Bugungi kunda ofisdagi hujjatlarning 100% elektron shaklda yaratilgan, ammo hali ham ularning 80% dan ortig'i chop etiladi (tasdiqlash, tanishish, ishga tushirish uchun). Bunday yondashuv samarali bo'lishi mumkinmi?

Ko'rinishidan, elektron hujjat aylanishini joriy etish qaror qabul qiluvchilar tomonidan eng oqilona harakatdir. Ammo biznesni avtomatlashtirishga bo'lgan ehtiyoj bir zumda emas. Va faqat bir qator signallarni olgandan so'ng, rahbariyat korxonaga kontentni boshqarish uchun maxsus axborot tizimi (ECM-tizimi) kerak degan xulosaga keladi. Aynan o'sha paytda axborotni uning mavjudligining barcha bosqichlarida, ya'ni eskirguncha boshqarish zarurati tug'iladi.

Elektron hujjat, EDMS, ECM nima

Ko'p ta'riflar mavjud. Biz sizga eng tushunarli va qobiliyatli narsalarni berishga harakat qilamiz.

Elektron hujjat- kompyuterda (Word, Excel fayllari va boshqalar) saqlanadigan ma'lumotlar (matn, rasm, ovoz yozish) to'plami. Kutubxonadagi kitoblar fayl shkafi bilan birga bo'lgani kabi, u atributlari bo'lgan karta bilan birga keladi. Atributlar bo'yicha (nom, muallif, yaratilgan sana va boshqalar) hujjatni tezda topish mumkin.

Ish jarayoni(ish oqimi) - muayyan biznes-jarayon doirasidagi xodimlarning harakatlari ketma-ketligi. Hujjatni qabul qilish, uni rasmiylashtirish, hujjatni ko'rib chiqish va rasmiylashtirish bunday ketma-ketlikka misol bo'la oladi, tadbirkorlik jarayoni esa fuqarolarning murojaatlari bilan ishlashdir.

Elektron hujjat aylanishi(EDI) - hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish usuli bo'lib, unda hujjatlarning asosiy qismi elektron shaklda qo'llaniladi va markazda saqlanadi.

Sizga ECM tizimi kerakmi?

EDMS yoki ECM tizimi zarurligini baholash uchun o'zingiz uchun quyidagi savollarga javob bering:

• muhim hamkor bilan telefonda gaplashganda kerakli hujjatni tezda topa olasizmi?
• siz bergan ko'rsatmalarning qaysi biri to'liq bajarilmagan va hozirda muddati o'tib ketganini aniq aytish mumkinmi?
• Hujjatlarni tasdiqlashning mavjud tezligi tashkilotingizning ijobiy imidjini yaratishiga ishonchingiz komilmi?
• Stolingizdagi qog'ozlar hajmi sizni qoniqtirdimi?
• Tasdiqlash uchun yuborilgan hujjat hozir qayerda joylashganligini ishonch bilan ayta olasizmi?

Elektron hujjat aylanishining afzalliklari

Biznes jarayonlarining shaffofligi. Tizim tufayli siz tashkilot faoliyatining barcha bosqichlarini kuzatishingiz mumkin. Biznes jarayonlari boshqaruv uchun mutlaqo shaffof bo'ladi, ularni boshqarish osonroq.

Yuqori samaradorlik intizomi. Statistik ma'lumotlarga ko'ra, olingan topshiriqlarning 20 foizi ularga mas'ul xodimlar tomonidan bajarilmaydi. Ishning barcha bosqichlarini to'liq nazorat qilish bilan ECM tizimi xodimlarning ishlash intizomiga bevosita ta'sir qiladi.

Menejerlar va xodimlar uchun mehnat xarajatlarini kamaytirish. Tizim xodimlarning hujjatlar bilan deyarli barcha muntazam operatsiyalarga sarflaydigan vaqtini qisqartiradi: yaratish, qidirish, tasdiqlash va hokazo. Hujjatlar aylanishini tezlashtiradi. Va buning natijasida tashkilotdagi barcha jarayonlar tezroq ketadi.

Ma'lumotlarning maxfiyligi ta'minlanadi. Ma'lumotlarning buzilishi tashkilotga millionlab dollarga tushishi mumkin. An'anaviy "qog'oz" ish oqimidan farqli o'laroq, ECM tizimi belgilangan foydalanuvchi huquqlariga qat'iy muvofiq hujjatlarga kirishni ta'minlaydi. Hujjatdagi barcha harakatlar (o'qish, o'zgartirish, imzolash) qayd qilinadi.

ISO 9000 standartlariga javob beradi. Sifat menejmentini yo'lga qo'yish endi Rossiya kompaniyalari uchun ustuvor vazifalardan biriga aylandi. Sifat menejmenti tizimiga (SMS) qo'yiladigan talablar orasida shaffof hujjatlar aylanishi, shuningdek, xodimlar o'rtasida axborot almashinuvi mavjud.

Osonlik bilan innovatsiya qiling va yangi boshlanuvchilarni o'rgating. ECM tizimi asosida qurilgan bildirishnoma tizimi tufayli siz tezda barcha xodimlarga yangi ish qoidalarini etkaza olasiz. Kerakli ma'lumotlarni (nizomlar, yo'riqnomalar va boshqalar) tezkor izlash hisobiga yangi xodimlarni o'qitish vaqti qisqartiriladi. Marshrutlarni va hujjat shablonlarini o'zgartirish oson, shundan so'ng xodimlar avtomatik ravishda yangi usulda ishlashni boshlaydilar.

Korporativ madaniyatni rivojlantirish. ECM tizimini joriy etish kompaniyaning ichki siyosatini belgilaydi va qo'llab-quvvatlaydi, jamoani shakllantirishga olib keladi. Shu bilan birga, har bir xodimning o‘ziga berilgan topshiriqning sifatli bajarilishi uchun mas’uliyati ortib bormoqda.

Ko'proq raqobatdosh afzalliklar. ECM tizimi kompaniyaning boshqa bozor ishtirokchilariga nisbatan raqobatdosh ustunliklariga bevosita ta'sir qiladi. Axborot oqimlarining tez harakatlanishi va barcha jarayonlarni aniq nazorat qilish hisobiga mijozlarga xizmat ko‘rsatish tezligi va sifati oshadi. Hatto eng yirik korxonaning ham ishi mobilroq bo'lib, ba'zi "almashib bo'lmaydigan" xodimlarga kamroq bog'liq.

ECM Technologies

Korxona kontentini boshqarishga ham amaliyot, ham nazariy jihatdan yondashish mumkin.

Keling, oxirgisidan boshlaylik. AIIM (Axborot va tasvirlarni boshqarish assotsiatsiyasi) lug'atining kanonik ta'rifida ko'rsatilgan hayot tsiklining tarkibiy qismlariga e'tibor bering:

• qo'lga olish (qo'lga olish),
• boshqaruv (boshqarish),
• saqlash (do'kon),
• himoya (qo'riqlash),
• ma'lumotni etkazib berish (Etkazib berish).

Axborotni butun hayotiy tsikli davomida boshqarish kerak: tashkilot tomonidan yaratish yoki qabul qilishdan tortib, oxirgi foydalanuvchiga etkazib berish yoki saqlash muddati tugaganidan keyin yo'q qilishgacha.

Axborot tashkilotning barcha jarayonlariga kiradi, u turli xil dasturiy ta'minot va turli xil ilovalar yordamida yaratiladi va qayta ishlanadi. Ammo faqat ECM tizimi ularning hayoti davomida ma'lumotlarni boshqarishga yagona yondashuvga qaratilgan.

Biznes nuqtai nazaridan hujjatning hayot aylanish bosqichlari muhim ahamiyatga ega bo'lib, ular ish jarayonlarida (ish jarayoni) ishtirok etganda biznes jarayonlariga bevosita ta'sir qiladi. Ammo texnik nuqtai nazardan, ular aniq semantik yukni ko'tarmaydilar va "hujjatlarni boshqarish" umumiy atamasi bilan belgilanadi.

EDMS va ECM tizimlarining funksionalligi va tasnifi

Gartner tadqiqot kompaniyasi ma'lumotlariga ko'ra, 6 ta funktsiyadan kamida 3 tasini qo'llab-quvvatlaydigan tizimlar ECM sifatida tasniflanishi mumkin:

• hujjatlarni boshqarish: ro'yxatdan o'tish / ro'yxatdan o'tish, versiyani nazorat qilish, xavfsizlik, hujjatlarni guruhlash va boshqalar;
• umumiy hujjatlar bo'yicha hamkorlikda ishlash va loyiha guruhlarini qo'llab-quvvatlash;
• hujjatlarni skanerlash va qog'oz hujjat tasvirini boshqarish;
• uzoq muddatli arxivlash uchun hujjatlarni boshqarish, saqlash qoidalari va qoidalarini avtomatlashtirish, yozuvlarning qonunlar va qoidalarga muvofiqligini ta'minlash;
• biznes-jarayonlarni qo'llab-quvvatlash uchun ish jarayoni, kontentni marshrutlash, ish vazifalari va holatlarini belgilash, marshrutni kuzatish va bajarilishini nazorat qilish;
• nashr etishni avtomatlashtirish uchun veb-kontentni boshqarish, dinamik tarkibni boshqarish va ushbu vazifalar uchun foydalanuvchilarning o'zaro ta'siri.

