Ishbilarmonlik yozishmalari kompaniya va ishbilarmon shaxs imidjining ajralmas qismidir. Aloqa o'rnatish, aloqalarni saqlash, biznes masalalarini yozma ravishda muhokama qilish ba'zan afzalroq va ko'pincha oddiygina zarurdir, shuning uchun ish yozishmalarida yaratilgan tasvir jonli muloqot natijasida shakllanadigan tashqi qiyofaga to'liq mos kelishi kerak. Shu bilan birga, biznes yozishmalarida qoidalar va talablarga rioya qilish nafaqat umumiy tamoyillarda, balki kichik detallar va tafsilotlarda ham majburiydir.

Ish yozishmalarining tamoyillari va odobi

Ishbilarmonlik yozishmalari odob-axloqi odatda ishbilarmonlik muloqotining umumiy talablaridan farq qilmaydi. Mana uning asosiy tamoyillari:

• xushmuomalalik, hurmat,
• maqsadni belgilashning aniqligi,
• natijaga yo'naltirilgan va aloqaga yo'naltirilgan,
• boshqa odamlarning vaqti va majburiyatlariga mas'uliyat bilan munosabatda bo'lish,
• mantiqiy izchillik va aniqlik,
• faktik o'ziga xoslik,
• savodxonlik,
• ohangning betarafligi, nutqning qat'iyligi va rasmiyligi;
• bo'ysunish va an'analarga rioya qilish.

Ushbu talablar asl emas, lekin ularni amalga oshirish hamkorlar va mijozlar bilan konstruktiv hamkorlikni kafolatlaydi.

Harf shakli va til formulalari

Antetli blank kompaniyaning yuzidir, shuning uchun uning majburiy atributlari savodxonlik, tafsilotlarning aniqligi, tashqi tozalik va dizaynning oddiy o'ziga xosligidir.

Shaklning burchakli yoki bo‘ylama shakli bo‘ladimi, tashkilotning to‘liq nomi, pochta, haqiqiy va rasmiy manzili, telefon, faks, elektron pochta manzillari va rasmiy elektron sahifa manzili oson o‘qilishi kerak. Tafsilotlar ro'yxati qat'iy tartibga solinmagan, ammo ma'lumotlarning to'liqligi har doim foydaliroq ko'rinadi.

Ma'lumot uchun: yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazish to'g'risidagi ma'lumotlar ham ma'qul - sana, ro'yxatdagi raqam, hujjatni jo'natish uchun tayyorlagan aniq ijrochi haqida. Agar bu javob xati bo'lsa, so'rov xatiga havola kerak.

Ish xatida yozishmalarni formatlashni soddalashtiradigan janrni ham ko'rsatish mumkin: ma'lumot xati, taklif, so'rov, petitsiya, uzr, hamdardlik, minnatdorchilik.

Tashkilotning rasmiy blankidagi xat

Xatning birinchi qismi - bu manzil bo'lib, uning formulasida qabul qiluvchining ismi va otasining ismi yoki yanada rasmiy versiyasi - "janob" so'zi mavjud:

• Hurmatli Fedor Fedorovich!
• Hurmatli janob Smirnov!
• Hurmatli janob direktor!

Xatning asosiy qismi - ma'lumot - qisqa, tushunarli va lo'nda xabar va aniq vazifalarni o'z ichiga oladi: ma'lumot berish, ma'lumotni aniqlashtirish, ta'minot muammosini hal qilish va hk. Agar xatda rad etish bo'lsa, unda birinchi yarmini aniq va dalilli asoslash bilan boshlash to'g'ri bo'ladi. Til formulalari tanlangan ohangga qarab farq qilishi mumkin:

• Kompaniya ushbu masalani ko'rib chiqishni so'raydi ...
• Prezident va Direktorlar kengashi bu haqda xabardor qilishni so'raydi ...
• Iltimos, imkoniyatni ko'rib chiqing ...
• Iltimos, imkon qadar tezroq javob bering ...

Maktubning yakuniy qismida minnatdorchilik, uzr so'rash, muammoning imkon qadar tezroq hal etilishiga ishonch va kelgusi hamkorlikka umid qilish.

Ish xatlari rasmiy tartib-qoidalarga rioya qilishni talab qiladi: agar xat rahbarning imzosini talab qilsa, u rahbar (hech bo'lmaganda uning o'rinbosari) tomonidan imzolanishi kerak.

Onlayn biznes odobi va biznes elektron pochta xabarlari

Elektron xatlar, qog'oz kabi, bir nechta muhim elementlardan iborat bo'lib, ular mutlaqo spekulyativ qoidalar tufayli emas, balki bu elementlar foydali va amaliy nuqtai nazardan ma'lumot beruvchi va juda qulay bo'lishi mumkinligi sababli vakolatli to'ldirishni talab qiladi. To'g'ri xat to'g'ri va tezkor javobni, shuningdek, masalani konstruktiv hal qilishni kafolatlaydi.

Ma'lumot uchun: Kompaniyalar ko'pincha o'zlarining elektron pochta serverlari va dasturlariga ega, shuningdek, elektron pochtani formatlash uchun korporativ uslub va yozishmalar uchun ichki qoidalarni ishlab chiqadilar, ular odatda standartga zid kelmaydi, lekin ularni to'ldiradi.

