Mõelgem välja, kuidas heakskiit vormistatakse. Igal organisatsioonil on loomulikult oma võimalused ja kombinatsioonid. Püüame näidata võimalikke.

Väline heakskiit

Väliseks kinnitamiseks soovitab GOST R 6.30-2003 kasutada dokumendi kavandil olevat kinnitustemplit. Tuletan meelde, et kinnitustempel on rekvisiit, mis väljendab teise organisatsiooni nõusolekut selle sisuga, kes ei ole dokumendi autor (GOST R 7.0.8-2013, definitsioon 56).

Dokumendi fragment

Ahenda saadet

3.23. Dokumendi kinnitamise tempel koosneb sõnast KOKKULEHTUD, isiku ametikohast, kellega dokument kooskõlastati (sh organisatsiooni nimi), isiklikust allkirjast, allkirja ärakirjast (initsiaalid, perekonnanimi) ja kinnitamise kuupäevast, näiteks:

NÕUSTUD

Finantsakadeemia rektor
Vene Föderatsiooni valitsuse alluvuses
A.G. isiklik allkiri. Grjaznova
kuupäev

Kui kinnitamine toimub kirja, protokolli vms teel, vormistatakse kinnitustempel järgmiselt:

NÕUSTUD

Kiri Vene Akadeemiale
arstiteadused
kuupäevaga 06.05.2003 nr 430-162

NÕUSTUD

Juhatuse koosoleku protokoll
Vene riik
kindlustusselts "Rosgosstrakh"
kuupäevaga 06.05.2003 nr 10

Näide 1

Ahenda saadet

Näide 2

Ahenda saadet

Sisemine järjepidevus

1. Dokumendi kinnitus (kinnitusviisa)

Seda kinnitamisvormi kasutavad kõige sagedamini väikesed organisatsioonid, kus heakskiitjate nimekiri on üsna piiratud, või dokumentide puhul, mis on kinnitatud paari inimese poolt.

See meetod pole aga sugugi mugav suurettevõtetele, mille lepingute loetelu jõuab kümnekonna (võimalik, et ka rohkema) ametnikuni.

GOST R 6.30-2003 soovitab koostada viisa kinnitamine sarnaselt kinnitustempliga, kuid ilma kinnitaja ametikoha osana märkimata sõna “NÕUSTUD” ja organisatsiooni nime (sisemise heakskiiduga on juba selge, et see ametnik töötab dokumendi koostanud organisatsioonis). Erinevus järgmine: projekti sisemine kooskõlastus on võimalik, kui sellele on märkused, mis tuleb lisada.

Dokumendi fragment

Ahenda saadet

GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele"

3.24. Dokumendi kinnitamine väljastatakse dokumendi kinnitamise viisaga (edaspidi viisa), mis sisaldab dokumendi kinnitaja allkirja ja ametikohta, allkirja ärakirja (initsiaalid, perekonnanimi) ja allkirjastamise kuupäeva. Näiteks:

A.S. isiklik allkiri. Orlov
kuupäev

Kui dokumendile on märkusi, väljastatakse viisa järgmiselt:

Kommentaarid on lisatud
Õigusosakonna juhataja
A.S. isiklik allkiri. Orlov
kuupäev

Märkused kantakse eraldi lehele, allkirjastatakse ja lisatakse dokumendile.

Dokumendi puhul, mille originaal jääb organisatsioonile, kinnitatakse viisa originaaldokumendi viimase lehe tagakülje alla.

Dokumendi puhul, mille originaal on saadetud organisatsioonist, kleebitakse viisad saadetava dokumendi koopia esikülje alla.

Viisadokumente on võimalik väljastada eraldi kooskõlastuslehel.

Organisatsiooni äranägemisel on lubatud dokumenti ja selle lisasid lehekülgede kaupa viseerida.

Näide 3

Ahenda saadet

2. Heakskiitmisleht

Praktikas võib üsna sageli leida dokumendi kavandi heakskiitmise viisade kogu mitte dokumendilt endalt, vaid selle kinnituslehelt.

Dokumendi kinnitamise (vising) leht on osa ametlikust dokumendist, millel on kinnitusmärke (viisa) (GOST R 7.0.8-2013).

