Lassen Sie uns herausfinden, wie die Genehmigung formalisiert wird. Jede Organisation hat natürlich ihre eigenen Optionen und Kombinationen. Wir werden versuchen, die möglichen aufzuzeigen.

Externe Zustimmung

Für die externe Genehmigung empfiehlt GOST R 6.30-2003 die Verwendung des Genehmigungsstempels auf dem Entwurfsdokument. Ich möchte Sie daran erinnern, dass der Genehmigungsstempel eine Voraussetzung ist, die die Zustimmung einer anderen Organisation, die nicht der Autor des Dokuments ist, mit seinem Inhalt zum Ausdruck bringt (GOST R 7.0.8-2013, Definition 56).

Dokumentfragment

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3.23. Der Dokumentengenehmigungsstempel besteht beispielsweise aus dem Wort „VEREINBART“, der Position der Person, mit der das Dokument genehmigt wurde (einschließlich des Namens der Organisation), der persönlichen Unterschrift, der Abschrift der Unterschrift (Initialen, Nachname) und dem Datum der Genehmigung :

VEREINBART

Rektor der Finanzakademie
unter der Regierung der Russischen Föderation
Persönliche Unterschrift von A.G. Grjasnowa
Datum

Erfolgt die Genehmigung durch Brief, Protokoll etc., wird der Genehmigungsstempel wie folgt erstellt:

VEREINBART

Brief an die Russische Akademie
Medizinische Wissenschaften
vom 05.06.2003 Nr. 430-162

VEREINBART

Protokoll der Vorstandssitzung
Russischer Staat
Versicherungsgesellschaft "Rosgosstrakh"
vom 05.06.2003 Nr. 10

Beispiel 1

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Beispiel 2

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Interne Konsistenz

1. Dokumentenbeglaubigung (Genehmigungsvisum)

Diese Form der Genehmigung wird am häufigsten von kleinen Organisationen verwendet, bei denen die Liste der genehmigenden Personen recht begrenzt ist, oder für Dokumente, die von mehreren Personen genehmigt werden.

Diese Methode ist jedoch für große Unternehmen, deren Liste der Vereinbarungen ein Dutzend (möglicherweise mehr) Beamte umfasst, überhaupt nicht geeignet.

GOST R 6.30-2003 empfiehlt die Erstellung Visumgenehmigungähnlich dem Genehmigungsstempel, jedoch ohne Angabe des Wortes „EINVERSTANDEN“ und des Namens der Organisation als Teil der Position des Genehmigers (bei interner Genehmigung ist bereits klar, dass dieser Beamte in der Organisation arbeitet, die das Dokument verfasst hat). Folgender Unterschied: Eine interne Genehmigung des Projekts ist möglich, wenn Kommentare dazu vorliegen, die beigefügt werden müssen.

Dokumentfragment

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GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Dokumentenerstellung“

3.24. Die Genehmigung des Dokuments erfolgt mit einem Dokumentengenehmigungsvisum (im Folgenden „Visum“), das die Unterschrift und Position der das Dokument genehmigenden Person, eine Niederschrift der Unterschrift (Initialen, Nachname) und das Datum der Unterzeichnung enthält. Zum Beispiel:

Persönliche Unterschrift von A.S. Orlow
Datum

Bei Anmerkungen zum Dokument wird das Visum wie folgt ausgestellt:

Kommentare sind beigefügt
Leiter der Rechtsabteilung
Persönliche Unterschrift von A.S. Orlow
Datum

Kommentare werden auf einem separaten Blatt aufgeführt, unterzeichnet und dem Dokument beigefügt.

Bei einem Dokument, dessen Original bei der Organisation verbleibt, werden Visa unten auf der Rückseite des letzten Blattes des Originaldokuments angebracht.

Bei einem Dokument, dessen Original von einer Organisation gesendet wird, werden Visa unten auf der Vorderseite der Kopie des zu sendenden Dokuments angebracht.

Es ist möglich, Visa-Dokumente auf einem separaten Genehmigungsbogen auszustellen.

Es liegt im Ermessen der Organisation, das Dokument und seine Anhänge Seite für Seite zu bestätigen.

Beispiel 3

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2. Genehmigungsblatt

In der Praxis findet man eine Sammlung von Genehmigungsvisa für einen Dokumententwurf häufig nicht auf dem Dokument selbst, sondern auf dem Genehmigungsblatt.

Das Dokumentengenehmigungsblatt (Visa) ist Teil eines offiziellen Dokuments mit Genehmigungszeichen (Visa) (GOST R 7.0.8-2013).

Seine Form kann in verschiedenen Organisationen stark variieren. Unter Berücksichtigung dieser Definition stellen wir fest, dass sie genau verwendet werden darf Markierungen Es geht um die Genehmigung und nicht um das Visum des Genehmigers. Daher sind Ausdrucke aus dem EDMS und MS Outlook (dazu später mehr, siehe Abbildung 4 und Beispiel 6) nichts anderes als Genehmigungsbögen.

Ich möchte darauf hinweisen, dass die Billigung des Dokumententwurfs selbst oder das Sammeln von „lebenden“ Unterschriften auf einem Papiergenehmigungsbogen die zuverlässigste Option ist, denn Es ist unwahrscheinlich, dass der Genehmigende später seine persönliche Unterschrift verweigert.

