• Biznes yozishmalarining qaysi turlari ajralib turadi.
• Ishbilarmonlik sirtining qaysi qoidalari rioya qilish uchun muhimdir.
• Elektron biznes yozishmalari qanday xususiyatlarga ega.

Xizmat ko'rsatish ishlar yozishmalariqoidalarga ko'ra, martaba muvaffaqiyatining muhim tarkibiy qismlaridan biri va biznesda. Ushbu qoidalarni bilmaslik yoki amaliyotda noto'g'ri foydalanish sheriklar va mijozlarning yo'qolishiga olib kelishi mumkin. Bundan tashqari, to'g'ridan-to'g'ri va malakali biznes yozishmalar biznes tasvirining muhim tarkibiy qismidir.

Ishbilarmonlik yozishmalarining qaysi turlari ajralib turadi

Biznes yozishmalar - sheriklar, mijozlar, hamkasblar, tashkilotlar - har qanday korxonaning eng muhim faoliyatidan biridir. Menejerlar, turli darajadagi xodimlar xatlarga, tarkibga va diqqat markazlariga qarab, har qanday yozishmalar har qanday moslashuvlar bunday turlarga bo'linadi:

• rasmiy;
• shaxsiy;
• ichki;
• tashqi tomondan.

Ularning har biri uchun kompilyatsiyalash va topshirish uchun alohida talablar mavjud. Rasmiy biznes xatlarining eng keng tarqalgan turlari:

• rahmat;
• tijorat;
• harflar, talablar va so'rovlar;
• noto'g'ri;
• tabriklaymiz;
• ta'ziyalar, nekrologlar.

Bugungi kunda biznes yozishmalarining aksariyati elektron ko'rinishda amalga oshiriladi, bunda tayyor naqshlar va shakllar mavjud.

Biznes xatining san'ati

Har bir matn - qabul qiluvchiga ta'sir qilish mexanizmi. Agar ishlamasa, demak, siz yig'ilish qoidalarini buzgansiz: ular bu tafsilotlarni qabul qilmadilar, ular unchalik mazmunli emas edilar. O'zingiz xohlagan narsangizni qabul qiluvchidan olish uchun siz to'g'ri dalillarni olish, ularni to'g'ri aytib berishingiz va uni to'g'ri yuz bilan qilishingiz kerak - bu sizning taklifingizni qabul qiluvchidan qabul qilish istagi. Buni qanday qilish kerak?

Faktlar. Bu qabul qiluvchini ishontira oladigan oqilona dalillar turli xil va ba'zan fikrlarning turli xil taqdimotida yo'qoladi. Ammo tuzilishni qurish kerak, va hech narsa ahamiyatsiz bo'lsa ham, xat aniq va ishonarli bo'ladi. Asosiy fikr (ko'pincha bu harakat qilishga undash) boshida davolanadi, bu darhol salomlashish kerak. Quyidagi dalillar ro'yxati (har biri qizil satr bilan belgilangan va kursivda) yorqin rasmlar (tushuntirishlar) bilan. Oxirida, harakat uchun qo'ng'iroq takrorlanadi. Imzo. Qattiq tahrirlash hatto ifloslikni ham, Chexovning "bobosining qishlog'ida" bobosning "bobosining" bobosining "Vanka" hikoyasidan vasvasaga solib qo'ydi.

Yuboruvchi rasm. Xatning yuboruvchisi qanday ko'rinishini ko'rsatadi, javob bog'liq. Maktubda siz rasmiy bo'lishingiz mumkin va erkak bo'lishi mumkin. Ba'zan birinchi bo'lib foydalidir va ba'zan - ikkinchisi. Aytaylik, agar siz qabul qiluvchini maqtashsangiz, shaxsiy uslubdan foydalanish yaxshidir (o'zimizdan yozish, haqiqatga nisbatan gaplashish uchun). Buning evaziga qabul qiluvchi nafaqat uning yaxshi bajarilganligini, balki u haqida yaxshi fikrni bilib oladi. Yalang'och faktlarni kutgan holda, aksincha, aksincha, yaxshiroq rasmiy iboralar. Ushbu maslahat biroz kengaygan taqdimotda quyidagicha ko'rinadi: "Siz ahmoq" o'rniga siz "o'quvchilarning ongining aqlining alomatlari" ni yozishingiz kerak.

