مکاتبات تجاری بخشی جدایی ناپذیر از تصویر یک شرکت و یک شخص تجاری است. برقراری تماس، حفظ ارتباطات، بحث در مورد مسائل تجاری به صورت کتبی گاهی ترجیح داده می شود و اغلب به سادگی ضروری است، بنابراین تصویر ایجاد شده در مکاتبات تجاری باید کاملاً مطابق با تصویر خارجی باشد که از طریق ارتباط زنده شکل می گیرد. در عین حال، در مکاتبات تجاری، رعایت قوانین و الزامات نه تنها در اصول کلی، بلکه در جزئیات و جزئیات جزئی الزامی است.

اصول و آداب مکاتبات تجاری

آداب مکاتبات تجاری معمولاً با الزامات عمومی ارتباطات تجاری تفاوتی ندارد. در اینجا اصول اصلی آن آمده است:

• ادب، احترام،
• وضوح هدف گذاری،
• نتیجه گرا و تماس گرا،
• نگرش مسئولانه نسبت به زمان و تعهدات دیگران،
• سازگاری و دقت منطقی،
• ویژگی واقعی،
• سواد،
• بی طرفی لحن، سخت گیری و رسمی بودن گفتار،
• رعایت فروعات و سنت ها.

این الزامات اصلی نیستند، اما اجرای آنها تعامل سازنده با شرکا و مشتریان را تضمین می کند.

فرم نامه و فرمول های زبان

سربرگ چهره این شرکت است، بنابراین ویژگی های اجباری آن سواد، دقت جزئیات، آراستگی بیرونی و اصالت ساده طراحی است.

خواه نسخه گوشه ای یا طولی فرم باشد، نام کامل سازمان، آدرس پستی، واقعی و رسمی، تلفن، فکس، آدرس ایمیل و آدرس صفحه الکترونیکی رسمی باید به راحتی قابل خواندن باشد. لیست جزئیات به شدت تنظیم نشده است، اما کامل بودن داده ها همیشه سودمندتر به نظر می رسد.

برای مرجع: اطلاعات مربوط به ثبت مکاتبات نیز مطلوب است - در مورد تاریخ، شماره در لیست، در مورد مجری خاصی که سند را برای ارسال آماده کرده است. اگر این یک پاسخ نامه است، پس ارجاع به نامه درخواست ضروری است.

در نامه تجاری، می توان ژانر را نیز مشخص کرد که قالب بندی مکاتبات را ساده می کند: نامه اطلاعاتی، پیشنهاد، درخواست، درخواست، عذرخواهی، تسلیت، سپاسگزاری.

نامه روی سربرگ رسمی سازمان

قسمت اول نامه یک آدرس است که فرمول آن حاوی نام و نام خانوادگی مخاطب یا نسخه رسمی تر - کلمه "آقا" است:

• فدور فدوروویچ عزیز!
• آقای اسمیرنوف عزیز!
• جناب مدیر محترم!

بخش اصلی نامه - آموزنده - حاوی یک پیام کوتاه، قابل فهم و مختصر و وظایف روشن است: ارائه اطلاعات، شفاف سازی اطلاعات، حل مشکل تامین و غیره. اگر نامه حاوی امتناع باشد، صحیح است که نیمه اول را با توجیه روشن و گواه آغاز کنیم. بسته به لحن انتخابی، فرمول های زبان ممکن است متفاوت باشد:

• این شرکت درخواست بررسی این موضوع را دارد ...
• درخواست رئیس و هیئت مدیره جهت اطلاع از...
• لطفا فرصت را در نظر بگیرید...
• لطفا هر چه سریعتر پاسخ دهید...

قسمت پایانی نامه تشکر، پوزش، اطمینان از رفع هر چه سریعتر مشکل و امید به همکاری بیشتر است.

نامه های تجاری مستلزم رعایت رویه های رسمی است: اگر نامه نیاز به امضای یک مدیر دارد، باید توسط مدیر (حداقل معاون او) امضا شود.

آداب کسب و کار آنلاین و ایمیل های تجاری

نامه های الکترونیکی، مانند نامه های کاغذی، از چندین عنصر مهم تشکیل شده اند که به هیچ وجه به دلیل قوانین گمانه زنی، نیاز به پر کردن شایسته دارند، بلکه دقیقاً به این دلیل است که این عناصر می توانند آموزنده و از نظر کاربردی و کاربردی باشند. نامه صحیح تضمین کننده پاسخ صحیح و سریع و همچنین راه حلی سازنده برای مسئله است.

برای مرجع: شرکت ها اغلب سرورها و برنامه های ایمیل خود را دارند و همچنین یک سبک سازمانی برای قالب بندی ایمیل و قوانین داخلی برای مکاتبات ایجاد می کنند که معمولاً با استانداردهای استاندارد در تضاد نیست، بلکه آنها را تکمیل می کند.

