Keling, tasdiqlash qanday rasmiylashtirilganligini aniqlaylik. Har bir tashkilot, albatta, o'z variantlari va kombinatsiyalariga ega. Biz mumkin bo'lganlarini ko'rsatishga harakat qilamiz.

Tashqi tasdiqlash

Tashqi tasdiqlash uchun GOST R 6.30-2003 hujjat loyihasida tasdiqlash shtampidan foydalanishni tavsiya qiladi. Sizga shuni eslatib o'tamanki, tasdiqlash shtampi hujjatning muallifi bo'lmagan boshqa tashkilotning uning mazmuni bilan kelishuvini ifodalovchi rekvizitdir (GOST R 7.0.8-2013, ta'rif 56).

Hujjat parchasi

Shouni yig‘ish

3.23. Hujjatni tasdiqlash shtampi KESILGAN so'zdan, hujjat tasdiqlangan shaxsning lavozimidan (shu jumladan tashkilot nomi), shaxsiy imzo, imzo stenogrammasi (bosh harflar, familiya) va tasdiqlangan sanadan iborat, masalan. :

KUZILILGAN

Moliya akademiyasi rektori
rossiya Federatsiyasi hukumati huzurida
A.G.ning shaxsiy imzosi. Gryaznova
sana

Agar tasdiqlash xat, bayonnoma va boshqalar bilan amalga oshirilsa, tasdiqlash muhri quyidagicha rasmiylashtiriladi:

KUZILILGAN

Rossiya akademiyasiga xat
tibbiyot fanlari
06/05/2003 yildagi 430-162-son

KUZILILGAN

Kengash majlisining bayonnomasi
rus davlati
"Rosgosstrax" sug'urta kompaniyasi
06.05.2003 yildagi 10-son

1-misol

Shouni yig‘ish

2-misol

Shouni yig‘ish

Ichki izchillik

1. Hujjatni tasdiqlash (tasdiqlash vizasi)

Tasdiqlashning ushbu shakli ko'pincha tasdiqlovchi shaxslar ro'yxati juda cheklangan bo'lgan kichik tashkilotlar yoki bir necha kishi tomonidan tasdiqlangan hujjatlar uchun qo'llaniladi.

Biroq, bu usul yirik kompaniyalar uchun umuman qulay emas, ularning ro'yxati o'nlab (ehtimol ko'proq) mansabdor shaxslarga etadi.

GOST R 6.30-2003 chizishni tavsiya qiladi vizani tasdiqlash tasdiqlash shtampiga o'xshash, lekin tasdiqlovchi lavozimining bir qismi sifatida "KESHILGAN" so'zini va tashkilotning nomini ko'rsatmasdan (ichki tasdiqlash bilan bu mansabdor shaxs hujjat muallifi bo'lgan tashkilotda ishlashi allaqachon aniq). Quyidagi farq: loyihani ichki tasdiqlash, agar unga ilova qilinishi kerak bo'lgan sharhlar mavjud bo'lsa, mumkin.

Hujjat parchasi

Shouni yig‘ish

GOST R 6.30-2003 “Yagona hujjatlar tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar"

3.24. Hujjatni tasdiqlash hujjatni tasdiqlash vizasi (keyingi o'rinlarda viza deb yuritiladi) bilan beriladi, unda hujjatni tasdiqlovchi shaxsning imzosi va lavozimi, imzo stenogrammasi (bosh harflar, familiya) va imzolangan sana ko'rsatilgan. Masalan:

A.S.ning shaxsiy imzosi. Orlov
sana

Hujjatga sharhlar bo'lsa, viza quyidagi tarzda beriladi:

Izohlar ilova qilingan
Yuridik bo'lim boshlig'i
A.S.ning shaxsiy imzosi. Orlov
sana

Sharhlar alohida varaqda bayon qilinadi, imzolanadi va hujjatga ilova qilinadi.

Asl nusxasi tashkilotda qoladigan hujjat uchun vizalar asl hujjatning oxirgi varag'ining teskari tomonining pastki qismiga qo'yiladi.

Asl nusxasi tashkilotdan yuborilgan hujjat uchun vizalar yuborilayotgan hujjat nusxasining old tomonining pastki qismiga yopishtiriladi.

Viza hujjatlarini alohida tasdiqlash varag'ida berish mumkin.

Tashkilotning ixtiyoriga ko'ra, hujjat va uning qo'shimchalarini sahifama-sahifa tasdiqlashga ruxsat beriladi.

3-misol

Shouni yig‘ish

2. Tasdiqlash varaqasi

Amalda, ko'pincha hujjat loyihasini tasdiqlash vizalari to'plamini hujjatning o'zida emas, balki uning tasdiqlash varag'ida topishingiz mumkin.

Hujjatni tasdiqlash (viza qilish) varaqasi tasdiqlash belgilari (vizalar) bilan rasmiy hujjatning bir qismidir (GOST R 7.0.8-2013).

Turli tashkilotlarda uning shakli juda farq qilishi mumkin. Ushbu ta'rifni hisobga olgan holda, biz aniq foydalanishga ruxsat berilganligini ta'kidlaymiz belgilar tasdiqlovchining vizasi emas, balki tasdiqlash haqida. Shuning uchun, EDMS va MS Outlook dan bosma nashrlar (bu haqda keyinroq 4-rasm va 6-misolga qarang) tasdiqlash varaqlaridan boshqa narsa emas.

