Ärikirjavahetus on ettevõtte ja äriinimese kuvandi lahutamatu osa. Kontakti loomine, sidemete hoidmine, äriteemade kirjalik läbiarutamine on mõnikord eelistatav ja sageli lihtsalt vajalik, seetõttu peab ärikirjavahetuses tekkiv kuvand täielikult vastama elavas suhtluses tekkivale välisele kuvandile. Samas on ärikirjavahetuses reeglite ja nõuete järgimine kohustuslik mitte ainult üldpõhimõtetes, vaid ka pisiasjades ja detailides.

Ärikirjavahetuse põhimõtted ja etikett

Ärikirjavahetuse etikett ei erine üldjuhul ärisuhtluse üldistest nõuetest. Siin on selle peamised põhimõtted:

• viisakus, austus,
• eesmärkide seadmise selgus,
• orienteeritud tulemusele ja kontaktile orienteeritud,
• vastutustundlik suhtumine teiste inimeste aega ja kohustustesse,
• loogiline järjepidevus ja täpsus,
• faktiline spetsiifilisus,
• kirjaoskus,
• tooni neutraalsus, rangus ja kõne formaalsus,
• alluvuse ja traditsioonide järgimine.

Need nõuded ei ole originaalsed, kuid nende täitmine tagab konstruktiivse suhtluse partnerite ja klientidega.

Tähevorm ja keelevalemid

Kirjaplangi kirjaplank on ettevõtte nägu, seega on selle kohustuslikud atribuudid kirjaoskus, detailide täpsus, väline korralikkus ja disaini tagasihoidlik originaalsus.

Olenemata sellest, kas tegemist on vormi nurga- või pikisuunalise versiooniga, organisatsiooni täisnimi, posti-, tegelik ja ametlik aadress, telefon, faks, e-posti aadressid ja ametliku elektroonilise lehe aadress peavad olema kergesti loetavad. Üksikasjade loetelu ei ole rangelt reguleeritud, kuid andmete täielikkus tundub alati soodsam.

Viitamiseks: Soovitav on ka teave kirjavahetuse registreerimise kohta - kuupäeva, numbri kohta loendis, konkreetse täitja kohta, kes koostas dokumendi saatmiseks. Kui see on vastuskiri, siis on vajalik viide taotluse kirjale.

Ärikirjas on võimalik märkida ka žanr, mis lihtsustab kirjavahetuse vormistamist: infokiri, ettepanek, palve, avaldus, vabandus, kaastunne, tänu.

Kiri organisatsiooni ametlikul kirjaplangil

Kirja esimene osa on aadress, mille valem sisaldab adressaadi nime ja isanime või ametlikumat versiooni - sõna "härra".

• Kallis Fedor Fedorovitš!
• Lugupeetud härra Smirnov!
• Lugupeetud härra direktor!

Kirja põhiosa - informatiivne - sisaldab lühikest, arusaadavat ja kokkuvõtlikku sõnumit ning selgeid ülesandeid: anda teavet, täpsustada teavet, lahendada tarneprobleem jne. Kui kiri sisaldab keeldumist, siis on õige alustada esimest poolt selge ja tõendusliku põhjendusega. Sõltuvalt valitud toonist võivad keelevalemid olla erinevad:

• Ettevõte palub küsimust kaaluda...
• President ja juhatus soovivad end teavitada...
• Palun kaaluge võimalust...
• Palun vastake esimesel võimalusel...

Kirja viimane osa on tänu, vabandus, kinnitus, et probleem laheneb esimesel võimalusel, ja lootus edasisele koostööle.

Ärikirjad nõuavad ametlike protseduuride järgimist: kui kiri nõuab juhi allkirja, siis peab sellele alla kirjutama juhataja (vähemalt tema asetäitja).

Interneti-ärietikett ja ärimeilid

Elektroonilised kirjad, nagu ka paberkirjad, koosnevad mitmest olulisest elemendist, mis nõuavad pädevat täitmist sugugi mitte spekulatiivsete reeglite tõttu, vaid just seetõttu, et need elemendid võivad olla informatiivsed ja kasulikud ning praktilisest seisukohast väga mugavad. Korrektne kiri tagab korrektse ja kiire vastuse ning probleemi konstruktiivse lahenduse.

