بیایید بفهمیم که تأیید چگونه رسمی می شود. هر سازمان، البته، گزینه ها و ترکیب های خاص خود را دارد. ما سعی خواهیم کرد موارد ممکن را نشان دهیم.

تایید خارجی

برای تأیید خارجی، GOST R 6.30-2003 استفاده از مهر تأیید را در پیش نویس سند توصیه می کند. اجازه دهید به شما یادآوری کنم که مهر تأیید شرطی است که موافقت سازمان دیگری را که نویسنده سند نیست با محتوای آن بیان می کند (GOST R 7.0.8-2013، تعریف 56).

قطعه سند

نمایش کوچک کردن

3.23. مهر تایید سند شامل کلمه AGREED، موقعیت شخصی که سند با او تایید شده است (شامل نام سازمان)، امضای شخصی، رونوشت امضا (حداقل اول، نام خانوادگی) و تاریخ تایید مثلا :

موافقت کرد

رئیس آکادمی مالی
زیر نظر دولت فدراسیون روسیه
امضای شخصی A.G. گریازنووا
تاریخ

در صورتی که تایید از طریق نامه، پروتکل و غیره صورت پذیرد، مهر تایید به شرح زیر تنظیم می شود:

موافقت کرد

نامه ای به آکادمی روسیه
علوم پزشکی
مورخ 06/05/1382 شماره 430-162

موافقت کرد

صورتجلسه هیئت مدیره
دولت روسیه
شرکت بیمه "Rosgosstrakh"
مورخ 06/05/2003 شماره 10

مثال 1

نمایش کوچک کردن

مثال 2

نمایش کوچک کردن

ثبات داخلی

1. تایید سند (ویزای تایید)

این شکل تأیید اغلب توسط سازمان‌های کوچکی استفاده می‌شود که فهرست افراد تأییدکننده کاملاً محدود است یا برای اسنادی که توسط چند نفر تأیید شده است.

با این حال ، این روش برای شرکت های بزرگ که لیست توافقات آنها به ده ها (احتمالاً بیشتر) مقامات می رسد ، اصلاً مناسب نیست.

GOST R 6.30-2003 ترسیم را توصیه می کند تایید ویزامشابه مهر تایید، اما بدون ذکر کلمه "AGRED" و نام سازمان به عنوان بخشی از سمت تایید کننده (با تایید داخلی، از قبل مشخص است که این مقام در سازمانی که سند را تنظیم کرده است کار می کند). تفاوت زیر: تایید داخلی پروژه در صورت وجود نظراتی امکان پذیر است که باید پیوست شود.

قطعه سند

نمایش کوچک کردن

GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد واحد. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات تهیه سند"

3.24. تأیید سند با ویزای تأیید سند (از این پس ویزا نامیده می شود) صادر می شود که شامل امضا و سمت شخص تأیید کننده سند، رونوشت امضا (حرف اول، نام خانوادگی) و تاریخ امضا می شود. مثلا:

امضای شخصی A.S. اورلوف
تاریخ

در صورت وجود هرگونه نظر در مورد سند، ویزا به شرح زیر صادر می شود:

نظرات پیوست شده است
رئیس اداره حقوقی
امضای شخصی A.S. اورلوف
تاریخ

نظرات در یک برگه جداگانه، امضا شده و به سند پیوست می شود.

برای سندی که اصل آن نزد سازمان باقی می ماند، روادید در پایین سمت عقب آخرین برگه سند اصلی الصاق می شود.

برای سندی که اصل آن از یک سازمان ارسال شده است، ویزا در پایین سمت جلوی کپی سند ارسال شده چسبانده می شود.

امکان صدور مدارک ویزا در برگه تاییدیه جداگانه وجود دارد.

به تشخیص سازمان مجاز است سند و پیوست های آن را صفحه به صفحه تایید کند.

مثال 3

نمایش کوچک کردن

2. برگه تاییدیه

در عمل، اغلب می توانید مجموعه ای از ویزای تایید برای پیش نویس سند را نه در خود سند، بلکه در برگه تایید آن پیدا کنید.

برگه تأیید سند (vising) بخشی از یک سند رسمی با علائم تأیید (ویزا) است (GOST R 7.0.8-2013).

شکل آن ممکن است در سازمان های مختلف بسیار متفاوت باشد. با در نظر گرفتن این تعریف، توجه می کنیم که استفاده از آن دقیقا مجاز است نشانه هادر مورد تایید، نه ویزای تایید کننده. بنابراین، پرینت‌های چاپ شده از EDMS و MS Outlook (در ادامه بیشتر به شکل 4 و مثال 6 مراجعه کنید) چیزی بیش از برگه‌های تایید نیستند.

من می خواهم توجه داشته باشم که تأیید خود سند پیش نویس یا جمع آوری امضاهای "زنده" در برگه تایید کاغذی قابل اعتمادترین گزینه است، زیرا شخص تأیید کننده بعید است که بعداً از امضای شخصی خود صرف نظر کند.