Shuni ta'kidlashni istardimki, hujjat loyihasini ma'qullash yoki qog'ozda "jonli" imzolarni to'plash - eng ishonchli variant, chunki tasdiqlagan shaxs keyinchalik shaxsiy imzosidan voz kechishi dargumon.

4-misol

Shouni yig‘ish

5-misol

Shouni yig‘ish

3. Elektron pochta orqali muvofiqlashtirish (masalan, MS Outlook da)

Hujjat loyihasida yoki tasdiqlash varag'ida "jonli" imzolarni to'plash juda ko'p vaqtni oladi. Va tasdiqlash jarayonining mohiyati oddiy emas. Shu sababli, ofis boshqaruvi xizmatlari o'zlari uchun ham, ma'qullaganlar uchun ham hayotni soddalashtirishga harakat qilmoqda. Ushbu soddalashtirishning bir varianti elektron tasdiqlashdan foydalanishdir. Va agar sizda maxsus ofis ishi funksiyasiga ega bo'lgan EDMS bo'lmasa ham, barcha tasdiqlovchi shaxslarning kompyuterlarida oddiy elektron pochta o'rnatilgan bo'lishi mumkin. Aytgancha, MS Outlook-dan foydalanib, u orqali yuborilgan fayllarni elektron tasdiqlashni tashkil qilish juda mumkin.

Buni qanday ishlatishingiz mumkinligini qisqacha tushuntirib beraman:

Biroq, shuni ta'kidlashni istardimki, bu variantning ham kamchiliklari bor. Rozi bo'lgan shaxs har doim uning yo'qligida boshqa birov uning kompyuteridan ovoz berganligini aytishi mumkin. Kompaniyalar bunday tushunmovchiliklarni bartaraf etishga harakat qiladilar:

• yoki jarayonning har bir ishtirokchisi tomonidan elektron raqamli imzodan foydalangan holda (juda qimmat mexanizm),
• yoki ichki me'yoriy hujjatlarda (masalan, "xavfsizlik to'g'risida", "avtomatlashtirilgan ish stantsiyasidan foydalanish to'g'risida" va hokazo) ular xodimlarni ish uchun faqat o'z kompyuterlaridan foydalanishga majburlashga harakat qilishadi va ketishda uni parol bilan blokirovka qilishadi.

4. EDMSda tasdiqlash

Hujjatlarni muvofiqlashtirishning yanada progressiv usuli - bu turli xil elektron hujjat aylanish tizimlaridan foydalanishdir.

1. Tashabbuskor EDMSga ma'lum bir ariza kiritadi (BIZNES, Boss-referent, Directum va boshqalar) va hujjat loyihasini ilova qiladi.
2. Ma'qullovchilar loyihani ko'rib chiqib, o'z mulohazalarini qoldiradilar va ovoz berishadi.
3. Tashabbuschi ovoz berish natijasini chop etishi va imzolash uchun hujjat loyihasiga ilova qilishi mumkin. Qoidaga ko'ra, ushbu "natija" (tasdiqlash varaqasi) ofis boshqaruvi xizmatining mas'ul xodimining imzosi bilan tasdiqlanadi.

Bizning tashkilotimizda tashabbuskorning ixtiyoriga ko'ra tasdiqlashning ikkita shaklidan foydalanish odatiy holdir:

• qog'oz tasdiqlash varag'ida "jonli" vizalar yig'ish yoki
• EDMSda tasdiqlash - bu holda tasdiqlash varag'i ham tuziladi, lekin avtomatik ravishda to'ldiriladi (6-misolda ko'rsatilgan).

Biroq, bitta hujjatni tasdiqlashda ushbu usullarni birlashtirish taqiqlanadi, chunki Ba'zi ma'qullovchilar boshqalarning sharhlarini ko'rmaydilar. EDMSdan chop etilgan tasdiqlash varag'i EDMS rahbarining imzosi bilan tasdiqlanishi kerak.

6-misol

Shouni yig‘ish

“...Xayrli kun, qiziqarli lahza. Salom, bebaho Katerina Matveevna.

O'tgan kechikish uchun meni ayblamang. Ko'rinib turibdiki, bu mening taqdirim. Biroq, bularning hech biri endi kutilmaydi. Shuning uchun, men tirik va sog'lom ekanligimni sizga aytishga shoshildim va sizga ham shuni tilayman ... "

Qizil Armiya askari o'rtoq Suxovning maktubidan

("Cho'lning oq quyoshi" filmi)

Qizil Armiya askari Fyodor Ivanovich Suxov butun film davomida o'z xotiniga yozgan "bebaho Katerina Matveevna" ta'sirchan maktubini kim eslamaydi? Bu xat, albatta, shaxsiy edi va biznes emas edi. Ammo personajlar bo'lgan hayotiy vaziyat tufayli u biznes yozishmalariga xos bo'lgan puxtalik, tuzilish va individual xususiyatlarga ega edi.

Qizil Armiya askari Suxov kabi ofis boshqaruvi xizmatining xodimi ko'pincha turli muammolarni hal qilishga va ba'zan eng kutilmagan mavzularda xat yozishga majbur bo'ladi. Ko'rinishidan, nima oddiyroq bo'lishi mumkin? Ammo ma’lum bo‘lishicha, boshqaruvchining “xat yoz” degan ko‘rsatmasi kotibning ruhi va ongida sarosimaga tushishi mumkin: “Xat?!.. Uni qanday yozish kerak?! Nima yozish kerak?! Qanday formatlash va qabul qiluvchiga qanday yuborish kerak?! Dahshatli!!!"

