Ključni pokazatelji uspješnosti su pokazatelji uspješnosti poduzeća koji mu pomažu u postizanju ciljeva. U svakom poslu glavna stvar je učinkovitost. Nabava u tome nije iznimka. Kako bi se povećala njihova učinkovitost, postoji poseban sustav KPI pokazatelja - od engleskih ključnih pokazatelja uspješnosti. Ovaj materijal će vam reći što uključuje, kako koristiti ključne pokazatelje, koji su ključni pokazatelji uspješnosti KPI-jevi za stručnjaka za natječaje.

Ugovorni sustav u području nabave veliki je državni projekt koji se stalno razvija. Uz nove zahtjeve za kupce i dobavljače u području transparentnosti svih natječaja, stvaranja jednakih uvjeta i sprječavanja sporazuma protiv tržišnog natjecanja, vlasti namjeravaju povećati učinkovitost državne i općinske nabave. Istina, trenutno zakonodavstvo koje regulira provođenje natjecanja i natječaja, posebno zakoni br. 44-FZ i br. 223-FZ, ne sadrži jasan koncept učinkovitosti i KPI.

Vlasti su to odlučile ispraviti na temelju Dekreta predsjednika Ruske Federacije „O glavnim pravcima državne politike za razvoj tržišnog natjecanja“ i Nacionalnog plana za razvoj tržišnog natjecanja za 2019.-2020., koji je potpisao šef države krajem 2017. Upravo su ti dokumenti naložili dužnosnicima da razviju i provedu u praksi ključne parametre učinka o tome gdje i kako razviti sektor nabave u zemlji.

Takvi ključni pokazatelji uspješnosti KPI za državne službenike (u nastavku navodimo primjer) trebali bi se odnositi na poboljšanje kvalitete upravljanja natječajima, kao i na poboljšanje kvalifikacija naručitelja i sudionika. U početku dužnosnici žele proširiti obvezne zahtjeve za ključne kriterije uspješnosti ne na cijeli sustav nabave u Rusiji, već samo na najveće organizacije u kojima je provođenje natječaja regulirano Zakonom br. 223-FZ. To posebno uključuje državne tvrtke i subjekte prirodnog monopola (CEM) s prihodima od 10 milijardi rubalja ili više ili imovinom od 7 milijardi rubalja. Nakon “uhodavanja” sustava na velikim kupcima, on će se proširiti na cijeli sektor nabave i njegove sudionike. Stoga se trebate pripremiti za ovo i znati kako izračunati KPI-ove za aktivnosti nabave odmah.

Što je KPI

Sustav uravnoteženih pokazatelja uspješnosti KPI predstavlja numeričke vrijednosti određene u okviru tzv. postavljanja ciljeva ili određivanja strateških ciljeva razvoja u bilo kojem smjeru. Kada je riječ o održavanju natječaja, izdvajamo sljedeće KPI za odjel nabave:

• poštivanje rokova isporuke;
• spremanje;
• zalihe proizvoda;
• kvaliteta proizvoda;
• učinkovitost osoblja;
• tijek dokumenata.

Svako od ovih područja može se, i što je najvažnije, treba mjeriti i procijeniti za učinkovito upravljanje organizacijom opskrbe. Drugim riječima, analiza KPI pokazatelja omogućuje vam uspostavljanje određenih pokazatelja u tvrtki, zahvaljujući kojima možete razumjeti koje druge radnje treba poduzeti za poboljšanje učinkovitosti. Pritom, učinkovitost same nabave nisu samo određene manipulacije koje se provode u određenom vremenskom razdoblju, već i koristi koje tvrtka od njih ima.

Vrste KPI indikatora

Knjižnica KPI indikatora uključuje dvije velike skupine:

1. KPI kriteriji za izvedbu organizacije.
2. KPI indikatori za osoblje.

U organizaciji to može uključivati ​​tehničku podršku za natječaje, uspostavljanje protoka dokumenata, zahtjeve za rokove i kvalitetu te logističke kriterije. Osoblje, zauzvrat, obavlja sljedeće funkcije:

• planiranje nabave;
• održavanje natječaja;
• izbor dobavljača,
• sklapanje i održavanje ugovora s dobavljačima;
• upravljanje skladišnim poslovanjem;
• logistika.

Zasebno je potrebna kontrola, analiza i optimizacija procesa; to je obično uključeno u KPI pokazatelje za voditelja aktivnosti nabave državne korporacije ili jedinog stručnjaka u odjelu za natječaje u organizaciji.

Za što se koriste KPI?

Analiza i postizanje KPI pokazatelja nužni su kako bi se osigurala fleksibilnost u funkcioniranju sustava javne nabave tvrtke u stalno promjenjivim zakonodavnim i ekonomskim uvjetima. Organizacija kontrole nužno zahtijeva regulaciju, stoga organizacija mora samostalno odrediti kriterije uspješnosti kako za cjelokupni sustav nabave tako i za zaposlenike tvrtke u skladu s rasporedom i opisom poslova. Na temelju ispunjenja ovih kriterija moguće je ocijeniti produktivnost rada, identificirati pogreške i nedostatke te ih pravovremeno otkloniti.

Ne može biti mnogo kriterija za učinkovitost svakog stručnjaka. Obično osoblje dobiva 5 do 10 jasno definiranih i razumljivih pokazatelja. Glavna stvar je da ih menadžment može jednostavno i brzo procijeniti i izmjeriti u bilo kojem trenutku. Evo glavnih prioriteta za korištenje sustava ključnih pokazatelja uspješnosti, koji zapadne razvijene zemlje koriste više od 40 godina, au Rusiji su ga počeli koristiti konkretno prije 15-ak godina:

1. Motivacija zaposlenika. Uostalom, ljudi mogu zaraditi više ako pokažu visoku razinu ispunjenja potrebnih pokazatelja.
2. Jasno postavljanje prioriteta i ciljeva organizacije. Osoblje točno poznaje dodijeljene zadatke i postupak za njihovo postizanje.
3. Stalno praćenje rada. Korištenje sustava za ocjenu učinka omogućuje vam da stalno pratite kako stvari idu u tvrtki u bilo kojoj fazi rada bilo kojeg zaposlenika. Stoga se svi mogući kvarovi mogu spriječiti, a ne otkloniti njihove posljedice.
4. Privlačenje profesionalaca. Jasni kriteriji vrednovanja rada omogućuju utvrđivanje pravednih plaća, ovisno o osobnim postignućima svakog zaposlenika. Oni koji znaju i mogu više moći će doći do visoke razine, a samim time i dobiti više.
5. Ušteda novca tvrtke.

Kada je posao obavljen ispravno, postižu se KPI pokazatelji uspješnosti. Stoga bi svi stručnjaci čije su aktivnosti međusobno povezane trebali znati što je to. Na taj se način osobne odgovornosti svakog zaposlenika usko isprepliću sa strateškim ciljevima tvrtke.