Võrdluseks: Ettevõtetel on sageli oma meiliserverid ja -programmid, samuti töötatakse välja korporatiivne e-kirjade vormindamise stiil ja kirjavahetuse sisereeglid, mis tavaliselt ei lähe vastuollu standardsetega, vaid täiendavad neid.

1. Adressaat: Adressaadi reale on tavaks märkida üks aadress.

See ei näita mitte ainult lugupidavat suhtumist vestluspartnerisse, vaid kaitseb teda kae— mailrämpsposti, tarbetute kirjade ja uudishimulike pilkude eest.

1. Adressaadi kirja koopia täidetakse konkreetsel eesmärgil.

Saates kirja põhiadressaadile ja märkides lahtrisse "koopia" teise, teavitab adressaat teist vestluspartnerit toimuvast, kuid ei nõua temalt vastamist ega otsest kirjavahetuses osalemist.

1. Teema rida: spetsiifilisus ja kordumatus.

Teema ülim konkreetsus peaks aitama nii adressaadil kui ka adressaadil arutlusteemas navigeerida ning eristada paljusid probleeme ja ülesandeid: mitte ainult „Katja aruanne“, vaid „2015. aasta mai aruanne. Mustand“. Pange tähele: nimi on sel juhul kasutu, kuna adressaat on adressaadile juba meilikasti nimest selge.

1. Meili sisu peaks sisaldama kolme põhielementi.

Esiteks tervitus (kui see on näiteks selle päeva esimene täht) ja aadress (igas kirjas). Teiseks küsimuse püstitus: enda esitlus (kui kiri on esimene), lahendatavate ülesannete meeldetuletus, probleemi või selle lahenduse kirjeldus. Kolmandaks taotlus või julgustus tegutseda.

1. Meili lugemise teavitusfunktsioon nõuab tundlikkust.

Seda tuleks kasutada juhul, kui kiri on tõesti oluline, kuid selle kättesaamist ei saa näiteks telefoni teel küsida. See funktsioon paneb vastuvõtjale tavaliselt ebaselgeid, ebamääraselt sõnastatud psühholoogilisi kohustusi, mistõttu ei tohiks seda kuritarvitada. Õige ja vähem kategooriline variant on viisakas palve kirja lõpus anda märku, et see on läbi loetud.

1. Allkiri nõuab kokkuvõtlikkust ja samas mahutavust.

Sõnastus võib sisaldada standardvalemit "Austusega" või piirduda perekonna- ja eesnimega. Allkiri, sealhulgas nimi, ametikoht, organisatsiooni nimi ja kontaktandmed, ei tohi ületada 7 rida. Soovitav on lisaks postkastile märkida ka alternatiivsed kontaktandmed: telefon,Skype, ICQ, teised populaarsed sõnumitoojad.

1. Manused: peamine on hoiatada ja faile õigesti nimetada.

Netikett nõuab teavet kirjale lisatud failis oleva dokumendi kohta: vormingu, mahu ja sisu kohta. Investeering ei tohiks olla suurem kui 3-5Mb. Selle pealkiri, nagu ka kirja teema, peaks olema äärmiselt lühike, konkreetne ja kordumatu.

Tavaline meilitüüp

Netiketis oleva kirja reaktsiooniaeg erineb ajastväljas— rida. Kaks kuni kolm tundi on mugav aeg kiireloomulisele kirjale vastuse ootamiseks. Vastuseks kiireloomulistele või olulistele sõnumitele piisab mõnikord selle hoiatamiseste— mailsaadud teavet ja arvesse võetud. Kui probleem nõuab pikka kaalumist, peab adressaat oma vestluspartnerit teavitama küsimusele vastamiseks kuluvast ajast.

Viide: üks päev on mugav aeg meilidele vastamiseks. Kui 3 päeva jooksul vastust ei saada, lubavad etiketireeglid saata teine ​​kiri või võtta adressaadiga ühendust alternatiivse suhtlusallika kaudu - telefoni,Skype, ICQ. Vaikimist 5-7 päeva või vastuseks korduvale soovile võib pidada soovimatuseks ärikirjavahetust jätkata.