Aslida, bu topshiriqda hech qanday dahshatli yoki qiyin narsa yo'q. Va agar siz maktabda biror marta insho yozgan bo'lsangiz (va siz aniq) yozgan bo'lsangiz, xat yozish sizdan g'ayritabiiy harakatlarni talab qilmaydi. Sizga ehtiyotkorlik, qat'iyatlilik, tashkilotingizning biznes jarayonlarini bilish, ba'zan sizga notanish bo'lgan muammolar va vaziyatlarni tushunish qobiliyati, boshqa bo'limlar, xizmatlar va xodimlardan kerakli ma'lumotlarni olish qobiliyati va taqdimotda savodxonlik kerak bo'ladi. .

Ish xatlarini yozish uchun umumiy talablardan boshlaylik.

Qo'shimcha ma'lumot olish uchun

Ish xati matnining tuzilishi

Eng umumiy holatda, ish xatining matni quyidagilardan iborat:

• manzil (kirish odob formulasi);
• kirish qismi;
• asosiy qismi;
• yakuniy qism;
• Yakuniy etiket formulasi.

Keling, ularni batafsil ko'rib chiqaylik.

Shikoyat qilish, yoki Kirish odob formulasi (odob formulasi):"Salom, bebaho Yekaterina Matveevna!"

Murojaat (kirish odob-axloq formulasi, xushmuomalalik formulasi va boshqalar) adresatga hurmatni ifodalash, adresatning e'tiborini xat mavzusiga qaratish uchun mo'ljallangan va ushbu xat yuborilgan shaxsning lavozimi, familiyasi, ismi va otasining ismini o'z ichiga olishi mumkin. murojaat qilinadi: Hurmatli Vladimir Petrovich!

Eng muhim va muhim shaxslarga murojaat qilganda, "Eng aziz" salomlashuvi qo'llaniladi.

Masalan:

• Hurmatli vazir janoblari!
• Hurmatli gubernator janoblari!
• Hurmatli janob Vaxrushin!

Agar xat tashkilot xodimlariga yoki ma'lum bir xodimlar guruhiga murojaat qilsa, unda etiket formulasi quyidagicha ko'rinadi: Hurmatli janoblar!

Muloqotda tanishlik qabul qilinishi mumkin emas. Ish xatida "Azizim ..." yoki "Azizim ..." va shunga o'xshash iboralar mos kelmaydi.

Eslatma

Manzil oxirida undov belgisi bo'lishi kerak. Vergul, grammatik jihatdan maqbul bo'lsa-da, bu holda o'rinsiz bo'ladi.

Xabar hujjatning o'rtasiga to'g'ri keladi.

Aytmoqchi

Apellyatsiya xatning majburiy elementi emas. Standart mazmundagi rasmiy xatlarda, so'rovlarni o'z ichiga olmaydigan qo'shimcha xatlarda va boshqaruvchi tomonidan shaxsiy ko'rib chiqishni talab qilmaydigan ahamiyatsiz xarakterdagi boshqa xatlarda murojaat qoldirilishi mumkin. Masalan: Iltimos, “Ametist” MChJ bilan 2014-yil 30-dekabr holatiga ko‘ra yarashuv hisobotini quyidagi manzilga yuboring: st. Tverskaya, 1-uy, ofis 23, Ensk, 123645.

Kirish qismi. O'z ichiga olishi mumkin:

• ushbu xatni yozishning sababi va maqsadi. Masalan: Sizning tashkilotingiz Ensk hududiy okrugining kommunal xizmatlari ehtiyojlari uchun kommunal texnikani sotib olish bo'yicha 118-SAZHKKH-sonli tanlov tartibida ishtirok etdi;
• xat mavzusiga oid hujjatga havola. Masalan: Sizning xatingizga javob sifatida ref. 2015 yil 13 iyuldagi 125/1-son ma’lum qilamiz...;
• vaziyat, fakt yoki hodisaning qisqacha mazmuni. Masalan: “Ametist” MChJ bilan tuzilgan 2014 yil 17 noyabrdagi 251-sonli yetkazib berish shartnomasi doirasida 2 250 000 rubl miqdorida yo‘l qurilish texnikasi yetkazib berildi;
• vaziyatga qarab minnatdorchilik, afsuslanish, tabriklash, hamdardlik bildirish kabi odob iboralari. "Ametist" MChJ texnik bo'limi mutaxassislariga "Elegiya" MChJ ma'muriy binosini elektr ta'minoti bilan ta'minlagan texnik kommunikatsiyalardagi nosozliklarni tez va malakali bartaraf etish uchun minnatdorchilik bildiraman.

Bundan tashqari, kirish qismida umumiy vaziyat tasvirlanishi mumkin (masalan, o'rtoq Suxov, u ertakchi sifatidagi tug'ma iste'dodi tufayli ham kirishsiz qila olmagan): Bilingki, aziz Katerina Matvevna, bugun sinfiy janglar, umuman olganda, tugadi va dunyoni ozod qilish vaqti yaqinlashmoqda. Va navbat mening vatanimga, aziz ona yurtimda sizlar bilan yangi hayot barpo etish uchun keldi..

