski sustav Developer Industrial Information Systems OJSC Napisano na ... Wikipedia

LanDocs je softverska platforma za izgradnju sustava korporativnog upravljanja sadržajem i elektroničkog upravljanja dokumentima (ECM / EDMS). Vlastiti razvoj tvrtke LANIT. LanDocs Type ECM, Sustav za automatizaciju dokumenata, EDMS Developer ... ... Wikipedia

knjige

• Suvremene tehnologije uredskog rada i tijeka rada № 9 (45) 2014, odsutni. "Suvremene tehnologije uredskog rada i upravljanja dokumentima" - časopis za voditelje odjela uredskog upravljanja. Naučit ćete kako učinkovito implementirati i optimizirati elektronički ...

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS) je sustav (računalni program, softver itd.) koji vam omogućuje da organizirate i automatizirate rad s elektroničkim dokumentima (tj. protok elektroničkih dokumenata) tijekom njihovog čitavog životnog ciklusa. Glavna funkcionalnost EDMS-a trebala bi uključivati \u200b\u200bmogućnost stvaranja, izmjene, pohrane i usmjeravanja dokumenata, kao i brojne uslužne mogućnosti, kao što su pretraživanje, klasifikacija itd.

SEDOsim toga, dizajniran je za organiziranje i automatizaciju procesa interakcije među zaposlenicima (prijenos dokumenata, izdavanje zadataka, slanje obavijesti itd.). Zaposlenici mogu brzo dobiti sve potrebne informacije o klijentima tvrtke. U ovom slučaju dokumenti mogu biti i strukturirani objekti informacijskog sustava koji imaju određeni skup standardnih detalja i nestrukturirani (Word, Excel, .pdf, .jpg datoteke itd.). SED može uključivati \u200b\u200belektroničku arhivu dokumenata koja omogućuje kolektivnu obradu informacija i sustav automatizacije poslovnih procesa (tijek rada). EDMS je također jedna od mogućnosti za korištenje BPM sustava.

Tradicionalno se pojam automatizacije radnog tijeka povezuje s radom s korespondencijom, administrativnim i organizacijskim dokumentima itd. Međutim SED također vam omogućuju da svaki dokument povežete s radnjama koje bi trebale biti izvedene s njim. Zahvaljujući takvom sustavu, postaje moguće pratiti izvršavanje određenih poslova zaposlenika. Dakle, EDMS pruža ne samo učinkovito upravljanje protokom dokumenata i informacijsku sigurnost u tvrtki, već i povećanu kontrolu nad izvršavanjem rada na dokumentima i produktivnosti zaposlenika.

Sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS) trenutno se koriste u IT infrastrukturi gotovo bilo koje tvrtke - i privatne i javne. U većini je poduzeća EDMS već implementiran ili se njegova implementacija planira u skoroj budućnosti. Elektronički sustavi za upravljanje dokumentima rješavaju sve širi raspon zadataka, integriraju se s računovodstvenim sustavima i omogućuju vam upravljanje pokazateljima uspješnosti poduzeća (za izgradnju KPI ili BSC sustava).
Kroz SED poduzeće postaje transparentno i upravljivo: sve najjednostavnije poslovne operacije (na primjer, otprema robe iz skladišta ili prijenos materijala u proizvodnju) prate njihovo odražavanje u računovodstvenom sustavu u obliku elektroničkih dokumenata. Poslovne transakcije mogu biti popraćene računovodstvom i evidentiranjem pokazatelja poslovnih procesa. Akumulirane informacije o pokazateljima integrirane su u EDMS u pokazatelje najviše razine i na taj način dobivamo uravnoteženu tablicu rezultata koja se odražava na ploči upravitelja.

Elektronički sustavi za upravljanje dokumentima imaju niz prednosti, koje uključuju mogućnost jedinstvene registracije elektroničkog dokumenta, paralelno izvršavanje potrebnih operacija s praćenjem osobe odgovorne za njihovo izvršavanje, kao i prisutnost učinkovito organiziranog sustava pretraživanja dokumenata i razvijenog sustava izvještavanja.

