I. Umumiy qoidalar

1. Menejerning kotibi texnik ijrochilar toifasiga kiradi.
2. Menejer kotibi lavozimiga ish stajiga yoki o'rta-maxsus ma'lumotga talablarsiz oliy kasbiy ma'lumotga va mutaxassislik bo'yicha kamida 2 yil ish tajribasiga ega bo'lgan shaxs tayinlanadi.
3. Kotib lavozimiga tayinlash va undan bo'shatish korxona direktorining taqdimnomasiga binoan buyrug'i bilan amalga oshiriladi.
4. Menejerning kotibi bilishi kerak:
   1. 4.1. Yuqori va boshqa organlarning korxona faoliyatiga taalluqli qarorlari, ko'rsatmalari, farmoyishlari, boshqa boshqaruv va me'yoriy hujjatlari.
   2. 4.2. Ish yuritish bo'yicha nizomlar, ko'rsatmalar, boshqa normativ hujjatlar.
   3. 4.3. Korxona va uning bo'linmalarining tuzilishi va boshqaruvi.
   4. 4.4. Ofis ishini tashkil etish.
   5. 4.5. Hujjatlarni rasmiylashtirish va qayta ishlash usullari.
   6. 4.6. Arxiv ishi.
   7. 4.7. Matn yozuvi.
   8. 4.8. Interkomlardan foydalanish qoidalari.
   9. 4.9. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi standartlari.
   10. 4.10. Standart shakllardan foydalangan holda ish xatlarini chop etish qoidalari.
   11. 4.11. Etika va estetika asoslari.
   12. 4.12. Ishbilarmonlik aloqalari qoidalari.
   13. 4.13. Kompyuter texnikasini ishlatish qoidalari.
   14. 4.15. Ma'muriy huquq va mehnat qonunchiligi asoslari.
   15. 4.16. Ichki mehnat qoidalari.
   16. 4.17. Mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik, sanoat sanitariyasi va yong'indan himoya qilish qoidalari va qoidalari.
5. Rahbarning kotibi yo'qligida (kasallik, ta'til va h.k.) uning vazifalari belgilangan tartibda tayinlangan, tegishli huquqlarga ega bo'lgan va o'ziga yuklangan vazifalarning lozim darajada bajarilishi uchun javobgar bo'lgan shaxs tomonidan amalga oshiriladi.

II. Ish majburiyatlari

Kotib:

1. Rahbarning ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy-texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.
2. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun qabul qilingan yozishmalarni qabul qiladi, uni tuzilmaviy bo'linmalarga yoki muayyan ijrochiga ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun qabul qilingan qarorga muvofiq yuboradi.
3. Ofis ishlarini olib boradi, qarorlarni tayyorlash va qabul qilishda ma'lumotlarni to'plash, qayta ishlash va taqdim etish uchun mo'ljallangan kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda turli operatsiyalarni bajaradi.
4. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni menejer imzosi uchun qabul qiladi.
5. Rahbarning ishi uchun zarur bo'lgan hujjatlar va materiallarni tayyorlaydi.
6. Rahbarga imzolash uchun taqdim etilgan hujjatlarning tarkibiy bo‘linmalar va aniq ijrochilar tomonidan o‘z vaqtida ko‘rib chiqilishi va taqdim etilishini nazorat qiladi, ularning sifatli tahrirlanishini ta’minlaydi.
7. Rahbarning telefon orqali suhbatlarini tashkil qiladi, u yo'qligida olingan ma'lumotlarni yozib oladi va uning mazmunini uning e'tiboriga etkazadi, qabul qiluvchi va interkom qurilmalari (telefaks, teleks va boshqalar), shuningdek telefon xabarlari orqali ma'lumotlarni uzatadi va oladi, unga ma'lumotlarni yetkazadi. e'tiborni o'z vaqtida , aloqa kanallari orqali qabul qilish.
8. Menejer nomidan xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni tuzadi va xatlar mualliflariga javoblar tayyorlaydi.
9. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (kerakli materiallarni to'plash, ishtirokchilarni yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatga olish to'g'risida xabardor qilish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritadi va rasmiylashtiradi.
10. Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruqlar va ko'rsatmalarning bajarilishini, shuningdek rahbarning ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya etilishini nazorat qiladi.
11. Nazorat va ro'yxatga olish faylini yuritadi.
12. Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, idora anjomlari bilan ta’minlaydi, rahbarning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.
13. Rahbarning ko'rsatmasi bilan uning ishi uchun zarur bo'lgan rasmiy materiallarni chop etadi yoki joriy ma'lumotlarni ma'lumotlar bankiga kiritadi.
14. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashadi.
15. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.
16. O'zining bevosita rahbari tomonidan individual rasmiy topshiriqlarni bajaradi.

