¿Cuáles pueden ser los objetivos de un viaje de negocios?

19 de junio de 2016

¿Sabes cómo indicar correctamente el propósito de un viaje de negocios? Por supuesto, se puede encontrar un ejemplo sin problemas en todo tipo de foros profesionales de contables o especialistas en recursos humanos. Pero copiar la experiencia de otra persona no siempre está justificado.

No hay una lista de propósitos para viajes de negocios en las regulaciones. Sin embargo, vale la pena formular la razón por la cual el empleado se pone en marcha de tal manera que los viajes y los gastos diarios se reflejen en la contabilidad para reducir la ganancia fiscal.

Para ello, es importante tener en cuenta una serie de puntos.

¿Cuáles?

Los contadores en ejercicio citan fácilmente varios ejemplos de objetivos de viaje y señalan lo siguiente:

El viaje de negocios de un empleado debe ser claramente de interés para la empresa. El propósito de un viaje de negocios se formula de manera que quede claro: "viajar" es beneficioso para la empresa, contribuye directa o indirectamente a que la empresa obtenga ganancias, aumentando el volumen de actividades, mejorando la calidad de bienes y servicios. No se puede enviar a un empleado de una organización a un viaje de negocios con la tarea de "descanso", "recuperación" o "recuperación". Para ello, se concede una licencia anual o por motivos de salud.
El propósito del viaje de negocios no debe contradecir la descripción del trabajo del empleado. Por lo tanto, no se puede enviar a un contador en un viaje de negocios para negociar con los clientes. Y el director comercial de una empresa no puede ser enviado a otra ciudad con el propósito de “transportar empleados”.
El motivo del viaje de negocios debe ser adecuado para la duración del “viaje” y su itinerario. Si el propósito de un viaje de negocios es, por ejemplo, la participación en una exposición, un empleado de la organización está obligado a "moverse" en la dirección opuesta dentro de las 24 horas posteriores a la finalización del evento.
Se debe tener extrema precaución cuando se justifique un viaje de negocios durante los fines de semana. Si un empleado de la empresa va a otra ciudad, por ejemplo, para celebrar negociaciones el lunes, y el tiempo de viaje es de un día, no puede irse antes del sábado por la noche. De lo contrario, el costo de los boletos o combustibles y lubricantes no se puede atribuir a los costos.
Es mejor evitar la redacción general. Es importante indicar por qué el empleado de la organización es enviado a trabajar fuera del lugar de servicio permanente. De lo contrario, los controladores pueden tener dudas sobre la legalidad de clasificar los gastos de viaje como contabilidad fiscal.
El propósito del viaje debe formularse de manera que se pueda llegar a una conclusión inequívoca sobre si la tarea asignada se ha completado o no. Después del viaje, el empleado deberá presentar un informe sobre los resultados, adjuntando documentos que confirmen la finalización de la tarea. Por cierto, una situación es posible cuando no se logra el propósito de un viaje de negocios. En este caso, el empleador requiere que el empleado proporcione una “nota explicativa” que indique las razones por las que no fue posible completar la asignación de trabajo. Si tiene este documento, los gastos de viaje se pueden incluir en la contabilidad fiscal.
Si el propósito de un viaje de negocios es voluminoso, consta de varias tareas, es importante registrar también las tareas de viaje individuales, la finalización de cada una de las cuales también deberá ser confirmada.
Si el trabajo de un especialista es de naturaleza itinerante y el traslado a otra localidad está asociado con la realización de actividades diarias, entonces dicho "viaje", según el Código de Trabajo, no se reconoce en absoluto como un viaje de negocios.

¿Se pueden enviar empleados a viajes de negocios?

Esto es tan importante como la cuestión de cómo determinar el propósito del viaje. Los ejemplos de casos en los que un empleador fue multado por enviar a un empleado a otra ciudad que no pudo ser enviado de viaje no son aislados.

Antes de enviar a un empleado a otra ciudad o país, es importante considerar que:

Está estrictamente prohibido "equipar" a mujeres embarazadas y trabajadores menores de edad (excepto personal empleado en el campo de la creatividad).
Un empleado enviado en un viaje de negocios debe tener una relación laboral con un empleador. En el momento de la salida, ya debe celebrarse un contrato de alquiler, redactado de acuerdo con las leyes aplicables.
Hay categorías de ciudadanos que tienen derecho a rechazar los viajes de negocios. Está permitido enviarlos a otra ciudad o país por motivos comerciales solo con su consentimiento por escrito.

Tales personas incluyen:

Madres de niños menores de 3 años.
Padres o tutores de personas discapacitadas menores de 18 años.
Ciudadanos que atienden a familiares enfermos, según informe médico.
Madres y padres que crían hijos menores de 5 años sin cónyuge.

¿En qué documentos escriben el propósito del viaje?

Hasta 2015, el viaje de un empleado se componía:

Por orden.
Asignación de servicios.
Certificado de viaje.
Reporte.

Actualmente, todas las características de "viajar" están indicadas en el pedido. Las formas unificadas de "asignación de servicio", "certificado de viaje" e "informe" han sido canceladas.

Para confirmar el hecho del viaje y cumplir con el pedido, existen: boletos, albaranes, cheques por pago de combustibles y lubricantes, informes, notas explicativas, actas de negociaciones, certificados de capacitación, contratos celebrados, inventarios.

