PROFESIÓN DE GESTOR DOCUMENTAL

Vereshchako D.D.

Universidad Estatal de Tambov que lleva el nombre. G.R.Derzhavina

uraevairinavic_1608@ correo. ru

Vivimos en un mundo donde la información se ha convertido en un producto de la producción global, una mercancía, por lo que la mayoría de la población activa de nuestro planeta está empleada en la esfera de la información. Las actividades de cualquier organización no pueden imaginarse sin la recopilación, procesamiento, acumulación, almacenamiento, recuperación y difusión de información. Al mismo tiempo, la información adquiere cada vez más un carácter documental fijo. Un documentalista es un especialista en el campo de la gestión documental y el trabajo de oficina que vela por el orden en los papeles y ayuda al trabajo móvil de la organización, organiza y mejora las actividades del servicio de soporte de documentación de gestión.

La documentación de la información adquirió las características de una actividad profesional con la formación de los primeros estados. La persona que componía y transcribía los documentos se llamaba escriba. Pocas y sólo personas alfabetizadas podían dominar esta profesión, por lo que se la consideraba una de las más respetadas.

En la antigua Rusia, el escriba era el servidor personal del príncipe, dirigía sus asuntos escritos y era el custodio del tesoro principesco. Desde el siglo XIV El sinónimo griego de la palabra "escriba" es "secretario". Personas elegantes pero profesionales se convirtieron en empleados. A principios del siglo XVIII. Las instituciones centrales del poder ejecutivo (órdenes) fueron reemplazadas por colegios. El trabajo de las juntas estaba regulado por un acto legislativo especial: el Reglamento General, aprobado el 28 de febrero de 1720. Este fue el primer acto normativo que estableció el procedimiento para realizar el trabajo de oficina en las instituciones estatales. El Reglamento General introdujo nuevos cargos correspondientes a las funciones propias del trabajo de oficina: secretario, notario, actuario, registrador, escribano, subsecretario, copista, traductor, intérprete, archivero.

A principios del siglo XIX. la composición de los puestos administrativos se mantuvo casi sin cambios. Secretarios, registradores, copistas, archiveros y otros realizaban su trabajo rutinario en las oficinas de las autoridades centrales, oficinas provinciales, autogobiernos de ciudades y estados, adquiriendo gradualmente la importancia de figuras clave en el aparato administrativo. Antes de la revolución, la profesión de secretario - oficinista era masculina; en el trabajo de oficina soviético, esta ocupación se volvió femenina. A pesar de una historia tan larga de la profesión, hace mucho tiempo que no se forma personal especial para ello.

Por primera vez, la cuestión de la formación profesional en el trabajo de oficina se planteó en la primavera de 1941 en una reunión sobre equipos de oficina celebrada por la Sociedad de Ingenieros Mecánicos de Ingeniería Científica y Técnica de toda la Unión. En la reunión se discutieron las cuestiones de la mecanización del trabajo directivo, cuya solución se ve obstaculizada por el caos en el trabajo de oficina. El programa de medidas finalmente adoptado preveía el establecimiento de un sistema unificado de formación y reciclaje del personal administrativo y la introducción en las escuelas secundarias del estudio de las normas para la redacción de documentos oficiales. Sin embargo, pronto comenzó la guerra y el programa fue devuelto sólo 20 años después.

En 1960, en Moscú, en la Conferencia de toda la Unión sobre la mecanización del trabajo de los trabajadores técnicos y de ingeniería, así como de los trabajadores administrativos y directivos, se planteó nuevamente la cuestión de la necesidad de formar personal altamente calificado en trabajos de oficina. Esta tarea estaba relacionada con el desarrollo e implementación del Sistema Unificado de Gestión de Registros del Estado (USSD). El Instituto Estatal de Historia y Archivos de Moscú se hizo cargo de su implementación. La nueva especialidad se denominó “Documentación y organización del trabajo gerencial en instituciones gubernamentales”. El graduado obtuvo el título de “especialista en documentos”.

En los años 1990. En el proceso de integración de Rusia en el espacio de la información global, se ha reevaluado la importancia de trabajar con documentos en las organizaciones. Los documentos tradicionales en papel se han visto complementados por sus homólogos electrónicos. El trabajo de oficina dio paso al soporte documental para la dirección. También ha cambiado el nombre de la especialidad: “Documentación y soporte documental a la gestión”.