Beispiel 4

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Beispiel 5

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3. Koordination per E-Mail (z. B. in MS Outlook)

Das Sammeln von „lebenden“ Unterschriften auf einem Dokumententwurf oder auf einem Genehmigungsbogen nimmt viel Zeit in Anspruch. Und das Wesentliche des Genehmigungsprozesses ist nicht einfach. Daher versuchen Büromanagementdienste, das Leben sowohl für sich selbst als auch für diejenigen, die dies genehmigen, zu vereinfachen. Eine Möglichkeit dieser Vereinfachung ist die Nutzung der elektronischen Genehmigung. Und selbst wenn Sie kein EDMS mit spezieller Büroarbeitsfunktionalität haben, ist auf den Computern aller genehmigenden Personen höchstwahrscheinlich normales E-Mail installiert. Und übrigens ist es mit MS Outlook durchaus möglich, die elektronische Genehmigung der darüber gesendeten Dateien zu organisieren.

Lassen Sie mich kurz erklären, wie Sie dies nutzen können:

Ich möchte jedoch darauf hinweisen, dass diese Option auch Nachteile hat. Der Einwilligende kann jederzeit sagen, dass in seiner Abwesenheit jemand anderes von seinem Computer aus abgestimmt hat. Unternehmen versuchen solche Missverständnisse aufzuklären:

• oder durch die Verwendung einer elektronischen digitalen Signatur durch jeden Prozessbeteiligten (ein sehr teurer Mechanismus),
• oder sie versuchen in internen Regelungen (zum Beispiel „zur Sicherheit“, „zur Nutzung eines automatisierten Arbeitsplatzes“ etc.) die Mitarbeiter zu verpflichten, ihren Computer nur für die Arbeit zu nutzen und ihn beim Verlassen mit einem Passwort zu sperren.

4. Genehmigung im EDMS

Eine noch fortschrittlichere Möglichkeit, Dokumente zu koordinieren, ist der Einsatz verschiedener elektronischer Dokumentenmanagementsysteme. Das Funktionsprinzip ist einfach:

1. Der Initiator gibt einen bestimmten Antrag in das EDMS ein (BUSINESS, Boss-Referent, Directum usw.) und fügt einen Dokumententwurf bei.
2. Nachdem die Genehmiger den Entwurf geprüft haben, hinterlassen sie ihre Kommentare und stimmen ab.
3. Der Initiator kann das Abstimmungsergebnis ausdrucken und zur Unterzeichnung dem Entwurf beifügen. In der Regel wird dieses „Ergebnis“ (Genehmigungsbogen) durch die Unterschrift des zuständigen Mitarbeiters des Büromanagementdienstes bestätigt.

In unserer Organisation ist es üblich, nach Ermessen des Initiators zwei Formen der Genehmigung zu verwenden:

• Sammlung von „Live“-Visa auf einem Papiergenehmigungsbogen oder
• Genehmigung im EDMS – in diesem Fall wird ebenfalls ein Genehmigungsblatt generiert, aber automatisch ausgefüllt (siehe Beispiel 6).

Die Kombination dieser Methoden bei der Genehmigung eines Dokuments ist jedoch verboten, weil Einige Genehmiger sehen die Kommentare anderer nicht. Das vom EDMS ausgedruckte Genehmigungsblatt muss durch die Unterschrift des Leiters des EDMS beglaubigt sein.

Beispiel 6

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„...Guten Tag, lustiger Moment. Hallo, unbezahlbare Katerina Matveevna.

Gib mir nicht die Schuld für die vergangene Verzögerung. Anscheinend ist das mein Schicksal. Allerdings ist davon nichts mehr zu erwarten. Deshalb beeile ich mich, Ihnen mitzuteilen, dass es mir gut geht, und ich wünsche Ihnen dasselbe ...“

Aus einem Brief des Soldaten der Roten Armee, Genosse Suchow

(Film „Weiße Sonne der Wüste“)

Wer von uns erinnert sich nicht an den rührenden Brief an seine Frau, die „unbezahlbare Katerina Matwejewna“, den der Soldat der Roten Armee, Fjodor Iwanowitsch Suchow, im Geiste den ganzen Film über schrieb? Dieser Brief war natürlich persönlicher und nicht geschäftlicher Natur. Aber aufgrund der Lebenssituation, in der sich die Charaktere befanden, wies sie Gründlichkeit, Struktur und individuelle Merkmale auf, die für die Geschäftskorrespondenz charakteristisch sind.

Ein Mitarbeiter des Büromanagementdienstes muss wie der Soldat der Roten Armee Suchow oft vielfältige Probleme lösen und Briefe schreiben, manchmal zu den unerwartetsten Themen. Es scheint, was könnte einfacher sein? Aber es stellt sich heraus, dass die Anweisung des Managers, „einen Brief zu schreiben“, einen Sturm der Verwirrung in der Seele und im Kopf der Sekretärin auslösen kann: „Ein Brief?!.. Wie schreibt man ihn?!“ Was zu schreiben?! Wie formatiere ich und wie sende ich es an den Empfänger?! Schrecklich!!!"