1. مخاطب: مرسوم است که یک آدرس در خط مخاطب مشخص شود.

این نه تنها نشان دهنده نگرش محترمانه نسبت به طرف مقابل است، بلکه از او نیز محافظت می کنده— پستاز هرزنامه ها، پست های غیر ضروری و چشمان کنجکاو.

1. یک کپی از نامه مخاطب برای هدف خاصی پر می شود.

مخاطب با ارسال نامه ای به مخاطب اصلی و نشان دادن دیگری در قسمت "کپی"، مخاطب دوم را از آنچه در حال رخ دادن است مطلع می کند، اما نیازی به پاسخگویی یا مشارکت مستقیم در مکاتبات ندارد.

1. موضوع: خاص بودن و منحصر به فرد بودن.

حداکثر ویژگی موضوع باید به مخاطب و مخاطب کمک کند تا موضوع بحث را هدایت کنند و بین بسیاری از مشکلات و وظایف تمایز قائل شوند: نه فقط «گزارش از کاتیا»، بلکه «گزارش برای می 2015. پیش‌نویس». لطفا توجه داشته باشید: نام در این مورد بی فایده است، زیرا مخاطب از قبل از نام جعبه ایمیل برای مخاطب مشخص است.

1. متن ایمیل باید شامل 3 عنصر کلیدی باشد.

ابتدا یک سلام (اگر مثلاً اولین حرف این روز باشد) و یک آدرس (در هر حرف). ثانیاً، بیان سؤال: ارائه خود (اگر نامه اول باشد)، یادآوری وظایفی که باید حل شوند، شرح مشکل یا راه حل آن. ثالثاً درخواست یا تشویق به اقدام.

1. عملکرد اعلان خواندن ایمیل نیاز به حساسیت دارد.

در صورتی که نامه واقعا مهم است باید استفاده شود، اما راهی برای پرسیدن دریافت آن مثلاً تلفنی وجود ندارد. این عملکرد معمولاً تعهدات روانشناختی نامشخص و مبهم را بر گیرنده تحمیل می کند، بنابراین نباید از آن سوء استفاده کرد. گزینه صحیح و با طبقه بندی کمتر، درخواست مودبانه در انتهای نامه برای نشان دادن خوانده شدن آن است.

1. امضا مستلزم مختصر بودن و در عین حال ظرفیت است.

عبارت ممکن است حاوی فرمول استاندارد "با احترام" باشد یا محدود به نام خانوادگی و نام باشد. امضا شامل نام، سمت، نام سازمان و اطلاعات تماس نباید بیش از 7 خط باشد. توصیه می شود علاوه بر صندوق پستی، اطلاعات تماس جایگزین را نیز نشان دهید: تلفن،اسکایپ, ICQ، سایر پیام رسان های محبوب.

1. پیوست ها: نکته اصلی هشدار دادن و نامگذاری صحیح فایل ها است.

Netiquette به اطلاعاتی در مورد سند موجود در فایل پیوست نامه نیاز دارد: در مورد قالب، حجم و محتوای آن. سرمایه گذاری نباید بیشتر از 3-5 باشدMB. عنوان آن نیز مانند موضوع نامه باید بسیار کوتاه، خاص و منحصر به فرد باشد.

نوع معمولی ایمیل

زمان واکنش یک حرف در نت با زمان در متفاوت استخاموش— خط. دو تا سه ساعت زمان مناسبی برای انتظار برای پاسخ به یک نامه فوری است. در پاسخ به پیام های فوری یا مهم، گاهی کافی است به آن هشدار دهیده— پستدریافت شده و اطلاعات در نظر گرفته شده است. اگر مشکل نیاز به بررسی طولانی داشته باشد، مخاطب باید زمان پاسخگویی به سؤال را به مخاطب خود اطلاع دهد.

برای مرجع: یک روز زمان مناسبی برای پاسخ دادن به ایمیل ها است. اگر ظرف 3 روز پاسخی دریافت نکردید، قوانین آداب معاشرت به شما امکان می دهد نامه دوم ارسال کنید یا با استفاده از یک منبع ارتباطی جایگزین - تلفن، با مخاطب تماس بگیرید.اسکایپ, ICQ. سکوت برای 5-7 روز یا در پاسخ به درخواست مکرر می تواند به عنوان عدم تمایل به ادامه مکاتبات تجاری تلقی شود.

شهرت یک شخص تجاری و یک شرکت نه تنها شامل کارایی و اثربخشی تجارت است، بلکه شامل موارد کوچک و تفاوت های ظریف هر مرحله از مذاکرات تجاری است. رعایت اصول مکاتبات تجاری از هر نماینده شرکت الزامی است: از یک کارمند خردسال تا یک متخصص روابط عمومی و رئیس شرکت.