La composición y el contenido de estos documentos deben mostrar si se ha logrado el propósito designado del viaje.

Consideremos cómo se determinan las tareas de los viajes de negocios para las diferentes categorías de empleados.

Director

El trabajo de los altos ejecutivos de las empresas se asocia a menudo con los "viajes".

Un viaje de negocios de un director de una empresa, por regla general, no se formaliza mediante un pedido, sino mediante un pedido que contiene la frase: "Me voy de viaje de negocios con el objetivo de ...".

El responsable de la empresa puede realizar un viaje de negocios, en particular, para conquistar nuevos mercados de venta, buscar clientes y celebrar contratos para el suministro de productos. En este caso, ¿cómo sonará el propósito del viaje de negocios del director? Ejemplos:

negociar y concluir un contrato con Firma LLC;
negociaciones con los participantes de la conferencia "Bienes del futuro" en la ciudad de N-sk "___" ________ 20__;
demostración de muestras del producto "Asunto-1" de la empresa "Gran cliente";
presentación de mercadería para la empresa "Good Client" JSC.

La primera persona de la empresa también puede viajar a otra ciudad o país para reunirse con los clientes existentes de la empresa. Para este caso, los especialistas en recursos humanos ya han descubierto cómo escribir el propósito de un viaje de negocios en un certificado de viaje de negocios. Ejemplos:

discusión de los términos del contrato para el suministro de equipos de producción para LLC "Nuestro amigo";
coordinación con JSC "Concern" del plan de adquisiciones para el segundo semestre del año ____.

Los directores de la empresa de vez en cuando son enviados a otras ciudades o países para "abrir una nueva sucursal de la empresa". Esta formulación del resultado deseado también es aceptable en los documentos. Sin embargo, en este caso, conviene identificar tanto las metas como los objetivos del viaje. Ejemplo:

“Me voy a Nsk para organizar el trabajo de una nueva unidad estructural.

Estudio del mercado objetivo.
Probar y contratar a un empleado para el puesto de gerente de sucursal.
Coordinación con el responsable de la rama de planes de trabajo para ___ año ”.

Además, el jefe de una pequeña empresa, como un especialista en el departamento de adquisiciones, puede ir a otra ciudad o país para comprar nuevos equipos, celebrar contratos para el suministro de materias primas, materiales, componentes, negociar los términos de cooperación con proveedores. En este caso, los documentos también deben indicar correctamente el propósito del viaje de negocios del director. Ejemplos:

negociaciones con LLC "Socio" sobre la compra de un envío de mercancías "Veshch";
conclusión de un acuerdo para la compra de productos por parte de LLC "Poster";
compra de equipo "Máquina";
La investigación de los modelos de la mercancía "Pegado" de SA "el Productor".

¿De qué otra manera se puede formular el propósito del viaje de negocios de la primera persona de la empresa? Ejemplos:

capacitación;
participación en una exposición, seminario, conferencia "(asistencia a eventos relacionados con las actividades financieras y económicas de la empresa);
desarrollo profesional;
dominar las nuevas tecnologías;
comprobar la calidad del trabajo de la unidad.

Gerente de ventas

En las unidades involucradas en la venta de bienes y servicios, el propósito de los viajes de negocios, por regla general, se prescribe con gran detalle. Los empleados reciben instrucciones detalladas por escrito, indicando qué tareas deben completarse y qué indicadores cuantitativos se han alcanzado.

Primero, se establece el objetivo principal del viaje de negocios del gerente de ventas. Ejemplos:

aumento de los volúmenes de ventas en la región;
investigación de mercado;
negociaciones con clientes potenciales.

Una asignación de trabajo "grande" se divide en etapas, según los resultados de cada una de las cuales el empleado elabora un informe escrito. Los siguientes "subobjetivos" se establecen a menudo para el director de ventas:

realizar visitas a los clientes existentes, de acuerdo con el cronograma de visitas;
visitar a los clientes potenciales de acuerdo con el plan de reuniones;
recopilar información sobre un nuevo mercado para el departamento de marketing;
Visite los puntos de venta de la competencia, realice un análisis comparativo.

Ingenieros, personal de producción

Los viajes de negocios de estas categorías de empleados son a largo plazo, ya que suelen estar asociados a asegurar el funcionamiento eficiente de máquinas herramienta, líneas automáticas y robots.

También es muy importante que los ingenieros y trabajadores formulen correctamente el propósito de un viaje de negocios en un certificado de viaje de negocios. Ejemplos:

instalación, ajuste de equipos;
capacitar a los empleados responsables para trabajar con la línea de producción;
inspección, prueba de máquinas herramienta;
reparación de garantía, servicio de mantenimiento de los dispositivos suministrados bajo el Contrato No. ___ con fecha "___" __________;
mantenimiento de rutina, mantenimiento preventivo de equipos.

Muchos ingenieros realizan viajes de negocios para comunicarse con sus colegas y adquirir nuevos conocimientos prácticos. Este es un propósito muy común de un viaje de negocios. Ejemplo:

intercambio de experiencias con los desarrolladores de dispositivos potentes.

Contador

Los jefes de contabilidad viajan a otras ciudades para verificar la calidad del trabajo de los especialistas en contabilidad, capacitar a los empleados, recopilar información y resumir las actividades financieras y económicas de la empresa.