Tatsächlich ist an dieser Aufgabe nichts Schreckliches oder Schwieriges. Und wenn Sie in der Schule jemals Aufsätze geschrieben haben (und das haben Sie auf jeden Fall), erfordert das Schreiben eines Briefes von Ihnen keine übermenschlichen Anstrengungen. Sie benötigen Aufmerksamkeit, Ausdauer, Kenntnisse über die Geschäftsprozesse Ihrer Organisation, die Fähigkeit, Probleme und Umstände zu verstehen, mit denen Sie manchmal nicht vertraut sind, die Fähigkeit, die benötigten Informationen von anderen Abteilungen, Diensten und Mitarbeitern zu erhalten, und eine gute Präsentationskompetenz .

Beginnen wir mit den allgemeinen Anforderungen für das Verfassen von Geschäftsbriefen.

Um mehr zu lernen

Aufbau des Textes eines Geschäftsbriefes

Im allgemeinsten Fall besteht der Text eines Geschäftsbriefes aus:

• Adresse (einleitende Etikette-Formel);
• Einführungsteil;
• Hauptteil;
• letzter Teil;
• endgültige Etikette-Formel.

Schauen wir sie uns genauer an.

Appellieren, oder Einführende Etikette-Formel (Höflichkeitsformel):„Hallo, unbezahlbare Ekaterina Matveevna!“

Die Anrede (einleitende Etiketteformel, Höflichkeitsformel etc.) soll Respekt vor dem Adressaten zum Ausdruck bringen, die Aufmerksamkeit des Adressaten auf den Betreff des Briefes lenken und kann Position, Nachname, Vorname und Vatersname der Person enthalten, an die dieser Brief gerichtet ist adressiert: Lieber Wladimir Petrowitsch!

Bei der Ansprache der bedeutendsten und wichtigsten Personen gilt die Begrüßung „Liebste“.

Zum Beispiel:

• Sehr geehrter Herr Minister!
• Sehr geehrter Herr Gouverneur!
• Sehr geehrter Herr Wachrushin!

Wenn sich der Brief an die Mitarbeiter der Organisation oder an eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern richtet, sieht die Etikette-Formel wie folgt aus: Sehr geehrte Damen und Herren!

Vertrautheit in der Kommunikation ist inakzeptabel. Die Formulierung „Sehr geehrte …“ oder „Sehr geehrte …“ und dergleichen sind in einem Geschäftsbrief unangemessen.

beachten Sie

Am Ende der Adresse sollte ein Ausrufezeichen stehen. Ein Komma wäre in diesem Fall zwar grammatikalisch akzeptabel, aber unangemessen.

Die Nachricht wird in der Mitte des Dokuments ausgerichtet.

Übrigens

Die Berufung ist kein zwingender Bestandteil des Schreibens. In offiziellen Schreiben mit einheitlichem Inhalt, in Anschreiben, die keine Aufforderungen enthalten, und in anderen Schreiben mit trivialem Charakter, die keiner persönlichen Prüfung durch den Vorgesetzten bedürfen, kann auf die Berufung verzichtet werden. Zum Beispiel: Bitte senden Sie einen Abstimmungsbericht mit Amethyst LLC zum 30. Dezember 2014 an die Adresse: st. Twerskaja, Haus 1, Büro 23, Ensk, 123645.

Einführender Teil. Kann enthalten:

• den Grund und Zweck des Schreibens dieses Briefes. Zum Beispiel: Ihre Organisation hat am Ausschreibungsverfahren Nr. 118-SAZHKKH für den Kauf von kommunaler Ausrüstung für den Bedarf der kommunalen Dienste des Territorialbezirks Ensk teilgenommen;
• ein Link zu einem Dokument, das sich auf den Betreff des Briefes bezieht. Zum Beispiel: Als Antwort auf Ihren Brief ref. Nr. 125/1 vom 13. Juli 2015 informieren wir...;
• eine kurze Darstellung einer Situation, Tatsache, eines Ereignisses. Zum Beispiel: Im Rahmen des mit Amethyst LLC geschlossenen Liefervertrags Nr. 251 vom 17. November 2014 wurde Straßenbauausrüstung im Wert von 2.250.000 Rubel geliefert;
• Etikette-Sätze, die je nach Situation Dankbarkeit, Bedauern, Glückwünsche, Beileid usw. zum Ausdruck bringen. Ich danke den Spezialisten der technischen Abteilung von Amethyst LLC für die schnelle und qualifizierte Fehlerbehebung der technischen Kommunikation, die das Verwaltungsgebäude von Elegia LLC mit Strom versorgte.

Außerdem kann der einleitende Teil die allgemeine Situation beschreiben (wie Genosse Suchow, der dank seines angeborenen Talents als Geschichtenerzähler auch nicht auf eine Einleitung verzichten konnte): Wisse, liebe Katerina Matvevna, dass die heutigen Klassenkämpfe im Großen und Ganzen vorbei sind und die Stunde der Weltbefreiung naht. Und nun war ich an der Reihe, nach Hause zurückzukehren, um mit Ihnen in meinem lieben Heimatland ein neues Leben aufzubauen..