ویدئو: نحوه نوشتن نامه های تجاری به وضوح، واضح و قابل درک

در تماس با

واقعیت کسب و کار مدرن به گونه ای است که تنها 15 درصد از کارآفرینان سطح متوسط ​​و بزرگ که به دنبال تقویت موقعیت خود در بازار هستند به هدف خود می رسند. به همین دلیل است که ارتباط آداب تجاری چندین برابر افزایش می یابد، زیرا عدم رعایت هنجارهای آن، در میان دلایل دیگر، اغلب منجر به قطع روابط تجاری مفید می شود.

اصول کلی اخلاق مکاتبات تجاری

در یک تعبیر کلی، اخلاق مجموعه ای از دستورالعمل های کلی است که هدف آن تنظیم روابط اجتماعی است. بر این اساس، اخلاق تجاری به مسائل مربوط به نظم پذیرفته شده و سبک تعامل در تجارت می پردازد.

جزئیات جنبه های اخلاقی روابط تجاری، آداب تجارت است، از جمله، به عنوان مثال، رویه انجام مذاکرات، قوانین رفتار شرکت، سنت ها و آیین های تجاری، عناصر تبعی، آداب و سبک های ارتباط و نوشتن، و همچنین مسائل مربوط به صحت. در برخورد با شرکا و همکاران تجاری.

اهمیت اخلاق و آداب معاشرت، به عنوان بخشی از آن، در این واقعیت نهفته است که چارچوب قانونی که در نتیجه تمرین طولانی مدت پدیدار شده است، ارتباطات را بسیار ساده می کند، زمینه ای واضح و در دسترس عموم را در حوزه کسب و کار ایجاد می کند و به فرد اجازه می دهد تا به درستی به اهداف دست پیدا کنید و به طور قابل توجهی در زمان صرفه جویی کنید.

به عبارت دیگر، ما در مورد یک الگوریتم ویژه برای حل مشکلات تجاری صحبت می کنیم که به ما امکان می دهد اهداف تجاری مورد نظر را به صورت منطقی و بدون درگیری تنظیم کنیم و با موفقیت به آن دست یابیم. سطح مهارت در این الگوریتم به فرد اجازه می دهد تا در مورد میزان حرفه ای بودن یک شریک تجاری یا مخالف در یک اختلاف تجاری نتیجه گیری فوری داشته باشد.

در این زمینه، رعایت اصول اولیه کلی زیر ضروری است:

• وقت شناسی در همه جا و در همه چیز؛
• رعایت امنیت اطلاعات؛
• نوع دوستی سالم؛
• تصویر مطلوب مربوط به محیط کسب و کار؛
• زبان شفاهی و نوشتاری صحیح؛
• پیروی از قوانین فرهنگ گفتار تجاری

انواع مکاتبات تجاری متنوع است و با درجه خاصی از قرارداد، می توان آنها را به دو نوع اصلی تقسیم کرد:

• بین ایالتی- بین سازمان های دولتی، نمایندگی ها و مقامات خارجی (یادداشت های مختلف، یادداشت ها و اشکال دیگر) - عناصر روابط دیپلماتیک.
• یک اگهی بازرگانی- نامه های وضعیت نیمه رسمی، مورد استفاده در زمینه روابط تجاری بین موسسات و سازمان ها.

اصول نوشتن نامه

شیوه نگارش نامه رسمی، علیرغم برخی تفاوت های زبانی و سنتی، دارای یک مبنای مشترک خاص و مجموعه ای از مقررات است که با رویه ثابت تدوین شده است. به عنوان مثال، یک سری کامل از الزامات پروتکل، که با موقعیت رتبه فرستنده و مخاطب تعیین می شود، بر اساس اصول اولیه احترام و صحت متقابل است. بنابراین، صرف نظر از نوع سند، از نظر ساختاری باید عناصر زیر را داشته باشد:

• آدرس (وضعیت رسمی مخاطب)؛
• تعارف (پایان دادن مودبانه به نامه)؛
• امضا؛
• تاریخ (روز، ماه، سال و محل نوشتن پیام)؛
• آدرس فرستنده (نام خانوادگی، وضعیت شغلی، آدرس در بالا یا پایین صفحه اول نامه قرار می گیرد).

علاوه بر این، مقرراتی وجود دارد که مستقیماً با حروف مرتبط است:

• نامه های تجاری بر روی سربرگ یا ورق های کاغذ منحصراً در قسمت جلویی آنها نوشته می شود.
• شماره گذاری صفحات به اعداد عربی است.
• پیام ها در متن چاپ شده اجرا می شوند.
• پاک کردن و اصلاح در متن سند مجاز نیست.
• سند با متن داخل تا شده است.
• زمان انتظار برای پاسخ به نامه بیش از ده روز نیست.