Un contador ordinario puede emprender un viaje para mejorar sus calificaciones, intercambiar experiencias con colegas y participar en una reunión.

¿Cómo se puede formular el propósito del viaje de negocios de un contador? Ejemplo:

la realización de una auditoría interna, comprobando la veracidad del reflejo en la contabilidad de las operaciones financieras y comerciales de la sucursal.

También es aceptable cualquier otro propósito de un viaje de negocios que corresponda a la descripción del trabajo de un contador. Ejemplo:

visita para aceptación de casos.

Trabajadores agrícolas

Los agricultores, agrónomos, operadores de maquinaria, criadores de ganado y avicultores se enfrentan a la necesidad de realizar viajes de negocios, quizás con mucha más frecuencia que los especialistas de la “ciudad”. Trabajando en áreas rurales, deben estar constantemente en contacto con la "civilización": comprar semillas, alimentar a los animales, asistir a exhibiciones de logros de la economía nacional, familiarizarse con las nuevas tecnologías y, finalmente, vender productos a empresas de la ciudad e individuos, comercializar visitantes.

De acuerdo con las tareas de un viaje específico, se formula el propósito del viaje de negocios de los trabajadores agrícolas. Ejemplos:

compra de fertilizantes;
obtener permisos;
presentación de un proyecto de inversión en una exposición especializada;
participación en la conferencia de agricultores, intercambio de experiencias;
compra de equipo especial;
venta de productos en la feria de la ciudad;
entrega de un envío de mercancías a la planta de JSC "Cliente".

Conductor

Depende de la tarea específica cómo escribir el propósito del viaje de negocios en el pedido. Ejemplos para el conductor:

entrega de mercancías a la empresa "Nuestro cliente" (dirección);
transporte del director comercial;
entrega de bienes y materiales, recibo de facturas.

¿Cómo podría ser el propósito del viaje de negocios de un conductor? Ejemplos:

compra de repuestos para reparación de automóviles;
diagnósticos de automóviles programados;
entrega de originales de la documentación de la transacción.

Investigador

Científicos, investigadores, expertos, teóricos de diversas industrias, docentes de instituciones de educación secundaria y superior realizan viajes de negocios para participar en congresos y concursos, intercambiar experiencias, estudiar fuentes únicas, visitar exposiciones especializadas y museos, y participar en excavaciones arqueológicas.

¿Cómo se puede formular el propósito del viaje? Ejemplo:

Recopilación de información para trabajos científicos sobre el tema (título).

Estudio de los originales de la documentación.

Conclusión

No es en absoluto necesario utilizar los "términos" estándar en los que normalmente se describe el propósito del viaje. Los ejemplos solo facilitan la elección de las palabras "adecuadas". La experiencia de muchos empleados demuestra que la formulación del encargo puede ser gratuita.

Para la correcta documentación de los gastos de viaje, un aspecto muy importante es el propósito correcto del viaje de trabajo del empleado. Se indica en la orden escrita del empleador. Esta orden le permite enviar a un empleado para realizar una asignación de servicio con el objetivo de obtener ganancias para la empresa. Durante la estadía en un viaje de negocios, se debe completar la tarea asignada. Este requisito se detalla en la parte 1 del art. 166 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, cláusula 3 "Reglamento sobre las particularidades del envío de trabajadores en viajes de negocios", aprobado por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 13.10.2008 Nº 749.

La tarea se forma en función de las necesidades comerciales de la empresa.

Es importante señalar que la correcta formulación del objetivo permite evitar riesgos innecesarios si no se logra el objetivo de un viaje de negocios. Por ejemplo, la redacción “firmar un contrato con Horns and Hooves” suena inequívoca, y la redacción “para evaluar la posibilidad de cooperación con Horns and Hoofs” implica un resultado negativo como una de las opciones para lograr el objetivo.

Cuales son las metas

Los objetivos de un viaje de trabajo pueden ser de diferente naturaleza y se pueden dividir condicionalmente en universales y especiales:

Los universales están destinados a desarrollar el negocio de la empresa y pueden incluir encontrar clientes o atraer inversores.
Los objetivos especiales pueden ser de diferente naturaleza y reflejar las necesidades de la empresa en un momento determinado, por ejemplo, la participación en un caso judicial.

Es importante señalar que cualquier objetivo debe ser específico y contener en su formulación información completa sobre la tarea, es decir, ser específico.

Propósito y ejemplos del viaje de negocios:

participación de un representante de la empresa en las negociaciones (se debe indicar la contraparte) en los asuntos (se prescribe el tema de las negociaciones);
representación en una sesión judicial de un tribunal de arbitraje (nombre completo del tribunal) en un caso (número de caso);
inspección de la sucursal (dirección de la sucursal).

El propósito de un viajero de negocios también se puede especificar en el plan de viaje de negocios, si así lo exigen las regulaciones locales de la organización. El director u otra persona autorizada redacta y firma este documento. El empleado firma el plan después de revisarlo.

Además de la asignación, el plan debe contener información sobre el lugar u organización a donde se envió al empleado, una lista de problemas a resolver y la duración del viaje.

Plan de viaje de muestra

Con base en el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 29 de diciembre de 2014 No. 1595, que entró en vigor el 08/01/2015, la compilación de un certificado de viaje ha dejado de ser obligatoria y solo se requiere si está escrito en las normativas locales de la propia empresa. En este caso, el propósito de un viaje de negocios en un certificado de viaje y ejemplos se puede ver arriba.

