¿Sabes indicar correctamente el motivo del viaje de negocios? Por supuesto, se puede encontrar fácilmente un ejemplo en todo tipo de foros profesionales para contadores o especialistas en recursos humanos. Pero copiar la experiencia de otra persona no siempre está justificado.

Los reglamentos no contienen una lista de los propósitos de los viajes de negocios. Sin embargo, la razón por la que un empleado viaja debe indicarse de tal manera que los gastos de viaje y viáticos puedan contabilizarse para reducir la renta imponible.

Para ello, es importante tener en cuenta una serie de puntos.

¿Cuáles?

Los contadores en ejercicio dan fácilmente varios ejemplos de propósitos de viaje y señalan lo siguiente:

1. El viaje de negocios de un empleado debe ser claramente en el mejor interés de la empresa. El propósito del viaje de negocios está formulado de tal manera que es claro: el “viaje” es beneficioso para la empresa, contribuye directa o indirectamente a que la empresa obtenga ganancias, aumente el volumen de actividades y mejore la calidad de los bienes y servicios. servicios. Un empleado de una organización no puede ser enviado en un viaje de negocios, encomendándole la tarea de “descansar”, “recuperar fuerzas” o “curar”. Para ello, se prevén vacaciones, anuales o por motivos de salud.
2. El propósito del viaje no debe contradecir la descripción del trabajo del empleado. Por lo tanto, no se puede enviar a un contador en un viaje de negocios para negociar con los clientes. Y el director comercial de la empresa no puede ser enviado a otra ciudad con el propósito de "transporte de empleados".
3. El motivo de realizar un viaje de negocios debe ser coherente con la duración del “viaje” y su recorrido. Si el propósito de un viaje de negocios es, por ejemplo, la participación en una exposición, un empleado de la organización está obligado a "moverse" en la dirección opuesta dentro de un día después del final del evento.
4. Debe tener mucho cuidado al justificar viajes de negocios los fines de semana. Si un empleado de la empresa va a otra ciudad, por ejemplo, para negociar el lunes, y el tiempo de viaje es de un día, entonces no puede irse antes del sábado por la noche. De lo contrario, el costo de los boletos o el combustible no se puede imputar a los costos.
5. Es mejor evitar formulaciones generales. Es importante indicar por qué exactamente se envía a un empleado de la organización a trabajar fuera del lugar de trabajo permanente. De lo contrario, los controladores pueden tener dudas sobre la legalidad de imputar los gastos de viaje a la contabilidad fiscal.
6. El propósito del viaje debe formularse de tal manera que sea posible llegar a una conclusión inequívoca sobre si la tarea asignada se completó o no. Después del viaje, el empleado deberá presentar un informe sobre los resultados, adjuntar documentos que confirmen la finalización de la tarea. Por cierto, es posible una situación en la que no se logra el propósito del viaje. En este caso, el empleador requiere que el empleado proporcione una "nota explicativa" que indique las razones por las cuales no se pudo completar la tarea laboral. Si tiene este documento, los gastos de viaje pueden aceptarse para la contabilidad fiscal.
7. Si el propósito del viaje es voluminoso, consta de varias tareas, también es importante prescribir tareas individuales del viaje, la finalización de cada una de las cuales también deberá confirmarse.
8. Si el trabajo de un especialista es viajar en la naturaleza y mudarse a otra localidad está asociado con el desempeño de los asuntos cotidianos, ese "viaje", según el Código Laboral, no se reconoce en absoluto como un viaje de negocios.

¿Se puede enviar a cualquier empleado en viajes de negocios?

Esto es tan importante como la cuestión de cómo determinar el propósito del viaje. Los ejemplos de casos en los que un empleador fue multado por enviar a un empleado que no podía ser enviado de viaje a otra ciudad no son aislados.

Antes de enviar a un empleado a otra ciudad o país, es importante considerar que:

1. Está estrictamente prohibido "equipar en el camino" a mujeres embarazadas y trabajadores menores de edad (excepto el personal empleado en el campo de la creatividad).
2. Un empleado enviado en un viaje de negocios debe tener una relación laboral con el empleador. En el momento de la salida, ya se debe celebrar un contrato de alquiler, redactado de acuerdo con las leyes aplicables.
3. Hay categorías de ciudadanos que tienen derecho a rechazar viajes de negocios. Enviarlos a otra ciudad o país por asuntos oficiales solo está permitido con su consentimiento por escrito.

Tales personas incluyen:

• Madres de niños menores de 3 años.
• Padres o tutores de personas con discapacidad menores de 18 años.
• Ciudadanos a cargo del cuidado de familiares enfermos, de acuerdo con informe médico.
• Madres y padres que crían hijos menores de 5 años sin cónyuge.