Hauptteil. Enthält eine Darstellung des Problems und der Situation mit relevanten Fakten, Argumenten und Beweisen. Es sollte in seiner Bedeutung mit dem Einleitungsteil verbunden sein und logisch zu den im Schlussteil dargelegten Schlussfolgerungen führen. Dies ist der schwierigste und intensivste Teil eines Geschäftsbriefs. Es ist notwendig, seine Vorbereitung sehr sorgfältig und verantwortungsvoll zu behandeln und die entsprechende Beweis- und Dokumentationsbasis vorzubereiten.

Hier sind Kenntnisse über Geschäftsprozesse und die Fähigkeit, die notwendigen Informationen zu beschaffen, von Nutzen.

Je nach Thema des Briefes kann der Hauptteil kurz oder komplex sein (bestehend aus Absätzen und Unterabsätzen). Achten Sie bei der Formulierung von Phrasen auf eine einfache Darstellung.

Denken Sie immer daran, dass einfache, gebräuchliche Sätze viel einfacher wahrgenommen werden als komplexe und komplexe Sätze mit einer Fülle von Satzzeichen. Der Kern der Frage lässt sich beispielsweise wie folgt formulieren:

Im April 2015 stellte Izumrud LLC einen Satz Metallschneidegeräte her, der vom Transportunternehmen Delovye Linii an Amethyst LLC gesendet und 14 Tage nach Ablauf der Frist bei Amethyst LLC eingegangen ist, was durch die Rechnung Nr. 1125/245 von bestätigt wird 23.04.2015, das Original wurde uns vom Transportunternehmen „Business Lines“ zur Verfügung gestellt, in dessen Zusammenhang „Izumrud“ LLC verpflichtet ist, „Amethyst“ LLC eine Vertragsstrafe in Höhe von ... zu zahlen.

Oder Sie können Folgendes tun:

Am 2. April 2015 schickte Izumrud LLC Metallschneidegeräte an Amethyst LLC. Die Ausrüstung wurde am 23. April 2015 empfangen. Diese Tatsache wird durch den Frachtbrief Nr. 1125/245 vom 23. April 2015 des Transportunternehmens Delovye Linii LLC bestätigt.

Die voraussichtliche Lieferzeit für Geräte gemäß Vertrag Nr. 12 vom 29. März 2015 beträgt 7 Kalendertage ab Versanddatum. In diesem Fall besteht es aus 21 Kalendertagen. Bei Verstößen gegen die Lieferfristen für Geräte gemäß Ziffer 3.12 der oben genannten Vereinbarung ist Izumrud LLC daher verpflichtet, eine Vertragsstrafe in Höhe von... zu zahlen.

Generell werden an die Präsentation folgende Anforderungen gestellt:

• Einhaltung der geltenden Gesetzgebung;
• neutraler, sachlicher Vortragston;
• Es ist erlaubt, Abkürzungen (LLC, Ministerium für Notsituationen, Innenministerium, Staatsbezirkskraftwerk, Staatliche Verkehrssicherheitsinspektion usw.) und häufig verwendete Abkürzungen (qm, kg, gr-n, str., usw., Postfach usw.);
• Verwendung des Passivs (zum Beispiel sollten Sie schreiben „ wird von uns hergestellt…", und nicht " wir werden produzieren...“, wobei der Fokus auf der ausgeführten Aktion liegt und nicht auf dem Objekt, das sie ausführt);
• die Verwendung von Musterphrasen (sog. Sprachformeln), die für die Branche oder Art der Tätigkeit, zu der Ihr Unternehmen gehört, charakteristisch sind. Als Beispiel für ihre meisterhafte und organische Anwendung kann man denselben Brief des Genossen Suchow anführen: „ Allerdings hatten wir ein kleines Problem. Ich denke an drei Tage, nicht mehr. Nämlich für mich, als bewusster Kämpfer, angewiesen Begleite eine Gruppe von Kameraden aus dem brüderlichen Osten ... Ich möchte Ihnen auch sagen: Luxation unseres läuft reibungslos, in einer Atmosphäre brüderlicher Gemeinschaft und Harmonie.“ Wie wir sehen können, verwendete er aktiv stabile Ausdrücke aus der Revolutions- und Kriegszeit.

Im Allgemeinen kann ein Geschäftsbrief die folgenden Musterformeln enthalten:

• Wir senden Ihnen die folgenden Dokumente zur Genehmigung...;
• Im Rahmen der Umsetzung der getroffenen Vereinbarungen...;
• Als Antwort auf Ihren Brief ref. Nein.... von... informieren...;
• Gemäß der abgeschlossenen Vereinbarung Nr....;
• Wir informieren Sie darüber, dass im Zeitraum von... bis...;
• Wir drücken unsere tiefe Dankbarkeit aus... usw.