Si el propósito no se especifica o no coincide con el propósito del viaje de negocios

Es importante tener en cuenta que en relación con la cancelación de la emisión obligatoria de un certificado de viaje y la preparación de un plan de viaje de negocios, el propósito debe especificarse en el pedido. Los certificados y un plan se preparan solo si están detallados en las regulaciones locales de la organización.

El objetivo debe ser coherente con el enfoque empresarial. Si está escrito incorrectamente o falta, el viaje de trabajo del empleado por instrucciones de la gerencia puede ser invalidado por las autoridades de inspección, y los costos pueden estar sujetos al pago del impuesto sobre la renta personal y del seguro.

10.09.2019

Un plan de viaje de negocios es un documento, la responsabilidad de completarlo recae en el jefe del empleado enviado en un viaje de negocios.

Además de la información básica sobre el viajero y el viaje de trabajo en sí, el horario de trabajo, especifica los objetivos por los que el empleado va en el viaje.

¿Necesito componer?

La legislación laboral vigente en el territorio de la Federación de Rusia establece ciertas reglas y requisitos en relación con los viajes de trabajo: viajes de negocios.

Varios artículos están dedicados a este tema en el Código del Trabajo de la Federación de Rusia, incluido el 168. La información sobre viajes de negocios también se incluye en la Ley Tributaria.

El plan de viaje refleja las metas para cuyo cumplimiento se envía al trabajador en viaje de trabajo.

Cabe señalar que el documento de la muestra especificada no pertenece a la categoría de obligatorio. De esto podemos concluir que el plan se elabora a discreción del jefe de la empresa.

El propósito del viaje puede indicarse en el orden, sobre la base del cual el empleador envía al empleado a un viaje de negocios.

En términos generales, el plan y programa de viaje están diseñados para facilitar el viaje de un empleado.

Para cumplir adecuadamente con sus deberes, le basta con adherirse al orden de acciones que determine el líder.

El plan de trabajo en un viaje de negocios es especialmente conveniente en situaciones en las que existen varias metas y objetivos del viaje.

En tales casos, es mucho más fácil percibir la información.

Posteriormente, el empleador no tiene derecho a exigir algo no especificado en el plan.

Es importante tener en cuenta que la necesidad de redactar este documento para ciertas categorías de ciudadanos trabajadores se refleja en la orden del Ministerio del Interior de la Federación de Rusia No. 1150, la Agencia Federal de Gestión de la Propiedad No. 51 y el Departamento Judicial. No. 152.

¿Cómo elaborar un programa de trabajo y un horario de trabajo?

El programa y el horario de trabajo en un viaje de negocios es desarrollado por el gerente del empleado asignado o por una persona designada como persona responsable.

Cada empresa puede utilizar su propia tecnología para el procesamiento de papel de esta naturaleza. La información sobre este asunto debe reflejarse en la documentación administrativa de la empresa.

En la mayoría de los casos, todos los empleadores reflejan datos estándar. En una situación con un plan de viajes de trabajo, la siguiente información actúa como tal:

la duración del viaje, la fecha de su inicio y finalización;
el área a la que se envía al empleado viajado;
información sobre la parte receptora: el nombre de la empresa ubicada en otra área;
el propósito de un viaje de negocios: puede haber un número ilimitado de ellos;
la posición del empleado que se va de viaje de negocios, sus iniciales;
parte principal.

La parte principal se puede formatear como una tabla con los siguientes nombres de columna:

problemas / actividades / tareas a realizar / realizar mientras el trabajador está en un viaje de trabajo;
la fecha límite para completar la tarea / evento o resolver el problema, el tiempo asignado para esto;
el resultado esperado como consecuencia de la realización de la tarea, actividad, etc.

La tabla debe ir seguida de la firma del responsable que elaboró el programa. Se indica la fecha de registro.

Después de eso, el empleado para el que se ha elaborado el plan está familiarizado con el contenido del documento. Si no hay preguntas, deja su firma en el documento.

Un ejemplo rápido para un gerente de ventas

La estructura aproximada de un plan de viaje para un gerente de ventas podría verse así:

Viajes de negocios

La duración del viaje de trabajo es de 5 días. 10-14 de noviembre de 2019.

Anfitrión - la empresa "Redes comerciales", la ciudad de San Petersburgo, calle Leninskaya, edificio 4.

El propósito del viaje es celebrar un contrato para el suministro de productos.

Empleado desplazado - gerente de ventas - Anisimova Lyudmila Sergeevna.

Contenido del viaje de trabajo

Responsable de la empresa: Salenko A.E., firma

Familiarizado con el plan de viaje de negocios: Anisimova L.S., firma

Descargue un plan de muestra y un horario de trabajo en un viaje de negocios -

La actividad económica de las organizaciones incluye muchas acciones, operaciones, tipos de comunicaciones y otros aspectos de la rutina diaria. La dirección de la organización y sus empleados se enfrentan a la necesidad de resolver diversos problemas y tomar decisiones de gestión a diario. Algunos casos no se pueden resolver en el lugar de trabajo, sentado cómodamente en una silla de oficina frente a una computadora. Hay necesidad de viajes y viajes de negocios, negociaciones en otras ciudades e incluso países. Este artículo analiza en detalle la cuestión de la necesidad de un viaje de negocios, sus objetivos y ejemplos, el registro de acuerdo con la legislación vigente, los requisitos de documentación, así como los detalles de los viajes en Rusia y en el extranjero. Además, este artículo abordará la cuestión de a quién se puede enviar en un viaje y qué debe considerarse como un viaje de negocios.