Selle vorm võib erinevates organisatsioonides olla väga erinev. Seda määratlust arvesse võttes märgime, et seda on lubatud kasutada täpselt märgid kinnitamise kohta, mitte kinnitaja viisa kohta. Seetõttu pole EDMS-i ja MS Outlooki väljatrükid (sellest lähemalt hiljem, vt joonis 4 ja näide 6) midagi muud kui kinnituslehed.

Tahaksin märkida, et kõige usaldusväärsem on dokumendi kavandi enda kinnitamine või allkirjade kogumine paberkandjal kinnituslehele, sest tõenäoliselt ei keeldu heakskiitja hiljem oma isiklikust allkirjast.

Näide 4

Ahenda saadet

Näide 5

Ahenda saadet

3. Koordineerimine meili teel (näiteks MS Outlookis)

Dokumendi kavandile või kooskõlastuslehele “elavate” allkirjade kogumine võtab palju aega. Ja heakskiitmisprotsessi olemus pole lihtne. Seetõttu püüavad kontorihaldusteenused nii enda kui ka heakskiitjate elu lihtsustada. Üks võimalus selle lihtsustamiseks on elektroonilise kinnituse kasutamine. Ja isegi kui teil pole spetsiaalse kontoritöö funktsiooniga EDMS-i, on tavaline e-post tõenäoliselt installitud kõigi heakskiitvate isikute arvutitesse. Ja muide, MS Outlooki abil on täiesti võimalik korraldada selle kaudu saadetud failide elektrooniline kinnitamine.

Lubage mul lühidalt selgitada, kuidas saate seda kasutada:

Siiski tahan märkida, et sellel valikul on ka puudusi. Nõustuja võib alati öelda, et keegi teine ​​hääletas tema äraolekul tema arvutist. Ettevõtted püüavad selliseid arusaamatusi lahendada:

• või kasutades iga protsessis osaleja elektroonilist digitaalallkirja (väga kallis mehhanism),
• või sisemäärustes (näiteks “turvalisuse kohta”, “automaatse tööjaama kasutamise kohta” jne) püütakse kohustada töötajaid kasutama tööks ainult oma arvutit ning lahkudes see parooliga blokeerida.

4. Heakskiit EDMS-is

Veelgi progressiivsem viis dokumentide kooskõlastamiseks on erinevate elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kasutamine. Toimimispõhimõte on lihtne:

1. Algataja sisestab EDMS-i teatud rakenduse (ÄRI, Boss-referent, Directum jne) ja lisab dokumendi mustandi.
2. Kooskõlastajad avaldavad pärast eelnõuga tutvumist oma kommentaarid ja hääletavad.
3. Hääletustulemuse saab algataja printida ja lisada allkirjastamiseks dokumendi kavandile. Reeglina kinnitab see “tulemus” (kinnitusleht) büroohaldusteenistuse vastutava töötaja allkirjaga.

Meie organisatsioonis on algataja äranägemisel tavaks kasutada kahte kinnituse vormi:

• "elavate" viisade kogumine paberkandjal kinnituslehele või
• kinnitamine EDMS-is - sel juhul genereeritakse ka kinnitusleht, kuid see täidetakse automaatselt (näidatud näites 6).

Nende meetodite kombineerimine ühe dokumendi kinnitamisel on aga keelatud, kuna Mõned heakskiitjad ei näe teiste kommentaare. EDMS-ist trükitud kooskõlastusleht peab olema EDMS-i juhataja allkirjaga kinnitatud.

Näide 6

Ahenda saadet

“...Tere pärastlõunal, lõbus hetk. Tere, hindamatu Katerina Matveevna.

Ärge süüdistage mind möödunud hilinemises. Ilmselt on see minu saatus. Sellest pole aga enam midagi oodata. Seetõttu kiirustan teile teatama, et olen elus ja terve ning soovin seda ka teile...”

Punaarmee sõduri seltsimees Suhhovi kirjast

(film "Kõrbe valge päike")

Kes meist ei mäletaks liigutavat kirja oma naisele “hindamatu Katerina Matvejevnale”, mille Punaarmee sõdur Fjodor Ivanovitš Suhhov kogu filmi vältel vaimselt kirjutas? See kiri oli muidugi isiklik ja mitte äriline. Kuid tulenevalt eluolukorrast, milles tegelaskujud olid, oli sellel ärikirjavahetusele iseloomulik põhjalikkus, struktuur ja individuaalsed jooned.