Osim, SEDu pravilu sadrže alate za grupni rad na dokumentima i projektima, raspoređivanje i učitavanje zaposlenika za rad s dokumentima, vođenje povijesti rada s dokumentima i siguran rad s udaljenim uredima i odjelima poduzeća. Na najraširenijoj platformi u Rusiji primjer "1C: Enterprise 8" SED je . Pojavom platforme 1C: Enterprise 8 distribucija 1C programa programa preusmjerila se iz malog na srednji i korporativni segment poduzeća. Tok elektroničke dokumentacije atribut je cjelovitog informacijskog sustava za takva poduzeća, dok su sustavi tijeka rada i naprednija inačica BPMS-a standardni modul korporacijskog informacijskog sustava poduzeća u kojem broj uredskih zaposlenika doseže više od 50 ljudi.

Ne bi trebao biti specifičan za industriju. Glavna i najčešća verzija elektroničkog upravljanja dokumentima su kućni proizvodi, a EDMS na platformi 1C nije iznimka.

U kontekstu modernog razvoja poslovanja, EDMS mora riješiti probleme u vezi s optimizacijom troškova uz mogućnost uštede unutarnjih resursa poduzeća. Istovremeno, najoptimalnija opcija je takva situacija za poduzeće kada su implementirane informacije sustav elektroničkog upravljanja dokumentima omogućuje vam brzo (za 2-3 mjeseca) nadoknadu troškova implementacije. Preduvjet za takvu primjenu je prisutnost zaposlenika u poduzeću koji posjeduje znanje iz područja upravljanja procesima, vještina izrade dijagrama notacija za opisivanje poslovnih procesa i prilično dobro predstavlja poslovne procese koji se odvijaju u poduzeću koje implementira EDMS. Formalizirani dijagrami poslovnih procesa mogu vam biti od velike pomoći.

izvršenje SED uvijek mora riješiti pitanje optimizacije poslovnih procesa i uštede troškova rada kako za menadžment, tako i za obične zaposlenike poduzeća. Istovremeno, maksimalan učinak od implementacije postiže se kada elektronički protok dokumenata funkcionira u jednom informacijskom prostoru s upravljačkim i računovodstvenim sustavom. Takav kombinirani sustav omogućuje rješavanje puno većeg broja zadataka.

Postoji nekoliko standardnih namjena SED na platformi 1C, na primjer, automatizacija ugovora o radu. Ali rješenje takvih zadataka kao što su tijek rada, rad s poslovnim putovanjima i unaprijed izvješćima, zahtjevi za novčanim sredstvima, procesi podrške za prodaju, kupnja, proizvodnja i rad u skladištu mogu se riješiti samo u jednom informacijskom sustavu s računovodstvenim sustavom. Na primjer, na platformi 1C 8 elektronički sustav upravljanja dokumentima "PiterSoft: Upravljanje procesima" ili

Na primjer, na platformi 1C 8 sustav elektroničkog upravljanja dokumentima može raditi u jedinstvenoj bazi podataka s proizvodom "1C: Plaća i upravljanje osobljem" ili "1C: Upravljanje proizvodnim poduzećem", što omogućava sveobuhvatno rješavanje funkcionalnih zadataka (na primjer, zapošljavanje osoblja), te računovodstva (plaće) i uprave (donošenje motivacijske odluke o povećanju plaće ili novčane kazne) i zadacima interakcije i prijenosa informacija (prolazak dokumenta duž rute, povezano s pravodobnom obaviješću svih zainteresiranih sudionika u procesu u skladu s ranije odobrenim postupkom).

29.05.18 71 255 13

Dokumenti se mogu potpisati na papiru ili elektroničkim putem. Na papiru dugo, elektronički - nije jasno kako.

Pavel Ovchinnikov

12 godina rada s elektroničkim dokumentima

Ali sada već dvanaest godina radim na elektroničkim dokumentima i reći ću vam: ovo je nevjerojatno uzbuđenje. Dopustite da vam kažem kako to sve funkcionira, sa primjerima.

Kraće

Da biste započeli održavati elektroničko upravljanje dokumentima, trebate:

1. Uvjeriti svoje ugovorne strane da započnu razmjenu elektroničkih dokumenata.
2. Kupite potvrdu o elektroničkom potpisu.
3. Odlučite o načinu slanja dokumenata: putem posebne službe ili bez nje.