Solche lexikalischen Konstruktionen können manchmal eine zusätzliche rechtliche Bedeutung haben, zum Beispiel wird eine Garantieerklärung nicht als solche betrachtet, wenn der Text die Phrase nicht enthält „Wir garantieren die Zahlung.“

Ein besonderes Merkmal eines Geschäftsbriefes ist auch die Klarheit und Kürze des Textes (Unterteilung in Absätze, Verwendung einfacher, allgemeiner Sätze);

• Argumentation;
• Objektivität (der Text des Briefes muss objektive Informationen über Ereignisse und Fakten enthalten;
• Eindeutigkeit der Terminologie und Formulierungen.

Letzter Teil ist endgültig und kann enthalten:

Schlussfolgerungen aus dem oben Gesagten: Aus den oben genannten Tatsachen ergibt sich somit, dass dieser Fall des Ausfalls des Mechanismus nicht von der Garantie abgedeckt ist, da gegen die Betriebsvorschriften verstoßen wurde;

Anfrage: Auf der Grundlage des oben Gesagten bitten wir Sie, die Möglichkeit der Behebung von Mängeln in Betracht zu ziehen, die während des Betriebs des Produkts festgestellt wurden;

Erfordernis: Wir fordern die Rückzahlung der bestehenden Schulden bis zum 1. Oktober 2015;

Warnung: Im Falle der Nichteinhaltung der vertraglichen Anforderungen behalten wir uns das Recht vor, zur Wahrung unserer Interessen das Schiedsgericht anzurufen;

Angebot: Wir bieten an, unseren Forderungen nach einer Rückerstattung in Höhe von 15.000 (fünfzehntausend) Rubel nachzukommen;

Ablehnung: Aufgrund der dargelegten Fakten sehen wir uns gezwungen, die Erfüllung Ihrer Anforderungen abzulehnen.;

Erinnerung: Wir erinnern Sie daran, dass Sie gemäß Ziffer 17 der Ausschreibungsunterlagen eine vertragliche Sicherheit leisten müssen usw.

Endgültige Etikette-Formel, oder Höflichkeitsformel. Ein Geschäftsbrief wird in der Regel mit einer abschließenden Etikette-Formel abgeschlossen – einem stabilen Ausdruck, der Respekt, Hoffnung auf eine weitere Zusammenarbeit oder Bedauern über die Beendigung der Zusammenarbeit oder den Verlust bestimmter Chancen zum Ausdruck bringt, zum Beispiel:

• Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit;
• Wir bedauern die aufgetretenen Schwierigkeiten.

Ein Geschäftsbrief kann mit einem Satz enden, der einen Ausdruck des Respekts, den Namen der Position der verantwortlichen Person, die den Brief unterschreibt, seine handschriftliche persönliche Unterschrift und eine Abschrift der Unterschrift enthält:

Mit freundlichen Grüßen,

Leiter des turkestanischen Zolls Wereschtschagin P.A. Wereschtschagin

beachten Sie

Die abschließende Höflichkeitsformel „Mit Respekt“ wird nur angewendet, wenn der Brief mit der Anrede „Sehr geehrte(r) (vollständiger Name oder Position)!“ beginnt, ist aber nicht zwingend. Je nach Situation können wiederholte Respektbekundungen unangemessen sein und unterwürfig, abwertend oder ironisch wirken. Aus den gleichen Gründen wird davon abgeraten, Adjektive der Superlative oder Wörter zu verwenden, die die emotionale Konnotation eines Satzes in der Geschäftskorrespondenz verstärken. Zum Beispiel:

Leider haben wir Ihren Katalog nicht erhalten;

Liebling…;

Mit unserem tiefsten Bedauern müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihrer Anfrage nicht nachkommen können..

Dekor

Geschäftsbriefe müssen ausschließlich auf dem Briefkopf der Organisation verfasst werden und die erforderlichen Angaben enthalten. Ein Musterformular finden Sie in Anhang B zu GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationsanforderungen."

In der Praxis reichen für die Erstellung von Geschäftsbriefen folgende Angaben aus:

• Emblem oder Warenzeichen (Logo) der Organisation, falls vorhanden (1);
• OKPO (2);
• Hauptstaatliche Registrierungsnummer (OGRN) der juristischen Person (3);
• Steueridentifikationsnummer/Grundcode für die Registrierung (TIN/KPP) (4);
• Name der Organisation (5);
• Referenzinformationen über die Organisation (einschließlich Postanschrift, Telefonnummer und andere Informationen nach Ermessen der Organisation) (6);
• Dokumentdatum (7);
• Dokumentenregistrierungsnummer (8);
• Verweis auf die Registrierungsnummer und das Datum des Dokuments (9);
• Ziel(10);
• Titel des Textes (11);
• Dokumententext (12);
• markieren Sie das Vorhandensein des Antrags (13);
• Unterschrift (14);
• Markieren Sie den Darsteller (15).

Die Platzierung der Details ist in Beispiel 1 angegeben.

Einstufung

Geschäftsbriefe können je nach Zweck und Inhalt unterteilt werden.

Begleitend. Anschreiben sind für den Versand von Dokumenten gedacht, die keinen Adressteil enthalten. Der Text des Anschreibens muss einen Link zu den Anhängen – Dokumenten, die diesem Schreiben beiliegen – enthalten. Solche Briefe können Bitten, Erläuterungen usw. enthalten.