Büroohaldusteenistuse töötaja, nagu punaarmee sõdur Suhhov, peab sageli lahendama erinevaid probleeme ja kirjutama kirju, mõnikord ka kõige ootamatumatel teemadel. Näib, mis võiks olla lihtsam? Aga tuleb välja, et juhi käsk “kirjutada kiri” võib tekitada sekretäri hinges ja peas segadusetormi: “Kiri?!.. Kuidas seda kirjutada?! Mida kirjutada?! Kuidas vormistada ja kuidas adressaadile saata?! Õudne!!!"

Tegelikult pole selles ülesandes midagi kohutavat ega rasket. Ja kui olete kunagi (ja kindlasti olete) koolis esseesid kirjutanud, ei nõua kirja kirjutamine teilt üliinimlikke pingutusi. Teil on vaja tähelepanelikkust, sihikindlust, teadmisi oma organisatsiooni äriprotsessidest, oskust mõista probleeme ja asjaolusid, mis on teile mõnikord võõrad, oskust hankida vajalikku teavet teistelt osakondadelt, teenistustelt ja töötajatelt ning esitlusoskust. .

Alustame ärikirjade kirjutamise üldistest nõuetest.

Lisateabe saamiseks

Ärikirja teksti ülesehitus

Kõige üldisemal juhul koosneb ärikirja tekst:

• aadress (sissejuhatav etiketi valem);
• sissejuhatav osa;
• põhiosa;
• viimane osa;
• lõplik etiketi valem.

Vaatame neid lähemalt.

Apellatsioonkaebus, või sissejuhatav etiketi valem (viisakusvalem):"Tere, hindamatu Ekaterina Matveevna!"

Pöördumine (sissejuhatav etiketivalem, viisakusvalem jne) on mõeldud adressaadi vastu austuse väljendamiseks, adressaadi tähelepanu juhtimiseks kirja teemale ning võib sisaldada selle isiku ametikohta, perekonnanime, nime ja isanime, kellele käesolev kiri on adresseeritud: Kallis Vladimir Petrovitš!

Pöördudes kõige olulisemate ja tähtsamate isikute poole, kehtib tervitus “Kallim”.

Näiteks:

• Lugupeetud härra minister!
• Lugupeetud härra kuberner!
• Lugupeetud härra Vahrušin!

Kui kiri on suunatud organisatsiooni töötajatele või teatud töötajate rühmale, näeb etiketi valem välja järgmine: Kallid härrad!

Suhtlemise tuttavlikkus on vastuvõetamatu. Fraas “Kallis...” või “Kallis...” jms on ärikirjas kohatu.

Märge

Pöördumise lõpus peaks olema hüüumärk. Koma, kuigi grammatiliselt vastuvõetav, oleks sel juhul sobimatu.

Sõnum joondatakse dokumendi keskele.

Muideks

Kaebus ei ole kirja kohustuslik osa. Standardse sisuga ametlikes kirjades, taotlusi mitte sisaldavates kaaskirjades ja muudes triviaalsetes kirjades, mis ei vaja juhi isiklikku kaalumist, võib pöördumise ära jätta. Näiteks: Palume saata lepitusaruanne Amethyst LLC-ga seisuga 30. detsember 2014 aadressile: st. Tverskaja, maja 1, kontor 23, Ensk, 123645.

Sissejuhatav osa. Võib sisaldada:

• selle kirja kirjutamise põhjus ja eesmärk. Näiteks: Teie organisatsioon osales konkursil nr 118-SAZHKKH munitsipaalseadmete ostmiseks Enski territoriaalringkonna kommunaalteenuste vajadusteks;
• link kirja teemaga seotud dokumendile. Näiteks: Vastuseks Teie kirjale ref. 13.07.2015 nr 125/1 teatame...;
• olukorra, fakti või sündmuse lühikokkuvõte. Näiteks: Amethyst LLC-ga 17. novembril 2014 sõlmitud tarnelepingu nr 251 raames tarniti tee-ehitustehnikat 2 250 000 rubla ulatuses;
• etiketifraasid, mis väljendavad tänu, kahetsust, õnnitlusi, kaastunnet jne, olenevalt olukorrast. Tänan Amethyst LLC tehnilise osakonna spetsialiste Elegia OÜ administratiivhoonet toidet varustanud tehniliste kommunikatsioonide kiire ja kvalifitseeritud tõrkeotsingu eest.

