Bir necha yil oldin elektron hujjat aylanishi tizimlari porloq kelajak sifatida tilga olindi. Bugungi kunda ular allaqachon xususiy va davlat korxonalarida faol foydalanilmoqda. Ammo, eng muhimi, EDMSga talab doimiy ravishda o'sib bormoqda. elektron hujjat aylanishi va uning qanday ishlashi, Rossiya Federatsiyasida ishlaydigan tizimlar misolini ko'rib chiqing.

Old shartlar

EDMS dasturining qanday ishlashini yaxshiroq tushunish uchun siz asosiy tushunchalar va vazifalarni ko'rib chiqishingiz kerak. Asosiy omillar ma'lum bir tizimni tanlashga bog'liq bo'lgan omillardir.

Agar tashkilot norasmiy menejment sharoitida ishlasa, u holda hujjatlar aylanishiga ehtiyoj qolmaydi. Biznes-jarayonlarning paydo bo'lishi bilan mexanizmni soddalashtirilgan hujjatlar yordamida boshqarish zarurati tug'iladi. Agar siz qimmatli qog'ozlar bilan o'z vaqtida muomala qilmasangiz, ular to'planib, yo'qolib keta boshlaydi.

Qog'oz tashuvchilarga alternativa sifatida serverda fayllarni saqlashning maxsus sxemasidan foydalaniladi. Ammo bu ham uzoq vaqt ishlamaydi. Kompaniya hajmining o'sishi bilan axborotni saqlash va sinxronlashtirishga ehtiyoj ortadi.

Dilemma paydo bo'ladi: ma'lumotni saqlash uchun eski qog'oz tashuvchisi yoki EDMS dan foydalanish kerakmi. Elektron tizim orqali o'tishingiz uchun juda muhim narsa nima? Tashkilot samaradorligini oshiring.

Iqtisodiy samara

Ish samaradorligini ikki yo'l bilan oshirish mumkin: xarajatlarni kamaytirish yoki natijalarni oshirish. EDMS hujjatlari bir vaqtning o'zida ikkita maqsadga erishishga imkon beradi. Ya'ni, tizimni amalga oshirish tashkilotga kam mablag 'sarflashga, lekin ko'proq pul ishlashga imkon beradi.

Xarajatlarni pasaytirish qog'oz xarajatlarini kamaytirish, vaqtni yo'qotish, axborot almashinuvini tezlashtirish, korporativ madaniyatni o'zgartirish orqali amalga oshiriladi.

EDMS dasturining samaradorligini baholash uchun siz ish yuritish uchun ish vaqtining narxini hisoblashingiz kerak. Konsalting kompaniyalarining hisob-kitoblariga ko'ra, bunday operatsiyalar ish vaqtining 20 foizini oladi. Rossiya byurokratiyasi tizimida bu ko'proq narsani oladi - 60% vaqt. EDMSning joriy etilishi ushbu xarajatlarni kamida 10 baravar kamaytiradi.

Ofis ishi va hujjatlar aylanishi

Ikki atama bir-biriga bog'liqdir. Hujjatlar bu hujjatlar bilan ishlash bo'yicha rasmiy qoidalar to'plamidir. Ba'zi EDMS tizimlari ish yuritish qoidalari uchun moslashtirilishi mumkin, ammo shu tizimlar ham mavjud bo'lib, ular asosida ish yuritish allaqachon shakllangan.

Hujjat - bu EDMS-da axborotni saqlash birligi. Hujjatlar oqimi turli xil manbalardan: boshqa tizimlardan, dasturlardan, elektron pochtadan, lekin avvalambor - skaner qilingan qog'oz tashuvchilardan hosil bo'ladi. Shuning uchun skanerlar va boshqa uskunalar EDMSning ajralmas qismidir. Tizim barcha hujjatlarni saqlaydi, ularning tarixini saqlaydi, butun tashkilot bo'ylab harakatlanishni ta'minlaydi va ular bilan ish jarayonlarini amalga oshiradi.

Bunday bazada EDMSning qarori, ko'rsatmasi va buyrug'i mavjud. Ular orqali tashkilot boshqariladi. Har qanday hujjat "yordam" bilan ta'minlanadi. Formadagi maydonlar to'plami hujjat turiga bog'liq. B bunday kartaning har bir maydonining ma'lumotlar bazasi sifatida saqlanadi.

EDMS funktsiyalari va vazifalari

Hujjatlarni boshqarish dasturi quyidagi vazifalarni hal qilish uchun mo'ljallangan:

• hujjatlar bilan ishlashni tizimlashtirish.
• shablonlar bo'yicha hujjatlarni yaratish, ularni ro'yxatdan o'tkazish;
• buxgalteriya hisobini avtomatlashtirish;
• hujjatlar tasnifi.

EDMS funktsiyalarini batafsil ko'rib chiqamiz. Ish oqimi dasturi quyidagilar uchun ishlatiladi:

• kartalarni yaratish.
• hujjat matnini shakllantirish;
• pdf yoki ms so'z formatida ma'lumotlarni saqlash;
• foydalanuvchiga kirish huquqlarini boshqarish;
• marshrutlarni yaratish;
• hujjatlar oqimini boshqarish;
• xabarnomalar, eslatmalar yuborish;
• jurnallarni, ma'lumotnomalarni, klassifikatorlarni saqlash;
• buyurtmalarni shakllantirish;
• hujjatlarni qidirish va imzolash;
• hisobotlarni yaratish.

Tizim miqyosidagi funktsiyalarga quyidagilar kiradi:

• hujjatlar bilan masofadan ishlash;
• ma'lumotlarni saqlash uchun DBMS-dan foydalanish;
• bir vaqtning o'zida EDMS bilan ishlash;
• sertifikatlar, shtrix-kodlar va shaxsiylashtirish orqali xavfsizlikni ta'minlash.