Primjeri za natječajni odjel

Svaki odjel tvrtke može koristiti svoje pokazatelje uspješnosti KPI-a; primjeri su prilično jednostavni:

1. Koji se pokazatelji mogu izračunati u odjelu za natječaje? Za kupca to može biti broj izmjena plana javne nabave i plana javne nabave, broj uspješno provedenih natječaja, postotak neuspješnih postupaka od ukupnog obujma konkurentskih nabava, broj konkurentnih nabava u kojima su samo podnesena je jedna prijava koja je ocijenjena primjerenom i tako dalje.
2. U radu upravitelja možete procijeniti iznos prosječnog čeka, obujam prodaje; broj stalnih kupaca koji su privučeni itd.
3. Za računovođu je važno da nema kazni inspekcijskih organa i da se izvješća podnose na vrijeme; broj pojašnjenja podataka, odsutnost komentara tijekom revizija ili inspekcija.

Popis se nastavlja i nastavlja. Važno je zapamtiti jednu stvar: da bismo mogli ocijeniti usklađenost rada sa zadanim kriterijima, potrebno je pažljivo dokumentirati svaki korak i radnju zaposlenika. Svaka karika koja nedostaje može lako srušiti cijeli uspostavljeni sustav.

Prema istraživanju, 8 od 10 menadžera nije zadovoljno sustavom ocjenjivanja učinka zaposlenika u svojoj tvrtki. Razvoj KPI sustava i njegova implementacija u rad organizacije pomaže da procjena rada svih zaposlenika bude točnija i indikativnija.

Što je KPI?

KPI je skraćenica za Key Performance Indicators, odnosno ključne pokazatelje uspješnosti. Razvoj i korištenje ovog sustava pomaže poslodavcima u procjeni učinka zaposlenika. Ključni koeficijenti sustava vezani su uz određene pokazatelje poslovanja: profitabilnost, profitabilnost.

Razvoj KPI sustava u organizaciji omogućuje kontrolu poslovanja pojedinih zaposlenika, odjela i tvrtke u cjelini. Razvijanjem sustava za procjenu ključnih pokazatelja uspješnosti, možete podići svoje poduzeće na novu razinu.

Zašto trebate KPI?

Ciljevi razvoja KPI sustava za poduzeća:

• povećanje pogodnosti mjerenja uspješnosti poduzeća;
• ocjena rada pojedinih odjela ili zaposlenika;
• povećanje motivacije osoblja za postizanje traženih rezultata.

Kao rezultat razvoja i primjene ključnih pokazatelja, moguće je stvoriti učinkovit sustav motivacije koji će stimulirati zaposlenike poduzeća da ispune i premaše zadani plan. Korištenje sustava je opravdano za zaposlenike čije aktivnosti određuju financijske i ekonomske pokazatelje poduzeća.

Koji ključni pokazatelji učinka postoje?

KPI pokazatelji u trgovini i drugim područjima mogu se podijeliti u nekoliko kategorija:

• Oklijevanje. Pokazati rezultate aktivnosti organizacije nakon određenog razdoblja. Ovi pokazatelji uključuju financijske, koji pokazuju samo potencijal tvrtke, bez prijenosa trenutne učinkovitosti.
• Operativno. Omogućuju vam da upravljate situacijom kako biste postigli zadani rezultat u određenom razdoblju. Odraz trenutne situacije, pokažite kvalitetu proizvoda i zadovoljstvo kupaca.

Vrste ključnih pokazatelja

Ovisno o području djelovanja poduzeća, odabiru se ključni pokazatelji uspješnosti. Primjeri najčešćih KPI-jeva navedeni su u tablici u nastavku.

KPI formule

Povećanje radne učinkovitosti, poboljšanje motivacije zaposlenika, povećanje profita - razvoj i implementacija KPI-ja pomoći će postići sve to. Kako izračunati ključne pokazatelje sustava opisano je u nastavku.

Formula za izračun KPI-ja:

KPI indeks = ((stvarno - baza) / (norma - baza)) * 100%.

Prije nego počnete razvijati KPI sustav, trebate postaviti tri razine performansi:

• Baza. Minimalna prihvatljiva vrijednost, koja služi kao nulta točka za izračun rezultata.
• Norma. Razina zadovoljavajuće vrijednosti, uzimajući u obzir okolnosti: stanje na tržištu, složenost posla, sposobnosti pojedinog zaposlenika.
• Cilj. Razina je iznad standarda kojem treba težiti.

Razvoj KPI sustava u organizaciji

Stvarne vrijednosti učinka procjenjuju se nakon završetka izvještajnog razdoblja (tromjesečje ili mjesec). Nakon procjene izračunava se KPI čija formula izgleda ovako:

Rezultat izračuna odražava koliko je norma ispunjena. Ako je stvarni učinak ispod norme, rezultat je manji od 100%, a ako je norma premašena, rezultat će biti veći od 100%. KPI zaposlenika određuje njegovu ocjenu: djelomični rezultati množe se s težinom KPI-ja i dodaju. Rezultat je prosječni koeficijent uspješnosti, koji pokazuje ukupnu učinkovitost zaposlenika za određeno razdoblje.

Dobivena procjena povezana je s iznosom bonusa. Varijabilni dio plaće omogućuje stimulaciju radne aktivnosti i poticanje na postizanje nadstandardnih rezultata. Važno je da osoblje zadrži stalni dio plaće koju prima kada ispuni kvotu.

Razvoj i primjena KPI-ja moguća je u području trgovine i prodaje, kao i za mnoge druge vrste poslovanja.

Primjeri razvoja iznosa bonusa

Prvi način da se KPI-jevi koriste za motiviranje osoblja jest da je bonus određeni postotak službene plaće. Izračunava se pomoću sljedeće formule:

Ova se formula može primijeniti samo na zaposlenike koji su pokazali omjer učinkovitosti veći od 100%. Drugim zaposlenicima se ne dodjeljuje bonus.

Visina varijabilnog dijela plaće ograničena je fondom bonusa.

U drugom slučaju, KPI (kratica je navedena na početku članka) izračunava se kao iznos bonusa. Svaki bonus izračunava se zasebno na temelju pojedinačnih KPI-ova.

S obzirom na poznatu veličinu bonus fonda, razvija se maksimalna veličina bonusa za KPI, uzimajući u obzir njihove težine:

Formula za izračun maksimalnog iznosa premije

Nakon toga izračunava se stvarna premija:

Formula, čiji je primjer naveden gore, može se primijeniti samo na zaposlenike čije su "činjenice" veće od "norme" - inače se bonus neće dodijeliti. Pojedinačne premije se zatim zbrajaju kako bi se izračunala ukupna premija.

Prva opcija za korištenje KPI-ja u trgovini i prodaji je stroža, druga je demokratičnija.

Sada znate što su KPI-jevi prodaje i možete učinkovito primijeniti ključne pokazatelje za razvoj svog poslovanja.

Nedavno je opseg primjene postupka procjene produktivnosti zaposlenika proširen - počeo se koristiti ne samo za top menadžere. Ocjenjivanje ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI-ja zaposlenika) prestalo je biti prepoznatljivo obilježje stranih tvrtki; primjeri iz prakse mogu se pronaći u različitim industrijama i za različite kategorije zaposlenika, od marketinških stručnjaka i poslovnih analitičara do financijera i ekonomista.