III. Huquqlar

Kotib quyidagi huquqlarga ega:

1. Korxona rahbariyatining uning faoliyatiga doir qarorlari loyihalari bilan tanishish.
2. Ushbu yo'riqnomada nazarda tutilgan majburiyatlar bilan bog'liq ishlarni takomillashtirish bo'yicha takliflar kiriting.
3. O'z vakolatlari doirasida o'zingizning xizmat vazifalaringizni bajarishda aniqlangan barcha kamchiliklar to'g'risida bevosita rahbaringizni xabardor qiling va ularni bartaraf etish bo'yicha takliflar kiriting.
4. Shaxsan yoki korxona rahbariyati nomidan korxona bo'linmalaridan va boshqa mutaxassislardan o'z xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rash.
5. Korxona rahbariyatidan o'z xizmat vazifalari va huquqlarini bajarishda yordam ko'rsatishni talab qilish.

IV. Mas'uliyat

Kotib javobgardir:

1. Ushbu lavozim tavsifida nazarda tutilgan mehnat majburiyatlarini lozim darajada bajarmaganlik yoki bajarmaganlik uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi mehnat qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.
2. O'z faoliyatini amalga oshirish jarayonida sodir etilgan huquqbuzarliklar uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi ma'muriy, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.
3. Moddiy zarar etkazilganligi uchun - Rossiya Federatsiyasining amaldagi mehnat va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida.

Kotibning ish tavsifi xodimning malakasiga qo'yiladigan talablarni o'z ichiga oladi, unga bo'ysunish, tayinlash va ishdan bo'shatish tartibini belgilaydi. Hujjatda xodimning funktsional majburiyatlari, huquqlari va uning majburiyatlari tavsiflanadi. Kotibning vakolatlari tashkilotning o'ziga xos xususiyatlari bilan belgilanadi.

Menejer kotibi uchun odatiy ish tavsifi namunasi

I. Umumiy holat

1. Kotib "texnik ijrochilar" toifasiga kiradi.

2. Kotib to'g'ridan-to'g'ri bosh direktorga / tarkibiy bo'linma rahbariga hisobot beradi.

3. Kotibni tayinlash yoki lavozimidan ozod qilish bosh direktorning buyrug'i bilan amalga oshiriladi.

4. Kotib lavozimiga kamida o‘rta ma’lumotli va shu kabi lavozimda kamida bir yillik ish stajiga ega bo‘lgan shaxs tayinlanadi.

5. Kotib yo'q bo'lganda, tashkilot uchun buyruqda ko'rsatilgandek, funktsional majburiyatlar, huquqlar va majburiyatlar boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.

6. Kotib bilishi kerak:

• tashkiliy tuzilma;
• ishbilarmonlik muloqoti va odobi normalari;
• ish yuritishni tashkil etish;
• rossiya Federatsiyasi fuqarolik va mehnat qonunchiligining asoslari;
• tashkiliy va kompyuter uskunalarini ishlatish qoidalari;
• amaliy dasturlar (Word, Excel va boshqalar);
• yozuv yozuvi;
• mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik, yong'indan himoya qilish qoidalari.

7. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarga rahbarlik qiladi:

• Tashkilot ustavi;
• rossiya Federatsiyasi qonunchiligi;
• ichki mehnat qoidalari, tashkilotning boshqa boshqaruv hujjatlari;
• rahbariyatning buyruqlari va ko'rsatmalari;
• ushbu ish tavsifi.

II. Kotibning lavozim majburiyatlari

Kotib quyidagi funktsional vazifalarni bajaradi:

1. Mehmonlarni qabul qiladi.

2. Hujjatlar va shaxsiy bayonotlarni qabul qiladi va menejerga imzolash uchun taqdim etadi.

3. Ko'rib chiqish uchun menejerga yuborilgan yozishmalarni oladi. Qabul qilingan qarorga muvofiq, u o'z ishlarida foydalanish uchun tarkibiy bo'linmalarga yoki aniq shaxslarga yuboriladi.