¿Qué documentos establecen el propósito del viaje?

Hasta 2015 se emitía un viaje de empleado:

1. Pedido.
2. Asignación de servicios.
3. Certificado de mando.
4. Informe.

Actualmente, todas las características del "viaje" están indicadas en el pedido. Se han cancelado las formas unificadas de "asignación de servicios", "certificado de viaje" e "informe".

Para confirmar el hecho del viaje y cumplir con el pedido, se utilizan: boletos, hojas de ruta, cheques para pagar combustible y lubricantes, informes, notas explicativas, protocolos de negociaciones, certificados de finalización de capacitación, contratos celebrados, inventarios.

A partir de la composición y el contenido de estos documentos, debe quedar claro si se ha logrado el propósito designado del viaje.

Consideremos cómo se definen las tareas de viajes de negocios para diferentes categorías de empleados.

Director

El trabajo de las primeras personas de las empresas a menudo se asocia con "viajar".

El viaje de negocios del director de la empresa, por regla general, no se emite mediante una orden, sino mediante una orden que contiene la frase: "Me voy de viaje de negocios con el objetivo de ...".

El jefe de la empresa puede realizar un viaje de negocios, en particular, para conquistar nuevos mercados, buscar clientes, concluir contratos para el suministro de productos. ¿Cuál sería el propósito del viaje del director en este caso? Ejemplos:

• negociar y celebrar un contrato con Firma LLC;
• celebración de negociaciones con los participantes de la conferencia "Productos del futuro" en la ciudad de N-sk "___"________ 20__;
• demostración de muestras del producto "Item-1" de la empresa LLC "Gran cliente";
• presentación de mercancías para JSC Good Client.

La primera persona de la empresa también puede viajar a otra ciudad o país para reunirse con clientes existentes de la empresa. Para este caso, los especialistas en recursos humanos ya han descubierto cómo escribir el propósito del viaje en el certificado de viaje. Ejemplos:

• discusión de los términos del contrato para el suministro de equipos de producción a Nash Friend LLC;
• aprobación del plan de adquisiciones para el 2do semestre de ____ con JSC "Preocupación".

Los directores de la empresa son enviados de vez en cuando a otras ciudades o países para "abrir una nueva sucursal de la empresa". Tal formulación del resultado deseado también es aceptable en los documentos. Sin embargo, en este caso, vale la pena identificar tanto las metas como los objetivos del viaje. Ejemplo:

“Me voy a la ciudad de Nsk para organizar el trabajo de una nueva unidad estructural.

• Estudio del mercado objetivo.
• Prueba y contratación de un empleado para el puesto de gerente de sucursal.
• Coordinación con el jefe de rama de los planes de trabajo para ___ año.

Además, el jefe de una pequeña empresa, así como un especialista en el departamento de adquisiciones, puede viajar a otra ciudad o país para comprar nuevos equipos, celebrar contratos para el suministro de materias primas, materiales, componentes y negociar los términos. de cooperación con los proveedores. En este caso, los documentos también deben indicar correctamente el propósito del viaje del director. Ejemplos:

• negociar con LLC "Socio" en la compra de un envío de bienes "Cosa";
• conclusión de un acuerdo para la compra de productos por parte de Pomoshnik LLC;
• compra de equipo "Máquina";
• estudio de muestras del producto "Shtuka" de Producer LLC.

¿De qué otra manera se puede formular el propósito del viaje de negocios de la primera persona de la empresa? Ejemplos:

• capacitación;
• participación en una exposición, seminario, conferencia” (eventos de visita relacionados con las actividades financieras y económicas de la empresa);
• desarrollo profesional;
• desarrollo de nuevas tecnologías;
• comprobar la calidad del trabajo del departamento.

Gerente de ventas

En los departamentos dedicados a la venta de bienes y servicios, el propósito de los viajes de negocios, por regla general, se prescribe con gran detalle. Los empleados reciben instrucciones detalladas por escrito, indicando qué tareas deben completarse y qué indicadores cuantitativos se logran.

Primero, se establece el propósito principal del viaje de negocios del gerente de ventas. Ejemplos:

• aumento de los volúmenes de venta en la región;
• investigación de mercado;
• Negociaciones con clientes potenciales.

Una asignación de trabajo "grande" se divide en etapas, luego de la finalización de cada una de las cuales el empleado redacta un informe escrito. Los siguientes "objetivos secundarios" a menudo se establecen ante el gerente de ventas:

• realizar visitas a los clientes existentes, de acuerdo con el programa de visitas;
• visitar clientes potenciales de acuerdo con el plan de reuniones;
• recopilar información sobre un nuevo mercado para el departamento de marketing;
• visitar los puntos de venta de la competencia, realizar un análisis comparativo.