Ocjenjivanje menadžera na temelju kompetencija provodi Alexey Shirokopoyas, stručnjak za razvoj i procjenu menadžerskih kompetencija. Programer edukativnih i igrivih programa. Osnivač projekta. 8-926-210-84-19. [e-mail zaštićen]

Tipično, sustavi poticaja temeljeni na KPI-ju mjere ključne pokazatelje učinka (KPI-jeve zaposlenika) jer se temelje na SMART kriterijima. Stoga su ovakvi motivacijski sustavi pogodni za primjenu na zaposlenike zaposlene u profitnim centrima, gdje postoje objektivni i, što je najvažnije, mjerljivi kriteriji: količine prodaje, financijski ključni pokazatelji uspješnosti (KPI zaposlenika), rokovi itd. – te rad temeljen na SMART - ciljevi i ciljevi, ima specifičan rezultat. Međutim, nemaju sve vrste rada takve ciljeve. Na primjer, kako vrednovati procesne aktivnosti (koje ne podrazumijevaju postizanje određenog rezultata), gdje nema SMART zadataka i onih koji su “udaljeni” od ekonomskih i operativnih procesa tvrtke - “službenici”: tajnica, operater u pozivnom centru, administrator sustava za podršku, kadrovski inspektor, računovođa, kadrovski službenik itd.? Ti radnici (back office) obavljaju rutinske poslove, a za razliku od poslova menadžera, rad “činovnika” je teško ocijeniti. Kako ocijeniti kvalitetu rada ove kategorije osoblja?

Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI zaposlenika) – na što treba obratiti pozornost?

U ovom slučaju potrebno je procijeniti izvedbu funkcija. U velikoj mjeri to je samo kvalitativna ocjena, a kao što znate, kvalitativna ocjena je stručna ocjena. Metodologija predložena u članku pomaže u procjeni rada s ovog aspekta.

Svaki menadžer kod svojih zaposlenika cijeni sposobnost brzog i učinkovitog obavljanja posla. I žalosti ga kada se ti zahtjevi ne ispune. Često se s tim mora pomiriti i nadati se da će jednog dana pronaći boljeg zaposlenika, ali isto se događa i s novim zaposlenikom. Zašto se ovo događa? Kako bismo odgovorili na ovo pitanje, zaronimo u prirodu parametara koji se razmatraju i njihov odnos.

Što je "radna brzina"? Iz fizike znamo da je brzina omjer količine rada i vremena potrebnog za njegovo izvršenje. To znači da menadžer ocjenjuje svog zaposlenika prema tri parametra: količini posla, vremenu potrebnom za njegovo izvršenje i kvaliteti posla.

Stoga se svaka aktivnost može procijeniti pomoću tri ključna pokazatelja uspješnosti (KPI zaposlenika), nazovimo ih „trijadom učinkovitosti” (vidi dodatak):

1. Količina posla– stopu proizvodnje, udio viška proizvodnje, dodatna zaduženja izvan opisa posla i dr.
2. Kvaliteta rada– usklađenost s tehnologijom, bez grešaka, odsutnost pritužbi kupaca, nedostataka itd.
3. Vrijeme završetka rada– poštivanje roka, prijevremeni završetak, prekoračenje rokova i sl.

Štoviše, svaki menadžer može sam odlučiti kakvu vrstu rada ocjenjuje:

• broj poslova po radnim funkcijama (npr. funkcija odvjetnika je priprema ugovora, a broj ugovora je broj poslova na ovoj funkciji);
• opseg funkcija prelazi standard koji je određen opisom posla (npr. prema standardu odvjetnik mora obraditi najmanje 100 ugovora mjesečno);
• rješavanje dodatnih zadataka, uputa voditelja izvan radnih funkcija (projekti, jednokratni zadaci i sl.).

No, nije tako jednostavno “pomiriti” brzinu i kvalitetu. Doista, vidite da je lako implementirati samo bilo koja dva parametra „trijade“ i teško je osigurati da se svi zadaci izvrše na vrijeme, kvalitetno iu potrebnom obimu. Teško je takav sustav izbalansirati – i to je odgovornost menadžera.

Najčešće se posao završi učinkovito i na vrijeme, ali možda to neće biti cijeli iznos posla. Često zaposlenik uspije obaviti sve zadatke, ali uz smanjenje kvalitete nekih od njih ili uz kršenje rokova.

A menadžment može potpuno zaboraviti na očekivanja ranog završetka svih zadataka uz održavanje izvrsne kvalitete. Štoviše, menadžeri su navikli vidjeti sposobnost zaposlenika da izvrši povećani opseg zadataka prije roka i uz izvrsnu kvalitetu kao znak njegove nedovoljne opterećenosti, a ne talenta. Je li to ono što određuje suvremeni kadrovski trend “potrage za talentima”? San poslodavaca o takozvanom talentu je san zaposlenika koji su u stanju dosljedno u potpunosti ispunjavati ova tri kriterija. Slažem se, nema ih toliko.

Uzimanje u obzir zadataka i funkcija samo po sebi kreativna je stvar. Oni imaju različit značaj, što znači da bi trebali imati različite težine. Osim toga, svi ključni pokazatelji uspješnosti (KPI zaposlenika) mogu imati svoju težinu u sustavu (vidi tablicu 1), koju određuje voditelj na temelju trenutnih zadataka, karakteristika rada i sl., ističući na taj način ono što je najvažnije . Primjerice, za selekcijski odjel bitni su rokovi, a za računovodstvo kvaliteta.

Konačna ocjena izračunava se kao ponderirani prosjek ocjena. Ovo je zbroj proizvoda procjene za svaki od ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI zaposlenika) i njegove težine:

35% x 3 + 40% x 4 + 25% x 1 = 1,05 +1,6 + 0,25 = 2,9 (s maksimalno 4 boda)
ili
35% x 75% + 40% x 100% + 25% x 25% = 26,25% + 40% + 6,25% = 72,5%

Druga opcija za izračun konačnog rezultata ove tehnike data je u Dodatku.

Vrijedi ponoviti: takve su ocjene, naravno, podložne subjektivnosti. Ako se količina posla može odrediti, a rokovi izmjeriti, tada se procjenjuje kvaliteta (u nedostatku specijaliziranih mjerenja, na primjer, broj pritužbi kupaca ili rezultati procjene provedene tehnologijom tajne kupnje). subjektivno.

Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI zaposlenika) – što povećava objektivnost metodologije?

Prvo, kriteriji ocjenjivanja formulirani su na poseban način. To nije učinjeno slučajno: nakon mjesec dana upravitelj se ne može uvijek detaljno sjetiti koji su rokovi prekršeni i koliko je zadataka zaposlenik kvalitetno izvršio. Međutim, razvio je opću, holističku sliku rada svog podređenog, napisanu "krupnim potezima". U istim "velikim potezima" od njega se traži da naslika "portret učinkovitosti zaposlenika".