Anschreiben an eine übergeordnete Organisation sollten mit dem Satz „Wir präsentieren Ihnen...“ beginnen, an eine untergeordnete Organisation – mit „Wir senden an Sie…“, an eine Drittorganisation – mit „Wir senden Ihnen …“ (Beispiel 2).

beachten Sie

Das Anschreiben ist keine Garantie dafür, dass der Umschlag, den Sie erhalten, genau die Dokumente und die im Anschreiben angegebene Menge enthält. Mit anderen Worten handelt es sich bei dem Schreiben nicht um eine Bestandsaufnahme und es kann den Justizbehörden nicht als Bestätigung für die Zusendung bestimmter Dokumente vorgelegt werden.

Bei der Zusendung von Unterlagen ist kein Anschreiben erforderlich.

Garantie. Es besteht in der Regel aus zwei Teilen: einer Aufforderung zur Erfüllung einer Sache, Zusicherungen der Erfüllung der Verpflichtungen seinerseits und stellt rechtlich ein Schuldanerkenntnis dar (Beispiel 3).

Herzlichen Glückwunsch. Solche Briefe werden in relativ freier Form verfasst und sind einem besonderen Anlass gewidmet – einem denkwürdigen Datum, einem offiziellen Feiertag, einem für eine bestimmte Organisation oder Person bedeutsamen Ereignis. Glückwunschbriefe können sowohl auf dem Briefkopf der Organisation als auch auf künstlerischen Formularen und farbigem Papier verfasst werden und auch dekorative und grafische Elemente enthalten.

Danke schön. Ein Dankesbrief wird an einen Bürger, Beamten oder eine Organisation gesendet, in dem er sich für die ergriffenen Maßnahmen bedankt (Beispiel 4).

In solchen Briefen können die folgenden Ausdrücke verwendet werden:

• Wir bedanken uns ganz herzlich bei Ihnen...;
• Vielen Dank für Ihre Hilfe...;
• Lassen Sie mich Ihnen meinen Dank aussprechen...

Beachten - ein Geschäftsbrief, der den Adressaten über Ereignisse informiert oder benachrichtigt. Kann Erläuterungen zum Ablauf der Teilnahme an der Veranstaltung, Bewerbungen (Teilnehmerfragebogen, Veranstaltungsprogramm, Reglement, Werbematerialien) etc. enthalten.

Wenn das Benachrichtigungsschreiben dazu bestimmt ist, an einen breiten Personenkreis verteilt zu werden, wird die Angabe „Adressat“ im Schreiben nicht oder nur allgemein formuliert. Ein solches Schreiben muss vom Leiter der Organisation oder dem für die Durchführung dieser Veranstaltung verantwortlichen Manager unterzeichnet werden (siehe Benachrichtigungsschreiben in Beispiel 1).

Anfrage (Anfrage) - Hierbei handelt es sich um einen Geschäftsbrief, der zur Beschaffung von Informationen oder Dokumenten verschickt wird (Beispiel 5). Anfrageschreiben erfordern eine verbindliche Antwort in Form eines Antwortschreibens. Der Text des Anforderungsschreibens muss eine Begründung für die Notwendigkeit der Bereitstellung der betreffenden Informationen oder Dokumente enthalten.

Nachricht. Hierbei handelt es sich um eine Art Geschäftsbrief, der den Adressaten über alle Tatsachen oder Ereignisse informiert, die die Interessen beider Parteien – des Verfassers und des Adressaten – berühren (Beispiel 6). Das Mitteilungsschreiben kann kurz sein und sofort mit den Worten „Wir teilen Ihnen mit, dass ...“ beginnen, oder es kann ausführlicher sein und eine Begründung enthalten: „Dadurch, dass …“.

Im obigen Beispiel sind die geänderten Angaben bereits im Brieftext enthalten, aber ehrlich gesagt, antworten Sie ehrlich: Wenn Sie einen Brief erhalten, wie oft schauen Sie sich diese Zahlenzeilen an und vergleichen sie mit den vorherigen? Aus diesem Grund ist eine Briefbotschaft erforderlich, um den Adressaten auf diese Tatsache aufmerksam zu machen.

In der Praxis unterscheiden sich ein Benachrichtigungsschreiben und ein Nachrichtenschreiben geringfügig. Deshalb Panik zum Thema: „Was für ein Albtraum, ich habe den Auftragnehmer geschickt.“ beachten, aber es war notwendig Nachricht!!!» nicht nötig. Es ist nichts Schlimmes daran, dass Sie im Text des Briefes „wir benachrichtigen“ statt „wir informieren“ geschrieben haben.

