Organisation von Geschäftsprozessen(GeschäftsprozessÖOrganisation) - bündelt Maßnahmen zur Festlegung ihrer internen Struktur (technologisch, zeitlich, räumlich, organisatorisch) unter Berücksichtigung der spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens für einen bestimmten Bereich. Das Ergebnis ist ein Plan, ein Modell und eine Beschreibung der Prozesse als Grundlage für deren Umsetzung.

Zu den organisatorischen Aktivitäten (siehe Diagramm 1) gehören: Ermittlung des Prozessfortschritts und der Organisationsstruktur, Identifizierung von Ressourcen, Etablierung von Führung, Generierung von Prozessdaten und -dokumenten, Entwicklung von Informationsdiensten und andere Aspekte.

Schema 1. Hauptaspekte der Organisation von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen.

Sechs Schritte einer systematischen Vorgehensweise

Ein systematischer Ansatz zur Organisation von Prozessen basiert auf sechs Schritten (siehe Diagramm 1) und beinhaltet eine Methode, die aus sechs Punkten besteht.

1. Untersuchung der Ausgangssituation

2. Analyse und Bewertung

3. Konzeptentwicklung

4. Detaillierung der Prozesslösung

5. Implementierung

6. Anwendung

In Schritt 1 Es erfolgt eine Untersuchung des Ist-Zustands von Prozessen mit verschiedenen Werkzeugen und Methoden sowie deren Analyse. Der Ist-Zustand kann folgende Daten widerspiegeln: Prozessverantwortung und -ergebnisse, Auftragsdauer (Arbeitstage, Schichten), Auftragsabwicklungskosten (Stunden/Auftrag, Minuten/Auftrag), Anzahl der beteiligten Ereignisse und Arbeitssysteme, Anteil der Ereignisse, die erstellen und keine Kosten verursachen, Anzahl der Organisationsebenen, Raumnutzung, Arbeitssystem/Kapazitätsauslastung, Verzögerungen, Wartezeit, Arbeitsbedingungen; Interferenzmanagement usw. Basierend auf Gründen und Anreizen werden die notwendigen Ziele entwickelt.

IN Schritt 2 die erhobenen Daten müssen entsprechend analysiert, aufbereitet, d.h. organisieren, auf Vollständigkeit prüfen, bearbeiten und auswerten.

Beispiel. Basierend auf der Synthese der Ergebnisse von Schritt 1 bildete das Projektteam eine gemeinsameEinschätzung in Form von Stärken und Schwächen.

Unter Berücksichtigung der identifizierten Ineffizienzursachen beginnt die Entwicklung von Veränderungsmaßnahmen. Zu den alternativen Änderungsmöglichkeiten gehören: eine vollständige (Neu-)Organisation des Prozesses oder seine schrittweise Verbesserung.

IN Schritt 3 werden Lösungsmöglichkeiten ausgelotet, Anforderungen und notwendige Vorteile geklärt. Hier werden Maßnahmen zur Organisation von Prozessen formuliert, vor allem in Form einer Gesamtplanung möglicher Lösungsansätze. In diesem Fall gilt folgende Grundregel: : Je mehr Optionen gefunden werden, die sich sinnvoll voneinander unterscheiden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, das Ziel zu erreichen. Die Lösungsmöglichkeiten werden verglichen durch:

• erzielte Ergebnisse;
• Umsetzungsanforderungen;
• Kosten und Implementierungszeit;
• die Notwendigkeit der Schulung und Umschulung der Arbeitnehmer usw.

Am Ende des Schrittes wird eine endgültige Entscheidung zur Umsetzung einer der vorgeschlagenen Optionen getroffen. Da die Anforderungen und notwendigen Maßnahmen bereits im vorherigen festgelegt wurden, geht es weiter mit Sch4. August - Einzelheiten zur Prozesslösung. Die detaillierte Planung umfasst: die tatsächliche Detaillierung der gewählten Lösung; Arbeitssysteme, manchmal auch Arbeitsplätze, organisieren, verschieben und ändern; Erarbeitung notwendiger Umsetzungsmaßnahmen (Umschulung, Gestaltung von Arbeitszeit- und Vergütungssystemen, Änderungen in der Zusammenarbeit, Erarbeitung von Prozessanweisungen und Dokumentation).

IN Schritt5 die notwendigen Vorbereitungs- und Änderungsmaßnahmen werden umgesetzt:

• Prozessplatzierung;
• Organisation des Materialflusses;
• Umschulung von Arbeitnehmern;
• Änderung der Arbeitsorganisation sowie der Produktionsmethoden und -mittel.

Anschließend erfolgt die eigentliche Implementierung der gewählten Lösung im Unternehmen. Um mögliche Defizite und Schwächen zu identifizieren, wird ein Pilotprojekt durchgeführt, was einen konsequenten Ablauf des Prozesses bis zum Erreichen der geplanten Ergebnisse bedeutet.

Der Aufbau der Geschäftsprozesse eines Unternehmens beginnt mit der Entwicklung eines Diagramms, das dessen Wesen und Funktionsweise widerspiegelt. Wenn Sie ein Diagramm wie dieses erstellen, können Sie visualisieren, wie Ihr Unternehmen funktioniert oder funktionieren sollte.

Wo soll mit dem Aufbau von Geschäftsprozessen begonnen werden?

Die Phasen der Entwicklung eines Geschäftsprozesses werden erfolgreich sein, wenn Sie sich mit den Besonderheiten Ihres Unternehmens gut auskennen und verstehen, welche Handlungsketten wofür notwendig sind. Zunächst müssen Sie die Grenzen aller Prozesse festlegen. Sie benötigen eine vollständige Liste, in der alle im Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse aufgeführt sind.

Der Aufbau sollte einfach und logisch sein: Lange Überschriften und komplexe Prozessbeschreibungen tragen nicht zum effektiven Verständnis bei. Es ist notwendig, einen Titel und eine Beschreibung festzulegen, die eine aussagekräftige, aber kurze Beschreibung bieten. Die Beschreibung des Prozesses kann den Zweck oder die Merkmale der Verwendung angeben. Prägnante Namen und prägnante Beschreibungen vereinfachen und beschleunigen die Navigation, was besonders bei einer großen Anzahl von Prozessen wichtig ist.

Allgemeiner Ansatz für die Arbeit am Aufbau der Geschäftsprozesse eines Unternehmens

Mit einer gut durchdachten und logischen Struktur wird die Arbeit mit einem Geschäftsprozess sowie dessen Ausführung viel einfacher. Bevor Sie mit dem Bau beginnen, stellen Sie sicher, dass die Struktur optimiert ist. Dazu müssen Sie wichtige Empfehlungen befolgen:

• Erstellen Sie kleine Geschäftsprozesse und unterteilen Sie diese nach Möglichkeit in logische Blöcke. Sie sollten nicht mehr als ein Dutzend oder ein halbes Dutzend Elemente in einem Diagramm platzieren. Bei komplexen Prozessen ist es besser, einzelne Elemente als Teilprozesse zu implementieren und Verbindungen zwischen ihnen zu konfigurieren;
• Bauen Sie den Hauptfluss des Geschäftsprozesses auf einer Ebene auf, alternative Wege, neutrale und negative Ereignisse – in Zweigen;
• Stellen Sie beim Aufbau eines Prozesses sicher, dass möglichst viele Threads in eine Richtung platziert werden. Sie können zwischen zwei beliebten Konstruktionsansätzen wählen: von oben nach unten oder von links nach rechts;
• Geben Sie Geschäftsprozessparametern klare, logische Namen. Wenn ein Prozessparameter nirgendwo verwendet wird, löschen Sie ihn.