Zamonaviy yozishmalarda biz tez-tez salomlashish va sarlavhalar o'rtasidagi "ob-havo haqida suhbatlarni" o'tkazib yuboramiz. Aftidan, ixtiyoriy qisqa jumla katta ma'noda yuk ko'tarmaydi. Ammo birinchi navbatda o'quvchining ko'zlaridan oldin paydo bo'ladi, shuning uchun xatni ohangga aylantiradi va qabul qiluvchi qolganlariga qaysi ko'zlar ko'rinishini aniqlaydi. Mana ba'zi misollar, sizning xabaringizni quyi va sheriklarga va sheriklarga, turli maqsadlarga intilish uchun.

1. Og'irlikni berish: "Loyiha viloyat hokimining shaxsiy nazorati to'g'risida fikr yuritsak, biz eslatamiz."
2. Noto'g'ri kompaniya bilan iliq munosabatlarni o'rnatish uchun: "Bizning kompaniyangiz biz kabi KVN Sibir tanlovining homiysi ekanligini bilib, birinchi navbatda sizga birinchi o'rinni taklif qilishga qaror qildik."
3. Yordam olish uchun: "Olya, siz juda ajoyib va \u200b\u200beng muhimi, professional ravishda konferentsiya o'tkazdi! O'ylaymanki, siz, siz mutaxassis sifatida, siz menga yordam berishingiz mumkin. "
4. Qo'llanmalarni safarbar qilish: "Tabriklaymiz - juma. Bu byudjetdan tashqari vakolatxonalar - dam olishingiz mumkin. "

Sizning xatingizni o'ldiradigan 5 ta dahshatli iboralar

Amerikaning "Hubspot" kompaniyasi birinchi takliflar o'quvchi tomonidan ilhomlantirilmaganligini aniqladi, ammo aksincha, xatni olib tashlashga majbur qiladi. Qanday iboralarni bilib oling va hech qachon yozishmalarning boshida hech qachon ishlatmang.

Ishlar yozishmalarining umumiy qoidalari

Sizning kompaniyangizning obro'si biznes xati qanday bezatilgan va yozganligiga bog'liq. Aytish mumkinki, kompaniyaning muvaffaqiyatli tasvirini shakllantirish va uning obro'sini shakllantirish uchun tashqi va ichki aloqada biznes yozishmalari qoidalariga rioya qilish kerak.

Harf bo'sh. Tafsilotlar mavjud bo'lgan korporativ identifikatorda bezatilgan blankalardan foydalanish to'g'ri bo'ladi. Uslub ostida logotipning mavjudligi, maxsus shriftdan foydalanish, barcha aloqa ma'lumotlarini va tashkilotning to'liq ismini ko'rsatadigan maxsus shriftdan foydalanish haqida xabardor.

Sahifa tartibi. Ishlar yozishmalarining xatini amalga oshirishda maydonlardan foydalaniladi (chap maydon - 2 sm, o'ng va pastki ko'rsatkichlar - 2 sm). Agar xat bir nechta varaqlarni o'z ichiga olsa, ularda raqamlar ularda bo'lishi kerak (o'rtada varaqning yuqori qismida joylashtiriladi).

Uslub. Biznes xatlari rasmiy-biznes uslubida yoziladi, bu xatning mohiyatini, tahrirning aniqligini va shtamplar va standart inqiloblarni ishlatishni o'z ichiga oladi. Bundan tashqari, biznes yozishmalari qoidasi: bitta muammo bitta harfdir.

