Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

В настоящее время для того, чтобы зарегистрировать новую организацию, необходимо указать ее юридический адрес, который в последующем будет занесен в Единый государственный реестр хозяйствующих субъектов.

Справка. На основании представленного юридического адреса, вновь создаваемая организация закрепляется за конкретной налоговой инспекцией. Кроме того, на этот адрес также будет приходить вся официальная корреспонденция.

Таким образом, в налоговый орган необходимо представить гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса , цель которого сводится к следующему:

Итак, можно выделить две ситуации, когда встает необходимость в предоставлении такого документа:

1. В случае создания новой организации.
2. При смене юридического адреса уже действующим хозяйствующим субъектом.

Несмотря на то, что законодательство в области государственной регистрации, не содержит четких указаний о необходимости предоставления такой бумаги, тем нее менее ее отсутствие может повлечь за собой отказ в регистрации нового хозяйствующего субъекта.

Подробнее о том, что такое гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса, мы рассказывали в , а как составить такое письмо от арендодателя, читайте .

Особенности документа

Существенных отличий в содержании гарантийного письма, составленного физическим и юридическим лицом, нет. Однако можно выделить некоторые особенности, присущие документу, подготовленному частным лицом:

• документ составляется на обычной бумаге формата А4 (юридическое лицо обычно использует фирменный бланк);
• в реквизитах указывается только ФИО арендодателя;
• в конце документа отсутствует печать.

Что входит в содержание?

На заметку. Содержание документа о предоставлении юридического адреса, составленное физическим лицом, обычно носит произвольный характер.

Вместе с тем, в нем обязательно должны найти отражение следующие пункты:

• «шапка» документа;
• название бумаги;
• основное содержание (более подробно данный пункт будет расписан ниже);
• приложение;
• подпись арендодателя, а также его контактный номер.

Как оформить каждый пункт?

Ниже приведена подробная инструкция о порядке написания физическим лицом бумаги о предоставлении юридического адреса:

Важно! Дату составления можно не ставить, так как действующим законодательством не ограничивается срок действия бумаги о предоставлении юридического адреса.

В дополнение следует отметить, что при составлении такого документа необходимо придерживаться следующих правил:

1. текст должен быть изложен складно и без ошибок;
2. при написании необходимо использовать исключительно деловой стиль письма;
3. в конце письма обязательно должна стоять подпись собственника помещения, а также прилагаться правоустанавливающий документ на собственность.

Кому отправляется и как?

Данная бумага подготавливается арендодателем по запросу арендатора. Затем ее необходимо направить в адрес ИФНС.

При этом собственника помещения обязательно следует поставить в известность о том, что он должен быть постоянно на связи по указанному номеру.

Существует несколько способов отправки документов в налоговые органы:

1. путем личного визита;
2. путем передача документов через официального представителя, имеющего на руках доверенность, заверенную нотариусом;
3. заказным письмом по почте;
4. через службы экспресс-доставки;
5. через сервис «Подача электронных документов на государственную регистрацию».

Подводя итог, можно отметить, что предоставлять имеет право физическое лицо, являющееся собственником здания (помещения).

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Появились неотложные вопросы к организации, которые следует зафиксировать? В этом случае незаменимым является написание письменного обращения. Однако не все так просто, как кажется. Оформление грамотного делового письма – целая наука. И каждому не помешает поучиться или же вспомнить основные навыки его составления.

• Компьютера (ноутбука);
• Текстового редактора;
• Электронной почты.

Если вы используете ручной способ написания, то вам понадобится также принтер для распечатки.

1. Название организации, куда вы обращаетесь;
2. ФИО директора организации или ответственного лица;
3. Адрес учреждения;
4. Дата обращения;
5. Город составления обращения.

К желательным пунктам «шапки» можно отнести еще и координаты предприятия – факс, телефон, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПИ. Зависит от темы обращения и самой организации.

• Рекламные письма;
• Рекомендательные письма;
• Информационные письма;
• Сопроводительные письма;
• Благодарственные письма;
• Поздравительные письма;
• Инструктивные письма;
• Письма-запросы;
• Письма-просьбы;
• Письма-ответы;
• Письма-извещения;
• Письма-приглашения.

В зависимости от того, какой тип обращения вы используете, сформулируйте корректно содержательную часть. Например, если вы составляете положительный отзыв в организацию, следует подробно описать причину своего обращения, что именно вам понравилось и так далее.

Скачайте у нас на портале:

Грамотное составление письма в нужную организацию – залог успеха вашего обращения. Изучите внимательно все описанные выше пункты и смело приступайте к работе. Не забывайте, что письмо не должно содержать орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок.

Продолжаем говорить о претензиях. Здесь — о том, как написать претензию покупателю (клиенту) на имя продавца. Эта неприятная необходимость может возникнуть у каждого из нас. Разберемся, как написать жалобу грамотно, и направить ее получателю так, чтобы наши требования были услышаны.

Вспомним главные правила любой претензии.

Во-первых , адресат должен что-то нарушить (договор, предписание, закон и т.п.). Это очень важно, особенно в отношении претензий от физических лиц. Почувствуйте разницу: претензия по поводу того, что официант неверно составил счет, с приложением чека, и претензия из-за того, что этот же официант был невежлив.

Во-вторых , к претензии нужно обязательно приложить документы, подтверждающие нарушение ваших прав: чеки, копии договоров и гарантийных талонов и т.п. Чем больше доказательств нарушения, тем больше шансов на удовлетворение требований.