Un documentalista moderno es un especialista con un alto nivel de formación tecnológica que gestiona el flujo de información documental en organizaciones y empresas de todos los sectores y formas de propiedad, trabajando en las autoridades estatales y municipales. Se trata tanto de documentos tradicionales en papel como electrónicos y tecnotrónicos.

Utilizando modernos sistemas de gestión de documentos electrónicos, logística de oficina automatizada y sistemas de almacenamiento de archivos, un especialista en documentos puede garantizar el trabajo más eficiente con la información incluso en la organización más grande. A veces, un especialista en documentos es la única persona que conoce todos los secretos comerciales de una empresa.

De todo lo anterior se pueden identificar las siguientes ventajas de la profesión de documentalista:

1. Un documentalista es un especialista cuyo trabajo siempre está bien remunerado.

2. Un especialista en documentos es un especialista que puede trabajar en empresas de todas las formas de propiedad y en cualquier industria.

3. Especialista en documentos: especialista calificado en gestión de información y documentación en una empresa, subdirector.

4. Un documentalista es un especialista que es uno de los pocos capaces de organizar el trabajo de su propia empresa para prestar servicios de documentación de gestión.

5. Un estudiante de documentación tiene una oportunidad única de encontrar trabajo en su especialidad, a partir del 2º año, pues en el sector privado no solo comienzan a mostrarse las grandes empresas, sino también las medianas y pequeñas, que paulatinamente se van pasar a un nivel de trabajo de mayor calidad.

6. En su actividad profesional, los documentalistas podrán realizar trabajos de diseño organizativo, análisis y consultoría.

Un especialista en documentos calificado y con experiencia debe poder: realizar investigaciones sobre los procesos de documentación de la vida política, económica y social de la sociedad; realizar diagnósticos e investigaciones de problemas para el soporte documental de la gestión de la organización; proporcionar documentación y soporte legal a la hora de tomar decisiones de gestión.

Es imperativo que un especialista en documentos conozca: actos legislativos y reglamentarios, resoluciones, órdenes, órdenes, otros documentos rectores y reglamentarios de autoridades superiores relacionados con el soporte documental para la gestión; el procedimiento de planificación, diseño y tecnología del trabajo sobre la base de tecnología organizativa e informática para los servicios de soporte de documentación de gestión; métodos de investigación, análisis, diseño y desarrollo de sistemas de documentación; el procedimiento de registro, clasificación, almacenamiento, examen del valor de los documentos; organización de asuntos de archivos; documentos reglamentarios y metodológicos sobre el diseño y operación de sistemas automatizados de gestión de información; conceptos básicos de programación; métodos para diseñar y actualizar bases de datos y bancos de datos; documentación; normas y reglamentos de protección laboral.

¿Qué cualidades debe tener un oficinista? Como sugiere el nombre de la profesión, la actividad de un especialista en documentos está enteramente relacionada con la búsqueda, procesamiento y almacenamiento de documentos, por lo que el especialista debe tener predilección por el trabajo "en papel". Además, un documentalista no podrá realizar su trabajo de manera eficiente si no posee cualidades personales como: dedicación, organización, trabajo duro, responsabilidad, independencia, exactitud, compromiso con los valores éticos, tolerancia, perseverancia en la consecución de objetivos, resistencia.

La gestión documental no es sólo una profesión universal; a diferencia de muchas otras, depende mínimamente de las crisis económicas. Ante cualquier inestabilidad económica, los documentos no desaparecen por ningún lado, su número no disminuye, se siguen creando, a veces incluso en volúmenes mayores que antes. Al mismo tiempo, para que los documentos sean jurídicamente significativos, deben estar redactados de acuerdo con las normas internacionales y rusas. Cualquier empresa tiene un archivo, lo que significa que cada empresa necesita un especialista que contabilice y registre toda la documentación. Un especialista en documentos (de profesión) puede ser el director de un archivo tanto dentro de una organización como como institución independiente, asistente del ministro (como secretario personal) o jefe de un órgano de gobierno y gestión independiente.