Kome trebaju elektronički dokumenti

Unatoč praktičnosti i modernosti, malo ljudi vodi elektroničko upravljanje dokumentima. Ako poduzetnik s pojednostavljenim oporezivanjem sklopi nekoliko ugovora godišnje, možda neće biti toliko zastrašujuće da nekoliko puta pošalje tiskane dokumente. Ali postoje slučajevi kada je upravljanje elektroničkim dokumentima izuzetno korisno.

Velike tvrtke elektronički dokumenti pomažu u smanjenju troškova ako količina vanjske korespondencije premašuje nekoliko stotina dokumenata mjesečno. Za njih isporuka vrijednosnih papira izravno utječe na brzinu transakcija. Troškovi cirkulacije dokumenata mogu iznositi stotine tisuća rubalja godišnje, a rizici povezani s gubicima, pogreškama i novčanim kaznama iz poreznog ureda dodatno povećavaju troškove.

Čak i ako sada potpišete jedan akt svakih šest mjeseci, to ne znači da vaše poslovanje neće rasti. Možda imate velike partnere koji rade s elektroničkim dokumentima, a oni će tražiti isto od vas.

na primjer

Internetska trgovina redovito akumulira potraživanja u iznosu od desetine milijuna zbog činjenice da su još jednom pogriješili u fakturi: roba je u vagonu, ne mogu je odvesti u skladište. Dani prolaze dok čekaju da kurir s ispravljenim dokumentom stigne od dobavljača. Uveli smo elektroničke dokumente, a sada sve ispravke u dokumentima traju manje od sat vremena.

A u velikoj tvrtki za opskrbu električnom energijom, tijekom terenskih revizija poreza, inspektori su godišnje otkrivali kršenja i pogreške u dokumentima. Ček za novčane kazne dosegao je 120.000 rubalja godišnje. Došlo je do toga da je financijski odjel unaprijed ubacio taj novac u proračun kao režijske troškove. Uveli smo elektroničko upravljanje dokumentima, a sada ispravnost dokumenata kontroliraju programi, a ne ljudi. Nema više grešaka.

Što je elektronički dokument

Elektronički dokument je redovna dokumenata ili pdf datoteka koja se mogu kreirati i čitati u bilo kojem uređivaču. Važno je da je potpisan posebnim elektroničkim potpisom i poslan na poseban način.

Tako da partner, odvjetnik ili sudac ne sumnja da ste vi potpisali elektronički dokument i nitko ga nije mijenjao, stručnjaci za digitalnu sigurnost došli su s elektroničkim potpisom. To je poput otiska prsta koji je postavljen na jedinstveni skup bitova i bajtova u vašem dokumentu. Grubo govoreći, kada nešto potpišete elektronskim potpisom, kažete: "Potvrđujem autentičnost ovog skupa bitova."

Elektroničkom potpisu priložen je svaki dokument, nakon čega se smatra potpisanim. Dokument se može čitati bez potpisa. Samo jamči da je to isti nepromijenjeni dokument u obliku u kojem vam je poslan. Ako nešto promijenite u dokumentu i spremite, promijenit će se njegov skup bitova - potpis će biti nevažeći.

na primjer

Dvije tvrtke odlučile su potpisati elektronski ugovor. Sastavili smo ugovor, dogovorili uvjete. Sada jedna tvrtka potpisuje ugovor sa svojim potpisom i šalje ga drugoj. Otvara ugovor i odlučuje popraviti nešto na škrto, na primjer, visinu novčane kazne. Korigira. Sprema. Podnosi prvo. Izgleda - oops! - izvorni potpis na ovom sporazumu slomljen. Tako su nešto popravili, negativci. Potom, vjerojatno idu u tuku po licu.

Gdje dobiti elektronički potpis

Elektronički potpis kupuje se u posebnom certifikacijskom centru. Trebate samo pronaći prikladan centar u svom gradu. Glavna stvar je da je ona uključena u popis akreditiranih centara Ministarstva komunikacija Ruske Federacije.