1. Adresant: Qabul qiluvchi qatorida bitta manzilni ko'rsatish odatiy holdir.

Bu nafaqat suhbatdoshga nisbatan hurmatli munosabatni ko'rsatadi, balki uni himoya qiladie— pochtaspamdan, keraksiz pochta jo'natmalaridan va qiziquvchan ko'zlardan.

1. Qabul qiluvchining xatining nusxasi ma'lum bir maqsad uchun to'ldiriladi.

Asosiy adresatga xat yuborish va "nusxa olish" bo'limida boshqasini ko'rsatish orqali adresat ikkinchi suhbatdoshga nima bo'layotgani haqida xabar beradi, lekin undan javob berishni yoki yozishmalarda bevosita ishtirok etishni talab qilmaydi.

1. Mavzu liniyasi: o'ziga xoslik va o'ziga xoslik.

Mavzuning o'ziga xosligi ham adresatga, ham qabul qiluvchiga muhokama mavzusini yo'naltirishga va ko'plab muammolar va vazifalarni farqlashga yordam berishi kerak: nafaqat "Katya hisoboti", balki "2015 yil may oyidagi hisobot. Loyiha". E'tibor bering: bu holda ism foydasiz, chunki qabul qiluvchi elektron pochta qutisi nomidan qabul qiluvchiga allaqachon tushunarli.

1. Elektron pochtaning asosiy qismida 3 ta asosiy element bo'lishi kerak.

Birinchidan, salomlashish (masalan, bu kunning birinchi harfi bo'lsa) va manzil (har bir harfda). Ikkinchidan, savolning bayonoti: o'zingiz haqingizda taqdimot (agar xat birinchi bo'lsa), hal qilinishi kerak bo'lgan vazifalarni eslatish, muammoning tavsifi yoki uning echimi. Uchinchidan, so'rov yoki harakatga undash.

1. Elektron pochtani o'qish haqida bildirishnoma funksiyasi sezgirlikni talab qiladi.

Agar xat haqiqatan ham muhim bo'lsa, uni ishlatish kerak, lekin masalan, telefon orqali uning olinganligi haqida so'rashning imkoni yo'q. Bu funktsiya odatda qabul qiluvchiga noaniq, noaniq shakllangan psixologik majburiyatlarni yuklaydi, shuning uchun uni suiiste'mol qilmaslik kerak. To'g'ri va unchalik kategorik bo'lmagan variant - bu xat oxirida o'qilganligini bildirish uchun muloyim so'rov.

1. Imzo ixchamlikni va ayni paytda qobiliyatni talab qiladi.

Matn "Hurmat bilan" standart formulasini o'z ichiga olishi yoki familiya va ism bilan cheklanishi mumkin. Imzo, jumladan nomi, lavozimi, tashkilot nomi va aloqa ma'lumotlari 7 qatordan oshmasligi kerak. Pochta qutisiga qo'shimcha ravishda muqobil aloqa ma'lumotlarini ko'rsatish tavsiya etiladi: telefon,Skype, ICQ, boshqa mashhur messenjerlar.

1. Qo'shimchalar: asosiysi, fayllarni ogohlantirish va to'g'ri nomlashdir.

Netiket xatga biriktirilgan fayldagi hujjat haqida ma'lumotni talab qiladi: format, uning hajmi va mazmuni haqida. Investitsiyalar 3-5 dan oshmasligi kerakMb. Uning sarlavhasi, xuddi maktubning mavzusi kabi, juda qisqa, o'ziga xos va o'ziga xos bo'lishi kerak.

Oddiy elektron pochta turi

Netiketdagi xatning reaktsiya vaqti vaqtdan farq qiladio'chirilgan— chiziq. Ikki-uch soat - shoshilinch xatga javob kutish uchun qulay vaqt. Shoshilinch yoki muhim elektron pochta xabarlariga javoban, ba'zida buni ogohlantirish kifoyae— pochtaolingan va hisobga olingan ma'lumotlar. Agar muammo uzoq vaqt davomida ko'rib chiqilishini talab qilsa, adresat suhbatdoshiga savolga javob berish uchun qancha vaqt ketishi haqida xabar berishi kerak.

Ma'lumot uchun: Bir kun - elektron pochta xabarlariga javob berish uchun qulay vaqt. Agar 3 kun ichida javob bo'lmasa, odob-axloq qoidalari sizga ikkinchi xat yuborishga yoki muqobil aloqa manbasi - telefon orqali adresat bilan bog'lanishga imkon beradi.Skype, ICQ. 5-7 kun davomida sukut saqlash yoki takroriy so'rovga javoban, biznes yozishmalarini davom ettirishni istamaslik deb hisoblash mumkin.

Ishbilarmon shaxs va kompaniyaning obro'si nafaqat biznesning samaradorligi va samaradorligidan, balki biznes muzokaralarining har qanday bosqichidagi kichik narsalar va nuanslardan iborat. Ishbilarmonlik yozishmalari tamoyillariga rioya qilish kompaniyaning har bir vakilidan talab qilinadi: kichik kotibdan tortib, jamoatchilik bilan aloqalar bo'yicha mutaxassis va kompaniya rahbarigacha.