Afzalliklari va kamchiliklari

EDMS-ga o'tish kamchiliklardan ko'ra ko'proq afzalliklarga ega. Biroq, noto'g'ri tashkil etilgan loyiha avtomatlashtirishning barcha afzalliklarini yo'q qilishi mumkin. ERMSni amalga oshirish maqsadlariga erishish mumkin. Imtiyozlarga quyidagilar kiradi:

• axborotni markazlashtirilgan tizimlashtirilgan saqlash;
• hujjatlarni shakllantirish va qayta ishlashga bir xil yondashuv;
• shablonlardan foydalanish;
• qidirmoq;
• kirish auditi.

Kamchiliklari orasida yuqori xarajatlar va foydalanuvchilarni sinchkovlik bilan o'qitish kiradi.

Hujjatlarni qayta ishlash jarayonlari

EDMS-da elektron hujjat aylanishi bir qator bosqichlardan o'tadi, bu davrda hujjatga ma'lum xususiyatlar beriladi. Qayta ishlash qo'lda va avtomatik ravishda amalga oshiriladi. Ikkinchi holda, quyidagilar o'rnatiladi:

• bosqichlar orasidagi o'tish shartlari;
• marshrutni ajratish;
• ishlov berish davrlari;
• subprocesses, taymerlar, ishlov berish protseduralarini ishga tushirish;
• foydalanuvchi rollari o'rnatilgan.

Davolash turlari:

• Hujjat yaratish.
• Tahrirlash.
• Nomini o'zgartirish.
• Ko'chirish.
• Saqlash
• Indekslash.
• Olib tashlash.

ERI xarajatlari

Hujjatlar aylanishi litsenziyasiz, serverlarsiz, to'liq konfiguratsiyasiz va barcha foydalanuvchilarni o'qitmasdan to'liq ishlay olmaydi. Ushbu elementlarning har biri qimmatga tushadi. Bundan tashqari, EDMSni boshqa tizimlar bilan integratsiyasi, ma'lumotlar bazalarini va dasturiy ta'minotni yangilash, texnik qo'llab-quvvatlash xizmatiga murojaat qilish va boshqa qo'llab-quvvatlash xarajatlari haqida unutmaslik kerak.

EDMSni amalga oshirish

Loyihani amalga oshirish bir necha oy davom etishi mumkin. Jarayon hujjatlashtirish jarayonlarining soniga va moliyaviy, tashkiliy va resurs imkoniyatlariga bog'liq. Amalga oshirish quyidagi algoritmga muvofiq amalga oshiriladi:

• ishchi guruhni tuzish, etakchini aniqlash;
• maqsad va vazifalarni aniqlash;
• mavjud hujjatlashtirish jarayonlarini tekshirish;
• texnik shartlarni ishlab chiqish;
• eDMSni tanlash;
• eDMSni amalga oshirish uchun shartnoma tuzish;
• mehnat qoidalarini ishlab chiqish va tasdiqlash;
• kataloglarning dastlabki tarkibini tekshirish;
• eDMSni dastlabki sinovdan o'tkazish;
• xodimlarni mehnatga tayyorlash;
• eDMSni sinovdan o'tkazish;
• test natijalarini tahlil qilish;
• xatolarni tuzatish;
• eDMSni to'liq amalga oshirish.

Qarshi qarshi xatolar

Qog'oz hujjati talab qilinadigan jarayonlarga alohida e'tibor berilishi kerak. Asosiy xato - qog'ozli hujjatning elektron nusxasini ko'paytirish. Bu ishni qiyinlashtiradi va avtomatizatsiyaga salbiy munosabatni keltirib chiqaradi. Ikki marta ishlash uchun hech kim qo'shimcha pul to'lamaydi. Avtomatlashtirish jarayonlarini takrorlashsiz qurish kerak. Ikkinchi xato - bu kadrlar tayyorlashning etishmasligi. Ko'pincha, yangi jarayonlar dushmanlik bilan qabul qilinadi. Shuning uchun xodimlarga EDMS nima uchun umuman kiritilayotganligini tushuntirish kerak, shunda ular o'quv jarayoniga ongli ravishda yaqinlashadilar.

Hujjatlarni saqlash texnologiyalari

EDMSda elektron hujjat aylanishi atributlardan iborat bo'lib, ular asosida hisobotlarni izlash, tasniflash, guruhlash va qurish ishlari olib boriladi. Ba'zida hujjat shablondan, ba'zan esa ma'lumotlar bazasidan ma'lumotlarni uzatish yo'li bilan tuziladi. Xususiyatlar jadvallarda saqlanadi. Faylning o'zi saqlash papkasida, undan ma'lumotlar DBMS katalogida joylashtirilgan. Ma'lumotlarga faqat EDMS tizimining foydalanuvchilari kirish huquqiga ega.

Oqimli skanerlash nima?

Arxivga ularning namunalarini keyinchalik joylashtirish bilan hujjatlarni oqim bilan qayta ishlash skanerlar yordamida amalga oshiriladi. Skanerlash jarayonida hujjatda avtomatik ravishda shtrix-kodni yaratish va uni ma'lum yo'nalish bo'yicha keyingi yo'nalishi bilan ma'lumotlar bazasida ro'yxatdan o'tkazish mumkin.

Matnni optik tanib olish

Ushbu elektron hujjat aylanishi tizimi EDMS hujjatning foto yoki jpeg formatidagi elektron tasvirini matn formatiga o'zgartiradi. Bunday holda, maxsus dasturiy ta'minot mustaqil dastur yoki EDMS-da o'rnatilgan ESCOM.BPM shaklida qo'llaniladi. ESCOM.BPM nima? Bu turli xil shriftlarda terilgan hujjatlarni tanib olish uchun dastur. Shuni ta'kidlash kerakki, mustaqil dasturlar ko'proq xususiyatlarga ega va hatto qo'lda yozilgan matnni taniydi.

Shtrixli kodlash

Ushbu texnologiya hujjatga grafik shtrix-kodni yaratish va qo'llash bo'yicha protseduralar to'plamini taqdim etadi. Tizim serveri orqali noyob shtrix-kod yaratiladi. Shuningdek, u hujjatni identifikatsiyalashni, ma'lumotlar bazasida tezkor qidirishni va saqlash joylarida tarqatilishini ta'minlaydi. Hujjatni ro'yxatdan o'tkazishda yorliqda elektron karta identifikatoriga mos keladigan shtrix-kod bosiladi. U hujjatning qog'ozli versiyasiga yopishtirilgan.