Así, un especialista en documentos es un especialista que sabe todo sobre un documento en lo que se refiere a trabajar con él (redacción, registro, contabilidad, registro, control de ejecución, almacenamiento) basándose en el uso de modernas tecnologías automatizadas. Los especialistas en documentos pueden desempeñarse en diferentes industrias: en organismos gubernamentales estatales y locales, empresas comerciales, empresas, industrias y organizaciones de auditoría. Documentan las actividades de la empresa, crean un sistema de soporte documental para la gestión de la empresa, garantizan la protección de la información documentada contra el acceso no autorizado y la certificación de la empresa de acuerdo con los estándares. La experiencia demuestra que siempre hay una demanda de un especialista en documentos, incluso en los momentos más difíciles.

Lista de fuentes utilizadas:

1. Estándar educativo estatal de educación profesional superior. M.: Comité Estatal de Educación Superior de la Federación de Rusia, 1995.

2. Demidova N.F. Burocracia de servicios en Rusia en el siglo XVII. y su papel en la formación del absolutismo / N.F. Demidova. – M., 1987.

3. Características de la calificación de la especialidad “Documentación y soporte documental de la gestión”. [Recurso electrónico]. – Modo de acceso: http://islu.irk.ru/350800.html, gratuito. - Gorra. desde la pantalla.- Idioma. Rusia.

4. Mityaev K.G. Historia y organización del trabajo de oficina en la URSS / K.G. Mitiaev. – M., 1959.

5. Nechaeva E.V. Documentación y soporte documental para la gestión. Parte I: libro de texto. subsidio / E.V. Nechaeva. - San Petersburgo: Editorial GPU de San Petersburgo, 2003.

6. Norma Educativa del Estado Federal para la Educación Profesional Superior en el campo de la preparación de Documentación y Archivística. [Recurso electrónico]. - Modo de acceso: http://www2.termika, gratuito. - Gorra. desde la pantalla. - Yaz. Rusia.

En un momento, el poeta soviético Vasily Lebedev-Kumach señaló con precisión en su "Canción del burócrata" que la característica principal de la sociedad rusa es: "sin un pedazo de papel eres un insecto, pero con un pedazo de papel eres un ¡hombre!" Estas líneas no han perdido hoy su relevancia. Por tanto, no es de extrañar que toda nuestra vida, de una forma u otra, esté estrechamente relacionada con los representantes de la profesión de gestión documental, para quienes un documento no es solo una hoja de papel, sino la principal herramienta de la actividad profesional.

En un momento, el poeta soviético Vasily Lebedev-Kumach señaló con precisión en su "Canción del burócrata" que la característica principal de la sociedad rusa es: "sin un pedazo de papel eres un insecto, pero con un pedazo de papel eres un ¡hombre!" Estas líneas no han perdido hoy su relevancia. Los documentos nos acompañan a todas partes y siempre, sin importar si se trata de momentos de la vida personal o laborales. Por tanto, no es de extrañar que toda nuestra vida, de una forma u otra, esté estrechamente relacionada con representantes. profesión de especialista en documentos, para quien un documento no es solo un papel, sino la principal herramienta de la actividad profesional.

Tengamos en cuenta que hoy esta profesión está experimentando un “renacimiento” debido al rápido desarrollo de la economía y la gestión de documentos electrónicos. En la sociedad moderna, la información, en todas sus manifestaciones, se percibe como un bien "candente", cuya búsqueda, procesamiento y almacenamiento requiere importantes costos financieros, laborales, de tiempo y materiales. Los especialistas en documentos que conocen todos los secretos del flujo de documentos competente y tienen las habilidades para optimizar el trabajo con el flujo de información ayudan a minimizar estos costos. Como resultado, los especialistas en este campo tienen una demanda constante en casi todas las esferas de la vida humana, y las facultades de gestión de documentos son muy populares entre los solicitantes.

¿Quién es un especialista en documentos?

Un especialista altamente calificado en el campo del trabajo de oficina y la gestión documental, velando por el orden en los papeles de una empresa u organización. Profesiones afines: archivero, secretario, organizador de oficina.