Ingenieros, personal de producción.

Los viajes de negocios de estas categorías de empleados son de larga duración, ya que suelen estar asociados a garantizar el funcionamiento eficiente de máquinas herramienta, líneas automáticas y robots.

Para ingenieros y trabajadores, también es muy importante formular correctamente el propósito del viaje en el certificado de viaje. Ejemplos:

• instalación, ajuste de equipos;
• capacitación de empleados responsables para trabajar con la línea de producción;
• inspección, ensayo de máquinas herramienta;
• reparación en garantía, servicio de mantenimiento de dispositivos suministrados bajo el Contrato No. ___ con fecha "___" __________;
• mantenimiento de rutina, mantenimiento preventivo de equipos.

Muchos ingenieros realizan viajes de negocios para comunicarse con colegas y adquirir nuevos conocimientos prácticos. Este es un propósito muy común de un viaje de negocios. Ejemplo:

• intercambio de experiencias con los desarrolladores de dispositivos "Potentes".

Contador

Los contadores principales van a otras ciudades para verificar la calidad del trabajo de los especialistas en contabilidad, capacitar a los empleados, recopilar información y resumir las actividades financieras y económicas de la empresa.

Un contador ordinario puede emprender un viaje para mejorar sus habilidades, intercambiar experiencias con colegas y participar en una reunión.

¿Cómo se puede formular el propósito del viaje de negocios de un contador? Ejemplo:

• realizar una auditoría interna, verificando la corrección del reflejo en la contabilidad de las operaciones financieras y económicas de la sucursal.

Cualquier otro propósito del viaje correspondiente a la descripción del trabajo del contador también es aceptable. Ejemplo:

• visita de negocios.

trabajadores agrícolas

Agricultores, agrónomos, operadores de máquinas, criadores de ganado, avicultores se enfrentan a la necesidad de realizar viajes de negocios, quizás con mucha más frecuencia que los especialistas "urbanos". Trabajando en áreas rurales, deben estar constantemente en contacto con la "civilización": comprar semillas, alimento para animales, asistir a exposiciones de logros de la economía nacional, familiarizarse con las nuevas tecnologías y, finalmente, vender productos a empresas de la ciudad y particulares, comercializar visitantes

De acuerdo con los objetivos de un viaje en particular, se formula el propósito del viaje de negocios de los trabajadores agrícolas. Ejemplos:

• compra de fertilizantes;
• obtención de permisos;
• presentación de un proyecto de inversión en una exposición especializada;
• participación en la conferencia de agricultores, intercambio de experiencias;
• compra de equipos especiales;
• venta de productos en la feria de la ciudad;
• entrega de un envío de mercancías a la planta JSC "Cliente".

Conductor

Depende de la tarea específica cómo escribir el propósito del viaje en el pedido. Ejemplos de controladores:

• entrega de bienes a la empresa "Nuestro Cliente" LLC (dirección);
• transporte del director comercial;
• entrega de bienes y materiales, recepción de facturas.

¿De qué otra manera puede “parecer” el propósito del viaje de negocios de un conductor? Ejemplos:

• compra de repuestos para reparación de automóviles;
• diagnósticos de automóviles programados;
• entrega de los documentos originales de la transacción.

Investigador

Científicos, investigadores, expertos, teóricos de diversas industrias, profesores de instituciones de educación secundaria y superior realizan viajes de negocios para participar en conferencias y concursos, compartir experiencias, estudiar fuentes únicas, visitar exposiciones y museos especializados y participar en excavaciones arqueológicas.

¿Cómo se puede formular el propósito del viaje? Ejemplo:

• Recopilación de información para trabajos científicos sobre el tema (título).

• Examen de los documentos originales.

Conclusión

No es necesario en absoluto utilizar los "términos" estándar en los que generalmente se describe el propósito del viaje de negocios. Los ejemplos solo facilitan el proceso de elegir palabras "apropiadas". La experiencia de muchos empleados demuestra que la redacción de la tarea puede ser libre.

El empleador está obligado a brindar apoyo procesal para la mayoría de las situaciones que se presenten en el curso del trabajo, incluida la indicación del propósito del viaje de negocios en la documentación. Al mismo tiempo, el propósito del viaje de negocios del conductor definitivamente diferirá de los objetivos establecidos para el contador o director. Los ejemplos concretos de ellos pueden ayudar a indicar correctamente el propósito de un viaje de negocios, y es necesario monitorear la corrección del establecimiento de objetivos tanto por parte de los empleados enviados a un viaje de negocios como por parte de sus empleadores.