مثال 4

نمایش کوچک کردن

مثال 5

نمایش کوچک کردن

3. هماهنگی از طریق ایمیل (به عنوان مثال، در MS Outlook)

جمع آوری امضاهای "زنده" در پیش نویس سند یا برگه تایید زمان زیادی می برد. و ماهیت فرآیند تأیید ساده نیست. بنابراین، خدمات مدیریت اداری سعی دارند زندگی را هم برای خود و هم برای تأیید کنندگان ساده کنند. یکی از گزینه های این ساده سازی استفاده از تایید الکترونیکی است. و حتی اگر یک EDMS با عملکرد اداری ویژه ندارید، ایمیل معمولی به احتمال زیاد بر روی رایانه های همه افراد تأیید کننده نصب می شود. و به هر حال، با استفاده از MS Outlook می توان تأیید الکترونیکی فایل های ارسال شده از طریق آن را سازماندهی کرد.

اجازه دهید به طور خلاصه توضیح دهم که چگونه می توانید از این استفاده کنید:

با این حال، می خواهم توجه داشته باشم که این گزینه معایبی نیز دارد. شخص موافق همیشه می تواند بگوید که شخص دیگری در غیاب او از رایانه او رای داده است. شرکت ها سعی می کنند چنین سوء تفاهم هایی را برطرف کنند:

• یا با استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی توسط هر شرکت کننده در فرآیند (یک مکانیسم بسیار گران قیمت)،
• یا در مقررات داخلی (مثلاً "در مورد امنیت" ، "در مورد استفاده از ایستگاه کاری خودکار" و غیره) سعی می کنند کارمندان را مجبور کنند فقط از رایانه خود برای کار استفاده کنند و هنگام خروج آن را با رمز عبور مسدود کنند.

4. تایید در EDMS

یک راه حتی پیشرفته تر برای هماهنگ کردن اسناد استفاده از سیستم های مختلف مدیریت اسناد الکترونیکی است.

1. آغازگر برنامه خاصی را به EDMS (BUSINESS، Boss-referent، Directum و غیره) وارد می کند و یک سند پیش نویس را پیوست می کند.
2. تصویب کنندگان پس از بررسی پیش نویس، نظرات خود را می گذارند و رأی می دهند.
3. آغازگر می تواند نتیجه رای گیری را چاپ کرده و آن را برای امضا به پیش نویس سند پیوست کند. به عنوان یک قاعده، این "نتیجه" (برگ تایید) با امضای کارمند مسئول خدمات مدیریت دفتر تایید می شود.

در سازمان ما مرسوم است که از دو شکل تأیید بنا به صلاحدید آغازگر استفاده شود:

• مجموعه ای از ویزاهای "زنده" در برگه تایید کاغذ یا
• تأیید در EDMS - در این مورد، یک برگه تأیید نیز ایجاد می شود، اما به طور خودکار پر می شود (نشان داده شده در مثال 6).

با این حال، ترکیب این روش ها هنگام تایید یک سند ممنوع است، زیرا برخی از تایید کنندگان نظرات دیگران را نمی بینند. برگه تأیید چاپ شده از EDMS باید با امضای رئیس EDMS تأیید شود.

مثال 6

نمایش کوچک کردن

«...عصر بخیر، لحظات خوشی داشته باشید. سلام، کاترینا ماتویونا گرانبها.

مرا به خاطر تاخیر گذشته سرزنش نکنید. ظاهراً این سرنوشت من است. با این حال، دیگر هیچ یک از اینها انتظار نمی رود. از این رو به شما عجله می کنم که زنده و سالم هستم و برای شما نیز همین آرزو را دارم...»

از نامه ای از سرباز ارتش سرخ رفیق سوخوف

(فیلم "خورشید سفید صحرا")

کدام یک از ما نامه تکان دهنده ای را به همسرش، "کاترینا ماتویونا بی ارزش" که سرباز ارتش سرخ، فئودور ایوانوویچ سوخوف ذهنی در طول فیلم نوشت، به خاطر نمی آورد؟ این نامه البته شخصی بود و کاری نبود. اما با توجه به موقعیت زندگی که شخصیت ها در آن قرار داشتند، از دقت، ساختار و ویژگی های فردی مشخصه مکاتبات تجاری برخوردار بود.

یک کارمند خدمات مدیریت دفتر، مانند سرباز ارتش سرخ سوخوف، اغلب مجبور است مشکلات مختلفی را حل کند و نامه بنویسد، گاهی اوقات در مورد غیرمنتظره ترین موضوعات. به نظر می رسد، چه چیزی می تواند ساده تر باشد؟ اما معلوم می شود که دستور مدیر برای «نامه نویسی» می تواند طوفانی از آشفتگی در روح و ذهن منشی ایجاد کند: «یک نامه؟!.. چگونه بنویسیم؟! چی بنویسم؟! چگونه فرمت کنیم و چگونه برای گیرنده ارسال کنیم؟! ناگوار!!!"