یک پیام تجاری باید جهت گیری هدف مشخصی داشته باشد و حاوی یک سوال باشد، و کل معنای متن کاملاً تابع محتوای آن باشد، خواه پیشنهادی برای یک معامله، یک درخواست تجاری، یا صرفاً اطلاعات مرتبط باشد.

منطقی بودن و مختصر بودن، عدم وجود هرگونه انحراف "غزلی" از ویژگی های اصلی کارایی است.

گونه شناسی نامه های تجاری

طبقه بندی پیام های تجاری متنوع است و به جهت گیری کاربردی و هدف آنها بستگی دارد. به عنوان مثال، حروف عبارتند از:

• اطلاع رسانی؛
• یادآوری
• دعوت نامه ها؛
• بررسی اخبار؛
• سفارشات؛
• مشایعت؛
• انواع دیگر

به عنوان یکی از اشکال ارتباط تجاری، به معنای دقیق تعریف، نامه ها به 2 نوع تجاری و خصوصی-رسمی تقسیم می شوند.

مکاتبات تجاری شامل مکاتبات مسافرتی بین سازمان ها و موسسات می باشد. نامه رسمی خصوصی پیامی است که توسط یک شخص خصوصی به یک موسسه ارسال می شود و یا برعکس توسط یک موسسه برای شخص خصوصی.

الزامات مکاتبه

قوانینی برای انجام مکاتبات تجاری وجود دارد.

• نامه باید ظهور علاقه تجاری در بین گیرنده را تحریک کند، به وضوح و بر اساس داده های واقعی قانع کننده، مزایای مشارکت و نامناسب بودن قطع مشارکت را نشان دهد. متن باید محرک و انگیزه دهنده برای همکاری باشد.
• نشان دادن بیش از حد احساسات شخصی در نامه تجاری بهترین راه برای اثبات حق با شما و حل مسئله نیست.
• برای جلوگیری از بارگذاری بیش از حد و مسدود شدن متن نامه، باید از هر گونه مقایسه مجازی، استعاره، تمثیل و اغراق اجتناب کنید.
• برای ارائه واضح و مختصر موضوع، بهتر است از جملات ساده و پرهیز از جزئیات و جزئیات غیر ضروری استفاده کنید. ایده اصلی پیام باید به طور انحصاری توسط آرگومان های مرتبط پشتیبانی شود که معمولاً در ضمیمه نامه (نمودارها، نمودارها، داده های دیجیتال) قرار می گیرند.
• متن باید شامل پاراگراف هایی باشد که هر یک از آنها، نشان دهنده یک فکر مستقل، در یک خط جدید شروع می شود.

یک پاراگراف نباید بیش از 4 خط طول بکشد، زیرا هنگام خواندن پاراگراف های طولانی تر به نظر می رسد متن ادغام می شود و ایده اصلی پیام از بین می رود. پاراگراف حاوی 2-3 جمله عادی در نظر گرفته می شود.

• در یک پیام مکتوب تجاری، نباید از صفت های توصیفی، توضیحات غیر ضروری و جزئیات استفاده کنید. پس از پایان نوشتن، توصیه می شود سند را بررسی کنید و عباراتی را که حاوی محتوای معنایی مرتبط نیستند حذف کنید.
• سواد یک عنصر اساسی متن است. وجود اشتباهات املایی و دیگر اشتباهات در پیام غیر قابل قبول است.
• موضوع نامه الزامی است. موضوع در اسناد باید به طور خلاصه و مختصر منعکس شود، این باعث صرفه جویی در زمان در هنگام خواندن می شود و به طور مثبت فرستنده را مشخص می کند. اگر نامه ای از طریق ایمیل ارسال می شود و حاوی اطلاعات بسیار مهمی است، باید آن را با یک "پرچم" ویژه موجود در سرویس الکترونیکی ارائه دهید.
• خوانایی متن خوب توسط فونت های Arial یا Times New Roman با اندازه فونت متوسط ​​تضمین می شود. در صورت لزوم، ایده های کلیدی ممکن است با حروف کج یا پررنگ برجسته شوند.

• استفاده از عناوین فرعی (3-4) در متن مفید است که درک آسان تر متن ارائه شده را فراهم می کند.
• بهتر است شمارش ها، فهرست ها و فهرست ها را با استفاده از نشانگرهای خاص طراحی کنید.
• یک الگوی شرکتی (طرح) یک شاخص عالی از کارایی و عینیت در ارتباطات تجاری است. به ویژه در جنبه شرکتی مناسب است، زیرا به شما امکان می دهد در یک نور مطلوب برجسته شوید و رسمیت مورد نیاز را حفظ کنید.

در ایمیل، بهتر است قالب را برای رزولوشن های مختلف صفحه بهینه کنید.

ساختار یک پیام تجاری

ساختار یک پیام تجاری معمولی است. به طور سنتی شامل:

• معرفی؛
• بخش اصلی؛
• نتیجه.