El nombre de la profesión proviene del latín documentum (prueba) y del antiguo eslavo vedѣti (saber). En otras palabras, inicialmente los documentólogos, cuyas funciones, por cierto, antes eran realizadas por escribas, prefirieron registrar evidencia sobre los antecedentes legales de tal o cual evento que documentos sistematizados. El concepto de gestión documental, que nos resulta familiar, adquirió recién en la primera mitad del siglo XX, cuando Paul Otlet amplió el significado de la palabra "documento" hasta el punto de que cualquier información registrada en un soporte tangible comenzó a llamarse un documento. Al mismo tiempo, surgió la profesión de documentalista, cuyas funciones eran radicalmente diferentes a las de un escriba.

Profesional responsabilidades de los especialistas en documentos hoy incluyen no solo la preparación de documentos, sino también:

• elaboración de formularios y hojas de documentos;
• sistematización de la composición del flujo de documentos;
• examen y organización del almacenamiento de documentos;
• asegurar el "movimiento" de documentos de la dirección a los subordinados;
• creación de bases de datos documentales;
• endoso de los documentos entrantes y asignación de un índice de registro y una dirección de almacenamiento electrónico;
• clasificar documentación y transferir información obsoleta al archivo;
• optimización del flujo de documentos de una organización o empresa.

¿Qué cualidades personales debe tener un documentalista?

Como sugiere el nombre de la profesión, actividades de un especialista en documentos está enteramente relacionado con la búsqueda, procesamiento y almacenamiento de documentos, por lo que el especialista debe tener predilección por el trabajo “en papel”. Además, un especialista en documentos no podrá realizar su trabajo de manera eficiente si no tiene cualidades personales como:

Además de las cualidades personales enumeradas anteriormente, un buen especialista en documentos tiene un conjunto completo de conocimientos y habilidades profesionales, cuya lista incluye: habilidades para trabajar con aplicaciones de oficina para PC (Word, Excel, 1C, Outlook, etc.), conocimientos de los conceptos básicos de economía, planificación empresarial, archivo, gestión, gestión de personal, organización de la gestión de documentos electrónicos, investigación de fuentes, gestión de registros de personal, edición literaria, legislación en el campo del trabajo, derecho administrativo, civil y constitucional.

Ventajas de la profesión de especialista en documentos

Principal ventaja de la profesión de especialista en documentos es su "versatilidad". Un diploma de especialista en gestión documental y un amplio "bagaje de conocimientos" obtenido en una universidad permiten a un profesional conseguir un trabajo en casi cualquier empresa u organización, independientemente del campo de actividad de la empresa. Al mismo tiempo, puede contar con un nivel de pago bastante decente (en promedio, entre 30 y 40 mil rublos por mes).

En esta profesión también resulta atractiva la gran variedad de puestos de trabajo. Después de graduarse de la universidad, un joven especialista puede conseguir fácilmente un trabajo como: oficinista, archivero, administrador, secretaria asistente, gerente de oficina, asistente personal (subgerente), etc.

A pesar de la aparente monotonía y rutina de la actividad profesional de un documentalista, el trabajo de este especialista es muy interesante y variado. Al fin y al cabo, es este especialista el primero en recibir los documentos, lo que significa que siempre tiene la información más actualizada sobre las innovaciones que se introducen en la empresa (y, como sabemos, quien posee la información es dueño del mundo). ). Además, muy a menudo el especialista en documentos es la única persona (aparte de la alta dirección, por supuesto) que conoce todos los secretos comerciales de la empresa.

Si tiene espíritu emprendedor y experiencia suficiente en el campo del soporte documental para la gestión de personal, un especialista en documentos puede organizar su propio negocio (por ejemplo, crear una empresa de auditoría) y prestar servicios de forma privada.

Desventajas de la profesión de especialista en documentos

No es difícil adivinar que, además de las ventajas, la profesión de especialista en documentos también tiene desventajas. Y la principal desventaja es la gran responsabilidad. Esto es especialmente cierto para aquellos especialistas que trabajan en una agencia de archivos de importancia federal o en un instituto de investigación estatal para la gestión de documentos y asuntos de archivos. Después de todo, son estas organizaciones las que preparan documentos para el gobierno, sobre la base de los cuales se toman importantes decisiones gubernamentales.