در واقع، هیچ چیز وحشتناک یا دشواری در مورد این تکلیف وجود ندارد. و اگر تا به حال (و قطعاً) در مدرسه انشا نوشته اید، نوشتن نامه به تلاش های مافوق بشری شما نیاز ندارد. شما به دقت، پشتکار، آگاهی از فرآیندهای تجاری سازمان خود، توانایی درک مسائل و شرایطی که گاهی برای شما ناآشنا است، توانایی به دست آوردن اطلاعات مورد نیاز از سایر بخش ها، خدمات و کارکنان، و سواد در ارائه نیاز دارید. .

بیایید با الزامات کلی برای نوشتن نامه های تجاری شروع کنیم.

برای یادگیری بیشتر

ساختار متن یک نامه تجاری

در کلی ترین حالت، متن نامه تجاری شامل موارد زیر است:

• آدرس (فرمول آداب معارفی)؛
• بخش مقدماتی؛
• بخش اصلی؛
• قسمت پایانی؛
• فرمول نهایی آداب

بیایید نگاهی دقیق تر به آنها بیندازیم.

درخواست،یا فرمول آداب معارفی (فرمول ادب):"سلام اکاترینا ماتویونا گرانبها!"

آدرس (فرمول آداب معارفی، فرمول ادب و غیره) برای ابراز احترام به مخاطب، جلب توجه مخاطب به موضوع نامه است و ممکن است حاوی موقعیت، نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی شخصی باشد که این نامه به او خطاب می شود. خطاب شده است: ولادیمیر پتروویچ عزیز!

هنگام خطاب به مهم ترین و مهم ترین افراد، سلام "عزیزترین" قابل استفاده است.

مثلا:

• جناب وزیر محترم!
• جناب آقای استاندار!
• جناب وخروشین عزیز!

اگر خطاب به کارکنان سازمان یا گروه خاصی از کارمندان باشد، فرمول آداب معاشرت به این شکل است: آقایان عزیز!

آشنایی در ارتباطات غیرقابل قبول است. عبارت «عزیز...» یا «عزیز...» و مانند آن در نامه تجاری نامناسب است.

توجه داشته باشید

در انتهای آدرس باید یک علامت تعجب وجود داشته باشد. کاما، اگرچه از نظر گرامری قابل قبول است، در این مورد نامناسب خواهد بود.

پیام در مرکز سند تراز شده است.

راستی

درخواست تجدیدنظر جزء اجباری نامه نیست. در نامه‌های رسمی با محتوای استاندارد، در نامه‌های پوششی که حاوی درخواست نیستند و سایر نامه‌های بی‌اهمیت که نیازی به رسیدگی شخصی توسط مدیر ندارند، درخواست تجدیدنظر قابل حذف است. مثلا: لطفاً یک گزارش آشتی با Amethyst LLC از تاریخ 30 دسامبر 2014 به آدرس: st. Tverskaya، خانه 1، دفتر 23، Ensk، 123645.

بخش مقدماتی.ممکن است حاوی:

• دلیل و هدف از نوشتن این نامه مثلا: سازمان شما در روند رقابتی شماره 118-SAZHKKH برای خرید تجهیزات شهری برای نیازهای خدمات شهری منطقه سرزمینی Ensk شرکت کرد.
• پیوند به یک سند مرتبط با موضوع نامه. مثلا: در پاسخ به نامه شما ر. شماره 125/1 مورخ 22 تیر 1394 به اطلاع می رساند...;
• خلاصه ای کوتاه از یک موقعیت، واقعیت یا رویداد. مثلا: در چارچوب قرارداد تامین شماره 251 مورخ 17 نوامبر 2014 منعقد شده با آمتیست LLC، تجهیزات راهسازی به مبلغ 2250000 روبل عرضه شد.
• عبارات آداب معاشرت برای ابراز قدردانی، پشیمانی، تبریک، تسلیت و غیره، به عنوان مثال: از متخصصان بخش فنی شرکت Amethyst LLC برای عیب یابی سریع و واجد شرایط ارتباطات فنی که منبع تغذیه ساختمان اداری Elegia LLC را فراهم کردند تشکر می کنم.

همچنین، قسمت مقدماتی می تواند وضعیت کلی را توصیف کند (مانند رفیق سوخوف، که به لطف استعداد ذاتی خود به عنوان یک داستان نویس، همچنین نمی تواند بدون مقدمه کار کند): کاترینا ماتوونای عزیز بدان که نبردهای طبقاتی امروز به طور کلی به پایان رسیده است و ساعت رهایی جهان فرا می رسد. و نوبت من بود که به خانه برگردم تا با تو در سرزمین عزیزم زندگی جدیدی بسازم..