مقدمه هدف نامه را خلاصه می کند. بخش اصلی اصل موضوع را تشریح می کند. در خاتمه، توصیه می شود محتوای بخش اصلی را به عنوان مثال در قالب نتیجه گیری خلاصه کنید. «پس‌نوشته‌ها» و انواع مختلف پاورقی‌ها نامطلوب هستند.

در خاتمه، عباراتی که از نظر شکلی شبیه دستکاری هستند، مانند: "امیدوارم یک مشارکت دوجانبه سودمند هستم" و غیره، نامناسب هستند. بهتر است در یک نامه تجاری با عبارات ساده خداحافظی کنید - "با احترام" ، "با بهترین آرزوها" و غیره.

در پایین پیام موارد زیر نشان داده شده است: نام کامل، وضعیت شغلی، نام شرکت، امضا. شماره تماس نیز درج شده است.

جداول و نمودارها به عنوان یک فایل جداگانه (بسته) ضمیمه شده است که در پایان نامه نشان دهنده این است. اگر گروهی از پیوست ها وجود داشته باشد، فهرستی از آنها با نام ارائه می شود.

فقط در صورتی می توانید از اختصارات و اختصارات خاص استفاده کنید که مطمئن باشید گیرنده قطعا آنها را متوجه می شود.

برای اینکه متن دقت منطقی و ثبات بیشتری در واژگان تجاری داشته باشد، از الگوهای گفتاری زیر به عنوان رابط استفاده می شود:

• به این دلیل؛
• بر اساس موارد فوق؛
• به خاطر همین؛
• با توجه به داده ها؛
• بر این اساس؛
• با توجه به؛
• و دیگران.

خطاب به گیرنده با نام در طول پیام مفید است. اگر پیام خطاب به یک غریبه است، در ابتدای آن منبع آدرس گیرنده را مشخص کنید.

ویژگی ها و تفاوت های ظریف مکاتبات تجاری در قالب الکترونیکی

در فضای مجازی، تعامل تجاری که بیانگر ارتباطات به صورت مینیاتوری است، امری خاص است و نیاز به رعایت استانداردهای مناسب آداب ندارد. کار شایسته با نوشتن، مطابق با تمرین، شامل اجرای یادداشت های زیر در مورد حجم، هنجارهای زبان، ساختار و قالب است.

• فرمول موضوع باید کاملاً با موضوع ارائه شده در متن مطابقت داشته باشد. این به شما امکان می دهد تا به سرعت خواننده را در حالت تجاری مناسب قرار دهید.
• حجم مطلوب یک سند ارسال شده از طریق ایمیل در "یک صفحه" قرار می گیرد و حداکثر مقدار متن یک برگ در فرمت A4 است.
• اندازه مطلوب پیوست بیش از 3 مگابایت نیست.
• توصیه می‌شود فایل‌های ارسالی را در آرشیوهای استاندارد Zip یا Rar کدگذاری کنید. برخی دیگر اغلب در طول حمل و نقل مسدود می شوند.
• هایپرلینک ها باید استاندارد باشند (آبی، با یک خط زیر در پایین).
• پاسخ به مخاطب باید در بالا، در ابتدای نامه قرار گیرد و نه در پایین. این کار شریک مکاتبه را از پیمایش غیر ضروری و اجباری متن قبلی نجات می دهد.

• لازم است از زبان نوشتاری استفاده شود که تا حد امکان برای شریک زندگی قابل درک باشد. موضوع توصیه به استفاده از حرفه ای ها، واژگان داخلی شرکت، عبارات عامیانه و اختصارات در پیام (به ویژه در مکاتبات خارجی) بسته به زمینه و کیفیت شرکای مکاتبات به طور جداگانه تصمیم گیری می شود.
• مهم است که به شریک خود اطلاع دهید که پیام او را دریافت کرده اید - این نشانه اخلاق خوب و بخشی از آداب تجارت است که نشان دهنده احترام به او است.
• شما باید در اسرع وقت پاسخ دهید. اگر به دلایلی امکان پاسخگویی سریع وجود نداشت، باید شریک از دریافت نامه خود مطلع شود و زمان پاسخگویی را مشخص کند. یک فاصله زمانی اخلاقی و راحت قبل از دادن پاسخ 48 ساعت پس از دریافت پیام است. پس از این مدت، فرد معمولاً تصور می کند که پیام گم شده یا نادیده گرفته شده است. مکث بیش از حد در مکاتبات اغلب با خطر از دست دادن شریک همراه است و در تجارت به عنوان نقض استانداردهای اخلاقی تفسیر می شود.

نامه های یک فرد باهوش منعکس کننده شخصیت کسانی است که مخاطب آنها هستند.

[لیختنبرگ گئورگ کریستوف]

نوع نامه هایی را که می خواهید دریافت کنید بنویسید.

