Registrácia dokumentov organizácie 4.4. Evidencia došlej a odoslanej korešpondencie v „elektronickom korešpondenčnom denníku“. Nainštalujte si bezplatnú verziu programu

Existujú rôzne formy účtovných denníkov. Účtovné programy často ponúkajú ťažkopádne rozhranie s viacerými oknami, ktoré sťažuje začatie práce s programom.

Práca s takýmto korešpondenčným denníkom núti používateľa neustále hľadať položky ponuky potrebné na vykonanie tej či onej akcie, každú chvíľu otvára a zatvára nové okná, cez ktoré je roztrúsená funkčnosť programu.

Vzor denníka registrácie prichádzajúcich a odchádzajúcich dokladov - elektronický denník účtovníctvo prezentované na našom webe - má množstvo výhod. Charakteristický názov programu nebol vybraný náhodou. Pohodlné ČASOPIS naozaj pohodlné: takmer všetky akcie na vedenie protokolu registrácie sa uskutočňujú iba v dvoch oknách - hlavnom okne a okne na úpravu listu.

IN Pohodlné VESTNÍK dokonca ani pri vytváraní nových záznamov v súvisiacich databázových tabuľkách nie je potrebné otvárať nové okno, aj keď je to tiež možné.

Štruktúra okna na úpravu písmen odráža vlastnosti pracovného toku konkrétnej inštitúcie. Na našej webovej stránke si môžete stiahnuť účtovný program tak, ako je uvedený. Ale program môže byť tiež čiastočne alebo úplne prepracovaný v súlade s požiadavkami vašej organizácie.

Program registrácie dokumentov
Pohodlný protokol XP

Hlavné okno

Hlavné okno elektronického denníka registrácie prichádzajúcich a odchádzajúcich dokladov je tabuľka obsahujúca najdôležitejšie informácie v listoch.
Každý riadok denníka umožňuje získať úplný obraz o konkrétnom písmene.

Akcie, ktoré sa majú vykonať s vybranou správou, sú priamo dostupné na paneli nástrojov a sú duplikované v kontextovej ponuke. Dvojitým kliknutím na ľavé tlačidlo myši na riadku s informáciami o písmene sa vyvolá okno na úpravu tohto písmena.
Okno na úpravu písmena obsahuje všetky nástroje na prácu s poľami tabuliek relačnej databázy, ktoré sú vybrané v príslušnom dialógovom okne pri začatí práce s programom.

Nové hodnoty môžete zadať do prepojených databázových tabuliek bez opustenia aktuálneho okna.
Pri spustení programu dostanete príležitosť vybrať si databázu, ktorá sa bude používať počas prevádzky. Môžete pracovať so súborom Microsoft SQL Server Compact Edition verzie 4 alebo priamo so serverom Microsoft SQL Server.

V predvolenom nastavení je vybraný formát súboru Microsoft SQL Server Compact Edition, ktorý sa dodáva s programom „Pohodlný denník“ a je umiestnený v rovnakom priečinku so spustiteľným súborom UZh.exe. Ak chcete začať pracovať s programom, môžete jednoducho kliknúť na tlačidlo „Otvoriť“ v tomto dialógovom okne.

V skratke programu je tiež možné určiť cestu k databázovému súboru. Napríklad pri použití kľúča -sqlcepath "C: \\ db \\ myBase.sdf" pri spustení programu sa v poli pre výber databázového súboru zobrazí zodpovedajúca cesta.
Tlačové okno

Výpis protokolu listov sa vykonáva z hlavného okna programu.
Pri tlači účtovného denníka môžete vybrať položky na tlač a použiť vycentrovanie tabuľky na hárku.
Hlavné okno - ponuka

Príkazy na paneli nástrojov v hlavnom okne programu sú duplikované v kontextovej ponuke.
Stlačením pravého tlačidla myši sa vyberie riadok, ktorý sa práve nachádza pod kurzorom.
Hlavné okno - Vyhľadávanie podľa čísla písmena

V hlavnom okne je implementovaná možnosť vyhľadávať a filtrovať písmená podľa prichádzajúceho čísla.
V tabuľke sa zobrazia všetky písmená, ktorých počet obsahuje čísla zadané do vyhľadávacieho poľa.
Hlavné okno - Vyhľadávanie podľa protistrany