Asosiy qism. Tegishli faktlar, dalillar va dalillar bilan muammo, vaziyat bayonini o'z ichiga oladi. U ma'no jihatdan kirish qismi bilan bog'lanishi va yakuniy qismda bayon qilingan xulosalarga mantiqiy sabab bo'lishi kerak. Bu ish xatining eng qiyin va shiddatli qismidir. Uni tayyorlashga juda ehtiyotkorlik bilan va mas'uliyat bilan munosabatda bo'lish, tegishli dalillar va hujjatlar bazasini tayyorlash kerak.

Bu erda biznes jarayonlarini bilish va kerakli ma'lumotlarni olish qobiliyati foydali bo'ladi.

Maktubning mavzusiga qarab, asosiy qism qisqa yoki murakkab bo'lishi mumkin (paragraflar va kichik bandlardan iborat). Jumlalarni tuzayotganda, taqdimotning soddaligiga e'tibor bering.

Siz doimo esda tutishingiz kerakki, oddiy umumiy jumlalar tinish belgilarining ko'pligi bilan murakkab va murakkab jumlalarga qaraganda ancha oson qabul qilinadi. Masalan, savolning mohiyatini quyidagicha ifodalash mumkin:

2015-yil aprel oyida “Izumrud” MChJ tomonidan “Ametist” MChJga “Delovye linii” transport kompaniyasi tomonidan jo‘natilgan va “Ametist” MChJ tomonidan belgilangan muddatdan 14 kun kechikib olingan, “Izumrud” mas’uliyati cheklangan jamiyati tomonidan metall kesish uskunalari to‘plami ishlab chiqarilgan, bu 1125/245-sonli schyot-faktura bilan tasdiqlangan. 23.04.2015 yil, uning asl nusxasi bizga “Business Lines” transport kompaniyasi tomonidan taqdim etilgan bo'lib, “Izumrud” MChJ “Ametist” MChJga... miqdorida jarima to'lashi shart.

Yoki buni qilishingiz mumkin:

2015-yil 2-aprel kuni “Izumrud” MChJ tomonidan “Ametist” MChJga metall kesish uskunalari yuborilgan. Uskunalar 2015 yil 23 aprelda qabul qilingan. Bu fakt “Delovye Linii” MChJ transport kompaniyasi tomonidan taqdim etilgan 2015 yil 23 apreldagi 1125/245-sonli yo‘l-transport hujjati bilan tasdiqlangan.

2015 yil 29 martdagi 12-sonli shartnoma bo'yicha uskunani etkazib berishning taxminiy muddati jo'natilgan kundan boshlab 7 kalendar kun. Bunday holda, u 21 kalendar kundan iborat. Shunday qilib, yuqoridagi shartnomaning 3.12-bandiga muvofiq uskunani yetkazib berish muddatlarini buzganlik uchun “Izumrud” MChJ... miqdorida jarima to‘lashi shart.

Umuman olganda, taqdimotga quyidagi talablar qo'yiladi:

• amaldagi qonunchilikka rioya qilish;
• taqdimotning neytral, ishbilarmonlik ohangi;
• qisqartmalardan (MChJ, Favqulodda vaziyatlar vazirligi, Ichki ishlar vazirligi, DUK, Davlat Yo'l harakati xavfsizligi inspektsiyasi va boshqalar) va tez-tez ishlatiladigan qisqartmalardan (kv. m, kg, gr-n, ko'cha,) foydalanishga ruxsat beriladi. va boshqalar, pochta qutisi va boshqalar);
• passiv ovozdan foydalanish (masalan, siz yozishingiz kerak " biz tomonimizdan ishlab chiqariladi...", lekin "yo'q" ishlab chiqaramiz...”, uni ishlab chiqaruvchi ob'ektga emas, balki bajarilayotgan harakatga e'tibor qaratish);
• korxonangiz tegishli bo'lgan soha yoki faoliyat turiga xos bo'lgan shablonli iboralardan (til formulalari deb ataladigan) foydalanish. Ularning mohirona va organik qo'llanilishiga misol sifatida o'rtoq Suxovning xuddi shu xatini keltirish mumkin: " Biroq, bizda bir oz muammo bor edi. Men uch kun haqida o'ylayman, ortiq emas. Ya'ni, menga ongli kurashchi sifatida, ko'rsatma bergan qardosh Sharqdan kelgan bir guruh o‘rtoqlarni kuzatib... Men ham sizga aytmoqchiman: dislokatsiya bizniki muammosiz ishlaydi, qardoshlik va hamjihatlik muhitida”. Ko'rib turganimizdek, u inqilobiy va urush davrining barqaror ifodalarini faol ishlatgan.

Umuman olganda, ish xatida quyidagi shablon iboralari bo'lishi mumkin:

• Sizga quyidagi hujjatlarni tasdiqlash uchun yubormoqdamiz...;
• Erishilgan kelishuvlarni amalga oshirish doirasida...;
• Sizning xatingizga javob sifatida ref. Yo'q.... dan... xabar bering...;
• Tuzilgan .....-sonli shartnomaga muvofiq;
• Sizga shuni ma'lum qilamizki,...dan...gacha bo'lgan davrda;
• Biz chuqur minnatdorchiligimizni bildiramiz... va hokazo.

Bunday leksik tuzilmalar ba'zan qo'shimcha huquqiy ma'noga ega bo'lishi mumkin, masalan, agar matnda ibora bo'lmasa, kafolat xati hisoblanmaydi. "Biz to'lovni kafolatlaymiz."