Video: Ish xatlarini qanday qilib aniq, aniq va tushunarli yozish kerak

Bilan aloqada

Zamonaviy biznes haqiqati shundan iboratki, bozorda o'z mavqeini mustahkamlashga intilayotgan o'rta va yirik tadbirkorlarning atigi 15 foizi o'z maqsadlariga erishadilar. Aynan shuning uchun ishbilarmonlik odob-axloq qoidalarining dolzarbligi ko'p marta ortadi, chunki uning me'yorlariga rioya qilmaslik boshqa sabablar qatorida ko'pincha foydali ish munosabatlarining uzilishiga olib keladi.

Ishbilarmonlik yozishmalari etikasining umumiy tamoyillari

Keng talqinda etika ijtimoiy munosabatlarni tartibga solishga qaratilgan umumiy ko'rsatmalar yig'indisidir. Shunga ko'ra, biznes etikasi biznesdagi o'zaro munosabatlarning qabul qilingan tartibi va uslubi bilan bog'liq masalalarni hal qiladi.

Ishbilarmonlik munosabatlarining axloqiy jihatlarini batafsil tavsiflash ishbilarmonlik odob-axloq qoidalari, jumladan, muzokaralar o'tkazish tartibi, korporativ xulq-atvor qoidalari, biznes an'analari va marosimlari, bo'ysunish elementlari, muloqot qilish va yozish uslubi va uslublari, shuningdek to'g'rilik masalalari. hamkorlar va biznes hamkasblari bilan munosabatlarda.

Etika va etiketning ahamiyati, uning tarkibiy qismi sifatida, uzoq muddatli amaliyot natijasida paydo bo'lgan me'yoriy-huquqiy bazaning aloqani sezilarli darajada soddalashtirishi, biznes sohasida aniq va ommaga ochiq kontekstni yaratishi, maqsadlarga to'g'ri erishish va vaqtni sezilarli darajada tejash.

Boshqacha qilib aytganda, biz biznes muammolarini hal qilishning maxsus algoritmi haqida gapiramiz, bu bizga kerakli biznes maqsadlarini oqilona va ziddiyatsiz tarzda belgilash va muvaffaqiyatli amalga oshirish imkonini beradi. Ushbu algoritm bo'yicha malaka darajasi biznesdagi nizoda biznes sherigi yoki raqibining professionallik darajasi haqida darhol xulosa chiqarish imkonini beradi.

Shu nuqtai nazardan, quyidagi umumiy boshlang'ich tamoyillarga rioya qilish muhimdir:

• hamma joyda va hamma narsada aniqlik;
• axborot xavfsizligiga rioya qilish;
• sog'lom altruizm;
• biznes muhitiga mos keladigan qulay imidj;
• To'g'ri og'zaki va yozma til;
• ish nutqi madaniyati qoidalariga rioya qilish.

Ishbilarmonlik yozishmalarining turlari xilma-xil bo'lib, ma'lum darajadagi konventsiya bilan ularni ikkita asosiy turga bo'lish mumkin:

• davlatlararo– davlat tashkilotlari, xorijiy vakolatxonalar va mansabdor shaxslar o‘rtasidagi (turli xil notalar, memorandumlar va boshqa shakllar) – diplomatik munosabatlarning elementlari;
• reklama– muassasa va tashkilotlar o‘rtasidagi ishbilarmonlik munosabatlari sohasida qo‘llaniladigan yarim rasmiy maqomdagi xatlar.

Xat yozish tamoyillari

Rasmiy xat yozish uslubi, lingvistik va ba'zi an'anaviy farqlarga qaramay, ma'lum bir umumiy asosga va o'rnatilgan amaliyotda ishlab chiqilgan qoidalar guruhiga ega. Masalan, jo'natuvchi va qabul qiluvchining darajalari pozitsiyasi bilan belgilanadigan bir qator protokol talablari o'zaro hurmat va to'g'rilikning dastlabki tamoyillariga asoslanadi. Shuning uchun, hujjat turidan qat'i nazar, tarkibiy jihatdan u quyidagi elementlarni o'z ichiga olishi kerak:

• manzil (adresatning rasmiy maqomi);
• iltifot (xatning muloyim yakuni);
• imzo;
• sana (xabar yozilgan kun, oy, yil va joy);
• jo'natuvchining manzili (familiyasi, ish holati, manzili xatning 1-sahifasining yuqori yoki pastki qismida joylashgan).

Bundan tashqari, xatlar bilan bevosita bog'liq bo'lgan bir qator qoidalar mavjud:

• ish xatlari firma blankida yoki qog'oz varaqlarida faqat old tomonida yoziladi;
• Sahifani raqamlash arab raqamlarida;
• xabarlar bosma matnda bajariladi;
• Hujjatning matn qismida o'chirish va tuzatishga yo'l qo'yilmaydi;
• hujjat ichidagi matn bilan katlanmış;
• Xatga javobni kutish vaqti o'n kundan ortiq emas.