Okrem vyhľadávania podľa prichádzajúceho čísla existuje aj možnosť vyhľadať písmeno podľa mena klienta s automatickým dokončením vyhľadávacieho reťazca podľa prvých písmen zadaného slova.
Vyhľadávanie je optimalizované a nevykonáva sa u všetkých existujúcich klientov v príslušnej tabuľke databázy, ale iba u tých, ku ktorým sú priradené konkrétne písmená.
Dodávatelia

Možnosť zadať nový záznam do databázových tabuliek je k dispozícii v samotnom okne „Upraviť písmeno“: stačí do poľa s rozbaľovacím zoznamom zadať požadovanú hodnotu.
Ak zadaná hodnota nie je v databáze k dispozícii, zobrazí sa výzva na uloženie. Po potvrdení sa v databáze zobrazí nový sklad a zodpovedajúcim spôsobom sa aktualizuje obsah rozbaľovacieho zoznamu.
Okno na úpravu správ - polia

Polia zmenené počas úprav sú označené špeciálnou ikonou.

Vizuálna kontrola Zavedené zmeny výrazne uľahčujú prácu s formulárom na úpravu písmen.
Okno na úpravu správ - automatické dopĺňanie

V okne „Úpravy písmena“ je implementované automatické dopĺňanie odchádzajúcich čísel.
V takom prípade sa odchádzajúce číslo zostavuje na základe prichádzajúceho čísla, pričom sa zohľadňujú pravidlá prideľovania čísel prijaté v organizácii.
Referencie

Okno, ktoré vám umožňuje upravovať záznamy databázovej tabuľky, sa vyvolá z okna „Upraviť písmeno“ kliknutím na tlačidlo umiestnené vpravo od každého poľa s rozbaľovacím zoznamom. Pri práci so súborom databázy SQL Server CE môžete záznamy mazať bez akýchkoľvek obmedzení. Pri práci s programom SQL Express môžete mazať iba záznamy, ktoré nie sú spojené s cudzím kľúčom.
Hlavné okno - Export

Program umožňuje export celého protokolu alebo iba vybraných záznamov do programu Excel. Pri tlači je tiež možné zvoliť jeden alebo viac záznamov.

04.02.2016 Evidencia korešpondencie na počítači má oproti bežným neelektronickým časopisom množstvo nepochybných výhod. Tu je len niekoľko z nich, ktoré výrazne zjednodušujú registráciu dokumentov a zvyšujú efektívnosť internej kancelárskej práce spoločnosti.
1. Jednotný systém pomoci. Pôvodne vytvorené adresáre (zamestnanci, typy korešpondencie, adresáti atď.) Umožňujú ich efektívne využitie v budúcnosti: vylučujú nejednoznačnú interpretáciu rovnakých hodnôt, používajú sa pri vyhľadávaní a výbere dokumentov podľa určitých kritérií (dokumenty pre konkrétneho dodávateľa, podľa typu korešpondencie, podľa nomenklatúry prípadov). atď.) sa používajú pri záverečných správach o kancelárskych prácach.
2. Prichádzajúce a odchádzajúce dokumenty(korešpondencia) je v jednom kartovom indexe, na rozdiel od rôznych papierových časopisov počas bežnej registrácie. Táto kartotéka môže mať neobmedzenú veľkosť (v porovnaní s bežnými časopismi) a môže ukladať dokumenty z celej histórie spoločnosti. Takto môžete rýchlo nájsť požadované dokumenty v elektronickom archíve.
3. Schopnosť skladovať elektronická schránka kópie papierových dokumentov (naskenované, elektronické súbory podpísané EDS ( elektronický podpis). Pri kolektívnom použití takéhoto elektronického korešpondenčného denníka (v počítačová sieť spoločnosť), môže mať každý zamestnanec v súlade so svojou úrovňou prístupu (rolou) okamžitý prístup k požadovanému registrovanému prichádzajúcemu / odchádzajúcemu dokumentu, ako aj k jeho elektronickej kópii. Pri použití EDS v rámci spoločnosti existuje možnosť upustiť od konvenčných papierových médií, čo výrazne znižuje finančné náklady.
4. Kontrola vykonávania prichádzajúcich dokumentov... Evidentná je aj účinnosť v porovnaní s bežným časopisom. To je rýchlosť výberu dokumentov pod kontrolou, schopnosť vykonávať nielen súčasnú kontrolu, ale aj predbežné (budúce obdobia). Podrobnosti o kontrole vykonávania prichádzajúcej korešpondencie
5. Tlač výstupných dokumentov: registre evidovanej prichádzajúcej / odchádzajúcej korešpondencie, registre kontrolovaných dokladov (s lehotami), riešenie dokladov, registračná karta, informácie o pohybe dokumentov. Pri tlači dokumentov sa vo všetkých prípadoch používajú pripravené šablóny. To vám umožní automaticky prijímať pripravené dokumenty za pár sekúnd.
Výhody elektronických časopisov v porovnaní s papierovými nie sú ani zďaleka úplné.
Účelom tohto článku je oboznámiť čitateľa s možnosťami programu AC "" pri registrácii prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov. Uvedené výhody sa v ňom tiež realizujú.