El propósito del viaje de negocios: qué es, regulación legal

Desde el punto de vista de la legislación rusa, los problemas de envío de empleados se consideran de manera integral y, en muchos aspectos, regulan sin ambigüedades los derechos y obligaciones de los trabajadores y los empleadores en relación con los demás. Básicamente, en el contexto de la justificación legal de la necesidad de indicar el propósito del viaje en un viaje de negocios, es necesario prestar atención a lo dispuesto en los siguientes documentos reglamentarios:

• Artículo 166 del Código Laboral de la Federación Rusa. Este artículo define legislativamente los fundamentos de la regulación legal de las cuestiones relacionadas con los viajes de negocios.
• Decreto Gubernativo N° 749 del 13/10/2008. El decreto gubernamental antes mencionado regula con más detalle el procedimiento según el cual los empleados son enviados en viajes de negocios y los define como el desempeño de ciertas asignaciones de tareas fuera del lugar de trabajo permanente.

A pesar de que no existe una necesidad directa de un establecimiento preciso y específico de los propósitos de un viaje de negocios en la legislación, la práctica judicial existente y los requisitos de las autoridades reguladoras aún indican la necesidad de un registro confiable de los mismos en la documentación.

En consecuencia, el propósito de un viaje de negocios es una descripción precisa y detallada de las tareas que debe realizar un empleado enviado por el empleador en un viaje de negocios. Estos objetivos deben estar debidamente documentados en documentos legalmente significativos: una orden para enviar en un viaje de negocios, un certificado de viaje u otra documentación prevista por las regulaciones locales de la organización.

Por qué necesita especificar el propósito del viaje

Especificar el propósito del viaje de negocios es un aspecto importante de la relación laboral, que debe ser considerado tanto por los empleadores como por los empleados. La ausencia de un objetivo bien definido puede tener consecuencias negativas para cualquiera de las partes. Ejemplos de tales consecuencias son:

Cómo establecer correctamente el propósito de un viaje de negocios: registro procesal

Dado que el procedimiento para enviar empleados en un viaje de negocios se ha simplificado significativamente desde 2015, la única prueba documental obligatoria en este caso es la orden del empleador y la confirmación de su recepción por parte del empleado. Sin embargo, también, si así lo dispone la normativa local, se podrá redactar documentación adicional, por ejemplo, una asignación comercial para un viaje de negocios o un certificado de viaje del empleado por separado.

Tanto una asignación de trabajo como un certificado de viaje se pueden redactar según los modelos unificados T-10a y T-9, respectivamente. Sin embargo, el uso de estos formularios no es obligatorio para los empleadores; también pueden desarrollar sus propios ejemplos de la documentación de personal antes mencionada.

Para enviar a un empleado a un viaje de negocios, el objetivo debe estar claramente definido, así como el tiempo de todo el viaje de negocios requerido para completarlo. Al recopilar los propósitos de un viaje de negocios y una asignación de trabajo, se deben tener en cuenta ciertos matices:

• El objetivo debe ser específico. Es decir, describir la tarea asignada al empleado con la mayor claridad posible. Cuanto más específico sea el objetivo, menos posibles consecuencias legales tendrá el viaje de negocios tanto para el empleador como para el empleado.
• El resultado del viaje debe ser el logro de la meta. El propósito no cumplido del viaje en la mayoría de los casos invalidará la totalidad del viaje. Así, si se prevé la implementación de ciertas acciones con un resultado inicialmente incierto, el objetivo no debe ser el logro de estos resultados, sino el cumplimiento de las tareas designadas.

Ejemplos del propósito del viaje del director, chofer, contador y otros empleados

Para comprender mejor cómo establecer correctamente el propósito de un viaje de negocios, es más fácil considerar ejemplos de establecimiento de objetivos para diferentes categorías de trabajadores. Pueden verse así:

Un ejemplo de cómo establecer el objetivo del viaje de negocios de un director: participar en negociaciones sobre la conclusión de un contrato para el suministro de productos con un representante de la empresa Vector en Moscú el 10.01.2018.

Establecimiento de objetivos incorrectos: concluir un acuerdo con un representante de un socio. En este caso, la meta no tiene indicaciones específicas de la fecha y lugar de las negociaciones. Además, presupone la celebración obligatoria de un acuerdo, cuando, en la práctica, las negociaciones pueden terminar con la negativa a firmarlo.

Un ejemplo del propósito del viaje de negocios de un conductor: garantizar de 10.00 a 20.00 el movimiento del ciudadano Ivanov dentro de la ciudad de San Petersburgo en el período del 11/01/19 al 25/01/19 en un automóvil oficial VAZ-2114, número E1913SN.

Ejemplo erróneo de establecer el propósito de un viaje de negocios: asegurar el movimiento del cliente. Al igual que en la situación anterior, aquí no hay especificidades, tanto en cuanto a la personalidad del cliente, como en cuanto a las condiciones del trabajo del empleado y un automóvil específico.