Desventaja de la profesión de especialista en documentos También puede mencionar la necesidad de tener experiencia laboral práctica al solicitar un trabajo. Por lo tanto, un gestor de documentos principiante tendrá que comenzar su actividad profesional mientras aún está en el proceso de estudio (por cierto, los estudiantes tienen esta oportunidad ya en el segundo año, ya que en ese momento ya han dominado una cantidad suficiente de conocimientos para su aplicación práctica), o conseguir un trabajo como asistente de gestión de documentos después de graduarse.

¿Dónde se puede conseguir la profesión de especialista en documentos?

El Instituto Ruso de Educación Profesional "IPO" está reclutando estudiantes para recibir formación en el IPO, una forma cómoda y rápida de recibir educación a distancia. Más de 200 cursos de formación. Más de 8000 graduados de 200 ciudades. Plazos reducidos para la cumplimentación de documentos y formación externa, cuotas del instituto sin intereses y descuentos individuales. ¡Contáctenos!

Consigue una profesión como especialista en documentos. esto es posible en cualquier universidad rusa, a partir de la cual se forman especialistas en especialidades como "Soporte de documentación para la empresa", "Gestión de documentos" o "Soporte de información para la empresa". Cabe señalar que un estudiante de documentación tiene la oportunidad de dominar varias especializaciones a la vez. Por ejemplo, al recibir la profesión de especialista en documentos, un joven especialista puede dominar simultáneamente la especialidad de oficial de personal o archivero.

Al elegir una universidad, se debe prestar más atención no solo a la base científica y técnica de la institución educativa, sino también a la posibilidad de realizar prácticas en grandes empresas rusas. Además, la demanda de titulados universitarios en el mercado laboral es de gran importancia. Por lo tanto, en primer lugar, se recomienda considerar la posibilidad de ingresar a dichos universidades líderes en Rusia, Cómo:

• Universidad Humanitaria Estatal de Nizhnevartovsk;
• Universidad Estatal de Irkutsk;
• Universidad de Finanzas y Derecho de Moscú;
• Universidad Técnica Estatal Don;
• Instituto Voronezh de Economía y Gestión Social.

Un especialista en documentos es un especialista que trabaja con documentación. El especialista mantiene una base de datos de documentos, gestiona el flujo de documentos electrónicos, supervisa el mantenimiento de la documentación para que cumpla con los estándares establecidos por la empresa, trabaja con correspondencia y también se ocupa de muchas otras tareas.

Hoy en día, el puesto de gestor documental es muy relevante y tiene una gran demanda en las grandes empresas.

Lugares de trabajo

Un especialista en documentos puede ser solicitado dondequiera que se requiera trabajar con documentación:

• en ministerios y departamentos;
• en grandes y medianas empresas;
• en archivos departamentales;
• y en muchas otras organizaciones.

Historia de la profesión

La historia de la profesión se remonta a siglos. Los primeros especialistas en documentos pueden denominarse escribas. En el antiguo Egipto, los escribas copiaban pergaminos. Los escribas eran personas especialmente entrenadas en escritura, que entendían no solo la ortografía, sino que también conocían las ciencias exactas.

Hoy en día, la profesión de gestión de documentos es predominantemente femenina y tiene mucha demanda debido al rápido desarrollo de la gestión de documentos electrónicos y de la economía.

Responsabilidades de un administrador de documentos.

Las responsabilidades del administrador de documentos incluyen:

• gestión de registros;
• verificación de documentos;
• recopilación de documentación primaria;
• generación y envío de documentos.

También se pueden asignar responsabilidades adicionales, tales como:

• control sobre el estado del trabajo de oficina;
• mantener un registro;
• preparar y presentar materiales para reuniones;
• preparación y transferencia de documentos al archivo;
• realizar trabajos de copia, edición y mecanografía, escanear documentos.

Requisitos para un administrador de documentos

La lista de requisitos básicos para los solicitantes de esta profesión incluye:

• Conocimientos de PC: 1C, Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
• experiencia trabajando con documentos;
• educación más alta.

Muestra de currículum de especialista en documentos

Cómo convertirse en un especialista en documentos

La profesión de documentalista requiere la obtención de una formación superior, preferiblemente en el campo de la economía o la jurisprudencia. Para convertirse en un especialista en documentos, es necesario adquirir experiencia, que se puede adquirir trabajando como asistente legal, secretaria, contador u otro especialista en cualquier profesión relacionada.