4. Aloqa vositalaridan foydalangan holda muloqotni amalga oshiradi, ro'yxatga oladi va boshqaruvchiga rasmiy ma'lumotlarni uzatadi.

5. Rahbarning ishini texnik va tashkiliy ta'minlash bilan bog'liq faoliyatni amalga oshiradi.

6. Rahbar nomidan so‘rovlar, xatlar va boshqa hujjatlarni tuzadi.

7. Menejer tomonidan tashkil etilgan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlashda ishtirok etadi. Kerakli ma'lumotlarni to'playdi, ro'yxatga oladi, ishtirokchilarni yig'ilish joyi, vaqti va kun tartibi to'g'risida xabardor qiladi. Yig'ilishlarga rahbarlik qiladi va bayonnomalarini tayyorlaydi.

8. Menejer uchun xizmat safarlarini tashkil qiladi: chiptalar sotib oladi, transport, binolarni ijaraga oladi.

9. Xodimlar tomonidan rahbariyatning ko'rsatmalari va farmoyishlarini tashkil etishning bajarilishini nazorat qiladi.

10. Fayllarni shakllantiradi, hujjatlarning saqlanishini ta'minlaydi, ularni o'z vaqtida arxivga topshiradi.

11. Rahbarning shaxsiy rasmiy topshiriqlarini bajaradi.

III. Huquqlar

Kotib quyidagi huquqlarga ega:

1. O'z vakolatlari doirasida mustaqil qarorlar qabul qilish.

2. Agar hayot yoki sog'liq uchun xavf mavjud bo'lsa, o'z vakolatlaringizni amalga oshirishni boshlamang.

3. Rahbariyatga o‘z xizmat vazifalarini bajarishi, moddiy boyliklar va hujjatlarning saqlanishi uchun normal sharoit yaratish bo‘yicha talablar qo‘yish.

4. O'z vakolatlarini bajarish uchun rasmiy ma'lumotlarni to'liq olish.

5. Tashkilot faoliyatini va o'z ishini yaxshilash uchun rahbariyatga ratsionalizatorlik takliflarini yuborish.

6. Tashkilot faoliyatida aniqlangan kamchiliklar haqida menejerni xabardor qilish, ularni bartaraf etish bo'yicha takliflar kiritish.

7. Tarkibiy bo‘linmalar xodimlaridan topshiriqlar va rahbariyat ko‘rsatmalarini bajarish muddatlari va sifati buzilishi sabablari bo‘yicha zarur materiallar va tushuntirishlarni olish.

IV. Mas'uliyat

Kotib quyidagilar uchun javobgardir:

1. Tashkilot manfaatlarini va yig'ilishlarini ruxsatsiz ifodalashni o'tkazish.

2. Qabul qilingan qarorlar natijalari, o'z harakatlari.

3. Xizmat vazifalarini lozim darajada bajarmaslik.

4. Tashkilotning boshqaruv hujjatlari talablarini buzish.

5. Shaxsiy ma'lumotlar bilan noqonuniy ishlash, maxfiy ma'lumotlarni, tijorat sirlarini uzatish.

6. Tashkilotga, uning xodimlariga, pudratchilarga yoki davlatga zarar etkazish.

7. Mehnat intizomi talablarini, ichki mehnat qoidalarini, xavfsizlik standartlarini va yong'indan himoya qilishni buzish.

8. Odob va ishbilarmonlik muloqoti me'yorlarini buzish.

Sud majlisining kotibi

Sud kotibi davlat xizmatchisi bo'lib, faqat sudlarda ishlaydi. U sudyaning hujjatli ishini, sud jarayonlarini ta'minlaydi, yig'ilishlarda qatnashadi. Ushbu mansabdor shaxs quyidagi funktsional majburiyatlarni bajaradi:

1. Sud majlisida ko'rib chiqish uchun ish materiallarini to'playdi va tayyorlaydi.

2. Sud majlisining bayonnomasini yuritadi.

3. Chaqiruv qog'ozlarini tayyorlaydi va yuboradi, ishtirokchilarni yig'ilishga chaqiradi.

4. Sud ishlarini qonun talablariga muvofiq tayyorlaydi.

Kotib kotibi

Kotib kotibi tashkilotning hujjat aylanishini boshqaradigan mansabdor shaxsdir. Uning vazifalariga quyidagilar kiradi:

1. Telefon suhbatlarini o'tkazish va mijozlar bilan ishlash.

2. Hujjatlarda qayd etilgan majburiyatlarning o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish.

3. Xat yozishni rasmiylashtirish va qayta ishlash.

4. Chet tilidan hujjatlar va yozishmalarni tarjima qilish.

5. Hujjatlar arxivini yuritish.

Ular belgilangan lavozim uchun mehnat faoliyatini amalga oshirish bo'yicha ko'rsatmalarning asosiy qismini ifodalaydi. Muayyan tavsiyalar ro'yxatiga qo'shimcha ravishda, bunday hujjatda kotibning talablari, huquqlari, mas'uliyat sohasi, shuningdek umumiy mehnat qoidalari to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud. Bunday professional pozitsiya oddiy va muayyan nuanslarni hisobga olishni talab qilmaydi deb o'ylamaslik kerak.

Umumiy mas'uliyat

Birinchidan, siz kotibning klassik, birlashtirilgan ish majburiyatlari nima ekanligini tushunishingiz kerak. Qisqacha aytganda, ularni quyidagi majburiy tavsiyalar sifatida umumlashtirish mumkin:

Bilim talablari

Xodimning majburiyatlari uning asosiy ixtisosligiga qarab biroz farq qilishi mumkin. Biroq, nima bo'lishidan qat'iy nazar, ushbu lavozim uchun quyidagi sohalarda bilim foydali va juda foydali bo'ladi:

• Mehnat va ma'muriy qonunchilik asoslari.
• Etika va ishbilarmonlik odob-axloqining umumiy standartlari.
• Ofis ishining asoslari.
• Xavfsizlik choralari.
• Kompyuterlar, qabul qilish va muzokaralar xonalari, shuningdek, orgtexnika bilan ishlash qoidalari.
• Mehnat muhofazasi.
• Ishbilarmonlik yozishmalarini olib borishga qo'yiladigan talablar.

Boshqa narsalar qatorida, korxonaning ichki asoslarini, ish tartib-qoidalarini, me'yoriy hujjatlarni va boshqa ko'p narsalarni bilmasdan kotibning vazifalarini to'g'ri bajarish mumkin emas.

Menejer yordamchisining majburiyatlari

Menejer kotibining ish vazifalari yuqorida keltirilgan umumiy talablardan unchalik farq qilmaydi. Shuningdek, u yozishmalarni qabul qiladi va uzatadi, hujjatlarni nusxalaydi va arxivlaydi, rahbarning buyruqlari mas'ul shaxslarga yetkazilishini nazorat qiladi, zarur hujjatlarni yuritadi va ustuvor tovarlarni sotib olishni ta'minlaydi. Boshqa narsalar qatorida, bunday mutaxassis quyidagilarni bilishi kerak:

Qoidaga ko'ra, menejer kotibining bunday lavozim majburiyatlari oliy yoki o'rta kasb-hunar ma'lumotiga ega bo'lgan shaxslar tomonidan bajarilishi mumkin. Ikkinchi holda, muhim afzallik kasb bo'yicha kamida 2 yillik ish tajribasiga ega bo'lishdir.

Kotib huquqlari

Shuni esda tutish kerakki, nafaqat kotibning ish majburiyatlari uning ishini belgilaydi, balki xodim ham ma'lum huquqlarga ega. Shunday qilib, bularga ish loyihalari bilan tanishish imkoniyati va ish tavsifingiz doirasida oqilona takliflar kiritish huquqi kiradi. Bundan tashqari, o'z vakolatlari doirasidagi kamchiliklarni aniqlashda kotib rahbarning e'tiborini ushbu jihatlarga jalb qilish huquqiga ega.