Äriinimese ja ettevõtte maine ei seisne mitte ainult äritegevuse efektiivsuses ja tulemuslikkuses, vaid ka äriläbirääkimiste mis tahes etapi pisiasjadest ja nüanssidest. Ärikirjavahetuse põhimõtete järgimist nõutakse igalt ettevõtte esindajalt: alaealisest ametnikust suhtekorraldaja ja ettevõtte juhini.

Video: kuidas kirjutada ärikirju selgelt, selgelt ja arusaadavalt

Kokkupuutel

Kaasaegne ärireaalsus on selline, et ainult 15% keskmise ja suure tasemega ettevõtjatest, kes soovivad oma positsiooni turul tugevdada, saavutavad oma eesmärgi. Just sel põhjusel suureneb ärietiketi asjakohasus mitmekordselt, kuna selle normide mittejärgimine toob muu hulgas sageli kaasa kasulike ärisuhete katkemise.

Ärikirjavahetuse eetika üldpõhimõtted

Laias tõlgenduses on eetika üldiste juhiste kogum, mis on suunatud sotsiaalsete suhete reguleerimisele. Sellest lähtuvalt käsitleb ärieetika küsimusi, mis on seotud äris aktsepteeritud suhtluskorra ja stiiliga.

Ärisuhete eetiliste aspektide täpsustamine on ärietikett, sealhulgas näiteks läbirääkimiste pidamise kord, ettevõtte käitumisreeglid, äritraditsioonid ja -rituaalid, alluvuselemendid, suhtlemis- ja kirjutamiskombed ja -stiilid, aga ka korrektsuse küsimused. suhtlemisel partnerite ja ärikaaslastega.

Eetika ja etiketi kui selle koostisosa olulisus seisneb selles, et pikaajalise praktika tulemusena tekkinud regulatiivne raamistik lihtsustab oluliselt suhtlust, luues ärisfääris selge ja avalikult kättesaadava konteksti, võimaldades õigesti saavutada eesmärke ja säästa oluliselt aega.

Teisisõnu räägime spetsiaalsest äriprobleemide lahendamise algoritmist, mis võimaldab püstitada ja edukalt saavutada soovitud ärieesmärke ratsionaalselt ja konfliktivabalt. Selle algoritmi oskuse tase võimaldab teha koheseid järeldusi äripartneri või vastase professionaalsuse taseme kohta ärivaidluses.

Sellega seoses on oluline järgida järgmisi üldisi lähtepõhimõtteid:

• täpsus kõikjal ja kõiges;
• infoturbe järgimine;
• tervislik altruism;
• ettevõtluskeskkonnale vastav soodne kuvand;
• Korrektne suuline ja kirjalik keel;
• ärilise kõnekultuuri reeglite järgimine.

Ärikirjavahetuse tüübid on erinevad ja teatud kokkuleppega võib need jagada kahte põhitüüpi:

• riikidevaheline– valitsusorganisatsioonide, välisesinduste ja ametnike vahel (erinevad noodid, memorandumid ja muud vormid) – diplomaatiliste suhete elemendid;
• reklaam– poolametliku staatusega kirjad, mida kasutatakse asutuste ja organisatsioonide vaheliste ärisuhete valdkonnas.

Kirja kirjutamise põhimõtted

Ametliku kirja kirjutamise stiilil on vaatamata keelelistele ja mõningatele traditsioonilistele erinevustele teatav ühine alus ja väljakujunenud praktika poolt välja töötatud määruste rühm. Näiteks terve rida protokollinõudeid, mis on määratud saatja ja adressaadi positsioonide järgi, põhinevad esialgsetel vastastikuse lugupidamise ja korrektsuse põhimõtetel. Seetõttu, olenemata dokumendi tüübist, peab see struktuuriliselt tingimata sisaldama järgmisi elemente:

• aadress (adressaadi ametlik staatus);
• kompliment (viisakas kirja lõpp);
• allkiri;
• kuupäev (teate kirjutamise päev, kuu, aasta ja koht);
• saatja aadress (perenimi, töö staatus, aadress pannakse kirja 1. lehe üla- või alaossa).

Lisaks on mitu tähtedega otseselt seotud sätteid:

• ärikirjad kirjutatakse kirjaplangile või paberilehtedele ainult nende esiküljele;
• Lehekülgede nummerdamine on araabia numbritega;
• sõnumid täidetakse trükitud tekstina;
• Dokumendi sisus ei ole kustutamised ja parandused lubatud;
• dokument volditakse tekstiga kokku;
• Kirjale vastuse ooteaeg ei ületa kümmet päeva.