Un ejemplo del propósito del viaje de negocios de un contador: para garantizar la auditoría financiera de la sucursal No. 4 de la empresa "Vector" en la ciudad de Saratov con la ejecución de los formularios de la organización en el formulario No. 14-85.

Ejemplo incorrecto: realizar una auditoría financiera en la sucursal de Saratov.

Un ejemplo del propósito de un viaje de negocios para un abogado: para participar como representante de la organización "Vector" en la audiencia judicial en el caso No. 88-12-23 el 1 de mayo de 2019 en el Tribunal de Arbitraje de Saratov.

Ejemplo erróneo: obtener una decisión judicial positiva a favor de la empresa en una sesión judicial en Saratov.

El procedimiento para emitir un viaje de negocios en 2020 es relevante en relación con la cancelación de certificados de viaje en 2020. Para el registro de un viaje de negocios, tampoco se utilizan informes sobre el trabajo realizado y las tareas de servicio.

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Considere cómo organizar correctamente un viaje de negocios para un gerente utilizando la nueva legislación.

Base normativa

Un viaje de negocios solo es posible para personas que tienen una relación laboral con el empleador.

Los empleados de organizaciones de terceros o artistas intérpretes o ejecutantes bajo un contrato de derecho civil no pueden ser enviados en un viaje de negocios, ya que los gastos no se reconocerán como gastos fiscales.

Las principales regulaciones que rigen el proceso de envío de personal en viajes de negocios, su tiempo es el Código Laboral de la Federación Rusa, Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 13 de octubre de 2008 No. en el territorio de la Federación Rusa y países extranjeros.

Las reglas y requisitos de las normas de la legislación vigente también se aplican al viaje de negocios del jefe, ya que es un empleado de la organización.

Propósitos del viaje

Los propósitos del servicio se reflejan en el Decreto actual del Gobierno de la Federación Rusa No. 749.

El propósito del viaje de negocios del Gerente General es cumplir funciones oficiales acordes a su cargo con el fin de mejorar el desempeño de la organización.

La base documental del viaje es la orden del jefe en forma de memorándum formalizado.

Ejemplos de los propósitos del viaje de negocios de un director al exterior y dentro del país pueden ser:

• iniciar un nuevo proyecto, negociar con contratistas y otros contratistas, concluir acuerdos de cooperación a largo plazo con ellos;
• realizar una auditoría de la sucursal en caso de revelar violaciones graves durante las inspecciones de los órganos estatales de control en las divisiones de la empresa ubicadas en otra ciudad o región. Esto requiere la presencia de un líder para resolver todas las disputas;
• búsqueda de nuevas oportunidades para el desarrollo empresarial, celebración de reuniones con socios potenciales de la empresa, creación e implementación de nuevos proyectos empresariales;
• apertura de nuevas subdivisiones estructurales, departamentos o sucursales en otras ciudades y países.

Los propósitos de los viajes de negocios no están fijados en documentos normativos o de personal. Deben indicarse siempre en una nota del gerente o en.

Registro de viaje de negocios del jefe (director) en 2020

Reglas y requisitos

Según el art. 166 del Código Laboral de la Federación Rusa, un viaje de negocios es un viaje de un empleado por orden del empleador por un período específico para realizar asignaciones oficiales fuera del lugar de trabajo permanente.

Un viaje de negocios cumple con las siguientes condiciones:

• viajes de un empleado en nombre del empleador;
• la asignación no está relacionada con un lugar de trabajo permanente;
• el viaje está limitado por el tiempo;
• un empleado en el camino no hace su trabajo y su trabajo no está relacionado con los viajes.

¿Cuántos días puede durar el viaje?

El plazo del viaje de negocios se establece teniendo en cuenta las especificidades del encargo.

Hoy en día, no se establece el período máximo de un viaje de negocios para un gerente. Por lo tanto, se puede emitir un viaje por cualquier período necesario para la ejecución de una misión oficial.

Durante un viaje de negocios, un empleado conserva un lugar de trabajo permanente y funciones laborales básicas. Por lo tanto, la duración del viaje debe estar claramente definida.

En tales situaciones se habla de términos "razonables", aunque este concepto es relativo.

haciendo un reemplazo

El deber del gerente es firmar con los empleados, llevar a los empleados a la responsabilidad disciplinaria y otros. Estos poderes pueden transferirse temporal o permanentemente a otra persona.

Al delegar su autoridad, el gerente transfiere nuevas responsabilidades adicionales al empleado, que deben ser acordadas con él. Las nuevas responsabilidades deben estar previstas en el contrato de trabajo.