Drugo, Objektivnost tehnike pojačana je vježbom njezine primjene. Više od deset godina iskustva u korištenju metodologije pokazuje da je učinkovitost visoka kada je ispunjavaju i voditelj i sam zaposlenik. Zatim raspravljaju o svojim rezultatima, a to ima važno značenje:

• zaposlenik se bolje sjeća svojih zadataka, ali upravitelj može nešto zaboraviti ili nešto zbuniti, jer ima nekoliko podređenih;
• menadžer ima svoj pogled na pitanja kvalitete, dok je zaposlenik sklon sebi oprostiti manje “grijehe”;
• Menadžer može često promatrati propuštanje rokova kao nekvalitetan rad, brkajući to dvoje, dok se zaposlenik može ponositi kvalitetnim radom, a zanemaruje vrijednost ispunjavanja rokova ili opsega.

Treći, Zbog tih učinaka obje strane teže postizanju dogovora, koji je, kako su satiričari formulirali, “proizvod neotpora strana”. Budući da je glavna praktična primjena ove metode mogućnost reguliranja mjesečne ili tromjesečne premije (vidi tablicu 2), upravo je ta okolnost ono što tehniku ​​čini vrijednom, jer dogovor dovodi do pravednosti, a to je važnije od točnosti mjerenja, a motivira više od matematički točnog i ponekad bezličnog obračuna bodova.

četvrto, Objektivnost metodologije se povećava zbog “ekonomije razmjera” ako se primjenjuje u svim odjelima poduzeća. Ovaj učinak omogućuje usporedbu rezultata s objektivnim podacima, a to je još jedan moćan kriterij provjere i izvor korekcije rezultata. Dakle, viši menadžer, nakon što dobije potpunu sliku o procjenama poduzeća (skup ocjena uspješnosti menadžera zaposlenih u profitnim centrima i procjena učinkovitosti zaposlenika troškovnih centara poduzeća), može je usporediti s financijskim i drugim objektivni ključni pokazatelji uspješnosti zaposlenika (KPI zaposlenika) učinkovitosti organizacije općenito. Može se pokazati da će ukupna procjena svih zaposlenika korištenjem metode „Trijada učinkovitosti” biti precijenjena u usporedbi s objektivnim ključnim pokazateljima uspješnosti (KPI zaposlenika) organizacije. Tada poslodavac ima pravo, po vlastitom ovlaštenju, uvesti korekciju prilikom isplate bonusa.

Iz tablice 2. vidljivo je da je zaposlenik Danilin u veljači bio na godišnjem odmoru, au skladu s politikom tvrtke za to vrijeme nije dodijeljen bonus. Shirokova ima tendenciju povećanja učinkovitosti. Učinak ostalih radnika je smanjen.

Imajte na umu: ispunjenje čak 50% plana može biti nagrađeno, pogotovo jer je istovremeno teško postići tri ključna pokazatelja uspješnosti (KPI zaposlenika) „trijade“, a dva od tri mogu biti visoka nauštrb resurs trećeg. U tom smislu, svaki broj manji od 50% također je definitivno postignuće.

Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI zaposlenika) - sustavna primjena metode

Metoda se može primijeniti kaskadno (gdje zaposlenici na višoj razini ocjenjuju zaposlenike na nižoj razini), u cijeloj organizaciji i neovisno o tome imaju li zaposlenici “objektivne ključne pokazatelje uspješnosti (KPI zaposlenika)” ili ne. Kaskadna primjena metode daje ocjeni sustavnost i dodatnu objektivnost, posebice kada je riječ o nagrađivanju.

A ako se, osim toga, metoda koristi dulje vrijeme, tada stječe niz korisnih svojstava. Pogledajmo ih.

1. Nadređeni rukovoditelj, ocjenjujući podređenog, ujedno ocjenjuje i aktivnosti svog odjela: na kraju krajeva, rezultati rada menadžera sastoje se od njegovih osobnih napora i napora njegovih podređenih. Prednost ove metode je što nadređeni menadžer ima priliku usporediti podatke i donijeti zaključke o učinkovitosti menadžera i njegovih podređenih, odjela u cjelini, pa čak i stila upravljanja.

Dakle, slika pokazuje da podređeni voditelja odjela 1 imaju različite vještine ("mini-dijagrami" to jasno pokazuju): inženjer radi sporo, ali učinkovito, stručnjak radi brzo, ali nedovoljno učinkovito. Viši rukovoditelj ocjenjuje rad šefa, a time i cijelog odjela 1, na sljedeći način: odjel rješava veliki broj problema prosječno kvalitetno i uz ponešto kršenja rokova. A opća analiza rada cijelog odjela pokazuje da voditelj ima dodatnu količinu zadataka - uz one koje rješavaju njegovi podređeni, a to može ukazivati ​​na probleme s delegiranjem. Osim toga, aktivnosti šefa na neki način "degradiraju" kvalitetu rada inženjera i "usporavaju" rad stručnjaka. Kao rezultat toga, vrijeme i kvaliteta rada odjela nisu iznad prosjeka. Menadžer voditelja odjela 1 možda bi trebao razmisliti o svojoj učinkovitosti kao menadžera.

Voditelj odjela 2 radi brzo, ali proizvodi manje slučajeva od svog podređenog. Vodeći stručnjak polako dovršava veliku količinu posla. To znači da ovaj šef preuzima one zadatke koji se mogu brzo riješiti, a kvaliteta njegovog rada ne može se nazvati niskom. Ovdje je očito sve u redu s delegiranjem, kvalitetom rada i poštivanjem rokova, a samim time i s odgovornošću.

1. Analiza dinamike produktivnosti tijekom vremena. Može se vidjeti povećava li se učinak zaposlenika tijekom probnog rada ili opada tijekom godina. Najjasnija slika stvara se usporedbom dinamike ocjenjivanja uspješnosti s drugim čimbenicima. Dakle, osim usporedbe razine učinkovitosti s razdobljem godišnjeg odmora prikazanog u tablici 2, mogu se uočiti znakovi napredujućeg "sagorijevanja", koji su posebno uočljivi u pozadini stalne motivacije, pada ili povećanja učinkovitosti povezanog s promjena u menadžmentu, utjecaj korporativnih vijesti na produktivnost zaposlenika ili odjela itd.
2. Analiza stila rada pojedinog zaposlenika: usporedba različitih parametara "trijade" pokazat će područja njegove učinkovitosti i neučinkovitosti. Primjerice, jedan uvijek radi brzo, ali nedovoljno učinkovito, dok drugi brzo i učinkovito rješava samo dio problema. Iz toga se rađaju preporuke za korištenje radnika: prvog treba smjestiti u prostor gdje je potrebna brzina, au odnosu na drugog treba razumjeti i njegovu motivaciju i interese za rješavanje konkretnih problema.
3. Usporedbom ocjena zaposlenika moguće je prosuditi njihovu korisnost za organizaciju, a usporedbom ocjena voditelja odjela možemo napraviti ocjenu odjela i menadžera. Dakle, na temelju rezultata godine možete izračunati prosječne ili ukupne godišnje ocjene i odrediti tko je učinkovitiji, a tko manje i zbog kojih faktora: tko je “najbrži” radnik, tko je “najtemeljitiji”, koji ujedno obavlja i najviše zadataka. U ovom slučaju sadržaj rada i pripadnost zaposlenika jednom ili drugom odjelu ne igraju ulogu.