Sve se isto može učiniti točno u uredu certifikacijskog centra: samo dođite sa svim dokumentima i ispunite prijavu. Ali u ovom slučaju morat ćete pričekati da se dogodi bezgotovinsko plaćanje - to može potrajati nekoliko sati. Nemoguće je platiti certifikat za tvrtku u gotovini, jednako kao što je nemoguće primiti ga na daljinu.

Kako funkcionira elektronički potpis

Pravna snaga elektroničkog potpisa opisana je u saveznom zakonu "O elektroničkom potpisu".

Zakonom su definirane vrste potpisa: jednostavni, nekvalificirani i kvalificirani. Možete ih potpisati bilo koji, ali s rezervama: kvalificirani - za porez, licitiranje i u nekim slučajevima za sud; jednostavno i nekvalificirano - za sve ostalo.

Jednostavan ili nekvalificirani potpis

Pristupačna i jeftina opcija, ali s ograničenom uporabom. Nekvalificirani potpis sadrži kriptografske algoritme, ali ih ne potvrđuje niti jedno certifikacijsko tijelo. Jednostavno je samo kombinacija korisničkog imena i lozinke, računa na web stranici javnih usluga ili e-adrese druge ugovorne strane.

Takvi su potpisi prikladni ako ne sudjelujete u elektroničkim aukcijama, ne razmjenjujete primarne elektroničke podatke i ne šaljete porezna izvješća. Jednostavni potpis može se koristiti za ugovore, fakture i akte, ali morat ćete s ugovornom stranom potpisati zaseban ugovor i zabilježiti pristanak stranaka da povjeruju takav potpis.

Ako imate desetak izvođača i različitih dokumenata, shema neće raditi. Takav dokument morat ćete potpisati sa svima, a s vremenom će se taj proces usporiti, a ne ubrzati posao. Tada je bolje razmisliti o još jednoj potvrdi o elektroničkom potpisu.

Da biste koristili jednostavan elektronički potpis, morate ispisati i potpisati papirnu verziju ugovora ili u ugovor s ugovornom stranom uključiti posebnu klauzulu - to je pravni uvjet.

Kvalificirani potpis

Takav je potpis prikladan za fakture i porez. Prema zakonu, elektronički računi mogu se potpisati samo s tim potpisom. Postoji kvalificirani certifikat od 1000 RUR, možete ga kupiti samo u certifikacijskom centru koji je dio povjerljive zone FTS-a.

Svake godine potvrda o kvalificiranom potpisu mora biti obnavljana, što dodatno zabrinjava: morate pratiti razdoblje valjanosti i naručiti ponovno izdavanje na vrijeme.

Da biste radili s kvalificiranim potpisom, morate instalirati poseban program - sredstvo kriptografske zaštite informacija. Program stavlja elektronički potpis na dokument i provjerava potpise drugih sudionika u razmjeni.

Možete odabrati plaćeni program („CryptoPro CSP“) ili besplatan („Vipnet CSP“). U funkcionalnom smislu gotovo su isti, ali s besplatnim može postojati problem kompatibilnosti. Oba rade na Windowsima i Macu. Plaćeni iznos košta oko 1000 RUR, a godišnje plaćanje za potvrdu elektronskog potpisa je oko 1000 RUR.

Neki koriste elektronički potpis utemeljen u oblaku, za koji nije potrebna instalacija kriptografskog programa zaštite. Potpis u oblaku pohranjuje se na usluzi razmjene i svaki put kada potpišete dokument, na vaš telefon dobivate SMS kojim potvrđujete radnju. Takav je certifikat jeftiniji i praktičniji za upotrebu, ali manje siguran od kripto sigurnosnog programa.

Zašto vam treba operater protoka dokumenata

Potpisani elektronički dokument može se poslati redovnom e-poštom, ali to nije sigurno. Ako je pošta hakirana, dokumenti će biti u posjedu napadača. Stoga, na primjer, porezni ured prihvaća deklaracije samo putem posebnih službi. Kroz iste usluge morate razmjenjivati \u200b\u200belektroničke račune, inače kršite nalog Ministarstva financija Rusije. Takve se usluge nazivaju operateri protoka dokumenata.