La transferencia del derecho a firmar debe estar garantizada por un poder notarial (artículo 185 del Código Laboral de la Federación Rusa).

Se emite por un plazo no mayor a 3 años, sin embargo, cuando un gerente viaja, se establecen los plazos mínimos.

El poder notarial puede especificar una limitación en el período de su validez. No se requiere notarización.

Según el art. 185 del Código Civil de la Federación Rusa, se emite un poder para representar al empleador ante terceros. El documento indica todas las acciones que realizará el representante del empleador.

Si es necesario transferir los poderes del gerente durante la duración de su viaje de negocios, además de la orden de asignar deberes al empleado, se concluye con él las condiciones para realizar el trabajo adicional y pagarlo.

También es necesario obtener el consentimiento por escrito del empleado.

Después de eso, se emite una orden para el personal en la asignación de tareas adicionales.

Ejemplo de poder notarial:

Un ejemplo de una orden de transferencia:

Un ejemplo de un acuerdo adicional:

Los documentos

Los documentos utilizados para viajes de negocios en 2020 dependen del tipo de transporte utilizado por el gestor.

El período real de estancia en el viaje se establece:

• al utilizar cualquier tipo de transporte en ausencia de documentos de viaje, sobre la base de una nota;
• en otros casos, sobre la base de documentos de viaje.

El administrador, dentro de los 3 días hábiles posteriores al regreso del viaje, presenta los fondos gastados con los documentos de respaldo:

• gastos de viaje (viajes, etc.);
• uso de transporte (facturas, cheques, recibos, carta de porte y otros);
• nota de servicio sobre el período del viaje.

Pedido

La base para el viaje de negocios del jefe es la decisión del empleador.

Para su registro, se elabora una orden para enviar en un viaje. No se prevé un formulario obligatorio para ello, por lo que puede desarrollarlo usted mismo o aplicar el formulario unificado T-9 o T-9a.

El propósito se indica en la orden de un viaje de negocios, que se emite en la oficina de personal en el formulario anterior, así como en una versión arbitraria.

El número de copias no está establecido por documentos reglamentarios, por lo tanto, en cada empresa, dichos pedidos se pueden multiplicar exactamente en la cantidad necesaria para la gestión de registros de personal.

memorándum

De acuerdo con la nueva legislación, en lugar de un certificado de viaje, se redacta una nota del gerente sobre el envío en un viaje de negocios. Se emite una orden sobre la base de un memorando.

Considere cómo emitir correctamente una nota:

• El cargo, apellido e iniciales del gerente superior se indican en la esquina superior derecha del documento.
• El título del documento "Memorándum" está escrito en el centro.
• Debajo del encabezado, se escribe una apelación con una solicitud para enviar al empleado en un viaje de negocios. Se indica el propósito del viaje, el período de desempeño de las tareas oficiales.
• Debajo del texto está la fecha y la firma del compilador del memorándum. El texto puede reflejar los costos financieros esperados, los detalles del viaje.

Esto es necesario para el cálculo correcto de la cantidad.

Ejemplo de nota de servicio:

Pago y reembolso

De acuerdo con la legislación laboral, a un empleado en comisión de servicio se le reembolsan los siguientes gastos:

• para viajar;
• para vivienda de alquiler;
• gastos de la vida diaria;
• otros gastos que se acuerden con el empleador.

El procedimiento y el monto de su compensación se establece en los documentos reglamentarios locales del empleador o.

Informe de avance

Después de regresar de un viaje, el jefe está obligado a emitir un informe anticipado sobre los gastos de un viaje de negocios dentro de los 3 días hábiles con todos los documentos de respaldo adjuntos.

Según este documento, se realiza la liquidación definitiva del anticipo de gastos de viaje emitido antes de la salida.

Si gastó menos de lo que se emitió, entonces es necesario devolver los fondos contables no gastados al cajero.

De lo contrario, si hay un gasto excesivo según el informe de gastos, se le devuelve al empleado el dinero personal gastado. Esto es posible después de acordar el informe de avance con el gerente.

La base para la emisión de dinero es una orden de gasto en efectivo, cuyos detalles se indican en el informe de avance.

Comidas y alojamiento, asignación diaria.

La asignación diaria depende del viaje de negocios dentro de la Federación Rusa o.

El monto de los pagos diarios es el mismo para todos los empleados, independientemente del puesto, la antigüedad y la edad.

Si el viaje fue en vehículo privado

Cuando un gerente elige su propio automóvil o el de la empresa para un viaje de negocios, debe emitir los siguientes documentos que acrediten el uso del vehículo:

• hoja de ruta;
• facturas pagadas, cheques, recibos;
• documentos que confirmen su seguimiento de la ruta hasta el destino.

Matices para los jefes de las instituciones presupuestarias.