Salario del especialista en documentos

El salario de un especialista en documentos, según la región, oscila entre 8 y 50 mil rublos por mes, siendo el salario promedio de 25 mil rublos por mes.

Dónde capacitarse

Además de la educación superior, existen en el mercado una serie de formaciones de corta duración, que normalmente duran de una semana a un año.

Academia Científica y Técnica Moderna (SNTA) y varios de sus cursos en la dirección de "".

Academia Interregional de Construcción y Complejo Industrial y sus cursos en la dirección de "".

El Instituto de Educación Profesional "IPO" te invita a realizar cursos a distancia en la dirección "" (hay opciones de 256, 512 y 1024 horas académicas) para recibir un diploma o certificado emitido por el estado. Hemos capacitado a más de 8.000 graduados de casi 200 ciudades. Puedes realizar formación externa y recibir cuotas sin intereses.

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¡Para amigos!

Referencia

La base para la existencia de cualquier empresa son los documentos. Sin ellos y sin un sistema de gestión documental establecido, surgirá el caos y la confusión. El documentalista es el especialista que vela por el orden en los papeles y ayuda al trabajo móvil de la organización.

El escribano puede considerarse el "progenitor" de la profesión de gestión de documentos. En el Antiguo Egipto, eran los escribas quienes compilaban y copiaban los pergaminos (el prototipo del documento). La profesión era increíblemente honorable y prestigiosa. "El escriba no lleva cestas, no rema con remos, no es azotado con varas y no está bajo la autoridad de numerosos superiores", está escrito en una de las crónicas egipcias. No es de extrañar, porque los escribas son personas especialmente formadas en el arte de escribir. No solo conocían el lenguaje de los jeroglíficos, sino que también conocían bien las ciencias exactas: la aritmética. Los escribas eran casi siempre hombres y transmitían su trabajo.

descripcion de actividad

Hoy en día, la profesión de gestión documental es predominantemente femenina. Se trata de un especialista que sabe todo sobre los documentos y cómo trabajar con ellos. Lo principal en su trabajo es la preparación y ejecución de documentos comerciales. El especialista en documentos mantiene sus registros y registros, controla el trabajo del servicio de referencia e información de su organización o empresa. Supervisa el cumplimiento del pedido y las condiciones de almacenamiento de los documentos comerciales, en función de su nivel de importancia.

Hoy en día, las empresas y organizaciones están cambiando masivamente a la gestión de documentos electrónicos, lo que simplifica enormemente el trabajo de los especialistas.

No creas que la profesión de documentalista es aburrida. No es sólo papeleo. A veces, un especialista en documentos es la única persona que conoce todos los secretos comerciales de una empresa.

Salario

promedio para Rusia:Promedio de Moscú:promedio de San Petersburgo:

Responsabilidades laborales

Especialista en documentos desarrolla formularios estándar y hojas de tiempo. Clasifica los documentos transferidos para su almacenamiento y realiza un examen de su valor. Sus responsabilidades también incluyen formalizar las decisiones de los directivos. En este caso, es necesario seguir estrictamente todas las reglas y regulaciones para la elaboración de documentos comerciales. Después de lo cual asegura el "movimiento" de las decisiones de la dirección a los subordinados, de un departamento a otro.

Otra responsabilidad de un administrador de documentos es crear una base de datos de documentos. A cada documento se le debe asignar una dirección de almacenamiento electrónico y un índice de registro. Y para que todos los empleados de la organización puedan encontrar fácilmente el documento deseado en esta base de datos, es necesario crear una clasificación eficaz. Los documentos que están fuera de circulación pasan al archivo.

Características del crecimiento profesional.

Especialistas en documentación pueden realizarse en diferentes industrias: en la educación, en la industria, en las empresas de auditoría. El crecimiento profesional depende en gran medida del lugar de servicio. En los ministerios, un especialista en documentos puede postularse para el puesto de especialista líder, consultor, jefe de departamento, subdirector comercial o director comercial. Y en las pequeñas empresas, un especialista en documentos puede convertirse en la segunda persona después del gerente. Los expertos creen que la culminación de la carrera de un especialista en documentos es la preparación de documentos para los dirigentes del Gobierno de la Federación de Rusia y para el Presidente de la Federación de Rusia.