Ish xatining o'ziga xos xususiyati, shuningdek, matnning ravshanligi va qisqaligi (paragraflarga bo'linish, oddiy umumiy jumlalardan foydalanish);

• argumentatsiya;
• ob'ektivlik (xat matnida voqea va faktlar to'g'risidagi ob'ektiv ma'lumotlar bo'lishi kerak;
• terminologiya va formulalarning noaniqligi.

Yakuniy qism yakuniy hisoblanadi va quyidagilarni o'z ichiga olishi mumkin:

Yuqoridagilardan kelib chiqadigan xulosalar: Shunday qilib, yuqoridagi faktlardan ko'rinib turibdiki, mexanizmning ishlamay qolishi ushbu holat kafolat bilan qoplanmaydi, chunki foydalanish qoidalari buzilgan.;

Talab: Yuqoridagilardan kelib chiqib, mahsulotni ishlatish jarayonida aniqlangan kamchiliklarni tuzatish imkoniyatini ko'rib chiqishingizni so'raymiz;

Talab: 2015-yil 1-oktabrgacha mavjud qarzni to‘lashni talab qilamiz;

Ogohlantirish: Shartnoma talablari bajarilmagan taqdirda, biz manfaatlarimizni himoya qilish uchun hakamlik sudiga murojaat qilish huquqini saqlab qolamiz.;

Taklif: Biz 15 000 (o'n besh ming) rubl miqdorida pulni qaytarish bo'yicha talablarimizni qondirishni taklif qilamiz;

Rad etish: Ko'rsatilgan faktlarga asoslanib, biz sizning talablaringizni qondirishdan bosh tortishga majburmiz.;

Eslatma: Sizga shuni eslatib o'tamizki, tender hujjatlarining 17-bandiga muvofiq siz shartnoma bo'yicha ta'minotni ta'minlashingiz kerak va hokazo.

Yakuniy etiket formulasi, yoki xushmuomalalik formulasi. Ish maktubi odatda yakuniy odob-axloq formulasi bilan tuziladi - hurmat, kelgusi hamkorlikka umid yoki hamkorlikni tugatish yoki muayyan imkoniyatlarni yo'qotishdan afsuslanishni ko'rsatadigan barqaror ifoda, masalan:

• Kelgusi hamkorlikni orziqib kutamiz;
• Biz duch kelgan qiyinchiliklardan afsusdamiz.

Ish xati hurmat ifodasini, xatni imzolagan mas'ul shaxsning lavozimining nomini, uning qo'lda yozilgan shaxsiy imzosini va imzo stenogrammasini o'z ichiga olgan ibora bilan tugashi mumkin:

Hurmat bilan,

Turkiston bojxona boshlig‘i Vereshchagin P.A. Vereshchagin

Eslatma

Yakuniy xushmuomalalik formulasi "Hurmat bilan" faqat xat "Hurmatli (to'liq ism yoki lavozim)!" Degan manzil bilan boshlangan bo'lsa qo'llaniladi, lekin majburiy emas. Vaziyatga qarab, qayta-qayta hurmat izhor qilish o'rinsiz bo'lishi mumkin va bo'ysunuvchi, kamsituvchi yoki istehzoli ko'rinishi mumkin. Xuddi shu sabablarga ko'ra, ish yozishmalarida jumlaning hissiy ma'nosini kuchaytiradigan ustun sifatlar yoki so'zlardan foydalanish tavsiya etilmaydi. Masalan:

Afsuski, biz sizning katalogingizni olmadik;

Hurmatli…;

Sizning so'rovingizni qondira olmasligimizni chuqur afsus bilan bildiramiz..

Dekor

Ish xatlari zarur ma'lumotlarni o'z ichiga olgan tashkilotning blankida qat'iy ravishda berilishi kerak. Namuna shakli GOST R 6.30-2003 “Yagona hujjatlar tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."

Amalda, ish xatlarini tayyorlash uchun etarli tafsilotlar:

• tashkilot emblemasi yoki tovar belgisi (logotip), agar mavjud bo'lsa (1);
• OKPO (2);
• yuridik shaxsning asosiy davlat ro'yxatga olish raqami (OGRN) (3);
• soliq to'lovchining identifikatsiya raqami/ro'yxatga olish sababi kodi (TIN/KPP) (4);
• tashkilot nomi (5);
• tashkilot to'g'risidagi ma'lumotnoma ma'lumotlari (tashkilotning ixtiyoriga ko'ra pochta manzili, telefon raqami va boshqa ma'lumotlarni o'z ichiga oladi) (6);
• hujjat sanasi (7);
• hujjatning ro'yxatga olish raqami (8);
• hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasiga ma'lumotnoma (9);
• maqsad(10);
• matn sarlavhasi (11);
• hujjat matni (12);
• ariza mavjudligi to'g'risida belgi (13);
• imzo (14);
• ijrochi haqida belgi qo'ying (15).

Tafsilotlarni joylashtirish 1-misolda keltirilgan.

Tasniflash

Ish xatlarini maqsadi va mazmuniga qarab ajratish mumkin.

Hamroh. Qo'shimcha xatlar manzil qismi bo'lmagan hujjatlarni jo'natish uchun mo'ljallangan. Muqova maktubi matnida ushbu xat bilan yuborilgan hujjatlar - ilovaga havola bo'lishi kerak. Bunday xatlarda so'rovlar, tushuntirishlar va boshqalar bo'lishi mumkin.