Ärisõnum peab olema selgelt suunatud ja sisaldama ühte küsimust ning kogu teksti tähendus on täielikult allutatud selle sisule, olgu selleks siis tehinguttepanek, ärisoov või lihtsalt asjakohane teave.

Efektiivsuse põhiomadused on loogilisus ja lakoonilisus, igasuguste “lüüriliste” kõrvalepõikede puudumine.

Ärikirjade tüpoloogia

Ärisõnumite klassifikatsioon on mitmekesine ja sõltub nende funktsionaalsest ja sihtorientatsioonist. Näiteks tähed on järgmised:

• teavitamine;
• meenutav;
• kutsed;
• teabe ülevaated;
• tellimused;
• kaasaskäiv;
• muud tüübid.

Ühe ärisuhtluse vormina jagunevad kirjad definitsiooni ranges tähenduses 2 tüüpi - ärilised ja era-ametlikud.

Ärikirjavahetus hõlmab organisatsioonide ja asutuste vahel reisimist. Eraõiguslik ametlik kiri on teade, mille saadab asutusele eraisik või, vastupidi, asutus eraisikule.

Nõuded kirjavahetusele

Ärikirjavahetuse pidamiseks on mitmeid reegleid.

• Kiri peaks stimuleerima ärihuvi tekkimist adressaadi seas, selgelt ja veenvate faktiliste andmete alusel näitama seltsingu kasulikkust ja seltsingu katkestamise ebasobivust. Tekst peaks olema koostööks ergutav ja motiveeriv.
• Ärikirjas liigsete isiklike emotsioonide näitamine ei ole parim viis tõestada, et sul on õigus, ja probleemi lahendada.
• Vältimaks kirja teksti ülekoormamist ja ummistumist, tuleks vältida kujundlikke võrdlusi, metafoore, allegooriaid ja hüperboole.
• Teema selgeks ja kokkuvõtlikuks esitlemiseks on parem kasutada lihtsaid lauseid, vältides üksikasju ja tarbetuid detaile. Sõnumi põhiideed peaksid toetama eranditult asjakohased argumendid, mis tavaliselt pannakse kirja lisadesse (skeemid, graafikud, digitaalsed andmed).
• Tekst peaks sisaldama lõike, millest igaüks, esindades iseseisvat mõtet, algab uuelt realt.

Üks lõik ei tohiks võtta rohkem kui 4 rida, kuna pikemaid lõike lugedes näib tekst sulanduvat ja sõnumi põhiidee läheb kaduma. 2-3 lauset sisaldavat lõiku peetakse normaalseks.

• Ärikirjalikus sõnumis ei tohiks kasutada kirjeldavaid omadussõnu, tarbetuid selgitusi ja üksikasju. Pärast kirjutamise lõpetamist on soovitatav dokument üle kontrollida ja kõrvaldada fraasid, mis ei kanna asjakohast semantilist sisu.
• Kirjaoskus on teksti põhielement. Õigekirja- ja muude vigade esinemine sõnumis on vastuvõetamatu.
• Kirja teema on kohustuslik. Dokumentides tuleks teemat kajastada lühidalt ja kokkuvõtlikult, see säästab aega lugemisel ja iseloomustab positiivselt saatjat. Kui kiri on saadetud e-posti teel ja see sisaldab eriti olulist teavet, peaksite selle lisama spetsiaalse „lipuga“, mis on elektroonilises teenuses saadaval.
• Hea teksti loetavuse tagavad Arial või Times New Roman keskmise suurusega kirjatüübid. Kui see on eriti vajalik, võib võtmeideed esile tõsta kaldkirjas või paksus kirjas.

• Kasulik on kasutada tekstis alapealkirju (3-4), mis võimaldavad esitatavast tekstist lihtsamini aru saada.
• Loendeid, loendeid ja loendeid on parem kujundada spetsiaalsete markerite abil.
• Ettevõtte mall (skeem) on ärisuhtluse tõhususe ja objektiivsuse suurepärane näitaja. See on eriti asjakohane korporatiivses aspektis, kuna võimaldab teil soodsas valguses silma paista ja säilitada nõutud formaalsus.