[قصه های باستانی]

نامه یک استدلال قدرتمند در دنیای تجارت است.

[Bekhtereva Victoria]

1. چرا استانداردهای شرکتی یکسان در مکاتبات تجاری وجود دارد؟

مکاتبات الکترونیکی یک ویژگی اجباری ارتباطات تجاری برای هر شرکت است. عملا هیچ شرکتی وجود ندارد که از ایمیل استفاده نکند. اما سوالات زیر را از خود بپرسید:

• آیا تا به حال برای شما اتفاق افتاده است که وقتی برای یک همکار ایمیل می فرستید، احساس می کنید نامه ای را به یک سیاهچاله می فرستید و آنها ممکن است به سادگی به شما پاسخ ندهند؟
• وقتی کارمندان با یکدیگر تماس می گیرند و از یکدیگر می خواهند که فوراً یک ایمیل را بخوانند و این در تمام طول روز اتفاق می افتد
• زمانی که کاملاً نمی توانید بفهمید که آنها دقیقاً از شما در یک ایمیل چه می خواهند
• زمانی که مسائل پیچیده و دشوار هنگام بحث از طریق ایمیل در دریایی از اطلاعات، جزئیات غرق می شوند و موضوع هرگز حل نمی شود.

اگر این مسائل به شما مربوط می شود، می توانید با اجرای قوانین یکسان برای مکاتبات الکترونیکی، هر روز زمان زیادی به دست آورید. در این مقاله در مورد آداب مکاتبات تجاری صحبت خواهیم کرد.

2. هفت قانون اصلی اخلاق مکاتبات تجاری

بیایید قوانین مکاتبات تجاری را به صورت مشروط تقسیم کنیم در مورد قواعد اخلاقیو قوانین ارتباطات و تبادل اطلاعات

قوانین ارتباطی توسط قوانین مبادله اطلاعات در فرآیندها و پروژه های تجاری تنظیم می شود. ما مقاله جداگانه ای را به آنها اختصاص خواهیم داد. قوانین اخلاقی سبک روابط داخلی بین کارکنان شرکت را شکل می دهد و به ناچار بر شکل گیری تصویر شرکت شما در بین شرکا تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، اخیراً نامه‌ای از یکی از شرکایمان دریافت کردم که با عبارت «بخیر بخیر» شروع شد. به نظر شما آیا همکاری ما نتیجه داد؟

برای اینکه هنگام انجام مکاتبات تجاری "وجهه" شرکت را از دست ندهید، لازم است از "قوانین طلایی" اخلاق مکاتبات تجاری پیروی کنید:

1. ما همیشه یک نامه را با درخواست تجدید نظر شروع می کنیم
2. موضوع نامه باید باشد
3. قبل از ارسال، باید اشتباهات املایی، نقطه گذاری و گفتاری را بررسی کنید.
4. نامه باید ساختاری داشته باشد (بدون آب!)
5. نامه باید دارای عبارت صحیح باشد
6. اگر پیوست‌ها را در نامه‌ای ارسال می‌کنیم، حتماً بنویسید که فایل‌های ضمیمه وجود دارد (این حرکت به جلوگیری از موقعیت‌هایی کمک می‌کند که نامه‌ای ارسال می‌کنید و فایل ضمیمه نشده است؛ گیرنده، نامه را خوانده و سند پیوست را پیدا نکرده است. ، می تواند به سرعت پاسخ دهد و برای شما بنویسد که اسناد پیوستی که در نامه ذکر کرده اید وجود ندارد).
7. ما هرگز مکاتبات را حذف نمی کنیم. یکی از مهمترین نکات. تاریخچه پیام هرگز نباید حذف شود، زیرا یک نامه یک سند است. در صورت لزوم، همیشه باید بتوانید سابقه مکاتبات خود را بالا ببرید. به عنوان مثال، رادیسلاو گانداپاس حتی درخواستی مبنی بر عدم حذف سابقه مکاتبات را در امضای خود گنجاند.

3. انواع حروف

طبقه بندی های مختلفی وجود دارد که ما پیشنهاد می کنیم حروف را با توجه به ساختار طراحی آنها متمایز کنیم:

1. نامه ارتباطی (امتناع، نامه ادعا، شناسنامه، نامه توجیهی و غیره)
2. موافقت نامه

ارتباط نامه

در این نوع نامه انواع نامه هایی را که یک کارمند در مسیر فعالیت حرفه ای خود استفاده می کند را شامل می شود.

ساختار حروف

نامه نباید در یک متن واحد باشد. باید به وضوح ساختار و طراحی خوبی داشته باشد تا گیرنده اطلاعات مهم را از دست ندهد. ساختار نامه از اجزای واضح تشکیل شده است:

موضوع نامه

موضوع نامه باید شامل اقدام خاصی باشد که از پاسخ دهنده انتظار دارید: «توافق بر یک توافق»، «پیشنهاد مسائل برای بررسی»، «ارسال گزارش» و غیره.