EDS

Hujjatning to'g'riligini va ma'lumotlarning o'zgarmasligini tekshirishga imkon beradi. Imzolash kriptografik provayder va dasturiy ta'minot kaliti - sertifikat yordamida amalga oshiriladi. Ikkinchisi - litsenziya markazida qayta tiklanadigan maxsus formatdagi fayl. Axborot xavfsizligini ta'minlash uchun sertifikat smart-kartada yoki I-Token kalitlarida saqlanishi kerak. Ular PIN-kod bilan himoyalangan. Agar PIN kod bir necha marta noto'g'ri kiritilgan bo'lsa, sertifikat avtomatik ravishda bloklanadi.

To'liq matn va atributlarni qidirish

Xususiyatlarni qidirish kartalar maydonlaridan bir nechta qiymatlar uchun maxsus shakl orqali amalga oshiriladi. Masalan, "Qarshi tomon" mezonida "Qabul qiluvchi" yoki "Yuboruvchi" maydonida ma'lumotlar izlanadi. Bunday holda, tizim kiritilgan mezonlarni kartalardagi ma'lumotlar bilan taqqoslaydi va natijada o'yinlar topilgan kartalarni kiritadi. Qidiruv aniq yoki qisman uyg'unliklarni hisobga olgan holda amalga oshiriladi.

To'liq matnli qidirish hujjatning o'zida, shu jumladan MS SQL SERVER, ORACLE kabi o'rnatilgan DBMS vositalari orqali so'z shakllari bo'yicha amalga oshiriladi. To'liq qidirish uchun fayllar ma'lumotlar bazasiga hujjat (doc), jadval (xls), taqdimotlar, xabarlar shaklida kiritilishi kerak.

Elektron hujjat aylanishining asosiy tushunchalari

Elektron hujjat aylanishining asosiy printsiplari

• Ushbu tizimning har qanday o'rnatilishida hujjatni noyob tarzda aniqlashga imkon beradigan hujjatni yagona ro'yxatdan o'tkazish.
• Hujjatlarning harakatlanish vaqtini qisqartirish va ularni bajarish samaradorligini oshirishga imkon beradigan operatsiyalarni parallel ravishda bajarish imkoniyati
• Hujjat (jarayon) hayotining har bir lahzasida hujjatning (topshiriqning) bajarilishi uchun javobgar shaxsni aniqlashga imkon beradigan hujjat harakatining uzluksizligi.
• Hujjatlarni takrorlash imkoniyatini yo'q qiladigan hujjatli ma'lumotlarning yagona (yoki kelishilgan tarqatilgan) bazasi.
• Bu haqda minimal ma'lumotga ega bo'lgan hujjatni topishga imkon beradigan samarali tashkil etilgan hujjatlarni qidirish tizimi.
• Hujjatlarning ish yuritish jarayonlari orqali harakatlanishini boshqarish va hisobotlar ma'lumotlari asosida boshqaruv qarorlarini qabul qilishga imkon beruvchi hujjatlarning har xil holati va atributlari uchun ishlab chiqilgan hisobot tizimi.

Rossiya elektron hujjat aylanish tizimlari

Xususiy EDMS

Byudjetdan to'lanadigan EDMS

• Byudjet jarayonida ishtirok etadigan tashkilotlar uchun EDMS Federal G'aznachilik tomonidan ta'minlanadi

Pulli EDMS

Shuningdek qarang

• ECM (biznes) - Korxonaning axborot resurslarini boshqarish tizimlari

Havolalar

• Elektron ish oqimi, biznes jarayonlari va o'zaro aloqalar haqida. Bloglar. Muhokamalar.
• Mezonlarga muvofiq korxonalarni boshqarishni avtomatlashtirish tizimlarini tanlash

Vikimedia fondi. 2010 yil.

"EDMS" nima ekanligini boshqa lug'atlarda ko'ring:

SED - SEDO elektron hujjat aylanishi tizimi texnologiyasi. SED - finning konsolidatsiyalangan iqtisodiy bo'limi. "Elektron demokratiya" ning SED tizimi http: // e demokratia.ru/ ...

SED UD - elektron hujjat aylanishi va o'zaro ta'sirlarni boshqarish texnologiyasi tizimi. Manba: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 EDMS UD Directum-dan foydalanish misoli ... Qisqartmalar va qisqartmalar lug'ati

Elektron hujjat aylanishi tizimi - bu funktsiyalarini bajarilishini ta'minlash maqsadida tashkilot ishini boshqarish jarayoniga hamroh bo'ladigan avtomatlashtirilgan ko'p foydalanuvchi tizim. Biznes atamalari lug'ati. Academic.ru. 2001 yil ... Biznes lug'ati

SED GO UR - Udmurt respublikasi davlat organlarining elektron hujjat aylanishi tizimi., Udmurtiya Manba: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 ... Qisqartmalar va qisqartmalar lug'ati

SED PD - dastlabki buxgalteriya hujjatlari elektron hujjat aylanishi tizimi fin. Manba: http://mskit.ru/news/n57353/ ... Qisqartmalar va qisqartmalar lug'ati

SEDO kansleri turidagi hujjatlarni boshqarish tizimi, SEDO Developer IBA, Minsk veb-sayti www.kancler.by www.iba.by Ushbu atama boshqa ma'nolarni anglatadi, kantslerga qarang. Kantsler ... Vikipediya

SEDO - SED SEDO elektron hujjat aylanishi tizimi texnologiyasi ... Qisqartmalar va qisqartmalar lug'ati

- - Ukrainaning "Bankomsvyaz" kompaniyasi mutaxassislari tomonidan ishlab chiqilgan elektron hujjat aylanishi tizimi, bu hujjatlarni qayta ishlash va ularning bajarilishini nazorat qilish bo'yicha biznes-jarayonlarni boshqarish uchun to'liq tizimni yaratishga mo'ljallangan. AO ... ... Vikipediya

EDMS turi, Korporativ axborot tizimi ishlab chiquvchi sanoat axborot tizimlari OAJ ... Vikipediyada yozilgan

Korporativ kontentni boshqarish tizimlarini va elektron hujjat aylanishini (ECM / EDMS) yaratish uchun LanDocs dasturiy platformasi. LANIT kompaniyasining o'z rivojlanishi. LanDocs turi ECM, Hujjatlarni avtomatlashtirish tizimi, EDMS dasturchisi ... ... Vikipediya

Kitoblar

• Ish yuritishning zamonaviy texnologiyalari va ish jarayoni № 9 (45) 2014 y., Yo'q. "Ish yuritishning zamonaviy texnologiyalari va hujjatlarni boshqarish" - ofisni boshqarish bo'limlari rahbarlari uchun jurnal. Siz elektron vositalarni qanday samarali tatbiq etish va optimallashtirishni o'rganasiz ...

Elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) bu butun hayot tsikli davomida elektron hujjatlar (ya'ni elektron hujjat aylanishi) bilan ishlashni tashkil etish va avtomatlashtirishga imkon beradigan tizim (kompyuter dasturi, dasturiy ta'minot va boshqalar). EDMSning asosiy funktsionalligi hujjatlarni yaratish, o'zgartirish, saqlash va yo'naltirish qobiliyatini, shuningdek, qidiruv, tasniflash va hk kabi xizmat ko'rsatish imkoniyatlarini o'z ichiga olishi kerak.

SED, bundan tashqari, u xodimlar o'rtasidagi o'zaro ta'sir jarayonlarini tashkil etish va avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan (hujjatlarni o'tkazish, topshiriqlar berish, xabarnomalarni yuborish va hk). Xodimlar kompaniya mijozlari to'g'risida har qanday kerakli ma'lumotlarni tezda olishlari mumkin. Bunday holda, hujjatlar ma'lum bir standart tafsilotlarga ega bo'lgan axborot tizimining tuzilgan ob'ekti va tuzilmasiz (Word, Excel, .pdf, .jpg fayllari va boshqalar) bo'lishi mumkin. SED axborotni jamoaviy ravishda qayta ishlashga imkon beradigan hujjatlarning elektron arxivini va biznes jarayonlarini avtomatlashtirish tizimini (ish oqimi) o'z ichiga olishi mumkin. Shuningdek, EDMS - bu BPM tizimidan foydalanish imkoniyatlaridan biridir.

An'anaga ko'ra, ish oqimini avtomatlashtirish tushunchasi yozishmalar, ma'muriy va tashkiliy hujjatlar va boshqalar bilan ishlash bilan bog'liq. lekin SED shuningdek, har bir hujjatni u bilan bajarilishi kerak bo'lgan harakatlar bilan bog'lashga imkon beradi. Bunday tizim tufayli xodimlar tomonidan ma'lum ishlarning bajarilishini kuzatish mumkin bo'ladi. Shunday qilib, EDMS nafaqat hujjatlar oqimlarini samarali boshqarish va kompaniyadagi axborot xavfsizligini ta'minlaydi, balki hujjatlar ustida ishlarning bajarilishi va xodimlarning mehnat unumdorligi ustidan nazoratni kuchaytiradi.

Elektron hujjat aylanish tizimlari (EDMS) hozirda deyarli har qanday kompaniyaning - ham xususiy, ham davlatning IT-infratuzilmasida foydalaniladi. Ko'pgina kompaniyalarda EDMS allaqachon amalga oshirilgan yoki yaqin kelajakda uni joriy etish rejalashtirilgan. Elektron hujjat aylanishi tizimlari har qancha keng vazifalarni hal qiladi, buxgalteriya tizimlari bilan birlashadi va korxona faoliyati ko'rsatkichlarini boshqarishga imkon beradi (KPI yoki BSC tizimlarini yaratish).
Yordamida SED korxona shaffof va boshqariladigan bo'lib qoladi: barcha eng oddiy xo’jalik operatsiyalari (masalan, ombordan tovarlarni jo’natish yoki materiallarni ishlab chiqarishga yuborish) ularning buxgalteriya tizimida elektron hujjatlar shaklida aks etishi bilan birga keladi. Xo'jalik operatsiyalari biznes jarayonlari ko'rsatkichlarini hisobga olish va hisobga olish bilan birga bo'lishi mumkin. Ko'rsatkichlar bo'yicha to'plangan ma'lumotlar yuqori darajadagi ko'rsatkichlarda EDMSga qo'shiladi va shu bilan menejer panelida aks ettirilgan muvozanatli ko'rsatkichlar kartasini olamiz.

Elektron hujjat aylanish tizimlari bir qator afzalliklarga ega bo'lib, ular elektron hujjatni bir martalik ro'yxatdan o'tkazish imkoniyatini, ularning bajarilishi uchun mas'ul bo'lgan shaxsni kuzatib borish bilan zarur operatsiyalarni parallel ravishda bajarilishini, shuningdek samarali tashkil etilgan hujjatlarni qidirish tizimi va rivojlangan hisobot tizimining mavjudligini o'z ichiga oladi.

Bundan tashqari, SED, qoida tariqasida, hujjatlar va loyihalar bo'yicha guruh ishlarini bajarish, xodimlarning hujjatlar bilan ishlash jadvalini tuzish va yuklash, hujjatlar bilan ishlash tarixini yuritish va korxonaning uzoqdagi idoralari va bo'linmalari bilan xavfsiz ishlash vositalarini o'z ichiga oladi. Rossiyada eng keng tarqalgan "1C: Enterprise 8" platformasida misol SED bu. 1C: Enterprise 8 platformasi paydo bo'lishi bilan, 1C oilaviy dasturlarini tarqatish korxonalarning kichik va o'rta va korporativ segmentlariga yo'naltirildi. Elektron hujjatlar aylanishi - bunday korxonalar uchun to'laqonli axborot tizimining atributi, ish yuritish tizimlari va BPMSning yanada takomillashtirilgan versiyasi - bu ofis xodimlari soni 50 kishidan oshadigan korxonaning korporativ axborot tizimining standart moduli.