Schemakonstruktion und Etappen

Die Konstruktion kann mit dem folgenden Algorithmus durchgeführt werden:

1. Grenzen setzen. Jeder Geschäftsprozess beginnt mit einem bestimmten Ereignis und endet mit einem anderen Ereignis. Zunächst müssen Sie die Ereignisse identifizieren, die den Anfang und das Ende des Prozesses darstellen.
2. Zeichnen Sie die Prozessblöcke. Konstruieren Sie alle Blöcke (Unterprozesse und Operationen) in der Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden. Denken Sie daran, dass das Diagramm zu diesem Zeitpunkt vereinfacht werden sollte.
3. Machen Sie das Diagramm komplexer. Hinzu kommen mögliche Szenarien für die Entwicklung von Ereignissen sowie zwischengeschaltete Geschäftsabläufe.
4. Rollen zuweisen. Der Aufbau eines Geschäftsprozesses bedeutet nicht die Einführung bestimmter Positionen oder bestimmter Mitarbeiter in das Diagramm. Die Konstruktion nutzt den Rollenbegriff. Eine Rolle kann von verschiedenen Mitarbeitern ausgeübt werden, ein Mitarbeiter kann mehrere Rollen ausüben.
5. Veröffentlichen Sie Dokumente, die beliebige Informationen darstellen (Briefe, Berichte, Nachrichten). Auch in dieser Bauphase müssen Zwischenprodukte berücksichtigt werden, bei denen es sich um Prozesse handeln kann, die sich von einem Block zum anderen bewegen.
6. Geben Sie die verwendeten Programme sowie die Datenbanken an.
7. Organisieren Sie Materialien und Werkzeuge, die in Geschäftsprozessen verwendet werden. Allerdings sollten Sie in dieser Bauphase die Beschreibung nicht zu ausführlich gestalten.
8. Bestimmen Sie die im System berücksichtigten Leistungsindikatoren und fügen Sie diese dem Entwurfsdiagramm hinzu.
9. Verknüpfen Sie das Diagramm mit anderen Geschäftsprozessen. Geben Sie an, was Ihr Prozess mit anderen austauscht.
10. Überprüfen Sie das resultierende Modell nach dem Bau.

Geschäftsprozessmodellierung

Um einen Prozess besser aufzubauen, ist es besser, ihn zunächst zu visualisieren. Dafür gibt es eine Reihe von Programmen.

Vorteile:

• Visualisierung mittels Diagrammen;
• Erfordert keine Programmierkenntnisse;
• Fähigkeit, die Erledigung von Aufgaben zu überwachen;
• Integration mit der 1C Bitrix-Plattform
• Rollenzuweisungen;
• Für die Arbeit mit ELMA BPM gibt es eine vollständige Dokumentation

Geschäftsmodellierungssystem

Vorteile:

• Ermöglicht die Erstellung einer visuellen Organisationsstruktur des Unternehmens;
• Aufrechterhaltung des Personalbestands;
• Fähigkeit zur Modellierung von Geschäftsprozessen;
• Visualisierung und Steuerung des KPI-Systems.

Vorteile:

• Bau beliebiger Modelle
• Modelle auf Lebensfähigkeit prüfen
• Automatische Generierung von Dokumenten
• Feinabstimmung von Geschäftsprozessmodellen
• Modelle können in Code übersetzt werden
• Hochladen des Modells in grafischer Form
• Version für Mac OS X

Welche Eigenschaften sollte ein fertiges Geschäftsprozessdiagramm haben?

Der Aufbau von Geschäftsprozessen sollte mit einem klaren und durchdachten Schema enden. Wenn Sie es betrachten, sollten Sie sich eine Vorstellung von folgenden Dingen machen:

• mit welchen anderen Prozessen und wie ist es verbunden;
• welche Operationen werden von wem und in welcher Reihenfolge durchgeführt;
• welche Dokumente werden verwendet und bei welchen Vorgängen;

Ein qualitativ hochwertiges Diagramm, das unter Berücksichtigung aller Konstruktionsempfehlungen erstellt wurde, sollte informativ und leicht verständlich sein. Es sollte offensichtlich sein, wie der Prozess im wirklichen Leben durchgeführt wird.

Ein Unternehmen wird nur dann profitabel sein, wenn wichtige Geschäftsprozesse zeitnah erstellt werden. Im Wesentlichen stellen sie eine Strategie dar, die dabei hilft, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Daher sollte der Aufbau von Geschäftsprozessen, die Identifizierung der wichtigsten und deren Modellierung zu einem obligatorischen Schritt in der Entwicklung eines Unternehmens werden.

Warum ist es notwendig, Geschäftsprozesse aufzubauen?

Die Arbeit zur Prozesserstellung nimmt viel Zeit in Anspruch, bringt aber effektive Ergebnisse. Folgende Bauziele werden unterschieden:

• Beschreibung. Durch die Erstellung eines Modells können Sie den Prozess von Anfang bis Ende untersuchen und seine Stärken und Schwächen bewerten.
• Rationierung. Jede Art von Aktivität wird nach Regeln ausgeführt, daher ist es wichtig, die Entwicklung von Geschäftsprozessen zu regulieren.
• Beziehungen. Durch die Erstellung von Geschäftsprozessen können Beziehungen zwischen einzelnen Elementen hergestellt werden.

Allerdings reicht es nicht aus, nur ein Modell zu erstellen – Sie müssen auch logische Verbindungen zwischen verschiedenen Prozessen herstellen. Die Bildung von Prozessen erfolgt in einer bestimmten Reihenfolge:

• Vorbereitung: Festlegung des Zeitpunkts des Projekts sowie der Zusammensetzung der Teilnehmer.
• Entwicklung: Analyse auslösender Ereignisse, Bewertung ungefährer Ergebnisse und möglicher Risiken.
• Überprüfung: Vergleich der erzielten Ergebnisse mit den erwarteten.

Die Geschäftsprozesse des Unternehmens werden mithilfe moderner Computertechnologien und Software aufgebaut.

Wie erstellt man ein Geschäftsprozessdiagramm?

Phasen der Zusammenstellung von Geschäftsprozessen:

1. Grenzen setzen. Bezeichnung von Ereignissen, die den Anfang und das Ende eines Prozesses darstellen.
2. Schematische Darstellung von Prozessblöcken. Anordnung von Blöcken von Unterprozessen und Operationen in der Reihenfolge ihrer Ausführung.
3. Komplikation des Schemas. Hinzu kommen verschiedene Optionen für die Entwicklung von Veranstaltungen und Zwischenoperationen.
4. Rollenverteilung. Um einen Geschäftsprozess aufzubauen, ist es nicht notwendig, bestimmte Positionen oder bestimmte Mitarbeiter in das Diagramm einzutragen – es wird das Konzept der Rolle verwendet. Ein Darsteller übernimmt nicht unbedingt nur eine Rolle.
5. Platzierung von Dokumenten (Berichte, Nachrichten, Briefe), Abrechnung von Zwischenprodukten.
6. Klärung der eingesetzten Programme, Systeme und Datenbanken.
7. Der Standort von Materialien und Werkzeugen, die in den Geschäftsprozessen des Unternehmens verwendet werden.
8. Ermittlung von Leistungsindikatoren.
9. Verknüpfung des Kreislaufs mit anderen Prozessen.
10. Überprüfung der Struktur des resultierenden Modells.

Das Ergebnis der Erstellung eines Geschäftsprozessdiagramms

Ein klares, durchdachtes und verständliches Schema ist ein wertvolles Ergebnis, das Sie bei der Gestaltung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens anstreben müssen. Der nach allen Regeln durchgeführte Aufbau soll einen Eindruck von folgenden Dingen vermitteln:

• wie der Prozess beginnt und endet;
• mit welchen anderen Prozessen ist es verbunden?
• welche Operationen werden von wem in welcher Reihenfolge durchgeführt;
• welche Dokumente werden in verschiedenen Vorgängen verwendet;
• welche Werkzeuge und Materialien werden benötigt;
• wie hoch die Leistungsindikatoren sein müssen, damit der Prozess als erfolgreich gilt.

Ein hochwertiges Diagramm ist immer informativ und leicht verständlich. Es vermittelt eine Vorstellung davon, wie der Prozess unter realen Bedingungen abläuft.

Video zum Aufbau von Geschäftsprozessen

Und doch hat der menschliche Geist mehr als 2.000 Jahre lang vergeblich versucht, es zu begreifen, während es ihm andererseits zumindest annähernd gelungen ist, viel bedeutungsvollere und komplexere Formen zu analysieren. Warum so? Denn ein entwickelter Körper ist leichter zu untersuchen als eine Körperzelle. Darüber hinaus können Sie bei der Analyse von Wirtschaftsformen weder ein Mikroskop noch chemische Reagenzien verwenden. Beides muss durch die Kraft der Abstraktion ersetzt werden.

Über Geschäftsprozesse wird viel gesprochen, oft vor allem im Zusammenhang mit der Geschäftsautomatisierung. Ich verwende diesen Begriff auch, unter anderem in meinen Artikeln zu CRM-Systemen, ERP, der Arbeit mit BPMN-Notationen, IDEF0 und anderen Tools, die bei der Arbeit eines Unternehmensberaters und der Implementierung von Automatisierungssystemen benötigt werden können. Gleichzeitig habe ich in RuNet keine klare und detaillierte Definition des Begriffs „Geschäftsprozess“ gefunden.