Kotibning faoliyatiga qo'yiladigan talablar

Ruhoniy kotibning ish majburiyatlari, qoida tariqasida, yuqorida tavsiflanganlardan biroz farq qiladi. Shu bilan birga, menejer yordamchisi birinchi navbatda o'z boshliqlarining faoliyatini qo'llab-quvvatlashi kerak, kotib esa asosan qog'ozbozlik bilan shug'ullanadi. Uning mehnat faoliyati bo'yicha ko'rsatmalar quyidagi jihatlarni o'z ichiga olishi kerak:

Sud kotibining faoliyatiga qo'yiladigan talablar

Ko'proq muhim o'zgarishlar sud kotibining lavozim majburiyatlarini o'z ichiga oladi. Qoida tariqasida, ushbu mutaxassislar sud majlislarini o'tkazish va qayd etishda bevosita ishtirok etadilar. Bundan tashqari, ular xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni tayyorlaydilar, sud muhokamalarida ishtirok etuvchi shaxslarni chaqirishlari mumkin. Bunday faol ishni oliy va to'liq bo'lmagan oliy ma'lumotli, tegishli ish tajribasiga ega bo'lmagan shaxs bajarishi mumkin. Qoidaga ko‘ra, bu lavozimni sud-huquq sohasida tajriba orttirish va huquq sohasida o‘z faoliyatini davom ettirish istagida bo‘lgan yigit-qizlar tanlaydi.

Ba'zilar bunday vakansiya maxsus bilim va ko'nikmalarni talab qilmaydi, deb o'ylashlari mumkin, shuning uchun u ko'p odamlarga mos keladi, ammo bu mutlaqo to'g'ri emas. Sud kotibi yana nima qiladi? Uning ish majburiyatlariga quyidagilar kiradi:

• Konstitutsiyaga, federal qonunlarga va boshqa qoidalar va buyruqlarga rioya qilish.
• Sudyaning yoki boshqa vakolatli shaxslarning ko'rsatmalarini bajarish.
• Kotibning vakolatiga kiradigan masalalarni hal qilish uchun adliya tuzilmasining boshqa xodimlari bilan o'zaro hamkorlik qilish.

Umumiy ma'lumot

Kotib-kotib, mudir yordamchisi va sud xodimlarining lavozim majburiyatlari lavozim tavsifi deb ataladigan maxsus hujjat bilan tartibga solinadi. Uning har qanday kompaniyada mavjudligi majburiydir, chunki belgilangan qoidalar ro'yxatiga ko'ra, xodim qaysi harakatlarni bajarishi kerakligini va qaysi biri qilmasligi kerakligini tushunadi. Bunday hujjat boshqaruv guruhi ishtirokida ishlab chiqiladi va tuziladi va majburiy ravishda umumiy qoidalar, huquq va majburiyatlar, mas'uliyat sohasi, kompaniya ichidagi xodimlar bilan munosabatlar, shuningdek zarur ilovalar kabi kichik bo'limlarni o'z ichiga oladi.

0.1. Hujjat tasdiqlangan paytdan boshlab kuchga kiradi.

0,2. Document developer: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. The document has been approved: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Ushbu hujjatni davriy tekshirish 3 yildan ortiq bo'lmagan vaqt oralig'ida amalga oshiriladi.

1. Umumiy qoidalar

1.1. "Menejer kotibi" lavozimi "Texnik xodimlar" toifasiga kiradi.

1.2. Malakaviy talablar - to'liq umumiy o'rta ta'lim va kasb-hunar ta'limi yoki to'liq umumiy o'rta ta'lim va ishlab chiqarishda kasb-hunar ta'limi. Ish tajribasi talab qilinmaydi.

1.3. Biladi va amalda qo'llaydi:
- qarorlar, ko'rsatmalar, buyruqlar;
- korxona faoliyati va ish yuritish bo'yicha nizomlar, yo'riqnomalar va boshqa yo'l-yo'riq materiallari va normativ hujjatlar;
- korxona va uning bo'linmalarining tuzilishi va boshqaruvi;
- ish yuritishni tashkil etish;
- hujjatlarni qayta ishlash va rasmiylashtirish usullari;
- arxiv ishi;
- yozuv yozish;
- qabul qiluvchi va interkom qurilmalari, hujjatlarni qayta ishlashning texnik vositalari, og'zaki va yozma ma'lumotlar, kompyuterlar va bosma mashinalardan foydalanish qoidalari;
- tashkiliy-ma'muriy hujjatlar tizimining standartlari;
- standart blankalardan foydalangan holda ish xatlarini chop etish qoidalari;
- etika va estetika asoslari;
- biznes aloqa qoidalari;
- mehnatni tashkil etish va boshqarish asoslari;
- kompyuter texnikasini ishlatish qoidalari;
- ma'muriy huquq va mehnat qonunchiligi asoslari.