Meilisõnumis on parem malli optimeerida erinevate ekraanieraldusvõimete jaoks.

Ärisõnumi struktuur

Ärisõnumi struktuur on tüüpiline. Traditsiooniliselt sisaldab see:

• sissejuhatus;
• põhiosa;
• järeldus.

Sissejuhatuses võetakse kokku kirja eesmärk. Põhiosas kirjeldatakse probleemi olemust. Kokkuvõtteks on soovitav põhiosa sisu kokku võtta näiteks järelduste vormis. "Järelkirjad" ja mitmesugused joonealused märkused on ebasoovitavad.

Kokkuvõtteks võib öelda, et laused, mis meenutavad vormilt manipuleerimist, näiteks: "Ma loodan vastastikku kasulikku partnerlust" ja nii edasi, on sobimatud. Parem on ärikirjas hüvasti jätta lihtsate fraasidega - “Austusega”, “Parimate soovidega” ja nii edasi.

Sõnumi allosas on märgitud: täisnimi, töö staatus, ettevõtte nimi, allkiri. Samuti on märgitud kontaktnumbrid.

Tabelid ja graafikud on lisatud eraldi failina (paketina), märkides selle kirja lõpus. Kui manuseid on rühm, siis antakse nende inventuur koos nimetustega.

Lühendeid ja erilühendeid saab kasutada ainult siis, kui olete kindel, et adressaat saab neist kindlasti aru.

Tekstile suurema loogilise ranguse ja ärisõnavara järjepidevuse andmiseks kasutatakse konnektoritena järgmisi kõnemustreid:

• sel põhjusel;
• ülaltoodu põhjal;
• selle pärast;
• andmete järgi;
• Selle põhjal;
• arvestades;
• ja teised.

Kasulik on kogu sõnumis adressaadi poole nimepidi pöörduda. Kui teade on adresseeritud võõrale, siis märkige selle alguses saaja aadressi allikas.

Ärikirjavahetuse omadused ja nüansid elektroonilisel kujul

Virtuaalses ruumis on äriline suhtlus, mis kujutab suhtlust miniatuurselt, spetsiifiline ega eelda vähemasti asjakohaste etiketistandardite järgimist. Pädev töö kirjutamisega hõlmab praktika kohaselt järgmiste märkmete tegemist mahu, keelenormide, struktuuri ja vormingu kohta.

• Teema valem peab absoluutselt vastama tekstis esitatud teemale. See võimaldab lugeja kiiresti õigesse ärimeeleolu viia.
• E-kirjaga saadetud dokumendi optimaalne maht mahub “ühele ekraanile”, kusjuures maksimaalne tekstimaht on üks A4 formaadis leht.
• Manuse optimaalne suurus ei ületa 3 MB.
• Saadetud failid on soovitatav "pakkida" tavalistesse Zip- või Rar-kodeeringuga arhiividesse. Teised on sageli saatmise ajal blokeeritud.
• Hüperlingid peaksid olema standardsed (sinine, allkriipsuga).
• Vastus adressaadile tuleks asetada kirja ülaossa, kirja algusesse, mitte alla. See säästab kirjavahetuspartnerit eelmise teksti tarbetust ja sunnitud kerimisest.

• Vajalik on kasutada partnerile võimalikult arusaadavat kirjakeelt. Professionaalsuste, ettevõttesisese sõnavara, slängiväljendite ja lühendite kasutamise asjakohasuse küsimus sõnumis (eriti väliskirjavahetuses) otsustatakse eraldi, olenevalt kirjavahetuse partnerite kontekstist ja omadustest.
• Oluline on teavitada oma partnerit, et olete tema sõnumi kätte saanud – see on heade kommete märk ja osa ärietiketist, mis näitab tema vastu austust.
• Peaksite vastama nii kiiresti kui võimalik. Kui mingil põhjusel ei ole võimalik kiiresti vastata, siis tuleks partnerit tema kirja kättesaamisest teavitada ja märkida vastamise aeg. Eetiline ja mugav ajavahemik enne vastuse andmist on 48 tundi pärast sõnumi saamist. Pärast seda aega eeldab inimene tavaliselt, et sõnum on kadunud või ignoreeritud. Liigne paus kirjavahetuses on sageli seotud partneri kaotamise riskiga ja seda tõlgendatakse äritegevuses eetiliste standardite rikkumisena.