Yuqori darajadagi tashkilotga yozma xatlar “Biz sizga taqdim etamiz...” iborasi bilan, quyi bo‘g‘indagi tashkilotga “Biz sizga jo‘natamiz...”, uchinchi tomon tashkilotiga - bilan boshlanishi kerak "Biz sizga yubormoqdamiz ..." (2-misol).

Eslatma

Qo'shimcha xat siz olgan konvertda aynan o'sha hujjatlar va xatda ko'rsatilgan miqdorda bo'lishi kafolati emas. Boshqacha qilib aytadigan bo'lsak, xat inventarizatsiya emas va muayyan hujjatlar yuborilganligini tasdiqlovchi hujjat sifatida adliya organlariga taqdim etilishi mumkin emas.

Hujjatlarni jo'natishda qo'shimcha xat talab qilinmaydi.

Kafolat. Qoida tariqasida, u ikki qismdan iborat: biror narsani bajarish to'g'risidagi so'rov, o'z tomonidan majburiyatlarning bajarilishi kafolatlari va qonuniy ravishda qarzni tan olishni tashkil qiladi (3-misol).

Tabriklaymiz. Bunday xatlar nisbatan erkin shaklda tuzilgan va qandaydir bayramga - unutilmas sana, rasmiy davlat bayrami, ma'lum bir tashkilot yoki shaxs uchun muhim voqeaga bag'ishlangan. Tabrik maktublari tashkilot blankida ham, badiiy shakllarda, rangli qog'ozda ham berilishi mumkin, shuningdek, dekorativ va grafik elementlarni o'z ichiga oladi.

Rahmat. Fuqaroga, mansabdor shaxsga yoki tashkilotga amalga oshirilgan harakatlar uchun minnatdorchilik bildirilgan minnatdorchilik xati yuboriladi (4-misol).

Bunday harflar quyidagi iboralarni ishlatishi mumkin:

• Sizga samimiy minnatdorchiligimizni bildiramiz...;
• Yordamingiz uchun rahmat...;
• Sizga o'z minnatdorchiligimni bildirishga ruxsat bering ...

Eslatma - har qanday voqea to'g'risida qabul qiluvchini xabardor qiluvchi yoki xabardor qiluvchi ish xati. Tadbirda ishtirok etish tartibi, arizalar (ishtirokchilar anketasi, tadbir dasturi, reglament, reklama materiallari) va boshqalar bo'yicha tushuntirishlar bo'lishi mumkin.

Agar bildirishnoma xati keng doiradagi odamlarga tarqatish uchun mo'ljallangan bo'lsa, u holda xatdagi "Adresat" tafsiloti tuzilmaydi yoki umumiy shaklda tuziladi. Bunday xat tashkilot rahbari yoki ushbu tadbirni o'tkazish uchun mas'ul bo'lgan menejer tomonidan imzolanishi kerak (1-misoldagi xabarnomaga qarang).

So'rov (so'rov) - bu har qanday ma'lumot yoki hujjatlarni olish uchun yuborilgan ish xati (5-misol). So'rov xatlari majburiy javobni talab qiladi javob xati shaklida. So'rov xatining matnida ko'rib chiqilayotgan ma'lumot yoki hujjatlarni taqdim etish zarurligining asoslari bo'lishi kerak.

Xabar. Bu ishbilarmonlik xatining turi bo'lib, u adresatga har ikki tomon - muallif va adresat manfaatlariga daxldor bo'lgan har qanday fakt yoki hodisalar haqida xabar beradi (6-misol). Xabar maktubi qisqa bo'lishi va darhol "Sizga shuni ma'lum qilamizki ..." iborasi bilan boshlanishi mumkin yoki u batafsilroq bo'lishi va asoslashni o'z ichiga olishi mumkin: "Shu sababli ...".

Yuqoridagi misolda o'zgartirilgan tafsilotlar allaqachon xatning tanasida mavjud, ammo rostini aytsam, halol javob bering: siz xat olganingizda, bu raqamlar qatorlariga qanchalik tez-tez qaraysiz va ularni oldingilari bilan taqqoslaysiz? Shuning uchun xat xabari kerak - bu faktga murojaat qiluvchining e'tiborini jalb qilish.

Amalda, bildirishnoma xati va xabar xati biroz farq qiladi. Shuning uchun, mavzu haqida vahima: “Qanday dahshatli tush, men pudratchini yubordim xabarnoma, lekin bu zarur edi xabar!!!» Kerakmas. Xat matnida “xabar beramiz” o‘rniga “xabar beramiz” deb yozganingizda dahshatli narsa yo‘q.