بخش اصلی.حاوی بیانیه ای از مشکل، وضعیت، با حقایق، استدلال ها و شواهد مرتبط است. باید از نظر معنی به قسمت مقدمه مرتبط شود و منطقاً به نتایجی که در قسمت پایانی آمده است منجر شود. این سخت ترین و شدیدترین بخش یک نامه تجاری است. لازم است با تهیه آن بسیار دقیق و مسئولانه برخورد شود و مدارک و مستندات مناسب تهیه شود.

اینجاست که دانش فرآیندهای کسب و کار و توانایی به دست آوردن اطلاعات لازم مفید خواهد بود.

بسته به موضوع نامه، قسمت اصلی می تواند کوتاه یا پیچیده (شامل پاراگراف ها و زیر پاراگراف ها) باشد. هنگام فرمول بندی عبارات، سادگی ارائه را انتخاب کنید.

همیشه باید به یاد داشته باشید که جملات ساده معمولی بسیار ساده تر از جملات پیچیده و پیچیده با علائم نگارشی فراوان درک می شوند. به عنوان مثال، اصل سؤال را می توان به صورت زیر بیان کرد:

در آوریل 2015، Izumrud LLC مجموعه ای از تجهیزات برش فلز را تولید کرد که توسط شرکت حمل و نقل Delovye Linii برای Amethyst LLC ارسال شد و 14 روز دیرتر از موعد مقرر توسط Amethyst LLC دریافت شد که توسط فاکتور شماره 1125/245 از تأیید شده است. 1394/04/23 که اصل آن توسط شرکت حمل و نقل “Business Lines” در اختیار ما قرار گرفته است، در رابطه با آن “ایزومرود” LLC موظف به پرداخت جریمه “Amethyst” LLC به مبلغ ...

یا می توانید این کار را انجام دهید:

در 2 آوریل 2015، Izumrud LLC تجهیزات برش فلز را به Amethyst LLC ارسال کرد. تجهیزات در 23 آوریل 2015 دریافت شد. این واقعیت توسط بارنامه شماره 1125/245 مورخ 23 آوریل 2015 ارائه شده توسط شرکت حمل و نقل Delovye Linii LLC تأیید شده است.

زمان تخمینی تحویل تجهیزات طبق قرارداد شماره 12 مورخ 8 اسفند 1393 7 روز تقویمی از تاریخ ارسال می باشد. در این مورد شامل 21 روز تقویمی است. بدین ترتیب در صورت تخطی از مهلت های تحویل تجهیزات مطابق بند 3.12 قرارداد فوق، شرکت ایزومرود موظف به پرداخت جریمه ای به مبلغ ...

به طور کلی، الزامات زیر برای ارائه اعمال می شود:

• انطباق با قوانین فعلی؛
• لحن خنثی و تجاری مانند ارائه؛
• مجاز به استفاده از اختصارات (LLC، وزارت موقعیت های اضطراری، وزارت امور داخلی، نیروگاه دولتی منطقه، بازرسی ایمنی ترافیک دولتی و غیره) و اختصارات رایج (متر مربع، کیلوگرم، gr-n، str.، و غیره، صندوق پستی و غیره)؛
• استفاده از صدای غیرفعال (به عنوان مثال، شما باید بنویسید " توسط ما ساخته خواهد شد…"، اما نه " تولید خواهیم کرد...»، تمرکز بر عمل در حال انجام، و نه بر روی شی تولید کننده آن).
• استفاده از عبارات قالب (به اصطلاح فرمول های زبان) مشخصه صنعت یا نوع فعالیتی که شرکت شما به آن تعلق دارد. به عنوان نمونه ای از کاربرد استادانه و ارگانیک آنها می توان به همان نامه رفیق سوخوف اشاره کرد: با این حال، ما یک مشکل جزئی داشتیم. به سه روز فکر می کنم، نه بیشتر. یعنی برای من، به عنوان یک مبارز آگاه،دستور داده است اسکورت گروهی از رفقا از شرق برادر...همچنین می خواهم به شما بگویم: نابجاییمال ما به آرامی اجرا می شود، در فضای اجتماع برادرانه و هماهنگی». همانطور که می بینیم، او فعالانه از عبارات پایدار انقلابی و زمان جنگ استفاده می کرد.

به طور کلی، یک نامه تجاری ممکن است شامل عبارات الگوی زیر باشد:

• مدارک زیر را برای تایید برای شما ارسال می کنیم...;
• به عنوان بخشی از اجرای توافقات به دست آمده...
• در پاسخ به نامه شما ر. خیر.... از... اطلاع رسانی...;
• مطابق موافقتنامه منعقده شماره ....
• به اطلاع می رسانیم در بازه زمانی ... تا ...
• ما تشکر عمیق خود را ابراز می کنیم ...و غیره.

چنین ساختارهای لغوی گاهی اوقات می تواند معنای حقوقی اضافی داشته باشد، به عنوان مثال، اگر متن حاوی عبارت نباشد، ضمانت نامه تلقی نمی شود. "ما پرداخت را تضمین می کنیم."