Sanoatga xos bo'lmasligi kerak. Elektron hujjat aylanishining asosiy va eng keng tarqalgan versiyasi quti mahsulotlari bo'lib, 1C platformasidagi EDMS istisno emas.

Zamonaviy biznesni rivojlantirish sharoitida EDMS korxonaning ichki resurslarini tejash imkoniyati bilan xarajatlarni optimallashtirish bilan bog'liq muammolarni hal qilishi kerak. Bunday holda, eng maqbul variant - bu amalga oshirilgan ma'lumotni korxona uchun bunday holat elektron hujjat aylanishi tizimi tez (2-3 oy ichida) amalga oshirilgan xarajatlarni qoplashga imkon beradi. Bunday amalga oshirishning zaruriy sharti - bu korxonada jarayonlarni boshqarish sohasida bilimga ega bo'lgan, ish jarayonlarini tavsiflash uchun notatsion diagrammalar tuzish bo'yicha mahoratga ega bo'lgan va EDMSni amalga oshiruvchi korxonada yuz beradigan biznes jarayonlarini juda yaxshi ifodalaydigan xodimning mavjudligi. Rasmiylashtirilgan biznes-jarayonlar diagrammasi katta yordam berishi mumkin.

Amalga oshirish SED korxona ma'muriyati uchun ham, oddiy ishchilari uchun ham ish jarayonlarini optimallashtirish va ish haqini tejash masalasini doimo hal qilishi kerak. Shu bilan birga, amalga oshirilishdan maksimal samaraga elektron hujjat aylanishi menejment va hisobga olish tizimi bilan yagona axborot makonida ishlaganda erishiladi. Bunday yagona tizim juda ko'p sonli vazifalarni hal qilishga imkon beradi.

Bir qator standart foydalanish mavjud SED 1C platformasida, masalan, pudrat ishlarini avtomatlashtirish. Ammo kadrlar ish oqimi, ish safari va avans hisobotlari bilan ishlash, mablag 'talab qilish, sotish, sotib olish, ishlab chiqarish va ombor ish oqimini qo'llab-quvvatlash jarayonlari kabi vazifalarni hal qilish faqat buxgalteriya tizimiga ega bo'lgan yagona axborot tizimida hal qilinishi mumkin. Masalan, 1C 8 platformasida "PiterSoft: Jarayonlarni boshqarish" elektron hujjat aylanishi tizimi yoki

Masalan, 1C 8 platformasida elektron hujjat aylanishi tizimi "1C: Ish haqi va xodimlarni boshqarish" yoki "1C: ishlab chiqarish korxonasini boshqarish" mahsuloti bilan yagona ma'lumotlar bazasida ishlashi mumkin, bu funktsional vazifalarni (masalan, xodimlarni jalb qilish) va buxgalteriya hisobi (ish haqi) va menejmentni (motivatsion qaror qabul qilish) har tomonlama hal qilishga imkon beradi. ish haqi yoki jarimani oshirish to'g'risida) va o'zaro ta'sir o'tkazish va ma'lumotlarni uzatish vazifalari (hujjatning marshrut bo'ylab o'tishi, jarayonning barcha manfaatdor ishtirokchilarini oldindan tasdiqlangan tartibga muvofiq o'z vaqtida xabardor qilish bilan bog'liq).

29.05.18 71 255 13

Hujjatlar qog'ozda yoki elektron shaklda imzolanishi mumkin. Uzoq vaqt davomida qog'ozda, elektron shaklda - qanday qilib aniq emas.

Pavel Ovchinnikov

12 yil elektron hujjatlar bilan ishlash

Ammo bu erda men o'n ikki yildan beri elektron hujjat bilan shug'ullanaman va sizga aytaman: bu ajoyib hayajon. Keling, barchasi qanday ishlashini misollar bilan aytib bering.

Qisqa

Elektron hujjat aylanishini yuritishni boshlash uchun sizga quyidagilar kerak:

1. Qarama-qarshi tomonlarni elektron hujjat almashishni boshlashga ishontiring.
2. Elektron imzo sertifikatini sotib oling.
3. Hujjatlarni yuborish usuli to'g'risida qaror qabul qiling: maxsus xizmat orqali yoki u holda.

Elektron hujjatlar kimga kerak

Qulaylik va zamonaviylikka qaramay, ozgina odam elektron hujjat aylanishini olib boradi. Agar soddalashtirilgan soliqqa tortiladigan tadbirkor yiliga bir nechta shartnomalar tuzsa, u uchun bosilgan hujjatlarni bir necha marta yuborish unchalik qo'rqinchli bo'lmasligi mumkin. Ammo elektron hujjat aylanishi juda foydali bo'lgan holatlar mavjud.

Katta kompaniyalar elektron hujjatlar, agar tashqi yozishmalar hajmi oyiga bir necha yuzdan oshsa, xarajatlarni kamaytirishga yordam beradi. Ular uchun qimmatli qog'ozlarni etkazib berish to'g'ridan-to'g'ri operatsiyalar tezligiga ta'sir qiladi. Hujjat aylanmasining harajatlari yiliga yuz minglab rublni tashkil qilishi mumkin va soliq idoralari tomonidan yo'qotishlar, xatolar va jarimalar bilan bog'liq xatarlar xarajatlarni yanada oshiradi.

Agar siz har olti oyda bitta aktni imzolagan bo'lsangiz ham, bu sizning biznesingiz rivojlanmaydi degani emas. Sizda elektron hujjatlar bilan ishlaydigan katta sheriklaringiz bo'lishi mumkin va ular sizdan ham shuni talab qilishadi.

masalan

Internet-do'kon muntazam ravishda o'n millionlab debitorlik qarzlarini hisob-fakturada yana bir bor xato qilganligi sababli to'plagan: tovar yuk mashinasida, ularni omborga olib borish mumkin emas. Ta'minlovchidan tuzatilgan hujjat kelgan kuryerni kutish bilan kunlar o'tmoqda. Biz elektron hujjatlarni joriy qildik, endi hujjatlardagi barcha tuzatishlar bir soatdan kam vaqtni oladi.