Viele Autoren verwenden ihn „standardmäßig“, als „intuitiven“ Begriff ohne Dekodierung, oder sorgen generell für zusätzliche Verwirrung, indem sie alternative Terminologie verwenden, schreiben sie beispielsweise „Geschäftseinheit“ statt „Geschäftsprozess“ usw.

In diesem Artikel habe ich beschlossen, darüber zu sprechen, was ein Geschäftsprozess ist, über die Entstehungsgeschichte dieses Konzepts und darüber, wo es angewendet werden kann und sollte. Ich habe vor, den nächsten Artikel auch dem Thema Geschäftsprozesse zu widmen und Ihnen zu zeigen, wie Sie Geschäftsprozesse richtig nutzen.

Geschäftsprozessdefinition

Ein Geschäftsprozess ist eine logische Abfolge von Handlungen einer Person (oder mehrerer Personen) in einem Team. Der Zweck der Beschreibung eines Geschäftsprozesses besteht darin, bestimmte Aktionen im Team zu analysieren und zu regeln.

1. Ein Geschäftsprozess findet immer unter menschlicher Beteiligung statt. Wenn Aktionen von einem automatischen System oder Programm ausgeführt werden, handelt es sich nicht mehr um einen Geschäftsprozess, sondern um einen technologischen Prozess oder eine Spezifikation. Und dann treten leicht unterschiedliche Standards, Beschreibungsmethoden und Implementierungsmerkmale in Kraft.
2. An einem Geschäftsprozess sind immer mehrere Personen beteiligt, sei es explizit oder implizit. Selbst wenn eine Person alleine arbeitet (z. B. ein Schriftsteller), hat sie dennoch Kunden (Verlage) und Verbraucher (Leser). Außerdem arbeitet der Verkäufer nicht in einem „Vakuum“ – er hat Lieferanten und Käufer von Produkten, und alle diese Personen sind auch auf die eine oder andere Weise am Geschäftsprozess beteiligt.

Beschreibung des Geschäftsprozesses

Eine Beschreibung eines Geschäftsprozesses ist eine Beschreibung des Handlungsablaufs von Mitarbeitern bei der Durchführung bestimmter Handlungen in grafischer und textlicher Form, um Handlungen im Team zu regeln, deren Abfolge zu analysieren und zu optimieren.

Die Beschreibung von Geschäftsprozessen ist kreative Arbeit. Selbst wenn Sie beschreiben, „was ist“, sind einige Ungenauigkeiten dennoch zulässig, Ecken werden „geglättet“ und einige Aktionen werden zur besseren Wahrnehmung weggelassen. Und wenn beschrieben wird, „was sein soll“, dann entsteht auf Basis des Bestehenden etwas Neues. Gleichzeitig sind dem Business-Analysten immer noch strenge Grenzen gesetzt – Regeln, Syntax, logische Einschränkungen.

Persönlich vergleiche ich die Schaffung eines neuen Geschäftsprozesses damit, eine harmonische Kombination aus Kreativität, Kunst und strenger Mathematik auf einem dünnen Faden auszubalancieren.

Gleichzeitig müssen Sie verstehen, dass kein einziger Geschäftsprozess perfekt sein und zu 100 % der Realität entsprechen kann. Es gibt immer Raum für Vereinfachungen und Annahmen; irgendwo bei der Umsetzung selbst der strengsten Vorschriften nimmt der menschliche Faktor seine eigenen Anpassungen vor.

Darüber hinaus birgt, wie wir wissen, jedes neue Unternehmen immer die Möglichkeit einer weiteren Verbesserung. Und auch die Gestaltung von Geschäftsprozessen bestätigt diese philosophische These. Egal wie sehr Sie sich auch bemühen, einen Geschäftsprozess perfekt zu beschreiben, es wird immer noch etwas darin enthalten sein, das jetzt oder in der Zukunft verbessert werden kann.

Und hier ist es einerseits sehr wichtig, sich rechtzeitig zu stoppen, denn die aktualisierten Geschäftsprozesse werden von echten Menschen umgesetzt, die es gewohnt sind, „auf die altmodische Art“ zu arbeiten, und deren Denkträgheit und Lerngrad Fähigkeiten müssen berücksichtigt werden. Auch die Automatisierung, die in der Regel zur Modernisierung von Geschäftsprozessen gehört, erfordert gewisse Investitionen. Und hier müssen wir von den tatsächlichen Fähigkeiten des Kunden ausgehen.

Der Unternehmensberater muss dies alles selbst klar verstehen, wissen, wo und auf welcher Annahmenebene er die Beschreibung des Geschäftsprozesses vereinfacht hat und wo er beschlossen hat, einige Entscheidungen aus objektiven Gründen (Finanzen, menschlicher Faktor) auf die Zukunft zu verschieben. Und das alles muss man dem Geschäftsführer einfach und klar erklären können.

Der wesentliche Unterschied zwischen einem Geschäftsprozess und einem technologischen Prozess besteht darin, dass der technologische Prozess am Ausgang ein ganz bestimmtes Ergebnis annimmt. Wenn wir beispielsweise über die Produktion sprechen, sollte der Output ein Produkt mit bestimmten Parametern sein.

Natürlich besteht auch in einem technologischen Prozess die Möglichkeit eines Defekts, aber nicht eine der natürlichen Möglichkeiten, sondern die Folgen einer Verletzung des technologischen Prozesses. Während in einem Geschäftsprozess das „Output“-Ergebnis unterschiedlich sein kann, abhängig von der Erfüllung bestimmter Bedingungen im „Körper“ des Geschäftsprozesses, der ohne Verstöße oder Ausfälle durchgeführt wurde.

Der Übersichtlichkeit halber könnte die Beschreibung des technologischen Prozesses wie folgt aussehen:

1. Nehmen Sie Werkstück A;
2. Wir verbinden es mit Werkstück B;
3. Prozess gemäß Parameter C;
4. Wir erhalten die Details.

In einem Geschäftsprozess gilt folgende Situation als ganz normal:

1. Wir erhalten Eingabedaten A:
   • Wenn die Daten Bedingung B erfüllen, fahren Sie mit Sequenz C fort;
   • Wenn die Daten Bedingung D erfüllen, führen Sie die Schritte E aus.
2. Das resultierende Ergebnis wird an die Ausgabe übergeben.

Geschichte des Begriffs

Als ich beispielsweise einen Artikel über IDEF0 schrieb, zitierten einige Leser Beispiele einiger Anweisungen von Ministerien und Abteilungen während des Ersten Weltkriegs oder sogar früher als Beispiele für die Notation, und Diagramme und visuelle Bilder von Militäroperationen wurden als grafische Darstellungen diskutiert. Aber das alles ist keine Beschreibung eines Geschäftsprozesses. Alle oben genannten Punkte können als Techniken, visuelle Demonstrationen oder Anweisungen bezeichnet werden, jedoch nicht als Notationen.

Notation ist ein modernes Konzept, und Notation ist etwas Etabliertes, Standardisiertes, d.h. eine Reihe von Befehlen und Notationen, die von vielen Menschen und nicht nur von einer oder zwei Organisationen verwendet werden. Sie können sich eine eigene spezielle Sprache ausdenken, um Geschäftsprozesse oder beispielsweise die Programmierung zu beschreiben. Aber bis es im Massengebrauch „erprobt“ wird, Widersprüche, mehrdeutige Interpretationen und andere Mängel identifiziert und beseitigt werden, bis es zu einem etablierten Standard wird, der den Menschen vertraut ist, kann es nicht als Notation bezeichnet werden. Ich habe vor, später mehr über Notationen zu schreiben. Kommen wir nun zurück zur Frage der Entstehung des Begriffs „Geschäftsprozess“.

Tatsächlich tauchten die Beschreibung von Geschäftsprozessen und BPMN-Notationen in den 70er Jahren des 20. Jahrhunderts auf, als Informationssysteme überall eingesetzt wurden. Sowohl der Begriff selbst als auch die Notationen wurden zunächst speziell für die Entwicklung von Informationssystemen benötigt.

Tatsache ist, dass nach Beginn des Einsatzes von Informationssystemen die Komplexität der Organisation der Arbeit von Menschen in Organisationen um ein Vielfaches zugenommen hat. Darüber hinaus verstehen Maschinen keine Abstraktionen; sie erfordern einen strengen Algorithmus und eine bestimmte Reihenfolge der Eingabe und Verarbeitung von Informationen. Wenn vor Beginn der Automatisierung, als Informationen direkt von Mensch zu Mensch weitergegeben wurden, das Problem des gegenseitigen Verständnisses auf der Ebene der menschlichen Kommunikation lag, besteht nun die Notwendigkeit, es streng zu regulieren.