یکی از ویژگی های متمایز نامه تجاری نیز وضوح و مختصر بودن متن است (تقسیم به پاراگراف ها، استفاده از جملات ساده رایج).

• استدلال؛
• عینیت (متن نامه باید حاوی اطلاعات عینی در مورد رویدادها و حقایق باشد.
• عدم ابهام در اصطلاحات و فرمول ها.

قسمت پایانینهایی است و ممکن است شامل موارد زیر باشد:

نتیجه گیری از مطالب فوق: بنابراین، از حقایق فوق چنین استنباط می شود که این مورد از کار افتادن مکانیسم مشمول ضمانت نمی شود، زیرا قوانین عملیاتی نقض شده است.;

درخواست: با توجه به موارد فوق، از شما می خواهیم امکان اصلاح کاستی های شناسایی شده در حین کارکرد محصول را در نظر بگیرید.

مورد نیاز: ما تقاضا داریم که بدهی موجود تا 1 اکتبر 2015 بازپرداخت شود.

هشدار: در صورت عدم رعایت الزامات قرارداد، ما این حق را برای خود محفوظ می داریم که برای حفظ منافع خود به دادگاه داوری مراجعه کنیم.;

پیشنهاد: ما پیشنهاد می کنیم خواسته های خود را برای بازپرداخت به مبلغ 15000 (پانزده هزار) روبل برآورده کنیم.

امتناع: بر اساس حقایق بیان شده، ما مجبوریم از برآوردن نیازهای شما خودداری کنیم.;

یادآور: یادآور می‌شویم که مطابق بند 17 اسناد مناقصه، شما نیاز به تأمین امنیت تحت قرارداد داریدو غیره.

فرمول نهایی آداب،یا فرمول ادبیک نامه تجاری معمولاً با یک فرمول آداب معاشرت نهایی منعقد می شود - عبارتی پایدار که نشان دهنده احترام، امید به همکاری بیشتر یا پشیمانی از خاتمه همکاری یا از دست دادن فرصت های خاص است، به عنوان مثال:

• ما مشتاقانه منتظر همکاری بیشتر هستیم;
• ما از مشکلات پیش آمده متاسفیم.

یک نامه تجاری می تواند با عبارتی حاوی ابراز احترام، عنوان سمت مسئول امضا کننده نامه، امضای شخصی دست نویس او و رونوشت امضا پایان یابد:

خالصانه،

رئیس گمرک ترکستان ورشچاگین P.A. ورشچاگین

توجه داشته باشید

فرمول نهایی ادب "با احترام" فقط در صورتی اعمال می شود که نامه با آدرس "عزیز (نام یا موقعیت کامل)" شروع شده باشد، اما اجباری نیست. بسته به موقعیت، ابراز احترام مکرر ممکن است نامناسب باشد و به نظر مطیع، تحقیرآمیز یا کنایه آمیز باشد. به همین دلایل، استفاده از صفت‌های فوق‌العاده یا کلماتی که معنای احساسی یک جمله را تقویت می‌کنند در مکاتبات تجاری توصیه نمی‌شود. مثلا:

متأسفانه کاتالوگ شما را دریافت نکردیم;

عزیز…;

با نهایت تأسف به شما اطلاع می‌دهیم که نمی‌توانیم به درخواست شما پاسخ دهیم..

دکور

نامه های تجاری باید به شدت بر روی سربرگ سازمان صادر شود که حاوی جزئیات لازم باشد. یک فرم نمونه در ضمیمه B به GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه" آورده شده است. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی."

در عمل، جزئیات کافی برای تهیه نامه های تجاری عبارتند از:

• نشان سازمان یا علامت تجاری (لوگو)، در صورت وجود (1)؛
• OKPO (2)؛
• شماره ثبت ایالت اصلی (OGRN) یک شخص حقوقی (3)؛
• شماره شناسایی مالیات دهندگان / کد دلیل ثبت نام (TIN/KPP) (4)؛
• نام سازمان (5)؛
• اطلاعات مرجع در مورد سازمان (شامل آدرس پستی، شماره تلفن و سایر اطلاعات به تشخیص سازمان) (6)؛
• تاریخ سند (7)؛
• شماره ثبت سند (8);
• مراجعه به شماره ثبت و تاریخ سند (9)؛
• مقصد (10)؛
• عنوان متن (11);
• متن سند (12);
• علامت در مورد حضور برنامه (13)؛
• امضا (14);
• علامت در مورد مجری (15).

محل قرارگیری جزئیات در مثال 1 آورده شده است.

طبقه بندی

نامه های تجاری را می توان بسته به هدف و محتوای آنها تقسیم کرد.

مشایعت.نامه های پوششی برای ارسال اسنادی در نظر گرفته شده است که قسمت آدرس ندارند. متن جلد نامه باید حاوی پیوندی به پیوست ها - اسنادی باشد که به همراه این نامه ارسال می شوند. چنین نامه هایی ممکن است حاوی درخواست ها، توضیحات و غیره باشد.