Concepto de viaje de negocios

Este concepto tiene una definición clara, que se detalla en la legislación laboral. De acuerdo con el Código Laboral de la Federación de Rusia, un viaje de negocios es la dirección de un empleado por parte de la gerencia en un viaje con una tarea específica. Al mismo tiempo, el destino está bastante alejado del lugar principal de trabajo, el viaje tiene un objetivo claramente formulado, detallado en los documentos, y el plazo para su implementación es limitado. El registro de los documentos de acompañamiento, la presentación de informes al final del viaje, las garantías para el empleado están reguladas por las leyes laborales y fiscales. También se detallan los posibles propósitos del viaje de negocios, cuyos ejemplos se presentan a continuación.

¿Por qué necesitas viajes de negocios?

Cuando un empleado se va de viaje de negocios, la gerencia le define una tarea clara que debe completar en el proceso. La asignación puede relacionarse con varias áreas de las actividades económicas de la organización. Algunos ejemplos de objetivos de viaje incluyen:

conclusión de relaciones contractuales de suministro o venta con contrapartes;
negociaciones de cooperación;
resolución de disputas, conflictos y otros asuntos relacionados con el lado legal de las actividades;
compra de equipos, materias primas y suministros;
conferencias de negocios, participación en tertulias y exposiciones relacionadas con la dirección de la empresa;
promoción de bienes en nuevos mercados de venta, expansión de la base de clientes;
participación en proyectos de investigación relacionados con las actividades de la firma;
desarrollo profesional de los empleados;
investigación de mercados de ventas, organizaciones competidoras y otras cuestiones de marketing;
configurar equipos, software y trabajar con otros problemas técnicos en subsidiarias o divisiones;
Realización de inspecciones del trabajo de la red de sucursales y divisiones.

Qué no puede considerarse un viaje de negocios

falta de registro oficial del empleado en la organización, contrato de trabajo no concluido, no hay entrada en el libro de trabajo;
el contrato de trabajo del empleado especifica la naturaleza itinerante del trabajo;
el empleado es un trabajador autónomo que no tiene un trabajo fijo fijo.

Tipos de viajes y su momento

Los viajes corporativos se pueden clasificar según diferentes características. Entonces, sobre una base territorial, se distinguen los viajes a través del territorio de la Federación de Rusia y a estados extranjeros. Según los términos de los viajes de negocios, los hay de corta y larga duración. Según la composición de los comandantes: grupal e individual. También puede haber viajes de negocios planificados y no programados.

Hasta la fecha, no hay una indicación clara de las fechas de viaje en la legislación. No hay restricciones mínimas ni máximas. La dirección de la organización determina de forma independiente la complejidad de la tarea y el tiempo que lleva completarla. Solía haber restricciones. Se creía que la duración máxima de un viaje de negocios no podía exceder los cuarenta días. En construcción, el umbral máximo para viajes de negocios alcanzó el año.

Requisitos legales y reglamentación

Se imponen ciertos requisitos legales a los viajes registrados como viajes de negocios. Los viajes de negocios están regulados por el Código Laboral de la Federación de Rusia y el Código Fiscal de la Federación de Rusia. En el Código del Trabajo, la normativa sobre estos procesos laborales se describe en los artículos 166, 167, 168. En ellos se revelan una serie de cuestiones que pueden surgir al registrar este trámite: lo que se puede considerar un viaje de negocios, garantías para un empleado, así como como preguntas sobre reembolso de gastos de viaje.

El Código Tributario describe información sobre cómo reflejar los gastos de viaje en la contabilidad, qué se puede cancelar, qué cantidades se pagan a los fondos de seguridad social de los ciudadanos. También hay decretos separados que contienen la información más completa sobre las modificaciones realizadas a los actos legislativos, las innovaciones contables y la garantía de los requisitos de los organismos reguladores. Puede encontrar toda esta información en los siguientes documentos: Resoluciones No. 749, 729, 812, 64.

Que se le garantiza a un empleado

Las garantías al empleado no dependen del propósito del viaje, puede haber muchos ejemplos. Pero con cualquiera de ellos, el empleador tiene algunas obligaciones para con el empleado. El empleado que es enviado en viaje de negocios cuenta con las siguientes garantías:

retención de puesto, lugar de trabajo, salario medio diario;
pago de días libres, de viaje de negocios, con doble arancel;
reembolso de los gastos que puedan surgir en un viaje de negocios en Rusia y en el extranjero, incluida la obtención de un pasaporte extranjero, la obtención de una visa, aranceles aduaneros y otros aranceles.

Todas estas garantías están detalladas en la legislación laboral y están sujetas a la implementación obligatoria por parte del empleador.

A quién enviar en un viaje de negocios

La elección de un empleado para ser enviado a un viaje depende del propósito del viaje, ejemplos de la asignación de trabajo, su duración y la gravedad de las condiciones esperadas. Varias razones para viajar requieren conocimientos y habilidades específicas por parte del empleado.