1.4. Rahbarning kotibi tashkilot (korxona/muassasa) buyrug'i bilan lavozimga tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.

1.5. Rahbarning kotibi bevosita _ _ _ _ _ _ _ _ _ ga hisobot beradi.

1.6. Menejer kotibi _ _ _ _ _ _ _ _ _ ishini nazorat qiladi.

1.7. Rahbarning kotibi yo'q bo'lganda uning o'rniga belgilangan tartibda tayinlangan, tegishli huquqlarga ega bo'lgan va o'ziga yuklangan vazifalarning lozim darajada bajarilishi uchun javobgar bo'lgan shaxs tayinlanadi.

2. Ishning xususiyatlari, vazifalari va mehnat majburiyatlari

2.1. Korxona rahbarining ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy va texnik ta'minlashni o'z ichiga olgan funktsiyalarni bajaradi.

2.2. Rahbar tomonidan ko'rib chiqish uchun olingan yozishmalarni oladi, uni ish jarayonida foydalanish yoki javoblarni tayyorlash uchun tarkibiy bo'linmalarga yoki aniq ijrochilarga qabul qilingan qarorga muvofiq yuboradi.

2.3. Ofis ishlarini olib boradi, qarorlarni tayyorlash va qabul qilish uchun ma'lumotlarni to'plash, qayta ishlash va taqdim etish uchun mo'ljallangan kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda turli operatsiyalarni bajaradi.

2.4. Hujjatlar va shaxsiy arizalarni korxona rahbari tomonidan imzolash uchun qabul qiladi.

2.5. Rahbarning ishi uchun zarur bo'lgan hujjatlar va materiallarni tayyorlaydi.

2.6. Tarkibiy bo‘linmalar va aniq ijrochilar tomonidan ijroga qabul qilingan hujjatlarning o‘z vaqtida ko‘rib chiqilishi va taqdim etilishi ustidan nazoratni amalga oshiradi, rahbarga imzolash uchun taqdim etilgan tayyorlangan hujjatlar loyihalari to‘g‘riligini tekshiradi va ularning sifatli tahrirlanishini ta’minlaydi.

2.7. Rahbarning telefon orqali suhbatlarini tashkil qiladi, u yo'qligida olingan ma'lumotlarni yozib oladi va uning mazmunini uning e'tiboriga etkazadi, qabul qiluvchi va interkom qurilmalari (telefaks, teleks va boshqalar), shuningdek telefon xabarlari orqali ma'lumotlarni uzatadi va oladi, unga ma'lumotlarni yetkazadi. e'tiborni o'z vaqtida , aloqa kanallari orqali qabul qilish.

2.8. Rahbarning ko'rsatmasi bo'yicha u xatlar, so'rovlar va boshqa hujjatlarni tuzadi va xatlar mualliflariga javoblar tayyorlaydi.

2.9. Rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (kerakli materiallarni to'plash, ishtirokchilarni yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi to'g'risida xabardor qilish, ularni ro'yxatdan o'tkazish), yig'ilishlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritadi va rasmiylashtiradi.

2.10. Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruqlar va ko'rsatmalarning bajarilishini, shuningdek korxona rahbarining ko'rsatmalari va ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya qilinishini nazorat qiladi.

2.11. Nazorat va ro'yxatga olish faylini yuritadi.

2.12. Rahbarning ish joyini zarur tashkiliy jihozlar, idora anjomlari bilan ta'minlaydi, uning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.

2.13. Rahbarning ko'rsatmasi bilan uning ishi uchun zarur bo'lgan rasmiy materiallarni chop etadi yoki joriy ma'lumotlarni ma'lumotlar bankiga kiritadi.

2.14. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning so‘rov va takliflarini tezkorlik bilan ko‘rib chiqishga ko‘maklashadi.

2.15. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq fayllarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta’minlaydi va belgilangan muddatlarda arxivga topshiradi.