Daher war es notwendig, Beschreibungen nicht nur der Arbeit der Menschen in der Organisation, sondern auch ihrer Interaktion mit Informationssystemen zu erstellen. Und hier reichten Textnotationen (Anweisungen), bei denen alle Beschreibungen in freier Textform erfolgten, nicht aus; sie erwiesen sich als irrelevant und unbequem. Tatsächlich bestand Bedarf an einer Standardisierung, um eine spezielle Befehlssprache und eine eindeutige Abfolge von Aktionen zu schaffen. Darüber hinaus sollten diese Notationen im Gegensatz zu Maschinensprachen gleichermaßen für die Übersetzung in Maschinencode und für die menschliche Wahrnehmung geeignet sein.

Die ersten methodisch entwickelten Notationen für Geschäftsprozesse (und ich werde speziell auf methodisch entwickelte Notationen eingehen, zum Beispiel IDEF3***) erschienen beim Militär in den Vereinigten Staaten. Der Grund liegt auf der Hand – schon damals nutzte das US-Militär die Automatisierung über Fernverbindungen, d. h. das System, aus dem später das Internet wurde. Und bei einem solchen Grad der Nutzung von Informationssystemen war der Bedarf an Geschäftsprozessnotationen besonders dringend.

***Zum Thema methodisch erarbeitete Notationen möchte ich noch ein paar Worte sagen. Warum ich IDEF3 als Beispiel genannt habe: Ein methodisch ausgereifteres System zur Beschreibung von Geschäftsprozessen habe ich bisher noch nicht gesehen. Auch BPMN 2.0 wird noch weiterentwickelt und verfeinert. Und wenn Sie die englische Beschreibung von IDEF3 lesen (ich habe noch keine Übersetzung ins Russische gesehen), werden Sie auch die Tiefe seiner Entwicklung einschätzen können.

Mit ihrer Hilfe gelang es, das Geschäft zu optimieren, d.h. Erhalten Sie eine höhere Leistung bei gleichen Kosten.

Das Unternehmen war besonders an der Optimierungsmöglichkeit interessiert. Wie Sie wissen, müssen Sie, um etwas zu verbessern, klar verstehen, was Sie haben und was Sie daran ändern möchten. Und grafische Notationen zeigten deutlich beide Situationen – den Ausgangspunkt und das gewünschte Ergebnis sowie die problematischsten Bereiche. Basierend auf diesen Daten erwies sich die Auswahl des optimalen Lösungspfads und die Modellierung der optimalen Modernisierungsoption als viel einfacher als ohne solche komfortablen Tools.

Damals entstanden die Konzepte von Geschäftsprozessen und Geschäftsprozessnotationen, zwei untrennbar miteinander verbundene Konzepte.

Es ist sehr wichtig zu verstehen, dass es beispielsweise keinen separaten „Verkaufsgeschäftsprozess“ gibt. Es gibt einen Verkaufsprozess, der zu einem Geschäftsprozess wird, wenn er mithilfe der Notation beschrieben wird. Diese. Ohne eine Beschreibung des Geschäftsprozesses in Notation sind Sie im Verkauf tätig, das bestreitet niemand. Obwohl es keine sichere und eindeutige Beschreibung gibt, sind Ihre Verkäufe ein eher spontanes Phänomen. Und sie werden erst dann zu einem Geschäftsprozess, wenn sie im Rahmen der Notation und der Umsetzung dieser Beschreibung in die Praxis beschrieben werden.

Der Vertrieb ist das einfachste und offensichtlichste Beispiel. Jeder von uns als Käufer und viele als Verkäufer sind mit diesem Prozess vertraut. Und wir alle wissen, dass selbst dieselbe Person in unterschiedlichen Situationen (für unterschiedliche Produkte, unterschiedliche Kunden, bei unterschiedlichem Wetter und generell je nach Stimmung) etwas anders verkaufen wird. Aber wenn man einen bestimmten Geschäftsprozess beschreibt und klar regelt, dann wird der Verkaufsprozess, egal von welchem ​​Fuß der Verkäufer morgens aufsteht, in gewisser Weise standardisiert, auf einen bestimmten Rahmen beschränkt und damit noch mehr stabil.

Warum Geschäftsprozesse modellieren (beschreiben).

Die Geschäftsprozessmodellierung hilft, zwei Probleme gleichzeitig zu lösen:

• Betriebswirtschaftslehre. Grafische Darstellung in Form von Diagrammen, d.h. Durch die Geschäftsprozessmodellierung können Sie die Besonderheiten der Arbeit eines Unternehmens schnell verstehen und mögliche Engpässe erkennen.
• Sichtbarkeit schaffen. Wie wir wissen: „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.“ Daher hilft eine schematische Darstellung der Unternehmensarbeit dem Manager und Geschäftsinhaber, den Kern des Problems viel schneller zu verstehen und die vorgeschlagenen Lösungen zu bewerten. Bei der Arbeit eines Unternehmensberaters (übrigens auch eines Spezialisten für die Implementierung von Softwareprodukten) ist es sehr wichtig, dass der Kunde alle Vorteile der Lösung versteht. Feedback ist nicht weniger wichtig – der Manager kann anhand des Diagramms bereits in der Phase der Projektbesprechung einige Mängel erkennen und die Umsetzung erfolgt ohne zusätzliche Schwierigkeiten und Änderungen am Projekt „im laufenden Betrieb“.

Geschäftsprozesse sind erforderlich, um komplexe Informationen für das Studium und die Entscheidungsfindung in einer leicht verständlichen Form darzustellen.

Hier kommen Geschäftsprozesse zum Einsatz. Gleichzeitig werden bestimmte Arten menschlicher Aktivitäten im Unternehmen durch grafische Darstellungen beschrieben und in einer Form dargestellt, die dem Management hilft, genau zu verstehen, wie die Arbeit in jeder Phase abläuft und was hier verbessert werden kann. Gleichzeitig muss der Firmenchef nicht über einen hochqualifizierten Spezialisten in einem bestimmten Profil verfügen.

Natürlich kann man auf dieser Ebene nicht ohne Informationsverluste auskommen. Es ist unmöglich, alle Nuancen und Details der Arbeit jedes einzelnen Mitarbeiters in grafischer Notation zu beschreiben. Für das Verständnis von Prozessen im Allgemeinen und die Entscheidungsfindung erweisen sich diese Informationsverluste jedoch als unbedeutend.

Wie beschreibt man Geschäftsprozesse?

Nachdem alle Informationen gesammelt wurden, müssen sie in grafische Notation übersetzt werden. Hierbei ist zu verstehen, dass bei der Beschreibung von Geschäftsprozessen gerade grafische Darstellungen als „guter Ton“ gelten. Sie können die Notation selbst zusammenstellen, es gibt auch Textversionen von Beschreibungen, die beispielsweise von einigen Softwareentwicklern verwendet werden. Wenn Sie jedoch eine Notation schreiben, die von anderen Menschen gelesen werden kann, egal ob es sich dabei um einen Programmentwickler oder einen Unternehmensleiter handelt, wählen Sie Grafiken.

Der Grund für diese Entscheidung ist einfach: Informationen werden in grafischer Form besser wahrgenommen. Wenn Sie einer Person eine „Textwand“ präsentieren, wird es viel Zeit und Mühe kosten, herauszufinden, wovon Sie überhaupt sprechen. Und in diesem Fall ist es fast unmöglich, die gesamte Aufgabe abzudecken. Anders verhält es sich mit grafischen Diagrammen – hier kann man Geschäftsprozesse auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen untersuchen und jeder kann schnell einen „allgemeinen Blick“ auf ein grafisches Diagramm werfen.

1. Wir sammeln Prozessbeteiligte (Mitarbeiter);
2. Wir sammeln eingehende Informationen, die notwendig und ausreichend sind, um den Prozess zu starten;
3. Wir erfassen die genutzten Systeme. Dies kann ein Buchhaltungssystem, CRM, E-Mail, Excel-Tabellen usw. sein. Alles, was tatsächlich bei der Arbeit verwendet wird, muss erfasst werden.
4. Wir ermitteln das erwartete Ergebnis – was am Ende des Prozesses passieren wird.
5. Wir erfassen die Abfolge von Aktionen, die eine Person ausführt.
6. Lassen Sie uns die Bedingungen isolieren. Abhängig von unterschiedlichen Eingabedaten und Zwischenergebnissen können die Aktionen unterschiedlich sein.
7. Wir beschreiben alle gesammelten Informationen grafisch in einer praktischen Notation (IDEF3, BPMN 2.0 usw.).