Samuti saab sissejuhatavas osas kirjeldada üldist olukorda (nagu seltsimees Suhhov, kes tänu oma loomupärasele andekusele jutuvestjana ei saanud samuti hakkama ilma sissejuhatuseta): Tea, kallis Katerina Matvevna, et tänased klassilahingud on üldjoontes läbi ja maailma vabanemise tund on käes. Ja oli minu kord naasta koju, et ehitada koos sinuga oma kallil kodumaal uut elu..

Põhiosa. Sisaldab probleemi, olukorra avaldust koos asjakohaste faktide, argumentide ja tõenditega. See peaks olema sisuliselt seotud sissejuhatava osaga ja viima loogiliselt viimases osas esitatud järeldusteni. See on ärikirja kõige keerulisem ja intensiivsem osa. Selle ettevalmistamisse tuleb suhtuda väga hoolikalt ja vastutustundlikult, koostades vastava tõendus- ja dokumentatsioonibaasi.

Siin tulevad kasuks teadmised äriprotsessidest ja oskus hankida vajalikku infot.

Sõltuvalt kirja teemast võib põhiosa olla lühike või keeruline (koosneb lõikudest ja lõikudest). Fraaside sõnastamisel eelista esitluse lihtsust.

Peaksite alati meeles pidama, et lihtsaid levinud lauseid tajutakse palju kergemini kui keerukaid ja keerukaid lauseid, millel on palju kirjavahemärke. Näiteks võib küsimuse olemuse esitada järgmiselt:

2015. aasta aprillis valmistas Izumrud LLC metallilõikeseadmete komplekti, mille transpordifirma Delovye Linii saatis Amethyst LLC-le ja sai Amethyst LLC kätte 14 päeva tähtajast hiljem, mida kinnitab arve nr 1125/245 alates 23.04.2015, mille originaali edastas meile transpordifirma “Business Lines”, millega seoses on “Izumrud” LLC kohustatud tasuma “Amethyst” LLC-le trahvi summas...

Või saate seda teha:

2. aprillil 2015 saatis Izumrud LLC Amethyst LLC-le metallilõikusseadmed. Varustus saadi kätte 23.04.2015. Seda asjaolu kinnitab transpordifirma Delovye Linii LLC 23. aprilli 2015. a saateleht nr 1125/245.

Seadmete eeldatav tarneaeg vastavalt 29.03.2015 lepingule nr 12 on 7 kalendripäeva alates tarnekuupäevast. Sel juhul koosneb see 21 kalendripäevast. Seega on Izumrud LLC kohustatud seadmete tarnetähtaegade rikkumise eest vastavalt ülaltoodud lepingu punktile 3.12 tasuma sunniraha...

Üldiselt esitatakse esitlusele järgmised nõuded:

• vastavus kehtivatele õigusaktidele;
• neutraalne, asjalik esitluse toon;
• lubatud on kasutada lühendeid (OÜ, Eriolukordade Ministeerium, Siseministeerium, Ringkonnaelektrijaam, Riiklik Liiklusohutuse Inspektsioon jne) ja üldkasutatavaid lühendeid (sq.m, kg, gr-n, str., jne, postkast jne);
• passiivse hääle kasutamine (näiteks peaksite kirjutama " hakatakse tootma meie poolt…", kuid mitte " me toodame...”, keskendudes sooritatavale toimingule, mitte seda tekitavale objektile);
• mallfraaside (nn keelevalemite) kasutamine, mis on iseloomulikud sellele majandusharule või tegevusliigile, kuhu teie ettevõte kuulub. Näitena nende meisterlikust ja orgaanilisest rakendamisest võib tuua sama kirja seltsimees Suhhovilt: “ Meil oli siiski väike tõrge. Ma arvan, et kolm päeva, mitte rohkem. Nimelt mulle, teadliku võitlejana, juhendatud saatke seltskonda vennalikust idast... Samuti tahan teile öelda: nihestus meie oma läheb sujuvalt, vennaliku kogukonna ja harmoonia õhkkonnas." Nagu näeme, kasutas ta aktiivselt revolutsiooni- ja sõjaaja stabiilseid väljendeid.

Üldiselt võib ärikiri sisaldada järgmisi mallifraase:

• Saadame teile kinnitamiseks järgmised dokumendid...;
• Saavutatud kokkulepete täitmise raames...;
• Vastuseks teie kirjale ref. No.... alates... teavitama...;
• Vastavalt sõlmitud lepingule nr...;
• Teatame, et ajavahemikul... kuni...;
• Avaldame sügavat tänu... jne.