Za jednostavnog korisnika, ovo je učitana poruka e-pošte. Radi putem preglednika, postoje mape s dolaznim i odlaznim, direktorij adresa, ugrađeno pretraživanje, uređivač dokumenata. Iznutra - visoko opterećena usluga sa sigurnim komunikacijskim kanalima i enkripcijom, koji osiguravaju sigurnost prijenosa dokumenta.

Nije potrebno čak ni sklapati ugovor s operatorom za upravljanje elektroničkim dokumentima. Jednostavno se registrirajte, preuzmite potvrdu o elektroničkom potpisu i platite tarifu računa. Ostatak brige preuzima operater: obavještava Federalnu službu za porez kako ste se pridružili razmjeni, nadzire formate i jamči poštivanje zakona Ruske Federacije.

U Rusiji postoji nekoliko desetaka takvih usluga. Što se tiče cijene, funkcionalnosti, pouzdanosti i brzine, one su približno iste. Uobičajeno je odabrati operatore prema kvaliteti usluge: koliko brzo tehnička podrška funkcionira, je li operater spreman pomoći povezivanju izvođača, koje mogućnosti nudi i ima li analitičke savjetnike koji će vam pomoći da uslugu implementirate u posao.

Vaša će se strana također morati povezati s operatorom. On može odabrati vašu ili bilo koju drugu - tada će razmjena proći kroz roaming, kao u staničnoj vezi.

Koliko koštaju elektronički dokumenti

Radeći preko operatera, plaćate samo dokument koji su obje strane potpisale. U prosjeku, trošak slanja dokumenta iznosi oko 6-8 R, a svi dolazni dokumenti su besplatni.

Početnici obično kupuju minimalni paket od 300 dokumenata, koji se vrlo brzo završava. Tada morate kupiti sljedeći paket. Isplativije je kupiti neograničen godišnji paket ili dogovoriti pojedinačne uvjete.

Prebacivanje na elektroničke dokumente korisno je ako pošaljete 100 ili više dokumenata mjesečno ili najmanje 1000 dokumenata godišnje. Tada ćete smanjiti troškove papira i otpreme za gotovo 5 puta.

Koliko košta tijek rada

1000 papirnatih dokumenata

Elektroničko upravljanje dokumentima

Uredski posao - skup mjera za organiziranje tijeka rada poduzeća ili organizacije. Papirologija je termin koji se koristi u uredskoj praksi i odnosi se na formalni skup pravila za rad s dokumentima.

Elektronički dokument (ED) - dokument kreiran uz pomoć alata za obradu računalnih informacija, koji se može elektroničkim potpisom (ES) potpisati i spremiti na strojnom mediju kao datoteka odgovarajućeg formata.

Tok dokumenta - sustav za stvaranje, tumačenje, prijenos, primanje i arhiviranje dokumenata, kao i kontrolu nad njihovom primjenom i zaštitu od neovlaštenog pristupa.

Elektroničko upravljanje dokumentima (EDM) - skup automatiziranih postupaka za rad s dokumentima dostavljenim u elektroničkom obliku, s primjenom koncepta "uredskog rada bez papira".

• tijek dokumentacije proizvodnje;
• tijek dokumenata upravljanja;
• arhiviranje (skup postupaka za arhivski tijek rada);
• radni tijek ljudskih resursa (HR evidencija postupaka);
• tijek računovodstvenih dokumenata;
• protok skladišnog dokumenta;
• tajni i povjerljivi uredski poslovi;
• tehnički i tehnološki tijek dokumenata.

Ostalo. Očito može postojati onoliko sustava rada kao i vrsta aktivnosti, što rezultira da se informacijski sustavi koji automatiziraju privatne vrste tijeka rada razvijaju u smjeru mase.