Al realizar viajes de negocios para los jefes de las instituciones presupuestarias, pueden surgir algunas dificultades.

En las instituciones presupuestarias se requiere establecer fuentes de financiamiento para gastos de viaje, que pueden ser fondos presupuestarios y extrapresupuestarios (por ejemplo, subvenciones, ingresos por prestación de servicios remunerados, por prestación de servicios bajo contratos económicos, y otros). La orden de enviar al gerente en un viaje indica una determinada fuente de fondos con la que se pagan los gastos de viaje.

En los casos en que el empleador necesite realizar una determinada tarea fuera del lugar de trabajo permanente, tiene la oportunidad de enviar al empleado en un viaje de negocios de conformidad con el art. 166 del Código Laboral de la Federación Rusa. Durante el viaje, el ciudadano debe mantener su trabajo y sus ingresos medios. Los viajes de negocios deben organizarse de acuerdo con los requisitos de la legislación laboral. La necesidad de documentar los viajes de negocios del personal está relacionada principalmente con el requisito reglamentario de confirmar los gastos incurridos.

Para organizar un viaje de negocios, teniendo en cuenta los requisitos de la legislación vigente, el jefe emite una orden para enviar a un empleado en un viaje de negocios. El documento especificado debe contener necesariamente el propósito del viaje.

Dependiendo de la redacción de la asignación de trabajo formalizada, el propósito del viaje (a continuación se dan ejemplos) puede variar.

Además de la orden del director de la empresa, existe otro documento que refleja el propósito del viaje. Este es un bono de viaje. A pesar de que un certificado de viaje no ha sido un documento obligatorio durante varios años, la mayoría de los empleadores aún lo utilizan en el flujo de trabajo de su personal. Para que se justifique la elaboración del certificado, es necesario prestar atención a la normativa local vigente.

En esencia, los objetivos de enviar a un empleado en viajes de negocios pueden ser tanto universales como especiales. Universal tienen como objetivo desarrollar el negocio de la empresa, atraer nuevos clientes y posibles inversores.

Considere qué empleador puede indicar el propósito del viaje en el certificado de viaje - ejemplos:

• Representación de los intereses de la empresa en el poder judicial, participación en audiencias judiciales del tribunal de arbitraje;
• Negociaciones y consultas con contratistas;
• Controlar las actividades de las sucursales, divisiones y oficinas de representación de la empresa;
• Participación en varias conferencias;
• Adquisición de materias primas, materiales, bienes;
• Realización de actividades de investigación de mercado, determinación de su estructura, actividades de marketing;
• Presentación de los productos de la empresa, su presentación;
• Realización de actividades de formación o de intercambio de experiencias.

Es importante tener en cuenta que al especificar el objetivo, debe especificarse. Es necesario reflejar el tema de las negociaciones, el número del caso en consideración, la ubicación de la subdivisión separada, el nombre de la conferencia.

Si así lo exigen las reglamentaciones locales, la empresa empleadora también debe preparar un plan de viaje de negocios. Este documento es redactado y firmado por el director de la organización u otra persona autorizada, si este requisito se especifica en la documentación interna de la empresa. Bajo la firma, el empleado debe familiarizarse con el plan de viaje.

Además del propósito, el plan de viaje debe reflejar el lugar o la empresa a la que se envía al empleado, los problemas que deben abordarse y la duración.

Plan de viaje – muestra:

La necesidad de indicar en los documentos el objeto del viaje está regulada por ley. Como resultado, la importancia de la redacción prescrita en los documentos no puede subestimarse. En la práctica, el objetivo en los documentos de personal se especifica de manera específica, pero más bien concisa. El empleado recibe información más detallada sobre el viaje ya sea verbalmente o mediante instrucciones adicionales de la gerencia.

El propósito de un viaje de negocios es una lista de tareas establecidas por el empleador que el empleado deberá completar mientras el gerente lo dirige fuera del lugar de trabajo permanente. Le informaremos en el artículo sobre la definición del objetivo y su necesidad, y también le daremos un plan de viaje de negocios de muestra.

Un viaje de negocios es la salida de un empleado por un período determinado para realizar tareas de carácter oficial, establecidas por el jefe, en un área alejada del lugar de trabajo. La duración del viaje la establece el empleador, teniendo en cuenta la complejidad del objetivo.

El empleador acompaña procesalmente muchas situaciones en las relaciones laborales, y los viajes para realizar determinadas funciones no son una excepción.

Cuál es el propósito del viaje

Los propósitos de los viajes de los trabajadores en diferentes puestos serán diferentes: las tareas de un ingeniero y un contador ciertamente no pueden ser las mismas. El propósito del viaje en el certificado de viaje y los ejemplos de su ejecución, que se dan a continuación, ayudarán a redactar correctamente los documentos relacionados con la salida.