Dakle, unatoč očitoj subjektivnosti metode "Trijada učinkovitosti", njezina korisna svojstva su očita:

• metoda je primjenjiva na sve pozicije, bez obzira jesu li rukovodeće ili izvršne;
• ocjene učinka zaposlenika mogu se prikupljati i uspoređivati;
• prikupljanjem ocjena možete pratiti dinamiku rada pojedinih zaposlenika, pa čak i odjela, pratiti pojavu sagorijevanja i donositi zaključke o njihovim snagama i slabostima;
• uspoređujući procjene podređenih s procjenama rukovoditelja, mogu se izvući zaključci o stilu upravljanja i identificirati područja neučinkovitosti u odjelima;
• zbog standardnog pristupa, metodologija se lako implementira u sustave za upravljanje dokumentima (Lotus Notes, MS Outlook, itd.) i ERP (temeljen na Oracle, SAP, Microsoft, itd.), koji se široko koriste u korporativnom svijetu;
• metoda može postati dodatak ili zajednički format za postojeće sustave za procjenu učinkovitosti i učinkovitosti MBO-a, ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI zaposlenika), te njihove podatke dovesti u objedinjenu prezentaciju.

I što je najvažnije, ovo nije samo još jedan “precizan alat”, već način posredovanja u dijalogu između rukovoditelja i podređenog o pitanju nagrađivanja. Uostalom, ništa ne smanjuje motivaciju zaposlenika više od nedostatka priznanja i razumijevanja razvojnih putova. U takvom dijalogu zaposlenik može razumjeti zašto je njegov šef nezadovoljan i na što obraća pozornost. Drugim riječima, metoda daje motivaciji vrlo važan učinak upravljanja - povratnu informaciju podređenom o njegovom radu.

treba izračunati za dijagnosticiranje korporativnih problema. Ključni pokazatelji uspješnosti zaposlenika omogućuju pravovremeno poduzimanje mjera za poboljšanje učinkovitosti njegovog rada.

Autor publikacije

Ključni pokazatelji uspješnosti KPI: što su, primjeri takvih sustava, kao jedan od alata za povećanje profitabilnosti poslovanja, sve su popularniji u informacijskoj sferi posvećenoj poduzetništvu.

KPI rješava problem prijenosa procjene uspješnosti poduzeća iz sfere subjektivnih procjena u svijet realnosti i objektivnosti, omogućuje prepoznavanje slabosti i uskih grla poslovanja te optimiziranje aktivnosti usmjerenih na postizanje najveće moguće profitabilnosti.

KPI se koristi kao dio sustava strateških uravnoteženih pokazatelja koji obavlja zadatak uspostavljanja uzročno-posljedičnih veza između pokazatelja i ciljeva, identificira čimbenike međusobnog utjecaja i poslovne obrasce kroz ovisnost jednih rezultata izvedbe o drugima (BSC sustav)

Što znači KPI?

Ova skraćenica došla je u ruski jezik s engleskog (Key Performance Indicators), najčešće se prevodi kao "ključni pokazatelji učinkovitosti" u definiciji pomalo ne odgovara punom značenju riječi "Performance" u engleskoj znanosti o upravljanju, odakle nam je ovaj koncept došao. Puno značenje opisano je u standardu ISO 9000:2008. Prihvaća 2 vrijednosti:

• učinkovitost, prema standardu to odgovara stupnju postizanja planiranih rezultata;
• učinkovitosti, ovaj koncept određuje korelaciju između utrošenih resursa i rezultata koji su postignuti njihovom uporabom.

Stoga je pojam KPI bolje shvatiti šire - kao "ključni (glavni) pokazatelj učinka."

Razumijevanje pojma KPI u ovoj interpretaciji jasno daje do znanja da se on može koristiti za ocjenu aktivnosti poduzeća samo u vezi sa sadržajem cilja, njegovim sadržajem. Stoga je KPI bio temelj modernog koncepta upravljanja „Upravljanje prema ciljevima“. A sam KPI služi za praćenje poslovnih aktivnosti zaposlenika, odjela tvrtke i uspješnosti njezinih aktivnosti općenito.

Prednosti KPI sustava

KPI sustav doživio je mnoge promjene od vremena Petera Druckera i, u nastojanju da se suoči sa stalno promjenjivom realnošću poslovnog svijeta, uključio je mnoge koncepte upravljanja koji kreativno razvijaju onaj glavni - „Upravljanje ciljevima“.

Prednost KPI sustava u odnosu na druge usmjerene na rješavanje istih problema je prije svega u tome što KPI osigurava neraskidivu vezu između komponenti poslovanja kao što su plan, izvršenje, rezultati, motivacija. KPI danas omogućuje, koristeći podatke koje generira, ne samo procjenu učinkovitosti zaposlenika, odjela i tvrtke u cjelini, već i izgradnju savršenog motivacijskog mehanizma za stimuliranje zaposlenika.

Ne može se svaki pokazatelj smatrati ključnim. To uključuje samo one pokazatelje koji su povezani sa svrhom poslovanja i za koje su postavljeni ciljevi i standardi za zaposlenike. Na primjer, nepismeno je uključiti računovodstvena izvješća dostavljena na vrijeme kao pokazatelje KPI-a, budući da to nema nikakve veze izravno sa specifičnostima aktivnosti odjela.

Vrste KPI-ja

KPI se dijele u nekoliko vrsta:

• KPI rezultat - koji su rezultati postignuti i njihov kvantitativni izraz;
• Cost KPI - koliko je potrebnih resursa korišteno;
• KPI funkcioniranja - utvrđuje provedbu trenutnih poslovnih procesa, ocjenjuje njihovu usklađenost sa potrebnim algoritmom izvršenja;
• KPI uspješnosti su izvedeni pokazatelji koji karakteriziraju omjer vremena utrošenog na postizanje planiranog rezultata i vrijednosti samog rezultata;
• KPI učinkovitosti su izvedeni pokazatelji koji služe za procjenu omjera troškova resursa i rezultata postignutih uz njihovu pomoć.

Zauzvrat, KPI učinkovitosti dijele se na:

1. Oklijevanje odnosno one koje će odražavati rezultate rada tijekom nekog vremena;
2. Vodeći(drugi naziv je operativni) - to su oni koji omogućuju menadžmentu da upravlja radom tijekom odabranog izvještajnog razdoblja, dodijeljenog za postizanje određenih rezultata nakon njegovog završetka.

Oklijevanje– To su prvenstveno financijski pokazatelji. Njihov cilj je pokazati vezu između želje menadžmenta i sposobnosti poduzeća da generira novčane tokove. Njihov nedostatak je što zbog kašnjenja u ispoljavanju učinkovitosti nije moguće opisati učinkovitost poduzeća u cjelini i njegovih odjela u trenutnom trenutku.

Vodeći pokazatelji koriste se, po potrebi, za analizu rada poduzeća u trenutnom trenutku, daju objektivnu ocjenu kvalitete trenutnih aktivnosti, stupanj zadovoljenja potreba kupaca, koliko su zadovoljni suradnjom, identificiraju mogućnost povećanja novčani tokovi za budućnost, te procijeniti kvalitetu proizvoda.