Taklif. Potentsial sherik yoki kontragentga yuboriladi va hamkorlik taklifini o'z ichiga oladi (7-misol). Bu turga tijorat takliflari (takliflari) kiradi. Taklif xatida tashkilot va taqdim etilayotgan mahsulot haqida umumiy va batafsil ma'lumotlar bo'lishi mumkin:

• tashkilotingiz haqida qisqacha tarix va umumiy ma'lumot (tashkil etilgan yili, ishlab chiqarish va ombor bazasi, yutuqlar, muhim tadbirlarda ishtirok etish, mukofotlar, diplomlar, unvonlar va boshqalar);
• tashkilot tafsilotlari;
• qaysi sanada amal qilishini ko'rsatadigan narxlar ro'yxati (agar siz kompaniyangizning barcha mahsulotlarini umuman taqdim qilmoqchi bo'lsangiz va potentsial sherikga ular uchun narxlar darajasini ko'rsatmoqchi bo'lsangiz);
• taqdim etilayotgan mahsulotning aniq nomi (agar taklif muayyan turdagi mahsulot yoki xizmat bo‘yicha berilgan bo‘lsa);
• mahsulot tasviri;
• taqdim etilayotgan mahsulotning asosiy va eng muhim xarakteristikalari;
• taqdim etilgan tovarlar yoki xizmatlarning narxi va uning amal qilish muddati, pul birligi ko'rsatilgan va narx qanday shaklda ko'rsatilganligi (QQS bilan yoki qo'shilgan holda);
• etkazib berish shartlari va narxi;
• chegirma olish shartlari va boshqalar.

Taklif xati ma'lum bir adresatga yuborilishi yoki ommaviy ravishda keng doiradagi kontragentlarga yuborilishi mumkin.

Taklif xatini qabul qiluvchi tomonidan ko'rib chiqish natijasi biznes muzokaralari yoki shartnoma tuzish bo'lishi mumkin, shuning uchun tashkilotingizning kelajakdagi foydasi uni tayyorlash savodxonligi va unda taqdim etilgan ma'lumotlarning to'g'riligiga bog'liq bo'lishi mumkin.

Tasdiqlash. Men amalda kamdan-kam uchraydigan ish xati turi bo'lib, unda adresat har qanday ma'lumot yoki hujjatlarni olganligini tasdiqlaydi (8-misol). Odatda qo'shimcha xat yoki aloqa xatiga javob sifatida chiqariladi. Tasdiqlash xatida quyidagi iboralar qo'llaniladi:

• Biz quyidagi hujjatlarni olganimizni tasdiqlaymiz:…;
• Tafsilotlarni o'zgartirish haqidagi xabarni olganimizni tasdiqlaymiz... .

Talab xati. Ushbu turdagi ish xati qabul qiluvchini o'z majburiyatlarini bajarishga undash uchun yoziladi. U quyidagi kabi konstruksiyalardan foydalanish orqali erishiladigan taqdimotning juda kategorik ohangi bilan ajralib turadi:

• Biz zudlik bilan qarzni to'lashni talab qilamiz;
• Biz tovarlarni zudlik bilan jo'natilishini talab qilamiz ... va hokazo.

Talab xatida avval qabul qilingan shartnomalar shartlari, hujjatlarga havolalar (shartnomalar, bitimlar va boshqalar), mavjud vaziyatning mohiyati, majburiyatlarni bajarish talabi, shuningdek, qabul qiluvchi uchun oqibatlari to'g'risidagi bayonot bo'lishi kerak. agar majburiyatlar bajarilmasa, masalan: Agar siz o'z majburiyatlaringizni bajarmasangiz, ish arbitraj sudiga yuboriladi.

Talab xatining alohida holati shikoyat xati. U oddiy talab xatidan mahsulotning noto'g'ri ishlashi, xizmat ko'rsatish sifati pastligi va boshqalarning mohiyatini tavsiflash bilan farq qiladi. Yakuniy qism talabni belgilaydi: mahsulotni kafolat ostida almashtirish, kafolatli ta'mirlashni amalga oshirish, pulni qaytarish va hokazo. Da'voda nuqsonli mahsulotning fotosuratlari, tashabbuskor tomon tomonidan qo'shimcha xarajatlarni tasdiqlovchi hujjatlar (masalan, davolanish, uchinchi tomon tashkilotlari xizmatlaridan majburiy foydalanish va boshqalar) bo'lishi mumkin (9-misol).

Javob xati. Ushbu xat so'rov, talab yoki shikoyatga javob sifatida tuziladi (10-misol).

Boshqa turdagi xatlar, qoida tariqasida, javobni talab qilmaydi.

Javob yozishda siz matnga: "Sizning №.... dan kelgan xatingizga javob sifatida" yozishingiz shart emas, chunki olingan boshlang'ich harfning ma'lumotlari "Sanaga havola va" ga kiritilgan. qabul qilingan hujjatning raqami” rekvizitlari.

Sizning javobingiz uslubi siz javob berayotgan xat uslubiga mos kelishi kerak. Biroq, bu undagi stilistik va grammatik xatolarni takrorlash kerak degani emas.

Xo'sh, men siz bilan turli mavzularda ish xatlarini yozishning asosiy tamoyillariga muvofiq o'z tajribam bilan o'rtoqlashdim.

Aslida xat yozish mavzusi bitmas-tuganmas! Har bir aniq holatda, siz biznes xatini yaratishga mas'uliyatli va ijodiy yondashishingiz kerak, shunda siz ushbu qiyin yo'lda omadli bo'lasiz!

Men shu erda ta'tilga chiqay yoki unutilmas o'rtoq Suxov yozganidek: "Men buning guvohi bo'lib qolaman, butun yer yuzi mehnatkash xalqi baxti uchun kurashuvchi, o'rtoq Avgust nomidagi Transkaspiy xalqaro inqilobiy proletar polki. Bebel, Qizil Armiya askari Fyodor Ivanovich Suxov.