La legislación de la Federación Rusa regula cuestiones relacionadas con los viajes de negocios en regulaciones tales como:

• Código Laboral de la Federación Rusa, capítulo 24, en particular, artículo 166, que determina la regulación legal de los problemas relacionados con el tema;
• Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 13 de octubre de 2008 No. 749, que establece en detalle el algoritmo para enviar en viajes de negocios y determinar su efectividad;
• Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa de fecha 05.01.2004 No. 1, que contiene los formularios de pedidos para enviar en viajes de negocios.

La tarea se compila de acuerdo con las necesidades de producción. Una redacción correcta permitirá al empleador no correr riesgos cuando no se logre el objetivo. Por ejemplo, la tarea “firmar un acuerdo de cooperación” suena clara, pero “evaluar la posibilidad de firmar un acuerdo de cooperación” puede tener un resultado negativo y se logrará el objetivo.

Por lo tanto, el propósito del viaje es una lista clara y detallada de las tareas que debe realizar un empleado enviado por decisión del empleador para realizar funciones específicas fuera de la ubicación del empleador.

¿Se requiere el propósito del viaje?

Desde 2015 se modificó el Decreto 749, según el cual el legislador no definía explícitamente como obligación del empleador el establecimiento del motivo del viaje. Esto significa que el gerente no tiene que preocuparse por la redacción de la asignación de trabajo que indica el propósito del viaje, y una tarea como "Yo ordeno que lo solucione" se puede dar oralmente. En consecuencia, el permiso de viaje fue cancelado.

En este sentido, cobra relevancia la cuestión de la necesidad de concretar el fin. En ausencia de este último, pueden surgir consecuencias negativas para cualquiera de las partes en las relaciones laborales, por ejemplo, la negativa a pagar los gastos de viaje y la imposición de una sanción disciplinaria (en el caso de que una persona fuera a realizar ciertas tareas del empleador , deberá presentar un informe detallado). Las formulaciones erróneas o la ausencia de un objetivo como tal pueden llevar al reconocimiento de la salida por parte de las autoridades reguladoras como inválidas, como resultado: la tributación de los costos del impuesto sobre la renta personal y los pagos de seguros.

Por lo tanto, la opción preferida por el empleador es tener una cesión formalizada.

Cómo formular una meta

Para que el empleador elabore correctamente los documentos de gastos para un viaje de trabajo, es importante formular correctamente el objetivo. La tarea recibida por el empleado durante la partida debe completarse en su totalidad (parte 1 del artículo 166 del Código Laboral de la Federación Rusa, cláusula 3 de la Resolución No. 749).

El empleador no tiene derecho a exigir la realización de un trabajo que no esté previsto en el contrato de trabajo, por lo tanto, la tarea se establece de acuerdo con la funcionalidad.

Los propósitos de viaje se pueden dividir en dos grupos:

1. General (contribuir al desarrollo de las actividades de la institución).
2. Especial (caracterizar las necesidades de la institución en un período determinado, por ejemplo, para negociar).

Propósito del viaje y ejemplos:

• negociar con un inversor;
• representar los intereses de la empresa en los tribunales;
• verificar las actividades de una división separada de la institución.

Quién decide si se logra o no el objetivo

El empleador tiene derecho a desarrollar de forma independiente formularios de informes sobre el cumplimiento de los propósitos del viaje, ya que el Código Laboral de la Federación de Rusia no obliga al empleado a proporcionar información sobre el trabajo realizado durante el viaje.

Sin embargo, la cabeza, de conformidad con el art. 8, 22 del Código Laboral de la Federación Rusa, tiene derecho a desarrollar una ley local que obligue a los empleados que regresan de viajes a generar informes sobre los resultados. Resolviendo el problema, la institución puede crear formularios de sus propios documentos o aplicar los formularios unificados existentes de la Resolución N° 1 del 01.05.2004.

Utilizando las plantillas disponibles (formulario T-10a), el jefe de la unidad que envió al empleado hace un registro de la efectividad de la asignación (cumplida o no cumplida). En este último caso, el trabajador explica al empleador lo que ha servido de obstáculo para la realización de las tareas.

En qué documentos y cómo escribir

De conformidad con el art. 166 del Código Laboral de la Federación Rusa, un viaje de trabajo se lleva a cabo de acuerdo con las instrucciones exactas del empleador. La base para la partida de un empleado es la decisión del empleador, pero su forma la determina el director de la institución de forma independiente.

La presencia de una redacción sobre el propósito está prevista en documentos legalmente significativos: una orden para un viaje de negocios, un certificado de viaje de negocios (si su ejecución está determinada por los actos locales de la organización).