Sellised leksikaalsed konstruktsioonid võivad mõnikord omada täiendavat juriidilist tähendust, näiteks garantiikirja ei loeta selleks, kui tekst ei sisalda fraasi "Me garanteerime makse."

Ärikirja eripäraks on ka teksti selgus ja lühidus (lõikudeks jaotus, lihtsate tavalausete kasutamine);

• argumentatsioon;
• objektiivsus (kirja tekst peab sisaldama objektiivset teavet sündmuste ja faktide kohta;
• terminoloogia ja sõnastuste ühemõttelisus.

Lõpuosa on lõplik ja võib sisaldada:

Järeldused ülaltoodust: Seega järeldub ülaltoodud asjaoludest, et antud mehhanismi rikkejuhtum ei kuulu garantii alla, kuna rikuti tööreegleid.;

Taotlus: Eeltoodust tulenevalt palume kaaluda toote ekspluatatsiooni käigus tuvastatud puuduste parandamise võimalust;

Nõue: Nõuame olemasoleva võla tasumist 1. oktoobriks 2015;

Hoiatus: Lepingu nõuete täitmata jätmise korral jätame endale õiguse pöörduda oma huvide kaitseks arbitraažikohtusse;

Pakkumine: Pakume oma nõudmiste rahuldamiseks tagasimakset summas 15 000 (viisteist tuhat) rubla;

Keeldumine: Esitatud faktide põhjal oleme sunnitud keelduma teie nõudeid rahuldamast.;

Meeldetuletus: Tuletame meelde, et vastavalt pakkumisdokumentide punktile 17 peate esitama lepingu tagatise jne.

Lõplik etiketi valem, või viisakuse valem.Ärikiri sõlmitakse tavaliselt lõpliku etiketi valemiga - stabiilne väljend, mis näitab austust, lootust edasisele koostööle või kahetsust koostöö lõpetamise või teatud võimaluste kaotamise pärast, näiteks:

• Ootame edasist koostööd;
• Meil on tekkinud raskuste pärast kahju.

Ärikiri võib lõppeda fraasiga, mis sisaldab austusavaldust, kirjale alla kirjutanud vastutava isiku ametikoha nime, tema käsitsi kirjutatud isiklikku allkirja ja allkirja ärakirja:

Lugupidamisega

Turkestani tolli juht Vereshchagin P.A. Vereshchagin

Märge

Lõplikku viisakusvalemit “Austusega” rakendatakse ainult siis, kui kiri algas pöördumisega “Kallis (täisnimi või ametikoht)!”, kuid see ei ole kohustuslik. Olenevalt olukorrast võivad korduvad austusavaldused olla sobimatud ja tunduda alluvad, halvustavad või iroonilised. Samadel põhjustel ei ole ärilises kirjavahetuses soovitatav kasutada ülivõrdeid omadussõnu ega lause emotsionaalset varjundit võimendavaid sõnu. Näiteks:

Kahjuks ei saanud me teie kataloogi;

Kallis…;

Teatame teile sügava kahetsusega, et me ei saa teie taotlust rahuldada..

Dekoratsioon

Ärikirjad tuleb väljastada rangelt organisatsiooni kirjaplangil, mis sisaldab vajalikke üksikasju. Vormi näidis on toodud GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid” lisas B. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele."

Praktikas on ärikirjade koostamiseks piisavad üksikasjad:

• organisatsiooni embleem või kaubamärk (logo), kui see on olemas (1);
• OKPO (2);
• juriidilise isiku peamine riiklik registreerimisnumber (OGRN) (3);
• maksumaksja identifitseerimisnumber/registreerimise põhjuse kood (TIN/KPP) (4);
• organisatsiooni nimi (5);
• viiteteave organisatsiooni kohta (sisaldab postiaadressi, telefoninumbrit ja muud organisatsiooni äranägemisel olevat teavet) (6);
• dokumendi kuupäev (7);
• dokumendi registreerimisnumber (8);
• viide dokumendi registreerimisnumbrile ja kuupäevale (9);
• sihtkoht(10);
• teksti pealkiri (11);
• dokumendi tekst (12);
• märk rakenduse olemasolu kohta (13);
• allkiri (14);
• märk esineja kohta (15).

Detailide paigutus on toodud näites 1.