Shartnoma uchun qo'shimcha xat majburiy hujjat bo'lib, ularsiz shartnomaning o'zi ko'rib chiqish va imzolash uchun qabul qilinmaydi. Imzolash uchun kontragentga yuborilgan shartnoma uchun qopqoq xatini tuzishda maqolada tasvirlangan ba'zi nuanslarni hisobga olish kerak.

Maqolada siz quyidagilarni bilib olasiz:

Rasmiy yozishmalar turi - shartnomaga yozma xat

O'z faoliyatining barcha turlarini amalga oshirish jarayonida - iqtisodiy, tashkiliy, ishlab chiqarish yoki, masalan, iqtisodiy, tashkilot ko'plab rasmiy yozishmalarni oladi va yuboradi. Uning oluvchilari va muxbirlari orasida yuqori darajadagi tashkilotlar, davlat va munitsipal hokimiyat organlari, etkazib beruvchilar, mijozlar, biznes sheriklar va hatto jismoniy shaxslar ham bor.

Tashqi hujjat aylanishining eng muhim qismi xatlardir, chunki ular alohida hujjatlar shaklida yuboriladi yoki hujjatlar to'plami - moliyaviy, buxgalteriya va boshqa hujjatlar bilan birga keladi, ularda oluvchining manzili kabi ma'lumotlar mavjud emas. Shu jumladan, muqovali xatlar korxona tomonidan tuzilgan yoki tuzish rejalashtirilgan shartnomalar bilan yuboriladi.

Murojaat xatlarining, shu jumladan shartnomalar bo‘yicha muqobil xatlarning asosiy xarakterli xususiyati unga ilova qilingan hujjatlar ro‘yxati va ushbu hujjatlar adresatga qaysi maqsadda yuborilganligini tushuntiruvchi matnning mavjudligidir. Bunday xatlarning yana bir o'ziga xos xususiyati ularning ikkilamchi xususiyatidir - bunday xatlarning o'zi mustaqil hujjatlar emas. Bundan tashqari, bunday xat adresatga unda ko'rsatilgan hujjatlar ilova qilinmagan holda yuborilgan taqdirda, tashkilotda yozishmalarni dastlabki qayta ishlash uchun mas'ul shaxs uni qaytarib yuborishi shart. Bunday holda, ilova xatida ko'rsatilgan hujjatlar yo'qligini tasdiqlovchi dalolatnoma ham tuzilishi kerak.

Shartnoma uchun qopqoq xatini qanday yozish kerak, namuna

Shartnomaga qo'shimcha xat o'zining ikkilamchi xususiyatiga ko'ra hech qanday ma'lumot yukini ko'tarmaydi, lekin belgilangan qoidalarga muvofiq tuzilgan:

ilova sifatida ko'rsatilgan hujjatlarni jo'natish faktini tasdiqlash;

muddatni tasdiqlash;

unda sanab o‘tilgan hujjatlar qanday maqsadda jo‘natilganligi, ularni qayta ishlash tartibi va qaysi hujjatlar va qanday shaklda jo‘natuvchining manziliga qaytarilishi kerakligi to‘g‘risidagi ko‘rsatmalar.

Shartnomaga qo'shimcha xat qanday tafsilotlarni o'z ichiga oladi?

Qo'shimcha xatlar, barcha tashkiliy va ma'muriy hujjatlar kabi, GOST R 6.30-2003 talablariga muvofiq tuziladi, ular kamida 2018 yil 1 iyulgacha amal qiladi. Keyin uni GOST R 7.0.97-2016 bilan almashtirishni rejalashtirmoqdalar. Quyidagi jadvalda amaldagi GOSTga muvofiq kerakli ma'lumotlarning tarkibi ko'rsatilgan biriktirilgan xat shartnomaning huquqiy ahamiyati.

Boshqa korxona rahbari tomonidan emas, balki korxona xodimlarining vakillik organi tomonidan imzolanadigan shartnoma turi ham mavjud. Bu Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksiga muvofiq, xodimlarning kasaba uyushma qo'mitasi bilan kelishilgan bo'lishi kerak bo'lgan jamoaviy bitim. Kollektiv shartnoma uchun qo'shimcha xat quyida keltirilgan.

Shartnomalarga qo'shimcha xatlar odatda kompaniya rahbari yoki bunday huquqqa ega bo'lgan mansabdor shaxs tomonidan imzolanadi, buyruqqa muvofiq rasmiylashtiriladi.

Qanday yo'naltirish kerakimzolash uchun shartnomaga qo'shimcha xatkelishmovchiliklar bayonnomasi bilan

Ko'pincha kontragentga imzolash uchun yuborilgan shartnomaning ba'zi bandlari uning kelishmovchiligiga olib kelishi mumkin. Boshqa tomon ham imzolash uchun yuborilgan shartnoma matniga ba'zi o'zgartirish va qo'shimchalar kiritishni xohlashi mumkin. Bu tabiiy hol va tomonlar o'rtasida kelishuvga erishish uchun alohida to'siq bo'lmaydi. Bunday holda, ikkinchi tomon kelishmovchiliklar to'g'risida bayonnoma tuzishga va uni imzolash uchun yuborilgan bitimga qo'shimcha xatda ko'rsatishga haqlidir.

Quyida kelishmovchiliklar bayonnomasi bilan jo'natuvchiga yuborilgan imzolash uchun shartnoma uchun qo'shimcha xat namunasi keltirilgan.