Biznes xabari aniq maqsadli yo'naltirilgan bo'lishi va bitta savolni o'z ichiga olishi kerak va matnning butun ma'nosi uning mazmuniga to'liq bo'ysunadi, xoh u bitim bo'yicha taklif, tijorat so'rovi yoki oddiygina tegishli ma'lumot.

Mantiqiylik va ixchamlik, hech qanday "lirik" chekinishlarning yo'qligi samaradorlikning asosiy xususiyatlari hisoblanadi.

Ish xatlarining tipologiyasi

Ishbilarmonlik xabarlarining tasnifi xilma-xil bo'lib, ularning funktsional va maqsadli yo'nalishiga bog'liq. Masalan, harflar:

• xabar berish;
• eslatuvchi;
• taklifnomalar;
• yangiliklar sharhlari;
• buyurtmalar;
• hamrohlik qiluvchi;
• boshqa turlari.

Ishbilarmonlik aloqasi shakllaridan biri sifatida, ta'rifning qat'iy ma'nosida harflar 2 turga bo'linadi - biznes va xususiy-mansabdor.

Ishbilarmonlik yozishmalariga tashkilot va muassasalar oʻrtasida sayohat qilish kiradi. Xususiy rasmiy xat - bu xususiy shaxs tomonidan muassasaga yoki aksincha, muassasa tomonidan xususiy shaxsga yuboriladigan xabar.

Xat yozish talablari

Ishbilarmonlik yozishmalarini yuritish uchun bir qator qoidalar mavjud.

• Xat oluvchi o'rtasida ishbilarmonlik qiziqishining paydo bo'lishini rag'batlantirishi, aniq va ishonchli faktik ma'lumotlarga asoslanishi, sheriklikning afzalliklari va sheriklikni uzishning noo'rinligini ko'rsatishi kerak. Matn hamkorlik uchun rag'batlantiruvchi va rag'batlantiruvchi bo'lishi kerak.
• Ish maktubida haddan tashqari shaxsiy his-tuyg'ularni ko'rsatish sizning haq ekanligingizni isbotlash va muammoni hal qilishning eng yaxshi usuli emas.
• Maktub matnini ortiqcha yuklamaslik va tiqilib qolmaslik uchun har qanday majoziy taqqoslash, metafora, allegoriya va giperbolalardan qochish kerak.
• Mavzuni aniq va qisqacha bayon qilish uchun oddiy jumlalarni qo'llash, tafsilotlar va keraksiz tafsilotlardan qochish yaxshiroqdir. Xabarning asosiy g'oyasi faqat tegishli dalillar bilan tasdiqlanishi kerak, ular odatda xatning ilovalarida (diagrammalar, grafiklar, raqamli ma'lumotlar) joylashtirilgan.
• Matnda paragraflar bo'lishi kerak, ularning har biri mustaqil fikrni ifodalovchi, yangi satrdan boshlanadi.

Bitta paragraf 4 qatordan oshmasligi kerak, chunki uzunroq paragraflarni o'qiyotganda matn birlashgandek tuyuladi va xabarning asosiy g'oyasi yo'qoladi. 2-3 jumladan iborat paragraf normal hisoblanadi.

• Biznes yozma xabarda siz tavsiflovchi sifatlar, keraksiz tushuntirishlar va tafsilotlardan foydalanmasligingiz kerak. Yozishni tugatgandan so'ng, hujjatni tekshirish va tegishli semantik tarkibga ega bo'lmagan iboralarni olib tashlash tavsiya etiladi.
• Savodxonlik matnning asosiy elementidir. Xabarda imlo va boshqa xatolar mavjudligi qabul qilinishi mumkin emas.
• Maktubning mavzusi talab qilinadi. Hujjatlardagi mavzu qisqa va lo'nda aks ettirilishi kerak, bu o'qish vaqtini tejaydi va jo'natuvchini ijobiy tavsiflaydi. Agar xat elektron pochta orqali yuborilsa va ayniqsa muhim ma'lumotlarni o'z ichiga olgan bo'lsa, u elektron xizmatda mavjud bo'lgan maxsus "bayroq" bilan ta'minlanishi kerak.
• Matnning yaxshi o'qilishi Arial yoki Times New Roman shriftlari bilan ta'minlanadi. Agar kerak bo'lsa, asosiy fikrlar kursiv yoki qalin qilib ta'kidlanishi mumkin.

• Matnda taqdim etilayotgan matnni osonroq tushunish imkonini beruvchi kichik sarlavhalardan (3-4) foydalanish foydalidir.
• Ro'yxatlar, ro'yxatlar va ro'yxatlarni maxsus markerlar yordamida loyihalash yaxshiroqdir.
• Korporativ shablon (sxema) biznes aloqalarida samaradorlik va xolislikning ajoyib ko'rsatkichidir. Bu, ayniqsa, korporativ jihatda juda mos keladi, chunki bu sizga qulay nurda ajralib turishga va kerakli rasmiyatchilikni saqlashga imkon beradi.

Elektron pochtada turli xil ekran o'lchamlari uchun shablonni optimallashtirish yaxshiroqdir.