Regeln zur Beschreibung eines Geschäftsprozesses

• Vollständigkeit. Ein Geschäftsprozess muss die ihm gestellte Frage eindeutig beantworten. Wenn wir über den Verkaufsprozess eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten Dienstleistung sprechen, muss der Geschäftsprozess die erforderlichen Maßnahmen vollständig beschreiben, um das angegebene Ergebnis zu erzielen, und mit genau diesem Ergebnis enden (mit bestimmten Annahmen, die ich oben erwähnt habe).
• Prägnanz. Der Geschäftsprozess muss Suffizienz vereinen, d.h. Beschreiben Sie alle notwendigen Schritte und Aktionen und seien Sie dabei so prägnant wie möglich, um die Wahrnehmung zu erleichtern. Persönlich habe ich für mich die „15-Minuten-Regel“ entwickelt – wenn ich in dieser Zeit der Unternehmensleitung den vorgestellten Geschäftsprozess erklären kann, dann kann er dem Kunden gezeigt werden. Es geht schneller – toll, es braucht mehr Zeit und Worte – man muss darüber nachdenken, was gekürzt und vereinfacht werden kann.
  Ich persönlich habe einmal eine grafische Beschreibung eines Geschäftsprozesses gesehen, die auf einem 2 Meter langen Blatt (und entsprechender Breite) erstellt wurde. Es ist äußerst schwierig, es auch nur anzusehen und zu verstehen, wohin welcher Pfeil führt. Und ich persönlich habe keine Ahnung, wie ich es dem Kunden erklären soll.
  Denken Sie daran, dass eine Person visuell eine bestimmte Menge an Informationen wahrnimmt, die unter anderem durch eine bestimmte Größe des Blatts oder Bildschirms (dies ist auf die Eigenschaften des Sehvermögens zurückzuführen) sowie die Anzahl der Elemente (die Fähigkeiten des Bildes) begrenzt ist Gehirn sind ebenfalls begrenzt). Der Kunde wird einen einfachen und prägnanten Geschäftsprozess verstehen, indem er das Diagramm einfach mit den Augen „aufnimmt“. Komplex und mit Details übersättigt, müssen Sie mehr als eine Stunde lang lernen, um zu verstehen, was dort angezeigt wird. Höchstwahrscheinlich wird der Leiter des Unternehmens, der kein Experte für die Arbeit einzelner Abteilungen ist und auch nur über begrenzte Freizeit verfügt, ein so komplexes Design einfach nicht studieren und nicht einmal das Wesentliche davon verstehen lukrative Angebote.
• Verwendung allgemein anerkannter Notationen. Sie sollten keine eigenen Notationen und Regeln erfinden. Verwenden Sie Notationen, die auf der ganzen Welt verwendet werden. Ich habe in den Büchern einiger inländischer Autoren Versuche gesehen, ein eigenes Notationssystem zu erstellen. Und ehrlich gesagt verstehe ich immer noch nicht, warum sie sich selbst und ihren Lesern das Leben erschweren. Es ist wie mit einer Sprache: Sie können sich Ihre eigene Spezialsprache ausdenken, aber niemand außer Ihnen wird sie verstehen. Und wenn sich herausstellt, dass es den bestehenden ähnlich ist, kann es auch zu Verwirrung kommen. Oder Sie gelten als Analphabeten, da Sie die Zeichensetzung nicht nach den Regeln bekannter Sprachen verwenden, Wörter nicht flektieren usw. Das Gleiche gilt auch für Notationen – es gibt bereits etablierte, den Menschen bekannte und, was auch wichtig ist, intuitive Notationen. Sie wurden populär, weil sie im Prozess ihrer Erstellung und Modifikation ständig auf Einfachheit, Eindeutigkeit und Zweckmäßigkeit geprüft wurden. Wenn Sie vorgefertigte Notationen verwenden, werden Sie als Experte verstanden und wahrgenommen und die Regeln der Notationen selbst schützen Sie vor logischen Fehlern. Ich persönlich empfehle IDEF3 und BPMN 2.0.
• Alle am Geschäftsprozess Beteiligten müssen berücksichtigt und klar angegeben werden. Und dies muss ohne die Verwendung von Fußnoten mit Nummerierung, Kommentaren in Schwimmlinienobjekten (spezielle Fußnoten) usw. erfolgen. Dies ist oft die „Sünde“ derjenigen, die gerne eigene Designs erstellen, anstatt vorgefertigte Notationen zu verwenden. An manchen Stellen passen ihre Namen nicht, an anderen kommt es ihnen so vor, als wäre ein langer Name im Hauptteil eines Geschäftsprozesses unbequem. Dadurch muss entweder in den Fußnoten nachgeschaut werden, um wen genau es geht, oder die Ersteller solcher Geschäftsprozesse vergessen einfach, einen der Beteiligten anzugeben.
• Beschreibung, die für den Verbraucher klar ist. Das Wichtigste ist, dass Ihr Verbraucher, der diese Notation liest, die Beschreibung des Geschäftsprozesses schnell und im Idealfall auch ohne Ihre Erklärung verstehen muss.

Häufige Mythen und Missverständnisse

Anstatt die Merkmale vorhandener Notationen zu studieren, zeichnen Menschen häufig Diagramme in freier Form in verschiedenen Grafikprogrammen.

Ich empfehle dies nicht. Erstens müssen Sie bei der Verwendung vorgefertigter Tools keine eigenen Notationen und Standards erfinden. Alles wurde schon lange vor Ihnen erfunden. Gleichzeitig sind Standardnotationen wirklich intuitiv, leicht zu lesen und vielen Menschen bekannt. Zweitens verfügen vorgefertigte Systeme (IDEF3, BPMN 2.0 usw.) über eine gut entwickelte Methodik und strenge Einschränkungen. Sie können als Programmiersprache und als Umgebung für die Arbeit mit dieser Sprache wahrgenommen werden. Hier werden Sie einfach nicht viele Fehler machen können; Syntaxstandards und die Umgebung selbst (Einschränkungen im Editor, automatische Prüfungen) schützen Sie davor.

Verwechseln Sie nicht die Beschreibungen der Geschäftsprozesse des Unternehmens mit den Geschäftsprozessen von IT-Systemen.

Viele automatisierte Systeme, zum Beispiel 1C oder Zoho CRM, verfügen über eigene Einheiten, die „Geschäftsprozesse“ genannt werden. Diese Entitäten haben jedoch nichts mit den in diesem Artikel beschriebenen Geschäftsprozessen zu tun. Betrachten Sie sie als „Homonyme“, d. h. Die Begriffe scheinen gleich zu klingen, aber in unserem Fall handelt es sich um eine Beschreibung der Arbeit des Unternehmens und bei IT-Systemen um die Bezeichnung einer Gruppe von Funktionen und Berichten.

Häufiger Fehler: Ein Geschäftsprozess bringt zwangsläufig Wert (Gewinn).

Ich habe sogar von berühmten Rednern gehört, dass Geschäftsprozesse profitabel sein sollten. Darüber hinaus habe ich bei der Erstellung eines Geschäftsprozesses sogar eine „Fehleranalyse“ gesehen, bei der sehr darauf geachtet wird, dass 70 % der Aktionen keinen Wert bringen.

Tatsächlich sind Geschäftsprozesse unterschiedlich. Das Ergebnis einiger wird tatsächlich ein Gewinn sein, zum Beispiel beim Direktvertrieb. In anderen Fällen ist es schwierig, unter diesem Gesichtspunkt über den Erwerb von Werten und allgemein über die Bewertung von Handlungen zu sprechen. Wie können Sie beispielsweise beurteilen, welchen Wert der Geschäftsprozess des Warenversands oder der Erstellung und Übermittlung von Steuerberichten bringt?

Ich glaube, dass ein Geschäftsprozess nicht unbedingt einen Wert bringt, wenn wir ihn als direkten Gewinn des Unternehmens verstehen. Die Einführung eines prozessorientierten Ansatzes und die Umsetzung von Geschäftsprozessen zielen eher auf etwas anderes ab – auf den Werterhalt, also auf die Werterhaltung. bessere Ergebnisse bei gleichen Kosten erzielen.