Klassifikatsioon

Ärikirju saab jagada olenevalt nende eesmärgist ja sisust.

Kaasas. Kaaskirjad on mõeldud selliste dokumentide saatmiseks, millel puudub aadressiosa. Kaaskirja tekst peab sisaldama linki lisadele – dokumentidele, mis saadetakse koos selle kirjaga. Sellised kirjad võivad sisaldada taotlusi, selgitusi jne.

Kaaskirjad kõrgema taseme organisatsioonile peaksid algama fraasiga "Esitleme teile...", madalama taseme organisatsioonile - "Saadame teile...", kolmandale osapoolele organisatsioonile - koos "Me saadame teile..." (näide 2).

Märge

Kaaskiri ei garanteeri, et saadetud ümbrik sisaldab täpselt neid dokumente ja koguses, mis saatekirjas märgitud. Teisisõnu, kiri ei ole inventuur ja seda ei saa esitada õigusasutustele teatud dokumentide saatmise kinnituseks.

Dokumentide saatmisel kaaskirja ei nõuta.

Garantii. Reeglina koosneb see kahest osast: taotlus millegi täitmiseks, omapoolsed tagatised kohustuste täitmise kohta ja kujutab endast juriidiliselt võla tunnistamist (näide 3).

Õnnitlused. Sellised kirjad on koostatud suhteliselt vabas vormis ja pühendatud mõnele tähistamisele - meeldejäävale kuupäevale, ametlikule riigipühale, konkreetse organisatsiooni või isiku jaoks olulisele sündmusele. Õnnitluskirju saab väljastada nii organisatsiooni kirjaplangil kui ka kunstilistel vormidel, värvilisel paberil ning sisaldada ka dekoratiivseid ja graafilisi elemente.

Aitäh. Kodanikule, ametnikule või organisatsioonile saadetakse tänukiri tehtud tegude eest (näide 4).

Sellised tähed võivad kasutada järgmisi fraase:

• Avaldame teile siirast tänu...;
• Täname teid abi eest...;
• Lubage mul avaldada teile oma tänu...

Märkus - ärikiri, mis teavitab või teavitab adressaati sündmustest. Võib sisaldada selgitusi üritusel osalemise korra, avalduste (osalejaankeet, ürituse programm, reglemendi, reklaammaterjalid) jms kohta.

Kui teade on mõeldud laiale hulgale inimestele jagamiseks, siis kirjal olev detail "Adressaat" ei ole koostatud või on vormistatud üldjoontes. Sellisele kirjale peab alla kirjutama organisatsiooni juht või selle ürituse läbiviimise eest vastutav juht (vt teavituskiri näites 1).

Taotlus (taotlus) - see on ärikiri, mis saadetakse teabe või dokumentide saamiseks (näide 5). Järelepärimise kirjad nõuavad kohustuslikku vastust vastuskirja kujul. Taotluskirja tekst peab sisaldama põhjendust kõnealuste andmete või dokumentide esitamise vajaduse kohta.

Sõnum. See on teatud tüüpi ärikiri, mis teavitab adressaati kõigist faktidest või sündmustest, mis mõjutavad mõlema poole – nii autori kui ka adressaadi – huve (näide 6). Sõnumikiri võib olla lühike ja alata kohe fraasiga “Teatame, et...” või olla üksikasjalikum ja sisaldada põhjendust: “Seoses sellega, et...”.

Ülaltoodud näites sisalduvad muudetud andmed juba kirja põhiosas, kuid ausalt öeldes vastake ausalt: kui sageli te neid numbriridu vaatate ja eelmistega võrdlete? Sellepärast on vaja kirjasõnumit, et juhtida adressaadi tähelepanu sellele asjaolule.

Praktikas erinevad teade- ja teatekiri veidi. Seetõttu paanika teemal: “Mis õudusunenägu, saatsin töövõtja märkama, aga see oli vajalik sõnum!!!» pole tarvis. Selles pole midagi kohutavat, et kirja tekstis kirjutasite "teavitame" asemel "teavitame".