V programe Elektronický korešpondenčný denník evidencia došlých a odchádzajúcich dokumentov sa vykonáva v podateľni dokumentov. Aktivácia režimu elektronickej podateľne dokladov sa uskutočňuje výberom položky hlavného menu programu „Registrácia - Súbor dokumentov“:

Vonkajší pohľad na registratúru dokumentov AC Elektronický korešpondenčný denník vyzerá takto:

Podrobný popis rozhrania registratúry na dokumenty (účel jednotlivých prvkov panela nástrojov registratúry, kontextové menu registratúry, údajová tabuľka) je popísaný v používateľskej príručke v častiach 3.2.1 - 3.2.3. ().
Ak chcete zaregistrovať prichádzajúci alebo odchádzajúci dokument v elektronickej podateľni AS „Elektronický denník korešpondencie“, stlačte na paneli nástrojov tlačidlo „Funkcie - nové“. Program otvorí okno na registráciu dokumentu:

V závislosti od výberu poľa „Korešpondenčná klasifikácia“ bude registrácia prichádzajúceho alebo odchádzajúceho dokumentu pokračovať.

Pre prichádzajúci dokument má registračná karta vzhľad:

Po zadaní informácií o prichádzajúcom / odchádzajúcom doklade do registračnej karty dokončíte registráciu dokladu kliknutím na tlačidlo „Uložiť F2“ na paneli nástrojov (existuje alternatívnym spôsobom ukladanie dokumentov - klávesnica F2).
Po uložení dokumentu sa informácie o ňom premietnu do údajovej tabuľky elektronickej podateľne.
Viac detailné informácie o registrácii korešpondencie v programe AS Elektronický korešpondenčný denník nájdete v Používateľskej príručke str.3.2.4-3.2.10 (

Program na účtovanie došlej a odoslanej korešpondencie a interných dokumentov organizácie.

Softvérový produkt je možné prispôsobiť tak, aby vyhovoval potrebám vašej organizácie.

Informácie o všetkej korešpondencii vašej spoločnosti, ako aj interné dokumenty (objednávky, pokyny atď.) Sú na jednom mieste - denníky registrácie dokumentov a vždy ľahko nájdete požadované dokumenty.

Všetky informácie o každom prichádzajúcom, odchádzajúcom alebo internom dokumente sú vizuálne prezentované na karte príslušného dokumentu

Formát čísla dokumentu môžete upraviť tak, ako je obvyklé pri vašej kancelárskej práci

Vo svojej hektike svojej každodennej práce nezabudnete na termín nesplnenia dokumentu! A pri hľadaní takýchto dokumentov tiež nebudete musieť prejsť hromadou papierov - program vám ich sám pripomenie

Iba oprávnení úradníci budú dostávať oznámenia: oznámenia sú nakonfigurované pre každého používateľa. A tiež je tu príležitosť prezerať si pripomienky vo forme kalendára!

Ak chcete začať pracovať s programom, nemusíte zadávať dokumenty za predchádzajúce roky ručne - môžete ich automaticky načítať zo súboru programu Excel.