Biznes xabarining tuzilishi

Biznes xabarining tuzilishi odatiy hisoblanadi. An'anaviy ravishda u quyidagilarni o'z ichiga oladi:

• kirish;
• asosiy qismi;
• xulosa.

Kirish maktubning maqsadini umumlashtiradi. Asosiy qism masalaning mohiyatini tavsiflaydi. Xulosa qilib aytganda, asosiy qismning mazmunini, masalan, xulosalar shaklida umumlashtirish maqsadga muvofiqdir. "Postkriptlar" va turli xil izohlar istalmagan.

Xulosa qilib aytganda, shaklda manipulyatsiyaga o'xshash iboralar, masalan: "Men o'zaro manfaatli hamkorlikka umid qilaman" va hokazo. Ish xatida oddiy iboralar bilan xayrlashish yaxshiroqdir - "Hurmat bilan", "Eng yaxshi tilaklar bilan" va hokazo.

Xabarning pastki qismida quyidagilar ko'rsatilgan: To'liq ism, ish holati, kompaniya nomi, imzo. Aloqa raqamlari ham ko'rsatilgan.

Jadvallar va grafiklar alohida fayl (paket) sifatida biriktirilgan bo'lib, bu xat oxirida ko'rsatilgan. Agar qo'shimchalar guruhi mavjud bo'lsa, unda ularning nomlari bilan inventarizatsiya qilinadi.

Qisqartmalar va maxsus qisqartmalardan faqat qabul qiluvchi ularni albatta tushunishiga amin bo'lsangizgina foydalanishingiz mumkin.

Matnga mantiqiy qat'iylik va ishbilarmonlik lug'atida izchillik berish uchun quyidagi nutq namunalari bog'lovchi sifatida ishlatiladi:

• shu sababdan;
• yuqoridagilarga asoslanib;
• shuni dastidan; shu sababdan;
• ma'lumotlarga ko'ra;
• shu asosda;
• hisobga olish;
• va boshqalar.

Xabar davomida qabul qiluvchiga ismi bilan murojaat qilish foydalidir. Agar xabar notanish odamga yuborilgan bo'lsa, unda uning boshida qabul qiluvchining manzili manbasini ko'rsating.

Elektron formatdagi ish yozishmalarining xususiyatlari va nuanslari

Virtual makonda miniatyuradagi muloqotni ifodalovchi ishbilarmonlik o'zaro ta'siri o'ziga xos bo'lib, tegishli odob-axloq me'yorlariga rioya qilishni talab qiladi. Amaliyotga muvofiq yozuv bilan malakali ishlash hajmi, til normalari, tuzilishi va formati bo'yicha quyidagi eslatmalarni bajarishni o'z ichiga oladi.

• Mavzu formulasi matnda keltirilgan mavzuga mutlaqo mos kelishi kerak. Bu sizga tezda o'quvchini to'g'ri ish kayfiyatiga qo'yish imkonini beradi.
• Elektron pochta orqali yuborilgan hujjatning optimal hajmi "bitta ekran" ga to'g'ri keladi, matnning maksimal miqdori A4 formatidagi bitta varaqdir.
• Optimal biriktirma hajmi 3 MB dan oshmaydi.
• Yuborilgan fayllarni standart Zip yoki Rar kodlangan arxivlarga “paketlash” tavsiya etiladi. Boshqalar ko'pincha jo'natish paytida bloklanadi.
• Giperhavolalar standart bo'lishi kerak (ko'k, pastki qismida pastki chiziq bilan).
• Qabul qiluvchiga javob xatning pastki qismida emas, balki tepada, boshida joylashtirilishi kerak. Bu yozishmalar sherigini oldingi matnni keraksiz va majburiy aylantirishdan qutqaradi.

• Sherik uchun iloji boricha tushunarli bo'lgan yozuv tilidan foydalanish kerak. Xabarda (ayniqsa, tashqi yozishmalarda) professionallik, ichki korporativ lug'at, jarangli iboralar va qisqartmalardan foydalanishning maqsadga muvofiqligi masalasi yozishmalar sheriklarining konteksti va sifatiga qarab alohida hal qilinadi.
• Sherikingizga uning xabarini olganingiz haqida xabar berish juda muhim - bu yaxshi xulq-atvor belgisi va unga hurmatni ko'rsatadigan ishbilarmonlik odob-axloqining bir qismidir.
• Siz imkon qadar tezroq javob berishingiz kerak. Agar biron sababga ko'ra tezda javob berishning iloji bo'lmasa, sherigiga uning xatini olganligi to'g'risida xabar berish va javob vaqtini ko'rsatish kerak. Javob berishdan oldin axloqiy va qulay vaqt oralig'i xabarni olgandan keyin 48 soatni tashkil qiladi. Bu vaqtdan so'ng, odam odatda xabar yo'qolgan yoki e'tiborga olinmagan deb hisoblaydi. Xat yozishda haddan tashqari pauza ko'pincha sherikni yo'qotish xavfi bilan bog'liq va biznesda axloqiy me'yorlarning buzilishi sifatida talqin etiladi.