Va yirik elektr ta'minoti kompaniyasida, joylarda o'tkazilgan soliq tekshiruvlari davomida inspektorlar har yili hujjatlarning buzilishi va xatolarini aniqladilar. Jarimalarni tekshirish yiliga 120 ming rublgacha yetdi. Moliya bo'limi ushbu mablag'ni ortiqcha xarajatlar sifatida byudjetga oldindan kiritganligi aniq. Biz elektron hujjat aylanishini joriy qildik, endi hujjatlarning to'g'riligini odamlar emas, dasturlar nazorat qiladi. Boshqa xatolar yo'q.

Elektron hujjat nima?

Elektron hujjat - bu har qanday tahrirlovchida yaratilishi va o'qilishi mumkin bo'lgan oddiy dok yoki PDF fayli. Bu maxsus elektron imzo bilan imzolanishi va maxsus tarzda yuborilishi muhimdir.

Sherik, advokat yoki sudya elektron hujjatni imzolagan siz ekanligingizga shubha qilmasligi va uni hech kim o'zgartirmaganligi uchun raqamli xavfsizlik bo'yicha mutaxassislar elektron imzo bilan kelishdilar. Bu sizning hujjatingizdagi bit va baytlarning noyob to'plamiga joylashtirilgan barmoq iziga o'xshaydi. Qo'pol qilib aytganda, elektron imzo bilan nimanidir imzolashda siz shunday deysiz: "Men ushbu bitlar to'plamining haqiqiyligini tasdiqlayman".

Elektron imzo har qanday hujjatga ilova qilinadi, undan so'ng u imzolangan hisoblanadi. Hujjatni imzo qo'ymasdan o'qish mumkin. Bu faqat sizga yuborilgan shakldagi bir xil o'zgarishsiz hujjat ekanligini kafolatlaydi. Agar siz hujjatdagi biror narsani o'zgartirsangiz va saqlasangiz, uning bitlar to'plami o'zgaradi - imzo bekor bo'ladi.

masalan

Ikki kompaniya elektron shartnoma imzolashga qaror qildi. Biz shartnoma tuzdik, shartlar bo'yicha kelishib oldik. Endi bitta kompaniya o'z imzosi bilan shartnomani imzolaydi va boshqasiga yuboradi. U shartnomani ochadi va hiyla-nayrangda biron bir narsani tuzatishga qaror qiladi, masalan, jarimalar miqdori. To'g'ri. Saqlaydi. Avval topshiradi. U ko'rinadi - ha! - ushbu shartnomadagi asl imzo buzildi. Bu degani, biror narsa tuzatilgan, yovuzlar. Keyin ular yuzni urish uchun borishadi, ehtimol.

Elektron imzoni qaerdan olish mumkin

Elektron imzo maxsus sertifikatlashtirish markazida sotib olinadi. Siz o'zingizning shahardagi qulay markazni topishingiz kerak. Eng asosiysi, u Rossiya Federatsiyasi Aloqa vazirligining akkreditatsiyalangan markazlari ro'yxatiga kiritilgan.

Sertifikatlash markazining ofisida ham xuddi shunday qilish mumkin: faqat barcha hujjatlar bilan kelib, arizani to'ldiring. Ammo bu holda siz naqdsiz to'lov amalga oshirilishini kutishingizga to'g'ri keladi - bu bir necha soat davom etishi mumkin. Masofadan turib olish imkoniyati bo'lmaganidek, kompaniya uchun sertifikat uchun naqd pul bilan to'lash mumkin emas.

Elektron imzo qanday ishlaydi

Elektron imzoning yuridik kuchi "Elektron imzo to'g'risida" federal qonunda tasvirlangan.

Qonun imzo turlarini belgilaydi: oddiy, malakasiz va malakali. Siz ulardan biron biriga imzo qo'yishingiz mumkin, ammo zaxiralar bilan: malakali - soliq, savdo va ba'zi hollarda sud uchun; oddiy va malakasiz - hamma narsa uchun.

Oddiy yoki malakasiz imzo

Arzon va arzon variant, ammo cheklangan foydalanish bilan. Malakasiz imzo kriptografik algoritmlarni o'z ichiga oladi, lekin hech qanday sertifikatlashtirish idorasi tomonidan tasdiqlanmagan. Oddiy narsa - bu foydalanuvchi nomi va parol, davlat xizmatlari veb-saytidagi hisob yoki kontragentning elektron pochta manzilining kombinatsiyasi.

Bunday imzolar elektron auksionlarda qatnashmasangiz, elektron birlamchi ma'lumotlar bilan almashmasangiz va soliq hisobotlarini yubormasangiz mos keladi. Oddiy imzo shartnomalar, hisob-fakturalar va aktlar uchun ishlatilishi mumkin, ammo siz kontragent bilan alohida bitim imzolashingiz va tomonlarning bunday imzoga ishonishlariga roziligini yozishingiz kerak bo'ladi.

Agar sizda o'nlab pudratchilar va turli xil hujjatlar mavjud bo'lsa, sxema ishlamaydi. Siz bunday hujjatni hamma bilan imzolashingiz kerak bo'ladi va vaqt o'tishi bilan bu jarayon sekinlashadi, ishni tezlashtirmaydi. Keyin boshqa elektron imzo sertifikati haqida o'ylash yaxshiroqdir.

Oddiy elektron imzodan foydalanish uchun siz shartnomaning qog'oz nusxasini chop etishingiz va imzolashingiz yoki kontragent bilan shartnomada maxsus bandni kiritishingiz kerak - bu qonuniy talab.

Malakali imzo

Ushbu imzo fakturalar va soliq uchun javob beradi. Qonunga ko'ra, elektron hisob-fakturalarni faqat shu imzo bilan imzolash mumkin. 1000 RUR dan malakali sertifikat mavjud, uni faqat FTSning ishonchli zonasi tarkibiga kiradigan sertifikatlash markazida sotib olishingiz mumkin.

Har yili malakali imzo sertifikati yangilanishi kerak, bu esa tashvishlarni kuchaytiradi: siz amal qilish muddatini kuzatib borishingiz va o'z vaqtida qayta nashr etishga buyurtma berishingiz kerak.