En un momento, el poeta soviético Vasily Lebedev-Kumach señaló con precisión en su "Canción del burócrata" que la característica principal de la sociedad rusa es: "sin un pedazo de papel eres un insecto, pero con un pedazo de papel eres un ¡hombre!" Estas líneas no han perdido hoy su relevancia. Por tanto, no es de extrañar que toda nuestra vida, de una forma u otra, esté estrechamente relacionada con los representantes de la profesión de gestión documental, para quienes un documento no es solo una hoja de papel, sino la principal herramienta de la actividad profesional.

En un momento, el poeta soviético Vasily Lebedev-Kumach señaló con precisión en su "Canción del burócrata" que la característica principal de la sociedad rusa es: "sin un pedazo de papel eres un insecto, pero con un pedazo de papel eres un ¡hombre!" Estas líneas no han perdido hoy su relevancia. Los documentos nos acompañan a todas partes y siempre, sin importar si se trata de momentos de la vida personal o laborales. Por tanto, no es de extrañar que toda nuestra vida, de una forma u otra, esté estrechamente relacionada con representantes. profesión de especialista en documentos, para quien un documento no es solo un papel, sino la principal herramienta de la actividad profesional.

Tengamos en cuenta que hoy esta profesión está experimentando un “renacimiento” debido al rápido desarrollo de la economía y la gestión de documentos electrónicos. En la sociedad moderna, la información, en todas sus manifestaciones, se percibe como un bien "candente", cuya búsqueda, procesamiento y almacenamiento requiere importantes costos financieros, laborales, de tiempo y materiales. Los especialistas en documentos que conocen todos los secretos del flujo de documentos competente y tienen las habilidades para optimizar el trabajo con el flujo de información ayudan a minimizar estos costos. Como resultado, los especialistas en este campo tienen una demanda constante en casi todas las esferas de la vida humana, y las facultades de gestión de documentos son muy populares entre los solicitantes.

¿Quién es un especialista en documentos?

Un especialista altamente calificado en el campo del trabajo de oficina y la gestión documental, velando por el orden en los papeles de una empresa u organización. Profesiones afines: archivero, secretario, organizador de oficina.

El nombre de la profesión proviene del latín documentum (prueba) y del antiguo eslavo vedѣti (saber). En otras palabras, inicialmente los documentólogos, cuyas funciones, por cierto, antes eran realizadas por escribas, prefirieron registrar evidencia sobre los antecedentes legales de tal o cual evento que documentos sistematizados. El concepto de gestión documental, que nos resulta familiar, adquirió recién en la primera mitad del siglo XX, cuando Paul Otlet amplió el significado de la palabra "documento" hasta el punto de que cualquier información registrada en un soporte tangible comenzó a llamarse un documento. Al mismo tiempo, surgió la profesión de documentalista, cuyas funciones eran radicalmente diferentes a las de un escriba.

Profesional responsabilidades de los especialistas en documentos hoy incluyen no solo la preparación de documentos, sino también:

• elaboración de formularios y hojas de documentos;
• sistematización de la composición del flujo de documentos;
• examen y organización del almacenamiento de documentos;
• asegurar el "movimiento" de documentos de la dirección a los subordinados;
• creación de bases de datos documentales;
• endoso de los documentos entrantes y asignación de un índice de registro y una dirección de almacenamiento electrónico;
• clasificar documentación y transferir información obsoleta al archivo;
• optimización del flujo de documentos de una organización o empresa.

¿Qué cualidades personales debe tener un documentalista?

Como sugiere el nombre de la profesión, actividades de un especialista en documentos está enteramente relacionado con la búsqueda, procesamiento y almacenamiento de documentos, por lo que el especialista debe tener predilección por el trabajo “en papel”. Además, un especialista en documentos no podrá realizar su trabajo de manera eficiente si no tiene cualidades personales como:

Además de las cualidades personales enumeradas anteriormente, un buen especialista en documentos tiene un conjunto completo de conocimientos y habilidades profesionales, cuya lista incluye: habilidades para trabajar con aplicaciones de oficina para PC (Word, Excel, 1C, Outlook, etc.), conocimientos de los conceptos básicos de economía, planificación empresarial, archivo, gestión, gestión de personal, organización de la gestión de documentos electrónicos, investigación de fuentes, gestión de registros de personal, edición literaria, legislación en el campo del trabajo, derecho administrativo, civil y constitucional.