Aqlli odamning maktublari kimga murojaat qilinsa, ularning xarakterini aks ettiradi.

[Lichtenberg Georg Kristof]

Qabul qilmoqchi bo'lgan xatlarni yozing.

[Qadimgi aforizm]

Xat biznes olamida kuchli dalildir.

[Bekhtereva Viktoriya]

1. Nima uchun biznes yozishmalarida yagona korporativ standartlar mavjud?

Elektron yozishmalar har qanday kompaniya uchun biznes aloqasining majburiy atributidir. Elektron pochtadan foydalanmaydigan kompaniyalar deyarli yo'q. Ammo o'zingizga quyidagi savollarni bering:

• Siz hamkasbingizga elektron pochta xabarini yuborganingizda, xuddi qora tuynukga xat yuborayotgandek tuyuladimi va ular sizga javob bermasligi mumkinmi?
• Xodimlar bir-birlariga qo'ng'iroq qilib, bir-birlaridan elektron pochtani zudlik bilan o'qishni so'rashganda va bu kun bo'yi sodir bo'ladi
• E-pochta orqali ular sizdan nimani xohlashlarini mutlaqo tushuna olmasangiz
• Murakkab va qiyin masalalar elektron pochta orqali muhokama qilinganda ma'lumotlar, tafsilotlar dengiziga g'arq bo'lganda va muammo hech qachon hal etilmaydi.

Agar ushbu masalalar sizga tegishli bo'lsa, elektron yozishmalar uchun yagona qoidalarni joriy qilish orqali siz har kuni ko'p vaqt olishingiz mumkin. Ushbu maqolada biz biznes yozishmalari odob-axloqi haqida gapiramiz.

2. Ishbilarmonlik yozishmalari etikasining ettita asosiy qoidasi

Keling, biznes yozishmalari qoidalarini shartli ravishda ajratamiz axloq qoidalari haqida Va aloqa va axborot almashish qoidalari.

Aloqa qoidalari biznes jarayonlari va loyihalari doirasida axborot almashish qoidalari bilan tartibga solinadi. Biz ularga alohida maqola bag'ishlaymiz. Axloq qoidalari kompaniya xodimlari o'rtasidagi ichki munosabatlar uslubini shakllantiradi va muqarrar ravishda sheriklar o'rtasida kompaniyangizning imidjini shakllantirishga ta'sir qiladi. Misol uchun, men yaqinda hamkorlarimizdan biridan "Xayrli kun, Bexterev" so'zlari bilan boshlangan xat oldim. Sizningcha, bizning hamkorligimiz muvaffaqiyatli bo'ldimi?

Ishbilarmonlik yozishmalarini olib borishda kompaniyaning "obro'sini yo'qotmaslik" uchun ishbilarmonlik yozishmalari etikasining "oltin qoidalari" ga rioya qilish kerak:

1. Biz har doim xatni murojaat bilan boshlaymiz
2. Maktubning mavzusi bo'lishi kerak
3. Yuborishdan oldin imlo, tinish belgilari va nutq xatolarini tekshirishingiz kerak.
4. Xat tuzilgan bo'lishi kerak (suv YO'Q!)
5. Xatda to'g'ri so'z bo'lishi kerak
6. Agar biz xatda qo'shimchalarni yuborsak, unda biriktirilgan fayllar mavjudligini yozganingizga ishonch hosil qiling (bu harakat siz xat yuborganingizda va fayl biriktirilmagan holatlardan qochishga yordam beradi; qabul qiluvchi xatni o'qib, biriktirilgan hujjatni topmaydi. , sizga tezda javob berishi va xatda ko'rsatgan hujjatlaringiz yo'qligini yozishi mumkin).
7. Biz yozishmalarni hech qachon o'chirib tashlamaymiz. Eng muhim nuqtalardan biri. Xabarlar tarixi hech qachon o'chirilmasligi kerak, chunki xat hujjatdir. Agar kerak bo'lsa, har doim yozishmalaringiz tarixini ko'tarishingiz kerak. Masalan, Radislav Gandapas xatto o‘z imzosiga yozishmalar tarixini o‘chirmaslik haqidagi iltimosni ham kiritgan.

3. Harflarning turlari

Biz harflarni dizayn tuzilishiga ko'ra farqlashni taklif qilamiz:

1. Aloqa xati (rad etish xati, da'vo xati, tan olish xati, asoslash xati va boshqalar)
2. Kelishuv xati

Xat aloqasi

Ushbu turdagi xatlarga biz xodim o'z kasbiy faoliyati davomida foydalanadigan barcha turdagi xatlarni o'z ichiga olamiz.

Harf tuzilishi

Xat bitta matnda formatlanmasligi kerak. Qabul qiluvchi muhim ma'lumotlarni e'tibordan chetda qoldirmasligi uchun u aniq tuzilgan va yaxshi ishlab chiqilgan bo'lishi kerak. Xatning tuzilishi aniq tarkibiy qismlardan iborat:

Xatning mavzusi

Xat mavzusida siz javob beruvchidan kutgan aniq harakat bo'lishi kerak: "kelishuv bo'yicha kelishib olish", "ko'rib chiqish uchun masalalarni taklif qilish", "hisobot yuborish" va boshqalar.