Što slijediti pri razvoju KPI-ja

Pri izradi pokazatelja treba se pridržavati sljedećih pravila:

• nastojati minimizirati skup pokazatelja koji su potrebni za upravljanje poslovnim procesom;
• svaki pokazatelj mora biti takav da se može izraziti kao mjerljivi numerički pokazatelj;
• trošak sredstava koja je potrebno potrošiti za mjerenje pokazatelja ne smije premašiti novčanu vrijednost dobiti kao rezultat njegove uporabe.

KPI razvojni algoritam

Ovaj rad se izvodi u nekoliko faza.

• Predprojektiranje. Ova faza se sastoji od:

1. dobivanje odobrenja od višeg menadžera i smišljanje načina interakcije s njim;
2. pokretanje i planiranje projekta;
3. stvaranje projektnog tima;
4. rad na provođenju predprojektnih istraživanja.

• Razvoj KPI metodologije. U ovoj fazi izvršite:

1. optimizacija organizacijske strukture;
2. razviti metodološki model;
3. razviti proces upravljanja tvrtkom koristeći KPI;
4. izraditi propise (sustav normativnih i metodoloških dokumenata).

• Faza razvoja informacijskog sustava KPI. Uključuje:

1. izrada tehničkih specifikacija za postavljanje informacijskog sustava i njegovu konfiguraciju;
2. obuka korisnika;
3. izvođenje probnog rada.

Prilikom razvoja KPI metodologije pozornost treba usmjeriti na:

1. razvoj KPI-ja kao holističke razvojne strategije;
2. dostupnost objašnjenja prednosti KPI za osoblje;
3. prepoznavanje i jasno bilježenje korporativnih ključnih čimbenika uspjeha;
4. stvaranje razumljivog izvještavanja za sve razine;
5. načine razjašnjavanja ključnih pokazatelja uspješnosti kako bi se zadržala njihova relevantnost kada se promijene postojeći poslovni uvjeti;
6. razvoj koordinacije i primjene odlučujućih KPI.

• Faza završetka projekta. Stavljanje metodologije KPI sustava u praktičnu primjenu.

Karakteristike efektivnih KPI-jeva

Ključni pokazatelji uspješnosti bit će učinkoviti ako ispunjavaju sljedeće karakteristike:

1. Adresa pripadnosti. To znači da svaki KPI mora biti povezan s izravnim izvršiteljem (to može biti ili pojedinačni zaposlenik ili strukturna jedinica), koji je odgovoran za rezultate aktivnosti unutar svog područja odgovornosti;
2. Ispravna orijentacija- KPI moraju odgovarati ključnim razvojnim projektima, strateškim ciljevima tvrtke, ključnim poslovnim procesima;
3. Dohvatljivost- provedba KPI-ja mora održavati ravnotežu između potrebnih napora za njihovo postizanje i vjerojatnosti njihove provedbe, trebala bi biti između 70% i 80%;
4. Otvorenost za djelovanje- KPI bi trebali biti postavljeni tako da postoji mogućnost intervencije u procesima za njihovo poboljšanje;
5. Pružanje predviđanja- mora biti moguće procijeniti čimbenike koji izravno određuju planirane rezultate i imaju izravan utjecaj na vrijednost samog poslovanja;
6. Ograničenje- KPI bi trebali biti usmjereni na takav način da se izvođači usredotoče na dovršavanje prioritetnih zadataka i ne troše svoje napore na dovršavanje nevažnih zadataka;
7. Lakoća percepcije- KPI-jevi moraju biti dostupni izvođačima za njihovo razumijevanje;
8. Ravnoteža i međusobna povezanost- ključni pokazatelji uspješnosti ne bi trebali biti u zoni međusobnog sukoba, oni bi se trebali nadopunjavati;
9. Pokretanje promjena- Mjerenja KPI-a trebaju izazvati pozitivne promjene u poduzeću poput lančane reakcije, odnosno implementacija jednih uzrokuje prirodni proces poboljšanja drugih;
10. Jednostavan za mjerenje- KPI treba ostaviti na takav način da korisnici mogu samostalno kvantificirati napredak;
11. Pojačanje- KPI moraju motivirati zaposlenike, odnosno biti potkrijepljeni individualnim materijalnim poticajima;
12. Relevantnost- budući da s vremenom utjecaj i učinkovitost čak i profesionalno kreiranih KPI-jeva mogu značajno oslabiti, potrebno ih je povremeno ažurirati;
13. Usporedivost- KPI bi trebali pružiti mogućnost usporedbe u takvim situacijama, na primjer, bilo bi netočno koristiti omjer prosječnog prihoda po danu za maloprodajna mjesta jednog formata, ali imaju tako različite lokacije kao što su regionalni centar i mali regionalni grad;
14. Razumnost- svaki pokazatelj mora pružiti mogućnost provođenja analize na temelju njega i nositi semantičko opterećenje. Kao negativan primjer besmisla može se navesti takav ključni pokazatelj uspješnosti, koji se računa kao svi troškovi za održavanje administrativnog aparata do visine dobiti (ukupno). Takav će pokazatelj zadovoljiti gore navedene karakteristike, ali u stvarnosti će biti besmislen.

Opća načela i pravila za provedbu KPI-ja

Da biste uspješno izvršili zadatke koje sustav namjerava riješiti, morate se pridržavati određenih pravila.

1. Pravilo "10/80/10" ovo pravilo postavlja broj ključnih pokazatelja u sustavu. On navodi da poduzeće mora imati deset ključnih pokazatelja uspješnosti, najviše osamdeset ključnih proizvodnih pokazatelja i deset ključnih pokazatelja uspješnosti. Ovaj omjer izbjegava preopterećenje menadžera, kao i značajno smanjuje vrijeme koje menadžment troši na raspravu o provedbi programa.
2. Pravilo poštivanja načela upravljivosti i upravljivosti. Navedeno je da svaki odjel koji je odgovoran za određeni pokazatelj mora imati potrebne resurse za provedbu i upravljanje, a rezultat mora biti praćen.
3. Pravilo ortačkog načela. Pri izradi, pa i implementaciji, mora se voditi računa o imperativu uspostavljanja učinkovitog partnerstva između svih elemenata sustava, zaposlenika i jasnog razumijevanja potrebe za promjenama.
4. Načelo usmjeravanja napora na glavni smjer. Ovo načelo utvrđuje potrebu za analizom aktivnosti zaposlenika kako bi se identificirala mogućnost proširenja njihovih ovlasti, identificiranje onih kojima je potrebna napredna obuka, određivanje koje obuke zaposlenici trebaju, dodjeljivanje odgovornosti za razvoj vlastitih KPI-jeva, uspostavljanje učinkovitih komunikacijskih veza (i okomito i vodoravno).
5. Načela za integraciju procesa poboljšanja učinka, izvještavanja i mjerenja učinka. Važno je promisliti i implementirati sustave izvještavanja i evaluacije koji bi bili usmjereni na poticanje konkretnih radnji i razumijevanja vlastite odgovornosti. Također treba utvrditi strogi raspored izvještajnih sastanaka.
6. Načelo dosljednosti ukupne strategije i pokazatelja proizvodnje. Ovo načelo zahtijeva povezivanje ključnih pokazatelja uspješnosti s trenutnim kritičnim čimbenicima uspjeha i uključivanje u cjelokupnu uravnoteženu tablicu rezultata i strategiju poduzeća.