Ist es möglich, den perfekten Geschäftsprozess zu schaffen – wann sollte man damit aufhören?

Nein. Der Geschäftsprozess sollte einfach, verständlich, bequem und lesbar sein. Aber es wird nie perfekt sein.

Als ich anfing zu arbeiten, kam es mir immer so vor, als würde ich nicht an etwas arbeiten, als dass ich es irgendwo hätte besser machen können. Und oft baten mich Kunden, diesen oder jenen Prozess näher zu beschreiben und zu beschreiben. Und ich betrachtete dies auch als mein Manko.

Basierend auf allem, was oben beschrieben wurde, ist die Modellierung eines Geschäftsprozesses tatsächlich eine Annahme, ein kreativer Prozess. Andererseits wusste ich einmal nicht einmal, wie ich auf Anfragen reagieren sollte, „dies“ und „das“ zu beschreiben. Aber mit der Zeit wurde mir klar, dass Geschäftsmodellierung nicht nur Kreativität ist, sondern eine Art dialektischer Prozess. Und die bloße Schaffung eines Geschäftsprozesses wird immer seine eigene Negation mit sich bringen. Hier lohnt es sich wirklich, sich dem Thema aus philosophischer Sicht zu nähern. Und wenn wir einen Geschäftsprozess erstellen, müssen wir bedenken, dass wir nicht alles auf einmal abdecken können und dieser daher immer unvollkommen sein wird. Aber gleichzeitig stecken wir schon jetzt hinein, was wir in Zukunft verbessern werden. Es lohnt sich, dies einfach als Tatsache zu betrachten.

Ihr Geschäftsprozess muss das Problem lösen und die Frage beantworten, die im Projekt betrachtet wird. Alles andere ist eine Frage der künftigen möglichen Zusammenarbeit. Genau so sollten Sie Ihren Kunden erklären, warum Sie einige Prozesse nicht detailliert beschreiben oder einen anderen Geschäftsprozess zeichnen, der mit dem besprochenen in Zusammenhang steht.

Das Unternehmen leiht sich zunehmend ausländische Techniken und Technologien aus. Und das nicht, weil es modisch ist, sondern weil es praktisch und effektiv ist. Eine solche Technik zerlegt die gesamte Routinearbeit in ihre elementaren Bestandteile und beschreibt anschließend detailliert jeden daraus resultierenden Geschäftsprozess. Das nimmt ziemlich viel Zeit in Anspruch, aber das resultierende Diagramm ermöglicht es Ihnen, Schwachstellen, überhöhte funktionale Verantwortlichkeiten und unklar definierte Aufgaben zu finden. Sobald das Management investiert hat, kann es einen Teil seiner Verantwortung nach unten in die Hierarchie verlagern und so Zeit für die strategische Planung gewinnen.

Leben nach Plan

Eine andere Sache ist, dass die Mitarbeiter des Unternehmens oft die Bedeutung dieses Verfahrens nicht verstehen und den Wunsch des Managements, die wichtigsten Geschäftsprozesse zu definieren, nicht begrüßen. Dennoch ist es zunehmend notwendig, die Modellierung und Beschreibung der elementaren Abläufe jeder Abteilung oder sogar jedes Mitarbeiters zu verstehen. Noch schlimmer ist es, wenn das Unternehmen Mitarbeiter hat, die die Geschäftsprozesse des Unternehmens studieren. Sie fragen ständig nach etwas, lenken ab und stören auf jede erdenkliche Weise die Erfüllung der direkten Funktionsaufgaben des gesamten Personals. Was zu tun?

Beginnen wir aus der Ferne. Die meisten von uns stehen jeden Morgen vor der Aufgabe, zur Arbeit zu kommen. Um das Problem erfolgreich zu lösen, müssen Sie pünktlich aufstehen, sich fertig machen und in einem Transportmittel Platz nehmen (egal ob Privatwagen oder U-Bahn). Darüber hinaus kann jede Komponente in noch kleinere Prozeduren unterteilt werden: Um pünktlich aufzuwachen, können Sie einen Wecker stellen oder jemanden bitten, Sie zu wecken usw. Unabhängig von der Lösungsmethode ist das Ergebnis (Aufwachen). pünktlich) erreicht werden. Doch Aufstehen, sich fertig machen und zur Arbeit gehen unterscheiden sich in der Lösungsmethode und dem Endergebnis. Eigentlich sind wir bei der ersten Definition angelangt.

Warum ist das alles nötig?

Ein Geschäftsprozess ist also eine bestimmte Abfolge einfacher Aktionen, die Ressourcen in ein nützliches Endprodukt umwandeln. In unserem realen Beispiel gibt es drei verschiedene Prozesse, von denen jeder seine eigenen Ausgangsinformationen benötigt und nach bestimmten Manipulationen das gewünschte Ergebnis liefert. Kommen wir zum Unternehmen. Unabhängig vom Tätigkeitsbereich in jedem Unternehmen wird die Arbeit durch die beruflichen Beziehungen der Mitarbeiter bestimmt: Informationsvermittlung, Ermittlung des Produktbedarfs, Analyse von Produktion und Ressourcen usw. Und hier ist es wichtig zu beachten, dass alle Das Obige ist nur dann von Bedeutung, wenn drei Bedingungen erfüllt sind:

Die Informationen werden an den daran interessierten Mitarbeiter weitergegeben;

Es kommt im richtigen Moment;

Die Form der Informationsdarstellung ist recht einfach und verständlich.

Wenn wir alle oben genannten Punkte zusammenfassen, können wir sagen, dass ein Geschäftsprozess ein Informationsfluss ist, der drei Fragen beantwortet: Was, Wo und Wann. Damit die Arbeit reibungslos und kontinuierlich ausgeführt werden kann, ist es notwendig, ihre Komponenten zu bestimmen. In diesem Fall kommt es nicht zu Doppelarbeit, Ausfall von Leistungsträgern oder Ausfallzeiten.

Wenn ein Geschäftsprozess klar definiert ist, ist jeder Mitarbeiter nicht mehr unersetzlich. Denken Sie daran, wie oft Sie darauf warten mussten, dass einer Ihrer Kollegen aus dem Krankheitsurlaub (oder aus dem Urlaub) zurückkam. Wenn Sie nicht bei der Arbeit sind, hört Ihr Telefon buchstäblich nicht auf zu klingeln und alle versuchen herauszufinden, was Sie tun und wie Sie es tun. Und wenn Sie auf die Anfrage des Managements reagiert und eine ziemlich detaillierte Beschreibung der Geschäftsprozesse erstellt haben, können Sie in aller Ruhe krank werden, sich entspannen und manchmal einfach nur zu Mittag essen ...

Wenn wir zur formalen Definitionssprache übergehen, werden wir argumentieren, dass sich ein Unternehmen bei der Beschreibung von Geschäftsprozessen die folgenden Ziele setzt:

• die Gesamtaktivität verstehen und die Dynamik ihrer Entwicklung bestimmen;
• aktuelle Probleme und Möglichkeiten zu deren Überwindung identifizieren;
• Erstellen Sie ein System von Zielen und Vorgaben, das für alle Beteiligten (Entwickler, Benutzer, Kunden usw.) verständlich ist.
• formulieren Anforderungen an die notwendige Software.

Die Beschreibung von Geschäftsprozessen an sich ist natürlich uninteressant. Für das Reengineering ist dies jedoch eine vorrangige Aufgabe. Nur wenn wir die Struktur, Beziehungen und Wege des Informationsflusses verstehen, können wir darüber sprechen, die semantische Belastung sowohl des Unternehmens selbst als auch seiner einzelnen Abteilungen zu überdenken. Die Neuorganisation sollte aber auch durchgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen: die Qualität des Kundenservice zu verbessern; Kostenreduzierung; Bereitstellung größerer Entscheidungsfreiheit für ausübende Künstler (Verkürzung der Zeit für die Fertigstellung der Arbeiten) usw.

Einfache Klassifizierung

Am häufigsten tritt der Beschreibungsbedarf in Unternehmen mit einer funktionsorientierten Struktur auf. Tatsache ist, dass verschiedene Abteilungen einander widersprechen können. Und dies wird nicht nur zu einem Rückgang der Rentabilität des Unternehmens, sondern auch zu einem Rückgang seiner Wettbewerbsfähigkeit führen.