Ventajas de la profesión de especialista en documentos

Principal ventaja de la profesión de especialista en documentos es su "versatilidad". Un diploma de especialista en gestión documental y un amplio "bagaje de conocimientos" obtenido en una universidad permiten a un profesional conseguir un trabajo en casi cualquier empresa u organización, independientemente del campo de actividad de la empresa. Al mismo tiempo, puede contar con un nivel de pago bastante decente (en promedio, entre 30 y 40 mil rublos por mes).

En esta profesión también resulta atractiva la gran variedad de puestos de trabajo. Después de graduarse de la universidad, un joven especialista puede conseguir fácilmente un trabajo como: oficinista, archivero, administrador, secretaria asistente, gerente de oficina, asistente personal (subgerente), etc.

A pesar de la aparente monotonía y rutina de la actividad profesional de un documentalista, el trabajo de este especialista es muy interesante y variado. Al fin y al cabo, es este especialista el primero en recibir los documentos, lo que significa que siempre tiene la información más actualizada sobre las innovaciones que se introducen en la empresa (y, como sabemos, quien posee la información es dueño del mundo). ). Además, muy a menudo el especialista en documentos es la única persona (aparte de la alta dirección, por supuesto) que conoce todos los secretos comerciales de la empresa.

Si tiene espíritu emprendedor y experiencia suficiente en el campo del soporte documental para la gestión de personal, un especialista en documentos puede organizar su propio negocio (por ejemplo, crear una empresa de auditoría) y prestar servicios de forma privada.

Desventajas de la profesión de especialista en documentos

No es difícil adivinar que, además de las ventajas, la profesión de especialista en documentos también tiene desventajas. Y la principal desventaja es la gran responsabilidad. Esto es especialmente cierto para aquellos especialistas que trabajan en una agencia de archivos de importancia federal o en un instituto de investigación estatal para la gestión de documentos y asuntos de archivos. Después de todo, son estas organizaciones las que preparan documentos para el gobierno, sobre la base de los cuales se toman importantes decisiones gubernamentales.

Desventaja de la profesión de especialista en documentos También puede mencionar la necesidad de tener experiencia laboral práctica al solicitar un trabajo. Por lo tanto, un gestor de documentos principiante tendrá que comenzar su actividad profesional mientras aún está en el proceso de estudio (por cierto, los estudiantes tienen esta oportunidad ya en el segundo año, ya que en ese momento ya han dominado una cantidad suficiente de conocimientos para su aplicación práctica), o conseguir un trabajo como asistente de gestión de documentos después de graduarse.

¿Dónde se puede conseguir la profesión de especialista en documentos?

El Instituto Ruso de Educación Profesional "IPO" está reclutando estudiantes para recibir formación en el IPO, una forma cómoda y rápida de recibir educación a distancia. Más de 200 cursos de formación. Más de 8000 graduados de 200 ciudades. Plazos reducidos para la cumplimentación de documentos y formación externa, cuotas del instituto sin intereses y descuentos individuales. ¡Contáctenos!

Consigue una profesión como especialista en documentos. esto es posible en cualquier universidad rusa, a partir de la cual se forman especialistas en especialidades como "Soporte de documentación para la empresa", "Gestión de documentos" o "Soporte de información para la empresa". Cabe señalar que un estudiante de documentación tiene la oportunidad de dominar varias especializaciones a la vez. Por ejemplo, al recibir la profesión de especialista en documentos, un joven especialista puede dominar simultáneamente la especialidad de oficial de personal o archivero.

Al elegir una universidad, se debe prestar más atención no solo a la base científica y técnica de la institución educativa, sino también a la posibilidad de realizar prácticas en grandes empresas rusas. Además, la demanda de titulados universitarios en el mercado laboral es de gran importancia. Por lo tanto, en primer lugar, se recomienda considerar la posibilidad de ingresar a dichos universidades líderes en Rusia, Cómo:

• Universidad Humanitaria Estatal de Nizhnevartovsk;
• Universidad Estatal de Irkutsk;
• Universidad de Finanzas y Derecho de Moscú;
• Universidad Técnica Estatal Don;
• Instituto Voronezh de Economía y Gestión Social.