در صورت ارسال مدارک، موضوع باید حاوی بیانیه واضحی از مدارک موجود در پیوست نامه باشد.

چرا فرمت صحیح موضوع ایمیل مهم است؟

یافتن نامه لازم در جریان روزانه اطلاعات بر اساس موضوع نامه بسیار آسان است. حتی یک حرف هم گم نمی شود.

توجه: اگر نامه ای را در یک شرکت ارسال می کنید، موضوع نامه بر اساس استاندارد مشخصی قالب بندی می شود، اگر نامه ای را خارج از شرکت ارسال می کنید، توصیه می شود موضوع را مطابق با قالب قالب بندی کنید: نام شرکت: هدف نامه

هر چه در متن نامه سازنده تر باشد، بهتر است! یکی از مهارت‌های کلیدی نوشتن کسب‌وکار که باید در کارکنان خود ایجاد کنید، توانایی در فرمول‌بندی واضح و مختصر افکارتان است.

P.S. اگر هنگام نوشتن نامه، واقعیتی را از نامه مخاطب ذکر کنیم، باید آن را نقل و با رنگ یا فونت از هم جدا کنیم.

امضای شرکتی

الگوی امضای شرکت باید برای همه کارکنان شرکت یکسان باشد.

امضا باید شامل تمام مشخصات کلیدی مخاطب باشد تا در صورت لزوم، گیرنده نامه بتواند به راحتی با شما تماس بگیرد.

خالصانه،

نام کامل، سمت.

P.S. اگر می خواهیم رابطه ای گرم با یک شریک / مشتری داشته باشیم، ارزش آن را دارد که یک امضای شخصی صادر کنیم. هر شخصی از دریافت نامه ای با نگرش شخصی خرسند است، حتی در مکاتبات رسمی.

امضای شخصی همیشه به متن نامه اشاره دارد. مثال: روز خوبی داشته باشید / متشکرم / امروز خوشحالم که با شما صحبت کردم / ممنون که برای چنین موضوع مهمی وقت گذاشتید / سلام خانواده و فرزندان و غیره.

برای کپی کردن

فیلدهای "To" و "Cc" را در آخر پر می کنیم تا وقتی نامه ای هنوز آماده نیست تصادفاً ارسال نشود.

تفاوت بین فیلدهای To و Cc چیست؟

در فیلد "To" آدرس شخصی را که باید از او اقدامی انجام دهیم وارد می کنیم.

در قسمت "کپی" آدرس شخصی را که از خواندن محتوای نامه بهره مند می شود درج می کنیم.

P.S. تجربه ما ثابت کرده است که فیلد Cc بسیار مفید است. اگر در حال مذاکره با یک کارمند معمولی هستیم، در مورد موضوعات مهم بحث می کنیم، اما به موقع و شایستگی پاسخ دریافت نمی کنیم، ارزش آن را دارد که یک کپی از نامه مدیر یا مدیر ارشد درج کنیم و مکاتبات بلافاصله در یک صفحه آغاز می شود. روشی سازنده

متأسفانه در بسیاری از شرکت ها سطح فرهنگ سازمانی در سطح مناسبی نیست، در نتیجه شرایطی به وجود می آید که برای اینکه یک کارمند بتواند کار خود را به خوبی انجام دهد، کنترل دقیق توسط تیم مدیریت ضروری است.

Outlook همچنین عملکردی مانند "Bcc" دارد - ابزار مهمی است که به شما امکان می دهد افراد علاقه مند را در مورد نامه مطلع کنید ، اما در عین حال گیرنده را گیج نکنید که نامه به تنهایی خطاب به او نیست!

موافقت نامه

نوع مهمی از نامه است که به شما امکان می دهد جلسه را خلاصه کنید، توافقات را به صورت کتبی تنظیم کنید، زمان تکمیل را مشخص کنید و توضیح دهید: آیا هر دو طرف به درستی درک کرده اند که باید چه کاری انجام دهند؟

تنظیم چنین نامه هایی پس از جلسات، مذاکرات و کنفرانس ها به منظور داشتن توافقات مکتوب و دیدگاه مشترک برای اجرای آنها مفید است.

ساختار حروف:

1. با سلام، خطاب و تشکر از شرکت کنندگان در بحث.
2. تکرار هدف از جلسه ای که در آن توافق نامه ها شکل گرفت.
3. فهرستی از تمام موضوعاتی که در رابطه با تصمیمات اتخاذ شده در مورد آنها و تعیین مسئول اجرا مورد بحث قرار گرفت.
4. ثبت ایده هایی که برای تاریخ نیاز به اجرای فوری ندارند.
5. سوال از مخاطبین: آیا همه چیز در نظر گرفته شده است؟ نظر یا اضافاتی دارید؟

مثلا:

قالب بندی یک نامه

فونت

فونت نامه باید یکنواخت باشد و عناوین را می توان به صورت مورب برجسته کرد، اما شما باید از یک سبک طراحی پیروی کنید.