Pakkuda. Saadetud potentsiaalsele partnerile või vastaspoolele ja sisaldab koostööpakkumist (näide 7). See tüüp hõlmab äripakkumisi (pakkumisi). Pakkumise kiri võib sisaldada nii üldist kui ka üksikasjalikku teavet organisatsiooni ja esitletava toote kohta:

• lühike ajalugu ja üldine teave teie organisatsiooni kohta (asutamisaasta, tootmis- ja laobaas, saavutused, osavõtt olulistest sündmustest, auhinnad, diplomid, tiitlid jne);
• organisatsiooni üksikasjad;
• hinnakiri, mis näitab, mis kuupäeval see kehtib (kui soovite esitleda kõiki oma ettevõtte tooteid tervikuna ja näidata potentsiaalsele partnerile nende hinnataset);
• esitletava toote täpne nimetus (kui pakkumine on tehtud kindlat tüüpi toote või teenuse kohta);
• toote pilt;
• esitletava toote peamised ja olulisemad omadused;
• esitatud kauba või teenuse hind ja selle kehtivusaeg, märkides ära rahaühiku ja märkides, millises vormingus hind on märgitud (käibemaksuga või ilma);
• kohaletoimetamise tingimused ja maksumus;
• soodustuse saamise tingimused jne.

Pakkumiskirja saab saata kas ühele konkreetsele adressaadile või saata massiliselt paljudele vastaspooltele.

Pakkumiskirja adressaadi kaalumise tulemuseks võivad olla äriläbirääkimised või lepingu sõlmimine, seetõttu võib teie organisatsiooni tulevane kasum sõltuda selle koostamise kirjaoskusest ja selles esitatud andmete täpsusest.

Kinnitamine. Praktikas üsna harva kohatud ärikirja liik, milles adressaat kinnitab mis tahes teabe või dokumentide kättesaamist (näide 8). Tavaliselt väljastatakse vastusena kaaskirjale või teatisele. Kinnituskirjas kasutatakse järgmisi fraase:

• Kinnitame järgmiste dokumentide kättesaamist:…;
• Kinnitame andmete muutumise kohta teate kättesaamist... .

Nõudekiri. Seda tüüpi ärikiri on kirjutatud selleks, et julgustada adressaati oma kohustusi täitma. Seda eristab üsna kategooriline esitustoon, mis saavutatakse selliste konstruktsioonide abil nagu:

• Nõuame kiiresti võla tasumist;
• Nõuame kauba viivitamatut saatmist... jne.

Nõudekiri peab tingimata sisaldama varem aktsepteeritud lepingute tingimusi, linke dokumentidele (lepingud, lepingud jne), hetkeolukorra olemust, kohustuste täitmise nõuet, aga ka tagajärgi adressaadile. kui kohustusi ei täideta, näiteks: Kui te oma kohustusi ei täida, suunatakse asi Arbitraažikohtusse.

Nõudekirja erijuhtum on kaebekiri. See erineb lihtsast nõudekirjast selle poolest, et kirjeldab toote rikke olemust, teenuste halba kvaliteeti jne. Lõpuosas on välja toodud nõue: vahetada garantii all toode välja, teostada garantiiremont, tagastada raha jne. Pretensioon võib sisaldada fotosid defektiga tootest, dokumente, mis kinnitavad algataja poolt tehtud lisakulutusi (näiteks ravi, kolmandate isikute organisatsioonide teenuste sunniviisiline kasutamine vms) (näide 9).

Vastuskiri. See kiri on koostatud vastuseks taotlusele, nõudele või kaebusele (näide 10).

Muud tüüpi kirjad ei vaja reeglina vastust.

Vastuse koostamisel ei pea te teksti kirjutama: "Vastuses teie kirjale nr.... alates...", kuna saabunud algkirja andmed sisestatakse rekvisiitide "Link kuupäevale" ja vastuvõetud dokumendi number.

Teie vastuse stiil peaks ühtima kirja stiiliga, millele vastate. See aga ei tähenda, et peate kordama selles sisalduvaid stiili- ja grammatilisi vigu.

Noh, ma jagasin teiega oma kogemusi, mis on seotud ärikirjade koostamise põhimõtetega väga erinevatel teemadel.

Tegelikult on kirjade kirjutamise teema ammendamatu! Igal konkreetsel juhul tuleks ärikirja loomisele läheneda vastutustundlikult ja loovalt ning siis läheb sellel okkalisel teel õnne!

Lubage mul siit lahkuda või, nagu kirjutas unustamatu seltsimees Suhhov: „Olen ​​selle tunnistajaks, kogu maakera töötava rahva õnne eest võitlejaks, seltsimees Augusti nimelise Trans-Kaspia rahvusvahelise revolutsioonilise proletaarse rügemendi. Bebel, Punaarmee sõdur Fjodor Ivanovitš Suhhov.