Pohodlnú tímovú prácu na dokumentoch podporuje sieťový režim a schopnosť rozlišovať práva. Prístup a práca s programom „Registrácia dokumentov organizácie 4.8“ je prísne regulovaná: implementujú sa tri úrovne prístupu v závislosti od funkcií povolených používateľovi - administratívnych, používateľských a iba na prezeranie (bez práva na zmeny). Ďalej je možné doladiť prístup k protokolom pre každú úroveň prístupu.

Podpora pre prácu so skenerom vám umožní jednoduché vloženie naskenovaných kópií originálnych dokumentov do programu, pri použití skenera, ktorý podporuje automatické podávanie listov, existuje možnosť streamovania skenovania.

Úradníci zodpovední za vykonávanie dokumentov budú informovaní v čase príchodu nových úloh - program má funkcie na zasielanie oznámení e-mailom s možnosťou viazať súbory, ukladať správy a vyhľadávať ich

Údržba dokumentov ľubovoľného počtu spoločností v jednom programe: všetky informácie o dokumentoch sú na jednom mieste, sú prístupné a pohodlne prezentované.

Funkcia „Zobraziť iba vaše vlastné dokumenty“ vám umožňuje zdieľať dokumenty medzi výkonnými umelcami, s výnimkou možnosti prezerania a opráv iných dokumentov.

Na dennú automatickú archiváciu verzií súborov programov podľa času môžete použiť bezplatnú utilitu Automatická archivácia súborov.

Inštalácia bezplatnej verzie programu:

* Podpora produktu je poskytovaná cez internet.

Licencia pre 1 pracovisku štandardná (nie SQL) verzia programu je poskytovaná bezplatne bez obmedzení.

Ak si chcete kúpiť ďalšie pracovné miesta v sieti, pošlite nám žiadosť na adresu, do ktorej uvediete názov vašej spoločnosti, názov produktu („Registrácia dokumentov organizácie 4.8“) a počet ďalších pracovných ponúk a my vám zašleme dohodu a faktúru.

Zaplaťte účet akýmkoľvek spôsobom, ktorý vám vyhovuje.

Po zaplatení pošlite na adresu Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Ak ju chcete vidieť, musíte mať povolený JavaScript.

Cena programu "Registrácia dokumentov organizácie 4.8"

Základná verzia - 1 pracovisko - zadarmo

od 2. do 5. vrátane - 4 000 rubľov na 1 pracovisko
od 6. do 10. vrátane - 3000 rubľov na 1 pracovisko
od 11. do 20. vrátane - 2 000 rubľov na 1 pracovisko
od 21. a viac - 1 000 rubľov na 1 pracovisko

Cenová kalkulačka

0 + 1 * 4000 \u003d 4000 rubľov.

0 + 4 * 4000 + 1 * 3000 \u003d 19000 rubľov.

0 + 4 * 4000 + 5 * 3000 + 10 * 2000 + 5 * 1000 \u003d 56000 rubľov.

* Cena zahŕňa 1 rok technická podpora telefonicky a cez internet.

* Režim dispečera je licencovaný osobitne, náklady na licenciu na 1 rok sú 4 000 rubľov. Keď je aktivovaný režim „Dispečer“

Pre organizácie, ktoré hľadajú vyššiu spoľahlivosť údajov a zabezpečenie prístupu k informáciám, zamedzeniu neoprávneného prístupu k údajom, možnému zabudovanému šifrovaniu údajov, možnosti použitia webového klienta na prezeranie dokumentov a aplikácii pre Android upozorňovať účinkujúcich na príjem dokumentov a kontrolovať vykonávanie dokumentov, existuje verzie programu Registrácia dokumentov organizácie pre Microsoft SQL Server a PostgreSQL.

Zakúpiť program „Registrácia dokumentov organizácie" Verzia SQL:

1. Stiahnite si demo verziu programu (inštalačný súbor pre MS SQL Server a PostgreSQL) a nainštalujte program.

2. Zašlite nám žiadosť na adresu Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Ak ju chcete vidieť, musíte mať povolený JavaScript. , uveďte do nej názov vašej spoločnosti, názov produktu („Registrácia dokumentov organizácie verzie 4.8 MS SQL“ alebo„Registrácia dokumentov organizácie verzie 4.8 PostgreSQL“) a počet pracovných miest, zašleme vám zmluvu a faktúru.