Por lo tanto, la ejecución del acuerdo de suministro debe confiarse a una persona que sea experta en negociaciones comerciales y diplomacia. Puede tratarse de un especialista cuyas responsabilidades laborales incluyen la adquisición, la planificación y la elaboración de presupuestos para las relaciones comerciales con los proveedores, o una persona que pueda explicar de manera competente su puesto y lograr las condiciones óptimas en el contrato de suministro celebrado.

Si el propósito del viaje es ajustar el hardware o el software, el empleado enviado no tiene suficiente conocimiento del trabajo de oficina y del carisma humano común. Se envía a un funcionario con educación técnica en ese viaje. Lo mismo ocurre con las inspecciones y auditorías de campo. Se debe enviar a un contable o economista a ese viaje.

¿Quién tiene prohibido enviar en viajes de negocios?

Además del factor humano, preguntas sobre las calificaciones y habilidades personales de los candidatos, hay otro aspecto en la elección de un empleado para un viaje de negocios. Existen requisitos legislativos sobre las categorías de ciudadanos que no pueden ser enviados a un viaje de negocios bajo ninguna circunstancia. Estos incluyen los siguientes grupos de personas:

empleados menores, aprendices, aprendices;
mujeres embarazadas;
empleados de la empresa que trabajen bajo un contrato de aprendizaje (excepto para viajes de negocios con fines de capacitación);
participantes en campañas electorales, candidatos a cargos políticos;
personas cuyas posibilidades están limitadas por la enfermedad.

También hay grupos de personas que pueden ser enviadas a un viaje de negocios solo después de recibir su consentimiento por escrito:

mujeres con niños pequeños (hasta los tres años);
padre soltero que cría a un niño menor de cinco años;
tutores de niños menores de edad;
un empleado que tiene un dependiente en la familia que necesita cuidados constantes.

Registro de viaje de negocios

Para que un viaje de negocios se tenga en cuenta en la contabilidad fiscal, contable y de gestión, es necesario organizarlo correctamente. En primer lugar, se elabora una tarea para un viaje de negocios, se establecen fechas y fechas. El solicitante de viaje debe familiarizarse con el documento elaborado y dar su consentimiento o denegación por escrito.

En caso de una respuesta positiva, el gerente emite una orden para enviar a un especialista en un viaje de negocios. El empleado recibe y emite un certificado de viaje y una asignación de trabajo. Al final del viaje, el viajero debe proporcionar un informe de progreso y un informe de gastos con recibos, recibos y boletos de respaldo.

Desde 2016, se ha realizado una modificación a la legislación, según la cual la emisión de un certificado y una asignación de trabajo ha dejado de ser obligatoria. En cambio, usan una nota. Pero muchas organizaciones continúan procesando estos documentos con fines de contabilidad interna.

Al utilizar el transporte por carretera personal o corporativo, necesita una nota y una guía de embarque, así como un poder y otros documentos que confirmen la legalidad del uso de un automóvil en particular.

Información en documentos

Se redacta una nota de servicio de forma libre, pero al mismo tiempo hay una serie de requisitos que se deben indicar: el período fechado del viaje de negocios, información sobre el transporte utilizado, los objetivos marcados para el empleado y los resultados de su implementación.

Todos los gastos incurridos por el empleado en el viaje deben indicarse en el informe de gastos. Este requisito se aplica a absolutamente todo tipo de gastos, incluidos vivienda, transporte, combustible, alimentación y otros. Para confirmar los costos de pago de la vivienda, es necesario presentar al departamento de contabilidad al final del viaje un cheque, recibo o recibo que contenga información sobre el propietario, el costo y el período de alquiler de la vivienda.

Se debe emitir una orden de gestión en consecuencia. En el trabajo de oficina, existe un formulario unificado No. T-9, pero la organización no está obligada a utilizarlo exclusivamente. En la política contable de una organización en particular, se puede fijar su propia forma del documento. También puede aprovechar la oportunidad de redactar un pedido de forma gratuita. La condición principal es el contenido de los siguientes datos:

el nombre y detalles de la organización que envió al empleado al viaje;
información sobre el empleado;
la fecha del pedido;
fechas de inicio y finalización del período de viaje;
asignaciones al empleado, el propósito del viaje.

Ejemplo de una asignación de viaje de negocios

Cuanto más importante es la tarea, más niveles contiene. Cuanto más invierte una empresa en un negocio, más resultados pretende obtener. No es necesario que todos los pequeños detalles que el gerente quiera saber estén indicados en el pedido. Algunos de ellos pueden discutirse oralmente en reuniones y durante la sesión informativa del viajero. Pero, lo más probable, el empleado tendrá que contabilizar todos los puntos en función de los resultados del viaje, incluso aquellos que no se detallaron oficialmente, pero que se leyeron oralmente. Para mayor claridad, a continuación se muestra un ejemplo de una asignación de servicio.

Por ejemplo, tomemos el objetivo: "Celebración de un contrato de suministro, publicidad de productos". Para la conveniencia de la reflexión, utilizamos el tipo de documento generado por el programa 1C. Puede encontrarlo en los registros de personal, Formulario No. T-10a. Este formulario contiene 11 columnas para completar: unidad estructural, puesto de especialista, país, ciudad y organización a la que se envía al empleado, fecha de inicio y finalización del viaje de negocios, número total de días calendario y excluyendo el tiempo de viaje, organización del pagador, base , tareas de contenido y un breve informe sobre su implementación. El documento está firmado por el jefe de la unidad estructural, el jefe de la organización y el propio empleado.