Aruka inimese kirjad peegeldavad nende iseloomu, kellele need on adresseeritud.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Kirjutage, milliseid kirju soovite saada.

[Iidne aforism]

Kiri on ärimaailmas võimas argument.

[Bekhtereva Victoria]

1. Miks on ärikirjavahetuses ühtsed ettevõtete standardid?

Elektrooniline kirjavahetus on iga ettevõtte jaoks ärisuhtluse kohustuslik atribuut. Praktiliselt pole ühtegi ettevõtet, kes e-posti ei kasutaks. Kuid esitage endale järgmised küsimused:

• Kas sinuga juhtub kunagi nii, et kolleegile meili saatmisel on tunne, et saadad kirja musta auku ja nad ei pruugi sulle lihtsalt vastata?
• Kui töötajad üksteisele helistavad ja paluvad meil kiiresti läbi lugeda, ja see juhtub terve päeva
• Kui te ei saa absoluutselt aru, mida nad teilt meili teel tahavad
• Kui keerulised ja keerulised probleemid e-kirja teel arutledes upuvad teabe, üksikasjade merre ja probleem ei lahene kunagi

Kui need küsimused on teie jaoks olulised, saate elektroonilise kirjavahetuse ühtsete reeglite rakendamisega iga päev palju aega võita. Selles artiklis räägime ärikirjavahetuse etiketist.

2. Seitse peamist ärikirjavahetuse eetika reeglit

Jagagem tinglikult ärikirjavahetuse reeglid eetikareeglite kohta Ja suhtlemise ja infovahetuse reeglid.

Kommunikatsioonireegleid reguleerivad äriprotsesside ja -projektide raames toimuva teabevahetuse reeglid. Pühendame neile eraldi artikli. Eetikareeglid kujundavad ettevõtte töötajate sisesuhete stiili ja mõjutavad paratamatult teie ettevõtte maine kujunemist partnerite seas. Näiteks sain hiljuti ühelt meie partnerilt kirja, mis algas sõnadega "Tere pärastlõunal, Bekhterev." Kas teie arvates meie koostöö õnnestus?

Et ärikirjavahetusel ettevõtte nägu mitte kaotada, tuleb järgida ärikirjavahetuse eetika “kuldreegleid”:

1. Alustame kirja alati pöördumisega
2. Kirja teema peab olema
3. Enne saatmist peate kontrollima õigekirja, kirjavahemärke ja kõnevigu.
4. Täht peab olema struktureeritud (ilma vett!)
5. Kiri peab sisaldama õiget sõnastust
6. Kui saadame manuseid kirjaga, siis kindlasti kirjutage, et on lisatud failid (see käik aitab vältida olukordi, kui saadate kirja ja faili pole lisatud; adressaat on kirja lugenud ja lisatud dokumenti ei leidnud , oskab kiiresti vastata ja Teile kirjutada, et lisatud on Teie kirjas märgitud dokumendid puuduvad).
7. Me ei kustuta kunagi kirjavahetust. Üks olulisemaid punkte. Sõnumite ajalugu ei tohi kunagi kustutada, kuna kiri on dokument. Vajadusel peaksite alati saama oma kirjavahetuse ajalugu tõsta. Näiteks Radislav Gandapas lisas oma allkirja isegi palve mitte kustutada kirjavahetuse ajalugu.

3. Tähtede tüübid

Soovitame tähti eristada vastavalt nende kujundusstruktuurile:

1. Suhtluskiri (keeldumiskiri, nõudekiri, tunnustuskiri, õigustuskiri jne)
2. Kokkuleppekiri

Kirjasuhtlus

Seda tüüpi kirjadesse lisame kõik kirjatüübid, mida töötaja oma kutsetegevuses kasutab.

Kirja struktuur

Kirja ei tohiks vormindada ühes tekstis. See peaks olema selgelt struktureeritud ja hästi kujundatud, et saaja ei kaotaks olulist teavet. Kirja struktuur koosneb selgetest komponentidest:

Kirja teema

Kirja teema peaks sisaldama konkreetset tegevust, mida vastajalt ootate: "leppige kokku kokkuleppes", "soovitage küsimusi kaalumiseks", "saada aruanne" jne.