نامه های پوششی به یک سازمان سطح بالاتر باید با عبارت "ما به شما ارائه می دهیم ..."، به یک سازمان سطح پایین - با "ما برای شما ارسال می کنیم ..."، به یک سازمان شخص ثالث - با "ما برای شما می فرستیم..." (مثال 2).

توجه داشته باشید

پوشش نامه تضمینی نیست که پاکتی که دریافت می کنید دقیقاً حاوی آن مدارک و به مقدار مشخص شده در پوشش نامه باشد. به عبارت دیگر نامه موجودی نبوده و به عنوان تاییدیه ارسال برخی مدارک به مراجع قضایی قابل ارائه نیست.

هنگام ارسال مدارک نیازی به ارائه نامه پوششی نیست.

ضمانتنامه.به عنوان یک قاعده، شامل دو بخش است: درخواست برای انجام چیزی، اطمینان از انجام تعهدات از طرف آن، و از نظر قانونی به منزله تصدیق یک بدهی است (مثال 3).

تبریک می گویم.چنین نامه هایی به شکل نسبتاً آزاد تهیه می شوند و به برخی جشن ها اختصاص داده می شوند - یک تاریخ به یاد ماندنی، یک تعطیلات رسمی رسمی، یک رویداد مهم برای یک سازمان یا شخص خاص. نامه های تبریک می تواند هم بر روی سربرگ سازمان و هم بر روی فرم های هنری، کاغذ رنگی و همچنین حاوی عناصر تزئینی و گرافیکی باشد.

متشکرم.نامه قدردانی برای یک شهروند، مقام یا سازمان ارسال می شود که در آن از اقدامات انجام شده تشکر می کند (مثال 4).

چنین حروفی ممکن است از عبارات زیر استفاده کنند:

• از شما صمیمانه تشکر می کنیم...;
• از کمکتان سپاسگزارم...;
• اجازه بدهید از شما تشکر کنم...

اطلاع - یک نامه تجاری که مخاطب را در مورد هر رویدادی مطلع یا مطلع می کند. ممکن است حاوی توضیحاتی در مورد روش شرکت در رویداد، درخواست ها (پرسشنامه شرکت کنندگان، برنامه رویداد، مقررات، مواد تبلیغاتی) و غیره باشد.

اگر نامه اطلاع رسانی برای توزیع بین طیف گسترده ای از افراد در نظر گرفته شده است، جزئیات "مخاطب" روی نامه تنظیم نشده است یا به صورت کلی تهیه شده است. چنین نامه ای باید توسط رئیس سازمان یا مدیر مسئول انجام این رویداد امضا شود (به نامه اطلاع رسانی در مثال 1 مراجعه کنید).

درخواست (درخواست) - این یک نامه تجاری است که برای به دست آوردن هرگونه اطلاعات یا اسناد ارسال می شود (مثال 5). نامه های استعلام نیاز به پاسخ اجباری دارددر قالب پاسخ نامه متن نامه درخواست باید حاوی توجیهی برای لزوم ارائه اطلاعات یا مدارک مورد نظر باشد.

پیام.این یک نوع نامه تجاری است که مخاطب را در مورد هر واقعیت یا رویدادی که منافع هر دو طرف - نویسنده و مخاطب را تحت تأثیر قرار می دهد، مطلع می کند (مثال 6). پیام نامه می تواند مختصر باشد و بلافاصله با عبارت "به اطلاع شما می رسانیم که ..." شروع شود یا می تواند مفصل تر باشد و حاوی یک توجیه باشد: "با توجه به اینکه ...".

در مثال بالا، جزئیات تغییر یافته قبلاً در متن نامه موجود است، اما، صادقانه، صادقانه پاسخ دهید: وقتی نامه ای دریافت می کنید، چند بار به این خطوط اعداد نگاه می کنید و آنها را با موارد قبلی مقایسه می کنید؟ به همین دلیل است که یک پیام نامه مورد نیاز است - تا توجه مخاطب را به این واقعیت جلب کند.

در عمل، نامه اطلاع رسانی و نامه پیام کمی متفاوت است. بنابراین، در مورد این موضوع وحشت کنید: "چه کابوس است، من پیمانکار را فرستادم اطلاع، اما لازم بود پیام!!!» نیازی نیست. هیچ چیز وحشتناکی در این واقعیت وجود ندارد که در متن نامه به جای "ما اطلاع رسانی می کنیم" نوشته اید "به اطلاع می رسانیم".