El pedido se completa con información sobre el viaje de la siguiente manera:

Apellido, nombre, patronímico del empleado y su número de personal: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (número de personal en una ventana separada, según los registros de personal).
Subdivisión: Departamento de Marketing y Publicidad.
Cargo (especialidad, profesión): Comercializador líder.
Lugar del viaje de negocios (país, ciudad, organización): Rusia, Moscú, LLC "Empresa".
Por un período de 14 días naturales desde el 14 de enero de 2018 al 27 de enero de 2018.
A los efectos: una campaña publicitaria, la celebración de un contrato de suministro.
Viaje de negocios a cargo de: LLC "Realizator".
Motivo (documento, número y fecha): Asignación de servicio n. ° 3 con fecha 13/01/2018

Al final del pedido, siguen las firmas del gerente y del empleado. La firma del empleado se coloca frente a la inscripción de que está familiarizado con el pedido.

Sutilezas del diseño

Si el empleado, por alguna razón, no ha proporcionado los documentos justificativos de los gastos (cheques, recibos), la organización no le reembolsará estos gastos. Por eso, es muy importante no olvidarse de informar durante el viaje de negocios. Incluso un viaje en taxi o autobús debe confirmarse con un boleto de viaje o el recibo del conductor.

Un punto importante es también una indicación de la unidad estructural de la organización y el propósito del viaje. Dependiendo de los datos especificados, habrá más cancelaciones de costos en contabilidad e impuestos. Entonces, si el propósito del viaje fue la reparación de máquinas, al realizar los cálculos contables, el monto de los gastos se cancelará por la depreciación del equipo reparado. Si el objetivo era concluir un contrato, la cancelación se mantendrá como gastos comerciales generales.

Y el último momento: un viaje de negocios con un objetivo incumplido. En la mayoría de los casos, los costos de dicho viaje no son reconocidos por la oficina de impuestos y no deducen la base imponible. En una sesión de la corte, puede intentar defender su caso, pero en la mayoría de los casos la ley permanece del lado del Servicio de Impuestos Federales.

La tarea se forma en función de las necesidades comerciales de la empresa.

Es importante señalar que la correcta formulación del objetivo permite evitar riesgos innecesarios si no se logra el objetivo de un viaje de negocios. Por ejemplo, la frase "firmar un contrato con Horns and Hooves" suena inequívoca, y la frase "para evaluar la posibilidad de cooperación con Horns and Hooves" implica un resultado negativo como una de las opciones para lograr el objetivo.

Cuales son las metas

Los objetivos de un viaje de trabajo pueden ser de diferente naturaleza y se pueden dividir condicionalmente en universales y especiales:

Los universales están destinados a desarrollar el negocio de la empresa y pueden incluir encontrar clientes o atraer inversores.
Los objetivos especiales pueden ser de diferente naturaleza y reflejar las necesidades de la empresa en un momento determinado, por ejemplo, la participación en un caso judicial.

Es importante señalar que cualquier objetivo debe ser específico y contener en su formulación información completa sobre la tarea, es decir, ser específico.

Propósito y ejemplos del viaje de negocios:

participación de un representante de la empresa en las negociaciones (se debe indicar la contraparte) en los asuntos (se prescribe el tema de las negociaciones);
representación en una sesión judicial de un tribunal de arbitraje (nombre completo del tribunal) en un caso (número de caso);
inspección de la sucursal (dirección de la sucursal).

Además de la asignación, el plan debe contener información sobre el lugar u organización a donde se envió al empleado, una lista de problemas a resolver y la duración del viaje.

Plan de viaje de muestra

¿Cuáles?

Los contadores en ejercicio citan fácilmente varios ejemplos de objetivos de viaje y señalan lo siguiente:

El viaje de negocios de un empleado debe ser claramente de interés para la empresa. El propósito de un viaje de negocios se formula de manera que quede claro: "viajar" es beneficioso para la empresa, contribuye directa o indirectamente a que la empresa obtenga ganancias, aumentando el volumen de actividades, mejorando la calidad de bienes y servicios. No se puede enviar a un empleado de una organización a un viaje de negocios con la tarea de "descanso", "recuperación" o "recuperación". Para ello, se concede una licencia anual o por motivos de salud.
El propósito del viaje de negocios no debe contradecir la descripción del trabajo del empleado. Por lo tanto, no se puede enviar a un contador en un viaje de negocios para negociar con los clientes. Y el director comercial de una empresa no puede ser enviado a otra ciudad con el propósito de “transportar empleados”.
El motivo del viaje de negocios debe ser adecuado para la duración del “viaje” y su itinerario. Si el propósito de un viaje de negocios es, por ejemplo, la participación en una exposición, un empleado de la organización está obligado a "moverse" en la dirección opuesta dentro de las 24 horas posteriores a la finalización del evento.
Se debe tener extrema precaución cuando se justifique un viaje de negocios durante los fines de semana. Si un empleado de la empresa va a otra ciudad, por ejemplo, para celebrar negociaciones el lunes, y el tiempo de viaje es de un día, no puede irse antes del sábado por la noche. De lo contrario, el costo de los boletos o combustibles y lubricantes no se puede atribuir a los costos.
Es mejor evitar la redacción general. Es importante indicar por qué el empleado de la organización es enviado a trabajar fuera del lugar de servicio permanente. De lo contrario, los controladores pueden tener dudas sobre la legalidad de clasificar los gastos de viaje como contabilidad fiscal.
El propósito del viaje debe formularse de manera que se pueda llegar a una conclusión inequívoca sobre si la tarea asignada se ha completado o no. Después del viaje, el empleado deberá presentar un informe sobre los resultados, adjuntando documentos que confirmen la finalización de la tarea. Por cierto, una situación es posible cuando no se logra el propósito de un viaje de negocios. En este caso, el empleador requiere que el empleado proporcione una “nota explicativa” que indique las razones por las que no fue posible completar la asignación de trabajo. Si tiene este documento, los gastos de viaje se pueden incluir en la contabilidad fiscal.
Si el propósito de un viaje de negocios es voluminoso, consta de varias tareas, es importante registrar también las tareas de viaje individuales, la finalización de cada una de las cuales también deberá ser confirmada.
Si el trabajo de un especialista es de naturaleza itinerante y el traslado a otra localidad está asociado con la realización de actividades diarias, entonces dicho "viaje", según el Código de Trabajo, no se reconoce en absoluto como un viaje de negocios.

¿Se pueden enviar empleados a viajes de negocios?

Antes de enviar a un empleado a otra ciudad o país, es importante considerar que:

Está estrictamente prohibido "equipar" a mujeres embarazadas y trabajadores menores de edad (excepto personal empleado en el campo de la creatividad).
Un empleado enviado en un viaje de negocios debe tener una relación laboral con un empleador. En el momento de la salida, ya debe celebrarse un contrato de alquiler, redactado de acuerdo con las leyes aplicables.
Hay categorías de ciudadanos que tienen derecho a rechazar los viajes de negocios. Está permitido enviarlos a otra ciudad o país por motivos comerciales solo con su consentimiento por escrito.

Tales personas incluyen:

Madres de niños menores de 3 años.
Padres o tutores de personas discapacitadas menores de 18 años.
Ciudadanos que atienden a familiares enfermos, según informe médico.
Madres y padres que crían hijos menores de 5 años sin cónyuge.

Director

El trabajo de los altos ejecutivos de las empresas se asocia a menudo con los "viajes".

negociar y concluir un contrato con Firma LLC;
negociaciones con los participantes de la conferencia "Bienes del futuro" en la ciudad de N-sk "___" ________ 20__;
demostración de muestras del producto "Asunto-1" de la empresa "Gran cliente";
presentación de mercadería para la empresa "Good Client" JSC.

discusión de los términos del contrato para el suministro de equipos de producción para LLC "Nuestro amigo";
coordinación con JSC "Concern" del plan de adquisiciones para el segundo semestre del año ____.

“Me voy a Nsk para organizar el trabajo de una nueva unidad estructural.

Estudio del mercado objetivo.
Probar y contratar a un empleado para el puesto de gerente de sucursal.
Coordinación con el responsable de la rama de planes de trabajo para ___ año ”.

negociaciones con LLC "Socio" sobre la compra de un envío de mercancías "Veshch";
conclusión de un acuerdo para la compra de productos por parte de LLC "Poster";
compra de equipo "Máquina";
La investigación de los modelos de la mercancía "Pegado" de SA "el Productor".

¿De qué otra manera se puede formular el propósito del viaje de negocios de la primera persona de la empresa? Ejemplos:

capacitación;
participación en una exposición, seminario, conferencia "(asistencia a eventos relacionados con las actividades financieras y económicas de la empresa);
desarrollo profesional;
dominar las nuevas tecnologías;
comprobar la calidad del trabajo de la unidad.

Ejemplos de redacción correcta

Para que le resulte más fácil decidir sobre la preparación de documentos, le daremos varios ejemplos de objetivos de viajes de negocios con la redacción correcta. Quizás incluso encuentres entre ellos el que mejor se adapte a tu caso específico:

Administración y Dirección

Apertura de una nueva unidad estructural
Negociaciones sobre la celebración de un contrato de suministro a largo plazo
Auditoría de personal no programada de una sucursal remota
Ampliación de lazos comerciales

Departamento de ventas

Investigación de mercado
Negociaciones con potenciales compradores mayoristas
Análisis comparativo de productos competitivos
Desarrollo profesional: formación en ventas, intercambio de conocimientos y experiencias.

Personal científico

Participación en exposiciones itinerantes, conferencias y presentaciones.
Recopilación de información para actividades de investigación
Tema de investigación
Estudio de fuentes primarias de trabajos científicos

Sector agricultor

Visitas a exposiciones dedicadas a las nuevas tecnologías en el campo de la agricultura.
Venta de productos en ferias y eventos similares
Compra de maquinaria agrícola
Compra de fertilizantes o piensos

Los anteriores son los motivos más comunes para los viajes de negocios de los grupos de empleados mencionados. Por supuesto, algunos de ellos son universales y pueden ser realizados por empleados de diferentes departamentos. Entonces, por ejemplo, la capacitación puede convertirse en el objetivo del viaje de negocios del director y el representante de ventas puede encargarse del contrato de suministro.