Kui saadate dokumente, peab teemareal olema selge märge kirja manuses sisalduvate dokumentide kohta.

Miks on oluline oma meili teema õigesti vormindada?

Igapäevases infovoos on kirja teemast lähtuvalt vajalikku kirja väga lihtne leida. Ükski täht ei lähe kaduma.

Märkus: kui saadad kirja ettevõttesiseselt, siis vormistatakse kirja teemarida vastavalt etteantud standardile, kui saadad kirja ettevõttest väljapoole, siis on soovitav vormistada teemarida vastavalt mallile: Ettevõte; nimi: kirja eesmärk.

Mida konstruktiivsem on kirja sisu, seda parem! Üks peamisi ärikirjutamise oskusi, mida peaksite oma töötajates arendama, on oskus selgelt ja lühidalt sõnastada oma mõtteid.

P.S. Kui kirja koostamisel mainime vestluspartneri kirjast fakti, tuleb see tsiteerida, eraldades värvi või kirjatüübiga.

Ettevõtte allkiri

Ettevõtte allkirja mall peab olema kõigi ettevõtte töötajate jaoks sama.

Allkiri peaks sisaldama kõiki adressaadi võtmeandmeid, et kirja saajal oleks vajadusel lihtne teiega ühendust võtta.

Lugupidamisega

Täisnimi, ametikoht.

P.S. Kui soovime sooja suhet partneri/kliendiga, siis tasub anda isiklik allkiri. Igal inimesel on hea meel saada isikliku suhtumisega kiri, isegi ametlikus kirjavahetuses.

Isiklik allkiri viitab alati kirja sisule. Näide: Ilusat päeva / Tänan / Rõõm oli teiega täna rääkida / Aitäh, et nii olulisel teemal aega veetsite / Tere pere ja lapsed jne.

To/Kopeeri

Väljad “Saaja” ja “Koopia” täidame viimasena, et mitte kogemata kirja saata, kui see pole veel valmis.

Mis vahe on väljadel Saaja ja Koopia?

Väljale "Saaja" sisestame selle isiku aadressi, kellelt peame mõne toimingu tegema.

Väljale “Koopia” sisestame selle isiku aadressi, kellele kirja sisu lugemisest kasu oleks.

P.S. Meie kogemus on tõestanud, et CC-valdkond on väga kasulik. Kui peame tavalise töötajaga läbirääkimisi, arutame olulisi küsimusi, kuid sisulisi vastuseid ja ettenähtud aja jooksul ei saa, siis tasub sisestada direktori või tippjuhi kirja koopia ja kirjavahetus läheb kohe. alustada konstruktiivselt.

Kahjuks ei ole paljudes ettevõtetes korporatiivkultuuri tase õigel tasemel, mistõttu tekivad olukorrad, kus selleks, et töötaja oma tööd hästi teeks, on vajalik range kontroll juhtkonna poolt.

Outlookil on ka funktsioon nagu “Bcc” – oluline tööriist, mis võimaldab huvilisi kirjast teavitada, kuid samas ei aja saajat segadusse, et kiri pole adresseeritud ainult talle!

Kokkuleppekiri

Tähtis kirjaliik, mis võimaldab teha koosolekust kokkuvõtte, vormistada kirjalikud kokkulepped, märkida valmimisaeg ja selgitada: kas mõlemad pooled said õigesti aru, mida nad tegema peavad?

Selliseid kirju on kasulik koostada pärast kohtumisi, läbirääkimisi ja konverentse, et oleks kirjalikud kokkulepped ja ühine nägemus nende täitmisest.

Kirja struktuur:

1. Tervitused, pöördumised ja tänud arutelus osalejatele.
2. Kokkulepete sõlmimise koosoleku eesmärgi kordamine.
3. Loetelu kõikidest küsimustest, mida arutati, seoses nende kohta tehtud otsustega ja täitmise eest vastutava isiku määramisega.
4. Ideede salvestamine, mis ei vaja ajaloo jaoks kiiret rakendamist.
5. Küsimus adressaatidele: Kas kõike on arvesse võetud? Kas on kommentaare või täiendusi?