Ushbu mavzu haqida ko'proq ma'lumotni "EDMS va ECM funksionalligi" bo'limining sarlavhalarida olishingiz mumkin:

ECM tizimidan nimani kutish mumkin emas

Hozirgi vaqtda korxonalarni kompleks avtomatlashtirish bir nechta tizimlarni birlashtirish yo'li bilan quriladi, ularning har biri muayyan vazifalarni hal qiladi. Shuning uchun, har bir tizimda aniq nimani amalga oshirish kerakligini tushunish juda muhimdir.

EDMS va ECM tizimida amalga oshirilishi oqilona bo'lishi kerak bo'lgan eng keng tarqalgan biznes talablarini ko'rib chiqing.

HR yozuvlarini boshqarish. Hujjatlar bilan bevosita bog'liq bo'lishiga qaramay, bu sohaning vazifasi hujjat aylanishining o'zi emas, balki buxgalteriya hisobi va xodimlarni boshqarishdir.

Xodimga xodimlar bo'yicha turli xil tanlovlar kerak - ma'lumoti, jinsi, mutaxassisliklari, qabul / ishdan bo'shatilgan sanasi va boshqalar bo'yicha, bu ma'lumotlar alohida tuzilmagan hujjatlar shaklida emas, balki ma'lumotlar bazasida tuzilgan shaklda saqlanishi kerak.

Har bir hujjatning yaratilishi kadrlar holatining o'zgarishida aks ettirilishi kerak, shuning uchun xodimlarni boshqarishni avtomatlashtirish uchun tuzilmagan ma'lumotlarni (CVlar, fotosuratlar) saqlash uchun ECM tizimi bilan birlashtirilishi mumkin bo'lgan ixtisoslashtirilgan xodimlarni boshqarish tizimlaridan foydalanish yaxshiroqdir. , xodimlarning buyruqlari va boshqalar). Bundan tashqari, ECM tizimida ushbu hujjatlarni tasdiqlash jarayonlarini avtomatlashtirish foydalidir.

Moliyaviy hujjatlarni hisobga olish.Vaziyat tuzilgan moliyaviy hujjatlar bilan o'xshash: schyot-fakturalar, yo'l varaqalari, bajarilgan ishlar dalolatnomalari va boshqalar.

Birlamchi hujjatlarga asoslangan soliq va buxgalteriya hisobi uchun ixtisoslashtirilgan buxgalteriya tizimlari, shuningdek, ERP tizimining ixtisoslashtirilgan modullari ishlab chiqilgan. ECM tizimi ularning o'rnini bosa olmaydi, garchi moliyaviy hujjatlarning skanerlangan tasvirlarining elektron arxivini skanerlash va tashkil qilish EDMSning vazifalari hisoblanadi. Bunday echimlarni amalga oshirish zarurati odatda kirish huquqlari, elektron imzo va boshqalarni hisobga olgan holda EDMS hujjatlari bilan moliyaviy hujjatlar bilan ishlaydigan ko'plab hujjatlar va biznes-jarayon ishtirokchilari mavjud bo'lganda paydo bo'ladi.

Bundan tashqari, endilikda kontragentlar bilan moliyaviy hujjatlarni (schyot-fakturalar, shartnomalar, yo‘l varaqalari va aktlar) elektron shaklda almashish imkoniyati yaratildi. Va bunday hujjatlarni EDMSda saqlash qo'shimcha afzalliklarni beradi. .

Biznes jarayonlarini tahlil qilish va modellashtirish.

Qoida tariqasida, jarayonlarni tahlil qilish va modellashtirish uchun BPM klassi () tizimlari qo'llaniladi. Bu korxona yoki tashqi konsalting firmasi uchun ixtisoslashtirilgan biznes-tahlil vositalaridir. Simulyatsiya qilingan biznes-jarayonlar hujjatlar bilan bog'liq bo'lmagan harakatlarni o'z ichiga olishi mumkin, ular qo'lda (masalan, hujjatlarni kurer orqali etkazib berish), tashqi shaxslar (masalan, etkazib beruvchilar) yoki boshqa tizimlar sinflari (ERP, CRM) yordamida amalga oshiriladi.

Klassik EDMS biznes-jarayonlarni tahlil qilish uchun ma'lumot berishi mumkin (masalan, muayyan turdagi vazifalarni bajarishda kechikishlar to'g'risida hisobot shaklida). Ammo bu to'liq tahlil qilish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarning faqat kichik bir qismi.

EDMSni ma'lumotnoma ma'lumotlari, masalan, hujjatlar turlari yoki tashkiliy tuzilmalar uchun modellashtirish tizimlari bilan birlashtirish mantiqan.

ECM tizimini joriy qilish

Amalga oshirish effekti

ECM loyihasi natijalarini baholash IT loyihasining samaradorligini tahlil qilishdan, ikkinchisi esa har qanday kompaniya loyihasini baholashdan farq qilmaydi.

Bu erda motiv kompaniya texnologiyalarining etukligi bo'lib, ularsiz korxonani samarali deb hisoblash mumkin emas. Boshqa hollarda, foydalarni hisoblash deyarli mumkin emas, garchi amalga oshirish zarurati shubhasizdir. Va ba'zida ta'sirni hisoblash texnologiyaning o'zidan qimmatroq (masalan, xodimlarga Internetga cheksiz kirishni ta'minlash kabi). Ushbu holatlarning barchasida asosiy e'tibor loyihaning narxiga va yechimning potentsialiga, shu jumladan joriy qilingan tizim kompaniyaning boshqa muammolarini qanchalik oson hal qilishiga qaratiladi.

EDMS va unga asoslangan echimlarni har doim ham ta'siri haqida hamma narsa aniq bo'lgan tizimlarga bog'lash mumkin emas. Aktivlardan foydalanish samaradorligini tahlil qilishning an'anaviy usullari axborotga, shuningdek, "foydaning umumiy xarajatlarga nisbati - samaradorlik" formulasiga taalluqli emas. Buning sababi shundaki, axborot moddiy va mehnat resurslari bilan birga ishlab chiqarishda ishtirok etuvchi nomoddiy boylikdir. ECM tizimining joriy etilishi biznes jarayonlari va mehnat xarajatlarining o'zgarishi bilan birga keladi. Axborot tizimlari, shu jumladan ECM xarajatlari ko'p hollarda bilvosita bo'lib, ularni faqat qandaydir iqtisodiy rejalashtirish modeli yordamida mahsulot birligiga hisoblash mumkin. Va rasmiylashtirish ko'pincha juda qiyin.

ECM tizimini tanlash va sotib olish tashkilotda elektron hujjat aylanishi tizimini yaratish yo'lidagi birinchi qadamdir. U ishlay boshlaguncha va haqiqatan ham ta'sir qila boshlaguncha, amalga oshirish jarayoni bo'ladi.

ECM tizimini joriy qilish odatda quyidagi bosqichlardan iborat:

• loyihani tashkil etish, xodimlarni taqsimlash (loyiha rahbari va ishchi guruhi);
• korxonani tadqiq qilish va ECM tizimidan foydalanish bo'yicha yechimlarni loyihalash;
• ECM tizimini sozlash va moslashtirish;
• trening;
• sinov operatsiyasi.

Qanday bo'lmasin, muvaffaqiyatli amalga oshirish uchun quyidagi qoidalar majburiydir:

• ECM tizimini joriy etish va undan foydalanish jarayonida rahbariyatning faol ishtiroki;
• dasturiy ta'minotni joriy etish va qo'llab-quvvatlash uchun asosiy xodimlarni taqsimlash va chuqur o'qitish;
• barcha foydalanuvchilar uchun treningni tashkil qilish va tizim bilan ishlash bo'yicha ko'rsatmalar berish.

Ko'p jihatdan ular boshqa axborot tizimlarini amalga oshirish loyihalari bilan mos keladi va quyidagilarga olib keladi salbiy oqibatlar:

• loyihaning belgilangan muddatlari va byudjeti buzilgan;
• barcha maqsadlarga erishilmaydi (tizim ishlaydi, lekin to'liq emas: rejalashtirilganidan kamroq / yomonroq);
• amalga oshirish butunlay buzilgan (tizim haqiqatda ishlamaydi).

Xavfning o'ziga xos xususiyatlari korxona xodimlarining aksariyati qisqa vaqt ichida ular uchun mutlaqo yangi ish usullariga (hujjatlarni elektron shaklda o'qish, elektron shaklda rahbariyat qarorlari va imzolarini olish va boshqalar) o'tkazilishi kerakligi sababli. ECM tizimini joriy qilishning eng xarakterli xavflari quyidagilardan iborat:

• foydalanuvchilarning konservatizmi, yangi ish usullarini rad etish;
• oddiy foydalanuvchilar va yuqori rahbariyatning past kompyuter savodxonligi;
• tuzilmagan jarayonlar (qoidalarning yo'qligi);
• texnik jihozlarning etarli emasligi;
• loyqa loyiha boshqaruvi.