Der moderne Managementansatz hat zunehmend Prozesscharakter. Jede Arbeit wird als eine spezifische Reihe von Prozessen betrachtet (von denen jeder aus einem oder mehreren einfachen Vorgängen besteht). Um diesen Ansatz zu formalisieren und zu standardisieren, wurden die folgenden Prozesskategorien übernommen (die Klassifizierung erfolgt in Bezug auf den Mehrwert des Produkts):

• die wichtigsten sind diejenigen, durch die das Unternehmen Einnahmen erzielt: Produktion, Marketing, Lieferungen;
• Manager – diejenigen, die Ziele und Vorgaben für Abteilungen und bestimmte Leistungsträger festlegen;
• unterstützend – diejenigen, die der Produktion Ressourcen zur Verfügung stellen, aber keinen Mehrwert für das Endprodukt schaffen: Schulung und Auswahl des Personals, finanzielle Unterstützung, Rechtsschutz usw.

Neben der bereits erwähnten Unabhängigkeit vom menschlichen Faktor und der vereinfachten Einarbeitung neuer Mitarbeiter ermöglicht die Beschreibung von Geschäftsprozessen eine effektivere Verwaltung der Betriebskosten des Unternehmens.

Eigenschaften

Nun wird deutlich, dass es für die Führung eines Unternehmens nicht nur notwendig ist, miteinander verbundene Informationsflüsse zu identifizieren, sondern auch alle Arten von Aktivitäten klar zu beschreiben. Da wir bereits wissen, dass ein Geschäftsprozess Teil der Gesamtarbeit ist, der von einem Mitarbeiter zum anderen übergeht (es spielt keine Rolle, ob er innerhalb seiner Funktionseinheit ist oder nicht), kommen wir zu der Tatsache, dass alles auf der Welt vereinheitlicht werden kann. Und berufliche Tätigkeit – umso mehr.

Unabhängig vom Tätigkeitsbereich kann jeder Geschäftsprozess durch die gleichen Merkmale beschrieben werden.

Eine Grenze ist der Anfang und das Ende einer einfachen Operation.

Der Eigentümer ist ein Mitarbeiter des Unternehmens, der nicht nur über die notwendigen Ressourcen für die Arbeit verfügt, sondern auch den Prozess plant, analysiert und verwaltet; und vor allem ist er für das erzielte Ergebnis verantwortlich.

Input ist eine Informationsnachricht, die in jeder vom Unternehmen akzeptierten Form empfangen wird, den Informationsbedarf definiert und den Beginn des Prozesses markiert.

Bei der Ausgabe handelt es sich um Informationen oder einen materialisierten Teil des Produkts, der von einem Kunden außerhalb des Künstlers konsumiert wird.

Darsteller – Mitarbeiter des Unternehmens, die an einem Prozess beteiligt sind.

Ressourcen sind der materielle oder informative Teil einer Aktivität, der sich während der Ausführung einer Operation nicht ändert (sondern nur zur Umwandlung eingehender Informationen in das Endprodukt beiträgt).

Qualitätskontrolle – Branchen- oder interne (von der Unternehmensleitung akzeptierte) Indikatoren, die dabei helfen, die Wirksamkeit der Arbeit zu bestimmen.

Obligatorische Auswahl elementarer Prozesse

Natürlich benötigt nicht jedes Unternehmen eine Beschreibung der Geschäftsprozesse. Allerdings gibt es eine Reihe von Fällen, in denen sich diese mühsame Aufgabe nicht vermeiden lässt. Nennen wir die wichtigsten:

• Die Aktivitäten des Unternehmens sind automatisiert. In diesem Fall übersetzt das Geschäftsprozessdiagramm die Bedürfnisse des Kunden in eine für den Programmierer verständliche Sprache.
• Verbesserung der Aktivitäten des Unternehmens. Es sind nicht nur Geräte- und Technologie-Upgrades, die zur Verbesserung des Endprodukts beitragen. Die Optimierung der Geschäftsprozesse ermöglicht es, alle Stärken und Schwächen der Arbeit zu erkennen und entsprechende Managemententscheidungen zu treffen.
• Zertifizierung der Organisation nach internationalen Standards (ISO). Für alle Mitarbeiter wird ein einheitliches Qualitätsmanagementsystem geschaffen.

So präsentieren Sie dem Kunden eine Beschreibung

Erfordert eine Beschreibung jedes Elements. Wie kann dies für die Organisation schmerzlos erfolgen? In der weltweiten Praxis werden drei Hauptmethoden akzeptiert: textuelle, grafische und tabellarische.

Beim Text handelt es sich um eine Beschreibung des gesamten Arbeitsfortschritts in einer einfachen und verständlichen Reihenfolge. Form und Inhalt können entweder frei sein (sofern noch keine internationalen oder Industriestandards entwickelt wurden) oder durch Dokumente geregelt sein. Beispiel: Die Vertriebsabteilung übermittelt die Berichtsdokumentation für den Zeitraum an die Planungsabteilung; Mitarbeiter der Planungsabteilung führen analytische Arbeiten durch, um die Verkaufsdynamik und die Notwendigkeit von Anpassungen in der Produktion zu ermitteln; Das aus der Planungsabteilung erhaltene Ergebnis wird an die Marketingabteilung übertragen, wo die Gründe für das Umsatzwachstum (Rückgang) usw. analysiert werden.

Ein grafisches Diagramm eines Geschäftsprozesses ermöglicht es Ihnen, das Ergebnis analytischer Arbeit zu visualisieren. Es besteht kein Grund, Sie daran zu erinnern, dass die visuelle Wahrnehmung von Informationen am effektivsten ist. Daher geben uns alle Arten von Grafiken und Diagrammen die Möglichkeit, schnell zu verstehen, was passiert, und die richtige Lösung zu finden.

In Fällen, in denen die Optimierung von Geschäftsprozessen die Hauptaufgabe von Reformaktivitäten ist, lohnt es sich, deren Beschreibung in tabellarischer Form zu verwenden. Mit seiner Hilfe ist es einfacher, die Abfolge von Aktionen und Richtungen von Informationsflüssen zu verstehen. Eine typische Tabelle enthält nicht nur eine Beschreibung der Funktion einer Stabsstelle, sondern auch Spalten über ein- und ausgehende Dokumente, den Bearbeiter (Sie können entweder eine ganze Abteilung oder einen bestimmten Mitarbeiter angeben) usw.

So beschreiben Sie einen Geschäftsprozess richtig

Es reicht nicht aus, eine Geschäftsprozessanalyse durchzuführen. Das Wichtigste dabei ist die Richtigkeit, aber gleichzeitig die Einfachheit der Beschreibung. Zunächst sollten Sie den Namen des Einheitsprozesses klar formulieren. Dies wird dazu beitragen, seine Hauptmerkmale, seine Ausführungslogik und seinen Platz in der gesamten Produktionskette zu verstehen.

Anschließend sollten Sie angeben, welche Eingabeinformationen für die normale Ausführung der Aufgabe erforderlich sind, und auch die Ressourcenunterstützung auflisten. Eine aufgeschriebene Abfolge einfacher Vorgänge, aus denen sich der Prozess zusammensetzt, hilft Ihnen dabei, nichts zu verpassen oder zu vergessen.

Die Modellierung von Geschäftsprozessen kann nicht ohne die Angabe des Eigentümers des Prozesses und eines Systems zur Überwachung des Fortschritts seiner Ausführung auskommen. Dazu ist es notwendig, in der Beschreibung die Regelfristen der Arbeiten zu vermerken und die Dokumente aufzulisten, die auf den nächsten Link übertragen werden. Vereinfacht sollte die Beschreibung so aussehen: „...Nachdem ein Mitarbeiter der Planungsabteilung eine Umsatzanalyse für den Berichtszeitraum durchgeführt hat, füllt er das festgelegte Formular (Tabelle) aus, das an die Marketingabteilung übermittelt wird ...“

Vereinfachtes Schema zur Beschreibung von Produktionsprozessen

Beim Verfassen einer Beschreibung stehen Mitarbeiter meist vor der Tatsache, dass sie nicht wissen, wie sie den Inhalt ihrer Arbeit verbal vermitteln sollen. Um sicherzustellen, dass das Geschäftsprozesssystem klar und strukturiert ist, können Sie ein Memo erstellen. Es spiegelt die Fragen wider, die klar und möglichst detailliert beantwortet werden müssen. Was sind also diese Fragen?

• Was? Beschreibt, was bei diesem Vorgang genau geschieht.
• Wofür? Übergibt den Zweck des Vorgangs.
• Wann? Legt fest, wer die Ausführung initiiert.
• WHO? Nennt bestimmte Künstler.
• Wie? Listet die benötigten Ressourcen auf.