Varijabilnost opcija odabira KPI

KPI- to su pokazatelji koji tvore smjer djelovanja zaposlenika i glavni su pokazatelji na temelju kojih se može procijeniti učinkovitost njihova rada

Na primjer, želite da voditelj prodaje tvrtki donese neki profit. Kako on to može učiniti?

1. Napravite vrlo veliki posao s jednim vrlo bogatim klijentom. Ali takvih je klijenata malo, a za njih se vodi aktivna borba.
2. Stoga mora raditi kroz veliki niz manjih klijenata. Da bi dobio ovaj skup potencijalnih klijenata, upravitelj će morati obaviti velik broj telefonskih poziva, poslati komercijalne ponude i učiniti puno posla na stvaranju komunikacijskih veza s potencijalnim klijentima.

Za menadžera, kada gradi sustav pokazatelja, KPI je ispravan izbor pokazatelja koji će najučinkovitije utjecati na postizanje zadanog cilja, primjerice dobiti poduzeća.

Kako je izgrađen KPI sustav

Zapisujemo one pokazatelje koji će, po vašem mišljenju, dovesti do traženih rezultata. Na primjer:

• obujam prodaje;
• postotak korisničke usluge;
• količina prodane robe x i y;
• doplata.

Pogreške prilikom kreiranja KPI-ja

Kao primjer možemo pogledati izradu KPI sustava za tvrtku koja proizvodi i prodaje vlastite proizvode.

Strukturno, takvo poduzeće može se predstaviti kao da se sastoji od:

• odjel koji nabavlja potrebne materijale;
• odjel koji se bavi proizvodnjom;
• odjel koji osigurava prodaju;
• financijski odjel.

Nabavna služba je usmjerena na smanjenje troškova pri nabavi materijala. Naravno, kako biste ispunili svoj planirani KPI, morate stvoriti sustav za primanje održivih popusta, bonusa i tako dalje.

Za proizvodni odjel, glavni KPI je iskorištenost opreme (trebao bi biti iznad 80%). Na primjer, ako proizvodite dvije vrste proizvoda, morate imati učinkovitu shemu za preusmjeravanje rada opreme tako da ne miruje.

Sada pogledajmo pogreške koje će se neizbježno dogoditi ako se KPI-jevi implementiraju mehanički, bez uzimanja u obzir strateških aktivnosti tvrtke.

Postizanje cilja za odjel nabave u obliku smanjenja troškova nabavljenih materijala uključuje mogućnosti smanjenja njihovih troškova putem:

• kupnje u velikim količinama, a to će u slučaju viška materijala za proizvodnu jedinicu povući dodatne troškove za skladištenje i zamrzavanje novca u zalihama;
• kupnja materijala niže kvalitete - to može uzrokovati kvar opreme;
• kupnje uz plaćanje unaprijed - to podrazumijeva zamrzavanje sredstava.

Druga pogreška je uvođenje KPI bez uzimanja u obzir motivacije zaposlenika. Za učinkovit rad potrebno je osigurati povezanost KPI-ja sa sustavom bonusa i kazni, odnosno sa sustavom materijalne motivacije.

Treća pogreška je zamjena pokazatelja KPI pokazateljima ishoda, na primjer prihod, dobit, marginalna dobit. KPI indikatori su u korelaciji s aktivnostima zaposlenika kako bi se postigao takav rezultat koji se konkretno mora ispuniti danas, sutra, prekosutra, odnosno gore opisani vodeći indikatori. Ako uzmemo u obzir voditelja prodaje, to će biti:

• broj klijenata koje treba upoznati;
• koliko ugovora sklopiti;
• koliko poziva obaviti;
• koliko potencijalnih klijenata pronaći.

Četvrta pogreška je nepostojanje sustava planiranja i KPI računovodstva. Ovi pokazatelji mogu se preuzeti iz sustava operativnog računovodstva i sustava kontrole rukovodećeg osoblja. Planiranje znači postavljanje ciljnih vrijednosti za određeno razdoblje.

Korištenje KPI sustava u motivacijske svrhe kao pokazatelja koji utječe na povećanje osnovne plaće treba biti vrlo pažljivo i pravno kompetentno. Ako je ovaj varijabilni dio uključen u ugovor o radu, tada će sud one isplate koje su izvršene prije razmatranja predmeta na sudu smatrati plaćama. U slučaju radnog spora, zaposlenik, čak i onaj koji je loše radio svoj posao, moći će dobiti dodatni novac od tvrtke. Stoga je uz glavni ugovor o radu bolje sastaviti dodatni ugovor o proizvodnji ili ugovor o učinku. koji prikazuje varijabilni dio plaće.

Kako bi KPI postao ne samo moderna inovacija, neka vrsta markera upravljanja tvrtkom koja pokušava ići ukorak s vremenom, već istinski učinkovit alat za povećanje profitabilnosti tvrtke, moraju se poštivati ​​tri točke:

• uvođenje norme- ovo je KPI koji zaposlenik može postići tijekom normalnog rada; to nije dinamički promjenjivi pokazatelj, već statični, na primjer, da bi primao redovnu plaću, menadžer mora zaključiti minimalno 10, a najviše petnaest ugovora. Norma isključuje faktor slučajnosti, kao i faktor sreće;
• uvođenje pojma svrhe- to je novac koji zaposlenik može dobiti ako postigne izvanredne rezultate, npr. na temelju gore opisanog zaposlenik će sklopiti od 15 do dvadeset ugovora;
• uvođenje koncepta “Izazova”- to je novac koji se može dobiti kada se postižu rezultati koji su znatno viši od prosjeka tvrtke, na primjer, ne trinaest sklopljenih ugovora mjesečno, već četrdeset.

Kako ocijeniti učinak zaposlenika

Prvi pokazatelj je rezultat, odnosno nešto mjerljivo (kvadratni metri postavljenih pločica, broj sklopljenih ugovora i slično).

Drugi faktor po kojem je moguće ocjenjivati ​​aktivnosti zaposlenika je faktor vremena, odnosno koliko brzo se poslovni proces završava. Primjerice, vrijeme potrebno informatičkoj službi da ispravi grešku u pozivnom centru. To se vrijeme, neovisno o vrsti posla, može normalizirati i unijeti u KPI.

Treći faktor je faktor kvalitete, odnosno nepostojanje povrata, reklamacija, reklamacija i sl. Također, pri uvođenju ovakvog pokazatelja uspješnosti potrebno je voditi računa da se kvaliteta može smatrati zadovoljavajućom ukoliko je zaposlenik u planiranom vremenskom razdoblju ostvario zadovoljavajući planirani rezultat.

Također možete mjeriti učinkovitost procjenom količine resursa koji se moraju potrošiti na izvršavanje poslovnog procesa.