Xavflarning oldini olish usullari standart:

• ma'lum bir korxonada ECM tizimining ishlashini batafsil va dastlabki loyihalash;
• aniq ko'rsatmalar va etakchilikning shaxsiy namunasi;
• xodimlarni o'qitish va muammolarni hal qilishda operativ yordam ko'rsatish;
• bosqichma-bosqich amalga oshirish.

Elektron kontentni boshqarish va kompaniyalarda qog'ozsiz o'zaro aloqa sohasi hozirda faol rivojlanmoqda. Qonunchilik ham o'zgarmoqda, unda ba'zi qoidalar hayotga o'rnashib olgandan keyin belgilanadi, ba'zilari esa, aksincha, davlat darajasida yangi normalar qabul qilingandan keyin kiritiladi.

Qog'oz hujjatning haqiqiyligi va huquqiy ahamiyatini aniqlash hamma uchun aniq tartibdir: hujjatda kerakli imzo va muhrlar bo'lishi kerak. Ammo elektron hujjatning haqiqiyligini qanday aniqlash mumkin?

Buning uchun yaratilgan elektron imzo (ES)- elektron hujjatning uni qalbakilashtirishdan himoya qilish uchun mo'ljallangan tafsilotlari. Siz imzo egasini aniqlashingiz, shuningdek, imzolangandan keyin elektron hujjatda o'zgarishlar yo'qligini aniqlashingiz mumkin.

Eng oddiy shaklda EP mexanizmi quyidagicha ishlaydi:

• sertifikatlashtirish markazi (bo'linma yoki tashqi tashkilot) ajratilgan bo'lib, u maxsus dasturiy ta'minotdan foydalangan holda har bir foydalanuvchi uchun "kalit sertifikatlari" deb ataladigan narsalarni yaratadi;
• ES kaliti yaratiladi - bu belgilarning noyob ketma-ketligi. U shaxsiy kalitdan iborat bo'lib, u faqat egasiga tegishli bo'lib, ular ES hujjatiga imzo chekishi mumkin, ochiq kalit esa hamma uchun mavjud bo'lib, uning yordamida elektron hujjatga kim va qachon imzo qo'yganligini aniqlash mumkin.

ECM tizimidan foydalanilganda, foydalanuvchi duch kelishi mumkin bo'lgan barcha "qiyinchiliklar" yashirin bo'ladi. Foydalanuvchi, qoida tariqasida, kerakli funktsiyani tanlashi kerak: "Hujjatni imzolash" (ES tomonidan imzolangan hujjat bir vaqtning o'zida o'zgarishlar uchun yopiladi) yoki "Imzolar haqida ma'lumot olish". Elektron hujjatlarning qonuniyligi tan olingan.

Sizga yangi bilimlarni o'zlashtirishda muvaffaqiyatlar tilaymiz va bizning materiallarimiz bu borada sizga doimo yordam beradi.

Iqtisodiy adabiyotlarda biznesda go'yoki "muhimroq" va ba'zi bir "kamroq" tarkibiy qismlar mavjud degan fikr mavjud. Ushbu yondashuv tarafdorlarining ta'kidlashicha, asosiy jarayonlar (masalan, kesh oqimini yaratadigan yoki mahsulot ishlab chiqaradigan) kompaniya haqiqatan ham tayanadigan narsadir va qo'llab-quvvatlovchi jarayonlar, masalan, kompaniyada hujjatlarni boshqarish. eng kam yo'qotishlar bilan rad etish mumkin bo'lgan komponentlar. Bir tomondan, bunday mutaxassislarning to'g'ri ekanligini tasavvur qilish mumkin va ularning nuqtai nazari haqiqatan ham oqlanadi, ammo agar biz bir yillik rivojlanish ufqiga ega kompaniya haqida gapiradigan bo'lsak. Chunki biz bozorda haqiqatan ham rivojlanishni maqsad qilgan kompaniya - o'z aylanmasini oshirish, aktivlarini ko'paytirish, filiallar tarmog'ini kengaytirish haqida gapira boshlaganimizdan so'ng, ma'lum bo'ladiki, qo'llab-quvvatlovchi jarayonlar, shu jumladan, albatta, kompaniyaning. Hujjatlarni boshqarish jarayoni biznes muvaffaqiyatida bir xil darajada muhim rol o'ynaydi.

Nima uchun bugungi kunda ish jarayonini avtomatlashtirish ertaga buyurtma kaliti ekanligi va samaradorlikka yo'naltirilgan korxonalarda elektron hujjat aylanish tizimlari qanday vazifalarni hal qilishini bugungi maqolada tushunamiz.

SED nima

Elektron hujjat aylanish tizimlari nima ekanligini tushunish uchun siz birinchi navbatda savolga javob berishingiz kerak: "Aslida, ular biznesga nima uchun kerak?". Ko'pchilik hanuzgacha qog'ozbozlik va yo'laklar bo'ylab hisob-kitoblar bilan yuradigan menejerlar, ish stolida shartnomalar va hisob-fakturalar bo'lgan buxgalterlar odatiy hol va bu har qanday biznesning mohiyati deb hisoblashadi. Ushbu maqola iqtisodiy o'zaro ta'sirning hozirgi sharoitlari va texnologik taraqqiyot darajasi biznes samaradorligi ko'p jihatdan biznesda mavjud bo'lgan ma'lumotlarni boshqarish tezligiga va ushbu ma'lumotlarning oqilona harakatini tashkil etishga bog'liq bo'lgan vaziyatni yaratishini tushunadiganlar uchun mo'ljallangan. ma `lumot.

Elektron hujjat aylanishi tizimlari ma'muriy qismdagi asosiy biznes muammolaridan birini hal qiladi - ular xodimlar o'rtasidagi o'zaro munosabatlarni soddalashtiradi.

Barcha korporativ ma'lumotlar xavfsiz saqlanganida, turli xodimlarning korporativ axborot tizimining turli bo'limlariga kirish darajalari taqsimlanadi, hujjatlarning sodda va tushunarli boshqaruvi ta'minlanadi va barcha manfaatdor shaxslar elektron hujjat aylanishi vositalari va ulardan foydalanish standartlarini oladilar. tasarruf etish - xodimlarning har qanday qo'shma faoliyatining unumdorligi sezilarli darajada oshadi.

EDMS (Elektron Hujjatlarni Boshqarish Tizimi) deb ataladigan tizim - bu har xil turdagi hujjatlar va ma'lumotlarni boshqarishga imkon beruvchi individual ravishda o'zaro bog'langan dasturiy ta'minot tizimlari.

Faol tadbirkorlik bilan shug'ullanadigan har qanday kompaniyada rasmiy hujjatlar miqdori doimiy ravishda o'sib bormoqda va uning o'sishini, xususan, qonuniy sabablarga ko'ra cheklab bo'lmaydi. Bunday holda, boshqaruv jarayonlarini standartlashtiradigan, ishning ushbu qismida xodimlarning faoliyatini tartibga soluvchi, xodimlarni qo'l mehnatidan ozod qiladigan va aslida butun tizimning samaradorligini oshiradigan ma'lum ish jarayonini avtomatlashtirish sxemalarini yaratish kerak. bir butun. Bunday tizimlar yo'naltirilgan ob'ektlar nafaqat qog'oz yoki hatto elektron shakldagi odatiy hujjatlar, balki umuman ma'lumot almashish tizimida qandaydir tarzda aks ettirilgan kompaniyaning barcha biznes jarayonlaridir. Shuning uchun ham yetakchi kompaniyalar so‘nggi paytlarda umuman hujjat aylanishini avtomatlashtirishga, xususan, elektron hujjat aylanishi tizimini avtomatlashtirishga qiziqish bildirishmoqda, bunday o‘zgarishlarni joriy etish orqali umumiy samaradorlikni oshirish orqali katta istiqbollarni ko‘rishmoqda. Darhaqiqat, avtomatlashtirilgan EDMS keng ma'noda biznes ma'lumotlarini boshqarishning universal tizimiga aylanib bormoqda, bu bitta tizim ichidagi biznesga ma'lumot paydo bo'lgan paytdan to yakuniy tugatishgacha ishlash uchun barcha zarur vositalarni olish imkonini beradi.

Ozod
maslahatlashuv
mutaxassis

Natalya Sivorina

Maslahatchi-tahlilchi 1C

Fikr-mulohazangiz uchun rahmat!

1C mutaxassisi 15 daqiqa ichida siz bilan bog'lanadi.