Malakali imzo bilan ishlash uchun siz maxsus dasturni - ma'lumotni kriptografik himoya vositasini o'rnatishingiz kerak. Dastur hujjatga elektron imzo qo'yadi va birjaning boshqa ishtirokchilarining imzosini tasdiqlaydi.

Siz pullik dasturni ("CryptoPro CSP") yoki bepul ("Vipnet CSP") tanlashingiz mumkin. Funktsional jihatdan ular deyarli bir xil, ammo bepul bilan moslik muammolari bo'lishi mumkin. Ikkalasi ham Windows va Mac-da ishlaydi. To'langani 1000 RUR turadi, elektron imzo sertifikati uchun yillik to'lov 1000 RURni tashkil qiladi.

Ba'zi odamlar bulutli elektron imzodan foydalanadilar, bu esa kriptografik himoya dasturini o'rnatishni talab qilmaydi. Bulutli imzo almashinuv xizmatida saqlanadi va har safar hujjatga imzo qo'yganingizda, sizning telefoningizda ushbu amalni tasdiqlovchi SMS keladi. Bunday sertifikat kripto xavfsizligi dasturidan ko'ra arzonroq va qulayroq, ammo xavfsizligi pastroq.

Nima uchun sizga hujjat aylanishi operatori kerak

Imzolangan elektron hujjat oddiy elektron pochta orqali yuborilishi mumkin, ammo bu xavfsiz emas. Agar pochta buzib tashlangan bo'lsa, hujjatlar buzg'unchilar qo'lida bo'ladi. Shuning uchun, masalan, soliq idorasi deklaratsiyani faqat maxsus xizmatlar orqali qabul qiladi. Xuddi shu xizmatlar orqali siz elektron hisob-fakturalarni almashtirishingiz kerak, aks holda siz Rossiya Moliya vazirligining buyrug'ini buzasiz. Bunday xizmatlar hujjatlar aylanishi operatorlari deb ataladi.

Oddiy foydalanuvchi uchun bu elektron pochta xabaridir. Brauzer orqali ishlaydi, kiruvchi va chiquvchi papkalar, manzillar katalogi, ichki qidiruv, hujjatlar muharriri mavjud. Ichkarida - hujjatlarni uzatish xavfsizligini ta'minlaydigan xavfsiz aloqa kanallari va shifrlash bilan ta'minlangan juda yuklangan xizmat.

Elektron hujjat aylanishi operatori bilan shartnoma tuzish ham shart emas. Faqat ro'yxatdan o'ting, elektron imzo sertifikatini yuklab oling va hisob-fakturani to'laysiz. Qolgan tashvishlar operator tomonidan amalga oshiriladi: Federal Soliq Xizmatiga birjaga qo'shilganingiz to'g'risida xabar beradi, formatlarini kuzatadi va Rossiya Federatsiyasi qonunlariga rioya qilinishini kafolatlaydi.

Rossiyada bir necha o'nlab bunday xizmatlar mavjud. Narxlari, funksionalligi, ishonchliligi va tezligi jihatidan ular bir xil. Xizmat ko'rsatish sifatiga qarab operatorlarni tanlash odatiy holdir: texnik qo'llab-quvvatlash qanchalik tez ishlaydi, operator kontragentlarni ulashda yordam berishga tayyormi, u qanday imkoniyatlarni taklif qiladi va sizga xizmatni amalga oshirishda yordam beradigan analitik maslahatchilar bormi.

Sizning kontragentingiz ham operatorga ulanishi kerak. U siznikini yoki boshqasini tanlashi mumkin - keyin almashinuv mobil aloqada bo'lgani kabi rouming orqali o'tadi.

Elektron hujjatlar qancha turadi

Operator orqali ishlash, siz faqat ikkala tomon imzolagan hujjat uchun to'laysiz. O'rtacha hujjatni yuborish narxi taxminan 6-8 R ni tashkil etadi va barcha kiruvchi hujjatlar bepul.

Odatda, yangi boshlanuvchilar juda tez tugaydigan 300 ta hujjatning minimal to'plamini sotib olishadi. Keyin keyingi to'plamni sotib olishingiz kerak. Cheksiz yillik to'plamni sotib olish yoki individual shartlar bo'yicha kelishish yanada foydalidir.

Elektron hujjatlarga o'tish har oyda 100 va undan ortiq yoki yiliga kamida 1000 ta hujjat yuborgan taqdirda foydali bo'ladi. Shunda siz qog'ozingizni va etkazib berish xarajatlarini deyarli 5 baravarga qisqartirasiz.

Ish oqimi qancha turadi

1000 ta hujjat

Elektron hujjat aylanishi

Ofis ishi - korxona yoki tashkilotning ish jarayonini tashkil etish bo'yicha chora-tadbirlar to'plami. Hujjatlar - bu ofis amaliyotida hujjatlar bilan ishlashning rasmiy qoidalariga ishora qilish uchun ishlatiladigan atama.

Elektron hujjat (ED) - kompyuter ma'lumotlarini qayta ishlash vositalari yordamida yaratilgan, elektron imzo (ES) bilan imzolanishi va tegishli formatdagi fayl sifatida kompyuter vositasida saqlanishi mumkin bo'lgan hujjat.

Hujjatlar aylanishi - hujjatlarni yaratish, talqin qilish, uzatish, qabul qilish va arxivlash, shuningdek ularning bajarilishini nazorat qilish va ruxsatsiz kirishdan himoya qilish tizimi.

Elektron hujjat aylanishi (EDM) - "qog'ozsiz ish yuritish" kontseptsiyasini amalga oshirgan holda, elektron shaklda taqdim etilgan hujjatlar bilan ishlashning avtomatlashtirilgan jarayonlari to'plami.

• ishlab chiqarish hujjatlari aylanishi;
• boshqaruv hujjatlari aylanishi;
• arxivlash (arxiv ish jarayonining protseduralari to'plami);
• hR ish oqimi (kadrlar bo'yicha protseduralar);
• buxgalteriya hujjatlari aylanishi;
• ombor hujjatlari aylanishi;
• maxfiy va maxfiy ish yuritish;
• texnik va texnologik hujjatlar aylanishi.