Lepingu kaaskiri on kohustuslik dokument, ilma milleta lepingut ennast arutamiseks ja allkirjastamiseks ei võeta. Vastaspoolele allkirjastamiseks saadetava lepingu kaaskirja koostamisel tuleb arvestada mõningate artiklis kirjeldatud nüanssidega.

Artiklist saate teada:

Ametliku kirjavahetuse liik - lepingu kaaskiri

Igat liiki oma tegevuste – majanduslike, organisatsiooniliste, tootmis- või näiteks majanduslike – elluviimise käigus võtab organisatsioon vastu ja saadab palju ametlikku kirjavahetust. Selle saajate ja korrespondentide hulka kuuluvad kõrgema tasandi organisatsioonid, riigi- ja munitsipaalasutused, tarnijad, kliendid, äripartnerid ja isegi eraisikud.

Kõige olulisem osa välisest dokumendivoost on kirjad, kuna need saadetakse kas eraldi dokumentidena või kaasas olevate dokumentide – finants-, raamatupidamis- ja muude – pakkidena, mis ei sisalda selliseid andmeid nagu saaja aadress. Kaasa arvatud, kaaskirjad saadetakse koos ettevõtte poolt sõlmitud või sõlmimiseks kavandatud lepingutega.

Kaaskirjade, sealhulgas lepingute kaaskirjade, peamiseks tunnuseks on neile lisatud dokumentide loetelu ja tekst, mis selgitab, milleks need dokumendid adressaadile saadeti. Veel üks selliste kirjade eripära on nende teisene iseloom – sellised kirjad ise ei ole iseseisvad dokumendid. Veelgi enam, juhul, kui selline kiri saadetakse adressaadile ilma selles märgitud dokumente lisamata, on organisatsioonis kirjavahetuse esmase töötlemise eest vastutav isik kohustatud selle tagasi saatma. Sel juhul tuleb koostada ka akt, mis kinnitab kaaskirjas märgitud dokumentide puudumist.

Kuidas kirjutada kaaskirja lepingule, näidis

Lepingu kaaskiri ei kanna oma teisejärgulisuse tõttu mingit infokoormust, kuid on koostatud vastavalt kehtestatud reeglitele:

manusena loetletud dokumentide saatmise fakti kinnitus;

tähtaja kinnitus;

juhised, mis eesmärgil selles loetletud dokumendid saadeti, nende töötlemise kord ning millised dokumendid ja millisel kujul tuleb saatjale tagastada.

Milliseid üksikasju sisaldab lepingu kaaskiri?

Saatekirjad, nagu kogu organisatsiooniline ja haldusdokumentatsioon, on koostatud vastavalt GOST R 6.30-2003 nõuetele, mis kehtivad vähemalt 1. juulini 2018. Siis kavatsevad nad selle asendada GOST R 7.0.97-2016-ga. Allolev tabel näitab nõutavate detailide koostist vastavalt hetkel kehtivale GOST-ile kaaskiri lepingule juriidilist tähendust.

On olemas ka selline leping, millele ei kirjuta alla teise ettevõtte juht, vaid ettevõtte töötajate esinduskogu. See on kollektiivleping, mis vastavalt Vene Föderatsiooni töökoodeksile tuleb kokku leppida töötajate ametiühingukomiteega. Kollektiivlepingu kaaskiri on toodud allpool.

Lepingu kaaskirjad allkirjastab tavaliselt ettevõtte juht või seda õigust omav ametnik, vormistatakse vastavalt korraldusele.

Kuidas lavastadakaaskiri lepingule allakirjutamisekslahkarvamuste protokolliga

Sageli võivad osapoolele allakirjutamiseks saadetud lepingu punktid põhjustada tema eriarvamust. Samuti võib teine ​​pool soovida allkirjastamiseks saadetud lepingu tekstis teha mõningaid muudatusi ja täiendusi. See on loomulik ega ole eriliseks takistuseks pooltevahelise kokkuleppe saavutamisel. Sel juhul on teisel poolel õigus koostada lahkarvamuste protokoll ja mainida seda allkirjastamiseks saadetud lepingu kaaskirjas.

Allkirjastamiseks saadetud lepingu kaaskirja näidis, mis saadetakse saatjale koos lahkarvamuste protokolliga, on toodud allpool.