Matn tuzilishi. Ishbilarmonlik yozishmalarining standart harfi uchta qismni o'z ichiga oladi:

1. Qabul qiluvchiga murojaat qilish.
2. Kirish (xatning maqsadlari).
3. Asosiy qism.
4. Xulosa.

Ingliz tilida biznes yozishmalarining qoidalari

Ingliz tilida biznes yozishmalarini ro'yxatdan o'tkazish umumiy talablarga muvofiq amalga oshiriladi:

1. Matn paragraflar ostida qizil satrdan foydalanmasdan tarqatiladi.
2. Xatni yozayotganda chap yuqori burchakda jo'natuvchining shaxsiy ma'lumotlari (to'liq ism yoki tashkilotning nomi va uning manzili) bo'lishi kerak.
3. Quyida raqibning nomi yoki qabul qiluvchining ismi (yangi liniyada) ko'rsatilgan manzil bilan.
4. Yozilgan sana quyida uchta satr yoki yuqoridan yuqoridan o'ng tomondan ko'rsatilgan.
5. Xatning asosiy qismi varaqning o'rtasiga joylashtirilgan.
6. Asosiy g'oya shikoyat berish sababi: "Men yozyapman ..."
7. Standart xati so'z bilan to'ldirilishi kerak: "Siz chin yurakdan", agar siz qabul qiluvchining ismini bilsangiz; "Siz ishonsangiz" - agar yo'q bo'lsa.
8. Minnatdorchilikdan keyin to'rt qatorni o'tkazib yuborish orqali ismingizni va mavqeingizni ko'rsating.
9. Imzo yuqoridagi ismi va tabriklari orasida joylashgan.

Ishlar yozishmalarining "tili"

Maxsus talablar biznes yozishmalariga taqdim etiladi. Birinchidan, harflar hissiy rangda bo'lmasligi kerak. Ular eng cheklangan, qisqa va aniq bo'lishi kerak. Mantiqiy va izchil matn qurilishi hissiyotlarni to'liq almashtiradi. Interdomitiya, odatda qabul qilingan ro'yxatda bo'lmagan so'zlarni kamaytiradigan qisqartmalar - bularning barchasi biznes yozishmalarida oldini olish kerak.

Xatni yozish uchun muhim shartlardan biri bu uning amaliy ahamiyatini aks ettiruvchi ma'no aniqligini anglatadi.

Keyingi muhim mezon matnning mantiqiy bayonidir. So'zlar juft talqin qilinishi kerak emas - u har bir harfning ma'nosini o'zgartirishi va uni istalmagan bellik bilan ta'minlaydi.

Har qanday biznes hujjatining asosiy maqsadi muayyan nuqtai nazarni ifoda etishda ishonuvchanlik . Hujjat yozish va hujjatni tuzishning asosiy qoidalari savodxonlik, dalillar, huquqning to'g'riligi, to'g'ri apellyatsiya, ma'lumotlarning to'g'riligi va etarli miqdordagi dalillar.

Quyida biznes xatlarini yozish uchun bir nechta qoidalar keltirilgan:

Sinovni ishlatish. Ish yozishmalarida shaxsiy his-tuyg'ular va in'ikoslarning aks ettirilishi oldini olish kerak. Biznes ma'lumotlari an'anaviy ravishda standart shakllar yordamida uzatiladi. Qoida tariqasida, bunday yozishmalar davomida butun korxonaning manfaatlari alohida shaxs emas, shuning uchun apellyatsiya ko'plikdan kelib chiqadi. Va bu "biz" olmoshidan foydalanishni o'z ichiga olganiga qaramay, tegishli fe'l shakllaridan foydalanishdan qochish kerak.

Garov shakllari. Biznes yozishmalarida siz tabururmat koni ishlatishingiz kerak. Bunday murojaatlar yumshoqroq ko'rinishga ega. Masalan, agar siz: "Siz ta'mirlash ishini bajarmadingiz" degan iborani qayta qursangiz, "Shartnomada tuzatilmagan" so'zlari, "bajarilmadi" degan so'zlarni nomzod qilib ko'rsatmaslik haqiqatni aniqlash mumkin. to'g'ridan-to'g'ri to'lovlar. Ya'ni, qoidabuzarlik haqiqati aniqlangan, ammo aniq jinoyatchilar aniqlanmagan, bu harfni yumshatuvchini yumshatadi.

Haqiqiy depozit ma'lum bir harakatlarning tashabbuskori bo'lib xizmat qiladigan xatdagi ob'ektni aniqlashda qo'llaniladi. Masalan, yuridik bo'limi izoh beradi ... ". Shuni ta'kidlash kerakki, ushbu takliflar real vaqt shaklidan foydalanadi.