EDMS samaradorligi

Agar korxonada elektron hujjat aylanishini avtomatlashtirish orqali erishish mumkin bo'lgan haqiqiy samaradorlik haqida gapiradigan bo'lsak, unda quyidagi fikrlarni sanab o'tish kerak:

• Muntazam operatsiyalarni va ma'lumot bilan qo'lda ishlashni to'liq istisno qilish yoki maksimal darajada qisqartirish. Avtomatlashtirilgan tizimlar ma'lumotlarni dastlabki kiritish yoki qayta ishlash, ma'lumotlar yoki hujjatlarni skanerlash va nazorat qilish, axborotni bir manbadan boshqasiga import qilish yoki eksport qilish jarayonlarini sezilarli darajada soddalashtiradi.
• Kompaniyada xodimlarning turli ma'lumotlarga kirishining ichki ierarxiyasi mavjud bo'lgan yagona elektron hujjat makonini yaratish. Bu uning xavfsizligini yoki kirish darajalarini ajratishni ta'minlash uchun tarqatilgan ma'lumotlar do'konlarini yaratish zaruratini yo'q qiladi, chunki bitta o'zaro bog'langan tizim bu muammoni hal qilishi mumkin. Misol uchun, taqsimlangan tuzilmalarda bu yuqori boshqaruv uchun juda qulay vositaga aylanadi, ular quyi darajadagi ba'zi ma'lumotlarga kirishga muhtoj bo'lishi mumkin.
• EDMS sizga qulay qidiruv tizimini amalga oshirish imkonini beradi, kompaniyadagi barcha boshqaruv jarayonlari bilan to'liq bog'langan. Shunday qilib, biznesga integratsiyalashgan hujjatlarni avtomatlashtirish tizimi biznes muammolarini hal qilish yoki oddiygina bevosita funktsiyalarini bajarish uchun zarur bo'lishi mumkin bo'lgan ichki ma'lumot qidirish tizimiga aylanadi.
• Qog'oz axborot tashuvchilar sonini minimal darajaga qisqartirish yoki ularni xodimlarning ishidan butunlay chiqarib tashlash. Bu yechimning ko‘plab afzalliklari bor – “ma’muriy” band bo‘yicha haqiqiy xarajatlarni kamaytirishdan tortib, maxfiy ma’lumotlarning kompaniyani qog‘ozda qoldirish xavfini kamaytirishgacha.
• Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimi xodimlar va bo'limlar o'rtasidagi o'zaro aloqa tezligini oshirishga, shuningdek, hamkorlik doirasida sodir etilgan yoki aksincha, amalga oshirilmagan harakatlar uchun o'zaro javobgarlik darajasini oshirishga imkon beradi. Bu EDMS samaradorligining juda muhim jihati, chunki amaliyot shuni ko'rsatadiki, hamkorlik tomonlari tizim doirasida cheklanganligi fonida bo'limlar ishining unumdorligi ko'p marta oshadi. faqat ish bo'yicha birgalikda ishlash. Shu bilan birga, shuni yodda tutish kerakki, elektron tizimda "hamma iz qoldiradi", shuning uchun keyinchalik kimdir biror narsani eshitmagan yoki umuman bo'lmagan deb da'vo qilish mumkin bo'lmaydi.
• Avtomatlashtirilgan ish jarayonlari tizimlari rahbariyat va bo'ysunuvchilar o'rtasidagi munosabatlarga ijobiy ta'sir ko'rsatadi, chunki buyruqlar aniq yo'naltirilgan, tushunarli va ma'lumot mo'ljallangan shaxslarga yetkazilishi kafolatlanadi. Shuni ham ta’kidlash mumkinki, avtomatlashtirilgan elektron tizimlar doirasida oraliq ko‘rsatmalar, tuzatishlar, qarorlar va o‘zgartirishlarni shakllantirish, shuningdek, barcha darajadagi buyruqlar ijrosini nazorat qilish tezligi ortib bormoqda.
• EDMS kompaniyada nafaqat ichki ma'lumotlar almashinuvi tizimini joriy qilish, balki tashqi tizimlar bilan ma'lumotlarni import qilish va eksport qilish yo'nalishlari va usullarini ishlab chiqish imkonini beradi. Shunday qilib, ma'lumotlarning kompaniyani tark etish shaklini (va ba'zan bu standart nuqtai nazaridan juda muhim), shuningdek tizim ichidagi kiruvchi ma'lumotlarning kompaniya xodimlariga etib borish shaklini tartibga soluvchi tabiiy filtr shakllanadi. . Bularning barchasi kompaniyada axborot identifikatoriga erishishga imkon beradi, bu umuman korxonaning samarali ishlashi uchun juda muhimdir.

Global ma'noda EDMSni avtomatlashtirish standartlar va algoritmlarni shakllantirish uchun eng yaxshi asos bo'lib, unga ko'ra kompaniyadagi barcha biznes jarayonlari turli darajalarda davom etadi. Shunday qilib, elektron hujjat aylanishi tizimi ish yuritish yoki hujjat almashishning bir qismi bo'lishni to'xtatadi, lekin kompaniya xodimlari tomonidan ma'lumotlardan qanchalik samarali foydalanish uchun javobgar bo'lgan biznes tizimining muhim tarkibiy qismiga aylanadi.

Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlarining instrumental imkoniyatlari

So'nggi o'n-o'n besh yil ichida dasturlashning faol rivojlanishi tufayli bugungi kunda ma'lumotlarning o'zaro ta'sirini avtomatlashtirishga qaratilgan tizimlar ma'lum bir kompaniyaga kerak bo'lgan vositalar to'plamini kiritish imkonini beradi. Biznesning turli sohalari va shunchaki uni olib borishning individual xususiyatlari bu erda va hozir qo'llaniladigan bunday tizimlarga ma'lum talablar ro'yxatini qo'yadi.

Ba'zi kompaniyalar uchun ko'proq yoki kamroq "klassik" funktsiyalar to'plami etarli - hujjatlarni yaratish, ma'lumotlarni qayta ishlash, ma'lumotlarni qidirish va ko'rib chiqish, shuningdek, ichki o'zaro ta'sir (uzatish, tomonlarning xabarnomalari, vazifalarni belgilash va monitoring qilish). Boshqalar esa murakkab ierarxiyalarni yaratish, masofaviy buyruqlarni shakllantirish, masofadan kirish, SQL va Oracle ma'lumotlar bazasi ma'lumotlari bilan integratsiya qilish, maxsus ilovalarsiz serverlarga kirish va, masalan, ulanish imkonini beradigan sezilarli darajada murakkab tizimlar va boshqa vositalar to'plamiga muhtoj. bulut tizimlari. Avtomatlashtirilgan elektron hujjat aylanish tizimlarining eng ilg'or foydalanuvchilari ma'lumotni avtomatik optik aniqlash, shtrix kodlash va skanerlash, raqamli imzo tizimi, to'liq matn va atributlarni qidirish va boshqalar kabi murakkab va o'ziga xos vositalardan foydalanishlari mumkin.

Avtomatlashtirilgan ish oqimi tizimlarining afzalliklari

Bugungi kunda hujjat aylanishining avtomatlashtirilgan tizimlaridan, xususan tizimlardan foydalanish nafaqat samaradorlikka yo'naltirilgan kompaniyalar uchun raqobat ustunligiga, balki iqtisodiy o'zaro hamkorlikning barcha ishtirokchilari uchun ob'ektiv zaruratga aylanib bormoqda. ularning biznesi. So'nggi o'n yillikda dunyo keskin o'zgardi va bu biznes va kompaniyalarning barcha sohalariga ta'sir qilib, raqamli iqtisodiyotning paydo bo'lishi bilan birga ularni o'zgartirishga majbur qildi. Ilgari korxonada axborotni boshqarish jarayonini yaratishga imkon beradigan an'anaviy tizimlar bilan solishtirganda, avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimlari korxonalar uchun o'z samaradorligini oshirish sohasida yangi ufqlarni ochdi, bu esa avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimlarining quyidagi afzalliklarini keltirib chiqardi:

1. Bunday tizimlar samaradorlikni oshirish orqali kompaniyaning samaradorligini sezilarli darajada oshiradi, bu nafaqat bo'limlar o'rtasidagi jarayonlarning o'zaro ta'sirining qulayligi, balki EDMS tizimlarida zarur ma'lumotlar bilan cheksiz ishlash imkoniyatlarining mavjudligi bilan ham ta'minlanadi. eng qisqa vaqt ichida ma'lumot olish.
2. Elektron shakldagi ma'lumotlar eng dolzarb holatda saqlanadi, chunki o'zgartirishlar kiritish va kelishish jarayoni "fon" rejimida asosiy faoliyatdan uzilishlarsiz davom etishi mumkin.
3. Elektron tizimlar boshqalarga qaraganda ko'proq nosozliklarga chidamli va xavfsizdir. Ular insonning e'tiborsizligi ta'sirini sezilarli darajada kamaytirishi mumkin ("inson omili" deb ataladi) va axborot xavfsizligini kafolatlaydi. Agar xohlasangiz va texnik imkoniyatlarga ega bo'lsangiz, har qanday tizimni buzishingiz mumkinligi aniq, lekin hatto xakerlik ehtimolini hisobga olgan holda, elektron tizim ma'lumotlarni himoya qilish, shifrlash yoki zaxiralash uchun ko'proq vositalarni o'z ichiga oladi.
4. ERMS kompaniyaning ijrochilarga bo'lgan ehtiyojining pasayishi tufayli to'g'ridan-to'g'ri xarajatlar moddalari bo'yicha ham, xodimlar xarajatlari sohasida ham operatsion xarajatlarni sezilarli darajada kamaytirish uchun old shartlarni yaratadi.
5. Bunday tizim bo'limlar o'rtasida to'g'ridan-to'g'ri masalalar bo'yicha ham (axborot almashinuvi sohasida), ham turli biznes loyihalari bo'yicha birgalikda yoki bosqichma-bosqich (birin-ketin, qismlarga) ishlash imkoniyatlari ko'rinishida hamkorlik qilish uchun yangi imkoniyatlar ochadi. Masofaviy aqliy hujumlar, ishchi guruhlar, jamoaviy tahrirlar va tasdiqlashlar uchun ajoyib vosita.