Agar siz hujjatlarni yuborayotgan bo'lsangiz, mavzu satrida xat ilovasida mavjud bo'lgan hujjatlarning aniq bayoni bo'lishi kerak.

Nima uchun elektron pochta mavzusini to'g'ri formatlash muhim?

Xat mavzusiga asoslangan kundalik axborot oqimida kerakli xatni topish juda oson. Birorta ham harf yo'qolmaydi.

Eslatma: agar siz kompaniya ichida xat yuborsangiz, u holda xat mavzusi ma'lum bir standartga muvofiq formatlanadi, agar siz kompaniyadan tashqarida xat yuborsangiz, unda mavzuni shablonga muvofiq formatlash tavsiya etiladi: Kompaniya nomi: maktubning maqsadi.

Maktubning mazmuni qanchalik konstruktiv bo'lsa, shuncha yaxshi! Xodimlaringizda rivojlantirishingiz kerak bo'lgan asosiy biznes yozish qobiliyatlaridan biri bu o'z fikrlaringizni aniq va qisqacha shakllantirish qobiliyatidir.

P.S. Agar xat yozishda biz suhbatdoshning xatidan biror faktni eslatib o'tsak, u rang yoki shrift bilan ajratilgan holda keltirilishi kerak.

Korporativ imzo

Korporativ imzo shablonlari kompaniyaning barcha xodimlari uchun bir xil bo'lishi kerak.

Imzoda adresatning barcha asosiy ma'lumotlari bo'lishi kerak, agar kerak bo'lsa, xatni oluvchi siz bilan osongina bog'lanishi mumkin.

Hurmat bilan,

To'liq ism, lavozim.

P.S. Agar biz sherik/mijoz bilan iliq munosabatda bo'lishni xohlasak, unda shaxsiy imzo qo'yishga arziydi. Har qanday odam, hatto rasmiy yozishmalarda ham shaxsiy munosabat bilan xat olishdan mamnun.

Shaxsiy imzo har doim xatning asosiy qismiga ishora qiladi. Misol: Kuningiz xayrli o'tsin / Rahmat / Bugun siz bilan gaplashganimdan xursand bo'ldim / Bunday muhim masalaga vaqt ajratganingiz uchun rahmat / Salom oila va bolalar va h.k.

Kimga/Nusxalash

Xat hali tayyor bo'lmaganda tasodifan yubormaslik uchun "Kimga" va "Cc" maydonlarini oxirgi marta to'ldiramiz.

To va Cc maydonlari o'rtasidagi farq nima?

"Kimga" maydoniga biz biron bir harakatni bajarishimiz kerak bo'lgan shaxsning manzilini kiritamiz.

"Nusxa ko'chirish" maydoniga xat mazmunini o'qishdan foyda keltiradigan shaxsning manzilini kiritamiz.

P.S. Bizning tajribamiz Cc maydoni juda foydali ekanligini isbotladi. Agar biz oddiy xodim bilan muzokaralar olib borayotgan bo'lsak, muhim masalalarni muhokama qilsak, lekin mazmuni va o'z vaqtida javob olmasak, unda direktor yoki katta menejerdan xatning nusxasini kiritish kerak va yozishmalar darhol boshlanadi. konstruktiv usul.

Afsuski, ko'pgina kompaniyalarda korporativ madaniyat darajasi kerakli darajada emas, buning natijasida xodim o'z ishini yaxshi bajarishi uchun boshqaruv jamoasi tomonidan qat'iy nazorat zarur bo'lgan vaziyatlar yuzaga keladi.

Outlook-da "Bcc" kabi funksiya ham mavjud - bu muhim vosita bo'lib, bu sizga xat haqida manfaatdor shaxslarni xabardor qilish imkonini beradi, lekin shu bilan birga qabul qiluvchini xat faqat unga emas, deb chalg'itmaydi!

Kelishuv xati

Uchrashuvni sarhisob qilish, kelishuvlarni yozma ravishda shakllantirish, tugatish vaqtini ko'rsatish va aniqlik kiritish imkonini beruvchi muhim xat turi: ikkala tomon ham nima qilishlari kerakligini to'g'ri tushundilarmi?

Yozma kelishuvlarga ega bo'lish va ularni amalga oshirish bo'yicha umumiy fikrga ega bo'lish uchun uchrashuvlar, muzokaralar va uchrashuvlardan keyin bunday xatlarni rasmiylashtirish foydalidir.

Harf tuzilishi:

1. Salomlar, murojaatlar va muhokama ishtirokchilariga rahmat.
2. Kelishuvlar tuzilgan uchrashuv maqsadini takrorlash.
3. Muhokama qilingan barcha masalalar, ular bo'yicha qabul qilingan qarorlar va ijro uchun mas'ul shaxsni tayinlash munosabati bilan ro'yxati.
4. Tarix uchun shoshilinch amalga oshirishni talab qilmaydigan g'oyalarni yozib olish.
5. Murojaat qiluvchilarga savol: Hamma narsa hisobga olinganmi? Har qanday izoh yoki qo'shimchalar bormi?