Azob-uqubatlar garovidan foydalanish xatning mohiyatini aniqlaydi. Bunday shakllar sizga harakat ijrochilariga emas, balki ma'lum bir voqea bo'yicha e'tiborni o'rnatishga imkon beradi (taklif yuborildi, hisobot qabul qilindi). Tarkibiy omonatni qo'llang va agar ob'ekt tasdiqlangan bo'lsa (yig'ilish sanasi aniqlangan).

Fe'l shaklining shakli. Agar doimiy ravishda takrorlanadigan harakatlarga e'tibor qaratish zarur bo'lsa, ularni tugatilmagan shakldagi fe'llar ularni tasvirlash uchun ishlatiladi (mutaxassislar vaqt jadvalini muntazam ravishda buzadi). Jarayonni tugatishni ajratish kerak bo'lsa, fe'llarning eng yaxshi ko'rinishi (patrullar xizmatni olib borishni boshladi).

Urg'ularni kiritish. Aksariyat hollarda biznes yozishmalar neytral bo'lsa ham, ba'zi hollarda ma'lum bir nuqtalarda qo'shimcha e'tibor talab qilinadi. Buning uchun bu iborani yumshatish yo'naltiriladi. (Agar siz "Agar siz" jumlasini qayta bajarsangiz, iltimos, siz ichingizda bo'lgan hujjatlarni yuboring ", shunda siz ichingizda bo'lgan hujjatlarni yuboring", keyin kuchlanish darajasi sezilarli darajada kamayadi va bu biznes talablariga ko'proq mos keladi mos keladigan taktika).

Biznes xatlarini yozayotganda, raqibga hurmat bilan munosabatda bo'lish kerak. Shunday qilib, "afsuski, biz sizning taklifingiz bilan qiziqmayotgan" iborasi "Afsuski, biz sizning taklifingizni qiziqtirmaymiz" iborasi, bu biznes yozishmalarida keraksiz qattiqlikdan ozoddir.

Kirish inshootlari, shuningdek, biznes xatining muhim tarkibiy qismidir, chunki ular unchalik quruq emas. Biznes etik qoidalariga muvofiq "Iloji bo'lsa, tarkibini kompilyatsiya qilishni talab qilish, materiallar sifatining mutaxassisi". Kirish dizaynlari toifali dizayn, hurmat va diqqatni namoyon etish, shuningdek, marhum ohanglar ifodalari. Ularning ishlatilishi sizga fikrni bildirishingizga imkon beradi, raqibning mag'ruriga yordam bermaydi.

Ishvat tuzish odoblari: 5 ta maslahat, uzoqdan yaxshi taassurot qoldirish kerak

1. Maktubdagi javob vaqti aloqa sohasidagi hamkorlikka bo'lgan qiziqishingizdan dalolat beradi. Siz biznes harflariga qisqa vaqt davomida javob berishingiz kerak: daqiqalar, soat, kunning maksimal. Agar kechikishning ob'ektiv sabablari bo'lsa, xatni yuboring va ular xabar olganliklarini va tez orada javob berishadi. Xotin-qizlarga to'g'ri kelishuvni to'g'ri tartibga solish uchun siz raqib xatidagi tegishli belgilarga e'tibor berishingiz kerak - "Mojim", "Mavzu" va boshqalar. Bunday belgilarning mavjudligi sizning javobingiz qanchalik muhimligini ko'rsatadi.

Javobni kechiktirish - bu mijozni yo'qotish ehtimoli yuqori. Iloji bo'lsa, darhol javob bering. "Keyinchalik" faqat harflarni qoldiring, javob berish vaqtini o'z vaqtida o'tkazing. Odamlarning xatti-harakatlarini va katta muzokaralar sizga rejissyorlik maktabida yordam berishini bashorat qilishni o'rganing.

2. Shaxsiy murojaat. Shaxsiy murojaat afzal, chunki bu qabul qiluvchini hurmat qilishning namoyonidir.

Shaxsiy apellyatsiyadan foydalanish biznes yozishmalarining majburiy qoidalaridan biridir. Shaxsiy yo'naltirish - bu individuallikni va yaxshi niyatni namoyish etish. Bundan tashqari, siz shablon javoblarining kulrang massasidan sizning xatingizni ajratib ko'rsatasiz.