Umuman olganda, avtomatlashtirilgan hujjat aylanish tizimlari kompaniyaga nafaqat yuqorida sanab o'tilgan afzalliklarni, balki an'anaviy birliklarda o'lchash yoki hisoblash qiyin bo'lgan, ammo ahamiyati kam bo'lmagan bir qator boshqa narsalarni ham beradi. Gap xodimlarning texnik savodxonligining o'sishi va xodimlarning intizomi va o'z harakatlari va ishlari uchun mas'uliyatini aniq oshirish haqida ketmoqda. Yagona elektron tizimda ishlagan xodimlar doimiy ravishda bir-biri bilan o‘zaro aloqada bo‘lib, quyi bo‘g‘inlarda yuzaga keladigan muammolarni hal qiladi va shu orqali korporativ ruhni mustahkamlaydi.

Bugungi kunda ish jarayonlarini avtomatlashtirish biznes jarayonlarini optimallashtirishning ichki vositasi emas, balki global iqtisodiy inqirozlar sharoitida kompaniyalarning o'z samaradorligini oshirish uchun tabiiy ehtiyojdir. Investitsion in'ektsiyalar orqali moliyalashtirish va biznesni rivojlantirish imkoniyatlarining sezilarli darajada qisqarishi an'anaviy sanoat kompaniyalarini biznes samaradorligini oshirish imkoniyatlari kompaniyalarning o'zida yashiringanligini tushunishga olib keladi. Agar yigirma yil oldin faqat "ko'p sotish" muhim bo'lsa, bugungi kunda "samarali sotish" muhim va zamonaviy avtomatlashtirilgan axborotni boshqarish tizimisiz bu mutlaqo mumkin emas.

Xulosa qilib shuni ta'kidlashni istardimki, kompaniyadagi har qanday avtomatlashtirish ta'sirchan investitsiyalar bilan bog'liq, ammo (agar dasturning o'zini nazarda tutadigan bo'lsak) bu ularning muhim qismi emas. Ularning asosi tizimni qurish metodologiyasini ishlab chiqishdir, ammo kelajakda ular kompaniya biznesining samaradorligi va tezligi oshishi tufayli ko'proq foyda keltiradi. Yuqorida aytib o'tilganidek, bugungi kunda nafaqat eng aqlli, balki eng tezkor bozor ishtirokchisi ham g'alaba qozonadi, shuning uchun hujjat aylanishi tizimi kelajakda kompaniyaning qulay rivojlanishi uchun imkoniyatlardan biridir.

Bugungi kunda aksariyat hujjatlar dastlab elektron shaklda yaratiladi. Tashkilotga qog'ozda kirganlar ko'pincha raqamlashtiriladi. Shu sababli, hujjat aylanishi haqida gapirganda, biz nafaqat qog'oz hujjatlarni, balki elektron versiyalar harakatining rasmiylashtirilishini ham yodda tutishimiz kerak, ya'ni ERI.

Elektron hujjat aylanishini tashkil etishning har xil turlari, usullari mavjud - serverda umumiy fayl xotirasini yaratish, ichki pochta yoki boshqa aloqa tizimlari. Lekin u hal qilinishi kerak bo'lgan vazifalarning ma'lum darajasiga va kompaniya faoliyatining ko'lamiga qadar ishlaydi. Keyinchalik, qog'oz va elektron hujjatlar bilan ishlashni tartibga soluvchi sxemani joriy etishimiz kerak. Bu sizga har xil turdagi EDI yaratish imkonini beradi.

Elektron hujjat aylanishining maqsadi - samaradorlik!

EDMSni joriy etish modaga hurmat bo'lishi mumkin bo'lgan vaqtlar o'tib ketdi. Endi EDIga o'tayotgan tashkilotlar birinchi navbatda samaradorlik haqida o'ylashadi. Uning ko'payishi ikki yo'l bilan mumkin - natijani oshirish, xarajatlarni kamaytirish orqali. Zamonaviy EDMS bu usullarning ikkalasidan ham foydalanadi.

Shunday qilib, xarajatlarni kamaytirishga hissa qo'shing:

• Qog'oz xarajatlarini kamaytirish (chop etish, nusxa ko'chirish, pochta orqali jo'natish va boshqalar).
• Xodimlarning ish vaqtining samarasiz xarajatlarini qisqartirish. G'arb konsalting kompaniyalarining ma'lumotlariga ko'ra, hujjatlar bo'yicha muntazam, samarasiz operatsiyalarga sarflangan vaqt ulushi umumiy ish vaqtining 20-30% gacha (va amalda - 60-70% gacha) bo'lishi mumkin. Bunday xarajatlarni kamaytirish EDMSni amalga oshirishning eng muhim maqsadlaridan biridir.

EDMSni amalga oshirish samaradorligiga quyidagilar ta'sir qiladi:

• Axborot oqimlarini tezlashtirish (boshqaruv uchun ko'proq operativ axborotni qo'llab-quvvatlash - qaror qabul qilishning yuqori tezligi).
• Korporativ madaniyatni o'zgartirish (xodimlarning axborot texnologiyalariga tayyorgarligini oshirish, innovatsiyalarni yaxshiroq idrok etishga hissa qo'shish).

Asosiy maqsadlar

ERIni amalga oshirishda tashkilotlar ko'pincha quyidagi vazifalarni hal qilishni rejalashtiradilar:

• ish faoliyatini nazorat qilishni avtomatlashtirish orqali boshqaruv samaradorligini oshirish, bo‘limlar, alohida xodimlar faoliyatida oshkoralikni oshirish;
• biznes jarayonlarini bir vaqtda optimallashtirish bilan avtomatlashtirish;
• korporativ ma'lumotlar, bilimlarni to'plash, boshqarish va ulardan foydalanishni tashkil qilishni qo'llab-quvvatlash;
• butun kompaniya, uning alohida bo'linmalari, ishchi guruhlari, xodimlarning qarorlar qabul qilishni qo'llab-quvvatlash uchun ushbu ma'lumotlardan foydalangan holda faoliyatini qayd etish va hokazo;
• qog'oz hujjatlarining aylanmasini kamaytirish (xarajatlarni kamaytirish maqsadida);
• operativ elektron arxivni yaratish orqali joriy faoliyatda foydalaniladigan hujjatlarni saqlash xarajatlarini soddalashtirish, kamaytirish.

EDMS ni tanlashga ta'sir qiluvchi omillar

EDMSni tanlagan har qanday tashkilot ma'lum mezonlar asosida boshqariladi. Tanlovga tashkilotning o'zi va uning ish jarayonini tavsiflovchi omillar ta'sir qiladi. Ular tashkiliy tuzilmaning xususiyatlari, biznes jarayonlari, hujjat aylanishiga qo'yiladigan mavjud talablar, tarkib turlari, tizimning zarur funktsional imkoniyatlari, amalga oshirish usullari, qo'llab-quvvatlash, uni ishlab chiqish, integratsiya qilish va boshqalar bilan bog'liq. Ko'proq
Umumiy tasnif

Har qanday tasnif shartli. Elektron hujjat aylanish tizimlarining turlari funktsionallik va hal qilinishi kerak bo'lgan vazifalar, korxonalar ko'lami, arxitekturasi va boshqalar bilan ajralib turadi.