В-третьих , требования. Они должны быть в претензии. Казалось бы, это очевидно, однако часто попадаются претензии, в которых либо просто излагается нарушение, либо стоит фраза «Прошу принять меры». Меры, которые, по вашему мнению, должны быть приняты, пожалуйста, излагайте в полном объеме.

Как правильно описать свои требования? Чаще всего покупатель при написании письма-претензии руководствуется Законом о защите прав потребителей (Закон РФ от 07.02.1992 №2300-1 «О защите прав потребителей») , а именно его статьей 18 , которая называется «Права потребителя при обнаружении в товаре недостатков» . Покупатель может:

«- потребовать замены на товар той же марки (этих же модели и (или) артикула);

— потребовать замены на такой же товар другой марки (модели, артикула) с соответствующим перерасчетом покупной цены;

— потребовать соразмерного уменьшения покупной цены;

— потребовать незамедлительного безвозмездного устранения недостатков товара или возмещения расходов на их исправление потребителем или третьим лицом;

— отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар суммы. По требованию продавца и за его счет потребитель должен возвратить товар с недостатками.

При этом потребитель вправе потребовать также полного возмещения убытков, причиненных ему вследствие продажи товара ненадлежащего качества. Убытки возмещаются в сроки, установленные настоящим Законом для удовлетворения соответствующих требований потребителя».

Обратите внимание – только одно из перечисленных требований может быть указано в претензии . Нельзя потребовать одновременно, скажем, ремонта товара и уплаченной за него суммы.

Теперь непосредственно о том, как написать претензию . Унифицированной формы для нее нет, а значит, пишется она в относительно свободной форме. Письмо-претензию можно набрать на компьютере, а можно написать от руки, это непринципиально и специального правила для этого нет.

В верхнем правом углу листа пишется адресат : сначала его должность, затем организация, в конце – инициалы и фамилия в дательном падеже. Здесь же, после слова «от», в родительном падеже пишем свои данные : полностью имя, фамилию и отчество, адрес и телефоны контакта. Помним о том, что безымянные претензии адресат имеет право не принимать, равно как и письма без контактных данных отправителя.

Генеральному директору ООО «Магазин тканей»

И.В. Романовой

от Светланы Аркадьевны Михайловой,

почт. адрес 123456, г. Ижевск, ул. Дубравская, д.24, кв. 7,

тел. моб. 8-123-321-45-67

Затем следует заголовок : ПРЕТЕНЗИЯ . Рекомендую набирать (писать) это слово прописными буквами.

После этого переходим к основной части и излагаем факты: что произошло, когда, чем вы можете подтвердить нарушение своих прав. Нужно сослаться на нормы, которые были нарушены адресатом претензии. Обратите внимание, что обычные покупатели не обязаны знать точную статью закона и обращаться в юридическую консультацию. Поэтому достаточно будет сослаться на Закон о правах потребителей или другой нормативный акт, который был нарушен, без уточнения. Если был нарушен договор, экземпляр которого находится у вас на руках, пункты указываются. Не забываем о том, что говорилось выше: обязательно указать в претензии свои требования.

Например:

25 сентября 2011 г. в магазине «Здоровье» я приобрела косметический набор для ухода за волосами «Красота» стоимостью 500,00 рублей (прилагаю кассовый чек № 01/0034 от 25.09.2011). Дома, открыв набор, я обнаружила, что все косметические средства, входящие в него, просрочены: их срок годности закончился 01 сентября 2011 года. 26 сентября старший продавец магазина «Здоровье» Елена Соколова отказалась вернуть мне деньги за некачественный товар без объяснения причин. Эти действия являются нарушением Закона о правах потребителей. Требую вернуть мне сумму в размере 500 рублей, уплаченную за этот набор, в противном случае буду вынуждена обратиться в Отдел по защите прав потребителей.

16 августа я заказал в магазине «Лучшая мебель», расположенном по адресу г. Ульяновск, проспект Пионеров, 4, диван-кровать. Менеджер магазина Евгений Перов заключил со мной договор купли-продажи №456. Я произвел предоплату в размере 100% в сумме 20500,00 рублей (чек от 16.08.2011 №5). Согласно п.3.3. договора мебель должны были доставить ко мне домой 20 августа. Однако этого до сих пор не произошло, что является нарушением договора. В соответствии со статьей 23.1. Закона РФ от 07.02.1992 №2300-1 «О защите прав потребителей» требую передачи мне предварительно оплаченного товара не позднее 12 сентября. В противном случае буду вынужден обратиться в суд.

Обязательной частью письма-претензии является . Скрупулезно перечисляем здесь все копии документов, прилагаемые к письму. Обратите внимание – прикладываем копии ! Кто знает, не дойдет ли ваш конфликт до суда, а там понадобятся оригиналы.

Приложения:

1. Копия кассового чека №34-3453 от 15.09.2011 на 1 л. в 1 экз.

2. Копия договора поставки №1234-П от 15.09.2011 на 5 л. в 1 экз.

3. Фотографии поврежденного товара на 8 л. в 1 экз.

После приложений, немного отступив вниз, ставим число , еще строчкой ниже – свою подпись и ее расшифровку :

Викторова / М.Д. Викторова

Готовую претензию нужно донести до адресата и получить подтверждение того, что она принята. Если есть возможность добраться до офиса лично, сделайте это. Письмо отдайте секретарю или в канцелярию и проследите, чтобы был поставлен и дата приема. Если адресат находится далеко или вы сомневаетесь в том, что претензию у вас примут, воспользуйтесь услугами : отправьте заказное письмо с описью вложения и с уведомлением.

В течение 30 дней со дня приема письма-претензии вам обязаны ответить.