پیشنهاد.ارسال شده به یک شریک یا طرف مقابل بالقوه و حاوی پیشنهاد همکاری (مثال 7). این نوع شامل پیشنهادات تجاری (پیشنهاد) می باشد. نامه پیشنهاد ممکن است حاوی اطلاعات کلی و جزئی در مورد سازمان و محصول ارائه شده باشد:

• تاریخچه مختصری و اطلاعات کلی در مورد سازمان شما (سال تاسیس، پایه تولید و انبار، دستاوردها، شرکت در رویدادهای مهم، جوایز، دیپلم، عناوین و غیره)؛
• جزئیات سازمان؛
• لیست قیمتی که نشان می دهد در چه تاریخی معتبر است (اگر می خواهید تمام محصولات شرکت خود را به طور کلی ارائه دهید و سطح قیمت آنها را به یک شریک بالقوه نشان دهید).
• نام دقیق محصول ارائه شده (اگر پیشنهاد برای نوع خاصی از محصول یا خدمات ارائه شده باشد)؛
• تصویر محصول؛
• ویژگی های اصلی و مهم محصول ارائه شده؛
• قیمت کالا یا خدمات ارائه شده و مدت اعتبار آن با ذکر واحد پولی و ذکر اینکه قیمت در چه قالبی درج شده است (با یا بدون مالیات بر ارزش افزوده).
• شرایط و هزینه تحویل؛
• شرایط دریافت تخفیف و ...

نامه پیشنهادی می تواند به یک مخاطب خاص ارسال شود یا به طور انبوه برای طیف گسترده ای از طرفین ارسال شود.

نتیجه بررسی توسط مخاطب یک پیشنهاد نامه ممکن است مذاکرات تجاری یا انعقاد یک توافق باشد، بنابراین، سود آینده سازمان شما ممکن است به سواد تهیه آن و صحت داده های ارائه شده در آن بستگی داشته باشد.

تائیدیه.نوعی نامه تجاری که من در عمل به ندرت با آن مواجه شده ام که در آن مخاطب دریافت هر گونه اطلاعات یا اسنادی را تأیید می کند (مثال 8). معمولاً در پاسخ به نامه پوششی یا نامه ارتباطی صادر می شود. نامه تایید از عبارات زیر استفاده می کند:

• ما دریافت مدارک زیر را تایید می کنیم:…;
• ما دریافت پیام تغییر جزئیات را تایید می کنیم... .

نامه تقاضا.این نوع نامه تجاری برای تشویق مخاطب به انجام تعهدات خود نوشته می شود. با لحن ارائه نسبتاً طبقه بندی شده متمایز می شود که با استفاده از ساختارهایی مانند:

• ما فوراً خواستار پرداخت بدهی هستیم;
• ما تقاضا داریم که کالا بلافاصله به ...و غیره.

درخواست نامه الزاماً باید حاوی بیانیه ای از شرایط توافق نامه های قبلاً پذیرفته شده، پیوند به اسناد (قراردادها، موافقت نامه ها و غیره)، ماهیت وضعیت فعلی، الزام به انجام تعهدات و همچنین عواقب برای مخاطب باشد. در صورت عدم انجام تعهدات، به عنوان مثال: در صورت عدم انجام تعهدات خود، پرونده به دادگاه داوری ارجاع خواهد شد.

مورد خاص تقاضانامه است نامه شکایت.با توصیف ماهیت نقص محصول، کیفیت پایین خدمات و غیره با یک درخواست ساده تفاوت دارد. بخش پایانی الزامات را تعیین می کند: تعویض محصول تحت گارانتی، انجام تعمیرات گارانتی، بازگرداندن پول و غیره. این ادعا ممکن است حاوی عکس هایی از محصول معیوب، اسنادی باشد که هزینه های اضافی انجام شده توسط طرف شروع کننده را تأیید می کند (به عنوان مثال، برای درمان، استفاده اجباری از خدمات سازمان های شخص ثالث و غیره) (مثال 9).

نامه پاسخ.این نامه در پاسخ به درخواست، تقاضا یا شکایت تنظیم شده است (مثال 10).

انواع دیگر نامه ها، به عنوان یک قاعده، نیازی به پاسخ ندارند.

هنگام نوشتن پاسخ، لازم نیست در متن بنویسید: "در پاسخ به نامه شما شماره .... از..."، زیرا اطلاعات نامه اصلی دریافت شده در جزئیات "پیوند به تاریخ" وارد شده است. و شماره سند دریافتی.

سبک پاسخ شما باید با سبک نامه ای که به آن پاسخ می دهید مطابقت داشته باشد. با این حال، این بدان معنا نیست که شما نیاز به تکرار اشتباهات سبک و گرامری موجود در آن دارید.

خوب، من تجربه خود را مطابق با اصول اولیه نوشتن نامه های تجاری در موضوعات مختلف با شما به اشتراک گذاشتم.

در واقع موضوع نامه نویسی تمام نشدنی است! در هر مورد خاص، شما باید مسئولانه و خلاقانه به ایجاد یک نامه تجاری نزدیک شوید و سپس در این مسیر خاردار خوش شانس خواهید بود!

اجازه بدهید از اینجا مرخصی بگیرم، یا همانطور که رفیق فراموش نشدنی سوخوف نوشته است: «من شاهد آن هستم، مبارزی برای خوشبختی زحمتکشان سراسر زمین، هنگ پرولتری انقلابی بین المللی ماوراء خزر به نام رفیق آگوست. ببل، سرباز ارتش سرخ فئودور ایوانوویچ سوخوف.