3. Safar so'zlarini ifoda eting (murojaat qilish uchun). Maktubda ifodalangan minnatdorchilik raqib tanlovi uchun o'ziga xos minnatdorchilik bildirish, yoki mijozingiz foydasiga mijoz. "Maktubingiz uchun tashakkur" so'zlaridan boshlana boshlash, bu siz uchun qadrli bo'lgan raqibni namoyish etadi. Bu biznes xatining bunday ohangi to'g'ri, chunki u konstruktiv holatni aks ettiradi. Masalan:

Sizning biznesingizga ishonch bildirish uchun minnatdorchilikning ifodasi harflarning boshida bunday tuzilmalardan foydalangan holda amalga oshiriladi:

• Foizingiz uchun tashakkur ...;
• Maktubingiz uchun rahmat ...;
• Biz bilan bog'langaningiz uchun rahmat ...;
• Korxonamizda tanlaganingiz uchun rahmat ...;
• Sizning qiziqishingiz uchun sizga minnatdorman ...

4. ijobiy tugatish. Tarkibi uchun dizaynlar - xat bilan tanishishdan keyin raqibning e'tiborini jalb qilish kafolatlangan. Shuning uchun, ushbu shaklda ishbilarmonlik yozishmalarining ijobiy munosabatini va sirtqichi sherikda ijobiy kayfiyatni va aloqa qilishni davom ettirish istagini yaratishni maqsadga muvofiqdir. Masalan;

so'nggi, bu sizning xatingizni o'qiyotganda qabul qiluvchining e'tiborida qoladi. So'nggi iboralarda ishbilarmonlik aloqalarining hissiy-ijobiy muhitini himoya qiling. Siz bilan yana gaplashishni xohlaganligi uchun qabul qiluvchidan yaxshi kayfiyatni yarating. Masalan:

Har doim xat bilan tugaydi, aloqa davom ettirish uchun raqibga ijobiy munosabatda bo'ling. Ushbu maqsadlar uchun siz dizaynlardan foydalanishingiz mumkin:

• Hamkorlik qilishdan mamnunmiz;
• Savollaringizga javob berishga tayyor;
• Muammo bo'lsa, iltimos, murojaat qiling;
• Biz o'zaro manfaatli hamkorlikka umid qilamiz;
• Biz sizga yordam berishdan mamnunmiz;
• Hurmat bilan.

5. Imzo va aloqa bloki. Ishbaho yozishmalarini boshqaradigan xodim "monitorning narigi tomonida" mavjud bo'lgan fikrga ega bo'lishi kerak. Boshqacha aytganda, ism, pozitsiyalar va raqibning aloqa ma'lumotlari haqida ma'lumot kerak:

1. Ism (familiya) - shaxsiy aylanish ehtimolini ta'minlang;
2. Lavozimi - raqibni vakolat darajasini tushunishni ta'minlaydi
3. Koordinatalar - qo'shimcha aloqa kanallarining paydo bo'lishiga hissa qo'shish.

Ishlarni biznes yozishmalari bilan optimallashtirish uchun aloqa ma'lumotlari bo'lgan blok standart sozlamalarga eng mos keladi. Ushbu jihoz sheriklar, hamkasblar va mijozlarga biznesga kasbiy munosabatning timsolida bo'lishi kerak.

Elektron biznes sirtqi qoidalari

Grigoriy Siozonenko, "Moskva" YoAJ bosh direktori, Moskva

1. "Hammaga javob" tugmachasini bosing. Agar bir nechta odamlar yozishmalarda ishtirok etsa, siz shunchaki oxirgi xabarni yuboruvchisiga emas, balki hammaga javob berishingiz kerak.

2. Har doim xatning mavzusini ko'rsating. Aksariyat hollarda, oluvchi faqat yangi xat sarlavhasini ko'radi. Keyinchalik "Mavzu" dagi ma'lumotlar xabarlarni topishga va saralashga yordam beradi. Sarlavhada siz yorliq so'zlaridan foydalanishingiz mumkin - masalan, "Masalan!" - Ammo ular umuman harf mazmuniga mos keladigan bo'lsa ("ahamiyatli" tugmachasini bosish uchun Ommabop pochta dasturlari - va "Mavzu" maydonchasida paydo bo'ladi. Har doim so'zlarning bitta shaklini ishlab chiqing va unga yopishtiring. Shuni yodda tutingki, bugungi kunda ko'plar yozishmalarni tartiblash uchun avtomatik filtrlardan foydalanishadi. Shuning uchun u "o'qish" va mashinani "o'qish uchun unvonni tanlanishi kerak.