Funktsionallik va hal qilinishi kerak bo'lgan vazifalarga ko'ra quyidagilar ajralib turadi:

• Biznes tizimlari. Ish jarayonining qat'iy rasmiylashtirilgan qoidalari va vertikal boshqaruvi bo'lgan tashkilotlar uchun mo'ljallangan.
• Elektron arxivlar. Ular hujjatlarning harakatini qo'llab-quvvatlash uchun mo'ljallanmagan, asosiy maqsad zarur ma'lumotlarni saqlash va qidirishni tashkil etishdir.
• Ish oqimi tizimlari. Ularning markazida ular avtomatlashtiradigan biznes jarayonlari, hujjatlar va ish jarayoni esa ish jarayonlarini amalga oshirish vositasidir.
• ECM tizimlari. Bu bir vaqtning o'zida bir nechta funktsiyalarni amalga oshiradigan korporativ kontentni boshqarish kompleksi - boshqaruv: hujjatlar; hujjatlar tasvirlari (Hujjatni tasvirlash); yozuvlar; ish oqimlari (ish oqimi); veb-kontent (WCM); multimedia kontenti (DAM); bilim (Knowledge Management); jamoaviy o'zaro ta'sir (Hamkorlik).

Bozordagi ko'pgina EDMS bir vaqtning o'zida bir nechta EDMS turlarining elementlarini o'z ichiga oladi.

"To'g'ri" EDMSni qanday tanlash mumkin?

Shunday qilib, hujjat aylanishi tizimini tanlash juda ko'p narsaga bog'liq bo'lgan murakkab jarayondir. Agar u tijorat kompaniyasi bo'lsa, amalga oshirishning mumkin bo'lgan iqtisodiy samarasi hal qiluvchi vaznga ega. Agar bu davlat muassasasi bo'lsa, asosiy e'tibor tashkilot tomonidan hal qilinadigan barcha vazifalarni qo'llab-quvvatlashga va ushbu vazifalarning xususiyatlariga faoliyatning o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq. Kompaniyamiz mutaxassislari sizni tanlashda yordam berish uchun har doim barcha omillarni hisobga olishga tayyor.“ARXIV BIZNES” bu idoraviy qog‘oz va elektron arxivlarni yuritishni avtomatlashtirish uchun ixtisoslashtirilgan tizimdir.

EOS xodimlari sizning vazifalaringiz uchun EDMS tanlashda sizga yordam beradi

Bir necha yil oldin elektron hujjat aylanish tizimlari yorqin kelajak haqida gapirilgan edi. Bugungi kunda ular xususiy va davlat korxonalarida faol foydalanilmoqda. Ammo eng muhimi, EDMSga bo'lgan talab doimiy ravishda o'sib bormoqda. elektron hujjat aylanishi va u qanday ishlaydi, biz Rossiya Federatsiyasida ishlaydigan tizimlar misolini ko'rib chiqamiz.

Old shartlar

EDMS dasturi qanday ishlashini yaxshiroq tushunish uchun asosiy tushunchalar va vazifalarni ko'rib chiqish kerak. Muayyan tizimni tanlash bog'liq bo'lgan omillar asosiy hisoblanadi.

Agar tashkilot norasmiy boshqaruv sharoitida ishlay olsa, u holda hujjat aylanishiga ehtiyoj qolmaydi. Biznes jarayonlarining paydo bo'lishi bilan mexanizmni tartibli hujjatlar yordamida boshqarish zarurati paydo bo'ldi. Agar siz qog'ozlar bilan o'z vaqtida shug'ullanmasangiz, ular to'plana boshlaydi va yo'qoladi.

Qog'oz muhitiga muqobil ravishda fayllarni serverda saqlash uchun maxsus sxema qo'llaniladi. Ammo bu ham uzoq vaqt ishlamaydi. Kompaniya hajmining o'sishi bilan ma'lumotlarni saqlash va sinxronlashtirishga bo'lgan ehtiyoj ortib bormoqda.

Dilemma paydo bo'ladi: ma'lumotni saqlash uchun eski qog'ozli yoki EDMS dan foydalanish kerakmi. Elektron tizim tufayli nimaga erishishingiz juda muhim? Tashkilot samaradorligini oshirish.

Iqtisodiy ta'sir

Samaradorlikni ikki yo'l bilan oshirish mumkin: xarajatlarni kamaytirish yoki natijalarni oshirish. Hujjatlar EDMS bir vaqtning o'zida ikkita maqsadga erishishga imkon beradi. Ya'ni, tizimning joriy etilishi tashkilotga kamroq mablag' sarflash, lekin ko'proq daromad olish imkonini beradi.

Xarajatlarni pasaytirish qog'oz tannarxini kamaytirish, vaqtni behuda sarflash, axborot almashish jarayonini tezlashtirish, korporativ madaniyatni o'zgartirish orqali amalga oshiriladi.

EDMS dasturining samaradorligini baholash uchun siz hujjatlarni rasmiylashtirishga sarflangan vaqtni hisoblashingiz kerak. Konsalting kompaniyalari hisob-kitoblariga ko'ra, bunday operatsiyalar ish vaqtining 20% ​​ni tashkil qiladi. Rossiya byurokratiyasi tizimida bu ko'proq vaqtni oladi - 60%. EDMSni joriy etish ushbu xarajatlarni kamida 10 barobarga qisqartiradi.

Ofis ishi va hujjat aylanishi

Bu ikki atama o'zaro bog'liqdir. Ish yuritish - bu hujjatlar bilan ishlash uchun rasmiy qoidalar to'plamini bildiruvchi atama. Ba'zi EDMS tizimlari ofis ishi qoidalariga moslashtirilishi mumkin, ammo ular asosida ish yuritish allaqachon shakllanayotgan tizimlar ham mavjud.

Hujjat EDMSda axborotni saqlash birligidir. Hujjat aylanishi turli manbalardan shakllanadi: boshqa tizimlar, ilovalar, elektron pochta, lekin birinchi navbatda - skanerlangan qog'oz tashuvchilardan. Shuning uchun skanerlar va boshqa jihozlar EDMSning ajralmas qismi hisoblanadi. Tizim barcha hujjatlarni saqlaydi, ularning tarixini saqlaydi, tashkilot bo'ylab harakatlanishini ta'minlaydi va ular bilan biznes jarayonlarini amalga oshiradi.

Bunday ma'lumotlar bazasida SEDning qarori, ko'rsatmasi va buyrug'i mavjud. Ular orqali tashkilot boshqariladi. Har qanday hujjat "yordam" bilan ta'minlanadi. Shakldagi maydonlar to'plami hujjat turiga bog'liq. B bunday kartaning har bir maydonining ma'lumotlar bazasi sifatida saqlanadi.

EDMS funktsiyalari va vazifalari

Hujjatlarni boshqarish dasturi quyidagi vazifalarni hal qilish uchun mo'ljallangan:

• hujjatlar bilan ishlashni tizimlashtirish.
• hujjatlarni shablonlarga muvofiq yaratish, ularni rasmiylashtirish va saqlash;
• buxgalteriya hisobini avtomatlashtirish;
• hujjatlarni tasniflash.

Keling, SED funktsiyalarini batafsil ko'rib chiqaylik. Ish jarayoni dasturi quyidagilar uchun ishlatiladi:

• kartalarni yaratish.
• hujjat matnini shakllantirish;
• ma'lumotlarni pdf yoki ms word formatida saqlash;
• foydalanuvchilarga kirish huquqlarini boshqarish;
• marshrutlarni yaratish;
• hujjat aylanishini boshqarish;
• bildirishnomalar, eslatmalar yuborish;
• jurnallar, ma'lumotnomalar, tasniflagichlarni yuritish;
• ko'rsatmalarni shakllantirish;
• hujjatlarni qidirish va imzolash;
• hisobotlarni shakllantirish.

Umumiy tizim funktsiyalariga quyidagilar kiradi:

• hujjatlar bilan masofaviy ishlash;
• ma'lumotlarni saqlash uchun ma'lumotlar bazasidan foydalanish;
• EDMS bilan bir vaqtda ishlash;
• sertifikatlar, shtrix kodlar va shaxsiylashtirish orqali xavfsizlik.

Afzalliklari va kamchiliklari

EDMSga o'tish kamchiliklardan ko'ra ko'proq afzalliklarga ega. Biroq, noto'g'ri tashkil etilgan loyiha avtomatlashtirishning barcha afzalliklarini yo'q qilishi mumkin. EDMSni amalga oshirish maqsadlariga erishish mumkin bo'lishi kerak. Imtiyozlarga quyidagilar kiradi:

• ma'lumotlarni markazlashtirilgan tizimli saqlash;
• hujjatlarni shakllantirish va qayta ishlashga bir xil yondashuv;
• shablonlardan foydalanish;
• qidirmoq;
• kirish auditi.

Kamchiliklar orasida yuqori boshlang'ich xarajatlar va foydalanuvchilarni qattiq o'qitish kiradi.

Hujjatlarni qayta ishlash jarayonlari

EDMSda elektron hujjat aylanishi bir qator bosqichlardan o'tadi, bunda hujjatga ma'lum xususiyatlar beriladi. Qayta ishlash ham qo'lda, ham avtomatik ravishda amalga oshiriladi. Ikkinchi holda, o'rnating:

• bosqichlar orasidagi o'tish shartlari;
• marshrutni ajratish;
• qayta ishlash davrlari;
• kichik jarayonlarni, taymerlarni, ishlov berish tartiblarini ishga tushirish;
• foydalanuvchi rollari o'rnatiladi.