Angebot. Wird an einen potenziellen Partner oder Kontrahenten gesendet und enthält ein Kooperationsangebot (Beispiel 7). Dieser Typ umfasst kommerzielle Vorschläge (Angebote). Ein Angebotsschreiben kann sowohl allgemeine als auch detaillierte Informationen über die Organisation und das vorgestellte Produkt enthalten:

• eine kurze Geschichte und allgemeine Informationen über Ihre Organisation (Gründungsjahr, Produktions- und Lagerstandort, Erfolge, Teilnahme an bedeutenden Veranstaltungen, Auszeichnungen, Diplome, Titel usw.);
• Organisationsdetails;
• eine Preisliste mit Angabe des Gültigkeitsdatums (wenn Sie alle Produkte Ihres Unternehmens als Ganzes präsentieren und einem potenziellen Partner die Höhe der Preise dafür demonstrieren möchten);
• der genaue Name des vorgestellten Produkts (wenn das Angebot für eine bestimmte Art von Produkt oder Dienstleistung gemacht wird);
• Produktbild;
• die wichtigsten und wichtigsten Merkmale des präsentierten Produkts;
• den Preis der angebotenen Waren oder Dienstleistungen und deren Gültigkeitsdauer unter Angabe der Währungseinheit und der Angabe, in welchem ​​Format der Preis angegeben wird (mit oder ohne Mehrwertsteuer);
• Lieferbedingungen und -kosten;
• Bedingungen für den Erhalt eines Rabatts usw.

Ein Angebotsschreiben kann entweder an einen bestimmten Adressaten oder in großen Mengen an eine Vielzahl von Gegenparteien gesendet werden.

Das Ergebnis der Prüfung eines Angebotsschreibens durch den Adressaten können Geschäftsverhandlungen oder der Abschluss einer Vereinbarung sein. Daher kann der zukünftige Gewinn Ihres Unternehmens von der Kompetenz seiner Erstellung und der Richtigkeit der darin enthaltenen Daten abhängen.

Bestätigung. Eine mir in der Praxis eher selten begegnete Art von Geschäftsbriefen, bei der der Adressat den Erhalt jeglicher Informationen oder Dokumente bestätigt (Beispiel 8). Wird normalerweise als Antwort auf ein Anschreiben oder Kommunikationsschreiben ausgestellt. Im Bestätigungsschreiben werden folgende Formulierungen verwendet:

• Wir bestätigen den Erhalt folgender Dokumente:…;
• Wir bestätigen den Erhalt der Nachricht über die Änderung der Daten... .

Anforderungsschreiben. Diese Art von Geschäftsbrief soll den Adressaten dazu ermutigen, seinen Verpflichtungen nachzukommen. Es zeichnet sich durch einen eher kategorischen Ton der Darstellung aus, der durch die Verwendung von Konstruktionen wie:

• Wir fordern dringend die Tilgung der Schulden;
• Wir verlangen den sofortigen Versand der Ware an... usw.

Das Aufforderungsschreiben muss unbedingt eine Darstellung der Bedingungen zuvor getroffener Vereinbarungen, Links zu Dokumenten (Verträge, Vereinbarungen etc.), den Kern der aktuellen Situation, die Verpflichtung zur Erfüllung von Verpflichtungen sowie die Folgen für den Adressaten enthalten wenn die Verpflichtungen nicht erfüllt werden, zum Beispiel: Wenn Sie Ihren Verpflichtungen nicht nachkommen, wird der Fall an das Schiedsgericht verwiesen.

Ein Sonderfall eines Forderungsschreibens ist Beschwerdebrief. Es unterscheidet sich von einem einfachen Anforderungsschreiben dadurch, dass es das Wesentliche der Produktstörung, der schlechten Qualität der Dienstleistungen usw. beschreibt. Der letzte Teil legt die Anforderung fest: das Produkt im Rahmen der Garantie ersetzen, Garantiereparaturen durchführen, das Geld zurückgeben usw. Der Anspruch kann Fotos des fehlerhaften Produkts und Dokumente enthalten, die zusätzliche Kosten bestätigen, die dem Initiator entstanden sind (z. B. für Behandlung, erzwungene Inanspruchnahme der Dienste von Drittorganisationen usw.) (Beispiel 9).

Antwortschreiben. Dieses Schreiben wird als Antwort auf eine Anfrage, Forderung oder Beschwerde verfasst (Beispiel 10).

Andere Arten von Briefen erfordern in der Regel keine Antwort.

Wenn Sie eine Antwort verfassen, müssen Sie nicht in den Text schreiben: „Antwort auf Ihren Brief Nr.... von...“, da in den Details „Link zum Datum“ die Daten des erhaltenen Originalbriefs eingetragen sind und Nummer des empfangenen Dokuments.“

Der Stil Ihrer Antwort sollte mit dem Stil des Briefes übereinstimmen, auf den Sie antworten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie die darin enthaltenen stilistischen und grammatikalischen Fehler wiederholen müssen.

Nun, ich habe meine Erfahrungen in Übereinstimmung mit den Grundprinzipien des Verfassens von Geschäftsbriefen zu den unterschiedlichsten Themen mit Ihnen geteilt.

Tatsächlich ist das Thema Briefe schreiben unerschöpflich! In jedem Einzelfall sollten Sie verantwortungsvoll und kreativ an die Erstellung eines Geschäftsbriefes herangehen, dann haben Sie auf diesem dornigen Weg Glück!