Näiteks:

Kirja vormindamine

Font

Tähe font peaks olema ühtne ja pealkirjad võib esile tõsta kaldkirjas, kuid kindlasti tuleb järgida ühtset kujundusstiili.

P.S. Peaksite alati meeles pidama, et suurte tähtedega kirjutatud sõnu tajutakse tooni tõstvatena. Neid tuleks vältida.

Lõik

Soovitav on iga üksik mõte sõnastada eraldi lõiguna, et tekst oleks paremini mõistetav.

Süvendid

Lõigud ei tohiks üksteisega ühineda. Kirja loetavamaks muutmiseks peaksid taanded olema pärast tervitust, enne iga lõiku ja enne allkirja:

Kirja visuaalselt atraktiivsemaks muutmiseks on parem vormindada kirja põhiosas olevad lingid hüperlinkidena:

Kirjutamisstiil

Kutsume teid Sergei Bekhterevi meistriklassi.

Võida selle koolitusega iga päev vähemalt 1 tund vaba aega!

Meistriklassis õpid:
✓ Kuidas hallata ülesandeid nii, et kõik ülesanded oleksid 100% ja õigeaegselt täidetud
✓ Kuidas koosolekuid tõhusalt ette valmistada ja läbi viia
✓ Kuidas korraldada töötajate tulemuslikku tööd ühes kontoris

Saada oma head tööd teadmistebaasi on lihtne. Kasutage allolevat vormi

Üliõpilased, magistrandid, noored teadlased, kes kasutavad teadmistebaasi oma õpingutes ja töös, on teile väga tänulikud.

Sarnased dokumendid

Ärietiketi mõiste ja vormid. Ärisuhtluse eripärad. Etiketivahendite kasutamise põhimõtted. Taotluste vormid ärikirjades. Kõnesituatsioon ja keele standardvahendid. Ärikirjade koosseis ja keelestandard.

abstraktne, lisatud 18.11.2010


Ärikirjade koostamise põhietapid. Äristiili tunnuseks on universaalsete sõnade kasutamine. Põhinõuded kirja tekstile, detailide kompositsioonile. Ärikirjavahetuse liigid ja tunnused. Etikett taotluste, keeldumiste ja pretensioonide väljendamisel.

kursusetöö, lisatud 08.02.2011


Ametliku äristiili põhijooned ja tunnused. Ärikirja ja tellimuse ülesehitus ja näide. Suulise ja kirjaliku vormi vahekord. Ärivestlus telefonis. Teadvuse ja reklaamikeele manipuleerimine. Kuulamise tüübid: peegeldav ja mittepeegeldav.

esitlus, lisatud 04.05.2013


Moodsate kirjade kirjutamise põhireeglid. Kirja kirjutamise etikett kaasaegses äris. Suhtumine kirjavahetusse minevikus, kirjade kirjutamise näited möödunud sajandil ja tänapäeva maailmas. Kirjatüübid olemuselt: ärilised, sõbralikud, tseremoniaalsed.

abstraktne, lisatud 24.04.2010


Ärietikett kui inimese sisemise moraali ja kultuuri väline väljendus. Ärikirja ülesehitus ja sisule esitatavad nõuded, kõneklišeede ja valemite olemus. Ametliku ärilise kõnestiili tunnused, terminite süsteem diplomaatia keeles.

esitlus, lisatud 24.11.2012


Ametlik kirjavahetus kui ärietiketi oluline osa. Üldnõuded ärikirjale. Rahvusvahelise kirjavahetuse reeglid. Ärikirja nõutavad atribuudid. Tüüpilised ärikirjade liigid. Organisatsioonisisene kirjavahetus, õnnitluskirjad.

abstraktne, lisatud 19.06.2010


Halbade uudistega kirjaplaani koostamise omadused ja reeglid. Kirja kirjutamise strateegia: sihtrühma analüüs; teabe levitamiseks sobiva kanali ja vahendite valik. Keeldumiskirjade tüübid. Kirjalike kaebuste koostamine.

test, lisatud 14.11.2010


Kaasaegne etikett kui inimese ja ühiskonna väliskultuuri lahutamatu osa. Kombekoodeks ja käitumisreeglid, kirjaliku ärisuhtluse etiketi tunnused. Ettevõtte kirjaplank: paberi ja fontide valik. Visiitkaart, ärikirjade liigid, email.