Qayta ishlash turlari:

• Hujjat yarating.
• Tahrirlash.
• Nomini o'zgartirish.
• Ko'chirish.
• Saqlash.
• Indekslash.
• Olib tashlash.

EDMS xarajatlari

Hujjatlar oqimi litsenziyasiz, serverlarsiz, to'liq konfiguratsiya va barcha foydalanuvchilarni o'qitishsiz to'liq ishlay olmaydi. Ushbu elementlarning har biri katta naqd xarajatlarni talab qiladi. Bundan tashqari, biz EDMSni boshqa tizimlar bilan integratsiyalashuvi, ma'lumotlar bazalari va dasturiy ta'minotni yangilash, texnik yordam bo'yicha maslahatlar va boshqa texnik xizmat ko'rsatish xarajatlarini unutmasligimiz kerak.

EDMSni amalga oshirish

Loyihani amalga oshirish bir necha oy davom etishi mumkin. Jarayon hujjatlashtirish jarayonlari soniga ham, moliyaviy, tashkiliy va resurs imkoniyatlariga ham bog'liq. Amalga oshirish quyidagi algoritmga muvofiq amalga oshiriladi:

• ishchi guruh tuzish, rahbarni belgilash;
• maqsad va vazifalarni belgilash;
• mavjud hujjatlar jarayonlarini tekshirish;
• texnik shartlarni ishlab chiqish;
• EDMS tanlash;
• EDMSni amalga oshirish bo'yicha shartnoma tuzish;
• mehnat qoidalarini ishlab chiqish va tasdiqlash;
• kataloglarning dastlabki tarkibini tekshirish;
• EDMSni dastlabki sinovdan o'tkazish;
• xodimlarni tayyorlash;
• EDMSni sinovdan o'tkazish;
• test natijalarini tahlil qilish;
• xatolarni tuzatish;
• SEDni to'liq amalga oshirish.

Amalga oshirishdagi xatolar

Qog'oz hujjatni talab qiladigan jarayonlarga alohida e'tibor berilishi kerak. Asosiy xato - qog'oz hujjatning elektron hujjat bilan takrorlanishi. Bu ishni murakkablashtiradi va avtomatlashtirishga salbiy munosabatni keltirib chiqaradi. Ikkilamchi ish uchun hech kim qo'shimcha pul to'lamaydi. Avtomatlashtirish jarayonlarini takrorlashsiz qurish kerak. Ikkinchi xato - bu xodimlarning tayyor emasligi. Ko'pincha yangi jarayonlar dushmanlik bilan qabul qilinadi. Shuning uchun xodimlarga nima uchun EDMS umuman joriy qilinayotganini tushuntirish kerak, shunda ular o'quv jarayoniga ongli ravishda yondashadilar.

Hujjatlarni saqlash texnologiyalari

EDMSda elektron hujjat aylanishi atributlardan iborat bo'lib, ular asosida qidirish, tasniflash, guruhlash va hisobot berish amalga oshiriladi. Ba'zan hujjat shablonga muvofiq, ba'zan esa - ma'lumotlar bazasidan ma'lumotlarni uzatish orqali yaratiladi. Atributlar jadvallarda saqlanadi. Faylning o'zi saqlash papkasiga, undan olingan ma'lumotlar DBMS katalogiga joylashtiriladi. Ma'lumotlarga kirish faqat EDMS tizimi foydalanuvchilari uchun mavjud.

Inline skanerlash nima?

Hujjatlarni qayta ishlash ularning namunalarini keyinchalik arxivga joylashtirish bilan skanerlar yordamida amalga oshiriladi. Skanerlash jarayonida hujjatning shtrix-kodini avtomatik ravishda yaratish va uni ma'lum marshrut bo'ylab keyingi yo'nalish bilan ma'lumotlar bazasida ro'yxatdan o'tkazish mumkin.

OCR

Ushbu elektron hujjat aylanishi tizimi EDMS hujjatning foto yoki jpeg formatidagi elektron tasvirini matn formatiga aylantiradi. Bunday holda, alohida dastur yoki ESCOM.BPM EDMSga integratsiyalashgan holda maxsus dasturiy ta'minot qo'llaniladi. ESCOM.BPM nima? Bu turli shriftlarda yozilgan hujjatlarni tanib olish dasturi. Biroq, shuni ta'kidlash kerakki, mustaqil ilovalar ko'proq xususiyatlarga ega va hatto qo'lda yozilgan matnni tan oladi.

shtrix kodlash

Ushbu texnologiya hujjatga grafik shtrix kodini yaratish va qo'llash uchun protseduralar to'plamini taqdim etadi. Tizim serveri orqali noyob shtrix-kod yaratiladi. Shuningdek, u hujjatlarni identifikatsiya qilish, uni ma'lumotlar bazasida tezkor qidirish va saqlash joylarida tarqatish imkonini beradi. Hujjatni ro'yxatdan o'tkazishda yorliqda elektron karta identifikatoriga mos keladigan shtrix-kod bosiladi. Hujjatning qog'oz versiyasiga yopishtirilgan.

EDS

Hujjatning to'g'riligini va ma'lumotlarning o'zgarmasligini tekshirish imkonini beradi. Imzolash kriptografik provayder va dasturiy kalit - sertifikat yordamida amalga oshiriladi. Ikkinchisi litsenziyani berish markazida qayta tiklanadigan maxsus formatdagi fayldir. Ma'lumotlar xavfsizligini ta'minlash uchun siz sertifikatni smart-karta yoki I-Token kalitlarida saqlashingiz kerak. Ular PIN-kod bilan himoyalangan. Agar PIN-kod bir necha marta noto'g'ri kiritilsa, sertifikat avtomatik ravishda bloklanadi.

To'liq matn va atributlarni qidirish

Atributlarni qidirish karta maydonlaridan bir nechta qiymatlar uchun maxsus shakl orqali amalga oshiriladi. Masalan, "Hisob qaydnomasi" mezoni "Qabul qiluvchi" yoki "Yuboruvchi" maydonida ma'lumotlarni qidiradi. Shu bilan birga, tizim kiritilgan mezonlarni kartalardagi ma'lumotlar bilan taqqoslaydi va natijaga mos keladigan kartalarni kiritadi. Qidiruv aniq yoki qisman mosliklarni hisobga olgan holda amalga oshiriladi.

To'liq matnli qidiruv hujjatning o'zida ma'lumotlarga, shu jumladan MS SQL SERVER, ORACLE kabi o'rnatilgan DBMS vositalari orqali so'z shakllariga muvofiq amalga oshiriladi. To'liq qidiruv uchun fayllar ma'lumotlar bazasiga hujjat (doc), jadval (xls), taqdimotlar, xabarlar formatida kiritilishi kerak.

Elektron hujjat aylanishi (EDM)- qog'oz tashuvchilardan foydalanmasdan elektron shaklda taqdim etilgan hujjatlar bilan ishlashning avtomatlashtirilgan jarayonlari majmuasi.

Tasdiqlangan shakllar bo'yicha elektron hujjatlar barcha buxgalteriya dasturlarining tarkibiy qismidir, ammo elektron hujjat qonuniy tan olinishi uchun u elektron imzo bilan imzolanishi kerak.

Elektron hujjatlar turlari

Elektron imzo bilan imzolangan elektron hujjat, agar Rossiya Federatsiyasi qonunchiligida undan foydalanishni to'g'ridan-to'g'ri taqiqlash bo'lmasa, foydalanish mumkin.

Shunday qilib, shartnomalar, turli schyot-fakturalar, arizalar, hisobotlar, vedomostlar, shuningdek, yo'l varaqalari, aktlar va schyot-fakturalar elektron hujjat bo'lishi mumkin.

Shuningdek, elektron hujjatlar rasmiylashtirilmagan hujjatlar va rasmiylashtirilgan hujjatlarga bo'linadi.

Rasmiylashtirilmagan hujjatlar - xatlar, shartnomalar, ishonchnomalar, texnik hujjatlar va boshqa yozishmalar davlat tomonidan qat'iy tartibga solinmaydi.

Rasmiylashtirilgan hujjatlar uchun alohida qonun hujjatlarida format va uzatish qoidalariga qat'iy talablar qo'yiladi.

Rasmiylashtirilgan hujjat - Federal Soliq xizmati formatiga muvofiq tuzilgan hujjat.

Rasmiylashtirilgan hujjatlar soliq hisob-kitoblarining to'g'riligiga bevosita ta'sir qiladi, shuning uchun ular uchun barcha o'tkazish tartib-qoidalariga rioya qilish muhimdir.

Rasmiylashtirilgan hujjatlar, masalan, elektron hisob-fakturalardir.

Ayrim birlamchi hujjatlar uchun Rossiya Federal Soliq xizmati TORG-12 shaklidagi konsignatsiya va xizmatlarni qabul qilish va yetkazib berish (ish) akti uchun tavsiya etilgan formatni ishlab chiqdi.