3. Zaplaťte účet spôsobom, ktorý vám vyhovuje.

4. Po zaplatení pošlite na adresu Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Ak ju chcete vidieť, musíte mať povolený JavaScript. potvrdenie o zaplatení (kópia alebo číslo platobného príkazu, dátum a výška platby), a zašleme vám registračný kód a aktivačný kód.
Originály dokumentov (dohoda, akt prijatia a prevod užívateľských práv, faktúra, faktúra, licenčná zmluva) sa po zaplatení zasielajú poštou.

Cena programu „Registrácia dokumentov organizácie verzie 4.8 MS SQL“

Základná verzia - 1 pracovisko - 9000 rubľov

Ďalšie úlohy (pre sieťovú spoluprácu):
od 2. do 5. vrátane - 6000 rubľov na 1 pracovisko
od 6. do 10. vrátane - 5 000 rubľov na 1 pracovisko
od 11. do 20. vrátane - 4 000 rubľov na 1 pracovisko
od 21. a viac - 3000 rubľov na 1 pracovisko

Na výpočet nákladov na licencie môžete použiť Cenová kalkulačka

Príklad výpočtu nákladov na 2 pracovné miesta:
9000 + 1 * 6000 \u003d 15000 rubľov.

Príklad výpočtu nákladov na 6 pracovných miest:
9000+4*6000 +1*5000 \u003d 38 000 RUB

Príklad výpočtu nákladov na 25 pracovných miest:
9000 +4*6000 + 5 * 5000 + 10 * 4000 + 5 * 3000 \u003d 113000 rubľov.

Pri výbere možnosti predĺženej záručnej služby náklady ďalší rok podpora predstavuje 20% nákladov na licencie.

* Licenčné obdobie nie je obmedzené.

"Kontrolná miestnosť"1 mesiac sa poskytuje bezplatne, náklady na neobmedzenú licenciu sú 12 000 rubľov.

PostgreSQL je bezplatný server SQL, ktorý je hodnou alternatívou ku komerčnému serveru Microsoft SQL Server, pre ktorý je obzvlášť dôležitá služba PostgreSQL vládne agentúry v rámci dodržiavania politiky používania ruských softvérových produktov.

Cena programu "Registrácia dokumentov organizácie verzie 4.8 PostgreSQL"

Základná verzia - 1 pracovisko - 10 000 rubľov

Ďalšie úlohy (pre sieťovú spoluprácu):
od 2. do 5. vrátane - 7 000 rubľov na 1 pracovisko
od 6. do 10. vrátane - 6 000 rubľov na 1 pracovisko
od 11. do 20. vrátane - 5 000 rubľov na 1 pracovisko
od 21. a viac - 4 000 rubľov na 1 pracovisko

Na výpočet nákladov na licencie môžete použiť Cenová kalkulačka

Príklad výpočtu nákladov na 2 pracovné miesta:
10 000 + 1 * 7 000 \u003d 17 000 rubľov.

Príklad výpočtu nákladov na 6 pracovných miest:
10000+4*7000 +1*6000 \u003d 44 000 RUB

Príklad výpočtu nákladov na 25 pracovných miest:
10000 +4*7000 + 5 * 6000 + 10 * 5000 + 5 * 4000 \u003d 138000 rubľov.

* Cena zahŕňa 1 rok technickej podpory prostredníctvom telefónu a internetu. Ak vyberiete možnosť predĺženej záruky, ďalší rok podpory stojí 20% z ceny licencie.

* Licenčné obdobie nie je obmedzené.

* Režim dispečera je licencovaný osobitne, náklady na licenciu na 1 rok sú 4 000 rubľov. Keď je režim zapnutý "Kontrolná miestnosť"1 mesiac sa poskytuje bezplatne, náklady na neobmedzenú licenciu sú 12 000 rubľov.

Medzi používateľmi programu Štátny jednotný podnik mesta Moskva "Riadenie rekonštrukcie a vývoja jedinečných objektov", JSCB "Russian Trust Bank", LLC "KB Finance Business Bank", komerčná banka "RBA", LLC "Multidisciplinárna spracovateľská spoločnosť", JSC "Tsentromashproekt", JSC "závod v Krasnogorsku" „Electrodvigatel“, GKU RD „Riaditeľstvo jedného štátneho zákazníckeho vývojára“ mesta Machačkala a mnohých ďalších.