Va boshqalar. Shubhasiz, faoliyat turlari qancha bo'lsa, shuncha ko'p ish oqimlari tizimlari bo'lishi mumkin, natijada ish oqimining xususiy turlarini avtomatlashtiradigan axborot tizimlari ommaviy yo'nalishda rivojlanmoqda.

• Amalga oshirilishini avtomatik boshqarish, barcha tashkilotlarning barcha darajadagi shaffofligi orqali samarali boshqaruvni ta'minlash.
• Xalqaro standartlarga muvofiq sifat nazorati tizimini saqlash.
• Axborot va bilimlarni samarali to'plash, boshqarish va ulardan foydalanishni qo'llab-quvvatlash. Har bir xodimning faoliyati yanada rasmiylashtirilishi va uning faoliyatining butun tarixini saqlash qobiliyati tufayli xodimlarning moslashuvchanligini ta'minlash.
• Umuman olganda korxonani ro'yxatdan o'tkazish (ichki xizmat tekshiruvlari, bo'limlar faoliyatini tahlil qilish, faoliyatdagi "issiq joylarni" aniqlash).
• Biznes jarayonlarini optimallashtirish va ularni amalga oshirish va boshqarish mexanizmini avtomatlashtirish.
• Qog'ozli hujjatlarni korxonaning ichki aylanishidan chiqarib tashlash. Tashkilotda hujjatlar oqimini boshqarish xarajatlarini kamaytirish orqali resurslarni tejash.
• Operatsion elektron arxiv mavjudligi sababli qog'oz hujjatlarni saqlash ehtiyojini bartaraf etish yoki sezilarli darajada soddalashtirish va narxini pasaytirish.

• Saqlash talablari. Siz ierarxik tuzilgan saqlashni qo'llab-quvvatlaydigan ish oqimini tanlashingiz kerak (HSM - Ierarxik saqlashni boshqarish). Ushbu mexanizm eng faol ishlatiladigan ma'lumotlarni, shuningdek, eng tezkor axborot vositalarida saqlaydi, kam ishlatiladigan ma'lumotlar avtomatik ravishda sekin va arzon vositalarga uzatiladi.
• Ularni amalga oshirishni qo'llab-quvvatlashni va nazoratni avtomatlashtirishni talab qiladigan rasmiylashtirilgan protseduralarning mavjudligi (ma'lum turdagi hujjatlarni tayyorlash, tashkilotning standart funktsiyalarini bajarish va boshqalar).
• Tashkilotning ma'muriy boshqaruvini avtomatlashtirish zarurati. Tashkiliy tuzilishning murakkablik darajasi.
• Geografik taqsimlangan bo'linmalar mavjudligi. Ushbu omil masofadan turib kirish, ma'lumotlar replikatsiyasi va boshqalarga ma'lum talablarni qo'yadi.
• Katta qog'ozli arxiv. Ba'zi hujjatlarni boshqarish tizimlari hujjatlarni ommaviy kiritish uchun allaqachon o'rnatilgan kichik tizimlar bilan ta'minlangan.
• Hozirgi ehtiyojlarni qondirmaydigan hujjat aylanishi tizimining mavjudligi.
• Hujjatlarni ilg'or yo'naltirish, ish oqimini boshqarish zarurati. Ushbu ehtiyojning davomi sifatida, o'zboshimchalik bilan ishbilarmonlik jarayonlarini qo'llab-quvvatlash zaruriyati, ehtimol ushbu jarayonlarni qo'llab-quvvatlash uchun dastur tizimlari bilan birgalikda ishlaydi.
• Hujjatlarni saqlash muddatiga qo'yiladigan talablar. Uzoq muddatli saqlash muddati (o'nlab yillar) bilan mikrofilmlarda parallel arxivni tashkil qilish haqida jiddiy o'ylash kerak.
• "Ochiqlik", tizimning kengayishi uchun talablar. Mavjud axborot tizimlari bilan integratsiya qilish va mavjud uskunalardan foydalanish qobiliyati.
• Hujjatlar rasmlarini saqlash zaruriyati. Hujjatlarni saqlash uchun ma'lum formatlarni tashkil etishda foydalaning. Muhandislik va loyihalash vazifalarini, korxonaning boshqa xususiyatlarini qo'llab-quvvatlash zarurati.
• Axborot olishning rivojlangan vositalariga ehtiyoj. Hujjatlarni tashkil qilishda mavjud bo'lgan tillar tizimini to'liq qo'llab-quvvatlash.
• Xavfsizlik talablari (shifrlash, kirishni tashkil qilish va boshqalar). Tashkilotning axborot infratuzilmasida ish oqimlari tizimida mavjud bo'lgan kirish mexanizmlaridan foydalanish qobiliyati.
• Ba'zi standartlarga muvofiqligi uchun talablar: ichki, sanoat, GOST, xalqaro sifat nazorati standartlari, axborotni saqlashni tashkil etish darajasi.

Har qanday elektron hujjat aylanishi tizimi quyida keltirilgan toifalarning har birining elementlarini o'z ichiga olishi mumkin, ammo ularning aksariyati asosan mahsulotni joylashishni aniqlash bilan bog'liq bo'lgan yo'nalishlardan birida o'ziga xos yo'nalishga ega.

Bunday tizimlarni yirik korxonalarda tatbiq etishda tizim samarali ma'muriyat, ko'p miqdordagi ma'lumotlarni qayta ishlash, avtomatlashtirilgan ishlab chiqarishni boshqarish tizimlari bilan integratsiya qilish, miqyosi, bosqichma-bosqich amalga oshirish, hududiy taqsimotni hisobga olish, murakkab tashkiliy tuzilma, kirishni tashkil etishning rolga asoslangan printsipi va hk. ...

Bunday platformani tanlashda asosiy e'tibor quyidagilarga qaratilishi kerak:

• elektron hujjatlar omborlarini tashkil etish;
• tashkilotning individual xususiyatlarini hisobga olgan holda hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish;
• mavjud axborot muhiti bilan integratsiya.

Funktsional talablar