Bunday hujjatlar uchun tavsiya etilgan format ko'rsatilganiga qaramay, kompaniyalar daromad solig'i xarajatlarini tasdiqlash uchun zarur bo'lganda soliq inspektsiyasining talabiga binoan ushbu hujjatlarni elektron shaklda yuborishlari kerak.

Elektron hujjat aylanishi imkoniyatlari

Elektron hujjat aylanishi tizimini tashkil qilishning ikkita varianti mavjud. Birinchisi, kontragentlar bilan elektron hujjat aylanishi to'g'risida shartnoma tuzish va elektron imzo bilan imzolangan hujjatlarni elektron pochta orqali almashish. Bunday holda siz oddiy elektron imzodan foydalanishingiz mumkin.

Ikkinchi variant - maxsus operator orqali elektron hujjat aylanishini tashkil etish.

Ushbu usul yordamida kompaniya elektron hujjatlarni almashish qoidalariga qo'shiladi va kontragentlar bilan rasmiylashtirilgan hujjatlarni (Rossiya Federal Soliq xizmati formatini rasman tasdiqlagan) va rasmiylashtirilmagan (shartnomalar, kelishuvlar, yarashuv aktlari) almashishi mumkin. va boshqalar.).

Elektron hujjat aylanishi tizimining asosiy funktsiyalari

Elektron hujjat aylanishi tizimining asosiy funktsiyalari quyidagilardan iborat:

hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish;

hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish;

kataloglarni yaratish va ular bilan ishlash;

qog'oz va elektron hujjatlarning harakatlanishini nazorat qilish, hujjatlar bilan ishlash tarixini yuritish;

hujjatlar rekvizitlarini yaratish va tahrirlash;

korxonaning hujjat aylanishi bo'yicha hisobotlarni shakllantirish;

fayl tizimi va Internetdan hujjatlarni import qilish;

shablon asosida to'g'ridan-to'g'ri tizimdan hujjat yaratish (to'g'ridan-to'g'ri integratsiya);

hujjat versiyalari, murakkab ko'p komponentli va ko'p formatli hujjatlar, qo'shimchalar bilan ishlash;

hujjatlarni elektron tarqatish;

papkalardagi hujjatlar bilan ishlash;

skanerlash va tanib olish orqali hujjatlarni qabul qilish.

axborotga kirish va hujjatlarni qayta ishlash xarajatlarini kamaytirish.

Elektron hujjat aylanishining afzalliklari

Elektron hujjat aylanishining asosiy afzalliklari quyidagilardan iborat:

elektron arxivda hujjatlarni markazlashtirilgan, tizimlashtirilgan va tizimlashtirilgan holda saqlash;

qog'oz schyot-fakturalarni chop etish, pochta jo'natish va saqlash xarajatlarini kamaytirish;

hujjatni shakllantirish va qayta ishlash (ro'yxatga olish, tasdiqlash va h.k.) jarayonlariga yagona yondashuv;

hujjatlarni topshirish, rasmiylashtirish va tasdiqlash vaqtini qisqartirish;

hujjatlarni imzolash tezligi;

onlayn rejimda hujjatlar bilan har qanday operatsiyalarni amalga oshirish imkoniyati: qidirish, yuklab olish, chop etish, tekshirish, rad etish, shuningdek ularning harakatini kuzatish;

hujjatlarni tezkor qidirish.

Birjaning maxfiyligi hujjatlarni shifrlash orqali ta'minlanadi.

Elektron raqamli imzo (ERI) imzo qo'ygan shaxsning identifikatsiyasini va uzatilayotgan hujjatlarning yaxlitligini ta'minlaydi.

Elektron hujjatlarni yetkazib berish hujjat aylanishi operatori tomonidan kafolatlanadi.

Elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish

Elektron hujjat aylanishi tizimini ishlatish uchun sizga quyidagilar kerak:

elektron hujjat aylanishini amalga oshirish tartibini ishlab chiqadi va tasdiqlaydi;

uni saqlash uchun javobgarlikni belgilash;

qabul qilingan va yuborilgan hujjatlarning elektron arxivini tashkil etish;

hisob siyosatida elektron hujjatlarni yaratish, qabul qilish va saqlash qoidalarini belgilaydi, elektron hujjatlarni shakllantirish va imzolash uchun mas’ul shaxslarni tayinlaydi.

Elektron hujjatlarni imzolash huquqiga ega bo'lgan har bir xodim elektron imzoga ega bo'lishi kerak.

Elektron hujjat aylanishi tizimini yaratgan holda, tashkilot hujjatlarni chop etmasligi, balki ularni elektron arxivda saqlashi mumkin.

Zarur hollarda arxivda saqlanayotgan hujjatlar taraflarning elektron imzolari bilan imzolangan hujjatni taqdim etgan holda, ularni oldindan tegishli tartibda tasdiqlagan holda inspektorlar uchun chop etilishi mumkin.

EDI (elektron hujjat aylanishi): buxgalter uchun ma'lumotlar

• EDI davriga kirish

  "1C-EDO" xizmati. "1C-EDO" xizmatining afzalliklari "1C-EDO" xizmati eng foydali hisoblanadi ... EDO orqali bir martalik jo'natishlarni amalga oshirish, "1C-EDO" xizmati to'lovsiz mavjud. ... EDI ishtirokchisining identifikatori”. EDI sozlamalari profilini yaratish EDI sozlamalari profilini yaratgandan so‘ng... “EDI sozlamalari”ga o‘ting. EDI sozlamalari Ochilgan oynada siz... ERI hujjatlarini almashishingiz kerak ERI sozlamalari roʻyxati “EDI Settings” yuborilgan... boshqaruv organlarini koʻrsatadi. EDI arxivi EDI tizimidan foydalangan holda tashkilotlar xarajatlarni kamaytiradi...

• Elektron pochta manzili va EDI operatorini o'zgartirganda, siz soliq organlarini xabardor qilishingiz kerak

  Va EDI operatorlari bilan bir nechta shartnomalar mavjud, shuning uchun ular bilan aloqa qilish uchun ... . Agar kompaniya EDI operatorini o'zgartirishga qaror qilsa, qoida tariqasida, elektron hujjat ham o'zgaradi... -6/19884@. Shuningdek, siz soliq organlarini EDI operatorining o'zgarishi haqida xabardor qilishingiz kerak. Bundan tashqari ...

• Lizing kompaniyasi bilan ishlashda elektron hujjat aylanishiga ulanish uchun 8 ta argument

  Har qanday akkreditatsiyalangan EDF operatori tomonidan chiqariladi. – Bozorda ko'plab operatorlar mavjud. ... asl nusxa sifatida. ERI jarayonining o'zi Rossiya Federatsiyasi qonunlari va ... va elektron hujjat aylanishi tizimini (EDI) lizing oluvchilar bilan qo'llab-quvvatlash bilan tartibga solinadi va ... har qanday akkreditatsiyalangan ERI operatori tomonidan chiqariladi. - Bozorda ko'plab operatorlar mavjud ... oddiy protsedura. Odatda, EDI operatori shaxsiy kabinetga kirishni ta'minlaydi... 2018 yilda EDI operatorlari yuridik ahamiyatga ega...

• Mahsulotni majburiy markalashga qanday tayyorgarlik ko'rish kerak

  Elektron hujjat aylanishi tizimiga (EDM) ulaning. Mahsulotlar uchun GTIN kodini oling. EDI tizimiga ulaning. "Halol ... belgilash" tizimida ro'yxatdan o'tish - bu elektron hujjat aylanishi (EDF) bo'lib, u tasdiqlangan ... "Xaridlar" - "Joriy EDF ishlari" bilan birga keladi. EDI ish stantsiyasi sizga ... uzatish hujjati bilan ishlashni boshqarish imkonini beradi). EDIning bir qismi sifatida asosiy nomenklaturani solishtirish kerak ... Siz EDF shaklida nomenklaturani bir xil nomdagi tugmani bosish yoki ...

• Soliq deklaratsiyasini kechiktirish uchun javobgarlik

  Elektron hujjat aylanishi (EDF) operatori bilan soliq organi bilan EDFni taqdim etish bo‘yicha xizmatlar ko‘rsatish to‘g‘risida shartnoma tuzish; yoki ERI operatori bilan kelishuvi va malakali tekshirish kaliti sertifikatiga ega boʻlgan vakolatli vakilga (vositachi...) IFTS bilan ERI uchun vakolat bering...

• Elektron hisobot tizimini tanlash xususiyatlari

  EDI hisobot tizimlari bir nechta ishlab chiquvchilar tomonidan taklif etiladi. Har bir dasturiy ta'minot...? EDI hisobot tizimlari bir nechta ishlab chiquvchilar tomonidan taklif etiladi. Har bir dasturiy ta'minot... xizmati yuzdan ortiq EDI operatorlari tomonidan taklif etiladi. Ularning har biri turli EDI vazifalariga yo'naltirilgan ... yechimlar maqomiga ega. Operator tanlashga kelsak ...