3. Maktub qisqa va tuzilgan bo'lishi kerak. Taqdimotning ma'nosi va ravshanligining maksimal darajada oshkoralikka intiling, muhim va ikkilamchi tafsilotlarni baham ko'ring. Sizning qiziqishingiz uchun, shuning uchun biznes xatini bir vaqtdan keyin o'qing, muammoning mohiyati va savolning mohiyatini, qabul qiluvchi tomonidan kutilgan harakatlarning mohiyatini va bajarilishini tushunish oson edi. Qo'shimcha materiallar (hujjatlar, jadvallar, fotosuratlar) Qo'shimcha sifatida xabarning matnini buzmaslik yaxshiroqdir; Shu bilan birga, xatda siz nima yuborgan fayllar nima ekanligini ko'rsatishingiz kerak.

4. xushmuomala bo'ling. Har qanday harfda salomlashish, ishlov berish va imzolar uchun joy bo'lishi kerak (siz uni avtomatik ravishda xabaringizni qo'shishingiz mumkin). Shuningdek, semantik va hissiyotlarni joylashtirish kerak - telegraf uslubidan qochish kerak. Agar mos keladigan muammolar yoki ziddiyatga tegishli bo'lsa ham, hurmatli ohangga amal qiling. Axir, bu ishda haqorat qilmaslik va echim topmaslik muhimdir. Chekish va xushmuomalalik - bu borada yaxshi yordamchilar.

5. Harflarga javob berish kerak! Va zudlik bilan. Ushbu asosiy haqiqatni tushunmaslik juda ko'p tushunmovchiliklarga olib keladi. Yuboruvchi xatni o'qishini va bir muncha vaqt o'tgach, siz mazmunli javobni kutishingiz mumkinligini bilib olishi kerak. Javob berish mashinalari va avtomatik bildirishnomalarga to'liq ishonish shart emas - o'zingizdan qisqa ibora yozing. Ba'zi harflar uchun, aksincha, siz javob berishingiz shart emas. Birinchidan, manzilingiz "nusxa ko'chirish" maydonida joylashgan joyda: jo'natuvchi boshqa odam bilan yozishmalarni bilishingizni xohlaydi. Ikkinchidan, sizning manzilingiz umuman bo'lmasa: Bu sizning xabaringizdagi "yashirin nusxa" maydonida koordinatalarni qo'shganligini anglatadi, ya'ni sizni xabarning to'g'ridan-to'g'ri hal qiluvchidan yashirincha tanishtirishni anglatadi .

6. Siz javob beradigan maktubning matnini o'chirmang. Sizning javobingiz vaqtdan keyin vaqtni takrorlashi mumkin - ehtimol bir necha yil ichida. Ko'plab korxonalar allaqachon elektron pochta arxiv tizimini boshqaradilar. Aytgancha, kompaniyaning mansabdor shaxsining elektron pochtasi qonuniy ahamiyatga ega bo'lgan hujjat sifatida tan olingan, qonuniylarning uzoq muddatli saqlash qonuniy talabidir. Bizda hali bunday narsa yo'q, ammo yozma sozlamalarni engib o'tishadi. Siz yozuvchilarning ko'zlari, ko'rgan har bir harfga qarang. Bu biznes yozishmalarining asosiy boshqaruvidir. Agar siz unga amal qilsangiz, nutqlar oqimdan sizning xabarlaringizni ajratishni boshlaydilar.

7. Taqkariy yozing. Maktubda yaratilgan yagona xatolar qabul qiluvchidan xavotirda, chunki ular shoshilinch yoki beparvolikning namoyon bo'lishi sifatida qabul qilinadi. Va bir nechta xatolar, shuningdek, jo'natuvchining madaniy darajasini ko'rsatadi, chunki u biznes yozishmalari haqida gapiradi - bu pul ishlamaydigan nurda va jo'natuvchi ishlayotgan kompaniyada.