P.S. همیشه باید به یاد داشته باشید که کلماتی که با حروف بزرگ نوشته شده اند به عنوان افزایش لحن در نظر گرفته می شوند. باید از آنها اجتناب کرد.

پاراگراف

توصیه می شود که هر یک از افکار فردی را در یک پاراگراف جداگانه فرموله کنید تا متن راحت تر قابل درک باشد.

تورفتگی ها

پاراگراف ها نباید با یکدیگر ادغام شوند. برای خوانایی بیشتر نامه، تورفتگی ها باید بعد از تبریک، قبل از هر پاراگراف و قبل از امضا باشد:

برای جذابیت بصری نامه، بهتر است پیوندهای موجود در متن نامه را به صورت هایپرلینک فرمت کنید:

سبک نوشتن

ما شما را به کلاس استاد سرگئی بخترف دعوت می کنیم.

با این آموزش روزانه حداقل 1 ساعت وقت آزاد کسب کنید!

در کلاس کارشناسی ارشد یاد خواهید گرفت:
✓ نحوه مدیریت وظایف به گونه ای که همه کارها 100٪ و به موقع انجام شوند
✓ چگونگی آماده سازی و اجرای موثر جلسات
✓ نحوه سازماندهی کار مولد کارکنان در یک دفتر

ارسال کار خوب خود در پایگاه دانش ساده است. از فرم زیر استفاده کنید

دانشجویان، دانشجویان تحصیلات تکمیلی، دانشمندان جوانی که از دانش پایه در تحصیل و کار خود استفاده می کنند از شما بسیار سپاسگزار خواهند بود.

اسناد مشابه

مفهوم و اشکال آداب تجارت. ویژگی های خاص ارتباطات تجاری اصول استفاده از ابزار آداب معاشرت. فرم های درخواست در مکاتبات تجاری. وضعیت گفتار و ابزار استاندارد زبان. ترکیب و استاندارد زبان نامه های تجاری.

چکیده، اضافه شده در 2010/11/18


مراحل اصلی تهیه نامه های تجاری. یکی از ویژگی های سبک تجاری استفاده از کلمات جهانی است. الزامات اساسی برای متن نامه، ترکیب جزئیات. انواع و ویژگی های مکاتبات تجاری. آداب در بیان درخواست ها، امتناع ها و ادعاها.

کار دوره، اضافه شده در 08/02/2011


ویژگی ها و ویژگی های اصلی سبک تجاری رسمی. ساختار و نمونه نامه و سفارش تجاری. رابطه بین اشکال شفاهی و نوشتاری. مکالمه کاری تلفنی دستکاری آگاهی و زبان تبلیغات. انواع گوش دادن: بازتابی و غیر بازتابی.

ارائه، اضافه شده در 04/05/2013


قوانین اساسی برای نوشتن حروف مدرن. آداب نامه نگاری در تجارت مدرن نگرش به نامه نگاری در گذشته، نمونه هایی از نامه نگاری در قرن گذشته و دنیای مدرن. انواع حروف از نظر ماهیت: تجاری، دوستانه، تشریفاتی.

چکیده، اضافه شده در 2010/04/24


آداب تجارت به عنوان بیان بیرونی اخلاق و فرهنگ درونی یک فرد. ساختار و الزامات محتوای یک نامه تجاری، ماهیت کلیشه ها و فرمول های گفتاری. ویژگی های سبک گفتار تجاری رسمی، سیستم اصطلاحات در زبان دیپلماسی.

ارائه، اضافه شده در 2012/11/24


مکاتبات رسمی به عنوان بخش مهمی از آداب تجارت. الزامات عمومی برای نامه تجاری. قوانین مکاتبات بین المللی ویژگی های مورد نیاز یک نامه تجاری انواع معمول نامه های تجاری. مکاتبات درون سازمانی، تبریک نامه.

چکیده، اضافه شده در 2010/06/19


ویژگی ها و قوانین برای تهیه طرح نامه با اخبار بد. استراتژی نامه نگاری: تجزیه و تحلیل مخاطبان هدف. انتخاب کانال و ابزار مناسب برای انتشار اطلاعات. انواع نامه های امتناع. تنظیم شکایات کتبی

تست، اضافه شده در 2010/11/14


آداب معاشرت به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از فرهنگ بیرونی یک فرد و جامعه است. آداب و قوانین رفتار، ویژگی های آداب معاشرت برای ارتباطات تجاری مکتوب. سربرگ شرکت: انتخاب کاغذ و فونت. کارت ویزیت انواع نامه بازرگانی ایمیل.