Bei der Entwicklung von Geschäftsprozessen wird davon ausgegangen, dass alle Beschreibungsmethoden verwendet werden können. So erhalten Sie ein möglichst detailliertes Schema für die Erledigung der Arbeiten. Die grafische Version zeigt die Beziehungen zwischen den Funktionsabteilungen auf, während die tabellarische und textuelle Version den Inhalt jedes Vorgangs vermittelt. Ohne diese aufwändigen Vorarbeiten ist eine Automatisierung von Geschäftsprozessen leider nicht möglich.

So sammeln Sie Informationen

In der Praxis gibt es viele Möglichkeiten, an die notwendigen Informationen zu gelangen. Zunächst müssen Sie die regulatorischen Dokumente analysieren, die den Mitarbeitern des Unternehmens als Leitfaden dienen. Anschließend sollten mit jedem direkten Interpreten persönliche Interviews geführt werden, um den Inhalt seiner Arbeit zu beschreiben. Darüber hinaus sollten Berater-Analysten zur Klärung und Klärung kontroverser Fragen die Beobachtung des Fortschritts von Geschäftsprozessen nutzen.

Wenn Sie bei der Lösung der anstehenden Aufgabe einen umfassenden Ansatz verfolgen, wird die Automatisierung von Geschäftsprozessen nicht mehr als eine so mühsame und nutzlose Aufgabe erscheinen.

Arbeitsgruppe

Und doch, wenn die Hauptaufgabe des Unternehmens die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist und das Management nicht die Absicht hat, externe Beratungsunternehmen anzuziehen, stellt sich zwangsläufig die Frage: „Wo soll ich anfangen?“ Der erste Schritt besteht darin, eine Arbeitsgruppe aus Unternehmensmitarbeitern zu bilden. Es ist wünschenswert, dass die Mitglieder der Arbeitsgruppe über ausgezeichnete Zuhörfähigkeiten verfügen. Schließlich besteht, wie bereits erwähnt, der Großteil der Arbeit darin, persönliche Interviews mit Geschäftsprozessbeteiligten zu führen.

Als nächstes ist es notwendig, ein reales Bild der Funktionsweise des Systems zu erstellen. Da das Unternehmen vor der Modernisierung operativ tätig war und Gewinne erwirtschaftete, muss von einer vollständigen Umstrukturierung wohl nicht gesprochen werden. Daher sollten das System und die Richtung des Informationsflusses zum Zeitpunkt der Optimierung festgelegt werden.

Woraus besteht die Beschreibung?

Um Verwirrung und Unstimmigkeiten bei der Beschreibung von Geschäftsprozessen zu vermeiden, empfehlen Experten die Verwendung von Prozesslandkarten. Hierbei handelt es sich um standardisierte Dokumente, die eine Vereinheitlichung aller Handlungen ermöglichen, unabhängig vom Einflussbereich des Ausführenden und der Komplexität des beschriebenen Vorgangs.

Jede Beschreibung kann in die folgenden Komponenten unterteilt werden:

• einheitliche Form des Prozesses (meistens eine Tabelle);
• Geschäftsprozesskarte (kann in jeder Form dargestellt werden – Textbeschreibung, grafisches Objekt oder Tabelle);
• Routen (eingehende und ausgehende Informations-, Ressourcen- und Finanzströme);
• Matrizen verschiedener Geschäftsprozesse (eine Tabelle der Interaktion zwischen verschiedenen Prozessen, die es Ihnen ermöglicht, die Haupt- und Nebenabläufe und Vorgänge hervorzuheben);
• Flussdiagramm (Algorithmus zur Ausführung eines Geschäftsprozesses);
• ausführliche Textbeschreibung;
• Dokumentation (Erstellung von Dokumenten, die den Abschluss des Prozesses bestätigen);
• Identifizierung von Geschäftsprozessindikatoren (Suche nach Merkmalen und Indikatoren, mit denen nicht nur der Fortschritt, sondern auch die Qualität überwacht werden kann);
• Vorschriften (also Stellenbeschreibungen).

Indikatoren

Wie schon oft erwähnt, muss jeder Prozess an etwas gemessen werden. Dies ist zunächst notwendig, um die Wirksamkeit aller Unternehmensaktivitäten zu beurteilen. Am häufigsten empfehlen Experten, Geschäftsprozesse anhand von vier Indikatoren zu testen: Zeit, Kosten, Qualität und Quantität.

Aber dynamisch und abwechslungsreich. Daher reicht es oft nicht aus, nur die Arbeitsgeschwindigkeit zu bewerten; Es ist notwendig, die Arbeitsbedingungen zu berücksichtigen, und außerdem können fast alle Branchen ohne Lieferanten, Finanzen, Logistik und Partner nicht existieren. Auch das sind messbare Indikatoren.

Und natürlich dürfen wir die Information und den menschlichen Faktor nicht vergessen. Je höher der Ausbildungsstand eines Spezialisten ist, desto weniger Zeit benötigt er, um sich mit den Anweisungen und eingehenden Informationen vertraut zu machen.

Die meisten Modellierungsmethoden basieren heute auf den Prinzipien der Strukturanalyse und des Strukturdesigns (SADT – Structured Analysis and Design Technique), und einige davon. Wir können über die Existenz mehrerer grundlegender Modelle der Geschäftsprozessanalyse sprechen:

Die Geschäftsprozessmodellierung – eigentlich Modellierung – deckt die funktionale Seite der Existenz eines Unternehmens auf.

Arbeitsablaufmodellierung – beschreibt Arbeitsabläufe und ähnelt Flussdiagrammen.

Datenflussmodellierung – beschreibt im Gegensatz zur vorherigen Modellierung Daten-(Informations-)Flüsse; Entwickelt, um eine Abfolge von Vorgängen zu erstellen.

Shewhart-Deming-Zyklus

Es wird empfohlen, große Geschäftsprozesse (1C ermöglicht die Auswahl aus der allgemeinen Liste) in einem separaten Dokument mit dem Titel „Arbeitsordnung“ zu beschreiben. Alles, was weniger bedeutsam ist oder aus wenigen einfachen Tätigkeiten besteht, wird in der Regel in Stellenbeschreibungen beschrieben.

Bei der Ausarbeitung von Vorschriften müssen die Bedingungen des Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung der Unternehmensaktivitäten (Shewhart-Deming-Modell) berücksichtigt werden. In seinen Bestimmungen heißt es, dass Optimierung und Verbesserung nie endende Prozesse sind. Das heißt, in der Unternehmensführung gibt es einen gewissen geschlossenen Kreislauf, der aus folgenden Managemententscheidungen besteht: Planung, Ausführung, Kontrolle, Anpassung.

Bei der Ausarbeitung von Vorschriften sollten die Grundsätze berücksichtigt werden, die die Einhaltung des Shewhart-Deming-Modells gewährleisten:

1. Berechnung geplanter Indikatoren für den zukünftigen Zeitraum.
2. Analyse der Dynamik von Abweichungen und Dokumentation wahrscheinlicher Ursachen.
3. Ermittlung von Korrekturmaßnahmen und Analyse ihrer Wirksamkeit.

Die Modellentwicklung sollte in Übereinstimmung mit den Geschäftsregeln erfolgen. Die allgemein anerkannten Regeln sind der regulatorische und gesetzliche Rahmen des Staates, in dessen Hoheitsgebiet das Unternehmen tätig ist. Die zweite Grundlage des Modells ist die Unternehmenspolitik des Unternehmens.

Bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems ist es notwendig, sich um die Entwicklung und Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen zu kümmern. Wie am Anfang des Artikels erwähnt, ist den Mitarbeitern des Unternehmens die Bedeutung der laufenden Modernisierung nicht immer klar. Aufgabe der Geschäftsleitung ist es, jeden Mitarbeiter für die Bedeutung der Schaffung eines effektiven Geschäftsprozessmodells zu sensibilisieren.

Schließlich handelt es sich um ein etabliertes und sorgfältig konzipiertes System, das nicht nur den Erhalt von Zertifikaten über die Einhaltung der internationalen Qualitätsstandards ISO 9001:2008 durch das Unternehmen vereinfacht, sondern auch die Effizienz jedes einzelnen Mitarbeiters erheblich steigert.

Beide Faktoren führen zu einer erhöhten Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auf dem Markt, was sich wiederum positiv auf Investoren und Kunden auswirkt.