Masalan:

Xatni formatlash

Shrift

Xatning shrifti bir xil bo'lishi kerak, asosiy fikrlar va sarlavhalar kursiv bilan ta'kidlanishi mumkin, ammo bitta dizayn uslubiga rioya qilish kerak.

P.S. Katta harflar bilan yozilgan so'zlar ohangni ko'taruvchi sifatida qabul qilinishini doimo yodda tutishingiz kerak. Ulardan qochish kerak.

Paragraf

Matnni tushunish osonroq bo'lishi uchun har bir alohida fikrni alohida paragrafda shakllantirish tavsiya etiladi.

Chiziqlar

Paragraflar bir-biri bilan birlashmasligi kerak. Xatni yanada o'qilishi uchun tabriklashdan keyin, har bir xatboshidan oldin va imzodan oldin chekinish kerak:

Xatni vizual ravishda yanada jozibali qilish uchun xatning asosiy qismidagi havolalarni giperhavola sifatida formatlash yaxshiroqdir:

Yozish uslubi

Sizni Sergey Bekhterevning master-klassiga taklif qilamiz.

Ushbu trening bilan har kuni kamida 1 soat bo'sh vaqtni yutib oling!

Master-klassda siz quyidagilarni o'rganasiz:
✓ Barcha vazifalar 100% va o'z vaqtida bajarilishi uchun vazifalarni qanday boshqarish kerak
✓ Uchrashuvlarni samarali tayyorlash va o'tkazish
✓ Bir ofisda xodimlarning samarali mehnatini qanday tashkil qilish kerak

Yaxshi ishingizni bilimlar bazasiga yuborish oddiy. Quyidagi shakldan foydalaning

Talabalar, aspirantlar, bilimlar bazasidan o‘z o‘qishlarida va ishlarida foydalanayotgan yosh olimlar sizdan juda minnatdor bo‘lishadi.

Shunga o'xshash hujjatlar

Ishbilarmonlik etiketi tushunchasi va shakllari. Ishbilarmonlik aloqasining o'ziga xos xususiyatlari. Odob vositalaridan foydalanish tamoyillari. Ish yozishmalarida so'rovlar shakllari. Nutq holati va tilning standart vositalari. Ish xatlarining tarkibi va til standarti.

referat, 11/18/2010 qo'shilgan


Ish xatlarini tayyorlashning asosiy bosqichlari. Biznes uslubining o'ziga xos xususiyati universal so'zlardan foydalanishdir. Xat matniga qo'yiladigan asosiy talablar, detallar tarkibi. Ish yozishmalarining turlari va xususiyatlari. So'rovlar, rad etishlar va da'volarni bildirishdagi odob-axloq qoidalari.

kurs ishi, 08.02.2011 qo'shilgan


Rasmiy biznes uslubining asosiy xususiyatlari va belgilari. Ish xati va buyurtmaning tuzilishi va namunasi. Og'zaki va yozma shakllar o'rtasidagi munosabat. Telefonda biznes suhbati. Ongni manipulyatsiya qilish va reklama tili. Tinglash turlari: aks ettiruvchi va aks ettirmaydigan.

taqdimot, 04/05/2013 qo'shilgan


Zamonaviy harflarni yozishning asosiy qoidalari. Zamonaviy biznesda xat yozish qoidalari. O'tmishdagi yozishmalarga munosabat, o'tgan asr va zamonaviy dunyoda xat yozish misollari. Xatlarning tabiatiga ko'ra turlari: ishbilarmonlik, do'stona, tantanali.

referat, 24.04.2010 qo'shilgan


Ishbilarmonlik odob-axloqi insonning ichki axloqi va madaniyatining tashqi ifodasi sifatida. Ish xatining tuzilishi va mazmuniga qo'yiladigan talablar, nutq klişelari va formulalarining mohiyati. Rasmiy ishbilarmonlik nutqining xususiyatlari, diplomatiya tilidagi atamalar tizimi.

taqdimot, 24.11.2012 qo'shilgan


Rasmiy yozishmalar biznes odob-axloqining muhim qismi sifatida. Ish xatiga umumiy talablar. Xalqaro yozishmalar qoidalari. Ish xatining talab qilinadigan atributlari. Ish xatlarining tipik turlari. Tashkilot ichidagi yozishmalar, tabrik xatlari.

referat, 19.06.2010 qo'shilgan


Yomon yangiliklar bilan xat rejasini tuzish xususiyatlari va qoidalari. Xat yozish strategiyasi: maqsadli auditoriya tahlili; tegishli kanal va axborotni tarqatish vositalarini tanlash. Rad etish xatlarining turlari. Yozma shikoyatlarni rasmiylashtirish.

test, 11/14/2010 qo'shilgan


Zamonaviy etiket inson va jamiyat tashqi madaniyatining ajralmas qismi sifatida. Odob va xulq-atvor qoidalari, yozma ishbilarmonlik muloqoti uchun odob-axloq qoidalari. Kompaniya blankasi: qog'oz va shriftlarni tanlash. Vizitka, biznes xatlar turlari, elektron pochta.