Kako razviti KPI za određeni odjel, primjeri

Iako je kompetentan razvoj koeficijenata učinkovitosti individualan proces, koji se provodi uzimajući u obzir sve specifičnosti tvrtke ili proizvodnje, još uvijek je moguće dati primjere tipičnih razvoja. To se posebno odnosi na usluge sa standardnom funkcionalnošću, na primjer, računovodstvo. Dolje je nekoliko primjera. Treba uzeti u obzir da pravilno kreirani KPI sustavi uzimaju u obzir i faktor opterećenja, ako je veći od 100% - zaposlenik se nagrađuje, a ako padne ispod 70% - menadžer se kažnjava jer nije mogao osigurati zaposlenici s radom.

Više o KPI-ju, njegovom razvoju, implementaciji i korištenju možete saznati gledajući snimku webinara.

KPI su ključni pokazatelji uspješnosti tvrtke ili zasebnog odjela. U ovom ćemo članku pogledati primjere KPI-ja za različite stručnjake i pogledati kako razviti i implementirati sustav.

Što je KPI

KPI je kratica za Key Performance Indicators - ključni pokazatelji uspješnosti.

KPI sustav je sustav nagrađivanja izgrađen na temelju ključnih pokazatelja.

Rad po takvom sustavu omogućuje zaposlenicima da bolje razumiju što trebaju učiniti kako bi bili učinkoviti. Štoviše, učinkovitost se ne odnosi samo na količinu posla koji obavljaju, već i na korist koju poduzeće ostvaruje.

Kako razviti KPI sustav

Za izradu C&I sustava u poduzeću potrebno je:

1. Odaberite model ključnog pokazatelja učinka.
2. Definirajte KPI i raspodijelite odgovornost.
3. Kreirajte izvješćivanje.

Kako odabrati KPI model

Postoje mnoge metode za definiranje i grupiranje pokazatelja. U Rusiji se najčešće koristi klasični pristup, kao i Balanced Scorecard (BSC).

Klasični pristup temelji se na korištenju pretežno financijskih pokazatelja, kao što su; vidi sliku.).

Crtanje. Stablo ključnih pokazatelja temeljeno na EVA

Imajte na umu da za provedbu razvijene strategije samo financijski pokazatelji možda neće biti dovoljni. Ništa manje važno za poslovanje nije ni razvoj odnosa s klijentima, upravljanje osobljem, kvaliteta proizvoda, odnosno oni aspekti djelatnosti koje je teško procijeniti.

U okviru Balanced Scorecarda postoje četiri glavna aspekta rada poduzeća koji daju odgovore na sljedeća pitanja:

• kako tvrtku ocjenjuju dioničari („Financije“);
• kako ga klijenti ocjenjuju (“Klijenti”);
• kako poboljšati kvalitetu aktivnosti (“Osoblje”);
• koji procesi mogu poduzeću osigurati izuzetan položaj na tržištu (“Poslovni procesi”).

Što izabrati

Koji pristup odabrati ovisi o razini poslovanja. Za male tvrtke prikladniji je klasični pristup, jer neće zahtijevati značajne troškove za privlačenje konzultanata i implementaciju informacijskog sustava. U budućnosti će stvoreni klasični sustav biti moguće doraditi uključivanjem nefinancijskih kriterija.

Velike tvrtke trebale bi koristiti karticu uravnoteženih rezultata jer ona daje potpuniju sliku uspješnosti poduzeća.

Kako razviti KPI za zaposlenike u financijama

Urednici Sustava CFO pripremili su motivacijske sheme i KPI izvješća o učinku za zaposlenike financijskih službi. Preuzmite i koristite u svojoj tvrtki primjere C&I za glavnog računovođu i ostale zaposlenike računovodstvenog odjela, zaposlenike, proračunski odjel i druge odjele.

Kako odabrati ključne pokazatelje

Da biste odredili koje KPI-jeve koristiti, trebate:

1. Identificirati skupine pokazatelja i raspodijeliti odgovornost menadžera na različitim razinama upravljanja za svaku skupinu.
2. Napravite najdetaljniji popis ključnih pokazatelja uspješnosti koje koristi menadžment.
3. Odaberite kriterije koji najbolje karakteriziraju postizanje strateških ciljeva.
4. Formalizirajte algoritme za izračun svakog od ključeva.

Identifikacija skupina indikatora

Ako tvrtka koristi klasičan pristup razvoju KPI sustava, tada je potrebno razlikovati sljedeće skupine:

• ;

Odgovornost za svaku od skupina bit će raspodijeljena među menadžerima na svim razinama upravljanja. Primjerice, generalni direktor je odgovoran za cjelinu, dok bi upravljanje trebalo prenijeti na voditelje odjela.

Kada se koristi model koji uključuje i financijske i nefinancijske KPI-ove, mogu se razlikovati sljedeće skupine ključnih pokazatelja uspješnosti:

• financijski i ekonomski – za poslovanje općenito;
• zadovoljstvo kupaca;
• glavni i pomoćni poslovni procesi (vidi kako ih opisati);
• učinkovitost osoblja.

Nakon identificiranja glavnih skupina, potrebno je odrediti tko će biti odgovoran za njihovu provedbu. Za primjer raspodjele odgovornosti, pogledajte tablicu 1.

stol 1. Skupine pokazatelja i raspodjela odgovornosti

Detaljiranje

Popis ključeva za svaku od odabranih grupa treba biti što detaljniji. Zamolite menadžere koji će biti odgovorni za određenu grupu da naprave takav popis. Na primjer, CEO bi trebao naznačiti koje kriterije koristi za ocjenu "zadovoljstva dioničara".

Kao rezultat toga, opći popis KPI-ja može uključivati ​​nekoliko stotina kriterija. Očito je da je izgradnja takvog sustava neopravdana, jer će dovesti do značajnog povećanja opterećenja osoblja povezanog s prikupljanjem i obradom podataka potrebnih za izračune. Stoga s općeg popisa trebate odabrati podatke koji su menadžmentu stvarno potrebni za upravljanje i omogućit će vam procjenu stupnja do kojeg su vaši ciljevi postignuti, a neće se samo pratiti "za informaciju".

KPI odabir

Za odabir KPI-ja formirajte stručnu skupinu. U pravilu uključuje direktore odjela i voditelje odjela. Njihov zadatak je karakterizirati svaki od pokazatelja prema sljedećim kriterijima:

• odražava li stupanj do kojeg su strateški ciljevi poduzeća postignuti;
• je li to jasno prije svega onim menadžerima koji će na temelju toga morati donositi odluke;
• Je li koristan za donošenje odluka?

Osim navedenih, mogu se primijeniti i drugi kriteriji, na primjer, sposobnost korištenja pokazatelja uspješnosti u planiranju ili analizi.

Postupak ocjenjivanja može se formalizirati korištenjem sustava bodovanja. Na primjer, 1 bod – kriterij nije zadovoljen, 2 boda – djelomično zadovoljava zadani kriterij, 3 boda – zadovoljava zadani kriterij. Pokazatelji koji su tijekom stručnog ocjenjivanja dobili najveći broj bodova bit će uključeni u sustav CI.

Kao rezultat, pojavit će se "kratki" popis ključnih pokazatelja uspješnosti tvrtke (vidi tablicu 2).

tablica 2. Primjer CPI trgovačkog poduzeća(fragment)