2.16. Hujjatlarni nusxa ko'chirish mashinasida ko'chiradi.

2.17. O'z faoliyati bilan bog'liq amaldagi me'yoriy hujjatlarni biladi, tushunadi va qo'llaydi.

2.18. Mehnatni muhofaza qilish va atrof-muhitni muhofaza qilish bo'yicha normativ hujjatlarning talablarini biladi va ularga rioya qiladi, ishlarni xavfsiz bajarish normalari, usullari va usullariga rioya qiladi.

3. Huquqlar

3.1. Rahbarning kotibi har qanday qoidabuzarlik yoki nomuvofiqlik holatlarining oldini olish va bartaraf etish choralarini ko'rishga haqli.

3.2. Rahbarning kotibi qonun hujjatlarida nazarda tutilgan barcha ijtimoiy kafolatlarni olish huquqiga ega.

3.3. Rahbarning kotibi o'z xizmat vazifalarini bajarishda va o'z huquqlarini amalga oshirishda yordam berishni talab qilishga haqli.

3.4. Rahbarning kotibi o'z xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan tashkiliy-texnik shart-sharoitlarni yaratishni va zarur jihozlar va inventarlarni ta'minlashni talab qilishga haqli.

3.5. Rahbarning kotibi uning faoliyatiga tegishli hujjatlar loyihalari bilan tanishish huquqiga ega.

3.6. Rahbarning kotibi o'z xizmat vazifalarini va boshqaruv buyruqlarini bajarish uchun zarur bo'lgan hujjatlar, materiallar va ma'lumotlarni so'rash va olish huquqiga ega.

3.7. Rahbarning kotibi o'zining kasbiy malakasini oshirish huquqiga ega.

3.8. Rahbarning kotibi o'z faoliyati davomida aniqlangan barcha qonunbuzarliklar va nomuvofiqliklar to'g'risida xabar berishga va ularni bartaraf etish bo'yicha takliflar kiritishga haqli.

3.9. Rahbarning kotibi egallab turgan lavozimining huquq va majburiyatlarini, xizmat vazifalarini bajarish sifatini baholash mezonlarini belgilovchi hujjatlar bilan tanishish huquqiga ega.

4. Mas'uliyat

4.1. Rahbarning kotibi ushbu lavozim tavsifida yuklangan vazifalarni bajarmaganligi yoki o'z vaqtida bajarmaganligi va (yoki) berilgan huquqlardan foydalanmaganligi uchun javobgardir.

4.2. Ichki mehnat qoidalari, mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik qoidalari, ishlab chiqarish sanitariyasi va yong'indan himoya qilish qoidalariga rioya qilmaslik uchun rahbarning kotibi javobgardir.

4.3. Rahbarning kotibi tashkilot (korxona/muassasa) to'g'risidagi tijorat siri bo'lgan ma'lumotlarni oshkor qilish uchun javobgardir.

4.4. Tashkilot (korxona/muassasa) ichki me'yoriy hujjatlari talablari va rahbariyatning qonuniy buyruqlari talablarini bajarmaganlik yoki lozim darajada bajarmaganlik uchun rahbarning kotibi javobgar bo'ladi.

4.5. Rahbarning kotibi o'z faoliyati davomida sodir etilgan huquqbuzarliklar uchun amaldagi ma'muriy, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan doirada javobgar bo'ladi.

4.6. Rahbarning kotibi amaldagi ma'muriy, jinoiy va fuqarolik qonunchiligida belgilangan chegaralar doirasida tashkilotga (korxona/muassasa) moddiy zarar yetkazganlik uchun javobgardir.

4.7. Rahbarning kotibi berilgan mansab vakolatlaridan qonunga xilof ravishda foydalanish, shuningdek ulardan shaxsiy maqsadlarda foydalanish uchun javobgardir.

Kotib xo'jayinning sodiq yordamchisi va o'ng qo'li deb ataladi va yaxshi sabablarga ko'ra, chunki menejer kotibining vazifalari samarali boshqaruv va ma'muriy faoliyatni ta'minlashni o'z ichiga oladi. Menejerning kotibi ish hujjatlari va hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish bilan shug'ullanadi, xo'jayinga biznesda yordam beradi va ko'plab tashkiliy masalalarni hal qiladi.