نامه پوششی برای یک توافق نامه یک سند اجباری است که بدون آن خود توافق برای بررسی و امضا پذیرفته نخواهد شد. هنگام تهیه نامه پوششی برای توافق نامه ارسال شده به طرف مقابل برای امضا، لازم است برخی از تفاوت های ظریف توضیح داده شده در مقاله را در نظر بگیرید.

از مقاله یاد خواهید گرفت:

نوع مکاتبات رسمی - نامه پوشش قرارداد

سازمان در فرآیند انجام انواع فعالیت های خود - اقتصادی، سازمانی، تولیدی یا به عنوان مثال اقتصادی، مکاتبات رسمی زیادی را دریافت و ارسال می کند. گیرندگان و خبرنگاران آن شامل سازمان های سطح بالاتر، مقامات ایالتی و شهری، تامین کنندگان، مشتریان، شرکای تجاری و حتی افراد هستند.

مهمترین بخش جریان اسناد خارجی نامه ها هستند، زیرا آنها یا به صورت اسناد جداگانه ارسال می شوند یا همراه با بسته هایی از اسناد - مالی، حسابداری و غیره هستند که حاوی جزئیاتی مانند آدرس گیرنده نیستند. شامل، مقدمه ای که برای یک نامه یا مدرک نوشته می شودبا قراردادهای منعقد شده توسط شرکت یا برنامه ریزی شده برای انعقاد ارسال می شوند.

ویژگی اصلی کاور لترها، از جمله نامه های پوششی برای قراردادها، وجود فهرستی از اسناد پیوست شده به آن و متنی است که هدف از ارسال این اسناد به مخاطب را توضیح می دهد. یکی دیگر از ویژگی های متمایز چنین نامه هایی ماهیت ثانویه آنها است - چنین نامه هایی خود اسناد مستقلی نیستند. همچنین در صورتی که چنین نامه ای بدون ضمیمه مدارک مندرج در آن برای مخاطب ارسال شود، مسئول رسیدگی اولیه به مکاتبات در سازمان موظف است آن را پس دهد. در این مورد، همچنین باید اقدامی تنظیم شود که تأیید کند اسناد مشخص شده در پوشش نامه وجود ندارد.

نحوه تهیه کاور لتر برای قرارداد، نمونه

نامه پوشش قرارداد، به دلیل ماهیت ثانویه، بار اطلاعاتی ندارد، اما طبق قوانین تعیین شده تنظیم شده است:

تأیید واقعیت ارسال اسناد ذکر شده به عنوان پیوست؛

تایید مهلت؛

دستورالعمل هایی در مورد هدفی که اسناد ذکر شده در آن ارسال شده است، روش پردازش آنها و کدام اسناد و به چه شکل باید به آدرس فرستنده بازگردانده شود.

نامه پوشش قرارداد شامل چه جزئیاتی است؟

نامه های پوششی، مانند تمام اسناد سازمانی و اداری، مطابق با الزامات GOST R 6.30-2003 تنظیم شده است که حداقل تا 1 ژوئیه 2018 معتبر خواهد بود. سپس آنها قصد دارند آن را با GOST R 7.0.97-2016 جایگزین کنند. جدول زیر ترکیب جزئیات مورد نیاز را مطابق با GOST معتبر نشان می دهد پوشش نامهاهمیت حقوقی قرارداد

همچنین نوعی توافق نامه وجود دارد که نه توسط رئیس یک شرکت دیگر، بلکه توسط هیئت نمایندگی کارکنان شرکت امضا می شود. این یک قرارداد جمعی است که مطابق با قانون کار فدراسیون روسیه باید با کمیته اتحادیه کارگران توافق شود. نامه پوششی برای قرارداد جمعی در زیر ارائه شده است.

پوشش نامه های قراردادها معمولاً توسط رئیس شرکت یا مقامی که چنین حقی را دارد امضا می شود و طبق دستور رسمیت می یابد.

نحوه کارگردانینامه پوششی برای امضای قراردادبا پروتکل اختلاف نظر

غالباً ممکن است برخی از بندهای توافق نامه که برای امضا به طرف مقابل ارسال می شود باعث عدم توافق وی شود. ممکن است طرف مقابل نیز بخواهد تغییرات و اضافاتی را در متن قرارداد ارسال شده برای امضا ایجاد کند. این طبیعی است و مانع خاصی برای توافق طرفین نیست. در این صورت، طرف دوم حق دارد پروتکل اختلافات را تنظیم کند و آن را در نامه پوششی توافق نامه ارسال شده برای امضا ذکر کند.

نمونه نامه پوششی برای یک توافق نامه برای امضا، که با پروتکل اختلاف نظر برای فرستنده ارسال شده است، در زیر ارائه شده است.