Lassen Sie mich hier Abschied nehmen, oder wie der unvergessliche Genosse Suchow schrieb: „Ich bleibe Zeuge dessen, ein Kämpfer für das Glück der Werktätigen auf der ganzen Erde, das nach Genosse August benannte Transkaspische Internationale Revolutionäre Proletarische Regiment.“ Bebel, Soldat der Roten Armee Fjodor Iwanowitsch Suchow.“

Ein Anschreiben für eine Vereinbarung ist ein obligatorisches Dokument, ohne das die Vereinbarung selbst nicht zur Prüfung und Unterzeichnung angenommen wird. Bei der Erstellung eines Anschreibens für eine Vereinbarung, das der Gegenpartei zur Unterzeichnung zugesandt wird, müssen einige der im Artikel beschriebenen Nuancen berücksichtigt werden.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

Art der offiziellen Korrespondenz – Anschreiben zum Vertrag

Bei der Ausübung aller Arten ihrer Aktivitäten – ob wirtschaftlich, organisatorisch, produktionstechnisch oder beispielsweise wirtschaftlich – erhält und versendet die Organisation eine Menge offizieller Korrespondenz. Zu den Empfängern und Korrespondenten zählen übergeordnete Organisationen, staatliche und kommunale Behörden, Lieferanten, Kunden, Geschäftspartner und sogar Einzelpersonen.

Der wichtigste Teil des externen Dokumentenflusses sind Briefe, da sie entweder in Form einzelner Dokumente versendet werden oder Dokumentenpakete – Finanz-, Buchhaltungs- und andere – begleiten, die keine Details wie die Adresse des Empfängers enthalten. Einschließlich, Anschreiben werden mit vom Unternehmen abgeschlossenen oder zum Abschluss vorgesehenen Verträgen versandt.

Das Hauptmerkmal von Anschreiben, einschließlich Anschreiben für Verträge, ist das Vorhandensein einer Liste der beigefügten Dokumente und eines Textes, der den Zweck erläutert, zu dem diese Dokumente an den Adressaten gesendet wurden. Ein weiteres charakteristisches Merkmal solcher Briefe ist ihr sekundärer Charakter – solche Briefe selbst sind keine unabhängigen Dokumente. Darüber hinaus ist die Person, die in der Organisation für die Erstbearbeitung der Korrespondenz verantwortlich ist, verpflichtet, ihn zurückzusenden, wenn ein solcher Brief an den Adressaten versandt wird, ohne dass die darin genannten Dokumente beigefügt sind. In diesem Fall muss zusätzlich eine Bescheinigung darüber erstellt werden, dass die im Anschreiben genannten Unterlagen fehlen.

Beispiel für das Verfassen eines Anschreibens für einen Vertrag

Das Anschreiben zum Vertrag enthält aufgrund seines sekundären Charakters keine Informationslast, sondern ist, nach den festgelegten Regeln erstellt, wie folgt:

Bestätigung über die Zusendung der als Anlagen aufgeführten Unterlagen;

Bestätigung der Frist;

Hinweise dazu, zu welchem ​​Zweck die darin aufgeführten Unterlagen versandt wurden, wie sie bearbeitet werden und welche Unterlagen in welcher Form an die Absenderadresse zurückzusenden sind.

Welche Einzelheiten enthält das Anschreiben zum Vertrag?

Anschreiben werden wie alle organisatorischen und administrativen Unterlagen gemäß den Anforderungen von GOST R 6.30-2003 erstellt, die mindestens bis zum 1. Juli 2018 gültig sind. Dann planen sie, es durch GOST R 7.0.97-2016 zu ersetzen. Die folgende Tabelle zeigt die Zusammensetzung der erforderlichen Angaben gemäß dem aktuell gültigen GOST. Das Ausfüllen ergibt Motivationsschreiben zur vertraglichen rechtlichen Bedeutung.

Es gibt auch eine Art Vereinbarung, die nicht vom Leiter eines anderen Unternehmens, sondern von einer Vertretung der Arbeitnehmer des Unternehmens unterzeichnet wird. Hierbei handelt es sich um einen Tarifvertrag, der gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation mit dem Gewerkschaftsausschuss der Arbeitnehmer vereinbart werden muss. Nachfolgend finden Sie das Anschreiben zum Tarifvertrag.

Begleitschreiben zu Verträgen werden in der Regel vom Firmenchef oder einem dazu berechtigten Beamten unterzeichnet und gemäß der Bestellung formalisiert.

Wie man Regie führtAnschreiben zum Vertrag zur Unterschriftmit einem Protokoll der Meinungsverschiedenheiten

Oftmals können einige Klauseln der Vereinbarung, die der Gegenpartei zur Unterzeichnung vorgelegt werden, zu Unstimmigkeiten bei ihr führen. Möglicherweise möchte die andere Partei auch einige Änderungen und Ergänzungen am zur Unterzeichnung übermittelten Vertragstext vornehmen. Dies ist selbstverständlich und stellt kein besonderes Hindernis für eine Einigung zwischen den Parteien dar. In diesem Fall hat die zweite Partei das Recht, ein Protokoll über die Meinungsverschiedenheiten zu erstellen und es im Begleitschreiben zum zur Unterzeichnung vorgelegten Vertrag zu erwähnen.

Nachfolgend finden Sie ein Muster eines Anschreibens für eine Vereinbarung zur Unterzeichnung, das zusammen mit einem Protokoll der Meinungsverschiedenheiten an den Absender gesendet wird.