• Osiguravanje učinkovitog upravljanja automatskom kontrolom provedbe, transparentnošću cijele organizacije na svim razinama.
• Održavanje sustava kontrole kvalitete koji je u skladu s međunarodnim standardima.
• Podržavanje učinkovite akumulacije, upravljanja i pristupa informacijama i znanju. Osiguravanje fleksibilnosti osoblja zbog veće formalizacije aktivnosti svakog zaposlenika i mogućnosti pohranjivanja čitave povijesti njegovih aktivnosti.
• Vođenje evidencije poduzeća u cjelini (ispitivanja unutarnjih službi, analiza aktivnosti odjela, identifikacija "žarišta" u aktivnostima).
• Optimizacija poslovnih procesa i automatizacija mehanizma za njihovu primjenu i kontrolu.
• Isključivanje papirnatih dokumenata iz unutarnjeg prometa poduzeća. Uštedite resurse smanjujući troškove upravljanja tokovima dokumenata u organizaciji.
• Eliminacija potrebe ili značajnog pojednostavljenja i smanjenja troškova skladištenja papirnatih dokumenata zbog dostupnosti operativnog elektroničkog arhiva.

• Uvjeti skladištenja. Morate odabrati sustav toka rada koji podržava hijerarhijski strukturiranu pohranu (HSM - Hierarchal Storage Management). Ovaj mehanizam pohranjuje najčešće korištene podatke na najbržim, ali i najskupljim medijima, dok se manje često korištene informacije automatski prenose na spore i jeftine medije.
• Dostupnost formaliziranih postupaka koji zahtijevaju podršku za njihovu provedbu i automatizaciju kontrole (priprema dokumenata određene vrste, obavljanje standardnih funkcija organizacije itd.).
• Potreba za automatizacijom administracije organizacije. Stupanj složenosti organizacijske strukture.
• Prisutnost geografski podijeljenih podjela. Ovaj faktor nameće određene zahtjeve za udaljeni pristup, replikaciju podataka itd.
• Veliki papirnati arhiv. Neki sustavi za upravljanje dokumentima isporučuju se s već integriranim podsustavima za masovni unos dokumenata.
• Prisutnost sustava cirkulacije dokumenata koji ne zadovoljava trenutne potrebe.
• Potreba za naprednim usmjeravanjem dokumenata, upravljanjem tijekom rada. Kao nastavak ove potrebe, treba podržati proizvoljne poslovne procese, moguće raditi u suradnji s aplikacijskim sustavima za podršku tim procesima.
• Zahtjevi za razdoblje pohrane dokumenata. S dugim rokovima čuvanja (desecima godina) vrijedno je ozbiljno razmišljati o organiziranju paralelne arhive na mikrofilmovima.
• Zahtjevi za "otvorenost", proširivost sustava. Sposobnost integriranja s postojećim informacijskim sustavima i korištenjem postojeće opreme.
• Potreba za spremanjem slika dokumenata. Koristite u organizaciji određenih formata za pohranu dokumenata. Potreba za podrškom inženjerskim i dizajnerskim zadacima, druge značajke poduzeća.
• Potreba za naprednim alatima za pretraživanje informacija. Potpuna podrška od strane jezika koji su dostupni u organizaciji dokumenata.
• Sigurnosni zahtjevi (šifriranje, organizacija pristupa, itd.). Sposobnost korištenja mehanizama pristupa koji su već dostupni u informacijskoj infrastrukturi organizacije u sustavu rada.
• Zahtjevi za usklađenost s određenim standardima: interni, industrijski, GOST, međunarodni standardi kontrole kvalitete, razina organizacije pohrane podataka.

Bilo koji sustav elektroničkog upravljanja dokumentima može sadržavati elemente svake od dolje navedenih kategorija, ali većina njih ima specifičnu orijentaciju u jednom od područja povezanih uglavnom s pozicioniranjem proizvoda.

Pri provedbi takvih sustava u velikim poduzećima važno je utvrditi pruža li sustav učinkovitu administraciju, obradu velikih količina informacija, integraciju s automatiziranim sustavima upravljanja proizvodnjom, skalabilnost, faznu implementaciju, računovodstvo teritorijalne distribucije, složenu organizacijsku strukturu, princip organizacije pristupa, temeljen na ulogama. ...

Prilikom odabira takve platforme glavna pozornost treba obratiti na:

• organizacija elektroničkih spremišta dokumenata;
• automatizacija cirkulacije dokumenata, uzimajući u obzir pojedinačne karakteristike organizacije;
• integracija s postojećim informacijskim okruženjem.

Funkcionalni zahtjevi