Kotib-yordamchi lavozimini ham vakillik lavozimi deb hisoblash mumkin, chunki u kompaniyaning yuzi - u mehmonlarni kutib oladi, qo'ng'iroqlar va xatlarga javob beradi. Bunday ish katta xotirjamlik, muloqot qobiliyatlari va tashkilotchilikni talab qiladi. Shu sababli, kotib kasbi katta istiqbollarni va'da qilishi mumkin - kelajakda mutaxassis ofis menejeri, keyin esa direktorlar yoki top-menejerlardan biri bo'lishi mumkin.

Ish joylari

Mijozlar va tashrif buyuruvchilar uchun ofisi bo'lgan deyarli har bir kompaniyada mas'ul kotib lavozimi talab qilinadi. Bu yirik korxonalar ham, kichik biznes tashkilotlari ham bo'lishi mumkin.

Kasb tarixi

Birinchi kotiblarni ulamolar va yilnomachilar deb hisoblash mumkin - ular qirol farmonlari va farmoyishlarini yozgan, joriy voqealarni yozib olgan va yozishmalarni yuritish uchun mas'ul bo'lgan. Vaqt o'tishi bilan kotibning vakolatlari sezilarli darajada kengaydi va bugungi kunda ular turli xil funktsiyalarni bajarishlari mumkin. Shunday qilib, tor mutaxassislikka ega bo'lgan mutaxassislarga ehtiyoj paydo bo'ldi, buning natijasida kotib yordamchisi, kotib, kotib-tarjimon va ofis menejeri kasblari paydo bo'ldi.

Kotibning majburiyatlari

Kotib yordamchisining lavozim majburiyatlariga quyidagilar kiradi:

• tashrif buyuruvchilarni qabul qilish;
• telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilish;
• ish yuritish;
• menejerning ish kunini rejalashtirish;
• uchrashuvlar tashkil etish;
• xizmat safari paytida menejer va boshqa xodimlar uchun chiptalar va mehmonxonalarni bron qilish;
• ofis uchun kantselyariya buyumlariga buyurtma berish;
• menejerning talablarini bajarish.

Ba'zida menejer kotibining funktsiyalari ingliz tilida yozishmalarni o'z ichiga oladi.

Kotibga qo'yiladigan talablar

Kotib yordamchisiga qo'yiladigan talablarga quyidagilar kiradi:

• o'rta yoki oliy ma'lumot;
• shaxsiy kompyuterga egalik qilish;
• ish yuritish asoslarini bilish;
• ingliz tilini bilish (ba'zan).

Shuningdek, kotib lavozimi quyidagi ko'nikmalarni talab qiladi:

• aniqlik;
• yaxshi ko'rinish qobiliyati (taqdim etish mumkin);
• tashkilot.

Kotib rezyume namunasi

Qanday qilib kotib bo'lish mumkin

Qanday qilib kotib bo'lish mumkin? Bu sekretarlik kurslarini tugatgan yoki bevosita ish joyida ta'lim olgan har qanday oliy ma'lumot egasi bo'lishi mumkin. Qoidaga ko'ra, ish beruvchilar talabnoma beruvchining olgan mutaxassisligiga alohida talablar qo'ymaydi, balki talabnoma beruvchining zarur shaxsiy fazilatlariga ega bo'lishini va o'z vazifalarini kerakli darajada bajara olishini ta'minlashga e'tibor beradi.

Kotib ish haqi

Kotibning ish haqi har xil bo'lishi mumkin - 15 dan 45 ming rublgacha. Daromad xodimning vazifalariga va u ishlayotgan hududga bog'liq. Kotib yordamchisining o'rtacha ish haqi 30 ming rublni tashkil qiladi.

Treningni qayerda olish kerak

Oliy ta'limdan tashqari, bozorda odatda bir haftadan bir yilgacha davom etadigan bir qator qisqa muddatli treninglar mavjud.

“IPO” Kasbiy ta’lim instituti diplom yoki davlat guvohnomasini olish uchun “” (256, 512 va 1024 akademik soat variantlari mavjud) yo‘nalishi bo‘yicha masofaviy kurslarga taklif qiladi. Biz 200 ga yaqin shahardan 8000 dan ortiq bitiruvchilarni tayyorladik. Siz tashqi ta'limdan o'tishingiz va foizsiz to'lovlarni olishingiz mumkin.